EL NUEVO PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO ELECTRONICO EN COLOMBIA

Por: Ivan Dario Marrugo Jimenez* 1

La Ley 1437 de 2011, nuevo Cdigo Contencioso Administrativo, en su capitulo IV, Titulo I Parte Primera, implementa el uso de medios electrnicos como medio para llevar a cabo la actividad administrativa. El artculo 53 y 54 de la Ley en mencin, establece que los procedimientos y trmites administrativos, podrn realizarse a travs de medios electrnicos, para garantizar la igualdad de acceso a la administracin, la autoridad deber asegurar mecanismos suficientes y adecuados de acceso gratuito a los medios electrnicos, o permitir el uso alternativo de otros procedimientos. En cuanto sean compatibles con la naturaleza de los procedimientos administrativos, se aplicarn las disposiciones de la Ley 527 de 1999 y las normas que la sustituyan, adicionen o modifiquen. Adems, dispone que toda persona tiene el derecho de actuar ante las autoridades utilizando medios electrnicos, caso en el cual deber registrar su direccin de correo electrnico en la base de datos dispuesta para tal fin. S as lo hace, las autoridades continuarn la actuacin por este medio, a menos que el interesado solicite recibir notificaciones o comunicaciones por otro medio diferente. Las peticiones de informacin y consulta hechas a travs de correo electrnico no requerirn del referido registro y podrn ser atendidas por la misma va. Las actuaciones en este caso se entendern hechas en trmino siempre que hubiesen sido registrados hasta antes de las doce de la noche y se radicarn el siguiente da hbil. Para comenzar a hablar de que tan eficiente seria el uso de estos medios electrnicos, dentro del sistema procesal administrativo, el ordenamiento jurdico, fundado en la Constitucin, ha de reconocer el mbito de la igualdad y discernir en el campo de las desigualdades, a fin de evaluar con criterio objetivo cules son las normas que deben plasmar un idntico tratamiento para todos y cules, por el contrario, tienen que prever consecuencias jurdicas distintas para hiptesis diferentes. Entonces, este principio, no realiza el sistema legal que otorgue privilegios injustificados o establezca
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Abogado de la Universidad de San Buenaventura Cartagena. Especialista en Derecho de las Telecomunicaciones, Univ. Del Rosario. Auditor Interno en Sistemas de Gestin de Seguridad de la Informacin ISO 27001. Candidato a Magster en Derecho Administrativo. Profesor Catedrtico en Derecho Administrativo, Derecho Informtico, Tecnologas de la Informacin y Comunicaciones, Seguridad Informtica, Aspectos Tributarios en Comercio Electrnico y Telecomunicaciones. Investigador Acadmico en e-goverment y Gobernanza de Internet. Director General de Marrugo Rivera & Asociados, Estudio Jurdico. Colabor con la investigacin y publicacin del siguiente articulo ANDRES ARELLANO CORTES, Estudiante de Derecho de X Semestre.

discriminaciones arbitrarias entre iguales, ni tampoco el que atribuya iguales consecuencias a supuestos dismiles, ni el que desconozca a los ms dbiles el derecho fundamental que la Carta Poltica les confiere a ser especialmente protegidos, habida cuenta de la debilidad en que se encuentran frente a los dems. Desde luego, las distinciones que establezca el legislador tienen por lmite la preceptiva constitucional, muy especialmente los derechos que ella reconoce y los deberes que impone a las personas y a la sociedad. Por lo que se ha venido vislumbrando dentro del mbito judicial, y las nuevas normatividades, que se han venido implementando, para el desarrollo de este tema tan arduo, es claro que como uno de los objetivos generales de la Ley 1437 de 2011 y del Decreto-Ley 19 de 2012, por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trmites innecesarios existentes en la Administracin Pblica, es la de proteger y garantizar la efectividad de los derechos de las personas naturales y jurdicas ante las autoridades y facilitar las relaciones de los particulares con estas como usuarias o destinatarias de sus servicios de conformidad con los principios y reglas previstos en la Constitucin Poltica y en la ley. Adems la de garantizar una economa procesal en las actuaciones administrativas, ya que las normas de procedimiento administrativo deben ser utilizadas para agilizar las decisiones; los procedimientos se deben adelantar en el menor tiempo y con la menor cantidad de gastos de quienes intervienen en ellos; En tal virtud, las autoridades debern proceder con austeridad y eficiencia, optimizar el uso del tiempo y de los dems recursos, procurando el ms alto nivel de calidad en sus actuaciones y la proteccin de los derechos de las personas. Entonces, como precepto judicial en Colombia, la notificacin personal se constituye en uno de los actos de comunicacin procesal de mayor efectividad, en cuanto garantiza el conocimiento real de las decisiones judiciales con el fin de dar aplicacin concreta al debido proceso mediante la vinculacin de aquellos a quienes concierne la decisin judicial notificada, es un medio idneo para lograr que el interesado ejercite el derecho de contradiccin, planteando de manera oportuna sus defensas y excepciones. Este acto procesal tambin desarrolla el principio de la seguridad jurdica, pues de l se deriva la certeza del conocimiento de las decisiones judiciales. Al respecto, el profesor Emilio Pascansky, afirma que "una providencia o resolucin judicial o administrativa es procesalmente inexistente mientras no se la ponga en conocimiento de las partes interesadas. Cuando se produce esa notificacin legal comienzan a correr los trminos para deducir contra la resolucin que le dio nacimiento, todas las defensas,

contestaciones, excepciones o recursos legales a fin de que se la modifique o se la deje sin efecto si la parte contraria as lo estimase".2 En virtud de este mecanismo, el sistema procesal asegura su finalidad esencial, cual es la bsqueda y el esclarecimiento de la verdad para la realizacin de la justicia distributiva, en desarrollo del derecho constitucional a la igualdad material, que es simultneamente un postulado y un propsito dentro del Estado Social de Derecho. Es este, pues, uno de los institutos procesales en donde confluyen y se armonizan dos de los valores jurdicos por excelencia: la justicia y la seguridad, que en trminos de Kuri Brea: "forman la urdimbre y la trama de la tela de las relaciones humanas. Estas deben ser exactas como la justicia y firmes como lo exige la seguridad".3 El proceso Administrativo Colombiano con la vigencia de la nueva Ley 1437 de 2011, implementar en forma pronta y plenamente el uso de las Tecnologas de la Informacin y Comunicaciones, y para ello requerir el fortalecimiento del, envo, el recibo y transferencia segura de documentos electrnicos, registro en ficheros electrnicos (base de datos) y su concentracin, el uso y puesta en marcha de los fedatarios judiciales, notificaciones, audiencias virtuales, entre otros, por las que se considera que se debe tener en cuenta tanto el otorgamiento del poder en s, que permitir que se abra el espacio para que se d la alternativa de su trmite por medios electrnicos. Hay que tener en cuenta, que las notificaciones electrnicas requieren del empleo de mecanismos tcnicos, tales como servidores de base de datos, servidores de correo electrnico, redes cerradas, como una Intranet o extranet; y redes abiertas como la Internet; cosa que el Honorable Consejo Superior de la Judicatura, tendr que hacer uso de estas herramientas tcnicas que dentro de los planes de modernidad y eficacia en el servicio de la justicia que tiene, unido al tesn de sus directivas, se podr implementar prontamente esta infraestructura, para estar a tono con los dems sistemas judiciales en Iberoamrica. Adems corresponder al Derecho dar valor probatorio y eficacia legal a estas notificaciones realizadas a travs de medios electrnicos. Como parte procedimental y enfocado al Procedimiento surtido ante la Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales, el Doctor Alexander Daz Garca, menciona el caso del correo electrnico, donde se debe dejar constancia en el expediente del ejemplar entregado para su envo, anexndose adems el correspondiente reporte tcnico que acredite su envo y establece que el Consejo Ejecutivo del Poder Judicial, que se dispondr de la adopcin de un texto uniforme para la redaccin de estos documentos.
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Pascansky, Emilio. Enciclopedia Jurdica Omeba. Editorial Bibliogrfica Argentina. 1965. Kuri Brea, Daniel. Los fines del Derecho. Editorial Jus. Mxico. 1944.

Tambin se tendr en cuenta las experiencias en otras ciencias como en el Derecho Tributario Colombiano, en donde se permite el uso de documentos electrnicos como lo tiene contemplado el artculo 559 del Estatuto Tributario, sobre presentacin de escritos y recursos. Las peticiones, recursos y dems escritos que deban presentarse ante la Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales, podrn realizarse personalmente o en forma electrnica, describiendo cul es la forma personal y sobre la electrnica dice que para todos los efectos legales la presentacin se entender surtida en el momento en que se produzca el acuse de recibo en la direccin o sitio electrnico asignado por la DIAN. Dicho acuse consiste en el registro electrnico de la fecha y hora en que tenga lugar la recepcin en la direccin electrnica. La hora de la notificacin electrnica ser la correspondiente a la oficial colombiana. Para efectos de la actuacin de la Administracin, los trminos se computarn a partir del da hbil siguiente a su recibo4. Cuando por razones tcnicas la Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales no pueda acceder al contenido del escrito, dejar constancia de ello e informar al interesado para que presente la solicitud en soporte fsico, dentro de los cinco (5) das hbiles siguientes a dicha comunicacin. En este caso, el escrito, peticin o recurso se entender presentado en la fecha del primer envo electrnico y para la Administracin los trminos comenzarn a correr a partir de la fecha de recepcin de los documentos fsicos. Cuando sea necesario el envo de anexos y documentos que por su naturaleza y efectos no sea posible enviar electrnicamente, debern remitirse en la misma fecha por correo certificado o allegarse a la oficina competente, siempre que se encuentre dentro de los trminos para la respectiva actuacin. Los mecanismos tcnicos y de seguridad que se requieran para la presentacin en soporte electrnico sern determinados mediante Resolucin por el Director de Impuestos y Aduanas Nacionales. Sobre los efectos de la presentacin de escritos contentivos de recursos, respuestas a requerimientos y pliegos de cargos, solicitudes de devolucin, derechos de peticin y todos aquellos que requieran presentacin personal, se entiende cumplida dicha formalidad con la presentacin en forma electrnica, con firma digital. A fin de que las notificaciones electrnicas puedan aplicarse en la Administracin de Justicia se debe seguir una serie de etapas, siendo la primera, la implementacin de los Juzgados Pilotos en las ciudades seleccionadas en el Proyecto. En esta primera etapa de implementacin de las notificaciones electrnicas, se debe determinar que aquellos abogados litigantes que soliciten sean notificados por correo electrnico, se les notificar por dicha va y adems en fsico. Con respecto al inicio del cmputo del plazo as como los efectos jurdicos de la notificacin se determinara slo teniendo en cuenta la notificacin en fsico, por lo tanto la notificacin realizada por
4 DAZ GARCA, Alexander. Aspectos fundamentales del proceso, desde la ptica de las nuevas tecnologas. el documento electrnico judicial en Colombia p. 3- 9.

correo electrnico, si bien llegara con mucha mayor rapidez, tendra un carcter meramente informativo, concluyendo que debe ser as inicialmente para evitar presuntas violaciones al derecho de defensa.5 Esta etapa tendra como objetivo principal sensibilizar a los abogados y a los auxiliares jurisdiccionales en el uso de estas nuevas tecnologas, siendo en un inicio, una forma opcional y voluntaria de notificacin; otro de los objetivos sera analizar en la prctica las ventajas o inconvenientes del sistema de notificacin por correo electrnico. En cuanto a los efectos jurdicos de las notificaciones electrnicas, se debe considerar la cultura informtica y de esta manera luego de que los abogados, jueces, auxiliares jurisdiccionales, etc. se hallan adaptado a este nuevo sistema de notificacin electrnica, en una segunda etapa de este proceso de implementacin, las notificaciones realizadas por correo electrnico surtirn todos sus efectos jurdicos para aquellos que soliciten ser notificados por dicho medio, sin que adicionalmente se les deba notificar en fsico. Es decir si una persona a travs de su abogado solicita que se le notifique por correo electrnico, se le deber notificar por dicho medio y ser realizada con el mismo valor y eficacia jurdica que una notificacin realizada en fsico; con lo cual todos aquellos que opten por este sistema de notificacin, no tendrn necesidad de usar las notificaciones en fsico. Todas las notificaciones, para aquellos usuarios que lo soliciten, sern realizadas solamente a travs del correo electrnico. El Consejo Superior de la Judicatura y sus operadores judiciales podrn ejercer sus funciones de forma eficaz, logrando que las notificaciones y en general todas las actuaciones judiciales, como la presentacin de un escrito, la lectura de un expediente, etc. podrn ser realizadas a travs del Internet y el correo electrnico, por lo tanto ya no habr necesidad de que constantemente los abogados se acerquen fsicamente a las sedes judiciales, slo con expresa invitacin del Estrado. En cuanto al empleo de estos mecanismos tcnicos, es un factor muy importante a tener en cuenta, ya que con respecto a los artculos 315 y 320 de nuestro ordenamiento procesal civil, permiten el uso del correo electrnico y de otros medios idneos siempre y cuando se pueda acreditar o confirmar la recepcin de la notificacin en forma segura. Las notificaciones electrnicas slo podrn tener validez jurdica siempre y cuando ofrezcan la debida seguridad. Para lograr dicha seguridad se deben utilizar mecanismos tcnicos adecuados tales como servidores de correo electrnicos, es decir, servidores de autoridad certificadora acreditada;

5bid. DAZ GARCA, Alexander

Al respecto es suficiente indicar que en todo proceso en el cual se vea involucrada una entidad pblica, como acontece en el campo de la jurisdiccin Contencioso Administrativa, son precisamente tales funcionarios los que tienen bajo su responsabilidad la representacin de aquellas y la defensa de sus intereses y que al actuar lo hacen en su condicin de tales, a lo que se refiere precisamente la norma acusada y no en ejercicio de un inters propio. No a otra cosa alude el Ttulo XVI del Cdigo Contencioso Administrativo sobre representacin y comparecencia de las entidades pblicas, en especial su artculo 149, que dice: Las entidades pblicas y las privadas que cumplan funciones pblicas podrn obrar como demandantes, demandadas o intervinientes en los procesos contencioso administrativos, por medio de sus representantes, debidamente acreditados. Ellas podrn incoar todas las acciones previstas en este Cdigo si las circunstancias lo ameritan. Por otro lado, a efectos de establecer con claridad el mbito de las responsabilidades, de conformidad con el artculo 6 de la Constitucin Poltica, es imprescindible la notificacin personal del auto que cita al proceso y de la sentencia, en orden a definir en concreto cul es el funcionario oficialmente enterado sobre esas providencias y sobre las medidas conducentes a la efectiva tutela del inters pblico. El nuevo Cdigo Administrativo establece en el artculo 56, que las autoridades podrn notificar sus actos a travs de medios electrnicos, siempre que el administrado haya aceptado este medio de notificacin. Es decir la notificacin electrnica. Sin embargo, durante el desarrollo de la actuacin el interesado podr solicitar a la autoridad que las notificaciones sucesivas no se realicen por medios electrnicos, sino de conformidad con los otros medios previstos en el Captulo Quinto del presente Ttulo. La notificacin quedar surtida a partir de la fecha y hora en que el administrado acceda al acto administrativo, fecha y hora que deber certificar la administracin. Para concluir, y si del principio de igualdad se trata, la exigencia de esta clase de notificaciones para ciertas personas, en lugar de quebrantarlo, lo realza y afianza. En efecto, desde ese punto de vista, la notificacin se concibe como forma de proteccin a favor de quienes, siendo partes o interesados en el proceso, se encuentran en una situacin de desventaja, por su imposibilidad o dificultad de acceso al conocimiento de decisiones judiciales que los puedan afectar, pudiendo en consecuencia, ver desconocido su derecho de defensa. Tal es el caso del demandado en cuanto al auto que confiere traslado de la demanda, pues de no mediar la necesaria notificacin personal del mismo, muy seguramente se iniciara el proceso a sus espaldas ante la ausencia de medios con mayor aptitud para garantizar que conoce de su existencia; el de los terceros, quienes en principio ignoran que se ha trabado una litis cuyos resultados les pueden concernir; o el que ha dado lugar a la presente controversia,

relativo a la defensa de los intereses pblicos, ya que stos permaneceran expsitos de no haberse previsto la notificacin personal de determinados actos procesales a quienes actan en su representacin.