Como medir y gestionar el clima laboral

Xavier Juanico

La importancia del clima laboral Existen muchas y muy variadas definiciones sobre lo que es el clima laboral de una empresa. Quizs la ms sencilla y clarificadora es la que nos proporciona uno de los mayores especialistas en este campo, cuando define el clima laboral (o clima organizacional) como La coleccin y el patrn de funcionamiento de los factores del entorno organizacional que generan motivacin (--Leadership and organizational climate, Robert Stringer, 2002). De acuerdo con esta definicin, el objetivo final que se busca con el clima laboral es explicar los motivos por los que las personas que trabajan en una organizacin se sienten ms o menos motivadas al ejercer sus obligaciones profesionales. Conocer las causas subyacentes de la motivacin es muy importante, porque nos permitir actuar sobre ellas para aumentar la motivacin de las personas. Y el motivo por el cul a cualquier empresa debera interesarle que las personas estn motivadas es muy simple: todos los estudios certifican la fuerte relacin existente entre la motivacin de los empleados y los resultados de la empresa. Las empresas -y esto es igualmente vlido para las PyMEs que para las grandes empresas- deben medir y gestionar el clima laboral para conseguir mejores resultados econmicos. En el caso de las pequeas empresas, el factor humano suele ser an ms importante, puesto que en la mayora de los casos no se dispone del potencial econmico, la inercia del mercado ni la marca asociados a las grandes corporaciones. Tal y como explicbamos antes, adems de medir el clima laboral, est claro que podemos y debemos intervenir en l para gestionarlo, con la intencin de modificarlo de la forma que ms nos convenga. As pues, una vez tenemos los resultados que nos explican la situacin actual, podremos planear el clima objetivo que deseamos para el prximo ao, para luego incidir en los factores determinantes a lo largo del ejercicio de manera que nos lleven al objetivo previsto. En aos sucesivos adaptaremos los objetivos y corregiremos el rumbo a seguir de acuerdo con la evolucin de la empresa. La metodologa de gestin del clima laboral es parecida a la que usaramos para realizar el presupuesto econmico del prximo ao, con la salvedad que, en el caso del clima laboral, estaremos tratando con elementos intangibles que no pueden medirse, interpretarse ni manejarse de igual modo al usado en la vertiente tangible de la empresa. La evaluacin y gestin del clima laboral es, pues, un componente esencial para la correcta gestin de las empresas y, como tal, es una parte indispensable de las metodologas de gestin empresarial ms reputadas de la actualidad (Balanced Scorecard, EFQM, etc.,). Las encuestas de clima laboral El mtodo ms habitual para evaluar el clima laboral implica el uso de encuestas a los empleados (a veces tambin pueden complementarse con entrevistas personales).

Disear y llevar a cabo las encuestas de clima laboral puede llegar a ser un tema complejo (requiere poseer conocimientos sobre clima laboral, psicologa, estadstica y metodologa de encuestas), por lo que en muchos casos las empresas deciden subcontratar su realizacin a empresas especializadas en este tema que ya cuentan con el know-how, herramientas y software necesarios para acometer este tipo de proyectos. Un aspecto muy importante a tener en cuenta cuando se realiza una encuesta de clima laboral es el anonimato. La metodologa debe permitir preservar el anonimato de las personas encuestadas, un factor indispensable si queremos asegurar la mxima sinceridad en las respuestas. La subcontratacin de empresas externas para la realizacin de las encuestas es en este caso una garanta de anonimato adicional para los empleados. En general, los cuestionarios de clima laboral suelen estar formados por los tres siguientes tipos de preguntas

1. Preguntas demogrficas y de segmentacin: Nos permiten

2.

3.

adquirir informacin acerca del encuestado que usaremos posteriormente para enriquecer el anlisis grupal de los resultados. Preguntas de clima laboral: Nos permiten valorar los factores determinantes de la motivacin. Esta es la parte ms crtica de las encuestas de clima, puesto que debe contener las preguntas precisas que evalan los factores adecuados que forman parte del clima laboral de la empresa. La mayora de las empresas que se dedican a realizar encuestas de clima ya cuentan con patrones de encuestas que adaptan a la singularidad de las empresas clientes. Preguntas abiertas: Nos permiten adquirir un conocimiento ms cualitativo del clima laboral, que nos ayudar a modular los resultados obtenidos mediante los otros cuestionarios.

En muchas ocasiones las empresas aprovechan la realizacin de una encuesta de clima laboral para introducir en la encuesta algunas preguntas que, aunque no estn estrictamente relacionadas con el clima laboral, tambin servirn a la empresa para mejorar su gestin organizativa. Las encuestas de clima pueden contener con frecuencia preguntas y factores para evaluar la satisfaccin de los empleados sobre varios departamentos (por ejemplo, informtica o recursos humanos), u otros temas de inters para la compaa. Es importante afrontar la realizacin de una encuesta de clima laboral con unas expectativas temporales claras de lo que representa un proyecto de este tipo. La duracin de un proyecto de evaluacin del clima laboral raramente es inferior a uno o dos meses, puesto que es necesario pasar por diversas fases: Fase de diseo de la encuesta: Deben definirse los factores, las preguntas, el tipo de escala de respuestas, la muestra (si es necesaria), las variables de segmentacin y el formato de la encuesta (por ejemplo, los temas de anonimato). En tambin conveniente disear el cuadro de mando que la empresa deber utilizar para gestionar el clima laboral. Este cuadro de mando

describe la relacin que hay entre las preguntas y los factores que generan la motivacin. Fase de comunicacin: Definicin e implementacin de la estrategia de comunicacin a los empleados. Esta fase es muy importante para hacer copartcipes a los empleados del proyecto de clima laboral. Tambin permite maximizar la participacin en la encuesta y eliminar las posibles reticencias sobre el anonimato, Fase de realizacin de la encuesta: Antiguamente nicamente se usaban cuestionarios en papel. Hoy en da stos estn siendo progresivamente reemplazados por el formato electrnico, que permite una mayor rapidez, comodidad y ahorro de costes. El software de encuestas actual permite combinar los cuestionarios en papel con la captura de los datos a travs de Internet, creando sitios web para contestar los cuestionarios. Los empleados pueden acceder a estos sitios web con claves de identificacin privadas, tanto desde su puesto de trabajo como desde cualquier punto de acceso a Internet. Fase de anlisis y comunicacin de resultados: Obtencin de resultados, generacin de informes y definicin de la estrategia a seguir. Una vez la direccin de la empresa ya ha analizado los resultados, es conveniente comunicar los resultados globales a todos los empleados. Esto permite implicarles en el proyecto de clima, lo que redundar en una motivacin adicional y posibilitar una mayor participacin en las encuestas futuras.

Interpretacin de resultados y gestin del clima El software actual, adems de automatizar la realizacin de la encuesta, permite la visualizacin inmediata de resultados durante la ejecucin o al final de la encuesta. Las estadsticas relacionadas con las respuestas se computan automticamente, as como el cuadro de mando con indicadores (los factores, calculados a partir de las respuestas), que nos permite obtener una visin de ms valor aadido sobre los resultados. Las encuestas de clima pueden llegar a tener un nmero elevado de preguntas (muchas veces alrededor de 80), lo que hace difcil localizar y visualizar los posibles puntos fuertes o dbiles del clima de la empresa. En estos casos es muy importante disponer de un sistema de indicadores automatizado que permitir simplificar la visualizacin de resultados y mejorar la gestin del clima. La tecnologa actual tambin permite la generacin automtica de reportes (p.ej. en PDF) y el anlisis por segmentos de los datos, que permite comprender las diferencias entre grupos, lo que nos permite diseccionar los problemas u oportunidades. Tambin nos permite visualizar evoluciones, que nos ayudarn a entender si las estrategias que se han seguido (por ejemplo una inversin en un determinado factor del clima que estaba mal el pasado ao) han surtido efecto y, por lo tanto, ha mejorado la motivacin del personal. El software de clima laboral debe garantizar el anonimato de las personas que han participado en la encuesta. Esto se consigue ocultando de forma automtica la informacin que podra poner en peligro el anonimato de las personas, permitiendo nicamente la visualizacin de datos por encima de un umbral de anonimato (por ejemplo, grupos de ms de 6 personas).

Todo ello puede realizarse de forma cmoda y a travs de Internet, sin necesidad de instalar nada en los ordenadores de las empresas en las que se realiza el proyecto de clima laboral. Adems del anlisis de resultados a travs del software, es importante realizar un anlisis de datos cualitativo que incluya el contenido de las respuestas abiertas y clculos estadsticos ad-hoc. Este anlisis cualitativo es conveniente que sea realizado conjuntamente por el staff directivo de la empresa y por un experto en clima laboral, normalmente de una empresa externa. La participacin de la direccin es necesaria para situar los resultados en su contexto apropiado. El experto en clima laboral aportar su know-how de recursos humanos, estadstico, estratgico y la posibilidad de comparar (benchmarking) los resultados con otros casos y empresas, lo que permitir una comprensin y anlisis ms profundos de los factores motivacionales que hay detrs de los modelos de clima laboral. Ambas partes podrn disear la estrategia a seguir para conseguir los objetivos de clima laboral marcados de cara al futuro. Conclusin El clima laboral es hoy en da un elemento indispensable en la planificacin estratgica de las empresas, puesto que permite gestionar la motivacin de los empleados con el objetivo de conseguir mejores resultados econmicos. Gracias a la tecnologa actual, que permite la realizacin de encuestas con un coste no demasiado elevado y la visualizacin de los resultados de forma fcil y cmoda, las encuestas de clima laboral cada vez son ms utilizadas por todo tipo de empresas.