Manual Admisiones V008

Santaf de Bogot: Calle 39B No.
21-43 Tels: (1) 3231556 /50/51/5

Fecha de Impresion, 17/03/2006

Derechos de autor 2000 de Sistemas y Asesorias de Colombia ltda.

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Control de Distribucin

Control de Distribucin
Copia Nmero Distribucin
1 Sistemas y Asesorias de Colombia Ltda.
Personas que participaron en la preparacin de este documento
Funcin:
Capacitacion
Nombre:
Nilson Avella
Capacitacion en Funcionalidad Edgar Cortes
Elaboracion y Redaccion Ximena Ariza
Lista de Revisin
Versin 1
Versin 2
Versin 3
Versin 4
Versin 5
Versin 6
Versin 7
Versin 8
Ximena Ariza
Giovana Botello
AlIredo E. Lago
Jose Manuel Rodriguez
Jackeline Mora
Lida Escobar
Lida Escobar
Lida Escobar
30/05/00
27/09/00
04/03/01
10/09/01
08/01/02
10/07/02
01/10/03
30/06/05

Aprobado por:

Fecha:
Patricia Lago Qubit International E.U.
Fernando Jimenez
Lida Escobar
Lida Escobar
Lida Escobar
Lida Escobar
Martha Rodriguez
Ricardo Pinzon
28/04/00
03/07/00
06/03/01
13/09/01
15/01/02
14/07/02
30/10/03
17/07/05
Historial de cambio
Versin Fecha Descripcin de la Revisin
01 30/05/00 Modificacin a la pantalla
Ingreso pacientes
02 27/09/00 Modificacin a la pantalla
Manual de TariIas
Ingreso de Pacientes
Parametros del Sistema.
03 04/04/00 Nuevo tem:
Registrar Ingreso de pacientes por urgencias.
Archivos planos recien nacidos .
Capturar Archivo plano decreto 2390.
Realizar la veriIicacion de derechos.
Imprimir stickers.
Modificaciones de pantalla:
Adicion listado de ingresos, de egresos y pacientes.
04 10/06/01 Nuevo tem:
Como Registrar el Formulario Unico de Reclamacion (FUR)
2 Pestaas Nuevas: 1.Datos Positivos. 2. Remision.
Como Crear Archivos Planos (RIPS) Resolucion 3374 de
2000.(New)
Listados de Ingresos.
Listados de Egresos.
Como Parametrizar El Modulo De Admisiones.

Modificaciones a las pantallas:
Diagnostico, campo CIE.
Como Registrar el Ingreso de Pacientes, campo codigo NU.
Como Registrar el Ingreso de Pacientes, campo Medico.
05 08/01/02 Nuevo Item:
Prestadoras de Salud

Modificacin a las pantallas:
En la opcion Archivo - Medicos (Horas semanales
contratadas, liquida Honorarios medicos, Codigo del
proveedor).
En la opcion Archivo Diagnosticos: se adiciono los items
Descripcion nombres alternos, Patologia alto costo
En la opcion Archivo Entidades Administradoras: se
adiciono el item tipo de Administradora si es EPS, EAS, ARS.
Otras.
En la opcion Ingresos Ingreso a Pacientes: Se adiciono
Diagnostico Previo, Observaciones.
En la opcion Ingresos - Ingreso por Urgencias: Se adiciono en
capacidad de pago Desplazado, Fecha de Ingreso,
Observaciones y medico.
En la opcion Ingresos Registro de egreso, cambio la pestaa
Datos 2 se adiciono Diagnostico relacionado 1, Diagnostico
Relacionado 2, Diagnostico Relacionado 3 y se elimino el
campo EnIermedad sobre agregada. En la pestaa Datos 4 se
adiciono el campo Plan de BeneIicio que cubre el parto.
En la opcion Ingresos Impresion Ingresos: se adiciono la
opcion Tipo de Impresion
En la opcion Utilidades - Archivos Planos (RIPS)
Resolucion 3374 de 2000
06 23/06/02 Nuevo Item:
Impresion de Carnets
Grabar Archivo plano de Consulta Externa RIPS
Generar Archivo plano de Consulta Externa RIPS
Archivo Plano de Vinculados y Subsidiados

Pacientes
Entidades Administradoras.
Ingresos
Imprimir Ingresos
Ingresos de Urgencias
Registro de Egresos
Formulario Unico de Reclamacion FUR
Archivo plano RIPS
Parametros del Modulo
07 30/10/03 Nuevo Item:
Motivos de Negacion
Parentesco Plan de beneIicios
Impresion certiIicados de AIiliacion
Impresion de Epicrisis
Estadisticas de los ingresos
Negaciones
Estado de paciente
Captura archivo plano decreto 890
Pacientes con multiples Planes de BeneIicio

Pacientes
Medicos
Manual de TariIas
Prestadoras de salud
Ingresos
Ingresos de urgencias
Registro de Egresos
Archivo plano de subsidiados y vinculados.
08 30/06/05 Nuevo Item:
Motivos de Negacion
Parentesco Plan de beneIicios
Impresion certiIicados de AIiliacion
Autorizacion a usuarios
Captura archivo plano resolucion 890

Pacientes
Medicos
Ingresos
Registro de Egreso
Fur
Fosyga

Documentos Asociados
Manual del Usuario de los Modulos:
Contratos - Dinamica Gerencial Hospitalaria Version Windows
Facturacion - Dinamica Gerencial Hospitalaria Version Windows.
Hospitalizacion- Dinamica Gerencial Hospitalaria Version Windows.
Citas Medicas- Dinamica Gerencial Hospitalaria Version Windows.
Historias Clinicas- Dinamica Gerencial Hospitalaria Version Windows.
Documento descriptivo de los modulos del sistema Dinamica Gerencial Hospitalaria
Norma Tecnica Colombiana: Sistemas de Procesamiento de la InIormacion. Documentacion.
Documentacion para el Usuario e inIormacion del empaque para los paquetes de soItware
para los consumidores. ICONTEC.
Tabla de Contenido

Contenido Pag.

CAPITULO 1.......................................................................................................... 8
CARACTERISTICAS Y BENEFICIOS ................................................................................................. 8
CAPITULO 2........................................................................................................... 9
ENTRADAS Y SALIDAS................................................................................................................................ 9
Vision general................................................................................................................................................. 9
Contenido del Programa................................................................................................................................10
CAPITULO 3......................................................................................................... 12
OPERACIONES RUTINARIAS....................................................................................................................12
Ingreso de inIormacion..................................................................................................................................12
Como crear Estratos ..............................................................................................................................12
Como Registrar Barrios.........................................................................................................................13
Como Registrar Empresas .....................................................................................................................13
Como Registrar Ocupaciones ................................................................................................................14
Como crear Especialidades....................................................................................................................15
Como crear Medicos..............................................................................................................................15
Como crear Diagnosticos.......................................................................................................................17
Como Crear Pacientes ...........................................................................................................................17
Como Crear parentescos........................................................................................................................21
Como Crear el Manual de TariIas .........................................................................................................22
Como Crear Entidades Administradoras ...............................................................................................23
Como Registrar Prestadoras de Salud....................................................................................................24
Como Registrar Centros de Atencion....................................................................................................27
Como Registrar motivos de Negacion...................................................................................................29
Como Registrar parentescos por Plan de BeneIicios .............................................................................29
Proceso de la inIormacion .............................................................................................................................31
Como Registrar el Ingreso de Pacientes ................................................................................................31
Como Registrar el Ingreso de Pacientes por Urgencias.........................................................................34
Como Registrar el Fondo de Solidaridad y Garantia (FOSYGA) .........................................................36
Como Registrar el Formulario Unico de Reclamacion (FUR) ..............................................................38
Como Hacer el Registro de Egresos ......................................................................................................42
Como Imprimir Ingresos .......................................................................................................................46
Como Imprimir Carnets.........................................................................................................................46
Como Imprimir Impresion de certiIicados de aIiliacion........................................................................47
Como Imprimir Epicrisis.......................................................................................................................48
Como Crear Archivos Planos de Recien Nacidos .................................................................................48
Como Crear Archivos Planos (RIPS) Resolucion 3374 . ...................................................................49
Como Generar Archivos planos Vinculado y Subsidiado .....................................................................50
Como Capturar el Archivo Plano Decreto 2390. ...................................................................................51
Como generar Archivo Plano resolucion 890........................................................................................51
Como Realizar la VeriIicacion de Derechos..........................................................................................52
Como ingresar pacientes con multiples planes de beneIicio .................................................................53
Como Grabar Archivo Plano Consulta Externa RIPS ...........................................................................54
Como Generar Archivo Plano de Consulta Externa RIPS.....................................................................55
Como Imprimir Stickers ........................................................................................................................55
Como Autorizar usuarios.......................................................................................................................56
Manejo de InIormes (Salidas)........................................................................................................................57
Como Generar y Visualizar los InIormes de Admisiones .....................................................................57
Descripcion de los inIormes del sistema ...............................................................................................57
Como Accesar los Reportes Generados.................................................................................................58
OPERACIONES NO RUTINARIAS.............................................................................................................59
Como Parametrizar El Modulo De Admisiones ....................................................................................59
APNDICE A. - MENSAJES DE ERROR........................................................... 61
APNDICE B. GLOSARIO................................................................................ 63
INDICE.................................................................................................................. 65

Version 007 Manual de Usuario Dinamica Gerencial 8
Modulo Admisiones

CAPITULO 1
__________________________________________________________________
CARACTERISTICAS Y BENEFICIOS

El modulo de ADMISIOAES Iorma parte del sistema de inIormacion DIAAMICA CEREACIAL
HOSPI1ALARIA (DCH). La principal Iinalidad de este modulo es lograr identiIicar al paciente y el tipo de
riesgo por el que sera admitido y asi determinar que institucion o persona cubrira los servicios que recibira.

Ademas tiene como Iin recopilar la inIormacion necesaria tanto del paciente que asiste a la institucion por
primera vez, como aquellos que requieren asistencia periodica. Alimenta consulta externa y Iacturacion, por
lo tanto permite capturar inIormacion necesaria para el buen Iuncionamiento y evitar doble trabajo en dichas
areas. Este modulo cuenta con las siguientes caracteristicas:

Tipo de Regimen
Asignacion camas
Clase de paciente
Tipo de riesgo para poder identiIicar a que entidad se liquida
Diligencia Iormatos exigidos por la ley para atencion de pacientes cuyo tipo de riesgo sea
accidente de Transito, Trabajo o CatastroIe, como el F.U.R. o FOSGA.
Control de documentacion para evitar devolucion de Iacturas
Egresos de pacientes
Estadisticas: permite generar los inIormes por Pacientes, Servicios, Epidemiologia,
Motivos de Ingreso y/o Egresos, Por tipos de riesgos, Tipos de Atencion, etc.
InterIaces directas con los modulos de Facturacion y Consulta Externa, Hospitalizacion y
Contratos.

Modulo Admisiones

CAPITULO 2
__________________________________________________________________
ENTRADAS Y SALIDAS

Visin general

A continuacion se muestra un cuadro sintetico de las utilidades del Modulo de Admisiones con sus
respectivas entradas y salidas de datos.

ENTRADAS PROCESO SALIDA

Estratos
Barrios
Empresas
Ocupaciones
Especialidades
Medicos
Diagnosticos
Pacientes
Entidades Administradoras
Prestadoras de Salud
Centros de Atencion
Motivos de negacion
Parentesco plan de
beneIicios

Listados Generales
Listados de Ingresos
Listado de Egresos
Archivo Plano Recien
Nacidos
Archivos Planos RIPS
Generar Archivo Plano
Consulta Externa
Pacientes con multiples
planes de BeneIicio
Archivo plano de vinculados
y subsidiados

Ingresos
Ingreso por urgencias
Formato FUR
Formato FOSYGA
Registro de Ingresos
Captura Archivo Plano
2390.
Captura Archivo Plano 890
Captura Archivo Plano
Consulta Externa

Modulo Admisiones

Contenido del Programa

En la siguiente tabla, se presenta la estructura del modulo de Admisiones del sistema Dinamica Gerencial
Hospitalaria:

ARCHIVOS

Estratos
Barrios
Empresas
Ocupaciones
Especialidades
Medicos
Diagnosticos
Pacientes
Parentescos
Manual De TariIas
Prestadoras de salud
Centro De Atencion
Motivos de negacion
Parentescos plan de beneIicios

INGRESOS

Ingresos
Ingreso por Urgencias
Fondo Solidaridad y Garantia - FOSYGA
Formulario Unico De Reclamacion - FUR
Registro de Egresos
Imprimir Ingresos
Imprimir Carne
Impresion certiIicado de AIiliacion
Impresion de Epicrisis

INFORMES
LISTADO DE INGRESOS
Estadisticos de Ingresos
Pacientes por E.P.S.
Negaciones
Estado del paciente
Heridos en combate

LISTADO DE EGRESOS
Estadistico De Egresos
Egresos hospitalarios

LISTADOS GENERALES
Pacientes
Estratos
Barrios
Empresas
Ocupaciones

Modulo Admisiones

Especialidades
Medicos
Diagnosticos
Manual De TariIas
Centro De Atencion
ModiIicaciones a paciente

Estadistico de traslado por especialidad
NotiIicacion epidemiologico
BeneIiciarios del cotizante
Estadistico de cirugias del egreso
InIorme diario por usuario

UTILIDADES
Parametros De Admisiones
Archivo Plano Recien Nacidos
Archivo plano RIPS res. 3374
Archivo Plano Subsidiados y Vinculados
Captura Archivo Plano Decreto 2390
Captura Archivo Plano Decreto 890
VeriIicacion de Derechos
Pacientes con multiples planes de beneIicio
Grabar Archivo Plano Consulta Externa RIPS
Generar Archivo Plano Consulta Externa RIPS
Impresion de Stickers
Autorizacion de usuarios

TERMINAR

Modulo Admisiones

CAPITULO 3
__________________________________________________________________
OPERACIONES RUTINARIAS

Ingreso de informacin

Cmo crear Estratos

RECUERDE...
Para poder comenzar a manejar las diIerentes opciones del modulo de Admisiones; se deben ingresar los
parametros, como se explica en la parte de OPERACIONES NO RUTINARIAS.

Esta opcion permite crear la estratiIicacion de los pacientes de acuerdo a los contratos establecidos entre las
Entidades Prestadoras de Salud (EPS) y las Instituciones Prestadoras de Salud (IPS). Para ello:

1. Ingrese al menu Archivos
2. Seleccione la opcion Estratos. A continuacion se desplegara la siguiente ventana:

Cdigo: Digite un codigo o numero que identiIique el estrato.
Nombre: Digite el nombre del estrato.
Estndar: Digite el que se le va a cobrar al paciente de acuerdo a si es: Cuota Moderadora, Copago y
deIiniendo si se trata del Regimen Contributivo, Subsidiado, Vinculados y Nivel de sisben. Digite el Tope
por Evento que es el maximo de acuerdo a la hoja de trabajo.
El Porcentaje y el Tope por evento dependen de los estratos del usuario y al Regimen al que pertenezca.

EVENTO TOPE MX. POR EVENTO TOPE MX. POR AO
10 / SMMLV 5

SMMLV

Modulo Admisiones

15 1 SMMLV 10

2 SMMLV
20 2 SMMLV 4 SMMLV

Tabla: Escoja las opciones que se necesitan para un estrato determinado, dependen de los copagos. Esta
opcion Iue creada para el manejo de casos diIerentes por cada uno de estos tipos de servicios.
Si no recuerda, realice la respectiva consulta con la ayuda del boton Buscar , o d e la tecla de control F5.
Realice un clic en el boton para almacenar el nuevo estrato. Salir: Presione el boton
para descartar los cambios y salir de la ventana.

Cmo Registrar Barrios

Esta opcion permite crear la inIormacion relacionada con el barrio donde vive el paciente que ingresa. Para
ello:

2. Seleccione la opcion Barrios. A continuacion se desplegara la siguiente ventana:

Cdigo: Digite el codigo del barrio al que pertenece el paciente, el codigo es alIanumerico.
Nombre: Ingrese el nombre del barrio.
Realice un clic en el boton para almacenar el nuevo barrio. Salir: Presione el boton Salir

RECUERDE...
Si se equivoco o no esta de acuerdo con la inIormacion presione clic en el boton Deshacer y luego
presione clic en el boton Nuevo para volver a escribir.
Cmo Registrar Empresas

Esta opcion permite crear la inIormacion relacionada con la empresa donde labora el paciente que ingresa.
Para ello:

2. Seleccione la opcion Empresas. A continuacion se desplegara la siguiente ventana:

Modulo Admisiones

Cdigo: Digite el codigo que identiIica la empresa, puede ser un alIanumerico
Nombre: Ingrese el nombre de la empresa donde trabaja el paciente
NIT: Digite el NIT que corresponde a la empresa.
Presione clic en el boton para almacenar la nueva empresa. Salir: Presione el boton Salir

RECUERDE...

Cmo Registrar Ocupaciones

Esta opcion permite crear la inIormacion relacionada con la actividad que desempea el paciente que ingresa.
Para ello:

2. Seleccione la opcion Ocupaciones. A continuacion se desplegara la siguiente ventana:

Cdigo: Digite el codigo de la actividad a la que pertenece el paciente, el codigo es alIanumerico.
Nombre: Digite el nombre de la actividad.
Realice un clic en el boton para almacenar la nueva ocupacion. Salir: Presione el boton

Modulo Admisiones

RECUERDE...

Cmo crear Especialidades

Esta opcion permite crear un codigo que identiIique las especialidades medicas. Para ello:

2. Seleccione la opcion Especialidades. A continuacion se desplegara la siguiente ventana:

Cdigo: Digite un codigo que identiIique la especialidad del medico. El codigo es alIanumerico de maximo 3
caracteres.
Nombre: Ingrese el nombre de la especialidad.
Realice un clic en el boton para almacenar la nueva especialidad. Presione el boton

Cmo crear Mdicos

Esta opcion permite crear la inIormacion general del medico que se tienen en las IPS, a partir del dia de su
vinculacion. Para ello:

2. Seleccione la opcion Mdicos. A continuacion se desplegara la siguiente ventana:

Modulo Admisiones

Cdigo: Digite un codigo o numero que identiIique al medico.
Nombre: Digite el nombre del medico.
Direccin, Telfono: Ingrese la direccion y 2 teleIonos del medico.
Especialidad: Digite el codigo de la especialidad con la que se identiIique el medico.
Tarjeta Profesional: Digite el numero de la Tarjeta proIesional del medico.
Identificacin: Digite el numero de identiIicacion del medico, como cedula, pasaporte, etc.
Usuario: Digite el numero de usuario, con el que va entrar el medico al sistema.
Profesin: Haga clic en el tipo de proIesion del medico, enIermera o auxiliar que esta creando.
Tipo de Vinculacin: identiIique el tipo de relacion entre el medico y la entidad que puede ser adscrito,
residente Interno.
Estado: determina la disponibilidad del medico para actividades de manejo dentro de la aplicacion, si se
encuentra inactivo no puede ser reIerenciado ni asignado en ninguna opcion de la aplicacion.
A partir del: Digite a partir de que Iecha queda inactivo el medico o proIesional que esta creando o
modiIicando
Horas semanales contratadas: Digite la cantidad de horas semanales para las cuales Iue contratado el
proIesional.
Liquida Honorarios Mdicos: Seleccione SI, en caso de desear liquidar los honorarios medicos de lo
contrario elija NO
Cdigo de Proveedor: Esta opcion se activa si con anterioridad se seleccione SI liquidar Honorarios
medicos de lo contrario no se activa, esta opcion se utiliza por que al hacer el pago de los honorarios Medicos,
este pasa a ser un proveedor de Servicios, se busca con F5, Si ya existe el codigo, presione clic en el boton
Buscar . Si no existe el codigo, presione clic en el boton Nuevo para que lo pueda crear.
Persona: determina la clasiIicacion del Iuncionario como persona natural o juridica.
Aplicar topes: si se veriIica se tiene en cuenta la liquidacion de topes para el pago de impuestos.
Realice un clic en el boton para almacenar el nuevo medico o grabar las modiIicaciones
realizadas. Presione el boton para descartar los cambios y salir de la ventana.

Modulo Admisiones

Cmo crear Diagnsticos

Esta opcion permite crear los diagnosticos con todas las caracteristicas para prevenir errores, como por
ejemplo hombres embarazados, entre otros. Para ello:
2. Seleccione la opcion Diagnstico. A continuacion se desplegara la siguiente ventana:

Cdigo: Digite un codigo o numero que identiIique un diagnostico.
Edad Mnima y Edad Mxima: Seleccione el rango de edad adecuado para el diagnostico.
Sexo: Seleccione el sexo del paciente al cual se le esta dando el diagnostico.
Diagnstico Obliga a Notificar: Marque en caso de que la enIermedad o herida merezcan de atencion por
parte de las autoridades pertinentes; por ejemplo, heridas de bala.
C.I.E.: Marque el Codigo Internacional de EnIermedad correspondiente a la patologia.
Patologa de alto costo: Haga clic en el recuadro que aparece al lado izquierdo en caso que el diagnostico
corresponda sea de alto costo de lo contrario no seleccione nada.
Descripcin de nombres alternos: Digite el nombre alterno del diagnostico y en el recuadro de la parte
inIerior alguna descripcion o aclaracion.
Presione el boton o el boton Guardar para grabar el registro. Presione el boton Salir

Como Crear Pacientes

Esta opcion permite realizar el registro de los pacientes que la Institucion Prestadora de servicios de Salud
atiende o recibe para brindarles servicios. Para ello:

2. Seleccione la opcion Pacientes. A continuacion se desplegara la siguiente pantalla:

Modulo Admisiones

Cdigo: Digite un codigo que identiIique al paciente. A continuacion, seleccione el tipo de documento con el
que cuenta, si se trata de CC (Cedula de Ciudadania), CE (Cedula de Extranjeria), TI (Tarjeta de Identidad),
RC (Registro Civil), PAS (Pasaporte), AS (Adulto sin identiIicacion), MS (Menor sin identiIicacion), NU
(Numero unico de identiIicacion).
Nmero y Lugar de Expedicin: Diligencie esta inIormacion para el tipo de documento escogido.
Primer Nombre, Apellido; Segundo Nombre, Apellido: Digite dicha inIormacion personal del paciente.

En la pestaa activa DATOS DE AFILIACIN, diligencie la siguiente inIormacion:
Tipo Paciente: Seleccione con un clic la clasiIicacion del paciente es decir, si es contributivo, subsidiado,
vinculado, particular u otro.
Tipo Afiliado: Marque la opcion de acuerdo si se trata de un aIiliado, beneIiciario, adicional, jubilado o
pensionado.
Capacidad de Pago: Seleccione con un clic si el paciente cuenta con capacidad de pago o no.
Cdigo Cotizante: Digite el codigo del cotizante, este campo se habilita cuando el tipo de aIiliado es
diIerente a cotizante y pertenece al regimen contributivo.
Parentesco: Digite cual es el parentesco o relacion entre el paciente y el aIiliado.
#Carnet: Digite el numero del carnet del paciente. Recuerde que este es dado por la Entidad Prestadora del
Servicio de Salud.
Contrato IPS: Digite el codigo del contrato establecido con la EPS. Si no lo recuerda, consultelo con la
ayuda del boton Buscar . Si hasta ahora no ha sido creado, podra hacerlo con la ayuda del boton Nuevo
se despegara la pantalla de captura de inIormacion.
Plan IPS: Digite el codigo que identiIica el Plan de BeneIicios con el cual se va a liquidar al paciente. Si no
lo recuerda, consultelo con la ayuda del boton Buscar . Si hasta ahora no ha sido creado, podra hacerlo
con la ayuda del boton Nuevo se despegara la pantalla de captura de inIormacion.
Contrato: codigo del contrato de atencion que se Iirmo con la EPS. Acompaado del Plan que se encuentran
registrados entre la EPS e IPS.
Estratos: codigo y nombre del nivel asignado para el paciente de acuerdo con los aportes o con el nievl
socioeconomico.

Modulo Admisiones

Fecha de Nacimiento: ingrese en el Iormato dd/mm/yyyy la Iechad e nacimiento del paciente, con esta
inIormacion el sistema calcula la edad exacta.
Fecha de Ingreso: Digite la Iecha en la cual el paciente ingreso a la IPS. Recuerde que el Iormato es
DD/MM/AA.
Carpeta: Seleccione si el cliente tiene carpeta creada o no. En caso aIirmativo, digite el numero.
Semanas Cotizadas: determina las semanas que lleva el paciente en el regimen contributivo y que sirven
para establecer los servicios a los que tiene derecho y los servicios para los cuales se debe solicitar
autorizacion
IPS: determina las semanas en una EPS diIerente a la que lo cobija en esta atencion.
Parentesco: determine el codigo y nombre de la relacion del paciente con el nucleo Iamiliar.
Poblacin especial: determine el codigo y nombre de la poblacion determinada por la ley como especiales
por sus condiciones sin iguales.
Certificado de estudio: ingrese la Iecha de generacion del ultimo certiIicado de estudio vigente, este campo
no es obligatorio pero para hijos de pensionados mayores de 18 aos debe inIormarse.
Fecha carn: ingrese en el Iormato dd/mm/yyyy la Iecha correspondiente a la expedicion del carne de EPS.
Al hacer clic en el boton c. exentas se despliega la siguiente pantalla:
Estado: determine si se encuentra el paciente activos, inactivo suspendido, para estos ultimos casos se
habilita la opcion de motivo donde se ingresa la justiIicacion para el cambio de estado del paciente.
Si se hace clic en el Boton de consultas exentas aparece la inIormacion relaciona asi: los datos de grupo,
nombre y consulta, como datos inIormativos de con el numero de consultas exentas especiIicado en el Plan
de BeneIicios y las consultas prestadas bajo esta Iigura.

al hacer clic en el boton histrico aparece la lista de las consultas que se han prestado al paciente en el centro
asistencial indicando la fecha, motivo, rango de horas y usuario que ingreso la inIormacion.

Modulo Admisiones

Al hacer clic en la pestaa DATOS PERSONALES, se desplegara la siguiente pantalla:

Sexo: Marque el sexo del paciente.
Diligencie los siguientes datos:
Empresa Fuerza: Digite el codigo de la empresa a la que pertenece el paciente, si desea consultar el codigo
con la ayuda del boton Buscar . Si hasta ahora no ha sido creada, podra hacerlo con la ayuda del boton
Nuevo disponible en este campo.
Actividad grado: Digite el codigo correspondiente a la actividad que realiza el paciente. Si desea consultar el
codigo con la ayuda del boton Buscar . Si hasta ahora no ha sido creada, podra hacerlo con la ayuda del
boton Nuevo disponible en este campo.
Cargo categora: Corresponde al cargo que tiene el paciente en esta empresa, el usuario debe digitarlo.
Unidad: corresponde a la unidad de las Iuerzas armadas a la que pertenece.
Estado civil: determine si el paciente es Soltero, casado, viudo o vive en union libre.
Direccin: Digite la direccion de la residencia del paciente.
Telfonos: Digite los numeros de teleIono del paciente.
Barrio: Digite el codigo del barrio donde reside el paciente, si no lo recuerda, consultelo con ayuda del boton
Buscar o F5. Para crear uno nuevo, hagalo con ayuda del boton Nuevo , a traves del cual se
desplegara la ventana para la captura de la inIormacion.
Municipio: Digite el codigo asignado al municipio en donde se encuentra ubicado el paciente. Si no lo
recuerda, consultelo con ayuda del boton Buscar o F5. Para crear un nuevo municipio, halago con ayuda
del boton Nuevo , a traves del cual se desplegara la ventana para la captura de la inIormacion.
Departamento: Digite el codigo asignado al departamento en donde se encuentra ubicado el paciente. Si no
lo recuerda, consultelo con ayuda del boton Buscar o F5. Para crear un nuevo departamento, halago con
ayuda del boton Nuevo , a traves del cual se desplegara la ventana para la captura de la inIormacion.

Modulo Admisiones

Zona: Marque si la residencia del paciente se encuentra en zona urbana o zona rural.
Padre y Madre: Digite el nombre completo de los padres del paciente.
Hojas de Trabajo: El sistema carga automaticamente este campo de acuerdo a las veces en que se le ha
generado una Iactura o prestado un servicio.
Consultas exentas: este es un campo inIormativo en el que se muestra las consultas practicadas al paciente
para el control de las consultas exentas.
Copago: Corresponde al valor que paga el paciente por recibir el servicio. El sistema lo carga
automaticamente.
Usuario: nombre de del Iuncionario que ingresa los datos.
Si no recuerda la inIormacion, realice la respectiva consulta con la ayuda del boton Buscar , o de la tecla
de control F5. Si el codigo existe, haga clic en el boton Nuevo para crear un registro nuevo. Haga clic
en el boton para almacenar o grabar las modiIicaciones eIectuadas. Presione el boton
para descartar los cambios y abandonar la ventana.

TENGA EN CUENTA QUE...
Las pantallas de captura de InIormacion de Contrato y Plan se encuentran documentadas en el modulo de
Contratos.

Cmo Crear parentescos

Esta opcion permite crear las relaciones entre personas de un mismo nucleo Iamiliar. Para ello:

2. Seleccione la opcion Parentesco . A continuacion se desplegara la siguiente pantalla:

Cdigo: Digite el codigo que identiIicara el parentesco dentro de la aplicacion.
Nombre: la descripcion del parentesco que se esta ingresando.

Modulo Admisiones

Cmo Crear el Manual de 1arifas

Esta opcion permite crear el manual de tariIas, consistente en los diIerentes precios para liquidar los
procedimientos o servicios prestados por la IPS. Para ello:

2. Seleccione la opcion Manual de Tarifas. A continuacion se desplegara la siguiente pantalla:

Cdigo: Digite el codigo que identiIicara el manual de tariIas.
Nombre: Ingrese un nombre asociado al manual.
Liquidar como escoja el tipo de liquidacion para el manual, es decir si se liquidara de acuerdo al ISS, al
SOAT, al manual unico de tariIas o ISS 2004. Esta ultima opcion consiste en uniIicar todas las tariIas para
una liquidacion unica estandar.
Ajustar a: Seleccione a que valor va a redondear el servicio. Puede ser $1, $5, $10, $100, $1000.
Procedimientos > 450 UVR: para estos procedimientos determine los valores para Ayudanta y sala.
No cruentos SOAT: ingrese los valores de sala de atencion determine el porcentaje, el cdigo con el que
debe aparecer liquidados los materiales y el valor deIinido.
No cruentos ISS: las atenciones de este tipo se deben determinar por la acciones en tres salas que pueden ser
Especiales, Endoscopias u otras Salas.
ESPECIALES
De acuerdo con la sala en la que practique el procedimiento se determina el porcentaje, el cdigo con el que
debe aparecer liquidados los materiales y el valor deIinido.
Rango: corresponde al rango de valores de UVR para los procedimientos. En este caso de ingresa un codigo
de servicio diIerente para cada rango. Presione el boton para que aparezca la inIormacion en la
grilla, y usted podra seleccionarlos y/o modiIicarlos.

ENDOSCOPIAS

Modulo Admisiones

De acuerdo con la sala en la que practique el procedimiento se determina el porcentaje, el cdigo con el que
debe aparecer liquidados los materiales y el valor correspondiente.
Rango: corresponde al rango de valores de UVR para los procedimientos que se practiquen como no cruentos
en la sala de Endoscopias. En este caso de ingresa un codigo de servicio diIerente para cada rango. Presione
el boton para que aparezca la inIormacion en la grilla, y usted podra seleccionarlos y/o
modiIicarlos.
Este mismo caso se presenta para otras salas y cuyo valor y porcentaje de valor de la sala corresponde a las
sala en que se ejecuta el procedimiento.

RECUERDE...
Para que la liquidacion de un procedimiento como no cruento sea eIectivo, dentro de los servicios quirurgicos
de creacion del procedimiento se debe incluir uno de tipo sala. De lo contrario no liquidara este item dentro
del no cruento.

Cmo Crear Entidades Administradoras

Esta opcion permite crear el codigo para una Entidad Administradora de Servicios de Salud, EPS, con sus
respectivos datos. Para ello:

1. Ingrese al menu Archivos.
2. Seleccione la opcion Entidades Administradoras. A continuacion se desplegara la siguiente ventana:

Modulo Admisiones

Cdigo: Digite el codigo que identiIica la entidad administradora a crear o modiIicar. El codigo puede ser
alIanumerico de maximo 3 caracteres.
NIT: Digite el numero de la identiIicacion tributaria para la entidad administradora.
Nombre: Digite el nombre de la entidad administradora correspondiente al codigo anterior.
Tipo: seleccione con clic el tipo de entidad Administradora si es EPS (Entidad Promotora de salud, EAS:
Entidades Adaptadas a la salud, ARS: Administradora Regimen subsidiado, Otras), ARP Administradora de
Riesgos ProIesionales, MP.
Realice un clic en el boton para conIirmar la operacion. Presione el boton para
descartar los cambios o para salir de la ventana.

RECUERDE...
Si ya existe el codigo, pero no lo recuerda o desea consultarlo presione clic en el boton
Buscar o la tecla F5.

Cmo Registrar Prestadoras de Salud.

Esta opcion permite registrar la inIormacion correspondiente a las entidades prestadoras de Salud (IPS) para
ello:
2. Seleccione la opcion Prestadoras de Salud. A continuacion se desplegara la siguiente pantalla:

Modulo Admisiones

INFORMACION GENERAL.
Cdigo: Digite el codigo que identiIica la entidad Prestadora de Servicios. Puede ser AlIanumerico o
numerico se conIorma de 10 Caracteres.
NIT: Digite el numero de la identiIicacion tributaria para la entidad Prestadora de salud.
Telfono: Digite el Numero de TeleIono de la Prestadora Salud.
Fax. Digite el Numero de TeleIono de la Prestadora Salud.
Municipio: Digite o Busque con F5 el codigo del Municipio donde esta ubicada la prestadora de Salud.
Direccin: Digite la direccion donde esta ubicada la prestadora de salud
Barrio: Busque con F5 el barrio en el cual esta ubicada la prestadora de salud.
Correo Electrnico: Digite la direccion electronica en caso de que la prestadora de salud tenga.
Nombre del Representante: Digite el nombre del Representante Legal de la prestadora de Salud.
Cdula del Representante: Digite el numero del identiIicacion del representante legal.
Telfono del Representante: Digite el numero de TeleIono donde se puede ubicar el Representante Legal.
Nombre del Director Administrativo: Digite el Nombre del Director Administrativo del Representante
Legal.
Telfono del Director Administrativo: Digite el numero de TeleIono donde se puede ubicar el Director
Administrativo.
Nivel de Atencin de la IPS: Seleccione el nivel al cual pertenece la prestadora de Salud, de acuerdo a su
complejidad.

INFORMACION MEDICA.

Clase IPS: Seleccione el tipo de Ips si es Hospitalaria, Ambulatoria o Mixto.
Plan IPS Redes: Seleccione el tipo de Red a la cual pertenece la prestadora de salud si es POS, Plan
complementario o Pertenece a ambas redes.
Tipo de Atencin: Seleccione el tipo de Atencion al cual pertenece la prestadora de salud si es General o
Especializada. Si es especializada se activa el campo Cod. Especialidad: se busca la especialidad con la tecla
F5 o con el boton Lupa y seleccione la correspondiente de acuerdo a la prestadora de salud.

Modulo Admisiones

Servicios: Seleccione el tipo de servicio que brinda la prestadora de Salud, puede seleccionar varios servicios
a la vez dependiendo de la Iuncion que presta.
Terminacin del Contrato: Seleccione la Iecha en que se termina el contrato con la prestadora de salud.
Aos de Experiencia de IPS. Digite el tiempo en aos que lleva la IPS prestando el servicio.
Enfermera profesionales: Digite la cantidad de EnIermeras proIesionales con que cuenta la prestadora de
salud
Auxiliares de Enfermera: Digite la cantidad de Auxiliares de EnIermeria con que cuenta la prestadora de
salud
Empleados paramdicos: Digite la cantidad de Empleados Paramedicos con que cuenta la prestadora de
salud
Empleados Administrativos: Digite la cantidad de Empleados Administrativos con que cuenta la prestadora
de salud
Nmero de Camas: Digite la cantidad de Camas con que cuenta la prestadora de salud
Consultas Generales en el mes: Digite la cantidad de Consultas Generales que la prestadora de salud realiza
al mes
Consultas Especiales en el mes: Digite la cantidad de Consulta Especializada que la prestadora de salud
realiza al mes.
Promedio partos al mes: Digite la cantidad de Partos promedio que la prestadora de salud realiza al mes.
Promedio Cirugas al mes: Digite la cantidad de Cirugias promedio que la prestadora de salud realiza al
mes.

INFORMACION DEL PERSONAL

Modulo Admisiones

EN JINCULADOS A TRAJES DE LA RED DE IPS.
Mdicos Generales: Digite la cantidad de Medicos Generales con que cuenta la Prestadora de Salud.
Horas semanales contratadas: Digite la cantidad de horas semanales contratadas de los medicos Generales.
Mdicos Especialistas: Digite la cantidad de Medicos Especialistas con que cuenta la Prestadora de Salud.
Horas semanales contratadas: Digite la cantidad de horas semanales contratadas de los medicos
Especialistas.
Odontlogos Generales: Digite la cantidad de Odontologos Generales con que cuenta la Prestadora de Salud.
Horas Semanales Contratadas: Digite la cantidad de horas semanales contratadas de los Odontologos
Generales.
Odontlogos Especialistas: Digite la cantidad de Medicos Especialistads con que cuenta la Prestadora de
Salud.
Especialistas.
ADSCRI1OS A 1RAJES DE LA RED DE IPS
Mdicos Generales: Digite la cantidad de Medicos Generales con que cuenta la Prestadora de Salud.
Horas semanales contratadas: Digite la cantidad de horas semanales contratadas de los medicos Generales.
Mdicos Especialistas: Digite la cantidad de Medicos Especialistas con que cuenta la Prestadora de Salud.
Horas semanales contratadas: Digite la cantidad de horas semanales contratadas de los medicos
Especialistas.
Odontlogos Generales: Digite la cantidad de Odontologos Generales con que cuenta la Prestadora de Salud.
Generales.
Odontlogos Especialistas: Digite la cantidad de Medicos Especialistas con que cuenta la Prestadora de
Salud.
Especialistas.

Cmo Registrar Centros de Atencin

Esta opcion permite registrar la inIormacion acerca de las sucursales o centros de salud pertenecen a la
Entidad Hospitalaria a la que ingresa el paciente. Para ello:

Modulo Admisiones

2. Seleccione la opcion Centros de Atencin. A continuacion se desplegara la siguiente ventana:

Cdigo: Digite el codigo relacionado con el centro de atencion.
Nombre: Ingrese el nombre del centro de atencion que se esta registrando.
Prefijo: Digite el codigo que la DIAN le da a la IPS para Iacturar. El codigo es un conjunto maximo de 4
caracteres.
IPS: codigo y nombre de la Institucion Prestadora de servicios de salud a la cual pertenece el centro de
atencion.

Prefijo: IdentiIica el sitio dentro de la Institucion en donde se genera la Factura.
Descripcion: IdentiIica el lugar de Facturacion.
Consecutivos: Genera los consecutivos de Facturacion. Inicial: Codigo con el que Inicia de Iacturacion y
Final: Codigo con el que Iinaliza la Iacturacion.
Stock Mnimo: Maneja Facturas preimpresas como Iuncion de alerta, inIormando en que momento Iinaliza la
numeracion de las Facturas.
Resolucin: IdentiIica la Iecha y numero de Resolucion de la DIAN para la Iacturacion. Se presenta tambien
como una Resolucion de la Entidad.
Nmero: IdentiIica la Resolucion.
Fecha: IdentiIica el DD/MM/AA de emision de la resolucion.
Tipo De Facturacin: pude ser Por Computador o Manual.
Usado: Escoja si en caso de que el preIijo haya sido utilizado anteriormente. De los contrario marque No.
Presione el boton o el boton Guardar para grabar el registro. Presione el boton

Modulo Admisiones

Cmo Registrar motivos de Aegacin

Esta opcion permite ingresar los motivos o las razones a la luz de las normas vigentes para la no prestacion de
servicios de salud, siempre y cuando no dependa la vida del paciente de la atencion inicial Para ello:

2. Seleccione la opcion Centros de Atencin. A continuacion se desplegara

Cdigo: numero o caracteres de identiIicacion de los motivos de negacion del servicios.
Nombre: descripcion de los motivos de la negacion.

Cmo Registrar parentescos por Plan de Beneficios

Esta opcion permite registrar los parentescos incluidos dentro de los cubrimientos para la prestacion de
servicios de salud de cada uno de los Planes De BeneIicio. Para ello:

2. Seleccione la opcion parentescos de Planes de Beneficio. A continuacion se desplegara

Cdigo: numero de identiIicacion ademas del nombre del contrato.
Plan: numero de identiIicacion ademas del nombre del Plan.
Parentesco: identiIicacion del parentesco cubierto por el Plan de BeneIicios.
Rngo de Edaddes: determine si tienen unas edades de cubrimiento para algunos parentescos, si es aIirmativa
la seleccion se debe ingresar el rango inicial y Iinal de edades de cubrimiento para este parentesco.

Modulo Admisiones

Certificado de Estudio: determine positiva o negativamente la necesidad de existencia del certiIicado para
la prestacion de servicios de salud. Si la respuesta es aIirmativa ingrese la cantidad de das de vigencia del
certiIicado estudiantil.

Modulo Admisiones

Proceso de la informacin

Cmo Registrar el Ingreso de Pacientes

Esta opcion permite registrar la inIormacion relacionada con la Iorma y el porque del ingreso del paciente.
Para ello:

1. Ingrese al menu Ingresos
2. Seleccione la opcion Ingresos. A continuacion se desplegara la siguiente ventana:

Paciente: Digite el codigo del paciente. Al digitar este codigo se llena la inIormacion correspondiente a: el
nombre, la direccion, el teleIono, el # de carnet, el contrato y el plan que cobija al paciente.
Ingreso: Digite el codigo del ingreso si es para modiIicar o consultar. Si no existe, el sistema por deIecto lo
llenara de ceros y continuara a grabar; el sistema asigna el consecutivo respectivo.
Control Interno: Digite un codigo de manejo del control de ingreso de pacientes. Este campo es opcional y
por tanto puede dejarse en blanco.
Semanas Cotizadas: inIorma las semanas cotizadas para permitir el control de los servicios a los que tiene
derecho el paciente.
Tipo de Riesgo: Seleccione la causa del ingreso del paciente. Puede ser: EnIermedad General y Maternidad,
Accidente de Transito, CatastroIe.
Ingreso: Seleccione la manera de ingreso del paciente. Puede ser: Ambulatorio u Hospitalario.
Ingreso por: Seleccione debido a que, ingresa el paciente. Puede ser: Urgencias, Consulta Externa, Nacido
Hospital, Remitido, Hospitalizacion. Urgencias.
Ingreso relacionado: este campo se usa cuando el ingreso se presenta por un reingreso de accidente de
transito, y la atencion requiere servicios adicionales, por tanto se puede controlar la liquidacion de los topes
para la Iacturacion de accidentes de transito.

Modulo Admisiones

Valor Remitido: Solo cuando es accidente de transito, indique el valor remitido de la entidad que presto
primero sus servicios al paciente.
Salario mnimo: establece el salario con el cual se debe eIectuar la liquidacion de los servicios de salud
prestados.
Diagnostico Previo: Diagnostico previo al ingresar el paciente a la institucion. se busca con F5.
Liquidar: Seleccione la Iorma de liquidar al paciente, ya sea por: Cuota Moderadora o Copago. Si el
paciente es aIiliado escoja Cuota Moderadora. Si es Particular o Vinculado con capacidad de pago, no se
puede llenar ninguna de las dos opciones. Si es BeneIiciario escoja cualquiera de las dos opciones
dependiendo de la atencion.
rea de servicios: codigo del area de servicio en la que se presenta el ingreso del paciente de acuerdo con
las patologias o por el motivo de la solicitud de atencion.
Contrato: Digite o Busque con F5 el contrato al cual pertenece el paciente es decir la seguridad social.
Plan: Digite o busque con F5 el tipo de plan al cual pertenece el paciente si es contributivo, Vinculado,
subsidiado, etc.
Fecha Hospitalizacin: corresponde con la Iecha y hora en la que se registra eIectivamente la asignacion de
cama y el ingreso a hospitalizacion.
Cama: Si el paciente ingreso por la opcion Hospitalaria, pregunta la cama en donde se va a ubicar. y muestra
su estado, ya sea: ocupada o desocupada. (Las camas son creadas desde el modulo Hospitalizacion).
Centros de Atencin: Digite el codigo del centro de atencion donde se liquidara al paciente.
Motivo de atencin: seleccione dentro del combo el motivo que corresponda de acuerdo con las opciones
establecidas.
Requerimientos: Son los documentos que debe tener el paciente para ser atendido, es de caracter
inIormativo. Presione clic en el boton y se desplegara la siguiente pantalla:

Cantrato: corresponde al codigo del contrato deIinido para el paciente.
Plan: es la llave contrato plan para determinar el cubrimiento de los servicios que se realizaran al paciente.
Plantilla: Es la agrupacion de los requerimientos, exigidos al paciente, para que el servicio de salud sea
prestado.
Requerimiento: aparecen el total de los requerimientos de documentos deIinidos para este contrato.
Tramite: es un campo texto donde se indica las especiIicaciones de cada requerimiento, pueden ser
requerimientos de documentos o de procesos administrativos.

Realice un clic en el boton para Guardar el requerimiento. Presione el boton
Fecha de Ingreso: El sistema muestra la Iecha del servidor por deIecto, sin embargo usted la puede
modiIicar.
# Remisin: Digite el numero que indica que el paciente viene remitido de otro Centro de Salud.

Modulo Admisiones

Mdico: Digite el Codigo del medico que atiende el caso.
Fecha de Remisin: Digite la Iecha en que es remitido el paciente.
Usuario: Digite el codigo de usuario del sistema que creo el registro.
Municipio: establece el codigo del municipio del que viene el paciente.
IPS: identiIica el codigo de la Institucion Prestadora de servicios de salud donde se atendio inicialmente al
paciente.
# Autorizacin: Digite el numero que indica que el paciente esta autorizado por la EPS.
Nombre, Direccin y Telfono del Acudiente: Ingrese los datos personales de la persona que acompaa al
paciente. Si no tiene acudiente lo puede dejar en blanco
Observaciones: .campo texto donde se ingresa notas respecto al ingreso del paciente.
Especialidad: este campo es alimentado por la especialidad del medico tratante determinado en el ingreso.
al hacer clic en el boton de Verificacin De Derechos se despliega la siguiente pantalla:

Esta opcion tiene como objetivo determinar si el paciente se encuentra dentro de las Bases de Datos de la
entidad con las cuales se tiene contrato de prestacion de servicios. Esta pantalla sera expliacada puntualmente
dentro de este mismo manual mas adelante.
Presione el boton o el boton Guardar para grabar el registro. Al guardar el registro se
desplegara la pantalla Imprimir Ingresos:

Paciente: El sistema muestra el codigo y el nombre del paciente que ingresa.
Ingreso: El sistema muestra el codigo de ingreso asociado al paciente.
Imprimir Ingreso: Seleccione si desea o no imprimir el ingreso del paciente, e ingrese el numero de copias.

Modulo Admisiones

Tipo de Impresin: elija la opcion de impresion de acuerdo con el tipo de papel y/o presentacion predeIinida
del ingreso.

Imprimir Stickers y carnet: Seleccione si desea o no imprimir stickers.y/o carnet Si acepta imprimir digite
cuantos son, puede ser 2 a 98 stickers.
Presione el boton o el boton para grabar el registro. Presione el boton para
descartar los cambios y salir de la ventana.

Cmo Registrar el Ingreso de Pacientes por Urgencias

Esta opcion permite registrar la inIormacion relacionada con el ingreso del paciente por Urgencias. Para ello:

2. Seleccione la opcion Ingresos por Urgencias. A continuacion se desplegara la siguiente ventana:

Cdigo Digite el codigo del paciente.
Documento: Seleccione el tipo de documento de si es Cedula, Cedula de extranjeria, Tarjeta Identidad,
Registro Civil, Pasaporte, Adulto sin identiIicar, Menor sin identiIicar, Numero Unico.
Numero: Automaticamente el sistema toma el Codigo, anteriormente digitado.
Lugar de Expedicin: Digite el lugar donde se expidio la Cedula
Nombres y Apellidos: identiIique los dos nombres y apellidos en lo posible.
Semanas Cotizadas: inIorma las semanas cotizadas para permitir el control de los servicios a los que tiene
derecho el paciente.
Tipo Paciente: Seleccione el tipo de paciente si es contributivo, Subsidiado, Vinculado, particular y otro.
Estrato: Digite el estrato del paciente.
Sexo: seleccione el sexo del paciente.
Tipo de Riesgo: Seleccione la causa del ingreso del paciente. Puede ser: EnIermedad General y Maternidad,
Accidente de Transito, CatastroIe.

Modulo Admisiones

Ingreso: Digite el codigo del ingreso si es para modiIicar o consultar. Si no existe, el sistema por deIecto lo
llenara de ceros y continue como si Iuera un nuevo ingreso.
Capacidad de pago: establezca si el vinculado tiene o no capacidad de pago si se le indica que tiene
capacidad de pago .el paciente sera tratado como particular.
Ingreso: Seleccione la manera de ingreso del paciente. Puede ser: Ambulatorio u Hospitalario.
Contrato: Aparece el codigo y el nombre del contrato relacionado con el paciente que ingresa.
Plan: Aparece el codigo y el nombre del plan relacionado con el paciente que ingresa.
Fecha de Ingreso: Digite la Iecha y hora en que ingreso el paciente.
Medico: digite o busque con F5 el medico que lo atendera.
Diagnostico previo: corresponde a la patologia identiIicada en el momento del ingreso.
Observaciones: Digite algo descriptivo acerca del paciente.
Liquidar: Seleccione la Iorma de liquidar al paciente, ya sea por: Cuota Moderadora o Copago. Segun el
cobro que se va ha realizar de acuerdo con el regimen al que pertenece el paciente y el tipo de riesgo por el
que ingreso.
Cama: Si el paciente ingreso por la opcion Hospitalaria, pregunta la cama en donde se va a ubicar. Y muestra
su estado, ya sea: ocupada o desocupada. (Las camas son creadas desde el modulo Hospitalizaciones, pero
pueden ser creadas en esta opcion, para mayor inIormacion consulte con este modulo).
Plan: Aparece el codigo y el nombre del plan relacionado con el paciente que ingresa.
Presione el boton o el boton Guardar para grabar el registro. Al guardar el registro se
desplegara la pantalla Imprimir Ingresos:

Paciente: El sistema muestra el codigo y el nombre del paciente que ingresa.
Ingreso: El sistema muestra el codigo de ingreso asociado al paciente.
Imprimir Ingreso: Seleccione si desea o no imprimir el ingreso del paciente, e ingrese el numero de copias.
Tipo de Impresin: elija la opcion de impresion de acuerdo con el tipo de papel y/o presentacion predeIinida
del ingreso.
Imprimir Stickers y carnet: Seleccione si desea o no imprimir stickers.y/o carnet Si acepta imprimir digite
cuantos son, puede ser 2 a 98 stickers.
Presione el boton para generar las impresiones correspondientes. Presione el boton

RECUERDE...
Si desea consultar la inIormacion de algun campo, presione clic en el boton Buscar Si no existe la
inIormacion en el campo que requiere , presione clic en el boton Nuevo para que lo pueda crear.

Modulo Admisiones

Cmo Registrar el Fondo de Solidaridad y Carantia (FOSYCA)

Esta opcion permite registrar la inIormacion cuando el ingreso del paciente ha sido por causa de una
catastroIe. Para ello:

2. Seleccione la opcion Fondo de Solidaridad y Garanta. A continuacion se desplegara la siguiente
ventana:

Paciente: Digite el codigo del paciente. Al ingresarlo se llenan los datos personales del paciente.
Ingreso: Debe veriIicar que el ingreso del paciente halla sido por una catastroIe, si no es imposible continuar.

SITIO Y NATURALEZA DE LA CATASTROFE

Fecha: Ingrese la Iecha en que ocurrio la catastroIe, en la Iorma DD/MM/AA.
Direccin: Ingrese la direccion del lugar donde ocurrio la catastroIe.
Municipio y Departamento: Digite el codigo del municipio y departamento donde ocurrio la catastroIe.
Zona: Seleccione la zona donde ocurrio la catastroIe, puede ser: rural o urbana.
Seleccione la causa de la catastroIe puede ser: Natural, Tecnologico o Terrorista.
Naturales: Si Iue por una causa natural escoja alguna de las siguientes opciones: Huracan, Incendio,
Avalancha, Inundacion, Deslizamiento de tierra, Sismo. Si no es ninguna de las que se encuentran citadas,
escoja la opcion otros y digite al Irente el nombre de la causa natural.
Tecnolgicos: Si Iue por esta causa, escoja alguna de las siguientes opciones: Corrosivo, Sustancias Toxicas,
Envenenamiento, Incendio. Si no es ninguna de las que se encuentran citadas, escoja la opcion otros y digite
al Irente el nombre de la causa.
Terrorista: Si Iue por esta causa, escoja alguna de las siguientes opciones: Explosion, Incendio. Si no es
ninguna de las que se encuentran citadas, escoja la opcion otros y digite al Irente el nombre de la causa.

ATENCION MEDICA Y REFERENCIA

Modulo Admisiones

Fecha de Ingreso: Este campo es de caracter inIormativo, muestra la Iecha en que el paciente ingreso.
Fecha de Egreso: Ingrese la Iecha de salida del paciente; si el paciente ya ha sido dada de alta, el sistema
muestra cual Iue la Iecha.
Das: Muestra los dias en los que el paciente estuvo en el Hospital, es de caracter inIormativo.
Historia Clnica: Digite el numero de la carpeta o documento del paciente que ingreso al Hospital.
Diagnstico Ingreso y Egreso: Digite el diagnostico cuando ingreso el paciente al hospital y el diagnostico
correspondiente a cuando salio el paciente.
Tratamiento: Seleccione el tipo de tratamiento que se le debera dar al paciente. Puede ser: Observacion,
Ambulatorio, Hospitalizacion y Rehabilitacion.
Tipo: Seleccione una de las siguientes opciones:
Remisin: Si el paciente es remitido a otro Centro de Salud. Si escoge esta opcion digite el Centro de Salud
u Hospital al que Iue reIerido el paciente, la ciudad y la Iecha.
Orden de Servicio: Si el paciente necesita de una orden para ser atendido.
Interconsulta: Si de acuerdo con la valoracion que hace el medico general el paciente debe ser remitido a un
especialista.
Transferencia Tecnolgica: Si el Hospital en el que se encuentra el paciente, no cuenta con los recursos
tecnologicos para realizarle examenes o procedimientos especializados, debera realizar una transIerencia.

DATOS SOBRE LA VICTIMA

Modulo Admisiones

Causa de la Muerte: Ingrese las causas de la muerte del paciente.
Mdico: Digite el codigo del medico que dio la aprobacion de que el paciente esta muerto.
Fecha Muerte: Ingrese la Iecha de la muerte del paciente, en la Iorma DD/MM/AA.

RECUERDE...
Si ya existe algun campo que debe digitar, pero no se acuerda presione clic en el boton Buscar . Si no
existe el campo, presione clic en el boton Nuevo para que lo pueda crear.

Cmo Registrar el Formulario Unico de Reclamacin (FUR)

Esta opcion permite registrar la inIormacion cuando el ingreso del paciente ha sido por causa de un accidente
de transito. Para ello:

2. Seleccione la opcion Formulario Unico de Reclamacin. A continuacion se desplegara la siguiente
ventana:

Modulo Admisiones

Paciente: Digite el codigo del paciente. Al digitarlo se llenan los datos personales del paciente.
Ingreso: Debe veriIicar que el ingreso del paciente halla sido por un Accidente de Transito, si no es imposible
continuar.

DATOS DEL PACIENTE
Condicin Accidentado: Seleccione si el paciente es el ocupante o es el peaton.
Estado de Embriaguez: Seleccione el estado en que llego el paciente.
Conciencia: Seleccione el estado en que llego el paciente. Puede ser en estado de: Alerta, Obnubilado,
Estuporoso, Coma, Glasgow.
Signos Vitales: Digite los signos vitales con que llego el paciente:
TA: Tension arterial en milimetros de mercurio (mm Hg).
Fr: Frecuencia respiratoria por minuto (x min).
Fc: Frecuencia cardiaca por minuto (x min).
T: Temperatura en grados centigrados (C).
Fecha y Direccin: Ingrese la Iecha en la Iorma DD/MM/AA y la direccion del accidente.
Municipio y Departamento: Digite el codigo del municipio y departamento donde ocurrio el accidente de
transito. Y deIina si es una zona rural o urbana.
Informe: Ingrese el inIorme de lo ocurrido en el accidente.

VEHICULO Y CONDUCTOR
Marca, Placa, Tipo: Digite la marca, la placa y el tipo de vehiculo causa del accidente.
Asegurado: Seleccione si el vehiculo esta o no asegurado, o si es un carro Iantasma.
Aseguradora: Si el vehiculo esta asegurado, digite el codigo del contrato de la aseguradora.
Plan: Digite el codigo del plan, que cubre la aseguradora, con el que se va a liquidar.

Modulo Admisiones

Sucursal: Ingrese el nombre de la sucursal donde esta inscrito el vehiculo.
Pliza SOAT: Digite el numero del Seguro obligatorio por Accidentes de Transito.
Fecha de expedicin y vencimiento: Ingrese la Iecha correspondiente a la expedicion y al vencimiento de la
poliza, en la Iorma DD/MM/AA.
Poliza: determine si el tipo de poliza es Ialsa, vencida o no hay datos, haciendo uso de esta condicion se
predeIine el diligenciamiento de los campos en la impresion de los reportes.
Nombre del Conductor: Ingrese el nombre del conductor con sus datos personales: Documento de
identiIicacion, Direccion, Ciudad y TeleIono.

ATENCION ACCIDENTE

Fecha de Ingreso: Este campo es de caracter inIormativo, muestra la Iecha y hora en que el paciente ingreso.
Fecha de Egreso: Ingrese la Iecha de salida del paciente; si el paciente ya ha sido dada de alta, el sistema
muestra cual Iue la Iecha.

Modulo Admisiones

Das: Muestra los dias en los que el paciente estuvo en el Hospital, es de caracter inIormativo.
Historia Clnica: Digite el numero de la carpeta o documento del paciente que ingreso al Hospital.
Diagnstico Ingreso y Egreso: Digite el diagnostico cuando ingreso el paciente al hospital y el diagnostico
correspondiente a cuando salio el paciente.
Tratamiento: Seleccione el tipo de tratamiento que se le debera dar al paciente. Puede ser: Observacion,
Ambulatorio y Hospitalizacion.
Declaracin de: Digite el nombre de la persona que dio la inIormacion acerca del accidente y su
identiIicacion.

DATOS POSITIVOS

La Cabeza y Organos de los sentidos, Cuello, Torax y Cardiopulmonar, Abdomen, Genitourinario, Pelvis,
Dorso y Extremidades, Neurologico e Impresion Diagnostica.

REMISIN

Modulo Admisiones

Remitido a: Digite el codigo del centro de salud u Hospital al que Iue remitido el paciente, la ciudad y la
Iecha.
Causa de la Muerte: Ingrese las causas de la muerte del paciente.
Mdico: Digite el codigo del medico que dio la aprobacion de que el paciente esta muerto.
Fecha Muerte: Ingrese la Iecha y la hora de la muerte del paciente, en la Iorma DD/MM/AA HH:MM.

RECUERDE...
Si ya existe algun campo que debe digitar, pero no se acuerda presione clic en el boton Buscar . Si no

Cmo Hacer el Registro de Egresos

Esta opcion permite registrar la inIormacion cuando el paciente egresa del centro de salud u hospital. Para
ello:

2. Seleccione la opcion Registro de Egresos. A continuacion se desplegara la siguiente ventana:

Egreso: Digite el codigo correspondiente al egreso del paciente. Si no existe presione enter el sistema por
deIecto lo llenara de ceros, continue como un nuevo egreso.
Paciente: Digite el codigo del paciente. Al digitarlo se llenan los datos personales del
paciente.
Ingreso: Digite el codigo del ingreso del paciente.
Epicrisi: determina el numero de epicrisis existente para el ingreso.

Modulo Admisiones

DATOS 1
Municipio y Departamento: Digite el codigo del municipio y departamento donde se encuentra el paciente.
Y deIina si es una zona rural o urbana.
Admitido por: Cuando se digita el codigo del ingreso, debe aparecer la causa del ingreso del paciente.
Mdico: Digite el codigo del medico que aprueba el egreso del paciente.
Institucin Aseguradora : Seleccione cual es la institucion que tiene asegurado al paciente. Puede ser: ISS,
Cajas de Prevision, Otras EPS, ninguna.
Das de Incapacidad : Digite el numero de dias de incapacidad que se le dio al paciente.
Horas de Observacin: Digite el numero de horas que el paciente estuvo en observacion.
Fecha de Ingreso: Al digitar el codigo de ingreso el sistema muestra la Iecha de ingreso.
Fecha de Egreso Ingrese la Iecha y la hora correspondiente al egreso del paciente. Recuerde que el Iormato
es DD/MM/AA HH:MM.
Das: Es el numero de dias que el paciente duro en el Hospital.
Eps: Cdigo de la entidad que se encarga del cubrimiento de la atencion del paciente; este campo se habilita
cuando la institucion aseguradora es otra EPS:
DATOS 2

Diagnstico Previo: Digite el codigo del diagnostico antes de entrar el paciente.
Diagnstico Posterior: Digite el codigo del diagnostico cuando salio el paciente.
Diagnostico relacionado 1: En caso de tener otros diagnosticos diIerentes al previo y al posterior llene este
campo buscando el diagnostico respectivo con la lupa o con la tecla F5.
Diagnostico relacionado 2: En caso de tener otros diagnosticos diIerentes al previo, al posterior y al
diagnostico 1, llene este campo buscando el diagnostico respectivo con la lupa o con la tecla F5.
Diagnostico relacionado 3: En caso de tener otros diagnosticos diIerentes al previo, al posterior, al
diagnostico 1, Diagnostico 2, llene este campo buscando el diagnostico respectivo con la lupa o con la tecla
F5.
Diagnstico de la Complicacin: Digite el codigo del diagnostico si el paciente se complico.
Tipo de Riesgo: Seleccione el tipo de riesgo por el que ingreso el paciente.
Embarazo: Si el paciente es una mujer, diga si esta embarazada o no. Si lo esta en que trimestre del
embarazo se encuentra.
Finalidad de la consulta: de acuerdo con la generacion automatica de RISP se debe establecer la Iinalidad de
la atencion, pueden ser atencion del parto, atencion del recien nacido, Atencion en planiIicacion Iamiliar entre
otras.
Certificado Mdico: Seleccione si existe o no certiIicado medico.

Modulo Admisiones

Croquis o Denuncia: Si la remision Iue por accidente de transito, seleccione Si.
Informe patronal: Seleccione si es o no necesario el inIorme.

DATOS 3

Estado del Paciente al Egreso: Seleccione el estado en que se encuentra el paciente en el momento del
egreso. Puede ser: Mejor, Igual o Peor, Muerto antes de 48 horas, Muerto despues de 48 horas. Si escoge
alguna de las dos ultimas opciones se habilita la Iecha y la causa de la muerte.
Fecha de Muerte: Ingrese la Iecha y la hora de la muerte del paciente. Recuerde que el Iormato es
DD/MM/AA HH:MM.
Causa de Muerte: Digite el codigo de la causa de la muerte.
Tipo de Intervencin Realizada en Ciruga: Ingrese el tipo de intervencion que se le realizo al paciente en
la sala de cirugia.
Tipo de Discapacidad y Grado de Discapacidad: Seleccione el tipo y el grado de discapacidad que tiene el
paciente en el momento de salir. Ya sea a raiz de la cirugia o de cualquier otro procedimiento hecho en el
Hospital.

Egreso del Servicio: Seleccione el servicio de donde Iue atendido el paciente.
Conducta: Seleccione el tipo de conducta para el egreso del paciente.
Probable manera de muerte: determina las posibles Iormas en las que muere el paciente, puede ser natura,
suicidio, homicidio, accidente de transito, otro accidente, indeterminado, herido
Parto: Si el paciente es una mujer, seleccione si tuvo un parto o no. Si selecciono SI, diligencie los datos de
la pestaa Datos 4.

DATOS 4

Nacimiento - Aborto Atendido por: Seleccione por quien Iue atendida la paciente.
Fecha de Nacimiento: Digite la Iecha y la hora de nacimiento. Recuerde que el Iormato es DD/MM/AA
HH:MM
Semanas de Gestacin: Digite el numero de semanas de gestacion que tiene la paciente. (Maximo 36
semanas).
Control Prenatal: Seleccione si antes del parto la paciente tuvo control.
Plan de Beneficio que cubre el parto: con la lupa o con la tecla F5 busque el contrato y el plan que cubre el
parto.

Modulo Admisiones

Tipo de Parto: Seleccione como Iue el tipo de parto. Ya sea: Espontaneo, Intervenido o por Cesarea.
A continuacion se encuentran el espacio para llenar la inIormacion maximo de tres partos:
Sexo: Seleccione el sexo del recien nacido. Puede ser F Iemenino, M masculino, I indeterminado.
Fecha y hora de nacimiento: ingrese la Iecha y hora del nacimiento para cada nacido.
Peso y Talla: Ingrese el peso y la talla correspondiente al recien nacido.
Estado: Seleccione si el recien nacido esta V vivo o M muerto.
Apgar: establezca de 1 a 10 la respuesta a reacciones del recien nacido.
Diagnstico: codigo CIE 10 que establece la patologia del nacimiento.
Si el recien nacido esta muerto, diligencia la inIormacion acerca del Diagnstico, Causa, Fecha y Hora de
la muerte.

DATOS 5

En esta pestaa se registra lo concerniente a la administracion de anestesia al paciente durante la atencion.
Fecha: corresponde a la Iecha y hora en la que se le aplique anestesia.
Servicio: area intrahospitalaria donde se le aplico anestesia.
Anestesia: Aclaracion respecto al tipo de anestesia administrad al paciente, incluya la sala en la que se
atendio con anestesia y el tiempo que duro el paciente bajo eIectos anestesicos.

Modulo Admisiones


RECUERDE...
Si ya existe algun campo que debe digitar, pero no se acuerda presione clic en el boton Buscar ; Si no

Cmo Imprimir Ingresos

Esta opcion permite determinar las condiciones de impresion de los ingresos de pacientes. Para ello:

2. Seleccione la opcion Impresin de Ingresos. A continuacion se desplegara la siguiente ventana:

Ingreso: Digite el rango de Ingreso que desea imprimir.
Fecha: IdentiIica el DD/MM/AA inicial y Iinal que desea imprimir.
Tipo de Impresin: Seleccione en que papel desea la impresion.
Destino: seleccione como desea la impresion si en pantalla, impresora o Archivo
para salir de la ventana.

Cmo Imprimir Carnets


2. Seleccione la opcion Impresin de Carnets. A continuacion se desplegara la siguiente ventana:

Modulo Admisiones

Listar por: permite deIinir si se debe ordenar el reporte por Codigo o Documento de identiIicacion.
Cdigo Documento: elija el Iiltro para la generacion de las impresiones por codigo o documento.

Cmo Imprimir Impresin de certificados de afiliacin


2. Seleccione la opcion Impresin de Certificados de Afiliacin. A continuacion se desplegara la
siguiente ventana:

Listar por: permite deIinir si se debe ordenar el reporte por Codigo o Documento de identiIicacion.
Cdigo Documento: elija el Iiltro para la generacion de las impresiones para las aIiliaciones.
Incluir grupo familiar: veriIque si en la impresion se requiere la relacion con le grupo Iamiliar.

Modulo Admisiones

Cmo Imprimir Epicrisis

Esta opcion permite hacer la impresion de la Epicrisis o resumenes de historia clinica de las atenciones
seleccionadas. Para ello:

2. Seleccione la opcion Impresin de Epicrisis. A continuacion se desplegara la siguiente ventana:

Egresos: ingrese el rango de ingresos para los cuales se requiere imprimir los resumenes de atencion.

Cmo Crear Archivos Planos de Recin Aacidos

Esta opcion permite crear y Guardar la inIormacion en un archivo plano para los recien nacidos. Para ello:

1. Ingrese al menu Utilidades
2. Seleccione la opcion Archivo Plano Recin Nacidos. A continuacion se desplegara la siguiente
ventana:

Plan de Beneficios: Digite el rango de los codigos de plan de beneIicios para el cual se desea generar el
archivos plano.
Fecha: Digite el rango de Iechas.
Archivo: Digite le nombre donde se va almacenar la inIormacion generada por este proceso, recuerde que se
puede escoger el directorio y la carpeta donde se quiera almacenar la inIormacion.

Modulo Admisiones


Cmo Crear Archivos Planos (RIPS) - Resolucin 3374 .

Esta opcion permite Generar la inIormacion del archivo plano de Registros Individuales de Prestacion de
servicios de salud. IdentiIicando cada archivo plano con el preIijo correspondiente a deIinido en la resolucion
Para ello:

2. Seleccione la opcion Archivo Planos (RIPS) - Resolucin 3374 . A continuacion se desplegara la
ventana correspondiente.

Generada Por: seleccione si la seleccion y generacion de los archivos planos se eIectuara por Periodo o por
Radicacion.
Periodo de Facturacin: IdentiIique la Iecha inicial y Iinal para la cual Iiltraran los registros para Iinalmente
generar el archivo plano.
Contrato: DeIina el rango de Entidad para las que se ejecutaran los RIPS.
Radicacin Facturacin: determina la condicion para el Iiltro de las Iacturas que pudeen incluirse dentro
de los archivos RIPS.
Determine si el codigo del paciente de debe tomar del cdigo de la cdula.
Haga Clic en el boton para que se muestre las Iacturas para el periodo y contrato deIinido.
Incluir en RIPS los medicamentos de ingresos ambulatorios, permite elegir si se incluyen los
medicamentos de los inresos ambulatorios o no.
Establezca si la Iecha de los Rips de Consulta externa se debe tomar de la Iecha de la Iactura o de la cita.
Generar RIPS de consulta segn fecha de factura o de citas
Directorio: determine el camino o path en el que se guardara los RIPS.

Modulo Admisiones

Remisin: Es el consecutivo interno que debe digitar el usuario bajo el cual se identiIicara los archivos planos
del periodo de Iacturacion.
Establezca si la seleccion de las Iacturas se generara por la fecha de Factura por el consecutivo de
radicacin.

RECUERDE...
Se debe elegir un numero de remision diIerente para cada entidad seleccionada, de lo
contrario el sistema validara el consecutivo y no permitira generar los RIPS.
Para eIectuar la seleccion de todos ninguna de las Iacturas haga clic en el boton . Para
Presione el boton Grabar Datos para que aparezca el producto o servicio sobre la grilla, donde se
muestra la relacion de los productos de la remision y usted podra seleccionarlos y modiIicarlos.
Realice un clic en el boton para almacenar el nuevo estrato. Presione el boton

Cmo Cenerar Archivos planos Jinculado y Subsidiado

Esta opcion permite generar el archivo plano de la inIormacion de los pacientes que se atendieron en un
periodo desglosando los, pacientes, procedimientos y servicios prestados y liquidados a subsidiados y
vinculados. Para ello:

2. Seleccione la opcion Archivo Plano Vinculados y Subsidiados. A continuacion se desplegara la
siguiente ventana:

Perioro de Facturacin: determina el rango de Iechas para el ingreso de inIormacion.
Responsble del envo: nombre del Iuncionario encargado de la generacion del archivo plano.
Telfono: digite los datos ubicacion rapida del responsable de la generacion de archivos, incluyendo el E
Mail.
Directorio: ubicacion donde se guardar a el archivo generado.
Consecutivo de Archivo: numero de consecutivo con el que se generarn los archivos planos.

Modulo Admisiones


Cmo Capturar el Archivo Plano Decreto 239.

Esta opcion permite procesar el archivo plano enviado por la EPS, donde se incluyen los pacientes
autorizados para recibir el servicio. Para ello:

2. Seleccione la opcion Captura Archivo Plano Decreto 2390. A continuacion se desplegara la siguiente
ventana:

Contrato- Plan: Digite el codigo del Plan BeneIicios que se va a procesar
Ao- Mes: Ao y al mes correspondiente al archivo enviado por la EPS.
Archivo de: Marque con un clic el tipo de archivo que Iue enviado por la EPS ya sea: Contributivo
Cotizante, Contributivo BeneIiciario, Subsidiado Cabeza de Familia o Subsidiado Integrante del Grupo
Familiar.
Archivo Plano: Oprima clic sobre este campo y le permitira seleccionar el archivo enviado por la EPS.

Cmo generar Archivo Plano resolucin 89

Esta opcion permite capturar el archivo plano de las personas atendidas para el regimen contributivo
subsidiado en un periodo de tiempo deIinido. Para ello:

2. Seleccione la opcion Generacin resolucin 890. A continuacion se desplegara la siguiente ventana:

Modulo Admisiones

Contrato- Plan: Digite el codigo del Plan BeneIicios que se va a procesar
Ao- Mes: Ao y al mes correspondiente al archivo enviado por la EPS.
Archivo de: Marque con un clic el tipo de archivo que puede ser Contributivo o subsidiado
Archivo Plano: Oprima clic sobre este campo y le permitira seleccionar el archivo enviado por la EPS.

Cmo Realizar la Jerificacin de Derechos

Esta opcion permite veriIicar si un paciente en un ao y un mes determinado esta habilitado para recibir el
servicio. Para ello:

2. Seleccione la opcion Verificar de Derechos. A continuacion se desplegara la siguiente ventana:

Ao: Corresponde al ao en curso.
Mes: Seleccione el mes correspondiente, el sistema por deIecto marca el mes en curso.

Modulo Admisiones

Buscar Por: Marque con un clic el item que desea para realizar la busqueda, ya sea, Nmero de
Identificacin, Nombre o Apellido.
De acuerdo con la opcion marcada se habilita el campo para que ingrese la inIormacion correspondiente.
Pantalla de Movimiento ( grilla)
Aparecen todos los datos del paciente relacionados con el numero de IdentiIicacion. Si desea seleccionar
alguno presione OK en la casilla correspondiente.
Al presionar el boton Agregar muestra todos los pacientes segun el criterio de busqueda que pueden
recibir el servicio.

Cmo ingresar pacientes con mltiples planes de beneficio

Esta opcion permite determinar los pacientes que tienen relacion con varias entidades o que se les han
Iacturado servicios para varios planes de beneIicio diIerentes. Para ello:

2. Seleccione la opcion Pacientes con mltiples Planes de Beneficio. A continuacion se desplegara la
siguiente ventana:

Ao: Corresponde al ao en curso.
Mes: Seleccione el mes correspondiente, el sistema por deIecto marca el mes en curso.
Documento: rango de pacientes inicial y Iinal para el que se correra la busqueda y comparacion para detectar
la pertenencia a diIerentes planes de beneIicios.

Modulo Admisiones


Cmo Crabar Archivo Plano Consulta Externa RIPS

Esta opcion permite capturar la inIormacion necesaria para generar el archivo plano de Consulta externa, esta
opcion valida las caracteristicas de cada uno de los campos para evitar errores en la remision del archivo. Para
ello:

2. Seleccione la opcion Archivo Plano Consulta Externa RIPS . A continuacion se desplegara la
siguiente ventana:

Fecha: Dia, mes y ao de realizacion.
Factura: determina el numero de la Iactura que identiIica el registro que se va ha ingresar y que respalda los
servicios de salud.
Consulta: identiIica el procedimiento.
Paciente: trae toda la inIormacion requerida en el archivo plano de la ingresada en la creacion de pacientes.
Finalidad: motivo por el que se presto..... .
Causa Externa: Tipo de riesgo por el que ingreso el paciente y estan deIinidos en el decreto.
Diagnstico Principal: Diagnostico por el que se genero la atencion
Diagnstico Relac.1: Diagnostico secundario generado de la patologia principal
Valor Consulta: valor unitario del procedimiento.
Valor Cuota Moderadora: Valor pagado por el usuario dependiendo del estrato del paciente.
Valor Neto a Pagar: valor liquidado a la EPS.

Modulo Admisiones

Registro Glosado: este campo se oprime para identiIicar la glosa y poder generar el RIPS posteriormente
solo para los registros glosados.
Buscar: Presione el boton para consultar el codigo de los ingresos que desea imprimir.
Presione el boton para salir de la ventana.

Cmo Cenerar Archivo Plano de Consulta Externa RIPS

Esta opcion permite generar el archivo plano de consulta externa para las entidades y periodos para los que se
ha ingresado inIormacion. Para ello:

2. Seleccione la opcion Generar Archivo Plano de Consulta Externa RIPS. A continuacion se
desplegara la siguiente ventana:

Fecha Inicial y fina: Digite el rango de Iecha para la generacion del Archivo Plano de Consulta Externa.
Contrato: identiIique el codigo del contrato, si quiere generar los archivos para todos los contratos deje en
blanco el campo.
Registros a Incluir: elija las condiciones del archivo que generara, puede ser todos los registros que
cumplan el criterio de contrato y Iecha o los registros glosados o los Glosados.
Presione el boton para consultar el codigo de los ingresos que desea imprimir.
Presione el boton para iniciar la generacion del archivo. Presione el boton para
salir de la ventana.

Cmo Imprimir Stickers

Esta opcion permite imprimir los stickers de un rango se ingresos seleccionados. Para ello:

2. Seleccione la opcion Imprimir Stickers. A continuacion se desplegara la siguiente ventana:

Modulo Admisiones

Ingreso: Digite el rango de Ingreso que desea imprimir.
Copia: Digite el numero de copias que desea imprimir por ingreso, pueden ser 2 a 98 stickers.
Presione el boton para iniciar el proceso de impresion. Presione el boton para

Cmo Autorizar usuarios

Esta opcion permite deIinir las autorizaciones a usuarios para consultar ingresos. Para ello:

1.Ingrese al menu Utilidades
2. Seleccione la opcion Autorizacin a usuarios. A continuacion se desplegara la siguiente

Ingrese el cdigo del usuario para ingreso al sistema y determine si tiene o no permiso para consultar los
ingresos creados por otros usuarios.
Presione el boton para iniciar el proceso de impresion. Presione el boton para

Modulo Admisiones

Manejo de Informes (Salidas)

Como Cenerar y Jisualizar los Informes de Admisiones

Los inIormes de Admisiones le permitiran contar con inIormes de soporte para posteriores analisis. Para ello:

1. Ingrese al menu Informes
2. Seleccione la opcion correspondiente al tipo de inIorme que desea generar.
3. Para todas los inIormes, marque la manera en que desea verlos presentados:

Por Pantalla: Si desea ver el inIorme en la pantalla de su computador realice un clic sobre este
icono.

Impreso: Si desea imprimir el inIorme, realice un clic sobre este icono.

En archivo: Si desea generar el inIorme en un archivo, realice un clic sobre este icono.

RECUERDE...
Despues de seleccionar la Iorma como desea ver el inIorme debe presionar para que se realice
la operacion

Descripcin de los informes del sistema

LISTADOS DE INGRESOS

ESTADISTICOS DE INGRESOS: Mediante este inIorme se listara los Ingresos; para ello, se discrimina por
rangos inIerior y superior de Ingreso, usuario, Fecha y Entidad (EPS). Se pueden incluir todos o por tipo de
ingresos. Si es por tipo de ingresos debe escoger si es Ambulatorio u Hospitalario. Ademas indica el destino
del inIorme (Pantalla, impresora o Archivo Plano).
PACIENTES POR EPS: Este inIorme lista un reporte de los pacientes ingresados de acuerdo a las EPS a que
estan aIiliados.
NEGACIONES: listado de las causas de negacion de la prestacion de los servicios de salud, este reporte
puede ser generado por el rangos de codigos.
ESTADOS DE PACIENTES: listado para un rango de pacientes discriminando si se encuentra activo,
inactivo.

LISTADOS DE EGRESOS
ESTADISTICO DE EGRESOS: Permite obtener un inIorme de las estadisticas de egresos, se pueden listar
por Diagnostico, Entidad o Departamento. Para ello se permite seleccionar el destino del inIorme (pantalla,
impresora y archivo plano).

Modulo Admisiones

LISTADOS GENERALES.
Esta opcion permite listar la inIormacion reIerente a las tablas basicas creadas en la aplicacion como son:

PACIENTES: Lista los pacientes existentes en el sistema; permite seleccionar el destino del inIorme
(pantalla, impresora y archivo plano).
ESTRATOS: Este inIorme le muestra la estratiIicacion de los pacientes de acuerdo a los contratos
establecidos entre las Entidades Prestadoras de Salud (EPS) y las Instituciones Prestadoras de Salud (IPS
Indique el destino del inIorme (Pantalla, impresora o Archivo Plano).
BARRIOS: Lista los barrios existentes en la aplicacion. Indique el destino del inIorme (Pantalla, impresora o
Archivo Plano).
EMPRESAS: Lista los diIerentes empresas en que trabajan los pacientes contenidas en la aplicacion. Para
generar este inIorme, se debe especiIicar el destino que puede ser por pantalla, impreso o en archivo.
OCUPACIONES: Permite listar las ocupaciones de los pacientes que existen en el sistema.
ESPECIALIDADES: Permite listar las especialidades medicas que existen en el sistema.
MEDICOS: Permite listar los medicos deIinidos en la aplicacion.
DIAGNOSTICOS: Es un listado que permite visualizar los diagnosticos mas Irecuentes que existen en el
sistema.
MANUAL DE TARIFAS: Permite listar el manual de tariIas deIinidos en la aplicacion.
ENTIDADES ADMINISTRADORAS: Es un listado que permite visualizar las Entidades Administradoras
de Salud EPS mas Irecuentes que existen en el sistema.
CENTROS DE ATENCION: Permite listar los centros de atencion que existen en el sistema.

ESTADISTICO DE TRASLADO POR ESPECIALIDAD: este reporte muestra los traslados entre
especialidades de acuerdo con las especialidades de los medicos, se tiene un rompimiento por Iechas,
especialidades y medicos.

NOTIFICACION EPIDEMIOLOGICO: Se genera el inIorme de comportamiento epidemiologico, para ello
se tiene un Iiltro por diagnosticos y por Iecha de las atenciones generadas en el periodo de tiempo estipulado
en el rango de Iechas.

BENEFICIARIOS DEL COTIZANTE: listado de las personas que aparecen reportadas dentro del sistema
como beneIiciarios de un cotizante conocido, aplica para regimen contributivo, y se lista de acuerdo con el
Iiltro de Iechas hincales y Iinales deIinidas por el usuario.

ESTADISTICO DE CIRUGIAS DEL EGRESO: reporte que muestra los procedimientos quirurgicos
realizados y relacionados con patologias y discriminado el servicio en el que Iue atendido. Este reporte se
obtiene por un rango de Iechas, diagnosticos y servicios.

INFORME DIARIO POR USUARIO: inIorme de actividades por usuario realizando actividades dentro del
modulo de admisiones, el reporte se Iiltra por Iecha y codigo de usuario.

Cmo Accesar los Reportes Cenerados

Esta opcion le permite acceder a los diIerentes reportes generados. Para que dichos reportes se encuentren en
las opciones de este menu deben haber sido previamente creados en la opcion Generador de Reportes del
menu Utilidades del menu principal. Para mayor inIormacion consulte dicho capitulo ubicado al inicio del
presente manual de usuario.

Modulo Admisiones

OPERACIONES NO RUTINARIAS

Cmo Parametrizar El Mdulo De Admisiones

Esta opcion permite crear los parametros con los que se llevara a cabo el procedimiento de admisiones. Para
ello:
2. Seleccione la opcion Parmetros de Admisiones. A continuacion se desplegara la siguiente ventana:

Consecutivo de Ingreso: Digite el codigo consecutivo a partir del cual quiere empezar hacer el registro de
ingresos.
Cdigo IPS: Digite el codigo de la IPS el cual va a parametrizar.
Nivel de Atencin: deIine el nivel de atencion para la prestacion de servicios de salud deIinido por el
Ministerio de salud de acuerdo con el nivel Tecnologico y cientiIico de la institucion.
Egreso con interface Historias Clinicas (Epicrisis): permite deIinir si se eIectuara interIace con el modulo
de historias clinicas alimentando la epicrisis de pacientes.
Consecutivo de Egreso: Digite el codigo consecutivo, que indica a partir de cual se quiere empezar hacer los
egresos.
Manejar Consecutivo de Pacientes: Seleccione si desea manejar o no consecutivos para llevar el codigo de
las historias clinicas, dependiendo del codigo del paciente.
Consecutivo de pacientes: Digite el numero con que se quiere empezar el consecutivo de historias clinicas,
este campo solo se habilita si eligio manejar consecutivo de pacientes.
Permitir Ms de Un Ingreso Por Paciente: Seleccione Si o No. Si usted escoge SI permitira Iacturar mas de
un ingreso por paciente. Si usted escoge NO, debera primero Iacturar un ingreso, cerrarlo y luego continuar
con el siguiente ingreso.
Crear Terceros en Creacin de Pacientes Seleccione Si o No. Si usted escoge SI cada vez que se cree un
paciente, se debe crear un tercero. Si usted escoge NO, no se creara un tercero.
Imprimir Stickers: Seleccione si desea o no imprimir stickers.
Stickers por ingreso: Ingrese cuantos stickers por ingreso desea imprimir.
Manejar Rangos: permite controlar los rangos de consecutivos para los documentos del modulo, manejando
como un inventario de consecutivos para los documentos de Ingresos, egresos, pacientes y Negaciones..

Modulo Admisiones

Realice un clic en el boton para almacenar el nuevo estrato. Presione el boton

RECUERDE...
Usted podra crear terceros, si cuenta con el Modulo de Contabilidad en la opcion Creacin de terceros.

Modulo Admisiones

APNDICE A. - MENSAJES DE ERROR

A continuacion se muestra la tabla de los mensajes de error que se pueden presentar en el manejo del
programa.

MENSAJE SIGNIFICADO SOLUCION
CODIGO DE USUARIO
INVLIDO
Usted digito un cdigo incorrecto de
usuario. O no digito ningn cdigo.
Asegrese que el cdigo de
usuario exista y sea el correcto.
Digtelo nuevamente.
CDIGO DE USUARIO
INVLIDO
Ocurre cuando no se ha digitado
correctamente el cdigo.
Digite el cdigo generalmente
debe ser un nmero.
CDIGO DEL PACIENTE
INVLIDO
Usted digito un cdigo incorrecto en el
campo de paciente en la ventana de
FOSYGA o FUR. O no digito ningn
cdigo.
Asegrese que el cdigo del
paciente exista y sea el correcto.
Digtelo nuevamente.
DATO NO PUEDE SER
VACIO
Usted no ha llenado la informacin
necesaria en la ventana en la que se
encuentra.
Asegrese de llenar
completamente de toda la
informacin necesaria.
DEPARTAMENTO NO
EXISTE
Ocurre cuando en la ventana de
Municipios se escribe un cdigo de
departamento que no existe.
Digite el cdigo correcto, sino lo
recuerda presione clic en el botn
Buscar sino existe presione
clic en el botn Nuevo
LA FECHA NO PUEDE SER
MENOR QUE LA DEL
INGRESO
Ocurre cuando al ingresar la fecha de
hospitalizacin en el ingreso es menor
que la de creacin del Ingreso
Corregir la fecha de hospitalizacin
la fecha de ingreso del paciente
en los Ingresos
PACIENTE TIENE
ANTICIPOS
Este es un mensaje informativo y se
genera cuando el paciente tiene
anticipos sin cruzar.
En el momento de liquidar tener en
cuenta los anticipos que aparecen
a nombre del paciente.
EL CAMPO NO PUEDE
ESTAR EN BLANCO
Sucede cuando la ventana donde se
encuentra trabajando no ha llenado
completamente.
Digite todos los datos
completamente antes de presionar
el botn
EL CDIGO DE MUNICIPIO
NO EXISTE
Ocurre cuando se escribe un cdigo de
municipio que no existe.
Digite el cdigo correcto, sino lo
recuerda presione clic en el botn
Buscar sino existe presione
clic en el botn Nuevo
INGRESO NO EXISTE
Usted dgito un cdigo incorrecto en el
campo de ingreso en la ventana de
Egresos. O no dgito ningn cdigo.
ingreso exista y sea el correcto.
Digtelo nuevamente.
LA CONFIRMACIN DE LA
CONTRASEA NO FUE
EXITOSA CONFRMELA DE
NUEVO.
Ocurre en la ventana de usuarios,
cuando no se ha escrito correctamente
la contrasea, y la confirmacin de
est.
Ingrese con calma la contrasea y
confrmela correctamente.
NOMBRE DE LA Usted no llena el nombre de la Llene completamente los datos

Modulo Admisiones

MENSAJE SIGNIFICADO SOLUCION
ESPECIALIDAD INVLIDA especialidad mdica en la ventana de
especialidades.
correspondientes a esta ventana.
PACIENTE NO EXISTE
Usted dgito un cdigo incorrecto de
pacientes.
paciente exista y sea el correcto.
Si no existe, puede crear un
registro de pacientes.

Modulo Admisiones

APNDICE B. GLOSARIO

ADICIONAL. persona que no pertenece a la Iuerza laboral pero que pertenece al regimen contributivo por que
un Cotizante hace los respectivos aportes al sistema.

AFILIADOS AL SISTEMA: Todo colombiano participa en su condicion de aIiliado al regimen contributivo a
subsidiado, y otros en Iorma temporal en calidad de vinculados.

BENEFICIARIO: es la Iamilia del trabajador.

CENTROS DE COSTO: Son subdivisiones en las cuales se puede agrupar la inIormacion de la empresa para
hacer mas detallada la relacion de ingresos y egresos de la misma.

COPAGO: es una parte del valor del servicio en caso de atencion medico quirurgica y solo son cancelados
por los beneIiciarios. Valor tambien que se determina de acuerdo con el Ingreso Base de Cotizacion (IBC)
de los aIiliados.

COTIZANTE. es el trabajador con capacidad de pago.

CUOTA MODERADORA: Es la Suma en dinero que se paga cada vez que son utilizados los servicios de
salud por parte de las personas pertenecientes regimen contributivo. Lo anterior con el objetivo de
racionalizar el uso del Sistema de Seguridad Social. Se determina de acuerdo al salario minimo legal vigente.

CUOTA MODERADORA: suma de dinero que se paga cada vez que son utilizados los servicios de salud.

EPS. Las Entidades Prestadoras de Salud son las que aIilian a los usuarios y administran la prestacion de los
servicios que hacen las IPS. Por cada aIiliado la EPS recibe una Unidad de Pago por Capitacion (UPC), este
valor lo establece el Consejo Nacional de Seguridad Social en Salud.

FOSYGA. El Fondo de solidaridad y garantia es el que recauda los recursos, controla la compensacion entre
personas de distintos ingresos y riesgos, administra la solidaridad entre los que contribuyen y la poblacion sin
capacidad de pago, ademas cubre ciertos riesgos derivados de eventos catastroIicos y accidentes de transito.

GRILLA. es un cuadro sinoptico donde aparecen las especiIicaciones de un producto o servicio, se encuentra
clasiIicado por columnas en: clase, codigo del producto, cantidad, Iraccion y valor unitario en pesos.

IPS: Las Instituciones Prestadoras de Salud son entidades oIiciales, mixtas, privadas, comunitarias y
solidarias, organizadas para la prestacion de los servicios de salud a los aIiliados del Sistema General de
Seguridad Social en Salud, dentro de las Entidades Promotoras de Salud o Iuera de ellas.

PACIENTE: Es quien se aIilia a una aseguradora (Empresa Promotora de Salud - EPS o Administradora del
Regimen Subsidiado - ARS), mediante un pago (una cotizacion, un aporte proporcional a sus ingresos o un
subsidio publico), que le hace acreedor (Cotizante / cabeza de Iamilia y a sus beneIiciarios) a un plan de
beneIicios (Plan obligatorio de Salud - POS).

PARTICULAR. personas que no cobija la Ley 100 (Policia, Fuerzas Militares, entre otros) se les cobra como
personas con capacidad de pago, es decir el 100 del servicio.

PLAN OBLIGATORIO DE SALUD (P.O.S): El Sistema General de Seguridad Social de Salud crea las
condiciones de acceso a un Plan Obligatorio de Salud para todos los habitantes del territorio nacional. Este
Plan permitira la proteccion integral de las Iamilias a la maternidad y enIermedad general, en las Iases de

Modulo Admisiones

promocion y Iomento de la salud y la prevencion, diagnostico, tratamiento y rehabilitacion para todas las
patologias, segun la intensidad de uso y los niveles de atencion y complejidad que se deIinan.

PLANES DE ATENCIN: Son todos los planes por medio de los cuales pueden ser atendidos los pacientes en
las (IPS) y pueden ser Plan Obligatorio de Salud (POS), POS-S, planes complementarios, seguro obligatorio
de accidentes de transitos (SOAT) eventos catastroIicos (ECAT), accidentes de trabajo y PAB.

PLANES DE BENEFICIO: Son los que amarran el plan de atencion con los contratos.

REGIMEN SUBSIDIADO: es la Iorma que tienen las personas de escasos recursos de acceder a los servicios
de salud en Iorma equitativa.

REGIMEN CONTRIBUTIJO: es otra Iorma que creo la Ley 100 de acercar al Sistema de Salud al cual
pertenecen las personas con capacidad de pago con sus respectivas Iamilias, todas las personas que conIorman
la Iuerza laboral del pais. Se clasiIican por los siguientes estratos.

REGIMEN SUBSIDIADO: es el regimen a traves del cual se acercan al sistema las personas que tienen parcial
capacidad de pago o que no tienen capacidad. Se clasiIica de acuerdo a los siguientes estratos.

REGISTRO: Es una linea de inIormacion digitada al sistema y que cuenta con varios items. Por ejemplo, en
un solo registro pueden ir los items de la cuenta, el valor, el centro de costo.

SEGURO DE SALUD: es el plan de beneficios al que tiene derecho toda la poblacion, tanto los aIiliados del
regimen contributivo como del subsidiado, y su nucleo Iamiliar.

El seguro de salud lo conIorman planes bsicos y complementarios. Los planes basicos son el Plan
Obligatorio de Salud (POS) y el Plan de Atencion Basica (PAB).

SGSSS: El Sistema General de Seguridad Social en Salud tiene como objetivo regular el servicio publico
esencial de salud y crear condiciones de acceso en toda la poblacion al servicio en todos los niveles de
atencion. El cual ampara al trabajador y su Iamilia con el plan obligatorio de salud contemplado en la ley
100/93 y los decretos reglamentarios.

TERCEROS. Son aquellas personas con quienes la empresa mantiene alguna relacion comercial. Por
ejemplo los proveedores, empleados, clientes, etc.

JINCULADOS. son las personas que hasta el momento no pertenecen ni al regimen contributivo, ni al
subsidiado de seguridad social en salud aun siendo sujetos a la Ley 100. Si estas personas tienen capacidad de
pago se les cobra como un particular, es decir el 100 de la cuenta. Pero si no tienen capacidad de pago se
le aplica el regimen del subsidiado.

Modulo Admisiones

INDICE

A
Accidente, 32, 36, 40
AIiliacion, 48
Alternos, 18
Archivo Plano Consulta Externa RIPS, 55
Archivos Planos, 51
Aseguradora, 40
Autorizacion usuarios, 58
B
Barrios, 14, 60
C
CatastroIe, 32, 36
Causa Externa, 56
Centros de Atencion, 29, 30, 60
Consulta, 56
Contrato, 36
D
Decreto 2390, 52
Denuncia, 45
Derechos, 53
Diagnostico, 18, 38, 44
Diagnostico Principal, 56
Diagnostico Relac.1, 56
Diagnsticos, 3, 60
E
Edad, 18
Egreso, 38, 41, 42, 43, 45
Embarazo, 44
Empresas, 15, 60
Entidades Administradoras, 24, 60
Entidades Prestadoras, 25
Epicrisis, 49
EPS, 24
Especialidad, 17
Especialidades, 16, 60
Estratos, 13, 60
F
Fecha, 41, 45
Fondo de Solidaridad y Garantia, 37
Formulario Unico de Reclamacion, 39
G
Galenos, 16
H
Historia Clinica, 49
I
Impresion de Carnets, 48
Impresion de CertiIicados, 48
Impresion de Ingresos, 47
InIormes, 59
Ingreso, 34
Ingreso de Urgencias, 35
Ingresos, 32, 36, 37
IPS, 23, 29
L
Liquidar, 23, 33, 36
Listados Ingresos, 59
M
Manual de TariIas, 23, 60
Medicos, 16, 60
Multiples Planes de BeneIicio, 54
N
NIT, 15
O
Ocupaciones, 15, 60
P
Pacientes, 18, 54, 59, 60
Parametros, 62
Parentescos, 22, 30
Parto, 45, 46
Plan, 36, 40, 66, 67
Plan de BeneIicios, 30
Planes de BeneIicio, 54
Plantilla, 33

Modulo Admisiones

R
Recien Nacidos, 49
Registro de Egresos, 43
Remision, 34, 38
Requerimientos, 33
Resolucion 890, 53
Riesgo, 32, 36, 44
RIPS, 50, 57
S
Salud, 67
SOAT, 67
Stickers, 35, 36, 57
Subsidiados, 51
V
Vinculados, 51

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