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SUPPORT DE COURS ACCESS 2010

Quest-ce quAccess ? Access 2010 est un outil de dploiement et de conception dapplication de base de donnes que vous pouvez utiliser pour effectuer le suivi dinformations importantes. Vous pouvez conserver vos donnes sur ordinateur ou vous pouvez les publier sur le Web afin que dautres puissent utiliser votre base de donnes avec un simple navigateur Web. Bases de donnes relationnelles dans Access Il est parfois ncessaire dutiliser une base de donnes relationnelle pour effectuer le suivi de ce type dinformations : un entrept de stockage de donnes rparties en plusieurs collections de donnes plus petites (les tables) pour liminer les redondances et relies entre elles par les informations quelles ont en commun (les champs). Par exemple, une base de donnes relationnelle ddie la planification dvnements peut inclure une table contenant les informations sur les clients, une autre contenant les informations sur les fournisseurs et une autre avec les informations sur les vnements. Cette dernire table peut contenir un champ la reliant la table des clients et un autre la reliant la table des fournisseurs. De cette faon, par exemple, lorsquun fournisseur change de numro de tlphone, linformation est mise jour dans la table des fournisseurs uniquement, et il nest pas ncessaire de la modifier dans tous les vnements impliquant le fournisseur. Access est un outil qui permet de dvelopper rapidement et facilement des applications de base de donnes relationnelle afin de grer vos informations. Vous pouvez crer une base de donnes pour effectuer le suivi de nimporte quel type dinformations, par exemple, un inventaire, des contacts professionnels ou des procdures dentreprise. En fait, Access est fourni avec des modles que vous pouvez utiliser en ltat pour suivre toute une varit dinformations et qui rendent les choses aises mme pour un dbutant. Lorsque vous ouvrez Access Lorsque vous dmarrez Access 2010, le mode Microsoft Office Backstage apparat : vous pouvez y obtenir des informations sur la base de donnes active, crer une nouvelle base de donnes, ouvrir une base de donnes existante et afficher du contenu propos dans Office.com.

2010 Microsoft Corporation. Tous droits rservs.

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Le mode Backstage contient galement de nombreuses autres commandes que vous pouvez utiliser pour modifier, maintenir ou partager vos bases de donnes. Les commandes dans le mode Backstage sappliquent gnralement aux bases de donnes entires et non aux objets contenus dans une base de donnes. REMARQUE Vous pouvez afficher le mode Backstage tout moment en cliquant sur longlet Fichier. Trouver et appliquer un modle Access fournit de nombreux modles que vous pouvez utiliser pour acclrer la cration de vos bases de donnes. Un modle est une base de donnes prte lemploi contenant toutes les tables, les requtes, les formulaires et les tats requis pour effectuer une certaine tche. Par exemple, vous pouvez avoir recours des modles pour assurer le suivi des problmes, pour grer vos contacts ou pour enregistrer vos notes de frais. Certains modles contiennent des exemples denregistrements afin dillustrer leur utilisation. Vous pouvez utiliser ces modles de base de donnes tels quels ou les personnaliser en fonction de vos besoins. Pour trouver et appliquer un modle votre base de donnes, procdez comme suit : 1. Sous longlet Fichier, cliquez sur Nouveau. 2. Sous Modles disponibles, effectuez lune des oprations suivantes :

Pour rutiliser un modle rcemment utilis, cliquez sur Modles rcents, puis slectionnez le modle de votre choix. Pour utiliser un modle dj install, cliquez sur Mes modles, puis slectionnez le modle de votre choix. Pour trouver un modle sur Office.com, sous Modles Office.com, cliquez sur une catgorie de modle, slectionnez le modle de votre choix, puis cliquez sur Tlcharger pour tlcharger le modle depuis Office.com vers votre ordinateur. REMARQUE Vous pouvez galement rechercher des modles sur Office.com partir dAccess. Dans le champ Rechercher des modles dans Office.com, tapez un ou plusieurs termes de recherche, puis cliquez sur la flche pour lancer la recherche.

3. Vous pouvez galement cliquer sur licne en forme de dossier en regard du champ Nom fichier pour accder lemplacement o vous voulez crer la base de donnes. Si vous nindiquez pas demplacement, Access cre la base de donnes lemplacement par dfaut qui est affich sous le champ Nom fichier. 4. Cliquez sur Crer. Access cre la base de donnes et louvre pour lutiliser. Crer une base de donnes entirement nouvelle Si aucun des modles ne correspond vos besoins ou si vous voulez utiliser dans Access des donnes dun autre programme, vous pouvez dcider quil vaut mieux crer une base de donnes entirement nouvelle. Dans Access 2010, vous avez le choix entre une base de donnes de bureau standard ou une base de donnes sur le Web. Pour crer une nouvelle base de donnes, procdez comme suit : 2010 Microsoft Corporation. Tous droits rservs.

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1. Dmarrez Access. 2. Sous longlet Nouveau dans le mode Backstage, cliquez sur Base de donnes vide ou Base de donnes Web vide. IMPORTANT Votre choix dtermine les fonctionnalits disponibles dans la nouvelle base de donnes. Les bases de donnes de bureau ne peuvent pas tre publies sur le Web, et les bases de donnes Web ne prennent pas en charge les fonctionnalits de bureau, telles que les requtes globales. 3. Sur la droite, tapez le nom de votre base de donnes dans le champ Nom de fichier. Pour modifier lemplacement de cration du fichier, cliquez sur Parcourir en regard du champ Nom de fichier, puis slectionnez le nouvel emplacement et cliquez sur OK. 4. Cliquez sur Crer. Access cre la nouvelle base de donnes, puis ouvre une table vide (appele Table1) en Mode Feuille de donnes. 5. Access place le curseur dans la premire cellule vide de la colonne Cliquer pour ajouter de la nouvelle table. Pour ajouter des donnes, commencez taper ou collez des donnes provenant dune autre source comme indiqu dans la section Coller des donnes dune autre source dans une table Access, plus loin dans ce support. REMARQUES

Lentre de donnes en mode Feuille de donnes est trs similaire lentre de donnes dans une feuille de calcul Excel. La principale contrainte est quil est obligatoire dentrer les donnes dans des lignes et des colonnes contigus, en commenant par langle suprieur gauche de la feuille de donnes. Nessayez pas de mettre en forme vos donnes en insrant des lignes ou des colonnes vides, comme vous le feriez dans une feuille de calcul Excel : cette opration se solderait par une perte despace dans la table. La table ne contient que les donnes. Leur prsentation visuelle se fait dans les formulaires et les tats que vous crez ultrieurement. La structure de la table est cre lors de lentre des donnes. Un nouveau champ est dfini dans la table chaque ajout dune colonne la feuille de donnes. Access dfinit le type de donnes du champ en fonction du type de donnes que vous entrez. Par exemple, si la table contient une colonne dans laquelle vous navez renseign que des dates, Access attribue le type de donnes Date/Heure ce champ. Par la suite, si vous essayez dentrer une valeur qui nest pas une date (comme un nom ou un numro de tlphone) dans ce champ, Access affiche un message vous informant que cette valeur ne correspond pas au type de donnes de cette colonne. Dans la mesure du possible, pensez concevoir une table o chaque colonne contient un type de donnes unique, que ce soit du texte, des dates, des nombres ou toute autre valeur. Cest ainsi que vous faciliterez la gnration de requtes, de formulaires et dtats qui slectionnent uniquement les donnes souhaites. .

Si vous ne souhaitez pas entrer de donnes, cliquez sur Fermer

REMARQUE Access supprimera la Table1 si vous la fermez sans lenregistrer. 2010 Microsoft Corporation. Tous droits rservs.

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Ouvrir une base de donnes Access CONSEIL Pour ouvrir rapidement lune des dernires bases de donnes que vous aviez ouverte, sous longlet Fichier, cliquez sur Rcent, puis cliquez sur le nom du fichier. 1. Sous longlet Fichier, cliquez sur Ouvrir. 2. Cliquez sur le raccourci dans la bote de dialogue Ouvrir ou dans le champ Rechercher dans, cliquez sur le lecteur ou le dossier contenant la base de donnes souhaite. 3. Dans la liste de dossiers, double-cliquez sur les dossiers lun aprs lautre jusqu parvenir au dossier contenant la base de donnes. 4. Une fois que vous avez trouv la base de donnes, effectuez lune des oprations suivantes :
Pour ouvrir la base de donnes en mode douverture par dfaut, double-cliquez dessus. Pour ouvrir la base de donnes en mode daccs partag dans un environnement multi-

utilisateur de sorte que vous et les autres utilisateurs puissiez lire et crire dans la base de donnes en mme temps, cliquez sur Ouvrir. Pour ouvrir la base de donnes en lecture seule afin de pouvoir la consulter mais pas la modifier, cliquez sur la flche en regard du bouton Ouvrir, puis sur Ouvrir en lecture seule. Pour ouvrir la base de donnes en mode exclusif, empchant ainsi toute autre personne de louvrir au mme moment que vous, cliquez sur la flche en regard du bouton Ouvrir, puis sur Ouvrir en exclusif. Pour ouvrir la base de donnes en mode lecture seule, cliquez sur la flche ct du bouton Ouvrir, puis sur Ouvrir en mode lecture seule exclusif. Dautres utilisateurs peuvent ouvrir la base de donnes, mais en lecture seule uniquement. Si la base de donnes ouvrir est introuvable 1. Dans la bote de dialogue Ouvrir, cliquez sur le raccourci vers le Poste de travail ou, dans le champ Rechercher dans, cliquez sur Poste de travail. 2. Dans la liste de lecteurs, cliquez avec le bouton droit sur le lecteur contenant la base de donnes, puis cliquez sur Rechercher. 3. Entrez vos critres de recherche puis appuyez sur la touche ENTRE pour rechercher la base de donnes. 4. Si vous trouvez la base de donnes, ouvrez-la en double-cliquant dessus dans la bote de dialogue Rsultats de la recherche. REMARQUE tant donn que la recherche a t lance dans la bote de dialogue Ouvrir, cliquez sur le bouton Annuler de cette bote de dialogue pour que la base de donnes souvre. Vous pouvez ouvrir directement un fichier de donnes dans un format de fichier externe (tel que dBASE, Paradox, Microsoft Exchange ou Microsoft Excel). Vous pouvez galement ouvrir directement nimporte quelle source de donnes ODBC, telle que Microsoft SQL Server ou Microsoft FoxPro. Access cre automatiquement une base de donnes Access dans le mme dossier que le fichier de donnes, puis ajoute des liens vers chaque table de la base de donnes externe. Utiliser votre nouvelle base de donnes Selon le modle utilis, vous devrez peut-tre effectuer lune des oprations suivantes pour dmarrer la nouvelle base de donnes : 2010 Microsoft Corporation. Tous droits rservs.

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Si Access affiche une bote de dialogue Connexion incluant une liste vide dutilisateurs, utilisez lune des procdures suivantes pour commencer : 1. 2. 3. 4. Cliquez sur Nouvel utilisateur. Compltez le formulaire Dtails de lutilisateur. Cliquez sur Enregistrer et fermer. Slectionnez le nom dutilisateur que vous venez dentrer, puis cliquez sur Connexion.

Si Access affiche une feuille de donnes vide, vous pouvez commencer taper directement les donnes dans la feuille de donnes ou cliquez sur les autres boutons et onglets pour dcouvrir la base de donnes. Si Access affiche une page Mise en route, vous pouvez cliquer sur les liens de cette page pour en savoir plus sur la base de donnes, ou cliquez sur les autres boutons et onglets pour dcouvrir la base de donnes. Si Access affiche un message Avertissement de scurit dans la barre des messages et que vous faites confiance la source du modle, cliquez sur Activer le contenu. Sil est ncessaire de se connecter la base de donnes, vous devrez vous reconnecter.

Ajouter une table Vous pouvez ajouter une nouvelle table une base de donnes existante en utilisant les outils du groupe Tables sous longlet Crer.

REMARQUE Dans la base de donnes Web, seule la commande Table est disponible dans le groupe Tables. Quel que soit le mode utilis en premier lieu, vous pouvez basculer de lun lautre grce aux boutons de modes daffichage situs dans la barre dtat de la fentre Access. Crer une table vide en mode Feuille de donnes Le mode Feuille de donnes permet dentrer directement des donnes. La structure de la table est alors cre en tche de fond. Les noms sont attribus aux champs par incrments numriques (Champ1, Champ2, etc.) et Access dfinit leur type de donnes en fonction du type de donnes que vous y entrez. 1. Sous longlet Crer, dans le groupe Tables, cliquez sur Table . 2. Access cre la table, puis place le curseur dans la premire cellule vide de la colonne Cliquer pour ajouter. 3. Pour ajouter des donnes, commencez taper dans la premire cellule vide ; vous pouvez galement les coller partir dune autre source, comme dcrit plus loin dans cet article.
Pour renommer une colonne (champ), double-cliquez sur len-tte correspondant, puis

tapez le nouveau nom. CONSEIL Attribuez un nom significatif chaque champ afin de pouvoir en dterminer le contenu sans avoir afficher les donnes. 2010 Microsoft Corporation. Tous droits rservs.

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Pour dplacer une colonne, slectionnez-la en cliquant sur son en-tte avant de la faire

glisser lemplacement souhait. Vous pouvez galement slectionner plusieurs colonnes contigus et toutes les faire glisser vers une nouvelle destination. Pour ajouter dautres champs votre table, vous pouvez soit commencer taper dans la colonne Cliquer pour ajouter en mode Feuille de donnes, ou vous pouvez ajouter de nouveaux champs laide des commandes du groupe Ajouter et supprimer sous longlet Champs. Crer une table en mode Cration En mode Cration, vous devez dabord crer la structure de la nouvelle table. Vous pouvez ensuite basculer en mode Feuille de donnes pour entrer des donnes, ou bien vous pouvez entrer des donnes laide dune autre mthode, comme avec un formulaire. REMARQUE Le mode Cration nest pas disponible pour les tables dune base de donnes Web 1. Sous longlet Crer, dans le groupe Tables, cliquez sur Cration de table. 2. Pour chaque champ de la table, tapez un nom dans la colonne Nom du champ, puis slectionnez un type de donnes dans la liste Type de donnes. 3. Vous pouvez entrer des informations supplmentaires dans chaque champ dans la colonne Description. Cette description saffiche dans la barre dtat lorsque le point dinsertion se trouve dans ce champ et lorsquil est utilis comme texte de la barre dtat pour tous les contrles que vous crez en faisant glisser le champ du volet liste de champs vers un formulaire ou un tat, ainsi que pour tous les contrles crs pour ce champ par le biais de lAssistant Formulaire ou tat. 4. Aprs avoir ajout tous les champs, enregistrez la table : Sous longlet Fichier, cliquez sur Enregistrer. 5. Vous pouvez commencer entrer des donnes dans la table tout moment en basculant en mode Feuille de donnes, en cliquant sur la premire cellule vide, puis en tapant les donnes. Vous pouvez par ailleurs coller des donnes partir dune autre source, comme dcrit dans la section suivante. Coller des donnes dune autre source dans une table Access Si les donnes sont stockes dans un autre programme, comme Excel, vous pouvez les copier et les coller dans une table Access. En rgle gnrale, pour optimiser cette opration, il est recommand que les donnes soient dj organises en colonnes, comme dans le cas dune feuille de calcul Excel. Si les donnes sont contenues dans un programme de traitement de texte, il vaut mieux sparer les colonnes de donnes laide de tabulations ou convertir les donnes en tableau dans le programme de traitement de texte avant de les copier. Si les donnes doivent tre modifies ou manipules (par exemple, fractionner les noms complets en prnoms et noms), il est recommand de le faire avant de les copier, notamment si vous navez pas lhabitude dutiliser Access. Lorsque vous collez des donnes dans une table vide, le type de donnes de chaque champ est automatiquement dfini en fonction du type des donnes colles. Par exemple, si un champ coll ne contient que des dates, Access lui applique le type de donnes Date/Heure. Si le champ coll ne contient que les mots oui et non , Access lui applique alors le type de donnes Oui/Non. Pour attribuer le nom des champs, Access se base sur le contenu de la premire ligne de donnes colles. Si le type de cette ligne est similaire aux lignes suivantes, Access dtermine que la premire ligne fait partie des donnes et attribue aux champs des noms gnriques (F1, 2010 Microsoft Corporation. Tous droits rservs.

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F2, etc.). Si la premire ligne de donnes colles nest pas similaire aux lignes suivantes, Access dtermine quelle est constitue de noms de champs. Les champs sont alors nomms en consquence et la premire ligne nest pas incluse dans les donnes. Si Access attribue des noms de champ gnriques, renommez les champs ds que possible pour viter toute confusion. Suivez la procdure ci-dessous : 1. Sous longlet Fichier, cliquez sur Enregistrer pour enregistrer la table. 5. En mode Feuille de donnes, double-cliquez sur chaque en-tte de colonne, puis tapez un nom pour la colonne. 6. Enregistrez nouveau la table. Importer ou lier des donnes issues dune source externe Vous pouvez vouloir utiliser dans Access des donnes collectes dans un autre programme. Vous travaillez peut-tre avec des personnes qui stockent leurs donnes sur dautres programmes, et vous souhaiteriez pouvoir travailler avec leurs donnes dans Access. Ou bien encore, vous utilisez plusieurs sources de donnes et avez besoin dun point de collecte o rassembler vos donnes en vue de les analyser plus avant. Access facilite limportation de donnes, ou la liaison de donnes, partir dautres programmes. Vous pouvez importer des donnes provenant dune feuille de calcul Excel, dune table appartenant une autre base de donnes Access, dune liste SharePoint ou de tout un ventail dautres sources. Le processus varie lgrement en fonction de la source choisie, mais les instructions ci-dessous faciliteront la mise en route : 1. Sous longlet Donnes externes, dans le groupe Importer et lier, cliquez sur la commande correspondant au type de fichier partir duquel vous effectuez limportation. Par exemple, si vous importez des donnes dune feuille de calcul Excel, cliquez sur Excel. Si le type du programme nest pas affich, cliquez sur Plus. REMARQUE Si le type de format adquat napparat pas dans le groupe Importer et lier, il vous faudra peut-tre dmarrer le programme dans lequel les donnes ont t cres, puis utiliser ce programme pour enregistrer les donnes dans un format de fichier courant (fichier texte dlimit, par exemple) avant de les importer dans Access. 2. Dans la bote de dialogue Donnes externes, cliquez sur le bouton Parcourir pour accder au fichier de donnes source ou tapez le chemin daccs complet de ce fichier dans la zone Nom fichier. 3. Cliquez sur loption de votre choix sous Spcifiez le mode et lemplacement de stockage des donnes dans la base de donnes active. Vous pouvez crer une table en utilisant les donnes importes, ajouter les donnes une table existante ou crer une table attache qui conserve un lien avec la source de donnes. 4. Enfin, cliquez sur OK. Selon le choix effectu, la bote de dialogue Lier des objets ou Importer des objets souvre. 5. Utilisez la bote de dialogue pour terminer le processus. La procdure exacte dpend de loption dimportation ou de liaison choisie. 6. Dans la dernire page de lAssistant, cliquez sur Terminer. 2010 Microsoft Corporation. Tous droits rservs.

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Si vous avez choisi limportation, Access demande si vous voulez enregistrer les dtails de lopration dimportation que vous venez deffectuer. 7. Si vous pensez renouveler cette importation, cliquez sur Enregistrer les tapes dimportation, puis entrez les dtails. Vous pouvez ensuite facilement reproduire lopration dimportation en cliquant successivement sur Importations enregistres dans le groupe Importer de longlet Donnes externes, sur la spcification dimportation, puis sur Excuter. 8. Si vous ne souhaitez pas enregistrer les dtails de lopration, cliquez sur Fermer. Access importe les donnes dans une nouvelle table, quil affiche ensuite sous Tables dans le volet de navigation. REQUETES Lorsque vous souhaitez examiner, ajouter, modifier ou supprimer des donnes de votre base de donnes, utilisez une requte. Vue densemble Une requte vise obtenir des rsultats de donnes, effectuer une action sur des donnes, ou les deux la fois. Vous pouvez utiliser une requte dans le but dobtenir une rponse une question simple, deffectuer des calculs, de combiner les donnes de diffrentes tables, ou encore dajouter, modifier ou supprimer des donnes de table. Les requtes que vous utilisez pour extraire les donnes dune table ou pour effectuer des calculs sont appeles requtes Slection. Les requtes qui ajoutent, modifient ou suppriment des donnes sont appeles requtes Action. Vous pouvez galement utiliser une requte pour fournir des donnes un formulaire ou un tat. Dans une base de donnes bien conue, les donnes que vous souhaitez prsenter dans un formulaire ou un tat rsident souvent dans plusieurs tables diffrentes. Par le biais dune requte, vous pouvez assembler les donnes utiliser avant de concevoir votre formulaire ou votre tat. Ouvrir une requte existante Pour ouvrir un objet de base de donnes, y compris une requte, vous pouvez double-cliquer sur lobjet dans le volet de navigation. Examiner un sous-ensemble de donnes dans une table Vous pouvez parfois souhaiter passer en revue lensemble des donnes dune table, tout comme vous pouvez parfois juger bon dexaminer uniquement les donnes de certains champs, quils rpondent ou non certains critres. Pour passer en revue certaines des donnes dune table, utilisez une requte. Supposons que vous souhaitiez examiner une liste de produits et leurs prix. Vous pouvez crer une requte qui renvoie des informations sur les produits et leurs prix en procdant comme suit : 1. Ouvrez la base de donnes 2. Sous longlet Crer, dans le groupe Macros et code, cliquez sur Cration de requte. 2010 Microsoft Corporation. Tous droits rservs.

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3. Dans la bote de dialogue Afficher la table, sous longlet Tables, double-cliquez sur Produits. 4. Fermez la bote de dialogue Afficher la table. 5. Dans la table Produits, double-cliquez sur Nom du produit et Afficher la liste des prix pour ajouter ces champs la grille de cration de requte. 6. Sous longlet Crer, dans le groupe Rsultats, cliquez sur Excuter. La requte sexcute et affiche une liste de produits avec leurs prix. Examiner des donnes issues de plusieurs tables la fois Les tables dune base de donnes bien conue entretiennent des relations logiques. Ces relations existent en fonction des champs que les tables ont en commun. Pour examiner les donnes de tables lies, vous devez utiliser une requte slection. Supposons que vous souhaitez examiner les commandes des clients rsidant dans une ville dtermine. Les donnes sur les commandes et les donnes sur les clients sont stockes dans deux tables dune mme base de donnes. Chaque table comporte un champ Rf client, qui forme la base dune relation un--plusieurs entre les deux tables. Vous pouvez crer une requte qui renvoie les commandes des clients dune ville dtermine (p.ex., Orlans) en procdant comme suit : 1. Ouvrez la base de donnes 2. Sous longlet Crer, dans le groupe Macros et code, cliquez sur Cration de requte. 3. Dans la bote de dialogue Afficher la table, sous longlet Tables, double-cliquez sur Clients et Commandes. 4. Fermez la bote de dialogue Afficher la table. Notez la prsence dune ligne, appele jointure, qui relie le champ ID de la table Clients et le champ Rf client de la table Commandes. Cette ligne indique la relation entre les deux tables. 5. Dans la table Clients, double-cliquez sur Socit et sur Ville pour ajouter ces champs la grille de cration de requte. 6. Dans la grille de cration de requte, dans la colonne Ville, dsactivez la case cocher de la ligne Afficher. 7. Sur la ligne Critres de la colonne Ville, tapez Orlans. En dsactivant la case cocher Afficher, vous empchez la requte dafficher la ville dans les rsultats ; en tapant Orlans sur la ligne Critres, vous indiquez votre souhait dafficher uniquement les enregistrements dont le champ Ville a la valeur Orlans. Dans ce cas, la requte renvoie uniquement les clients rsidant Orlans Socit L et Socit AA. Notez quil nest pas ncessaire dafficher un champ pour lutiliser avec un critre. 8. Dans la table Commandes, double-cliquez sur Rf commande et sur Date de commande pour ajouter ces champs aux deux colonnes suivantes de la grille de cration de requte. 9. Sous longlet Crer, dans le groupe Rsultats, cliquez sur Excuter. La requte sexcute et affiche la liste des commandes des clients dOrlans. 10. Appuyez sur Ctrl+S pour enregistrer la requte. La bote de dialogue Enregistrer sous saffiche. 2010 Microsoft Corporation. Tous droits rservs.

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11. Dans la zone Nom de la requte, tapez Commandes par ville, puis cliquez sur OK. Poser des questions lgrement diffrentes en utilisant les paramtres dune requte Vous pouvez parfois tre amen excuter une requte lgrement diffrente dune requte existante. Vous pouvez modifier la requte dorigine en vue dutiliser de nouveaux critres, mais si vous envisagez dexcuter rgulirement des variantes dune requte dtermine, utilisez plutt une requte Paramtre. Lorsque vous excutez une requte de ce type, vous tes invit spcifier la valeur des champs quelle utilise pour crer les critres de votre requte. Dans lexemple prcdent, vous avez cr une requte qui renvoyait les commandes des clients rsidant Orlans. Vous pouvez modifier cette requte de faon spcifier la ville chaque excution de la requte en procdant comme suit : 1. Ouvrez la base de donnes 2. Cliquez sur la barre de redimensionnement pour afficher le volet de navigation. REMARQUE Cette tape nest pas ncessaire si le volet de navigation est affich. 3. Dans le volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur la requte nomme Commandes par ville (que vous avez cre dans la section prcdente), puis cliquez sur Mode Cration dans le menu contextuel. 4. Dans la grille de cration de requte, sur la ligne Critres de la colonne Ville, supprimez Orlans et tapez [Pour quelle ville ?] . La chane [Pour quelle ville ?] est votre invite de paramtre. Les crochets indiquent que vous souhaitez que la requte invite lutilisateur fournir une entre et le texte (dans le cas prsent, Pour quelle ville ? ) est la question affiche par linvite de paramtre. REMARQUE Vous ne pouvez utiliser ni un point (.) ni un point dexclamation (!) comme texte dans une invite de paramtre. 5. Activez la case cocher sur la ligne Afficher de la colonne Ville pour que les rsultats de la requte affichent la ville. 6. Sous longlet Crer, dans le groupe Rsultats, cliquez sur Excuter. La requte vous invite entrer une valeur pour la ville. 7. Tapez New York, puis appuyez sur Entre. La requte sexcute et affiche les commandes des clients de New York. Mais que se passe-t-il si vous ne savez pas quelles valeurs spcifier ? Vous pouvez intgrer des caractres gnriques linvite pour que votre paramtre soit moins rigide : 8. Sous longlet Accueil, dans le groupe Affichages, cliquez sur Affichage, puis sur Mode Cration. 9. Dans la grille de cration de requte, sur la ligne Critres de la colonne Ville, tapez Comme [Pour quelle ville ?]&"*". Dans cette invite de paramtre, le mot cl Comme, le et commercial (&) et lastrisque (*) entre guillemets permettent lutilisateur de taper une combinaison de caractres, y compris des caractres gnriques, pour renvoyer divers rsultats. Par exemple, si 2010 Microsoft Corporation. Tous droits rservs.

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lutilisateur tape *, la requte renvoie toutes les villes ; si lutilisateur tape L, la requte renvoie toutes les villes dont le nom commence par la lettre L ; et si lutilisateur tape *s*, la requte renvoie toutes les villes dont le nom contient la lettre s . 10. Sous longlet Crer, dans le groupe Rsultats, cliquez sur Excuter. linvite de requte, tapez Nouveau, puis appuyez sur Entre. 11. La requte sexcute, puis affiche les commandes des clients de New York. Spcifier le type de donnes des paramtres Vous pouvez galement spcifier le type de donnes quun paramtre doit accepter. Vous pouvez dfinir le type de donnes de nimporte quel paramtre, mais il est particulirement important de le dfinir pour les donnes de type numrique, monnaie ou date/heure. Lorsque vous spcifiez le type de donnes quun paramtre doit accepter, les utilisateurs reoivent un message derreur plus utile dans lhypothse o ils entrent un type de donnes incorrect (par exemple, du texte alors quune monnaie tait attendue). REMARQUE Si un paramtre est dfini de faon accepter des donnes de type texte, toute entre est interprte comme tant du texte et aucun message derreur ne saffiche. Pour spcifier le type de donnes pour les paramtres dans une requte, procdez comme suit : 1. Aprs avoir ouvert la requte en mode Cration, sous longlet Cration, dans le groupe Afficher/Masquer, cliquez sur Paramtres. 2. Dans la bote de dialogue Paramtres de la requte, dans la colonne Paramtre, tapez linvite de chaque paramtre dont vous souhaitez spcifier le type de donnes. Assurez-vous que chaque paramtre correspond linvite que vous utilisez sur la ligne Critres de la grille de cration de requte. 3. Dans la colonne Type de donnes, slectionnez le type de donnes de chaque paramtre. Effectuer des calculs partir de vos donnes La plupart du temps, les valeurs calcules partir de donnes issues dune mme base de donnes ne sont pas stockes dans des tables. Ainsi, les sous-totaux des produits ne sont pas stocks dans la table Dtails commande de la base de donnes Northwind 2007, car le soustotal dun produit donn est calcul partir des donnes stockes dans les champs Quantit, Prix unitaire et Remise de la table Dtails commande. Dans certains cas, les valeurs calcules peuvent devenir obsoltes, car les valeurs sur lesquelles elles reposent voluent. Par exemple, il ny aurait aucun intrt stocker lge dune personne dans une table, car il faudrait mettre jour cette valeur chaque anne ; la solution consiste plutt stocker la date de naissance de la personne et dutiliser une expression dans une requte pour calculer lge de la personne. Pour crer une requte qui calcule les sous-totaux des produits partir des donnes de la table Dtails commande, procdez comme suit. 1. Ouvrez la base de donnes Northwind configure prcdemment laide de ces tapes. 2. Sous longlet Crer, dans le groupe Macros et code, cliquez sur Cration de requte. 3. Dans la bote de dialogue Afficher la table, sous longlet Tables, double-cliquez sur Dtails commande. 4. Fermez la bote de dialogue Afficher la table. 2010 Microsoft Corporation. Tous droits rservs.

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5. Dans la table Dtails commande, double-cliquez sur Rf produit pour ajouter ce champ la premire colonne de la grille de cration de requte. 6. Dans la deuxime colonne de la grille, cliquez avec le bouton droit sur la ligne Champ, puis cliquez sur Zoom dans le menu contextuel. 7. Dans la zone Zoom, tapez ou collez les lments suivants : Sous-total: ([Quantit]*[Prix unitaire])-([Quantit]*[Prix unitaire]*[Remise]) Cliquez sur OK. Ceci correspond au champ calcul. Le champ calcul multiplie la quantit de chaque produit par leur prix unitaire respectif, multiplie la quantit de chaque produit par le prix unitaire et la remise correspondante, puis retranche la remise totale du prix unitaire total. 8. Sous longlet Crer, dans le groupe Rsultats, cliquez sur Excuter. La requte sexcute et affiche une liste ordonne de produits et de sous-totaux. 9. Appuyez sur Ctrl+S pour enregistrer la requte, puis nommez-la Sous-totaux des produits. Examiner des donnes synthtises ou agrges Lorsque vous enregistrez des transactions ou stockez rgulirement des donnes rcurrentes dans une table, il est commode de pouvoir consulter ces donnes sous forme dagrgats, par exemple des sommes ou des moyennes. Accs vous permet de passer en revue des donnes agrges simples dans nimporte quelle de feuille de donnes en ajoutant une ligne Total. Une ligne Total est une ligne situe au bas de la feuille de donnes qui peut afficher un total cumul ou autre valeur dagrgation. REMARQUE Vous ne pouvez pas ajouter de ligne Total la feuille de donnes dune requte sur le Web. Vous pouvez ajouter une ligne Total la requte Sous-totaux des produits que vous avez cre dans lexemple prcdent en procdant comme suit : 1. Excutez la requte Sous-totaux des produits et laissez les rsultats ouverts en mode Feuille de donnes. 2. Sous longlet Accueil, dans le groupe Enregistrements, cliquez sur Totaux. Une nouvelle ligne apparat au bas de la feuille de donnes, avec le mot Total dans la premire colonne. 3. Cliquez sur la cellule de la dernire ligne de la feuille de donnes nomme Total. Notez quune flche apparat dans la cellule. 4. Cliquez sur cette flche pour afficher les fonctions dagrgation disponibles. Dans la mesure o la colonne contient des donnes de type texte, vous ne disposez que de deux choix : Aucune et Compte. 5. Slectionnez Compte. 2010 Microsoft Corporation. Tous droits rservs.

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Le contenu de la cellule change, passant de Total au nombre de valeurs contenues dans la colonne. 6. Cliquez sur la cellule adjacente (la deuxime colonne). Notez quune flche apparat dans la cellule. 7. Cliquez sur la flche, puis sur Somme. Le champ affiche la somme des valeurs de la colonne. 8. Laissez la requte ouverte en mode Feuille de donnes. Crer une requte totaux pour des synthses plus complexes La ligne Total dune feuille de donnes est trs utile, mais pour des questions plus complexes, vous pouvez utiliser une requte Totaux. Une requte Totaux est une requte slection qui permet de regrouper et de synthtiser des donnes. Par exemple, supposons que vous voulez afficher le total des ventes par produit. Dans une requte Totaux, vous pouvez utiliser Somme, une fonction dagrgation, pour afficher les ventes totales par produit. REMARQUE Vous ne pouvez pas utiliser de fonction dagrgation dans une requte sur le Web. Pour modifier la requte Sous-totaux des produits pour obtenir une synthse des sous-totaux des produits par produit, procdez comme suit. 1. Sous longlet Accueil, dans le groupe Affichages, cliquez sur Affichage, puis sur Mode Cration. La requte Sous-totaux des produits souvre en mode Cration. 2. Sous l'onglet Crer, dans le groupe Afficher/Masquer, cliquez sur Totaux. La ligne Totaux est affiche dans la grille de cration de requte. REMARQUE Bien quelles portent des noms similaires, la ligne Totaux de la grille de cration et la ligne Total dune feuille de donnes ne sont pas identiques :
Vous pouvez effectuer un regroupement par valeurs de champ en utilisant la ligne Totaux

de la grille de cration.
Vous pouvez ajouter une ligne Total de feuille de donnes aux rsultats dune requte

Totaux.
Lorsque vous utilisez la ligne Totaux de la grille de cration, vous devez choisir une

fonction dagrgation pour chaque champ. Si vous ne souhaitez pas effectuer de calcul au niveau dun champ, vous pouvez effectuer un regroupement en fonction de ce champ. 3. Dans la deuxime colonne de la grille de cration, sur la ligne Total, slectionnez Somme dans la liste droulante. 4. Sous longlet Crer, dans le groupe Rsultats, cliquez sur Excuter. La requte sexcute et affiche une liste de produits avec des sous-totaux. 2010 Microsoft Corporation. Tous droits rservs.

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5. Appuyez sur Ctrl+S pour enregistrer la requte. Laissez la requte ouverte. Crer une requte Analyse croise pour ajouter un autre niveau de regroupement Supposons prsent que vous voulez examiner les sous-totaux des produits tout en effectuant un regroupement par mois, de sorte que chaque ligne prsente les sous-totaux dun produit et que chaque colonne prsente les sous-totaux des produits pour un mois donn. Pour afficher les sous-totaux dun produit et prsenter les sous-totaux des produits pour un mois donn, utilisez une requte Analyse croise. REMARQUE Vous ne pouvez pas crer une requte sur le Web qui est une requte Analyse croise. Vous pouvez nouveau modifier la requte Sous-totaux des produits afin que celle-ci renvoie des lignes de sous-totaux de produits et des colonnes de sous-totaux mensuels. 1. Sous longlet Accueil, dans le groupe Affichages, cliquez sur Affichage, puis sur Mode Cration. 2. Dans le groupe Paramtrage de requte, cliquez sur Afficher la table. 3. Dans la bote de dialogue Afficher la table, double-cliquez sur Commandes, puis cliquez sur Fermer. 4. Sous l'onglet Crer, dans le groupe Type de requte, cliquez sur Analyse croise. Dans la grille de cration, la ligne Afficher est masque et la ligne Analyse croise est affiche. 5. Dans la troisime colonne de la grille de cration, cliquez avec le bouton droit sur la ligne Champ, puis cliquez sur Zoom dans le menu contextuel. La zone Zoom souvre. 6. Dans la zone Zoom, tapez ou collez les lments suivants : Mois : "Month " & DatePart("m", [Date de commande]) 7. Cliquez sur OK. 8. Sur la ligne Analyse croise, slectionnez les valeurs suivantes dans la liste droulante : En-tte de ligne pour la premire colonne, Valeur pour la deuxime et En-tte de colonne pour la troisime. 9. Sous longlet Crer, dans le groupe Rsultats, cliquez sur Excuter. La requte sexcute et affiche des sous-totaux de produit, agrgs par mois. 10. Appuyez sur Ctrl+S pour enregistrer la requte. Crer une table partir de donnes issues dautres tables Vous pouvez utiliser une requte Cration de table pour crer une table partir de donnes stockes dans dautres tables. REMARQUE Vous ne pouvez pas crer une requte sur le Web qui est une requte Cration de table. Supposons, par exemple, que vous voulez envoyer des donnes sur les commandes de Chicago un partenaire commercial bas Chicago, qui se sert dAccess pour prparer ses tats. Au lieu 2010 Microsoft Corporation. Tous droits rservs.

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denvoyer les donnes de commande, vous souhaitez limiter les donnes que vous envoyez aux donnes spcifiques aux commandes de Chicago. Vous pouvez crer une requte slection contenant les donnes des commandes de Chicago et utiliser ensuite cette requte slection pour crer la nouvelle table. Pour ce faire, procdez comme suit : 1. Ouvrez la base de donnes. 2. Pour excuter une requte Cration de table, vous devrez peut-tre activer le contenu de la base de donnes laide de la barre des messages, qui apparat sous le Ruban si la base de donnes nest pas approuv lorsque vous louvrez. Montrer comment activer la base de donnes REMARQUE Si votre base de donnes se trouve dans un emplacement approuv, la barre des messages ne saffiche pas et il nest pas ncessaire dactiver le contenu. 3. Fermez le formulaire Bote de dialogue de connexion. 4. Sous longlet Crer, dans le groupe Macros et code, cliquez sur Cration de requte. 5. Dans la bote de dialogue Afficher la table, double-cliquez sur Dtails commande et sur Commandes. 6. Fermez la bote de dialogue Afficher la table. 7. Dans la table Commandes, double-cliquez sur Rf client et sur Ville dexpdition pour ajouter ces champs la grille de cration. 8. Dans la table Dtails commande, double-cliquez successivement sur Rf commande, Rf produit, Quantit, Prix unitaire et Remise pour ajouter ces champs la grille de cration. 9. Dans la colonne Ville dexpdition de la grille de cration, dsactivez la case cocher au niveau de la ligne Afficher. Sur la ligne Critres, tapez Chicago (incluez les guillemets simples). Vrifiez les rsultats de la requte avant de les utiliser pour crer la table. 10. Sous longlet Crer, dans le groupe Rsultats, cliquez sur Excuter. 11. Appuyez sur Ctrl+S pour enregistrer la requte. La bote de dialogue Enregistrer sous saffiche. 12. Dans la zone Nom de la requte, tapez Requte sur les commandes de Chicago, puis cliquez sur OK. 13. Sous longlet Accueil, dans le groupe Affichages, cliquez sur Affichage, puis sur Mode Cration. 14. Sous l'onglet Crer, dans le groupe Type de requte, cliquez sur Cration de table. La bote de dialogue Cration de table saffiche. 15. Dans la bote de dialogue Cration de table, dans la zone Nom de la table, tapez Commandes Chicago , puis cliquez sur OK. 16. Sous longlet Crer, dans le groupe Rsultats, cliquez sur Excuter. 17. Dans la bote de dialogue de confirmation, cliquez sur Oui pour confirmer. La nouvelle table est cre et apparat dans le volet de navigation. REMARQUE Si une table portant le nom que vous avez spcifi existe dj, cette table est supprime avant lexcution de la requte. 2010 Microsoft Corporation. Tous droits rservs.

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18. Sous longlet Crer, dans le groupe Rsultats, cliquez sur Excuter. La table Commandes Chicago existant dj, une bote de dialogue davertissement saffiche lcran. 19. Cliquez sur Non pour annuler laction et fermer la bote de dialogue. Ajouter une table des donnes issues dautres tables Vous pouvez utiliser une requte Ajout pour extraire les donnes dune ou plusieurs tables et ajouter ces donnes une autre table. REMARQUE Vous ne pouvez pas crer une requte sur le Web qui est une requte Ajout. Supposons que vous avez cr une table partager avec un partenaire commercial de Chicago. Or, vous ralisez que le partenaire travaille aussi avec des clients de la rgion de Milwaukee. Vous souhaitez ajouter des lignes la table pour intgrer les donnes de la rgion de Milwaukee avant de partager la table avec votre partenaire. Vous pouvez ajouter les donnes de la rgion de Milwaukee la table Commandes Chicago que vous avez cre en procdant comme suit : 1. Ouvrez la requte nomme Requte Commandes Chicago en mode Cration. 2. Sous l'onglet Crer, dans le groupe Type de requte, cliquez sur Ajout. La bote de dialogue Ajout souvre. 3. Dans la bote de dialogue Ajout, cliquez sur la flche situe dans la zone Nom de la table, puis slectionnez Commandes Chicago dans la liste droulante. 4. Cliquez sur OK. La bote de dialogue Ajout se ferme. Dans la grille de cration, la ligne Afficher disparat, tandis que la ligne Ajouter apparat. 5. Dans la grille de cration, sur la ligne Critres de la colonne Ville dexpdition, supprimez Chicago et tapez Milwaukee. 6. Sur la ligne Ajouter , slectionnez le champ appropri pour chaque colonne. Dans cet exemple, les valeurs de la ligne Ajouter doivent en principe correspondre aux valeurs de la ligne Champ, sans toutefois que cela conditionne le bon fonctionnement des requtes Ajout. 7. Sous longlet Crer, dans le groupe Rsultats, cliquez sur Excuter. Modifier des donnes de faon automatise Vous pouvez utiliser une requte Mise jour pour modifier les donnes de vos tables. De mme, ces requtes vous permettent dentrer des critres de faon spcifier les lignes qui doivent tre mises jour. Enfin, une requte Mise jour offre la possibilit dexaminer les donnes mises jour avant de procder la mise jour proprement dite. IMPORTANT Une requte Action ne peut pas tre annule. Vous avez donc tout intrt effectuer une sauvegarde des tables que vous vous apprtez mettre jour au moyen dune requte Mise jour. 2010 Microsoft Corporation. Tous droits rservs.

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REMARQUE Vous ne pouvez pas crer une requte sur le Web qui est une requte Mise jour. Dans lexemple prcdent, vous avez ajout des lignes la table Commandes Chicago. Dans cette mme table, le champ Rf produit indique la rfrence numrique des produits. Pour des donnes plus exploitables dans les tats, vous pouvez remplacer les rfrences produit par des noms de produits. Pour remplacer cela, vous devez dabord modifier le type de donnes du champ Rf produit de la table Commandes Chicago (de Numrique Texte), de telle sorte que le champ Rf produit puisse accepter des noms de produits. Vous pouvez mettre jour les valeurs de la table Commandes Chicago en procdant comme suit : 1. Ouvrez la table Commandes Chicago en mode Cration. 2. Sur la ligne Rf produit, modifiez le type de donnes en le faisant passer de Numrique Texte. 3. Enregistrez et fermez la table Commandes Chicago. 4. Sous longlet Crer, dans le groupe Macros et code, cliquez sur Cration de requte. 5. Dans la bote de dialogue Afficher la table, double-cliquez sur Commandes Chicago et sur Produits. 6. Fermez la bote de dialogue Afficher la table. 7. Sous l'onglet Crer, dans le groupe Type de requte, cliquez sur Mise jour. Dans la grille de cration, les lignes Tri et Afficher disparaissent, tandis que la ligne Mise jour apparat. 8. Dans la table Commandes Chicago, double-cliquez sur Rf produit pour ajouter ce champ la grille de cration. 9. Dans la grille de cration, sur la ligne Mise jour de la colonne Rf produit, tapez ou collez lexpression suivante : [Produits].[Nom du produit] CONSEIL Vous pouvez utiliser une requte Mise jour pour supprimer des valeurs de champs laide dune chane vide ("") ou NULL sur la ligne Mise jour. 10. Sur la ligne Critres , tapez ou collez lexpression suivante : [Rf produit] Comme ([Produits].[ID]) Le mot cl Comme est ncessaire car les champs que vous comparez contiennent diffrents types de donnes (Rf produit reprsente des donnes de texte, ID reprsente des donnes numriques). 11. Vous pouvez identifier les valeurs qui seront modifies par une requte Mise jour en affichant celle-ci en mode Feuille de donnes. Sous longlet Crer, dans le groupe Rsultats, cliquez sur Affichage, puis sur Mode Feuille de donnes. La requte renvoie la liste des rfrences produit qui seront mises jour. 12. Sous longlet Crer, dans le groupe Rsultats, cliquez sur Excuter. 2010 Microsoft Corporation. Tous droits rservs.

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Aprs avoir ouvert la table Commandes Chicago, vous pourrez constater que les valeurs numriques du champ Rf produit ont t remplaces par les noms de produits de la table Produits. Supprimer des donnes de faon automatise Vous pouvez utiliser une requte Suppression pour supprimer des donnes dans vos tables. De mme, ces requtes vous permettent dentrer des critres afin de spcifier les lignes qui doivent tre supprimes. Enfin, une requte Suppression offre la possibilit didentifier les lignes qui seront supprimes avant de procder la suppression proprement dite. REMARQUE Vous ne pouvez pas crer une requte sur le Web qui est une requte Suppression. Supposons que vous vous apprtez envoyer la table Commandes Chicago (mise jour dans lexemple prcdent) votre partenaire commercial de Chicago et notez que certaines lignes contiennent un nombre de champs vides. Vous souhaitez supprimer ces lignes contenant des champs vides avant denvoyer de table. Vous pourriez simplement ouvrir la table et supprimer manuellement les lignes, mais il peut savrer utile dutiliser une requte Suppression si le nombre de lignes supprimer est consquent et que vous avez des critres clairs selon lesquels les lignes doivent tre supprimes. Vous pouvez utiliser une requte pour supprimer des lignes de la table Commandes Chicago dont le champ Rf commande na pas de valeur. Pour ce faire, procdez comme suit : 1. 2. 3. 4. Sous longlet Crer, dans le groupe Macros et code, cliquez sur Cration de requte. Dans la bote de dialogue Afficher la table, double-cliquez sur Commandes Chicago. Fermez la bote de dialogue Afficher la table. Sous l'onglet Crer, dans le groupe Type de requte, cliquez sur Suppression. Dans la grille de cration, les lignes Tri et Afficher disparaissent, tandis que la ligne Supprimer apparat. 5. Dans la table Commandes Chicago, double-cliquez sur Rf commande pour lajouter la grille. 6. Dans la grille de cration, sur la ligne Critres de la colonne Rf commande, tapez Est Null. 7. Sous longlet Crer, dans le groupe Rsultats, cliquez sur Excuter. FORMULAIRES Un formulaire est un objet de base de donnes que vous pouvez utiliser pour crer linterface utilisateur dune application de base de donnes. Un formulaire li est un formulaire connect directement une source de donnes telle quune table ou une requte. Il peut servir entrer, modifier ou afficher des donnes partir de cette source de donnes. Vous pouvez galement crer un formulaire indpendant qui ne se connecte pas directement une source de donnes, mais qui contient nanmoins des boutons de commande, des tiquettes et autres contrles dont vous avez besoin pour faire fonctionner votre application. Cet article traite principalement des formulaires lis. Les formulaires lis vous permettent de contrler laccs aux donnes en naffichant, par exemple, que certains champs ou lignes de donnes. Par exemple, il est possible que certains utilisateurs naient besoin dafficher que certains champs dune table constitue dune multitude de champs. Si vous leur proposez un formulaire qui ne contient que ces champs, il leur sera plus facile dutiliser la base de donnes. 2010 Microsoft Corporation. Tous droits rservs.

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Vous pouvez galement ajouter des boutons de commande et dautres fonctionnalits un formulaire afin dautomatiser les oprations frquemment effectues. Les formulaires lis peuvent tre compars des fentres travers lesquelles les personnes voient et accdent votre base de donnes. Un formulaire efficace permet dacclrer lutilisation dune base de donnes dans la mesure o les utilisateurs nont pas besoin de rechercher les lments dont ils ont besoin. Un formulaire daspect agrable amliore non seulement la convivialit et lefficacit de la base de donnes, mais il permet galement dviter la saisie de donnes incorrectes. Crer un formulaire laide de loutil Formulaire Loutil Formulaire permet de crer facilement et rapidement un formulaire. Lorsque vous utilisez cet outil, tous les champs de la source de donnes sous-jacente sont placs dans le formulaire. Vous pouvez commencer utiliser le nouveau formulaire immdiatement, ou le modifier en mode Page ou Cration pour ladapter vos besoins. Utiliser loutil Formulaire pour crer un formulaire 1. Dans le volet de navigation, cliquez sur la table ou la requte qui contient les donnes que vous souhaitez faire figurer dans le formulaire. 2. Sous longlet Crer, dans le groupe Formulaires, cliquez sur Formulaire. Access cre le formulaire et laffiche en mode Page. Ce mode vous permet dapporter des modifications la conception du formulaire tout en ayant les donnes affiches. Par exemple, vous pouvez ajuster la taille des zones de texte en fonction des donnes afficher, si ncessaire. Si Access trouve une table qui a une relation un--plusieurs avec la table ou la requte qui a servi la cration du formulaire, Access ajoute au formulaire une feuille de donnes base sur la table ou la requte associe. Par exemple, si vous crez un formulaire standard partir de la table Employs et quune relation un--plusieurs est dfinie entre la table Employs et la table Commandes, la feuille de donnes affiche tous les enregistrements de la table Commandes se rapportant lenregistrement Employ actif. Vous pouvez supprimer la feuille de donnes du formulaire si vous jugez ne pas en avoir besoin. Sil existe plusieurs tables lies par une relation un--plusieurs la table qui a servi crer le formulaire, Access najoute pas de feuille de donnes au formulaire. Crer un formulaire double affichage laide de loutil Formulaire double affichage REMARQUE Vous pouvez ajouter un formulaire double affichage une base de donnes Web, mais vous ne pouvez pas excuter le formulaire moins douvrir la base de donnes Web laide dAccess (en dautres termes, il ne sexcutera pas dans un navigateur Web). Le formulaire double affichage offre deux affichages simultans des donnes : un affichage Formulaire et un affichage Feuille de donnes. Un formulaire double affichage diffre dune combinaison formulaire/sous-formulaire, dans le sens o les deux affichages sont rattachs la mme source de donnes et sont toujours synchroniss. Ainsi, si vous slectionnez un champ dans une partie du formulaire, le mme champ est slectionn dans lautre partie du formulaire. Vous pouvez ajouter, modifier ou supprimer des donnes dans chacune des parties ( condition que la source denregistrement soit modifiable et que vous nayez pas configur le formulaire de faon empcher ces oprations). 2010 Microsoft Corporation. Tous droits rservs.

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Lutilisation de formulaires double affichage offre les avantages des deux genres de formulaires dans un seul et mme formulaire. Par exemple, vous pouvez utiliser la partie feuille de donnes du formulaire pour retrouver rapidement un enregistrement et utiliser ensuite la partie formulaire pour consulter ou modifier lenregistrement. Pour crer un formulaire double affichage laide de loutil Formulaire double affichage : 1. Dans le volet de navigation, cliquez sur la table ou la requte qui contient les donnes que vous souhaitez faire figurer dans le formulaire. Vous pouvez galement ouvrir la table ou la requte en mode Feuille de donnes. 2. Sous longlet Crer, dans le groupe Formulaires, cliquez sur Formulaire double affichage. Access cre le formulaire et laffiche en mode Page. Ce mode vous permet dapporter des modifications la conception du formulaire tout en ayant les donnes affiches. Par exemple, vous pouvez ajuster la taille des zones de texte en fonction des donnes afficher, si ncessaire. Crer un formulaire affichant plusieurs enregistrements laide de loutil Plusieurs lments Lorsque vous crez un formulaire laide de loutil Formulaire, le formulaire cr par Access affiche un seul enregistrement la fois. Si vous avez besoin dun formulaire qui affiche plusieurs enregistrements tout en offrant davantage de possibilits en termes de personnalisation quune feuille de donnes, vous pouvez utiliser loutil Plusieurs lments. 1. Dans le volet de navigation, cliquez sur la table ou la requte qui contient les donnes que vous souhaitez faire figurer dans le formulaire. 2. Sous longlet Crer, dans le groupe Formulaires, cliquez sur Plus de formulaires, puis sur Plusieurs lments. Access cre le formulaire et laffiche en mode Page. Ce mode vous permet dapporter des modifications la conception du formulaire tout en ayant les donnes affiches. Par exemple, vous pouvez adapter la taille des zones de texte en fonction des donnes afficher. Lorsque vous utilisez loutil Plusieurs lments, le formulaire cr par Access ressemble une feuille de donnes. Les donnes sont disposes dans des lignes et des colonnes, et vous voyez plusieurs enregistrements la fois. Toutefois, un formulaire Plusieurs lments offre davantage doptions de personnalisation quune feuille de donnes, avec notamment la possibilit dajouter des lments graphiques, des boutons et dautres contrles. Crer un formulaire laide de lAssistant Formulaire Pour tre plus slectif quant aux champs faire figurer sur votre formulaire, vous pouvez utiliser lAssistant Formulaire la place des divers outils de cration de formulaires mentionns prcdemment. Vous pouvez galement dfinir la faon dont les donnes sont regroupes et tries, et vous pouvez utiliser les champs de plusieurs tables ou requtes, condition davoir pralablement spcifi les relations entre les tables et les requtes. Pour plus dinformations sur la faon de crer des relations, voir les liens mentionns dans la section Voir aussi de cet article. 1. Sous longlet Cration, dans le groupe Formulaires, cliquez sur Assistant Formulaire. 2. Suivez les instructions fournies dans les pages de lAssistant Formulaire. REMARQUE Si vous souhaitez inclure des champs de plusieurs tables ou requtes dans votre formulaire, ne cliquez pas sur Suivant ou sur Terminer aprs avoir slectionn les 2010 Microsoft Corporation. Tous droits rservs.

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champs de la premire table ou requte dans la premire page de lAssistant Formulaire. Au lieu de cela, rptez les tapes afin de slectionner une table ou une requte, puis cliquez sur les champs supplmentaires que vous souhaitez inclure dans le formulaire. Cliquez ensuite sur Suivant ou sur Terminer pour continuer. 3. Dans la dernire page de lAssistant, cliquez sur Terminer. Crer un formulaire laide de loutil Formulaire vierge Si lAssistant ou les outils de cration de formulaires ne rpondent pas vos besoins, vous pouvez utiliser loutil Formulaire vierge pour crer un formulaire. Celui-ci permet de crer un formulaire en peu de temps, surtout si vous prvoyez de placer un nombre limit de champs dans votre formulaire. 1. Sous longlet Crer, dans le groupe Formulaires, cliquez sur Formulaire vierge. Access ouvre un formulaire vierge en mode Page et affiche le volet Liste de champs. 2. Dans le volet Liste de champs, cliquez sur le signe plus (+) en regard de la ou des tables contenant les champs que vous souhaitez faire figurer sur le formulaire. 3. Pour ajouter un champ au formulaire, double-cliquez dessus, ou glissez-le sur le formulaire. REMARQUES
Une fois que le premier champ a t ajout, vous pouvez ajouter plusieurs champs la

fois en maintenant la touche Ctrl enfonce, en cliquant sur plusieurs champs, puis en les faisant glisser simultanment vers le formulaire. Lordre des tables dans le volet Liste de champs peut varier en fonction de la partie du formulaire slectionne actuellement. Si le champ que vous souhaitez ajouter nest pas visible, essayez de slectionner une autre partie du formulaire et dajouter nouveau le champ. 4. Pour ajouter un logo, un titre ou la date et lheure au formulaire, utilisez les outils figurant dans le groupe Cration, sous longlet En-tte et pied de page. 5. Pour ajouter une plus large varit de contrles au formulaire, utilisez les outils figurant dans le groupe Contrles sous longlet Cration. Pour obtenir une slection de contrles lgrement plus importante, basculez en mode Cration en cliquant avec le bouton droit sur le formulaire puis en cliquant sur Mode Cration. Les contrles qui sont ajouts en mode Cration peuvent savrer incompatibles avec la fonctionnalit Publier sur le Web. Si vous envisagez de publier le formulaire sur le Web, vous devez utiliser uniquement les fonctionnalits disponibles en mode Page. Prsentation des modes Page et Cration Mode Page Le mode Page est laffichage le plus intuitif lorsquil sagit de modifier un formulaire. Vous pouvez y effectuer pratiquement toutes les modifications quil est possible dapporter un formulaire dans Access. Si vous crez une base de donnes en cliquant sur Nouvelle base de donnes Web en mode Microsoft Backstage, le mode Page est le seul affichage disponible pour la cration de formulaires.

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En mode Page, le formulaire est en cours dexcution. Par consquent, vous pouvez voir vos donnes telles quelles apparatront lcran lors de lutilisation du formulaire. Toutefois, vous pouvez galement modifier la structure du formulaire dans ce mode. tant donn que vous pouvez voir les donnes pendant que vous modifiez le formulaire, il sagit dun mode trs utile pour dfinir la taille des contrles ou effectuer presque toute tche qui affecte lapparence et la simplicit dutilisation du formulaire. Si vous crez une base de donnes de bureau standard (par opposition une base de donnes Web) et que vous rencontrez une tche qui ne peut pas tre effectue en mode Page, vous pouvez basculer en mode Cration. Dans certaines situations, Access affiche un message indiquant que vous devez basculer en mode Cration avant dapporter une modification particulire. Mode Cration Le mode Cration offre une vue plus dtaille de la structure de votre formulaire, avec une dcomposition des sections En-tte, Dtail et Pied de page du formulaire. Le formulaire nest pas rellement en cours dexcution lorsquil est affich en mode Cration. Par consquent, vous ne pouvez pas voir les donnes sous-jacentes pendant que vous apportez des modifications la structure. Toutefois, certaines tches seffectuent plus facilement en mode Cration quen mode Page. En effet, vous pouvez :

ajouter une plus grande diversit de contrles votre formulaire, notamment des cadres dobjet dpendants, des sauts de page et des graphiques ; modifier les sources des contrles Zone de texte directement dans les zones de texte sans utiliser la feuille de proprits ; redimensionner des sections de formulaire, comme la section En-tte de formulaire ou Dtail ; modifier certaines proprits de formulaire qui ne sont pas modifiables en mode Page.

Ajuster votre formulaire en mode Page Une fois que vous avez cr un formulaire, vous pouvez ajuster facilement sa conception en travaillant en mode Page. En vous basant sur les donnes relles du formulaire, vous pouvez rorganiser les contrles et ajuster leur taille. Vous pouvez placer de nouveaux contrles dans le formulaire et dfinir les proprits de ce dernier et des contrles quil contient. Pour basculer en mode Page, cliquez avec le bouton droit sur le nom du formulaire dans le volet de navigation, puis cliquez sur Mode Page. Access affiche le formulaire en mode Page. Vous pouvez utiliser la feuille de proprits pour modifier les proprits du formulaire et des contrles et sections quil contient. Pour afficher la feuille de proprits, appuyez sur F4. Vous pouvez utiliser le volet Liste de champs pour ajouter des champs de la table ou de la requte sous-jacente la structure de votre formulaire. Pour afficher le volet Liste de champs :

Sous longlet Crer, dans le groupe Outils, cliquez sur Ajouter des champs existants. Raccourci clavier Appuyez sur Alt+F8. Vous pouvez ensuite faire glisser les champs directement du volet Liste de champs vers votre formulaire.

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Pour ajouter un champ unique, double-cliquez dessus, ou faites-le glisser du volet Liste de champs vers la section du formulaire o vous souhaitez le faire apparatre. Pour ajouter plusieurs champs la fois, maintenez la touche Ctrl enfonce, puis cliquez sur les champs que vous souhaitez ajouter. Faites ensuite glisser les champs slectionns vers le formulaire.

Ajuster votre formulaire en mode Cration Dans les bases de donnes de bureau, vous pouvez ajuster la structure de votre formulaire en mode Cration. Vous pouvez ajouter de nouveaux contrles et champs au formulaire en les ajoutant la grille de cration. La feuille de proprits vous donne accs un grand nombre de proprits que vous pouvez dfinir en vue de personnaliser votre formulaire. Pour basculer en mode Cration, cliquez avec le bouton droit sur le nom du formulaire dans le volet de navigation, puis cliquez sur Mode Cration. REMARQUE Le mode Cration nest pas disponible lorsque vous travaillez dans une base de donnes Web. Access affiche le formulaire en mode Cration. Vous pouvez utiliser la feuille de proprits pour modifier les proprits du formulaire et des contrles et sections quil contient. Pour afficher la feuille de proprits, appuyez sur F4. Vous pouvez utiliser le volet Liste de champs pour ajouter des champs de la table ou de la requte sous-jacente la structure de votre formulaire. Pour afficher le volet Liste de champs :
Sous longlet Crer, dans le groupe Outils, cliquez sur Ajouter des champs existants.

Raccourci clavier Appuyez sur Alt+F8. Vous pouvez ensuite faire glisser les champs directement du volet Liste de champs vers votre formulaire.
Pour ajouter un champ unique, double-cliquez dessus, ou faites-le glisser du volet Liste

de champs vers la section du formulaire o vous souhaitez le faire apparatre.


Pour ajouter plusieurs champs la fois, maintenez la touche Ctrl enfonce, puis cliquez

sur les champs que vous souhaitez ajouter. Faites ensuite glisser les champs slectionns vers le formulaire. ETATS Lorsque vous utilisez une base de donnes, vous avez gnralement recours aux tats pour afficher, mettre en forme et synthtiser des donnes. Vous pouvez par exemple crer un tat de type liste pour afficher les numros de tlphone de tous vos contacts ou bien un tat de synthse pour calculer le total des ventes de votre socit dans diffrentes rgions des priodes diffrentes. Si votre base de donnes dispose dune structure de table et de relations correctement conus, vous constaterez quil est beaucoup plus simple de crer des tats significatifs. Vue densemble

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Un tat est un objet de base de donnes qui sert afficher et synthtiser des donnes. Il permet de distribuer ou archiver une capture instantane de vos donnes en tant imprim, converti au format de fichier PDF ou XPS ou export dans dautres formats de fichier.

Les tats peuvent fournir des informations dtailles sur un enregistrement donn, des synthses de nombreux enregistrements ou les deux. Vous pouvez galement utiliser des tats Access pour crer des tiquettes de publipostage ou des tiquettes dautres fins. Il est possible de crer des tats indpendants qui naffichent pas de donnes. Dans le cadre de cet article, nous supposerons toutefois quun tat est li une source de donnes comme une table ou une requte. tats clients et tats Web Access 2010 propose une nouvelle fonctionnalit qui vous permet de crer une base de donnes Web en publiant une base de donnes Access sur un serveur SharePoint excutant Access Services. Lorsque vous crez une base de donnes Web, les tats Access sont affichs dans le navigateur laide de SQL Server Reporting Services. Cette conversion entrane des limites par rapport aux fonctionnalits que vous pouvez utiliser dans les tats afficher dans le navigateur. Toutefois, si vous ne souhaitez pas afficher ltat dans le navigateur, vous pouvez utiliser lensemble des fonctionnalits proposes dans le concepteur dtat Access. Sections dun tat Dans Access, la structure dun tat est divise en sections. Dans une base de donnes cliente, vous pouvez afficher ltat en mode Cration pour visualiser ses sections. En mode Page, les sections sont moins visibles mais toujours prsentes. Vous pouvez les slectionner laide de la liste droulante du groupe Slection de longlet Format. Pour crer des tats utiles, vous devez comprendre le principe de fonctionnement de chaque section. Par exemple, la section dans laquelle vous choisissez de placer un contrle calcul dtermine la faon dont les rsultats sont calculs dans Access. La liste suivante prsente un rsum des diffrents types de section et de leurs usages :

En-tte dtat Imprim une seule fois, dans la partie suprieure de ltat. En rgle gnrale, len-tte dun tat regroupe les informations habituelles dune page de garde, telles que logo, titre ou date. Lorsque vous placez un contrle calcul qui utilise la fonction de

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regroupement Somme dans len-tte dtat, la somme est calcule pour ltat entier. Lentte dtat est imprim avant len-tte de page. En-tte de page Imprim en haut de chaque page. Un en-tte de page est utile, par exemple, pour rpter le titre de ltat dans chaque page. En-tte de groupe Imprim au dbut de chaque nouveau groupe denregistrements. Vous pouvez utiliser len-tte de groupe pour imprimer le nom du groupe. Par exemple, dans un tat regroup par produit, utilisez len-tte de groupe pour imprimer le nom du produit. Lorsque vous placez un contrle calcul qui utilise la fonction dagrgation Somme dans lentte de groupe, la somme est calcule pour le groupe actuel. Un tat peut contenir plusieurs sections den-tte de groupe, selon le nombre de niveaux de regroupements que vous avez ajouts. Pour plus dinformations sur la cration den-ttes et de pieds de groupe, reportezvous la section Appliquer un regroupement, un tri ou ajouter des totaux. Dtail Imprim une fois pour chaque ligne de la source denregistrement. La section Dtail est lendroit o vous placez les contrles qui constituent le corps principal de ltat. Pied de groupe Imprim la fin de chaque groupe denregistrements. Vous pouvez utiliser un pied de groupe pour imprimer des informations de synthse sur un groupe. Un tat peut contenir plusieurs sections de pied de groupe, selon le nombre de niveaux de regroupements que vous avez ajouts. Pied de page Imprim la fin de chaque page. Vous pouvez utiliser un pied de page pour imprimer les numros de page ou des informations spcifiques pour chaque page. Pied dtat Imprim une seule fois, au bas de ltat. Vous pouvez utiliser le pied dtat pour imprimer les totaux de ltat ou dautres informations de synthse pour lensemble de ltat.

REMARQUE En mode Cration, le pied dtat se trouve en dessous du pied de page. Toutefois, dans tous les autres modes (le mode Page, par exemple, ou lorsque ltat est en cours dimpression ou en mode Aperu avant impression), le pied dtat se trouve au-dessus du pied de page, juste aprs le dernier pied de groupe ou la ligne de dtail de la dernire page. Nouveauts Le processus de cration dun tat dans Access 2010 est trs similaire celui dAccess 2007. Toutefois, Access 2010 offre quelques nouvelles fonctionnalits applicables aux tats :

Galerie dimages partages Dans Access 2010, vous pouvez dsormais attacher une image une base de donnes, puis lutiliser dans plusieurs objets. La mise jour de limage est effectue quel que soit lemplacement de celle-ci dans toute la base de donnes. Thmes Office Dans Access 2010, vous pouvez dsormais utiliser les thmes Microsoft Office standard pour appliquer en une seule fois des jeux de polices et des couleurs prdfinis tous vos formulaires et tats Access. Mise en forme conditionnelle plus puissante Access 2010 contient des outils encore plus puissants pour faire ressortir des donnes sur un tat. Vous pouvez ajouter jusqu 50 rgles de mise en forme conditionnelle pour chaque contrle ou groupe de contrles et, dans les tats clients, vous pouvez ajouter des barres de donnes pour comparer les donnes entre plusieurs enregistrements. Dispositions plus souples Dans Access 2010, la mthode de conception des tats par dfaut consiste placer des contrles dans des dispositions. Ces grilles vous permettent daligner et de redimensionner facilement les contrles, et sont ncessaires pour tout tat que vous souhaitez afficher dans un navigateur. Bien que les dispositions ne soient pas rellement une nouveaut dans Access 2010, leur mode dutilisation a chang pour dplacer, aligner et redimensionner des contrles.

Crer un tat tape 1 : choisir une source denregistrement 2010 Microsoft Corporation. Tous droits rservs.

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La source denregistrement dun tat peut tre une table, une requte nomme ou une requte incorpore. Elle doit contenir toutes les lignes et les colonnes de donnes que vous souhaitez afficher dans ltat.

Si les donnes dont vous avez besoin sont contenues dans une table ou une requte existante, slectionnez-la dans le volet de navigation, puis passez la section tape 2 : choisir un outil dtat. Si la source denregistrement nexiste pas encore, effectuez lune des oprations suivantes : Passez la section tape 2 : choisir un outil dtat et utilisez loutil tat vide - ou Crez la ou les tables ou la requte qui contient les donnes utiliser, slectionnez-la dans le volet de navigation, puis passez la section tape 2 : choisir un outil dtat.

tape 2 : choisir un outil dtat Les outils dtat sont situs sous longlet Crer, dans le groupe tats. Le tableau suivant dcrit brivement la fonction de chaque outil : tats Web Les tats crs laide de ces outils sont compatibles avec la fonctionnalit de publication sur Access Services et sont affichs dans un navigateur. Notez que les objets Web sont signals par le globe qui se trouve sur licne des objets. IMAGE DU BOUTON OUTIL DESCRIPTION

tat

Permet de crer un tat simple sous forme de tableau contenant tous les champs de la source denregistrement que vous avez slectionne dans le volet de navigation. Permet douvrir un tat vierge en mode Page et dafficher le volet Office Liste de champs. Access cre une requte de source denregistrement lorsque vous faites glisser les champs de la Liste des champs vers ltat.

tat vide

tats clients Les tats crs laide de ces outils ne sont pas compatibles avec la fonctionnalit de publication sur Access Services. Lajout dtats clients une base de donnes Web nempche pas cette dernire dtre publie, mais les tats clients ne sont pas disponibles dans le navigateur. Vous pouvez toutefois utiliser un tat client lorsque la base de donnes est ouverte dans Access. IMAGE DU BOUTON OUTIL DESCRIPTION

tat

Permet de crer un tat simple sous forme de tableau contenant tous les champs de la source denregistrement que vous avez slectionne dans le volet de navigation. Permet douvrir un tat vierge en mode Cration auquel vous pouvez ajouter les champs et contrles dsirs. Permet douvrir un tat vierge en mode Page et dafficher le volet Office Liste de champs. Lorsque vous faites glisser des champs de la Liste de champs vers ltat, Access cre un requte incorpore et la stocke dans

Cration dtat tat vide

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la proprit Record Source de ltat. Assistant Permet dafficher un Assistant comportant plusieurs tapes dans lequel tat vous pouvez spcifier des champs, les niveaux de regroupement/tri et des options de disposition. LAssistant cre un tat en fonction de vos slections. tiquettes Permet dafficher un Assistant dans lequel vous pouvez slectionner des tailles dtiquette standard ou personnalises. Vous avez galement la possibilit de slectionner les champs afficher et le mode de tri de ces derniers. LAssistant cre un tat en fonction de vos slections. tape 3 : crer ltat 1. Cliquez sur le bouton correspondant loutil que vous souhaitez utiliser. Si un Assistant saffiche, suivez les tapes dcrites dans celui-ci, puis cliquez sur Terminer dans la dernire page. Access affiche ltat en mode Page. 2. Mettez en forme ltat pour obtenir lapparence dsire :
Redimensionnez les champs et les tiquettes en les slectionnant et en faisant glisser les

bords jusqu la taille dsire. Dplacez un champ en le slectionnant (avec son tiquette, le cas chant), puis en le faisant glisser jusquau nouvel emplacement. Cliquez avec le bouton droit sur un champ, puis utilisez les commandes du menu contextuel pour fusionner ou fractionner des cellules, supprimer ou slectionner des champs et effectuer dautres tches de mise en forme. Vous pouvez en outre avoir recours aux fonctionnalits dcrites dans les sections ci-aprs pour rendre ltat plus lisible et attrayant. Appliquer un regroupement, un tri ou ajouter des totaux La mthode la plus rapide pour appliquer un regroupement, un tri ou ajouter des totaux un tat consiste cliquer avec le bouton droit sur le champ auquel vous souhaitez appliquer une de ces fonctionnalits, puis de cliquer sur la commande dsire dans le menu contextuel. Lorsque ltat est ouvert en mode Page ou Cration, vous pouvez galement appliquer un regroupement, un tri ou ajouter des totaux laide du volet Regrouper, trier et total : 1. Si le volet Regrouper, trier et total nest pas encore ouvert, sous longlet Cration, dans le groupe Regroupement et totaux, cliquez sur Regrouper et trier. 2. Cliquez sur Ajouter un groupe ou Ajouter un tri, puis slectionnez le champ pour lequel vous souhaitez un regroupement ou un tri. 3. Cliquez sur Autres sur une ligne de tri ou de regroupement pour dfinir des options supplmentaires et ajouter des totaux. Faire ressortir des valeurs laide de la mise en forme conditionnelle Access 2010 contient des outils plus puissants pour faire ressortir des donnes sur un tat. Vous pouvez ajouter jusqu 50 rgles de mise en forme conditionnelle pour chaque contrle ou groupe de contrles et, dans les tats clients, vous pouvez ajouter des barres de donnes pour comparer les donnes entre des enregistrements.

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Pour appliquer une mise en forme conditionnelle, procdez comme suit : 1. Ouvrez ltat en mode Page en cliquant dessus avec le bouton droit dans le volet de navigation, puis en cliquant sur Mode Page. 2. Slectionnez tous les contrles auxquels vous souhaitez appliquer la mise en forme conditionnelle. Pour slectionner plusieurs contrles, maintenez la touche Maj ou Ctrl enfonce et cliquez sur les contrles dsirs. 3. Sous longlet Format, dans le groupe Contrler la mise en forme, cliquez sur Mise en forme conditionnelle. Access ouvre la bote de dialogue Gestionnaire des rgles de mise en forme conditionnelle. 4. Dans la bote de dialogue Gestionnaire des rgles de mise en forme conditionnelle, cliquez sur Nouvelle rgle. 5. Dans la bote de dialogue Nouvelle rgle de mise en forme, slectionnez une valeur sous Slectionnez un type de rgle :
Pour crer une rgle qui est value pour chaque enregistrement, slectionnez Vrifier

les valeurs de lenregistrement actif ou utiliser une expression.


Pour crer une rgle qui permet de comparer les enregistrements entre eux laide de

barres de donnes, cliquez sur Comparaison aux autres enregistrements. REMARQUE Loption Comparaison aux autres enregistrements nest pas disponible dans les bases de donnes Web. 6. Sous Modifiez la description de la rgle, spcifiez la rgle qui dtermine quel moment la mise en forme doit tre applique, ainsi que la mise en forme dsire lorsque les critres de la rgle sont satisfaits. 7. Cliquez sur OK pour revenir la bote de dialogue Gestionnaire des rgles de mise en forme conditionnelle. 8. Pour crer une autre rgle pour ce contrle ou cet ensemble de contrles, rptez les tapes de cette procdure partir de ltape 4. Sinon, cliquez sur OK pour fermer la bote de dialogue. Obtenir un aspect professionnel grce aux thmes Vous pouvez dsormais appliquer les thmes Office 2010 une base de donnes Access, ce qui vous permet de crer un style uniforme pour tous vos documents Office. IMPORTANT Si vous choisissez une couleur, une police ou un thme Office, cet lment est appliqu tous les formulaires et tats de votre base de donnes (et pas seulement ltat sur lequel vous travaillez). 1. Ouvrez un tat en mode Page en cliquant dessus avec le bouton droit dans le volet de navigation, puis en cliquant sur Mode Page. 2. Sous longlet Cration, dans le groupe Thmes, slectionnez le thme, la couleur ou la police dsire :

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Utilisez la galerie Thmes pour dfinir simultanment les couleurs et polices dans un

modle prdfini.
Utilisez les galeries Couleurs ou Polices pour dfinir les couleurs ou les polices

indpendamment. Ajouter des images Auparavant dans Access, les images taient lies des contrles dimage distincts sur les formulaires ou tats. Pour modifier une image couramment utilise dans plusieurs formulaires et tats, chaque contrle dimage devait tre modifi manuellement. Dans Access 2010, vous pouvez dsormais attacher une image une base de donnes, puis lutiliser dans plusieurs objets. La mise jour de limage est effectue quel que soit lemplacement de celle-ci dans toute la base de donnes. Cela savre trs utile pour des images telles que des logos dentreprise ou des images darrire-plan qui sont utilises dans toute la base de donnes. Ajouter une image 1. Dans le volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur ltat auquel vous souhaitez ajouter limage, puis cliquez sur Mode Page. 2. Cliquez sur ltat auquel vous souhaitez ajouter limage. 3. Sous longlet Cration, dans le groupe Contrles, cliquez sur Insrer une image. 4. Effectuez lune des oprations suivantes :
Utiliser une image existante Si limage que vous souhaitez ajouter se trouve dj dans

la galerie, cliquez dessus pour lajouter ltat.


Tlcharger une nouvelle image Dans la partie infrieure de la galerie, cliquez sur

Parcourir. Dans la bote de dialogue Insrer une image, accdez limage que vous souhaitez utiliser, puis cliquez sur Ouvrir. Access ajoute limage slectionne ltat. Ajouter une image darrire-plan REMARQUE Il est impossible dajouter des images darrire-plan des tats Web.

1. Dans le volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur ltat auquel vous souhaitez ajouter limage darrire-plan, puis cliquez sur Mode Page. 2. Sous longlet Format, dans le groupe Arrire-plan, cliquez sur Image darrire-plan. 3. Effectuez lune des oprations suivantes :

Utiliser une image existante Si limage que vous souhaitez ajouter se trouve dj dans la galerie, cliquez dessus pour lajouter ltat. Tlcharger une nouvelle image Dans la partie infrieure de la galerie, cliquez sur Parcourir. Dans la bote de dialogue Insrer une image, accdez limage que vous souhaitez utiliser, puis cliquez sur Ouvrir. Access ajoute limage slectionne ltat.

Afficher laperu dun tat et limprimer Afficher laperu dun tat 1. Ouvrez ltat dont vous souhaitez afficher laperu ou slectionnez-le dans le volet de navigation. 2010 Microsoft Corporation. Tous droits rservs.

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2. Sous longlet Fichier, cliquez sur Imprimer, puis sur Aperu avant impression. Access ouvre ltat en mode Aperu avant impression. Vous pouvez alors utiliser les commandes de longlet Aperu avant impression pour effectuer lune des oprations suivantes :

imprimer ltat ; ajuster la taille de la page ou la disposition ; effectuer un zoom avant ou arrire ou afficher plusieurs pages la fois ; actualiser les donnes de ltat ; exporter ltat dans un autre format de fichier.

3. Pour retourner dans lespace de travail de la base de donnes, sous longlet Aperu avant impression, dans le groupe Fermer laperu, cliquez sur Fermer laperu avant impression. Imprimer un tat Outre limpression dun tat partir du mode Aperu avant impression, vous pouvez galement limprimer sans afficher daperu : 1. Ouvrez ltat dont vous souhaitez afficher laperu ou slectionnez-le dans le volet de navigation. 2. Sous longlet Fichier, cliquez sur Imprimer.
Pour envoyer directement ltat vers limprimante par dfaut sans dfinir des options

dimprimante, cliquez sur Impression rapide.


Pour ouvrir une bote de dialogue dans laquelle vous pouvez slectionner une

imprimante, indiquer le nombre de copies et dfinir dautres paramtres, cliquez sur Imprimer. Importer des donnes depuis une feuille de calcul ou un autre programme Si vous avez utilis dautres programmes de base de donnes ou feuilles de calcul, vous connaissez probablement dj leurs principes de fonctionnement ainsi que les principaux usages et fonctions des bases de donnes. Contrairement la plupart des autres systmes de gestion de base de donnes, Access permet de crer des bases de donnes relationnelles, et diffre de la plupart des autres feuilles de calcul en proposant des outils pour le dveloppement de requtes, formulaires et tats sophistiqus. Il offre en outre de nombreuses options dinteraction avec dautres programmes de base de donnes, comme SQL Server. Importer une feuille de calcul Excel dans Access Nombreux sont ceux qui se mettent explorer Access aprs avoir gnr une liste dans Excel. Si Excel se prte idalement la cration initiale dune liste, plus cette dernire stoffe et plus son organisation et sa mise jour deviennent dlicates. Gnralement, le transfert de cette liste vers Access constitue ltape logique suivante. La structure dune table de base de donnes ressemble celle dune feuille de calcul, en cela que les donnes sont stockes dans des lignes et des colonnes. Par consquent, limportation dune feuille de calcul dans une table de base de donnes est en gnral une opration simple. Cest au niveau du mode dorganisation des donnes que lon constate la principale diffrence 2010 Microsoft Corporation. Tous droits rservs.

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selon que les donnes sont stockes dans une feuille de calcul ou dans une base de donnes. Il ne suffit pas dimporter une feuille de calcul complte dans une nouvelle table dune base de donnes pour rsoudre les problmes associs lorganisation et la mise jour des donnes, en particulier si des donnes redondantes sont prsentes dans votre feuille de calcul. Pour rsoudre ces problmes, vous devez sparer les donnes de la feuille de calcul en plusieurs tables, chacune contenant des donnes associes. Pour plus dinformations sur lorganisation des donnes dans les tables, voir larticle Notions fondamentales sur la conception dune base de donnes. Access comporte un Assistant Analyseur de table, qui peut vous aider dans ce processus. Aprs limportation de vos donnes dans une table, cet Assistant facilite le fractionnement de la table, chacune contenant des donnes qui ne sont dupliques dans aucune autre table. Il cre galement les relations ncessaires entre les tables. Importer une feuille de calcul Excel en tant que table dans une nouvelle base de donnes 2. Sous longlet Fichier, cliquez sur Nouveau, puis sur Base de donnes vide. 3. Tapez un nom pour la nouvelle base de donnes dans la zone Nom de fichier, puis cliquez sur le bouton Crer. La nouvelle base de donnes souvre et Access cre une nouvelle table vide, la Table1. 4. Fermez la Table1. Lorsque vous tes invit enregistrer les modifications apportes la conception de la Table1, cliquez sur Non.

Sous longlet Donnes externes dans le groupe Importer et lier, cliquez sur Excel. Dans la bote de dialogue Donnes externes, cliquez sur Parcourir. Utilisez la bote de dialogue Ouvrir pour accder au fichier. Slectionnez le fichier, puis cliquez sur Ouvrir. Dans la bote de dialogue Donnes externes, vrifiez que loption Importer les donnes sources dans une nouvelle table de la base de donnes active est slectionne. 10. Enfin, cliquez sur OK. 5. 6. 7. 8. 9. LAssistant Importation de feuille de calcul dmarre ; rpondez aux questions qui vous sont poses sur les donnes. 11. Suivez les instructions en cliquant sur le bouton Suivant ou Prcdent pour parcourir les pages. Sur la dernire page de lAssistant, cliquez sur le bouton Terminer. REMARQUE Access demande si vous voulez enregistrer les dtails de lopration dimportation que vous venez deffectuer. Si vous pensez renouveler cette importation, cliquez sur Oui, puis entrez les dtails. Vous pouvez alors facilement reproduire limportation en cliquant sur Importations enregistres dans le groupe Importer de longlet Donnes externes. Si vous ne souhaitez pas enregistrer les dtails de cette opration, cliquez sur le bouton Fermer. Access importe les donnes dans une nouvelle table, quil affiche ensuite sous Toutes les tables dans le volet de navigation. Utiliser lAssistant Analyseur de table pour organiser des donnes 2010 Microsoft Corporation. Tous droits rservs.

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Aprs limportation de donnes dans une table Access, vous pouvez recourir lAssistant Analyseur de table pour identifier rapidement les donnes en double. Cet Assistant simplifie lorganisation des donnes dupliques en tables spares, de faon optimiser leur stockage. Access sauvegarde une copie de la table initiale, puis cre de nouvelles tables sur lesquelles sappuiera votre application de base de donnes. 1. Ouvrez la base de donnes Access contenant la table que vous souhaitez analyser. 2. Sous longlet Outils de base de donnes, dans le groupe Analyser, cliquez sur Analyse table. LAssistant Analyseur de table dmarre. Les deux premires pages de lAssistant lui sont consacres : ce court didacticiel comprend des boutons sur lesquels vous pouvez cliquer pour afficher des exemples. Si les pages dintroduction ne saffichent pas, activez la case cocher Afficher les pages dintroduction et cliquez deux fois sur le bouton Prcdent pour revenir lintroduction. Si, aprs avoir lu lintroduction, vous ne souhaitez plus voir apparatre ces pages, vous pouvez dsactiver la case cocher Afficher les pages dintroduction. 3. Sur la page commenant par la phrase Quelle table contient des champs dont les valeurs sont rptes dans plusieurs enregistrements, slectionnez la table que vous souhaitez analyser, puis cliquez sur Suivant. 4. LAssistant peut organiser les champs dans les tables automatiquement, ou vous pouvez effectuer ces choix vous-mme. Si vous suivez les suggestions de lAssistant, vous pouvez toujours modifier la disposition des tables la page suivante. REMARQUE Les choix effectus par lAssistant lorsquil organise les champs dans les tables ne sont pas toujours appropris, en particulier si le volume de donnes est faible. Vrifiez donc minutieusement les rsultats obtenus avec lAssistant. Nanmoins, il est possible que ce dernier recommande une meilleure organisation que la vtre, cest pourquoi il est judicieux de lexcuter au moins une fois. Si ces suggestions ne vous conviennent pas, vous pouvez toujours rorganiser les champs manuellement et cliquer sur le bouton Prcdent pour revoir la disposition des champs vous-mme. 5. Cliquez sur le bouton Suivant. Cette page permet de spcifier les tables et les champs quelles contiennent. Si vous aviez opt pour lorganisation dtermine par lAssistant, vous devriez voir plusieurs tables connectes par des lignes de jointure. Sinon, Access cre une seule table contenant tous les champs. Quoi quil en soit, vous pouvez apporter les modifications souhaites sur cette page.

Vous pouvez faire glisser des champs dune table vers une zone vide de la page pour crer une nouvelle table les contenant. Vous tes invit entrer un nom de table. Vous pouvez faire glisser les champs dune table une autre si vous pensez que cela peut optimiser leur stockage. Un champ ID ou Numro unique gnr est octroy la plupart des tables. Pour en savoir plus sur les champs didentification, cliquez sur Conseils dans le coin suprieur droit de lAssistant. Pour annuler une modification, cliquez sur le bouton Annuler. Pour renommer une table, double-cliquez sur sa barre de titre, tapez le nouveau nom, puis cliquez sur OK.

6. Aprs avoir organis les champs comme vous le souhaitez, cliquez sur Suivant. 7. Si lAssistant identifie des enregistrements aux valeurs trs similaires, il les considre comme dventuelles erreurs typographiques et affiche un cran o vous pouvez confirmer la conduite tenir face ces enregistrements. Faites dfiler la liste pour trouver les 2010 Microsoft Corporation. Tous droits rservs.

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enregistrements avec des valeurs dans la colonne Correction puis cliquez sur llment appropri dans la liste droulante. Slectionnez (Laisser tel quel) pour que lAssistant ne modifie pas la valeur. Une fois termin, cliquez sur Suivant. 8. LAssistant vous demande si vous souhaitez crer une requte qui ressemble la table initiale. Si vous avez dj gnr des formulaires et des tats fonds sur la table initiale, la cration dune telle requte est une ide judicieuse. Si vous slectionnez Oui, crer la requte, lAssistant renomme la table initiale en ajoutant le suffixe _ANCIEN au nom de la table. Il octroie alors un nom la nouvelle requte en reprenant celui de la table initiale. Les formulaires et les tats reposant sur cette table utilisent prsent la requte pour leurs donnes et fonctionnent comme auparavant. 9. Cliquez sur Terminer. LAssistant cre les nouvelles tables, comme indiqu, avant de les ouvrir. Fermez-les lorsque vous en avez fini avec linspection des rsultats. Utiliser des donnes provenant dautres programmes Access 2010 offre des fonctionnalits permettant dutiliser des donnes stockes dans dautres programmes. Crer une nouvelle base de donnes Access lie aux donnes dans un autre format de fichier Vous pouvez utiliser Access pour ouvrir un fichier dans un autre format de fichier, comme un fichier texte ou dBASE ou une feuille de calcul. Access cre automatiquement une base de donnes Access et lie le fichier votre place. 1. Dmarrez Access. 2. Sous longlet Fichier, cliquez sur Ouvrir. 3. Dans la bote de dialogue Ouvrir, cliquez sur le type de fichier que vous souhaitez ouvrir dans la liste. Si vous ne savez pas quel type choisir, cliquez sur Tous les fichiers (*.*). 4. Le cas chant, accdez au dossier contenant le fichier ouvrir. Une fois le fichier localis, double-cliquez dessus pour louvrir. 5. Suivez les instructions de lAssistant. Dans la dernire page de lAssistant, cliquez sur Terminer. Importer des donnes dans une base de donnes existante ou lier des donnes une base de donnes Access existante Vous pouvez importer des donnes provenant dautres sources et programmes vers des tables Access, afin que ces donnes soient contenues dans ce fichier Access. Une autre option consiste crer dans Access une liaison vers ces donnes, qui de cette faon, demeureront dans leur fichier initial (en dehors du fichier Access). 1. Sous longlet Donnes externes, dans le groupe Importer et lier, cliquez sur le format utilis pour stocker les donnes. Vous pouvez importer ou lier des donnes partir des sources suivantes :

Excel Vous pouvez rcuprer les donnes dune feuille de calcul ou dune plage dfinie dans un classeur Excel. Chaque feuille de calcul ou plage dfinie doit tre importe ou lie sparment. Access Ce format est particulirement utile pour sparer processus et donnes, lors de la cration dune base de donnes fractionne. En bref, vous pouvez conserver tous vos formulaires, tats et macros dans une base de donnes et vos donnes dans une autre. Par la suite, vous pouvez procder des amliorations sans devoir interrompre le travail de quiconque. Vous pouvez galement combiner les donnes de nombreuses bases de donnes Access dans une seule base, facilitant ainsi la

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synthse de donnes provenant de dpartements diffrents ou entre partenaires commerciaux. Base de donnes ODBC Plusieurs programmes prennent en charge ce format, y compris de nombreux produits de serveur de base de donnes. Cela vous permet de crer des bases de donnes utilises comme points de collecte , o vous pouvez centraliser les donnes provenant de diffrents systmes. Fichier texte Vous pouvez vous connecter un simple fichier texte, et mme utiliser Access pour modifier le contenu de ce fichier. Cela simplifie lutilisation des donnes Access par un grand nombre de programmes. Fichier XML Ce format est galement compatible avec toute une varit de programmes, y compris certains serveurs Web. Liste SharePoint Ce format rend vos donnes utilisables dans un navigateur Web, mode dutilisation standard dune liste SharePoint. Services de donnes Vous pouvez vous connecter aux services de donnes Web au sein de votre entreprise. Document HTML Dossier Outlook Vous pouvez vous connecter des dossiers Outlook, afin dintgrer plus facilement vos informations de contact vos autres donnes. Fichier dBase dBase est un autre systme de base de donnes pris en charge par Access La bote de dialogue Donnes externes saffiche. 2. Suivez les instructions affiches dans la bote de dialogue. Access importe les donnes dans votre base de donnes ou lie les donnes votre base de donnes. Pour la plupart des formats de fichier, vous devez spcifier lemplacement des donnes, puis indiquer la faon dont celles-ci seront stockes dans la base de donnes. Utiliser une base de donnes de version antrieure dans plusieurs versions dAccess Si votre base de donnes ou projet Access a t cre dans Access 2000 ou une version ultrieure, vous pouvez lutiliser dans la version dAccess qui a servi sa cration ou dans une version ultrieure, mme si la scurit du fichier est active. Par exemple, les fichiers Access 2000 sont utilisables dans Access 2000, Access 2002, Access 2003, Access 2007 et Access 2010. Il peut arriver que vous souhaitiez conserver vos donnes dans une version antrieure dAccess, mais que des utilisateurs disposant dune version ultrieure dAccess souhaitent se lier ces donnes tout en bnficiant de certaines fonctionnalits de la version ultrieure. La solution consiste crer une nouvelle base de donnes frontale dans la version ultrieure (contenant les formulaires, tats, requtes, macros, mais aucune table) et de la lier aux tables du fichier de la version prcdente. Utilisez lune des procdures suivantes, selon que votre base de donnes est contenue dans le fichier ou dj fractionne en une application frontale/principale. Utiliser un fichier de base de donnes Access dans plusieurs versions dAccess Si toutes les tables, formulaires et autres objets de votre base de donnes Access sont contenus dans un seul fichier et si vous voulez utiliser la base de donnes dans plusieurs versions dAccess, vous pouvez crer une nouvelle base de donnes frontale dans une version ultrieure et la lier au fichier dorigine. Les utilisateurs qui possdent la version antrieure dAccess peuvent toujours utiliser la base de donnes dorigine. Les utilisateurs qui possdent la version plus rcente peuvent utiliser la nouvelle base de donnes frontale pour se lier aux mmes donnes. 2010 Microsoft Corporation. Tous droits rservs.

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Vous pouvez crer plusieurs versions frontales si vous avez besoin dutiliser plusieurs versions dAccess. tape 1: effectuer une copie de la base de donnes existante, et lenregistrer dans un autre format Utilisez la procdure suivante pour convertir la base de donnes dans lun des trois formats Access rcents : Access 2000, Access 2002-2003 ou Access 2007. Cette commande conserve la base de donnes dorigine dans son format originel et cre une copie au format que vous spcifiez. 1. Fermez le fichier Access. Sil sagit dune base de donnes Access multi-utilisateur situe sur un serveur ou dans un dossier partag, assurez-vous quelle nest pas ouverte par un autre utilisateur. 2. Dmarrez Access 2010. 3. Sous longlet Fichier, cliquez sur Ouvrir. 4. Accdez lemplacement du fichier convertir, puis double-cliquez dessus pour louvrir. REMARQUE Si la bote de dialogue Amlioration de la base de donnes saffiche vous demandant si vous souhaitez amliorer la base de donnes, cliquez sur Non. 5. Si un formulaire souvre au dmarrage de la base de donnes, fermez-le. 6. Sous longlet Fichier, cliquez sur Enregistrer la base de donnes sous. 7. Dans la bote de dialogue Enregistrer sous, tapez le nom de la nouvelle base de donnes. REMARQUE moins denregistrer la nouvelle base de donnes un autre emplacement, son nom doit tre diffrent de la base de donnes dorigine. Quoi quil en soit, il est gnralement prfrable dutiliser un autre nom afin de distinguer plus facilement les bases de donnes frontale et principale. Sachez cependant que, lorsque vous convertissez une base de donnes au format Access 2007, lextension du nom du fichier .mdb est remplace par .accdb, ce qui signifie que le nom du fichier peut rester le mme. 8. Cliquez sur Enregistrer. tape 2 : fractionner la base de donnes copie et utiliser le fichier dorigine comme base de donnes principale Fractionnez la base de donnes convertie en utilisant la procdure suivante :

Sous longlet Outils de base de donnes, dans le groupe Dplacer les donnes, cliquez sur Base de donnes Access.

Dans la bote de dialogue Assistant Fractionnement de base de donnes, cliquez sur Fractionner la base de donnes. REMARQUE Vous pouvez effectuer une sauvegarde si vous le souhaitez, mais vous pouvez aussi simplement crer une copie laide de la base de donnes dorigine.

Tapez le nom de la base de donnes principale, puis cliquez sur Fractionner.

HAUT DE LA PAGE tape 3 : connecter la nouvelle base de donnes frontale la base de donnes dorigine 2010 Microsoft Corporation. Tous droits rservs.

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1. Supprimez la base de donnes principale que lAssistant Fractionnement de base de donnes a cre tout en veillant ne pas supprimer la base de donnes dorigine. 2. Liez la nouvelle base de donnes frontale aux tables de la base de donnes dorigine : sous longlet Donnes externes, dans le groupe Importer et lier, cliquez sur Gestionnaire de tables lies. 3. Cliquez sur Slectionner tout puis activez la case cocher Toujours demander un nouvel emplacement. 4. Cliquez sur OK, accdez la base de donnes de version antrieure et double-cliquez dessus. Si lopration se passe bien, Access affiche un message indiquant que toutes les tables lies slectionnes ont t correctement actualises. Vous pouvez prsent optimiser la nouvelle base de donnes frontale afin quelle prenne en charge de nouvelles fonctionnalits pour les utilisateurs qui ont la dernire version dAccess. Les utilisateurs quips dune version antrieure du programme peuvent continuer utiliser la base de donnes dorigine. Utiliser une application frontale/principale dans plusieurs versions dAccess Si votre base de donnes Access est dj une application frontale/principale, vous pouvez convertir la base de donnes frontale au nouveau format de fichier. Aucune modification nest requise pour la base de donnes principale. La procdure suivante explique comment utiliser la commande Enregistrer la base de donnes sous pour convertir la base de donnes frontale dans lun des trois formats Access rcents : Access 2000, Access 2002-2003 ou Access 2007. Cette commande conserve la base de donnes dorigine dans son format originel et cre une copie au format que vous spcifiez. 1. Fermez la base de donnes frontale. Sil sagit dune base de donnes Access multiutilisateur situe sur un serveur ou dans un dossier partag, assurez-vous quelle nest pas ouverte par un autre utilisateur. 2. Dmarrez Access 2010. 3. Sous longlet Fichier, cliquez sur Ouvrir. 4. Parcourez larborescence jusqu accder la base de donnes frontale, puis double-cliquez sur celle-ci pour louvrir. REMARQUE Si la bote de dialogue Amlioration de la base de donnes saffiche vous demandant si vous souhaitez amliorer la base de donnes, cliquez sur Non. 5. 6. 7. 8. Si un formulaire saffiche louverture de la base de donnes, fermez-le. Sous longlet Fichier, cliquez sur Enregistrer la base de donnes sous. Dans la bote de dialogue Enregistrer sous, tapez le nom de la nouvelle base de donnes. Cliquez sur Enregistrer.

Vous pouvez prsent optimiser la nouvelle base de donnes frontale afin quelle prenne en charge de nouvelles fonctionnalits.

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