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Conseils pour rdiger vos e-mails


La structure des e-mails
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Vous trouverez tout au long de cet ouvrage les deux structures fondamentales : e-mail de prise de contact ; e-mail de suivi de dossier. Ces deux structures vous permettront de rdiger avec clart vos rponses. tapes E-mail E-mail de prise de contact de suivi dun dossier Le prsent : De quoi sagit-il ? Introduction Le rappel du pass : Que sest-il pass avant cet e-mail ? Le prsent : De quoi sagit-il ?

Quel est lobjectif de mon e-mail ? Que vais-je faire ? Quest-ce que je propose ? Que suis-je dcid accepter ? Quest-ce que je refuse ? Quest-ce que je demande ou rappelle au destinataire de le-mail ? 6. Quelle concession vais-je faire ? Quest-ce que je souhaite transmettre mon destinataire ? Quelle est la formule de politesse la mieux adapte cet e-mail ? 1. 2. 3. 4. 5.

Dveloppement

Formule de conclusion Formule de politesse

Lappellation
Nous vous proposons dans la plupart des e-mails lappellation : Messieurs. Cependant, selon le lien que vous avez avec votre destinataire et selon les circonstances, vous pouvez commencer votre e-mail par des formules plus prcises : Bonjour Bonjour Bonjour Bonjour Madame, Messieurs, Madame Nicollet, Monsieur Braun, Cher Monsieur, Chre Madame, Monsieur le directeur,

Ces formules sont suivies dune virgule.

Lappellation des e-mails rejoint les habitudes des lettres anglo-saxonnes.

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Les formules de conclusion


La formule de conclusion est parfois une rptition des ides nonces dans le dveloppement. Cependant, elle donne le ton de le-mail. Elle est en fait la vraie formule de politesse car elle met en valeur la relation entre le destinataire et le rdacteur. Je me tiens votre disposition pour tous renseignements quil vous plairait de me demander. (vous vous mettez la disposition du client) La formule de conclusion correspond huit situations de communication : Nous acceptons votre proposition dont nous vous remercions. Nous vous remercions de lintrt que vous Remercier portez notre demande. Nous vous demandons de prter attention aux Demander conditions de livraison. Rappeler Nous vous rappelons que nous souhaitons la une demande livraison dans les meilleurs dlais. Nous esprons que vous ne nous tiendrez pas Esprer rigueur de ce contretemps. Se tenir Nous nous tenons votre disposition pour tout la disposition entretien. Nous vous prions de nous excuser de ce contreSexcuser temps indpendant de notre volont. Dans le cas contraire, nous nous verrons dans Menacer lobligation de transfrer votre dossier au service contentieux. Accepter

Les formules de politesse


Nous vous avons propos en gnral la formule de politesse : Cordialement. Cependant, vous pouvez, selon votre lien avec linterlocuteur, choisir dautres possibilits comme : Sincrement vtre Salutations sincres Salutations distingues Avec nos salutations distingues Avec nos remerciements Avec toutes mes amitis Respectueusement vtre Amicalement Cordialement Bien cordialement Trs Cordialement Bien vous

Vous pouvez galement choisir les formules de politesse utilises dans la rdaction du courrier dentreprise ; par exemple :
Je vous prie dagrer, Madame, mes salutations distingues. Je vous prie de recevoir, Mademoiselle, lexpression de ma considration distingue. Veuillez recevoir, Monsieur, Veuillez agrer,

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Je vous prie dagrer, Madame, Je vous prie de recevoir, mes salutations distingues. Mademoiselle, Veuillez recevoir, lexpression de ma considration distingue. Monsieur, Veuillez agrer, Veuillez croire, Je vous prie dagrer, Veuillez agrer, Je vous prie de croire, Cher Monsieur, en lassurance les meilleurs. Cher ami, de mes sentiments

Madame, lexpression de mes sentiments distingus. Mademoiselle, lassurance de ma parfaite considration. Monsieur, Madame, Mademoiselle, lexpression de mes sentiments respectueux. Monsieur,

Le-mail recommand
Avec la Lettre Recommande lectronique (LRE), La Poste propose un service unique d'acheminement de courrier valeur juridique en ligne. En quelques clics, le courrier recommand est envoy en toute scurit depuis Internet, imprim par La Poste et distribu par le facteur. Simplicit d'utilisation et suivi en ligne : service accessible la demande depuis Internet, 24h/24, 7j/7 ; envoi ralis en 15 minutes ; remise La Poste le jour mme pour 98 % des demandes dposes avant 14h (heure de mtropole) ; suivi en temps rel du traitement des envois lectroniques, de leur prise en compte leur remise La Poste ; consultation et tlchargement de la preuve lectronique de dpt et de la preuve de l'intgrit du contenu de la lettre pendant 3 ans.
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La signature lectronique
La signature lectronique a aujourdhui la mme valeur lgale quune signature manuscrite (loi n 2000-230 du 13 mars 2000). L'crit sous forme lectronique est admis en preuve au mme titre que l'crit sur support papier, sous rserve que puisse tre dment identifie la personne dont il mane et qu'il soit tabli et conserv dans des conditions de nature en garantir l'intgrit. L'acquisition d'un certificat de signature lectronique doit tre effectue auprs d'une autorit de certification.

Le PDF
Cest un format de fichier cr par Adobe (Portable Document Format) permettant une reprsentation visuelle du contenu d'un document et son impression. Le PDF accompagne souvent le-mail en pice jointe.

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