Servicio Nacional de Aprendizaje SENA

Fecha: Octubre de 2010 Versin 1.0

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1. IDENTIFICACIN DE LA GUA DE APRENDIZAJE Nombre del Proyecto: Uso de Excel y Access para el desarrollo de aplicaciones administrativas empresariales. Fase del Proyecto: Desarrollo de aplicaciones usando base de datos y Excel. Actividad de Proyecto Prctica de Bases de datos (Access), Clculos y funciones aritmticas (Excel) Competencia: Resultados de Aprendizaje N/A N/A Duracin en horas 40 Duracin en horas 10

Duracin en horas de la actividad

Utilizar las diferentes funciones 10 de Excel para el anlisis de datos tales como: Tablas y grficas dinmicas, promedios, subtotales, frecuencias etc. Aprender a importar bases de datos de Access a Excel para la realizacin de diferentes funciones y clculos aritmticos. Crear diferentes consultas sobre la base de datos utilizando el asistente para consultas de Access.

2. PRESENTACION Profundizar en el manejo de las diferentes funciones avanzadas de Excel para el anlisis de la informacin. Crear consultas sobre la base de datos utilizando el asistente para consultas de Access. Importar Bases de datos en Access a Excel

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3. CONOCIMIENTOS PREVIOS Para el desarrollo de la actividad propuesta se requiere que el aprendiz haya desarrollado la lectura de las unidades 2 y 3 vistas en el curso.

4. ACTIVIDADES Y ESTRATEGIAS DE APRENDIZAJE ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE : En el material de las unidades 2 y 3 se describen las diferentes funciones que proporcionan Ms Access y Ms Excel para el anlisis de datos. Una vez que lea el material, deber resolver el ejercicio que se describe.

Acceda a la base de datos llamada Base de datos librera, la cual deben descargar del material de apoyo de la unidad 4. Se solicita desarrollar una consulta, adems de importar los datos de la base de datos en Access a Excel y proporcionar informacin til aplicando funciones de anlisis de datos. Debe crear una consulta utilizando el asistente para consultas de Access, en la que se muestren los siguientes datos de los libros: Nombre de la editorial, Nombre del libro, Cantidad, Precio, y el Total si se venden todos los libros. Pasos para crear la consulta: Venta de libros por editorial. Abra el asistente para consultas de la pestaa Crear. Seleccione la opcin Asistente para consultas sencillas y de clic en Aceptar. En el cuadro de dilogo que aparece seleccione la tabla Libros de la opcin tablas/consultas, y escoja los campos: Nombre del libro, Editorial, Cantidad y precio (Debe seleccionar cada campo y pasarlo con > al cuadro del lado). En ese mismo cuadro de dialogo vamos a seleccionar ahora la tabla Editorial y el campo Nombre de la editorial. Como puede ver en el recuadro campos seleccionados deben aparecer los campos: Nombre del libro, Editorial, Cantidad, Precio y Nombre de la editorial. De clic en siguiente.

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Escoja la opcin Detalle (Muestra cada campo de cada registro) de clic en siguiente. Agregue este ttulo a la consulta: Consulta por Editorial y de clic en finalizar. Automticamente se va a abrir la consulta que acabo de realizar. Ubquese en la consulta por editorial que aparece donde se encuentran las tablas de la base de datos (Parte izquierda). De clic derecho y escoja la opcin Vista diseo. Desmarque la columna Editorial de la opcin mostrar. En la ltima columna, en el primer rengln debe colocar la expresin: Total:=[Cantidad]*[Precio] Cierre la vista diseo y abra la consulta para mostrar la lista de editoriales y libros. Como puede observar ya aparece creada la columna Total. Ya se cre la consulta solicitada: Venta de los libros por editorial.

Con la creacin de la consulta Venta de los libros por editorial terminamos la aplicacin de Access. Ahora nos vamos para Excel. Inicie la aplicacin en Excel e importe las tablas creadas en Access, tanto las tablas como la consulta que realizo. Como hacer esto: Abrimos un documento en blanco en Excel. En el men Datos, seleccione la opcin Desde Access (Obtener datos externos de Access).

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Aparecer un cuadro de dialogo donde debe buscar en su computador la base de datos en Access llamada Base de datos librera que descargo y modifico anteriormente. De clic en Abrir. Aparecer un nuevo cuadro de dialogo, el cual nos mostrara las tres tablas de la base de datos: Carreras, Editorial y libros, adems de la consulta creada llamada Consulta por editorial. Seleccione una a una la tabla o consulta que desea importar y de clic en aceptar. Repita este proceso para todas las tablas y consultas disponibles. (Recuerde colocar cada una en una hoja (pestaa) diferente.

Ahora vamos a aplicar los conocimientos adquiridos en las unidades anteriores. Como pueden observar ya importamos las tres tablas y la consulta realizada en Access, y ubicamos cada una en una hoja (pestaa) diferente. Tomando como base la tabla importada de Access llamada libros, debe realizar lo siguiente: 1. Utilizando la funcin frecuencia, indicar el nmero de veces que se repite cada editorial. 2. Agregar un subtotal para sumar la cantidad de libros en existencia por cada editorial. 3. Crear un escenario que muestre cual sera el resultado si el precio de los libros disminuye en $50. 4. Crear una tabla dinmica con su respectivo grfico dinmico donde se muestre la cantidad de libros por cada carrera. Ambiente(s) requerido: Ambiente Virtual de Formacin. Plataforma blackboard Material (es) requerido: Lectura del material de apoyo Unidades 2 y 3. Enlaces Externos. 5. EVIDENCIAS Y EVALUACION Producto entregable: El aprendiz deber entregar un archivo .xls con las tres tablas y la consulta importadas de Access, adems de la solucin de las actividades planteadas. Por otra parte debe entregar otro archivo.mdb con la base de datos que descargo de la plataforma, incluyendo la consulta solicitada.

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Forma de entrega:

Documento en formato .xls (Archivo de Excel). Documento en formato .mdb (Archivo de Access).

El documento debe contener: Portada, con los datos de la persona o personas que entregan el documento. Estructura que contenga: Las preguntas y respuestas de la actividad completas. Conclusin: Bibliografa. Anexos si los hay Los dos archivos adjuntos por medio del enlace creado en plataforma, en el botn actividades. Criterios de Evaluacin: Tablas y consultas importadas desde Access a Excel. Ejercicios planteados desarrollados en Excel aplicando funciones avanzadas y anlisis de datos.

6. BIBLIOGRAFIA Material de estudio de blackboard

CONTROL DEL DOCUMENTO Nombre Cargo David Mauricio Ponce Tutor Virtual Jaramillo Dependencia Centro de comercio y Turismo SENA Regional Quindo Fecha 22 de Noviembre de 2011.

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