COMMISSION NATIONALE DE LINFORMATIQUE

ET DES LIBERTS

GUIDE DE LA GOLOCALISATION DES SALARIS

Droits et obligations en matire de golocalisation des employs par un dispositif de suivi GSM/GPS

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De plus en plus dentreprises, par exemple les socits de dpannage ou de taxis, utilisent des systmes permettant de golocaliser les vhicules de leurs employs. La Commission est saisie depuis ces derniers mois dun nombre croissant de dclarations de socits et de plaintes demploys concernant ce type de dispositifs. Ce guide pratique est destin mieux informer employeurs et employs sur leurs droits et obligations. La principale donne collecte par les systmes de golocalisation est relative au positionnement du vhicule : la position dun vhicule un instant t est affiche sur une carte. Elle peut tre associe dautres informations tel que litinraire utilis par le conducteur, les temps darrt, la vitesse moyenne Dans la mesure o ces donnes sont relatives un employ identifi (on sait quel employ conduit tel vhicule), le systme de golocalisation GSM/GPS constitue un traitement de donnes caractre personnel . Par consquent, un employeur qui souhaiterait utiliser un dispositif de golocalisation doit effectuer une dclaration la CNIL, qui vrifiera que les principes relatifs la protection de donnes caractre personnel sont bien respects. A ce titre, les entreprises voulant avoir recours ces systmes doivent avant tout sinterroger sur le caractre proportionn ou non dun tel outil : suivre mes employs lors de tous leurs dplacements nest-il pas dmesur par rapport la nature des tches quils effectuent ? Par ailleurs, une distinction doit tre opre entre les vhicules de fonction et les vhicules de socit. La CNIL analyse en effet les dispositifs de faon diffrente : le vhicule de socit ne peut en principe tre utilis par un employ en dehors de ses heures de travail la diffrence du vhicule de fonction, qui constitue un avantage en nature. La CNIL recommande ds lors que les dispositifs de golocalisation installs sur les vhicules de fonction disposent dun systme dinterrupteur permettant aux employs de les dsactiver et ainsi de prserver leur vie prive. Un procd identique peut dailleurs galement tre envisag pour les vhicules de socit qui serviraient des fins prives, par exemple lorsque lemployeur tolre que ses employs utilisent leur vhicule pour rentrer leur domicile une fois leurs horaires de travail effectus. Si vous envisagez de mettre en place un tel systme ou si vous tes concerns en tant quemploy, nous vous suggrons de lire attentivement les recommandations suivantes : Qui doit effectuer la dclaration ? A quel moment ? Quel type de dclaration effectuer ? - les finalits du traitement, - linformation des personnes concernes, - la nature des donnes collectes, - les destinataires des information collectes, - la dure de conservation des donnes collectes. Les consquences du dfaut de dclaration :

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Qui doit dclarer ?

Le dclarant est le responsable du traitement des donnes caractre personnel cest--dire celui qui dtermine les finalits et les moyens du traitement. Dans le contexte de golocalisation, cest lemployeur qui doit procder la dclaration dans la mesure o il utilise le systme GSM/GPS pour localiser ses vhicules et donc ses employs.

Attention : Certains dispositifs ncessitent de faire appel des prestataires de services. Les prestataires de service fournissent le systme GSM/GPS des entreprises clientes et assurent la maintenance. Ces prestataires de service ne sont pas responsables du traitement au sens de la loi. Seule lentreprise qui utilise pour son propre compte le dispositif de golocalisation est responsable du traitement.

Quand dclarer ?
Lemployeur doit dclarer le dispositif GSM/GPS la CNIL et attendre le rcpiss de sa dclaration avant de le mettre en uvre.

Quel type de dclaration ?

Lemployeur doit effectuer une dclaration normale. Il lui suffit de remplir et de complter les documents disponibles sur le site de la CNIL ladresse suivante http://www.cnil.fr/fileadmin/documents/declarer/mode_d-emploi/declarer-CNIL.pdf, savoir: le formulaire Dclaration normale les annexes.

Pour vous aider complter les documents, voici les points importants qui doivent tre prciss : 1. - les finalits du traitement, 2. - linformation des personnes concernes, 3. - la nature des donnes collectes, 4. - les destinataires des information collectes, 5. - la dure de conservation des donnes collectes.

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1. Finalits du traitement :
Principe :
Lemployeur doit prciser dans sa dclaration les finalits poursuivies par le traitement, cest-dire expliquer les raisons, les objectifs auxquels rpond le dispositif permettant la localisation des employs. Exemples de finalits : gestion en temps rel des interventions auprs des clients, lutte contre le vol, suivi de lactivit de ses employs (dans lhypothse o un tel systme se justifie au regard de lactivit du employ),

La notion de proportionnalit :
Le traitement dinformations relative aux employs doit tre proportionn la finalit dclare cest--dire quil doit seffectuer de faon adquate, pertinente, non excessive et strictement ncessaire lobjectif poursuivi. Lemployeur ne peut en effet restreindre les droits et les liberts de ses employs que si cette restriction est justifie par la nature des tches accomplir et proportionne au but recherch. Si la mise en uvre dun dispositif de golocalisation a gnralement pour objectif de reprer immdiatement le vhicule le plus proche dune demande client , il peut galement servir surveiller les employs. A cet gard, la CNIL recommande que la surveillance des dplacements des employs ne soit pas permanente et ne puisse tre mise en oeuvre que si la tche accomplir rside dans le dplacement lui-mme, ce qui est le cas par exemple des taxis. Pour plus dinformations sur la position de la CNIL et de la Cour de Cassation sur la notion de proportionnalit, se reporter au dossier suivant http://www.cnil.fr/index.php?id=1677.

Dtournement de finalit :
Lutilisation des informations collectes par les dispositifs de golocalisation doit correspondre lobjectif dclar et ne doit pas servir d'autres fins. Ainsi, un employeur qui utiliserait le dispositif de golocalisation pour contrler lactivit de ses employs alors que la finalit dclare la CNIL est la lutte contre le vol, commettrait un dtournement de finalit. Le fait dutiliser des donnes personnelles des fins trangres celles qui ont justifi leur collecte est une infraction pnale. Le dtournement de finalit est puni de 5 ans demprisonnement et de 300.000 damende (article 226-21 du code pnal). Ds lors, lemployeur doit bien identifier les finalits du traitement pour justifier la mise en uvre du dispositif de golocalisation dans son entreprise. En effet, cest au regard de cette finalit dclare que sont apprcis le caractre pertinent, adquat et non excessif des donnes enregistres, des catgories de personnes ou dorganismes qui peuvent tre destinataires de ces donnes et de la dure pendant laquelle les donnes collectes peuvent tre conserves.

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2. Information des personnes concernes :

Principe :
Lemployeur doit informer ses employs de la mise en oeuvre du dispositif de golocalisation et des informations qui vont tre collectes par ce biais. Le dfaut dinformation des employs est puni de 1.500 (Dcret 81-1142 du 23 dcembre 1981). Linformation doit porter sur : lidentit et ladresse du responsable du traitement, la ou les finalits du traitement, les donnes caractre personnel traites, leur origine et les catgories de personnes concernes par le traitement, les destinataires de ces donnes, lexistence dun droit daccs et de rectification et dopposition et leurs modalits dexercice,

Modalits pratiques :
Dans sa dclaration, lemployeur doit indiquer les mesures prises pour informer les personnes concernes.
Exemples de mesures pour informer les employs :

courrier remis en mains propres, note dinformation au personnel sur le tableau daffichage, runion dinformation.

Exemple de note de service adresse lensemble du personnel dans un socit de taxis : De faon mieux grer nos interventions chez nos clients, nous vous informons que nous avons install, dans les vhicules, un systme permettant de les localiser en temps rel. Ce nouveau service va nous servir reprer immdiatement le vhicule le plus proche dune demande client. Nous aurons connaissance de litinraire que vous suivez ainsi que des arrts que vous effectuez. Notre objectif est de pouvoir procder une gestion en temps rel des dplacements auprs des clients et ainsi de favoriser une rduction de nos dlais dintervention. Les donnes relatives vos dplacements sont conserves au maximum une journe. Au-del de ce laps de temps toutes les donnes sont rendues anonymes et ont pour objet la ralisation de statistiques. Les services de la direction des ressources humaines et les responsables oprationnels sont les seuls destinataires de ces informations. Conformment aux articles 39 et 40 de la loi n78-17 du 6 janvier 1978 modifie relative linformatique, aux fichiers et aux liberts, toute personne peut obtenir communication et, le cas chant, rectification ou suppression des informations la concernant, en sadressant la direction gnrale. Vous bnficiez galement dun droit dopposition, sous rserve dinvoquer des motifs lgitimes qui seront soumis lapprciation de la direction.

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Lexercice du droit dopposition :

la loi informatique et liberts reconnat toute personne le droit de sopposer, pour des motifs lgitimes, ce que les informations nominatives la concernant fassent lobjet dun traitement. Nanmoins, cest au responsable de traitement, en lespce lemployeur, dapprcier la lgitimit des motifs invoqus. En cas de dsaccord, il appartient aux juridictions comptentes de trancher le litige.

Le comit dentreprise :
En application du code du travail, le comit d'entreprise doit tre inform et consult, pralablement tout projet important d'introduction de nouvelles technologies, lorsque cellesci sont susceptibles d'avoir des consquences sur l'emploi, la qualification, la rmunration, la formation ou les conditions de travail du personnel, ce qui est le cas dun dispositif de golocalisation. Les membres du comit reoivent, un mois avant la runion, des lments d'information sur ces projets et leurs consquences quant aux points mentionns ci-dessus.

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3-Nature des donnes collectes :

Dans sa dclaration, lemployeur doit prciser les informations quil va collecter via le dispositif de golocalisation. La nature des informations collectes doit tre dtermine en fonction de la ou des finalits du traitement. Exemples de donnes collectes : le nom de lemploy, limmatriculation du vhicule, les kilomtres parcourus, les temps darrt, la vitesse moyenne donnes de golocalisation

Attention : La CNIL recommande que le dispositif de golocalisation ne mentionne pas la vitesse maximale du vhicule mais sa vitesse moyenne. En effet, il revient aux autorits judiciaires et non lemployeur de constater dventuelles infractions au code de la route.

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4- Destinataire des informations collectes :

Lemployeur doit limiter laccs aux donnes caractre personnel transmises par le systme de golocalisation aux personnes habilites recevoir et consulter les informations. Il pourra ainsi sagir, dans la limite de leurs attributions, du service comptable, du service des ressources humaines (RH), ou encore du grant de lentreprise. Les destinataires des informations doivent tre dtermins en fonction de la finalit du dispositif. Ds lors, lemployeur peut faire varier la nature et le nombre de donnes transmises suivant les fonctions et les besoins des destinataires. Ainsi par exemple, le service comptable naura accs quaux donnes ncessaires la facturation des clients, tandis que le service RH aura accs plus de donnes si la finalit dclare le prvoit.

Attention : Dans lhypothse o la golocalisation serait utilise pour lutter contre le vol, seules les autorits de police sont habilites avoir connaissance des donnes collecte et non lemployeur.

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5- Dure de conservation :
Principe :
Lemployeur ne doit conserver les donnes collectes que pour la dure ncessaire au traitement cest--dire le temps dont il en a besoin pour atteindre lobjectif poursuivi par le dispositif. La dure de conservation varie donc en fonction de la nature des informations collectes et de la finalit du traitement. Exemples de dure de conservation : donnes relatives aux heures de travail : 5 ans, identit de lemploy : le temps o lemploy est dans lentreprise, donnes relatives au vhicule (hors donnes de golocalisation) : le temps o le vhicule est dans lentreprise, donnes de golocalisation : en temps rel.

Pertinence de la dure de conservation au regard de la finalit :

Si lobjet du dispositif est loptimisation des tournes, le traitement des donnes de golocalisation (date/heure/lieu) doit se faire en temps rel. Les donnes ne doivent donc pas tre conserves. En revanche, si le dispositif de golocalisation a t mis en place pour contrler lactivit des employs, la CNIL recommande que ces mmes donnes (date/heure/lieu) ne soient conserves que 2 mois maximum.

Anonymisation :
Si lemployeur rend les donnes collectes anonymes, cest--dire quil est impossible didentifier directement ou indirectement une personne physique, alors la dure de conservation peut tre illimite. Mais attention, il est rare que les donnes collectes soient considres comme anonymes. Le numro dimmatriculation dun vhicule par exemple nest pas une donne anonyme ds lors quil est possible de lassocier un chauffeur.

Sanction pnale :
La conservation des donnes pour une dure suprieure celle qui a t dclare est punie de 5 ans demprisonnement et 300.000 damende (article 226-20 du code pnal).

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Consquences dun dfaut de dclaration :

Le responsable du traitement sexpose des sanctions pnales et civiles en cas de nondclaration de son traitement pralablement sa mise en uvre. La non-dclaration de traitement la CNIL est punie de 5 ans demprisonnement et de 300.000 damende ( article 226-16 du code pnal). Sur le plan civil, la non-dclaration rend le dispositif inopposable aux employs, cest--dire que lemployeur ne pourra utiliser les donnes collectes contre le employ. La Cour de cassation a considr quun employeur ne peut sanctionner un employ qui refuserait de se plier la mise en uvre dun traitement de donnes caractre personnel si ce traitement na pas t dclar la CNIL (Dcision du 6 avril 2004). Dans cette affaire, un employ refusait dutiliser les badges mis en place pour contrler les entres et sorties des employs, systme non dclar la CNIL. Il avait alors t licenci pour faute.