Vous êtes sur la page 1sur 90

Manuel de procdures du CEFAN

MANUEL DE PROCEDURES
ADMINISTRATIVES,
FINANCIERES ET
COMPTABLES

Manuel de procdures du CEFAN

TABLE DES MATIERES


CHAPITRE1 :
1.1 :
1.3 :
1.4 :
1.5 :
1.8 :
1.9 :

ORGANISATION DU SECRETARIAT EXECUTIF PERMANENT (SEP).....8

GNRALITS........................................................................................................................................10
LASSISTANTE DE DIRECTION....................................................................................................................11
LE COMPTABLE......................................................................................................................................11
LE CHARG DE PROGRAMME .....................................................................................................................12
LE CHARG DE COMMUNICATION..............................................................................................................12
LE GARDIEN..........................................................................................................................................12

CHAPITRE 2 : ORGANISATION DU TRAVAIL.........................................................14


2.1

...............................................................................................................................HORAIRES DE TRAVAIL
...........................................................................................................................................................14
2.2
......................................................................................................................... HEURES SUPPLMENTAIRES
...........................................................................................................................................................14
2.2.1 ..............................................................................................................................................Les bnficiaires
..............................................................................................................................................................................14
2.2.2 .............................................................................................................................................................Validit
..............................................................................................................................................................................14
2.2.2 ...................................................................................................................................................Rmunration
..............................................................................................................................................................................15
2.2.3 ........................................................................................................................................................Restriction
..............................................................................................................................................................................15
2.3
..........................................................................................................................................LES ABSENCES
...........................................................................................................................................................15
2.3.1 ..........................................................................................................................................................Principes
..............................................................................................................................................................................15
2.3.2 ...........................................................................................................................................Labsence maladie
..............................................................................................................................................................................16
2.3.3..................................................................................................................................Labsence exceptionnelle
..............................................................................................................................................................................16
2.4
..............................................................................................................................................LES CONGS
...........................................................................................................................................................16
2.4.1 ...........................................................................................................................................Les congs annuels
..............................................................................................................................................................................16
2.4.2 ............................................................................................................................................Planning de cong
..............................................................................................................................................................................17
2.4.3 ............................................................................................................................................Dcision de cong
..............................................................................................................................................................................17
2.4.4 ......................................................................................................................................................Cas de refus
..............................................................................................................................................................................17
2.4.5 ............................................................................................................................................Dcision de cong
..............................................................................................................................................................................17
CHAPITRE 3 :
3.1

LE RECRUTEMENT DU PERSONNEL.............................................18

............................................................................................................................................GNRALITS
...........................................................................................................................................................18
3.2
...............................................................................................................................DFINITION DU BESOIN
...........................................................................................................................................................18
3.2.1.............................................................................................................................................Besoin du bailleur
..............................................................................................................................................................................18
3.3
.............................................................................................................................TERMES DE RFRENCES
...........................................................................................................................................................19
3.4
...............................................................................................................................PUBLICATION DE POSTE
...........................................................................................................................................................26
3.5
..................................................................................................... RCEPTION DE DOSSIER DE CANDIDATURE
...........................................................................................................................................................26
3.6
............................................................................................................... LE DPOUILLEMENT DES DOSSIERS
...........................................................................................................................................................26

Manuel de procdures du CEFAN


3.7
3.8
3.9
3.10 :
3.11

...........................................................................................................................PANEL DE RECRUTEMENT.
...........................................................................................................................................................27
..............................................................................................................................TEST DE RECRUTEMENT
...........................................................................................................................................................27
................................................................................................................................CONTRAT DE TRAVAIL
...........................................................................................................................................................28
LE DOSSIER DU PERSONNEL.....................................................................................................................28
..................................................................................................................................PROFIL DE CARRIRE
...........................................................................................................................................................29

CHAPITRE 4 :
4.1
4.2
4.3
4.4
4.5
4.6

RUPTURE DU CONTRAT.............................................................30

............................................................................................................................................GNRALITS
...........................................................................................................................................................30
.......................................................................................................................................FIN DU CONTRAT
...........................................................................................................................................................30
.............................................................................................................................................RSILIATION
...........................................................................................................................................................30
...............................................................................................................DMISSION OU ABANDON DE POSTE
...........................................................................................................................................................31
..........................................................................................................................................LICENCIEMENT
...........................................................................................................................................................31
................................................................................................................................DCS DE LEMPLOY
...........................................................................................................................................................31

CHAPITRE 5 :
5.1 :
5.2 :
5.3 :
5.4 :
5.5 :
5.6 :

RECRUTEMENT DE CONSULTANT................................................32

GNRALITS........................................................................................................................................32
RECRUTEMENT......................................................................................................................................32
LES HONORAIRES...................................................................................................................................32
LES FRAIS DE MISSION.............................................................................................................................33
DOCUMENTS PRODUITS...........................................................................................................................33
LE CONTRAT DE CONSULTATION...............................................................................................................33

CHAPITRE 6 : LA PAIE.....................................................................................34
6.1 :
6.2 :
6.3. :
6.4
6.5
6.6 :

FICHE DE PRSENCE...............................................................................................................................34
SALAIRE...............................................................................................................................................34
BARME...............................................................................................................................................34
...........................................................................................................................LE PAIEMENT DU SALAIRE
...........................................................................................................................................................35
...................................................................................................................................MODE DE PAIEMENT
...........................................................................................................................................................35
AVANCES SUR SALAIRES.........................................................................................................................35

CHAPITRE 7 :
7.1:
7.2 :

..................................................................................................................LES RUNIONS HEBDOMADAIRES.


...........................................................................................................................................................36
LES PROCS VERBAUX............................................................................................................................36

CHAPITRE 8 :
8.1 :
8.2 :
8.3 :

LE SECRETARIAT......................................................................37

GNRALITS........................................................................................................................................37
LE TABLEAU DAFFICHAGE......................................................................................................................37
SALLE DATTENTE..................................................................................................................................37

CHAPITRE 9 :
9.1 :
9.2 :
9.3 :
9.4 :
9.5 :

LES RUNIONS.........................................................................36

COURRIER ARRIVE....................................................................38

GNRALITS........................................................................................................................................38
LES COURRIERS ARRIVS.........................................................................................................................38
ENREGISTREMENT DU COURRIER ARRIV....................................................................................................38
TRANSMISSION DU COURRIER...................................................................................................................39
CLASSEMENT DU COURRIER.....................................................................................................................39

CHAPITRE 10 : LE COURRIER DEPART...............................................................39

Manuel de procdures du CEFAN


10.1 :
10.2 :
10.3 :
10.4 :
10.5 :

GNRALITS........................................................................................................................................39
EMISSION DU COURRIER..........................................................................................................................39
SIGNATURE DU COURRIER........................................................................................................................40
ENREGISTREMENT DU COURRIER...............................................................................................................40
LARCHIVAGE.......................................................................................................................................40

CHAPITRE 11 : ACHAT PAR BON DE COMMANDE...............................................42


11.1:
11.2 :
11.3 :
11.4 :
11.5 :
11.6 :

GNRALITS........................................................................................................................................42
LA DEMANDE DACHAT...........................................................................................................................42
COLLECTE DE DEVIS...............................................................................................................................43
ANALYSE DES DEVIS...............................................................................................................................43
BON DE COMMANDE...............................................................................................................................43
LIVRAISON & INSPECTION DE LA COMMANDE.............................................................................................44

CHAPITRE 12 : LAPPEL DOFFRE.....................................................................45


12.1 :

GNRALITS.................................................................................45

12.2 :
PRPARATION DU DOSSIER DAPPEL DAPPEL DOFFRE.................................................................................45
12.3 :
LANCEMENT DAVIS DAPPEL DOFFRE......................................................................................................46
12.4 :
PRSENTATION DE SOUMISSIONS...............................................................................................................46
12.5 :
OUVERTURE DES OFFRES/DEVIS...............................................................................................................47
12.6 :
EVALUATION DES OFFRES/DEVIS.............................................................................................................48
12.7 :
CRITRES DVALUATIONS DES PROPOSITIONS.............................................................................................48
12.7.1 : ........................................................................................................Evaluation Technique des propositions
..............................................................................................................................................................................48
12.7.2 : ........................................................................................................Evaluation financire des propositions
..............................................................................................................................................................................48
12.8 :
ATTRIBUTION DES MARCHS....................................................................................................................48
12.9 :
NOTIFICATION DU MARCH.....................................................................................................................49
12.10 :
RAPPORT DATTRIBUTION DES MARCHS....................................................................................................50
CHAPITRE 13 : ...................................................................................LA CAISSE
51
13.1 :
13.2 :
13.3 :
13.4 :
13.5 :
13.6 :
13.7 :
13.8 :
13.9 :
13.10 :

............................................................................................................................................GNRALITS
...........................................................................................................................................................51
..............................................................................................................APPROVISIONNEMENT DE LA CAISSE
...........................................................................................................................................................51
...............................................................................................................ACHATS AUTORIS PAR LA CAISSE.
...........................................................................................................................................................51
...............................................................................................................................LA DEMANDE DACHAT
...........................................................................................................................................................51
.................................................................................................................IDENTIFICATION DU FOURNISSEUR
...........................................................................................................................................................51
.........................................................................................................................................BON DE CAISSE
...........................................................................................................................................................52
...............................................................................................................................JUSTIFICATIF DE CAISSE
...........................................................................................................................................................52
......................................................................................................................................ARRT DE CAISSE
...........................................................................................................................................................52
...........................................................................................................................LE BROUILLARD DE CAISSE
...........................................................................................................................................................52
..............................................................................................................................................ARCHIVAGE
...........................................................................................................................................................53

CHAPITRE 14 : ...............................................................PAIEMENT PAR CHEQUE


54
14.1 :
14.2 :

....................................................................................................................CONSTATATION DE LA DPENSE
...........................................................................................................................................................54
.........................................................................................ETABLISSEMENT DE LAUTORISATION DE PAIEMENT
...........................................................................................................................................................54

Manuel de procdures du CEFAN


14.3 :
14.4 :
14.5 :
14.6 :
14.7 :
14.8 :
14.9 :

........................................................................................................................ETABLISSEMENT DU CHQUE
...........................................................................................................................................................55
..................................................................................................................TRANSMISSION POUR SIGNATURE
...........................................................................................................................................................55
....................................................................................................................VRIFICATION DES DOCUMENTS
...........................................................................................................................................................55
.....................................................................................................................................LIVRE DE BANQUE
...........................................................................................................................................................55
...................................................................................................................................REMISE DU CHQUE
...........................................................................................................................................................56
......................................................................................................................ANNULATION DE LA FACTURE
...........................................................................................................................................................56
..............................................................................................................................................ARCHIVAGE
...........................................................................................................................................................56

CHAPITRE 15 : ........................................................LES FRAIS DE DEPLACEMENT


57
15.1 :
15.2 :
15.3 :
15.4 :
15.5 :
15.6 :

............................................................................................................................................GNRALITS
...........................................................................................................................................................57
...................................................................................................LES FRAIS DE TAXI AU SIGE DU RAP+AO
...........................................................................................................................................................57
...............................................................................................................FRAIS DE TAXI POUR LES MISSIONS
...........................................................................................................................................................57
...........................................................................................................................FRAIS DE BILLET DAVION
...........................................................................................................................................................57
...........................................................................................................................................FRAIS DE VISA
...........................................................................................................................................................58
...........................................................................................................................................AUTRES FRAIS
...........................................................................................................................................................58

CHAPITRE 16 : ..................................................LES FRAIS DE COMMUNICATIONS


59
16.1 :
16.2 :
16.3 :
16.4 :
16.5 :
16.6 :
16.7 :

............................................................................................................................................GNRALITS
...........................................................................................................................................................59
............................................................................................................................LES FRAIS DE TLPHONE
...........................................................................................................................................................59
...............................................................................................LES FRAIS DE TLPHONES LORS DES MISSIONS
...........................................................................................................................................................59
............................................................................................................................LES FRAIS DE PUBLICITS
...........................................................................................................................................................60
.....................................................................................................................................FRAIS DANNONCE
...........................................................................................................................................................60
..........................................................................................................................LES FRAIS DE PUBLICATION
...........................................................................................................................................................60
...............................................................................................................................LES FRAIS DINTERNET
...........................................................................................................................................................60

CHAPITRE 17 : .............................................................GESTION DU PATRIMOINE


61
17.1 :
17.2 :
17.3 :
17.4 :
17.5 :

............................................................................................................................................GNRALITS
...........................................................................................................................................................61
.........................................................................................................................................IDENTIFICATION
...........................................................................................................................................................61
............................................................................................................................................MOUVEMENT
...........................................................................................................................................................61
...................................................................................................................TABLEAU DES IMMOBILISATIONS
...........................................................................................................................................................61
................................................................................................................................INVENTAIRE PHYSIQUE
...........................................................................................................................................................62

Manuel de procdures du CEFAN

17.5.1 : .....................................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................date de rfrence
..............................................................................................................................................................................62
17.5.2 : .....................................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................Lieu dinventaire
..............................................................................................................................................................................62
17.5.3 : .....................................................................................................................................................................
...........................................................................................................................................Les quipes de comptage
..............................................................................................................................................................................62
17.5.4 : .....................................................................................................................................................................
...............................................................................................................................................Mthode de comptage
..............................................................................................................................................................................63
CHAPITRE 18 : LE COMPTE BANCAIRE...............................................................64
18.1 :
18.2 :
18.3 :
18.5 :

OUVERTURE DU COMPTE.........................................................................................................................64
DOMICILIATION.....................................................................................................................................64
SIGNATAIRES.........................................................................................................................................64
LES COMPTES SUBSIDIAIRES.....................................................................................................................64

CHAPITRE 19 : .........................................................................LES DEFINITIONS


67
19.1 :
19.2 :
19.3 :
19.4 :

..........................................................................................................................LA PRVISION BUDGTAIRE


...........................................................................................................................................................67
............................................................................................................................LA GESTION BUDGTAIRE
...........................................................................................................................................................67
...........................................................................................................................LEXCUTION BUDGTAIRE
...........................................................................................................................................................67
..........................................................................................................................LE CONTRLE BUDGTAIRE
...........................................................................................................................................................68

CHAPITRE 20 : ..............................................SYSTEME DE GESTION BUDGETAIRE


69
20.1 :
20.2 :
20.3 :
20.4 :

............................................................................................................................................GNRALITS
...........................................................................................................................................................69
....................................................................................................................ETABLISSEMENT DES PRIORITS
...........................................................................................................................................................69
............................................................................................APPROCHE ET PROCDURE DE LA BUDGTISATION
...........................................................................................................................................................70
..................................................................................................................ADOPTION DU PLAN DE TRAVAIL
...........................................................................................................................................................70

CHAPITRE 21 : PRESENTATION DU BUDGET......................................................71


21.1 :

............................................................................................................................................GNRALITS
...........................................................................................................................................................71
21.2 :
..........................................................................................................................................LE PRAMBULE
...........................................................................................................................................................71
21.2.2 : .....................................................................................................................................................................
.....................................................................................................................................Priorits du nouveau budget
..............................................................................................................................................................................71
21.3 :
.................................................................................................................................LE CORPS DU BUDGET
...........................................................................................................................................................72
CHAPITRE 22 : LES ETATS................................................................................73
22.1 :
22.2 :
21.2 :
22.3 :

GNRALITS.........................................................................................................................................73
LTAT DE RAPPROCHEMENT BANCAIRE.(ANNEXE

21.1)...............................................................................73
RAPPORT MENSUEL................................................................................................................................73
LES IMMOBILISATIONS.............................................................................................................................73

CHAPITRE 23:

.....................................ORGANISATION DU SYSTEME COMPTABLE


75

Manuel de procdures du CEFAN


23.1 :
23.2 :

............................................................................................................................................GNRALITS
...........................................................................................................................................................75
.......................................................................................................ORGANISATION DU SYSTME COMPTABLE
...........................................................................................................................................................75

CHAPITRE 24 : .....................................ORGANISATION DU SYSTEME COMPTABLE


76
24.3 :

...............................................................................................................................LOUTIL INFORMATIQUE
...........................................................................................................................................................76

CHAPITRE 25 : ..............................................................LE SYSTEME COMPTABLE


77
25.1 :

........................................................................................................................................NOMENCLATURE
...........................................................................................................................................................77
25.2 :
..............................................................................................................NORMES ET PRINCIPES COMPTABLES
...........................................................................................................................................................78
25.3 :
............................................................................................................................SYSTME ET PROCDURES
...........................................................................................................................................................78
25.3.1 : .....................................................................................................................................................................
......................................................................................................................................Rception et enregistrement
..............................................................................................................................................................................78
25.3.2 : .....................................................................................................................................................................
........................................................................................................................................vrification & approbation
..............................................................................................................................................................................79
25.3.3 : .....................................................................................................................................................................
............................................................................................................................Imputation comptable & paiement
..............................................................................................................................................................................79
25.4 :
......................................................................................................................................PLAN COMPTABLE
...........................................................................................................................................................80

Manuel de procdures du CEFAN

PREMIERE PARTIE
PROCEDURES
ADMINISTRATIVES

Chapitre1 :
I.

ORGANISATION DU SECRETARIAT EXECUTIF (SE)

DISPOSITIONS INSTITUIONNELLES

Ressources financires :
Les ressources financires du CEFAN se composent :
Des dons ou subventions octroys par les partenaires, les
gouvernements, les institutions ou les associations buts non
lucratifs. Des rtributions
perues pour des services excuts
pour le compte de tiers, sous rserve quils soient en conformit
avec les buts et objectifs de lorganisation.
De toute autre ressource lgalement autorise.

Manuel de procdures du CEFAN

Emploi des ressources financires :


Les ressources financires sont utilises conformment aux
budgets approuvs par les instances. Ces budgets sont notamment :
- Le budget des activits
- Le budget de fonctionnement
Engagement des dpenses :
Le pouvoir dengager les dpenses imputables sur les ressources
de lorganisation est confr au Coordonnateur du Secrtariat
Excutif par le Comit de Direction, selon les dispositions
suivantes :
- Soit en vertu de lapprobation des budgets proposs
(produits et charges)
- Soit en vertu dune dcision du Comit de Direction relative
lutilisation spcifique des fonds propres
- Soit en vertu du pouvoir donn au Coordonnateur du
Secrtariat Excutif de ngocier des financements avec les
partenaires bilatraux et multilatraux.
Liquidation des dpenses :
Le pouvoir de liquider les dpenses imputables sur les ressources
de lorganisation est confr au Coordonnateur du Secrtariat
Excutif par le Comit de Direction, du fait de sa nomination.
Ce pouvoir peut tre dlgu par son titulaire un autre membre
du personnel du CEFAN. Cette dlgation nexonre pas le
Coordonnateur du Secrtariat Excutif de ses responsabilits.
Dpts de fonds :
Le Comit de Direction, sur proposition du Coordonnateur du
Secrtariat Excutif, arrte une liste de banques auprs
desquelles les fonds de lorganisation peuvent tre dposs.
Il donne pouvoir au Coordonnateur du Secrtariat Excutif
dorganiser les modalits juridiques de fonctionnement des
comptes
bancaires
(signatures
conjointes,
plafonds
des
oprations, etc.).
Pouvoir de signature bancaire :
Le Comit de Direction dsigne les signataires autoriss, pour ce
qui concerne les oprations bancaires.
Tous les comptes bancaires fonctionnent avec double signature.
Gestion financire :
Conformment
aux
directives
du
Comit
de
Direction,
le
Coordonnateur du Secrtariat Excutif arrte les rgles et
procdures financires dtailles pour assurer une gestion
financire efficace et rigoureuse ;
Le Coordonnateur du Secrtariat Excutif maintient un systme de
contrle interne permettant de procder tout moment la
vrification des encaissements et de lutilisation des fonds,
conformment aux engagements souscrits avec les partenaires et
bailleurs de fonds.

Manuel de procdures du CEFAN

10

Gestion comptable :
Conformment
aux
dcisions
du
Comit
de
Direction,
le
Coordonnateur du Secrtariat Excutif arrte les rgles et
procdures relatives une gestion comptable rigoureuse et
documente de toutes les oprations. Le Coordonnateur du
Secrtariat Excutif sassure de lexistence, et de la mise
jour permanente, dun systme comptable fiable et rgulirement
contrl.
Etats financiers :
Le Coordonnateur du Secrtariat Excutif prsente au
Comit de
Direction,
au
moment
et
de
faon

en
faciliter
la
comprhension :
a) Un tat annuel des comptes comprenant la situation financire,
le compte de recettes et dpenses et les notes explicatives des
principaux postes et volutions.
b) A la fin du premier semestre de lexercice, un tat
comptes comprenant le rcapitulatif des ressources et
emplois, ainsi quune situation rsume de lexcution
budgets.

des
des
des

Contrle des comptes :


Sur proposition du Coordonnateur du Secrtariat Excutif, le
Comit de Direction dsigne le contrleur des comptes du rseau.
Le contrleur des comptes est rvoqu par le Comit de Direction.
Le contrleur des comptes a le droit, le pouvoir et le devoir
danalyser, Dexaminer et dvaluer toutes les oprations et
activits de lorganisation, afin dtablir en particulier leur
conformit
avec
les
rgles,
procdures
et
politiques institutionnelles,
lexistence,
la
scurit
et
lutilisation
conomique
de
toutes
les
ressources
de
lorganisation, la fiabilit et lintgrit des documents
comptables, financiers, oprationnels et administratifs utiliss
dans lensemble des activits et oprations.
1.1 :

Gnralits
Pour permettre un bon fonctionnement du CEFAN, le
rseau sest dot dun secrtariat excutif dont la
fonction est daider la ralisation des buts et
objets du rseau en gnral, et la mise en uvre des
dcisions
et
programmes
adopts
par
lassemble
gnrale notamment.
Il est compos de :

1 Coordonnateur

Manuel de procdures du CEFAN

11

1 Assistante Administrative et
Comptable

1 Responsable Administratif et
Financier

1 Charg de programme

1 Charg de communication

1 Chauffeur

1 Un gardien
1.2 :

Le Coordonnateur
Le Coordonnateur du secrtariat excutif est plac
sous la responsabilit directe du Comit de
Direction, et exerce ses activits sous lautorit
administrative du prsident.
Le Coordonnateur suit la gestion courante des
activits, programme et projet du rseau. Il
reprsente le rseau auprs de ladministration et
des bailleurs de fonds pour les formalits
administratives et autres questions rentrant dans
le cadre de la gestion courante (voir annexe pour
plus de dtails).

1.3 :

lassistante Administrative et Comptable


Elle est place sous lautorit directe du
Coordonnateur et sous la responsabilit du Charg
de programme et du Responsable Administratif et
financier et assiste le Coordonnateur ses
taches.
Elle est charge entre autre de :

tenir le secrtariat du bureau

Tenir la petite caisse

dcrire les correspondances

grer
les
rendez
vous
du
Coordonnateur
(Voir annexe pour plus de dtails)

Chapitre1 :

1.4 :

ORGANISATION DU SECRETARIAT EXECUTIF (SE)

Le Responsable Administratif et Financier


Il
est
plac
sous
lautorit
directe
du
Coordonnateur et sous la responsabilit du charg
de programme.
Il est charg de tout ce qui est de la gestion
financire, budgtaire et comptable du rseau. Il

Manuel de procdures du CEFAN

12

doit protger les biens du rseau (voir annexe


pour plus de dtails).
1.5 :

le charg de programme
Plac sous la Supervision du Coordonnateur, il est
charg de llaboration des programmes et de leur
suivi (voir annexe pour dtails).

1.6 :

Le charg de communication
Plac sous la supervision du Coordonnateur et sous
la responsabilit du Charg de programme, il sera
charg de grer tout ce qui est information du
rseau ; savoir entre autre rcolter les
informations sur les diffrentes OSC du secteur de
lEducation au Cameroun et ailleurs, confection du
bulletin
dinformation,
du
rpertoire
et
administration du site web

1.7 :Le chauffeur


Plac sous lautorit du responsable administratif
et financier, il assurera les courses en ville et
hors de la ville lies au service. Il soccupe du
nettoyage et de lentretien des vhicules du
CEFAN.
1.8 :

Le gardien (Agent de mnage)


Plac sous lautorit du responsable administratif
et financier, il assurera la scurit des biens et
personnes se trouvant dans les locaux du CEFAN. Il
soccupe du nettoyage et lentretien des bureaux.

Manuel de procdures du CEFAN

ORGANIGRAMME DU SECRETARIAT EXECUTIF

13

DU CEFAN

Coordonnateur

COMPTABLE OU
RAF

ASSISTANTE
ADMINISTRATIVE

CHARGE DE
COMMUNICATION

Le CHAUFFEUR

CHARGE DE
PROGRAMME

GARDIEN et
AGENT DE
MENAGE

Manuel de procdures du CEFAN

14

Chapitre 2 : ORGANISATION DU TRAVAIL

2.1

Horaires de travail
La dure hebdomadaire de travail est fixe
quarante heures (40h). Elle est effectue en cinq
jours ouvrables (5 jours) du lundi au vendredi
inclus.
La dure journalire de travail est fixe en
fonction du pourcentage de temps de lemploy (de
5 8 heures). Les heures douverture et de
fermeture des bureaux sont fixes comme suit :
Matin : 7 H 30
Midi : 12 H 30
Aprs midi : 13H30
Soir : 16 H30

2.2

Heures supplmentaires
Toute heure travaille en plus de la dure
quotidienne
lgale
constitue
une
heure
supplmentaire.
Une heure supplmentaire peut ouvrir soit une
indemnit
compensatrice,
soit

un
repos
compensateur.

2.2.1

Les bnficiaires
Les heures supplmentaires ne concernent pas les
cadres.
Peuvent bnficier dune heure supplmentaire, les
chauffeurs, coursiers et autres petits personnels
de bureau.

2.2.2

Validit
Pour tre valable, les heures supplmentaires
effectues par un employ doivent tre demandes
par un suprieur hirarchique.
Lobjet de cette heure supplmentaire doit tre
rattach
aux
activits
du
bureau
et
jug
ncessaires.

Manuel de procdures du CEFAN

15

Chapitre 2 : ORGANISATION DU TRAVAIL

2.2.2

Rmunration
Les
heures
effectivement
travailles
feront
lobjet dune dclaration (voir formulaire en
annexe)
avant
toute
mise
en
paiement
ou
rcupration.
Elle
doit
tre
signe
par
lemploy,
le
commanditaire de lheure supplmentaire et contre
sign par le Coordonnateur du CEFAN.

En cas de paiement en numraire, le


calcul de lindemnit se fera sur la base des
lois en vigueur au Cameroun.

En cas de compensation en jour ou heure


de travail, lemploy notifiera par crit le
jour et le moment quil a choisi et sans
dpasser les heures dclares.

2.2.3

Restriction
Les heures supplmentaires ne sont pas cumulables.
Une heure supplmentaire est perdue aprs le mois
au cours duquel elle a t effectue.

2.3

Les

absences

Est considre comme absence, toute non prsence


dun employ son poste de travail aux jours et
heures ouvrables.
2.3.1

Principes
Chaque suprieur hirarchique doit tre inform de
toute absence du personnel sous sa responsabilit
qui son tour informe le Coordonnateur.
Pendant les heures de service, aucun employ
ne
peut sabsenter de son poste sans autorisation de
son suprieur. (Formulaire en annexe)

Manuel de procdures du CEFAN

16

Chapitre 2 : ORGANISATION DU TRAVAIL

2.3.2

Labsence maladie
Est considre comme
absence maladie, toute
absence dun employ son poste de travail pour
cause de maladie.
Toute absence maladie doit tre justifie par un
certificat mdical dlivr par un mdecin.
Le certificat mdical doit tre dpos dans les
quarante huit heures qui suivent sa dlivrance au
bureau du suprieur hirarchique. Celui-ci doit
transmettre
le
certificat

lassistante
Administrative et Comptable pour tre insr dans
le dossier de lemploy.

2.3.3Labsence exceptionnelle
Tout employ peut sabsenter de son poste de
travail titre exceptionnel condition davoir
reu
une
autorisation
de
son
suprieur
hirarchique. Cela na pas besoin dtre notifi
aux autres services. Ce sont par exemple les
absences pour mariage dun ami ; pour accompagner
sa femme ou ses enfants lhpital, participer
des funrailles, faire une course rapide...
2.4

Les congs
Les congs sont des absences rglementes par la
loi. Cest donc un droit acquis par lemploy et
exerc par lui.

2.4.1

Les congs annuels.


Tout employ du CEFAN bnficie de 2 et 1/2 jours
ouvrables de congs par mois ce qui fait 30 jours
cumuls de jours ouvrables lanne.
Lemploy exerce se droit comme il veut mais en
conformit avec le planning des activits de
lorganisme qui lemploie.

Manuel de procdures du CEFAN

17

Chapitre 2 : ORGANISATION DU TRAVAIL

2.4.2

Planning de cong
En dbut danne, chaque responsable hirarchique
du CEFAN doit tablir
un planning de congs
annuel pour les employs qui sont sous sa
responsabilit.
Ce planning doit tenir compte du plan annuel de
travail (PAT) du CEFAN.

2.4.3

Dcision de cong
Lemploy qui demande partir en cong doit
remplir une autorisation de cong (annexe) en
indiquant la date de dpart en cong et la date de
reprise du service.
Tout cela doit tre conforme au planning tablit
en dbut danne.
Lautorisation signe de lemploy est transmise
son suprieur hirarchique pour visa et qui son
tour la transmet au Coordonnateur du CEFAN pour
accord.

2.4.4

Cas de refus
Lemploy peut se voir refuser le droit de partir
en cong. Ce refus de la part du suprieur
hirarchique ou du Coordonnateur du secrtariat
excutif
doit
tre
motiv
par
des
raisons
valables.
Ce refus doit tre signifi lemploy par crit,
48
heures au
maximum suivant
le dpt
de
lautorisation tout en lui proposant une nouvelle
date de cong.

2.4.5

Dcision de cong
Lautorisation de cong remplie par lemploy et
signe par les diffrentes parties concernes est
transmise au responsable du personnel qui tablit
une dcision de cong soumise
la signature du
Coordonnateur du CEFAN.

Manuel de procdures du CEFAN

18

Elle est tablie en 2 exemplaires dont un remis


lemploy et lautre exemplaire archiv dans son
dossier personnel.

Chapitre 3 :

3.1

LE RECRUTEMENT DU PERSONNEL

Gnralits
Comme toute structure pour atteindre ses objectifs
a besoin de ressources humaines adquates. Ainsi
le CEFAN dfinit ici lensemble du
processus
ncessaire
pour le
recrutement du
personnel
qualifi pour excuter ses activits.

3.2

Dfinition du besoin
Le CEFAN recrutera du personnel si seulement si
cela savre ncessaire et impratif pour la
mise en uvre de ses activits.
Le besoin peut provenir du bailleur ou du CEFAN.

3.2.1Besoin du bailleur
Le bailleur dans le cadre de son financement peut
exiger le recrutement du personnel diffrent de
celui qui existe dj ou du recrutement de
personnel complmentaire.
3.2.2

Besoin exprim par le CEFAN


Le CEFAN peut sentir aussi le besoin de recruter
du personnel en complment de celui qui existe
pour tre plus efficace dans la mise en uvre de
ses projets.
Dans ce cas, le besoin est exprim par le
responsable du volet concern par crit et adress
au Coordonnateur ou par le Coordonnateur lui-mme
qui saisit le prsident par crit.
Le Coordonnateur informe le prsident qui convoque
les organes dirigeants qui statuent et dlibrent.
La demande peut tre juge inopportune ou mal
argumente donc fait lobjet de rejet.
La demande est accepte et la procdure de
recrutement est initie.

Manuel de procdures du CEFAN

Chapitre 3 :

3.3

19

LE RECRUTEMENT DU PERSONNEL

Termes de rfrences
Chaque poste au niveau du CEFAN doit comprendre
des termes de rfrences clairs, concis et prcis.
Les termes de rfrences dfinissent les taches
affectes au poste qui fait lobjet du recrutement
et donc permettent dvaluer celui qui loccupera.
Annexe pour modle de termes de rfrences. Les
informations suivantes doivent apparatre :
La description du poste pourvoir
La catgorie professionnelle
Le niveau dtudes et diplmes requis
Lexprience requise
Les contraintes lies au poste
Le lieu daffectation

Manuel de procdures du CEFAN

Chapitre 3 :

20

LE RECRUTEMENT DU PERSONNEL

Annexe 3.3a
TERMES DE REFERENCE POUR LE POSTE
DE COORDONNATEUR
1. Tches
Plac sous lautorit du Prsident du CEFAN, le Coordonnateur est
responsable de la coordination et de la gestion efficace de la mise
en oeuvre des projets du rseau.
A ce titre, il veille ce que les moyens du programme soient
utiliss avec le maximum defficacit pour atteindre les objectifs
fixs en termes de rsultats, conformment aux accords passs entre
le CEFAN et les bailleurs de fonds.
Le Coordonnateur est charg notamment des tches suivantes :

Superviser et coordonner les composantes du programme et les


structures administratives et techniques du Secrtariat Excutif
pour que les biens et services prvus soient livrs conformment
aux plans de travail et budgets et aux manuels de procdures du
programme ;
Prparer les runions, rdiger les procs-verbaux, et les
rapports des runions ;
Prsenter pour approbation le plan daction annuel budgtis
du CEFAN au Comit de Direction ;
Soumettre au Comit de Direction du CEFAN pour approbation,
les rapports dactivits mensuels, trimestriels et annuels, et
suivant les exigences des bailleurs de fonds.
Approuver les mouvements de fonds ;
Veiller ce que tous les comptes soient tenus selon les
procdures comptables acceptables par les bailleurs de fonds ;
Signer tous les documents ncessaires pour les demandes de
retrait de fonds sur les comptes de crdits, sur les fonds de
roulement et les comptes spciaux ;
Assurer une diffusion suffisante de la documentation relative
au
programme
(rapports
dvaluation,
rapports
dactivits,
accords de dons et de crdits, documents de travail, manuels de
procdures et directives du CEFAN, etc.);
Procder aux arrangements ncessaires pour que les oprations
de vrification des comptes soient effectues selon les clauses
des accords, de crdit et protocoles de financement.
Prparer et participer aux sances du comit de Direction du
rseau ;
Reprsenter le rseau devant les administrations et dans les
runions de concertation avec les partenaires.

Manuel de procdures du CEFAN

21

2. Profil
Niveau acceptable dtudes universitaires (au minimum niveau
bac+ 3 ans) ;
Exprience pertinente un poste de responsabilit dans les
secteurs sociaux ; lexprience dans les structures avec
autonomie de gestion tant recherche ;
Exprience pertinente dans la planification, la gestion, la
coordination,
le
suivi
et
lvaluation
des
activits
de
lEducation;
Exprience pertinente dans le dveloppement communautaire
et/ou avec des mouvements associatifs ou avec les ONG axs sur
les secteurs sociaux et /ou le dveloppement communautaire;
Parfaite matrise du
Franais et bonne connaissance de
langlais.

Manuel de procdures du CEFAN

Chapitre 3 :

22

LE RECRUTEMENT DU PERSONNEL

Annexe 3.3b
TERMES DE REFERENCE POUR LE POSTE
DE CHARGE DE PROGRAMME
1. Tches
Plac sous lautorit du Prsident du Comit de Direction du CEFAN
et sous la supervision du Coordonnateur, le Charg de programme est
responsable de la mise en uvre, le suivi des programmes et projets.
A ce titre, il dveloppe et coordonne des plans oprationnels
mensuels, trimestriels et annuels, appuie les responsables des
comits provinciaux dans la mise en oeuvre des projets.
Le charg de programme est charg notamment des tches suivantes :

Assurer la planification, la mise en uvre et le suivi des


programmes et projets ;
Dvelopper et coordonner des plans oprationnels mensuels,
trimestriels et annuels ;
Appuyer les responsables des comits provinciaux dans la mise
en uvre des projets ;
Assurer
une
excution
correcte
des
activits
(avec
accomplissement des rsultats attendus)

Effectuer des missions de mise en uvre, de contrle et


dvaluation sur le terrain;
Proposer des plans de formation technique aux membres du
rseau;
Rdiger les rapports fournir au Coordonnateur du Secrtaire
Excutif;
2. Profil :
Le charg de programme doit avoir
Une formation de niveau suprieur (au minimum
ans) dans le domaine des sciences sociales ou
ou en management des programmes et projets;
Exprience pralable dau moins trois ans dans
projets dEducation;
Exprience pertinente dans le travail avec les
internationales des projets dEducation;
Sens de lorganisation;
capacit de travailler en quipe;
Sens de linitiative et capacit de jugement;

niveau bac+ 3
de lEducation
la gestion des
ONG locales et

Manuel de procdures du CEFAN

Parfaite matrise du
Franais et bonne connaissance
langlais ;
Matrise des logiciels tableur et de traitement de texte.

Chapitre 3 :

23
de

LE RECRUTEMENT DU PERSONNEL

Annexe 3.3c
TERMES DE REFERENCE POUR LE POSTE
DE CHARGE DE COMMUNICATION
1. Tches
Plac sous lautorit du Prsident du Comit de Direction du CEFAN,
sous la supervision du Coordonnateur et la responsabilit du Charg
de Programme,
Le Charg de Communication est charg notamment des tches
suivantes:

Animation du site web du CEFAN et lintranet en renforant les


capacits des membres du rseau en NTIC;
Elaboration et mise jour rgulire dun rpertoire des OSC
camerounaises du secteur de lEducation ;
Assurer la parution rgulire du bulletin dinformation du
CEFAN ;
Assurer le marketing institutionnel du CEFAN ;
Grer la documentation du CEFAN.
2. Profil :
Le Charg de Communication doit avoir
Diplme suprieur en communication (au minimum niveau bac+ 2
ans) ;
Bonne matrise des NTIC, avoir une exprience professionnelle
significative dans le domaine des NTIC;
Sens de lorganisation;
capacit de travailler en quipe;
Sens de linitiative et capacit de jugement;
Parfaite matrise du
Franais et bonne connaissance de
langlais ;
Fortes qualits de communication ;

Manuel de procdures du CEFAN

Chapitre 3 :

24

LE RECRUTEMENT DU PERSONNEL

Annexe 3.3d
TERMES DE REFERENCES POUR UN(e)
ASSISTANT (e) Administrative et Comptable
1. Tches :
Plac (e) sous lautorit du Coordonnateur, sous la responsabilit
du Responsable administratif et Financier,
lAssistant (e) de
direction est charg(e) de :
Mettre en place le systme de classement des dossiers du
CEFAN;
Organiser quotidiennement le travail de secrtariat et
instaurer un systme dvaluation;
Tenir la petite caisse
Etablir les outils de dcaissement
Organiser la logistique des runions du rseau;
Organiser les voyages ;
Prendre les notes et rdiger les comptes-rendus des runions;
Transmettre le plus rapidement possible les documents et les
correspondances aux intresss;
Tenir le cahier des rendez-vous et visites du Coordonnateur.
Assurer
la
saisie
des
documents
surtout
urgents
au
secrtariat;
Rquisitionner le matriel et les fournitures de bureau pour
le secrtariat;
Assurer le bon fonctionnement de tout le matriel de bureau et
veiller son entretien rgulier ;
Assurer toute autre tche qui lui est confie par le
Coordonnateur dans le cadre des activits du rseau
2. Profil
Avoir une formation universitaire niveau minimum bac+2
Avoir une exprience solide dans le domaine du secrtariat de
direction
Une bonne connaissance des relations avec les bailleurs de
fonds.
Une bonne connaissance du Franais et de lAnglais

Manuel de procdures du CEFAN

Chapitre 3 :

25

LE RECRUTEMENT DU PERSONNEL

Annexe 3.3e
LES TERMES DE REFERENCES
DU POSTE DE Responsable Administratif et Financier
1. Tches
Sous lautorit du Coordonnateur, sous la responsabilit du charg de
programme, le RAF est responsable de la tenue journalire de la
comptabilit ainsi que de la prparation des vrifications comptables,
des rapports financiers relatifs lexcution des projets du rseau.
Il est charg entre autre des tches suivantes :
veiller ce que les comptes soient suffisamment approvisionns
en vue du rglement rapide des dpenses engages dans le cadre des
Projets ;
tenir jour et de manire rgulire les documents financiers
(journaux et livres comptables) suivant le systme dfini et tenir
une comptabilit informatise donnant les dtails pour chaque
catgorie de dpenses, composantes, sous composantes et sources de
financement ;
tablir les demandes de paiement et assurer leur suivi ;
prparer les demandes de retraits de fonds et toute la
documentation
ncessaire
aux
dcaissements
conformment
aux
directives des bailleurs de fonds
dresser mensuellement les tats de rapprochement bancaire du
compte spcial du projet et sortir la situation financire de chaque
composante ;
fournir toutes les informations ncessaires au Secrtaire
Excutif ;
tenir une comptabilit informatise et sortir les rapports de
prsentation rgulire des comptes, tats et tableaux de bord du
rseau faisant apparatre les engagements, les factures reues et
payes ainsi que les fichiers pour chaque prestataire de services.
2. PROFIL :
Le comptable doit avoir:
Une formation de niveau suprieur (au moins BAC+2 minimum) dans
le domaine de la Comptabilit et Finances
Une exprience dau moins trois (3) annes dans un service
comptable traitant dun important flux annuel avec utilisation de
linformatique ;

Manuel de procdures du CEFAN

de

en

26

Une bonne connaissance et/ou exprience des rgles et procdures


dcaissement des projets financs par les bailleurs de fonds
Une bonne connaissance de lutilisation de la micro-informatique
gnral et des logiciels comptables en particulier.
Une bonne matrise des langues de travail : Franais et anglais.

Chapitre 3 :

3.4

LE RECRUTEMENT DU PERSONNEL

Publication de poste
Tout poste faisant lobjet dun recrutement doit
tre publi dans un journal de grande audience au
moins deux fois. La publication doit indiquer :

les termes de rfrences,

les dossiers fournir,

le lieu de dpt des dossiers,

la personne qui est adresse la demande

la date douverture des dpts et la date


de clture.
Aucun poste ne peut faire lobjet de recrutement de
gr gr.
Dans le cadre dune promotion interne, le poste doit
faire lobjet dune publication dans un journal
officiel.

3.5

Rception de dossier de candidature


Tous les dossiers de candidatures sont reus par
lassistante de direction.
Les dossiers sont adresss au secrtaire excutif du
rseau.
Les dossiers doivent tre sous pli ferms avec les
rfrences du poste sur le pli.
Aucun dossier ne doit tre accept aprs la date
limite de dpt indique dans lannonce.

3.6

Le dpouillement des dossiers


Lassistante fait le point des dossiers reus avec
le Coordonnateur du secrtariat excutif.
Elle dpouille les dossiers et procde leur saisi
dans le dossier informatique.
Voir annexe 2.6

Manuel de procdures du CEFAN

Chapitre 3 :

3.7

27

LE RECRUTEMENT DU PERSONNEL

Panel de recrutement.
Le panel est compos des personnes qui doivent
interroger les candidats, les noter et retenir celui
qui doit occuper le poste.
Le panel doit comprendre 4 personnes au maximum

1 reprsentant du bailleur

1 reprsentant dun partenaire

Le Coordonnateur du secrtariat excutif


du rseau

Le
responsable
hirarchique
du
poste
concern

3.8

Test de recrutement
Aprs analyse des dossiers, seul les candidats
remplissant les conditions sont retenus et informs.
Le recrutement peut se faire en deux tapes

Test crit

Entretien
Le recrutement peut se faire directement par
entretien.
Le
mode
de
recrutement
retenu
est
laiss

lapprciation du secrtaire excutif.


Quelque soit le mode de recrutement retenu les
candidats doivent tre nots et classs par ordre de
comptence.
Celui qui vient en tte est retenu pour le poste.
Si celui-ci dsiste on pourra faire appel au
suivant.
A la fin du test un rapport doit tre rdig pour
rendre compte et ce dossier doit tre archiv dans
le dossier du candidat retenu.

Manuel de procdures du CEFAN

Chapitre 3 :

3.9

28

LE RECRUTEMENT DU PERSONNEL

Contrat de travail
Le CEFAN ne dlivre que des contrats dure
dtermine. Le contrat de travail ne peut excder la
dure de vie du projet auquel il est li.
Chaque nouvel agent doit, avant sa prise de service,
signer un contrat de travail dure dtermine
portant les mentions et les obligations suivantes :

dsignation du poste de travail

dure des engagements contractuels

dure de la priode dessai

dfinition des fonctions ou description


des tches

lments de rmunration

dispositions relatives aux congs annuels,


la scurit sociale

dispositions
relatives
aux
autres
contributions parafiscales

obligations
du
travailleur,
rglement
intrieur,

modalits de rglement des conflits.


Le recrutement et la gestion des contrats de travail
du personnel doivent respecter les dispositions
prvues dans le protocole daccord entre le bailleur
de fond et le rseau dune part, et les lois en
vigueur au Cameroun dautre part.

3.10 :

Le dossier du personnel
Il doit tre ouvert un dossier
personne employ par le rseau

pour

chaque

Manuel de procdures du CEFAN

29

Ce dossier doit comprendre les lments suivants :

une copie du dossier de recrutement

une copie du contrat de lemploy

une copie de ses diplmes

une copie de son curriculum vitae

une copie des coordonnes bancaires de


lemploy

une
copie
de
sa
carte
nationale
didentit

une copie de son adresse et autres


informations.

Chapitre 3 :

3.11

LE RECRUTEMENT DU PERSONNEL

Profil de carrire
Le personnel est recrut pour une dure dtermine
correspondant la dure des projets. Pour cela et
compte tenu de lhtrognit des activits du
rseau qui sachvent donc dans le temps, il devient
impossible de prvoir une volution de carrire pour
le personnel.

Manuel de procdures du CEFAN

Chapitre 4 :

4.1

30

RUPTURE DU CONTRAT

Gnralits
La rupture dun contrat de travail peut intervenir
pour lune des causes ci-aprs :
arrive du terme
Dmission ou abandon de poste
Licenciement
Dcs de lemploy

4.2

Fin du contrat
Les contrats dure dtermine prennent fin
larrive du terme convenu au moment de leur
conclusion et doivent respecter le prescrit du Code
du Travail et ses mesures dapplication. Selon la
lgislation
Camerounaise,
elle
donne
droit
au
paiement de lindemnit de prcarit qui reprsente
2.5% de la masse salariale pendant la dure de
travail de lemploy.
Toute fois si le bailleur reconduit son financement
alors le contrat sera renouvel.

4.3

Rsiliation
La rsiliation dun contrat peut intervenir pour de
justes motifs, notamment les cas de faute lourde,
dincomptence, de suspension du rseau ou de dcs
de lemploy. Sauf cas de dcs, la partie qui prend
linitiative de la rupture doit observer le dlai de
pravis prvu par les dispositions lgales et

Manuel de procdures du CEFAN

31

rglementaires. Au moment de son dpart, lemploy


doit remettre tous les biens mis sa disposition.
En tout tat de cause, lagent ne sera libre de tout
engagement vis--vis du rseau quau moment o il
lui sera remis son certificat de travail et quil
aura reu son solde de tout compte.

Chapitre 4 :

4.4

RUPTURE DU CONTRAT

Dmission ou abandon de poste


Toute absence non justifie dune dure de quinze
(15) jours est assimile un abandon de poste et le
contrat est doffice rsili au tord de lemploy.
Lemploy a la possibilit de donner sa dmission
sous rserve du respect de lobligation de pravis.
Lorsquun
employ
dmissionne
sans
respect
du
pravis ou abandonne son poste de travail, le rseau
se rserve le droit de rclamer lintress,
lindemnit compensatoire de pravis.

4.5

Licenciement
Les
droits
de
licenciement
sont
calculs
conformment
aux
dispositions
du
contrat,
du
rglement dordre intrieur, de la lgislation du
travail en vigueur.

4.6

Dcs de lemploy
En cas de dcs dun employ, le salaire et les
indemnits de toute nature acquis la date du dcs
reviennent de plein droit ses ayant- droits.

Manuel de procdures du CEFAN

Chapitre 5 :

32

RECRUTEMENT DE CONSULTANT

5.1 :

Gnralits
Le consultant est une personne auquel le rseau
fait appel pour son expertise dans un domaine bien
prcis. Il nest pas un employ du rseau.
Il peut tre un consultant local ou international

5.2 :

Recrutement
Le besoin de recrutement doit tre ncessaire et
entrer dans le cadre de la mise en uvre des
activits du rseau.
Ainsi lors de la rdaction des projets lon doit
valuer sil est ncessaire ou non de prendre un
consultant et prvoir une ligne budgtaire.
Si
le
besoin
se
fait
ressentir
en
cours
dexcution du projet, le rseau doit informer et
obtenir du
bailleur de fonds lautorisation de
recruter un consultant.
Il obit la procdure de recrutement du
personnel.

5.3 :

Les honoraires
Pour la rmunration du consultant, le rseau doit
disposer dun barme de fixation des honoraires

Manuel de procdures du CEFAN

33

tant
pour
les
consultants
locaux
quinternationaux.
Cela peut se faire par une circulaire prise par le
Comit
de
Direction et
tenir compte
des
rglementations
en
vigueur
des
diffrents
bailleurs de fonds.
Les honoraires sont pays par tapes.
5.4 :

les frais de mission


Tous les frais qui seront occasionns dans le
cadre du travail du consultant seront la charge
du rseau si elles sont juges comme telles.
(Frais
de
dplacement ;
de
tlphone ;
hbergement)

Chapitre 5 :

5.5 :

RECRUTEMENT DE CONSULTANT

Documents produits
Tous les documents produits par le consultant lors
de son travail restent la proprit prive
du
rseau.
Toutes divulgations sans autorisation pralable de
ces informations par celui-ci lexposent une
poursuite judiciaire et une radiation de la base
de donnes du rseau.

5.6 :

Le contrat de consultation
Tous les consultants bnficient dun contrat de
consultation qui dtermine les droits et devoirs
de celui-ci envers le rseau.
Il doit comprendre ;

Le contrat type

Le curriculum vitae du postulant

Un formulaire de ses expriences de


consultants.

Manuel de procdures du CEFAN

Chapitre 6 : LA

6.1 :

34

PAIE

Fiche de prsence
Chaque employ doit remplir chaque jour une fiche
de prsence.
Cette fiche est signe par lemploy lui-mme, son
superviseur
direct
et
le
Coordonnateur
du
secrtariat excutif.
Cette fiche de prsence servira de base de calcul
du salaire la fin du mois.
Elle doit tre transmise la fin du mois au
comptable par
chaque suprieur hirarchique
(annexe 4.2).

6.2 :

Salaire
Lemploy bnficie dun salaire fix au moment de
la conclusion du contrat dembauche.
Le salaire est pay la fin de chaque mois sur la
base de la fiche de prsence.
La procdure est mise en uvre ds le 20 du mois
par le responsable de la paie.

6.3. :

Barme

Manuel de procdures du CEFAN

35

Les rmunrations du personnel seront alignes sur


celles du march local et en relation avec les
rmunrations proposes par les projets financs
par les bailleurs de fonds. Elles doivent tenir
compte de la formation, de la qualification et de
la fonction occuper pour permettre de recruter
du personnel de qualit.
6.4

Le paiement du salaire
Le
paiement
est
constat
par
un
bulletin
individuel de paie qui est rdig de manire
faire
apparatre
clairement
les
diffrents
lments de la rmunration, la catgorie et
la
nature exacte de lemploi occup.

Chapitre 6 : LA

6.5

PAIE

Mode de paiement
La rmunration du salaire est faite par espces
et par chque ou par virement bancaire.
Les deux moyens ne sont pas cumulatifs
pour un
mme employ.

6.6 :Avances sur salaires


Des avances sur salaire ne peuvent tre consentis
aucun employ avant la fin du mois en cours.
Mais pour des cas dextrmes urgences (dcs,
maladie, accouchement) laiss lapprciation du
Coordonnateur du secrtariat excutif et sur son
autorisation express crite, lon peut procder au
paiement du salaire mensuel de lemploy concern.

Manuel de procdures du CEFAN

Chapitre 7 :

7.1:

36

Les runions

Les runions hebdomadaires.


Pour une meilleure efficacit, le Coordonnateur du
secrtariat excutif organise chaque lundi une
runion de staff. Tous les employs sont obligs
de participer cette runion au cours de laquelle
on fait le compte rendu des activits de la
semaine coule et planifier celle de la semaine
qui commence.

7.2 :

Les Procs verbaux


Chaque runion hebdomadaire est sanctionne par un
procs
verbal qui est distribu chaque membre
du staff.

Manuel de procdures du CEFAN

Chapitre 8 :

37

LE SECRETARIAT

8.1 :Gnralits
Le secrtariat est la vitrine de tout bureau. Il
reflte souvent limage de la structure quelle
reprsente.
Lassistante
Administrative
et
comptable
est
charge de la gestion du secrtariat. Elle doit
veiller son organisation.
8.2 :

Le tableau daffichage
Le
secrtariat
doit
disposer
dun
tableau
daffichage.
Lon y affiche toutes les informations utiles pour
les renseignements des visiteurs ainsi que des
employs par rapport aux nouvelles circulaires.

8.3 :

Salle dattente
Il doit comprendre une salle dattente pour tous
les visiteurs qui se rendent au secrtariat
excutif pour des informations ou des rendez vous
de travail.

Manuel de procdures du CEFAN

Chapitre 9 :
9.1 :

COURRIER ARRIVE

Gnralits
Il sagit de toute correspondance
adresse au rseau.
Il peut tre par la poste ou manuel.

9.2 :

38

extrieure

Les courriers arrivs


Lassistante Administrative et comptable est la
seule personne habilit recevoir
tous les
courriers provenant de lextrieur et adresss au
secrtariat excutif.
Elle procde au dpouillement du courrier arriv.

9.3 :

Enregistrement du courrier arriv


Aprs dpouillement du courrier, Lassistante
Administrative
et
comptable
procde

lenregistrement de celui-ci en lui affectant un


numro dordre et la date de rception.
Le secrtariat doit disposer de :
un cachet dateur
un cachet courrier arriv

Manuel de procdures du CEFAN

39

Elle doit avoir un registre de courrier arriv ou


elle
enregistre
de
faon
chronologique
les
courriers.
9.4 :

Transmission du courrier
Le
courrier
enregistr
est
transmis
par
lassistante au destinataire dans le cas ou celuici est spcifi dans le cas contraire le courrier
est transmis au Coordonnateur du secrtariat
excutif qui peut en imputer son excution
tierce personne.
Le courrier peut avoir un objet spcifique qui ne
ncessite pas une imputation tierce personne.

9.5 :

Classement du courrier
Lassistante doit faire une copie du courrier si
cela est ncessaire quelle classe dans le chrono
de courrier arriv de manire chronologique afin
de faciliter dventuelles recherches plus tard.

Chapitre 10 :

10.1 :

LE COURRIER DEPART

Gnralits
Dans le cadre de ses activits le rseau change
des courriers avec ses diffrents partenaires. Il
change aussi dautres documents
savoir :
rapport, compte rendu..

10.2 :

Emission du courrier
Tous les courriers engageant la responsabilit du
CEFAN sont saisis par Lassistante Administrative
et comptable.
Les courriers sont saisis sur papier entte
portant le logo du CEFAN. Tout courrier officiel
qui nest pas sur entte ne peut engager la
responsabilit du CEFAN.
Chaque courrier doit comprendre les mentions
suivantes :

Date

Objet

Rfrence du courrier

Manuel de procdures du CEFAN

10.3 :

40

Destinataire
Signature

Signature du courrier
Le courrier, une fois saisi et corrig par
Lassistante Administrative et comptable, est
transmis au Coordonnateur du secrtariat excutif
pour
une
lecture
corrective.
Le
courrier
finalis, est imprim sur papier entte du rseau
et soumis signature du secrtaire excutif.
Le secrtaire excutif est la seule personne
habilet signer les courriers qui partent du
bureau du secrtariat excutif rseau
sauf pour
les personnes ayant reu une procuration de sa
part.
Tout courrier non sign par une personne habilete
le faire nengage en aucune faon le rseau.

Chapitre 10 :

10.4 :

LE COURRIER DEPART

Enregistrement du courrier
Les courriers signs sont cachets et enregistrs
de manire systmatique dans un cahier dpart
courrier .
Les
courriers
sont
enregistrs
de
manire
chronologique.

10.5 :

Larchivage
Les courriers signs, enregistrs sont photocopis
par Lassistante Administrative et comptable.
Les copies de ces courriers sont classes de
manire chronologique dans le chrono courrier
dpart afin de faciliter les recherches plus tard.

Manuel de procdures du CEFAN

DEUXIEME PARTIE

PROCEDURES
COMPTABLES

41

Manuel de procdures du CEFAN

Chapitre 11 :

11.1:

42

ACHAT PAR BON DE COMMANDE

Gnralits
Tout achat dbute par lexpression des besoins
matrialiss par une demande dachat transmis au
Responsable Administratif et Financier.
Cest le RAF qui dterminera si larticle est:

dans le stock ;

acheter sur bon de commande ;

acheter cash.
Si larticle se trouve dans le stock (au magasin),
un bon de rquisition est sign par le responsable
du service utilisateur et prsent celui qui tient
les stocks (Assistante Administrative) pour tre
servi (annexe 11.1).
Le gestionnaire des stocks doit faire un rapport de
gestion chaque mois.
Si larticle ne se trouve pas dans le stock, le
comptable
dterminera
le
mode
dacquisition
(paiement cash ou mission dun bon de commande).

11.2 :

La demande dachat (annexe11.2)

Manuel de procdures du CEFAN

43

Cette demande est remplie par ceux qui expriment le


besoin davoir un bien pour accomplir leur travail.
Cette demande doit tre signe par le demandeur et
comprend les mentions suivantes :

la date

le nom du demandeur

le service

la nature du besoin

la quantit

les rfrences dtailles du model


11.3 :

Collecte de devis
Lorsquil a t dcid dacheter le bien demand par
bon de commande, Lassistante Administrative et
comptable sollicite dans la liste des fournisseurs,
le nombre de devis ncessaire pour effectuer
lachat.
Montant de la dpense envisage
obtenir :
Infrieur 100,000 FCFA
Compris entre 100,000 et 250,000
Compris entre 250,000 et plus

Chapitre 11 :
11.4 :

Nombre de devis

1
2
3

ACHAT PAR BON DE COMMANDE

Analyse des devis


Les devis reus des diffrents fournisseurs sont
analyss par un comit de slection (Coordonnateur
du Secrtariat Excutif, RAF et lA.A.C) dans un
tableau qui fait ressortir les lments suivants :
Description du bien ou quipement
La quantit
La date de livraison
Les modalits de paiement
La garantie
Le prix
Autres informations ncessaires.
Un mmo est tabli pour rendre compte du fournisseur
qui a t retenu.

11.5 :

Bon de commande

Manuel de procdures du CEFAN

44

Aprs avoir analys les devis et retenu un


fournisseur,
Lassistante
Administrative
et
comptable du rseau tablit un bon de commande
quelle adresse celui-ci.
Le bon de commande doit comprendre les
lments
suivants :

Fournisseur et son adresse,

Les quantits commandes,

Les prix unitaires

Les prix totaux.

Le code du bailleurs ou projet concern.


Voir annexe3.1.5
11.6 : Livraison & inspection de la commande
Tout bien ou article livr au CEFAN doit tre
inspect
afin
de
sassurer
que
la
livraison
correspond la commande. Linspection consiste
vrifier, en prsence du livreur, la marque, le
modle, la quantit, la couleur (si ncessaire), les
dimensions (si ncessaire), le prix, tels que
mentionns sur le bon de commande et le bordereau de
livraison et signaler par crit tout dfaut ou
toute insuffisance constats.
Pour les quipements lectriques, lectroniques ou
lectromnagers, il faut ensuite procder la mise
en route en prsence du livreur. Tout dfaut de
fonctionnement ou bruit doit tre inscrit sur la
fiche dinspection qui sera signe par le livreur et
dont copie sera remise ce dernier.
La rception des commandes se fera conjointement
par le charg des achats et un reprsentant du
service demandeur.

Manuel de procdures du CEFAN

Chapitre 12 :

12.1 :

45

LAPPEL DOFFRE

Gnralits
Est soumis appel doffre, tout achat de biens ou
ralisation de
travaux suprieur ou gal
5.000.000 FCFA

12.2 :

Prparation du dossier dappel doffre


Le responsable du
dpartement est tenu de
dterminer le contenu de l'appel d'offres en
fournissant la description et la nature technique
de l'offre et la manire dont elle devrait tre
livre ou fournie.
Pour les projets, le contenu de la soumission sera
dtermin par le coordonnateur, en collaboration
avec 2 membres de sous commissions des marchs qui
feront partie de l'quipe technique charge de
conseiller le Comit d'Attribution du March.
Le responsable du Dpartement transmet ensuite
cette requte au Coordonnateur du Secrtariat
Excutif qui est en mme temps le Secrtaire du
Conseil des Adjudications. Le Secrtaire du Comit
dAttribution du March s'assurera que la requte

Manuel de procdures du CEFAN

46

est conforme aux objectifs du rseau, au plan de


travail et au budget approuv.
Il faut prciser la composition du comit
dattribution des marchs +++++.
12.3 :

Lancement davis dappel doffre


Le Secrtaire du Comit dAttribution du March en
consultation
avec
le
Prsident
du
Comit
dAttribution du March, s'assure que les avis
d'appel d'offres sont publis dans les mdias et
sur le tableau daffichage des avis au public. Les
copies des avis d'appel d'offres seront envoyes,
aux bailleurs et aux conseillers pour information.
Le modle de l'avis d'appel d'offres doit tre
convenu en consultation avec le Coordonnateur du
Secrtariat Excutif. L'avis d'appel d'offres doit
prciser la nature des marchandises, services et
travaux requis, le dlai, la date et l'heure de
clture de la rception des offres ainsi que les
adresses o les offres seront envoyes. Les avis
d'appel d'offres sont signs par le Secrtaire du
Comit dAttribution du March. Les documents de
soumission donneront des informations ncessaires
pour le soumissionnaire ventuel en vue de
prparer une offre de biens et de services
fournis. Alors que les dtails et la complexit de
ces documents doivent varier de taille et de
nature du march propos et du contrat, ils
comprennent gnralement : la lettre d'invitation
soumissionner, le formulaire de soumission, le
formulaire des contrats, aussi bien gnral que
spcifique, les caractristiques, la liste des
biens
et
devis,
le dlai
de livraison
ou
calendrier d'excution.

12.4 :

Prsentation de soumissions
Chaque soumission est prsente dans une simple
enveloppe ou colis scells, tel que le dterminera
la nature de la soumission. L'enveloppe est
adresse au Coordonnateur du Secrtairiat Excutif
et doit porter les mentions "Soumission pour.."
suivies d'une brve description des travaux,
fournitures, marchandises et services faisant
l'objet de la soumission.

Manuel de procdures du CEFAN

47

L'enveloppe ne doit porter ni le nom, ni


l'identit de l'expditeur si non elle ne
sera pas considre.

Le Secrtaire du Comit dAttribution du


March
ouvre
un
registre
pour
l'enregistrement des soumissions ds leur
rception.

Les soumissions sont enfermes dans une


boite ferme double cls portant les
mentions "Soumission/Devis pour." avec les
dates d'appel d'offres, la date et l'heure de
clture des soumissions.

La boite sera dpose dans un endroit


bien protg et lune des cls sera gard par
le Secrtaire du Comit dAttributions des
Marchs lautre par une membre choisi par ses
paires.

Louverture est scelle au jour et


lheure de la clture.
Aucune soumission ne peut plus tre accepte aprs
la clture des offres.

Retrait d'une soumission:


Une soumission peut tre retire avant la date de
clture. La mthode de retrait sera identique
celle utilise pour la prsentation de l'offre
sauf que l'enveloppe portera la mention "Retrait".
La dernire enveloppe annule et remplace la
premire.
12.5 :

Ouverture des offres/Devis

L'ouverture des offres est faite par le Comit


dAttribution des Marchs et le procs-verbal ad
hoc est envoy au Comit de Direction dans un
dlai ne dpassant pas une semaine.
Il est recommand que la date de clture soit
galement celle de l'ouverture des offres.
La clture doit donc se situer dans les premires
heures du jour de faon que l'ouverture puisse
commencer peu de temps aprs.
Cette information doit tre prcise dans l'avis
d'appel d'offres afin que les soumissionnaires qui
le dsirent puissent assister l'ouverture des
offres.

Manuel de procdures du CEFAN

12.6 :

48

Evaluation des Offres/Devis


Lvaluation des offres est effectue par le
comit dattribution des marchs
auquel est
adjoint
le
responsable
du
dpartement
rquisitionnaire. Pour des offres prsentant des
spcifications techniques dont ne disposent pas
les membres du Comit, celui-ci pourra faire appel
un expert en la matire par crit. La slection
de cet expert doit tre approuve par le Comit de
Direction.

12.7 :

Critres dvaluations des propositions

12.7.1 :

Evaluation Technique des propositions


Lvaluation doit tre faite sur base des termes
du dossier dappel doffres et peuvent se rfrer
aux aspects ci-aprs :
Les qualifications et exprience, rputation,
responsabilit et comptence professionnelle et
managriale du fournisseur ou entrepreneur ainsi
que du personnel intervenant dans la prestation
des services.
Lefficacit des propositions soumises par le
fournisseur/entrepreneur quant la conformit aux
besoins de lentit de passation des marchs.

12.7.2 :

Evaluation financire des propositions

12.8 :

Aux fins dvaluation, le cot doit comprendre


tous les textes appliqus au rseau ainsi que
toutes les autres dpenses remboursables tels
les frais de dplacement, de traduction, de
limpression des rapports ou des services de
secrtariat.
Les propositions affectes du cot les plus bas
peuvent obtenir un score financier de 100 points
tandis
que
les
autres
propositions
sont
attribues.

Attribution des marchs


Le Comit dAttribution des Marchs ne doit pas
ncessairement accepter la soumission de meilleur
march, mais donne les raisons pour justifier son
choix, et ces raisons sont consignes dans un
procs-verbal.
Ces
raisons
doivent
cependant
comprendre la meilleure qualit, la livraison la

Manuel de procdures du CEFAN

49

plus rapide base sur un avis professionnel du


Comit d'Evaluation.
Une offre ou un devis peut tre accepte lorsque :
La somme reflte se situe dans les limites
des prvisions approuves.
L'offre est value comme tant la plus basse
ou comme tant la plus leve mais dans ce cas
argumenter son choix.
Le Comit dAttribution du March veille ce
que,
dans
la
mesure
du
possible,
le
Soumissionnaire dispose d'un compte en banque
et d'un certificat de quitus fiscal.
Le charg des soumissions gardera un rapport
des
procdures d'acquisition, contenant un
minimum d'informations suivantes:
Le Dossier d'Appel d'Offre ;
-Une
courte
description
des
biens,
constructions ou services obtenir ;
- Les noms et adresses des soumissionnaires
qui ont suscrits l'appel, et le nom et
adresse du soumissionnaire avec qui
le
contrat d'acquisition est conclu et le prix
du contrat ;
Les
informations
relatives
aux
qualifications ou dfaut, les fournisseurs
ou contractants qui ont souscrit aux offres ;
- Un rsum d'valuation et de comparaison
des offres ;
- Les soumissions rejetes ;
- Le rejet d'une soumission suite la
corruption ou la fraude.
Un tel rapport de procdures sera, sur
demande,
disponible
pour
n'importe
quelle
partie
intresse.
Aucune
information
sur
l'valuation des soumissions ne sera dvoile.
Les rclamations des soumissionnaires au
sujet des procdures de passation des marchs
et les prix seront orientes vers le Comit
darrondissement
ou
de
Ville
pour
considration.
12.9 :

Notification du march
Notification est faite au soumissionnaire dont
loffre ou le devis a t adjug.
0 Pour des raisons de transparence, il est
ncessaire de mettre la disposition de tous
les soumissionnaires une liste de toutes les
socits qui ont prsent des offres et qui

Manuel de procdures du CEFAN

nont pas t slectionnes


dattribution des marchs.
12.10 :

50
par

le

comit

Rapport dattribution des marchs.


Toute sance dattribution de marchs doit tre
sanctionne par un procs-verbal dont la copie est
rserve :
- Au secrtariat excutif
- Au bailleur de fond
- A lauditeur

Manuel de procdures du CEFAN

Chapitre 13 :

13.1 :

51

LA CAISSE

Gnralits
Une petite caisse est instaure pour les
achats
cash
et
tenue
par
Lassistante
Administrative et comptable.

13.2 :

Approvisionnement de la caisse.
La caisse est approvisionne par du cash
retir la banque.
Le montant maximal que la caisse peut dtenir
ne peut pas excder la somme de 200.000 Fcfa.

13.3 :

Achats autoris par la caisse.


Tous
les
achats
ncessaires
au
bon
fonctionnement du secrtariat excutif sont
autoriss tre effectu par la caisse et ce
dans la limite de 50.000 Fcfa.
Tout achat suprieur ce montant doit faire
lobjet dun rglement par chque.

13.4 :

La demande dachat
Tout comme pour les achats par bon de
commande tout achat par caisse doit faire au
pralable
lobjet
dune
demande
dachat
remplie par le bnficiaire de lachat.

13.5 :

Identification du fournisseur
Le charg des achats ou le bnficiaire de
lachat peut identifier le fournisseur.
Ensuite le fournisseur est joint au tlphone
pour avoir une ide du cot du matriel ou
fourniture.

Manuel de procdures du CEFAN

Chapitre 13 :
13.6 :

52

LA CAISSE

Bon de caisse
Ds que le prix du matriel est connu, il est
tabli un bon de caisse par la personne qui
la dtient (Assistante Administrative et
comptable).
Le
bon
de
caisse
est
sign
par
le
bnficiaire qui sollicite lachat et le
secrtaire excutif du rseau. Le fournisseur
livre le bien et est pay sur place grce au
bon de caisse.

13.7 :

Justificatif de caisse
Tout achat par caisse doit tre justifi par
un
reu
rempli
de
manire
lisible
et
comportant la signature et le cachet du
fournisseur.
Tout achat ne remplissant pas cette condition
doit tre rejet par la comptabilit.
Sont exclus de cette procdure les frais de
transport voir chapitre sur les dplacements.

13.8 :

Arrt de caisse.
Pour un meilleur contrle, des oprations de
la caisse, chaque fin de mois le RAF ou le
secrtaire
excutif
et
lAssistante
Administrative font une situation de la
caisse. Cette situation est matrialise par
larrt de caisse sign par lAssistante
administrative, le RAF et le secrtaire
excutif du rseau (voir annexe).

13.9 :

le brouillard de caisse
Le caissier doit tenir un brouillard de
caisse qui retrace toutes les oprations
dapprovisionnement et dachat.
Il comprend les lments suivants :

Date de lopration

Le libell de lopration

Le montant de cette opration.

Manuel de procdures du CEFAN

13.10 :

53

Archivage
Toutes les pices de caisse doivent tre
archives de manire chronologique par mois
dans un chrono ouvert cet effet.

Manuel de procdures du CEFAN

Chapitre 14 :

PAIEMENT PAR CHEQUE

Le rglement de tout achat par


commande doit se faire par chque.
14.1 :

54

bon

de

Constatation de la dpense
La constatation de la dpense se fait quand
les biens commands sont livrs.
La livraison des biens doit tre accompagne
de :
bon de livraison,
de facture dfinitive et
loriginal du bon de commande.
A ces pices sajoute les devis ayant servi
au choix du fournisseur ainsi que le tableau
danalyse.

14.2 :

Etablissement de lautorisation de paiement


Une fois lensemble des pices permettant la
constatation effective de la dette runi, le
RAF
tablit
lautorisation
de
paiement.
(annexe14.2)
La demande dautorisation de paiement est la
pice comptable qui sert demander le
paiement dune facture. Il contient les
lments suivants :
la
date
de
la
demande
dautorisation
le nom du fournisseur et adresse
le N dordre
Le N de la facture faisant lobjet
de la demande de paiement
Le code du bailleur de fonds
Le compte comptable
Le libell de la dpense
Le montant
Le numro du chque
Signature de celui qui a prpar
lautorisation
Visa
du
Coordonnateur
du
secrtariat excutif

Manuel de procdures du CEFAN

Chapitre 14 :

14.3 :

55

PAIEMENT PAR CHEQUE

Etablissement du chque
Lassistante
Administrative
et
comptable
tablit le chque lordre du fournisseur.
Elle doit vrifier les lments figurant sur
le chque avant de la soumettre la
signature.

14.4 :

Transmission pour signature


Lassistante
Administrative
et
comptable
transmet le voucher accompagn des pices
justificatives et du chque la signature du
Coordonnateur du secrtariat excutif et du
RAF.

14.5 :

Vrification des documents


Le secrtaire excutif et le RAF doivent
vrifier tous les lments avant de signer le
voucher et le chque.
La vrification porte entre autre voir si
toutes
les
pices
justificatives
sont
prsentes (Devis BL-Facture-BC) dune part,
vrifier si tous les montants figurant sur
les diffrents documents sont conformes...

14.6 :

Livre de banque
Le RAF doit tenir un livre de banque o il
enregistre toutes les oprations bancaires.
Ce livre
doit contenir les informations
suivantes :
Date du chque
N du chque
Le bnficiaire
Le libell
Le montant

Manuel de procdures du CEFAN

Chapitre 14 :

14.7 :

56

PAIEMENT PAR CHEQUE

Remise du chque
Le RAF appelle le fournisseur qui passe
prendre son chque.
Le RAF sassure quil a fait au pralable une
copie du chque. Il remplit ensuite la
dcharge quil fait signer et cacheter par le
fournisseur. Il doit faire une copie de la
pice didentit du fournisseur ou de la
personne agissant pour son compte.
Aprs toutes ces formalits le RAF remet le
chque au fournisseur.

14.8 :

Annulation de la facture
Pour viter un double paiement, toute facture
ayant fait lobjet dun paiement doit tre
annule.
Pour cela le comptable doit disposer dun
cachet Pay quil appose sur tous les
documents ayant servi au paiement.

14.9 :

Archivage
Le comptable archive de manire chronologique
et par mois les pices comptables dans un
chrono banque. Les originaux des pices
doivent tre envoys au bailleur de fonds,
alors le RAF doit faire une copie de chaque
pice avant toute expdition.

Manuel de procdures du CEFAN

Chapitre 15 :

15.1 :

57

LES FRAIS DE DEPLACEMENT

Gnralits
Les frais de transport sont les frais engags
dans le cadre des dplacements quexigent les
activits du CEFAN.
Tous frais engags titre personnel et de
faon abusive nest pas prise en compte.

15.2 :

les frais de taxi au sige du rseau


Les frais de taxi engags dans le cadre des
courses du bureau sont remboursables en
intgralit.
Pour viter tous abus, le Coordonnateur du
secrtariat
excutif
doit
prendre
une
dcision pour homologuer le taux des prix au
titre de transport dans la ville o se trouve
le secrtariat excutif du rseau. Cette
dcision doit tre publie et affiche au
tableau et sappliquer tout le monde.

15.3 :

Frais de taxi pour les missions


Toutes les personnes qui effectuent une
mission

ltranger
bnficient
du
remboursement des frais de taxi engags au
cours de leur mission. Toute fois une
dcision des instances du rseau peut fixer
les limites ne pas franchir.

15.4 :

Frais de billet davion


Les frais engags pour lacquisition dun
billet davion dans le cadre dune mission
des activits du rseau sont remboursables en
intgralits, ceci en cas de non prise en
charge de lorganisation tiers.
Tous les voyages seffectuent en classe
conomique.

Manuel de procdures du CEFAN

15.5 :

58

Frais de visa
Tous les frais engags dans lacquisition de
visa pour une mission dans le cadre des
activits du rseau sont remboursables en
intgralits.

15.6 :

Autres frais
Tous les autres frais engags dans le cadre
dune mission du rseau et jugs comme tels
sont remboursables en intgralit.
Il sagit par exemple des frais daroport,
de chambre et de repas.

Manuel de procdures du CEFAN

Chapitre 16 :

16.1 :

59

LES FRAIS DE COMMUNICATIONS

Gnralits
Sont considrs comme frais de communication,
tous les frais engags pour faire connatre
le rseau et communiquer dune faon ou une
autre. Ils sont remboursables.

16.2 :

Les frais de tlphone


Tous les appels du bureau doivent tre
centraliss au secrtariat. Lassistante doit
tenir un registre des appels afin de faire la
diffrence entre les appels pour le service
et les appels personnels.
Le registre doit comprendre les informations
suivantes :

La date

Le demandeur

Le numro demand

La personne demande

Le motif de lappel
Le Coordonnateur du secrtariat peut prendre
une circulaire qui dtermine des quotas par
personne pour les appels personnels par mois.
Pour les appels sur tlphone mobile, le
rseau peut dterminer des quotas dappels ou
de crdit octroyer chaque personne.
Elle doit prendre en compte le poste de
chaque personne.

16.3 :

Les frais de tlphones lors des missions.


Tous les frais de tlphone engags au cours
dune mission et jugs ncessaires et comme
tels sont remboursables en intgralits.
Les appels personnels pour entrer en contact
avec sa famille ne sont pas remboursables.
Mais une circulaire peut en dterminer les
modalits pratiques.

Manuel de procdures du CEFAN

16.4 :

60

Les frais de publicits.


Tous
les
frais
de
publicits
et
de
propagandes
pour faire connatre le CEFAN
soit par la tlvision, la radio ou autre
support sont interdits.

16.5 :

Frais dannonce
Tous les frais dannonce dans un journal
officiel pour la publication dun
poste,
dappel doffre sauf pour la publicit sont
autoriss.

16.6 :

les frais de publication


Tous les frais engags dans le cadre de la
publication de documents ou pamphlets pour
atteindre ses objectifs sont autoriss si et
seulement si ces documents sont utiliss dans
le cadre strict des activits.

16.7 :

Les frais dInternet


Tous les frais engags en dehors du bureau
pour se connecter sur le net et cela dans le
cadre des activits sont remboursables en
intgralits. Il faudra produire les pices
justificatives.

Manuel de procdures du CEFAN

Chapitre 17 :

17.1 :

61

GESTION DU PATRIMOINE

Gnralits
Ds
son
acquisition,
chaque
bien
ou
quipement est enregistr et immatricul
laide des codes.
Une
fiche
de
stock
lui
est
galement
attribue pour suivre son utilisation.

17.2 :

Identification
Tout
article
reu,
doit
tre
aussitt
immatricul laide de code appropri et
inscrit sur la fiche de stock.
Le numro dimmatriculation doit tre bien
lisible sur larticle.
Il doit tre ensuite dpos lendroit
appropri.

17.3 :

Mouvement
Tout
dplacement
darticle
(dotation
ou
restitution)
doit
faire
lobjet
dune
demande.
Une fois la demande reue, approuve et
excute, elle sera inscrite sur la fiche de
stock (entre ou sortie)
Le demandeur devra signer la fiche, une fois
la demande excute.

17.4 :

Tableau des immobilisations


Un tableau des biens et mobiliers doit tre
tenu
de manire exhaustive et mise jour
chaque anne.
Sont considres comme immobilisations tous
les biens ou quipements ayant une valeur
unitaire suprieur ou gal 150,000 FCFA ou
ayant une dure de vie suprieure une
anne.

Manuel de procdures du CEFAN

17.5 :

62

Inventaire physique
Linventaire physique consiste compter tous
les biens et quipements du rseau.
Linventaire
physique
a
pour
objet
de
vrifier
si
le
nombre,
la
nature
et
lemplacement des biens et quipements du
rseau,
correspondent
aux
indications
figurant sur les fiches de stock et dans la
base de donnes.
Linventaire doit se faire au moins une fois
lan tous les niveaux o se trouvent les
biens et quipements du rseau et doit tre
conduit par au moins deux personnes dont une
issue du service administratif et une dun
autre service.

17.5.1 :

Date de rfrence
Il faut fixer une date de rfrence pour
linventaire. Il ne doit concerner seulement
les biens reus avant cette date.
La date de rfrence doit prcder de
plusieurs jours la date de linventaire pour
permettre une mise jour des fiches de stock
et autres supports.
Tout article reu entre la date de rfrence
et celle de linventaire physique doit tre
mis de cot et compt au prochain inventaire.

17.5.2 :

Lieu dinventaire
La personne responsable de linventaire doit
informer tous les usagers des lieux concerns
(bureaux, magasin) au moins cinq jours
ouvrables lavance, afin dassurer la
disponibilit des articles inventorier et
laccessibilit des lieux.

17.5.3 :

Les quipes de comptage


Une quipe de deux personnes au moins est
ncessaire pour tout comptage.
La premire personne compte, vrifie et
communique les donnes la deuxime personne
qui vrifie les donnes sur la fiche de stock

Manuel de procdures du CEFAN

63

et fait les inscription ou modifications


ncessaires. Il faudra prendre soin dviter
les doubles comptages ou de donner une
rfrence avant que la rfrence prcdente
nait t inscrite.
17.5.4 :

Mthode de comptage
Le comptage doit tre men de manire
ordonne.
Il faut procder au comptage par catgorie
darticle (ordinateur, tlphone) et bureau
par bureau.
Il faut utiliser la liste de dotation ou le
rapport prcdent comme rfrence.
En cas de divergence, obtenir de loccupant
du bureau les renseignements ncessaires
une
rconciliation
rapide
(dplacement,
rparation).
A la fin du comptage, faire un dernier tour
des lieux pour sassurer que rien na t
oubli et obtenir la signature de loccupant
sur la fiche de comptage.
Ensuite, rassembler toutes les fiches de
comptage
et
rcapituler
toutes
les
divergences. Procder une recherche en
impliquant toutes les personnes capables de
fournir
les
informations
ncessaires.
Corriger les fiches au fur et mesure que
les divergences sont rconcilies.
Arrter le nouveau stock ainsi que la date et
envoyer
le
rapport
au
Coordonnateur
du
secrtariat excutif dans un dlai dune
semaine.
Le PV de linventaire doit tre sign par
toute
personne
ayant
pris
part

linventaire.

Manuel de procdures du CEFAN

64

Chapitre 18 : LE COMPTE BANCAIRE

18.1 :

Ouverture du compte
Louverture de compte bancaire doit tre autorise
par le prsident. Le rseau ne peut avoir plus
dun compte bancaire pour permettre un meilleur
contrle. Toute fois, sur demande dun bailleur de
fonds ou du Prsident rseau, le rseau peut
ouvrir un compte autre.
Tous les fonds appartenant au rseau doivent tre
dans un compte principal la banque. Le compte
principal alimente les comptes subsidiaires.

18.2 :

Domiciliation
Le compte bancaire doit tre localis dans une
banque de la ville o se trouve le secrtariat
excutif. De prfrence, au sige du rseau.
Mais pour certaines circonstances le projet pourra
ouvrir
un
compte
dans
une
autre
ville.
Lapprovisionnement des comptes subsidiaires doit
se faire partir du compte principal.
Seul le prsident peut autoriser louverture dun
compte subsidiaire.

18.3 :

Signataires
Le compte principal du rseau doit comprendre
trois signataires dont deux obligatoires pour
valider une opration bancaire.
Aucune signature seule ne peut tre valable.
Il sagit :

Le prsident

Le Secrtaire Gnral

La Trsorire

18.4 :

Les comptes subsidiaires


Pour les comptes subsidiaires les signataires
sont :

Le Coordonnateur du Secrtariat Excutif

Manuel de procdures du CEFAN

65

Manuel de procdures du CEFAN

TROISIEME PARTIE
PROCEDURES
BUDGETAIRES

66

Manuel de procdures du CEFAN


Chapitre 19 :

19.1 :

LES DEFINITIONS

La prvision budgtaire
La
prvision
budgtaire
consiste
en
ltablissement dun programme prcis en vue
datteindre de faon quantitative et dans un
dlai dtermin, un rsultat prvu davance
(prvision dans le temps avec des donnes
physiques et financires).

19.2 :

La gestion budgtaire
La gestion budgtaire vise, sur la base des
prvisions
relatives
aux
activits
du
programme, tablir des programmes daction
exprims sous forme de budget, pour une priode
donne
en
vue
de
les
contrler
par
la
confrontation avec les ralisations. La gestion
budgtaire comprend donc trois (3) phases
savoir
la
prvision,
lexcution
et
le
contrle.

19.3 :

lexcution budgtaire
Lexcution budgtaire correspond la mise
disposition des ressources financires afin de
raliser les programmes et activits prvus.

Manuel de procdures du CEFAN

Chapitre 19 :
19.4 :

LES DEFINITIONS

Le contrle budgtaire
Le contrle budgtaire permet de rapprocher
les prvisions des ralisations pour faire
apparatre les carts entre les prvisions et
les ralisations.
Le contrle budgtaire permet la connaissance
des carts pour rviser si ncessaire le
budget en cours, corriger la gestion et faire
les prvisions ultrieures. Il permet enfin
de dgager les responsabilits ; ce qui
suppose que l'organisation de la gestion
budgtaire pouse la structure du programme
et
que
les
responsables
des
diffrents
services soient associs aux prvisions.
Le contrle budgtaire doit tre :

efficace : lanalyse des carts


rvle soit des erreurs dans les
prvisions, soit des lacunes de gestion.
o rapide : si un cart budgtaire est
constat, il faut prendre des mesures
correctives temps.
o frquent : les vrifications opres
priori ou posteriori lors du contrle
budgtaire peuvent tre plus nombreuses
et plus rapproches que celles manant
des services de comptabilit.

Manuel de procdures du CEFAN

Chapitre 20 :

20.1 :

SYSTEME DE GESTION BUDGETAIRE

Gnralits
Un budget est un nonc d'un programme
politique dtaill pour la mobilisation et
l'utilisation des ressources qui sont
prvues/anticipes et escomptes au cours
d'un exercice budgtaire ou une priode bien
dtermine. Par lexercice budgtaire, il
faut comprendre, la priode allant du 01
janvier au 31 dcembre.
Il se compose de deux grandes parties :

Le budget de fonctionnement qui


comprend les quipements, salaires,
frais de bureau

Le budget des activits qui


comprend toutes les activits
dveloppes par le rseau pour atteindre
ses objectifs.

20.2 :

Etablissement des priorits

Les
diffrents
responsables
hirarchiques de chaque section technique
identifient des priorits quils soumettent
au secrtaire excutif.

Le responsable des finances tabli le


budget ncessaire au fonctionnement du bureau
quil soumet au secrtaire excutif.

Le
secrtaire
excutif
analyse
les
priorits
identifies
et
le
budget
de
fonctionnement. Il convoque une runion du
staff pour harmoniser les points de vues et
pour
dventuels
claircissements.
Elle
transmet tous ceci aprs corrections la
prsidence avec les commentaires ncessaire.

Manuel de procdures du CEFAN

Chapitre 20 :

20.3 :

SYSTEME DE GESTION BUDGETAIRE

Approche et procdure de la budgtisation


Aprs la dtermination des priorits, il
y aura une confrence dbat sur le budget
pour dresser la liste des priorits dordre
politique.
La confrence dbat sur le budget est
organise par le Comit de Direction
laquelle
prend
part
les
responsables
hirarchiques,
le
Coordonnateur
du
secrtariat excutif, les reprsentants des
bailleurs de fonds et des OSC affilies.
La performance de lanne en cours en
termes de mobilisation des ressources est
expose en donnant les explications sur la
nature de cette performance.

20.4 :

Adoption du plan de travail


Les
diffrents
dbats
de
la
confrence
budgtaire,
sont
sanctionns
par
des
dcisions contenues dans un document final
qui est le plan de travail annuel (PTA). Le
plan annuel de travail contient toutes les
priorits des actions mener sur le terrain
dans le cadre du rseau.
Une copie de ce document doit tre adresse
chaque partenaire (bailleurs de fonds, ONG
partenaires, secrtariat excutif).

Manuel de procdures du CEFAN

Chapitre 21 :

PRESENTATION DU BUDGET

21.1 :

Gnralits
Le
budget
suivantes.

21.2 :

comporte

les

trois

sections

Le prambule
Le budget est prcd dun prambule qui est
une description des priorits sectorielles.
Le prambule comprend :
3.2.1 : Analyse de la situation prcdente

Budget et ralisation des exercices


prcdents.

Les dfis, les voies et moyens


proposs pour les surmonter

Les obligations en souffrance et


les voies et moyens de les surmonter.

21.2.2 :

Priorits du nouveau budget

Les nouvelles priorits dfinies


Une vue densemble des rubriques budgtaires
1. Les salaires
2. Les moluments pour les conseillers
et
le comit permanent
3. Les cots des activits
4. Les cots dexploitations.

Manuel de procdures du CEFAN

Chapitre 21:

21.3 :

SYSTEME DE GESTION BUDGETAIRE

Le corps du budget
Le corps du budget contient les dtails
budgtaires des ressources mobiliser et des
dpenses, montrant la vritable performance
de
lexercice
prcdant
ainsi
que
les
prvisions de lexercice en cours et des
rsultats attendus, et ensuite la partie
principale qui contient les prvisions de
lexercice suivant.

Le
budget
est
subdivis
en
programme, sous programme et rubriques.
Les rubriques seront tires des outputs
attendus et des activits des programmes.

Les
codes
des
ressources
et
dpenses sont fournies par le plan
comptable et le bailleur. Ils doivent
tre respects scrupuleusement car ils
sont
reflts
dans
lexcution
du
budget,
dans
tous
les
documents
portant sur les dpenses.

Manuel de procdures du CEFAN

Chapitre 22 : LES ETATS


22.1 :

gnralits
Dans le souci dune gestion transparente des
ressources qui sont mises la disposition du
rseau, celui-ci tablira chaque fin de mois des
tats financiers et les mettra la disposition
des diffrents bailleurs si ceux-ci le souhaitent.

22.2 :

ltat de rapprochement bancaire (annexe 21.1)


Chaque fin de mois le service comptabilit doit
faire un tat de rapprochement bancaire. Cet tat
doit faire apparatre le solde thorique du livre
de banque et le solde rel en banque tout en
tenant
compte des
diffrentes oprations
en
suspend.

21.2 :

Rapport mensuel (annexe 21.2)


Chaque fin de mois le service comptabilit doit
produire un rapport financier qui fera ressortir :
le budget par ligne budgtaire
le montant de la dpense mensuelle
le
montant
cumul
des
dpenses
mensuelles
cart du budget.

22.3 :

les immobilisations (annexe 21.3)


Chaque fin danne le service comptabilit doit
produire un tat rcapitulatif des immobilisations
du rseau.

Manuel de procdures du CEFAN

QUATRIEME PARTIE
ORGANISATION ET
SYSTEME COMPTABLE

Manuel de procdures du CEFAN

Chapitre 23:

23.1 :

ORGANISATION DU SYSTEME COMPTABLE

Gnralits
Les procdures comptables ont pour objectif
de sassurer que :
toutes
les
oprations
sont
enregistres
et
concernent
bien
le
CEFAN.
toutes
les
oprations
sont
correctement comptabilises.
tous les documents, livres et tats
comptables fournissent des informations
suffisantes
pour
la
gestion,
les
bailleurs de fonds et les tiers.
Les fonctions incompatibles sont
spares.

23.2 :

Organisation du systme comptable


Le systme comptable doit tre tenu sur un
logiciel en vue de lexploitation rapide des
donnes.
Dans ce cadre, le Responsable Administratif
et Financier assure les tches de supervision
des travaux comptables et financiers et le
comptable assure les travaux de tenue de la
comptabilit sil ny a pas de cumul de
poste.

Manuel de procdures du CEFAN

Chapitre 24 :

24.3 :

ORGANISATION DU SYSTEME COMPTABLE

loutil informatique
Actuellement, linformatique est devenu un
grand outil de gestion, cest pour cette
raison que le logiciel choisir devra tre
capable de :
Traiter
les
donnes
financires
selon
la
codification
analytique,
budgtaire et comptable.
Produire
les
tats
financiers
(bilan, balance et suivi comptable)
Fournir les rsultats comptables,
analytiques et budgtaires tels que :
les rsultats comparatifs aux
ralisations budgtaires ;

les
carts
budgtaires
et
leur
disponible ;

le
pourcentage
dutilisation des fonds
allous.
Ce logiciel devra permettre un traitement
multidevise de lensemble des oprations du
programme
quel
que
soit
lorigine
du
financement.

Manuel de procdures du CEFAN

Chapitre 25 :

25.1 :

LE SYSTEME COMPTABLE

Nomenclature
Le systme de gestion tel quil est conu
exige la mise en place dune nomenclature
comprenant :

les codes comptables suivant les


ressources et les emplois par nature

les
codes
analytiques
par
composante, catgorie de dpense, source
de
financement,
activits,
rubriques
budgtaires
La nomenclature comptable et analytique peut
se prsenter de deux manires :

ltablissement dune liste unique


des codes comptables qui incorpore les
codes analytiques et budgtaires

ltablissement
spar
de
la
nomenclature
comptable
et
de
la
nomenclature
analytique
avec
centralisation
sur
une
fiche
de
codification.
Nous retiendrons la premire mthode qui est
plus facile.
Ainsi sera la nomenclature :
XXXXX 54300 XXXX

Les cinq premier chiffres indiquent le


code bailleurs de fonds ou le code projet

Les
chiffres
suivants
indiquent
le
compte budgtaire

Les derniers chiffres indiquent


le
compte analytique.

Manuel de procdures du CEFAN

Chapitre 25 :

25.2 :

LE SYSTEME COMPTABLE

Normes et principes comptables


Les
principes
comptables
fondamentaux
applicables sont les suivants :

Comptabilisation
spare
des
principales sources de financement.

Enregistrement
des
oprations
suivant le principe de la partie double

Prsentation des tats financiers


sur
la
base
dune
comptabilit
de
trsorerie.

Enregistrement
des
transactions
dans les livres comptables et dans les
tats financiers de lexercice auquel
elles
sont
rattaches
(principe
de
sparation des exercices).

25.3 :

systme et procdures
Le systme comptable sera informatis
intgr.
La procdure denregistrement des pices
droulera comme suit :

Rception
et
enregistrement
documents comptables

Imputation comptable

Vrification de limputation

Saisie

Classement

Edition des documents comptables

Analyse
des
comptes
rapprochements bancaires.

25.3.1 :

Rception et enregistrement

et
se
des

et

Manuel de procdures du CEFAN


A la rception des factures, enregistrement
dans le cahier darrive par la secrtaire
avec le numro et la date darrive.
(Porter la mention vue du Coordonnateur du
secrtariat excutif)

Chapitre 25 :

25.3.2 :

LE SYSTEME COMPTABLE

vrification & approbation


Transmission des pices justificatives au RAF
pour vrification et approbation.
(Porter la mention bon pour paiement)

25.3.3 :

Imputation comptable & paiement


Transmission
au
comptable
pour
comptabilisation sur bordereau de saisie.

Manuel de procdures du CEFAN

Chapitre 24 :

25.4 :

LE SYSTEME COMPTABLE

Plan comptable

Numro de compte

Description du compte

54300
54304
54305
54311

Frais du personnel
Consultant
Salaires du personnel
Impt sur salaires et frais de consultants

54500
54501
54510
54515
54528

Frais de voyage
Frais de billet davion
Frais de nourriture
Frais de logement
Frais dassurance, taxes daroport, visas
et autres frais remboursables
Frais de
voyage sur terre (taxi ; bus ;
bateau ; train
Divers

54529
54590
54600
54601

54611
54700
54701
54799

Fournitures
Fournitures de bureau et quipement <
500.000 fcfa/unit
(papier, stylo ; encre ; tableau ; sucre ;
th )
Bien & quipements entre 500.000 Fcfa et
2500.000 Fcfa. /unit
Biens & Equipements immobiliss
Biens & quipement >2.500.000 Fcfa/unit
Biens & quipement imports dont le cot
total nest pas connu. (ex frais de port)

Manuel de procdures du CEFAN


54800
54801
54802
54803
54804
54805
54808
54810
54815
54820
54822
54823
54825
54826
54827
54828

Cots directs
Allocations
Frais de banque
Frais de repas (pause caf ; repas)
Frais de carburant ; taxi ; location de
vhicule ;(pour les activits journalires)
Ecart de taux de change
Services extrieurs (frais dauteur ; de
formation ; cours de langues ; )
Communications
(tlphone
fixe ;
cellulaire ; internet ; fax ; )
Donations
Droits ; publicit ; licences ; journaux
Assurance (voiture ; biens ; )
Frais lgaux (notaire ; avocat)
Impression ; photocopies

54833
54834
54835
54839
54843
54899

Location, et construction de btiment


Location
dquipement
(antenne ;
ordinateur ; Lcd)
Rparation & maintenance (rparation du
bureau ;
voitures ;
quipements ;
ordinateurs)
Expdition
Service de livraison (Dhl ; Fedex ; Ups)
Utilitaires (facture dlectricit ; deau)
Taxes
Frais de transit
Frais divers

55000

Subventions

54832

Manuel de procdures du CEFAN

ANNEXES

Manuel de procdures du CEFAN

Annexe N24.2
FORMULAIRE DU RAPPROCHEMENT BANCAIRE
Description

Montant

Solde sur le relev bancaire


(fin du mois)
Ajouter : Dpts en transit :
Chque N
Chque N...
Erreur provenant de la banque

.
.
.

Dduire chque en circulation


Chque N.
Chque N.
Chque N.

Total banque ajust

Solde du livre de banque

Ajouter
Intrts retenus par la banque
Commission bancaire sur le relev
Erreur dans lenregistrement du
chque

Manuel de procdures du CEFAN

Solde corrig

...

Annexe N
Annexe N
FORMULAIRE DARRET DE LA

CAISSE

Espce en caisse
Billets de 10.000
Billet de 5.000
Billet de 2.000
Billet de 1.000
Billet
500

Pice
Pice
Pice
Pice
Pice
Pice
Pice
Pice
Pice

de
de
de
de
de
de
de
de
de

500
250
200
100
50
25
10
05
01

TOTAL EN CAISSE

TOTAL EN CAISSE CONFORME AU


PLAFOND AUTORISE

LENCAISSE THEORIQUE

SURPLUS DE CAISSE OU DEFICIT DE CAISSE

Prpar par : ---------------- DATE : --------------Revu par :


Fonction

---------------- DATE : ---------------

APPROUVE PAR : --------------- DATE : ----------------

Manuel de procdures du CEFAN

Annexe N

BON DE CAISSE
B.C N DU / /

Projet N :

Nom :
Prnoms :
Fonction :
Montant :Fcfa
Montant en lettre :

Motif :
Montant utilis :
Solde remis :

Caissier

Date : ---------

Bnficiaire

date : --------

Visa

date : ------

Manuel de procdures du CEFAN

Annexe N.

FORMULAIRE DAUTORISATION DE PAIEMENT


Pice N
Je demande

Chque
Cash

lautorisation de payer par (choisir un):

A lordre de:
NOM & PRENOMS: _______________________________
ADDRESSE: _______________________________
_______________________________
_______________________________

N de compte Code du
projet

Description de la dpense

Montant:

Montant total _____________________

Manuel de procdures du CEFAN


______________________

Signature
________________________
Date
Annexe N

_______________________

Approuv par
__________________________
Date

Manuel de procdures du CEFAN


30/10/2005
Date du rapport:
Fin de priode:

Client:
Identification :
Code du projet:

11/16/2005 : 21:45
2005/010
Ratios financier

Taux :
Gestionnaire du
projet:
Est cot total:
:

:
:

Titre du projet:
Code pays:
:

Dbut du projet:
Priode de fin du
projet:

% Fonds
dpenss:

5/1/2004
7/31/2006

Budget
Personnel
Salaires
Avantages
Consultants
Sous total Personnel
Autres cots directs
voyage, Transport, Per Diem
fournitures
Equipements
Autres cots directs
Services contractuels

Sous total autres cots Direct

Total cots directs

Total projet
cumul

Ecart

Manuel de procdures du CEFAN

Total Cots indirects


Total

Manuel de procdures du CEFAN

FICHE DE PRESENCE MENSUELLE


Nom &
Prnoms :

Mois & Anne :


(Nom de famille)

N de projet. :

Prpar par :

(Prnoms)

(Signature & Nom)

fonction.

Telephone No.

Lieu de fonction:
(

Cochet les cases

Journe entire

Demi- journe

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25

26

27

28

a) Jours ouvrables
b) Week ends
c) Congs officiels
d) Travail officiel

e) Cong annuel
g) Repos maladie (sans certificat )
h)

Repos maladie (certificat) 3/


Evacuation mdicale 2/3/4/

i) Cong de maternit
j) Absence pour rendez-vous
mdical ou dentiste
k) Temps de compensation 6/
m) Absence non paye 7/
n) Absence paye 7/

REMARQUES
Coordonnateur du Secrtariat Excutif (Signature & Nom)

(Date)

1/
2/

Sapplique ceux qui travaillent hors de leur pays.


Joindre lordre de mission

Note
(i)

3/
4/
5/

Joindre le certificat mdical (Original)


Indiquer la priode exacte dabsence incluant les dates de voyages

(ii)
(iii)

6/

Joindre fiche dheure supplmentaire

7/

Joindre lautorisation

(Signature & nom de lemploy)

.
.

(Date)

29

30

31