Consolidador de Hacienda e Informacin Financiera Pblica CHIP

El Consolidador de Hacienda e Informacin Financiera Pblica - CHIP- es una herramienta a travs de la cual se genera, transmite y difunde la informacin financiera producida por las entidades pblicas con destino al gobierno central, las entidades de control y la ciudadana en general. La operacin del CHIP integra a los usuarios de las entidades nacionales y territoriales, y a la comunidad en general, a travs de normas, tecnologas, procesos y procedimientos que aseguran el beneficio comn de obtener informacin financiera territorial confiable, oportuna y completa, necesaria para la correcta toma de decisiones por parte del gobierno central.

Caractersticas:
El CHIP contiene informacin sobre registros de transacciones y resultados financieros, reflejados y registrados en el presupuesto, la contabilidad y la tesorera en los fiscos que cubren movimientos patrimoniales, de ingresos, de gastos, de endeudamiento y de variacin de activos y pasivos en general. La informacin refleja variables de flujo (ejecucin presupuestal y operaciones efectivas de caja, entre otros) y stocks (niveles de endeudamiento y situacin patrimonial, por ejemplo), los cuales, en su conjunto, generan informacin de anlisis y seguimiento fiscal, estados contables generalmente aceptados y sus vnculos con las cuentas nacionales. El CHIP es una herramienta informtica que tiene las siguientes caractersticas: Es nico, pues canaliza toda la informacin financiera de las entidades en la Contadura General de la Nacin. Es integral, pues contempla todas las reas y los componentes de la gestin financiera de las entidades. Es modular, ya que se implanta en la medida especfica de las necesidades y la capacidad de asimilacin tecnolgica y de procesos de la Contadura General de la Nacin, de las entidades del orden nacional y de las entidades territoriales. Es parametrizado, pues puede considerar las distintas formas de efectuar operaciones de la administracin financiera. Es flexible, ya que se ajusta a los distintos niveles de consulta de informacin requeridos. Es gerencial, puesto que apoya la toma de decisiones de polticas macroeconmicas, fiscal y financiera.

Es reglamentado, a partir de la formulacin y aprobacin de normas que regulan la demanda de informacin. Es transparente, pues contempla procesos de informacin de dominio pblico. Es confiable, ya que mantiene la informacin que ha cumplido estrictamente con condiciones previas de depuracin y validacin.

Usuarios:
Contadura General de la Nacin (CGN). Es la entidad encargada de administrar el sistema de informacin y, por lo tanto, es el centro de gestin del CHIP. Entidades estratgicas. Son las entidades nacionales encargadas de definir los requerimientos de informacin financiera territorial necesaria para la toma de decisiones de poltica macroeconmica, financiera y fiscal. Estas entidades son el Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico, el Departamento Nacional de Planeacin, el Banco de la Repblica, el Departamento Administrativo Nacional de Estadstica, la Contralora General de la Repblica y la Contadura General de la Nacin. Entidades territoriales. Son las entidades departamentales, distritales y municipales responsables de reportar y registrar la informacin financiera territorial requerida por las entidades estratgicas. Comunidad en general, universidades, centros de investigacin y otros. Son aquellos que tienen acceso a informacin relacionada con las finanzas territoriales, til para sus actividades de investigacin, control y veedura ciudadana.

Procesos:
El CHIP est integrado por un conjunto de componentes con funciones especficas, denominados procesos, los cuales contribuyen en la obtencin de la informacin financiera para la toma de decisiones en poltica macroeconmica y fiscal del pas. Estos procesos son: Opciones de Administracin Administracin de Entidades Administracin de Categoras Administracin de Formularios Administracin de Gestin Institucional Administracin de Consulta Documental y Glosario de Trminos Administracin de Consolidacin Administracin de Consulta Detalle

Consolidador de Hacienda e Informacin Financiera Pblica (CHIP)

1. Qu es el CHIP

El Consolidador de Hacienda e Informacin Financiera Pblica (CHIP), es un sistema de informacin diseado y desarrollado por el Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico - Programa FOSIT, para que con la adecuada reglamentacin y estructura procedimental, canalice la informacin financiera, econmica y social de los entes pblicos hacia los organismos centrales y al pblico en general bajo la administracin y responsabilidad de la Contadura General de la Nacin. Este sistema est compuesto por un conjunto de procesos e instrumentos requeridos para la generacin, transmisin, procesamiento y publicidad de informacin financiera pblica. Adems, la plataforma tecnolgica (hardware, software, sistemas de comunicaciones) que se utilizar para el desarrollo y operacin del CHIP mantendr los ms altos estndares de calidad y procurar, en lo posible, aplicar la tecnologa de punta existente en el mercado, de tal forma que el producto obtenido sea de la mayor utilidad y accesibilidad por parte de los usuarios finales y se garantice su sostenibilidad.
2. Objetivo del CHIP

El objetivo del CHIP generar y difundir informacin financiera confiable, oportuna y completa con el fin de reforzar la capacidad de seguimiento fiscal y financiero de las entidades gubernamentales del nivel central.
3. Quines hacen parte del CHIP?

Los usuarios del CHIP son:

La Contadura General de la Nacin (CGN): ser el centro de gestin del CHIP y, por lo tanto, la entidad encargada de administrar el sistema de informacin. Las entidades pblicas (nacionales, departamentales municipales y distritales): sern las responsables de reportar y registrar la informacin financiera necesaria para el sistema. Entidades estratgicas : entre otras, se encuentran el Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico, el Departamento Nacional de Planeacin, el Banco de la Repblica, el Departamento Administrativo Nacional de Estadstica y la Contralora General de la Repblica. Son las entidades encargadas de definir los requerimientos de informacin financiera necesaria para tomar decisiones de poltica macroeconmica financiera y fiscal. Universidades, centros de investigacin y la comunidad en general: tendrn acceso a informacin relacionada con las finanzas territoriales para sus propias necesidades de investigacin, control y veedura

ciudadana o para informacin general.

4. Informacin que contendr el CHIP

El CHIP contendr informacin sobre registros de transacciones y resultados financieros, reflejados y registrados en el presupuesto, la contabilidad, la tesorera y, en contexto amplio, los fiscos territoriales, que cubren movimientos patrimoniales, de ingresos, de gastos, de endeudamiento y de variacin de activos y pasivos en general. La informacin refleja variables de flujo (ejecucin presupuestal y operaciones efectivas de caja, entre otros) y "stocks" (niveles de endeudamiento y situacin patrimonial, por ejemplo) que, en su conjunto, generan informacin de anlisis y seguimiento fiscal, estados contables generalmente aceptados y sus vnculos con las cuentas nacionales.
5. Componentes que integran el CHIP

El sistema de informacin est integrado por un conjunto de componentes, subsistemas y procesos que tienen un propsito especfico y que coadyuvarn en la obtencin de los objetivos del FOSIT y que son:

Administracin de entidades, que permite registrar el conjunto de entidades que reportan informacin Generacin de formatos de captura, cuyo fin es el de definir los formularios, periodicidad y entidades obligadas a reportar la informacin Control de calidad, que permite introducir las condiciones de calidad que debe poseer la informacin a reportar por las entidades a travs de formularios Publicacin de informacin, que publica informacin para los usuarios estratgicos y para gestin de informacin Actualizacin, registro y envo de informacin, que permite capturar la informacin que enviarn las entidades a travs de los formularios que estn obligados a reportar Administracin de consulta documental y de glosario de trminos, cuyo propsito es ofrecer informacin documental y de definicin de trminos asociados con la informacin existente Consolidacin de informacin contable, cuyo resultado final es el Balance General de la Nacin Gestin de informacin, cuyo objeto es generar requerimientos a las entidades por las omisiones o deficiencias presentadas en la informacin enviada por las entidades

6. Qu motiv la creacin del CHIP?

La necesidad por parte de las dependencias del gobierno central de contar con informacin financiera territorial para diversos propsitos tales como: seguimiento macroeconmico y financiero, control y evaluacin de la gestin fiscal, definicin de los montos a transferir a las entidades territoriales, adopcin de polticas macroeconmicas, control del endeudamiento puntual y agregado, y preservacin

del equilibrio fiscal y financiero del Estado. Los organismos de control fiscal, las veeduras y el ciudadano comn tambin demandan informacin financiera territorial para atender sus propias responsabilidades institucionales, o para propsitos acadmicos, investigativos o de informacin general. Por esto resulta de vital importancia facilitar la gestin de los flujos de informacin entre las entidades territoriales y las dependencias del gobierno central, los organismos de control y la ciudadana, de modo que los interesados puedan disponer de datos completos, confiables, coherentes y oportunos.
7. Horario de servicio del CHIP

El Sistema CHIP esta disponible de lunes a viernes (das laborales) en el horario de 8:00 a.m a 5:00 p.m.
8. Horario Mesa de Servicio

La mesa de servicio presta el servicio de soporte tcnico telefnico del sistema CHIP de lunes a viernes (das laborales) de 8:30 a.m a 4:30 p.m jornada continua. PBX 338 98 80.

http://www.chip.gov.co/WebHelpUniversal/Ayuda_Identificacion.htm#Sistema_SCHIP.htm

Qu es una apropiacin? Las apropiaciones son autorizaciones mximas de gasto que el Congreso de la Repblica aprueba para ser comprometidas durante la vigencia fiscal respectiva. Despus del 31 de Diciembre de cada ao estas autorizaciones expiran y en consecuencia no podrn comprometerse, adicionarse, trasferirse ni contracreditarse. Qu es una apropiacin con y sin situacin de fondos? En trminos generales una apropiacin sin situacin de fondos implica que no requiere para su ejecucin desembolsos directos por parte de la Direccin del Tesoro Nacional del Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico. Esto puede suceder principalmente porque la entidad ejecutora recauda directamente los recursos, o porque para la ejecucin de un contrato determinado, resulta preferible que la Tesorera le gire directamente los recursos al proveedor, sin tener que ingresar a la entidad contratante Por el contrario, las partidas que se apropian con situacin de fondos, estn sujetas a estos desembolsos directos. Cundo se entiende ejecutada una apropiacin presupuestal? Cuando se decide la oportunidad de contratar, se comprometen los recursos y se ordenan los gastos, a partir del programa de gastos aprobados en la ley de presupuesto (Sentencia C-192 de 1997, Corte Constitucional, M.P. Alejandro Martnez C). Con la celebracin de un contrato de encargo fiduciario se entiende ejecutada la apropiacin? Los contratos de encargo fiduciario son mecanismos de administracin de recursos, cuyos propsitos son de medio y no de resultado. Por lo tanto, estos contratos no ejecutan las apropiaciones, toda vez que stas se entienden ejecutadas cuando desarrollan el objeto para el

cual fueron programadas. Qu es un certificado de disponibilidad presupuestal? El certificado de disponibilidad presupuestal es un documento de gestin financiera y presupuestal que permite dar certeza sobre la existencia de una apropiacin disponible y libre de afectacin para la asuncin de un compromiso, de ello, deviene del valor que la ley le ha otorgado, al sealar que cualquier acto administrativo que comprometa apropiaciones presupuestales deber contar con certificados de disponibilidad presupuestal previos y cualquier compromiso que se adquiera con violacin de esa obligacin, generar responsabilidad, disciplinaria, fiscal y penal. El certificado de disponibilidad presupuestal no se constituye en un requisito esencial para la asuncin de un compromiso presupuestal, como quiera, que es el registro presupuestal el requisito que segn la ley se constituye en elemento indispensable para su perfeccionamiento. Qu es el Registro Presupuestal? El registro presupuestal, a diferencia del certificado de disponibilidad presupuestal, que afecta provisionalmente la apropiacin existente, la afecta en forma definitiva. Esto implica que los recursos financiados mediante este registro no podrn ser destinados a ningn otro fin. En el registro se deber indicar claramente el valor y el plazo de las prestaciones a las que haya lugar. Esta operacin constituye un requisito de perfeccionamiento de los actos administrativos Un certificado de disponibilidad presupuestal puede expedirse para cubrir varios compromisos? No, debe expedirse por cada acto administrativo individualmente considerado. Es posible aplicar a las Empresas Industriales y Comerciales del Estado la doctrina presupuestal de las vigencias expiradas? Si obligaciones de aos anteriores se surtieron con todos y cada uno de los requisitos que exige el Decreto 115 de 1996, esto es, haber contado previamente con el Certificado de Disponibilidad Presupuestal y el Registro Presupuestal del compromiso, es posible crear el rubro pago pasivos vigencias expiradas (Concepto DGPN Jurdica No 1142 del 25 de mayo de 2001). El recaudo de las multas impuestas por los rganos de control tiene destinacin especfica? Se cobrarn por cada una de las entidades a las que pertenezca el servidor pblico sancionado, y se destinan a financiar programas de Bienestar Social de los empleados de las entidades sancionadas (Art. 7 Decreto 2170 de 1992). Los recursos del Sistema General de Participaciones y sus rendimientos que no se utilicen en la vigencia fiscal deben consignarse en la Direccin del Tesoro Nacional? No. El artculo 22 de la Ley Anual de Presupuesto (714 de 2001) establece que tales recursos, siempre y cuando no se encuentren comprometidos ni ejecutados, deben asignarse en el ao fiscal subsiguiente para los fines previstos constitucional y legalmente. Cuando se debe constituir una cuenta por pagar y cuando una reserva presupuestal? Una cuenta por pagar se debe constituir cuando el bien o servicio se ha recibido a satisfaccin antes del 31 de diciembre pero no se le ha pagado al contratista o cuando en desarrollo de un contrato se han pactado anticipos y estos no han sido cancelados. Una reserva presupuestal se genera cuando el compromiso es legalmente constituido pero cuyo objeto no fue cumplido dentro del ao fiscal que termina y ser pagada con cargo a la reserva que se constituye a ms tardar el 20 de enero de la vigencia siguiente. Despus de constituida una reserva es posible cambiar el beneficiario sin alterar los dems

trminos del contrato? Las reservas presupuestales se constituyen con los compromisos que a 31 de diciembre no se hayan cumplido, siempre y cuando estn legalmente contrados, se encuentren perfeccionados y desarrollen el objeto de la apropiacin. Las reservas presupuestales slo podrn utilizarse para cancelar los compromisos que les dieron origen. No obstante, ser posible cambiar el beneficiario mediante la cesin del contrato en los trminos del estatuto de contratacin administrativa. Se pueden hacer reservas presupuestales con la resolucin de apertura de una licitacin o concurso? Segn el artculo 21 del Decreto 26 de 1998, las reservas presupuestales provenientes de relaciones contractuales, slo podrn constituirse con fundamento en los contratos debidamente perfeccionados. La sustitucin de activos tiene efecto presupuestal? No requieren operacin presupuestal alguna, las sustituciones de activos que se realicen de acuerdo con la Ley, y no signifiquen erogaciones en dinero, (pargrafo 2 Art. 119 del Estatuto Orgnico del Presupuesto) Qu tratamiento presupuestal debe darse al cumplimiento de obligaciones mediante los pagos en especie? El pago en especie debe reflejarse en el presupuesto (Art. 345 C.P.). En el Presupuesto de Ingresos se debe incluir en el concepto para el cual se estn recibiendo los bienes y servicios y en el de gastos se debe atender a las definiciones de los gastos contenidas en el Decreto de Liquidacin del Presupuesto General de la Nacin (Concepto No. 12504 del 31 de diciembre de 2001 de la Direccin General del Presupuesto Pblico Nacional). Se puede expedir certificado de inembargabilidad presupuestal sobre los recursos del Sistema General de Participaciones? Los recursos del Sistema General de Participaciones son inembargables, segn lo dispuesto en el artculo 19 del Estatuto Orgnico del Presupuesto y en el artculo 91 de la ley 715 de 2001. Con cargo a qu rubro presupuestal se deben imputar los contratos de mantenimiento en los cuales se incluye la adquisicin de repuestos? El rubro a afectar sera Gastos Generales ? Adquisicin de Servicios (Ley 714 de 2001, Art. 10, Inc. 2). Opera la prrroga automtica en los contratos estatales desde el punto de vista presupuestal? En primer lugar, el Estatuto General de Contratacin de la Administracin Pblica no contempla dicha figura. Por otra parte, desde el punto de vista presupuestal, el Certificado de Disponibilidad Presupuestal se expide sobre el valor inicialmente pactado en el contrato; esto, en atencin al principio de legalidad del gasto pblico de que trata el canon 345 constitucional, al indicar que no pueden hacerse gastos que no estn decretados por el Congreso de la Repblica ni transferir crdito alguno a objeto no previsto en el respectivo presupuesto. De presentarse esta figura, se estara realizando un gasto por fuera del presupuesto. Se pueden sustituir las fuentes de financiacin incluidas en la ley de presupuesto? No se pueden sustituir las fuentes de financiacin, toda vez que implica la modificacin del presupuesto (Sentencia No C-337/93). Qu sucede con los ingresos que recaudan los rganos pblicos sin fundamento legal? Se deben reintegrar, sin operacin presupuestal alguna, en razn a que no cuentan con fundamento jurdico para su inclusin en el presupuesto, segn se desprende del artculo 346 de la

Constitucin Poltica (Concepto 1091 del 21 de diciembre de 2000 de la Direccin General del Presupuesto Pblico Nacional). Qu tratamiento presupuestal se le debe dar a los recursos percibidos como canon de arrendamiento pagado en mejoras? Se constituyen como un pago en especie el cual debe ser presupuestado al tenor de lo establecido en el artculo 345 de la Constitucin Poltica. Qu tratamiento presupuestal debe darse a los contratos de leasing? Hasta tanto no se haga uso de la opcin de compra, el contrato de Leasing inmobiliario se deber atender con cargo a la cuenta de "Gastos Generales", objeto del gasto "Adquisicin de Servicios" (Concepto No. 3916 del 29 de diciembre de 2002). Puede una entidad descentralizada recaudar y registrar ingresos no aforados en el presupuesto? A las entidades descentralizadas les es posible recaudar y registrar recursos no aforados en el presupuesto, siempre y cuando exista fundamento legal que determine el respectivo ingreso, excepto las contribuciones o impuestos, que de acuerdo al artculo 345 de la Constitucin Poltica, no se podrn percibir en tiempos de paz si no figuran el presupuesto de ingresos. En qu consiste la disponibilidad final en las Empresas Industriales y comerciales del Estado? La disponibilidad final corresponde a la diferencia existente entre el presupuesto de ingresos y el presupuesto de gastos. Qu medidas se deben adoptar en una entidad descentralizada cuando los compromisos de gastos estn por encima del comportamiento de los recaudos en una vigencia? Priorizar el gasto, dentro de la autonoma presupuestal que le otorga el Estatuto Orgnico de Presupuesto. Abstenerse de adquirir compromisos en exceso de los montos que arroje la proyeccin de ingresos de la vigencia, y Solicitar a la Direccin General del Presupuesto Pblico Nacional y al DNP, para el caso del presupuesto de Inversin, la reduccin de los gastos susceptibles de aplazamiento, y hasta por el monto de los ingresos no realizables en la vigencia. Es posible pagar un gasto que se ha efectuado sin saldo presupuestal que lo respalde? No es posible, toda vez que se requiere haber obtenido previamente certificado de disponibilidad presupuestal que lo respalde, segn lo establece el artculo 71 del Estatuto Orgnico del Presupuesto. Con cargo a qu rubro presupuestal deben imputarse los viticos y gastos de viaje generados en desarrollo de un programa de capacitacin? Se presentan dos casos:

Uno, cuando se va a tomar la capacitacin; estos gastos adicionales deben ser imputados con cargo al rubro de capacitacin, en desarrollo del principio que todos los costos accesorios o inherentes a cualquier operacin presupuestal deben ser imputados con cargo al rubro que los genera.

Y otro, cuando los empleados deban desempear funciones tales como instructor, conferencista u organizador de un programa de capacitacin en lugar diferente a su sede habitual de trabajo, en este caso los gastos de desplazamiento y manutencin debern imputarse contra el rubro viticos y gastos de viaje. Con cargo a qu rubro presupuestal se cancelan los honorarios de los auxiliares de la justicia? Se debe afectar la Cuenta Gastos de Personal, Objeto del Gasto, Servicios Personales Indirectos, conforme las definiciones del gasto Qu diferencia existe entre excedentes financieros y utilidades desde el punto de vista presupuestal? Los excedentes financieros son un concepto patrimonial resultante de deducir del valor patrimonial el monto del capital social, el de las reservas legales de la entidad y el supervit por donaciones, a 31 de diciembre del ao que se analiza. Las utilidades se aplican a las entidades de carcter asociativo, derivndose en distribucin de utilidades para su utilizacin y de conformidad con las normas que regulan su manejo financiero y presupuestal. El concepto de utilidad es contable, pues se basa en la causacin de las transacciones. Cul es el mecanismo general para la liquidacin de los excedentes financieros de los Establecimientos Pblicos a favor de la nacin? La metodologa para el clculo del excedente financiero ha sido establecida por el Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico (Direccin General del Presupuesto Nacional) y el Departamento Nacional de Planeacin (Direccin de Inversiones y Finanzas Pblicas), y sta define el excedente financiero como: Patrimonio - Capital social - Reservas legales - Supervit por donacin La fuente de informacin son los estados financieros con corte a 31 de diciembre del ao analizado. Del monto que arroja esta frmula, el Conpes debe reasignar a la empresa por lo menos el 20%, lo que significa que el monto mximo para la Nacin es el 80% del excedente liquidado, de acuerdo con el Estatuto Orgnico del Presupuesto. Sin embargo, con el propsito de definir un monto de recursos que la empresa pueda transferir a la Nacin sin afectar su caja, se elabora un pronstico de efectivo para la vigencia en la que se debe hacer el pago. Este pronstico incluye variables de tipo presupuestal y financiero. As mismo se solicita un flujo de caja proyectado. Cual es la diferencia entre la fuente de los recursos para un proyecto de inversin clasificada como "Prestamos de destinacin especfica" y la clasificada como "Prestamos de destinacin especfica autorizados"? Los recursos de crdito, clasificados con la nomenclatura 14 obedecen a crditos que ya estn suscritos con la entidad otorgante del crdito, y que ya se encuentra en plena ejecucin. Por su parte los recursos de crdito clasificados con la nomenclatura 18 obedecen a operaciones crediticias que estn autorizadas de contratar por parte del Gobierno Nacional, pero que an no se han contratado y se les autoriza un espacio fiscal, para que una vez entre en vigor el emprstito, exista un cupo para ejecutar los recursos correspondientes a ese ao en que se firma. Si el emprstito no se suscribe no es posible ejecutar estas apropiaciones presupustales. Es indispensable para incluir en el presupuesto de Inversin nacional proyectos financiados mediante crditos de destinacin especfica autorizados que exista el documento CONPES que

recomienda la contratacin del emprstito y la aprobacin en primera instancia de la Comisin Interparlamentaria de Crdito Pblico, que autoriza al Gobierno Nacional iniciar las gestiones tendientes a conseguir el crdito. Cuando se firma una operacin de crdito que aparece programada dentro del presupuesto de inversin como recurso "Prestamos de destinacin especfica autorizados", es necesario cambiar el recurso a recurso a "Prestamos de destinacin especfica" No, los proyectos financiados con operaciones de crdito externo autorizadas segn se seal en el punto anterior y programadas para una determinada vigencia fiscal se presupuestan con recurso 18. Una vez se suscribe el crdito, tan slo se debe tramitar una solicitud ante el Departamento Nacional de Planeacin para que autorice comprometer los recursos. La autorizacin otorgada por el DNP, debe ser refrendada por la Direccin General del Presupuesto Pblico Nacional. Este mismo procedimiento opera para poder comprometer las apropiaciones presupuestadas como recurso 13 ?Recursos del crdito externo previa autorizacin?. http://www.minhacienda.gov.co/MinHacienda/haciendapublica/presupuesto/faq/ejepresup