Manual Practico Excel 2007

SENA CGTS CALI
MANUAL DE EXCEL 2007

INTERMEDIO Y AVANZADO
Hector Jaime Chica Fernandez Junio de 2012
Este Texto es una compilacin de manuales, ejercicios y paginas de soporte que se encuentran disponibles en Internet, y aportes personales, organizados de tal forma, que permiten al estudiante adquirir conocimientos y practicas para mejorar su conocimiento en las herramientas brindadas por Excel 2007.
[MANUAL DE EXCEL 2007 ] Junio de 2012
Tabla de contenido
1. EXCEL 2007 .................................................................................................................................. 3 Pantalla inicial: ............................................................................................................................ 3 Barra de herramientas ................................................................................................................ 5 2. GRAFICAS................................................................................................................................... 10 LISTAR DATOS ............................................................................................................................ 22 3. 4. FORMULAS ................................................................................................................................ 24 FUNCIONES ................................................................................................................................ 27 FUNCIONES LGICAS: Y / O ....................................................................................................... 38 FUNCIONES DE BUSQUEDA ....................................................................................................... 40 FORMATO CONDICIONAL .......................................................................................................... 50 Formatos personalizados: ......................................................................................................... 54 La validacin de datos ............................................................................................................... 56 5. PROTEGER CON CONTRASEA .................................................................................................. 59 FILTROS...................................................................................................................................... 61 Aplicar Autofiltros personalizados ........................................................................................ 61 Quitar filtros de una lista ........................................................................................................ 62 Opciones de Autofiltro............................................................................................................ 62 6. TABLAS DINAMICAS................................................................................................................... 64 Crear una tabla dinmica: ......................................................................................................... 64 Eliminar una tabla dinmica. ..................................................................................................... 69 Aplicar filtros a una tabla dinmica ........................................................................................... 69 Obtener promedios en una tabla dinmica .............................................................................. 70 Grficos con tablas dinmicas ................................................................................................... 70 Tablas dinmicas con rangos dinmicos ................................................................................... 81 7. MACROS .................................................................................................................................... 85 Crear una macro automticamente: ......................................................................................... 85 Asignar la macro a un objeto .................................................................................................... 87 Asignar la macro a un botn ..................................................................................................... 87 Ejecutar una macro ................................................................................................................... 88 Habilitar o deshabilitar Macros en el libro ................................................................................ 90 Guardar archivos con Macros .................................................................................................. 91

8. 9. UN FORMULARIO DE DATOS EN EXCEL. ...................................................................... 96 TECLAS DE MTODO ABREVIADO.............................................................................................. 98 TECLAS DE MTODO ABREVIADO COMBINADAS CON CTRL ..................................................... 98 TECLAS DE FUNCIN ............................................................................................................... 101 TECLAS DE DIRECCIN ............................................................................................................. 103 10. BIBLIOGRAFIA Y CIBERGRAFIA:............................................................................................ 107
1. EXCEL 2007 Pantalla inicial:
Boton de office Como puede verse se tienen diferentes funciones, entre las que se utilizan ms son: - Nuevo, para la creacin de un nuevo documento. - Abrir, para el acceso a un archivo existente de Excel. - Guardar y Guardar como, que realizan las funciones que su nombre indica. - Imprimir, que permite tener una vista preliminar del documento y los controles encargados de la impresin del documento. A la derecha de este submen que se despliega donde se encuentran todas estas funciones principales de Excel, se puede ver tambin que se muestra un listado de los documentos recientes
[MANUAL DE EXCEL 2007 ] Junio de 2012 que se han trabajado. Filas: espacios horizontales de la hoja de clculo. Se identifican con nmeros. Cada hoja de clculo de Excel 2007 tiene 1.048.576 filas. Celda: es la unidad de trabajo de la hoja de clculo. Es la interseccin de una columna con una fila. Se identifica con la letra de la columna y el nmero de la fila, como por ejemplo, A1. Cuadro de nombres: muestra el nombre de la celda activa. Columnas: espacios verticales de la hoja de clculo. Se identifican con letras. Cada hoja de clculo de Excel 2007 tiene 16.384 columnas. Barra de frmulas: muestra el contenido de la celda activa (celda seleccionada). A la izquierda de la Barra de frmulas se encuentra un asistente para insertar funciones. Controlador de relleno: es un pequeo punto de color negro que se encuentra en la esquina inferior derecha de la celda seleccionada. Cuando acercamos el mouse al controlador de relleno, el puntero toma la forma de un cruz negra fina y pequea. El controlador de relleno es muy til para copiar frmulas y rellenar rpidamente datos en una planilla. Etiquetas: las etiquetas identifican a las hojas de clculo. Si hacemos clic con el botn secundario del mouse sobre la etiqueta podemos cambiarle el nombre, el color, y otras acciones que veremos ms adelante. Insertar hoja de clculo: de forma predeterminada, Excel 2007 presenta 3 hojas de clculo, pero desde este cono podemos agregar ms.
[MANUAL DE EXCEL 2007 ] Junio de 2012 Barra de herramientas
Se encuentran ocho secciones claves para el funcionamiento de las aplicaciones: Inicio, Insertar, Diseo de pgina, Frmulas, Datos, Revisar, Vista y Complementos. Y si pulsamos cada una de estas pestaitas, podremos visualiza en pantalla las opciones que cada una de ellas comprenden. Por ejemplo, si pulsamos Inicio, veremos todas sus funciones.
Herramientas de microsoft excel
Barra de Funciones: Esta es una de las cosas principales de Excel por ser tan eficiente y donde se muestran todas las formulas, las formulas y funciones las vamos a ver mas adelante. Autosuma: La autosuma me sirve para sumar 2 o mas celdas, obviamente que contengan nmeros y da el resultado en otra celda Orden Ascendente: Este botn es para que el texto en una celda en vez de que el texto vaya en orden de izquierda a derecha, vaya de arriba para abajo Graficas: Este botn es para insertar una grafica en la hoja de clculo , hay muchos tipos de graficas, pero eso lo vamos a ver despus. Copiar Formato: Copia el formato de una celda a la que estaba seleccionada, como dinero , contabilidad , etc. Estilos: Estos son los estilos, nos sirven para identificar que tipo de moneda, porcentaje o decimales quiere uno. El primero es para moneda, solamente pones un numero y al quitar la seleccin de la celda aparece el signo de pesos y .00, el siguiente es porcentaje, hace lo mismo solamente que no se pone el signo de pesos sino el de porcientos, y el ultimo es para que aparezcan decimales a lado de el numero Agregar o disminuir decimales: Estos botones sirven para disminuir o aumentar decimales en un nmero con muchos decimales
[MANUAL DE EXCEL 2007 ] Junio de 2012 Unir celdas: Este botn es muy til, es para unir 2 o mas celdas y sirve principalmente para titulares. Dibujar tabla Sombrear: Nos ubicamos en la celda a partir de la cual queremos sombrear. Elemplo la celda C2 y manteniendo el botn izquierdo del ratn apretado, comenzamos a mover el ratn para captar toda la informacin. Una vez sombreada la informacin hasta la celda final, digamos E12, soltamos el botn izquierdo y buscamos un botn ubicado para dibujar bordes en la opcin Fuente del botn Inicio de la barra de herramientas.
Desplegamos la ventana de opciones al pulsar la flechita, y veremos cules son todas las alternativas que se tienen para los bordes. En este caso escogeremos dibujar Todos los bordes.
All existen otras posibilidades especificas si quieres generar un mejor diseo. Dar formato a los datos 1. Sombreamos el rea a la que queremos cambiar formato. Para sombrear recordemos que manteniendo apretado el botn izquierdo del ratn nos movemos de tal forma de ir sombreando los datos que queremos cambiar 2. En este caso cambiaremos el tipo de fuente, as que buscamos esta opcin en la barra de herramientas del botn Inicio
3. Desplegamos el men y seleccionamos el tipo de fuente que deseemos. En este caso Arial Narrow
4. Tambin podemos cambiar el tamao de la fuente en el nmero que aparece contiguo.
[MANUAL DE EXCEL 2007 ] Junio de 2012 Desplegamos el men de opciones para seleccionar el nuevo tamao deseado, por ejemplo en este caso cambiaremos de un tamao 11 a un 14
Si tambin queremos cambiar el color de la fuente: a) Sombreamos los datos a los que se les quiere cambiar el color de fuente. Nos ubicamos en la celda Nombre del Empleado y manteniendo el botn izquierdo del ratn apretado nos movemos para sombrearlos b) Buscamos en la barra de herramientas del botn de Inicio, Color de fuente
c) Desplegamos el men de opciones y seleccionamos el color deseado. En este caso optaremos por un color Rojo
Formato de celdas 1. Nos posicionamos en la celda que queremos dar formato.
2. Posicionados en esta celda, pulsamos el botn derecho del ratn y se nos desplegar un men
3. Seleccionamos la opcin Formatos de celdas
4. Se abrir otro men de opciones
y seleccionamos Ajustar texto
5. Adems seleccionamos en la misma pantalla de men la Alineacin del texto Vertical, en este ejemplo escogeremos Superior
6. Nuestra celda quedar ajustada al tamao de la columna, con el alto de la fila requerido para que toda la informacin sea visualizada Formato de Cantidades a) Seleccionamos el rea a la que queremos dar formato. En este caso las cantidades b) Seleccionamos y pulsamos de la barra de herramientas del botn Inicio, la opcin para dar el estilo de miles.
[MANUAL DE EXCEL 2007 ] Junio de 2012 Combinar Celdas a) Sombreamos la celda donde se encuentra la palabra inicial y las dems celdas a continuacin, ejemplo desde la celda B2 hasta la celda F2. Que son las celdas que queremos combinar para centrar la informacin. b) Buscamos y seleccionamos el botn Combinar y centrar la alineacin de la barra de herramientas.
[MANUAL DE EXCEL 2007 ] Junio de 2012 2. GRAFICAS
Excel 2007 presenta una herramienta til a la hora de realizar grficos para mejorar la presentacin de la informacin. Accedemos a la funcin de elaboracin de grficos. La opcin de Grficos se encuentra en la pestaa correspondiente a Insertar, de la barra de herramientas Y presenta una amplia ganma de grficos por realizar, de acuerdo a la siguiente imagen:
Pero cmo creamos un grfico? 1) Sombreamos los datos que deseamos graficar
2) Seleccionamos el tipo de grfico que deseamos, en el ejemplo escogeremos Columna
3) Pulsamos y se abrirn las opciones correspondientes al tipo de grfico Columna. Seleccionamos el grfico especfico que deseamos
4) Ya estar creado en nuestra hoja de trabajo, el grfico de la informacin que hemos seleccionado
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Como vemos es un grfico en el que se presentan los meses en el eje de las abscisas y en el eje de las ordenadas se presentan las ventas en valores monetarios. Las columnas representan los dos productos de inters. Hasta ac hemos creado un grfico sencillo, sin embargo podemos mejorar la presentacin, colocndole un ttulo y nombre a los ejes coordenados. Excel una vez habiendo creado un grfico, abre en la barra de herramientas tres pestaas que comprenden las funciones especficas para edicin y formato de un grfico. Veamos cuales son estas tres nuevas pestaas, se denomina Herramientas de grficos
Escribamos el ttulo del grfico, cmo hacemos esto? a) Buscamos en la barra de herramientas de grficos, la seccin correspondiente a Etiquetas.
b) Seleccionamos y pulsamos Ttulo de grfico
c) En el grfico de la hoja de trabajo aparecer un rectngulo denominado Ttulo del grfico, donde escribiremos el nombre
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d) Escribimos el Ttulo del grfico, siendo para el ejemplo Ventas
Nombre de los ejes. 1) Nos posicionamos sobre el grfico y seleccionamos de la barra de herramientas de grfico Rtulos del eje
2) Se desplegarn las opciones. Primero seleccionamos Ttulo del eje horizontal primario, y luego donde queremos visualizar el ttulo del eje, para este caso Ttulo bajo el eje
3) Aparecer en el grfico un rectngulo que muestra la lectura Ttulo del eje
4) Escribimos en el rectngulo el nombre del eje, que en este caso representa los Meses
5) Luego pulsamos nuevamente Rtulos del eje y seleccionamos Ttulo de eje vertical primario, especficamente Ttulo girado en este caso
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[MANUAL DE EXCEL 2007 ] Junio de 2012 6) En el grfico aparecer un rectngulo en el eje de las ordenadas que dir Ttulo del eje.
7) Escribiremos en este rectngulo el signo de dlar "$", que es lo que est representando el eje
8) Veamos como ha quedado nuestro grfico.
Para modificar el tipo de grfico, nos posicionamos sobre l y buscamos en la barra de herramientas de grfico el cono Cambiar tipo de grfico.
Seleccionamos el nuevo tipo de grfico, en este caso cambiaremos a uno de Lnea
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[MANUAL DE EXCEL 2007 ] Junio de 2012 Ya se habr cambiado en nuestra hoja de trabajo el grfico
Presentar datos en un grfico combinado Para enfatizar distintos tipos de informacin en un grfico, puede combinar dos o ms tipos de grfico en ese grfico. Por ejemplo, puede combinar un grfico de columnas con uno de lneas para conseguir un efecto visual instantneo que facilite la comprensin del grfico. Cuando el rango de valores de las distintas series de datos del grfico vare mucho o tenga tipos de datos mixtos, puede representar una o ms series de datos de un tipo de grfico diferente en un eje vertical (valores) secundario.
El procedimiento siguiente le ayudar a crear un grfico combinado con resultados similares a los del grfico combinado de nuestro ejemplo. En este grfico utilizaremos los datos de la hoja de clculo de ejemplo. Puede copiar estos datos en su hoja de clculo o utilizar los suyos propios, siempre que emplee los mismos encabezados de columna y la misma estructura de la hoja de clculo. 1. Copie los datos de la hoja de clculo de ejemplo en una hoja de clculo en blanco o abra la hoja de clculo que contenga los datos que desee representar en un grfico combinado.
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Seleccione los datos que desee representar en el grfico combinado. En la ficha Insertar, en el grupo Grficos, haga clic en Columnas. En Columna en 2D, haga clic en Columna agrupada. En el grfico, haga clic en la serie de datos que desee mostrar en un tipo de grfico distinto o seleccinela en una lista de elementos de grfico (ficha Distribucin, grupo Seleccin actual, cuadro Elementos de grfico). SUGERENCIA En nuestro grfico combinado seleccionaremos la serie de datos Precio medio. De este modo se muestran las Herramientas de grficos y se agregan las fichas Diseo, Distribucin y Formato. 6. En la ficha Diseo, en el grupo Tipo, haga clic en Cambiar tipo de grfico. NOTA Si el grfico entero se convierte en un grfico de lneas, tendr que asegurarse de que slo ha seleccionado una serie de datos antes de cambiar de tipo de grfico. 7. En Lnea, haga clic en Lnea con marcadores y, a continuacin, en Aceptar. 8. Para representar la lnea en un eje secundario, siga este procedimiento: a. En el grfico, haga clic una vez en la lnea que representa el precio medio a fin de seleccionar la serie de datos o seleccinela en una lista de elementos de grfico (ficha Presentacin, grupo Seleccin actual, cuadro Elementos de grfico). b. En la ficha Presentacin, en el grupo Seleccin actual, haga clic en Aplicar formato a la seleccin. c. En la categora Opciones de serie, en Trazar serie en, haga clic en Eje secundario y, a continuacin, en Cerrar. 9. Haga clic en el rea de trazado del grfico. 10. En la ficha Diseo, en el grupo Estilos de diseo, haga clic en el estilo de diseo que desee utilizar.
2. 3. 4. 5.
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[MANUAL DE EXCEL 2007 ] Junio de 2012 Aadir dibujos en la hoja de trabajo En ocasiones es necesario desde la hoja de excel que estamos trabajando, no solamente realizar operaciones sino tambin trabajar con dibujos y formas predeterminadas. Excel presenta la facilidad de insertar formas o dibujos pre-diseados o determinados y que contiene en su galera. La funcin para incluir dibujos o formas se encuentra en el botn Insertar de la barra de herramientas Siendo el cono correspondiente
Por ejemplo si deseamos insertar una lnea con punta de lanza. a) Seleccionamos del botn Formas, la opcin de lnea con punta de flecha
b) Dibujamos en la hoja de trabajo nuestra lnea con punta de lanza
c) Si observamos la barra de herramientas, se abre una nueva pestaa denominada Herramientas de dibujo, til si queremos cambiar el formato y estilo de la forma que hemos creado
d) Por ejemplo, la siguiente imagen presenta las opciones para cambiar el estilo de la forma de la figura que hemos creado. En este caso la lnea con punta de lanza
De igual manera, podemos crear una flecha con la punta hacia la derecha, en forma de bloque. 1) Para ello pulsamos el cono Formas de la barra de herramientas
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2) Seleccionamos la flecha de bloque con la punta hacia la derecha (que es la que deseamos dibujar)
3) Dibujamos la flecha del tamao que deseamos en la hoja de trabajo
4) Podemos accede nuevamente a la pestaa que se abre con la creacin de la forma Herramientas de dibujo; y podemos cambiar su formato y estilo.
Crear organigramas Desde Excel podemos crear organigramas sin salir de esta aplicacin. Para ello llevamos a cabo el siguiente proceso: 1) Nos ubicamos en la pestaa Insertar de la barra de herramientas 2) Buscamos el cono SmartArt
3) Una vez pulsado el botn SmartArt, se despliega un men de opciones de todas las formas que ac se encuentran
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4) Seleccionamos Jerarqua que corresponde a la elaboracin de organigramas
5) Luego seleccionamos el tipo de grfico de jerarqua que queremos
6) Ya una vez seleccionado, se habr creado en la hoja de trabajo el tipo de organigrama que hemos escogido
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[MANUAL DE EXCEL 2007 ] Junio de 2012 7) Para cambiar el formato de la letra, y seleccionar una mucho ms pequea que la que presenta la plantilla. Seleccionamos cambiar tamao de fuente de la barra de herramientas
8) Escribimos el organigrama que deseamos presentar, en el caso del ejemplo es uno sencillo que muestra los niveles ms importantes
Modificar organigramas Podemos modificar el organigrama que ya hemos aprendido a crear en la leccin anterior. Por ejemplo si queremos aumentar un cuadro ms que depende del gerente general, realizamos lo siguiente: 1) Nos ubicamos en el rectngulo de la posicin de Gerente General y pulsamos el botn derecho del ratn, para desplegar el men de opciones
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[MANUAL DE EXCEL 2007 ] Junio de 2012 2) Seleccionamos Agregar forma, seguido de la alternativa Agregar forma debajo, pues es el nivel que deseamos crear
3) Se habr creado en nuestro organigrama un rectngulo ms bajo el Gerente General
4) Escribimos la nueva posicin, Gerente de Compras
Si deseamos incrementar un nivel ms, indicando los vendedores que dependen del Gerente de Ventas, seguimos los pasos a continuacin: a) Nos ubicamos en la casilla Gerente de ventas y apretamos el botn derecho del ratn para desplegar el men de opciones
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b) Seleccionamos Agregar forma, y ms concretamente Agregar forma debajo
c) Se habr creado en el Organigrama de nuestra hoja de trabajo un rectngulo ms, donde podremos escribir los datos deseados
d) Como son tres vendedores los que dependen del Gerente de Ventas, escribimos esta informacin y ya tendremos nuestro Organigrama ya modificado
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[MANUAL DE EXCEL 2007 ] Junio de 2012 LISTAR DATOS Excel presenta una funcin importante que facilita manejar y trabajar cuando tenemos muchos datos, que podemos repetir en otra celda. Esta es la funcin de generacin de lista. A medida que escribimos datos, Excel va generando una lista a la cual se puede acceder y seleccionar en cualquier momento. Veamos un ejemplo. 1) Hagamos una lista de nombres cualquiera hacia abajo
2) Nos ubicamos en la celda donde queremos colocar otro nombre
3) Pulsamos el botn derecho del ratn y se desplegar un men de opciones
4) Seleccionamos la opcin Elegir de la lista desplegable
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[MANUAL DE EXCEL 2007 ] Junio de 2012 5) Y se despliega la lista de nombres que ya se han introducido
6) Seleccionamos el nombre Mara
Al crear esta lista de datos Excel, cuando escribimos en una celda una palabra que tiene las primeras letras iguales a una palabra de la lista. Automticamente aparecer la palabra ya listada sombreada, para seleccionarla o bien escribir otra nueva Por ejemplo, si estamos en una celda y queremos escribir el nombre Marta. Como ya hemos escrito el nombre Mara, que tiene las tres primeras letras iguales, automticamente aparecer este nombre sombreado.
Pero como no es este nombre el que queremos escribir, terminamos de digitar Marta.
Si fuera Mara el nombre a digitar, y ya es un datos listado. Cuando aparezca el nombre sombreado, damos Enter en el teclado y no necesitaremos terminar de digitar todas las letras.
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[MANUAL DE EXCEL 2007 ] Junio de 2012 3. FORMULAS Operaciones de clculo en Excel Para Excel, una frmula es una ecuacin que nos permite realizar clculos con los valores que tenemos ingresados en la hoja de clculo. Para que Excel identifique que estamos solicitando que realice un clculo, toda frmula debe comenzar con el signo = (igual). Para relacionar en una frmula los distintos valores que vamos a utilizar en un clculo, tenemos que usar operadores. Los operadores bsicos de Excel son: + SUMA - RESTA * MULTIPLICACIN / DIVISIN En una frmula podemos usar valores constantes, como por ejemplo, =5+2. El resultado ser, por supuesto, 7; sin embargo, si tuviramos que cambiar esos valores, el resultado ser siempre 7. En cambio, si en la frmula utilizamos referencias a las celdas que contienen los valores, el resultado se modificar automticamente cada vez que cambiemos alguno o ambos valores. Por ejemplo, si en las celdas A1 y B1 ingresamos valores constantes y los utilizamos en una frmula para calcular la suma, podemos escribir =A1+B1 y de este modo, si modificamos cualquiera de esos valores, el resultado se ajustar automticamente a los valores que encuentre en las celdas a las que se hace referencia en la frmula.
Clculos combinados
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[MANUAL DE EXCEL 2007 ] Junio de 2012 Cuando en una misma frmula tenemos que realizar diferentes tipos de clculo, Excel resolver las operaciones dentro de la frmula con un determinado orden de prioridad, siguiendo el criterio matemtico de separacin en trminos. De este modo, el resultado de =3+4+5/3 es 8,67 que resulta de:
Si necesitamos obtener otro tipo de resultado, podemos introducir parntesis en la frmula, para indicarle a Excel que primero debe realizar los clculos que se encuentran dentro de ellos. De este modo, el resultado de =(3+4+5)/3 es 4, que resulta de:
Orden de prioridad
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[MANUAL DE EXCEL 2007 ] Junio de 2012 El orden de prioridad que aplica Excel para realizar los clculos bsicos que encuentra en una misma frmula es: 1) Clculos entre parntesis 2) Multiplicacin y divisin 3) Suma y resta Referencias relativas y absolutas: Una referencia de celda es el conjunto de coordenadas que ocupa una celda en una hoja de clculo. Por ejemplo, la referencia de la celda que aparece en la interseccin de la columna B y la fila 3 es B3. Se refiere a una celda o un rango de celdas en una hoja de clculo y se puede usar en una frmula de manera que Microsoft Office Excel pueda encontrar los valores o datos que desea que calcule la frmula. Una referencia relativa en una frmula, como A1, se basa en la posicin relativa de la celda que contiene la frmula, de modo tal que si cambia la posicin de la celda que contiene la frmula, se cambia la referencia. Si se copia la frmula en filas o columnas, la referencia se ajusta automticamente. Por ejemplo:
Una referencia absoluta de celda en una frmula, como $A$1, siempre hace referencia a una celda en una ubicacin especfica. Si cambia la posicin de la celda que contiene la frmula, la referencia absoluta permanece invariable. Si se copia la frmula en filas o columnas, la referencia absoluta no se ajusta. De forma predeterminada, las nuevas frmulas utilizan referencias relativas y es necesario cambiarlas a referencias absolutas. Por ejemplo:
CON LA TECLA F4 FIJAMOS LA REFERENCIA ABSOLUTA
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[MANUAL DE EXCEL 2007 ] Junio de 2012 4. FUNCIONES En Excel, una funcin es una frmula que utiliza palabras especficas (previamente programadas) en una estructura determinada. Las funciones se utilizan para simplificar los procesos de clculo. Existen muchos tipos de funciones en Excel, para resolver distintos tipos de clculos, pero todas tienen la misma estructura:
El argumento de una funcin es el mbito de aplicacin de la misma. Puede ser un rango de celdas, comparaciones de celdas, valores, texto, otras funciones, dependiendo del tipo de funcin y situacin de aplicacin. Excel clasifica a las funciones por categoras: Fecha, Matemticas, Estadsticas, Lgicas, Financieras, etc. Independientemente de esa clasificacin, las iremos viendo en grado creciente de complejidad de acuerdo al tipo de argumento. Funciones sin argumento: =HOY() devuelve la fecha actual (del sistema) =AHORA() devuelve la fecha y la hora actuales (del sistema) Funciones cuyo argumento es un rango de celdas: =SUMA(A1:B15) suma TODOS los valores que se encuentran en las celdas especificadas en el rango. =SUMA(A1;B15) suma SOLO los valores que se encuentran en las dos celdas especificadas. =PROMEDIO(A1:B15) calcula el promedio de las celdas especificadas en el rango. =MAX(A1:B15) devuelve el MAYOR valor numrico que encuentra en el rango especificado. =MIN(A1:B15) devuelve el MENOR valor numrico que encuentra en el rango especificado. Siguen las siguientes reglas: - Si la funcin va al comienzo de una frmula debe empezar por el signo =. - Los argumentos o valores de entrada van siempre entre parntesis. No dejes espacios antes o despus de cada parntesis. - Los argumentos pueden ser valores constantes (nmero o texto), frmulas o funciones. - Los argumentos deben de separarse por un punto y coma ; Excel presenta muchas funciones pre-establecidas que son de utilidad no solo para el clculo sencillo de operaciones matemticas, sino tambin para operaciones estadsticas y financieras, entre otras. Ya hemos visto una de las funciones, que es la Suma. En sus diferentes opciones:
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[MANUAL DE EXCEL 2007 ] Junio de 2012 - listando los datos: = 4+5+6+7 - marcando las celdas: = A2+B2+C2+D2 - utilizando la funcin Autosuma: Excel presenta otras funciones, veamos donde accedemos:
1) Pulsamos el botn Frmulas de la barra de herramientas
2) Visualicemos donde se encuentran todas estas funciones
3) Si por ejemplo necesitamos utilizar una funcin de matemticas y trigonomtricas, desplegamos las opciones
INSERTAR FUNCIONES Aprendamos en esta leccin como insertar una funcin de las pre-establecidas en Excel.
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[MANUAL DE EXCEL 2007 ] Junio de 2012 El primer caso que tomaremos como ejemplo ser la funcin Contar, til cuando son muchas las celdas y necesitamos saber el nmero de elementos que tenemos en un listado o en una tabla. Tenemos dos formas de hacerlo: la primera es buscando esta opcin entre algunas selectas que tiene el cono Insertar Funciones de la barra de herramientas, y la otra es desplegando el tipo de funciones que contiene esta en especfico. Veamos con detenimiento cuales son estas dos formas. Primera forma Trabajaremos con el siguiente ejemplo de serie de nmeros
1) Nos posicionamos en la celda donde queremos el resultado, y pulsamos el cono Insertar funcin de la barra de herramientas.
2) Se desplegarn algunas opciones que se encuentran cargadas y son de fcil acceso (no significa que solo sean estas las que posee Excel)
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Si vemos la imagen anterior, se presentan las Funciones Usadas recientemente. Sin embargo, podramos seleccionar otra categora. Sino tambin podemos escribir lo que queremos hacer en el espacio Buscar una funcin:, de esta forma Excel automticamente busca la funcin que se adapte a la necesidad. 3) Seleccionamos la funcin Contar.
4) Se abrir el cuadro de controles de esta funcin Contar
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[MANUAL DE EXCEL 2007 ] Junio de 2012 5) Sombreamos las celdas que deseamos contar, es decir el rango A2 a E2
6) Pulsamos Enter en el teclado, y ya tendremos nuestro resultado.
Ciertamente son cinco elementos los que se tienen listados. En esta lista es muy fcil contar los elementos, sin embargo la funcin Contar es muy til cuando son muchas las celdas en un cuadro y necesitamos saber con exactitud el nmero de elementos.
Segunda Forma 1) Buscamos el cono que contiene esta funcin Contar, de las opciones que se tienen en el inventario de funciones de la barra de herramientas
2) Seleccionamos la funcin Contar del paquete de funciones Estadsticas.
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[MANUAL DE EXCEL 2007 ] Junio de 2012 3) Y nuevamente aparecer el cuadro de controles de la funcin Contar. De ah para adelante realizamos el mismo procedimiento: Sombreamos el rea que queremos contar y pulsamos Enter. El segundo caso de ejemplo, es la funcin Mnimo. Utilizada cuando necesitamos saber de un conjunto de elementos numricos, cual es el valor mnimo. a) Nos posicionamos en la celda donde queremos el resultado, y buscamos en el inventario la funcin Mnimo dentro del paquete de funciones Estadsticas
b) Seleccionamos la funcin MIN, de mnimo
c) Se abrir nuestro cuadro de controles de esta funcin y sombreamos el rea de la que queremos saber el valor mnimo
d) Pulsamos Enter en el teclado para conocer el resultado
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Ciertamente el nmero cuatro es el valor mnimo de la serie de cinco nmeros que tenemos.
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[MANUAL DE EXCEL 2007 ] Junio de 2012 IMPRIMIR Sigamos los siguientes pasos para imprimir el trabajo que hemos realizado. 1) Buscamos y pulsamos el Botn Office
2) Se desplegar un men de las opciones principales de Excel y seleccionamos Imprimir
3) Habiendo seleccionado Imprimir, aparecern tres opciones ms, seleccionamos nuevamente Imprimir
4) Se abrir nuestro cuadro de controles de la funcin. Recordatorio: debemos de tener un impresor pre instalado en la computadora para poder imprimir lo que deseamos
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5) Para poder visualizar la zona que vamos a imprimir, pulsamos Vista previa
6) Se abrir una nueva seccin y pestaa que se llama Vista preliminar, que posee funciones especficas. Como lo es Zoom, utilizado para aumentar la vista sobre las hojas de trabajo y configuracin de la pgina
En la hoja de trabajo que aparece en esta seccin, podremos visualizar la hoja completa del presupuesto que hemos preparado.
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[MANUAL DE EXCEL 2007 ] Junio de 2012 7) Cerramos Vista previa y en el cuadro de controles, pulsamos Aceptar. Ya estar en marcha nuestro documento a imprimir
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[MANUAL DE EXCEL 2007 ] Junio de 2012 FUNCIONES ANIDADAS Muchas veces, para resolver algn tipo de clculo o situacin en una planilla de Excel, no nos resulta suficiente una funcin, sino que debemos utilizar varias funciones, una dentro de otra. Cuando utilizamos una funcin dentro de otra, tenemos una funcin anidada. Las funciones que metemos dentro de otra funcin actan como argumentos de la funcin principal Ejemplo: =SI(E15>=7;"APROBADO";SI(E15>=4;"A DICIEMBRE";"A FEBRERO"))
La segunda funcin SI es parte del argumento de la funcin SI principal
Cuando frente a una condicin tenemos dos o ms posibilidades, tenemos que anidar una funcin SI dentro de otra funcin SI. En el ejemplo, la situacin es la siguiente: Si el alumno obtiene una calificacin mayor o igual a 7 puntos, est aprobado; Pero si el alumno obtiene una calificacin menor a 7, se presentan dos situaciones: Si obtiene una calificacin mayor o igual a 4 puntos, debe rendir examen en el turno de diciembre Si obtiene una calificacin menor a 4 puntos, debe rendir examen en el turno de febrero.
Cada una de las funciones SI (la principal y la anidada) conservan su estructura, con tres elementos en el argumento.
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[MANUAL DE EXCEL 2007 ] Junio de 2012 FUNCIONES LGICAS: Y / O Funcin Y: La funcin Y devuelve VERDADERO si se verifican todas las condiciones planteadas en su argumento. Si se verifica una sola de las condiciones o ninguna, devuelve FALSO. Ejemplo: Para aprobar un curso los alumnos deben considerar dos variables: a) que el % de inasistencias sea menor o igual a 25 Y b) que la nota obtenida sea mayor o igual a 4
La sintaxis de esta funcin es: =Y(B2<=25;C2>=4) Funcin O La funcin O devuelve VERDADERO si se verifica una sola de las condiciones planteadas en su argumento. Si no se verifica ninguna condicin, devuelve FALSO. Ejemplo: Para aprobar un curso los alumnos deben considerar dos variables: a) que el % de inasistencias sea menor o igual a 25 O b) que la nota obtenida sea mayor o igual a 4
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La sintaxis de esta funcin es: =O(B2<=25;C2>=4)EJERCICIOS DE EXCEL 2007 Las funciones lgicas Y O se utilizan anidadas dentro de la funcin SI, para obtener un resultado con sentido.
La funcin Y y la funcin O se utilizan como condicin en el argumento de la funcin SI: Sintaxis: =SI(Y(B8<=25;C8>=4);"APROBADO";"DESAPROBADO") =SI(O(B8<=25;C8>=4) ;"APROBADO";"DESAPROBADO")
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[MANUAL DE EXCEL 2007 ] Junio de 2012 FUNCIONES DE BUSQUEDA Definiciones de trminos: En este artculo se utilizan los trminos siguientes para describir las funciones integradas de Excel: Trmino Matriz_buscar_en Valor_buscado Definicin Toda la tabla de bsqueda. El valor que se va a buscar en la primera columna de Matriz_buscar_en. Ejemplo A2:C5 E2
Matriz_buscada El rango de celdas que contiene o bien los posibles valores de bsqueda. Vector_de_comparacin Indicador_columnas El nmero de columnas de Matriz_buscar_en para el que se debe devolver el valor coincidente.
A2:A5
3 (tercera columna de Matriz_buscar_en)
Matriz_resultado o bien Vector_resultado Ordenado
Un rango que contiene slo una fila C2:C5 o columna. Debe tener el mismo tamao que Matriz_buscada o Vector_de_comparacin. Un valor lgico (TRUE o FALSE). Si es TRUE o se omite, se devuelve una coincidencia aproximada. Si es FALSE, se buscar una coincidencia exacta. sta es la referencia desde la que desea basar el desplazamiento. celdaSuperior debe hacer referencia a una celda o a un rango de celdas adyacentes. De lo contrario, DESREF devuelve el valor de error #VALOR! FALSE
celdaSuperior
columnaDesplazamiento ste es el nmero de columnas, a la izquierda o a la derecha, al que
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[MANUAL DE EXCEL 2007 ] Junio de 2012 desea que la celda superior izquierda del resultado haga referencia. Por ejemplo, "5" como argumento columnaDesplazamiento especifica que la celda superior izquierda de la referencia est cinco columnas a la derecha de la referencia. columnaDesplazamiento puede ser un valor positivo (a la derecha de la referencia inicial) o negativo (a la izquierda de la referencia inicial). BUSCAR() La funcin Buscar devuelve un valor de un rango de una fila o una columna o desde una matriz. La funcin Buscar tiene dos formas de sintaxis: vectorial y matricial. La forma vectorial de Buscar busca en un una fila o columna de un intervalo (conocido como un vector) para un valor y, a continuacin, devuelve un valor de la misma posicin en un segundo rango de una fila o una columna. La forma matricial de LOOKUP busca en la primera fila o columna de una matriz para el valor especificado y, a continuacin, devuelve un valor de la misma posicin en la ltima fila o columna de la matriz.
Formulario de vector de buscar
La forma vectorial de Buscar busca en un una fila o columna de un intervalo (conocido como un vector) para un valor y, a continuacin, devuelve un valor de la misma posicin en un segundo rango de una fila o una columna. Utilice este formulario de la funcin Buscar cuando desee especificar el rango que contiene los valores que desee hacer coincidir. Sintaxis para el formulario de vector:
Buscar (lookup_value, lookup_vectorresult_vector) 1. Lookup_valuees un valor que busca en el primer vector . Lookup_value puede ser un nmero, texto, un valor lgico o un nombre o una referencia que hace referencia a un valor. 2. Lookup_vectores un rango que contiene slo una fila o una columna. Los valores en el lookup_vectorpueden ser texto, nmeros o valores lgicos. importante Los valores de lookup_vector deben colocarse en orden
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[MANUAL DE EXCEL 2007 ] Junio de 2012 ascendente. Por ejemplo,-2, -1, 0, 1, 2 o a la Z o FALSE, TRUE. Si no lo, Buscar no puede dar un valor correcto. El texto en maysculas y minsculas son equivalentes. 3. Result_vectores un rango que contiene slo una fila o columna. Debe ser el mismo tamao quelookup_vector. Nota Si Buscar no puede encontrar el lookup_value, coincide con el mayor valor de lookup_vector que sea menor o igual al lookup_value. Si lookup_value es menor que el menor valor de lookup_vector, LOOKUP dar el valor de error # N/A.
Nota: la funcin BUSCAR requiere que la tabla est ordenada.

Ejemplo 1
UN
1 Frecuencia Color 2 4.14 3 4.19 4 5.17 5 5,77 6 6.39 rojo naranja amarillo verde azul
Frmula
Descripcin (resultado)
=LOOKUP(4.91,A2:A6,B2:B6) Busca 4.19 en la columna A y devuelve el valor de la columna B que est en la misma fila (anaranjado). =LOOKUP(5.00,A2:A6,B2:B6) Busca 5,00 en la columna A y devuelve el valor de la columna B que est en la misma fila (anaranjado). =LOOKUP(7.66,A2:A6,B2:B6) Busca 7,66 en la columna A, encuentra el siguiente valor inferior (6,39) y devuelve el valor de la columna B que est en la misma fila (azul). =LOOKUP(0,A2:A6,B2:B6) Busca 0 en la columna A y devuelve un error
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[MANUAL DE EXCEL 2007 ] Junio de 2012 porque 0 es menor que el menor valor en el vector_de_comparacin a2: A7 (# N/A). Forma de matriz de buscar:
La forma matricial de Buscar busca en la primera fila o columna de una matriz para el valor que especifique y, a continuacin, devuelve un valor de la misma posicin en la ltima fila o columna de la matriz. Utilice este formulario de Buscar cuando los valores que desea hacer coincidir se encuentren en la primera fila o columna de la matriz. Sintaxis de la forma de matriz: Buscar (lookup_value, array) Lookup_valuees un valor que busca en una matriz . Lookup_value puede ser un nmero, texto, un valor lgico o un nombre o una referencia que hace referencia a un valor. o Si Buscar no puede encontrar el lookup_value, utiliza el mayor valor de la matriz que sea menor o igual al lookup_value. o Si lookup_value es menor que el valor ms pequeo de la primera fila o columna (dependiendo de las dimensiones de matriz), LOOKUP devuelve el valor de error de N/A #. Arrayes un rango de celdas que contiene texto, nmeros o valores lgicos que desea comparar conlookup_value. La forma matricial de Buscar es similar a las funciones HLOOKUP y VLOOKUP . La diferencia es que BUSCARH busca lookup_value en la primera fila, BUSCARV busca en la primera columna y Buscar busca de acuerdo con las dimensiones de array. o Si array cubre un rea que es ms ancho es alto (ms columnas que filas), Buscar buscarlookup_value en la primera fila. o Si array es cuadrada o ms altos que es ancha (ms filas que columnas), Buscar buscar en la primera columna. o Con HLOOKUP y VLOOKUP , puede indizar hacia abajo o a travs de pero, Buscar siempre selecciona el ltimo valor de la fila o columna. importante Los valores de la array deben colocarse en orden ascendente. Por ejemplo,-2, -1, 0, 1, 2 o a la Z o FALSE, TRUE. Si no lo, Buscar no puede dar un valor correcto. El texto en maysculas y minsculas son equivalentes.
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Ejemplo 2
UN 1 un 2 b 3 c 4 d
B 1 2 3 4
Frmula =LOOKUP("c",A1:B4)
Descripcin (resultado) Busca "C" en la primera fila de la matriz y devuelve el valor en la ltima fila que est en la misma columna (3).
=LOOKUP("bump",A1:B4) Busca "golpe" en la primera fila de la matriz y devuelve el valor de la ltima columna que est en la misma fila (2). BUSCARV() La funcin BUSCARV o Buscar verticalmente se utiliza cuando los datos se muestran en columnas. Esta funcin busca un valor en la columna situada ms a la izquierda y lo hace coincidir con datos de una columna especificada en la misma fila. Puede utilizar BUSCARV para buscar datos en una tabla, tanto si est ordenada como si no. En el ejemplo siguiente se utiliza una tabla con datos no ordenados. A continuacin se muestra un ejemplo de sintaxis de la frmula BUSCARV: =BUSCARV(Valor_buscado,Matriz_buscar_en,Indicador_columnas,Ordenado ) Nota si ordenado es verdadero o se omite (para una coincidencia aproximada), los valores de la primera columna de matriz_buscar_en deben ordenados en orden ascendente. Si ordenado es falso (para una coincidencia exacta), el matriz_buscar_en no es necesario que se va a ordenar. INDICE() y COINCIDIR() Puede utilizar juntas las funciones INDICE y COINCIDIR para obtener los mismos resultados que si utilizaBUSCAR o BUSCARV. Hay dos formas de la NDICE funcin, Arreglo de discos y Referencia. Las principales diferencias entre las dos formas son como sigue:
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La forma matricial puede devolver ms de un valor a la vez. La forma de referencia devuelve la referencia de la celda en la interseccin de una filas y columnas concretas. La forma matricial se introduce con CTRL + Mays + Intro, en lugar de simplemente escribir, como ocurre con referencia.
Escriba los datos siguientes en una hoja de clculo de Excel en blanco. Usted utilizar estos datos para la frmula del ejemplo en este artculo. Ejemplo 3 A B C
1 Nombre Dept. Edad 2 Henry 3 Stan 4 Mary 5 Larry 6 7 Harry 8 Joe 9 Lynn 401 101 301 21 23 30 501 201 101 301 28 19 22 29
Forma de referencia de ndice: 1. Introduzca la siguiente frmula en la celda E2 (o cualquier disponible celda en blanco): =INDEX((A2:C5,A7:C9),2,3,2) (A2:C5, A7: C9) son los intervalos de donde ser el valor que desee se encontr. 2 es el nmero de fila en el rango donde es el valor. 3 es el nmero de columna en los intervalos donde es el valor. Debido a que Hay tres columnas (comenzando por la columna A), la tercera columna es C. 2 es el rea, A2:C5 o a7: C9, donde el valor. Ya existe son dos reas especificado para el rango, el segundo rango es A7: C9.
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[MANUAL DE EXCEL 2007 ] Junio de 2012 2. Presione ENTRAR. En la frmula del ejemplo, el NDICE funcin devuelve un valor en la interseccin de la segunda fila (2) y la tercera columna (C) del rango a7: C9. Es el valor de la celda C8 23. Por lo tanto, la frmula=INDEX((A2:C5,A7:C9),2,3,2) devolver el valor 23. Forma de matriz de ndice: 1. Introduzca la siguiente frmula en la celda E3 (o cualquier disponible celda en blanco): =INDEX(A2:C5,2,3) A2:C5 es el rango donde ser el valor que desee se encontr. 2 es el nmero de fila en el rango donde es el valor. 3 es el nmero de columna en el rango donde es el valor. Debido a que Hay tres columnas (comenzando por la columna A), la tercera columna es C. 2. Presione CTRL + MAYS + ENTRAR para escribir la frmula como una matriz frmula. En la frmula del ejemplo, el NDICE funcin devuelve un valor en la interseccin de la segunda fila (2) y la tercera columna (C). Es el valor de la celda C2 19. Por lo tanto, la frmula =INDEX(A2:C5,2,3) devolver el valor19.
DESREF() y COINCIDIR(): Puede utilizar juntas las funciones DESREF y COINCIDIR para producir los mismos resultados que con las funciones del ejemplo anterior. A continuacin se muestra un ejemplo de la sintaxis que combina DESREF y COINCIDIR para producir los mismos resultados que BUSCAR y BUSCARV: =DESREF(celdaSuperior,COINCIDIR(Valor_buscado,Matriz_buscada,0),colum naDesplazamiento) Introduzca los datos siguientes en una hoja de clculo de Excel en blanco. Utilizar estos datos para todas las frmulas de ejemplo de este artculo. Ejemplo 4 A1: Nombre B1: Dept. C1: Edad
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[MANUAL DE EXCEL 2007 ] Junio de 2012 A2: Diego B2: 501 C2: 28 C3: 19 C4: 22 C5: 29
A3: Antonio B3: 201 A4: Mara A5: Arturo B4: 101 B5: 301
Escriba las frmulas siguientes en la celda E2 (o en cualquier celda en blanco disponible): =DESREF(C2,2,-1,1,1) C2: la celda a la que se hace referencia. 2: indica el nmero de filas que se va a mover. Los nmeros positivos indican movimiento hacia abajo y los nmeros negativos movimiento hacia arriba. -1: indica el nmero de columnas que se va a mover. Los nmeros positivos indican movimiento hacia la izquierda y los nmeros negativos movimiento hacia la derecha. 1 (penltimo valor): (opcional) Indica cuntas filas de datos hay que devolver. Este nmero debe ser un nmero positivo. 1 (ltimo valor): (opcional.) Indica cuntas columnas de datos hay que devolver. Este nmero debe ser un nmero positivo. Cuando utiliza esta frmula, la funcin DESREF devuelve el valor de la celda situada dos filas hacia abajo (2) y 1 fila a la izquierda (-1) de la celda C2 (que es la celda B4). El valor de la celda B4 es "101". Por tanto, la frmula devuelve "101".
Ejemplo 5:
En este artculo se utiliza una hoja de clculo de ejemplo para ilustrar las funciones integradas de Excel, por ejemplo hacer referencia a un nombre de la columna A y devolver la edad de esa persona de la columna C. Para crear esta hoja de clculo, escriba los datos siguientes en una hoja de clculo de Excel en blanco. Escribir el valor que desea buscar en la celda E2. Puede escribir la frmula en cualquier celda en blanco de la misma hoja de clculo. A B C D E
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[MANUAL DE EXCEL 2007 ] Junio de 2012 1 Nombre Dept Edad 2 Diego 501 28 19 22 29 Buscar valor Mara
3 Antonio 201 4 Mara 5 Arturo 101 301
La frmula siguiente busca la edad de Mara en la hoja de clculo de ejemplo: =BUSCAR(E2,A2:A5,C2:C5) La frmula utiliza el valor "Mara" de la celda E2 y busca "Mara" en el vector de bsqueda (columna A). Entonces, la frmula hace coincidir el valor de la misma fila en el vector de resultado (columna C). Como "Mara" est en la fila 4, BUSCAR devuelve el valor de la fila 4 de la columna C (22). La frmula siguiente busca la edad de Mara en la hoja de clculo de ejemplo:
=BUSCARV(E2,A2:C5,3,FALSE)
La frmula utiliza el valor "Mara" de la celda E2 y busca "Mara" en la columna situada ms a la izquierda (columna A). Despus, la frmula hace coincidir el valor de la misma fila en ndiceDeColumna. Este ejemplo utiliza "3" como ndice De Columna (columna C). Como "Mara" est en la fila 4, BUSCARV devuelve el valor de la fila 4 de la columna C (22).
La frmula siguiente busca la edad de Mara en la hoja de clculo de ejemplo:
=INDICE(A2:C5,COINCIDIR(E2,A2:A5,0),3)
La frmula utiliza el valor "Mara" de la celda E2 y busca "Mara" en la columna A. Despus hace coincidir el valor de la misma fila de la columna C. Como "Mara" est en la fila 4, la frmula devuelve el valor de la fila 4 de la columna C (22).
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Nota: si ninguna de las celdas de Matriz_buscada coincide con Valor_buscado ("Mara"), esta frmula devolver #N/D. Esta frmula busca la edad de Mara en la hoja de clculo de ejemplo: =DESREF(A1,COINCIDIR(E2,A2:A5,0),2) La frmula utiliza el valor "Mara" de la celda E2 y busca "Mara" en la columna A. Despus, la frmula hace coincidir el valor de la misma fila pero dos columnas a la derecha (columna C). Como "Mara" est en la columna A, la frmula devuelve el valor de la fila 4 de la columna C (22).
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[MANUAL DE EXCEL 2007 ] Junio de 2012 FORMATO CONDICIONAL Un formato condicional cambia el aspecto de un rango de celdas en funcin de una condicin (o criterio). Si se cumple esa condicin, el rango de celdas tendr el formato indicado; si la condicin no se cumple, el rango de celdas no tendr ese formato. El formato condicional se utiliza para destacar datos especficos en una planilla de clculo, para facilitar la lectura e interpretacin de los mismos. Para aplicar un formato condicional a un rango de celdas, en primer lugar, debemos seleccionar ese rango y luego vamos a Inicio/Estilos y desplegamos el men Formato condicional Ejemplo 6
Y queda
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[MANUAL DE EXCEL 2007 ] Junio de 2012 Filtro por color de celda en Excel. En la versin de MS Excel 2007 adems de las opciones habituales de filtrado se incorpora la posibilidad de filtrar por color de la celda, veamos a continuacin un breve ejemplo de cmo utilizar esta novedosa funcin: En un conjunto de datos que tiene reglas de formato condicional con escalas de color vamos a filtrar por un color en especfico, por ejemplo en el caso de la tabla anexa vamos a filtrar los datos que tengan el color amarillo:
Los datos con antelacin ya deben tener un filtro; si no lo tienen vamos a la Cinta de opciones en la ficha Datos y seleccionamos Filtro tal como se ve en la imagen anexa:
El siguiente paso es seleccionar el encabezado de la columna, luego de esto aparecer un cuadro en donde se muestran las opciones para poder hacer el filtro tal como se ve en la imagen anexa:
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La opcin de filtro que vamos a escoger es Filtrar por color luego se desplega un esquema llamado (Filtrar por color de celda) en donde seleccionamos el color amarillo para que realice el filtro solo de la celda que tiene ese color:
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[MANUAL DE EXCEL 2007 ] Junio de 2012 El resultado del filtro es que en efecto se realiza el filtro pero de solo la celda que tiene el color amarillo:
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[MANUAL DE EXCEL 2007 ] Junio de 2012 Formatos personalizados: Excel provee una gran cantidad de formatos numricos, pero es posible que en algn momento necesitemos algn formato que no est disponible en los estndares de Excel. Para subsanar esta carencia Excel dispone de una herramienta para crear formatos personalizados. Por defecto todas las celdas de Excel tienen el formato de nmero general. Su funcionamiento se basa en que lo que escribimos es lo que tenemos, es decir se adapta a lo que hayamos escrito, ya sea texto, nmeros con decimales, porcentajes, etc.
Para crear un nuevo formato debemos acceder al cuadro de dilogo Formato de celdas, seleccionar la Categora: Personalizada y seguidamente en el cuadro de texto Tipo: debemos escribir el cdigo del formato que deseamos crear. Para crear un formato de nmero personalizado, primero debemos conocer las reglas de los cdigos para crear un formato. El formato se compone de cuatro secciones separadas por ; (punto y coma). ____________ ;____________ ; ____________ ; ____________
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[MANUAL DE EXCEL 2007 ] Junio de 2012 La primera seccin define el formato que tendra el nmero en la celda si es positivo; la segunda, si el nmero es negativo, la tercera, si el nmero vale cero; la cuarta si la celda contiene texto. 0 : Reserva un dgito para un nmero, si no se completa el tamao definido por el formato se completa con ceros. # : Reserva un dgito para un nmero, pero si no se completa el tamao definido por el formato se deja en blanco. ? : Reserva un dgito. Aade espacios en ceros insignificantes. . : Punto decimal. % : Smbolo porcentual. , : Separador de millares. E- E+ e- e+ : Notacin cientfica. $ - + / ( ) : : Muestra estos caracteres. No necesitan comillas. \ : Muestra el siguiente caracter en el formato. * : Repite el siguiente caracter hasta completar el ancho de la celda. _ : Deja un espacio "texto" : Muestra el texto escrito entre la comillas dobles. @ : Espacio reservado para texto. [color] : Muestra el caracter en el color especificado. Puede ser Negro, Azul, Cian, Verde, Magenta, Verde, Rojo y Amarillo. [color n] : Muestra el correspondiente color de la paleta de colores, n puede ser un nmero entre 0 y 56. [valor condicion] : Permite escoger tu prpio criterio para cada seccin de un formato numrico. m : Muestra el mes como nmero sin ceros (1-12). mm : Muestra el mes como nmero con ceros (01-12). mmm : Muestra el nombre del mes como abreviacin (Ene, Feb). mmmm : Muestra el nombre del mes por completo (Enero, Febrero). mmmmm : Muestra la inicial del mes (E, F). d : Muestra el da como nmero sin ceros (1-31). dd : Muestra el da como nmero con ceros (01-31). ddd : Muestra el nombre del da como abreviacin (Lun, Mar). dddd : Muestra el nombre del da por completo (Lunes, Martes). yy o yyyy : Muestra el ao en dos dgitos (00-99) o cuatro (1900-9999). h o hh : Muestra la hora como nmeros sin ceros (0-23) o como nmeros con ceros (00-23). m o mm : Muestra los mintos como nmeros sin ceros (0-59) o como nmeros con ceros (00-59). s o ss : Muestra los segundos como nmeros sin ceros (0-59) o como nmeros con ceros (00-59).
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[MANUAL DE EXCEL 2007 ] Junio de 2012 AM/PM : Muestra la hora en formato de 12 horas, si no se indica esta opcin se muestra la hora en formato 24 horas. Por ejemplo, puedes utilizar el siguiente formato personalizado: #,##[Verde];(0,00)[Rojo];"Cero";"" Este formato contiene cuatro secciones separadas por el signo de punto y coma y utiliza un formato diferente para cada seccin. Con este formato estamos indicando que los nmeros positivos (1seccin) se escriben en verde, llevan el signo del euro delante, no se muestran los ceros no significativos y solo se muestran 2 decimales (#.##); los nmeros negativos se escriben en rojo, entre parntesis con el detrs y con dos decimales siempre; los valores cero se sustituyen por la palabra cero y los textos por la cadena nula, es decir que si en la celda hay texto, ese texto desaparecer.
Ejemplo 7
Crea un nuevo libro de trabajo. Selecciona la celda B5. Abriremos el cuadro de dilogo de Formato de celdas personalizado. Haz clic derecho sobre la celda. Escoge la opcin Formato de celdas... Selecciona la categora Personalizado. En Tipo escribe [Azul]00000"-Activo";[Rojo]00000"-Pasivo". Con este formato estamos indicando que los nmeros positivos se escribirn en azul y con las letras -Activo detrs, y que los nmeros negativos se escribirn en rojo con las letras -Pasivo, detrs. Pulsa sobre Aceptar.
La validacin de datos La validacin de datos es muy similar al formato condicional, salvo que esta caracterstica tiene una funcin muy concreta y es validar el contenido de una celda; pudiendo incluso mostrar un mensaje de error o aviso si llegara el caso. Para aplicar una validacin a una celda.
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[MANUAL DE EXCEL 2007 ] Junio de 2012 - Seleccionamos la celda que queremos validar. - Accedemos a la pestaa Datos y pulsamos Validacin de datos. Nos aparece un cuadro de dilogo Validacin de datos como el que vemos en la imagen donde podemos elegir entre varios tipos de validaciones.
En la seccin Criterio de validacin indicamos la condicin para que el datos sea correcto. Dentro de Permitir podemos encontrar: Cualquier valor, Nmero entero, Decimal, Lista, Fecha, Hora, Longitud de texto y personalizada. Por ejemplo si elegimos Nmero entero, Excel slo permitir nmeros enteros en esa celda, si el usuario intenta escribir un nmero decimal, se producir un error. Podemos restringir ms los valores permitidos en la celda con la opcin Datos:, donde, por ejemplo, podemos indicar que los valores estn entre 2 y 8. Si en la opcin Permitir: elegimos Lista, podremos escribir una lista de valores para que el usuario pueda escoger un valor de los disponibles en la lista. En el recuadro que aparecer, Origen: podremos escribir los distintos valores separados por ; (punto y coma) para que aparezcan en forma de lista. En la pestaa Mensaje de entrada podemos introducir un mensaje que se muestre al acceder a la celda. Este mensaje sirve para informar de qu tipos de datos son considerados vlidos para esa celda.
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[MANUAL DE EXCEL 2007 ] Junio de 2012 En la pestaa Mensaje de error podemos escribir el mensaje de error que queremos se le muestre al usuario cuando introduzca en la celda un valor incorrecto. Eliminar la validacin
Ejemplo 8
Sitate sobre la celda con formato de validacin. Haz clic en el botn Validacin de datos. Pulsa sobre Borrar todos. Pulsa sobre Aceptar.
Abre un nuevo libro de trabajo. Selecciona la celda A2. Accede a la pestaa Datos. Haz clic en el botn Validacin de datos. En la pestaa Configuracin ecoge Nmero entero en Permitir. En Datos selecciona entre. En Mnimo escribe 5. En Mximo escribe 500. En la pestaa Mensaje de entrada escribe en Ttulo: esta celda slo admite. En Mensaje de entrada escribe nmeros entre 5 y 500. En la pestaa Mensaje de error escoge en Estilo: el tipo Advertencia. En el Ttulo escribe Se ha producido un error En Mensaje de error escribe Debe escribir una cifra que se encuentre entre los valores 5 y 500. Pulsa sobre Aceptar.
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[MANUAL DE EXCEL 2007 ] Junio de 2012 5. PROTEGER CON CONTRASEA Celdas y objetos en una hoja: Cuando se protege la hoja de clculo, las celdas y los objetos grficos que no se hayan bloqueado en los pasos 2 y 3 estarn protegidos y no podrn cambiarse. 1) Cambie a la hoja de clculo que desee proteger. 2) Desbloquee las celdas que desee modificar despus de haber protegido la hoja de clculo: Seleccione el rango de celdas que desee desbloquear. En el men Formato, elija Celdas y luego haga clic en la ficha Proteger. Desactive la casilla de verificacin Bloqueada. 3) Desbloquee los objetos grficos que desee modificar despus de haber protegido la hoja de clculo: Seleccione el objeto grfico que desee desbloquear, manteniendo presionada la tecla CTRL y haciendo clic en el objeto. En el men Formato, elija el comando para el objeto seleccionado. Dependiendo del tipo de objeto grfico, el comando podr ser Autoforma, Objeto, Cuadro de texto, Imagen, Control o WordArt. Haga clic en la ficha Proteger. Desactive la casilla de verificacin Bloqueado. Si el objeto seleccionado es un cuadro de texto, un rtulo, un cuadro de grupo, un botn, una casilla de verificacin o un botn de opcin, desactive la casilla Bloquear texto.
4) En el men Herramientas, elija Proteger y, a continuacin, haga clic en Proteger hoja. Para impedir que se hagan cambios en las hojas de clculo o en los datos y en otros elementos de los grficos, as como para impedir que puedan verse filas, columnas y frmulas ocultas, active la casilla de verificacin Contenido. Para impedir que se hagan cambios en los objetos grficos de las hojas de clculo o en los grficos, active la casilla de verificacin Objetos. Para evitar que se hagan cambios en las definiciones de escenarios de una hoja de clculo, active Escenarios.
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[MANUAL DE EXCEL 2007 ] Junio de 2012 Para impedir que otros usuarios quiten la proteccin del libro, escriba una contrasea, haga clic en Aceptar y, a continuacin, vuelva a escribirla en el cuadro de dilogo Confirmar contrasea. En las contraseas se distinguen maysculas y minsculas, por lo que deber escribir la contrasea exactamente como desee que se introduzca, incluidas maysculas y minsculas. Si se asigna una contrasea, escrbala y mantngala en un lugar seguro. Si pierde la contrasea, no podr abrir ni tener acceso a los elementos protegidos de la hoja de clculo. Un libro: Cuando cree una contrasea, escrbala y mantngala en un lugar seguro. 1) En el men Archivo, haga clic en Guardar como. 2) En el men Herramientas, haga clic en Opciones generales. 3) En el cuadro Contrasea contra escritura escriba una contrasea y, a continuacin, haga clic en Aceptar. En las contraseas se distinguen maysculas y minsculas. Escriba la contrasea tal como desee que lo hagan los usuarios, incluidas maysculas y minsculas. 4) En el cuadro Vuelva a escribir la contrasea para modificar escriba otra vez la contrasea y, a continuacin, haga clic en Aceptar. 5) Haga clic en Guardar. 6) Si se solicita, haga clic en S para reemplazar el libro existente con el que est abierto. Nota Puede guardar los cambios introducidos en un libro protegido mediante contrasea sin utilizar la contrasea, abriendo en primer lugar el libro como slo lectura. Haga los cambios en el libro que desee y gurdelo con otro nombre. El libro guardado con otro nombre no necesitar contrasea y podr modificarse.
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FILTROS Lista: Serie de filas de hoja de clculo con un rtulo que contiene datos relacionados, como una base de datos de facturas o un conjunto de nombres y nmeros de telfono de clientes. Una lista puede utilizarse como una base de datos, en que las filas corresponden a los registros y las columnas a los campos. La primera fila de la lista tiene los rtulos de columna. Filtro: Con Microsoft Excel, pueden mostrarse nicamente las filas de una lista que cumplan las condiciones que se especifiquen. El comando permite mostrar nicamente las filas que contengan uno o varios valores concretos, unos valores calculados o unas condiciones determinadas. Aplicar Autofiltros 1) Haga clic en la celda de la lista que desea filtrar. 2) En el men Datos, seleccione Filtro y haga clic en Autofiltro. 3) Para presentar slo las filas que contienen un valor especfico, haga clic en la flecha de la columna que contiene los datos que desea presentar. 4) Haga clic en el valor. 5) Para aplicar otra condicin, basada en un valor de otra columna, repita los pasos 3 y 4 en sta. Para filtrar la lista por dos valores de la misma columna, o para aplicar operadores de comparacin distintos a Es igual a, haga clic en la flecha de la columna y despus en Personalizar. Notas Cuando aplica un filtro en una columna, los nicos filtros disponibles en las dems columnas son los valores visibles de la lista filtrada. Puede aplicar un mximo de dos condiciones a una columna utilizando Autofiltro. Para aplicar filtros ms complejos o copiar filas filtradas a otra ubicacin, puede usar filtros avanzados. Aplicar Autofiltros personalizados Para buscar valores especficos en las filas de una lista utilizando uno o dos criterios de comparacin para la misma columna, elija Filtro en el men Datos, haga clic en Autofiltro, haga clic en la flecha de la columna que
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[MANUAL DE EXCEL 2007 ] Junio de 2012 contiene los datos que desea comparar y, a continuacin, haga clic en Personalizar. Para buscar segn un criterio, haga clic en el operador de comparacin que desea utilizar en la primera casilla bajo Mostrar las filas en las cuales y escriba el valor que desea buscar en la casilla situada a la derecha del operador. Para presentar las filas que cumplen dos condiciones, introduzca el operador de comparacin y el valor que desea y haga clic en el botn Y. En las casillas del segundo operador y el segundo valor, introduzca los que desee. Para presentar las filas que cumplen una u otra condicin, introduzca el operador de comparacin y el valor que desea y haga clic en el botn O. En las casillas del segundo operador y el segundo valor, introduzca los que desee.
Quitar filtros de una lista Para quitar un filtro de una columna de lista, haga clic en la flecha situada junto a la columna y despus en Todos. Para quitar filtros aplicados a todas las columnas de la lista, seleccione Filtro en el men Datos y haga clic en Mostrar todo. Para quitar las flechas de filtro de una lista, seleccione Filtro en el men Datos y haga clic en Autofiltro.
Opciones de Autofiltro Para Presentar todas las filas Presentar todas las filas situadas entre los lmites superior e inferior que especifique, ya sea por elemento o porcentaje; por ejemplo, los importes hasta el 10% de las ventas Aplicar dos valores de criterio de la columna actual o utilizar operadores de comparacin distintos de Y (el operador Haga clic en Todas Las 10 ms
Personalizar
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[MANUAL DE EXCEL 2007 ] Junio de 2012 predeterminado) Presentar slo las filas que contienen una celda vaca en la columna Presentar slo las filas que contienen un valor en la columna Vacas No vacas
Nota Las opciones Vacas y No vacas slo estn disponibles si la columna que desea filtrar contiene una celda vaca.
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[MANUAL DE EXCEL 2007 ] Junio de 2012 6. TABLAS DINAMICAS Informe de tabla dinmica: Tabla interactiva que permite resumir y analizar los datos procedentes de las listas, tablas y bases de datos existentes. Utilice el Asistente para tablas y grficos dinmicos para especificar el origen de datos que desee utilizar. Una vez creado un informe de tabla dinmica, pueden organizarse los datos arrastrando los campos y los elementos. Pueden utilizarse los datos de una hoja de clculo de Excel como base de un informe de tabla dinmica o grfico dinmico. Como Microsoft Excel utiliza los datos de la primera fila de la lista de hojas de clculo para los nombres de campo en el informe, la lista de origen o la base de datos debern contener rtulos de columna. Un informe de tabla dinmica est especialmente diseado para: 1. Consultar grandes cantidades de datos de muchas maneras diferentes para el usuario. 2. Calcular el subtotal y agregar datos numricos, resumir datos por categoras y subcategoras, y crear clculos y frmulas personalizados. 3. Expandir y contraer niveles de datos para destacar los resultados y desplazarse hacia abajo para ver los detalles de los datos de resumen de las reas de inters. 4. Desplazar filas a columnas y columnas a filas para ver resmenes diferentes de los datos de origen. 5. Filtrar, ordenar, agrupar y dar formato condicional a los subconjuntos de datos ms tiles e interesantes para poder centrarse en la informacin que le interesa. Crear una tabla dinmica: Una tabla dinmica consiste en el resumen de un conjunto de datos, atendiendo a varios criterios de agrupacin, representado como una tabla de doble entrada que nos facilita la interpretacin de dichos datos. Es dinmica porque nos permite ir obteniendo diferentes totales, filtrando datos, cambiando la presentacin de los datos, visualizando o no los datos origen, etc. Supongamos que tenemos una coleccin de datos de los artculos del almacen con el nmero de referencia y el mes de compra, adems sabemos la cantidad comprada y el importe del mismo. Vamos a crear una tabla dinmica a partir de estos datos para poder examinar mejor las ventas de cada artculo en cada mes.
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Para ello vamos a la pestaa Insertar y hacemos clic en Tabla dinmica (tambin podemos desplegar el men haciendo clic en la flecha al pie del botn para crear un grfico dinmico).
Aparece el cuadro de dilogo de creacin de tablas dinmicas. Desde aqu podremos indicar el lugar donde se encuentran los datos que queremos analizar y el lugar donde queremos ubicarla.
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En nuestro caso indicamos que vamos a seleccionar los datos de un rango de celdas y que queremos ubicarla en una hoja de clculo nueva. Podramos crear una conexin con otra aplicacin para obtener los datos desde otra fuente diferente a Excel. En el caso de seleccionar la opcin Selecciona una tabla o rango debemos seleccionar todas las celdas que vayan a participar, incluyendo las cabeceras. Pulsamos Aceptar para seguir. Se abrir un nuevo panel en la derecha de la pantalla:
Desde este panel podemos personalizar la forma en que van a verse los datos en la tabla dinmica.
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[MANUAL DE EXCEL 2007 ] Junio de 2012 Con esta herramienta podramos construir una tabla dinmica con la siguiente estructura: Una fila para cada una de las Referencias de la tabla. Una columna para cada uno de los Meses de la tabla. En el resto de la tabla incluiremos el total del Importe para cada Referencia en cada Mes.
Para ello simplemente tendremos que arrastrar los elementos que vemos listados a su lugar correspondiente al pie del panel. En este ejemplo deberamos arrastrar el campo REF a , el campo MES a y finalmente el campo IMPORTE a la seccin Tras realizar la tabla dinmica este sera el resultado obtenido.
Podemos ver que la estructura es la que hemos definido anteriormente, en el campo fila tenemos las referencias, en el campo columnas tenemos los meses y en el centro de la tabla las sumas de los importes. Con esta estructura es mucho ms fcil analizar los resultados. Una vez creada la tabla dinmica nos aparece la pestaa Opciones:
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El panel lateral seguir pudindose utilizar, as que en cualquier momento podremos quitar un campo de un zona arrastrndolo fuera. Con esto vemos que en un segundo podemos variar la estructura de la tabla y obtener otros resultados sin casi esfuerzos. Si arrastrsemos a la zona de datos los campos cantidad y total, obtendramos la siguiente tabla, ms compleja pero con ms informacin:
Puede que no visualices la tabla de la misma forma, al aadir varios campos en la seccin Valores el rtulo aparecer en una las secciones de rtulos, si te aparece en Rtulos de columna despliega la lista asociada a l y selecciona la opcin Mover a rtulos de fila.
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Eliminar una tabla dinmica. Para eliminar una tabla dinmica simplemente debemos seleccionar la tabla en su totalidad y presionar la tecla Supr.
Aplicar filtros a una tabla dinmica Otra caracterstica til de las tablas dinmicas es permitir filtrar los resultados y as visualizar nicamente los que nos interesen en un momento determinado. Esto se emplea sobre todo cuando el volumen de datos es importante. Los campos principales en el panel y los rtulos en la tabla estn acompaados, en su parte derecha, de una flecha indicando una lista desplegable. Por ejemplo, si pulsamos sobre la flecha del rtulo Rtulos de columna nos aparece una lista como vemos en la imagen con los distintos meses disponibles en la tabla con una casilla de verificacin en cada uno de ellos para indicar si los queremos ver o no, ms una opcin para marcar todas las opciones en este caso todos los meses. Si dejamos marcados los meses Enero y Febrero, los otros meses desaparecern de la tabla, pero no se pierden, en cualquier momento podemos visualizarlos volviendo a desplegar la lista y marcando la casilla (Seleccionar todo). Para cerrar este cuadro debemos pulsar en Aceptar o sobre Cancelar para cerrar y dejarlo como estaba. Aplicando el filtro a varios campos podemos formar condiciones de filtrado ms complejas, por ejemplo podemos seleccionar ver los articulos con referencia 1236 de Abril.
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[MANUAL DE EXCEL 2007 ] Junio de 2012 Obtener promedios en una tabla dinmica Por defecto, al crear una tabla dinmica, Excel nos genera unos totales con sumatorio, puede interesarnos modificar esas frmulas por otras como pueden ser sacar el mximo o el mnimo, el promedio, etc. Para hacer esto debemos situarnos en cualquier celda de la zona que queremos rectificar y hacer clic con el botn derecho del ratn, nos aparece un men emergente con diferentes opciones, debemos escoger la opcin Configuracin de campo de valor... y nos aparece un cuadro de dilogo como el que vemos en la imagen.
En este cuadro de dilogo podemos escoger cmo queremos hacer el resumen, mediante Suma, Cuenta, Promedio, etc. Tambin podemos abrir el cuadro de dilogo con el
botn de la pestaa Opciones. Grficos con tablas dinmicas Para crear una grfica de nuestra tabla dinmica deberemos hacer clic en el botn Grfico dinmico de la pestaa Opciones.
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[MANUAL DE EXCEL 2007 ] Junio de 2012 Para cambiar el formato del grfico a otro tipo de grfico que nos agrade ms o nos convenga ms segn los datos que tenemos. Al pulsar este botn se abrir el cuadro de dilogo de Insertar grfico, all deberemos escoger el grfico que ms nos convenga. Luego, la mecnica a seguir para trabajar con el grfico es la misma que se vi en el tema de grficos.
Ejemplos 1.
Si no tienes abierto Excel2007, brelo para realizar el ejercicio. 1. Abre el libro de trabajo Tabla_dinamica que carpeta Ejercicios del curso. Te aparecern los siguientes datos: encontrars en la
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2. Guarda el libro con el mismo nombre en tu carpeta Mis documentos. Vamos a crear una tabla dinmica para interpretar mejor estos datos. 3. Selecciona el rango A1:G15. 4. Haz clic en el botn Tabla dinmica de la pestaa Insertar. 5. La opcin Seleccione una tabla o rango debera estar marcada y con el rango A1:G15 en la caja de texto. 6. Marca Nueva hoja de clculo. 7. Pulsa en Aceptar. 8. Se abrir el panel lateral de tablas dinmicas. 9. Arrastra el campo SEMANA a 10. Arrastra el campo CLIENTE a 11. Arrastra el campo TOTAL a 12. Arrastra el campo ARTICULO a . . . .
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[MANUAL DE EXCEL 2007 ] Junio de 2012 El campo ARTICULO se aadir a los rtulos de columna, vamos a cambiar esto porque o queremos en los rtulos de fila. 14. En el rea de Rtulos de columna despliega el campo Valores y selecciona la opcin Mover a rtulos de fila. 15. Haz clic en el botn Encabezados de campo de la pestaa Opciones para quietar los encabezados de la tabla dinmica. Deber quedarte algo as:
En estos momentos tenemos una tabla en la que se nos muestra por cada semana qu ha comprado cada cliente. La fila Suma de TOTAL nos da lo que se ha gastado cada cliente en cada semana. Sin embargo la fila Suma de ARTICULO nos muestra la suma del nmero de artculo para cada semana, esto no es lo que queremos. Nuestro objetivo es que esta ltima fila muestre el nmero de artculos que se han comprado, as podramos saber para cada semana cunto se ha gastado cada cliente y cuntos artculos ha comprado.
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[MANUAL DE EXCEL 2007 ] Junio de 2012 16. Haz clic derecho sobre cualquier celda de la fila Suma de ARTICULO y en el men emergente selecciona Configuracin de campo de valor. 17. En el cuadro de dilogo selecciona la funcin Cuenta y puulsa Aceptar. Ya tenemos lo que queramos. Ahora desde la pestaa Diseo modifica el aspecto de la tabla, deber quedarte algo como esto:
Nosotros simplemente hemos seleccionado la opcin Columnas con bandas.
Ahora vamos a filtrar los resultados. Queremos ver solamente los datos del cliente 14. 18. Haz clic sobre una celda de la tabla para que aparezca el panel lateral. 19. Haz clic sobre la flecha a la derecha del campo CLIENTE en la lista de campos. 20. De-selecciona todos los clientes menos el 14. 21. Pulsa Aceptar. 22. Cierra el libro de trabajo guardando los cambios realizados.
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Ejemplo 2
Una empresa de exportacin de mquinas agrcolas tiene la siguiente tabla en una Hoja de Excel 2007.donde figuran los datos del 1 trimestre del ao.
a partir de ella se quiere crear una nueva tabla en la que se informe la cantidad de maquinarias exportadas y el detalle de cuantas se vendieron de cada una. Para crear la tabla que nos responda a estas preguntas, nos ubicamos en cualquier celda de la tabla, luego vamos a la pestaa "insertar" panel "Tablas"
En el que pulsamos en "Tabla dinmica", al hacer esto aparece un men en el que tenemos las opciones de "Grfico dinmico" y "Tabla dinmica" , pulsaremos en este ltimo como se puede ver
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a continuacin aparece el panel "Crear tabla dinmica"
en este caso el rango de la tabla base (tabla de partida) queda automticamente seleccionado, incuyendo los rtulos, tambin seleccionamos "Nueva hoja de clculo" y pulsamos en aceptar y automticamente se crea la Hoja4 en la que se destacan:
Una nueva cinta de opciones denominada "Herramienta de tabla dinmica"
Un panel llamado "Lista de campos de tabla dinmica" que es una novedad de Excel 2007 y que tiene un rectngulo en la parte superior, donde se ubican los campos o rtulos de la tabla de origen, tambin hay cuatro rectngulos, en la
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[MANUAL DE EXCEL 2007 ] Junio de 2012 parte inferior, denominados " Filtro de informe", "Rtulos de columna", "Rtulos de fila" y "Valores" donde irn apareciendo los rtulos de la tabla a medida que los seleccionemos en la parte superior. Los botones se pueden arrastrar de un rectngulo a otro aunque los rtulos que tienen valores numricos, siempre aparecen en rectngulo "Valores".
Como se ve, hasta este momento, tiene las casillas de verificacin de rtulos sin marcar, es justamente seleccionar las casillas "MAQUINA" y "CANTIDAD" lo debemos hacer en el prximo paso.
Observar que aparecen automticamente 2 botones. Listo ya tenemos la primera tabla con las respuestas pedidas recuadradas en rojo
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si nos interesara saber solamente el dato de cuantas fertilizadora y sembradora se exportaron, junto con su total, tenemos un comando de filtrado en la parte superior y as obtenemos la siguiente tabla
luego de aplicar el filtro. Este es un ejemplo didctico para hacer una introduccin, pero se le puede sacar mucho mas el jugo a esta herramienta. Podemos querer saber el detalle de las mquinas que fueron exportadas y por cual vendedor. En este caso tendremos que seleccionar la casilla del rtulo VENDEDOR y en la nueva Hoja aparece una tabla y el panel "Lista de campos de tabla dinmica"
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[MANUAL DE EXCEL 2007 ] Junio de 2012 Se ve que en los rectngulos, mas precisamente en el llamado Rtulo de fila, aparece un nuevo botn, el botn VENDEDOR en forma simultnea a la la seleccin de la casilla de verificacin VENDEDOR. La tabla responde a lo que queremos saber, pero le podemos dar otro aspecto arrastrando el botn VENDEDOR al rectngulo "Rtulo de columna"
y la tabla queda como la que esta abajo , luego de haberle dado algo de formato
En esta tabla se puede ver, por ejemplo, que Pea vendi 16 fertilizadoras y un tractor. Sera interesante saber el nmero de maquinarias exportadas a que pas y por cual vendedor. Para hacer lo , verificamos la casilla "Pas" y filtramos MAQUINA
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y se genera la tabla
donde se puede ver que Chuan le vendi 30 mquinas a China. Hasta ahora nuestra tabla dinmica efecta sumas, pero puede hacer otras operaciones tales como porcentajes, mximos, mnimo y otras mas que iremos viendo. Podemos preguntarnos cual fue la mxima cantidad de maquinarias que vendi Pea. Para hacer esto nos ubicamos en una celda cualquiera de la tabla de arriba y apretando el botn derecho del mouse aparece el siguiente men emergente
en el que pulsamos en "Configuracin de campo de valor", como indica la flecha, con lo que aparece el panel tambin llamado "Configuracin de campo de valor"
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en el que si vamos a la pestaa "Resumen por" estn las opciones de resumen en las que elegiremos Mx y luego de aceptar, la tabla se transforma en
que nos dice que la cantidad Mxima de maquinarias que vendi Pea es 9, como se ve en el recuadro rojo, en forma adicional podemos ver que esta cantidad fue vendida a Brasil ( verificar con la tabla de partida o tabla base) Este resultado se puede ver con una simple inspeccin de los datos, que en este caso son tres, pero cuando estos aumentan es donde vemos la utilidad del clculo de un mximo.
Tablas dinmicas con rangos dinmicos Una aplicacin de los rangos variables, es cuando trabajamos con tablas dinamicas, ya que podemos agregar o quitar elementos de la tabla origen de datos (tabla base)sin necesidad de actualizar la referencia al rango en forma manual, o sea que se hace en forma automtica. Para hacer esto vamos a utilizas nombres, pero no le vamos a dar un nombre a un rango, le daremos un nombre a una frmula (excel considera a las frmulas como si fueran rangos), dicha frmula ser el anidamiento entre las funciones DESREF Y CONTARA como ya se vio, la sintaxis de DESREF es DESREF(referencia ; filas; columnas; alto; ancho) donde los argumentos sern: referencia: la celda en el ngulo superior izquierdo de la tabla base (A1 si consideramos la tabla del tutorial TABLAS DINAMICAS
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[MANUAL DE EXCEL 2007 ] Junio de 2012 filas: para este caso es 0 columnas: para este caso es 0 alto: la cantidad de filas en nuestra tabla base ancho: la cantidad de columnas en nuestra tabla base
Esta frmula se anidara con CONTARA para que DEREF se transforme en dinmica quedando =DESREF(Hoja1!$A$1,0,0,CONTARA(Hoja1!$A:$A),CONTARA(Hoja1!$1:$1)) a esta frmula le daremos el nombre tabla_base_dinamica
con este nombre creamos la tabla dinmica
en este momento ya estamos en condiciones de agregar datos a la tabla base original
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si con ella hubiramos confeccionado la siguiente tabla dinmica
y agregamos otro pas, por ejemplo Italia
esta misma tabla se actualiza incorporando este pas
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Luego de ir al panel "DATOS" de la pestaa "OPCIONES" y pulsar en actualizar
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[MANUAL DE EXCEL 2007 ] Junio de 2012 7. MACROS
Cuando trabajamos con un libro personalizado, es decir, que nos hemos definido con una serie de caractersticas especficas como puedan ser el tipo de letra, el color de ciertas celdas, los formatos de los clculos y caractersticas similares, perdemos mucho tiempo en formatear todo el libro si disponemos de muchas hojas. Con las macros lo que se pretende es automatizar varias tareas y fusionarlas en una sola, aadiendo por ejemplo un botn en nuestro libro que al pulsar sobre l realice todas esas tareas En esta unidad estudiaremos qu son las Macros, en qu nos pueden ayudar y cmo crear macros automticamente. Esta unidad tratar de manera muy sencilla el tema de macros sin entrar en profundidad con el lenguaje de programacin utilizado por MS Excel, el Visual Basic Application (VBA), ya que esto ocupara un curso entero y se sale del objetivo del curso Crear una macro automticamente: La forma ms fcil e intuitiva de crear macros es crearlas mediante el grabador de macros del que dispone Excel. Este grabador de macros te permite grabar las acciones deseadas que posteriormente las traduce a instrucciones en VBA, las cuales podemos modificar posteriormente si tenemos conocimientos de programacin.
Para grabar una macro debemos acceder a la pestaa Vista y despliega el submen Macros y dentro de este submenu seleccionar la opcin Grabar macro... Adems de esta opcin en el men podemos encontrar las siguientes opciones: Ver Macros... - Donde accedemos a un listado de las macros creadas en ese libro. Usar referencias relativas - Con esta opcion utilizaremos referencias reativas para que las macros se graben con acciones relativas a la celda inicial seleccionada.
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Al seleccionar la opcin Grabar macro..., lo primero que vemos es el cuadro de dilogo Grabar macro donde podemos dar un nombre a la macro (no est permitido insertar espacios en blanco en el nombre de la macro). Podemos asignarle un Mtodo abreviado: mediante la combinacin de las tecla CTRL + "una tecla del teclado". El problema est en encontrar una combinacin que no utilice ya Excel. En Guardar macro en: podemos seleccionar guardar la macro en el libro activo, en el libro de macros personal o en otro libro. En Descripcin: podemos describir cul es el cometido de la macro o cualquier otro dato que creamos conveniente.
Para comenzar la grabacin de la macro pulsamos el botn Aceptar y a continuacin, si nos fijamos en la barra de estado, encontraremos este botn en la barra de estado grabacin. donde tenemos la opcin de detener la
A partir de entonces debemos realizar las acciones que queramos grabar, es conveniente no seleccionar ninguna celda a partir de la grabacin, ya que si seleccionamos alguna celda posteriormente, cuando ejecutemos la macro, la seleccin nos puede ocasionar problemas de celdas fuera de rango. Una vez concluidas las acciones que queremos grabar, presionamos sobre el botn Detener haciendo clic en de la barra de estado, o accediendo al men de Macros y .
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[MANUAL DE EXCEL 2007 ] Junio de 2012 Sugerencia Si desea tener una macro para seleccionar una celda determinada, ejecute una accin y seleccione otra celda relativa a la celda activa; cuando se grabe una macro, pueden mezclarse referencias relativas y absolutas. Para grabar una macro utilizando referencias, compruebe que est activada la opcin Referencias relativas . Para grabar una macro utilizando referencias no est habilitada absolutas, compruebe que la opcin Referencias relativas Asignar la macro a un objeto
En una hoja de clculo, haga clic derecho sobre el objeto insertado (imagen, grfico, control, etc.) al que desea asignar una macro existente y, a continuacin, haga clic en Asignar macro en el men contextual.
En el cuadro Nombre de la macro, haga clic en la macro que desea asignar
Asignar la macro a un botn

1. Vaya al botn Office y, haga clic en Opciones de Excel.
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2.En la ventana mostrada seleccione la opcin Personalizar y en el cuadro Comandos disponibles en seleccione la opcin Macros y en el listado de macros mostradas seleccione la que desee agregar un botn a la barra de herramientas de acceso rpido, por ultimo presione Agregar y en seguida Aceptar.
NOTA Puede cambiar la imagen del botn asignado a la macro y el nombre del mismo, presionando el botn Modificar.
Ejecutar una macro Una vez creada una macro, la podremos ejecutar las veces que queramos.
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[MANUAL DE EXCEL 2007 ] Junio de 2012 Antes de dar la orden de ejecucin de la macro, dependiendo del tipo de macro que sea, ser necesario seleccionar o no las celdas que queramos queden afectadas por las acciones de la macro. Por ejemplo si hemos creado una macro que automticamente da formato a las celdas seleccionadas, tendremos que seleccionar las celdas previamente antes de ejecutar la macro. Para ejecutar la macro debemos acceder al men Ver Macros..., que se encuentra en el men Macros de la pestaa Vista, y nos aparece el cuadro de dilogo Macro como el que vemos en la imagen donde tenemos una lista con las macros creadas. Debemos seleccionar la macro deseada y pulsar sobre el botn Ejecutar. Se cerrar el cuadro y se ejecutar la macro. En cuanto al resto de botones: Cancelar - Cierra el cuadro de dilogo sin realizar ninguna accin. Paso a paso - Ejecuta la macro instruccin por instruccin abriendo el editor de programacin de Visual Basic. Modificar - Abre el editor de programacin de Visual Basic para modificar el cdigo de la macro. Estos dos ltimos botones son para los que sapan programar. Eliminar - Borra la macro. Opciones - Abre otro cuadro de dilogo donde podemos modificar la tecla de mtodo abreviado (combinacin de teclas que provoca la ejecucin de la macro sin necesidad de utilizar el men) y la descripcin de la macro.
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[MANUAL DE EXCEL 2007 ] Junio de 2012 Habilitar o deshabilitar Macros en el libro 1. Haga clic en el botn de Microsoft Office y, a continuacin, en Opciones de Excel. 2. Haga clic en Centro de confianza, en Configuracin del Centro de confianza y, a continuacin, en Configuracin de macros. 3. Haga clic en las opciones que desee: Deshabilitar todas las macros sin notificacin Haga clic en esta opcin si no confa en las macros. Todas las macros y alertas de seguridad de los documentos se deshabilitan. Si hay documentos con macros sin firmar en las que s confe, puede poner estos documentos en una ubicacin de confianza. Los documentos de ubicaciones de confianza se pueden ejecutar sin la comprobacin del sistema de seguridad del Centro de confianza. Deshabilitar todas las macros con notificacin Este valor es el predeterminado. Haga clic en esta opcin si desea deshabilitar las macros, pero desea recibir alertas de seguridad si hay macros presentes. De esta manera, puede elegir cundo habilitar las macros en cada caso. Deshabilitar todas las macros excepto las firmadas digitalmente Esta configuracin es la misma que la de la opcin Deshabilitar todas las macros con notificacin, con la excepcin de que, si la macro est firmada digitalmente por un editor de confianza, podr ejecutarse si ya confa en el editor. Si el editor no es de confianza, se le notificar al respecto para que pueda elegir si desea habilitar las macros firmadas o confiar en el editor. Todas las macros no firmadas digitalmente se deshabilitan sin ninguna notificacin. Habilitar todas las macros (no recomendado; pueden ejecutarse cdigos posiblemente peligrosos) Haga clic en esta opcin para permitir que se ejecuten todas las macros. Esta configuracin hace que el equipo sea vulnerable a cdigo posiblemente malintencionado y no se recomienda. Confiar en el acceso al modelo de objeto de proyectos de VBA Esta configuracin es para los programadores y se usa para bloquear o permitir de forma deliberada el acceso mediante programacin al modelo de objetos de VBA desde cualquier cliente de automatizacin. Es decir, ofrece una opcin de seguridad para el cdigo escrito para automatizar un programa de Office y manipular mediante programacin el entorno y el modelo de objetos de Microsoft Visual Basic para Aplicaciones (VBA). Se trata de una configuracin por usuario y por aplicacin que deniega el acceso de forma predeterminada. Esta opcin de seguridad dificulta que los programas sin autorizacin generen cdigo de "replicacin automtica" que pueda daar los sistemas del usuario final. Para que cualquier cliente de automatizacin pueda tener acceso al modelo de objetos de VBA mediante programacin, el usuario que ejecute el cdigo debe conceder acceso explcitamente. Para habilitar el acceso, active la casilla.
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Guardar archivos con Macros Cuando guardamos un archivo y queremos que las Macros que hemos creado se almacenen con el resto de las hojas de clculo deberemos utilizar un tipo de archivo diferente. Para ello deberemos ir al Botn Office y seleccionar la opcin Guardar como. Se abrir el cuadro de dilogo Guardar como. En el desplegable Guardar como tipo seleccionar Libro de Excel habilitado para macros (*.xlsm).
. Dale un nombre y el archivo se almacenar.
Cuando abrimos un archivo que tiene Macros almacenadas se nos mostrar este anuncio bajo la banda de opciones:
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Esto ocurre porque Office no conoce la procedencia de las Macros. Como estn compuestas por cdigo podran realizar acciones que fuesen perjudiciales para nuestro equipo. Si confas en las posibles Macros que contuviese el archivo o las has creado t pulsa el botn Opciones para activarlas. Aparecer este cuadro de dilogo:
Selecciona la opcin Habilitar este contenido y pulsa Aceptar.
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Ejemplo 1
Si no tienes abierto Excel2007, brelo para probar el ejercicio.
Al entrar estaremos situados en la celda A1. Ve a la pestaa Vista. Abre el submen Macro. Y elije la opcin Grabar nueva macro...
Aparece el cuadro de dilogo Grabar macro. Escribe el nombre de la macro, EjemploMacro1. Y pulsa Aceptar.
Ahora estamos grabando, vamos a realizar las acciones necesarias para dar formato a nuestra hoja de trabajo. Presiona sobre el botn Negrita de la seccin Fuente, pestaa Inicio. Presiona sobre el botn Cursiva de la seccin Fuente. Escoge el tipo de fuente Cambria. Escoge el tamao de la fuente en 14 puntos. en la
Ya hemos concluido con el formato de una cabecera de datos, por tanto concluimos la grabacin de la macro. Presiona sobre el botn detener de la barra de herramientas, o accede al men Macro y selecciona Detener grabacin.
Ahora vamos a comprobar que funciona correctamente la macro creada. Escribe en la celda D1 Cabecera. Escribe en la celda E1 de. Escribe en la celda F1 prueba. Selecciona las celdas anteriores D1, E1 y F1. Ve a la pestaa Vista. Abre el submen Macro. Elige Ver Macros. Selecciona la macro creada EjemploMacro1 y pulsa sobre Ejecutar. las celdas seleccionadas adoptan el formato
Observa como automticamente.
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Ejemplo 2. Grabar una macro que inserte la fecha de hoy
En realidad, para realizar esta operacin bastara con introducir la funcin Hoy() en la casilla que desees. El problema que te vas a encontrar, es que esta funcin inserta la fecha actual (de hoy) y cada vez (cada da) que abras el libro cambiar. Para solucionar este problema puedes utilizar la funcin de Pegado Especial. Si esta operacin la tienes que realizar habitualmente, puedes grabar una macro que te ahorre tiempo y equivocaciones:

Abre Excel y el libro Ejercicios de Macros. Selecciona Herramientas Macros Grabar Nueva Macro en la barra de mens. En el caja para el nombre de la macro, escribe InsertarFecha , y en la caja para la descripcin escribe Esta macro inserta la fecha de hoy . Pulsa aceptar. Escribe =HOY() en casilla actual y pulsa Enter. Ponte con el cursor en la celda D2 y pulsa el botn Copiar de la barra de herramientas estndar. Sobre la celda D2 pulsa Edicin Pegado especial en la barra de mens. Selecciona la opcin Valores en la seccin Pegar y pulsa Aceptar. Excel copia el valor de la formula =HOY() en la celda D2. Pulsa el botn de Centrado y el de Negrita en la barra de herramientas Formato. Pulsa el botn detener grabacin en la barra de herramientas Detener Grabacin.
Ejercicio 1: Crear macro automtica Crear un libro llamado archivo en un nuevo libro de trabajo y cerrarlo. En un nuevo libro, crear una macro con la grabadora que abra el libro archivo. Guardar la macro con el nombre abrir_archivo. Guardar el libro con el nombre de ej_macros en la carpeta Mis Documentos.
Ejercicio 2: Ejecutar macros Seguimos con el mismo libro de trabajo
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[MANUAL DE EXCEL 2007 ] Junio de 2012 Ejecutar la macro abrir_archivo. Ejecutar la macro Borrar.
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[MANUAL DE EXCEL 2007 ] Junio de 2012 8. UN FORMULARIO DE DATOS EN EXCEL.
Explicar brevemente una herramienta poco utilizada de Excel como son los Formularios de datos; y me estoy refiriendo al Formulario estndar de Excel (no a los Controles de formularios personalizados). Es una herramienta muy sencilla, pero muy prctica para todos aquellos que en algn momento hemos tenido que completar registros en una base de datos de Excel. Debemos saber que, si trabajamos con Excel 2007, lo primero que deberemos hacer es extraer a nuestra Barra de acceso rpido el Comando Formulario..., o bien llamarlo con el teclado, al igual que hacamos en la versin 2003 (es decir, pulsando ALT+t+f). Claro, que antes de ejecutar esta herramienta tendremos que tener configurada nuestra base de datos, esto es, al menos deberemos tener nuestra cabecera de datos (nuestros rtulos); ya que en caso contrario nuestro Formulario de datos no funcionar... Supongamos que tenemos una pequea base de datos de contactos, compuesto de los siguientes campos: Nombre, Apellidos, Telfono, Direccin y Edad:
si nos posicionamos sobre alguna de las celdas que componen nuestros rtulos o cabecera, podremos llamar al 'formulario de datos' como antes se ha comentado. Como an no tenemos ningn registro, Excel nos preguntar cmo tiene que tomar esa primera fila...
Normalmente accederemos a nuestro 'formulario de datos' sin problema, ya que lo habitual es tener algn registro, y por tanto varias filas de datos... En este caso, simplemente Aceptaremos, ya que queremos tener la primera fila como rtulos y no como datos.
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Inmediatamente se abre la ventana de trabajo del formulario:
y observamos un formulario con los nombres de los rtulos y unos campos editables desde donde poder introducir o modificar nuestros registros; adems de diferentes opciones de bsqueda de datos.
Esta herramienta nos ofece adems la posibilidad de filtrar registros de nuestra base de datos pulsando el botn de Criterios, utilizado sobre los diferentes campos editables habilitados, combinando los distintos comodines (* ?).
La limitacin de esta herramienta es que los elementos filtrados slo son visibles desde el propio formulario, es decir, no nos permite visualizar un listado filtrado sobre nuestra Hoja de clculo, como la herramienta de Filtro.
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[MANUAL DE EXCEL 2007 ] Junio de 2012 9. TECLAS DE MTODO ABREVIADO
TECLAS DE MTODO ABREVIADO COMBINADAS CON CTRL CTRL+MAYS+( CTRL+MAYS+) Muestra las filas ocultas de la seleccin. Muestra las columnas ocultas de la seleccin.
CTRL+MAYS+& Aplica el contorno a las celdas seleccionadas. CTRL+MAYS_ CTRL+E Quita el contorno de las celdas seleccionadas. Aplica el formato de nmero General.
CTRL+MAYS+$ Aplica el formato Moneda con dos decimales (los nmeros negativos aparecen entre parntesis). CTRL+MAYS+% Aplica el formato Porcentaje sin decimales. CTRL+MAYS+^ Aplica el formato numrico Exponencial con dos decimales. CTRL+MAYS+# Aplica el formato Fecha con el da, mes y ao. CTRL+MAYS+@ Aplica el formato Hora con la hora y los minutos e indica a.m. o p.m. CTRL+MAYS+! Aplica el formato Nmero con dos decimales, separador de miles y signo menos (-) para los valores negativos. CTRL+MAYS+* Selecciona el rea actual alrededor de la celda activa (el rea de datos delimitada por filas en blanco y columnas en blanco).En una tabla dinmica, selecciona todo el informe de tabla dinmica. CTRL+MAYS+: Inserta la hora actual.
CTRL+MAYS+" Copia el valor de la celda situada sobre la celda activa en la celda o en la barra de frmulas. CTRL+MAYS+ ms( +) Muestra el cuadro de dilogo Insertar para insertar celdas en blanco. CTRL+Signo menos (-) Muestra el cuadro de dilogo Eliminar para eliminar las celdas seleccionadas.
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[MANUAL DE EXCEL 2007 ] Junio de 2012 CTRL+; Inserta la fecha actual.
ALT+ Cambia entre mostrar valores de celda y mostrar frmulas de la hoja de clculo. CTRL+' Copia en la celda o en la barra de frmulas una frmula de la celda situada sobre la celda activa. CTRL+1 CTRL+2 CTRL+3 CTRL+4 CTRL+5 Muestra el cuadro de dilogo Formato de celdas. Aplica o quita el formato de negrita. Aplica o quita el formato de cursiva. Aplica o quita el formato de subrayado. Aplica o quita el formato de tachado. entre ocultar objetos, mostrarlos o mostrar
CTRL+6 Cambia marcadores de los objetos. CTRL+8 CTRL+9 CTRL+0 CTRL+E
Muestra u oculta smbolos de esquema. Oculta filas seleccionadas. Oculta columnas seleccionadas. Selecciona toda la hoja de clculo.
Si la hoja de clculo contiene datos, CTRL+E selecciona la regin actual. Si presiona CTRL+E una segunda vez, se selecciona la regin actual y sus filas de resumen. Presionando CTRL+E por tercera vez, se selecciona toda la hoja de clculo. Cuando el punto de insercin est a la derecha de un nombre de funcin en una frmula, muestra el cuadro de dilogo Argumentos de funcin. CTRL+MAYS+A inserta los parntesis y nombres de argumento cuando el punto de insercin est a la derecha de un nombre de funcin en una frmula. CTRL+N CTRL+C Aplica o quita el formato de negrita. Copia las celdas seleccionadas.
CTRL+C seguido de otro CTRL+C muestra el Portapapeles.
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[MANUAL DE EXCEL 2007 ] Junio de 2012 CTRL+J Utiliza el comando Rellenar hacia abajo para copiar el contenido y el formato de la celda situada ms arriba de un rango seleccionado a las celdas de abajo. CTRL+B Muestra el cuadro de dilogo Buscar y reemplazar con la ficha Buscar seleccionada. MAYS+F5 tambin muestra esta ficha, mientras que MAYS+F4 repite la ltima accin de Buscar. CTRL+MAYS+F abre el cuadro de dilogo Formato de celdas con la ficha Fuente seleccionada. CTRL+I Muestra el cuadro de dilogo Ir a.
F5 tambin muestra este cuadro de dilogo. CTRL+L Muestra el cuadro de dilogo Buscar y reemplazar con la ficha Reemplazar seleccionada. CTRL+K Aplica o quita el formato de cursiva.
CTRL+ALT+K Muestra el cuadro de dilogo Insertar hipervnculo para hipervnculos nuevos o el cuadro de dilogo Modificar hipervnculo para hipervnculos existentes seleccionados. CTRL+U CTRL+A Crea un nuevo libro en blanco. Muestra el cuadro de dilogo Abrir para abrir o buscar un archivo.
CTRL+MAYS+O selecciona todas las celdas que contienen comentarios. CTRL+P Muestra el cuadro de dilogo Imprimir.
CTRL+MAYS+F abre el cuadro de dilogo Formato de celdas con la ficha Fuente seleccionada. CTRL+D Utiliza el comando Rellenar hacia la derecha para copiar el contenido y el formato de la celda situada ms a la izquierda de un rango seleccionado a las celdas de la derecha. CTRL+G Guarda el archivo activo con el nombre de archivo, la ubicacin y el formato de archivo actuales. CTRL+F Muestra el cuadro de dilogo Crear tabla.
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[MANUAL DE EXCEL 2007 ] Junio de 2012 CTRL+S Aplica o quita el formato de subrayado.
CTRL+MAYS+U cambia entre expandir y contraer de la barra de frmulas. CTRL+V Inserta el contenido del Portapapeles en el punto de insercin y reemplaza cualquier seleccin. Disponible solamente despus de haber cortado o copiado un objeto, texto o el contenido de una celda. CTRL+ALT+V muestra el cuadro de dilogo Pegado especial. Disponible solamente despus de haber cortado o copiado un objeto, texto o el contenido de una celda en una hoja de clculo o en otro programa. CTRL+R CTRL+X CTRL+Y Cierra la ventana del libro seleccionado. Corta las celdas seleccionadas. Repite el ltimo comando o accin, si es posible.
CTRL+Z Utiliza el comando Deshacer para invertir el ltimo comando o eliminar la ltima entrada que escribi. CTRL+MAYS+Z utiliza los comandos Deshacer o Rehacer para invertir o restaurar la ltima correccin automtica cuando se muestran las etiquetas inteligentes de Autocorreccin. TECLAS DE FUNCIN F1 Muestra el panel de tareas Ayuda de Microsoft Office Excel.
CTRL+F1 muestra u oculta la cinta de opciones, que es un componente de la Interfaz de usuario de Microsoft Office Fluent. ALT+F1 crea un grfico a partir de los datos del rango actual. ALT+MAYS+F1 inserta una hoja de clculo nueva. F2 Modifica la celda activa y coloca el punto de insercin al final del contenido de la celda. Tambin mueve el punto de insercin a la barra de frmulas cuando la edicin en una celda est desactivada. MAYS+F2 agrega o modifica un comentario de celda. CTRL+F2 muestra la ventana Vista preliminar. F3 Muestra el cuadro de dilogo Pegar nombre.
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[MANUAL DE EXCEL 2007 ] Junio de 2012 MAYS+F3 muestra el cuadro de dilogo Insertar funcin. F4 Repite el ltimo comando o accin, si es posible.
CTRL+F4 cierra la ventana del libro seleccionado. F5 Muestra el cuadro de dilogo Ir a.
CTRL+F5 restaura el tamao de ventana de la ventana del libro seleccionado. F6 Cambia entre la hoja de clculo, la cinta de opciones, el panel de tareas y los controles de Zoom. En una hoja de clculo que se ha dividido (men Ver, Administrar esta ventana, Inmovilizar paneles, comando Dividir ventana), F6 incluye los paneles divididos cuando se alterna entre los paneles y el rea de la cinta de opciones. MAYS+F6 cambia entre la hoja de clculo, los controles de Zoom, el panel de tareas y la cinta de opciones. CTRL+F6 cambia a la ventana del libro siguiente cuando hay ms de una ventana del libro abierta. F7 Muestra el cuadro de dilogo Ortografa para revisar la ortografa de la hoja de clculo activa o del rango seleccionado. CTRL+F7 ejecuta el comando Mover en la ventana del libro cuando no est maximizada. Utilice las teclas de direccin para mover la ventana y, cuando haya acabado, presione ENTRAR o ESC para cancelar. F8 Activa o desactiva el modo extendido. En el modo extendido aparece Seleccin extendida en la lnea de estado y las teclas de direccin extienden la seleccin. MAYS+F8 le permite agregar una celda o rango de celdas no adyacentes a una seleccin de celdas utilizando las teclas de direccin. CTRL+F8 ejecuta el comando Tamao (en el men Control de la ventana del libro) cuando una ventana del libro no est maximizada. ALT+F8 muestra el cuadro de dilogo Macro para crear, ejecutar, modificar o eliminar una macro. F9 Calcula todas las hojas de clculo de todos los libros abiertos.
MAYS+F9 calcula la hoja de clculo activa.
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[MANUAL DE EXCEL 2007 ] Junio de 2012 CTRL+ALT+F9 calcula todas las hojas de clculo de todos los libros abiertos, independientemente de si han cambiado desde el ltimo clculo. CTRL+ALT+MAYS+F9 vuelve a comprobar frmulas dependientes y calcula todas las celdas de todos los libros abiertos, incluidas las celdas que no tienen marcado que sea necesario calcularlas. CTRL+F9 minimiza la ventana del libro hasta convertirla en un icono. F10 Activa o desactiva la informacin de los mtodos abreviado de teclado.
MAYS+F10 muestra el men contextual de un elemento seleccionado. ALT+MAYS+F10 muestra el men o mensaje de una etiqueta inteligente. Si hay ms de una etiqueta inteligente, cambia a la siguiente y muestra su men o mensaje. CTRL+F10 maximiza o restaura la ventana de libro seleccionada. F11 Crea un grfico a partir de los datos del rango actual.
MAYS+F11 inserta una hoja de clculo nueva. ALT+F11 abre el Editor de Microsoft Visual Basic, donde puede crear una macro utilizando Visual Basic para Aplicaciones (VBA). F12 Muestra el cuadro de dilogo Guardar como.
TECLAS DE DIRECCIN Mueve el cursor una celda hacia arriba, hacia abajo, hacia la izquierda o hacia la derecha. CTRL+TECLA DE DIRECCIN va hasta el extremo de la regin de datos en una hoja de clculo. MAYS+TECLA DE DIRECCIN extiende en una celda la seleccin de celdas. CTRL+MAYS+TECLA DE DIRECCIN extiende la seleccin de celdas a la ltima celda no vaca de la misma columna o fila que la celda activa, o si la siguiente celda est en blanco, extiende la seleccin a la siguiente celda que no est en blanco.
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[MANUAL DE EXCEL 2007 ] Junio de 2012 FLECHA IZQUIERDA o FLECHA DERECHA selecciona la ficha de la izquierda o de la derecha cuando la cinta de opciones est seleccionada. Cuando un submen est abierto o seleccionado, estas teclas de direccin alternan entre el men principal y el submen. Cuando una ficha de la cinta de opciones est seleccionada, estas teclas permiten desplazarse por los botones de ficha. FLECHA ARRIBA o FLECHA ABAJO selecciona el siguiente comando o el anterior cuando hay abierto un men o un submen. Cuando una ficha de la cinta de opciones est seleccionada, estas teclas permiten desplazarse hacia arriba y abajo en el grupo de fichas. En un cuadro de dilogo, las teclas de direccin permiten desplazarse entre opciones en un cuadro de lista desplegable abierto o entre algunas opciones de un grupo de opciones. FLECHA ABAJO o ALT+FLECHA ABAJO abren una lista desplegable seleccionada. RETROCESO Elimina un carcter a la izquierda en la barra de frmulas. Tambin borra el contenido de la celda activa. En el modo de edicin de celdas, elimina el carcter situado a la izquierda del punto de insercin. SUPR Quita el contenido de la celda (datos y frmulas) de las celdas seleccionadas sin afectar a los formatos de celda ni a los comentarios. En el modo de edicin de celdas, elimina el carcter situado a la derecha del punto de insercin. FIN Permite desplazarse hasta la celda de la esquina inferior derecha de la ventana cuando la tecla BLOQ DESPL est activada. Tambin selecciona el ltimo comando del men cuando un men o un submen estn visibles. CTRL+FIN permite desplazarse hasta la ltima celda de una hoja de clculo, en la ltima fila utilizada de la ltima columna utilizada. Si el cursor est en la barra de frmulas, CTRL+FIN mueve el cursor al final del texto. CTRL+MAYS+FIN extiende la seleccin de celdas hasta la ltima celda utilizada de la hoja de clculo (esquina inferior derecha). Si el cursor est en la barra de frmulas, CTRL+MAYS+FIN selecciona todo el texto de la barra de frmulas desde la posicin del cursor hasta el final; esto no afecta al alto de la barra de frmulas.
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[MANUAL DE EXCEL 2007 ] Junio de 2012 ENTRAR Completa una entrada de celda desde la celda o desde la barra de frmulas, y selecciona la celda situada debajo (de forma predeterminada). En un formulario de datos, va al primer campo del registro siguiente. Abre un men seleccionado (presione F10 para activar la barra de mens) o realiza la accin de un comando seleccionado. En un cuadro de dilogo, ejecuta la accin asignada al botn de comando predeterminado del cuadro de dilogo (el botn en negrita que suele ser el botn Aceptar). ALT+ENTRAR comienza una nueva lnea en la misma celda. CTRL+ENTRAR rellena el rango de celdas seleccionado con la entrada actual. MAYS+ENTRAR completa una entrada de celda y selecciona la celda situada por encima. ESC Cancela una entrada en la celda o en la barra de frmulas. Cierra un men o submen, un cuadro de dilogo o una ventana de mensaje abiertos. Tambin cierra modo de pantalla completa cuando se ha aplicado este modo y vuelve a modo de pantalla normal para mostrar de nuevo la cinta de opciones y la barra de estado. INICIO Va al principio de una fila de una hoja de clculo. Permite desplazarse hasta la celda de la esquina superior derecha de la ventana cuando la tecla BLOQ DESPL est activada. Selecciona el primer comando del men cuando un men o un submen estn visibles. CTRL+INICIO va al inicio de una hoja de clculo. CTRL+MAYS+INICIO amplia la seleccin de celdas hasta el comienzo de la hoja de clculo. AV PG Baja una pantalla en una hoja de clculo. ALT+AV PG desplaza una pantalla a la derecha en una hoja de clculo. CTRL+AV PG va a la hoja siguiente de un libro.
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[MANUAL DE EXCEL 2007 ] Junio de 2012 CTRL+MAYS+AV PG selecciona la hoja actual y la siguiente de un libro. RE PG Sube una pantalla en una hoja de clculo. ALT+RE PG desplaza una pantalla a la izquierda en una hoja de clculo. CTRL+RE PG va a la hoja anterior de un libro. CTRL+MAYS+RE PG selecciona la hoja actual y la anterior de un libro. BARRA ESPACIADORA En un cuadro de dilogo, ejecuta la accin del botn seleccionado, o activa o desactiva una casilla de verificacin. CTRL+BARRA ESPACIADORA selecciona una columna completa de una hoja de clculo. MAYS+BARRA ESPACIADORA selecciona una fila completa de una hoja de clculo. CTRL+MAYS+BARRA ESPACIADORA selecciona toda la hoja de clculo. Si la hoja de clculo contiene datos, CTRL+MAYS+BARRA ESPACIADORA selecciona la regin actual. Si presiona CTRL+MAYS+BARRA ESPACIADORA una segunda vez se selecciona la regin actual y sus filas de resumen. Presionando CTRL+MAYS+BARRA ESPACIADORA por tercera vez, se selecciona toda la hoja de clculo. Cuando hay un objeto seleccionado, CTRL+MAYS+BARRA ESPACIADORA selecciona todos los objetos de una hoja de clculo. ALT+BARRA ESPACIADORA muestra el men Control de la ventana de Microsoft Office Excel. TAB Mueve una celda a la derecha en una hoja de clculo. Permite desplazarse entre celdas desbloqueadas en una hoja de clculo protegida. Mueve a la opcin o grupo de opciones siguientes de un cuadro de dilogo. MAYS+TAB permite moverse a la celda anterior de una hoja de clculo o a la opcin anterior de un cuadro de dilogo. CTRL+TAB pasa a la ficha siguiente en un cuadro de dilogo. CTRL+MAYS+TAB pasa a la ficha anterior en un cuadro de dilogo.
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[MANUAL DE EXCEL 2007 ] Junio de 2012 10. BIBLIOGRAFIA Y CIBERGRAFIA: http://www.aulaclic.es/excel2007/ http://office.microsoft.com/ http://support.microsoft.com http://www.codesoft.cl/excelavanzado/manual.pdf EJERCICIOS DE EXCEL 2007. Prof. Virginia Caccuri
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1. EXCEL 2007 Pantalla inicial:

[MANUAL DE EXCEL 2007 ] Junio de 2012 Barra de herramientas

Herramientas de microsoft excel

4. Tambin podemos cambiar el tamao de la fuente en el nmero que aparece contiguo.

Formato de celdas 1. Nos posicionamos en la celda que queremos dar formato.

3. Seleccionamos la opcin Formatos de celdas

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4. Se abrir otro men de opciones

y seleccionamos Ajustar texto

[MANUAL DE EXCEL 2007 ] Junio de 2012 2. GRAFICAS

2) Seleccionamos el tipo de grfico que deseamos, en el ejemplo escogeremos Columna

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b) Seleccionamos y pulsamos Ttulo de grfico

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d) Escribimos el Ttulo del grfico, siendo para el ejemplo Ventas

3) Aparecer en el grfico un rectngulo que muestra la lectura Ttulo del eje

8) Veamos como ha quedado nuestro grfico.

Seleccionamos el nuevo tipo de grfico, en este caso cambiaremos a uno de Lnea

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b) Dibujamos en la hoja de trabajo nuestra lnea con punta de lanza

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3) Dibujamos la flecha del tamao que deseamos en la hoja de trabajo

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4) Seleccionamos Jerarqua que corresponde a la elaboracin de organigramas

5) Luego seleccionamos el tipo de grfico de jerarqua que queremos

3) Se habr creado en nuestro organigrama un rectngulo ms bajo el Gerente General

4) Escribimos la nueva posicin, Gerente de Compras

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b) Seleccionamos Agregar forma, y ms concretamente Agregar forma debajo

2) Nos ubicamos en la celda donde queremos colocar otro nombre

3) Pulsamos el botn derecho del ratn y se desplegar un men de opciones

4) Seleccionamos la opcin Elegir de la lista desplegable

6) Seleccionamos el nombre Mara

CON LA TECLA F4 FIJAMOS LA REFERENCIA ABSOLUTA

1) Pulsamos el botn Frmulas de la barra de herramientas

2) Visualicemos donde se encuentran todas estas funciones

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4) Se abrir el cuadro de controles de esta funcin Contar

6) Pulsamos Enter en el teclado, y ya tendremos nuestro resultado.

2) Seleccionamos la funcin Contar del paquete de funciones Estadsticas.

b) Seleccionamos la funcin MIN, de mnimo

d) Pulsamos Enter en el teclado para conocer el resultado

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2) Se desplegar un men de las opciones principales de Excel y seleccionamos Imprimir

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3 (tercera columna de Matriz_buscar_en)

Matriz_resultado o bien Vector_resultado Ordenado

columnaDesplazamiento ste es el nmero de columnas, a la izquierda o a la derecha, al que

Nota: la funcin BUSCAR requiere que la tabla est ordenada.

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3 Antonio 201 4 Mara 5 Arturo 101 301

La frmula siguiente busca la edad de Mara en la hoja de clculo de ejemplo:

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