Vous êtes sur la page 1sur 163

Commission europenne

Direction gnrale du dveloppement et de la coopration - EuropeAid

Guide des procdures financires du 10me Fonds europen de dveloppement (FED)

Version 3.1 Juin 2011

TABLE DES MATIERES


1. 2. INTRODUCTION........................................................................................................5 STRUCTURE ET ORGANISATION DU 10EME FED ..........................................8
2.1. 2.2.
2.2.1. 2.2.2. 2.2.3. 2.2.4.

Cadre juridique ...........................................................................................................8 Ressources financires ..............................................................................................12


10me FED ..............................................................................................................................12 Fonds du STABEX au titre des FED antrieurs au 9me FED..........................................14 Contributions supplmentaires des Etats membres de lUE ..............................................14 Cofinancement dactions mises en uvre par la Commission europenne.......................15

2.3.
2.3.1. 2.3.2. 2.3.3.

Modes de gestion .......................................................................................................15


Gestion dcentralise..............................................................................................................16 Gestion centralise..................................................................................................................17 Gestion conjointe avec des organisations internationales...................................................21

2.4. 2.5.
2.5.1. 2.5.2. 2.5.3. 2.5.4. 2.5.5.

Cycle de programmation des projets (ACP)...........................................................22 Acteurs financiers chargs de lexcution...............................................................30


Ordonnateur dlgu .............................................................................................................30 Chef de dlgation (ordonnateur subdlgu) .....................................................................31 Ordonnateur national, rgional, intra-ACP ou territorial .................................................31 Comptable ...............................................................................................................................33 Payeurs dlgus.....................................................................................................................34

2.6. 2.7. 2.8. 2.9. 2.10. 2.11.

Circuits financiers au Sige et dans les dlgations dconcentres.......................35 Systme comptable informatique.............................................................................35 Principe de bonne gestion financire.......................................................................36 Contrle interne ........................................................................................................36 Contrle ex post transactionnel ...............................................................................37 Listes de contrles des transactions financires .....................................................38

3.

PREPARATION ET FINANCEMENT DES PROJETS .......................................39


3.1.
3.1.1. 3.1.2. 3.1.3.

Prparation du projet ...............................................................................................39


Identification et instruction du projet ..................................................................................39 Fiche didentification du projet.............................................................................................39 Calcul du cot total du projet ...............................................................................................41

3.2.
3.2.1. 3.2.2. 3.2.3. 3.2.4. 3.2.5. 3.2.6. 3.2.7. 3.2.8.

Financement du projet..............................................................................................45
Procdure normale de financement ......................................................................................45 Procdure exceptionnelle de financement ............................................................................52 Mesures spciales....................................................................................................................53 Projets et programmes rgionaux et intra-ACP..................................................................53 Engagement financier global.................................................................................................54 Etablissement dune convention de financement et application de la rgle date + 3 annes ..................................................................................................................56 Absence de convention de financement et application de la rgle n + 1 ......................59 Priode dexcution et date limite dexcution des conventions de financement..............60

3.3.
3.3.1. 3.3.2. 3.3.3. 3.3.4. 3.3.5.

Modifications de la convention de financement .....................................................61


Augmentation de la contribution du FED............................................................................66 Rduction de la contribution du FED...................................................................................69 Rallocation du budget la suite dun amnagement interne............................................71 Prolongation de la priode dexcution ................................................................................72 Prolongation de la priode de signature des contrats et des devis-programmes (exceptionnel)..........................................................................................................................73 1

Guide des procdures financires du 10me FED (version 3.1)

3.4. 3.5. 3.6. 3.7.

Utilisation des imprvus de la convention de financement....................................74 Financement rtroactif .............................................................................................76 Microralisations et actions de coopration dcentralise ....................................76 Ressources rserves aux dpenses lies au FED ...................................................77

4.

MISE EN OEUVRE DES PROJETS CONCLUSION DES CONTRATS........79


4.1. 4.2. 4.3.
4.3.1. 4.3.2.

Moyens de mise en uvre .........................................................................................79 Marchs publics.........................................................................................................80 Subventions................................................................................................................80


PADOR....................................................................................................................................81 CRIS utilisation du module Appels propositions ....................................................81

4.4. 4.5. 4.6.


4.6.1. 4.6.2. 4.6.3.

Excution en rgie (devis-programmes)..................................................................82 Oprations dappui budgtaire................................................................................82 Marchs de services particuliers : contrats-cadres ................................................82
Contrat-cadre pour lassistance technique court terme (contrat-cadre Bnficiaires 2009)..................................................................................................................83 Contrats-cadres Commission 2007 et 2011 ..........................................................................84 Contrat-cadre audit 2010.......................................................................................................85

4.7. 4.8. 4.9.


4.9.1. 4.9.2.

Comit d'valuation ..................................................................................................85 Drogations ................................................................................................................85 Signature des contrats ..............................................................................................85


Signature par lOrdonnateur national, rgional, intra-ACP ou territorial ......................85 Signature par le reprsentant de la Commission europenne au nom et pour le compte dun ou plusieurs Etats ACP....................................................................................87

4.10.
4.10.1. 4.10.2.

Engagement financier individuel .............................................................................87


Gnralits.............................................................................................................................87 Oprations dappui budgtaire............................................................................................90

4.11. 4.12.
4.12.1. 4.12.2. 4.12.3.

Publication des bnficiaires ....................................................................................90 Fichier des entits lgales, Fichier des comptes bancaires et Systme dalerte prcoce .........................................................................................................90
Fichier des entits lgales (FEL) ..........................................................................................90 Fichier des comptes bancaires (FCB)..................................................................................91 Systme dalerte prcoce (SAP)...........................................................................................93

4.13. 4.14. 4.15. 4.16.

Prise deffet des contrats (principe de non-rtroactivit)......................................94 Modifications des contrats........................................................................................94 Prvention des irrgularits, de la fraude et de la corruption ..............................97 Gestion financire des projets rgionaux comportant des composantes nationales ...................................................................................................................97

5.

MISE EN UVRE DES PROJETS EXECUTION FINANCIERE DES CONTRATS ...............................................................................................................98


5.1.
5.1.1. 5.1.2. 5.1.3. 5.1.4.

Types de paiements ...................................................................................................99


Prfinancements .....................................................................................................................99 Intrts sur prfinancements...............................................................................................105 Paiements intermdiaires (acomptes) .................................................................................106 Paiements de solde................................................................................................................109

5.2.

Demandes de paiement ...........................................................................................112


2

Guide des procdures financires du 10me FED (version 3.1)

5.3. 5.4. 5.5. 5.6. 5.7. 5.8. 5.9.


5.9.1. 5.9.2. 5.9.3.

Liquidation des dpenses........................................................................................113 Ordonnancement et paiement des dpenses .........................................................114 Dlais de paiement ..................................................................................................115 Suspension du dlai de paiement ...........................................................................117 Retards de paiement ...............................................................................................118 Paiement des intrts de retard .............................................................................119 Garanties financires ..............................................................................................119
Types de garanties financires et conditions de leur libration .......................................119 Forme et contenu des garanties financires .......................................................................122 Confirmation de la libration des garanties financires ...................................................125

5.10. 5.11. 5.12. 5.13. 5.14. 5.15. 5.16. 5.17. 5.18. 5.19. 5.20. 5.21. 5.22. 5.23. 5.24. 5.25. 5.26. 5.27. 5.28. 5.29.

Rvision des prix (marchs publics) ......................................................................125 Honoraires et indemnits journalires ou per diems (marchs de services).126 Voyages et transports (marchs de services) ........................................................128 Taux de change (marchs de services et subventions) .........................................129 Rclamations financires ........................................................................................129 Traitement des taxes ...............................................................................................130 Saisies-arrts............................................................................................................130 Excution des marchs de travaux, guide de lutilisateur ...................................130 Outils disponibles en cas de dfaut dexcution du contractant ou du titulaire du march..................................................................................................130 Prvisions de crance ..............................................................................................130 Constatation des crances ......................................................................................131 Ordonnancement des recouvrements ....................................................................132 Recouvrement..........................................................................................................135 Dlais de recouvrement...........................................................................................136 Retards de recouvrement .......................................................................................136 Renonciation au recouvrement dune crance constate.....................................137 Annulation dune crance constate......................................................................138 Ajustement technique et comptable dune crance constate .............................139 Dlai de prescription des crances constates.......................................................140 Responsabilit de lOrdonnateur dlgu et des ordonnateurs subdlgus en matire de recouvrement...................................................................................140

6.

CLOTURE DES ENGAGEMENTS ......................................................................141


6.1. 6.2. 6.3. 6.4. Dgagements partiels et complets ..........................................................................141 Clture des engagements financiers individuels...................................................142 Clture des engagements financiers globaux........................................................143 Conservation et archivage des pices justificatives..............................................145

Guide des procdures financires du 10me FED (version 3.1)

7.

INFORMATIONS ET RAPPORTS FINANCIERS.............................................146


7.1. 7.2.
7.2.1. 7.2.2. 7.2.3.

Comptes des FED ....................................................................................................146 Rapports de lOrdonnateur dlgu et des ordonnateurs subdlgus..............148
Rapport annuel dactivits de lOrdonnateur dlgu......................................................148 Rapports dactivits des ordonnateurs subdlgus .........................................................148 Rapports EAMR des Chefs de dlgation ..........................................................................148

7.3.

Suivi des informations financires et contrle budgtaire ..................................149

8.

AUDIT.......................................................................................................................150
8.1.
8.1.1. 8.1.2.

Audits effectus par les services de la Commission europenne .........................150


Audit interne.........................................................................................................................150 Audit externe des oprations ...............................................................................................152

8.2. 8.3.

Enqutes administratives effectues par lOffice europen de lutte antifraude (OLAF)..................................................................................................154 Contrle externe effectu par la Cour des comptes europenne.........................155

9.

ANNEXES.................................................................................................................158

Guide des procdures financires du 10me FED (version 3.1)

1.

INTRODUCTION La coopration pour le financement du dveloppement des Etats dAfrique, des Carabes et du Pacifique (ACP) par lUnion europenne (UE) a pour objectif, par loctroi de moyens de financement suffisants et une assistance technique approprie, dappuyer et de favoriser les efforts des Etats ACP visant atteindre les objectifs dfinis dans laccord de partenariat ACP-UE ( Accord de Cotonou ) sur la base de lintrt mutuel et dans un esprit dindpendance1. Lappui de lUE est utilis pour financer les projets, programmes et autres formes daction contribuant la ralisation des objectifs de lAccord de Cotonou2. Les financements de lUE portent entre autres sur3 : Des projets et programmes ; Les ressources humaines et matrielles ncessaires ladministration et la supervision efficaces des projets et programmes ; Des aides budgtaires ; Des programmes sectoriels et gnraux dappui aux importations ; Des lignes de crdit, mcanismes de garantie et prises de participation. Les Etats ACP et lUE ont en particulier la responsabilit conjointe dassurer une excution adquate, rapide et efficace des projets et programmes permettant datteindre ces objectifs de dveloppement4. La coopration avec les Etats ACP ainsi que celle avec les pays et territoires doutre-mer (PTOM) est finance par lUE principalement par des dotations quinquennales de fonds, appeles Fonds europens de dveloppement (FED). Certaines de ces ressources sont gres par la Banque europenne dinvestissement (BEI) mais la plupart des ressources sont excutes par la Commission europenne, essentiellement de manire partiellement dcentralise avec les Etats ACP et les PTOM. Le prsent guide fait suite lentre en vigueur de lAccord rvis de Cotonou, de laccord interne entre les reprsentants des gouvernements des Etats membres de lUE relatif au financement des aides de lUE au titre du cadre financier pluriannuel pour la priode 2008-2013 conformment lAccord rvis de Cotonou ( Accord interne ), du Rglement relatif la mise en uvre du 10me FED dans le cadre de lAccord rvis de Cotonou ainsi que du Rglement financier applicable au 10me FED.

1 2 3 4

Voir Accord de Cotonou, article 55. Voir Accord de Cotonou, article 59. Voir Accord de Cotonou, article 61. Voir Accord de Cotonou, article 57.4.f). 5

Guide des procdures financires du 10me FED (version 3.1)

Ce guide explique les procdures financires applicables aux actions extrieures de lUE finances sur les ressources du 10me FED et dont la gestion est assure par la Direction gnrale du dveloppement et de la coopration EuropeAid (DG DEVCO) ainsi que par les dlgations et bureaux de lUE dans les Etats ACP et les PTOM. Il ne traite pas des procdures financires applicables aux actions extrieures finances par le budget gnral de lUE. La gestion financire est un outil qui, correctement utilis, contribue la mise en uvre efficace et dans les dlais impartis des actions finances. Elle joue par consquent un rle essentiel dans la gestion du cycle du projet. Ce guide constitue les instructions du Directeur gnral de la DG DEVCO. Ces dernires doivent tre appliques par lensemble des acteurs intervenant dans lexcution des ressources du 10me FED.

Le prsent guide est ax sur le type daide classique appel approche projet 5. Il aborde galement la mise en uvre de lappui budgtaire et de lappui aux programmes sectoriels. Pour plus de dtails, il convient toutefois de se rfrer aux lignes directrices spcifiques ce type doprations6. Les thmes suivants sont abords dans ce guide : la structure et lorganisation du 10me FED, la prparation et le financement des projets et programmes, la mise en uvre des projets et programmes, lexcution financire des contrats, la clture des engagements lissue de lexcution des contrats ainsi que des projets et programmes, les informations et rapports financiers et enfin laudit. Les notes de bas de page mentionnent, en gnral, les textes juridiques de rfrence. Les rfrences au site intranet de la DG DEVCO sont destines au personnel de la Commission europenne (Sige, dlgations et bureaux). Le prsent guide a t tabli en tenant compte de la rpartition des tches et responsabilits entre le Sige et les dlgations de lUE dans les pays bnficiaires. Des informations complmentaires sont disponibles dans Fonctions des dlgations sous Notre DG du site intranet de la DG DEVCO.
5

Voir chapitre 3 des lignes directrices pour la gestion du cycle du projet. Pour rappel, un projet est une srie dactivits excuter dans un dlai donn et avec un budget dtermin en vue de produire des rsultats et datteindre des objectifs clairement identifis. Voir chapitre 2.1. du prsent guide. 6

Guide des procdures financires du 10me FED (version 3.1)

Les questions relatives aux procdures financires et contractuelles doivent tre adresses7 lunit Finances, contrats et audit concerne qui se chargera dapporter une rponse, si ncessaire en collaboration avec lunit DEVCO.R3 Affaires juridiques .

Essentiellement par lintermdiaire de la bote fonctionnelle prvue cet effet. Pour lunit DEVCO.E6, il sagit de la bote suivante : DEVCO E6 SUPPORT FCA DELEGATIONS. 7

Guide des procdures financires du 10me FED (version 3.1)

2. 2.1.

STRUCTURE ET ORGANISATION DU 10EME FED Cadre juridique Dans le contexte de lexcution financire des ressources du 10me FED, il existe trois niveaux normatifs qui se compltent. Au niveau le plus gnral, se situent : lAccord de partenariat ACP-UE8 sign le 23 juin 2000 Cotonou par les Etats membres de lUnion europenne (UE) et les Etats d'Afrique, des Carabes et du Pacifique (ACP) et entr en vigueur le 1er avril 2003. LAccord de Cotonou a t modifi par : LAccord sign par ces mmes Etats Luxembourg le 25 juin 20059 ; La dcision n1/2008 du Conseil des ministres ACP-UE du 13 juin 2008 concernant la rvision des modalits de financement en cas de fluctuations court terme des recettes dexportation10 ; La dcision n3/2008 du Conseil des ministres ACP-UE du 15 dcembre 2008 adoptant les modifications lannexe IV de lAccord rvis de Cotonou relatives aux procdures de passation des marchs, doctroi des subventions et dexcution des contrats11 ; LAccord sign par ces mmes Etats Ouagadougou le 22 juin 201012.

La Dcision relative lassociation des pays et territoires doutremer (PTOM) lUnion europenne13 (dcision 2001/822/CE), adopte le 27 novembre 2001 par le Conseil de lUE et entre en vigueur le 2 dcembre 2001. Cette dcision a t modifie le 19 mars 2007 (dcision 2007/249/UE)14.

8 9 10 11

Journal officiel de lUnion europenne (JOUE) L 317 du 15.12.2000. JOUE L 209 du 11.8.2005. JOUE L 171 du 1.7.2008. JOUE L 352 du 31.12.2008. Il sagit du nouvel article 19c de l'annexe IV qui aligne les procdures contractuelles du FED sur celles des actions extrieures finances par le budget gnral de lUE. De plus, cet article permet de recourir, sous certaines conditions, aux procdures contractuelles de lEtat ACP ou de la rgion bnficiaire ou celles agres par les bailleurs de fonds. JOUE L 287 du 4.11.2010. JOUE L 314 du 30.11.2001. JOUE L 109 du 26.4.2007. 8

12 13 14

Guide des procdures financires du 10me FED (version 3.1)

A un niveau intermdiaire, les textes suivants ont t adopts : LAccord interne15 relatif au financement des aides de lUE au titre du cadre financier pluriannuel pour la priode 2008-2013 conformment lAccord rvis de Cotonou, adopt le 17 juillet 2006 par les reprsentants des gouvernements des Etats membres de lUE et entr en vigueur le 1er juillet 2008 ; Le Rglement n617/200716 relatif la mise en uvre du 10me FED dans le cadre de lAccord rvis de Cotonou, adopt le 14 mai 2007 par le Conseil de lUE, entr en vigueur le 14 juin 2007 et applicable pendant la mme priode que lAccord interne17 ; Le Rglement financier18 applicable au 10me FED, adopt le 18 fvrier 2008 par le Conseil de lUE, entr en vigueur le 20 mars 2008 et applicable pendant la mme priode que lAccord interne. Le Rglement financier a t modifi le 11 avril 201119 ; Le Rglement n2304/200220 portant application de la dcision relative lassociation des PTOM lUE, adopt le 20 dcembre 2002 par la Commission europenne et entr en vigueur le 21 dcembre 2002. Ce Rglement a t modifi le 4 dcembre 2007 (Rglement n1424/2007)21. Au dernier niveau, les services de la Commission europenne ont tabli des guides pratiques tels que : Le guide pratique des procdures contractuelles dans le cadre des actions extrieures de lUE qui traite spcifiquement de tous les aspects lis aux appels doffres, aux marchs, aux appels propositions ainsi quaux subventions22 ; Le guide pratique des procdures applicables aux devis-programmes (approche projet)23 ;

15 16 17

JOUE L 247 du 9.9.2006. JOUE L 152 du 13.6.2007. Ce Rglement porte sur les procdures de consultation des Etats membres de lUE en ce qui concerne la programmation, lallocation et la mise en uvre des ressources du 10me FED. Ces dispositions taient, pour les FED prcdents, incluses dans lAccord interne correspondant. JOUE L 78 du 19.3.2008. JOUE L 102 du 16.4.2011. JOUE L 348 du 21.12.2002. JOUE L 317 du 5.12.2007. Larticle 8 des conditions gnrales du modle de convention de financement (voir section 3.2.1. du prsent guide) prvoit le caractre contraignant de ce guide pratique. Larticle 6.3 des conditions gnrales du modle de convention de financement (voir section 3.2.1. du prsent guide) prvoit le caractre contraignant de ce guide pratique. 9

18 19 20 21 22

23

Guide des procdures financires du 10me FED (version 3.1)

Le prsent guide des procdures financires du 10me FED ; Le manuel DEVCO des procdures financires et contractuelles applicables aux actions extrieures finances par le budget gnral de lUE ; Les lignes directrices pour la gestion du cycle du projet ; Le guide de lutilisateur du contrat-cadre pour lassistance technique court terme (contrat-cadre Bnficiaires) ; Le guide de lutilisateur (termes globaux de rfrence) du contrat-cadre audit ; Les lignes directrices pour la programmation, la conception et la gestion de lappui budgtaire gnral ; Les lignes directrices pour lappui aux programmes sectoriels. Lensemble de ces guides pratiques ont pour objectif de fournir leurs lecteurs une comprhension de base et/ou une synthse des dispositions rglementaires dapplication ainsi que des instructions pratiques respecter dans le cadre de leur travail dexcution des ressources du FED. Ces textes et guides pratiques sont tous disponibles sous Finances & Contrats et par lintermdiaire des pages Aid Delivery Methods sous Nos Activits du site intranet de la DG DEVCO. Le diagramme ci-aprs montre comment sagencent les trois niveaux du cadre juridique du 10me FED.

Guide des procdures financires du 10me FED (version 3.1)

10

CADRE JURIDIQUE DU 10EME FED

ACCORD DE PARTENARIAT ACP-UE + ACCORDS ET DECISIONS MODIFIANT CET ACCORD

DECISION DU CONSEIL DE LUE RELATIVE A LASSOCIATION DES PTOM A LUE + DECISION MODIFIANT CETTE DECISION

ACCORD INTERNE relatif au financement des aides de lUE au titre du cadre financier pluriannuel pour la priode 2008-2013 conformment lAccord rvis de Cotonou et adopt le 17 juillet 2006 par les reprsentants des gouvernements des Etats membres, runis au sein du Conseil de lUE

REGLEMENT relatif la mise en uvre du 10me FED et adopt le 14 mai 2007 par le Conseil de lUE

REGLEMENT FINANCIER applicable au 10me FED et adopt le 18 fvrier 2008 par le Conseil de lUE + Rglement modifiant le Rglement financier et adopt le 11 avril 2011 par le Conseil de lUE

REGLEMENT N2304/2002 portant application de la dcision relative lassociation des PTOM lUE et adopt le 20 dcembre 2002 par la Commission europenne + Rglement modifiant ce Rglement et adopt le 4 dcembre 2007 par la Commission europenne

Guide pratique des procdures contractuelles dans le cadre des actions extrieures de lUE

Guide pratique des procdures applicables aux devis-programmes

Guide des procdures financires du 10me FED

Manuel DEVCO des procdures financires et contractuelles applicables aux actions extrieures finances par le budget gnral de lUE

Guide de lutilisateur du contrat-cadre Bnficiaires

Guide de lutilisateur du contrat-cadre audit

Lignes directrices pour la gestion du cycle du projet

Lignes directrices pour la programmation, la conception et la gestion de lappui budgtaire gnral

Lignes directrices pour lappui aux programmes sectoriels

Guide des procdures financires du 10me FED (version 3.1)

11

2.2. 2.2.1.

Ressources financires 10me FED Les FED, institus par les diffrents Accords internes, sont des enveloppes globales de fonds dcides par les Etats membres de lUE pour mettre en uvre les Conventions et Accord de partenariat ACP-UE ainsi que les Dcisions du Conseil de lUE relatives lassociation des PTOM lUE. LAccord de Cotonou a t conclu pour une priode de vingt ans avec une clause de rvision tous les cinq ans ainsi quun protocole financier ou cadre financier pluriannuel pour chaque priode concerne. La Dcision du Conseil de lUE relative lassociation des PTOM lUE (2001/822/CE) est applicable pendant dix ans. Dans le contexte de lAccord de Cotonou, la deuxime priode (2008-2013) de laide de lUE aux Etats ACP et aux PTOM est ainsi finance par le 10me FED. Son montant total a t fix EUR 22.682 millions24 dont : EUR 21.966 millions allous aux Etats ACP, conformment au cadre financier pluriannuel inclus dans lannexe I b de lAccord rvis de Cotonou ; EUR 286 millions allous aux PTOM, conformment lannexe II A bis de la Dcision rvise du Conseil de lUE relative lassociation des PTOM lUE ; EUR 430 millions affects la Commission europenne pour financer les dpenses lies la programmation et la mise en uvre des ressources du 10me FED, conformment larticle 6 de lAccord interne25. La rpartition par enveloppes ou dotations de laide financire de lUE pour la deuxime priode (2008-2013) couverte par lAccord rvis de Cotonou et la Dcision rvise du Conseil de lUE relative lassociation des PTOM lUE se rsume comme suit (en millions dEUR) :

24

Ce montant a t complt dun montant de EUR 2.000 millions accord par la BEI sous la forme de prts sur ressources propres. Voir chapitre 3.7. du prsent guide. 12

25

Guide des procdures financires du 10me FED (version 3.1)

RESSOURCES DU 10EME FED 21.966 (ACP), 286 (PTOM) et 430 (Commission europenne)

AIDES NON REMBOURSABLES GEREES PAR LA COMMISSION EUROPEENNE 20.466 (ACP) et 256 (PTOM)

FACILITE DINVESTISSEMENT GEREE PAR LA BEI 1.500 (ACP) et 30 (PTOM)

PROGRAMMES INDICATIFS NATIONAUX ET REGIONAUX

COOPERATION INTRA-ACP ET INTERREGIONALE

DIVERS

17.766 (ACP) et 250 (PTOM)

2.700 (ACP)

6 (PTOM)26

La ventilation des allocations indicatives en faveur des Etats et rgions ACP lentre en vigueur du 10me FED se prsente de la manire suivante (en EUR)27 : EUR 15.300 millions disponibles pour les programmes indicatifs nationaux dont : EUR 13.500 millions pour les enveloppes A28 ;

26 27 28

Pour des tudes ou des actions dassistance technique. Voir dcision de la Commission europenne C(2007)5223 du 23 octobre 2007. Voir chapitre 2.4. du prsent guide. 13

Guide des procdures financires du 10me FED (version 3.1)

EUR 1.800 millions pour les enveloppes B dont EUR 601 millions comme allocations initiales et EUR 1.199 millions comme rserve allouer par la suite ; EUR 1.783 millions disponibles pour les programmes indicatifs rgionaux ; EUR 683 millions comme rserve allouer par la suite aux programmes indicatifs nationaux et rgionaux suite aux revues mi-parcours et finales. La ventilation des allocations indicatives en faveur des PTOM lentre en vigueur du 10me FED se prsente de la manire suivante (en EUR)29 : EUR 195 millions disponibles pour financer les initiatives vises dans les documents uniques de programmation ; EUR 40 millions disponibles pour financer la coopration et lintgration rgionales ; EUR 15 millions comme rserve allouer afin, dune part, de financer laide durgence, laide aux rfugis ainsi que, le cas chant, le soutien supplmentaire en cas de fluctuations des recettes dexportation et, dautre part, dattribuer de nouvelles dotations au vu de lvolution des besoins et des performances des PTOM. 2.2.2. Fonds du STABEX au titre des FED antrieurs au 9me FED A la date dentre en vigueur du 10me FED, les montants allous ont t complts par les reliquats du systme visant garantir la stabilisation des recettes dexportation de produits de base agricoles (STABEX)30 au titre des FED antrieurs au 9me FED. De mme, ces montants allous sont complts par les fonds du STABEX dgags au fur et mesure aprs lentre en vigueur du 10me FED. Ces reliquats et fonds dgags du STABEX doivent ainsi tre utiliss et grs conformment aux dispositions de lAccord rvis de Cotonou ainsi qu celles de lAccord interne, du Rglement de mise en uvre et du Rglement financier applicables au 10me FED. 2.2.3. Contributions supplmentaires des Etats membres de lUE Tout Etat membre de lUE peut galement fournir la Commission europenne des contributions volontaires supplmentaires pour soutenir les objectifs fixs dans lAccord de Cotonou.

29 30

Voir dcision 2007/249/CE du Conseil de lUE, annexe II A bis. Ce systme est dcrit dans la Convention de Lom IV ainsi que dans la Convention de Lom IV rvise (voir articles 186 212) et na plus t reconduit par la suite. 14

Guide des procdures financires du 10me FED (version 3.1)

2.2.4.

Cofinancement dactions mises en uvre par la Commission europenne Aux fins de la mise en uvre de mesures conjointes, la Commission europenne peut galement recevoir et grer des contributions financires pour le compte : dEtats membres de lUE et de leurs autorits rgionales et locales, et en particulier leurs agences publiques et parapubliques ; dautres pays donateurs, et en particulier leurs agences publiques et parapubliques ; dorganisations internationales, y compris rgionales, et en particulier dinstitutions financires internationales et rgionales. Ces fonds sont considrs comme des recettes affectes et sont pris en compte en tant que telles dans les programmes daction annuels31. Lorsque la Commission europenne reoit de tels fonds, elle conclut avec les donateurs des conventions de transfert tablissant les modalits de transfert et de gestion de ces fonds. Pour plus de dtails, il convient de se rfrer au chapitre 2.10 et la section 5.5.3 du manuel DEVCO des procdures financires et contractuelles applicables aux actions extrieures finances par le budget gnral de lUE.

Ce manuel inclut galement en annexe le modle de convention de transfert utiliser obligatoirement, disponible sous Finances & Contrats du site intranet de la DG DEVCO. 2.3. Modes de gestion Le Rglement financier32 distingue les trois types de gestion suivants : La gestion dcentralise ; La gestion centralise ; La gestion conjointe avec des organisations internationales. Les modalits particulires appliquer en fonction du type de gestion sont dveloppes par la suite. Par ailleurs, ces notions ne doivent pas tre confondues avec le principe et les consquences de la dconcentration de la gestion des aides extrieures par la Commission europenne, consistant transfrer des tches et responsabilits du Sige (DG DEVCO) aux dlgations dconcentres.

31 32

Voir section 3.2.1. du prsent guide. Voir Rglement financier, articles 20 29. 15

Guide des procdures financires du 10me FED (version 3.1)

2.3.1.

Gestion dcentralise Dans la plupart des cas, la Commission europenne assure lexcution financire des ressources du FED en gestion dcentralise avec les Etats ACP dans les conditions prvues lAccord rvis de Cotonou, en application notamment du partage des responsabilits prvu larticle 57 de ce dernier (consacr aux lignes directrices de la coopration pour le financement du dveloppement) et aux articles 34, 35 et 36 de son annexe IV (relatifs aux agents chargs de la gestion et de lexcution des ressources du FED33). En gestion dcentralise, des tches dexcution financire sont dlgues par la Commission europenne aux Etats ACP.

De manire gnrale, les contrats sont conclus par les reprsentants des Etats ACP tandis que les paiements correspondants sont excuts par la Commission europenne (gestion partiellement dcentralise).

Dans les cas dfinis dans le guide pratique des procdures applicables aux devis-programmes (approche projet)34, les paiements peuvent tre excuts par les reprsentants des Etats ACP (gestion partiellement dcentralise). Lorsque la Commission europenne veut assurer lexcution financire des ressources du FED en gestion substantiellement ou totalement dcentralise35, elle doit dabord obtenir la preuve de lexistence et du bon fonctionnement, lintrieur des administrations concernes des Etats ACP auxquels elle dlgue lexcution, des lments suivants ; Des procdures de passation des marchs et doctroi de subventions transparentes, non discriminatoires et empchant tout conflit dintrts ; Un systme de contrle interne efficace et efficient portant sur la gestion des oprations et prvoyant une sparation effective des fonctions dordonnateur et de comptable ou des fonctions quivalente ; Un systme comptable permettant de sassurer de la bonne utilisation des ressources du FED et de reflter cette utilisation dans les comptes du FED ;

33 34 35

Voir chapitre 2.5. du prsent guide. Voir galement chapitre 4.4. du prsent guide. Indpendamment du degr de dcentralisation, les Etats ACP doivent assurer une publication annuelle a posteriori dinformations relatives aux bnficiaires des fonds en provenance des ressources du FED. Les conditions gnrales du modle de convention de financement (voir section 3.2.1. du prsent guide) prvoit le caractre contraignant de cette publication. Il convient de se rfrer galement au chapitre 4.11. du prsent guide.

Guide des procdures financires du 10me FED (version 3.1)

16

Un audit externe exerc par une institution nationale de contrle externe indpendant. Avant de prendre une telle dcision, la Commission europenne doit obtenir au pralable, sur la base dun examen au cas par cas, la preuve que ces procdures remplissent les exigences des principes de transparence, de non-discrimination, empchent tout conflit dintrts, offrent des garanties quivalentes aux normes internationalement reconnues et assurent et respectent les dispositions de bonne gestion financire qui supposent un contrle interne efficace et efficient. Ds que les paiements sont excuts par les reprsentants des Etats ACP, la Commission europenne doit mettre en uvre des procdures dapurement des comptes ou des mcanismes de corrections financires lui permettant dassumer sa responsabilit finale dans lexcution financire des ressources du FED. La mise en uvre par les Etats ACP des actions finances par les ressources du FED doit par ailleurs tre soumise au contrle de la Commission europenne. Ce dernier peut sexercer par une approbation a priori (contrle ex ante), par un contrle ex post ou selon une procdure mixte. De manire gnrale, la Commission europenne exerce un contrle ex ante de toutes les tapes importantes relatives aux procdures contractuelles. Dans les cas dfinis dans le guide pratique des procdures applicables aux devis-programmes (approche projet), la Commission europenne peut exercer un contrle ex post des procdures de passation des marchs ainsi quun contrle ex post des paiements. Pour des informations complmentaires, il convient de se rfrer la section 2.11.3 du manuel DEVCO des procdures financires et contractuelles applicables aux actions extrieures finances par le budget gnral de lUE.

Lorsque la Commission europenne confie des tches dexcution financire aux Etats ACP, elle conclut avec eux des conventions de financement36. 2.3.2. Gestion centralise Dans les cas prvus lAccord rvis de Cotonou, lAccord interne et au Rglement relatif la mise en uvre du 10me FED, la Commission europenne peut assurer lexcution financire des ressources du FED de manire centralise. Il sagit essentiellement :

36

Voir section 3.2.1. du prsent guide. 17

Guide des procdures financires du 10me FED (version 3.1)

Des oprations dans le contexte des appuis budgtaires37 38, des appuis lallgement de la dette39 ainsi que des soutiens en cas de fluctuations court terme des recettes dexportation40 ; Du financement des budgets du Centre pour le dveloppement de lentreprise (CDE) et du Centre technique pour le dveloppement de lagriculture (CTA)41, de lAssemble parlementaire paritaire42 ainsi que du Secrtariat du Groupe des Etats ACP ; Avec ou sans convention de financement, des contrats conclus et grs43 par la Commission europenne au nom et pour le compte dun ou de plusieurs Etats ACP44 45 ; De lexcution des paiements relatifs aux contrats conclus par les Etats ACP, sauf dans les cas dfinis dans le guide pratique des procdures applicables aux devis-programmes (approche projet) ou en cas de gestion substantiellement ou totalement dcentralise ; Des ressources rserves aux dpenses lies la programmation et la mise en uvre du FED par la Commission europenne46 ; Des oprations finances par les recettes provenant des intrts produits par les sommes dposes auprs des payeurs dlgus47 en Europe ;

37

Les appuis budgtaires sont grs conformment aux articles 60, 61 et 67 de lAccord rvis de Cotonou ainsi quaux lignes directrices pour la programmation, la conception et la gestion de lappui budgtaire gnral. En pratique, les conventions de financement relatives aux oprations dappui budgtaire peuvent tre gres de manire mixte : gestion centralise pour les dcaissements des tranches ainsi que pour les contrats daudit et dvaluation et gestion dcentralise partielle pour les ventuels contrats dassistance technique. Les appuis lallgement de la dette sont grs conformment aux articles 60 et 66 de lAccord rvis de Cotonou. Les soutiens en cas de fluctuations court terme des recettes dexportation sont grs conformment aux articles 60, 61 et 68 de lAccord rvis de Cotonou. Voir Accord rvis de Cotonou, annexe III. Voir Accord rvis de Cotonou, article 17. Y inclus lexcution des paiements correspondants. Notamment les conventions de dlgation avec des organismes nationaux publics ou des entits de droit priv investies dune mission de service public, les conventions de contribution avec les organisations internationales, les contrats daudit, les contrats dvaluation ainsi que les contrats-cadre et leurs contrats spcifiques et bons de commande. Y inclus les contrats conclus et grs par la Commission europenne au nom et pour le compte dun ou de plusieurs Etats ACP en cas de substitution temporaire de lOrdonnateur national ou rgional par lOrdonnateur dlgu (voir section 2.6.3. du prsent guide). Voir chapitre 3.7. du prsent guide. Voir section 2.5.5. du prsent guide. 18

38

39

40

41 42 43 44

45

46 47

Guide des procdures financires du 10me FED (version 3.1)

Des actions daide humanitaire et daide durgence gres par lOffice daide humanitaire (ECHO). En gestion centralise, les tches dexcution sont effectues : Soit directement dans les services de la Commission europenne au Sige ou dans les dlgations dconcentres (gestion centralise directe) ; Soit indirectement, par des agences excutives cres par dcision de lUE ou par des organismes nationaux publics ou des entits de droit priv investies dune mission de service public (gestion centralise indirecte). Ces organismes nationaux publics ou entits de droit priv investies dune mission de service public doivent tre rgis par le droit dun Etat membre de lUE, dun des Etats de lEspace Economique Europen ou dun des pays candidats ladhsion lUE ou, le cas chant, par le droit de tout autre pays. Pour lexcution des tches qui leur sont confies, la Commission europenne doit sassurer que ces organismes ou entits prsentent les garanties financires suffisantes, manant de prfrence dune autorit publique, notamment en matire de rcupration intgrale des montants dus la Commission europenne. La Commission europenne ne peut pas dlguer des tiers des pouvoirs dexcution lorsquils impliquent une large marge dapprciation de nature traduire des choix politiques. Cette disposition sapplique en particulier aux dcisions de financement48. La dlgation de tches dexcution financire doit rpondre au principe de bonne gestion financire49 et assurer le respect du principe de non-discrimination50 ainsi que la visibilit de laction de lUE. Les tches dexcution ainsi confies ne peuvent donner lieu conflit dintrts. La Commission europenne doit informer chaque anne le Conseil de lUE des cas et organismes en question en fournissant une justification correspondante du recours de tels organismes. Lorsque la Commission europenne51 excute les ressources du FED en gestion centralise indirecte, elle doit dabord obtenir la preuve de lexistence et du bon

48 49

Voir chapitre 3.2. du prsent guide. Les services de la Commission europenne doivent ainsi procder une analyse du respect des principes dconomie, defficacit et defficience (voir chapitre 2.8. du prsent guide). Le choix de ces organismes ou entits doit tre effectu de manire objective et transparente, conformment au principe de bonne gestion financire, et correspondre aux besoins dexcution identifis par les services de la Commission europenne. Ce choix ne peut pas aboutir oprer une discrimination entre les diffrents Etats membres de lUE ou pays concerns. Cette valuation ex-ante est mene par le Sige, sous la responsabilit de lunit DEVCO.R2. 19

50

51

Guide des procdures financires du 10me FED (version 3.1)

fonctionnement, lintrieur des entits ou organismes auxquels elle dlgue lexcution, des lments suivants : Des procdures de passation des marchs et doctroi de subventions transparentes, non discriminatoires et empchant tout conflit dintrts ; Un systme de contrle interne efficace et efficient portant sur la gestion des oprations et prvoyant une sparation effective des fonctions dordonnateur et de comptable ou des fonctions quivalentes ; Un systme comptable permettant de sassurer de la bonne utilisation des ressources du FED et de reflter cette utilisation dans les comptes du FED ; Un audit externe indpendant52 ; Un accs public linformation au niveau prvu par la rglementation de lUE ; Une publication annuelle a posteriori dinformations relatives aux bnficiaires des fonds en provenance des ressources du FED. La Commission europenne doit assurer la surveillance, lvaluation et le contrle de lexcution des tches confies. Elle tient compte de lquivalence des systmes de contrle lorsquelle procde ses contrles avec ses propres systmes de contrle. Les tches susceptibles dtre confies par la Commission europenne, par voie contractuelle, des entits ou organismes extrieurs de droit priv autres que les organismes et entits susmentionns sont les tches dexpertise technique et les tches administratives, prparatoires ou accessoires, qui nimpliquent ni mission de puissance publique ni exercice dun pouvoir discrtionnaire dapprciation. La Commission europenne peut galement dlguer, en gestion dcentralise avec les Etats ACP, tout ou une partie des tches restantes dexcution financire des organismes nationaux publics ou des entits de droit priv investies dune mission de service public. Lorsque la Commission europenne confie des tches dexcution ces organismes ou entits, elle conclut avec eux des conventions de dlgation tablissant les modalits de mise en uvre de la gestion et du contrle des fonds et de la protection des intrts financiers de lUE. Dans tous les cas, les conventions de dlgation avec ces organismes ou entits sont conclues et gres par la Commission europenne.

52

Laudit externe indpendant doit au minimum tre ralis par un service daudit fonctionnellement indpendant de lorganisme ou entit concern et qui accomplit sa mission conformment aux normes daudit internationalement reconnues. 20

Guide des procdures financires du 10me FED (version 3.1)

Pour plus dinformations sur la gestion centralise indirecte, notamment la liste des entits et organismes valus conformes, il convient de se rfrer aux sections 2.11.5 et 5.5.6 du manuel DEVCO des procdures financires et contractuelles applicables aux actions extrieures finances par le budget gnral de lUE.

Ce manuel inclut galement en annexe le modle de convention de dlgation utiliser obligatoirement, disponible sous Finances & Contrats du site intranet de la DG DEVCO. 2.3.3. Gestion conjointe avec des organisations internationales Lorsque la Commission europenne excute les ressources du FED en gestion conjointe, certaines tches dexcution sont dlgues des organisations internationales, dans les cas suivants : La Commission europenne et lorganisation internationale sont lies par une convention-cadre de longue dure fixant les modalits administratives et financires de leur coopration ; La Commission europenne et lorganisation internationale laborent un projet ou programme conjoint ; Lorsque les capitaux de plusieurs donateurs sont mis en commun et ne sont pas affects des postes ou catgories de dpenses spcifiques, cest--dire dans le cas dactions menes conjointement par plusieurs donateurs. Par organisation internationale, on entend : Les organisations de droit international public cres par des accords intergouvernementaux ainsi que les agences spcialises cres par celles-ci (ces organisations peuvent avoir un caractre mondial ou rgional) ; Le Comit international de la Croix Rouge (CICR) ; La Fdration internationale des Socits nationales de la Croix Rouge et du Croissant Rouge ; La Banque europenne dinvestissement (BEI) et le Fonds europen dinvestissement. Un projet ou un programme est considr comme labor conjointement lorsque la Commission europenne et lorganisation internationale, de manire conjointe, valuent la faisabilit et dfinissent les accords de mise en uvre.

Guide des procdures financires du 10me FED (version 3.1)

21

Le choix des organisations internationales et des actions financer doit tre effectu de manire objective et transparente. Les organisations internationales doivent appliquer, en matire de comptabilit, daudit, de contrle interne et de passation de marchs, des procdures qui offrent des garanties quivalentes aux normes internationalement reconnues53. Les organisations internationales auxquelles des tches dexcution sont dlgues doivent assurer une publication annuelle a posteriori dinformations relatives aux bnficiaires des fonds en provenance des ressources du FED. La Commission europenne doit sassurer de lexistence de dispositifs adquats de contrle et daudit de chaque action dans son ensemble. Par ailleurs, la mise en uvre par les organisations internationales des actions finances sur les ressources du FED doit tre soumise au contrle de la Commission europenne. Ce dernier peut sexercer par une approbation a priori (contrle ex ante), par un contrle ex post ou selon une procdure mixte. En vue de loctroi du financement, des conventions de contribution sont conclues avec les organisations internationales et contiennent des dispositions dtailles concernant lexcution des tches confies. Dans tous les cas, les conventions de contribution avec ces organisations internationales sont conclues et gres par la Commission europenne.

Pour plus dinformation, notamment la liste des organisations internationales values conformes, il convient de se rfrer aux sections 2.11.4 et 5.5.5 du manuel DEVCO des procdures financires et contractuelles applicables aux actions extrieures finances par le budget gnral de lUE.

Ce manuel inclut galement en annexe le modle de convention de contribution utiliser obligatoirement, disponible sous Finances & Contrats du site intranet de la DG DEVCO. 2.4. Cycle de programmation des projets (ACP)54 Les actions finances en faveur du groupe des Etats ACP par les aides non remboursables du 10me FED ont t programmes au dbut de la priode couverte par le cadre financier pluriannuel pour la priode 2008-2013 inclus en annexe de lAccord rvis de Cotonou.

53 54

Cette valuation ex-ante est mene par le Sige, sous la responsabilit de lunit DEVCO.R2. Pour les PTOM, les procdures sont diffrentes. Il convient de se rfrer la dcision 2001/822/CE, articles 20 et 24, et au Rglement n2304/2002, articles 3 5. En particulier, la dcision de financement de la Commission europenne ne porte pas sur un programme daction annuel mais sur un document unique de programmation (DOCUP) pour lentiret de la priode 2008-2013. 22

Guide des procdures financires du 10me FED (version 3.1)

Cette programmation nationale et rgionale55 implique pour chaque Etat ACP ou groupe dEtats ACP bnficiaires : La prparation et le dveloppement dune stratgie de coopration/soutien (document de stratgie), base sur les propres objectifs et stratgies de dveloppement moyen terme du pays ou de la rgion ; Une indication claire par lUE de lenveloppe financire programmable indicative dont le pays ou la rgion peut disposer au cours de la priode de six ans ainsi que toute autre information utile ; La prparation et ladoption dun programme indicatif pluriannuel pour mettre en uvre la stratgie de coopration/soutien ; Un processus de revues portant sur la stratgie de coopration/soutien, le programme indicatif pluriannuel et le volume des ressources qui y sont affectes. Lenveloppe financire indicative alloue chaque Etat ACP a t dtermine en fonction des besoins ainsi que de critres de performance56. Elle se dcompose en deux lments : Une enveloppe destine au soutien macro-conomique, aux politiques sectorielles, aux projets et programmes en appui aux domaines de concentration ou non de laide de lUE (enveloppe A) ; Une enveloppe destine couvrir des besoins imprvus tels que laide humanitaire et durgence court terme complmentaire lorsquune telle aide ne peut pas tre finance par le budget gnral de lUE, des contributions des initiatives dallgement de la dette adoptes internationalement ainsi quun soutien destin attnuer les effets nfastes de linstabilit des recettes dexportation (enveloppe B)57. Lenveloppe financire indicative alloue chaque groupe dEtat ACP a t fixe partir dune estimation des besoins ainsi que des progrs et des perspectives de la coopration et de lintgration rgionales. En fonction de lenveloppe financire alloue (dotation) et en conformit avec le document de stratgie, chaque Etat ACP tablit et soumet lUE un projet de programme indicatif pluriannuel national. Ce dernier indique entre autres : Les secteurs et domaines de concentration de laide de lUE ;
55

La coopration rgionale porte sur des actions qui profitent et impliquent deux ou plusieurs Etats ACP ou la totalit de ces Etats et/ou un organisme rgional dont au moins deux Etats ACP sont membres. Elle peut galement concerner les PTOM. Voir Rglement relatif la mise en uvre du 10me FED, article 3.1. Conformment lAccord Inter-Service de juin 2008, ECHO a un accs direct cette enveloppe B concurrence de 25% de lallocation initiale attribue chaque Etat ACP. 23

56 57

Guide des procdures financires du 10me FED (version 3.1)

Les mesures et les actions les plus appropries la ralisation des objectifs fixs dans ces secteurs et domaines de concentration ; Les ressources rserves aux projets et programmes sinscrivant en dehors de ces secteurs et domaines de concentration ; Lidentification des types dacteurs non tatiques ligibles un financement, des ressources qui leur sont alloues ainsi que du type dactivits de nature non lucrative soutenir. Chaque document de stratgie, assorti de son projet de programme indicatif pluriannuel, est prsent pour avis au Comit du FED58. En cas davis favorable, chaque document de stratgie, y compris son programme indicatif pluriannuel (PIN), est adopt, par procdure crite, par la Commission europenne (le Collge). Ensuite, le document de stratgie, y compris le PIN, est adopt dun commun accord par la Commission europenne au nom de lUE et lOrdonnateur national au nom de lEtat ACP concern. Ds son adoption, il est contraignant la fois pour lUE et pour cet Etat ACP. Le PIN indique notamment les oprations clairement identifies devant tre finances par lUE, un calendrier dexcution ainsi que les paramtres et les critres pour les revues. Concernant la coopration rgionale, les documents de stratgie, y compris les programmes indicatifs pluriannuels rgionaux (PIR), sont adopts dun commun accord par la Commission europenne au nom de lUE et les Etats ACP concerns sur la base de projets tablis par les organisations rgionales concernes, dment mandates ou, en labsence dun tel mandat, par les Ordonnateurs nationaux59 de la rgion concerne. Un processus de revues a t mis en place. Les documents de stratgie et les programmes indicatifs pluriannuels font ainsi lobjet dexamens oprationnels annuels, dexamens mi-parcours et en fin de parcours et, sil y a lieu, dexamens ponctuels. A lissue de lexamen mi-parcours ou en fin de parcours, lUE peut revoir lenveloppe financire indicative la hausse ou la baisse en fonction des besoins actualiss et des performances ralises par lEtat ACP concern. Les tapes suivantes consistent, dune part, prparer et proposer des projets et programmes et, dautre part, prendre la dcision de les financer afin de pouvoir les mettre en uvre. A partir des enveloppes financires alloues, les fonds ncessaires sont rservs au moyen dengagements financiers globaux qui constituent des mouvements comptables de transfert de crdits du compte dune dotation, telle que lenveloppe A du PIN dun Etat ACP concern, vers des comptes relatifs des projets et programmes spcifiques. Dans la plupart des cas, une convention de financement est tablie pour chaque projet ou programme financ et signe par lEtat ACP concern et la Commission
58 59

Voir section 3.2.1. du prsent guide. Voir section 2.5.3. du prsent guide. 24

Guide des procdures financires du 10me FED (version 3.1)

europenne. Cette convention de financement engage, dune part, cet Etat ACP mettre en uvre le projet ou programme et, dautre part, la Commission europenne financer ce dernier hauteur du plafond prvu en euros. Les fonds du 10me FED ne pourront plus tre engags au-del de la priode couverte, soit au-del du 31 dcembre 201360. Par la suite et en gnral, des marchs et/ou des subventions sont attribus par lEtat ACP concern des tiers pour la mise en uvre du projet, selon les procdures dapplication dfinies dans la convention de financement. En cas dexcution du projet en rgie et/ou de dcentralisation partielle des paiements, des devis-programmes sont tablis par lEtat ACP concern. Ces contrats et devisprogrammes sont approuvs et signs pour endossement par le Chef de dlgation61, ou lordonnateur subdlgu comptent, responsable pour le pays ou la rgion bnficiaire. Cet endossement cre ainsi une obligation de financement pour la Commission europenne. Auparavant, une partie des fonds de lengagement financier global a t rserve afin de couvrir le montant du contrat ou de la partie rgie du budget du devis-programme concern. Cette opration comptable consiste crer et adopter un engagement financier individuel en imputation de lengagement financier global correspondant. Le tableau prsent ci-aprs constitue un rsum des principales tapes du cycle de programmation des projets en indiquant les procdures financires et comptables correspondantes.

60 61

A moins que le Conseil de lUE nen dcide autrement sur proposition de la Commission europenne. Voir section 2.5.2. du prsent guide. 25

Guide des procdures financires du 10me FED (version 3.1)

ALLOCATION ET PROGRAMMATION

Rpartition des ressources du 10me FED entre les instruments de la coopration conformment lAccord interne : Enveloppe pour le financement des programmes indicatifs pluriannuels nationaux et rgionaux ; Enveloppe pour le financement de la coopration intra-ACP et interrgionale ; Enveloppe pour le financement des dpenses lies la programmation et la mise en uvre des ressources du FED. DOTATIONS Rservation des fonds rpartis entre les diffrents instruments de la coopration. Allocation des enveloppes : financires indicatives (enveloppes A et B) par Etat ACP et par groupe dEtats ACP ;

pour le financement des budgets du


CDE, du CTA, de lAssemble parlementaire paritaire et du Secrtariat du Groupe des Etats ACP. DOTATIONS Rservation des fonds aux pays et aux rgions.

PREPARATION ET FINANCEMENT DES PROJETS

Identification du projet ou programme. Elaboration de la fiche didentification du projet par le Chef de dlgation.

Examen et approbation de la fiche


didentification du projet par les services concerns de DEVCO.E, G ou H et par le QSG de la Direction concerne.

Guide des procdures financires du 10me FED (version 3.1)

26

Instruction conjointe du projet ou programme par le Chef de dlgation et lOrdonnateur national ou rgional. Elaboration dune fiche action par le Chef de dlgation, en troite collaboration avec lOrdonnateur national ou rgional. Examen et approbation de la fiche action par les services concerns de DEVCO.E, G ou H et par le QSG de la Direction concerne. Inclusion de la fiche action dans le programme daction annuel relatif lEtat ou les Etats ACP concerns. Examen et approbation du programme daction annuel par les services concerns de DEVCO.E, G ou H et par le QSG de la Direction concerne. Consultation inter-services programme daction annuel. sur le

Avis du Comit du FED sur le programme daction annuel. Dcision de financement par Commission europenne sur programme daction annuel. la le

Signature

par la Commission europenne (Directeur gographique comptent) et lEtat ou les Etats ACP concerns de la convention de financement pour le projet ou programme concern. ENGAGEMENTS FINANCIERS GLOBAUX La rservation des fonds partir dune dotation spcifique est initie dans le systme comptable informatique sur base de la fiche action et avant dcision de financement sur le programme daction annuel incluant la fiche action concerne.

Lengagement financier global est ensuite


adopt par le Directeur de DEVCO.E, G ou H aprs dcision de financement sur le programme daction annuel incluant la fiche action concerne et avant signature de la convention de financement concerne.

Guide des procdures financires du 10me FED (version 3.1)

27

MISE EN OEUVRE DES PROJETS CONCLUSION DES CONTRATS ET DES DEVIS-PROGRAMMES

Appels doffres et attribution des marchs. Appels propositions et octroi des subventions. Etablissement de devis-programmes.

Signature des contrats et des devisprogrammes. ENGAGEMENTS FINANCIERS INDIVIDUELS La rservation des fonds partir dun engagement financier global spcifique est enregistre et valide dans le systme comptable informatique sur base du montant du contrat ou de la partie rgie du budget du devis-programme et avant signature pour endossement du contrat ou du devisprogramme.

MISE EN OEUVRE DES PROJETS EXECUTION FINANCIERE DES CONTRATS ET DES DEVIS-PROGRAMMES

Demandes de paiement/factures. Etats de dcompte. Vrification/liquidation des dpenses. Ordonnancement des dpenses.

Ordonnancement des recouvrements.


PAIEMENTS ET RECOUVREMENTS Chaque paiement, dont lexcution est assure par le Comptable, chaque crance constate et chaque recouvrement sont imputs dans le systme comptable informatique sur lengagement financier individuel correspondant.

Guide des procdures financires du 10me FED (version 3.1)

28

CLOTURE DES ENGAGEMENTS

CONTRATS Constatation de lachvement des travaux, prestations ou actions. Tous les paiements ont t effectus.

Toutes les crances constates ont t recouvres ou compenses.


DEGAGEMENT ET CLOTURE DES ENGAGEMENTS FINANCIERS INDIVIDUELS Le dgagement du solde disponible de lengagement financier individuel est enregistr dans le systme comptable informatique. Ce solde sajoute ainsi celui de lengagement financier global correspondant. CONVENTIONS DE FINANCEMENT Achvement de tous les contrats et devis-programmes de mise en uvre de la convention de financement. Achvement de la priode dexcution de la convention de financement Rsiliation de financement. la convention de

Absence de signature de la convention


de financement au plus tard le 31 dcembre de lanne n+1. DEGAGEMENT ET CLOTURE DES ENGAGEMENTS FINANCIERS GLOBAUX Le dgagement du solde disponible de lengagement financier global est enregistr dans le systme comptable informatique. Ce solde sajoute ainsi celui de la dotation correspondante.

Guide des procdures financires du 10me FED (version 3.1)

29

2.5.

Acteurs financiers chargs de lexcution Lannexe IV de lAccord rvis de Cotonou, le Rglement n2304/2002 et le Rglement financier dfinissent les acteurs financiers chargs de lexcution des ressources du FED ainsi que leurs responsabilits. Ces acteurs sont :
LOrdonnateur dlgu ainsi que les ordonnateurs subdlgus dont les

Chefs de dlgation ;
Les Ordonnateurs nationaux, rgionaux et intra-ACP (ACP) ainsi que les

Ordonnateurs territoriaux (PTOM) ;


Le Comptable ; Les payeurs dlgus.

2.5.1.

Ordonnateur dlgu62 La Commission europenne, qui exerce les fonctions dordonnateur de lensemble des FED, a dsign le Directeur gnral de la DG DEVCO en tant quOrdonnateur dlgu du FED. Ce dernier a dlgu ses pouvoirs aux Directeurs (ordonnateurs subdlgus) de DEVCO.E ( Afrique subsaharienne et matires ACP horizontales ), de DEVCO.H ( Amrique latine et Carabes ) et de DEVCO.G ( Asie, Asie centrale et Pacifique ). Ces Directeurs, leur tour et avec laccord crit explicite du Directeur gnral, ont dlgu une partie de leurs pouvoirs des ordonnateurs subdlgus au sein de leurs Directions ainsi quaux Chefs de dlgation et dautres ordonnateurs subdlgus de la Commission europenne dans les dlgations dconcentres de lUE de la zone gographique ACP et PTOM. LOrdonnateur dlgu est donc responsable de la gestion des ressources du FED. Il est charg dexcuter les recettes et les dpenses correspondantes conformment au principe de bonne gestion financire et den assurer la lgalit et la rgularit. Pour excuter des dpenses, lOrdonnateur dlgu et les ordonnateurs subdlgus procdent des engagements, la liquidation des dpenses et lordonnancement des paiements, ainsi quaux actes pralables ncessaires cette excution des ressources du FED. Lexcution des recettes comporte ltablissement des prvisions de crances, la constatation des droits recouvrer et lmission des ordres de recouvrement. Elle comporte, le cas chant, la renonciation aux crances constates. En fonction de la dlgation reue, lOrdonnateur dlgu ainsi que chaque ordonnateur subdlgu ont lobligation de signer soit la Charte de lordonnateur dlgu charg de la gestion des ressources du FED , soit la Charte des ordonnateurs subdlgus chargs de la gestion des ressources du FED . Ces dernires identifient les missions qui leur sont confies, leurs droits et

62

Voir Accord rvis de Cotonou, annexe IV, article 34 et Rglement financier, articles 32 38, 53 et 54. 30

Guide des procdures financires du 10me FED (version 3.1)

devoirs ainsi que les responsabilits qui leur incombent dans lexercice de leurs fonctions. 2.5.2. Chef de dlgation (ordonnateur subdlgu)63 LUE est reprsente dans chaque Etat ACP, dans certains PTOM et dans chaque groupe rgional qui en fait la demande expresse par une dlgation place sous lautorit dun Chef de dlgation, avec lagrment de lEtat ou des Etats ACP concerns. Il dpend du Service europen pour laction extrieure (SEAE) mais reprsente aussi la Commission europenne dans tous ses domaines de comptence et dans toutes ses activits. Le Chef de dlgation est linterlocuteur privilgi des Etats ACP, PTOM et organismes ligibles un soutien financier de lUE. Il coopre et travaille en troite collaboration avec lOrdonnateur national, lOrdonnateur territorial et, le cas chant, lOrdonnateur rgional. 2.5.3. Ordonnateur national, rgional, intra-ACP ou territorial64 Les pouvoirs publics de chaque Etat ACP dsignent un Ordonnateur national charg de les reprsenter dans toutes les activits finances partir des ressources du FED. De mme, les pouvoirs publics de chaque PTOM dsignent un Ordonnateur territorial charg de les reprsenter dans toutes les activits finances partir des ressources du FED. Dans le cas des programmes et projets rgionaux, lorganisation ou organisme pertinent dsigne un Ordonnateur rgional dont les fonctions correspondent mutatis mutandis celles de lOrdonnateur national. Dans le cas des programmes et projets intra-ACP, le Comit des ambassadeurs ACP dsigne un Ordonnateur intra-ACP, dont les fonctions correspondent mutatis mutandis celles de lOrdonnateur national. Au cas o le Secrtariat ACP nest pas lOrdonnateur, le Comit des ambassadeurs est inform, conformment laccord de financement, de la mise en uvre des projets et programmes. LOrdonnateur national ou territorial peut procder chaque fois que les conditions de capacit institutionnelle et de bonne gestion financire sont remplies une dlgation de ses attributions de mise en uvre des programmes et projets concerns vers lentit responsable, lintrieur de son administration nationale ou territoriale, en informant le Chef de dlgation65.

63 64

Voir Accord rvis de Cotonou, annexe IV, article 36, et Rglement n2304/2002, article 13. Voir Accord rvis de Cotonou, annexe IV, article 35, Rglement n2304/2002, articles 14 et 15, et Rglement financier, articles 35 et 36. Il est vivement conseill de prvoir cette dlgation de pouvoirs dans les dispositions techniques et administratives de la convention de financement concerne (voir section 3.2.1. du prsent guide). 31

65

Guide des procdures financires du 10me FED (version 3.1)

Dans le contexte de la gestion dcentralise des ressources du FED, les principales tches qui sont confies lOrdonnateur national, rgional, intra-ACP ou territorial se prsentent comme suit : Il est charg de la coordination, de la programmation, du suivi rgulier et des revues annuelles, mi-parcours et finale de la mise en uvre de la coopration ainsi que de la coordination avec les donateurs ; Il est charg de la prparation, de la prsentation et de linstruction des projets et programmes, en troite collaboration avec le Chef de dlgation ; Il prpare les dossiers dappels doffres et, le cas chant, les documents dappels propositions ; Avant le lancement des appels doffres et, le cas chant, des appels propositions, il soumet pour approbation les dossiers dappels doffres et, le cas chant, les documents dappels propositions au Chef de dlgation ; Il lance, en troite collaboration avec le Chef de dlgation, les appels doffres ainsi que, le cas chant, les appels propositions, reoit les soumissions et, le cas chant, les propositions, prside leur analyse et arrte les rsultats des appels doffres et, le cas chant, des appels propositions ; Il approuve et transmet, pour accord, au Chef de dlgation, dune part, les rsultats des dpouillements des offres ainsi que, le cas chant, des propositions et, dautre part, des propositions dattribution des marchs et, le cas chant, doctroi des subventions ; Il soumet au Chef de dlgation pour approbation et signature66 pour endossement les contrats et leurs avenants ; Il soumet au Chef de dlgation pour approbation et signature pour endossement les devis-programmes et leurs avenants ; Il signe les contrats et leurs avenants approuvs par le Chef de dlgation ; Il procde la liquidation et lordonnancement des dpenses dans les limites des ressources dont il assure lexcution ; Il prend les mesures dadaptation ncessaires pour assurer, du point de vue conomique et technique, la bonne excution des projets et programmes ;

66

A lexception des contrats et des avenants dont les paiements correspondants ne seront pas excuts par la Commission europenne au nom et pour le compte dun ou plusieurs Etats ACP (voir section 4.2.1. du guide pratique des procdures applicables aux devis-programmes (approche projet)).

Guide des procdures financires du 10me FED (version 3.1)

32

Il dcide des amnagements de dtail et des modifications techniques des projets et programmes pour autant quils naffectent pas les solutions techniques retenues et quils restent dans la limite de la provision pour amnagements prvue dans le budget de la convention de financement, sous rserve den informer sans dlai le Chef de dlgation ; Il dcide de lapplication ou de la remise des pnalits de retard, sous rserve den informer sans dlai le Chef de dlgation ; Il dcide de la mainleve des cautions, sous rserve den informer sans dlai le Chef de dlgation ; Il dcide des rceptions dfinitives, pour autant que le Chef de dlgation soit prsent aux rceptions provisoires, vise les procs-verbaux correspondants, assiste aux rceptions dfinitives, notamment lorsque lampleur des rserves formules lors de la rception provisoire ncessite des travaux de reprise importants ; Il signe les dcomptes dfinitifs relatifs aux marchs de travaux et aux marchs de fournitures.

LOrdonnateur national, rgional, intra-ACP ou territorial doit assumer la responsabilit financire des tches dexcution qui lui sont confies. Lorsque lOrdonnateur dlgu a connaissance de problmes dans le droulement des procdures relatives la gestion des ressources du FED, il prend avec lOrdonnateur national, rgional, intra-ACP ou territorial tous contacts utiles en vue de remdier la situation et adopte, le cas chant, toutes mesures qui savrent ncessaires. Lorsque lOrdonnateur national, rgional, intra-ACP ou territorial nassure pas ou nest pas en mesure dassurer les tches qui lui sont confies, lOrdonnateur dlgu peut se substituer temporairement lui. 2.5.4. Comptable67 Le Comptable est nomm par la Commission europenne au sein de la DG Budget. Pour lexercice de ses tches, le Comptable a dlgu certaines de ses fonctions des agents placs sous sa responsabilit hirarchique. Le Comptable a lobligation de signer la Charte du comptable du FED . Cette dernire dfinit les missions qui lui sont confies, ses droits et devoirs et les responsabilits qui lui incombent dans l'exercice de ses fonctions. Le Comptable est charg :

67

Voir Rglement financier, articles 39 43, et 55. 33

Guide des procdures financires du 10me FED (version 3.1)

De la bonne excution des paiements, de lencaissement des recettes et du recouvrement des crances constates ; De la tenue de la comptabilit ; De la prparation et de la prsentation des tats financiers annuels ainsi que des tats annuels sur lexcution financire des diffrents FED68 ; De la dfinition des rgles et mthodes comptables ainsi que du plan comptable ; De la dfinition et de la validation du systme comptable ainsi que de la validation du systme dfini par lOrdonnateur dlgu et destins fournir ou justifier des informations comptables ; De la gestion de la trsorerie. Les fonctions du Comptable et de lOrdonnateur dlgu sont ainsi spares et incompatibles entre elles. 2.5.5. Payeurs dlgus69 Afin deffectuer les paiements en monnaie nationale des Etats ACP, un compte, libell en euro, est, dans certains cas, ouvert au nom de la Commission europenne par le Comptable dans lEtat ACP concern auprs dune institution financire nationale dsigne de commun accord entre cet Etat ACP et la Commission europenne. Chacune de ces institutions financires exerce les fonctions de payeur dlgu national. Les services rendus par ces institutions financires ne sont pas rmunrs et les fonds en dpt sur ces comptes ne portent pas dintrts. Afin deffectuer les paiements en euros, autres devises et monnaie nationale des Etats ACP, des comptes sont ouverts au nom de la Commission europenne par le Comptable auprs dinstitutions financires des Etats membres de lUE. Ces institutions exercent les fonctions de payeurs dlgus en Europe. Les fonds en dpt sur ces comptes portent intrts. La Commission europenne transfre, partir des comptes spciaux sur lesquels les contributions au FED sont crdites par les Etats membres de lUE, les montants ncessaires lapprovisionnement des comptes ouverts son nom, en fonction des besoins de trsorerie lis lexcution financire des projets et programmes approuvs. A partir de ces comptes, les institutions financires concernes effectuent les paiements sur instruction du Comptable.

68 69

Voir chapitre 7.1. du prsent guide. Voir Accord rvis de Cotonou, annexe IV, article 37, et Rglement financier, articles 44 47. 34

Guide des procdures financires du 10me FED (version 3.1)

2.6.

Circuits financiers au Sige et dans les dlgations dconcentres Les instructions incluant une description complte des circuits financiers par type de transaction financire sont annexes au manuel DEVCO des procdures financires et contractuelles applicables aux actions extrieures finances par le budget gnral de lUE et disponibles sous Finances & Contrats du site intranet de la DG DEVCO. Il en est de mme pour : Les instructions relatives la dsignation des agents responsables de linitiation, de la vrification ex ante et de lordonnancement des oprations ainsi qu la supplance des ordonnateurs subdlgus ; Les instructions relatives la procdure doctroi et de mise en place des subdlgations de signature et des supplances.

La supplance de lordonnateur subdlgu ne peut tre exerce que par un membre du personnel de la Commission europenne.

Le prsent guide naborde pas en dtail les circuits financiers respecter au Sige ainsi que dans les dlgations dconcentres. Il convient donc de se rfrer, le cas chant, aux instructions susmentionnes.

2.7.

Systme comptable informatique La comptabilit est le systme dorganisation de linformation financire permettant de saisir, classer et enregistrer des donnes chiffres70. CRIS-ABAC est le systme comptable informatique permettant le contrle et le suivi de lexcution financire des ressources de lensemble des FED71. Des manuels lintention des utilisateurs de CRIS-ABAC ont t labors pour chacune des principales fonctions de gestion telles que les engagements financiers globaux (module dcisions ), les engagements financiers individuels (module contrats ), les paiements (module factures ), les recouvrements (module ordres de recouvrement ), les garanties financires ainsi que la consultation et ldition de documents. Ces manuels sont disponibles sous CRIS du site intranet de la DG DEVCO.

70 71

Voir Rglement financier, article 127.1. A lexception de la facilit dinvestissement et des bonifications dintrts financs par les ressources des 10me et 9me FED et grs par la BEI. 35

Guide des procdures financires du 10me FED (version 3.1)

2.8.

Principe de bonne gestion financire Les ressources du FED doivent tre utilises conformment au principe de bonne gestion financire, cest--dire conformment aux principes dconomie, defficience et defficacit : Le principe dconomie prescrit que les moyens mis en uvre en vue de la ralisation des activits sont rendus disponibles en temps utile, dans les quantits et qualits appropries et au meilleur prix ; Le principe defficience vise le meilleur rapport entre les moyens mis en uvre et les rsultats obtenus ; Le principe defficacit vise latteinte des objectifs spcifiques fixs et lobtention des rsultats escompts. La traduction oprationnelle du principe de bonne gestion financire doit sappuyer sur, dune part, la fixation dobjectifs spcifiques, mesurables, ralisables, pertinents et dats et, dautre part, le contrle de la ralisation de ces objectifs par des indicateurs de performance, afin de passer dune gestion axe sur les moyens une gestion oriente sur les rsultats diffuser, dans lesquels la notion dvaluation tout au long des projets et programmes joue un rle capital. Par ailleurs, en vue damliorer la prise de dcisions, les valuations suivantes sont requises : Lutilisation des ressources du FED doit tre prcde dune apprciation ex ante de laction entreprendre ; Laction doit faire lobjet dune valuation ex post en vue de sassurer que les rsultats escompts justifient les moyens mis en uvre.

2.9.

Contrle interne Le principe de bonne gestion financire implique que les ressources du FED soient excutes selon le principe dun contrle interne efficace et efficient, appropri chaque mode de gestion. Le contrle interne est lensemble des mesures que le management et le personnel prennent afin d'assurer : Lefficacit et lefficience des oprations ; La fiabilit des informations de gestion et des informations financires ; Le respect des rgles et des procdures ; La prservation des actifs et des informations.

Guide des procdures financires du 10me FED (version 3.1)

36

En dautres termes, cest un processus large de bonnes pratiques de gestion destin atteindre les objectifs du management et permettre au Directeur gnral de la DG DEVCO (Ordonnateur dlgu) de signer la dclaration dassurance raisonnable accompagnant le rapport annuel dactivits72. LOrdonnateur dlgu doit mettre en place, conformment aux normes minimales arrtes par la Commission europenne et en tenant compte des risques associs lenvironnement de gestion et la nature des actions finances, la structure organisationnelle ainsi que les systmes et procdures de gestion et de contrle interne adapts lexcution de ses tches. Il est ainsi charg de veiller ce que les systmes de gestion appliqus chacune de ses activits principales se conforment aux standards de contrle interne adopts par la Commission europenne dans le but dassurer une gestion efficace. Ces standards de contrle interne sont structurs en six blocs diffrents : Mission et valeurs ; Ressources humaines ; Processus de planification et de gestion des risques ; Oprations et activits de contrle ; Information et reporting financier ; Evaluation et audit.

La procdure dinformation des insuffisances de contrle interne et des corrections ou mises jour des procdures qui sensuivraient fait lobjet dune instruction spare, disponible par lintermdiaire de la page Standards de Contrle Interne sous Ressources & Procdures du site intranet de la DG DEVCO (standard de contrle interne n12). Des informations complmentaires sont disponibles par lintermdiaire de la page Standards de Contrle Interne sous Ressources & Procdures du site intranet de la DG DEVCO ainsi que par lintermdiaire de la page Contrle interne et gestion des risques sous Management du site intranet BudgWeb de la DG Budget. 2.10. Contrle ex post transactionnel Le cadre de contrle interne de la DG DEVCO prvoit trois types de contrle ex post : les audits externes, les vrifications ex post autres que les audits et les contrles ex post des transactions.

72

Voir section 7.2.1. du prsent guide. 37

Guide des procdures financires du 10me FED (version 3.1)

Le contrle ex post des transactions a pour objet dvaluer si les contrles ex ante prvus dans les circuits financiers sont correctement excuts. Le contrle ex post des transactions se fonde sur un chantillon trimestriel de transactions slectionnes sur la base dune analyse de risque, en vue de dtecter et de corriger les anomalies financires et les problmes systmiques. Le contrle consiste, pour lessentiel, vrifier les lments suivants : la transaction est ligible, le bnficiaire et les garanties correspondantes sont corrects, la transaction est cohrente avec la dcision de financement, la procdure de passation des marchs ou doctroi des subventions est correcte, les donnes saisies dans le systme comptable informatique sont exactes et les procdures internes de la DG DEVCO sont respectes. Un contrleur est dsign au sein de chaque Direction de la DG DEVCO. Les fonctionnaires ou agents chargs des contrles ex post sont distincts de ceux qui excutent les tches dinitiation et ne leur sont pas subordonns. Lunit DEVCO.R2 est charge de coordonner les contrles ex post et dassurer lharmonisation des pratiques ainsi que ladoption dune approche commune pour lensemble de la DG DEVCO. 2.11. Listes de contrles des transactions financires Afin de respecter les rgles et procdures rsultant des textes lgaux, rglementaires et juridiques ainsi que des instructions, des listes de contrles relatives aux principales transactions financires ont t dveloppes. Elles sont annexes au manuel DEVCO des procdures financires et contractuelles applicables aux actions extrieures finances par le budget gnral de lUE et disponibles sous Finances & Contrats du site intranet de la DG DEVCO. Il convient ainsi dannexer chaque dossier soumis lapprobation dun ordonnateur subdlgu la liste de contrles correspondante, complte et signe par chaque agent impliqu dans ce dossier. Chaque contrle ncessite une seule rponse : oui, non ou pas dapplication. Une rponse ngative ncessite dans tous les cas un commentaire de lagent concern afin daider lordonnateur subdlgu dcider sil convient dapprouver ou non le dossier correspondant. Ces listes incluent lensemble des contrles identifis comme essentiels. Elles peuvent tre compltes par dautres contrles lorsque les sections ou services concerns estiment quils savrent ncessaires afin de mieux respecter le principe de bonne gestion financire.

Guide des procdures financires du 10me FED (version 3.1)

38

3.

PREPARATION ET FINANCEMENT DES PROJETS La prparation et le financement des projets et programmes fait suite lallocation globale des crdits et la programmation.
ALLOCATION ET PROGRAMMATION

PREPARATION ET FINANCEMENT DES PROJETS

MISE EN OEUVRE DES PROJETS CONCLUSION DES CONTRATS

Aprs ladoption des programmes indicatifs nationaux (PIN) et rgionaux (PIR), des projets et programmes sont identifis, instruits et financs afin de pouvoir atteindre les objectifs fixs. Le processus normal de prise de dcision de financement comprend successivement lidentification dun projet ou programme, la vrification de la viabilit technique, conomique et financire du projet ou programme identifi, llaboration et lapprobation dune proposition de financement/fiche action et enfin la dcision de financement de la Commission europenne. Lorsque la dcision est prise, les fonds sont dfinitivement rservs pour lexcution du projet ou programme par un mouvement comptable appel lengagement financier global. 3.1. 3.1.1. Prparation du projet Identification et instruction du projet Le processus didentification et dinstruction est dcrit en dtail dans les lignes directrices pour la gestion du cycle du projet. LOrdonnateur national ou rgional et le Chef de dlgation, en collaboration avec leurs services et ventuellement des consultants recruts pour la conduite des tudes de faisabilit, sont troitement impliqus dans ce processus. Lattention doit tre attire sur le fait que les procdures et les aspects financiers en gnral ainsi que le calcul des cots en particulier ne peuvent tre traits sparment des aspects techniques et oprationnels. Ils constituent ainsi des instruments de planification et de gestion ncessaires la bonne excution des activits du projet ou programme. 3.1.2. Fiche didentification du projet Avant dentamer la phase dinstruction du projet ou programme et ltude de faisabilit, une fiche didentification doit tre tablie par le Chef de dlgation et approuve par le Directeur gographique comptent.

Guide des procdures financires du 10me FED (version 3.1)

39

Lobjectif de cette fiche didentification est dobtenir un consensus entre les bnficiaires du projet ou programme, lOrdonnateur national ou rgional et les services de la Commission europenne (dlgation et Sige) concernant sa cohrence avec la stratgie de dveloppement adopte, les problmes rsoudre, lintervention envisage ainsi que les principales options analyser au cours de la phase dinstruction du projet ou programme concern. La fiche didentification du projet ou programme est un document qui rsume ses lments significatifs. Les modles de fiche didentification (approche projet, appui budgtaire et programme dappui une politique sectorielle) utiliser obligatoirement sont disponibles par lintermdiaire des pages Groupes dappui la Qualit sous Nos Activits du site intranet de la DG DEVCO. Aprs avoir t tablie par la section Oprations concerne, vrifie par la section Finance, contrats et audit et approuve par le Chef de dlgation, la fiche didentification doit tre soumise au Sige73, accompagne dune note formelle signe par le Chef de dlgation et, le cas chant, de documents de support. Uniquement aprs accord du Chef de lunit Coordination gographique concerne, le charg daide et de coopration responsable soumet74 la fiche didentification pour apprciation au groupe dappui la qualit (QSG) de sa Direction. Le QSG de chaque Direction est prsid par son Directeur et compos de reprsentants des diffrentes units concernes de cette Direction. Le QSG a pour tche dappuyer et dapprcier la qualit de la conception des projets et programmes aux stades de leur identification et de leur instruction. Pour ce faire, le QSG poursuit les objectifs suivants : Renforcer les capacits des gestionnaires oprationnels dans les dlgations et au Sige dfinir et instruire des projets et programmes de qualit leve ; Procder des valuations systmatiques de la qualit de la conception des projets et programmes ; Identifier les amliorations qui pourraient tre apportes afin dassurer la qualit des projets et programmes ; Diffuser les conclusions et recommandations et assurer ainsi le transfert des bonnes pratiques.

73

Pour la zone Afrique subsaharienne , en version lectronique la bote DEVCO E/ DIRECTOR E, au Chef de lunit Coordination gographique concerne ainsi quau charg daide et de coopration responsable de la Direction DEVCO.E . Pour la zone Afrique subsaharienne , en version lectronique la bote DEVCO E QSG. 40

74

Guide des procdures financires du 10me FED (version 3.1)

Des informations dtailles sur le QSG sont disponibles dans Groupes dappui la Qualit sous Nos Activits du site intranet de la DG DEVCO. Lors de lanalyse des fiches didentification, le QSG I se concentre en particulier sur les aspects relatifs la pertinence et la viabilit des projets et programmes identifis. Il vrifie que les conditions sont runies pour entamer une bonne instruction des projets et programmes. Cette analyse est appuye par une liste unique de contrles remplir par le charg daide et de coopration responsable ainsi que le reprsentant de lunit Finances, contrats et audit avant la runion du QSG et finaliser lissue de cette runion. Cette liste de contrles est disponible par lintermdiaire des pages Groupes dappui la Qualit sous Nos Activits du site intranet de la DG DEVCO. A lissue de cette valuation et au plus tard un mois aprs la soumission de la fiche didentification, les observations et recommandations mises par le Sige sont transmises au Chef de dlgation de faon les prendre en compte lors de la phase dinstruction du projet ou programme concern. La fiche didentification doit galement tre adapte en consquence et tre nouveau soumise par le Chef de dlgation au Sige75 afin dtre approuve et signe par le Directeur gographique comptent. La fiche didentification signe par ce dernier devra accompagner la fiche action correspondante76. 3.1.3. Calcul du cot total du projet Cette tape correspond la prparation du plan financier ou du budget relatif au projet ou programme identifi. Les cots futurs dun projet ou programme, tels que les salaires, les matriaux, les quipements, les fournitures et/ou les services, ne peuvent jamais tre tablis avec certitude. Calculer les cots dun projet ou programme est un mtier imprcis. Par consquent, il faut faire preuve de bon sens et utiliser lexprience des cots actuels pour estimer aussi prcisment que possible ce quun projet ou programme pourra rellement coter lissue de sa mise en uvre. Il faut ainsi tenir compte dun certain nombre dincertitudes : (1) Le cot rel des marchs bass sur les offres slectionnes des soumissionnaires Les marchs sont normalement attribus suite des appels doffres. Bien que loffre remplissant les spcifications techniques et la moins disante (marchs de fournitures et marchs de travaux) ou la plus avantageuse (marchs de services) soit en principe slectionne, le prix peut encore tre plus lev que le cot prvu initialement. Lexprience acquise dans le cadre de marchs semblables conclus rcemment dans le mme domaine
75

Pour la zone Afrique subsaharienne , en version lectronique la bote DEVCO E QSG ainsi quau charg daide et de coopration concern de la Direction DEVCO.E. Voir section 3.2.1. du prsent guide. 41

76

Guide des procdures financires du 10me FED (version 3.1)

peut tre utilise pour estimer le rsultat probable des procdures dadjudication futures. (2) Les fluctuations gnrales des prix pendant lexcution du projet ou programme (inflation) Linflation future peut tre estime partir de lanalyse des tendances passes et actuelles. La prudence doit tre de mise, puisque les circonstances changent et les tendances du pass ne se reproduisent pas ncessairement. (3) Les variations significatives des prix de produits particuliers Cet lment est diffrent de linflation. On ne peut pas partir de lhypothse que lindice gnral des prix sapplique tous les produits. Par exemple, pour des marchs de travaux, les prix de certains produits, tels que le bitume, les briques et le ciment, peuvent subir des variations diffrentes de celles de lindice gnral. Dans la mesure du possible, il faut sinformer du prix de chaque produit significatif ncessaire la ralisation du projet ou programme et estimer son volution pendant son excution. (4) (5) Les fluctuations des taux de change de leuro par rapport la monnaie nationale Les contraintes et les problmes techniques imprvus Par dfinition, ces derniers ne peuvent tre chiffrs. Nanmoins, on peut estimer le risque ou la probabilit que de tels problmes et contraintes surviennent afin dinclure en consquence une provision dans le calcul des cots. Par exemple, dans le contexte dun projet de construction dun barrage, une enqute gologique peut ne pas avoir dtect une petite poche de roche plus friable. De mme, un pont peut avoir subi des dgts suite une inondation imprvue. Dventuelles statistiques par branche dindustries peuvent tre utilises pour quantifier ces risques. (6) Les changements dans lenvironnement conomique Ces derniers peuvent tre le rsultat de changements externes dans lconomie mondiale ou dans certains secteurs conomiques, ou de facteurs internes, tels quun changement de gouvernement, des troubles sociaux ou des catastrophes naturelles. Tous ces vnements pourraient avoir une incidence sur le cot total du projet ou programme. Il faut en tre conscient et les prendre en compte dans la mesure du possible. (7) Lextension du rgime dexonration fiscale Dans certains cas, la possibilit dtendre le rgime dexonration des taxes des produits utiliser en grandes quantits, tels que le carburant et le bitume, permet daboutir une rduction substantielle du cot total du projet ou programme comme pour des projets importants de construction de routes.

Guide des procdures financires du 10me FED (version 3.1)

42

En dpit de toutes ces difficults, trois raisons incitent faire des estimations financires aussi prcises que possibles : Une surestimation du budget du projet ou programme induit une rservation excdentaire de fonds qui pourraient tre utiliss pour dautres projets et programmes et aboutit une survaluation du volume des engagements ; En cas de sous-estimation du budget du projet ou programme, les fonds pour mener bien ce dernier risquent dtre insuffisants, entranant des retards et du travail supplmentaire pour les services nationaux et ceux de la Commission europenne ; Le budget du projet ou programme est utilis comme norme pour mesurer le degr dexcution rel des activits prvues. Pour tre utile, cette norme doit donc tre raliste. Avant dentamer lestimation financire dun projet ou programme, il faut sassurer que linventaire des moyens physiques et techniques est complet et raliste. Les cots des travaux, de la main duvre, des matriaux, des quipements et des services ainsi que les dlais de ralisation de chaque activit et de lensemble du projet ou programme doivent tre ralistes. Il faut sappuyer sur lexprience de projets et programmes semblables ainsi que sur les normes techniques et avoir recours, si ncessaire, des consultants extrieurs. Dune part, la fixation dun calendrier prvisionnel dexcution technique et financire aussi dtaill et prcis que possible et, dautre part, la dtermination dun planning dtaill et raliste des diffrentes actions et tches accomplir constituent une tape essentielle pour calculer le cot total dun projet ou programme et viter des drapages par la suite. Le calendrier des activits permet de mettre en vidence lenchanement logique des actions et des tches prvues ainsi que tous les liens dinterdpendance entre elles. Il permet galement didentifier la personne responsable de la mise en uvre dune activit ou dune tche prcise. Spcifier le calendrier implique de faire une estimation raliste de la dure de chaque tche et de lintgrer dans la programmation des activits pour dterminer la priode dexcution du projet ou programme. La sous-estimation du temps ncessaire est une erreur frquente qui entrane, dans la plupart des cas, des drapages en cours dexcution du projet ou programme et une hausse de son cot total. Bien entendu, le calendrier des activits devra tre revu par la suite par les gestionnaires du projet ou programme au fur et mesure de lexcution de ce dernier. Lestimation financire doit tre base sur des prvisions budgtaires minutieuses. Elle aura videmment une influence notable sur la dcision de financement ainsi que sur la bonne excution du projet ou programme. En rsum, le calcul des cots des moyens physiques et techniques du projet ou programme peut tre bas sur des cots actuels, tout en tenant compte :

Guide des procdures financires du 10me FED (version 3.1)

43

Des prvisions dactualisation des cots jusquau lancement du ou des appels doffres ; Des prvisions de rvision des prix de la main duvre, des fournitures et des matriaux significatifs pendant la mise en uvre du projet ou programme ; Des imprvus financiers bass sur : Les cots rels de projets et programmes semblables dj achevs ainsi que les tendances historiques dinflation (attention : les circonstances changent et les tendances du pass ne se rptent pas toujours) ; Les variations des taux de change ; Des imprvus physiques bass sur : Des vnements imprvisibles mais concevables ayant un impact sur les cots. Toutefois, une bonne estimation de lensemble des cots du projet ou programme doit permettre de limiter le niveau des imprvus. La fixation dimprvus levs reflte une mauvaise prparation du projet ou programme. Lestimation des cots du projet ou programme doit inclure des imprvus. Nanmoins, leur montant ne peut en aucun cas dpasser 10% du cot total du projet ou programme hors imprvus. Cette limite de 10% peut cependant faire exceptionnellement lobjet dune drogation devant tre accorde par le Directeur gographique comptent, notamment pour les projets dinfrastructure. Lorsque le projet ou programme comprend, comme cest souvent le cas, un certain nombre dactivits lies, il devrait tre dcompos par activit et composante et chacune delles devrait tre suivie techniquement et financirement de manire spare. Les ressources ncessaires pour excuter le projet ou programme devraient ainsi tre prsentes conformment au tableau suivant :

Guide des procdures financires du 10me FED (version 3.1)

44

Estimation du cot total du projet ou programme


Activits financer Cots estims Ressources FED Cots estims Autres ressources Cots estims totaux

Evaluation et audit Imprvus Total

Les cots de laudit et de lvaluation doivent tre estims et inclus de manire distincte dans le budget du projet ou programme.

3.2.

Financement du projet Le processus de prise de dcision de financement se droule en plusieurs tapes, lissue desquelles une convention de financement est signe entre la Commission europenne et lEtat ou les Etats ACP concerns. Cet engagement juridique est trs important puisquil a des consquences financires : cest lengagement de la Commission europenne de verser largent prvu qui est juridiquement opposable.

3.2.1.

Procdure normale de financement Ds que la fiche didentification du projet ou programme77 est approuve par le Directeur gographique comptent et en tenant compte des observations et recommandations mises par le Sige, le Chef de dlgation et lOrdonnateur national ou rgional instruisent conjointement le projet ou programme. Les conclusions de linstruction sont rsumes par le Chef de dlgation, en troite collaboration avec lOrdonnateur national ou rgional, dans une fiche action78 79 et dtailles dans un projet de dispositions techniques et administratives (DTA) qui seront annexes la convention de financement entre la Commission europenne et lEtat ou les Etats ACP concerns (voir ci-aprs).

77 78 79

Voir section 3.1.2. du prsent guide. Voir Rglement relatif la mise en uvre du 10me FED, article 7.2. Intitule proposition de financement larticle 16 de lannexe IV de lAccord rvis de Cotonou,. 45

Guide des procdures financires du 10me FED (version 3.1)

La fiche action est un document succinct (maximum 4 5 pages) qui doit contenir les lments suivants : Une analyse de la situation du secteur concern ; Un descriptif des activits financer ; Les principaux acteurs ; Les rsultats attendus en fonction dindicateurs quantitatifs et qualitatifs ; Les procdures de gestion ; Un budget estimatif ; Un calendrier indicatif de mise en uvre ; Dans le cas dun appui budgtaire, les critres de dcaissement, y compris dventuelles tranches variables. Les modles de fiche action (approche projet, appui budgtaire et programme dappui une politique sectorielle) utiliser obligatoirement sont annexs au manuel DEVCO des procdures financires et contractuelles applicables aux actions extrieures finances par le budget gnral de lUE et disponibles sous Finances & Contrats du site intranet de la DG DEVCO. Aprs avoir t tablis par la section Oprations concerne en fonction de lapproche du cadre logique80, vrifis par la section Finance, contrats et audit et approuvs par le Chef de dlgation, la fiche action ainsi que le projet de DTA doivent tre soumis81 au Sige82 accompagns dune note formelle signe par le Chef de dlgation. Uniquement aprs accord du Chef de lunit Coordination gographique concerne, le charg daide et de coopration responsable soumet83 les documents pour apprciation au QSG84. Lors de lanalyse de la fiche action et du projet de DTA, le QSG II vrifie que les observations et recommandations mises lissue de la phase didentification du projet ou programme ont bien t prises en compte. Il examine tous les aspects

80 81

Voir manuel et guide gestion du cycle de projet . Si une drogation ( la rgle dorigine, la rgle de nationalit, etc.) savre ncessaire pour la bonne excution du projet ou programme, il est recommand dintroduire une telle demande au moment de la soumission de la fiche action ainsi que du projet de DTA. En cas daccord, cette drogation devra figurer explicitement dans les conditions particulires de la convention de financement (voir ci-aprs). Pour la zone Afrique subsaharienne , en version lectronique la bote DEVCO E/ DIRECTOR E, au Chef de lunit Coordination gographique concerne ainsi quau charg daide et de coopration responsable de la Direction DEVCO.E. Pour la zone Afrique subsaharienne , en version lectronique la bote DEVCO E QSG. Voir section 3.2.1. du prsent guide. 46

82

83 84

Guide des procdures financires du 10me FED (version 3.1)

oprationnels, techniques, contractuels et financiers de la mise en uvre du projet ou programme. Il analyse dans quelle mesure ce dernier rpond lensemble des critres de qualit (pertinence, impact, efficacit, efficience et viabilit). Il fait ainsi le point du niveau de qualit atteint. Cette analyse est appuye par une liste unique de contrles remplir par le charg daide et de coopration responsable ainsi que le reprsentant de lunit Finances, contrats et audit avant la runion du QSG et finaliser lissue de cette runion. Cette liste de contrles est disponible par lintermdiaire des pages Groupes dappui la Qualit sous Nos Activits du site intranet de la DG DEVCO. A lissue de cet examen, si la fiche action et le projet de DTA sont refuss par le QSG, ils doivent nouveau tre soumis pour accord de celui-ci. En cas dobservations et de recommandations mises par le QSG, celles-ci sont transmises au Chef de dlgation de faon les intgrer dans les versions finales de la fiche action et du projet de DTA. Ensuite, aprs accord formel de lOrdonnateur national ou rgional, les sections concernes de la dlgation procdent la rservation provisoire des fonds ncessaires dans le systme comptable informatique. Puis, le Chef de dlgation transmet au Sige le dossier complet85 incluant les versions finales de la fiche action et du projet de convention de financement, incluant le projet de DTA, ainsi que la fiche didentification du projet signe par le Directeur gographique comptent86. Ltape suivante est celle de lincorporation de la fiche action ainsi que des autres fiches action galement finalises et vrifies par le Sige dans un programme daction annuel87. Ce dernier est tabli sur une base annuelle partir du document de stratgie et du programme indicatif pluriannuel88 par le Chef de dlgation avec lOrdonnateur national ou rgional, avec la participation des Etats membres de lUE reprsents sur place et en coordination, sil y a lieu, avec dautres bailleurs de fonds, notamment dans le cadre dune programmation conjointe, et avec la BEI. Le programme daction annuel doit prciser le cadre gnral, valuer laide de lUE, ainsi que sa complmentarit et synergie avec les actions finances par dautres bailleurs de fonds, et prciser les enseignements tirs, y compris en ce qui concerne lappui budgtaire. Il doit mentionner les objectifs poursuivis, les domaines dintervention, le montant total du financement prvu et donner une indication des montants affects chaque action. Le modle de programme daction annuel utiliser obligatoirement est annex au manuel DEVCO des procdures financires et contractuelles applicables aux actions extrieures finances par le budget gnral de lUE et disponible sous

85

Pour les projets et programmes rgionaux et intra-ACP, il convient dinclure galement dans le dossier la demande de financement correspondante (voir section 3.2.4. du prsent guide). Voir section 3.1.2. du prsent guide. Voir Rglement relatif la mise en uvre du 10me FED, article 7. Voir chapitre 2.4. du prsent guide. 47

86 87 88

Guide des procdures financires du 10me FED (version 3.1)

Finances & Contrats du site intranet de la DG DEVCO. Il est constitu dun projet de dcision de financement auquel sont annexes les fiches action. Il est accompagn de deux communications (une pour le Comit du FED et une pour la Commission europenne (le Collge)). Le programme daction annuel est ensuite transmis par le Chef de dlgation au Sige89 et soumis pour apprciation au QSG. Pour des raisons dorganisation, il est vivement conseill au Chef de dlgation de transmettre le programme daction annuel en mme temps que la dernire fiche action concerne par ce dernier. A lissue de cet examen, les observations mises par le Sige sont transmises au Chef de dlgation de faon les prendre en compte dans la version finale du programme daction annuel. Ltape suivante est celle de la prise de dcision de financement. Elle requiert pralablement une consultation inter-services90 au sein de la Commission europenne91 ainsi que lavis du Comit du FED92 sur le programme daction annuel. Le Comit du FED93, compos des reprsentants des gouvernements des Etats membres de lUE94, doit donner son avis95 sur chaque programme daction annuel. Lavis est rendu la majorit qualifie dans un dlai qui ne peut pas dpasser 30 jours. Chaque Etat membre peut demander le retrait dun projet ou programme du programme daction annuel. Si une minorit de blocage dEtats membres soutient cette demande, le programme daction annuel ne peut tre adopt par la Commission europenne que moyennant le retrait du projet ou

89

Pour la zone Afrique subsaharienne , en version lectronique la bote DEVCO E QSG ainsi quau charg daide et de coopration concern de la Direction DEVCO.E. Il sagit essentiellement de la DG Budget et du Service Juridique. Voir Rglement intrieur de la Commission europenne, article 21. Voir Rglement relatif la mise en uvre du 10me FED, article 11. Les tches du Comit du FED sont les suivantes (voir Rglement relatif la mise en uvre du 10me FED, article 11.2.) : Programmation de laide de lUE et programmation des examens, notamment ceux portant sur les stratgies nationales, rgionales et intra-ACP ; Suivi de la mise en uvre de laide de lUE, en ce qui concerne notamment lincidence de laide sur la rduction de la pauvret, les aspects sectoriels, les questions intersectorielles, le fonctionnement de la coordination sur le terrain avec les Etats membres de lUE et les autres bailleurs de fonds ainsi que les progrs accomplis au regard des principes relatifs lefficacit de laide.

90 91 92 93

94 95

Le secrtariat du Comit du FED est assur par les services de la Commission europenne. Voir Rglement relatif la mise en uvre du 10me FED, article 7.3. 48

Guide des procdures financires du 10me FED (version 3.1)

programme concern. Ce dernier peut nanmoins tre prsent une nouvelle fois ultrieurement au Comit du FED en dehors du programme daction annuel.96 En cas davis favorable, le programme daction annuel est soumis la Commission europenne pour une dcision de financement. Le Membre de la Commission europenne charg du Dveloppement est habilit adopter les dcisions de financement concernant les programmes daction annuels pour autant que ceux-ci sinscrivent dans le cadre fix par les documents de stratgie et les programmes indicatifs pluriannuels approuvs par dcisions du Collge. Le Membre de la Commission europenne charg du Dveloppement a subdlgu au Directeur gnral de la DG DEVCO, sans possibilit de subdlgation, lexercice de son habilitation adopter les dcisions de financement concernant les programmes daction annuels dun montant infrieur ou gal EUR 10 millions. La dcision de financement constitue une instruction de mettre en uvre lensemble des projets et programmes inclus dans le programme daction annuel et engage les services de la Commission europenne. En effet, lOrdonnateur dlgu doit veiller ce que la dcision de financement soit respecte. Uniquement lorsque la dcision de financement est prise, les fonds ncessaires lexcution du projet ou programme concern et inclus dans le programme daction annuel correspondant sont dfinitivement rservs dans le systme comptable informatique par le Directeur gographique comptent (ordonnateur subdlgu)97. Cette opration comptable correspond lengagement financier global. Ensuite, la convention de financement98 est signe, pour la Commission europenne, par le Directeur de DEVCO/C (ordonnateur subdlgu) et, pour lEtat ou le groupe dEtats ACP concerns, en principe par lOrdonnateur national ou rgional. La convention de financement, engagement juridique de la Commission europenne, est lacte par lequel une obligation est cre vis--vis de lEtat ou des Etats ACP concerns de laquelle rsulte une dpense charge du FED99. Elle prcise notamment le montant en euros de la contribution du FED ainsi que les modalits et conditions de financement. Une convention de financement est compose comme suit : les conditions particulires, une premire annexe comprenant les conditions gnrales (non modifiables), une deuxime annexe constitue par les dispositions techniques et administratives (DTA) de mise en uvre du projet ou programme et,

96

Pour plus de dtails, il convient de se rfrer au rglement intrieur du Comit du FED (JOUE L 78 du 19.3.2008). Ainsi que les fonds ncessaires lexcution de chacun des autres projets et programmes (fiches action) inclus dans ce programme daction annuel. Voir Accord rvis de Cotonou, annexe IV, article 17. Voir Rglement financier, article 50.1. 49

97

98 99

Guide des procdures financires du 10me FED (version 3.1)

ventuellement, une troisime annexe contenant les dispositions en cas de gestion totalement dcentralise. Le modle de convention de financement (conditions particulires complter et conditions gnrales) utiliser obligatoirement est annex au manuel DEVCO des procdures financires et contractuelles applicables aux actions extrieures finances par le budget gnral de lUE et disponible sous Finances & Contrats du site intranet de la DG DEVCO.

Les DTA annexes la convention de financement incluent entre autres : Le calendrier prvisionnel dexcution technique et financire du projet ou programme ainsi que le planning dtaill des diffrentes tches et actions accomplir (la dure des diffrentes phases dexcution du projet ou programme doit tre mentionne) ; Le budget dtaill du projet ou programme tabli en euros et prsent par rubrique conformment au tableau prsent la fin de la section 3.1.3. du prsent guide ; Les procdures dtailles de mise en uvre du projet ou programme.

Les DTA doivent prvoir le niveau de dlgation de pouvoirs100 qui sera accord, le cas chant, par lOrdonnateur national ou rgional pour la mise en uvre du projet ou programme101.

Les modles de DTA (approche projet, appui budgtaire et programme dappui une politique sectorielle) utiliser obligatoirement sont annexs au manuel DEVCO des procdures financires et contractuelles applicables aux actions extrieures finances par le budget gnral de lUE et disponibles sous Finances & Contrats du site intranet de la DG DEVCO. Le modle de dispositions en cas de gestion totalement dcentralise utiliser obligatoirement est galement annex au manuel DEVCO des procdures financires et contractuelles applicables aux actions extrieures finances par le budget gnral de lUE et disponible sous Finances & Contrats du site intranet de la DG DEVCO. Les principales tapes de la prise de dcision de financement sont rsumes dans le tableau ci-aprs.

100 101

Voir section 2.5.3. du prsent guide. Par exemple, en cas dexcution du projet en rgie (voir chapitre 4.4. du prsent guide). 50

Guide des procdures financires du 10me FED (version 3.1)

Principales tapes de la prise de dcision de financement procdure normale


Prise en compte des observations et recommandations mises par le Sige sur la fiche didentification du projet

Chef de dlgation et section oprationnelle concerne de la dlgation

Etablissement de la fiche action et du projet de DTA annexer la convention de financement

Chef de dlgation et sections concernes de la dlgation, en troite collaboration avec lOrdonnateur national ou rgional

Examen de la fiche action annexer au programme daction annuel et du projet de DTA annexer la convention de financement

QSG de la Direction gographique comptente

Finalisation de la fiche action et du projet de convention de financement. Rservation provisoire des fonds

Chef de dlgation et sections concernes de la dlgation, en troite collaboration avec lOrdonnateur national ou rgional

Vrification des aspects financiers et contractuels de la fiche action et du projet de convention de financement

Unit Finances, contrats et audit concerne

Etablissement de la dernire fiche action, du projet de DTA ainsi que du programme daction annuel correspondant, incluant toutes les fiches action dj vrifies

Chef de dlgation et sections concernes de la dlgation

Examen de la dernire fiche action, du projet de DTA et du programme daction annuel

QSG de la Direction gographique comptente

Finalisation de la dernire fiche action, du projet de convention de financement. Rservation provisoire des fonds. Finalisation du programme daction annuel

Chef de dlgation et sections concernes de la dlgation

Vrification des aspects financiers et contractuels de la dernire fiche action et du projet de convention de financement

Unit Finances, contrats et audit concerne

Approbation du programme daction annuel et de chaque projet de convention de financement

Directeur gographique comptent

Guide des procdures financires du 10me FED (version 3.1)

51

Approbation du programme daction annuel

Consultation inter-services (CIS) au sein de la Commission europenne

Avis favorable sur le programme daction annuel

Comit du FED

Dcision de financement de la Commission europenne

Commissaire charg du Dveloppement, Directeur gnral de la DG DEVCO ou Commission europenne (Collge)

Adoption de lengagement financier global concern (ordonnancement et rservation dfinitive des fonds) et signature de la convention de financement correspondante

Directeur gographique comptent

Signature de la convention de financement

Ordonnateur national ou rgional

3.2.2.

Procdure exceptionnelle de financement A titre exceptionnel, la Commission europenne peut arrter, sur la base des documents de stratgie et des programmes indicatifs pluriannuels, des mesures non prvues dans les programmes daction annuels, selon les mmes rgles et modalits. Le Membre de la Commission europenne charg du Dveloppement est habilit adopter les dcisions de financement concernant les mesures non prvues dans les programmes daction annuels pour autant que ces mesures sinscrivent dans le cadre fix par les documents de stratgie et les programmes indicatifs pluriannuels approuvs par dcisions du Collge. Le Membre de la Commission europenne charg du Dveloppement a subdlgu au Directeur gnral de la DG DEVCO, sans possibilit de subdlgation, lexercice de son habilitation adopter les dcisions de financement concernant les mesures non prvues programmes daction annuels dun montant infrieur ou gal EUR 10 millions.

Guide des procdures financires du 10me FED (version 3.1)

52

3.2.3.

Mesures spciales Dans certains cas102, la Commission europenne (le Collge) peut adopter des mesures spciales qui ne sont pas prvues dans les documents de stratgie et les programmes indicatifs pluriannuels103. Les mesures spciales doivent prciser les objectifs poursuivis, les domaines dintervention, les bnficiaires prvus, les rsultats attendus, les procdures de gestion ainsi que le montant total du financement. Elles doivent contenir une description des actions financer, une indication des montants allous chacune des actions et un calendrier indicatif de mise en uvre. Lorsque le cot de ces mesures spciales est suprieur EUR 10 millions, la Commission europenne doit obtenir lavis favorable du Comit du FED avant de pouvoir les adopter. Par contre, lorsque leur cot est infrieur EUR 10 millions, la Commission europenne ne doit pas solliciter lavis du comit du FED mais linformer dans le mois qui suit leur adoption. Chaque Etat membre de lUE peut nanmoins et tout moment demander que soit inscrit lordre du jour du Comit du FED un change de vues sur ces actions. Cet change de vues peut donner lieu la formulation de recommandations dont la Commission europenne devra tenir compte.

3.2.4.

Projets et programmes rgionaux et intra-ACP104 Concernant le processus de prise de dcision de financement, il convient de se rfrer aux sections 3.2.1. et 3.2.2. du prsent guide Pour les projets et programmes rgionaux, des demandes de financement doivent tre prsentes par : Une organisation ou un organisme rgional dment mandat ; Une organisation ou un organisme sous-rgional dment mandat ou un Etat ACP de la rgion concerne au stade de la programmation, pourvu que laction ait t identifie dans le cadre du PIR concern. Pour les projets et programmes intra-ACP, des demandes de financement doivent tre prsentes : Directement par le Conseil des ministres ACP ou le Comit des ambassadeurs ACP ;

102

Tels que lapparition soudaine et imprvisible, dans un pays ou une rgion, de problmes humanitaires, conomiques et sociaux graves, caractre exceptionnel, rsultant de catastrophes naturelles, de crises dorigine humaine comme les guerres ou autres conflits, de situations postrieures un conflit, de menaces pour la dmocratie, lEtat de droit, les droits de lhomme ou les liberts fondamentales ou de circonstances extraordinaires ayant des effets comparables. Voir chapitre 2.4. du prsent guide. Voir Accord rvis de Cotonou, annexe IV, articles 6 et 12b. 53

103 104

Guide des procdures financires du 10me FED (version 3.1)

Indirectement par : Au moins 3 organisations ou organismes rgionaux dment mandats appartenant des rgions gographiques diffrentes, ou au moins deux Etats ACP de chacune de ces trois rgions ; Des organisations internationales, telles que lUnion africaine, excutant des actions qui contribuent aux objectifs de la coopration et de lintgration rgionales, sous rserve de l'approbation pralable par le Comit des ambassadeurs ACP ; Les rgions Carabes ou Pacifique, compte tenu de leur situation gographique particulire, sous rserve de lapprobation pralable par le Conseil des ministres ACP ou le Comit des ambassadeurs ACP. Tout projet ou programme rgional ou intra-ACP donne lieu ltablissement entre la Commission europenne et une des entits vises ci-dessus : Soit, normalement, dune convention de financement, auquel cas lentit concerne dsigne un Ordonnateur rgional, ou le Comit des ambassadeurs ACP dsigne un Ordonnateur intra-ACP, dont les tches correspondent mutatis mutandis celles de lOrdonnateur national ; Soit dun contrat de subvention ou dune convention de contribution105, en fonction de la nature de laction et lorsque lentit concerne, autre quun Etat ACP, est charge de la ralisation du projet ou programme. Toutefois, les projets et programmes dont les demandes de financement ont t prsentes par des organisations internationales donnent lieu exclusivement ltablissement dune convention de contribution. 3.2.5. Engagement financier global Le Rglement financier mentionne les dispositions et principes suivants106 : Lengagement financier de la Commission europenne consiste dans lopration de rservation des fonds ncessaires lexcution de paiements ultrieurs en excution dun engagement juridique. Lengagement juridique de la Commission europenne est lacte par lequel lordonnateur comptent cre ou tablit une obligation vis--vis des tiers de laquelle rsulte une dpense charge du FED.

105 106

Voir chapitre 4.3. du prsent guide. Voir Rglement financier, articles 67 72 et 78.1. 54

Guide des procdures financires du 10me FED (version 3.1)

Lengagement financier est global lorsquau moins lun des lments ncessaires lidentification de lengagement individuel (le bnficiaire et le montant de la dpense) reste indtermin. Lengagement financier global est gnralement mis en uvre par ltablissement et la conclusion dune convention de financement107 elle-mme prvoyant la conclusion ultrieure de plusieurs engagements juridiques (contrats108 et devis-programmes). Ladoption de chaque engagement financier global par le Directeur gographique comptent (ordonnateur subdlgu) doit tre prcde dune dcision de financement adopte par la Commission europenne (le Collge, le Membre charg du Dveloppement ou le Directeur gnral de la DG DEVCO). Lengagement financier global et lengagement juridique correspondant (convention de financement) sont adopts par le mme ordonnateur, cest--dire le Directeur gographique comptent (ordonnateur subdlgu)109. Avant de signer une convention de financement, le Directeur gographique comptent (ordonnateur subdlgu) doit pralablement adopter un engagement financier global. Lors de ladoption dun engagement financier global, le Directeur gographique comptent (ordonnateur subdlgu) doit sassurer : De lexactitude de limputation comptable ; De la disponibilit des fonds ; De la conformit de la dpense au regard des dispositions applicables, notamment de lAccord rvis de Cotonou, de lAccord interne, du Rglement financier, ainsi que de tous actes pris en excution de ces dispositions ; Du respect du principe de bonne gestion financire. Lors de la signature dune convention de financement, le Directeur gographique comptent (ordonnateur subdlgu) doit sassurer :
107

Dans certains cas, lengagement financier global ne fait pas lobjet dun engagement juridique correspondant (voir section 3.2.7. du prsent guide). Contrat au sens large : contrat (march public), contrat de subvention, convention de contribution, convention de dlgation, contrat spcifique (contrat-cadre Bnficiaires, contrat-cadre Commission ou contrat-cadre audit). Pour des raisons dordre politique ou pour augmenter la visibilit du projet, le Membre de la Commission europenne charg du Dveloppement a la possibilit de co-signer la convention de financement lors dun acte protocolaire, sans que cela prjuge la rgle dunicit du signataire. Cette possibilit est dcider, au cas par cas, en accord avec le cabinet du Membre de la Commission europenne charg du Dveloppement. 55

108

109

Guide des procdures financires du 10me FED (version 3.1)

De sa couverture par un engagement financier global ; De la rgularit et de la conformit de la dpense au regard des dispositions applicables, notamment de lAccord rvis de Cotonou, de lAccord interne, du Rglement financier, ainsi que de tous actes pris en excution de ces dispositions ; Du respect du principe de bonne gestion financire. Dans le cas o une convention de financement nest pas conclue (cest-dire, signe par les deux parties) au plus tard le 31 dcembre de lanne n+1 (lanne n tant celle au cours de laquelle lengagement financier global correspondant a t adopt), les fonds rservs concerns doivent tre compltement dgags110. La typologie des engagements financiers globaux encoder dans le systme comptable informatique est dcrite dans les instructions relatives aux circuits financiers ainsi que dans le manuel CRIS concern. 3.2.6. Etablissement dune convention de financement et application de la rgle date + 3 annes La rgle date + 3 annes 111 se prsente comme suit : Les contrats conclus par la Commission europenne au nom et pour le compte de lEtat ou des Etats ACP concerns et qui mettent en uvre les conventions de financement doivent tre signs par les deux parties au plus tard 3 ans compter de lentre en vigueur (cest--dire, la date de signature par la dernire partie) de la convention de financement correspondante. Les contrats relatifs laudit et lvaluation peuvent cependant tre conclus ultrieurement. Les avenants aux contrats existants peuvent galement tre conclus ultrieurement. La rgle date + 3 annes ne sapplique pas aux contrats conclus lintrieur des contrats de subvention et conventions de contribution112. Ces contrats et avenants doivent nanmoins respecter la priode de mise en uvre oprationnelle113 de la convention de financement correspondante.

110 111 112 113

Voir chapitres 6.1. et 6.3. du prsent guide. Voir Rglement financier, articles 74.2 et 79. Voir chapitre 4.3. du prsent guide. Voir section 3.2.8. du prsent guide. 56

Guide des procdures financires du 10me FED (version 3.1)

La rgle date + 3 annes est obligatoire pour les contrats conclus par les services de la Commission europenne (gestion centralise directe) ainsi que pour ceux conclus par des organismes nationaux publics ou des entits de droit prive investies dune mission de service public114 (gestion centralise indirecte) en cas de conventions de dlgation conclues entre la Commission europenne et ces organismes ou entits. Ds lors et comme la rgle n + 1 115 sapplique la signature de ces conventions de dlgation, il est vivement conseill de signer ces dernires immdiatement aprs la signature des conventions de financement correspondantes par lOrdonnateur national ou rgional. La Commission europenne doit sefforcer ce que les contrats et les devis-programmes qui mettent en uvre les conventions de financement soient conclus par lEtat ou les Etats ACP concerns, ou par elle-mme lorsquelle agit en lieu et place de lEtat ou des Etats ACP concerns en cas de substitution temporaire116 de lOrdonnateur national ou rgional par lOrdonnateur dlgu, dans un dlai maximum de 3 ans compter de lentre en vigueur de la convention de financement correspondante. Les contrats relatifs laudit et lvaluation peuvent cependant tre conclus ultrieurement. Les avenants aux contrats existants peuvent galement tre conclus ultrieurement. La rgle date + 3 annes ne sapplique pas aux contrats conclus lintrieur des contrats de subvention et conventions de contribution ainsi quaux contrats conclus dans le cadre de la partie rgie du budget des devis-programmes117. Ces contrats et avenants doivent nanmoins respecter la priode de mise en uvre oprationnelle de la convention de financement correspondante. Dans un souci de bonne gestion financire et dharmonisation des procdures et modes de faire de lensemble des programmes gographiques sous la responsabilit de la DG DEVCO, il a t dcid dappliquer la rgle date + 3 annes toutes les conventions de financement finances par les ressources du FED. Nanmoins, au cas o cette rgle ne pourrait tre respecte cause de la nature mme du projet ou programme financer, le Chef de dlgation peut transmettre au Sige118 une demande de drogation dment justifie. Il est indispensable que cette demande de drogation soit tablie et

114 115 116 117 118

Voir section 2.3.2. du prsent guide. Voir section 3.2.7. du prsent guide. Voir Rglement financier, article 36. Voir chapitre 4.4. du prsent guide. Pour la zone Afrique subsaharienne , en version lectronique la bote DEVCO E DEROGATIONS. 57

Guide des procdures financires du 10me FED (version 3.1)

transmise aussi tt que possible lors de lidentification et de la prparation du projet ou programme. A lissue de son analyse, lunit Finances, contrats et audit concerne devra prparer une note dapprobation ou de refus la signature du Directeur gographique comptent. Cette note devra tre vise par lunit Coordination gographique concerne. Il appartiendra au Directeur, en accord avec le Directeur gnral de la DG DEVCO, daccepter ou de refuser les demandes de drogation en fonction de la pertinence des justifications fournies devant prouver que lapplication de la rgle est impossible. En cas daccord, la fiche action correspondante transmise par la suite par le Chef de dlgation aux services concerns de la Direction gographique comptente devra imprativement tre accompagne de la drogation approuve par le Directeur. Le cas chant, la drogation la rgle date + 3 annes doit tre spcifie dans les conditions particulires de la convention de financement correspondante119. Afin dassurer le respect de la rgle date + 3 annes , il est indispensable dindiquer clairement la date de signature de la convention de financement par lOrdonnateur national ou rgional. La date limite de signature des contrats et des devis-programmes de mise en uvre des conventions de financement ne peut, en principe120, pas tre reporte. A lexpiration de cette priode de 3 ans : Les soldes non excuts des engagements financiers globaux correspondants, lexception de ceux prvus pour les audits et valuations ainsi que ceux des imprvus, doivent tre dgags121 122 ; Aucun nouveau contrat, lexception de ceux prvus pour les audits et valuations, ne peut tre conclu123. Des modifications aux contrats en cours dexcution, y compris des augmentations124 de leur budget, restent nanmoins toujours possibles.

119 120 121 122

Voir modle de convention de financement, conditions particulires, article 12.2.4. Des exceptions peuvent nanmoins tre accordes (voir section 3.3.5. du prsent guide). Voir chapitre 6.1. du prsent guide. Conformment larticle 9.3 des conditions gnrales du modle de convention de financement, il ne faut pas obtenir la demande ou laccord de lOrdonnateur national ou rgional. Cette obligation ne sapplique pas en cas daugmentation de la contribution du FED portant sur le financement dactivits nouvelles autres que celles mentionnes initialement dans la convention de financement correspondante (voir section 3.3.1. du prsent guide). A financer par le solde des imprvus et/ou par une augmentation de la contribution du FED de la convention de financement correspondante. 58

123

124

Guide des procdures financires du 10me FED (version 3.1)

Lorsque, lexpiration de cette priode de 3 ans, aucun paiement na t effectu ou aucun contrat ou devis-programme na t sign, la convention de financement est rsilie. 3.2.7. Absence de convention de financement et application de la rgle n + 1 La rgle n + 1 125 se prsente comme suit : En labsence de convention de financement, les engagements financiers globaux doivent couvrir le cot total des contrats y affrents conclus (cest--dire, signs par les deux parties) par la Commission europenne au nom et pour le compte de lEtat ou des Etats ACP concerns jusquau 31 dcembre de lexercice n + 1, lexercice n tant celui au cours duquel lengagement financier global correspondant a t adopt126. Le cas chant, les contrats relatifs laudit et lvaluation peuvent cependant tre conclus ultrieurement. Les avenants aux contrats existants peuvent galement tre conclus ultrieurement. Les cas o une convention de financement nest pas tablie sont par exemple : Lorsque, en fonction de la nature de laction finance, la Commission europenne conclut et gre directement un contrat de subvention en faveur dune organisation rgionale dment mandate qui est galement Ordonnateur rgional127 ; En gestion conjointe, lorsque la Commission europenne conclut et gre directement une convention de contribution128 en faveur dune organisation internationale129 ; Lorsque la Commission europenne lance elle-mme des appels propositions en vue de conclure et grer des contrats de subvention avec les acteurs non tatiques ligibles identifis dans les programmes indicatifs pluriannuels 130 ; Lorsque, en fonction de la nature de laction finance, la Commission europenne conclut une convention de dlgation131 en faveur dun
125 126

Voir Rglement financier, article 74.2. Cependant, lorsque la dcision de financement de la Commission europenne porte uniquement sur une dpense charge du FED dont le bnficiaire et le montant sont dtermins, le contrat concern doit tre conclu par la Commission europenne au nom et pour le compte de lEtat ou des Etats ACP concerns au plus tard le 31 dcembre de lexercice n, lexercice n tant celui au cours duquel lengagement financier correspondant a t adopt. Voir section 3.2.4. du prsent guide. Voir chapitre 4.3. du prsent guide. Voir section 2.3.3. du prsent guide. Voir Accord rvis de Cotonou, annexe IV, article 15.4. Exceptionnellement, la rgle n + 1 sapplique galement dans les cas o une convention de financement est tablie (voir section 3.2.6. du prsent guide). 59

127 128 129 130 131

Guide des procdures financires du 10me FED (version 3.1)

organisme national public ou une entit de droit priv investie dune mission de service public132, responsable directement de lexcution financire de cette action conformment aux tches dlgues par la Commission europenne. La convention de dlgation entre la Commission europenne et lorganisme ou lentit dlgataire doit tre conclue au plus tard le 31 dcembre de lexercice n + 1, lexercice n tant celui au cours duquel lengagement financier correspondant a t adopt.

En labsence de convention de financement, les contrats destins mettre en uvre laction doivent tre conclus par lorganisme ou lentit dlgataire au plus tard le 31 dcembre de lexercice n + 1, lexercice n tant celui au cours duquel la convention de dlgation a t signe par les 2 parties.

3.2.8.

Priode dexcution et date limite dexcution des conventions de financement Les conventions de financement comportent une date limite dexcution des projets et programmes correspondants. Cette date limite est exprime en nombre de mois aprs la date dentre en vigueur de la convention de financement correspondante, cest--dire compter de la date de sa signature par les 2 parties, et doit tre fixe en conformit avec les exigences de la bonne gestion financire. La priode dexcution dune convention de financement commence donc lentre en vigueur de cette dernire et comprend les 2 phases distinctes suivantes : La phase de mise en uvre oprationnelle des activits principales. Cette phase commence lentre en vigueur de la convention de financement et sachve au commencement de la phase de clture ; La phase de clture au cours de laquelle sont effectus lvaluation et laudit finals, ainsi que la clture technique et financire des contrats et, le cas chant, du dernier devis-programme de mise en uvre de la convention de financement. Cette phase sachve au plus tard 24 mois aprs la fin de la phase de mise en uvre oprationnelle (ou 30 mois en cas de projet ou programme dont la clture sera complexe).

132

Voir section 2.3.2. du prsent guide. 60

Guide des procdures financires du 10me FED (version 3.1)

La dure de la phase de mise en uvre oprationnelle doit tre fixe conformment au principe de bonne gestion financire et en fonction du calendrier prvisionnel dexcution technique du projet ou programme inclus dans la fiche action133 correspondante. Elle doit inclure les dlais prvisibles dexcution de tous les contrats134 et devis-programmes135 de mise en uvre de la convention de financement.

Les dpenses lies aux activits principales ne sont ligibles au financement du FED que si elles sont encourues durant la phase de mise en uvre oprationnelle. Les dpenses lies lvaluation et laudit finals ainsi quaux activits de clture136 sont ligibles jusqu la fin de la phase de clture. Pour les marchs de travaux et les marchs de fournitures, la priode de garantie lexpiration de laquelle le certificat de rception dfinitive est dlivr ne doit pas imprativement tre incluse dans la phase de mise en uvre oprationnelle de la convention de financement137. Tout solde restant disponible au titre de la contribution du FED doit tre dgag au plus tard six mois aprs la fin de la priode dexcution. 3.3. Modifications de la convention de financement Les modifications aux conventions de financement ne peuvent tre apportes que dans des circonstances exceptionnelles et uniquement dans le strict respect du principe de bonne gestion financire. Les modifications aux conventions de financement doivent ainsi tre limites aux situations suivantes :

133 134 135

Voir section 3.2.1. du prsent guide. A lexception des contrats relatifs lvaluation et laudit finals et aux activits de clture. Dans certains cas, la priode de clture du dernier devis-programme faisant partie de la priode dexcution de celui-ci (voir point 3.3.4. du guide pratique des procdures applicables aux devisprogrammes (approche projet)) pourrait tre incluse dans la phase de clture de la convention de financement correspondante. Telles que les paiements de solde suite la rception dfinitive des fournitures ou des travaux (voir section 5.1.4. du prsent guide). Nanmoins, le paiement du solde doit tre effectu avant la fin de la phase de clture de la convention de financement. 61

136

137

Guide des procdures financires du 10me FED (version 3.1)

Lorsque des circonstances exceptionnelles et/ou imprvues empchent la mise en uvre du projet ou programme correspondant selon le calendrier prvisionnel ; Labsence de modification aboutira une perte significative defficacit et/ou dimpact du projet ou programme correspondant. Les principales modifications des conventions de financement dtailles par la suite se prsentent comme suit : Augmentation de la contribution du FED ; Rduction de la contribution du FED ; Rallocation du budget la suite dun amnagement interne ; Prolongation de la priode dexcution ; Prolongation de la priode de signature des contrats et des devisprogrammes ( titre exceptionnel). Les modalits de mise en uvre des modifications des conventions de financement peuvent se rsumer de la manire suivante :

Guide des procdures financires du 10me FED (version 3.1)

62

Information du Chef de dlgation par lOrdonnateur national ou rgional

Demande motive de lOrdonnateur national ou rgional138

Nouvelle dcision de la Commission europenne modifiant la dcision initiale de financement

Avenant la convention de financement ou rponse positive la demande

Augmentation de la contribution du FED : ncessitant une augmentation du montant total du programme daction annuel correspondant et condition que les augmentations cumules ne dpassent pas 20% de ce montant et EUR 10 millions ncessitant une augmentation du montant total du programme daction annuel correspondant mais les augmentations cumules dpassent 20% de ce montant ou EUR 10 millions sans impact sur le montant total du programme daction annuel correspondant et condition que la somme cumule des variations positives des ramnagements internes au programme daction annuel ne dpasse pas 20% de ce montant et EUR 10 millions sans impact sur le montant total du programme daction annuel correspondant mais la somme cumule des variations positives des ramnagements internes au programme daction annuel dpasse 20% de ce montant ou EUR 10 millions Rduction de la contribution du FED (hors application de la rgle date + 3 annes ) : impliquant une diminution du montant total du programme daction annuel correspondant et condition que les rductions cumules ne dpassent pas 20% de ce montant et EUR 10 millions impliquant une diminution du montant total du programme daction annuel correspondant mais les rductions cumules dpassent 20% de ce montant ou EUR 10 millions sans impact sur le montant total du programme daction annuel correspondant et condition que la somme cumule des variations ngatives des ramnagements internes au programme daction annuel ne dpasse pas 20% de ce montant et EUR 10 millions

138

Pas dapplication lorsque la mise en uvre du projet ou programme est ralise par la Commission europenne. 63

Guide des procdures financires du 10me FED (version 3.1)

Information du Chef de dlgation par lOrdonnateur national ou rgional139

Demande motive de lOrdonnateur national ou rgional138

Nouvelle dcision de la Commission europenne modifiant la dcision initiale de financement

Avenant la convention de financement ou rponse positive la demande

Rduction de la contribution du FED (hors application de la rgle date + 3 annes ) : sans impact sur le montant total du programme daction annuel correspondant mais la somme cumule des variations ngatives des ramnagements internes au programme daction annuel dpasse 20% de ce montant ou EUR 10 millions Amnagements de dtail nentranant pas de modification substantielle de la dcision de financement correspondante et adaptations techniques naffectant pas les solutions techniques retenues et pouvant aboutir une rallocation du budget dans la limite du montant des imprvus Autres modifications non-substantielles de la dcision de financement correspondante: prolongation de la priode dexcution, prolongation de la priode de signature des contrats et des devis-programmes, rallocation du budget au-del du montant des imprvus, modification des procdures de mise en uvre, etc. Autres modifications substantielles de la dcision de financement correspondante : modification des objectifs poursuivis, modification du ou des secteurs ou domaines dintervention et/ou modification du mode de gestion140

Le cas chant, la demande motive de modification doit tre transmise par lOrdonnateur national ou rgional au Chef de dlgation au moins 3 mois avant la date laquelle la modification devrait prendre effet et tre accepte par la Commission europenne avant cette date. Lorsquune nouvelle dcision de la Commission europenne est ncessaire, ce dlai doit tre tendu au moins 6 mois.

139

Pas dapplication lorsque la mise en uvre du projet ou programme est ralise par la Commission europenne. Sauf lorsque ce changement implique une rduction du degr de dlgation des tches dexcution financire. 64

140

Guide des procdures financires du 10me FED (version 3.1)

Cette demande, qui doit inclure toutes les justifications ncessaires, est analyse par le Chef de dlgation et les sections concernes de la dlgation141 puis au Sige par les services concerns de la Direction gographique comptente. Aprs quoi, le dossier complet, incluant le projet davenant142 la convention de financement, doit tre approuv143 par le Directeur gographique comptent. Ensuite et, uniquement en cas de modification substantielle de la dcision initiale de financement relative au programme daction annuel correspondant, aprs une nouvelle dcision144 de la Commission europenne, la transaction financire correspondante est dfinitivement valide dans le systme comptable informatique par le Directeur gographique comptent (ordonnateur subdlgu). Enfin, ce dernier signe le projet de rponse positive la demande de lOrdonnateur national ou rgional. En cas de modification du budget de la convention de financement, la rponse positive la demande de lOrdonnateur national ou rgional doit inclure une mise jour de ce budget, mentionnant les montants initiaux, les changements apports ainsi que les montants finalement modifis.

Les modifications substantielles la dcision initiale de financement relative un programme daction annuel se prsentent comme suit : Modification des objectifs poursuivis ; Modification du ou des secteurs ou domaines dintervention ; Augmentation du montant total du programme daction annuel, lorsque les augmentations cumules excdent 20% de ce montant ou reprsentent plus de EUR 10 millions ; Rduction du montant total du programme daction annuel, lorsque les rductions cumules excdent 20% de ce montant ou reprsentent plus de EUR 10 millions ; Dans les limites du montant total du programme daction annuel, les rallocations cumules (somme des variations positives) entre actions excdant 20% de ce montant ou reprsentant plus de EUR 10 millions ;

141

La transaction financire correspondante est initie et enregistre provisoirement dans le systme comptable informatique par les sections concernes de la dlgation. La demande de lOrdonnateur national ou rgional ainsi que la rponse positive signe par le Directeur gographique comptent (ordonnateur subdlgu) constitue avenant la convention de financement. Il sagit donc dassurer ladquation entre la demande et la rponse. Lorsque lavis du Comit du FED est ncessaire, le dossier complet, incluant le projet davenant, doit tre soumis pour apprciation au QSG. Indpendante de la dcision de financement sur le programme daction annuel prsent au cours de la mme anne pour le pays concern ou la rgion concerne et impliquant pralablement une consultation inter-services au sein de la Commission europenne et lavis du Comit du FED. 65

142

143

144

Guide des procdures financires du 10me FED (version 3.1)

Changement du mode de gestion145, sauf lorsque ce changement implique une rduction du degr de dlgation des tches dexcution financire (par exemple, dune gestion substantiellement dcentralise une gestion partiellement dcentralise) ou une recentralisation dune action dlgue.

3.3.1.

Augmentation de la contribution du FED146 Ds quapparat un risque de dpassement global du financement disponible au titre de la convention de financement, lOrdonnateur national ou rgional doit en informer la Commission europenne et lui demander son accord pralable sur les mesures de correction quil compte prendre pour couvrir ce dpassement. LOrdonnateur national ou rgional peut ainsi : Soit rduire lampleur du projet ou programme (en diminuant les travaux effectuer ou en liminant certaines activits) ; Soit faire appel des ressources propres ou dautres ressources. Dans le contexte de ltablissement et de lapplication des procdures adquates de suivi de tous les projets et programmes dont il est responsable, le Chef de dlgation doit par consquent sassurer que : Des mesures visant contenir ou compenser le dpassement sont immdiatement considres et proposes la Commission europenne ; Les raisons du dpassement sont clairement identifies, en particulier si elles sont ou non en dehors du contrle du gouvernement concern. Sil nest pas possible de rduire lampleur du projet ou programme ou de couvrir le dpassement par des ressources propres ou dautres ressources, la Commission europenne peut, sur demande motive de lOrdonnateur national ou rgional, prendre une dcision de financement supplmentaire sur les ressources du FED. La contribution complmentaire du FED est finance : Soit par une augmentation du montant total du programme daction annuel correspondant partir des ressources alloues au programme indicatif pluriannuel concern ; Soit, dans les limites du montant total du programme daction annuel correspondant, par une rallocation des montants affects aux actions prvues.

145 146

Voir chapitre 2.3. du prsent guide. Voir Accord rvis de Cotonou, annexe IV, article 18. 66

Guide des procdures financires du 10me FED (version 3.1)

La Commission europenne est autorise approuver, sans solliciter lavis du Comit du FED mais en informant ce dernier dans un dlai dun mois, les augmentations ncessaires la couverture des dpassements des contributions du FED aux projets et programmes couverts par le programme daction annuel correspondant aux conditions suivantes147 : Lorsque les augmentations cumules ne dpassent pas 20% du montant total du programme daction annuel et ne reprsentent pas plus de EUR 10 millions ; Lorsque le dpassement ne conduit pas une modification des objectifs du projet ou programme concern arrts dans la dcision initiale de financement. Les augmentations cumules nexcdant pas 20% du montant total du programme daction annuel et ne reprsentant pas plus de EUR 10 millions ne sont pas considres comme des modifications substantielles la dcision initiale de financement, dans la mesure o elles nont aucune incidence sur les objectifs de la dcision en cause. De mme, dans les limites du montant total du programme daction annuel, les rallocations cumules entre actions nexcdant pas 20% de ce montant et ne reprsentant pas plus de EUR 10 millions ne sont pas considres comme des modifications substantielles la dcision initiale de financement, dans la mesure o elles nont aucune incidence sur les objectifs de la dcision en cause. Par consquent, le Directeur gographique comptent (ordonnateur subdlgu) est autoris les adopter. Les augmentations cumules excdant 20% du montant total du programme daction annuel ou suprieures EUR 10 millions ainsi que, dans les limites du montant total du programme daction annuel, les rallocations cumules entre actions excdant 20% de ce montant ou suprieures EUR 10 millions requirent lavis du Comit du FED et doivent tre adoptes par la Commission europenne. Le Membre de la Commission europenne charg du Dveloppement est habilit approuver toutes les dcisions relatives ces augmentations. Dans le cas des mesures spciales, la Commission europenne (le Collge) est autorise approuver, sans solliciter lavis du Comit du FED mais en informant ce dernier dans un dlai dun mois, les augmentations cumules infrieures 20% du budget initial, infrieures ou gales EUR 10 millions et naffectant pas les objectifs arrts dans la dcision initiale de financement. Les principales tapes de la prise de dcision de financement complmentaire sont rsumes dans le tableau ci-aprs.

147

Voir Rglement de mise en uvre du 10me FED, article 7.4. 67

Guide des procdures financires du 10me FED (version 3.1)

Principales tapes de la prise de dcision de financement complmentaire

Demande motive de financement complmentaire

Ordonnateur national ou rgional

Examen de la demande officielle, tablissement dun dossier de demande de financement complmentaire, tablissement dun projet de rponse la demande officielle et rservation provisoire des fonds complmentaires

Chef de dlgation et sections concernes de la dlgation

Examen du dossier et du projet davenant la convention de financement

QSG147 ou unit Coordination gographique concerne et unit Finances, contrats et audit concerne

Approbation de la demande de financement complmentaire et du projet davenant la convention de financement

Directeur gographique comptent

Approbation de la demande de financement complmentaire148

Consultation inter-services (CIS) au sein de la Commission europenne

Avis sur la demande de financement complmentaire147

Comit du FED

Dcision de financement complmentaire de la Commission europenne147

Commissaire charg du Dveloppement ou Commission europenne (Collge)

Adoption de lengagement financier global complmentaire (ordonnancement) et, le cas chant, des dgagements correspondants et signature du projet de rponse positive la demande de lOrdonnateur national ou rgional

Directeur gographique comptent

148

Lorsque les augmentations cumules du montant total du programme daction annuel correspondant dpassent 20% de ce montant ou EUR 10 millions ou, dans le cas o le montant total de ce dernier nest pas modifi, lorsque les augmentations cumules des contributions du FED aux projets et programmes couverts par ce programme daction annuel (rallocations entre actions) dpassent 20% de ce montant ou EUR 10 millions ou en cas de modification des objectifs poursuivis. 68

Guide des procdures financires du 10me FED (version 3.1)

Lorsque lengagement financier global complmentaire est adopt aprs la date limite de signature des contrats et devis-programmes de mise en uvre de la convention de financement correspondante, la contribution complmentaire du FED ne pourra financer que des avenants des contrats et devis-programmes en cours dexcution. Ceci ne sapplique pas en cas daugmentation de la contribution du FED pour le financement dactivits nouvelles autres que celles mentionnes initialement dans la convention de financement correspondante et, par consquent, non prvues dans cette dernire.149

Tout avenant une convention de financement portant sur une augmentation de la contribution du FED destine financer des activits nouvelles autres que celles mentionnes initialement dans la convention de financement doit indiquer lexistence dune nouvelle date limite de signature150 des contrats et devisprogrammes de mise en uvre de cet avenant. En effet, conformment la rgle date + 3 annes 151 et en labsence de drogation cette rgle, les contrats et devis-programmes qui mettent en uvre cet avenant doivent tre conclus dans un dlai maximum de 3 ans compter de la date de conclusion (cest--dire, la date de signature par les deux parties) de lavenant. Tout avenant une convention de financement portant sur une augmentation de la contribution du FED destine financer des activits nouvelles autres que celles mentionnes initialement dans la convention de financement doit faire lobjet, pralablement sa signature, de ladoption dun nouvel engagement financier global.

En cas daugmentation de la contribution finance initialement sur les ressources du 9me FED, il convient de se rfrer la section correspondante du guide des procdures financires du 9me FED.

3.3.2.

Rduction de la contribution du FED Conformment la rgle date + 3 annes et au modle de convention de financement152, la contribution du FED doit tre systmatiquement rduite153 des

149

Cest galement le cas pour les mesures spciales mises en uvre par une augmentation de la contribution du FED dun projet ou programme en cours dexcution. La date limite de signature initiale reste dapplication. Voir section 3.2.6. du prsent guide. Voir modle de convention de financement, conditions gnrales, article 9. La rduction de la contribution du FED rsultant de lapplication de la rgle date + 3 annes nimplique donc pas ltablissement dun avenant la convention de financement. 69

150 151 152 153

Guide des procdures financires du 10me FED (version 3.1)

montants non contracts, lexception de ceux prvus pour les audits et valuations ainsi que du solde des imprvus, lissue de la priode des 3 annes compter de la conclusion de la convention de financement. Nanmoins, avant cette date limite et au-del154, il peut tre procd une rduction de la contribution du FED lorsque lampleur des activits et actions prvues est rduite ou lorsque le cot de ces dernires est moindre que celui prvu dans le budget de la convention de financement. Dans ces cas, sagissant dune modification de la dcision initiale de financement, lOrdonnateur national ou rgional doit transmettre au Chef de dlgation une demande motive de rduction de la contribution du FED. Le Chef de dlgation doit ensuite rdiger une note dtaille dcrivant les raisons de ladaptation financire propose ainsi que le projet de rponse positive la demande de lOrdonnateur national ou rgional. Le dossier est ensuite transmis au Sige et examin par les services concerns de la Direction gographique comptente. La rduction propose doit tre approuve par le Directeur gographique comptent avant que la Commission europenne prenne une dcision. La Commission europenne est autorise approuver, sans solliciter lavis du Comit du FED mais en informant ce dernier dans un dlai dun mois, les rductions des contributions du FED aux projets et programmes couverts par le programme daction annuel correspondant aux conditions suivantes155 : Lorsque les rductions cumules ne dpassent pas 20% du montant total du programme daction annuel et ne reprsentent pas plus de EUR 10 millions ; Lorsque la rduction ne conduit pas une modification des objectifs du projet ou programme concern arrts dans la dcision initiale de financement. Les rductions cumules nexcdant pas 20% du montant total du programme daction annuel et ne reprsentant pas plus de EUR 10 millions ne sont pas considres comme des modifications substantielles la dcision initiale de financement, dans la mesure o elles nont aucune incidence sur les objectifs de la dcision en cause. De mme, dans les limites du montant total du programme daction annuel, les rallocations cumules entre actions nexcdant pas 20% de ce montant et ne reprsentant pas plus de EUR 10 millions ne sont pas considres comme des modifications substantielles la dcision initiale de financement, dans la mesure o elles nont aucune incidence sur les objectifs de la dcision en cause. Par consquent, le Directeur gographique comptent (ordonnateur subdlgu) est autoris les adopter.

154 155

Lorsque les imprvus nont pas t utiliss entirement. Voir Rglement de mise en uvre du 10me FED, article 7.4. 70

Guide des procdures financires du 10me FED (version 3.1)

Les rductions cumules excdant 20% du montant total du programme daction annuel ou suprieures EUR 10 millions ainsi que, dans les limites du montant total du programme daction annuel, les rallocations cumules entre actions excdant 20% de ce montant ou suprieures EUR 10 millions requirent lavis du Comit du FED et doivent tre adoptes par la Commission europenne. Le Membre de la Commission europenne charg du Dveloppement est habilit approuver toutes les dcisions relatives ces rductions. Dans le cas des mesures spciales, la Commission europenne (le Collge) est autorise approuver, sans solliciter lavis du Comit du FED mais en informant ce dernier dans un dlai dun mois, les rductions cumules infrieures 20% du budget initial, infrieures ou gales EUR 10 millions et naffectant pas les objectifs arrts dans la dcision initiale de financement. 3.3.3. Rallocation du budget la suite dun amnagement interne Lamnagement interne dun projet ou programme rsulte dun changement dans les moyens mis en uvre sans quil y ait modification ni des objectifs et des rsultats escompts, ni du cot total du projet ou programme, ni du montant de la contribution du FED. Les raisons de lamnagement interne sont en gnral : Techniques (une alternative naffectant pas les solutions techniques retenues initialement est prfre la lumire des conditions relles dexcution) ; Financires (certaines rubriques du budget risquent dtre en dpassement, ncessitant une rallocation partir des rubriques excdentaires). Pour les amnagements de dtail des activits naffectant pas les objectifs et les rsultats escompts du projet ou programme ainsi que pour les modifications techniques naffectant pas les solutions techniques retenues, et ne dpassant pas le montant des imprvus156 fix dans le budget de la convention de financement, lOrdonnateur national ou rgional informe, sans dlai et par crit, le Chef de dlgation de la modification et de sa justification et applique cette modification157. Lorsque la somme cumule des variations positives des rubriques du budget initial de la convention de financement dpasse le montant des imprvus, lOrdonnateur national ou rgional doit transmettre au Chef de dlgation une demande motive de modification de la convention de financement correspondante. Le Chef de dlgation doit ensuite rdiger une note dtaille dcrivant les raisons du changement propos ainsi que le projet de rponse positive la demande de lOrdonnateur national ou rgional.

156 157

Voir section 3.1.3. du prsent guide. Voir Accord rvis de Cotonou, annexe IV, article 35.2.a). 71

Guide des procdures financires du 10me FED (version 3.1)

Le dossier est ensuite transmis au Sige et examin par les services concerns de la Direction gographique comptente. La rallocation du budget propose doit tre approuve par le Directeur gographique comptent. Cette approbation ne ncessite ni lavis du Comit du FED158, ni une nouvelle dcision de la Commission europenne. En effet, les rallocations du budget des projets et programmes individuels couverts par un programme daction annuel ntant pas considres comme des modifications substantielles la dcision initiale de financement, le Directeur gographique comptent (ordonnateur subdlgu) est autoris les adopter. 3.3.4. Prolongation de la priode dexcution Dans des cas exceptionnels et dment justifis, une extension de la phase de mise en uvre oprationnelle et corrlativement de la priode dexcution de la convention de financement peut tre accorde. La prolongation de la phase de mise en uvre oprationnelle dun projet ou programme devrait, en effet, tre exceptionnelle partir du moment o le calendrier prvisionnel dexcution inclus dans la convention de financement a t fix de manire raliste et raisonnable. LOrdonnateur national ou rgional doit transmettre au Chef de dlgation, au moins 3 mois avant la fin de la phase de mise en uvre oprationnelle, une demande motive, intgrant une analyse jour de la mise en uvre du projet ou programme, une valuation des prestations et des travaux qui doivent encore tre raliss ainsi quun calendrier dexcution adapt en consquence. Le Chef de dlgation doit ensuite rdiger : Dune part, une note dtaille reprenant les lments de la requte dans laquelle lOrdonnateur national ou rgional dcrit les raisons pour lesquelles une prolongation de la phase de mise en uvre oprationnelle du projet ou programme est demande ; Dautre part, le projet de rponse positive la requte de lOrdonnateur national ou rgional mentionnant les nouvelles dates limites de mise en uvre oprationnelle et dexcution de la convention de financement correspondante et incluant le nouveau calendrier dexcution. Le dossier est ensuite transmis au Sige et examin par les services concerns de la Direction gographique comptente. Lextension propose doit tre approuve par le Directeur gographique comptent. Cette approbation ne ncessite ni lavis du Comit du FED159, ni une nouvelle dcision de la Commission europenne. En effet, les prolongations de la priode dexcution des projets et programmes

158

Dans le cas des mesures spciales, le Comit du FED doit nanmoins tre inform dans un dlai dun mois. Dans le cas des mesures spciales, le Comit du FED doit nanmoins tre inform dans un dlai dun mois. 72

159

Guide des procdures financires du 10me FED (version 3.1)

individuels couverts par un programme daction annuel ntant pas considres comme une modification substantielle la dcision initiale de financement, le Directeur gographique comptent (ordonnateur subdlgu) est autoris les adopter. De mme, dans des cas exceptionnels et dment justifis, et aprs la fin de la phase de mise en uvre oprationnelle, une extension de la phase de clture et corrlativement de la priode dexcution de la convention de financement peut tre demande par lOrdonnateur national ou rgional au Chef de dlgation au moins 3 mois avant la fin de la phase de clture. Toute extension de la priode dexcution dune convention de financement ne peut tre accorde que sil existe des justifications concrtes dans le respect de lobjectif spcifique du projet ou programme. Ainsi, ni lutilisation tout prix du solde des fonds rservs au projet ou programme, ni lintroduction dactivits nouvelles non conformes lobjectif spcifique du projet ou programme ne peuvent constituer une raison suffisante pour octroyer une quelconque extension de la priode dexcution de la convention de financement correspondante.

3.3.5.

Prolongation de la priode de signature des contrats et des devis-programmes (exceptionnel) Dans des cas exceptionnels et dment justifis, une extension de la priode de signature par lOrdonnateur national ou rgional des contrats et des devisprogrammes de mise en uvre de la convention de financement peut tre accorde. LOrdonnateur national ou rgional doit transmettre au Chef de dlgation, au moins 6 mois avant la date limite de signature des contrats et des devisprogrammes, une demande motive, intgrant une analyse actuelle de la mise en uvre du projet ou programme concern et la dmonstration quune telle drogation la rgle date + 3 annes est ncessaire pour assurer cette mise en uvre et atteindre les objectifs et rsultats fixs. Le Chef de dlgation doit ensuite rdiger : Dune part, une note dtaille reprenant les lments de la requte de lOrdonnateur national ou rgional et dcrivant les raisons pour demander la prolongation de la priode de signature des contrats et des devis-programmes de mise en uvre du projet ou programme ; Dautre part, le projet de rponse positive la requte de lOrdonnateur national ou rgional mentionnant la nouvelle date limite de signature des contrats et des devis-programmes de mise en uvre de la convention de financement correspondante.

Guide des procdures financires du 10me FED (version 3.1)

73

Le dossier est ensuite transmis au Sige et examin par les services concerns de la Direction gographique comptente. Lextension propose doit tre approuve par le Directeur gographique comptent, en accord avec le Directeur gnral de la DG DEVCO. Cette approbation ne ncessite ni lavis du Comit du FED160, ni une nouvelle dcision de la Commission europenne. En effet, les prolongations de la priode de signature des contrats et des devis-programmes de mise en uvre des projets et programmes individuels couverts par un programme daction annuel ntant pas considres comme une modification substantielle la dcision initiale de financement, le Directeur gographique comptent (ordonnateur subdlgu) est autoris les adopter. Toute extension de la priode de signature des contrats et des devisprogrammes de mise en uvre dune convention de financement ne peut saccorder quau moyen de justifications effectives dans le respect de lobjectif spcifique du projet ou programme. Ainsi, ni lutilisation tout prix du solde des fonds rservs au projet ou programme, ni lintroduction dactivits nouvelles non conformes lobjectif spcifique du projet ou programme ne peuvent constituer une raison suffisante pour octroyer une quelconque extension de cette priode.

En principe, aucune drogation la rgle date + 3 annes nest accorde pour les projets et programmes dun montant infrieur EUR 10 millions.

Toute extension de la priode de signature des contrats et des devisprogrammes de mise en uvre dune convention de financement est accorde pour une dure strictement ncessaire pour assurer la signature de ces contrats et devis-programmes et, en principe, pour une priode de moins de 12 mois.

3.4.

Utilisation des imprvus de la convention de financement Lutilisation du montant des imprvus161 de la convention de financement, pour autant quelle naffecte pas les objectifs et les solutions techniques retenues initialement, ne doit pas tre considre comme une modification de la dcision initiale de financement. De mme, elle ne ncessite pas ltablissement dun avenant la convention de financement correspondante. Lutilisation du montant des imprvus est cependant conditionne par les lments suivants :

160

Dans le cas des mesures spciales, le Comit du FED doit nanmoins tre inform dans un dlai dun mois. Pour rappel, le montant des imprvus ne peut en aucun cas dpasser 10% du cot total du projet ou programme hors imprvus (voir section 3.1.3. du prsent guide). 74

161

Guide des procdures financires du 10me FED (version 3.1)

La rallocation du budget de la convention de financement162 nest pas ou plus possible ; La transmission dune demande motive par lOrdonnateur national ou rgional au Chef de dlgation ; Laccord pralable du Chef de dlgation.

Aprs la date limite de signature des contrats et devis-programmes de mise en uvre de la convention de financement, le recours aux imprvus ne pourra financer que des avenants des contrats et devis-programmes en cours dexcution ainsi que, le cas chant, une augmentation du budget prvu pour lvaluation et laudit.

La rponse positive la demande de lOrdonnateur national ou rgional doit inclure une mise jour du budget de la convention de financement, mentionnant les montants initiaux, les changements apports ainsi que les montants finalement modifis.

Cette mise jour du budget de la convention de financement doit se prsenter comme suit : Dcomposition budgtaire initiale Poste budgtaire 1 () Poste budgtaire n () Imprvus Total Recours aux imprvus Dcomposition budgtaire finale Poste budgtaire 1 () (+) montant allou au Poste budgtaire poste budgtaire n renforc () (-) montant allou au Solde des imprvus poste budgtaire n Total n

162

Voir section 3.3.3. du prsent guide.

Guide des procdures financires du 10me FED (version 3.1)

75

3.5.

Financement rtroactif163 Afin de garantir un dmarrage rapide des projets, dviter des vides entre les projets squentiels et des retards, lEtat ACP164 peut, exceptionnellement et en accord avec le Directeur gographique comptent (ordonnateur subdlgu), prfinancer des activits lies au lancement du projet ou programme, des activits lies du travail prliminaire et saisonnier, ainsi que des oprations en cours (fin du projet ou programme prcdent). De telles dpenses doivent tre conformes aux procdures prvues par lAccord rvis de Cotonou. Le recours au financement rtroactif doit tre exceptionnel et mentionn dans la fiche action165. Il ne prjuge en aucune manire la dcision de financement de la Commission europenne166.

Aprs la signature de la convention de financement correspondante, les dpenses effectues par lEtat ACP peuvent, dans ce cas, tre finances rtroactivement dans le contexte du projet ou programme.167 Un financement rtroactif nest permis que pour les dpenses encourues partir de la date de transmission de la fiche action correspondante en consultation inter-services au sein de la Commission europenne. Cette date devra tre mentionne dans les conditions particulires168 de la convention de financement correspondante.

3.6.

Microralisations et actions de coopration dcentralise169 Elles ont pour objet de rpondre aux besoins des collectivits locales en matire de dveloppement et dencourager tous les acteurs de la coopration dcentralise susceptibles dapporter leur contribution au dveloppement autonome des Etats ACP proposer et mettre en uvre des initiatives. Les projets et programmes relevant de cette forme de coopration peuvent tre financs sur les ressources du FED.

163 164 165 166

Voir Accord rvis de Cotonou, annexe IV, article 19. Le financement rtroactif nest pas possible pour les PTOM. Voir section 3.2.1. du prsent guide. Ainsi si le financement rtroactif nest pas dcid par la Commission europenne, lEtat ACP concern devra supporter seul les dpenses dj encourues. En labsence de convention de financement, il convient de se rfrer au chapitre 4.13. du prsent guide. Voir du modle de convention de financement, conditions particulires, article 12.2.2. Voir Accord rvis de Cotonou, articles 70 et 71. 76

167 168 169

Guide des procdures financires du 10me FED (version 3.1)

La contribution financire du FED aux projets et programmes de microralisations et de coopration dcentralise ne peut, en principe, dpasser 75% du cot total de chaque projet ou programme et ne peut tre suprieure aux limites fixes dans le programme indicatif pluriannuel concern. Le solde de chaque projet ou programme est financ : Par la collectivit locale concerne dans le cas des microralisations (sous forme de contributions en nature, de prestations de services ou en espces, en fonction de ses possibilits) ; Par les acteurs de la coopration dcentralise, condition que les ressources financires, techniques, matrielles ou autres mises disposition par ces acteurs ne soient pas infrieures 25% du cot total du projet ou programme ; A titre exceptionnel, par lEtat ACP concern, sous forme dune contribution financire, de prestation de services ou dutilisation dquipements publics. La mise en uvre de ces projets et programmes seffectue en gnral par loctroi de subventions et/ou par lexcution de devis-programmes170. 3.7. Ressources rserves aux dpenses lies au FED171 Ces ressources peuvent couvrir les dpenses affrentes : Aux activits de prparation, de suivi, de contrle, de tenue des comptes, daudit et dvaluation, directement ncessaires la programmation et la mise en uvre des ressources du FED gres par la Commission europenne ; A la ralisation de ces objectifs, notamment la recherche en matire de politique de dveloppement, des tudes, des runions, des actions dinformation, de sensibilisation, de formation et de publication ; Aux rseaux informatiques visant lchange dinformations, ainsi que toute autre dpense dassistance administrative et technique laquelle peut recourir la Commission europenne pour la gestion du FED ; Le recours ces ressources ncessite une prise de dcision de financement de la Commission europenne sur des programmes daction spcifiques tablis sur une base annuelle.

170 171

Voir chapitres 4.3. et 4.4. du prsent guide. Voir Accord interne, article 6. 77

Guide des procdures financires du 10me FED (version 3.1)

Le Membre de la Commission europenne charg du Dveloppement est habilit adopter les dcisions de financement concernant les programmes daction spcifiques. Le Membre de la Commission europenne charg du Dveloppement a subdlgu au Directeur gnral de la DG DEVCO, sans possibilit de subdlgation, lexercice de son habilitation adopter les dcisions de financement concernant les programmes daction spcifiques dun montant infrieur ou gal EUR 10 millions. Pralablement, chaque programme daction spcifique, incluant une fiche action, doit tre soumis pour accord au QSG de la Direction DEVCO.E, faire lobjet dune consultation inter-service au sein de la Commission europenne et tre soumis pour avis au Comit du FED. Selon la nature des dpenses envisages, ces ressources seront excutes conformment aux procdures en vigueur pour le FED ou celles applicables lexcution du budget gnral lUE. Ds lors, il convient dindiquer des dispositions spcifiques dans la fiche action concerne.

Guide des procdures financires du 10me FED (version 3.1)

78

4.

MISE EN OEUVRE DES PROJETS CONCLUSION DES CONTRATS La phase qui suit la prparation et le financement des projets et programmes est leur mise en uvre. Cette dernire, sur le plan contractuel et financier, peut tre divise en deux parties successives : Dune part, la conclusion de contrats et/ou de devis-programmes qui vont mettre en uvre la convention de financement ; Dautre part, lexcution de ces contrats et devis-programmes et, en particulier, lexcution des paiements pour les travaux effectus, les fournitures livres, les services prests et/ou les actions ralises. Le prsent titre traite essentiellement des procdures financires relatives la conclusion des contrats, qui respectent les modles tablis par la DG DEVCO.
PREPARATION ET FINANCEMENT DES PROJETS

MISE EN OEUVRE DES PROJETS CONCLUSION DES CONTRATS

MISE EN UVRE DES PROJETS EXECUTION FINANCIERE DES CONTRATS

4.1.

Moyens de mise en uvre La mise en uvre des projets et programmes financs sur les ressources du FED seffectue essentiellement par les moyens suivants : La passation de marchs publics ; Loctroi de subventions ; Lexcution en rgie, impliquant lexcution de devis-programmes ; Les dboursements dans le contexte des appuis budgtaires, des appuis aux programmes sectoriels, des appuis lallgement de la dette ainsi que des soutiens en cas de fluctuations court terme des recettes dexportation.

Les protocoles daccord172 ne constituent pas des engagements juridiques qui peuvent faire lobjet dengagements financiers.

172

En anglais, memorandum of understanding . 79

Guide des procdures financires du 10me FED (version 3.1)

Les conventions de dlgation conclues en cas de gestion centralise indirecte173 sont des engagements juridiques qui font lobjet dengagements financiers. Il en est de mme pour les conventions de contribution conclues en cas de gestion conjointe avec des organisations internationales174.

4.2.

Marchs publics Les marchs publics sont des contrats titre onreux conclus par crit entre, dune part, un ou plusieurs oprateurs conomiques et, dautre part, un ou plusieurs pouvoirs adjudicateurs, en vue dobtenir, contre le paiement dun prix pay, en tout ou en partie charge des ressources du FED, lexcution de travaux, la fourniture de biens mobiliers ou la prestation de services175. Les marchs publics comprennent : Les marchs de travaux ; Les marchs de fournitures ; Les marchs de services. Un contrat-cadre est un march conclu entre un ou plusieurs pouvoirs adjudicateurs et un ou plusieurs oprateurs conomiques pour tablir les termes essentiels rgissant une srie de contrats pouvant tre passs au cours dune priode donne, notamment en ce qui concerne les prix et, le cas chant, les quantits envisages. Les procdures de passation des marchs sont dcrites de manire dtaille dans le guide pratique des procdures contractuelles dans le cadre des actions extrieures de lUE, disponible sous Finances & Contrats du site intranet de la DG DEVCO. Ce guide inclut notamment dans ses annexes les modles de contrat utiliser obligatoirement dans chaque cas. Pour les appels doffres lancs avant le 1er janvier 2009, les procdures de passation des marchs publics sont celles applicables dans le cadre du 9me FED.

4.3.

Subventions Les subventions sont des contributions financires directes charge des ressources du FED accordes titre de libralit en vue de financer :

173 174 175

Voir section 2.3.2. du prsent guide. Voir section 2.3.3. du prsent guide. Voir Accord rvis de Cotonou, annexe IV, article 19a.2., et Rglement financier, articles 91 99. 80

Guide des procdures financires du 10me FED (version 3.1)

Soit une action destine promouvoir la ralisation dun objectif qui sinscrit dans le cadre de lAccord rvis de Cotonou ou de la Dcision rvise PTOM, ou dans le cadre dun projet ou programme adopt selon les dispositions de ceux-ci ; Soit le fonctionnement dun organisme poursuivant un tel objectif176. Les procdures doctroi des subventions sont dcrites de manire dtaille dans le guide pratique des procdures contractuelles dans le cadre des actions extrieures de lUE. Ce guide inclut en annexe les modles de contrat (modle gnral et modle pour les organisations internationales177) utiliser obligatoirement dans chaque cas. 4.3.1. PADOR PADOR est un service en ligne dont lobjet est de constituer une base de donnes des partenaires de la DG DEVCO et damliorer les services offerts aux demandeurs de subvention. Cest un instrument essentiel pour la gestion des appels propositions depuis que, en gestion centralise, tous les demandeurs doivent tre enregistrs dans PADOR avant de soumettre une demande de subvention. Les dispositions dtailles concernant lutilisation de PADOR sont disponibles sous Collaborer avec nous du site internet dEuropeAid. 4.3.2. CRIS utilisation du module Appels propositions Afin de maintenir un outil commun centralis ainsi quun systme dinformations capable de produire les rapports requis, lencodage du demandeur, des partenaires et de leurs demandes de subvention dans le module Appels propositions de CRIS est obligatoire pour tous les appels propositions en gestion centralise. Dans certains cas, il peut ne pas tre possible de grer lappel propositions dans CRIS. Ceci rsulte de la ncessit de protger la scurit et la confidentialit des demandeurs. Ce module peut galement tre utilis comme outil pour lvaluation des propositions.

176 177

Voir Accord rvis de Cotonou, annexe IV, article 19a.3., et Rglement financier, articles 103 117. Le modle de convention de contribution signe avec une organisation internationale sapplique aussi bien dans les cas de gestion conjointe (voir section 2.3.3. du prsent guide) que pour les subventions finances 100%. 81

Guide des procdures financires du 10me FED (version 3.1)

4.4.

Excution en rgie (devis-programmes) La mise en uvre des projets et programmes excuts en rgie (oprations dcentralises)178 se fait par lintermdiaire de devis-programmes successifs.

Le devis-programme est un document fixant le programme dactions excuter et les moyens matriels et en ressources humaines ncessaires, le budget correspondant ainsi que les modalits techniques et administratives de mise en uvre pour lexcution dcentralise dun projet ou programme pendant une priode de temps dtermine par voie dune rgie et/ou par la passation de marchs publics et/ou loctroi de subventions. Les rgles et procdures respecter en cas de recours ce moyen dexcution des projets et programmes (oprations dcentralises) sont dcrites exclusivement dans le guide pratique des procdures applicables aux devis-programmes (approche projet), disponible sous Finances & Contrats du site intranet de la DG DEVCO.

4.5.

Oprations dappui budgtaire Concernant les rgles et procdures respecter en cas de dboursements dans le contexte des appuis budgtaires, des appuis aux programmes sectoriels, des appuis lallgement de la dette ainsi que des soutiens en cas de fluctuations court terme des recettes dexportation, il convient de se rfrer notamment aux lignes directrices en la matire179 ainsi qu la section 4.10.2 du prsent guide pour lenregistrement des engagements financiers individuels correspondants.

4.6.

Marchs de services particuliers : contrats-cadres Dans cette procdure, la Commission europenne, agissant au nom et pour le compte de lensemble des pays bnficiaires de laide extrieure de lUE, lance un appel doffres international restreint, slectionne les candidats puis, sur la base des offres prsentes, labore une liste de contractants potentiels qui peuvent tre sollicits afin de mettre disposition des experts pour des missions spcifiques pour chaque domaine dexpertise mis en comptition. Pour les marchs de services dune valeur comprise entre EUR 10.000 et EUR 200.000, le recours au contrat-cadre est obligatoire pour autant quil soit possible de le faire. Le pouvoir adjudicateur peut passer le march par procdure ngocie concurrentielle, si le recours au contrat-cadre est infructueux ou impossible.

178 179

Voir Accord rvis de Cotonou, annexe IV, article 24, et Rglement financier, articles 100 102. Voir chapitre 2.1. du prsent guide. 82

Guide des procdures financires du 10me FED (version 3.1)

Plusieurs contrats-cadres ont t mis en place par le Sige et les dlgations. Les contrats-cadres mis en place par le Sige en cours de validit sont dtaills ciaprs. Une information complte sur les conditions dutilisation de ces contratscadre peut tre consulte dans Contrats-cadres sous Finances & Contrats du site intranet de la DG DEVCO. 4.6.1. Contrat-cadre pour lassistance technique court terme (contrat-cadre Bnficiaires 2009) Le contrat-cadre pour lassistance technique court terme (appel galement contrat-cadre Bnficiaires 2009) est entr en vigueur le 16 septembre 2009 pour une priode initiale de 2 ans. A la suite dun appel doffres international restreint, la Commission europenne, agissant au nom et pour le compte de lensemble des pays bnficiaires de laide extrieure de lUE, a tabli des listes de prestataires potentiels, rpartis entre les 12 lots suivants : Dveloppement rural (lot 1) ; Transport et infrastructures (lot 2) ; Tlcommunications et technologies de linformation (lot 3) ; Energie et sret nuclaire (lot 4) ; Confrences (lot 5) ; Environnement (lot 6) ; Gouvernance et affaires intrieures (lot 7) ; Sant (lot 8) ; Culture, ducation, emploi et affaires sociales (lot 9) ; Commerce, standards et secteur priv (lot 10) ; Macroconomie, statistiques et finances publiques (lot 11) ; Aide humanitaire, gestion de crises et assistance post-crises (lot 12). Ce contrat-cadre concerne les missions de services, dune valeur infrieure EUR 200.000 et dont les prestations envisages sont infrieures 260 jours ouvrables sur une dure totale de maximum 24 mois. Il nest pas permis de scinder artificiellement les missions pour respecter les 2 plafonds du contrat-cadre.

Guide des procdures financires du 10me FED (version 3.1)

83

Le montant de chaque contrat spcifique, y compris ses ventuels avenants, ne peut en aucun cas dpasser la valeur de EUR 200.000. Toutes les informations relatives au contrat-cadre Bnficiaires 2009, y compris le guide de lutilisateur, sont disponibles notamment dans Contrats-cadre sous Finances & Contrats du site intranet de la DG DEVCO. La gestion administrative de ce contrat-cadre est assure par lunit DEVCO.R8. 4.6.2. Contrats-cadres Commission 2007 et 2011 Le contrat-cadre Commission 2007 est entr en vigueur le 16 janvier 2007 pour une priode initiale de 2 ans, allant jusquau 15 janvier 2009 et tendue par la suite jusquau 15 janvier 2011. A la suite dun appel doffres international restreint, la Commission europenne a tabli des listes de prestataires potentiels, rpartis entre les 6 lots suivants : Rdaction des termes de rfrence et valuation des offres (lot 1) ; Evaluation dappels propositions ne dpassant pas une valeur de EUR 500.000 (lot 2) ; Organisation de confrences (lot 3) ; Etudes, valuations et prsentations (lot 4) ; Etudes, valuations et prsentations dans le domaine du commerce, des entreprises et de lintgration conomique rgionale (lot 5) ; Formation et supports de cours distance (lot 6). En principe, les missions doivent tre ralises au bnfice de la Commission europenne ou dans lintrt mixte de lEtat ou des Etats ACP et de la Commission europenne. Pour ces missions, il nexiste pas de limite de temps et de montant. Par contre, et exceptionnellement, lorsque les missions raliser sont dans lintrt unique de lEtat ou des Etats ACP, leur montant doit tre infrieur EUR 200.000 et les prestations envisages doivent rester infrieures 365 jours calendriers, rpartis ventuellement sur une dure totale de maximum 24 mois. Le contrat-cadre Commission 2011 est entr en vigueur le 16 janvier 2011 (lots 2 et 3) et le 24 fvrier 2011 (lot 1), pour une priode initiale de 2 ans. Il comporte les 3 lots suivants : Assistance technique et tudes (lot 1) ; Communication et formation (lot 2) ; Organisation de confrences (lot 3).

Guide des procdures financires du 10me FED (version 3.1)

84

Toutes les informations relatives aux contrats-cadres Commission 2007 et 2011, y compris les lignes directrices, sont disponibles notamment dans Contratscadre sous Finances & Contrats du site intranet de la DG DEVCO. La gestion administrative de ces contrats-cadres est assure par lunit DEVCO.R8. 4.6.3. Contrat-cadre audit 2010 Il convient de se rfrer la section 8.1.2. du prsent guide. 4.7. Comit d'valuation Il convient de se rfrer au chapitre 6.7 du manuel DEVCO des procdures financires et contractuelles applicables aux actions extrieures finances par le budget gnral de lUE.

4.8.

Drogations Il convient de se rfrer au chapitre 6.8 du manuel DEVCO des procdures financires et contractuelles applicables aux actions extrieures finances par le budget gnral de lUE.

4.9.

Signature des contrats Le pouvoir adjudicateur (marchs publics) ou ladministration contractante (subventions) est : En principe, lOrdonnateur national, rgional, intra-ACP ou territorial ; Exceptionnellement, le reprsentant de la Commission europenne au nom et pour le compte dun ou plusieurs Etats ACP bnficiaires.

4.9.1.

Signature par lOrdonnateur national, rgional, intra-ACP ou territorial Chaque contrat, tabli en 3 exemplaires conformment aux modles, est transmis par lOrdonnateur national, rgional, intra-ACP ou territorial au Chef de dlgation, ou lordonnateur subdlgu comptent, pour accord et signature180 pour endossement. Ensuite, les 3 exemplaires sont signs par lOrdonnateur national, rgional, intra-ACP ou territorial et transmis par ce dernier, en mme

180

A lexception des contrats qui seront signs par le Rgisseur dans le contexte de lexcution de la partie rgie du budget des devis-programmes (voir section 4.2.1. du guide pratique des procdures applicables aux devis-programmes (approche projet)). 85

Guide des procdures financires du 10me FED (version 3.1)

temps que la lettre dattribution du contrat, au contractant, titulaire du march ou bnficiaire de la subvention pour contresignature dans un dlai de 30 jours compter de leur rception. Le contractant, titulaire du march ou bnficiaire de la subvention doit ensuite retourner 2 exemplaires contresigns lOrdonnateur national, rgional, intra-ACP ou territorial qui, son tour, doit transmettre un exemplaire au Chef de dlgation, ou lordonnateur subdlgu comptent. Pour les subventions181 et lorsque lOrdonnateur national, rgional, intraACP ou territorial confirme labsence de drogation aux conditions contractuelles normales annexes aux lignes directrices lintention des demandeurs (cest--dire les conditions particulires du contrat et ses annexes), lapprobation du rapport dvaluation et de la liste des propositions dattribution par le Chef de dlgation, ou lordonnateur subdlgu comptent, vaut endossement global des contrats correspondants. La liste doit inclure tous les lments ncessaires la conclusion des contrats (y compris les informations sur le demandeur, le montant maximum de la subvention et la dure du contrat).

Lendossement dun contrat par le Chef de dlgation, ou lordonnateur subdlgu comptent, implique son accord quant au financement de ce contrat sur les ressources du FED et lexcution des paiements correspondants par la Commission europenne, dans la mesure o le respect des procdures contractuelles prvues a dj t vrifi par luimme lors de lapprobation de la proposition dattribution du march ou de la subvention. En cas de non-respect de ces procdures, les dpenses relatives aux oprations en cause ne sont pas ligibles au financement du FED. En consquence, il appartient lordonnateur subdlgu comptent de vrifier, lors de lapprobation des contrats et de leurs avenants, que ceux-ci rpondent aux critres de la bonne gestion financire et notamment : Quils sont couverts par les disponibilits financires rsultant de la dcision de financement ; Quils respectent la date limite dexcution de la convention de financement correspondante182 ; Quils sinscrivent lintrieur des rubriques du budget de la convention de financement correspondante183 ;

181

Voir section 6.4.8.6 du guide pratique des procdures contractuelles dans le cadre des actions extrieures de lUE. Voir section 3.2.7. du prsent guide. Dans le cas contraire, il convient de procder pralablement une rallocation du budget de la convention de financement (voir section 3.3.3. du prsent guide). 86

182 183

Guide des procdures financires du 10me FED (version 3.1)

Quils respectent les procdures en vigueur pour la mise en uvre des projets et programmes financs sur les ressources du FED (notamment le guide pratique des procdures contractuelles dans le cadre des actions extrieures de lUE). 4.9.2. Signature par le reprsentant de la Commission europenne au nom et pour le compte dun ou plusieurs Etats ACP Le reprsentant de la Commission europenne signe les contrats au nom et pour le compte dun ou plusieurs Etats ACP bnficiaires dans les cas suivants : Les contrats daudit et dvaluation ainsi que les contrats-cadre et les lettres de march ou contrats spcifiques correspondants ; Les contrats de services, la demande de lOrdonnateur national, rgional, intra-ACP ou territorial, pendant linstruction du projet ou programme, ou au cours de son excution184 ; Les conventions de dlgation un organisme national public ou une entit de droit priv investie dune mission de service public185 ; Les contrats de subvention en faveur dune organisation rgionale dment mandate ou, le cas chant, les contrats de subvention en faveur dacteurs non tatiques ligibles identifis dans le programme indicatif concern186 ; Les conventions de contribution en faveur dune organisation internationale en gestion conjointe187; En cas de substitution temporaire de lOrdonnateur national, rgional, intra-ACP ou territorial par lOrdonnateur dlgu188.

4.10.

Engagement financier individuel

4.10.1. Gnralits Le Rglement financier mentionne les dispositions et principes suivants189 :

184 185 186 187 188 189

Voir Accord de Cotonou, annexe IV, article 23.6. Voir section 2.3.2. du prsent guide. Voir sections 3.2.4. et 3.2.7. du prsent guide. Voir section 2.3.3. du prsent guide. Voir Rglement financier, article 36. Voir Rglement financier, articles 68 79 et 133.3. 87

Guide des procdures financires du 10me FED (version 3.1)

Lengagement financier de la Commission europenne est individuel lorsque le bnficiaire et le montant de la dpense charge du FED sont dtermins. Lengagement financier individuel consiste dans lopration de rservation des fonds ncessaires lexcution de paiements ultrieurs en excution dun contrat190 ou de la partie rgie du budget dun devisprogramme. Lengagement financier individuel et lengagement juridique correspondant, soit le contrat ou le devis-programme191, doivent tre adopts par le mme ordonnateur subdlgu. Avant de signer un contrat ou un devis-programme, lordonnateur subdlgu comptent doit pralablement adopter un engagement financier individuel. Lors de ladoption dun engagement financier individuel, lordonnateur subdlgu comptent doit sassurer : De lexactitude de limputation comptable ; De la disponibilit des fonds au niveau de lengagement financier global concern ; De la conformit de la dpense au regard des dispositions applicables ; Du respect du principe de bonne gestion financire. Lors de la signature dun contrat, dun devis-programme, dun avenant un contrat ou dun avenant un devis-programme, lordonnateur subdlgu comptent doit sassurer : De sa couverture correspondant ; par lengagement financier individuel

De la rgularit et de la conformit de la dpense au regard des dispositions applicables ; Du respect du principe de bonne gestion financire ; Du respect de la priode dexcution de la convention de financement ainsi que de la phase de mise en uvre oprationnelle et de la phase de clture.

190

Contrat au sens large : contrat (march public), contrat de subvention, convention de contribution, convention de dlgation, contrat spcifique (contrat-cadre Bnficiaires, contrat-cadre Commission ou contrat-cadre audit). Ou un avenant au contrat ou au devis-programme. 88

191

Guide des procdures financires du 10me FED (version 3.1)

Chaque contrat et devis-programme de mise en uvre dune convention de financement doit donc faire lobjet, pralablement sa signature, dun enregistrement du montant du contrat ou de la partie rgie du budget du devis-programme dans la comptabilit du FED par lordonnateur subdlgu comptent, en imputation de lengagement financier global concern. Les engagements financiers individuels sont comptabiliss en euros pour le montant total (ou pour la contre-valeur, lorsque ce montant est exprim en monnaie nationale) des contrats ainsi que de la partie rgie du budget des devis-programmes. Le montant comptabilis peut tenir compte : Dune provision pour rvision de prix telle que dfinie dans le contrat ; Le cas chant, dune provision financire pour fluctuation du taux de change entre la monnaie des paiements et leuro. Cette marge de scurit doit tre dtermine en fonction de lampleur des travaux ou prestations effectuer, de la priode dexcution du contrat et du risque de fluctuation montaire, afin de ne pas bloquer inutilement des fonds. Le cumul des provisions pour rvision de prix et pour fluctuation du taux de change ne devrait pas tre suprieur, initialement, 15% du montant total (ou de la contre-valeur) du contrat.

Les provisions pour rvision de prix et pour fluctuation du taux de change doivent faire lobjet dun suivi rgulier au cours de lexcution du contrat afin dadapter leurs montants192 en fonction des besoins et de permettre la comptabilit de reflter de manire fidle la ralit conomique des oprations finances. Elles doivent ainsi faire lobjet des rajustements ncessaires la fin de chaque exercice, en fonction de lvolution des indices de prix et/ou de la fluctuation du taux de change. Lorsquun contrat ou devis-programme (partie rgie de son budget) na donn lieu aucun paiement dans les 3 ans suivant sa signature, les fonds rservs correspondants doivent tre compltement dgags193.

192

Cest--dire, dadopter un engagement financier individuel complmentaire ou de procder un dgagement partiel. Voir chapitres 6.1. et 6.2. du prsent guide. 89

193

Guide des procdures financires du 10me FED (version 3.1)

La typologie des engagements financiers individuels encoder dans le systme comptable informatique est dcrite dans les instructions relatives aux circuits financiers ainsi que dans le manuel CRIS concern. 4.10.2. Oprations dappui budgtaire Pour les dboursements dans le contexte des appuis budgtaires, des appuis aux programmes sectoriels, des appuis lallgement de la dette ainsi que des soutiens en cas de fluctuations court terme des recettes dexportation, lengagement financier individuel est enregistr, immdiatement aprs la signature de la convention de financement par les deux parties, sur la base du montant correspondant la somme des tranches de paiement prvues la convention de financement, lexception des fonds destins laudit, lvaluation et, le cas chant, lassistance technique ainsi que des imprvus. 4.11. Publication des bnficiaires Il convient de se rfrer au chapitre 6.11 du manuel DEVCO des procdures financires et contractuelles applicables aux actions extrieures finances par le budget gnral de lUE.

4.12.

Fichier des entits lgales, Fichier des comptes bancaires et Systme dalerte prcoce

4.12.1. Fichier des entits lgales (FEL) Le Fichier des entits lgales (FEL) est une base de donnes qui reprend les coordonnes de lensemble des tiers avec lesquels la Commission europenne effectue des oprations de recettes et de dpenses. Aucune transaction dexcution financire ne peut tre effectue si elle ne se rfre pas un enregistrement entit lgale (EL) dans le FEL, pralablement valid par lquipe LEVT de lunit BUDG.C1. Il existe trois types dentit lgale : Entit de droit priv ; Entit de droit public ; Personne physique. La procdure de validation des donnes lgales est trs stricte et toujours base sur la transmission lquipe LEVT de lunit BUDG.C1 de la fiche

Guide des procdures financires du 10me FED (version 3.1)

90

signaltique entit lgale 194, dment complte et signe par le contractant, le titulaire du march ou le bnficiaire de la subvention, accompagne des documents justificatifs suivants : Dans le cas dune entit de droit priv, une copie de tout document officiel (Moniteur, Journal Officiel, Registre de Commerce, etc.) permettant didentifier le nom de lentit concerne, ladresse du sige social et le numro denregistrement auprs des autorits nationales ainsi quune copie du document dassujettissement la TVA si celle-ci est dapplication et si le numro de TVA ne figure pas sur le document officiel susmentionn ; Dans le cas dune entit de droit public, une copie du texte de la loi, de larrt, de la rsolution, de la dcision, etc., tablissant lentit concerne ou, dfaut, tout autre document officiel qui prouve ltablissement de lentit concerne ou, dfaut, une copie de la convention de financement tablissant lentit concerne ou, si aucune des possibilits susmentionnes nest applicable, la fiche signaltique entit lgale dment complte doit tre cachete et signe par un reprsentant autoris de lentit concerne, en prcisant sa fonction ; Dans le cas dune personne physique, une photocopie du passeport ou de la carte didentit ainsi quune copie du document dassujettissement la TVA si celle-ci est dapplication.

Si ces documents ne sont pas joints aux offres soumises par les soumissionnaires (marchs publics) ou aux propositions remises par les demandeurs (subventions), aucun engagement financier individuel ne pourra tre cr et, par consqunet, aucun contrat ne pourra tre sign.

Pour lenregistrement des engagements financiers individuels correspondant la partie rgie du budget des devis-programmes, une entit lgale pour chaque Etat ACP concern a t cre et valide. Des informations dtailles sont disponibles par lintermdiaire de la page Excution du site intranet BudgWeb de la DG Budget. 4.12.2. Fichier des comptes bancaires (FCB) Le Fichier des comptes bancaires (FCB) est une base de donnes qui reprend les coordonnes bancaires ncessaires lexcution financire des contrats et de la partie rgie du budget des devis-programmes ainsi quaux dboursements dans le contexte des appuis budgtaires, des appuis aux programmes sectoriels, des

194

La fiche signaltique entit lgale est incluse dans les annexes spcifiques du guide pratique des procdures contractuelles dans le cadre des actions extrieures de lUE. 91

Guide des procdures financires du 10me FED (version 3.1)

appuis lallgement de la dette ainsi que des soutiens en cas de fluctuations court terme des recettes dexportation. Aucun paiement ou recouvrement ne peut tre ordonnanc si la transaction ne se rfre pas un enregistrement compte bancaire (CB) dans le FCB, pralablement valid par lquipe BAVT de lunit BUDG.C3. Par ailleurs, chaque enregistrement CB doit obligatoirement tre reli une entit lgale (EL) pralablement enregistre et valide. La procdure de validation des donnes bancaires est trs stricte et toujours base sur la transmission lquipe BAVT de lunit BUDG.C3 dun document justificatif valide, permettant dattester clairement le lien entre le compte bancaire et le titulaire de ce compte. En consquence, afin de pouvoir crer lengagement financier individuel correspondant, le dossier de contrat doit comprendre : Le relev didentit bancaire du compte du contractant, titulaire du march ou bnficiaire de la subvention ; Ou un document quivalant manant de la banque du contractant, titulaire du march ou bnficiaire de la subvention et reprenant les lments suivants : Le numro complet du compte ; Le nom et ladresse de la personne enregistre auprs de la banque comme titulaire de ce compte ; Ou, dfaut dun tel document, la fiche signaltique financier 195 dment complte et signe par le contractant, titulaire du march ou bnficiaire de la subvention ainsi que par le reprsentant de sa banque.

En labsence de ce relev ou document quivalant annexer au contrat ou communiquer en cas de changement du compte bancaire pendant lexcution du contrat, aucun paiement ne pourra tre excut.

Des informations dtailles sont disponibles par lintermdiaire de la page Excution du site intranet BudgWeb de la DG Budget.

195

La fiche signaltique financier est incluse dans les annexes spcifiques du guide pratique des procdures contractuelles dans le cadre des actions extrieures de lUE.

Guide des procdures financires du 10me FED (version 3.1)

92

4.12.3. Systme dalerte prcoce (SAP) Lobjectif du Systme dalerte prcoce (SAP)196 est de faire circuler, au sein de la Commission europenne, linformation sur les bnficiaires de fonds de lUE qui ont commis, ou sont souponns davoir commis, des erreurs administratives ou des fraudes. Sur la base de demandes des services de la Commission europenne, ces bnficiaires sont signals dans le Fichier des entits lgales (FEL) au moyen dun indicateur dalerte qui renseigne la catgorie de signalement ainsi que le service qui en est lorigine. Le SAP identifie cinq catgories de signalement (W1 W5) reprsentant un risque croissant, savoir : Le signalement W1 : suspicion de fraudes, de fautes administratives graves ou dautres irrgularits. Il est notifi par lOffice europen de lutte antifraude (OLAF) ou le Service daudit interne (IAS) en cours denqute ou par un ordonnateur dlgu sur la base de rapports prsents par la Cour des comptes europenne ou par la structure/capacit daudit interne (IAC) de lordonnateur dlgu, ou encore sur la base de tout autre audit ou enqute197. Le signalement W2 : constatations de fraudes ou de fautes administratives graves. Il est notifi par lOLAF ou lIAS sur la base de leurs propres enqutes ou par un ordonnateur dlgu sur la base de rapports prsents par la Cour des comptes europenne ou par lIAC de lordonnateur dlgu, ou encore sur la base de tout autre audit ou enqute. Le signalement W3 : procdure judiciaire en cours. Il est activ par le Comptable la rception de la notification des saisiesarrts (W3a) ou notifi par lOLAF ou un ordonnateur dlgu lorsquils sont informs que le bnficiaire fait lobjet dune action en justice en raison derreurs administratives graves ou de fraudes (W3b). Le signalement W4 : retard significatif du paiement dun ordre de recouvrement dun montant lev. Il est activ par le Comptable lorsquun bnficiaire est vis par des ordres de recouvrement mis par la Commission europenne qui excdent un certain montant et dont le paiement connat un retard significatif.

196 197

En anglais, Early Warning System (EWS) . Voir titre 8 du prsent guide. 93

Guide des procdures financires du 10me FED (version 3.1)

Le signalement W5 : cas dexclusion prvus par le Rglement financier. Il est notifi par les ordonnateurs dlgus. Les signalements SAP sont activs (et, le cas chant, dsactivs) par le Comptable sur la base de lenvoi, par lOrdonnateur dlgu (ou subdlgu de niveau Directeur), dun courrier lattention du Comptable et qui reprend les lments dinformations figurant dans le formulaire standard concern. Une copie de cette demande doit tre adresse lunit DEVCO.R2 (point de contact SAP pour la DG DEVCO). Des informations complmentaires sont disponibles dans la section 6.12.3 du manuel DEVCO des procdures financires et contractuelles applicables aux actions extrieures finances par le budget gnral de lUE.

4.13.

Prise deffet des contrats (principe de non-rtroactivit) LOrdonnateur national, rgional, intra-ACP ou territorial ainsi que le contractant, le titulaire du march ou le bnficiaire de la subvention doivent indiquer sur le contrat la date laquelle ils le signent. Chaque contrat prend effet compter de la date de signature du dernier signataire, cest--dire du contractant, du titulaire du march ou du bnficiaire de la subvention. Les contrats ne peuvent en aucun cas tre appliqus rtroactivement. Ainsi, ils ne peuvent couvrir des travaux, fournitures, services ou actions antrieurs cette date ou prendre effet avant cette date. Exceptionnellement, une subvention peut tre octroye pour une action dj entame lorsque le demandeur peut tablir la ncessit du dmarrage de laction avant la signature du contrat. Dans ces cas, les dpenses ligibles un financement ne peuvent cependant pas tre antrieures ni la date limite de remise des propositions ou, en cas dattribution directe, la date de dpt de la demande de subvention. La subvention rtroactive dactions dj acheves est exclue. La mme rgle de rtroactivit des subventions sapplique aux conventions de dlgation et aux conventions de contribution.

4.14.

Modifications des contrats Il peut savrer ncessaire de modifier un contrat durant sa priode de validit si les circonstances touchant la mise en uvre des tches ou de laction ont chang depuis sa signature. Les modifications apportes un contrat doivent tre formalises par un ordre de service (marchs publics) ou par un avenant (marchs publics et subventions).

Guide des procdures financires du 10me FED (version 3.1)

94

Tout avenant doit dabord tre approuv et sign198 pour endossement par le Chef de dlgation, ou lordonnateur subdlgu comptent, avant dtre sign par les parties contractantes. Les ordres de service qui peuvent mener des cots additionnels, doivent, dans la mesure o leur financement par les ressources du FED est demand, tre approuvs pralablement par le pouvoir adjudicateur ou le matre douvrage et le Chef de dlgation, ou lordonnateur subdlgu comptent, avant dtre notifis par le gestionnaire du projet ou le matre duvre au contractant ou au titulaire du march199. Les cots additionnels rsultant dordres de service qui nont pas t approuvs pralablement ne peuvent pas tre financs par les ressources du FED. Etant donn que la prolongation de la priode de mise en uvre des tches peut avoir des implications financires quant au droit du pouvoir adjudicateur ou du matre douvrage de percevoir des dommages et intrts ou une indemnit forfaitaire en cas de retard dexcution ainsi quau droit du contractant ou du titulaire du march des paiements supplmentaires, un avenant ou un ordre de service doit tre tabli cet effet. Cet avenant ou ordre de service doit tre approuv par le pouvoir adjudicateur ou le matre douvrage et le Chef de dlgation, ou lordonnateur subdlgu comptent, avant dtre notifi par le gestionnaire du projet ou le matre duvre au contractant ou au titulaire du march. Toute demande de modification dun contrat doit tre adresse par lune des parties contractantes lautre partie suffisamment lavance de manire ce que lavenant puisse tre approuv et sign ou lordre de service mis par le gestionnaire du projet ou le matre duvre avant la fin de la priode dexcution200 du contrat. Les contrats ne peuvent tre modifis que pendant leur priode dexcution.

198

A lexception des avenants aux contrats signs par le Rgisseur dans le contexte de lexcution de la partie rgie du budget des devis-programmes (voir section 4.2.1. du guide pratique des procdures applicables aux devis-programmes (approche projet)). Le matre duvre (encore appel gestionnaire du projet, selon le type de march) est le service public, la personne morale de droit public ou la personne physique ou morale dsign par le matre douvrage et qui a la responsabilit de la direction et/ou du contrle de lexcution du march. Le matre douvrage (encore appel pouvoir adjudicateur, selon le type de march) est lEtat ou la personne morale de droit public ou de droit priv qui conclut le march ou au nom et pour le compte de qui celui-ci est conclu avec le titulaire du march. En principe, il sagit de lOrdonnateur national, rgional, intra-ACP ou territorial.

199

200

La priode dexcution dun contrat de travaux inclut la priode de mise en uvre des travaux ainsi que la priode de garantie entre la rception provisoire et la rception dfinitive des travaux. 95

Guide des procdures financires du 10me FED (version 3.1)

Toute prolongation de la priode dexcution dun contrat doit respecter les phases de mise en uvre oprationnelle et de clture de la convention de financement correspondante. Le montant dun march de services ne peut pas tre modifi au moyen dun ordre de service mais requiert un avenant.

Pour les marchs de travaux, un avenant doit tre tabli lorsque laugmentation ou la rduction de la valeur totale des travaux excde 15% du montant initial du march.

Lorsquun avenant ou un ordre de service induit une augmentation du montant du march financ par les ressources du FED, un engagement financier individuel complmentaire doit tre adopt avant la signature pour endossement de lavenant ou lapprobation de lordre de service. Tout avenant ou ordre de service modifiant le budget dun march doit inclure un nouveau budget indiquant les modifications apportes la dcomposition budgtaire du march initial par cet avenant ou ordre de service (et les ventuels avenants et/ou ordres de service antrieurs). Pour les subventions, lutilisation de la provision pour imprvus ne requiert pas davenant mais est subordonne lautorisation crite pralable de ladministration contractante. Lorsque cette dernire nest pas la Commission europenne, cette autorisation pralable ne doit pas tre approuve par le Chef de dlgation, ou lordonnateur subdlgu comptent. Le montant maximal dune subvention ne peut en aucun cas tre augment.

Dans le cadre dun march de travaux, lorsque laugmentation du montant de lengagement financier individuel correspondant rsulte purement de lapplication des conditions contractuelles et ne requiert donc ni ordre de service ni avenant, le matre duvre doit rdiger une note explicative et la transmettre sans dlai au Chef de dlgation, ou lordonnateur subdlgu comptent, afin que le montant de cet engagement financier individuel puisse tre ajust. Pour plus de dtails concernant les principes gnraux rgissant les modifications des contrats ainsi que les limites par type de contrat, il convient de se rfrer au guide pratique des procdures contractuelles dans le cadre des actions extrieures de lUE et aux conditions gnrales des contrats.

Guide des procdures financires du 10me FED (version 3.1)

96

4.15.

Prvention des irrgularits, de la fraude et de la corruption201 LOrdonnateur national, rgional, intra-ACP ou territorial doit vrifier rgulirement que les actions finances sur les ressources du FED sont excutes correctement. Il doit prendre les mesures propres prvenir les irrgularits et les fraudes pendant lexcution des contrats et des devis-programmes. Le cas chant, il doit engager les poursuites appropries afin de rcuprer les fonds indment verss. De mme, lorganisation internationale ou lorganisme dlgataire doit prendre les mesures appropries pour viter les irrgularits, la fraude, la corruption ou toute autre activit illgale dans la gestion de laction finance sur les ressources du FED. Le cas chant, lorganisation internationale ou lorganisme dlgataire est tenu de rsilier les contrats passs avec les partenaires, contractants ou membres du personnel qui se sont rendus coupables de telles pratiques irrgulires ou frauduleuses et doit prendre toutes les mesures raisonnables en vue de rcuprer les fonds indment verss.

4.16.

Gestion financire des projets rgionaux comportant des composantes nationales Dans le contexte des projets rgionaux comportant des composantes nationales, il est vivement conseill lOrdonnateur rgional de dlguer aux Ordonnateurs nationaux des Etats ACP concerns la prparation, la conclusion ainsi que la gestion et lexcution financire des contrats et devis-programmes relatifs ces composantes nationales. Cette dlgation doit tre prvue dans les conventions de financement correspondantes. Par ailleurs, ces dernires doivent galement indiquer la rpartition des responsabilits entre chacune des dlgations de lUE responsables.

201

Voir modle de convention de financement, conditions gnrales, article 19, conditions gnrales applicables aux conventions de contribution, article 1.5, et conditions gnrales de la convention de dlgation, article I.6. 97

Guide des procdures financires du 10me FED (version 3.1)

5.

MISE EN UVRE DES PROJETS EXECUTION FINANCIERE DES CONTRATS Ce titre traite de lexcution financire des contrats202, qui respectent les modles tablis par la DG DEVCO, en particulier des paiements et des recouvrements.
MISE EN OEUVRE DES PROJETS CONCLUSION DES CONTRATS

MISE EN UVRE DES PROJETS EXECUTION FINANCIERE DES CONTRATS

CLOTURE DES ENGAGEMENTS

Lexcution financire de la partie rgie du budget des devis-programmes est traite sparment dans le guide pratique des procdures applicables aux devisprogrammes (approche projet), disponible sous Finances & Contrats du site intranet de la DG DEVCO. Pour les appels doffres lancs avant le 1er janvier 2009, les procdures dexcution des marchs publics sont celles applicables dans le cadre du 9me FED. Dans ces cas, il convient de se rfrer au titre correspondant du guide des procdures financire du 9me FED.

Pour les conventions de financement finances sur les ressources du 9me FED et ayant fait lobjet dun avenant en ce sens, les procdures de passation et dexcution des marchs publics pour tout appel doffres lanc aprs lentre en vigueur de ces avenants sont celles applicables dans le cadre du 10me FED.

Les conditions particulires et les conditions gnrales applicables aux diffrents contrats et conventions prvoient les mthodes de paiement quil convient de respecter.

202

Contrat au sens large : contrat (march public), contrat de subvention, convention de contribution, convention de dlgation, contrat spcifique (contrat-cadre Bnficiaires, contrat-cadre Commission ou contrat-cadre audit). 98

Guide des procdures financires du 10me FED (version 3.1)

5.1.

Types de paiements Les paiements peuvent tre classs en trois catgories : Prfinancements ; Paiements intermdiaires ou acomptes ; Paiements de solde.

5.1.1.

Prfinancements Les prfinancements sont destins fournir un fond de trsorerie aux bnficiaires des paiements. Ils peuvent tre fractionns en plusieurs versements. Les prfinancements sont payables seulement aprs la rception : De deux exemplaires du contrat contresigns par le contractant203, le titulaire du march ou le bnficiaire de la subvention, ou de deux exemplaires de la convention contresigns par lorganisation internationale ou lorganisme dlgataire ; Dune demande de paiement tablie par le contractant ou titulaire du march204 205 ; Pour les marchs de travaux et les marchs de fournitures, de la garantie de bonne excution, si elle est exige206 ; Pour tous les marchs, dune garantie financire pour la totalit du prfinancement demand lorsque ce dernier excde EUR 150.000 207 ; Pour les subventions, dune garantie financire208, lorsque le montant cumul du prfinancement pay est suprieur 80% du montant du

203

Pour les contrats spcifiques relatifs au contrat-cadre Bnficiaires 2009, un seul exemplaire contresign doit tre envoy par le contractant. Pour les subventions, le versement du prfinancement ou le premier versement de prfinancement doit tre effectu, sans la soumission dune demande de paiement par le bnficiaire, ds rception du contrat sign par les deux parties, accompagn, le cas chant, de la garantie financire (voir conditions particulires du modle de contrat de subvention, article 4.3.). Pour les conventions de contribution et les conventions de dlgation, le versement du prfinancement ou le premier versement de prfinancement doit tre effectu, sans la soumission dune demande de paiement par lorganisation internationale ou lorganisme dlgataire, ds rception du contrat sign par les deux parties (voir conditions gnrales applicables aux conventions de contribution, article 15.1, et conditions gnrales de la convention de dlgation, article 15.1). Voir section 5.9.1. du prsent guide. Lorsque le contractant est un organisme public et aprs une valuation des risques, il peut tre drog lobligation de constituer une telle garantie financire. 99

204

205

206 207

Guide des procdures financires du 10me FED (version 3.1)

contrat et condition que ce montant cumul dpasse EUR 60.000 (90% du montant du contrat ou EUR 1 million dans les cas o le bnficiaire de la subvention est une ONG).

Les prfinancements verss sont des crances du FED. Les soldes non rembourss lui sont par consquent dus.

Les versements et les remboursements de prfinancements doivent seffectuer dans la monnaie de paiement des contrats. Il en est de mme pour leur comptabilisation dans le systme comptable informatique.

Marchs publics Le versement de prfinancements ainsi que leur montant doivent tre spcifis dans les conditions particulires de chaque contrat. Le montant des prfinancements est limit une fraction du montant total du march initial. Ces pourcentages varient selon le type de march :

Marchs de travaux209

Marchs de fournitures210

Marchs de services prix unitaires211

Marchs de services forfait212

Dmarrage du march

Avance forfaitaire

Maximum 10%

60%

Maximum 20%213, 30%214 ou 40%215

Maximum 60%

Achat de matriaux, quipements, installations et matriel ncessaires lexcution du march

Prfinancement contre justificatifs

Maximum 20%

208

Les organismes publics ainsi que les organisations internationales sont exempts de lobligation de soumettre une garantie financire, sauf indication contraire dans les conditions particulires des contrats de subvention correspondants. Voir conditions gnrales des marchs de travaux, article 46.2. Voir conditions gnrales des marchs de fournitures, article 26.5. Voir conditions gnrales des marchs de services, article 29.1. Voir conditions gnrales des marchs de services, article 29.1. Lorsque la priode de mise en uvre des tches est suprieure 24 mois. Lorsque la priode de mise en uvre des tches est comprise entre 12 et 24 mois. Lorsque la priode de mise en uvre des tches est infrieure ou gale 12 mois. 100

209 210 211 212 213 214 215

Guide des procdures financires du 10me FED (version 3.1)

Marchs de travaux Pour obtenir un prfinancement complmentaire lavance forfaitaire de dmarrage, le titulaire du march doit justifier la conclusion de contrats dachat ou de commandes fermes (factures pro forma des fournisseurs et/ou bons de commande) de matriaux, dquipements, dinstallations et de matriel (y compris des pices dtaches) ncessaires lexcution du march216 et mentionns dans son offre technique ou dans un avenant au contrat. Les prfinancements doivent tre rembourss conformment aux formules indiques dans les conditions particulires217 du modle de contrat. Ainsi, le remboursement des prfinancements seffectue par dduction sur les acomptes. Il commence ds le premier acompte d au titre du march et doit tre termin au plus tard lorsque le montant cumul des paiements effectus atteint 80% du montant initial du march (avance forfaitaire) et 90% du montant initial du march (prfinancement contre justificatifs). Marchs de fournitures Le prfinancement est dduit du montant total d au titre du march afin de procder au paiement du solde aprs la rception provisoire des fournitures. Marchs de services prix unitaires218 Lorsque 80% du montant du contrat ont t pays (prfinancement et paiements intermdiaires), le prfinancement est dduit des montants dus au titre du march jusqu son remboursement complet, avant deffectuer tout paiement supplmentaire. Marchs de services forfait Le prfinancement est dduit du montant total d au titre du contrat afin de procder au paiement du solde. Contrat-cadre Bnficiaires 2009219 Le montant du prfinancement est gal maximum 60% du montant du contrat spcifique. Le prfinancement est dduit du montant total d au titre du contrat spcifique afin de procder au paiement final.

216

Ainsi que dautres dpenses pralables importantes telles que lacquisition de brevets ou lexcution dtudes. Voir conditions particulires du modle de contrat de travaux, article 46.8. Voir conditions gnrales des marchs de services, article 29.1. Voir conditions gnrales du contrat-cadre Bnficiaires 2009, article 29.1. 101

217 218 219

Guide des procdures financires du 10me FED (version 3.1)

Contrat-cadre audit 2010220 Le montant du prfinancement est gal 20% du montant du contrat spcifique. Le prfinancement est dduit du montant total d au titre du contrat spcifique afin de procder au paiement du solde. Subventions221 Le montant du prfinancement est, en principe, gal 80% : Du montant de la subvention, financ par ladministration contractante, pour les contrats dont la priode de mise en uvre de laction ne dpasse pas 12 mois ou dont le montant financ est infrieur ou gal EUR 100.000 ; De la part du budget prvisionnel, financ par ladministration contractante, des 12 premiers mois de mise en uvre de laction, pour les contrats dont la priode de mise en uvre de laction dpasse 12 mois et dont le montant financ est suprieur EUR 100.000. Pour les contrats dont la priode de mise en uvre de laction dpasse 12 mois et dont le montant financ par ladministration contractante est suprieur EUR 100.000, il est prvu de nouveaux versements de prfinancement destins couvrir normalement les besoins de financement par priode de 12 mois de mise en uvre de laction. Un nouveau versement de prfinancement ne peut tre effectu que si la partie finance des dpenses rellement encourues reprsente au moins 70% du montant du versement prcdent (et 100% des versements antrieurs, le cas chant) tel que justifi par le rapport intermdiaire de mise en uvre de laction ainsi que par un rapport de vrification des dpenses lorsque le montant financ du contrat est gal ou suprieur EUR 750.000. Lorsque la consommation du versement prcdent est infrieure 70%, le montant du nouveau versement de prfinancement est diminu de la part non utilise du versement prcdent, soit la diffrence entre 70% du versement prcdent et la consommation relle de ce versement222. Un nouveau versement de prfinancement a lieu aprs lapprobation du rapport intermdiaire de mise en uvre de laction. Ce dernier est rput approuv, en labsence de raction crite, dans les 45 jours suivant sa rception.

220 221

Voir conditions particulires du contrat-cadre audit 2010, article I.5.1. Voir conditions gnrales applicables aux contrats de subvention, articles 15.1., 15.2., 15.6. et 15.10. 15.13. Exemple : prfinancement prcdent de 300, dont 100 (< 70 %) ont t utiliss. Le calcul est le suivant : 210 (70 % de 300) - 100 (montant utilis) = dduction de 110 du montant du versement de prfinancement suivant. 102

222

Guide des procdures financires du 10me FED (version 3.1)

Le montant cumul du prfinancement ne peut pas dpasser 90% du montant maximum financ par ladministration contractante. Le prfinancement, ventuellement fractionn en plusieurs versements, est dduit du cot total de laction ligible au financement afin de procder au paiement du solde. La comptabilisation dun apurement partiel du montant cumul du prfinancement doit cependant tre effectue, en mme temps que le nouveau versement de prfinancement, sur la base dun rapport de vrification des dpenses et concurrence du montant accept des cots ligibles.

Conventions de contribution223 Le montant du prfinancement est compris entre 80% et 95% : Du montant de la contribution de ladministration contractante, pour les conventions dont la priode de mise en uvre de laction ne dpasse pas 12 mois ou dont le montant financ est infrieur EUR 100.000 ; De la part du budget prvisionnel (hors imprvus), financ par ladministration contractante, des 12 premiers mois de mise en uvre de laction, pour les conventions dont la priode de mise en uvre de laction dpasse 12 mois et dont le montant financ est suprieur ou gal EUR 100.000. Pour les conventions dont la priode de mise en uvre de laction dpasse 12 mois et dont le montant financ par ladministration contractante est suprieur EUR 100.000, il est prvu de nouveaux versements de prfinancement destins couvrir 80% 95% des besoins de financement (hors imprvus) par priode de 12 mois de mise en uvre de laction. Un nouveau versement de prfinancement ne peut tre effectu que si la partie finance des dpenses rellement encourues reprsente au moins 70% du montant du versement prcdent (et 100% des versements antrieurs, le cas chant) tel que justifi par le rapport davancement. Un nouveau versement de prfinancement a lieu aprs lapprobation du rapport davancement. Ce dernier est rput approuv, en labsence de raction crite, dans les 45 jours suivant sa rception. Le prfinancement, ventuellement fractionn en plusieurs versements, est dduit du cot total de laction ligible au financement afin de procder au paiement du solde.

223

Voir conditions gnrales applicables aux conventions de contribution, articles 15.1, 15.2 et 15.7. 103

Guide des procdures financires du 10me FED (version 3.1)

La comptabilisation dun apurement partiel du montant cumul du prfinancement doit cependant tre effectue, en mme temps que le nouveau versement de prfinancement, sur la base du rapport davancement soumis par lorganisation internationale et concurrence du total des cots accepts comme ligibles et financs sur les ressources du FED.

Conventions de dlgation224 Le montant du prfinancement est gal 100% : Du montant financ par la Commission europenne, pour les conventions dont la priode de mise en uvre de laction ne dpasse pas 12 mois ; De la part du budget prvisionnel, financ par la Commission europenne, des 12 premiers mois de mise en uvre de laction, pour les conventions dont la priode de mise en uvre de laction dpasse 12 mois. Pour les conventions dont la priode de mise en uvre de laction dpasse 12 mois, il est prvu de nouveaux versements de prfinancement destins couvrir 100% des besoins de financement de la part finance par la Commission europenne par priode de 12 mois de mise en uvre de laction. Un nouveau versement de prfinancement ne peut tre effectu que si la partie finance des dpenses rellement encourues reprsente au moins 70% du montant du versement prcdent (et 100% des versements antrieurs, le cas chant) tel que justifi par le rapport dexcution. Un nouveau versement de prfinancement a lieu aprs lapprobation du rapport dexcution. Ce dernier est rput approuv, en labsence de raction crite, dans les 45 jours suivant sa rception. Le prfinancement, ventuellement fractionn en plusieurs versements, est dduit du cot total de laction ligible au financement afin de procder au paiement du solde. La comptabilisation dun apurement partiel du montant cumul du prfinancement doit cependant tre effectue, en mme temps que le nouveau versement de prfinancement, sur la base du rapport dexcution soumis par lorganisme dlgataire et concurrence du total des cots accepts comme ligibles et financs sur les ressources du FED.

224

Voir conditions gnrales de la convention de dlgation, articles 15.1, 15.2 et 15.7. 104

Guide des procdures financires du 10me FED (version 3.1)

5.1.2.

Intrts sur prfinancements De manire gnrale, les intrts produits par les fonds qui sont la proprit du FED sont inscrits en tant que recettes du FED. Toutefois, les intrts produits par les versements de prfinancement sont affects au programme ou laction concern et dduits du paiement du solde des montants dus au bnficiaire des paiements. Par ailleurs, aucun intrt nest d dans les cas suivants : Prfinancements ne reprsentant pas un montant significatif ; Prfinancements verss au titre des marchs publics ; Prfinancements verss dans le cadre de la gestion conjointe et pour les actions finances conjointement par plusieurs donateurs ; Prfinancements verss aux Etats membres de lUE, notion qui couvre non seulement leur structure centrale mais galement les autorits rgionales et locales, y compris les organismes et structures sous leur contrle (autorit de gestion commune et/ou agences nationales contrles par lEtat), pour autant quils agissent pour le compte et sous la responsabilit de lEtat membre vis--vis de lUE. Pour les actions extrieures, on considre que le prfinancement reprsente un montant significatif sil est suprieur EUR 250.000. Pour les aides visant les situations de crises et les oprations daide humanitaire, on considre que le prfinancement reprsente un montant significatif sil est suprieur EUR 750.000 la fin de chaque exercice et sil concerne des projets ou programmes dune dure suprieure 12 mois. De plus, les intrts produits par les versements de prfinancement suprieurs EUR 750.000 doivent tre recouvrs par lordonnateur comptent la fin de chaque exercice. Le bnficiaire doit indiquer clairement les intrts ou autres avantages quivalents ventuellement produits par le prfinancement du FED. Un compte ou sous-compte bancaire spcifique, permettant didentifier les fonds verss par le FED et les intrts produits par ces fonds, doit tre ouvert. Pour les intrts qui doivent tre recouvrs annuellement, lordonnateur comptent doit dterminer avant la fin de chaque exercice les montants prvisionnels des intrts produits et constituer une provision pour ces montants. Les intrts recouvrs sont ensuite verss au FED comme recettes. Subventions Les intrts ou avantages quivalents produits par les versements de prfinancement doivent tre mentionns dans les rapports de mise en uvre de laction. Ces intrts sont dus comme suit :

Guide des procdures financires du 10me FED (version 3.1)

105

Lorsque le montant cumul du prfinancement pay est infrieur ou gal EUR 250.000 (ou EUR 750.000 en cas de subvention visant une situation de crise ou daide humanitaire), aucun intrt nest d dans le contexte de la mise en uvre de laction ; Lorsque le montant cumul du prfinancement pay est suprieur EUR 250.000, les intrts sont dus et doivent tre dduits du paiement du solde des montants dus ; Lorsque le montant cumul du prfinancement pay est suprieur EUR 750.000 par contrat et pour chaque priode de rfrence suivant lexcution du contrat, les intrts sont dus et doivent tre recouvrs la fin de chaque exercice. Conventions de contribution Pour les actions en gestion conjointe avec des organisations internationales et/ou les actions finances conjointement par plusieurs donateurs, les rgles et procdures de lorganisation internationale concernant les intrts bancaires sont applicables et lgalit de traitement entre les donateurs doit tre garantie. Dans tous les autres cas, les intrts produits par les versements de prfinancement doivent tre mentionns dans les rapports davancement et le rapport final. Ces intrts sont dus, comme pour les subventions (voir ci-avant). Conventions de dlgation Lorsque lorganisme dlgataire est tabli dans un Etat qui nest pas membre de lUE, tous les intrts ou avantages quivalents produits par les fonds verss par la Commission europenne lorganisme dlgataire doivent tre mentionns dans les rapports dexcution et le rapport final. Ces intrts sont dus, comme pour les subventions (voir ci-avant). Dans tous les autres cas, les rgles et procdures de lorganisme dlgataire concernant les intrts bancaires ou avantages quivalents sont applicables et lgalit de traitement entre les donateurs doit tre garantie. 5.1.3. Paiements intermdiaires (acomptes) Les paiements intermdiaires ou acomptes sont destins rembourser les dpenses du contractant ou titulaire du march notamment sur la base dun dcompte, lorsque le contrat prsente un certain degr dexcution. Un ou plusieurs paiements intermdiaires ou acomptes sont possibles. Ils peuvent apurer en tout ou en partie le prfinancement vers.

Guide des procdures financires du 10me FED (version 3.1)

106

Marchs de travaux225 En principe la fin de chaque mois, le titulaire du march soumet au matre duvre226 une demande dacompte. Cette dernire comprend, selon les cas, les lments suivants : La valeur contractuelle estime des ouvrages permanents excuts jusqu la fin de la priode concerne ; La somme rsultant de la rvision des prix227 ; La somme retenue en garantie de lexcution des obligations du titulaire du march (voir ci-aprs) ; La variation de la valeur des quipements et matriaux se trouvant sur le chantier et destins tre incorpors aux ouvrages permanents ; La somme dduire pour le remboursement des prfinancements228 ; Le montant des pnalits de retard ; Toute autre somme qui serait due au titre du march. Concrtement, une demande dacompte doit comporter : Une facture, date et signe par le titulaire du march, se rfrant un dcompte provisoire mensuel ; Un dcompte provisoire mensuel numrot de manire squentielle, indiquant les sommes dues ainsi que les ajustements ventuels pour la priode concerne, faisant apparatre clairement les travaux raliss dans le mois coul, les travaux cumuls ainsi que les travaux prvus au contrat, et sign par le titulaire du march, par la mission de contrle (assistance technique)229 ainsi que par le matre duvre ;

225 226

Voir conditions gnrales des marchs de travaux, article 50. Le matre duvre est le service public, la personne morale de droit public ou la personne physique ou morale dsign par le matre douvrage et qui a la responsabilit de la direction et/ou du contrle de lexcution du march. Le matre douvrage (encore appel le pouvoir adjudicateur) est lEtat ou la personne morale de droit public ou de droit priv qui conclut le march ou au nom et pour le compte de qui celui-ci est conclu avec le titulaire du march. En principe, il sagit de lOrdonnateur national ou rgional.

227 228 229

Voir chapitre 5.10. du prsent guide. Voir section 5.1.1. du prsent guide. Le matre duvre, qui a la responsabilit de la direction et/ou du contrle de lexcution du march, est gnralement reprsent par une assistance technique finance par un march de services spcifique pour superviser ce march de travaux. 107

Guide des procdures financires du 10me FED (version 3.1)

Un tat dtaill des quantits ralises durant le mois coul, indiquant les lments de calcul utiliss (mtrs, cubages, croquis) et sign, dune part, par le titulaire du march et, dautre part, par le reprsentant du matre duvre prsent sur le terrain. Dans un dlai de 30 jours compter de la rception de la demande dacompte et aprs dtermination de la somme due au titulaire du march, le matre duvre adresse ce dernier ainsi quau matre douvrage un tat de dcompte indiquant cette somme et pour quels travaux le paiement est approuv. En principe, le montant des prlvements sur les acomptes qui doit tre retenu230 en garantie de lexcution des obligations du titulaire du march pendant la priode de garantie est de 10% de chaque acompte. Sous rserve de lapprobation du matre douvrage, le titulaire du march peut remplacer ces prlvements sur les acomptes par la soumission dune garantie financire pour retenues de garantie231 au plus tard la date fixe pour le commencement des travaux. Marchs de fournitures Le modle de contrat de fournitures ne prvoit pas la possibilit deffectuer des paiements intermdiaires. Marchs de services prix unitaires232 Pour les contrats dont la priode de mise en uvre des tches est suprieure 6 mois, des paiements intermdiaires semestriels sont effectus aprs la soumission par le contractant et lapprobation par le pouvoir adjudicateur dun rapport davancement et dun rapport de vrification des dpenses, accompagns dune facture qui doit annexer les copies, ou les extraits, des feuilles de prsence des experts dment approuves233. Le rapport davancement et le rapport de vrification des dpenses sont rputs approuvs, en labsence de raction crite, dans les 45 jours suivant leur rception. Ces paiements intermdiaires doivent tre dun montant quivalent aux cots encourus sur la base des rapports de vrification des dpenses. Les factures doivent tre rgles de telle faon que le montant des paiements ne dpasse pas 90% du montant du contrat.

230 231 232 233

Voir conditions gnrales des marchs de travaux, article 47. Voir chapitre 5.9. du prsent guide. Voir conditions gnrales des marchs de services, articles 29.1, 29.7 et 27. Voir chapitre 5.11. du prsent guide. 108

Guide des procdures financires du 10me FED (version 3.1)

Marchs de services forfait Le modle de contrat de services ne prvoit pas la possibilit deffectuer des paiements intermdiaires. Contrat-cadre Bnficiaires 2009234 Le modle de contrat spcifique ne prvoit en principe pas de paiement intermdiaire. Cependant, la demande du contractant, un avenant au contrat spcifique peut prvoir un paiement intermdiaire lorsque la dure dexcution de la mission est prolonge dau moins six mois ou lorsque le budget de la mission est augment dun montant au moins gal au montant initial du contrat spcifique correspondant. Contrat-cadre audit 2010235 A la remise du rapport provisoire daudit, le contractant peut soumettre une demande de paiement intermdiaire reprsentant 30% du montant du contrat spcifique. Subventions Le modle de contrat de subvention ne prvoit pas la possibilit deffectuer des paiements intermdiaires. Conventions de contribution Le modle de convention de contribution ne prvoit pas la possibilit deffectuer des paiements intermdiaires. Conventions de dlgation Le modle de convention de dlgation ne prvoit pas la possibilit deffectuer des paiements intermdiaires. 5.1.4. Paiements de solde La clture de la dpense prend la forme : Soit dun paiement du solde qui ne peut pas tre renouvel et apure les paiements qui lont prcd ; Soit dune constatation de crance et dun ordre de recouvrement236.

234 235 236

Voir conditions particulires du contrat-cadre Bnficiaires 2009, article 7.2. Voir conditions particulires du contrat-cadre audit 2010, article I.5.2. Voir chapitres 5.20. et 5.21. du prsent guide. 109

Guide des procdures financires du 10me FED (version 3.1)

Le paiement du solde constitue ainsi le solde du montant d au titre du march ou de la subvention. Marchs de travaux Au plus tard 90 jours aprs la dlivrance du certificat de rception dfinitive237 par le matre duvre ou au plus tard la date de la demande par le titulaire du march de ltablissement du certificat de rception provisoire238, le titulaire du march soumet au matre duvre un projet de dcompte dfinitif239 avec les justifications dtaillant : La valeur totale des travaux excuts conformment au march ; Toutes les autres sommes qui seraient dues au titre du march. Dans un dlai de 90 jours compter de la rception du projet de dcompte dfinitif ou dans un dlai de 30 jours aprs ltablissement du certificat de rception dfinitive240 et aprs dtermination du montant dfinitif d au titre du march, le matre duvre adresse pour signature au titulaire du march et au matre douvrage le dcompte dfinitif faisant apparatre ce montant. Le dcompte dfinitif sign par le titulaire du march a valeur de quittance dchargeant le matre douvrage et confirmant que le total du dcompte dfinitif constitue le solde intgral et dfinitif de tous les montants dus au titulaire au titre du march, autres que les montants faisant lobjet dun rglement lamiable, dun arbitrage ou dune procdure juridictionnelle. Marchs de fournitures241 Le paiement du solde a lieu aprs la dlivrance du certificat de rception provisoire242 par le gestionnaire du projet. Marchs de services243 Le paiement du solde a lieu aprs lapprobation du rapport final de mise en uvre des tches et, pour les marchs de services prix unitaires, du rapport de vrification des dpenses, accompagn(s) dune facture qui doit, pour les marchs de services prix unitaires, annexer les copies, ou les extraits, des feuilles de

237 238 239 240 241 242 243

Voir conditions gnrales des marchs de travaux, article 62. Voir conditions particulires du modle de contrat de travaux, article 51.1. Voir conditions gnrales des marchs de travaux, article 51. Voir conditions particulires du modle de contrat de travaux, article 51.2. Voir conditions gnrales des marchs de fournitures, article 26.5. Voir conditions gnrales des marchs de fournitures, article 31. Voir conditions gnrales des marchs de services, articles 29.1., 29.6. et 27. 110

Guide des procdures financires du 10me FED (version 3.1)

prsence des experts dment approuves244. Le rapport final est rput approuv, en labsence de raction crite, dans les 60 jours suivant sa rception. Contrat-cadre Bnficiaires 2009245 Le paiement final a lieu aprs lapprobation du rapport final correspondant aux prestations effectues. Ce dernier est rput approuv, en labsence de raction crite, dans les 30 jours suivant sa rception. Contrat-cadre audit 2010246 Le paiement du solde a lieu aprs lapprobation du rapport final daudit. Les conditions de remise et dapprobation des rapports provisoire et final daudit sont dtailles dans la partie 3.4 des termes de rfrence globaux. Le prfinancement et le paiement intermdiaire sont dduits du montant total d au titre du contrat spcifique afin de procder au paiement du solde. Subventions247 Le paiement du solde a lieu aprs lapprobation du rapport final de mise en uvre de laction. Ce dernier doit tre accompagn dun rapport de vrification des dpenses lorsque le montant du contrat est suprieur EUR 100.000. Dans le cas o un rapport de vrification des dpenses nest pas requis, le bnficiaire de la subvention doit fournir une liste dtaillant chaque dpense encourue pendant la priode couverte par le rapport final. Le rapport final est rput approuv, en labsence de raction crite, dans les 45 jours suivant sa rception. Le rapport de vrification des dpenses accompagnant une demande de paiement du solde porte sur lensemble des dpenses non couvertes par un ventuel rapport de vrification des dpenses prcdent. Aprs approbation du rapport final et rception, le cas chant, du rapport de vrification des dpenses, le cofinancement de ladministration contractante est tabli en appliquant le montant maximal de la subvention en termes de montant absolu et en termes de pourcentage. Il est ensuite procd la vrification de la rgle de non-profit selon laquelle le bnficiaire de la subvention accepte que la subvention ne puisse en aucun cas lui procurer un profit et quelle soit limite au montant ncessaire pour quilibrer les recettes et les dpenses de laction.

244 245 246

Voir chapitre 5.11. du prsent guide. Voir conditions gnrales du contrat-cadre Bnficiaires 2009, articles 29.1. et 27. Voir conditions particulires du contrat-cadre audit 2010, article I.5.3., et conditions gnrales, article II.4.3. Voir conditions gnrales applicables aux contrats de subvention, articles 2.1., 15.1., 15.2. et 15.6. et 17.2. 17.4. 111

247

Guide des procdures financires du 10me FED (version 3.1)

Aprs ces tapes, le montant final du cofinancement de ladministration contractante est fix. Conventions de contribution248 Le paiement du solde a lieu aprs lapprobation du rapport final de mise en uvre de laction. Ce dernier est rput approuv, en labsence de raction crite, dans les 45 jours suivant sa rception. Conventions de dlgation249 Le paiement du solde a lieu aprs lapprobation du rapport final de mise en uvre de laction. Il couvre exclusivement les cots de lvaluation et de laudit finals et de la clture des activits supports entre la fin de la priode de mise en uvre de laction et la soumission du rapport final. Le rapport final est rput approuv, en labsence de raction crite, dans les 45 jours suivant sa rception. 5.2. Demandes de paiement Dans tous les cas et pour tous les types de paiements, le bnficiaire dun paiement doit tablir et soumettre250 une facture ou demande de paiement dtaille selon le budget annex au contrat et conforme la lgislation fiscale applicable dans le pays o est tabli son sige social. Cette demande de paiement doit tre accompagne de toutes les pices justificatives ncessaires la liquidation de la dpense et lexcution du paiement. Exceptionnellement, pour les subventions, les conventions de contribution et les conventions de dlgation, le versement du prfinancement ou le premier versement de prfinancement doit tre effectu sans la soumission dune demande de paiement par le bnficiaire, lorganisation internationale ou lorganisme dlgataire, ds rception du contrat sign accompagn, uniquement pour les subventions et le cas chant, de la garantie financire251. Les factures et demandes de paiement doivent tre enregistres dans le systme comptable informatique sans dlais, et au plus tard 5 jours ouvrables dater de leur rception. La typologie des paiements encoder dans le systme comptable informatique est dcrite dans le manuel CRIS concern.

248 249 250 251

Voir conditions gnrales applicables aux conventions de contribution, articles 15.1 et 15.2. Voir conditions gnrales de la convention de dlgation, articles 15.1 et 15.2. Au service indiqu dans les conditions particulires du contrat. Voir section 5.1.1. du prsent guide. 112

Guide des procdures financires du 10me FED (version 3.1)

5.3.

Liquidation des dpenses252 La liquidation dune dpense est lacte par lequel lordonnateur comptent : Vrifie lexistence des droits du crancier ; Dtermine et vrifie la ralit et le montant de la crance ; Vrifie les conditions dexigibilit de la crance. La liquidation dune dpense consiste notamment vrifier que : La facture ou demande de paiement est justifie, cest--dire : Le prfinancement est payable conformment aux termes du contrat ; Les travaux, les fournitures, les services ou laction mentionns ont t raliss, livres, prests ou mise en uvre conformment aux termes du contrat ; Le montant rclam est rellement d au contractant, titulaire du march ou bnficiaire de la subvention (y compris les vrifications arithmtiques) ; La facture ou demande de paiement est en tous points conforme aux conditions spcifies dans le contrat telles que le lieu, la monnaie et lchance du paiement, la conversion des dpenses effectues dans une monnaie autre que celle de paiement du contrat, etc. ; La facture ou demande de paiement tient compte, le cas chant, du remboursement du prfinancement effectu conformment aux termes du contrat. Toute liquidation dune dpense doit tre appuye par des pices justificatives attestant les droits du crancier, sur la base de la constatation ( conforme aux faits ) de services effectivement rendus, de fournitures effectivement livres ou de travaux effectivement raliss ou sur la base dautres titres justifiant le paiement. Lordonnateur comptent doit procder personnellement lexamen des pices justificatives ou sassurer, sous sa responsabilit, que cet examen a t effectu avant de prendre la dcision de liquidation de la dpense.

252

Voir Rglement financier, article 81.

Guide des procdures financires du 10me FED (version 3.1)

113

5.4.

Ordonnancement et paiement des dpenses253 Aprs avoir liquid la dpense relative un contrat sign par lui, lOrdonnateur national, rgional, intra-ACP ou territorial tablit, date et signe un ordre de paiement qui constitue lautorisation de procder au paiement. Lordre de paiement254 doit contenir les informations suivantes : Les rfrences du projet ou programme ; Le numro comptable de lengagement financier global correspondant ; Les rfrences du contrat ouvrant droit au paiement ; Le numro comptable correspondant ; de lengagement financier individuel

La monnaie de paiement (monnaie nationale ou euro) ; Le montant payer (en chiffres et en lettres) ; Le nom et ladresse du bnficiaire du paiement ; Les rfrences du compte bancaire crditer ; Lobjet de la dpense. Le dossier de paiement, comprenant lordre de paiement, la facture ou demande de paiement du contractant, titulaire du march ou bnficiaire de la subvention, ltat de dcompte ou le dcompte dfinitif tabli par le matre duvre255 ainsi que les pices justificatives originales, est ensuite transmis au Chef de dlgation; ou lordonnateur subdlgu comptent, par lOrdonnateur national, rgional, intraACP ou territorial. Aprs, le Chef de dlgation, ou lordonnateur subdlgu comptent, procde, son tour, la liquidation de la dpense et son ordonnancement. Au sein de la Commission europenne, lordonnancement dune dpense est lacte par lequel lordonnateur subdlgu comptent, aprs avoir vrifi la disponibilit des fonds, donne au Comptable256, par lmission dun ordre de paiement enregistr dans le systme comptable informatique, linstruction de payer le montant de la dpense dont il a effectu la liquidation. Lors de ltablissement de lordre de paiement, lordonnateur subdlgu comptent doit sassurer :

253 254 255 256

Voir Rglement financier, articles 82 86. Un exemple dordre de paiement est prsent en annexe du prsent guide. Voir sections 5.1.2. et 5.1.3. du prsent guide. Voir section 2.5.4. du prsent guide. 114

Guide des procdures financires du 10me FED (version 3.1)

De la liquidation pralable de la dpense ; De lexactitude de limputation comptable ; De la disponibilit des fonds au niveau de lengagement financier individuel concern ; De lexactitude de la dsignation du bnficiaire du paiement et de lexigibilit de sa crance. Sil sagit dun paiement en monnaie nationale et sil existe un payeur dlgu national257, lordre de paiement soumis par lOrdonnateur national ou rgional est dat et sign par le Chef de dlgation, ou lordonnateur subdlgu comptent, puis transmis pour excution au payeur dlgu national mais uniquement aprs validation par le Comptable de la transaction financire correspondante dans le systme comptable informatique. Dans tous les autres cas, lordre de paiement soumis par lOrdonnateur national, rgional, intra-ACP ou territorial ne doit pas ncessairement tre dat et sign par le Chef de dlgation, ou lordonnateur subdlgu comptent. En effet, le Comptable va assurer le paiement uniquement sur la base de lordre de paiement introduit dans le systme comptable informatique et valid par le Chef de dlgation, ou lordonnateur subdlgu comptent. Les paiements sont comptabiliss en euro. Pour la comptabilisation dfinitive des paiements effectus en monnaie nationale et autres devises, les taux de conversion utiliss par le Comptable correspondent ceux la date laquelle les comptes bancaires de la Commission europenne auprs des payeurs dlgus ont t dbits (date de valeur). Les pices justificatives (originaux) annexes aux ordres de paiement doivent tre conserves par le Chef de dlgation, ou lordonnateur subdlgu comptent.

5.5.

Dlais de paiement258 Cas gnral Afin damliorer lexcution financire et de contribuer la relance conomique, la Commission europenne sest engage notamment rduire les dlais de paiement. Ainsi et uniquement lorsque les contrats correspondants ont t signs par la Commission europenne, les dlais contractuels restent les mmes (voir plus loin) mais les dlais cibles internes sont les suivants :

257 258

Voir section 2.5.5. du prsent guide. Voir Rglement financier, article 87. 115

Guide des procdures financires du 10me FED (version 3.1)

Les versements de prfinancement doivent tre effectus dans un dlai maximum de 20 jours ; Tous les autres paiements doivent tre effectus dans un dlai maximum de 30 jours ; Les rapports doivent tre approuvs dans un dlai maximum de 30 jours pour les marchs publics et 45 jours pour les subventions. Ces dlais cibles internes ne sont pas dapplication pour les paiements ordonnancs entre le 15 dcembre et le 15 janvier de lanne suivante. Les dlais contractuels se prsentent comme suit : Marchs publics Les procdures de liquidation, dordonnancement et de paiement des dpenses doivent tre accomplies dans un dlai maximum de 90 jours compter de la date dexigibilit du paiement259. Lorsque le contrat correspondant a t sign par lOrdonnateur national, rgional, intra-ACP ou territorial, ce dernier doit procder lordonnancement des dpenses et le notifier au Chef de dlgation, ou lordonnateur subdlgu comptent, au plus tard 45 jours avant lchance prcite. Pour les marchs de travaux, la date dexigibilit des acomptes et des paiements de solde est la date laquelle ltat de dcompte ou le dcompte dfinitif est prsent par le matre duvre au matre douvrage. Il est par consquent important de sassurer que les tats de dcompte et les dcomptes dfinitifs prsents par chaque matre duvre lOrdonnateur national, rgional, intraACP ou territorial sont correctement dats. Contrat-cadre Bnficiaires 2009 Les procdures de liquidation, dordonnancement et de paiement des dpenses doivent tre accomplies dans un dlai maximum de 45 jours compter de la date dexigibilit du paiement260.

259

Pour les marchs de travaux, la date dexigibilit de chaque type de paiement est dtermine aux articles 44.3. et 46.3. des conditions gnrales des marchs de travaux. Pour les marchs de fournitures, la date dexigibilit de chaque type de paiement est dtermine aux articles 26.3. et 26.5. des conditions gnrales des marchs de fournitures ainsi qu larticle 26.3. des conditions particulires du modle de contrat de fournitures. Pour les marchs de services, la date dexigibilit de chaque type de paiement est dtermine larticle 29.1. des conditions gnrales des marchs de services ainsi quaux points (15) et (16) des conditions particulires du modle de contrat de services.

260

La date dexigibilit de chaque type de paiement est dtermine larticle 29.1. des conditions gnrales du contrat-cadre Bnficiaires 2009. 116

Guide des procdures financires du 10me FED (version 3.1)

Contrat-cadre audit 2010 Les procdures de liquidation, dordonnancement et de paiement des dpenses doivent tre accomplies dans un dlai maximum de 30 jours compter de la date dexigibilit du paiement261. Subventions Les procdures de liquidation, dordonnancement et de paiement des dpenses doivent tre accomplies dans un dlai maximum de 45 jours compter de la date dexigibilit du paiement262. Lorsque le contrat correspondant a t sign par lOrdonnateur national, rgional, intra-ACP ou territorial, ce dernier doit procder lordonnancement des dpenses et le notifier au Chef de dlgation, ou lordonnateur subdlgu comptent, au plus tard 22 jours avant lchance prcite. Conventions de contribution et conventions de dlgation Les procdures de liquidation, dordonnancement et de paiement des dpenses doivent tre accomplies dans un dlai maximum de 45 jours compter de la date dexigibilit du paiement263. 5.6. Suspension du dlai de paiement Le dlai de paiement peut tre suspendu en notifiant au contractant, titulaire du march ou bnficiaire de la subvention que la demande de paiement ne peut tre honore dans les cas suivants : La demande de paiement nest pas recevable, cest--dire quau moins un lment essentiel fait dfaut ; Le montant nest pas d (totalement ou partiellement) ; Les documents justificatifs adquats nont pas t produits ; Une information permet de douter de lligibilit de la dpense et il savre ncessaire de procder des vrifications complmentaires, y compris un contrle sur place.

261

La date dexigibilit de chaque type de paiement est dtermine larticle I.5. des conditions particulires du contrat-cadre audit 2010. La date dexigibilit de chaque type de paiement est dtermine larticle 15.1. des conditions gnrales applicables aux contrats de subvention. La date dexigibilit de chaque type de paiement est dtermine larticle 15.1 des conditions gnrales applicables aux conventions de contribution et larticle 15.1 des conditions gnrales de la convention de dlgation. 117

262

263

Guide des procdures financires du 10me FED (version 3.1)

Le contractant, titulaire du march ou bnficiaire de la subvention doit ainsi tre inform dans les meilleurs dlais et en prcisant les motifs de la suspension. Cette dernire prend effet lenvoi de la notification. Le contractant, titulaire du march ou bnficiaire de la subvention doit fournir les documents justificatifs, clarifications, modifications ou complments dinformation dans les 30 jours compter de la notification. Le dlai de paiement restant recommence courir compter de la date denregistrement de la demande de paiement correctement tablie ou de la note de crdit tablie en consquence. En effet, lorsque la demande de paiement correspond une facture commerciale (ceci concerne essentiellement les marchs publics) et en cas de dpenses inligibles, il doit tre demand au contractant ou titulaire du march que ce dernier tablisse et envoie une note de crdit pour le montant non d. Cette demande de note de crdit doit mentionner la suspension du dlai de paiement. A dfaut de soumission par le contractant, titulaire du march ou bnficiaire de la subvention des documents justificatifs, de la demande de paiement correctement tablie ou de la note de crdit dans un dlai raisonnable, il convient de procder au paiement du montant considr comme d en crant dans le systme comptable informatique une note de crdit interne. 5.7. Retards de paiement En cas de dpassement des dlais de paiement, le contractant, titulaire du march ou bnficiaire de la subvention a droit, la condition de ne pas tre un ministre ou un organisme public dun Etat membre de lUE, au versement dintrts moratoires calculs, au prorata du nombre de jours de retard, au taux : appliqu par la Banque centrale europenne ses oprations principales de refinancement tel que publi mensuellement au Journal officiel de lUE (JOUE), si les paiements sont effectus en euros, de rescompte de lInstitut dmission de lEtat ACP concern, si les paiements sont effectus en monnaie nationale, en vigueur le premier jour du mois au cours duquel le dlai de paiement a expir, major de 3,5 points (marchs de travaux et subventions) ou de 7 points (marchs de fournitures et marchs de services). Les intrts de retard portent sur la priode comprise entre la date dexpiration du dlai de paiement, exclue, et la date du paiement tardif. Uniquement pour les contrats dont le matre douvrage, le pouvoir adjudicateur ou ladministration contractante est la Commission europenne, le paiement des intrts de retard doit se faire automatiquement sans demande du contractant, titulaire du march ou bnficiaire de la subvention. Dans le cas contraire, le contractant, titulaire du march ou bnficiaire de la subvention doit soumettre une demande dans les 2 mois qui suivent la rception du paiement tardif. Dans tous les cas, lorsque le montant des intrts de retard est infrieur ou gal EUR 200, ils ne

Guide des procdures financires du 10me FED (version 3.1)

118

sont verss au contractant, titulaire du march ou bnficiaire de la subvention que sur demande prsenter dans les 2 mois qui suivent la rception du paiement tardif. 5.8. Paiement des intrts de retard Les rclamations concernant les retards de paiement doivent tre supportes par lEtat ou les Etats ACP concerns264 et par la Commission europenne, chacun pour la partie du retard dont il est responsable265. Pour la Commission europenne, ces rclamations sont finances par les recettes provenant des intrts produits par les fonds dposs auprs des payeurs dlgus en Europe266. Lengagement financier global couvrant les rclamations concernant les retards de paiement recettes est gr directement par le Sige. Ds lors, en cas de retard d la Commission europenne, une demande de paiement justifie doit tre adresse par le Chef de dlgation, ou lordonnateur subdlgu comptent, lunit DEVCO/C5. Sur la base de cette demande, cette dernire donnera lautorisation la dlgation concerne de recourir lenveloppe financire prvue cet effet pour enregistrer lengagement financier individuel et le paiement d. Ces oprations relvent de lentire responsabilit du Chef de dlgation, ou de lordonnateur subdlgu comptent, et doivent suivre les circuits et procdures dcrites dans le prsent guide dans le respect du principe de bonne gestion financire. 5.9. 5.9.1. Garanties financires Types de garanties financires et conditions de leur libration Dans le contexte de lexcution financire des contrats, il convient de distinguer les diffrents types de garanties financires suivants : Garantie de bonne excution (uniquement pour les marchs de travaux et les marchs de fournitures) ; Garantie pour prfinancement ; Garantie pour retenues de garantie (uniquement pour les marchs de travaux). Toutes ces garanties financires doivent tre enregistres dans le systme comptable informatique.

264 265 266

Par ses ressources propres car un financement par les ressources du FED nest pas permis. Voir Accord rvis de Cotonou, annexe IV, article 37.7. Voir Rglement financier, article 87. 119

Guide des procdures financires du 10me FED (version 3.1)

Garantie de bonne excution267 Le titulaire dun march de travaux ou dun march de fournitures doit, avec le retour du contrat contresign, fournir au matre douvrage ou pouvoir adjudicateur une garantie financire pour lexcution complte et correcte du march. La garantie de bonne excution est retenue pour assurer au matre douvrage ou pouvoir adjudicateur la rparation de tout prjudice rsultant du fait que le titulaire du march na pas entirement et correctement excut ses obligations contractuelles. Lorsquun march de travaux ou de fournitures est attribu un consortium, le chef de file doit fournir au matre douvrage ou pouvoir adjudicateur une garantie de bonne excution couvrant la totalit de la somme qui doit tre garantie. Si lattributaire ne fournit pas de garantie de bonne excution, ce manquement constituera un motif suffisant pour lannulation de lattribution du march et la perte de la garantie de soumission fournie la remise de son offre et gale 1% 2% du montant du budget disponible pour le march ou lot concern. Le montant de la garantie de bonne excution doit tre compris entre 5% et 10% du montant du march et de ses avenants ventuels.

Aucun paiement ne peut tre effectu en faveur du titulaire du march avant la constitution et la soumission de la garantie de bonne excution. Cette dernire doit tre adapte en fonction du montant total du march et demeurer en vigueur jusqu lexcution complte et correcte de ce dernier.

Pour les marchs dun montant infrieur ou gal EUR 345.000 (marchs de travaux) ou EUR 150.000 (marchs de fournitures) et sur la base de critres objectifs, tels que la nature et la valeur du march, le matre douvrage ou pouvoir adjudicateur peut dcider de ne pas exiger une telle garantie. En principe, la garantie de bonne excution est libre dans un dlai de 45 jours compter : Pour les marchs de travaux, de la date de la signature du dcompte dfinitif par le titulaire du march et le matre douvrage268 pour son montant total lexception des montants faisant lobjet dun rglement lamiable, dun arbitrage ou dune procdure juridictionnelle ;

267

Voir conditions gnrales des marchs de travaux, article 15, et conditions gnrales des marchs de fournitures, article 11. Voir section 5.1.3. du prsent guide. 120

268

Guide des procdures financires du 10me FED (version 3.1)

Pour les marchs de fournitures, de la date de la dlivrance du certificat de rception dfinitive par le gestionnaire du projet. Garantie pour prfinancement 269 La garantie financire pour versement du prfinancement est libre : Pour les marchs de travaux270, au fur et mesure du remboursement du prfinancement ; Pour les marchs de fournitures271, dans un dlai de 45 jours aprs la dlivrance du certificat de rception provisoire des fournitures ; Pour les marchs de services prix unitaires272, lorsque le prfinancement a t compltement apur ; Pour les marchs de services forfait273, au moment du paiement du solde ; Pour les contrats spcifiques relatifs au contrat-cadre Bnficiaires 2009274, soit dans un dlai de 45 jours aprs lapprobation de la valeur finale de la mission effectue en cas de march prix unitaires, soit le jour du paiement final en cas de march prix global ; Pour les contrats spcifiques relatifs au contrat-cadre audit 2010275, au plus tard 30 jours aprs paiement du solde ; Pour les subventions276, au plus tard 45 jours aprs la premire des deux chances suivantes : Le cas chant, le montant cumul du prfinancement, aprs apurements ventuels, est de nouveau infrieur EUR 1 million ou 90 % du montant du contrat277 ; Le paiement du solde a t effectu.

269 270 271 272 273 274 275 276 277

Voir section 5.1.1. du prsent guide. Voir conditions gnrales des marchs de travaux, article 46.7. Voir conditions gnrales des marchs de fournitures, article 26.5. Voir conditions gnrales des marchs de services, article 30.5. Voir conditions gnrales des marchs de services, article 30.6. Voir conditions gnrales du contrat-cadre Bnficiaires 2009, articles 30.5 et 30.6. Voir conditions gnrales du contrat-cadre audit 2010, article II.4.1. Voir conditions gnrales applicables aux contrats de subvention, article 15.7. Voir section 5.1.1. du prsent guide. 121

Guide des procdures financires du 10me FED (version 3.1)

Cette garantie est appele par le matre douvrage, le pouvoir adjudicateur ou ladministration contractante lorsque le contractant, titulaire du march ou bnficiaire de la subvention ne rembourse pas tout ou partie du prfinancement, si le contrat est rsili pour une raison quelconque ou en cas dabsence de recouvrement lchance278. Garantie pour retenues de garantie279 La garantie financire pour retenues de garantie est libre dans un dlai de 45 jours compter de la date de dlivrance du dcompte dfinitif par le matre duvre280. 5.9.2. Forme et contenu des garanties financires Pour les marchs publics, la garantie financire peut tre fournie sous la forme suivante : Une garantie bancaire ; Une obligation manant dune compagnie dassurances et/ou de cautionnement ; Un chque de banque ; Un chque certifi ; Une lettre de crdit irrvocable ; Un dpt en espces auprs du matre douvrage, uniquement dans les cas des marchs de travaux. Les deux premires formes sont gnralement utilises. Pour les marchs de travaux et lorsque la garantie financire est dlivre par une banque ou par une compagnie dassurances et/ou de cautionnement, celle-ci doit tre agre par le matre douvrage. Pour les subventions, la garantie financire doit tre fournie par un organisme bancaire ou financier agr tabli dans lun des Etats membres de lUE, sauf accord contraire de ladministration contractante281. Les garanties financires rendent lorganisme tiers caution solidaire et irrvocable ou garant premire demande des obligations du contractant, titulaire du march ou bnficiaire de la subvention dfaillant. Cet organisme tiers devra ainsi se substituer automatiquement, sur simple demande du matre douvrage, du pouvoir adjudicateur
278 279 280 281

Voir chapitre 5.22. du prsent guide. Voir section 5.1.2. du prsent guide. Voir conditions gnrales des marchs de travaux, article 47.3. Voir conditions gnrales applicables aux contrats de subvention, article 15.7. 122

Guide des procdures financires du 10me FED (version 3.1)

ou de ladministration contractante, au contractant, titulaire du march ou bnficiaire de la subvention au cas o celui-ci nhonorerait pas sa dette envers le matre douvrage, le pouvoir adjudicateur ou ladministration contractante et ce hauteur du montant pour lequel la garantie financire est prise282. Il est donc important de bien vrifier la fiabilit et la ralit des garanties financires prsentes. De manire gnrale, la fiabilit des banques tablies dans les Etats ACP est connue. Il suffit dexiger que la garantie financire soit dlivre par une banque de premier rang ou satisfaisant aux critres jurisprudentiels de la Commission des oprations bancaires rattache ou non la Banque Centrale de lEtat ACP concern. La fiabilit des banques tablies dans les Etats membres de lUE est en principe galement connue. Nanmoins, en cas de doute, une demande peut tre adresse lunit Finances, contrats et audit concerne qui se chargera deffectuer les recherches ncessaires283. Par ailleurs, il est recommand de demander lorganisme tiers garant concern la confirmation par crit de lexistence de la garantie financire remise par le titulaire du march ou bnficiaire de la subvention. Les modles de garanties financires utiliser obligatoirement sont inclus dans les annexes au guide pratique des procdures contractuelles dans le cadre des actions extrieures de lUE. Toute garantie financire soumise par le contractant, titulaire du march ou bnficiaire de la subvention et drogeant ces modles doit systmatiquement tre rejete.

Les garanties financires doivent tre libelles, pour les marchs publics, dans la monnaie de paiement du contrat et, pour les subventions, en euros ou dans la monnaie nationale.

Les garanties financires ne peuvent en aucun cas mentionner une date dexpiration, sauf lorsque cela est requis (par exemple, lorsque la loi applicable la garantie financire limpose). Dans ce cas, la date dexpiration doit correspondre la date de la fin de la priode de mise en uvre des tches ou de laction du contrat correspondant, augmente de 18 mois.

Le principe de bonne gestion financire impose au Chef de dlgation, ou lordonnateur subdlgu comptent, de vrifier, tout moment de lexcution des contrats, la fiabilit et la solvabilit des organismes tiers garants.

282 283

Voir chapitre 5.22. du prsent guide. Notamment en sappuyant sur les bases de donnes de Dun & Bradstreet, Euro-DB, Graydon ou Gehrling-Europe pour lesquelles la Commission europenne a sign un contrat-cadre autorisant les consultations par les services ordonnateurs. 123

Guide des procdures financires du 10me FED (version 3.1)

Ainsi, le Chef de dlgation, ou lordonnateur subdlgu comptent, a lobligation de : Refuser par dcision motive une garantie financire quil jugerait insatisfaisante ; Demander lOrdonnateur national, rgional, intra-ACP ou territorial de contacter les contractants, les titulaires de march ainsi que les bnficiaires de subvention qui ont soumis des garanties financires dlivres par des organismes tiers non fiables, ou les contacter directement, en vue de leur remplacement par des garanties financires dlivres par dautres entits plus coopratives et solvables ; De demander dadapter le montant de la garantie financire pour prfinancement en cas davenant au contrat impliquant une augmentation du prfinancement.

Lorsque les paiements des contrats correspondants sont excuts par la Commission europenne, toutes les garanties financires (originaux) doivent tre conserves par le Chef de dlgation, ou lordonnateur subdlgu comptent, en lieu sr, protges contre les risques de perte ou de vol, jusqu leur fin de validit284.

Le Chef de dlgation, ou lordonnateur subdlgu comptent, doit effectuer le suivi de la validit des garanties financires au moyen du module dvelopp cet effet dans le systme comptable informatique. Le cas chant, il doit veiller la prolongation des garanties financires avant la date dchance.

En cas de situation conflictuelle, si le contractant, titulaire du march ou bnficiaire de la subvention refuse de prolonger la garantie financire, le Chef de dlgation, ou lordonnateur subdlgu comptent, doit saisir cette dernire titre conservatoire. En cas de recouvrement285, le Chef de dlgation, ou lordonnateur subdlgu comptent, doit vrifier si une garantie financire a t dlivre par le dbiteur dans le cadre de lexcution du march ou de la subvention.

284

En cas de remise despces, ces dernires doivent tre dposes, sil existe, sur le compte du payeur dlgu. Voir chapitres 5.21. et 5.22. du prsent guide. 124

285

Guide des procdures financires du 10me FED (version 3.1)

5.9.3.

Confirmation de la libration des garanties financires Pour les marchs de travaux, uniquement la demande du titulaire du march et au fur et mesure du remboursement du prfinancement, lorganisme tiers qui a dlivr la garantie financire peut tre inform du montant restant d. De cette manire, les frais supports par le titulaire du march pour la constitution de la garantie financire peuvent, le cas chant, tre adapts. Par ailleurs, si ncessaire et uniquement la demande du contractant, titulaire du march ou bnficiaire de la subvention, il peut tre procd la confirmation de la libration entire de la garantie financire concerne. Il convient de suivre les tapes suivantes : Le matre douvrage, le pouvoir adjudicateur ou ladministration contractante doit sassurer que toutes les obligations couvertes par la garantie financire ont t respectes par le contractant, titulaire du march ou bnficiaire de la subvention et quaucun ventuel recouvrement nest en souffrance ; Le matre douvrage, le pouvoir adjudicateur ou ladministration contractante tablit la lettre confirmant que la garantie financire est entirement libre et la transmet au Chef de dlgation, ou lordonnateur subdlgu comptent ; Le Chef de dlgation, ou lordonnateur subdlgu comptent, vrifie la lettre tablie par le matre douvrage, le pouvoir adjudicateur ou ladministration contractante ; En cas daccord, le Chef de dlgation, ou lordonnateur subdlgu comptent, transmet la lettre lorganisme tiers qui a dlivr la garantie financire. Le contractant, titulaire du march ou bnficiaire de la subvention est inform par lenvoi dune copie de la correspondance.

5.10.

Rvision des prix (marchs publics) En principe, le contractant ou titulaire du march est li par les taux et les prix indiqus dans le march. Il assume ainsi le risque des augmentations du cot de la main duvre, des matriaux, des fournitures, des services, des diffrences de change sur les paiements, etc., qui pourraient survenir au cours de la priode de mise en uvre des tches. La rvision des prix nest possible que si elle est prvue dans les conditions particulires du contrat. Par rvision des prix, il faut entendre toute modification de la valeur du march qui est rendue ncessaire par des facteurs extrieurs, non techniques et indpendants de la volont des parties contractantes et qui tient compte de la

Guide des procdures financires du 10me FED (version 3.1)

125

variation du prix dlments significatifs compris dans les cots supports par le contractant ou titulaire du march. La rvision des prix peut entraner soit une augmentation, soit une diminution du montant initial du march en fonction de la variation du prix des lments de rfrence. Les marchs de travaux sont gnralement prix rvisables. Pour les marchs de travaux, les lments devant faire lobjet de la rvision des prix comprennent normalement les matriaux utiliser en grandes quantits ainsi que la main duvre groupe par catgories. Par ailleurs, la formule de calcul de la rvision des prix fait habituellement rfrence des indices de prix. Ces derniers doivent tre objectivement vrifiables et publis rgulirement dans les Etats ACP concerns (paiements en monnaie nationale) ou dans les Etats membres de lUE (paiements en euro) afin de pouvoir appliquer correctement la formule de rvision des prix. Une formule de rvision des prix standard est incluse dans les conditions particulires du modle de contrat de travaux.

La formule de rvision des prix doit tre exprime dans la monnaie de paiement du contrat.

Il est ncessaire de vrifier minutieusement les formules de rvision des prix afin dviter les abus et drapages ventuels. Ainsi, les formules de rvision des prix devraient tre testes, lors de la vrification des dossiers dappel doffres, partir des donnes disponibles des deux dernires annes afin de sassurer que limpact financier de la rvision des prix ne dpasse pas 15% maximum du montant initial du march. Une circulaire en la matire est annexe au manuel DEVCO des procdures financires et contractuelles applicables aux actions extrieures finances par le budget gnral de lUE et disponible sous Finances & Contrats du site intranet de la DG DEVCO. 5.11. Honoraires et indemnits journalires ou per diems (marchs de services) Des indemnits journalires peuvent tre rembourses dans le cas de missions effectues par les experts autoriss du contractant impliquant des nuites en dehors du lieu daffectation des experts. Le montant des indemnits journalires payes ne peut en aucun cas dpasser le taux en vigueur au moment o la dpense est effectue et repris, pour le pays concern, dans le tableau concern des indemnits journalires ( per diems ). Ces tableaux sont annexs au manuel DEVCO des procdures financires et contractuelles applicables aux actions extrieures

Guide des procdures financires du 10me FED (version 3.1)

126

finances par le budget gnral de lUE et disponibles sous Finances & Contrats du site intranet de la DG DEVCO286. Pour les missions effectues au sein des Etats membres de lUE287, les taux applicables correspondent aux barmes des frais de mission payables aux fonctionnaires de lUE. Pour les missions effectues dans tous les autres pays, les taux applicables sont ceux de lONU288. Cette dernire publie diffrents taux en fonction de la dure du sjour et, pour certains pays, de la ville ou de la rgion visite. LONU ractualise ses taux journaliers sur la base dune tude annuelle effectue dans chaque pays et par le biais dajustements, en fonction des fluctuations du taux de change de chaque monnaie nationale par rapport au dollar amricain. Ces taux sont publis par lONU en dollars amricains et convertis en euros en utilisant les taux comptables mensuels Inforeuro 289 du mois concern. Lindemnit journalire couvre les frais quotidiens de sjour. Ces derniers comprennent notamment lhbergement, les repas, les pourboires et les dplacements, y compris les dplacements de et vers laroport. Les frais de taxi sont, par consquent, inclus dans lindemnit journalire. Les indemnits journalires sont payables en fonction du nombre de nuites passes sur place par les experts autoriss du contractant au cours de ces missions effectues en dehors du lieu daffectation des experts. Les honoraires des experts autoriss du contractant sont payables : Sur prsentation de feuilles de prsence, dment signes et dates sur une base mensuelle par le gestionnaire du projet, toute personne habilite par le pouvoir adjudicateur ou le pouvoir adjudicateur lui-mme. Ces feuilles de prsence doivent indiquer les jours prests sur place et en mission ; Pour les jours rellement prests dans le cadre du march, augments, si le contractant linclut dans sa facture, de la dure des dplacements effectus, par le trajet le plus court, exclusivement et ncessairement pour les besoins du march. En revanche, les voyages effectus par les experts en vue de leur mobilisation et dmobilisation ainsi que pour leurs congs ne peuvent pas tre inclus.

286

Les taux mentionns sont mis jour semestriellement de manire reflter lvolution des cots dans les diffrents pays concerns. Y compris pour les territoires doutre-mer, pour lesquels un taux est indiqu dans le guide des missions des fonctionnaires de lUE. Lorsquil ny a pas de taux indiqu dans le barme de lONU, ni dans le guide des missions des fonctionnaires de lUE, lordonnateur subdlgu comptent peut, en concertation avec la dlgation concerne, tablir un taux spcifique en fonction dune valuation des cots pratiqus dans la rgion correspondante faite par ses soins. Voir chapitre 5.13. du prsent guide. 127

287

288

289

Guide des procdures financires du 10me FED (version 3.1)

Les honoraires doivent comprendre : Les rmunrations effectivement verses aux experts par journe de travail ; Les cots directs lis ces experts tels que les frais de redploiement et de rapatriement, le logement, les indemnits dexpatriation, les congs, les cots de scurit sociale, les assurances mdicales ainsi que tous les autres avantages accords aux experts par le contractant ; La marge couvrant les frais gnraux, la structure dappui ainsi que le bnfice du contractant. Les frais personnels des experts ne sont pas remboursables. En effet, ils sont couverts par les honoraires ou, le cas chant, par les indemnits journalires.

5.12.

Voyages et transports (marchs de services) Les frais de voyage des experts autoriss du contractant destination et en provenance du lieu daffectation des experts sont couverts par les honoraires. Seuls les frais de voyage des experts autoriss du contractant dans le cadre des missions effectues en dehors du lieu daffectation des experts et prvues dans les termes de rfrence annexs au contrat sont couverts par la provision pour dpenses accessoires. Les voyages ariens doivent tre effectus en classe conomique. Pour les trajets ncessitant lutilisation des chemins de fer, les voyages peuvent tre effectus en premire classe. Les frais de voyage arien doivent tre justifis par le reu passager290 et la preuve du paiement291. Les taxes daroport doivent tre justifies par les reus correspondants.

290 291

En anglais, passenger receipt . Peuvent tre admises comme preuve de paiement une facture acquitte, un reu, un extrait bancaire, une souche et un dcompte (paiement par carte de crdit), etc. 128

Guide des procdures financires du 10me FED (version 3.1)

Les frais de visa des experts ne sont pas remboursables, lexception de ceux encourus le cas chant dans le cadre des missions effectues en dehors du lieu daffectation des experts et prvues dans les termes de rfrence annexs au contrat. Lorsque les experts autoriss du contractant utilisent une voiture pour des dplacements en Europe suprieurs 100 km dans le cadre de lexcution du march, les frais de voyage sont rembourss sur la base du tarif de la premire classe appliqu par les chemins de fer pour le mme trajet. 5.13. Taux de change (marchs de services et subventions) Pour les marchs de services dont la monnaie de paiement du contrat est leuro, la conversion ventuelle en euro des cots rels (dpenses accessoires) supports dans dautres monnaies est effectue laide des taux de change comptables mensuels Inforeuro en vigueur le premier jour ouvrable du mois au cours duquel la dpense est facture. Pour les marchs de services dont la monnaie de paiement du contrat est la monnaie nationale, la conversion ventuelle en monnaie nationale des cots rels supports dans dautres monnaies est effectue laide des taux de change comptables mensuels Inforeuro en vigueur le premier jour ouvrable du mois au cours duquel la dpense est paye. Pour les subventions dont la monnaie de paiement du contrat est leuro, la conversion ventuelle en euro des cots rels supports dans dautres monnaies est effectue au taux constitu par la moyenne des taux de change comptables mensuels Inforeuro pour les mois couverts par le rapport concern de mise en uvre de laction. Ces taux mensuels sont ceux du march de lavant-dernier jour ouvrable du mois prcdent cots par la Banque centrale europenne ou, selon les disponibilits, fournis par les dlgations de lUE ou dautres sources appropries. Ils sont disponibles par lintermdiaire de la page Services du site intranet BudgWeb de la DG Budget. 5.14. Rclamations financires292 LOrdonnateur national, rgional, intra-ACP ou territorial doit se concerter avec le Chef de dlgation, ou lordonnateur subdlgu comptent, avant de prendre position sur une demande dindemnit formule par le contractant ou titulaire dun march et quil estimerait totalement ou partiellement fonde. Les consquences financires ne peuvent tre finances par les ressources du FED que si elles ont fait lobjet dun accord pralable du Chef de dlgation, ou de lordonnateur subdlgu comptent. Un tel accord pralable est galement

292

Voir modle de convention de financement, conditions gnrales, article 17. 129

Guide des procdures financires du 10me FED (version 3.1)

ncessaire pour une ventuelle prise en charge des cots rsultant de litige portant sur des contrats. Le support du Sige peut tre demand par le Chef de dlgation, ou lordonnateur subdlgu comptent, dans la dcision de prise en charge ventuelle de ces cots par les ressources du FED. 5.15. Traitement des taxes Il convient de se rfrer la section 7.5.4 du manuel DEVCO des procdures financires et contractuelles applicables aux actions extrieures finances par le budget gnral de lUE.

5.16.

Saisies-arrts Il convient de se rfrer la section 7.5.6 du manuel DEVCO des procdures financires et contractuelles applicables aux actions extrieures finances par le budget gnral de lUE.

5.17.

Excution des marchs de travaux, guide de lutilisateur Il convient de se rfrer la section 7.5.7 du manuel DEVCO des procdures financires et contractuelles applicables aux actions extrieures finances par le budget gnral de lUE.

5.18.

Outils disponibles en cas de dfaut dexcution du contractant ou du titulaire du march Il convient de se rfrer la section 7.5.8 du manuel DEVCO des procdures financires et contractuelles applicables aux actions extrieures finances par le budget gnral de lUE.

5.19.

Prvisions de crance293 Une crance est un droit de recouvrer une somme dargent envers un tiers. Ce droit peut natre :

293

Voir Rglement financier, article 62. 130

Guide des procdures financires du 10me FED (version 3.1)

Soit dune obligation de restituer un trop pay, tel quun double paiement ou un solde de prfinancement non justifi ; Soit dune obligation de verser une indemnit au titre de lexcution du march ou de la subvention, telle quune indemnisation pour dfaut dexcution. Toute mesure ou situation de nature engendrer ou modifier une crance due au FED, qui est porte la connaissance de la Commission europenne par lOrdonnateur national, rgional, intra-ACP ou territorial ou dont la Commission europenne prend connaissance elle-mme, doit pralablement faire lobjet dune prvision de crance de la part de lordonnateur subdlgu comptent. La prvision de crance a ainsi pour objectif denregistrer une recette potentielle future qui ne peut pas encore tre constate. La prvision de crance doit faire lobjet dun suivi et tre clture lorsquelle nest plus justifie. Elle doit toujours tre suivie dun ordre de recouvrement, lorsque la crance devient certaine, liquide et exigible. La prvision de crance nest pas associe une demande de remboursement auprs du dbiteur potentiel mais est une opration qui permet le suivi des crances probables au sein des services la Commission europenne. Elle peut servir de rappel pour lordonnateur subdlgu comptent lui permettant de mieux suivre la clture des diffrents engagements financiers individuels. Lors de ltablissement dune prvision de crance, lordonnateur subdlgu comptent doit vrifier : Lexactitude de limputation comptable ; La rgularit et la conformit de la prvision de crance au regard des dispositions applicables la gestion du FED, de tout acte pris en excution de ces dispositions et du principe de bonne gestion financire. 5.20. Constatation des crances294 La constatation dune crance est lacte par lequel lordonnateur comptent : Vrifie lexistence de la dette du dbiteur ; Dtermine ou vrifie la ralit et le montant de la dette ; Vrifie les conditions dexigibilit de la dette. Pour constater une crance, lordonnateur comptent doit par consquent sassurer :

294

Voir Rglement financier, article 63. 131

Guide des procdures financires du 10me FED (version 3.1)

Du caractre certain de la crance, qui ne doit tre soumise aucune condition ; Du caractre liquide de la crance, dont le montant doit tre dtermin en argent et avec exactitude ; Du caractre exigible de la crance, qui ne doit pas tre soumise un terme. Toute constatation dune crance doit sappuyer sur des pices justificatives295 attestant les droits du FED. Avant de constater une crance, lordonnateur comptent doit procder personnellement lexamen des pices justificatives ou sassurer, sous sa responsabilit, que cet examen a t effectu. Afin de sassurer que la crance est certaine et quil na pas omis un lment pouvant influencer sa dcision de constater la crance, lordonnateur comptent doit sadresser au dbiteur pralablement ltablissement de lordre de recouvrement (voir ci-aprs), en lui offrant lopportunit de faire des observations dans un dlai raisonnable mais limit. Le dlai entre ltablissement de la lettre dinformation pralable au dbiteur et celui de lordre de recouvrement devrait tre de 30 jours. Il ne peut en aucun cas dpasser 3 mois296.

5.21.

Ordonnancement des recouvrements297 Toute crance identifie comme certaine, exigible et liquide doit tre constate par un ordre de recouvrement tabli soit par lOrdonnateur national, rgional, intra-ACP ou territorial, soit directement par le Chef de dlgation, ou lordonnateur subdlgu comptent. En labsence de raction fonde du dbiteur (voir ci-avant) et aprs avoir constat une crance, lOrdonnateur national, rgional, intra-ACP ou territorial tablit, date et signe lordre de recouvrement qui constitue lautorisation de procder au recouvrement.

295

Telles quun rapport de vrification des dpenses, un rapport daudit, un tat des intrts perus, un tableau rcapitulatif des cots ou dpenses inligibles, un tableau comparatif entre les paiements effectus et les dpenses justifies, une copie dextrait bancaire attestant du solde rembourser au FED, etc. Les ordres de recouvrement tablis plus de 3 mois aprs la date de la lettre dinformation pralable au dbiteur seront renvoys par le Comptable lordonnateur comptent afin que ce dernier envoie au dbiteur un rappel de la lettre dinformation. Voir Rglement financier, article 64. 132

296

297

Guide des procdures financires du 10me FED (version 3.1)

Lordre de recouvrement298 doit contenir les informations suivantes : Les rfrences du projet ou programme ; Le numro comptable de lengagement financier global correspondant ; Les rfrences du contrat constituant le fait gnrateur de la crance et ouvrant le droit au recouvrement ; Le numro comptable correspondant ; de lengagement financier individuel

La monnaie de recouvrement ; Le montant recouvrer (en chiffres et en lettres) ; Le nom et ladresse du dbiteur du recouvrement ; Ladresse denvoi de la note de dbit (voir ci-aprs) ; La date dchance du recouvrement ; Lobjet du recouvrement. Le dossier de recouvrement, comprenant lordre de recouvrement ainsi que les pices justificatives attestant des droits constats, est ensuite transmis au Chef de dlgation, ou lordonnateur subdlgu comptent, par lOrdonnateur national, rgional, intra-ACP ou territorial. Aprs, le Chef de dlgation, ou lordonnateur subdlgu comptent, procde, son tour, la constatation de la crance et lordonnancement du recouvrement. Il est de la responsabilit du Chef de dlgation, ou de lordonnateur subdlgu comptent, de constater lui-mme toute crance et dtablir directement et immdiatement, sans laccord pralable de lOrdonnateur national, rgional, intra-ACP ou territorial, les ordres de recouvrement correspondants lorsque ce dernier nassure pas ou nest pas en mesure dassurer cette tche. Au sein de la Commission europenne, lordonnancement dun recouvrement est lacte par lequel lordonnateur subdlgu comptent donne au Comptable299, par lmission dun ordre de recouvrement enregistr dans le systme comptable informatique, linstruction de recouvrer une crance quil a constate.

298 299

Un exemple dordre de recouvrement est prsent en annexe du prsent guide. Voir section 2.5.4. du prsent guide. 133

Guide des procdures financires du 10me FED (version 3.1)

Lors de ltablissement de lordre de recouvrement, lordonnateur subdlgu comptent doit sassurer : De la rgularit et la conformit de lordre de recouvrement au regard des dispositions applicables ; De lexactitude du montant recouvrer et de la devise de recouvrement ; De la rgularit des pices justificatives ; De la conformit avec le principe de bonne gestion financire ; De la conformit avec le principe de proportionnalit ; De lexactitude de la dsignation du dbiteur du recouvrement ; De lexactitude de limputation comptable. A la suite de la validation de lordre de recouvrement par le Comptable, lordonnateur subdlgu comptent doit imprimer la note de dbit partir du systme comptable informatique et ensuite la signer et ladresser au dbiteur. La note de dbit doit tre expdie par lettre recommande avec accus de rception et informer le dbiteur : De la constatation de la crance dtenue par le FED ; De la date limite pour effectuer le paiement de sa dette ; Des coordonnes du compte bancaire sur lequel le paiement doit tre effectu, cest--dire les coordonnes du compte du payeur dlgu national, le cas chant, ou de celui du payeur dlgu concern en Europe. Lorsque le contrat correspondant a t sign par lOrdonnateur national, rgional, intra-ACP ou territorial, que la Commission europenne effectue les paiements y affrents et que les conditions gnrales ne prvoient pas la subrogation de la Commission europenne au pouvoir adjudicateur pour lmission de la note de dbit, il convient avant dexpdier cette dernire au dbiteur : Soit de la faire cosigner par lOrdonnateur national, rgional, intra-ACP ou territorial ; Soit dobtenir un mandat formel de lOrdonnateur national, rgional, intra-ACP ou territorial autorisant la Commission europenne dagir en son nom et pour son compte. Lordonnateur subdlgu comptent doit conserver une copie de la note de dbit signe et transmettre une version lectronique de cette dernire au Comptable.
Guide des procdures financires du 10me FED (version 3.1) 134

Lordonnateur subdlgu comptent doit galement indiquer au Comptable si une garantie financire a t soumise dans le contexte de lexcution du march ou de la subvention correspondant et, dans laffirmative, si elle est encore valide300. Les pices justificatives annexes aux ordres de recouvrement, y inclus les accuss de rception, doivent tre conserves par lordonnateur subdlgu comptent.

5.22.

Recouvrement301 Le Comptable doit prendre en charge les ordres de recouvrement dment tablis. Il est tenu de faire diligence en vue dassurer la rentre des recettes du FED et doit veiller la conservation des droits de celui-ci. Lorsque le dbiteur est galement titulaire dune crance certaine, liquide et exigible lgard du FED ou de lUE, le Comptable doit procder au recouvrement par compensation en dduisant le montant de sa dette du montant du ou des paiements qui lui sont dus. Il sagit dune compensation bancaire et non dune compensation comptable. Lordre de recouvrement et le ou les ordres de paiement doivent tre enregistrs pour leur montant intgral, la compensation tant effectue par le Comptable au moment du paiement. Avant de procder au recouvrement par compensation, le Comptable doit consulter lordonnateur subdlgu comptent et informer le dbiteur. Si, la date limite indique dans la note de dbit302, le recouvrement intgral na pas t obtenu, le Comptable en informe lordonnateur subdlgu comptent, et lance sans dlai la procdure de rcupration par toute voie de droit, y compris, le cas chant, par excution de toute garantie financire pralable. Dans le cas o une garantie financire303 a t dlivre par le contractant, titulaire du march ou bnficiaire de la subvention et est encore valide, le Comptable doit demander au Chef de dlgation, ou lordonnateur subdlgu comptent, soit de contacter lOrdonnateur national, rgional, intra-ACP ou territorial afin que ce dernier sadresse ensuite lorganisme tiers garant, soit de sadresser directement cet organisme, en linvitant payer la dette en lieu et place du dbiteur. Lorsque le recouvrement par compensation ou par excution dune garantie financire nest pas possible et que le dbiteur na pas effectu le paiement lissue de la lettre de mise en demeure adresse par le Comptable, ce dernier doit recourir lexcution force soit par la prise dune dcision de la Commission europenne qui forme titre excutoire au sens de larticle 299 du Trait sur le fonctionnement de lUE, soit sur la base dun titre obtenu par voie contentieuse.

300 301 302 303

Voir chapitre 5.22. du prsent guide. Voir Rglement financier, article 65. Voir chapitre 5.21. du prsent guide. Voir chapitre 5.9. du prsent guide. 135

Guide des procdures financires du 10me FED (version 3.1)

Le recouvrement vient augmenter le solde de lengagement financier individuel correspondant. 5.23. Dlais de recouvrement Le dbiteur doit payer sa dette dans un dlai maximum de 45 jours compter de la date dmission de la note de dbit304. Cette dernire mentionne automatiquement la date limite laquelle le paiement doit tre effectu. Des dlais supplmentaires peuvent tre accords par le Comptable, en liaison avec lordonnateur subdlgu comptent, aux conditions suivantes : Le dbiteur soumet une demande crite dment motive ; Le dbiteur sengage au paiement dintrts de retard305 pour toute la priode du dlai accord compter de la date limite indique initialement dans la note de dbit ; Le dbiteur constitue et soumet une garantie financire accepte par le Comptable couvrant la dette non encore recouvre tant en principal quen intrts. 5.24. Retards de recouvrement En cas de non remboursement la date limite fixe, la crance constate est majore dun intrt de retard au taux : appliqu par la Banque centrale europenne ses oprations principales de refinancement tel que publi mensuellement au Journal officiel de lUE (JOUE), si les paiements sont effectus en euros, de rescompte de lInstitut dmission de lEtat ACP concern, si les paiements sont effectus en monnaie nationale, en vigueur le premier jour du mois au cours duquel le dlai de recouvrement a expir, major de 7 points (marchs de fournitures et marchs de services) ou de 3,5 points (tous les autres cas : marchs de travaux, subventions et partie rgie des devis-programmes). Les intrts de retard portent sur la priode comprise entre la date limite indique dans la note de dbit, exclue, et la date du remboursement intgral de la dette. Tout paiement partiel est imput dabord sur les intrts de retard ainsi dtermins.

304 305

Voir chapitre 5.21. du prsent guide. Voir chapitre 5.24. du prsent guide.

Guide des procdures financires du 10me FED (version 3.1)

136

5.25.

Renonciation au recouvrement dune crance constate306 Au sein de la Commission europenne, lorsque lordonnateur comptent envisage de renoncer en totalit ou en partie recouvrer une crance constate, il doit sassurer que la renonciation est rgulire et conforme au principe de bonne gestion financire et de proportionnalit. Lordonnateur comptent ne peut renoncer, en totalit ou en partie, recouvrer une crance constate que dans les cas suivants : Lorsque le cot prvisible du recouvrement307 excderait le montant de la crance recouvrer et que la renonciation ne porterait pas atteinte limage de lUE ; Lorsquil est impossible de recouvrer la crance compte tenu de son anciennet ou de linsolvabilit du dbiteur ; Lorsque le recouvrement porte atteinte au principe de proportionnalit308. La renonciation doit tre motive et mentionner les diligences faites pour le recouvrement ainsi que les lments de droit et de fait sur lesquels elle sappuie. La dcision de renoncer recouvrer une crance constate doit tre prise par la Commission europenne (le Collge)309 lorsque la renonciation porte : Soit sur un montant suprieur ou gal EUR 1 million ; Soit sur un montant suprieur ou gal EUR 100.000310, ds lors quil reprsente ou dpasse 25% de la crance constate. En dessous de ces seuils, la dcision de renonciation au recouvrement doit tre adopte :

306 307

Voir Rglement financier, article 65. Le Comptable a fix le seuil de EUR 200 en dessous duquel lordonnateur subdlgu comptent doit sinterroger sur lopportunit de constater une crance. Ce seuil indicatif ne devrait pas tre appliqu lorsque la crance concerne une question de principe ou un dbiteur sensible ou encore lorsque la crance infrieure EUR 200 peut tre cumule avec dautres crances charge du mme dbiteur. Par dbiteurs sensibles, il convient de viser en particulier ceux qui peuvent faire lobjet dun recouvrement par compensation, cest--dire les dbiteurs rcurrents tels que les universits. Les lignes directrices sur lapplication du principe de proportionnalit la renonciation au recouvrement de crances sont annexes (annexe VI) aux Rgles internes (annuelles) sur lexcution du budget gnral de lUE, disponibles par lintermdiaire de la page Lgislation du site intranet BudgWeb de la DG Budget. Pour rappel, cette dcision ncessite pralablement une consultation inter-services. Lorsque le montant est infrieur EUR 100.000 et suprieur ou gal EUR 1.000, la demande de renonciation, accompagne des pices justificatives, doit quand mme tre transmise au Service juridique pour information avant la prise de dcision. Dans tous les cas relatifs des crances ayant t constates la suite denqutes menes par lOLAF, la demande de renonciation, accompagne des pices justificatives, doit tre transmise lOLAF pour information avant la prise de dcision. 137

308

309 310

Guide des procdures financires du 10me FED (version 3.1)

Soit par le Directeur gnral de la DG DEVCO (Ordonnateur dlgu) lorsque la renonciation porte sur un montant suprieur ou gal EUR 5.000 ; Soit par le Directeur gographique comptent (ordonnateur subdlgu) lorsque la renonciation porte sur un montant infrieur EUR 5.000. Toutes les voies de recouvrement doivent tre puises avant dintroduire une demande de renonciation, en conformit avec le principe de proportionnalit. Si le Chef de dlgation, ou lordonnateur subdlgu comptent, envisage de renoncer en totalit ou en partie recouvrer une crance constate, il doit transmettre lunit Finances, contrats et audit concerne une note prsentant les arguments tayant sa demande, accompagne de lensemble des pices justificatives. Lunit Finances, contrats et audit prsentera ensuite le dossier de renonciation la dcision de lordonnateur comptent (ou, le cas chant, de la Commission europenne) en fonction des seuils. Une fois la dcision prise par lordonnateur comptent (ou, le cas chant, par la Commission europenne), le Comptable doit tre inform afin de procder lenregistrement de la renonciation. Le modle de motivation lappui du projet de dcision de renonciation au recouvrement dune crance constate utiliser obligatoirement est annex aux lignes directrices sur lapplication du principe de proportionnalit la renonciation au recouvrement de crances, elles-mmes annexes (annexe VI) aux Rgles internes (annuelles) sur lexcution du budget gnral de lUE, disponibles par lintermdiaire de la page Lgislation du site intranet BudgWeb de la DG Budget. De mme, le modle de motivation lappui de la proposition de renonciation, dannulation ou dajustement technique et comptable dune crance constate utiliser obligatoirement est annex aux dispositions de procdure interne relatives au recouvrement de crances, elles-mmes annexes (annexe VIII) aux Rgles internes (annuelles) sur lexcution du budget gnral de lUE. 5.26. Annulation dune crance constate311 Au sein de la Commission europenne et en cas derreur de droit, lordonnateur comptent doit annuler la crance constate. La dcision dannulation dune crance indment constate doit tre motive adquatement et adopte : Soit par le Directeur gnral de la DG DEVCO (Ordonnateur dlgu) lorsque lannulation porte sur un montant suprieur ou gal EUR 5.000 ; Soit par le Directeur gographique comptent (ordonnateur subdlgu) lorsque lannulation porte sur un montant infrieur EUR 5.000.

311

Voir Rglement financier, article 65. 138

Guide des procdures financires du 10me FED (version 3.1)

Lerreur de droit rsulte dune interprtation errone des dispositions lgales ou contractuelles ayant abouti la constatation de la crance312. Si le Chef de dlgation, ou lordonnateur subdlgu comptent, envisage dannuler une crance constate, il doit transmettre lunit Finances, contrats et audit concerne une note prsentant les arguments tayant sa demande, accompagne de lensemble des pices justificatives. Lunit Finances, contrats et audit prsentera ensuite le dossier dannulation la dcision de lordonnateur comptent en fonction du seuil. Le modle de motivation lappui de la proposition de renonciation, dannulation ou dajustement technique et comptable dune crance constate utiliser obligatoirement est annex aux dispositions de procdure interne relatives au recouvrement de crances, elles-mmes annexes (annexe VIII) aux Rgles internes (annuelles) sur lexcution du budget gnral de lUE, disponibles par lintermdiaire de la page Lgislation du site intranet BudgWeb de la DG Budget. 5.27. Ajustement technique et comptable dune crance constate313 Au sein de la Commission europenne, lordonnateur subdlgu comptent doit ajuster la hausse ou la baisse le montant dune crance constate lorsque la dcouverte dune erreur de fait entrane la modification du montant de la crance, pour autant que cette correction nentrane pas labandon du droit constat. Cet ajustement doit faire lobjet dune motivation adquate. Lerreur de fait rsulte dune simple erreur matrielle314. La remise tardive par le dbiteur, suite la rception de la note de dbit, des pices justificatives manquantes ayant entran la constatation de la crance constitue un lment nouveau. Dans ce cas et pour autant que ces pices justificatives soient acceptes, lannulation de lordre de recouvrement correspondant ne constitue pas une annulation de la crance constate (erreur de droit) mais bien un ajustement technique et comptable de cette crance. Le modle de motivation lappui de la proposition de renonciation, dannulation ou dajustement technique et comptable dune crance constate utiliser obligatoirement est annex aux dispositions de procdure interne relatives au recouvrement de crances, elles-mmes annexes (annexe VIII) aux Rgles internes (annuelles) sur lexcution du budget gnral de lUE, disponibles par

312

Exemples : - lorsque la crance a t constate sans tenir compte du ou des avenants au contrat ; - lorsque la crance trouve son origine dans un mode de calcul qui nest pas conforme ce qui a t convenu contractuellement ; - lorsquune juridiction nationale comptente en vertu des clauses contractuelles applicables a annul la crance originalement constate par la Commission europenne. Voir Rglement financier, article 65. Telle quune erreur dencodage lors de ltablissement de lordre de recouvrement et de la note de dbit correspondante. 139

313 314

Guide des procdures financires du 10me FED (version 3.1)

lintermdiaire de la page Lgislation du site intranet BudgWeb de la DG Budget. 5.28. Dlai de prescription des crances constates Les crances dtenues par le FED sur des tiers sont soumises un dlai de prescription de 5 ans. Ce dlai commence courir compter de la date limite communique au dbiteur dans la note de dbit. Une fois ce dlai pass sans interruption compter de la date laquelle le paiement de la dette tait d (date limite de paiement fixe dans la note de dbit), il nest plus possible de recouvrer la crance. Loctroi, par le Comptable au dbiteur, de dlais de paiement supplmentaires est considr comme une interruption du dlai de prescription. Le nouveau dlai de prescription de 5 ans commence courir le jour suivant lexpiration du dlai de paiement prorog. Des informations complmentaires sont disponibles sous Recouvrement par lintermdiaire de la page Excution du site intranet BudgWeb de la DG Budget. 5.29. Responsabilit de lOrdonnateur dlgu et des ordonnateurs subdlgus en matire de recouvrement315 Tout ordonnateur engage sa responsabilit pcuniaire dans les conditions prvues par le statut des fonctionnaires de lUE. La responsabilit pcuniaire de lordonnateur est engage notamment si : Lordonnateur, intentionnellement ou par ngligence grave, constate des droits recouvrer ou met des ordres de recouvrement, engage une dpense ou signe un ordre de paiement, sans se conformer au Rglement financier ; Lordonnateur, intentionnellement ou par ngligence grave, omet dtablir un acte engendrant une crance, omet ou retarde lmission dun ordre de recouvrement, ou retarde lmission dun ordre de paiement, engageant ainsi la responsabilit civile de la Commission europenne lgard de tiers.

315

Voir Rglement financier, articles 51 54. 140

Guide des procdures financires du 10me FED (version 3.1)

6.

CLOTURE DES ENGAGEMENTS A lissue de la mise en uvre des projets et programmes, ltape suivante est la clture des engagements financiers correspondants.
MISE EN OEUVRE DES PROJETS CONCLUSION DES CONTRATS

MISE EN UVRE DES PROJETS EXECUTION FINANCIERE DES CONTRATS

CLOTURE DES ENGAGEMENTS

6.1.

Dgagements partiels et complets Le dgagement consiste rduire partiellement ou compltement le solde dun engagement financier, cest--dire la diffrence entre la somme des montants engags et le total des paiements excuts diminus, le cas chant, des recouvrements. Avant de clturer un engagement financier, le solde de ce dernier est toujours dgag totalement et rduit ainsi zro. Le dgagement est simplement lopration inverse de lengagement financier : Lengagement financier est un mouvement comptable qui transfre des fonds partir dune source de financement, telle que lenveloppe A du programme indicatif national (PIN) dun Etat ACP, vers un compte destin couvrir le cot dun projet ou programme spcifique ainsi que, par la suite, du compte dun projet ou programme spcifique vers un sous-compte destin couvrir le cot dun contrat ou de la partie rgie du budget dun devis-programme de mise en uvre de ce projet ou programme ou encore les dboursements prvus dans le contexte dun appui budgtaire, dun appui lallgement de la dette ou dun soutien en cas de fluctuations court terme des recettes dexportation ; Le dgagement est un mouvement comptable qui transfre des fonds du sous-compte relatif un contrat, la partie rgie du budget dun devisprogramme ou des dboursements (voir ci-dessus) vers le compte du projet ou programme concern ainsi que du compte dun projet ou programme vers la source de financement dorigine. Lexemple suivant illustre les mouvements comptables dcrits ci-dessus dans le contexte du financement dun projet ou programme spcifique :

Guide des procdures financires du 10me FED (version 3.1)

141

Programme indicatif national Enveloppe initiale Dcision de financement cot estim du projet approuv Solde Dpenses rellement encourues mi-parcours de lexcution du projet Dgagement partiel Solde Dpenses rellement encourues par la suite jusqu lexcution complte du projet Solde Dgagement complet Solde final 920 5 925 1.000 (100)

Engagement financier global --100

900 --20 920

100 (30) (20) 50 (45) 5 (5) 0

En principe, les montants dsengags de projets et programmes au titre du 10me FED ne pourront plus tre engags au-del du 31 dcembre 2013 et ne pourront donc plus tre transfrs vers la source de financement dorigine.

6.2.

Clture des engagements financiers individuels A lexpiration des obligations financires dun contrat ou de la partie rgie du budget dun devis-programme, il est procd au dgagement complet et la clture de lengagement financier individuel correspondant. Pralablement, le Chef de dlgation, ou lordonnateur subdlgu comptent, doit vrifier que : Le contrat ou la partie rgie du budget du devis-programme est techniquement compltement excut ; Le cas chant, le rapport final dachvement des services, de mise en uvre de laction ou dexcution du devis-programme a t tabli, reu et approuv ; Le cas chant, le rapport de vrification des dpenses de laction (subventions), des tches (marchs de services prix unitaires) ou de la

Guide des procdures financires du 10me FED (version 3.1)

142

partie rgie du budget du devis-programme a t tabli, reu et ses rsultats ont t pris en compte ; Le dcompte dfinitif, le dcompte final ou la demande de clture a t tabli, reu et approuv ; Toutes les factures ou demandes de paiement pour les travaux raliss, les fournitures livres, les services prests, laction mene ou les activits ralises ont t tablies, reues et payes dans les dlais prescrits ; Il ny a pas matire conflit avec le contractant ou titulaire du march, cest--dire la rception dfinitive des travaux, des fournitures ou des services a eu lieu correctement ; Toutes les sommes retenues en attente de la rception dfinitive des travaux, des fournitures ou des services ont t payes ; Il ny a plus en suspens de demandes de paiement du contractant ou titulaire du march pour des arrirs comme, par exemple, des retards de paiement ; Le prfinancement vers a t rembours ou apur ; Toutes les crances constates ont t recouvres ou compenses ; Tous les paiements et les recouvrements ont t comptabiliss ainsi que, le cas chant, tous les mouvements lis au suivi des garanties financires. Lorsquun contrat ou lorsque la partie rgie du budget dun devis-programme na donn lieu aucun paiement dans les 3 ans suivant la signature du contrat ou du devis-programme, ce dernier est automatiquement rsili. Cette rsiliation a pour consquence le dgagement total et la clture de lengagement financier individuel correspondant. La clture dun engagement financier individuel implique automatiquement le transfert du solde, soit la diffrence entre le montant total engag et la somme des montants pays et, le cas chant, recouvrs la suite de lexcution du contrat ou de la partie rgie du budget du devis-programme, lengagement financier global correspondant. LOrdonnateur national, rgional, intra-ACP ou territorial doit tre inform du dgagement complet et de la clture des engagements financiers individuels. 6.3. Clture des engagements financiers globaux La clture dun projet ou programme et le dgagement du solde des fonds engags sont effectus lorsque les engagements juridiques pris par lEtat ACP ou ses autorits et/ou par la Commission europenne agissant au nom et pour le compte de cet Etat au titre de ce projet ou programme vis--vis des tiers sont termins et
Guide des procdures financires du 10me FED (version 3.1) 143

que tous les paiements et recouvrements y affrents ont t excuts et comptabiliss316. Il convient de vrifier galement si lvaluation et laudit finals prvus initialement ont t raliss et si les rapports finals ont t soumis et accepts. Dans le cas dune convention de financement et lorsque ces conditions sont remplies avant la fin de la priode dexcution de la convention de financement, la demande ou laccord de lOrdonnateur national, rgional, intra-ACP ou territorial doit tre obtenu. Le dgagement complet et la clture de lengagement financier global li une convention de financement sont galement effectus : Lorsque sachve la priode dexcution de la convention de financement317 ; En cas de manquement par lEtat ACP concern ou en cas de force majeure ayant abouti la suspension de la convention de financement, suivie de la rsiliation de cette dernire318 ; Lorsquaucun contrat ou devis-programme na t sign ou aucun paiement na t effectu dans les 3 ans suivant la date de signature de la convention de financement, entranant la rsiliation de cette dernire319 ; Lorsque la convention de financement na pas t signe au plus tard le 31 dcembre de lexercice n + 1, lexercice n tant celui au cours duquel lengagement financier global a t adopt. Dans ces cas, la demande ou laccord de lOrdonnateur national, rgional, intraACP ou territorial nest pas ncessaire. La clture dun engagement financier global implique automatiquement le transfert du solde, soit la diffrence entre le montant total engag et la somme des montants pays et, le cas chant, recouvrs la suite de lexcution du projet ou programme, la dotation correspondante, augmentant ainsi les fonds disponibles pour la poursuite de la mise en uvre du programme indicatif national ou rgional concern. LOrdonnateur national, rgional, intra-ACP ou territorial doit tre inform du dgagement complet et de la clture de chaque engagement financier global, effectus par le Sige.

316 317

Voir Rglement financier, articles 76 et 80. Au cas o le dgagement complet et la clture de lengagement financier global correspondant ne peuvent tre effectus immdiatement aprs, un dgagement partiel de fonds excdentaires est nanmoins possible. Il ne ncessite ni une nouvelle dcision de la Commission europenne, ni ltablissement et la signature dun avenant la convention de financement correspondante. Voir modle de convention de financement, conditions gnrales, articles 23 et 24.1. Voir modle de convention de financement, conditions gnrales, article 24.2. 144

318 319

Guide des procdures financires du 10me FED (version 3.1)

6.4.

Conservation et archivage des pices justificatives Lensemble des pices comptables (originaux) se rapportant lexcution dun engagement financier global doit tre conserv pendant une priode de 5 ans compter de la date doctroi de la dcharge320 sur lexcution financire des ressources des FED relative lexercice au cours duquel cet engagement a t cltur321. La dcharge de lexercice N a lieu en principe la fin de lexercice N+2322. Ds lors, lensemble des pices justificatives de nature financire et contractuelle se rapportant un projet ou programme termin doit tre conserv au moins 7 ans aprs la clture de lengagement financier global correspondant323.

Pour plus dinformations sur la conservation et larchivage des pices justificatives, il convient de se rfrer au chapitre 8.4 du manuel DEVCO des procdures financires et contractuelles applicables aux actions extrieures finances par le budget gnral de lUE.

320

Pour rappel, le Parlement europen, sur recommandation du Conseil de lUE, donne chaque anne dcharge la Commission europenne sur lexcution financire des ressources des diffrents FED. Voir Rglement financier, article 133.4. Voir Rglement financier, article 142.1. Le cas chant, des engagements financiers globaux correspondants.

321 322 323

Guide des procdures financires du 10me FED (version 3.1)

145

7. 7.1.

INFORMATIONS ET RAPPORTS FINANCIERS Comptes des FED324 Lexcution des ressources des FED fait lobjet dune reddition des comptes dans le respect du principe de transparence. Les comptes du 10me FED ainsi que des FED prcdents non clturs sont tablis chaque anne par les services de la Commission europenne. Ils en dcrivent la situation financire au 31 dcembre de lexercice325 coul et comprennent : Les tats financiers ; Les tats sur lexcution financire ; Les tats financiers et les tats sur lexcution financire des oprations gres par la Banque europenne dinvestissement (BEI) et fournis par cette dernire ; Le rapport sur la gestion financire. Les tats financiers sont tablis par le Comptable et comprennent : Le bilan (lactif et le passif) et le compte de rsultat conomique (les produits et les charges) qui reprsentent la situation patrimoniale et financire des diffrents FED ; Le tableau des flux de trsorerie faisant apparatre les encaissements et les dcaissements de lexercice coul ainsi que la situation de trsorerie finale et un tat des variations des capitaux propres couvrant lexercice coul ; Le tableau des crances dues indiquant les crances restant recouvrer en dbut dexercice, les droits constats au cours de lexercice, les montants recouvrs au cours de lexercice, les annulations des droits constats et les crances restant recouvrer la fin de lexercice ; Lannexe qui complte et commente linformation prsente dans les tats financiers et fournit toutes les informations complmentaires prescrites par la pratique comptable admise au niveau international, lorsque ces informations sont pertinentes par rapport aux activits des FED. Les tats sur lexcution financire sont tablis par lOrdonnateur dlgu en liaison avec le Comptable et comprennent :

324 325

Voir Rglement financier, articles 14.1. et 118 125. Lexercice commence le 1er janvier et sachve le 31 dcembre. 146

Guide des procdures financires du 10me FED (version 3.1)

Le compte de rsultat de lexcution financire qui rcapitule la totalit des oprations financires de lexercice en recettes et en dpenses ; Lannexe qui complte et commente linformation donne par le compte de rsultat de lexcution financire. Le compte de rsultat de lexcution financire contient les tableaux suivants : Un tableau dcrivant par FED lvolution au cours de lexercice coul des dotations ; Un tableau indiquant le montant global des engagements financiers globaux, des engagements financiers individuels et des paiements effectus au cours de lexercice et leurs montants cumuls depuis louverture du FED concern ; Des tableaux indiquant, par dotation, par pays, territoire, rgion ou sous rgion, le montant global des engagements financiers globaux, des engagements financiers individuels et des paiements effectus au cours de lexercice et leurs montants cumuls depuis louverture du FED concern. Le rapport sur la gestion financire est tabli par le Comptable en liaison avec les services de lOrdonnateur dlgu. Ce rapport expose fidlement : La ralisation des objectifs de lexercice coul, conformment au principe de la bonne gestion financire ; La situation financire et les vnements qui ont eu une influence significative sur les activits menes pendant lexercice coul. Le Comptable transmet le projet de comptes au plus tard le 31 mars suivant lexercice clos la Cour des comptes europenne. Il transmet au plus tard le 30 avril le rapport sur la gestion financire au Parlement europen, au Conseil de lUE et la Cour des comptes europenne. La Cour des comptes europenne formule, pour le 15 juin au plus tard, ses observations lgard du projet de comptes, pour ce qui concerne la partie des ressources des FED gres par la Commission europenne, afin de permettre cette dernire dapporter les corrections juges ncessaires en vue d'tablir les comptes dfinitifs. La Commission europenne approuve les comptes dfinitifs tablis par le Comptable et les transmet au plus tard le 31 juillet suivant lexercice clos au Parlement europen, au Conseil de lUE et la Cour des comptes europenne. La chronologie de ces vnements est rsume au chapitre 8.3. du prsent guide.

Guide des procdures financires du 10me FED (version 3.1)

147

7.2. 7.2.1.

Rapports de lOrdonnateur dlgu et des ordonnateurs subdlgus Rapport annuel dactivits de lOrdonnateur dlgu LOrdonnateur dlgu, soit le Directeur gnral de la DG DEVCO, doit rendre compte la Commission europenne de lexercice de ses fonctions sous la forme dun rapport annuel dactivits, accompagn des informations financires et de gestion confirmant que les informations contenues dans le rapport donnent une image fidle de la situation, sauf disposition contraire dans une rserve formule en liaison avec des domaines prcis de recettes et de dpenses. Ce rapport indique les rsultats de ses oprations par rapport aux objectifs qui lui ont t assigns dans le plan annuel de gestion, les risques associs ces oprations, lutilisation des ressources mises sa disposition et le fonctionnement efficient et efficace du systme de contrle interne mis en place326.

7.2.2.

Rapports dactivits des ordonnateurs subdlgus La Charte des ordonnateurs subdlgus mentionne que lordonnateur subdlgu rend compte rgulirement lOrdonnateur dlgu de la mise en uvre des programmes, des oprations ou des actions pour lesquels il a reu une subdlgation. En consquence, chaque Directeur gographique comptent doit, chaque anne, tablir et soumettre, un mois aprs la priode concerne, au Directeur gnral de la DG DEVCO un rapport intermdiaire, couvrant les six premiers mois de lanne, ainsi quun rapport final de synthse, couvrant toute lanne, en vue de lui permettre dtablir son rapport annuel dactivits (voir ci-dessus).

7.2.3.

Rapports EAMR des Chefs de dlgation Les Chefs de dlgation doivent tablir deux fois par an un rapport, intitul EAMR ( External Assistance Management Report ), pour les priodes allant du 1er janvier au 30 juin et du 1er janvier au 31 dcembre327 et le soumettre au Directeur gographique comptent (ordonnateur subdlgu) au plus tard respectivement le 16 juillet et le 31 janvier de lanne suivante. Le format de ces rapports est revu et ventuellement adapt chaque anne. Il convient donc de se rfrer aux instructions arrtes chaque anne par le Directeur gnral de la DG DEVCO qui sont disponibles par lintermdiaire de la page Activity Based Management and Reporting sous Le management et Notre DG du site intranet de la DG DEVCO.

326 327

Voir Rglement financier, article 38. Le deuxime rapport est donc relatif tout lexercice. 148

Guide des procdures financires du 10me FED (version 3.1)

7.3.

Suivi des informations financires et contrle budgtaire Les informations financires produites par le systme comptable informatique permettent deffectuer des contrles budgtaires rguliers et systmatiques afin de : Dune part, dtecter suffisamment tt les dpassements potentiels des diffrentes rubriques du budget ainsi que du cot total du projet ou programme ; Dautre part, de prendre et mettre en uvre temps des mesures prventives ou correctives. Ces contrles budgtaires sont une combinaison de contrles comptables et oprationnels : Laspect comptable du contrle budgtaire se rfre aux 2 paramtres suivants qui doivent tre suivis tout au long de la mise en uvre du projet ou programme : les dpenses relles et les dpenses prvues. Laspect oprationnel du contrle budgtaire se rfre aux 4 paramtres suivants qui doivent galement tre suivis tout au long de la mise en uvre du projet ou programme : les dpenses relles, la performance relle, les dpenses prvues et la performance prvue. Il ne suffit donc pas de considrer seulement linformation financire qui est simplement le reflet dautres ralits, telles que lavancement des travaux ou des services, la qualit ou le prix des fournitures. La performance et les dpenses qui en dcoulent doivent tre considres ensemble328.

328

Exemple : Lorsque la moiti des travaux a t ralise, en principe la moiti des dpenses devrait avoir t encourue. Si les dpenses ont atteint 70 % du total du budget, il ne sera probablement pas possible dachever le projet ou programme dans les limites de lengagement financier prvu. Il existe par consquent un risque lev de dpassement du cot total du projet ou programme. 149

Guide des procdures financires du 10me FED (version 3.1)

8.

AUDIT Laudit est un outil indispensable pour garantir une utilisation correcte des deniers publics. Selon les cas, laudit conclut sur la fiabilit des comptes, le respect du principe de bonne gestion financire, la lgalit et la rgularit des oprations sous-jacentes, ainsi que le rapport cot/efficacit (performance). Laudit permet de dcouvrir des erreurs et irrgularits en matire financire, et contribue la bonne gouvernance, en identifiant les leons retenir pour lavenir ainsi que les bonnes pratiques de gestion. Les actions extrieures de lUE peuvent tre soumises des audits et vrifications de diffrents types, raliss ou lancs et contrls par : La Commission europenne ; LOffice europen de lutte antifraude (OLAF) ; La Cour des comptes europenne.

8.1.

Audits effectus par les services de la Commission europenne Les activits daudit ralises ou inities et contrles par les services de la Commission europenne sont de 2 types : Laudit interne ; Laudit externe des oprations.

8.1.1.

Audit interne Laudit interne est une activit indpendante et objective qui procure une organisation une assurance sur le degr de matrise de ses oprations, lui apporte ses conseils pour les amliorer et contribue crer de la valeur ajoute. Dans cette perspective, laudit interne peut aider la Commission europenne atteindre ses objectifs par une approche mthodique dvaluation de lefficacit des processus de gouvernance, de gestion et de matrise des risques en vue de les amliorer et renforcer leur efficacit. La fonction daudit interne au sein de la Commission europenne est exerce, dune part, par le Service daudit interne et, dautre part, par des structures daudit interne mises en place au sein de chaque Direction gnrale. Le Service daudit interne, de par son rattachement et son indpendance, est une structure dappui et de conseil pour la Commission europenne dans lexercice de ses activits couvrant lensemble des Directions gnrales. Les structures daudit interne des Directions gnrales ont pour vocation dassurer un service directement orient sur les besoins particuliers de lautorit dont chacune delles dpend.

Guide des procdures financires du 10me FED (version 3.1)

150

Auditeur interne et Service daudit interne (IAS) Le Chef de lIAS est lAuditeur interne329 de la Commission europenne. Il est responsable envers celle-ci de la vrification du bon fonctionnement des systmes et des procdures dexcution du budget gnral de lUE ainsi que des ressources des 10me et 9me FED. LAuditeur interne conseille la Commission europenne et ses services dans la matrise des risques : En mettant des avis indpendants portant sur la qualit des systmes de gestion et de contrle ; En formulant des recommandations pour amliorer les conditions dexcution des oprations et promouvoir la bonne gestion financire. Il est charg notamment : Dapprcier ladquation et lefficacit des systmes de gestion internes ainsi que la performance des services dans la ralisation des politiques, des programmes et des actions en relation avec les risques qui y sont associs ; Dapprcier lefficience et lefficacit des systmes de contrle et daudit internes applicables toute opration dexcution des ressources du budget gnral de lUE et des 10me et 9me FED. LIAS dispose dun accs complet et illimit toute information requise pour lexercice de ses tches et au besoin sur place, y compris dans les Etats membres de lUE et dans les pays tiers. LAuditeur interne fait rapport la Commission europenne de ses constatations et recommandations. Les services de cette dernire assurent le suivi des recommandations issues des audits. LAuditeur interne soumet, par ailleurs, la Commission europenne un rapport daudit interne annuel indiquant le nombre et le type daudits internes effectus, les recommandations formules et les suites donnes ces recommandations. Structure/capacit daudit interne (IAC) Lunit DEVCO.01, qui rend compte directement au Directeur gnral, est charge de faire le point priodiquement sur le systme de contrle interne mis en place au sein de la DG DEVCO et sur la gestion et lutilisation des fonds grs par la DG DEVCO et verss des bnficiaires extrieurs. Elle est galement responsable des relations avec lIAS.

329

Voir Rglement financier, articles 89 et 90. 151

Guide des procdures financires du 10me FED (version 3.1)

8.1.2.

Audit externe des oprations Les audits des projets et programmes constituent une composante importante du cadre global de contrle de la DG DEVCO. Les audits des projets et programmes sont en principe confis des cabinets daudit indpendants mandats par la Commission europenne. En gnral, il doit sagir de cabinets daudit reconnus et enregistrs dans le pays o ils ont tabli leur sige social et qui sont autoriss certifier des comptes en excution de la loi en vigueur dans ce pays. Les audits des oprations ne modifient nullement les missions et responsabilits de lOrdonnateur dlgu et des ordonnateurs subdlgus dans la gestion et la vrification des oprations lies lexcution des ressources des FED. Les audits des oprations recouvrent diffrents types daudits et de vrifications : Les vrifications des dpenses prvues et finances par les contrats de subvention et dont les contrats avec le cabinet daudit sont conclus par les bnficiaires de subvention ; Les vrifications des dpenses prvues et finances par les contrats de services prix unitaires et dont les contrats avec le cabinet daudit sont conclus par les contractants ; Les vrifications des dpenses et les audits prvus et financs par les conventions de financement et dont les contrats avec le cabinet daudit sont conclus par la Commission europenne agissant au nom et pour le compte dun ou plusieurs Etats ACP bnficiaires (plan daudit de chaque dlgation) ; Les autres audits ponctuels grs par le Sige et conclus directement par la Commission europenne (plan daudit du Sige). Le plan daudit de la DG DEVCO, prsent la fin de chaque anne pour lexercice suivant, est tabli en intgrant les plans daudit des Directions, qui euxmmes intgrent les plans daudit des dlgations concernes, labors en fonction dune analyse des risques. Les lignes directrices pour ltablissement du plan daudit sont disponibles par lintermdiaire de la page Mthodologie incluse dans Audit sous Nos Activits du site intranet de la DG DEVCO. Les vrifications des dpenses prvues par les contrats de subvention ainsi que par les contrats de services prix unitaires ne font donc pas partie du plan daudit de la DG DEVCO car leurs contrats ne sont pas conclus par la Commission europenne. Cependant, les conclusions des rapports de vrification des dpenses doivent tre prises en compte lors de lanalyse des risques prsidant ltablissement des plans daudit de chaque dlgation et du Sige.

Guide des procdures financires du 10me FED (version 3.1)

152

Chaque unit Finances, contrats et audit est responsable de la prparation, de la coordination et de la mise en uvre du plan daudit de sa Direction. La fonction d audit task manager est assume par chaque dlgation pour les audits prvus dans son plan daudit ainsi que par lunit Finances, contrats et audit concerne pour les audits prvus dans le plan daudit du Sige. Cette fonction consiste prparer les termes de rfrences des audits, suivre le bon droulement de chaque audit et approuver les rapports daudit. En gnral, laudit dun projet ou programme ne peut avoir lieu qu lissue de la phase de mise en uvre330 de la convention de financement correspondante. Des audits intermdiaires peuvent nanmoins tre mens en fonction du type de projet ou programme financ. Les modalits exactes de la ralisation dun audit doivent tre dfinies dans les termes de rfrence, pour lesquels les modles utiliser obligatoirement sont disponibles par lintermdiaire de la page Mthodologie incluse dans Audit sous Nos Activits du site intranet de la DG DEVCO. Le suivi des recommandations daudit relve de la responsabilit du Chef de dlgation, ou de lordonnateur subdlgu comptent, et implique la fois lintervention des gestionnaires oprationnels et des gestionnaires financiers de la dlgation concerne ou, le cas chant, du Sige.

Dans le cas o les conclusions dun audit mettent en vidence des irrgularits et aboutissent la constatation dune crance du FED, le Chef de dlgation, ou lordonnateur subdlgu comptent, a lobligation dappliquer scrupuleusement les procdures relatives aux 331 recouvrements . Laide de lunit Finances, contrats et audit concerne peut tre demande dans lanalyse du rapport daudit permettant de constater la crance et dtablir lordre de recouvrement correspondant. Lunit DEVCO.R2 est charge du support mthodologique (planification daudit, termes de rfrence standard, etc.), de lorganisation de la formation et de la gestion du contrat-cadre audit. Le contrat-cadre audit est entr en vigueur le 26 juillet 2010 pour une dure initiale de 2 ans. Il permet de faire appel des cabinets daudit et peut tre utilis par le Sige et par les dlgations. Toutes les informations relatives au contratcadre audit 2010, y compris le guide de lutilisateur (termes globaux de rfrence), sont disponibles par lintermdiaire de la page Contrat-Cadre Audit incluse dans Audit sous Nos Activits du site intranet de la DG

330 331

Voir section 3.2.8. du prsent guide. Voir chapitre 5.20. du prsent guide. 153

Guide des procdures financires du 10me FED (version 3.1)

DEVCO. La gestion de ce contrat-cadre est assure par lunit DEVCO.R2 pour lapproche gnrale et le support mthodologique, et par chaque unit Finances, contrats et audit pour la gestion technique et financire de chaque mission daudit. 8.2. Enqutes administratives effectues par lOffice europen de lutte antifraude (OLAF) LOLAF a t cr en 1999 en vue dtendre et daccroitre lefficacit de la lutte contre la fraude et dautres activits nuisible aux intrts de lUE. LOLAF met en uvre sa mission par : Des enqutes externes qui portent tant sur les dpenses que sur les recettes du budget gnral de lUE et des FED ; Des enqutes internes lintrieur des institutions de lUE. LOLAF mne ses enqutes en toute indpendance et conformment aux accords de coopration en vigueur dans les pays tiers. LOLAF collabore activement avec ses partenaires dans les Etats membres de lUE et dans les pays tiers. A lissue de son enqute, lOLAF tablit un rapport qui indique les faits constats et les recommandations sur les suites donner. Il appartient lordonnateur subdlgu concern dassurer le suivi financier du cas et notamment le recouvrement des fonds indment pays, en troite collaboration avec les services de lOLAF. Les cas soulevs par lOLAF requirent la coopration et limplication des acteurs suivants : Les gestionnaires oprationnels et les gestionnaires financiers des dlgations ; Les units Finances, contrats et audit concernes au Sige ; Lunit DEVCO.R2, comme point de contact pour les changes dinformations entre la DG DEVCO et lOLAF et lorsque des audits externes sont ncessaires ; Lunit DEVCO.R3, en cas dimplications juridiques ; Les Chefs de dlgation et les Directeurs concerns au Sige. Lunit DEVCO.R2 est responsable des relations entre la DG DEVCO et lOLAF et doit tre systmatiquement informe de toute communication importante entre la DG DEVCO et lOLAF.

Guide des procdures financires du 10me FED (version 3.1)

154

Obligation dinformation des irrgularits Larticle 22 bis du Statut des fonctionnaires de lUE prvoit lobligation, pour tout fonctionnaire qui prend connaissance de graves irrgularits, de rendre des comptes des faits suivants : Faits qui peuvent laisser prsumer une activit illgale ventuelle, notamment une fraude ou une corruption, prjudiciable aux intrts de lUE ; Conduite en rapport avec lexercice de ses fonctions pouvant constituer un grave manquement aux obligations des fonctionnaires de lUE. Tout fonctionnaire amen rencontrer de tels faits est tenu den informer par crit et immdiatement : Son suprieur hirarchique direct ou son Directeur gnral, ou ; Le Secrtaire gnral, ou ; LOLAF. Des informations complmentaires sur les relations avec lOLAF et cette obligation dinformation des irrgularits sont disponibles par lintermdiaire de la page Relationship with OLAF sous la page Fraud & Irregularities incluse dans Audit sous Nos Activits du site intranet de la DG DEVCO. 8.3. Contrle externe effectu par la Cour des comptes europenne332 La tche principale confie la Cour des comptes europenne est de contrler la bonne excution du budget gnral de lUE dans la double perspective den amliorer les rsultats et de rendre compte au citoyen europen de lutilisation des deniers publics. La Cour des comptes europenne exerce galement ses pouvoirs lgard des oprations finances sur les ressources des FED, lexception de celles dont la Banque europenne dinvestissement (BEI) assure la gestion. Ces dernires font lobjet des procdures de contrle prvues par les statuts de la BEI pour lensemble de ses oprations. Lexamen par la Cour des comptes europenne a ainsi pour objet de vrifier la lgalit et la rgularit des recettes et des dpenses des FED au regard des dispositions applicables et de sassurer de la bonne gestion financire. Le contrle effectu par la Cour des comptes europenne a lieu sur pices et sur place. Lindpendance de la Cour des comptes europenne vis--vis des autres institutions de lUE et des Etats membres de lUE garantit lobjectivit de ses

332

Voir Rglement financier, articles 135 141. 155

Guide des procdures financires du 10me FED (version 3.1)

fonctions de contrle. La Cour des comptes europenne dcide librement de lorganisation et du calendrier de ses travaux de contrle. Dans laccomplissement de sa mission, la Cour des comptes europenne peut prendre connaissance de tous les documents et informations relatifs la gestion financire des services soumis son contrle. Elle a pouvoir dentendre tout agent dont la responsabilit est engage dans une opration de dpense ou de recette et dutiliser toutes les procdures de vrification appropries. Elle peut contrler tout organisme ou personne grant ou recevant des fonds de lUE. Pour ce qui concerne les oprations finances sur les ressources des FED dont la Commission europenne assure lexcution financire, la Cour des comptes europenne tablit chaque anne, dune part, un rapport annuel sur la mise en uvre des FED pendant lexercice coul et, dautre part, une dclaration dassurance (DAS) concernant la fiabilit des comptes ainsi que la lgalit et la rgularit des oprations sous-jacentes. La Cour des comptes europenne peut, en outre, prsenter tout moment ses observations, notamment, sous forme de rapports spciaux, sur des questions particulires et rendre des avis la demande dune des institutions de lUE. Le rapport annuel de la Cour des comptes europenne assorti des rponses de la Commission europenne ainsi que la DAS sont transmis au Parlement europen et au Conseil de lUE qui en tiennent compte pour dcider si la dcharge333 peut tre accorde la Commission europenne sur lexcution financire des ressources des FED pour lexercice coul et dont elle assure la gestion. Les dlais lis la reddition et au contrle externe des comptes des FED se prsentent comme suit334 : Exercice N : Exercice dexcution des ressources des FED.

Au plus tard le 31/03/N+1 : Transmission par le Comptable la Cour des comptes europenne du projet de comptes. Au plus tard le 30/04/N+1 : Transmission par le Comptable au Parlement europen, au Conseil de lUE et la Cour des comptes europenne du rapport sur la gestion financire. Au plus tard le 15/06/N+1 : Transmission par la Cour des comptes europenne la Commission europenne de ses observations (confidentielles) sur le projet de comptes.

333 334

Voir Rglement financier, articles 142 144. Voir Rglement financier, articles 124, 125, 139, 142 et 156. 156

Guide des procdures financires du 10me FED (version 3.1)

Au plus tard le 31/07/N+1 : Approbation et transmission par la Commission europenne au Parlement europen, au Conseil de lUE et la Cour des comptes europenne des comptes dfinitifs tablis par le Comptable. Au plus tard le 15/10/N+1 : Communication par la Commission europenne la Cour des comptes europenne de ses rponses aux observations de cette dernire. Au plus tard le 15/11/N+1 : Publication au Journal officiel de lUE (JOUE) des comptes dfinitifs accompagns de la DAS fournie par la Cour des comptes europenne. Transmission par la Cour des comptes europenne au Parlement europen, au Conseil de lUE et la Commission europenne de son rapport annuel assorti des rponses de la Commission europenne et publication au JOUE. Au plus tard le 15/05/N+2 : Octroi par le Parlement europen, sur recommandation du Conseil de lUE, de la dcharge la Commission europenne sur lexcution financire des ressources des FED de lexercice N et dont elle a assur la gestion. Pratiquement, au cours de lexercice N, la Cour des comptes europenne ralise une srie de missions daudit sur le terrain et en dlgations. Ensuite, jusquau 15/06/N+1 au plus tard, elle met par crit des observations et des remarques. Il relve de la comptence du Chef de dlgation concern, dune part, dlaborer un projet de rponse lanomalie apparente constate et, dautre part, de le transmettre au Sige lunit DEVCO.R2 avec copie lunit Finances, contrats et audit concerne. Les Directions gographiques concernes et lunit DEVCO.R2 se chargent alors danalyser les contributions aux fiches dobservations transmises par la Cour des comptes europenne afin dassurer leur cohrence entre elles ainsi quavec le cadre rglementaire des FED concerns. Ces rponses font ensuite lobjet dune communication officielle du Membre de la Commission europenne charg du Dveloppement au Membre concern de la Cour des comptes europenne. Les Chefs de dlgation ne sont pas autoriss rpondre directement la Cour des comptes europenne. Des informations complmentaires sont disponibles par lintermdiaire de la page Court of Auditors incluse dans Audit sous Nos Activits du site intranet de la DG DEVCO.

Guide des procdures financires du 10me FED (version 3.1)

157

9.

ANNEXES

Annexe 1 :

Exemple dordre de paiement tablir par lOrdonnateur national ou rgional

Annexe 2 :

Exemple dordre de recouvrement tablir par lOrdonnateur national ou rgional

Guide des procdures financires du 10me FED (version 3.1)

158

ANNEXE 1

Exemple dordre de paiement tablir par lOrdonnateur national ou rgional

Guide des procdures financires du 10me FED (version 3.1)

159

Etat ACP Ministre .. 10me FED Ordre de paiement n

Dlgation de lUnion europenne

Intitul du projet N comptable de lengagement financier global Intitul du contrat

: : :

N comptable de lengagement financier individuel : Monnaie de paiement Montant payer (en chiffres) (en lettres) : : :

Nom et adresse du bnficiaire du paiement

Rfrences du compte bancaire crditer

Objet de la dpense

Autorisation Date :

Approbation Date :

Par lOrdonnateur national

Par le Chef de dlgation

Guide des procdures financires du 10me FED (version 3.1)

160

ANNEXE 2

Exemple dordre de recouvrement tablir par lOrdonnateur national ou rgional

Guide des procdures financires du 10me FED (version 3.1)

161

Etat ACP Ministre .. 10me FED

Dlgation de lUnion europenne

Ordre de recouvrement n

Intitul du projet N comptable de lengagement financier global Intitul du contrat

: : :

N comptable de lengagement financier individuel : Monnaie de recouvrement Montant recouvrer (en chiffres) (en lettres) Nom et personnalit juridique du dbiteur du recouvrement : : : :

Nom et personnalit juridique du (des) dbiteur(s) solidairement responsable(s) : Adresse du dbiteur du recouvrement (sige social) :

Adresse denvoi de la note de dbit

Date dchance du recouvrement Objet du recouvrement

: :

Autorisation Date :

Approbation Date :

Par lOrdonnateur national

Par le Chef de dlgation

Guide des procdures financires du 10me FED (version 3.1)

162

Vous aimerez peut-être aussi