GuíaSeguridad Flores

LA SEGURIDAD:
mucho ms que vigilancia

Gua de buenas prcticas en seguridad para el sector floricultor
Direccin Editorial XXXXXXXXXXX Armada electrnica Formato Comunicacin Diseo Impresin y encuadernacin XXXXXXXXXXXXXXX ISBN: XXXXXXXXXXXXXX Impreso en Colombia 2005
Contenido
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Gua de buenas prcticas en seguridad para el sector floricultor Qu contiene y qu pretende este manual Una palabra sobre las polticas Captulo 1 Organizarse para la seguridad Qu puede hacer la empresa? Captulo 2 Documentos al da Qu puede hacer la empresa? Captulo 3 Las personas hacen las empresas Qu puede hacer la empresa? Captulo 4 Proteger los bienes de la empresa Que puede hacer la empresa? Captulo 5 Asegurar la logstica de la produccin y la exportacin Que puede hacer la empresa? Captulo 6 La informacin, un factor estratgico Que puede hacer la empresa? Captulo 7 Conocer a los clientes y proveedores Que puede hacer la empresa? Captulo 8 Controlar el mercado de flor nacional Que puede hacer la empresa? Captulo 9 Realizar investigaciones internas
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Que puede hacer la empresa? Captulo 10 Reportar actividades sospechosas Que puede hacer la empresa? Captulo 11 La unin fortalece la seguridad Que puede hacer la empresa? Anexos 1. Formato para visita domiciliaria 2. Modelo contrato de vigilancia privada 3. Formatos de control y seguimiento Formato registro codigo de empacadores Formato control ingreso cuarto frio Formato inventario de carton en bodega Formato control numeracin cajas empacadas Formato programa de camiones Formato inspeccin de vehiculos de carga Acta destruccin sellos o precintos de seguridad Acta destruccin cartn 4. Formato registro de clientes y proveedores Glosario
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Gua de buenas prcticas en seguridad para el sector floricultor

Cuando se habla de seguridad se tiene la tendencia a pensar nicamente en el vigilante que se destaca en la puerta principal del cultivo, el cual muchas veces es ese empleado que no tiene una labor concreta en el momento o que est parcialmente incapacitado. Y al que, adems, sus jefes le ponen algo qu hacer mientras est all. La seguridad y no slo en el sector floricultor se vuelve en muchos casos un chicharrn que se le encarga como tarea secundaria al gerente de produccin o al de talento humano y el argumento esgrimido cuando se pregunta por el particular es que aqu no pasa nada. Y lo cierto es que se presentan dificultades, representadas en la prdida habitual de material y en la contaminacin potencial de despachos de flor, por solo mencionar los dos delitos ms comunes en el sector. Los cultivos se manejan en muchos casos como fincas y no como empresas tecnificadas y la seguridad se enfrenta de forma reactiva y espontnea, sin personal calificado. Es preciso empezar a afrontar la seguridad de manera ms integral, en reas como seleccin de personal, logstica del proceso de produccin y despacho de producto terminado, manejo de informacin, seleccin de clientes y proveedores, gestin administrativa de la empresa y en las relaciones con el entorno donde se encuentra asentada. Por ello construir una cultura de seguridad en el sector floricultor se vuelve cada da ms un factor clave para fortalecer la capacidad productiva y la generacin de valor de las empresas, para prevenir todo tipo de eventos adversos y para desarrollar un argumento comercial que enfrente las exigencias de los compradores de todo el mundo. Asocolflores ha querido sembrar las primeras semillas de esa cultura de seguridad con esta gua bsica, comprensiva e integral de buenas prcticas de seguridad para las empresas del sector. Semillas que con las cuales se busca desarrollar hacia el futuro, y con el concurso de todos, un sistema de gestin en seguridad que lleve al sector a fortalecer cada vez ms su credibilidad internacional.
Qu contiene y qu pretende este manual

Esta gua ofrece las orientaciones bsicas para que cualquier empresa del sector floricultor formule y desarrolle un conjunto de buenas prcticas de seguridad en los aspectos ms determinantes de su trabajo.
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LA SEGURIDAD: mucho ms que vigilancia
Ha sido desarrollado teniendo en cuenta los estndares propuestos por la Coalicin Empresarial Anticontrabando, BASC y los parmetros mnimos de seguridad que debe asumir cualquier empresa en su cadena de abastecimiento y en sus procesos de produccin y abastecimiento. Con ayuda de esta gua las empresas podrn organizar su propio sistema de seguridad integral en los cultivos, as como establecer normas claras para afrontar riesgos e incrementar la prevencin. La gua presenta indicaciones y listas de chequeo que permitirn establecer prcticas seguras en aspectos como la gestin global de la empresa, su marco legal, los recursos humanos, las instalaciones fsicas, la logstica de la produccin y el transporte de material, la administracin de la empresa y el manejo de la informacin, as como el establecimiento de alianzas estratgicas para compartir servicios y datos y llevar a cabo actividades que incrementen la seguridad en el sector.
Una palabra sobre las polticas

Definir y establecer un conjunto de polticas que contribuyan a transformar la concepcin de seguridad en la empresa, a construir un proceso logstico seguro y alcanzar estndares internacionales sobre la materia constituye un aspecto clave para cualquier organizacin. Es preciso establecer unos principios claros para que todos los cumplan y el primero de ellos es darle a la seguridad un lugar preponderante en la planeacin y operacin de la empresa, definiendo un responsable interno en el nivel directivo que tenga sta como su tarea central y especfica y contando con personal idneo para desarrollarla. Tambin contribuye a incrementar la seguridad: Comprometerse con la generacin de empleo lcito y con la construccin de un futuro digno para los trabajadores de la empresa. Cumplir la ley, colaborar con las autoridades y con las organizaciones gremiales y locales en temas de prevencin y seguridad. Evitar cualquier tipo de tratos o transacciones con personas o grupos al margen de la ley. Asumir la seguridad como un rubro que requiere inversin y con criterio de costo beneficio. Vincularse a los programas establecidos de prevencin de narcotrfico para mantener el libre acceso de las flores colombianas al mercado internacional. Mantener las mejores relaciones gremiales y una permanente comunicacin con Asocolflores, sus asociados y las autoridades nacionales y extranjeras.
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Promover la integracin y el intercambio de experiencias e informacin en materia de seguridad con asociados y colegas del sector.
Organizarse
para la seguridad
La seguridad es un aspecto de la gestin empresarial al que slo se le da importancia cuando se afectan los intereses personales y econmicos de propietarios y empleados, muchas veces con consecuencias nefastas e irreversibles. Esta situacin es ms marcada en sectores agropecuarios en donde se impone la informalidad. Mientras en reas como salud ocupacional o seguridad industrial se desarrollan programas, se destina personal y se aprueban presupuestos que garanticen su funcionamiento para cumplir la ley y evitar las sanciones que acarreara su desconocimiento, en la de seguridad, por no disponer de una legislacin coercitiva ni de una actitud preventiva, se dejan de desarrollar las previsiones necesarias para fortalecerla al interior de la empresa. La seguridad debe constituirse en una prioridad y un compromiso de todos en la empresa. Los estamentos directivos deben generar directrices y orientaciones para construir el sistema de seguridad, concientizar a todo el personal de su importancia, hacer conocer la normatividad sobre el particular y lograr que la informacin necesaria para mantener activo el sistema se ponga en circulacin de manera constante. Tambin es preciso desarrollar tcnicas de evaluacin y ajuste de los procedimientos y prcticas de seguridad puestas en marcha, de manera que ofrezcan constante proteccin y prevencin en todas las dimensiones del trabajo.
Qu puede hacer la empresa?

Concientizarse de la importancia de la seguridad integral para el desarrollo normal de la empresa. Organizar y desarrollar un sistema de seguridad de acuerdo con sus caractersticas, riesgos y posibilidades, para generar y mantener una cultura en seguridad. Integrar el proceso de seguridad dentro de las decisiones gerenciales para consolidar las fortalezas que le brinda la seguridad integral y atacar las debilidades de la empresa. Comprometerse y participar, la Junta Directiva y la Gerencia en la generacin de la cultura de seguridad de la Empresa. Establecer, publicar y difundir las normas que definen la poltica de seguridad de la Empresa, con criterios de prevencin de actividades ilcitas. Nombrar un representante de la Gerencia con autoridad y responsabilidad que le permita asegurar el cumplimiento del sistema de seguridad y se desempee como enlace entre la empresa y el Comit de Proteccin Integral de Asocolflores. (C.P.I.A.) Elaborar un programa de seguridad que determine normas y procedimientos de prevencin, proteccin y defina autoridades y responsabilidades del personal que integra el sistema de seguridad. Desarrollar un plan de auditorias internas para establecer y perfeccionar el cumplimiento de polticas, normas y procedimientos establecidos en el programa de seguridad. Determinar y aplicar procedimientos de accin preventiva y correctiva de las inconsistencias encontradas en las auditorias, a los planes de emergencia y contingencia para neutralizar amenazas. Establecer indicadores de seguridad que le permitan a la gerencia semestralmente, verificar el cumplimiento del programa y el funcionamiento de las reas comprometidas. Promover buenas relaciones y permanente comunicacin con las autoridades para obtener la coordinacin y colaboracin que demanda la ejecucin de acciones preventivas de ilcitos. Crear el comit de seguridad, presidido por la gerencia del cultivo e integrado por las personas que desempean los cargos de salud ocupacional y/o seguridad industrial, director de produccin, director administrativo y/o director de gestin humana y responsable de la seguridad fsica, quienes deben reunirse de acuerdo con las necesidades, para la implementacin y desarrollo del presente programa y dems medidas que se requieran.
Organizarse mucho ms que vigilancia
LISTAS DE CHEQUEO
Fecha:
SISTEMA DE SEGURIDAD
S
1. Es posible evidenciar el compromiso y la participacin de la Alta Direccin en la generacin de la cultura de seguridad de la empresa? 2. Est difundida la poltica de seguridad de la empresa con criterios de prevencin de actividades ilcitas? 3. Se encuentra designado el funcionario de la empresa responsable de la seguridad? 4. La gerencia evidencia semestralmente el funcionamiento del sistema y control de seguridad 5. Est elaborado el programa que desarrolla el sistema de seguridad? 6. Se realizan auditorias internas para verificar el cumplimiento del programa de seguridad? 7. Se ejecutan verificaciones de las inconsistencias detectadas en auditorias y planes de emergencia? 8. Existen buenas relaciones y comunicaciones con las autoridades de la jurisdiccin? 9. Est conformado y se rene el comit de seguridad para implementar y desarrollar la seguridad?
NO
OBS
ANOTACIONES:
Documentos
al da
El sector floricultor es muy apetecido por narcotraficantes y lavadores de capitales debido a sus particularidades comerciales y logsticas, por lo que es preciso tomar todas las precauciones para evitar verse involucrado en manejos ilcitos. Constituirse y funcionar de acuerdo con las normas legales es la base ms slida para el desenvolvimiento seguro de la empresa. Tambin contribuye a ello acatar todos los procedimientos y estndares nacionales e internacionales en materia de produccin y exportaciones. Mantenerse en todo momento dentro del marco de la ley y la normatividad del sector agilizar el trmite de las operaciones de exportacin e importacin, evitar todo tipo de sanciones, facilitar las revisiones e inspecciones de las autoridades y har merecedora a la empresa de los beneficios otorgados por el Estado y de las garantas acordadas en los convenios nacionales e internacionales. Adems, un desempeo estrictamente ajustado al marco de la ley fortalecer la imagen positiva de la empresa y por ende sus relaciones comerciales.
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Documentos al da
Qu puede hacer la empresa?

Constituirse y registrarse de acuerdo con las exigencias legales. Dar cumplimiento a lo dispuesto en las normas que rigen su funcionamiento, que para el sector floricultor exige como mnimo los siguientes documentos: Registro Cmara de Comercio Registro Mercantil Registro ante el Instituto Colombiano Agropecuario, ICA Registro de vehculos de carga ante el Ministerio de Transportes (si son propios) o exigirlo a contratistas Licencia de funcionamiento expedida por la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada, para el departamento de seguridad si lo tiene, o para la empresa contratada para prestar el servicio de vigilancia, de acuerdo con el Decreto 2187 de 12-OCT-2001 Registro ante el Ministerio de Comercio Exterior Registro ante la Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales, DIAN Registro Nacional de Exportadores
NOTA: A partir del mes de Junio del 2005 por disposicin de la DIAN se unifica en el Registro nico Tributario, los documentos sealados con asterisco. Como complemento y para informacin, se citan las normas relativas a la actividad de seguridad: Decreto Ley 356 del 11 de Febrero de 1994 y la reglamentacin emanada en las resoluciones y circulares de la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada. Consultar la pagina: www.supervigilancia.gov.co
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LISTAS DE CHEQUEO
Fecha:
MARCO LEGAL DE LA EMPRESA

S
1. Se encuentra vigente el Certificado de Cmara de Comercio? 2. Se encuentra vigente el Registro Mercantil? 3. Se encuentra vigente el Registro ante el Ministerio de Comercio Exterior? 4. Se encuentra vigente el Registro ante la Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN? 5. Se encuentra vigente el Registro ante el Instituto Colombiano Agropecuario ICA? 6. Se encuentra vigente el Registro Nacional de Exportadores? 7. Se encuentra vigente el Registro de carga ante el ministerio de Transportes de la compaa contratada? 8. Se encuentra vigente la Licencia de funcionamiento del departamento de seguridad de la compaa?
NO
OBS
ANOTACIONES:
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Las personas
hacen las empresas
Es indiscutible: cualquier organizacin empresarial es el resultado de los valores, las costumbres, las capacidades y la formacin de las personas que trabajan en ella. Integrar un equipo humano que adems de competente en lo tcnico sea intachable en lo tico debe ser una prioridad de la empresa. Y es que, segn la Sijin de la Polica Metropolitana de Bogot, de cada cien pesos perdidos por las empresas en los ltimos diez aos, setenta lo fueron por causa de la negligencia, el sabotaje o la improductividad de sus empleados. Y cada vez se hace ms frecuente la infiltracin de sujetos dentro de las empresas para obtener informacin sensible sobre sus directivos y personal administrativo, sobre sus instalaciones, rutinas, finanzas y sistemas de seguridad. Por eso el rea de Talento Humano tiene dos misiones fundamentales en materia de seguridad: impedir que el delincuente infiltre la empresa mediante un proceso eficiente de seleccin de personal e impedir que el empleado se convierta en delincuente, para lo cual hay que desarrollar diversas acciones de prevencin. Adems, el control debe extenderse a los terceros que contratan con la empresa, a proveedores, e incluso a los clientes para asegurar una operacin segura. A esto se debe sumar el mantenimiento de procedimientos y controles en el tiempo, para lograr una gestin segura y sostenible del recurso humano en todo momento.
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Qu puede hacer la empresa? En seleccin de personal

Elaborar el programa de seleccin, con procedimientos adecuados que minimicen el ingreso a la organizacin de personal no conveniente. Contar con confiables fuentes de personal potencial a las cuales se pueda acudir. Tener procedimientos internos para recomendar aspirantes potenciales, por parte de los mismos trabajadores. Identificar los cargos crticos y establecer responsabilidades en seguridad para esos funcionarios. Adelantar estudio de seguridad para el personal de cargos crticos. Diligenciar el aspirante, con su propia letra, el formato de solicitud de empleo que tenga la empresa, el cual debe especificar autorizacin para toma de huellas dactilares, verificacin de contenido de la documentacin, bsqueda de antecedentes y visita domiciliaria. Elaborar formatos para verificacin de documentacin, constatacin de referencias y visita domiciliara, especificando el funcionario responsable que realiza la actividad. Exigir el original y fotocopia del certificado judicial y de polica vigente, cdula de ciudadana, libreta militar de varones mayores de edad, Verificar la documentacin presentada por los aspirantes, constatando referencias familiares, laborales y comerciales. Solicitar antecedentes judiciales y de polica por intermedio de la Sijin para el personal temporal. Realizar el mismo procedimiento de seleccin con el personal contratado mediante outsorcing.
En pruebas y entrevistas
Realizar pruebas de conocimientos y aptitudes de acuerdo con el perfil del cargo y psicotcnicas que tenga la empresa. Adelantar entrevistas el aspirante con el jefe de gestin humana, jefe inmediato o de rea y responsable de la seguridad.
En visitas domiciliarias
Adems de las finalidades del proceso de seleccin en seguridad, debe estar focalizada a verificar dudas que hayan quedado en la entrevista y constatar el entorno socioeconmico, la vecindad, el cumplimiento de obligaciones y relaciones familiares. Realizarlas a su ingreso a todo el personal con contrato a trmino indefinido. Para el personal de cargos crticos debe realizarse a su ingreso y cada dos aos. Para el personal contratado out-sorcing debe estipular en el contrato y verificarse, que el proceso de seleccin realizado por el proveedor cumpla las mismas exigencias que tiene la empresa.
En exmenes mdicos
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En seguridad debe estar orientado especialmente para detectar conductas anormales tales como: consumo de drogas ilcitas, alcoholismo, entre otros. Debe verificarse la autenticidad de la persona para evitar suplantaciones.
Las personas hacen las empresas
En hojas de vida
Elaborar ndice secuencial y colocar separadores que permitan su organizacin y orden. Guardarlas con medidas de seguridad y acceso restringido, reglamentando procedimientos de consulta.
En carnetizacin
Expedir a sus propios funcionarios carns con foto y fecha de vigencia. Exigir a los empleados de proveedores o contratistas, carn de sus empresas con fecha de vigencia y foto. Elaborar escarapelas para los visitantes, en colores diferentes de acuerdo con las reas de destino.
En Induccin y capacitacin
Instruir sobre polticas de seguridad y procedimientos para transmitir informacin. Capacitar sobre las responsabilidades en seguridad de cada cargo crtico. Incluir dentro del programa de capacitacin temas que sensibilicen al personal en seguridad. Aprovechar las EPS, compaas de seguros y otras autoridades, para charlas y conferencias sobre seguridad.
En prevencin de conspiraciones internas

Incluir dentro del programa de bienestar laboral, beneficios tales como Jardn infantil, fondos de empleados, respaldo a la superacin personal, actividades culturales y deportivas. Crear buzones de sugerencias y estmulos al suministro de informacin. Fomentar las redes de colaboradores con la empresa y divulgar anuncios sobre prevencin y represin del delito.
Mantenimiento de personal
Establecer pruebas de confiabilidad para el personal de manejo y cargos crticos. Realizar entrevistas de desenganche para conocer motivos de inconformidades y anormalidades internas. Crear el hbito de informar oportunamente novedades o cambios para la actualizacin de las hojas de vida. Realizar visita domiciliaria bianual a personal de cargos crticos y de manejo y confianza.
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LISTAS DE CHEQUEO
Fecha:
1. AREA DE SELECCIN DE PERSONAL

S
1. Se tiene un programa de seleccin de personal? 2. Se utilizan fuentes confiables para el reclutamiento de personal? 3. Existen procedimientos con los trabajadores para recomendar aspirantes potenciales? 4. Se tienen determinados los cargos crticos con sus respectivas responsabilidades y funciones en seguridad? 5. Existe formato de solicitud de empleo de la empresa diligenciado por el aspirante y contempla autorizacin para toma de huellas dactilares, verificacin contenido de la documentacin, bsqueda de antecedentes y visita domiciliaria? 6. Se realizan estudios de seguridad al personal que ocupa cargos crticos? 7. Se tienen debidamente diligenciados los formatos de verificacin de documentacin, constatacin de referencias, visitas domiciliarias y se especifica el funcionario responsable de esta actividad? 8. Existe formato de solicitud de empleo diseada por la empresa, que incluya autorizacin para la toma de huellas dactilares, verificacin de informacin, bsqueda de antecedentes y visita domiciliaria? 9. Se exigen fotocopias del certificado judicial y de polica vigente, cdula de ciudadana, libreta militar a varones mayores de edad, tanto a personal propio, temporal y out-sourcing? 10. Se tiene debidamente diligenciado el formato para verificacin de referencias familiares, laborales y comerciales? 11. Se han realizado solicitudes de antecedentes judiciales y de polica por intermedio de la Sijin, para personal temporal? 12. Con el personal de temporales (out-sourcing) se realizan las mismas diligencias citadas en los numerales anteriores? 13. Se verifica que la empresa temporal que suministra el personal, cumpla con los procedimientos de seleccin que la empresa exige? 14. Se verifica que el personal temporal tenga el nivel de confiabilidad requerido, mediante la solicitud de antecedentes a las autoridades?
NO
OBS
ANOTACIONES:
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2. PRUEBAS Y ENTREVISTAS
S
1. Se realizan las pruebas de conocimiento y aptitudes de acuerdo con el perfil del cargo y psicotcnicas que tenga la empresa? 2. Se adelantan las entrevistas con: jefes de gestin humana, jefe inmediato o del rea y responsable de la seguridad y existe el documento o formato de soporte?
NO
OBS
ANOTACIONES:
3. VISITAS DOMICILIARIAS
S
1. En las visitas domiciliaras se incluye verificacin de dudas de la entrevista, situacin del entorno socioeconmico, vecindad, cumplimiento de obligaciones y relaciones familiares? 2. Se realizan visitan domiciliarias a los empleados que tienen contrato a trmino indefinido? 3. Al personal de cargos crticos se les realiza la visita domiciliaria al ingreso y las de actualizacin cada dos aos?
NO
OBS
ANOTACIONES:
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4. EXMENES MDICOS
S
1. En los exmenes mdicos de ingreso se hacen observaciones sobre conductas anormales, tales como consumo de drogas? 2. En el procedimiento del examen mdico se hace la comprobacin mediante documento de identidad de la persona examinada? 3. En los resultados mdicos se concepta o deja registro de verificacin de documento de la persona que se practica el examen? 4. Se tiene constancia de realizacin de examen mdico para el proceso de desenganche?
NO
OBS
ANOTACIONES:
5. LISTA DE CHEQUEO HOJAS DE VIDA

S
1. Las hojas de vida se elaboran con un ndice secuencial, con organizacin y orden adecuado?. 2. Las hojas de vida se archivan en forma segura, su acceso es restringido y est reglamentada su consulta?
NO
OBS
ANOTACIONES:
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6. CARNETIZACIN
S
1. Se tiene un registro de elaboracin y entrega de los carn a los empleados de la empresa? 2. Se verifica en forma peridica el porte de carn y se realizan las observaciones del caso? 3. Existe una identificacin o carn especial, para empleados que laboran dentro de las reas restringidas? 4. El personal de seguridad exige el porte de este elemento? 5. Se realizan las actas de destruccin de los carn vencidos con la participacin de un veedor? 6. Al personal de seguridad se le comunica por escrito la prdida de este elemento? 7. Se tienen elementos para control e identificacin de visitantes y contratistas a su ingreso?
NO
OBS
ANOTACIONES:
19
7. INDUCCIN Y CAPACITACION
S
1. Se hace induccin de sensibilizacin al personal nuevo sobre las polticas y procedimientos de seguridad en la empresa? 2. Esta capacitado el personal de acuerdo con sus funciones dentro de la empresa en cmo detectar y proceder ante el caso de actividades sospechosas? 3. El personal est capacitado para atender emergencias que puedan presentarse? 4. Est capacitado el personal en manejo de informacin sensible y el modus operandi delictivo para obtener informacin confidencial? 5. Est capacitado el personal en procedimientos de informacin drogas? 6. Est capacitado el personal para reportar actividades sub estndar que atenten contra la seguridad, o que sean sospechosas?
NO
OBS
ANOTACIONES:
8. PREVENCION CONSPIRACIONES INTERNAS

S
1. Se tienen los buzones de sugerencias y se les hace el seguimiento? 2. Se hacen publicaciones en las carteleras sobre prevencin y represin del delito? 3. Hay buzones, e-mail, y divulgacin mediante avisos sobre programas y beneficios especiales que otorga la empresa? 4. Existe un Plan para fortalecer vnculos con las autoridades de seguridad?
NO
OBS
ANOTACIONES:
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9. MANTENIMIENTO DE PERSONAL
S
1. Se realizan pruebas de confiabilidad, reportes por cambios de datos en las hojas de vida y visitas domiciliarias a los cargos crticos? 2. Existe un control para la expedicin de certificados laborales con su respectivo anlisis, con el fin de conocer en que anda el empleado? 3. Existen mediciones de clima Organizacional, y se analizan desde el punto de vista de la seguridad? 4. Existe procedimiento para el control de permisos y anlisis respectivos desde el punto de vista de la seguridad? 5. El Certificado Judicial de todo el personal que participa en el proceso de exportaciones esta vigente? 6. Se realiza entrevista de desenganche a todo el personal cuando se retira?
NO
OBS
ANOTACIONES:
Ver anexo 1: FORMATO PARA VISITA DOMICILIARIA
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Proteger
los bienes de la empresa
La seguridad fsica de las instalaciones y los bienes de la empresa es quiz la dimensin ms conocida del tema y por supuesto de gran importancia para la estabilidad y la productividad de la empresa. Las empresas floricultoras, adems de estar expuestas en su entorno al acecho de la delincuencia comn, estn amenazadas por la delincuencia organizada, sobre todo por el narcotrfico, que infiltra sus instalaciones para sustraer informacin y elementos que le faciliten la realizacin o el encubrimiento de sus actividades ilcitas. Igualmente existen mafias que sustraen de manera constante insumos y flor de los cultivos para venderla en los mercados nacionales e incluso para exportarla. Estas razones hacen indispensable el desarrollo de procedimientos para la vigilancia perimetral e interna de los cultivos, la disposicin de los medios fsicos que colaboren en este propsito y la organizacin de redes de informacin que contribuyan en la prevencin y deteccin de personas y situaciones indeseables.
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Proteger los bienes de la empresa
Que puede hacer la empresa? En aspectos de vigilancia
1. Contar con un servicio de vigilancia humana permanente

La vigilancia puede contratarse con empresa especializada en la prestacin de este servicio o prestarse internamente con personal de nomina. Vigilancia Contratada. Seleccionar compaa especializada que cumpla mnimo los siguientes requisitos: Tener licencia vigente de la Superintendencia de vigilancia y seguridad privada.(S.V.S.P.) Certificacin de vigencia actualizada sin registro de sanciones de la Superintendencia de vigilancia y seguridad privada. - Concepto favorable de algunos de sus clientes. - Consultar a vigilantes de esa empresa respecto a tratamiento y cumplimiento de sus obligaciones laborales. - Conveniencia de costos del servicio de acuerdo a normas legales y competencia del mercado. - Apreciar valores agregados tales como: Sistemas de alarmas, marcacin de rondas, radios, dotaciones especiales, certificaciones ISO, BASC, etc. Se adjunta formato gua para el contrato de vigilancia privada.
Vigilancia con personal de nmina

La empresa puede organizar su propia vigilancia con personal de nmina pero debe constituir el departamento de seguridad, ante la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada. El personal de nmina asignado a la vigilancia debe cumplir mnimo los siguientes requisitos: Ser capacitado en academia autorizada y de acuerdo con las exigencias de la S.V.S.P. para que le otorgue la credencial de vigilante. Estar clasificado para la A.R.P. en riesgo clase IV. Contar con pliza de seguro de vida. Constituir la empresa pliza de responsabilidad civil extracontractual, para el personal de vigilantes con el cubrimiento en el amparo por errores de puntera.
Elaborar instructivo con los procedimientos y funciones que se requieren para la prestacin del servicio de portera y de vigilancia. A cada puesto de vigilancia se le debe definir, tanto el rea de responsabilidad como las funciones particulares que deben cumplir los vigilantes que lo cubran. Establecer controles para la prestacin del servicio de vigilancia, tales como: - Revistas del servicio que practiquen los supervisores o la polica de la localidad, dejando constancia en las minutas.
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- Marcacin de rondas (Relojes de control, sistemas electrnicos como Data Record, entre otros.) - Reportes peridicos a la central de la compaa de vigilancia o a quien se coordine. (Especialmente en horas de la noche, en dominicales y festivos).
2. Complementar la vigilancia humana con vigilancia electrnica.

La vigilancia humana se debe complementar con un sistema de vigilancia electrnica, monitoreada o con terminal de alarma conectada a la compaa de vigilancia, la polica o cuerpo externo encargado de la reaccin. De acuerdo con el anlisis de riesgos, mnimo las siguientes reas crticas deben contar con censores conectados a la alarma: almacn, bodega de qumicos, cuartos fros de almacenamiento de flor de exportacin, centros de cmputo y oficinas con informacin sensible, tesorera. Instalar sistemas de C.C.T.V. con cmaras en los siguientes sitios crticos: Zonas de empacadores, zona de cargue, rea de almacenamiento de la flor de exportacin, reas de despacho y documentacin, portera. Se recomienda que el sistema de C.C.T.V sea digital ya que ofrece las siguientes garantas: mnimo 30 das como tiempo de registro en grabacin, control y monitoreo externo desde cualquier lugar, grabacin independiente de cmaras con autonoma para revisin y activacin de la grabacin por movimiento. Si el sistema es anlogo, conviene tener en cuenta grabaciones mnimo de 12 horas, conservar las grabaciones mnimo durante 60 das. El proveedor seleccionado para este servicio debe estar autorizado por la superintendencia de vigilancia y seguridad privada, tanto para la venta de equipos como para el monitoreo.
3. Establecer alertas y procedimientos para reaccionar oportunamente en casos de emergencia:

Disear procedimientos escritos de reaccin ante alertas para atender las siguientes emergencias. Incendios aviso a bomberos; riesgos naturales aviso a Defensa Civil; hurtos (robos, asaltos, atracos) aviso a Polica; contaminacin de la carga, aviso a Polica antinarcticos. Los procedimientos de reaccin deben contemplar la accin primaria a cargo de las Brigadas de emergencia. Es conveniente verificar peridicamente la coordinacin con las respectivas autoridades, ya que existen frecuentes cambios en sus titulares. (Cambios organizacionales, traslados). Los procedimientos deben garantizar que la reaccin sea adecuada y oportuna. Capacitar al personal de seguridad en los procedimientos propios de la empresa o del cultivo, para atender sus casos de emergencia. Realizar simulacros y/o ensayos sobre atencin de emergencias. Dentro del plan de auditorias, evaluar la reaccin para atender las emergencias. Sealizar la ubicacin de botones de alarmas y capacitar sobre su utilizacin para prevenir falsas alarmas. Desarrollar simulacros para atender emergencias. Elaborar y realizar programas de mantenimiento de los equipos de seguridad electrnica. Utilizar vigilancia canina para reforzar la vigilancia humana, prevenir riesgos de contaminacin de las exportaciones y terrorismo.
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En barreras perimtricas
Las barreras perimtricas pueden ser naturales (ros, lagunas, zetos de rboles como pinos, limoncillo o swingla) o artificiales (cercas de alambre de pas, elctricas, muros, mallas eslabonadas, concertina). Se debe tener un sistema de seguridad perimetral que obstaculice accesos no autorizados. La barrera es un medio para dificultar, o retardar el ingreso dando tiempo para la reaccin. Tambin se utiliza despus de la cerca, colocar cortinas de polisombra con la cual se produce un efecto disuasivo por no permitir la visin al interior, y facilitar la pronta deteccin en caso de rotura. Desarrollar programas de inspeccin y mantenimiento preventivo de los medios de seguridad perimetral Debe existir un callejn de seguridad entre, las cercas o muros perimtricos y las paredes de las edificaciones y los invernaderos. No se debe acumular, interna ni externamente, sobre las barreras perimtricas ni lo corredores de seguridad, escombros o elementos que faciliten el acceso lcito o dificulten la visibilidad. Para las cercas en alambre de pa es recomendable: distancia entre postes 2 metros, distancia entre cuerdas 15 centmetros, nmero de lneas 14, un alambre de pas de refuerzo colocado verticalmente en la mitad de los postes, al terminar la cerca voladizo hacia fuera o proteccin superior hacia arriba con ngulo de 45 grados, con tres lneas de alambres de pas. Realizar revisiones peridicas a cargo de los vigilantes para detectar anormalidades e informarlas, dejando reporte por escrito.
En iluminacin
Contar con iluminacin artificial los corredores o pasillos de trnsito que comunican instalaciones del cultivo. Deben estar bien iluminados los exteriores de la portera, reas de almacenamiento, zonas de cargue casetas con equipos elctricos (riego, fumigacin, pozos profundos) y dems reas criticas que lo requieran de acuerdo al anlisis de riesgos. Disponer de sistema de iluminacin de emergencia para las reas crticas.
En control de accesos
Anunciar a todo visitante y permitir su ingreso solo cuando est debidamente autorizado. Llevar actualizado un registro de personas y vehculos que ingresen y salgan de las instalaciones. (Planillas o libros de control, tarjetas de marcacin para empleados). Practicar inspecciones a los vehculos ajenos al cultivo, a su entrada y salida, dejando la constancia del caso para controlar que no ingresen o saquen elementos no autorizados. Pasar revista especialmente a la salida, a los vehculos de los funcionarios o empleados, para verificar que los elementos que lleven estn debidamente autorizados. Disponer de un sistema de control de acceso de personas, empleados, contratistas y visitantes mediante registro de sus datos al ingreso, previa autorizacin, identificacin y porte de escarapela. Determinar, sealizar y controlar las reas restringidas, tales como para elaboracin de cajas, empaque, cuartos fros, almacn, lugares de depsito y cargue de las remesas de exportacin.
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Establecer uniformes diferentes o distintivos especiales para el personal que labora en las dependencias clasificadas como reas crticas.
En equipos de comunicacin
Contar con un sistema de comunicaciones que enlace al personal de seguridad, operadores de transporte, central de la compaa de vigilancia y polica de la jurisdiccin. Estar debidamente autorizado por el ministerio de comunicaciones para el uso de esta clase de equipos que se empleen.
En Seguridad de las instalaciones.

Situar los parqueaderos de visitantes, empleados y contratistas en lugares separados de las reas de empaque, almacenamiento, embalaje y cargue de mercancas, estableciendo controles para los mismos. Ubicar los lockers y vestiers de empleados en reas separadas de los sitios de almacenamiento y cargue de mercancas. Tener controles permanentes sobre las puertas de acceso al cultivo y las internas de las instalaciones, reforzando los medios de seguridad en ellas (candados, chapas, etc.) y en las ventanas que lo requieran con rejas de acuerdo al anlisis de riesgos. Construir las edificaciones y dems instalaciones con materiales resistentes que brinden garantas de seguridad. Elaborar un programa de control de llaves y duplicados.
En Anlisis De Riesgos Seguridad Fsica

Desarrollar un anlisis de riesgos de seguridad fsica para las personas, instalaciones y operaciones que desarrolla el cultivo. Graficar en croquis o plano, las reas crticas del cultivo de acuerdo al anlisis de riesgos. Establecer un programa de atencin de los riesgos prioritarios que afectan al cultivo.
26
LISTAS DE CHEQUEO
Fecha:
1. AREA VIGILANCIA
S
1. Cuenta la empresa con un servicio de vigilancia permanente? 2. El servicio de vigilancia se presta por empresa contratada o con personal de nomina? 3. El servicio de vigilancia est autorizado mediante licencia de la S.V.S.P.? 5. La compaa de vigilancia se escogi mediante proceso de seleccin? 6. El personal de vigilancia tiene la credencial expedida por la S.V.S.P.? 7. Los vigilantes del departamento de seguridad estn clasificados para la ARP en riesgo cuatro? 8. Los vigilantes se encuentran amparados con una pliza de seguro de vida? 9. Existe instructivo con procedimientos y funciones para la prestacin de servicio y vigilancia? 10. Se practica al servicio de vigilancia y se deja constancia de la de las revistas a cargo de los supervisores? 11. Se cuenta con elementos para el control o marcacin de las por parte de los vigilantes? 12. Se realizan reportes externos peridicos por parte de los vigilantes en turnos nocturnos, dominicales y festivos? 13. Se tiene sistemas de alarmas monitoreadas externamente, en reas criticas? 14. Se cuenta con un C.C.T.V. con cmaras en las reas crticas? 15. Los proveedores de alarmas electrnicas y C.C.T.V. estn debidamente autorizados por S.V.S.P. para la venta de equipos y servicio de monitoreo? 16. Existen procedimientos escritos para reaccionar ante alertas por emergencia? 17. El personal de seguridad est capacitado para atender casos de emergencia? 18. Se realizan simulacros para la atencin de emergencias? 19. Existen y se realizan programas de mantenimiento de los equipos de seguridad electrnica? 20. Se refuerza con vigilancia canina para prevenir riesgos de contaminacin de las exportaciones y terrorismo?
NO
OBS
ANOTACIONES:
27
Fecha:
2. BARRERAS PERIMTRICAS
S
1. Cuenta el predio con barreras perimtricas naturales. De qu clase? 2. Qu clase de barreras perimtricas artificiales? 3. Se emplean cortinas de polisombra como elementos disuasivos en las barreras perimtricas? 4. Existen y se desarrollan programas de inspeccin y mantenimiento de los medios de seguridad perimetral? 5. Existen callejones de seguridad entre las barreras perimtricas, los muros y paredes de edificaciones o los invernaderos instructivos con procedimientos y funciones para la prestacin de servicio y vigilancia? 6. Se acumulan escombros u otros elementos sobre las barreras perimtricas o en los corredores de seguridad? 7. Las cercas de alambre cumplen las recomendaciones planteadas en numeral 8-2-2, ordinal 7? 8. Realizan revisiones peridicas a las barreras perimtricas los vigilantes para detectar e informar anormalidades? 9. Se realizan reportes externos peridicos por parte de los vigilantes en turnos nocturnos, dominicales y festivos?
NO
OBS
ANOTACIONES:
Fecha:
3. ILUMINACIN
S
1. Estn iluminados los corredores o pasillos del cultivo? 2. Las reas criticas de acuerdo con el anlisis de riegos cuenta con buena iluminacin exterior? 3. Existe un sistema de iluminacin para atender emergencias de las reas crticas?
NO
OBS
ANOTACIONES:
28
Fecha:
4. CONTROL DE ACCESOS
S
1. Se anuncia a todo visitante y se permite su ingreso solo cuando est debidamente autorizado? 2. Se lleva actualizado el registro de personas que ingresan y salen de las instalaciones? 3. Se practican inspecciones a los vehculos ajenos al cultivo a su ingreso, salida y se deja constancia del control ejercido? 4. Se pasa revista especialmente a la salida a los vehculos de los funcionarios verificando que los elementos que llevan estn debidamente autorizados? 5. Se dispone de un sistema de control de acceso de personas para empleados, contratistas y visitantes registrando sus datos, permitiendo el ingreso con previa autorizacin, identificacin y porte de escarapela? 6. Estn determinadas, sealizadas y se controla el acceso a las reas restringidas? 7. Se utilizan uniformes diferentes o distintivos especiales para el personal que labora en reas crticas?
NO
OBS
ANOTACIONES:
Fecha:
5. EQUIPOS DE COMUNICACIN
S
1. Se cuenta con sistemas de comunicaciones que enlacen al personal de seguridad, operadores de transporte, compaa de vigilancia y polica de la jurisdiccin? 2. Estn debidamente autorizados por Ministerio de comunicaciones la frecuencia para los radios? 3. El monitoreo de alarmas cuenta con la debida autorizacin de la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada?
NO
OBS
ANOTACIONES:
29
Fecha:
6. SEGURIDAD EN LAS INSTALACIONES

S
1. Los parqueaderos de visitantes, empleados y contratistas, estn separados de las reas de empaque, almacenamiento y cargue de mercancas? 2. Los lockers y vestiers de empleados estn en reas separadas de los sitios de almacenamiento y cargue de mercancas? 3. Existen controles permanentes sobre las puertas de acceso al cultivo e internas de las instalaciones y son reforzadas con candados o chapas y rejas en las ventanas que lo requieran? 4. Se cuenta con un programa de control de llaves y duplicados? 5. Las edificaciones estn hechas con materiales resistentes que brinden seguridad?
NO
OBS
ANOTACIONES:
Fecha:
7. ANLISIS DE RIESGOS EN SEGURIDAD FSICA

S
1. Existe anlisis de riesgos de seguridad fsica para las personas, instalaciones, operaciones que desarrolla el cultivo? 2. Estn graficadas en croquis o plano las reas criticas de acuerdo al anlisis de riesgos? 3. Se cuenta con un programa prioritario de atencin de los riesgos de seguridad fsica?
NO
OBS
ANOTACIONES:
Ver anexo 2: MODELO CONTRATO DE VIGILANCIA PRIVADA

30
Asegurar la logstica
de la produccin y la exportacin
Quiz donde se ciernen mayores amenazas sobre la cadena productiva de la floricultura es alrededor de la logstica asociada al manejo de materias primas, transporte y embarque de flores para la exportacin. Ese constante trajn exportador de los floricultores es muy atractivo a los narcotraficantes. El desarrollo de un buen sistema de seguridad en la logstica de la empresa minimiza las posibilidades de adelantar actividades ilcitas como el hurto de materias primas, insumos qumicos o materiales para empaque, as como permite controlar los factores que puedan facilitar la contaminacin del producto y por esta va la utilizacin de la empresa para narcotraficar. Desarrollar controles efectivos en la cadena de produccin, adquisicin, almacenamiento y consumo de materiales propios del empaque y embalaje del producto y establecer normas y procedimientos claros en el almacenamiento, cargue y exportacin del producto son prcticas que tambin contribuirn a la seguridad legal y comercial de la compaa. Para contribuir a la seguridad logstica es preciso tambin adquirir productos y servicios de proveedores de honestidad comprobada y evaluar objetivamente la confiabilidad de quienes intervienen en forma directa e indirecta en cada uno de los eslabones de la cadena.
31
Que puede hacer la empresa?

Las empresas productoras de flores deben contrarrestar los problemas que se vienen presentando con el manejo del empaque, el producto y el transporte del mismo, para lo cual se requiere tener en cuenta los siguientes aspectos:
En el proceso de compras:
Conformar el comit de compras integrado por el gerente administrativo, el jefe de compras o adquisiciones y el almacenista con el fin de verificar los pedidos y consumos de materiales protectores de las exportaciones (cajas, capuchones, etc.). Realizar el proceso de seleccin de proveedores de stos elementos. Dejar constancia de lo actuado mediante acta con las firmas de los participantes.
En el almacenamiento
Establecer procedimientos para controlar la recepcin y entrega de materiales e insumos. Acondicionar el almacn general con medidas de seguridad para controlar el ingreso de personas ajenas a la dependencia. Realizar segregaciones con medios de seguridad fsica para la proteccin de los productos ms costosos y que ofrecen mayor riesgo de sustraccin. Establecer procedimientos para que se entreguen diariamente los materiales de proteccin de la remesa de acuerdo a las respectivas rdenes de pedido. Actualizar diariamente los inventarios en el sistema. Establecer normas para la entrega de productos a las reas con una poltica clara de firmas autorizadas y horarios. Abstenerse de entregar productos en envases originales y en lo posible hacerlo preparndolos para su consumo inmediato.
En las salas de empaque

Organizar el proceso de empaque con medidas de seguridad tales como cdigo secreto por empacador, para garantizar la trazabilidad necesaria en caso de que se presenten fallas. Se anexa propuesta de formato para registro cdigo secreto de empacadores. Las reas de almacenamiento de flor y los cuartos fros deben ser restringidas, tener una estructura fsica que brinde seguridad y deben estar bajo el control de persona responsable con funciones de seguridad. Se anexa propuesta del formato para el control de ingresos al cuarto fro, el cual puede ser adaptado para otras dependencias. Tener aislado el sector de clasificacin de las reas de empaque. Sealizar como reas restringidas las zonas de empaque, cuarto fro, reas de carga, depsitos de materias primas y qumicos. Utilizar el personal que all labora prendas de identificacin diferente en las reas restringidas. Establecer control de inventario diario con cruce semanal de los elementos protectores del despacho de exportacin (cajas, capuchones, esticker, suncho, preservantes). Se anexa propuesta del formato control de inventario de cartn. Establecer un procedimiento de entrega del despacho, con controles que permitan establecer responsabilidades. Se anexa propuesta de formato control de numeracin cajas empacadas, formato para la programacin de furgones.
32
Asegurar la logstica de la produccin y la exportacin
Las cajas de empaque, capuchones y dems elementos protectores de las remesas con logotipo que sean desechados por deterioro o defecto, deben ser destruidos peridicamente dejando constancia mediante acta. Se anexa propuesta de acta destruccin de cartn.
En el despacho:
La oficina de despachos debe ser un rea restringida, sistematizada, con archivadores y cajillas de seguridad para proteger documentos tales como las planillas de carga, facturas, copias rdenes de pedido. Para el transporte de flor de exportacin, se debe contar con vehculos furgonados, utilizando precintos de seguridad y candado. Cuando se trate de vehculos contratados, en portera debe confrontarse la informacin que se tiene del furgn y conductor antes de autorizar su ingreso al cultivo. En el rea de cargue, el despachador o un funcionario de seguridad debe inspeccionar el vehculo antes de iniciar el cargue. Se anexa propuesta de formato inspeccin camiones de carga. La entrega de la remesa debe hacerla el despachador al conductor, pieza por pieza (caja por caja) de acuerdo a la planilla de cargue. Las planilla de cargue deben contener toda la informacin de la carga, destino, funcionarios que participan en el despacho (jefe de despacho, conductor, ayudante, quien elabor el documento, nmero de precinto), quien recibe la carga en el terminal areo, no debe quedar ningn espacio en blanco y diligenciarse preferiblemente en medio sistematizado. Se anexa modelo planilla de cargue. Si no se presenta ninguna inconsistencia se procede a la firma de la planilla, carta de responsabilidad y el jefe de despachos o responsable de seguridad debe colocar en el furgn el candado y el precinto de seguridad que figura en la documentacin. Se anexa modelo de carta de responsabilidad. Los precintos de seguridad deben guardarse en caja fuerte o bajo llave, entregarse aleatoriamente, registrando su trazabilidad en una planilla o libro que tenga las siguientes columnas: fecha, nmero precinto, placa del furgn, nombre y firma de quien recibe, nombre y firma de quien entrega, observaciones. Los precintos utilizados deben regresar al cultivo y junto con los utilizados entre fincas, peridicamente deben destruirse dejando constancia mediante acta. Se anexa propuesta de acta destruccin precintos de seguridad. Si la entrega del despacho no queda filmada en CCTV, es conveniente tomar fotografas del proceso de cargue, guardndolas con medidas de seguridad por un tiempo sugerido de 30 das. En la portera se confronta la documentacin, nmero de precinto y candado asegurado dejando los correspondientes registros escritos.
En el transporte al aeropuerto
Programar el cargue en los cultivos y rutas de los furgones para su transporte al aeropuerto. Se anexa formato programacin de furgones. Monitorear el desplazamiento del vehculo desde la salida del cultivo, hasta su llegada al aeropuerto, controlando y estableciendo trazabilidad de la ruta y tiempos durante el transporte de la flor. Los conductores de los vehculos de transporte de los productos, deben tener un medio de comunicacin, con el fin de que la empresa tenga control sobre la ruta y el conductor en caso de emergencia pueda comunicarse con las autoridades y la empresa.
33
Determinar coordinaciones con las aerolneas, para un correcto proceso de recibo de la carga en el aeropuerto y cierre de la operacin sin novedad. Se debe establecer una alianza estratgica con los departamentos de seguridad de las lneas areas y con la SIA contratada o proveedores de servicio, que optimicen los sistemas de seguridad en el recibo de la carga o contar con una persona propia de la empresa, con funciones especficas de seguridad.
Ver anexo 3: FORMATOS DE CONTROL Y SEGUIMIENTO Registro codigo de empacadores Control ingreso cuarto frio Inventario de carton en bodega Control numeracin cajas empacadas Programa de camiones Inspeccin de vehiculos de carga Acta destruccion sellos o precintos de seguridad
34
LISTAS DE CHEQUEO
Fecha:
LOGISTICA (empaque, almacenamiento, embalaje, despacho, transporte y recibo de carga).

S
1. Tiene un sistema que permita mantener trazabilidad sobre los movimientos de las cargas de importacin y exportacin? 2. Estn segregadas las operaciones con productos de: exportacin y nacional? 3. La carga es debidamente marcada y contada, y los documentos del despacho son verificados? 4. Se cumple el proceso de comparacin de documentos de la gua, con los documentos oficiales y ellos estn bajo la responsabilidad de un funcionario de la empresa? 5. Es correcta la informacin que se incluye en el manifiesto de cargue (completa, legible, exacta) y se enva a tiempo a las autoridades nacionales? 6. El personal que cumple los procesos crticos (empaque, embalaje, cargue), est identificado con uniformes o distintivos que los diferencian de los dems empleados? 7. Existe control escrito para el ingreso de personas autorizadas a las reas de empaque y cuartos fros? 8. Se prohibe el ingreso de paquetes o elementos que no sean de trabajo a las reas de empaque? 9. Se le asigna un nmero o cdigo secreto a cada empacador y se le cambia semanalmente, dejando su registro respectivo? 10. Es revisado el material de empaque antes de su uso? 11. Existe un registro de inventario diario de consumo de cartn marcado? 12. Existe un formato para la revisin del vehculo antes de efectuar el embarque? 13. Existe un procedimiento escrito que permita detectar y reportar faltantes o sobrantes de carga, antes de entregarla en el aeropuerto? 14. Se hace seguimiento o monitoreo durante el recorrido de los furgones entre el cultivo y el aeropuerto o cuando transporta flor o insumos? 15. Existe un procedimiento con trazabilidad, sobre el consumo de los sellos o precintos de seguridad? 16. Esta registrado el nombre y firma de todas las personas que participan en el despacho y recibo del furgn de carga? 17. En el proceso de cargue y/o embalaje, despacho y recibo de la carga, hay personal encargado de cumplir funciones de seguridad? 18. Se hacen inspecciones peridicas a las instalaciones (edificios, bodegas, etc.) verificando que los materiales en que estn construidos, impiden el acceso de personas no autorizadas o intrusos externos? 19. Los vehculos de transporte de flor son propios o contratados y si es contratado cumplen, con un proceso de seleccin como proveedor? 20 Los vehculos tienen medio de comunicacin con la empresa y las autoridades, y reciben capacitacin sobre su manejo en situaciones de emergencia? 21 Se elaboran actas de destruccin de los sellos de seguridad usados? 22 Se elaboran actas de destruccin de las cajas con logotipo, que son descartadas?
NO
OBS
ANOTACIONES:
35
La informacin,
un factor estratgico
Una de las herramientas principales del delincuente es la informacin, y ms cuando se trata de cometer ilcitos contra empresas. A mayor dimensin del ilcito, ms y mejor informacin requerir el agresor. El acceso fcil a informacin permite cometer desde hurtos y fraudes de todo tipo hasta extorsiones y secuestros, con todas las graves consecuencias que esto trae para la propiedad, la libertad y la tranquilidad de las personas. El desarrollo tecnolgico, que favorece cada vez ms el procesamiento, almacenamiento, distribucin y consulta de informacin, tambin crea las condiciones para hacer de este uno de los flancos ms vulnerables de la gestin empresarial. En materia de informacin es preciso tomar todas las precauciones para lograr, de una parte que los empleados solo tengan acceso a la que requieren para realizar su trabajo y no puedan modificarla sin dejar huella de sus acciones, y de otra para evitar que los extraos puedan acceder a ella. Son tres los frentes a cubrir en materia de informacin: la seguridad telefnica, la seguridad documental y la informtica. Sobre estas tres reas hay que ejercer un cuidadoso control con el fin de minimizar los riesgos de fuga o uso indebido de la informacin.
36
La informacin, un factor estratgico
Que puede hacer la empresa? En seguridad telefnica o telecomunicaciones

Capacitar recepcionistas, secretarias en la forma de atender o recibir llamadas sospechosas. Impartir instruccin para no dar informacin sobre asuntos restringidos de la empresa o informacin personal de miembros de la junta directiva, gerente o altos funcionarios. Prohibir o reglamentar el uso de celulares dentro de la empresa. Contar con sistemas de grabacin para llamadas sospechosas. Controlar el manejo de las comunicaciones, especialmente cuando se maneje informacin confidencial, la cual se debe conservar cuidadosamente, para evitar que sea conocida o utilizada por extraos en detrimento de la empresa.
Seguridad documental
Clasificar y organizar los documentos de acuerdo a niveles de autoridad, para su acceso y conocimiento. Tener criterios sobre documentos o informes cuyo conocimiento solo sea pertinente a un determinado nivel de autoridad de la organizacin. Determinar cules personas tienen acceso a informacin confidencial, normas sobre su manejo y archivo. Mantener control sobre la reproduccin, consulta o destruccin de los documentos. Elaborar procedimientos para la destruccin de documentos de acuerdo a su clasificacin y tiempo de archivo. Establecer control de fotocopiadoras para la toma de fotocopias. Capacitar al personal que tiene a su cargo el archivo sobre procedimientos de consulta, autorizacin para sacar documentos, tcnicas en el manejo de archivo.
Seguridad sistematizada o en informtica

En estos sistemas o medios donde se concentra y se dispone de importante informacin, es necesario el empleo de tecnologa adecuada, con requisitos y niveles de acceso asignados y controlados por el responsable del rea. Monitorear el comportamiento de las fuentes donde se elabora y se recepcin la informacin, mediante el cambio de claves por retiro o traslado del funcionario. Establecer horarios de trabajo en reas sensibles. Sacar backups y contar con lugares seguros para archivarlos. Determinar niveles de acceso de acuerdo a clasificacin y de autoridad. Disponer de software debidamente licenciado. Restringir el acceso a la informacin de archivos fsicos o electrnicos a los estrictamente necesarios. Tener definidos los procesos para recuperacin o procedimiento de backup. Definir e identificar la informacin, para controlar su integridad, confidencialidad y disponibilidad.
37
LISTAS DE CHEQUEO
Fecha:
1. SEGURIDAD INFORMACIN TELEFONICA O TELECOMUNICACIONES

S
1. Se han realizado capacitaciones de concientizacin, sobre el uso de los medios de comunicacin al personal de la empresa? 2. Se contempla dentro de los procedimientos internos qu aspectos se pueden transmitir a travs de estos medios? 3. Los medios con que cuenta la empresa como son la planta y strip telefnico, tienen adecuada seguridad y se encuentran en sitio seguro? 4. Se ha realizado verificacin de las lneas de telfonos con el fin de detectar interferencias? 5. Existe procedimiento para la verificacin y mantenimiento de las lneas telefnicas con su correspondiente registro? 6. Existe persona o entidad responsable del control y mantenimiento? 7. Las lneas privadas tienen identificador de llamadas? 8. Se tiene procedimiento para el registro de llamadas sospechosas? 9. Se lleva registro de llamadas sospechosas?
NO
OBS
ANOTACIONES:
38
La informacin, un factor estratgico
Fecha:
2. SEGURIDAD DE DOCUMENTOS
S
1. Se tiene determinado procedimientos para el manejo de documentacin confidencial? 2. Se puede detectar la trazabilidad de los documentos entre las diferentes reas que integran la entidad? 3. Est definido quin elabora el documento, quin lo recibe y hasta que nivel debe ser conocido? 4. La persona encargada de la seguridad realiza controles y recomendaciones, para reforzar la seguridad de documentos? 5. Se han realizado programas de concientizacin y de educacin en el manejo de la documentacin? 6. Cuando se presenta prdida de documentos, se puede detectar quin lo elabor, cuntas copias se hicieron y quines lo debieron recibir? 7. Se lleva un control sobre la fotocopiadora? 8. Se mantienen documentos con informacin sensible colocados sin seguridad sobre los escritorios de los funcionarios? 9. Los archivadores con informacin sensible se mantienen con la debida seguridad? 10. Las personas que tienen bajo su responsabilidad cargos sensibles, firmaron compromiso sobre manejo de documentacin confidencial y su prohibicin de ser divulgada? 11. Los documentos con informacin sensible tienen impresa numeracin consecutiva? 12. Se tiene control sobre la documentacin enviada y recibida por los mensajeros? 13. La documentacin sensible para la empresa se archiva con la debida seguridad? 14. Hay o existe persona designada para organizar y controlar el archivo general? 15. Existen procedimientos para la organizacin y consulta de documentos de archivo? 16. Se tienen procedimientos para destruccin e incineracin de documentos?
NO
OBS
ANOTACIONES:
39
Fecha:
3. SEGURIDAD MANEJO INFORMACION SISTEMATIZADA

S
1. El rea de sistemas es restringida y cuenta con medidas de seguridad? 2. Se tiene control de accesos que registre trazabilidad para el ingreso y salida en el rea de sistemas? 3. Existen procedimientos para la realizacin de backup de la informacin? 4. Existen protocolos para asignacin de claves de acceso y niveles de autoridad en servidores y redes de informacin sistematizada de la empresa? 5. La persona a cargo de los sistemas, tiene control sobre el mantenimiento de los equipos, asignacin y cambio de claves? 6. Los accesos a Internet estn restringidos o controlados? 7. Se realiza seguimiento a los equipos sobre el uso de los correos internos? 8. El manejo de la informacin contable y financiera, permite la alteracin o modificacin de datos despus de ser grabados?
NO
OBS
ANOTACIONES:
40
Conocer
a los clientes y proveedores
Conocer a fondo a los clientes y los proveedores de la empresa es una prctica que ayuda a blindar los negocios de la floricultura contra los embates del contrabando, el narcotrfico o el lavado de activos, que acarrean grandes sanciones y perjuicios econmicos a las empresas del sector. Proveedores tales como los de insumos para las exportaciones, donde se imprime el logotipo de la empresa, o de servicios de mantenimiento de computadores, donde se procesa informacin vital para el negocio deben ser visitados, e investigados sus antecedentes y su trayectoria. De la misma manera es preciso conocer muy bien a los clientes nacionales e internacionales, tanto por razones financieras como para evitar ser involucrados en operaciones ilcitas. Una cuidadosa seleccin y un monitoreo atento de proveedores y clientes fortalece los estndares de seguridad de la empresa y ayuda a establecer una clara trazabilidad del producto. De la misma manera, hacer equipo con clientes y proveedores genera sinergias importantes en materia de seguridad y confiabilidad de la operacin de la empresa.
41

Establecer un proceso documentado de seleccin de clientes y proveedores. Mantener un registro actualizado de los clientes y proveedores que facilite la verificacin de los mismos. Se anexa formato para el registro de clientes y proveedores. Practicar visitas a los clientes y proveedores que incidan en la seguridad, con el fin de verificar sus sistemas de seguridad y establecer acuerdos escritos que contengan responsabilidades sobre entregas, manejo de la materia prima, sobrantes e insumos. Consultar previamente la lista Clinton ( www.treas.gov ), antes de establecer relaciones comerciales con un cliente o proveedor sospechoso o desconocido.
LISTAS DE CHEQUEO
Fecha:
SELECCIN DE CLIENTES Y PROVEEDORES

S
1. Existe un proceso documentado para la seleccin de clientes y proveedores? 2. Se realiza visita a las instalaciones de los clientes y proveedores dejando constancia por escrito? 3. Se solicitan los documentos necesarios a los clientes y proveedores con el objeto de verificar sus antecedentes comerciales, etc.? 4. Se consulta la lista clinton en la verificacin de referencias de clientes y proveedores? 5. Se establecen por escrito acuerdos y responsabilidades en seguridad que se han pactado con los clientes y proveedores?
NO
OBS
ANOTACIONES:
42
Controlar
el mercado de flor nacional
Los mercados clandestinos de flor nacional, adems de constituir una competencia desleal para el sector, atentan contra los intereses de los exportadores y contra la buena imagen de las empresas legalmente constituidas. Desarrollar y mantener controles claros, con normas y procedimientos especficos para la disposicin de la flor nacional, contribuye a minimizar el desvo de la flor de exportacin y con ello reduce el crecimiento de mercados fraudulentos y de prdidas para las empresas del sector. Por ello es conveniente ejercer un cuidadoso control a elementos de proteccin y empaque del producto, tales como cajas y capuchones, pues si los delincuentes disponen de ellos podrn hacer exportaciones ficticias o contaminadas, o vender en el exterior flor de inferior calidad con el nombre de la empresa.
43
Que puede hacer la empresa? En instalaciones

Segregar el sitio de acopio de flor nacional en un lugar diferente y distante al de flor de exportacin. Almacenar la flor nacional en recinto cerrado construido en materiales que brinden seguridad fsica. Realizar preferiblemente en la portera del cultivo la entrega de flor nacional.
En procedimientos
Establecer que la transaccin se haga mediante contrato escrito, el cual debe estipular clusulas con el compromiso que su destino final sea el comercio nacional, respaldado por pliza de cumplimiento. No utilizar para el empaque de flor nacional cajas, capuchones, lminas de plsticos y ningn otro insumo utilizado para el producto de exportacin. Efectuar eficiente control para evitar que la flor de exportacin sea catalogada como flor nacional, estableciendo indicadores propios para clasificarla. Modificar caractersticas fsicas de la flor nacional, para evitar que se confunda con flor de exportacin, por ejemplo en las rosas reducir su tallo a 30 cm. de largo. Establecer horarios para la entrega de flor nacional que no interfieran con los despachos de exportacin. No permitir que ingresen al cultivo vehculos a recoger flor nacional, (medida fitosanitaria). Establecer responsabilidades en los procedimientos para el manejo de la flor nacional. Estudiar estrategias para llegar en un futuro a NO comercializar la flor nacional, destinndola a compostage u otros aprovechamientos tcnicos.
En personal
Realizar peridicamente seguimiento al personal encargado de flor nacional para establecer lealtad y confiabilidad. Fijar un lmite semanal mximo para la venta de flor nacional a cada empleado del cultivo. No tolerar que los empleados del cultivo establezcan vnculos o intereses con los clientes que compran la flor nacional, ni permitir que reciban obsequios o ddivas por el cumplimiento de sus funciones.
En clientes
Establecer un diligente proceso de seleccin de clientes de flor nacional teniendo como base el capitulo de seleccin de clientes y proveedores. Preferiblemente comercializar la flor nacional con un solo cliente que no figure como exportador en Cmara de Comercio. Realizar espordicas visitas de verificacin a los compradores de flor nacional dejando constancia por escrito.
44
Controlar el mercado de flor nacional
En documentacin
Establecer que el pago por venta de flor nacional se haga mediante consignacin en cuenta bancaria del cultivo, constatando oportunamente la transaccin. Establecer trazabilidad en el procedimiento de venta de flor nacional, que facilite el cruce de los datos con los de produccin y exportacin. Llevar facturacin con numeracin consecutiva de la venta de flor nacional. <
LISTAS DE CHEQUEO
Fecha:
FLOR NACIONAL
S
1. Se realizan procedimientos para la seleccin de clientes de flor nacional? 2. Existen con los compradores acuerdos sobre el destino final de la flor nacional? 3. Se cuenta con pliza de cumplimiento para garantizar el destino final de la flor nacional? 4. Existen procedimientos y parmetros claros para clasificar la flor nacional? 5. Se utiliza material de empaque diferente al de exportacin para la entrega de flor nacional? 6. El sitio de acopio de la flor nacional es diferente al de la flor de exportacin? 7. Existen facturas con numeracin consecutiva para la venta de flor nacional? 8. Se realizan visitas de verificacin a los compradores de flor nacional? 9. Los vehculos que compran la flor nacional ingresan al cultivo? 10. Se controla la venta de flor nacional a los empleados? 11. Se realizan controles en la portera a la salida de la flor nacional? 12. Existen lmites mximos para la venta de flor nacional a los empleados? 13. Se controla que los empleados no tengan vnculos con los compradores de flor nacional? 14. Existen horarios para la entrega de flor nacional?
NO
OBS
ANOTACIONES:
45
Realizar
investigaciones internas
Para enfrentar en forma adecuada la comisin de un delito es preciso que la empresa disponga, dentro de su esquema de seguridad, de personal capacitado para iniciar las investigaciones internas preliminares, de tal forma que se pueda apoyar el trabajo de las autoridades judiciales y de Polica, que muchas veces no pueden reaccionar oportunamente o disponer de tiempo suficiente por sus mltiples obligaciones. De esta manera se contribuye a evitar que los delitos cometidos contra la empresa o a su interior queden impunes por una carencia de medios para atender la situacin en forma oportuna. Este mismo personal puede apoyar las investigaciones internas orientadas a conocer o complementar los antecedentes y actividades de funcionarios y trabajadores de la empresa, previniendo de esta manera la posible comisin de ilcitos o la infiltracin de delincuentes.
46
Realizar investigaciones internas

Concientizar y dar instruccin al personal de reas criticas sobre el cumplimiento de lo dispuesto en el Cdigo Nacional de Polica: Capitulo 6 de la vigilancia privada. Artculo 54 que trata sobre las facultades a las personas para adelantar investigaciones Artculo 55 que trata sobre el respeto de la vida intima de las personas pero faculta para hacer investigaciones laborales y comerciales. Articulo 66 que trata sobre las personas sorprendidas en flagrante delito. Articulo 70 que trata de los testigos que deben presentarse a dar su declaracin voluntariamente de lo contrario podrn ser capturados. Capacitar al personal sobre la forma de colaborar en las indagaciones preliminares para absolver los interrogantes bsicos QUE, QUIEN, CUANDO, DONDE, COMO, PORQUE, PARA QUE, y sobre la conservacin de la escena de el delito. Capacitar a un personal calificado de seguridad de la empresa sobre la forma de realizar estudios de seguridad personal e indagaciones preliminares de los ilcitos que se sucedan en el cultivo. Dotar al personal de seguridad de los elementos y recursos necesarios para el cumplimiento de la investigacin preliminar, tales como huellero, lupa, cmara fotogrfica y grabadora. Estar en permanente contacto con las autoridades judiciales y de polica de la regin con el fin de coordinar las investigaciones iniciadas en el cultivo y el seguimiento de las mismas. Mantener actualizada la base de datos de contratistas, conductores, y dems personal que frecuenta el cultivo
47
LISTAS DE CHEQUEO
Fecha:
INVESTIGACIONES INTERNAS
S
1. Est concientizado el personal de reas crticas sobre el cumplimiento de lo dispuesto por el Cdigo Nacional de Polica en los artculos 54, 55, 66, 70? 2. Fue capacitado el personal sobre la forma de colaborar en las indagaciones preliminares y sobre la conservacin de la escena del delito? 3. Fue capacitado el personal calificado de seguridad sobre la forma de adelantar las indagaciones preliminares? 4. Existe dotacin de elementos para realizar las indagaciones preliminares? 5. Se mantiene contactos con las autoridades judiciales y de polica en la investigacin de los ilcitos? 6. Se cuenta con un banco actualizado de datos sobre contratistas, conductores y otras personas que frecuentan el cultivo?
NO
OBS
ANOTACIONES:
48
10
Reportar
actividades sospechosas
Detectar a tiempo situaciones irregulares y hechos anormales puede ser una de las mejores formas de prevenir la comisin de delitos contra la empresa y sus trabajadores. Una actitud atenta facilita no slo el esclarecimiento de este tipo de situaciones sino la disposicin de medidas para contrarrestar una posible agresin. Promover la comunicacin de informaciones sobre actividades y personas sospechosas alrededor de la empresa es una herramienta preventiva que no genera costos adicionales y si aporta grandes beneficios en materia de seguridad. Por ello es conveniente crear, entre funcionarios y trabajadores, entre clientes y proveedores, el hbito de observar y comunicar cualquier anormalidad.
49

Incluir en el programa de induccin de recursos humanos, la capacitacin sobre la manera de reportar actividades sospechosas. Establecer medios, para preservar, cuando sea indispensable o conveniente, la identidad e integridad de las fuentes de informacin. Determinar canales, procedimientos y mecanismos para hacer viable y eficiente la manera de informar en cada una de las reas, estableciendo cmo, a quin y cundo debe informarse. Crear un programa de incentivos, para estimular e incrementar el bienestar laboral que ayude a fortalecer el sentido de pertenencia en la empresa, tales como integraciones culturales, deportivas guarderas, casino, transporte, fondo de empleados, entre otras. Utilizar los medios internos de la empresa, para adelantar campaas educativas, de informacin y sensibilizacin sobre el tema tales como buzones, carteleras, etc. Dar a conocer peridicamente las implicaciones de carcter legal y constitucional que acarrea, la omisin o implicacin ante el conocimiento de situaciones ilcitas. Fomentar especialmente en el personal de seguridad, el hbito de saber or y observar para poder detectar lo anormal e inconveniente.
50
Reportar actividades sospechosas
LISTAS DE CHEQUEO
Fecha:
REPORTE ACTIVIDADES SOSPECHOSAS

S
1. Est incluida en el programa de induccin la forma de reportar actividades sospechosas? 2. Existen previsiones para garantizar la seguridad e integridad de las fuentes de informacin? 3. Las personas conocen las consecuencias legales de no informar hechos delictivos que se presenten? 4. Las personas se encuentran capacitadas en la manera de informar estos hechos? 5. Existen medios para facilitar la informacin de hechos (buzones, Internet, verbal, etc.? 6. Existen canales en cada rea de la empresa que agilicen la red de informacin? 7. Existen medios de motivacin para generar confianza y dar informaciones? 8. Existen procedimientos para evaluar y actuar de acuerdo a las informaciones recibidas?
NO
OBS
ANOTACIONES:
51
11
La unin
fortalece la seguridad
Establecer relaciones cercanas con vecinos del sector y colaboradores de la empresa, acercarse a las autoridades y establecer alianzas con ellas y con otras empresas floricultoras es fundamental para fortalecer e incrementar la seguridad. Conocer bien a los proveedores que constituyen la cadena de abastecimiento, a las empresas que prestan servicios sensibles como el transporte terrestre y areo, la carga y la manufactura de productos para el empaque de la flor, as como hacer compromisos concretos con ellos en aspectos de seguridad son tambin aspectos muy importantes a tener en cuenta. De la misma manera, compartir informacin y procedimientos con empresas del sector, crear redes de apoyo apoyadas por las autoridades militares y de Polica y conocer a fondo la problemtica de la regin donde se asienta la empresa sern factores fundamentales para darle seguridad a los bienes, los productos y la operacin de la empresa.
52
La unin fortalece la seguridad

Participar activamente en las reuniones que programen las autoridades en la regin, para conocer los planes y situacin de la misma. Realizar coordinaciones con las autoridades de la jurisdiccin, con el fin de que colaboren para fortalecer la seguridad del sector y faciliten el apoyo operativo en casos de emergencia. Gestionar con los comandos de polica de Estacin o Distrito, la bsqueda de antecedentes del personal que labora en reas crticas y refuerzos en temporadas. Coordinar con la seccin de identificacin del DAS, la expedicin colectiva de los pasados judiciales de los empleados del cultivo, cuando la necesidad supere el nmero de 80. Efectuar acercamientos con la polica antinarcticos y otras entidades, para coordinar charlas de sensibilizacin sobre la prevencin de consumo o trfico de estupefacientes. Solicitar a la ARP capacitacin sobre temas de seguridad industrial, salud ocupacional y prevencin de alcoholismo y tabaquismo. Conformar con los vecinos frentes de seguridad. Integrarse a las redes de comunicaciones que fortalezcan la seguridad Vincularse activamente en los programas que en desarrollo de las polticas de Asocolflores, realice el CPIA en materia de seguridad. Establecer acuerdos escritos con los proveedores sensibles en materia de seguridad.
53
LISTAS DE CHEQUEO
Fecha:
ALIANZAS ESTRATEGICAS DE SEGURIDAD

S
1. Participa la empresa en las reuniones de seguridad programadas por las autoridades? 2. Realiza la empresa o cultivo coordinaciones las autoridades para fortalecer la seguridad y obtener apoyos operativos? 3. Se gestiona la bsqueda de antecedentes del personal que labora en el cultivo? 4. Se gestiona ante el DAS la expedicin colectiva de pasados judiciales del personal del cultivo? 5. Se coordina la realizacin de charlas sobre prevencin, consumo y trfico de estupefacientes? 6. Se realizan charlas de sensibilizacin sobre alcoholismo y tabaquismo? 7. Estn conformados con los vecinos frentes de seguridad? 8. Estn integrados a la red de comunicaciones de seguridad? 9. Participan activamente en las diferentes actividades de seguridad programadas por el Comit de Proteccin Integral de Asocolflores (CPIA)?
NO
OBS
ANOTACIONES:
54
Anexos
1. Formato para visita domiciliaria 2. Modelo contrato de vigilancia privada 3. Formatos de control y seguimiento: Formato registro codigo de empacadores Formato control ingreso cuarto frio Formato inventario de carton en bodega Formato control numeracin cajas empacadas Formato programa de camiones Formato inspeccin de vehculos de carga Acta destruccion sellos o precintos de seguridad Acta destruccin cartn Formato inspeccin de vehiculos de carga 4. Formato registro de clientes y proveedores
55
1. FORMATO PARA VISITA DOMICILIARIA

CIUDAD Y FECHA:
1-DATOS DE VERIFICACIN:
NOMBRE Y APELLIDOS: LUGAR Y FECHA DE NACIMIENTO: D M A
DOCUMENTOS DE IDENTIDAD
CDULA DE CIUDADANA No. DE No. LIBRETA MILITAR DM No. TARJETA PROFESIONAL
2-LUGAR DE RESIDENCIA:
DIRECCION: BARRIO: PROPIO: VIVE ACTUALMENTE CON: HACE CUANTO: DIRECCIN Y TEL. DIRECCIN Y TEL. ANTERIOR: PROPIETARIO: ARRIENDO CON CONTRATO: SI: NO: VIGENCIA: ZONA: ARRIENDO: VALOR: TELFONO:
3-DATOS FAMILIARES:
NOMBRE DE LA MADRE: EDAD: NOMBRE DEL PADRE: EDAD: NOMBRE HERMANO(A): EDAD NOMBRE HERMANO(A): EDAD: NOMBRE HERMANO(A): EDAD: NOMBRE HERMANO(A): EDAD: PROFESIN: TELFONO: PROFESIN: TELFONO: PROFESIN: TELFONO: PROFESIN: TELFONO: PROFESIN: TELFONO: PROFESIN: TELFONO:
4-DATOS CONYUGALES:
NOMBRE ESPOSO (A) : M. CATOL. NOMBRE HIJOS: NOMBRE HIJOS: NOMBRE HIJOS: M.CIV. U. LIBRE EDAD: EDAD: EDAD: OTRO ACTIVIDAD: ACTIVIDAD: ACTIVIDAD: OCP. TIEMPO
5-VERIFICACION DATOS ACADMICOS

PRIMARIOS: SECUNDARIOS: UNIVERSITARIOS:
6-OTROS ESTUDIOS: (Cursos y seminarios)

56
Anexos
7-ASPECTOS GENERALES DEL CANDIDATO:

CUALIDADES DEFECTOS HOBBY
8-PAPEL DENTRO DE LA FAMILIA:

MEDIADOR : RELIGION: HACE CUANTO: RELIGION CONYUGUE: HACE CUANTO: EN CASO DE CAMBIO DE RELIGIN CUAL: REFERENCIA CASO CAMBIO: HACE CUANTO Y PORQUE: NEUTRAL: CONFLICTIVO:
9-RELACION CON OTRAS PERSONAS:

HACE AMIGOS FACILMENTE? MEJORES AMIGOS:
10-QUE SABE USTED DE LA COMPAA QUE LO DESEA CONTRATAR?
11-ACTITUD FRENTE A LA VISITA DOMICILIARIA:

BUENA: REGULAR: MALA: COMENTARIO:
12-OBSERVACIONES A NIVEL FAMILIAR: 13- GENERALIDADES DEL CANDIDATO: 14-COMENTARIOS DEL VECINDARIO:
15-OTROS ASPECTOS DE LA VERIFICACION DOMICILIARIA:

1-GENERALES DE LA VIVIENDA:
1-1 ASPECTO GENERAL DE LA VIVIENDA:
1-2 DISTRIBUCION DE LA VIVIENDA:
1-3 DISTRIBUCION Y ASPECTOS: Cocina: Bao: rea social: Habitaciones: Patio interior: Jardn exterior: Parqueadero: Bodega- cuarto san alejo
57
1-4- COMODIDAD Y CONFORT FAMILIAR Televisor BHS Equipo de sonido Radio reloj (despertador) Nevera Licuadora Horno microondas Grabadora Lavadora Secadora Cuadros 1-5- TIEMPOS DE TRANSPORTE Su desplazamiento lo hace en aproximadamente en:( Vehculo propio: SI:________ COMPARTIDO: SI:________ APROX:________ NO:________ NO: MARCA: PLACAS: COLOR: MODELO:________ ESTADO GENERAL:________ Televisor BHS Equipo de sonido Radio reloj Grabadora Computador Impresora
HABITACION DEL ASPIRANTE
) Utiliza como transporte el servicio de bus: (
) Requiere de un transporte: (
) V/R.
HACE CUANTO LO TIENE:________
LTIMO DUEO:________
OTROS DATOS DE INTERES: 1-6- MANEJO DE LA ECONOMIA FAMILIAR Cuentas Corrientes? Cuentas De Ahorros? Tarjetas de Crdito y Crditos? INGRESOS: Salarios Pensin Arriendos Honorarios Miscelneas Taxi Sociedad Alimentacin Vivienda Servicios Transporte Administracin Celular Tarjeta de crdito TV Cable Colegios Otras deudas y a quien Gastos vehculo 1-7 PROYECTOS Y METAS FUTURAS: EGRESOS:
1-8- DIRECCIONES DE PARIENTES QUE NO VIVEN CON ELLA (HERMANOS (AS), PADRES:
58
Anexos
CONCEPTO GENERAL DEL ESTUDIO DE SEGURIDAD:
EL DIRECTOR DEL DEPARTAMENTO DE SEGURIDAD DE XXXXXXX Hace constar que despus de verificar los datos del candidato y de haber CONSTATADO sus antecedentes ante las entidades de seguridad del Estado Colombiano. (REGISTRADURIA - EJERCITO - POLICIA NACIONAL (Dijin, Sijin) - DAS.). Este rene los requisitos de seguridad para laborar y a la fecha de este estudio no presenta antecedentes Penales. Judiciales ni de Polica. ( FECHA : _____________________ )
APTO (DOCUMENTO EN UN SOLO ORIGINAL)
Nombre, cargo y firma de la persona que practic la visita
Nombre y firma del aspirante
59
2. MODELO CONTRATO DE VIGILANCIA PRIVADA No ___
60
Entre los suscritos ________________________, identificado con CC No ____________________ mayor de edad, vecino de ________________________, quien obra en nombre y representacin de ________________________, en su calidad de representante legal, sociedad con existencia legal, NIT ________________ y domicilio en _____________________________ y que para este efecto se denominar LA EMPRESA de una parte, y de la otra, ________________________, tambin mayor de edad, vecino de ________________________ identificado con CC No ____________________ expedida en _______________ quien obra en este acto en nombre y representacin legal de ______________________________________________________, sociedad domiciliada en _________________ con NIT ________________ y quien en lo sucesivo se denominar ___________________, se ha celebrado el contrato de prestacin de servicios de vigilancia privada, contenido en las siguientes clusulas: PRIMERA: Objeto: ________________________se compromete con LA EMPRESA a la prestacin de servicio de vigilancia privada en las instalaciones y predios ubicados en ________________________ y en desarrollo de ste se obliga especialmente a: 1) Seleccionar y entrenar al personal asignado para la prestacin del servicio de conformidad con las mejores prcticas y reglamentos. 2) Prestar el servicio con autonoma tcnica y directiva, con personal propio e idneo. 3) Prestar los servicios de vigilancia permanente o temporal que LA EMPRESA le indique por intermedio de su Delegado, de conformidad al manual de control de portera, anexo que contiene las funciones, prohibiciones y obligacin en el lugar de faccin, documento que tambin forma parte integral del presente contrato. 4) Realizar la modificaciones en la prestacin del servicio de vigilancia en la forma y condiciones que LA EMPRESA le indique por medio de su Delegado. 5) Suministrar a los vigilantes de acuerdo a lo establecido en la ley, la dotacin correspondiente y los elementos de proteccin personal para el buen desempeo de sus funciones, tales como uniformes, botas para la intemperie, calzado, ponchos, pito, linternas con pilas para las mismas. 6) Dotar oportunamente estos elementos. 7) Proveer elementos especiales para la buena y eficiente prestacin de un servicio de vigilancia, tales como libros o formatos para las minutas de vigilancia, armamento en buen estado, placas de identificacin, carn de la compaa de vigilancia, radios con sus correspondientes estuches, bateras en uso y en carga, cargadores o acumuladores que se requieran. 8) Velar por la observancia de la buena conducta y eficiencia de los vigilantes asignados para lo cual se regir por lo dispuesto en normas, reglamentos y dems disposiciones establecidas tanto por la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada, como por LA EMPRESA, las cuales sern de obligatorio cumplimiento por parte de ________________________ y todos sus trabajadores que laboren dentro de las instalaciones de LA EMPRESA. 9) Retirar de inmediato a los vigilantes que le solicite LA EMPRESA por conducto de su Delegado. 10) Pasar revista diariamente con una patrulla mvil por lo menos 2 veces en cada turno al personal de servicio de la empresa. 11) Realizar oportuno y adecuado mantenimiento de radios, armamento, y dems equipos y prcticas trimestrales de polgono con los vigilantes del servicio contratado. 12) Cuando sea necesario relevar vigilantes y el tiempo lo permita, presentar con 8 das de anticipacin 3 hojas de vida de candidatos por vigilante para que recursos humanos de LA EMPRESA escoja el reemplazo. SEGUNDA: Horarios y puestos de servicio: ____________________ Prestar el servicio de vigilancia contina, las 24 horas del da, todos los das. Turno diurno se entiende el comprendido de las 06:00 a las 18:00 hs, turno nocturno el comprender de las 18:00 a las 06:00 hs del da siguiente. El servicio se
Anexos
prestar con __________________ vigilantes permanentes las 24 horas y _______________ vigilantes de refuerzo nocturno y las 24 hs de dominicales y festivos. LA EMPRESA est en libertad de acuerdo a sus necesidades de reducir o aumentar en cualquier tiempo, el nmero de vigilantes, debiendo informar a ______________________ las determinaciones en este sentido, mediante escrito de su Delegado. TERCERA: Duracin: El presente contrato tendr una duracin de un (1) ao contado a partir del ________________________, pero se entender prorrogado por perodos iguales y sucesivos si las partes no manifiestan por escrito su voluntad de no renovarlo con treinta (30) das de antelacin a la fecha del vencimiento inicial, o de cualquiera de las prrrogas. Igualmente se dar por terminado sin lugar a indemnizaciones en los siguientes casos: 1) Cuando por cualquier motivo la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada no renueve la licencia para prestar el servicio de vigilancia. 2) Cuando la licencia sea cancelada por autoridad competente. 3) Cuando _______________________ no renueve en su oportunidad las plizas contempladas en la clusula novena (9) de este contrato. 4) En todo caso, cualquiera de las partes podr terminar el contrato en el evento de que la otra incumpla o retarde injustificadamente el cumplimiento de una o varias de las obligaciones a que se compromete. PARAGRAFO: Cualquiera de los contratantes podr dar por terminado el presente contrato sin lugar a indemnizacin avisando al otro por escrito su intencin con treinta das (30) calendario de anticipacin a la fecha en que se pretenda poner fin a la relacin contractual. CUARTA: Tarifa de servicios: El valor mensual del servicio de un vigilante 24 horas diarias todos los das es de __________________ ($ _____________) el valor mensual de un vigilante de refuerzo nocturno y diurno en dominicales y festivos es________________ ($_________________). Los anteriores valores incluyen la dotacin de un radio base para comunicarse con la central de ________________ y de _________ radios punto a punto para la comunicacin de los vigilantes en servicio. PARAGRAFO: Las partes acuerdan que los anteriores precios se reajustarn automticamente en la fecha y porcentaje de variacin del salario mnimo legal o que la ley laboral determine por primas, beneficios o prestaciones. QUINTA: Valor y forma de pago: El presente contrato tiene un valor de ____________________________________________ ($____________) pagaderos en sumas mensuales de ____________________________ ($_______________) mediante cheque que LA EMPRESA girar y entregar en sus oficinas durante los ____ das siguientes de recibida la factura correspondiente al servicio prestado. SEXTA: Trabajadores: Las partes dejan expresa constancia que _________________ acta por su propia cuenta y riesgo con completa autonoma tcnica y directiva, con su propio personal y con plena independencia, razones por las cuales es verdadero empleador de los trabajadores que contrate para la prestacin del servicio objeto del presente contrato y por consiguiente responsable por los salarios, prestaciones sociales, indemnizaciones, honorarios, aportes de seguridad social, parafiscales y dems obligaciones laborales consagradas por la ley en favor de los trabajadores. SEPTIMA: Transporte y alimentacin: Con sus propios medios _________________ transportar el personal de servicio y los vigilantes deben asumir los costos de su alimentacin. OCTAVA: Requisas: LA EMPRESA por intermedio de su Delegado faculta a ___________________________________________________ para que los vigilantes en servicio registren toda clase de maletines, papeleras, cajas, talegos y similares que entren o salgan de sus instalaciones. PARAGRAFO: Las partes dejan expresa constancia que se prohibe al personal de vigilancia entrar o sacar los elementos descritos en esta clusula. Los vigilantes solo deben ingresar y sacar de las instalaciones de LA EMPRESA los elementos de dotacin requeridos para la prestacin del servicio. NOVENA: Garantas: En desarrollo y como garantas del presente contrato _____________________________ se obliga : 1) De conformidad a lo dispuesto en el inciso 4, numeral 2 Art. 11, decreto 356-94 a tener constituida en compaa de seguros legalmente establecida en Colombia, pliza de responsabilidad civil extracontractual por 400
61
salarios mnimos legales vigente durante el trmino de este contrato. 2) Constituir a su cargo pliza o anexo de garanta de contrato equivalente al 20% de su valor total, vigente durante el trmino del mismo y tres meses mas. 3) Constituir a su cargo pliza o anexo de pago de salarios, prestaciones sociales y acreencias laborales por el 10% del valor del contrato vigente, durante el trmino del contrato y 3 aos ms. 4) Enviar cuando LA EMPRESA lo solicite fotocopia de las afiliaciones y pagos a la seguridad social y caja de compensacin familiar, del personal de vigilantes que le presta servicio, as como constancia del pago oportuno a dichos empleados. DECIMA: Responsabilidad: ___________________________________ asume la responsabilidad por daos que, con ocasin de la ejecucin del presente contrato, cause a terceros, a LA EMPRESA o a personal de sta, directamente o por intermedio de sus dependientes. PARAGRAFO: Ante el hecho de un siniestro cuya cuanta sea igual o inferior a dos salarios mnimos legales mensuales __________________________ se compromete con LA EMPRESA, en un trmino no mayor de 15 das hbiles contados a partir de la fecha en que se detecte o sea informada la prdida o extravo de los elementos, a restituirlos de su misma calidad y especificaciones o a cancelar el equivalente de su valor comercial o del deducible aplicado por la compaa aseguradora, cuando el valor del siniestro exceda los 2 salarios mnimos legales mensuales, previa investigacin breve de carcter administrativo, en que se determine la culpa de la vigilancia en los hechos, adelantada conjuntamente con un delegado de ________________________ DECIMA PRIMERA: Cesin: A menos que medie autorizacin previa y escrita de LA EMPRESA, ________________________________ no podr ceder el presente contrato, ni emplear subcontratistas. DECIMA SEGUNDA: Interventora: LA EMPRESA ejercer la interventora del presente contrato y para tal efecto designa como su Delegado a _________________________________________________, cuyas funciones sern: 1) Supervisar que se de estricto cumplimiento a lo pactado y cerciorarse que su ejecucin se ajuste a lo aqu acordado. 2) Aprobar o rechazar el servicio contratado, as como las cuentas de cobro que se le presenten y ejercer las dems funciones inherentes al cargo. DECIMA TERCERA: Compromisoria: Toda controversia o diferencia relativa a este contrato y a su ejecucin se resolver por 3 rbitros designados por la Cmara de Comercio de ________________________, el fallo que profieran ser en derecho y se sujetar a lo dispuesto en los cdigos de procedimiento civil y de comercio y a las reglas previstas para el efecto por el Centro de Arbitraje y Conciliacin Mercantiles de esa Cmara de Comercio. DECIMA CUARTA: Legalizacin: El pago del impuesto de timbre que ocasione el presente contrato, as como la cancelacin de los derechos notariales que se causen con motivo de la autenticacin de firmas del mismo, sern por cuenta de ambas partes a razn del 50% por cada una. Se suscribe en 3 ejemplares de un mismo tenor literal, ante testigos hbiles, en la siguiente fecha ___________________.
LA EMPRESA
COMPAA DE VIGILANCIA
Representante Legal
Representante Legal
TESTIGOS
62
CC :
CC
Anexos
3. FORMATOS DE CONTROL Y SEGUIMIENTO
FORMATO REGISTRO CODIGO DE EMPACADORES
NOMBRE DE LA EMPRESA: NOMBRE DEL EMPACADOR:

FECHA CDIGO FIRMA DEL EMPACADOR Vo. Bo. PERSONA QUE AUTORIZA OBS.
FORMATO CONTROL INGRESO CUARTO FRIO
NOMBRE DE LA EMPRESA:
FECHA HORA ENTRADA VISITANTE MOTIVO HORA DE SALIDA FIRMA VISITANTE FIRMA QUIEN AUTORIZA
FORMATO INVENTARIO DE CARTON EN BODEGA
NOMBRE DE LA EMPRESA:
FECHA TIPO CARTN INVENTA. ENTRADAS SALIDA PRSTAMOS DEVOLUCIN SALDO CANT. SALIDA DESCART. SALDO CARTN CARTN CARTN CARTN ARMADO ARMADO ARMADO ARMADO
63
FORMATO CONTROL NUMERACIN CAJAS EMPACADAS
SEMANA: DESTINO:
CLASE DE CAJA
DIA:
FECHA: JEFE DESPACHO:
NUMERACION No. IN ICIAL No. FINAL
TOTAL CAJAS
OBSERVACIONES
FORMATO PROGRAMA DE CAMIONES
DEPENDENCIA:
DESTINO PLACA VEHICULO GUIAS HORA CARGUE
FECHA:
HORA SALIDA HORA LLEGADA AEROPUE. NUMERO DE CAJAS OBS.
64
Anexos
FORMATO INSPECCIN DE VEHICULOS DE CARGA
NOMBRE DE LA EMPRESA: PLACA DEL VEHCULO: FECHA Y HORA:
OBSERVACIONES
1. Comportamiento del motor 2. Llantas delanteras 3. Llantas traseras 4. Llanta de repuesto 5. Defensa delantera 6. Defensa trasera 7. Cabina lado del conductor 8. Cabina y camarote lado del ayudante 9. Tanques de aire y compartimento de la bateria 10. Cuello de ganso o rea de enganche del trailer 11. Cajuelas de la herramienta o baul 12. Tanques de combustible 13. Estructura del chasis y cajuelas 14. Ejes y sistema de transmisin 15. Equipo de carretera, incluyendo primeros auxilios
SI
NO N/A P/A
OBSERVACIONES:
NOMBRE DEL CONDUCTOR C.C. NOMBRE DEL INSPECTOR: C.C. FIRMA

65
FIRMA
ACTA DESTRUCCIN SELLOS O PRECINTOS DE SEGURIDAD
NOMBRE EMPRESA: LUGAR Y FECHA: ACTA No INTERVIENEN: Al efecto se procedi de la siguiente manera: (Diligenciar este formato relacionando nmeros y caractersticas de los sellos o precintos de seguridad). TOTAL El anterior material se destruy de la siguiente forma: No siendo otro el objeto de la presente se da por terminada y en constancia firman los que en ella intervinieron. DESTRUCCION SELLOS O PRECINTOS DE SEGURIDAD
Jefe Post-cosecha
Encargado sellos o precintos
Jefe de Seguridad o responsable de seguridad
66
Anexos
ACTA DESTRUCCIN CARTN
NOMBRE EMPRESA: LUGAR Y FECHA: ACTA No INTERVIENEN: Al efecto se procedi de la siguiente manera:
CLASE TIPO LOGOTIPO CANTIDAD
DESTRUCCIN CARTN
TOTAL
El anterior material se destruyo de la siguiente forma:
No siendo otro el objeto de la presente se da por terminada y en constancia firman los que en ella intervinieron.
Jefe Post-cosecha
Encargado cartn
Jefe de Seguridad
67
4. FORMATO REGISTRO DE CLIENTES Y PROVEEDORES
NOMBRE DE LA EMPRESA: Lugar y Fecha: Identificacin del cliente y/o proveedor: Nombres y apellidos o razn social: Direccin de la empresa: Direccin de la residencia: Nombres, apellidos e identificacin de socios y representante legal: CC. o NIT
Actividad econmica:
Capital social registrado: Tipo de servicio que presta: Frecuencia: Medios de transporte utilizados: (Vehculos Aviones Barcos, etc)
Si es sociedad annima, nombres, identificacin y direccin del representante legal y miembros de la junta directiva:
Nombres e identificacin de las personas que realizan operaciones de comercio exterior:
Origen de los recursos de las operaciones de comercio exterior:

68
Anexos
Nombres e identificacin y direccin de las personas beneficiadas de las operaciones de comercio exterior:
Personas autorizadas a realizar despachos a nuestra compaa:
Nombres y apellidos
Firmas
Representante legal
Visitador
Documentacin que debe anexar cada empresa: Fotocopia de los documentos de identificacin Fotocopia del Nit. Certificado de existencia y representacin legal, no mayor a tres (3) meses Declaracin de renta y certificado de ingresos y retenciones del ltimo ao Estados financieros certificados, del ltimo ao Fotocopia Certificacin BASC Otras certificaciones de calidad (ISO, ICONTEC, etc.) En caso de no suministrar alguno de estos documentos, por favor adjunte una carta explicando la razn por la cual lo hace.
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Glosario
ALERTA: Atento, en actitud vigilante. ALTERNATIVA: Accin o posibilidad que se tiene para optar o escoger o decidir. ANALISIS: Distincin y separacin de las partes de un todo hasta llegar a conocer sus principios, elementos, etc. ANLOGO: Semejante, parecido AUDITORIA: Examen sistemtico e independiente, para determinar si las actividades y resultados relacionados cumplen las disposiciones preestablecidas, si stas se aplican en forma efectiva y son aptas para alcanzar los objetivos. AUGE: Momento ms importante de una actividad. AVAL: Respaldo para responder por una obligacin o compromiso. C.P.I.A: Comit de Proteccin Integral de Asocolflores. CCTV: Circuito cerrado de Televisin. COERCITIVA: Que obliga bajo sancin. COMPETENCIA: Idoneidad para conocer o solucionar un asunto derivado de la formacin, entrenamiento y experiencia de cada individuo./ Facultad o capacidad para conocer o solucionar un asunto. CONCIENTIZAR: Tener conciencia de algo. CONCORDANCIA: Correspondencia entre dos o ms posiciones o planteamientos. CONFIANZA: Firmeza o seguridad que se tiene en un proceder o cosa. CONFIDENCIAL: Que se hace o se dice en confianza o con seguridad recproca entre dos o ms personas. CONSPIRAR: Unirse varias personas para hacer un dao. CONSTITUIR: Organizar, integrar una entidad. CONTINGENCIA: Posibilidad de que una cosa suceda o no. COPASO: Comit Paritario de Salud Ocupacional
71
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DEPAUPERACIN: Empobrecimiento. DESIGNAR: Nombrar, destinar para un fin determinado. DIRECTRIZ: Lnea o pauta que determina las condiciones de generacin de otras. DISPOSICIN: Precepto legal o reglamentario, orden o mandato. EFECTIVIDAD: Capacidad de lograr las metas y objetivos con optimizacin de los recursos. EFICACIA: Medida del cumplimiento de las metas y objetivos planeados. EFICIENCIA: Medida de la utilizacin de los recursos para cumplir las metas y los objetivos planeados. EMBALAJE: Envoltura que sirve para proteger algo en un desplazamiento. EMERGENCIA: Situacin de peligro o desastre que requiere una accin inmediata. EMPALIZADA: Cerca, vallado. ENDEUDAMIENTO: Lo que se debe a otro. ENTE: Organismo, institucin. ESLABN: Elemento que enlazado con otros similares constituye una cadena. ESTRATEGIA: Medio o proceso regulable para la consecucin de objetivos. EVALUACIN DE RIESGOS: Procedimiento mediante el cual se obtiene informacin necesaria para identificacin, estimacin (probabilidad y severidad), decisin de tolerancia y establecimiento de planes de accin para el control de riesgos. EVIDENCIAR: Hacer patente, demostrar la existencia de algo. EXTRACONTRACTUAL: Fuera del contrato. FACTORES EXTERNOS: Fuerzas que se generan fuera de la organizacin, que inciden en los asuntos de control y seguridad y que deben tenerse en cuenta de manera apropiada; incluye aspectos tales como: legislacin, innovaciones tecnolgicas y normatividades sectoriales. FACTORES INTERNOS: Aspectos o factores que integran la organizacin e inciden en su desarrollo tales como reas, procedimientos, procesos, normas, cultura. FILANTRPO: Persona que tiene amor por otro. FOCALIZAR: Dirigir el inters o los esfuerzos hacia un centro o foco. IDIOSINCRASIA: Manera de ser. ILICITO: No permitido legal o moralmente. IMPLEMENTAR: Poner en funcionamiento, aplicar los mtodos y medidas necesarios para llevar algo a cabo. IMPUESTO: Tributo, o gravamen de carcter obligatorio. INCENTIVO: Que motiva o estimula. INCIDENCIA: Lo que sobreviene en el curso de un asunto o negocio y tiene influencia sobre este.
Glosario
INCIDENTE: Hecho o acontecimiento que conduce o tiene enlace con algo. INFORMACIN: Dato o indicio que se aporta para el conocimiento de algo. INCONSISTENCIA: Falta de estabilidad, no tiene soporte. INHERENTE: Que esta ntimamente unido a otra cosa. INSPECCIN: Verificacin o confrontacin de algo. JURISDICCIN: Territorio donde un funcionario ejerce su autoridad. MANIPULAR: Operar con las manos META: Destino establecido para cumplir o llegar en el alcance de objetivos. MODUS OPERANDI: Forma de actuar. NEGLIGENCIA: Abandono o desgano en la conducta. NO CONFORMIDAD: Incumplimiento de un requisito especificado. OBJETIVO: Conjunto de resultados programados que se propone alcanzar. OPTIMIZAR: Sacar el mejor resultado. ORGANIZACIN: Compaa, empresa, institucin o asociacin, pblica o privada. OUTSOURCING O TERCERIZACIN: Sub contratacin. Tcnica de administracin que consiste en la transferencia a terceros de ciertos procesos complementarios que no forman parte del giro principal del negocio. PELIGRO: Fuente o situacin con potencial de prdidas en trminos de lesiones, dao a la propiedad y/o procesos, al ambiente o una combinacin de estos. PRECINTO: Elemento de control. Banda pegada con que se cierran furgones, cajas, etc. PREVISIN: Accin de disponer lo conveniente para anticiparse a un hecho. PROTECCIN: Defensa que se hace de alguna cosa para evitarle un dao o perjuicio. PROTOCOLO: Escrito que contiene procedimientos de orden y custodia. REPRESALIA: Facultad que se abroga alguien para causar a otro dao igual o mayor que el recibido. REVISIN: Anlisis o inspeccin para constatar un hecho o antecedente. RIESGO: La palabra riesgo se deriva del griego risicare que significa osar, atreverse, retar, desafiar. Hecho futuro e incierto que de acontecer ocasiona daos a las personas o prdidas en los bienes. S.V.S.P: Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada. SEGURIDAD: Actividad encaminada a conseguir la proteccin de personas, bienes e informacin, ante cualquier amenaza.
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LA SEGURIDAD:

mucho ms que vigilancia

Gua de buenas prcticas en seguridad para el sector floricultor

Qu contiene y qu pretende este manual

LA SEGURIDAD: mucho ms que vigilancia

Una palabra sobre las polticas

LA SEGURIDAD: mucho ms que vigilancia

Qu puede hacer la empresa?

Organizarse mucho ms que vigilancia

Qu puede hacer la empresa?

LA SEGURIDAD: mucho ms que vigilancia

MARCO LEGAL DE LA EMPRESA

LA SEGURIDAD: mucho ms que vigilancia

Qu puede hacer la empresa? En seleccin de personal

Las personas hacen las empresas

En prevencin de conspiraciones internas

1. AREA DE SELECCIN DE PERSONAL

Las personas hacen las empresas

LA SEGURIDAD: mucho ms que vigilancia

5. LISTA DE CHEQUEO HOJAS DE VIDA

Las personas hacen las empresas

LA SEGURIDAD: mucho ms que vigilancia

8. PREVENCION CONSPIRACIONES INTERNAS

Las personas hacen las empresas

Ver anexo 1: FORMATO PARA VISITA DOMICILIARIA

Proteger los bienes de la empresa

Que puede hacer la empresa? En aspectos de vigilancia

1. Contar con un servicio de vigilancia humana permanente

Vigilancia con personal de nmina

LA SEGURIDAD: mucho ms que vigilancia

2. Complementar la vigilancia humana con vigilancia electrnica.

3. Establecer alertas y procedimientos para reaccionar oportunamente en casos de emergencia:

Proteger los bienes de la empresa

LA SEGURIDAD: mucho ms que vigilancia

En Seguridad de las instalaciones.

En Anlisis De Riesgos Seguridad Fsica

Proteger los bienes de la empresa

6. SEGURIDAD EN LAS INSTALACIONES

7. ANLISIS DE RIESGOS EN SEGURIDAD FSICA

Ver anexo 2: MODELO CONTRATO DE VIGILANCIA PRIVADA

LA SEGURIDAD: mucho ms que vigilancia

Que puede hacer la empresa?

En las salas de empaque

Asegurar la logstica de la produccin y la exportacin

LA SEGURIDAD: mucho ms que vigilancia

LOGISTICA (empaque, almacenamiento, embalaje, despacho, transporte y recibo de carga).

La informacin, un factor estratgico

Que puede hacer la empresa? En seguridad telefnica o telecomunicaciones

Seguridad sistematizada o en informtica

LA SEGURIDAD: mucho ms que vigilancia

1. SEGURIDAD INFORMACIN TELEFONICA O TELECOMUNICACIONES

La informacin, un factor estratgico

LA SEGURIDAD: mucho ms que vigilancia

3. SEGURIDAD MANEJO INFORMACION SISTEMATIZADA

LA SEGURIDAD: mucho ms que vigilancia

Que puede hacer la empresa?

SELECCIN DE CLIENTES Y PROVEEDORES

LA SEGURIDAD: mucho ms que vigilancia

Que puede hacer la empresa? En instalaciones

Controlar el mercado de flor nacional

Realizar investigaciones internas

Que puede hacer la empresa?

LA SEGURIDAD: mucho ms que vigilancia

LA SEGURIDAD: mucho ms que vigilancia