A barreira criada pela existência de diversos pontos de informação prejudica

o seu acesso na sua totalidade. É importante referir que não existe falta de
informação mas sim uma dispersão da mesma.
A informação deve então estar acessível de forma clara, objectiva e
coerente.

Desde alguns anos que o Departamento de Sistemas de Informação da

Universidade do Minho, tem-se dedicado á realização de actividades para
gerir mais eficaz a Informação dos seus Mestrados, na procura de uma
melhoria dos seus processos de negócio e de suporte á tomada de decisão.
Todos estes esforços reflectem a necessidade de um Sistema capaz de
suportar a gestão da informação no contexto académico.

Com este projecto pretende-se um sistema capaz de abranger e suprir todas

as necessidades de Informação, dos Mestrados em Sistemas de informação.

As organizações encontram-se de posse de um grande volume de dados,

Informações e principalmente, conhecimentos espalhados por diversas
áreas da organização, em vários sistemas, na cabeça das pessoas, com alto
grau de complexidade, mas como grande dificuldade de utilização [Maccari,
2002.]
Com o mesmo problema se deparam os MSI, que vêm a sua informação
dispersa por determinados sistemas e serviços, dificultando a utilização da
informação e consequentemente a tomada de decisão.
Mas não se pode afirmar que existe uma má utilização das TI como defende
[Davenport, 1998] que associa que a gestão de informação a um aumento
dos investimentos em equipamentos, tecnologia, o que é uma ideia errada.
Existe sim é uma nova realidade, Bolonha, que novas necessidades de
informação.

Universidade como organização

De acordo com Foguel e Souza (1993) citado por Emerson Antônio Maccari
(2002), a Universidade, como instituição, está inserida na era
organizacional. Como as demais organizações, atingiu, um grau de
complexidade elevado, obrigando os seus administradores a rever suas
funções e apresentar propostas para acelerar o seu desenvolvimento.
A Universidade do Minho, não fica alheia a esta realidade, e sendo assim os
próprios departamentos que a constituem têm de fazer algo para poderem
agir o mais rápido possível e da melhor forma possível. O mesmo é valido
para o Departamento de Sistemas de Informação que desta forma procura
incorporar novas tecnologias, colocando-se em posição de responder melhor
e com maior qualidade às necessidades apresentadas pelos processos de
negócio.

Então, para as organizações, o grande desafio, além de unir todas as

chamadas "Ilhas de Informação" existentes definidas por Mcgee e Prusak
(1998), é proporcionar uma actuação Integrada com seu negócio, utilizando
o potencial máximo da Informação, bem como que actuar como suporte á
tomada de decisão [Maccari, 2002.]

Processo Bolonha

O processo de Bolonha é uma reforma de ao nível do Ensino Superior

Europeu, sentido de que engloba vários países europeus com o intuito Da
criação de padrões ao nível de graus académicos, diplomas e avaliações.

Cardoso, M. Portela (2007) refere o Processo de Bolonha como sendo um

processo que visa criar um Espaço Europeu do Ensino Superior, onde a
mobilidade dos estudantes, professores, administrativos fica facilitada,
aumentando a competitividade, atraindo estudantes de fora dos seus países
de origem e contribuindo para um objectivo mais amplo de transformar a
Europa numa liderança sociedade baseada no conhecimento.

Falar de Bolonha é falar de mudanças e várias implicações ao nível dos

processos dentro das instituições académicas.
O processo Bolonha provocou mudanças ao nível das avaliações dos alunos,
com um novo sistema de créditos, bem como a necessidade de gestão de
informação mais eficaz que facilite o reconhecimento da informação
relevante á criação de conhecimento e tomada de decisão.

Sistema de ensino superior português: pós graduação

Portugal com o processo Bolonha tem um sistema de ensino superior,

baseado em dois ciclos: primeiro e segundo ciclos de ensino.
A admissão ao segundo ciclo é limitada ao número de vagas existentes, logo
é necessária uma gestão desse processo para que os critérios de admissão
e selecção sejam cumpridos. A necessidade de controlar o processo de
admissão de alunos e muitos mais processos obtendo a informação
relevante, sobre determinado candidato, aluno, estado do processo de
determinado aluno ou candidato, faz com que os coordenadores, bem como
todos os responsáveis dentro dos inúmeros processos necessitem de os
processos, assim como obter toda a informação que facilita a tomada de
decisão.

Que existia

Até aos dias de hoje, a existência de sistemas autónomos, sem trocas de

informação provoca “silos” de informação ao nível dos mestrados em
Sistemas de Informação. Esses sistemas são entre outras, aplicações
capazes de guardar e gerir registos dos candidatos, alunos, e dos vários
processos em execução. Mas estes sistemas apresentam diversas lacunas
que impedem a existência de trocas de informação entre as várias
estruturas que fazem o controlo da informação.
A iniciativa de criar um sistema de informação para permitir um acesso mais
rápido e uma melhor divulgação de informação permitirá maior colaboração
entre os responsáveis pela GMSI.
Assim os utilizadores do SAI serão os responsáveis e principais
intervenientes na gestão de todos os processos do MSI.

Ao longo dos anos o conceito Sistemas de informação está cada vez mais
presente no contexto organizacional. Este conceito surge nos nossos dias
como base de toda gestão organizacional bem como da tomada de decisão.

GSI

Gestão de Sistemas de Informação uma área funcional da organização

centrada na gestão do recurso informação [Castro 1987] citado por Amaral

Facilmente também se compreende, que sendo o objecto central da Gestão

de Sistemas de Informação o processo de concepção de uma infra-estrutura
tecnológica e de adopção das Tecnologias da Informação, não deve esta
actividade ser conduzida por gestores sem sólidos conhecimentos sobre
Tecnologias e Sistemas de Informação [Amaral 1994] por Amaral

A Gestão de Sistemas de Informação é assim um domínio que se sobrepõe

aos domínios tecnológicos e organizacionais puros, tem de satisfazer
simultaneamente as duas perspectivas (organizacional e tecnológica)
Amaral

Gestão de informação

Gestão da informação não é um facto isolado. Constitui-se um processo

completo, ou seja, um conjunto estruturado de actividades que Incluem o
modo como as instituições obtêm, distribuem e usam a informação e o
conhecimento [Davenport e al. 1998]

Processo

Como refere Duarte et al (2006) a Reengenharia, e sua orientação em

função do processo, deve ser aplicada para antecipar mudança e não como
um processo para corrigir erros quando se verificam indicadores negócio
negativos. Quando se opta por esta abordagem adaptação às mudanças
torna-se mais fácil e rápida.

Também Davenport e al. (1998) dão ênfase á observação e criação de

modelação capaz de descrever o conhecimento existente nas pessoas bem
como no sistema de informação.

RUP
Como define [Duarte et al., 2006], RUP's é uma metodologia para
implementar processos de valor acrescentado. Baseia-se em actividades,
que podem ser vistas como sub-processos. A linguagem UML serve para
descrever as actividades, e outros tipos de diagramas, tais como a
interacção e diagramas de classes (objectos).

UML

A Unified Modeling Language (UML) é uma linguagem visual genérica de

modelação que pode ser usada para especificar, visualizar, construir, e
documentar os componentes de um sistema de software Informação
[Rumbaugh et al., 1999 por Duarte, 2002]. É uma linguagem mais orientada
para o desenvolvimento de software.
Ao mesmo tempo o UML, com refere [Duarte, 2002], descreve os elementos
do sistema e as suas relações e é a base para as vistas da área dinâmica,
descrevendo todas as funcionalidades do sistema e interacções com os
vários actores. Discrimina-se os actores e a sua intervenção nas várias
funcionalidades do sistema.
Como também define Duarte, 2002, com o UML podem-se modelar 6 vistas
do sistema:
• Vista estática - representa as classes e as suas relações;
• Vista dos Casos de Uso - discriminação dos vários actores e
interacção com os casos de uso;
• Vista da Máquina de Estados – demonstra os vários estados de
determinado objecto;
• Vista das Actividades – demonstra as acções a realizar no sistema
para realizar determinada actividade;
• Vista de Interacções – reflecte todas as relações e trocas de
informação entre os papéis, permitindo a visão do fluxo entre os
vários objectos;

Para Davenport e al. 1998, o objectivo principal da informação é informar,

transferir conhecimentos, construir a história, permitindo às organizações
um maior poder na resposta às adversidades que ocorrem, vindas do
exterior. Neste seguimento a informação é o principal factor para o processo
de tomada de decisão.
Assim qualquer ser humano pode ter acesso á informação e com o
conhecimento extraído, tomar a suas próprias decisões.

A própria GMSI não é alheia a estes factores, pois aceder a informação em

tempo real e na sua totalidade, significa benefícios em determinados
processos e em diversos aspectos, como na consulta de inscritos ou
candidatos, do estado dos processos de candidatura ou de inscrição, o
percurso do aluno até chegar aos mestrados, casos pendentes ou estado de
determinada actividade que foi iniciada.
O acesso á informação permite ao meu tempo rapidez de respostas entre
elementos intervenientes nos vários processos do mestrado, estudantes,
professores, coordenadores, etc. Além da melhoria dos processos, pretende-
se, ainda, um apoio nas tomadas de decisão permitindo a possibilidade de
fazer uma avaliação do funcionamento dos mestrados com implementar
medidas correctivas em aspectos que corram menos bem.

2. Objectivos da pesquisa
A pesquisa decorre das necessidades geradas nos processos de comunicação das
Unidades Escolares. Trata­se de identificar procedimentos informatizados que levem em conta a “cultura de 
informática” dos usuários da escola e que possibilitem um melhor aproveitamento dos recursos disponíveis. 
Pretende­se investigar a aplicação das novas tecnologias nas atividades de comunicação 
organizacional desenvolvidas na gestão de escolas públicas do Estado de São Paulo,
empregando técnicas de Gestão da Informação e utilizando como referencial teórico­
metodológico a Pesquisa­Ação. Busca­se, assim, não apenas a análise em situação
concreta de unidades escolares, de seus respectivos fluxos de informação, como também
o estudo de possibilidades de intervenção que possam dinamizá­los a partir dos
referenciais e possibilidades gerados pelas novas tecnologias de informação. Trata­se de
investigar os procedimentos de obtenção, registro, organização e recuperação de
informações no âmbito de tais organizações e como eles podem beneficiar­se de
possibilidades geradas pela informática.
Para as considerações teóricas, recorremos às literaturas que discutem o contexto do
sistema educacional, especialmente no Estado de São Paulo, bem como as que discutem
a educação como política social de caráter público e os processos de sua gestão. Esta
discussão estará presente no item 3. 
Após contextualizar o cenário educacional atual, definiremos alguns conceitos
importantes à pesquisa a ser desenvolvida, tais como Teoria da Informação, Tecnologias
da Informação e Comunicação (item 4). 
Por fim, no item 5, discorreremos sobre a gestão da comunicação nas organizações,
definindo o que vem a ser fluxo de informação e documentação. 

Objectivos do projecto

Alguns dos mais importantes objectivos projecto sobre

Gestão da Informação dos Mestrados em Sistemas de
informação relacionam-se com o facto:

(1) Para armazenar e recuperar dados institucionais legais

(por exemplo, dados financeiros e de empregados);
(2) Para aumentar a eficácia da um-para-muitos (difusão),
muitos-para-um (recuperação), comunicação interna um-para-
um (transferência);
(3) Para oferecer aos gestores institucionais, a diferentes
níveis, um sistema de apoio à decisão;
(4) Para aumentar continuamente educativos de qualidade,
dando aos estudantes informações sobre a escola,
naturalmente planos, bibliográfico e recursos
computacionais, pesquisa e atividades sociais, e serviços
de apoio;
(5) Para criar materiais educativos on-line, ou seja, para
conquistar o reconhecimento como centro de excelência em
novas técnicas e de aprendizagem para promover o livre
acesso à educação e à prestação de aprendizagem distantes;
(6) Para apoiar a I & D actividades, em particular para
ajudar recurso descoberta e difusão dos resultados da
investigação;
(7) Proporcionar a informação necessária sobre as
atividades atuais da FEUP para o ensino e parceiros
industriais, bem como ao público em geral, estabelecendo
uma presença na Internet acordo com a missão institucional.

Uma vez identificados os objectivos, outros aspectos foram

contabilizadas no sistema de desenvolvimento, incluindo:
(1) O sistema é bastante grande, a informação é dinâmico e
apresenta diferentes períodos validação;
(2) O sistema é o crescimento que se espera que seja
rápido;
(3) A info-estrutura abriga uma grande variedade de tipos
de informação, como texto, tabelas, gráficos, imagens,
áudio e vídeo dados;
(4) Além de Português, a info-recursos devem estar
disponíveis também em Inglês;
(5) O sistema deve ser flexível e modular. Novos
componentes devem ser facilmente incorporados, tais como
novos tipos de info-recursos, novos provedores de
informações, ou novas instalações necessárias para os
utilizadores finais;
(6) A diversidade de fornecedores é grande, implicando uma
intervenção disciplinado;
(7) Sensible informações, como o estudante marcas e os
dados financeiros, deve ser seguro.
Para organizar as informações espaciais compreensivelmente,
o sistema deve prevalecer o usuário final. Isto significa
que o quadro instalações e funções devem ser introduzidas
no sistema até às necessidades específicas dos utilizadores
finais, que não devem ser forçados a compreender a plena
organização do espaço. Além disso, o sistema deve ser
integrado em ambiente computacional do usuário para tornar
simples a integração de dados a partir de pedidos dos
utilizadores finais.
A tecnologia Web, principalmente devido à sua simplicidade,
disponibilidade e versatilidade, foi escolhido para se
juntar-se os diferentes componentes do SiFEUP. A Web é o
último fim-user interface interativa com o sistema de
informação.
A Web, porém, está orientada para navegar em documentos
afins informal. Não é um eficiente meio para descobrir
meios de interesse. Sem esta capacidade dos utilizadores
finais percebem apenas uma fração de limitar ao máximo as
potencialidades para a partilha de recursos e fazer o
trabalho colaborativo. Sistemas de bancos de dados já
abordou este problema e com sucesso o SiFEUP fazer uso do
seu potencial.
O sistema de informação, assim, a coerência tem dois modos:
a consolidação dos dados estruturados por um banco de dados
relacional e acesso à informação pelos browsers.
O sistema de informação envolve uma parte importante de
dados não estruturados, organizados dentro de um quadro
apoiado por uma equipe central de trabalho. Dentro deste
quadro, FEUP informações prestadores info-construir os seus
próprios recursos e facilidades burocráticas, sem
constrangimentos, de acordo com suas preferências e
objectivos específicos.
Por exemplo, a informação básica relativa aos departamentos
da FEUP está estruturado de dados facilmente pesquisáveis
utilizando critérios pré-definidos. O banco de dados contém
em si a URL das páginas HTML concebido e mantido por cada
departamento próprio time.
A fim de garantir a máxima segurança relativas aos dados
sensíveis, como o estudante marcas e os dados financeiros,
separar as bases de dados são mantidos em servidores de
redes isoladas. Periódica dos ativos eles são feitos para o
SiFEUP.