PROTOCOLO Y LOGSTICA EN LAS EMPRESAS DEL ORIENTE ANTIOQUEO

JENNY PAOLA VALENCIA LPEZ HEIDY YRLE GOMEZ MONTOYA JOHNATAN RESTREPO METAUTE ALEJANDRA ECHEVERRI TAMAYO LEIDY ALEJANDRA DUQUE GIRALDO

PROGRAMA:

ORGANIZACIN DE EVENTOS TURSTICOS Y RECREATIVOS PROYECTO FORMATIVO

SENA

CENTRO DE LA INNOVACIN, LA AGROINDUSTRIA Y EL TURISMO RIONEGRO-ANTIOQUIA

AGRADECIMIENTOS

Los aprendices expresan sus agradecimientos a:

SENA, Servicio Nacional de Aprendizaje, Centro de la Innovacin la Agroindustria y el Turismo. Rionegro, Antioquia.

A las asesoras de investigacin instructoras Olga Luca Ayala y Mara Helena Henao, por su constante apoyo y su valiosa orientacin transmitida para el proyecto y a los dems instructores por cada uno de los conocimientos aportados en nuestro proceso de aprendizaje.

A los compaeros del equipo colaborativo, ya que con su apoyo, disciplina y dedicacin logramos sacar adelante el proyecto con satisfaccin.

DEDICATORIA

Le ofrecemos este proyecto a:

* Olga Luca Ayala * Mara Helena Henao * Instructores del Sena * Aprendices del Sena Quienes nos motivaron y enriquecieron el proyecto con sus comentarios y sugerencias.

* Y a cada uno de los miembros de nuestro grupo colaborativo. * Y sobre todo a las empresas que consideren que estos conocimientos pueden ser implementados en sus campos de trabajo.

Tabla de contenido INTRODUCCIN 1. TTULO 7 6

2. PROBLEMA 8 2.1. DESCRIPCIN Y DELIMITACIN 2.2. FORMULACIN DEL PROBLEMA 3. OBJETIVOS 9 9 9 8 8

3.1. OBJETIVO GENERAL 3.2. OBJETIVOS ESPECIFICOS 4. JUSTIFICACIN 5. MARCO TERICO 10 11

5.1. MARCO CONTEXTUAL

11 11 14

5.1.1. Resea histrica del oriente antiqueo

5.1.2. Perfil de las empresas del oriente Antioqueo 5.1.3. Perfil del organizador de eventos 15 5. 2. MARCO CONCEPTUAL 5.2.1. Tipos de eventos 16 5.3. CONVENIO DE PRESTACION DE SERVICIOS 34 16

5.4. ESTRATEGIAS DE COMUNICACIN PARA LA DIFUSIN DE UN EVENTO 5.5. DEFINICIN DE TRMINOS BSICOS 6. METODOLOGAS DE INVESTIGACIN 45 6.1. V DE GOWIN 45 46 37

35

6.2. FLUJOGRAMA ORGANIZACIN DE EVENTOS 7. DISEO METODOLOGICO 7.1. PROTOCOLOS SOCIALES 7.1.1. Protocolo matrimonio 47 47 47

7.1.2. Protocolo cumpleaos

51 52

7.1.3. Protocolo primera comunin y confirmacin 7.1.4. Protocolo de fiesta de quince aos 53

7.1.5. Protocolo de obtencin del titulo de bachiller 7.1.6. Protocolo de graduacin de un profesional 7.1.7. Protocolo de aniversario de bodas 7.1.8. Protocolo en un restaurante 7.1.9. Protocolo de servicio de mesas 7.2. DISEO DE PROGRAMAS 61 61 57 58 56

54 55

7.2.1. Esquema protocolo y logstica

7.2.2. Esquema para la organizacin de programas pedaggicos63 7.2.3. Esquema para la organizacin de conciertos y eventos al aire libre 7.2.4. Esquema para la organizacin de programas recreativos 65 7.2.5. Esquema para la organizacin de programas de capacitacin 66 64

7.2.6. Esquema de trminos para seleccin y contratacin de los servicios de alojamiento 67 8. POBLACIN Y MUESTRA 9. HIPTESIS 69 68

9.1. VARIABLES 69 10. INSTRUMENTOS 71 71

10.1. ENCUESTA PARA EL PBLICO

10.2 TABULACION DE LAS ENCUESTAS 72 11. PROPUESTA 73 12. CONCLUSIONES BIBLIOGRAFIA 75 ANEXOS 76 74

Lista de figuras

Figura 1 Mapa del oriente Antioqueo 13 Figura 2 Eventos sociales 18

Figura 3 Eventos empresariales 18 Figura 4 Eventos masivos Figura 5 Mesa Directiva 25 Figura 6 Ubicacin de las personas en la mesa segn su importancia Figura 7 Las banderas 29 Figura 8 Ubicacin de cristalera, vajilla y cubiertos. 31 27 18

Figura 9 Ubicacin de los cubiertos durante una pausa 32

INTRODUCCIN

El protocolo es una de las herramientas importantes para todos aquellos interesados de proyectar una imagen de xito y seguridad, como persona natural y jurdica.

La etiqueta, el protocolo y la imagen son ejes esenciales para el posicionamiento de las empresas en el mundo de hoy. La globalizacin de las empresas cada vez exige un mejor desenvolvimiento con sus clientes, proveedores, empleados, entidades del estado y comunidad en general. En el mundo competitivo de hoy lleno de retos y oportunidades, es muy importante el protocolo en las relaciones sociales, profesionales y empresariales.

El proyecto pretende establecer las necesidades para tener en cuenta en un evento, sin importar el objetivo que pretende cumplir.

La importancia de este proyecto radica en brindar una oportunidad para que las empresas descubran sus potencialidades y proyecten frente a otros la imagen que desean posicionar.

Pretende impartir una visin global sobre el tema del protocolo y la logstica, cmo debe ser su aplicacin prctica en el mundo empresarial, cmo motivar las empresas en el desarrollo de habilidades necesarias para que los eventos que se realizan en la empresa sea con etiqueta y un estilo de forma y fondo.

Ofrece la oportunidad a los empresarios de interactuar adecuadamente en un entorno laboral siguiendo las normas de protocolo empresarial, desempendose con espontaneidad y seguridad en este tipo de eventos.

Cada vez ms las empresas, instituciones u organizaciones son conscientes de los grandes beneficios y oportunidades de negocio que aportan a la realizacin de un evento protocolario.

Por eso el organizador de eventos debe estar dispuesto a asesorar a las empresas, debido a que en algunas ocasiones, estas hacen grandes inversiones en implementar mejores estrategias

competitivas, pero no tienen en cuenta otros aspectos, que podran ser de gran relevancia en desarrollo de su competitividad.

1. TTULO

PROTOCOLO Y LOGSTICA EN LAS EMPRESAS DEL ORIENTE ANTIOQUEO: MEJORAMIENTO DE LA COMPETITIVIDAD Y POSICIONAMIENTO DE LA ORGANIZACIN EN LA PRESTACIN DE LOS SERVICIOS DE EVENTOS.

2. PROBLEMA

2.1. DESCRIPCIN Y DELIMITACIN

El Oriente Antioqueo cuenta con 23 municipios y es una de las 9 subregiones en las que est dividido el departamento de Antioquia, en un rea territorial de 7.021 kilmetros cuadrados, representando el 11% del territorio departamental. Su riqueza esta basada en los recursos naturales, que sustentan las actividades econmicas, industriales, los servicios de apoyo a la produccin, el desarrollo inmobiliario y su potencial turstico.

Esta regin ha sido caracterizada porque su economa se centra en la agricultura y la agroindustria, sin embargo para su modelo de desarrollo no se ha tenido en cuenta la elevada e interesante oferta turstica que posee y la demanda ha sido tradicionalmente direccionada solo alrededor de unos pocos atractivos tursticos; no hay enfoque en un proyecto donde haga que dicha oferta se complemente con logstica y protocolo tan esencial en el da de hoy, se diversifique, y en especial d beneficios al Oriente Antioqueo.

2.2. FORMULACIN DEL PROBLEMA

Esta problemtica sale a flote porque no existe una legtima autoridad la cual este encargada de velar y hacerse responsable del protocolo con el cual se debe contar para poder

explotar todo tipo de evento existente, ya que por lo general el protocolo y la logstica salen a luz pblica empricamente por personas que poco saben del manejo de este tipo de actividades y no tienen la menor idea de cmo explotarlas al mximo.

Tambin nos perjudica que la evolucin del concepto de protocolo ha cambiado. El protocolo de ayer pretenda reflejar el poder de las autoridades, su fortaleza frente al mundo y la sociedad; surge hoy un nuevo protocolo que pretende alcanzar armoniosamente una buena organizacin y transmitir comunicacin cuando es pensado para el disfrute de los asistentes. La existencia de los medios de comunicacin, sus nuevas y sofisticadas tecnologas, su capacidad de inmediatez y registro de los ms pequeos detalles ha obligado a concebir las tcnicas de protocolo de forma muy diferente, y ms an siendo esta una regin en gran desarrollo.

3. OBJETIVOS

3.1. OBJETIVO GENERAL

Disear una gua metodolgica que contenga los aspectos tcnicos y organizacionales, acerca de la planeacin, desarrollo y evaluacin de un evento, que sirva como modelo para ser implementada por los organizadores de eventos y por las empresas del Oriente Antioqueo.

3.2. OBJETIVOS ESPECIFICOS

* Recopilar informacin bibliogrfica referente a la realizacin de un evento en todas sus etapas.

* Proponer nuevas tecnologas en las diferentes empresas recreativas y tursticas.

* Desarrollar propuestas de mejoramiento para las empresas recreativas y tursticas.

* Brindar informacin de acuerdo con las necesidades de los clientes, sobre productos y servicios de una manera oportuna, gil y confiable.

4. JUSTIFICACIN

Esta propuesta de protocolo tiene como fin disear diversas estrategias protocolarias y logsticas para que las empresas tengan una gran variedad de opciones en la realizacin de sus eventos; pero teniendo en cuenta un protocolo ya establecido para de esta manera buscar que el cliente se motive en la contratacin de los servicios.

Se requiere dar conocimientos a las empresas para que estn en la capacidad de formular protocolos que sean aptos a sus necesidades, y las necesidades de sus clientes; todo esto lleva a una mejor competitividad, excelencia y calidad en cada uno de sus servicios.

Con este protocolo las empresas obtendrn un conjunto de herramientas fundamentales para plantear una serie de acciones necesarias en el desarrollo de su estilo propio y nico que permite que la empresa se posicione y sea reconocida.

5. MARCO TERICO

5.1. MARCO CONTEXTUAL

El departamento de Antioquia cuenta con 9 subregiones, entre estas tenemos el Oriente Antioqueo, el cul est divido en 4 reas que son las siguientes: Pramo, Bosques, Altiplano y Embalses; cada una de estas posee diferentes potenciales en infraestructura vial, agricultura, comercio, turismo y desarrollo econmico.

Este proyecto se plantea para las empresas que se encuentren en este contexto geogrfico y que no tengan implementado en sus funcionalidades internas un protocolo y logstica adecuada para el desarrollo de sus actividades operacionales y para el cumplimiento de sus competencias en su campo de desarrollo productivo y econmico.

5.1.1. Resea histrica del oriente antiqueo

Esta se conforma por 23 municipios los cuales se encuentran: Rionegro, Marinilla, La Ceja, Sonsn, Carmen de Viboral, Guarne, Santuario, Abejorral, El Retiro, La Unin, San Vicente, San Carlos, El Peol, San Rafael, Granada, Cocorn, Gua tap, San Luis, Nario, Argelia, Concepcin, Alejandra, San Francisco. Se localiza al sur Oriente del Departamento y limita al Occidente con las subregiones suroeste y Valle de aburra, al Oriente con el Magdalena Medio, al Norte con el nordeste y al sur con el departamento de Caldas a lo largo del ro Arma. Despus del valle de aburra el Oriente Antioqueo es la segunda subregin mas poblada del departamento.

Figura 1 Mapa del oriente Antioqueo Histricamente el Oriente Antioqueo ha jugado un papel importante en el desarrollo econmico del Departamento puesto que durante los siglos XVII y XIX los centros urbanos de Rionegro, Marinilla y Sonsn se consolidaron como importantes nodos en el mbito econmico y poltico de la Subregin.

La dinmica de urbanizacin y metropolizacin en el Valle del Aburra, ha convertido a los municipios de la Subregin Oriente en fuente de energa elctrica y de insumos para la transformacin industrial en alimentacin as como tambin en su lugar para la recreacin y el turismo.

La Subregin Oriente cuenta con una infraestructura de comercio y servicios de trascendencia nacional como la autopista Medelln-Bogot y el Aeropuerto Jos Mara Crdoba, all tambin se establece numerosas empresas industriales y agroindustriales desde las cuales se exporta entre otros productos como flores, textiles y caf, cuenta adems con seis ensambles y cinco centrales hidroelctricas (Playas, Guatap, San Carlos, Jaguas y Calderas) que generan el 29% de la energa elctrica Nacional y el 73% del total del Departamento.

Jerarqua en los centros urbanos.

En esta subregin se localiza Rionegro que es el segundo centro urbano ms importante dentro de la jerarqua urbana departamental, clasificado como centro subregional. Es la ciudad que por nmero de especializacin de funciones establecidas, se consolida como centro de apoyo al Valle del Aburra. Tambin all se localiza el Aeropuerto Internacional Jos Mara Crdoba, numerosos establecimientos industriales, servicios financieros, administraciones comerciales, sociales y culturales. Como centros de relevo principal se encuentran los centros urbanos de Marinilla y la Ceja que prestan servicios administrativos, comerciales, sociales de importancia, aunque menos especializados a los de Rionegro. Mientras que los de Sonsn, Carmen de Viboral, Guarne, EL Santuario, Abejorral y el Retiro son centros de relevo secundarios que presentan dinmicas urbanas propias de ascendencias supramunicipal.

La Unin, San Vicente y San Carlos se han clasificado como centros locales principales con funciones econmicas y comerciales de apoyo a centros urbanos de nivel superior y prestan servicios bsicos.

Las cabeceras del Peol, San Rafael, Granada, Cocorn, Guatap y San Luis son centros locales segundarios, que cumplen funciones econmicas, comerciales, y de prestacin de servicios bsicos a escala local. Los municipios de Guatap y el Peol, se destacan por configurar una ruta turstica alrededor de los embalses.

Los centros urbanos de Nario, Argelia, Concepcin, Alejandra y San Francisco se clasifican como unidades urbanas bsicas prestando bienes y servicios elementales en su rea municipal. rea de los centros de influencia en los centros urbanos polarizantes

El Oriente Antioqueo es una Subregin con capacidades econmicas y de infraestructuras muy evidentes, en la cul se pueden diferenciar tres zonas que tienen que ver con la proximidad y dependencia del Valle del Aburra, la funcionalidad urbana y la infraestructura vial y de comunicaciones que caracterizan los municipios.

En esta Subregin existe una red urbana como apoyo al Valle de Aburra, los municipios de Rionegro, La Ceja, EL Carmen de Viboral, Marinilla, La Unin, El Santuario, San Vicente, Guarne y el Retiro estn muy vinculados con la dinmica Urbano-Regional del Valle de Aburra, esta zona conocida como Zona del Altiplano del los Valles de San Nicols es la ms desarrollada del Oriente Antioqueo de contar con una infraestructura vial de alta calidad y densidad, una alta cobertura de servicios pblicos y varios establecimientos industriales y comerciales.

Estos centros urbanos, cumplen funciones urbanas en la prestacin de bienes y servicios muy especializados que sirven de apoyo a la Subregin del Valle de Aburra.

El Aeropuerto Internacional Jos Mara Crdoba y la localizacin de la zona franca e importantes actividades econmicas, industriales, comerciales y de servicio en este sector, han dado como resultado la ms alta concentracin poblacional de la Subregin en estas ciudades.

En las ltimas dcadas ha sufrido grandes transformaciones espaciales a raz del proceso de industrializacin, urbanizacin, instalacin de fincas de recreo y ubicacin de centros comerciales en reas que tradicionalmente fueron de economa campesina.

La Autopista Medelln-Bogot es el eje de conexin ms importante para los municipios de Guarne, Marinilla, Rionegro y el Santuario desde all se desprende una va pavimentada que comunica a los municipios de Rionegro, El Carmen, la Ceja y El Retiro, la cual se complementa con el acceso que tienen estos municipios desde el Valle de Aburra por la carretera Las Palmas y Santa Elena. La zona generadora de energa elctrica de la subregin esta conformada por estos municipios: El Peol, Guatap, San Carlos, San Rafael, Granada, Concepcin y Alejandra.

Es la segunda zona ms poblada del Oriente Antioqueo y su importancia radica en que la energa generada surte el sistema de interconectado nacional. Los municipios del Peol y Guatap, giran alrededor del sector turstico, de los embalses, mientras que Alejandra, San Rafael, San Carlos, Granada y concepcin aun se caracterizan por una alta vocacin agrcola. Del la autopista Medelln-Bogot se desprenden varias vas secundarias que comunican a los municipios de San Vicente-Concepcin-Alejandra; El Peol-Guatap-San Rafael y Granada-San Carlos-San Rafael.

En Sonsn, Abejorral, Argelia, Nario predominan la produccin agropecuaria, principalmente campesina con productos como el caf, Panela, Papa, Frijol, Maz, Frutales y Ganado de Leche.

La actividad industrial mineral abarca una obtencin de cemento de Puerto Nare abarca tambin una zona del municipio de San Carlos. Actualmente Sonsn es un municipio que se destaca por su produccin agrcola con cultivos como el Higo que coge importancia en la economa del municipio del cual se exporta a Alemania, Holanda, Luxemburgo y Canad. Este cuenta con un centro de acopio y de comercializacin perteneciente a la cooperativa de caficultores del Oriente.

5.1.2. Perfil de las empresas del oriente Antioqueo

Algunas empresas del Oriente Antioqueo cuentan con un poco ms de tecnologa frente a otras; pero todas ellas tienen una misma visin sobre la industrializacin como base para la construccin del futuro de la economa, la produccin y el desarrollo, todo esto con miras a la creacin de nuevos mercados.

El Oriente Antioqueo se ha caracterizado como una importante regin abastecedora de agricultura y materias primas de origen minero y forestal para la industria, tanto de bienes de consumo como de bienes intermedios; posee las mejores reservas del pas en caoln y piedra caliza, aporta al Departamento y al pas divisas por las exportaciones menores de flores, textiles y caf, convirtindose en una importante zona de asentamiento de universidades y centros educativos.

La industria se ha asentado en los municipios del Oriente cercano, principalmente en la autopista Medelln-Bogot en los Municipios de Marinilla, Guarne y Rionegro. Las industrias que ms se destacan en este sector son: alimentos y bebidas, qumicos, textiles, caucho, papel, minerales no metlicos (vidrio), entre otros.

El creciente inters que tiene el Oriente Antioqueo desde hace unos aos ha hecho que muchos le den relevancia y traten de influenciar en las empresas para su constante desarrollo tanto en miras para la exportacin de sus productos como para ser una de las mejores Subregiones de Antioqua y de Colombia.

5.1.3. Perfil del organizador de eventos

* Organizacin profesional particular y empresarial de eventos, convenciones, ferias, seminarios, congresos y actividades culturales y deportivas.

* Desempeo laboral en empresas organizadoras de eventos, convenciones, ferias y exposiciones.

* Desempeo en reas o departamentos especializados de empresas privadas, organismos, direcciones de turismo, empresas proveedoras de servicios para congresos y exposiciones, en agencias de servicios y sistemas de comunicacin en medios masivos.

* Despliegue de actividades en grupos de trabajo investigativo en la realizacin de eventos y posicionamiento de la imagen corporativa.

* Desempeo laboral con capacidad de planificacin, programacin de actividades y eventos de toda ndole, en las fases del desarrollo, gestin de recursos, marketing, comunicacin, imagen corporativa y evaluacin.

5. 2. MARCO CONCEPTUAL

5.2.1. Tipos de eventos

Un evento es una actividad social determinada, un festival, una fiesta, una ceremonia, una competicin, una convencin, entro otros y que ya sea por las personas que acudirn a la misma o por el valor y la carga emotiva que uno mismo le ponga.

Los eventos tienen 3 divisiones esenciales las cuales son:

Eventos Sociales: Se realiza con el fin de divertir a los invitados, y generalmente se realizan con personas y equipos bsicos que no requieren conocimientos reales sobre el tema

Figura 2 Eventos sociales

Eventos Corporativos: Su objetivo es vincular, incentivar, capacitar promover, promocionar, comunicar, a las empresas con sus asociados, trabajadores, clientes y al pblico en general. Requieren personal y equipos especializados en la realizacin de este tipo de eventos.

Figura 3 Eventos empresariales

Eventos Masivos: Estos son los conciertos, ferias, concursos, desfiles, festivales y eventos culturales.

Figura 4 Eventos masivos

Adems de la divisin, los eventos tambin tienen una clasificacin que se conforma de la siguiente manera: por su tamao (pequeos, medianos, grandes y mega eventos); por el lugar de desarrollo (siendo estos al aire libre y lugar cerrado) y por su tipo (Sociales, Masivos, Religiosos, Culturales, Deportivos, Populares, Empresariales O Corporativo).

Entonces, dentro de lo que es un evento nos encontramos con aquellos que se desarrollan en una ocasin especial y que tienen un significado de ritual, ceremonias, entre estos se encuentran: el bautismo, un funeral, una boda, un nacimiento y una graduacin.

Tambin dentro de la larga lista de los eventos estn las fiestas, que son ritos sociales en los cuales se festeja un acontecimiento importante, como ser un cumpleaos, un aniversario.

Luego, nos encontramos con los festivales que son acontecimientos o celebraciones que cuentan con la organizacin de la comunidad o municipio de un lugar determinado y pueden ser de msica, tnicos, de las artes, de cine, de teatro, literario, alternativo, entre otros.

Otro de los tantos eventos que hay y que suelen ser los ms celebrados y vistos por el gnero masculino, son los eventos deportivos o competiciones, entre los que se pueden incluir los torneos de ftbol, de hockey, de tenis, de bsquet y de voleibol.

Y finalmente, entre los eventos ms salientes, se encuentra la convencin, que es la reunin de especialistas o fanticos de un tema determinado que fijan un punto y una fecha de encuentro para intercambiar ideas, anlisis, opiniones, materiales sobre el tpico en cuestin. Un ejemplo pueden ser las convenciones de fans de un grupo musical o de mdicos clnicos.

Entre las clases de eventos tenemos:

Eventos institucionales o de trabajo

Charlas: exposicin de carcter simple.

Conferencia: Exposicin sobre un tema especifico que revisa profundidad.

Disertacin: Exposicin metdica de carcter acadmico de un trabajo de investigacin.

Curso: Conjunto de sesiones pedaggicas destinadas a desarrollar varios temas sobre una metera especfica.

Cursillo: Breve serie de charlas enmarcadas a una temtica central, cuyos objetivos pueden ser independientes los unos de los otros.

Taller: Actividad prctica realizada en conjunto por un grupo de personas con experiencia profesional en la materia.

Seminario: Actividad acadmica de carcter terico que se realiza a travs de sesiones de trabajo colectivo o de grupo de especialistas, para estudiar, analizar o enriquecer un tema.

Coloquio: Reunin de especialistas, no ah pblico ni expositor.

Mesa redonda: Reunin en la que un grupo de personas versadas en un tema, generalmente polmico, participan en igual de condiciones.

Panel: Presentacin de un tema ante una audiencia por un equipo de diversos especialistas quienes abordan las temticas desde diferentes ngulos.

Foro: Reunin en la que se expone un tema previamente determinado, seguido de una discusin en la cual participan los asistentes.

Encuentro: Reunin de especialistas con el propsito de conocer e intercambiar ideas y conocimientos.

Simposio: Reunin de especialistas expertos en el tema, los cuales exponen sus ideas y conocimientos.

Congreso: Conjunto de sesiones se trabajo sobre una temtica determinada al cual concurren especialistas invitados en calidad de exponentes y observadores.

Ciclo: Serie de actividades de extensin (charlas, conciertos, exposiciones, etc.)

Jornada: Periodo durante el cual se desarrolla una serie de diversas actividades.

Eventos promocionales

Presentaciones de nuevos productos o servicios o proyectos, inauguraciones de nuevas instalaciones, aniversarios para conmemorar la fecha en que se cre la organizacin, exposiciones histricas, o de productos en ferias y salones de corte profesional e industrial.

Eventos sociales: Nacimientos, Cumpleaos, Casamientos, Aniversarios, Desfiles, Fiestas Temticas (Halloween, Tropical, Disfraces, etc.), Fiestas de Grupos de Pertenencia (Solos y Solas, Gays, Gordos, etc.), Fiestas de despedida, eventos infantiles, Despedidas de solteros, Cumpleaos, Fiestas de Fin de Ao, Fiestas Privadas, da del Nio. Eventos empresariales: Ferias, Exposiciones, Conferencias de Prensa, Workshops, Showrooms, Visita de Ejecutivos Extranjeros a la Empresas, Inauguraciones, Aniversarios de Empresa, desayuno-almuerzo-cena de trabajo, Eventos de integracin, Outdoors, Eventos Recreativos. Entre las empresas o proveedores requeridos para la realizacin de eventos tenemos: Decoradora, D.J., Fotgrafos, Video filmadores., Coregrafos, Casas, dedicadas a mobiliario, (lonas, carpas, sillas), Empresas de catering, Organizadores de eventos sociales, Floreras, Empresas de Sonorizacin, Grupos musicales, Renta de transporte, Renta de equipo, Promocin y Marketing.

5.2.2. Realizacin de un evento

5.2.2.1 Antes

Inicio de un evento oficial: Preparativos

Quien asume la conduccin de un evento oficial, debe establecer y organizar un equipo mnimo de trabajo. Estas personas deben conocer el objetivo de la reunin de modo que puedan dar razn de este, a toda aquella persona que lo requiera.

Este equipo no es preciso que sea muy numeroso, sino efectivo. Deber tomar nota inicialmente de los pasos que se acuerden en conjunto, y quien conduce al equipo, tomar cuenta de ellos en sesiones cortas de evaluacin, antes, durante y despus del evento.

Es preferible que se incorporen personas que han tenido antes experiencia, para que ningn detalle quede suelto. Si la situacin es encargada aun grupo inexperto, quien lo conduce debe vigilar la aplicacin de cada detalle con absoluto rigor.

Los expertos en la organizacin de estos actos hacen un plan de trabajo en el cual se disean varias actividades a las que se les hace un seguimiento diario, el da preciso se har un chequeo por lista rpida, con un plan inicial y otro Plan B, es decir, con la expectativa de que si no se produce de determinada forma, una o ms de las actividades preparadas, haya una segunda forma prevista, que d iguales o mejores resultados.

Son varios los temas que se revisan en estas planificaciones: las invitaciones, con una seleccin previa de quienes sern las personas que van a asistir por si mismos y si es o no preciso que vayan con sus cnyuges o parejas.

La ubicacin del local donde se celebrar el evento, es de particular importancia.

Esto se define de acuerdo con el tipo de reunin, el nmero de invitados, el perfil de los asistentes, el objetivo de la reunin, el tiempo que tomar, la estacin del ao, la accesibilidad, la presencia o no de la prensa, si se realiza con comida o con cctel, si es diurno, vespertino o nocturno, si dura una jornada o varios das, si debe o no acompaarse de nmeros artsticos o demostraciones culturales del pas o ciudad anfitriona.

Al revisar el local se predeterminar de igual manera, si corresponde a la calidad de los asistentes, no es lo mismo una reunin protocolar para una cumbre de naciones que otra de cientficos atmicos, es decir que tipo de evento se realizar.

La iluminacin es clave. Si es a plena luz del da y en un da radiante al aire libre deber contemplarse la provisin de carpas o toldos que permitan evitar quemaduras a los asistentes. Del mismo modo, no se pensar hacerla al aire libre si se realiza en temporada invernal.

Cuando la iluminacin es defectuosa o baja, los asistentes pueden perder el curso del tema en los expositores o el inters de los asistentes, por lo que se recomienda organizar encuentros en lugares con suficiente iluminacin natural o artificial.

Para cerciorarse de la calidad en las instalaciones elctricas, ventilacin, seguridad fsica, acstica y esttica general del lugar, los organizadores tienen que ir a constatar previamente las instalaciones del centro donde se aspire llevar a cabo la reunin protocolar.

Es importante tener en cuenta los sistemas de alarmas contra incendios, la seguridad, la salida de emergencia.

Siempre hay que buscar un lugar equilibrado entre su ambiente y el objeto de la reunin, debido a que si el lugar es muy vistoso va a dificultar la concentracin de los invitados.

La realizacin del evento debe ser coherente entre su objetivo y la organizacin debido a que no es apropiado que la finalidad de este acontecimiento est contra posicin con el ambiente que se esta realizando.

Cuando se selecciona un establecimiento o lugar se debe reservar con anticipacin lo cual se realiza con un pago previo, total o parcial. Cuando el sitio no es muy conocido, es recomendable que en la invitacin vaya una tarjeta inicial con los datos del lugar. Si el sitio no es de fcil acceso es preciso ocuparse de los transportes de los invitados; se recomienda para este tipo de dificultades tener una base de datos con la informacin adecuada a cerca de empresas de taxis u otros tipos de transportes que puedan ayudar a la solucin de esta dificultad.

Cuando el evento dura ms de dos das es preciso tener otros servicios varios como sastrera, lavandera y si es posible enfermera en caso que los invitados los solicite.

Dada la trascendencia de algunos eventos, se precisa la presencia de seguridad policial los cuales deben actuar de la mano con las instrucciones de los organizadores. La seguridad hace parte esencial de un evento como tambin lo es la falta de tacto de estos, debido a que la falla de la

delicadeza puede desatar resultados inimaginables, pero la ausencia de medidas preventivas tambin, por lo que se debe advertir a los invitados que pasarn por determinados filtros de seguridad, para que no se vean sorprendidos.

Siempre ser de suma importancia que los organizadores conozcan los planes de emergencia de los espacios que utilizarn, por ejemplo, como resolver la suspensin intempestiva de la energa elctrica, un conato de incendio o cualquier otra sorpresa que pueda suceder.

El uso de credenciales se hace dispensable para los organizadores en todo tipo de evento.

Si el evento cuenta con expositores se solicita con bastante anticipacin (un mes, mas o menos) su ponencia, para esta manera establecer la agenda de la reunin, documentos de apoyo, orden y lugar de intervenciones y as crear una coherencia de un asunto abordado y a partir de esto elaborar las memorias del evento, las cuales suelen publicarse en no mas de dos meses posteriores a la finalizacin del evento.

El da de la inauguracin y durante el encuentro, debern instalarse mesas informativas, las que cumplirn varias funciones que dependern de las necesidades de cada evento, por lo general estn dispuestas para que las personas de apoyo sepan dar a conocer a los asistentes los detalles oficiales del encuentro, o informacin de lugares donde puedan conseguir souvenirs del pas o la ciudad anfitriona, entre otras.

En estas mesas tambin se concentran los listados de los asistentes y se hacen los registros de los participantes entregndoles, si es del caso, una carpeta con los contenidos, la agenda, una pluma, su credencial y un conjunto de indicaciones practicas, de logstica, que son de uso general y muy tiles en estos sucesos.

Los buenos relacionadores pblicos siempre debern tener un listado especial de los miembros ms destacados del mundo informativo, ms an si trabajan para una institucin oficial. Dems esta decir que las relaciones con la gente de los medios informativos deben ser excelentes, de modo que apenas se requiera su apoyo se cuente efectivamente con ellos.

Con respecto a los invitados la lista debe realizarse con al menos dos meses de anticipacin si el evento es sencillo y su mbito de desarrollo es a nivel local o nacional. Si requiere la presencia de invitados internacionales, esta debe ser elaborada con al menos cuatro meses de antelacin.

La lista final debe ser revisada por la persona ms interesada en que el evento sea exitoso, es decir por los anfitriones de modo que cuando se realic, efectivamente estn presentes las personas que se suponen deberan ir.

En reuniones especiales hay invitaciones especiales e intransferibles que se solicita que las porten al momento de ingresar, pues las personas que estarn en la recepcin las pedirn de manera obligada.

An ms, en cierto tipo de reuniones, que requieren seguridad o privacidad debido a razones polticas o diplomticas, los organizadores colocan personal auxiliar al de su equipo de relaciones pblicas, de modo que a la entrada, con la lista en la mano, revisan y constatan si la persona que porta la invitacin es efectivamente quien dice ser.

Las flores deben ser preferiblemente de la regin para que en el momento de la reunin estn frescas, las rosas tienden a soportar muy bien el traslado de largas distancias hasta su destino final, pues pasan por un proceso de siembra, corte, seleccin, empaque y envi muy riguroso. Mientras ms largo son los tallos son ms elegantes y lucen mejor en recipientes que no compitan con su belleza.

Si el saln o el encuentro de salas donde se va a llevar a cabo el encuentro oficial o protocolar son amplios, se recomienda que las flores se distribuyan en bloques abultados, de modo que se les vea en conjunto.

No se recomienda usar muchos recipientes sino ms bien arreglos innovadores, que incorporen cirios o motivos propios del lugar.

Las banderas, los banderines y los estandartes institucionales no pueden y no deben competir con los arreglos florales. Estas se ubican por orden de importancia. Si es un encuentro internacional, el

pas anfitrin tiene que mantener su estandarte en el centro de los dems, los que a su vez, sern colocados en orden alfabtico, para evitar herir susceptibilidades.

Ningn estandarte ser de un tamao mayor a la bandera nacional, ni siquiera por ser de la institucin anfitriona.

Otro aspecto importante en un evento es la mesa directiva que debe tener un vaso para agua y servilleta por invitado, y una jarra de cristal por cada dos personas. Se recomienda no colocar botellas de agua, pues estas adems de antiestticas representan dificultades para abrirlas o taparlas y ponen en riesgo la concentracin de todos los asistentes.

Figura 5 Mesa Directiva

Para evitar malos ratos, es preferible que quienes ocupan la mesa directiva tenga colocados sus nombres con tarjetas o ten card, de tal manera que se ubique con comodidad, frente al pblico y en caso que estn presentes tambin las cmaras.

Quien organiza el acto deber tener la delicadeza de entregar con la debida anticipacin a los miembros de la mesa directiva, la informacin sobre: cual va a ser su rol, el orden de las intervenciones y quien o quienes actuarn de moderadores o conductores de las exposiciones.

A esta persona se le entregar un libreto para que pueda pasar notas con algn mensaje respecto al tiempo de intervencin que le queda, o cualquier otro asunto que se encuentre pertinente. Los aludidos debern cumplir con lo solicitado en el acto, y no considerar este hecho como una ofensa o transgresin.

La postura de los miembros de la mesa es fundamental para el pblico asistente.

Es impropio que las personas que estn en calidad de invitados especiales o en el cumplimiento de sus funciones como dignatarios o representantes institucionales, se sienten con desparpajo, bosteen, tengan cara de aburrimiento, cabeceen de sueo o cansancio, tosan o carraspeen en

exceso, impidan expresar al otro, miren a sus acompaantes con burla o gestos desplacientes, hablen al telfono mientras transcurre la reunin, conversen con sus vecinos de puesto mientras intervienen otras personas, no se den por aludidos cuando han sido reconvenidos por algo, o se les solicite directamente la palabra; peor an es verlos masticar chicle, fumar o mirar con indiferencia a alguna persona que pase por delante o se encuentre presente en la sala.

Menos elegante ser si en sus intervencin en un intento de captar la atencin del pblico hace chistes o bromas pesadas, menos an si son racistas o sexistas, se re a carcajadas o no puede dominar sus nervios y se equivoca cada dos segundos.

Tambin es inapropiado que la persona invitada se presente sin preparar su intervencin y demuestre que esta improvisando, expongan datos cientficos sin sealar las fuentes, no deje intervenir a los dems, desvalorizndolos de antemano.

La ubicacin de los invitados en la mesa se sugiere que sea de la siguiente manera:

En el centro de la mesa se ubican a los invitados ms importantes, es decir a las mximas autoridades y luego a quienes los acompaan en el auditorio. Las sillas delanteras siempre se reservan para las ms altas autoridades, para ello, las instituciones que realizan con frecuencia encuentros oficiales, cuenta con distintivos que permiten ubicar a los asistentes segn la importancia de su cargo, los que se usan colocando el nombre en una tarjeta ceida con alfiler al espaldar del asiento, o utilizando pedestales que indican de manera general quienes deben sentarse all.

Se estila que los mximos representantes polticos ocupen las primeras filas.

Hay personas que creen que siempre los primeros puestos estn reservados para ellos y pugnan por ocuparlos, por tanto es imprescindible que una persona auxiliar del equipo de protocolo gue a los invitados al lugar que les corresponde.

Figura 6 Ubicacin de las personas en la mesa segn su importancia

Hay ocasiones en que los eventos llegan a tener tal magnitud, que se hace preciso colocar ms mesas auxiliares y sillas. En estos casos, calculando el xito potencial del encuentro, se debe mantener una previsin especial de mesas, sillas u otros elementos que faciliten la inclusin en escena, de los nuevos actores que no estaban considerados, pero que por su importancia merecen el mismo trato.

Se aconseja para todo tipo de encuentros protocolares, institucionales o sociales, contar con un nmero suficiente de sillas para superar los inconvenientes de ultima hora.

Con respecto a los medios audiovisuales; los micrfonos estarn ubicados y se probar su funcionamiento con suficiente anticipacin. Hay que evitar el uso de micrfonos voluminosos pues disminuyen la visibilidad a los asistentes. Se recomienda utilizar micrfonos mviles, de aquellos que se colocan en la solapa de la chaqueta o a la altura del hombro.

Esto evita que las personas que lo usan mantengan posiciones incomodas frente al micrfono, que las perturbe al momento de hablar y les cause un cansancio mayor al de la tensin que provoca, generalmente, hablar frente al pblico.

El micrfono debe de estar a una cuarta de distancia de la boca de la persona que expone.

Si hay uno o ms expositores que hablan en otro idioma, es imprescindible el uso de interpretacin simultnea. Esto implica que los organizadores, deben poner a disposicin de los participantes, audfonos por cada uno de los asistentes. Al momento del ingreso al evento a cada invitado se le entregar un audfono y se le solicitar una identificacin para asegurar que dicho aparato sea devuelto y no se pierda en el transcurso de la actividad.

No hay que confundir interpretacin con traduccin simultnea. La primera se hace de primera a primera persona, en la segunda, la persona puede leer un texto escrito antes, sin estar necesariamente presente su autor o autora.

Tomando otros aspectos de un evento como son los alimentos se debe tener en cuenta lo siguiente:

Siempre se servirn vegetales o pastas pues hay personas que no consumen carne. La provisin de bebidas gaseosas, agua mineral, agua pura, y jugos es imprescindible en cualquier reunin. Siempre debe contemplarse tambin un buen nmero de servilletas, pues no hay nada ms incomodo que tomar un vaso o copa fros y no tener con que secarse las manos. Tampoco es apropiado ofrecer a los invitados jugos notoriamente artificiales.

Al termino de la invitacin, como una muestra de que la reunin esta llegando a su fin, se sirven los postres o dulces, siguiendo la misma recomendacin anterior.

En cuanto a las personas auxiliares, camareros, y maestros de ceremonias tendrn, de acuerdo con los usos y costumbres una presencia impecable, demostrarn solvencia y estarn dispuestos a resolver desde los ms pequeos hasta los ms grandes detalles, antes, durante y despus del acto protocolar.

Para el personal de apoyo que no es parte del equipo de una manera permanente, sino exclusivamente para dicha ocasin, deber estrenrseles con tiempo, de modo que sepan dar explicaciones claras a los requerimientos de los invitados, tanto respecto de la logstica como de lo servicios que presta el lugar, as como otras de carcter general.

5.2.2.2. Durante

La persona que es responsable de las relaciones pblicas o el relacionamiento internacional, deber mantener un banco de datos gil y actualizado, no se debe confiar de otros roles que mantengan en otras oficinas.

Es importante que haya una persona que maneje con dominio los asuntos protocolarios y este al corriente de las grandes tendencias mundiales.

Recuerdos en los encuentros oficiales: cundo y cmo entregarlos: Si hay un maestro de ceremonias, ser quien anuncie que se entregaran o presente los invitados los recuerdos y si es una reunin muy formal lo har directamente el que preside la mesa.

En actos oficiales, se comunica con anticipacin a los invitados que van a recibir un souvenir; los recuerdos en estos eventos se entregan personalmente, sin envolverlos en papel de regalo; si las personas tienen un rango similar. Jams se deslizara en un regalo por su precio.

En los grandes discursos no se usan trminos rebuscados y usos idiomticos distintos al lenguaje cotidiano.

Es muy importante de que el discursante no cuente ancdotas suyas, ni repita lo mismo que se ha dicho antes; como si el pblico no hubiera atendido lo sealado. Debe utilizar ayudas audiovisuales para sus exposiciones o discursos. La presentacin en estas ayudas ordena los discursos y evita la inseguridad en los expositores.

Las banderas nacionales se admiten en los eventos oficiales de carcter regional; en los internacionales, las banderas debern estar colocadas en estandartes del mismo tamao y en orden alfabtico de los pases a los que representan, situados de derecha a izquierda a la del pas anfitrin. Jams se admitir que una bandera de otro pas sobresalga a la del pas anfitrin, por ms potencia mundial que sea.

Figura [ 7 ] Las banderas

Entrega de condecoraciones: quin entrega y quin recibe: Estos eventos se realizan en unos salones especiales que se adaptan para la ocasin de modo que sientan que la ocasin es relevante. Previa a la entrega de la condecoracin el maestro de ceremonias har una lectura del acta por la cual se justifica la distincin, luego se pide a las mximas autoridades que se levanten de sus asientos y una persona de protocolo, les pasara las condecoraciones. Otra costumbre es la de dar premios que giran alrededor de virtudes demostrados en la ejecucin de sus actividades.

Quien recibe la condecoracin debe al menos considerar lo siguiente: Llegar puntual, si es posible cinco o diez minutos antes, se usan trajes oscuros acudir con las mejores galas, pero sobrios. Cuando la persona homenajeada reciba la condecoracin expresara su agradecimiento.

Saludo oficial: Se realiza entre representantes empresas, organizaciones o naciones. Son ocasiones muy especiales que requieren de un protocolo particularizado. El que vara de acuerdo a las normas de cada pas o empresa. En la vida empresarial, institucional u oficial, as como se da las bienvenidas a alguien, es preciso acompaar a esa misma persona hasta la salida del evento.

Solo si los invitados han establecido lazos de amistad durante el evento sern despedidas en el aeropuerto si no es as, mxime participaran de esta despedida sus colaboradores mas cercanos. Cuando el viajero haya llegado a su destino, tendr la cortesa de remitir una pequea nota de agradecimiento, bien sea por correo convencional o por correo electrnico. Vestuario: sobrio ante todo: De acuerdo con el entorno del trabajo, de las actividades que se desempean en el mundo laboral y de los gustos y los bolsillos de cada persona, los trajes tienen el da de hoy la posibilidad de adaptarse, por eso en el mercado se encuentra de todo para todos. La sencillez y la sobriedad en el vestir deben ser las principales caractersticas de los asistentes a un evento oficial.

Uso de los cubiertos, la vajilla y la servilleta en una comida oficial: En un evento oficial es muy importante sealar el men ya sea en una discreta tarjeta que se encuentre sobre las mesas individuales dispuestas a lo largo del saln o cuando el evento es pblico y la prensa se encarga de divulgar lo que se servir a los comensales. Esto no es una norma rigurosa, sin embargo constituye un detalle de etiqueta.

A continuacin se dan algunas recomendaciones mnimas:

Puede ser que antes de sentarse a la mesa, encuentre recipientes con toallas hmedas y tibias, para limpiarse las manos antes de comer. Esto no es muy utilizado, pero es preciso saber que se hace en algunos eventos y que depende del gusto de quien lo organice. Si es as, siga las instrucciones del camarero o imite al resto de los comensales.

Una vez en la mesa, despliegue la servilleta de tela que estar acomodada adelante, al lado, o sobre su plato y colquela en las rodillas, de manera extendida. Nunca doblada ni colgada del cuello, aunque vea a otras personas hacerlo.

Frente a usted tendr entre dos o cuatro copas. Una de ellas ser para el agua, otra para el vino tinto y otra para el vino blanco. Si hay un brindis con champagne las copas con esta bebida espumosa le sern tradas y servidas directamente por los mozos o camareros. Nunca beba el vino hasta que sea invitado a hacerlo por el anfitrin.

Los cubiertos estarn colocados en la mesa segn el tipo de comida que se vaya a servir, esto es, si hay una entrada, un plato fuerte y un postre, que es lo que mas se acostumbra.

Figura 8 Ubicacin de cristalera, vajilla y cubiertos.

Sin embargo en este tipo de eventos hay comidas que constan de cuatro platos: una entrada con algn fruto del mar, (camarones, langosta, langostinos, arenques o caviar, solos o acompaados de alguna guarnicin); una porcin pequea de helado de naranja, mandarina, limn, o cualquier otra fruta cida que permita despejar la boca de los sabores anteriores, se puede servir en forma de bola y dentro de una copa con hielo o de una cscara de la fruta escogida.

El plato fuerte contendr alguna carne roja, que lleve un acompaamiento de verduras, algn carbohidrato y posiblemente se haya regado previamente con alguna salsa especial; por ultimo se sirven los postres que tienden a ser pequeos y delicados.

Terminada la cena, se sirve caf. No se estila en estos casos ofrecer t, a menos que sea t verde del Japn o algn t chino de sabor especial, lo cual es menos frecuente.

Para cada uno de estos platos, hay un cubierto especial. Estos aumentan si es costumbre colocar panecillos y mantequilla en la mesa. Para el efecto, se coloca, en el lado izquierdo, un plato individual para cada persona, un pequeo cuchillo sesgo en la punta, que permite deslizar la mantequilla en el pedazo de pan.

Los cubiertos se van utilizando en el mismo orden en que han sido servidos los platos. As, el cuchillo ms extremo al plato y el tenedor ms pequeo, sern para la entrada. La cuchara pequea de cabo mas largo, ser para el helado intermedio (sorbete).

Los tenedores y cuchillos ms cercanos al plato, sern para el plato fuerte. Y el tenedor mas pequeo ser para el postre, el que suele ser un mouse de fruta, crema, vainilla o chocolate; o algn pastel liviano. Por ltimo, si se sirve caf, este vendr con su propia cuchara.

En una mesa formal, de etiqueta nunca encontrara objetos de plstico, ni bolsas con azcar diettica, Si se requiere de esta ltima para endulzar su caf, se deber pedir discretamente al camarero.

Si se ha ofrecido t, este vendr preparado y ser servido a los asistentes desde una tetera, pues tampoco se acostumbra usar bolsitas de t o de alguna hierba. El uso de los cubiertos no es otra cosa ms que sentido comn. Se corta con la mano derecha para los diestros, y con la izquierda para los zurdos.

Una vez que se ha cortado la carne o el pescado, se deja momentneamente el cuchillo en el borde del plato, y se come con la mano derecha. Los cubiertos deben sonar lo mnimo, al masticar la boca debe de estar cerrada, para no causar molestias a los vecinos de la mesa.

Figura 10 Ubicacin de los cubiertos al terminar. Figura 9 Ubicacin de los cubiertos durante una pausa

Figura 11 Forma de sujetar la copa de vino.

Hay que mantener una cierta distancia entre los platos y uno. Hay personas que se acercan demasiado a los platos, es decir se agachan para comer, lo que impide verlos y constituye una falta de etiqueta.

En estas comidas se acostumbra atender a las personas de manera individual, en cada mesa.

En un cena formal se debe ofrecer tres clases de vinos: blanco, para la entrada; tinto, con el plato principal; champagne acompaando al postre o al final. Cuando la entrada no corresponde a carne blanca sino a carne roja, se omite el vino de la entrada, en el caso de que el plato principal ofrezca carne blanca, se acompaara con vino blanco.

Se debe ir de un vino ms delicado a un vino ms fuerte; de un vino fresco a un aejo. Si la cena es informal y dependiendo de cmo estn preparados ciertos platos.

Las mesas en las comidas especiales suelen estar engalanadas para la ocasin, bien sea con flores o arreglos innovadores con figuras de hielo, frutas en recipientes transparentes, motivos combinados entre flores y frutas, en fin depende del gusto de los anfitriones.

Figura 12 Cena tipo buffet con arreglos florales.

5.2.2.3. Despus

Cuando no se puede asistir a un evento la excusa se puede ofrecer por telfono si as se ha solicitado en la tarjeta de invitacin, o personalmente en el caso de que otra persona vaya en su nombre y representacin.

Generalmente las representaciones se reciben por escrito, a solicitud del dignatario, autoridad o personalidad que las emite. Esto en trminos oficiales, la delegacin le sirve para iniciar los trmites de viaje y estada, si se hace preciso. Este honor podr incorporarse a su hoja de vida, pues ha actuado como representante o delegado de su autoridad o empresa. Cuando se invita a un particular a una ciudad o empresa, es de rigor hacer un intercambio de regalos debidamente seleccionados para que sean los portadores de un mensaje de amistad y buena voluntad entre las empresas.

Hay ciertos compromisos que hay que cumplir luego de las reuniones oficiales y que no se pueden descuidar. Lo primero es que los anfitriones brinden una buena estada a los invitados,

responsabilidad que va desde recibirlos, hasta despedirlos en el aeropuerto, en la antesala de embarque.

5.3. CONVENIO DE PRESTACION DE SERVICIOS

Al presentar un convenio de prestacin de servicios se tiene como primero la presentacin de las partes, tanto la de los contratistas como del cliente y hablndose de que se va tratar esta prestacin.

Despus de la presentacin siguen con los contenidos de las clusulas que son las siguientes.

Antecedentes. En esta clusula vemos como la empresa presenta sus argumentos para poder ser ella la que realice el evento con todos sus beneficios mostrndole al cliente la mejor opcin para la realizacin de su evento.

Objeto. En esta clusula vemos cual ser la razn de este convenio, cual ser el motivo del evento o lo que realizar la empresa de eventos especificando cada una de las partes que se realizara dentro del mismo evento.

Obligaciones de las partes. En esta clusula vemos las obligaciones que se deben cumplir para el cumplimiento del convenio de prestacin de servicios de ambas partes tanto del empleador como del cliente.

Personal. En esta clusula se especifica el personal logstico que tendr el evento con todas sus especificaciones diciendo que se van a encargar cada uno, los sueldos, los uniformes, clase de contratacin y de que dependencia son.

Vigencia. En esta clusula se ve el tiempo determinado en el cual se realizar dicho evento.

Precios. En esta clusula vemos la forma de pago y el costo del evento especificando todos los gastos para que el cliente no tenga ningn problema para la realizacin del pago del evento.

Aceptacin. Esta clusula quizs sea la ms importante por que es donde las dos partes aceptan las condiciones del convenio dando su firma de aprobacin. A continuacin se anexar un convenio de servicios ya realizado.

5.4. ESTRATEGIAS DE COMUNICACIN PARA LA DIFUSIN DE UN EVENTO

Para la defuncin de un evento se deben sujetar a ciertas estrategias que harn, que el evento sea un xito. La estrategia debe estar muy bien elaborada para tener los objetivos esperados. Estos son los elementos que se deben combinar para llevar a cabo la difusin del evento.

Publicidad: Es la actividad que hace para difundir un evento al pblico con el propsito de motivar y vender una imagen.

Pblico objetivo: Conjunto de personas con ciertas similitudes a los cuales se les dirige una accin publicitaria.

Segmentacin: Seleccin que se le hace a un grupo objetivo con actitudes y necesidades homogneas que representan las necesidades del pblico al que va a llegar el mensaje publicitario.

Bases para la segmentacin de mercados:

* Demografa: Estudia estadsticamente la estructura y dinmica de la poblacin y la moda que rige el mercado.

* Socioeconmica: Es el condicionamiento o acto que incluye tanto aspectos de orden econmico como de orden social.

* Geografa: Es tener muy en cuenta el lugar donde se desarrollara el evento para tener una buena respuesta del publico objetivo.

* Sicografa: Es la forma en que se escribe o se grafica un texto para identificar el evento, llamar la atencin del pblico objetivo y comercializarlo. Posicionamiento: Es la forma como perciben los consumidores la imagen de un producto o servicio. Esto es muy necesario para que la imagen obtenga un buen sitio y evolucione positivamente en el mercado.

Estrategia creativa: Plan elaborado para generar comunicacin publicitaria eficaz por medio del adecuado manejo en la forma y en el fondo de los mensajes.

Objetivos de la estrategia:

* Fijar lo parmetros para el desarrollo de cada campaa. * Comunicar informacin coherente e igual para todas las personas que interviene en la campaa, clientes, creativos y medios. * Hacer continuamente una evaluacin minuciosa para as juzgar las piezas de la campaa. * Permitir el anlisis de las comunicaciones adecuadas frente a la competencia. Contenido de la estrategia:

1. Identificacin de el evento: Es el nombre completo y exacto de cmo se quiere vender el evento (producto).

2. Producto: Describir las ventajas, los atributos, las diferencias frente a los competidores, la imagen de producto y elementos destacados del comportamiento.

3. Objetivo de la campaa: Es la accin que se desea obtener de parte de los consumidores frente al producto.

4. Competencia: Analizar las competencias directas e indirectas.

5. Concepto de producto: Idea, reunin de elementos comunicables de una manera creativa y eficaz. Concepto: Es el posicionamiento publicitario sintetizado en una idea creativa. Crear es combinar elementos en formas nuevas, usar la imaginacin para obtener resultados tiles para la comunicacin y el posicionamiento publicitario. Crear no consiste en realizar piezas agradables, sino publicidad eficaz que impacte, comunique y persuada.

Elementos de concepto creativo: encabezamiento de los textos, eje argumental de la campaa y frase que sintetiza el aspecto ms representativo del concepto creativo de la campaa.

Normas que rigen la campaa: Unidad de campaa: Cuando sean varias las piezas que se preparan para una campaa deben tener caractersticas comunes destacadas que la hagan identificables y coherentes.

Es importante rescatar el beneficio ms vendedor, una campaa es mas eficaz cuando se resalta un objetivo .El mensaje debe ser coherente con el uso y beneficio del producto.

El logo smbolo: Es un elemento grafico que representa la distincin de cada evento.

5.5. DEFINICIN DE TRMINOS BSICOS

Manteles: Los manteles que se utilizan redonda, mantelera cuadrada, mantelera de todos los colores, con los cubre manteles adecuados para las combinaciones, mantelera blanca, repasadores de todo tipo, servilletas.

Faldones: Este implemento se usa ms que todo para la decoracin de la mesa en la parte inferior el tamao varia depende del tamao de la mesa.

Tapetes: los tapetes son ms que todo decorativos y se utilizan para la proteccin de los pisos del establecimiento.

Servilletas: la servilleta de tela se dobla y se coloca a la izquierda del plato, en la parte ms exterior del tenedor.

Forros para sillas: Un forro de silla, silln o sof no slo sirve de protector contra la suciedad o el desgaste del tapiz original de su mueble, sino que, tambin deben ser elaborados con un fin esttico.

Vasos: Se denomina vaso a todo recipiente destinado a contener lquidos, para los eventos se utilizan una variedad de vasos como: Vaso Balln, Vaso Branford, Vaso Mster, Vaso Paris, Vaso Pilsners, Vaso Princesa, entre otros.

Copas: Una copa es un vaso destinado a contener lquido para beber que posee un pie como base. Tienen una gran variedad entre ellas se encuentran las siguientes: Copa Balln agua, Copa Balln vino Blanco, Copa Balln champaa, Copa Balln champaa flauta, Copa Balln Mster vino blanco, Copa Balln Mster degustacin, Copa Balln Mster Vino Tinto, Copa Balln Mster Aperitivo, Copa Banquet Vino Blanco, Copa Banquet Champaa, Copa Banquet Agua, Copa Cocktail Hurricane, Copa Convention Bebida Helada, Copa Convention aperitivo, Copa Convention Vino Tinto, Copa Convention Champaa, Copa jerez, Copa Brandy, Copa Wine, Copa Grappa, Copa Cognac, entre otras.

Jarras: Una jarra es una vasija de barro, cristal u otro material con el cuello y boca anchos y una o ms asas. Existen varios tipos de jarras como: Jarra Britania que es para cerveza, la Jarra Minden;

tambin hay jarras de cristal para el agua y el Vino.

Mesas: Una mesa es un mueble con una o varias patas (frecuentemente cuatro) y tablero plano que se utiliza para dejar objetos. Las mesas tipo tabln son el equipo ideal para fiestas, banquetes, convenciones y hoteles. Medidas de 2.40 x 0.76 mt.

Sillas: Una silla es un mueble con respaldo, cuya finalidad es servir de asiento a una sola persona. La silletera que se utiliza normalmente para los eventos es de un material plstico con la intencin que sea ms econmica para la empresa. Carpas: Las carpas se fabrican en formas y estilos diversos, ideales para dar un techo y crear una atmsfera clida a sus eventos. La decoracin ser la encargada de crear el ambiente perfecto.

Planta de sonido: La planta se utiliza como una fuente de sonido que da salida a los bafles los cuales son los encargados de reproducir el sonido.

Altavoz: Un altavoz (tambin conocido como parlante) es un transductor electro acstico utilizado para la reproduccin de sonido. Uno o varios altavoces pueden formar una pantalla acstica.

Menaje: El menaje quizs es lo ms importante de un evento de saln puesto que tiene los utensilios que se utilizaran en dicho evento, entre ellos se encuentran los siguientes: Plato Pando, Plato Postre, Cuchillos, Tenedores, Cucharas, Copas, Vasos, Bandejas, Trinchetes, Ceniceros, Charoles, Jarras, Samovares, Salseras, Fruteros, Hieleras, entre otros por no nombrarlos todos.

El Aire Acondicionado: El acondicionamiento de aire es el proceso ms completo de tratamiento del aire ambiente de los locales habitados; consiste en regular las condiciones en cuanto a la temperatura (calefaccin o refrigeracin), humedad, limpieza (renovacin, filtrado) y el movimiento del aire dentro de los locales. Si no se trata la humedad, sino solamente de la temperatura, podra llamarse climatizacin.

Amenities: Pequeos artculos de aseo personal que se colocan en los cuartos de bao de los hoteles. Artculos de acogida.

Alojamiento Rural: Agroturismo (farm tourism; agrotourisme). Tipo de turismo basado en el alojamiento en casas rurales y donde el usuario participa en las tareas cotidianas del lugar: agrcolas, ganaderas, artesanales.

Aparta hotel: "appart hotel" o "apartotel" es un conjunto de viviendas o departamentos equipados completamente para la vida cotidiana, con tiles de cocina, loza, ropa de cama, tiles de bao, heladera, etc., que cuenta con servicio de mucama, y todas las comodidades de un hotel (en algunos hasta sala de conferencia, fax, internet, piscina, spa, sala de masajes y relajacin, etc.). Establecimiento integrado por unidades de ms de un ambiente organizado con el concepto de hotel en cuyas habitaciones o unidades de alojamiento (bungalows, villas, etc.) se facilita al turista la conservacin y preparacin de alimentos y dispone, por tanto, de cocina.

Apartamentos Tursticos: Son bloques de apartamentos, casas, bungalows y dems edificaciones similares que, disponiendo de las necesarias instalaciones y servicios. Arribo: Establecer la hora de arribo de un husped, para momentos de ocupacin alta o por poltica u procedimiento de cada empresa.

Banda ancha: Se conoce como banda ancha en telecomunicaciones a la transmisin de datos en el cual se envan simultneamente varias piezas de informacin, con el objeto de incrementar la velocidad de transmisin efectiva. En ingeniera de redes este trmino se utiliza tambin para los mtodos en donde dos o ms seales comparten un medio de transmisin.

Bao Turco: Tambin conocido como hamam, es una modalidad de bao de vapor que incluye limpiar el cuerpo y relajarse. Han desempeado un importante papel en las culturas del EsteMedio como punto de reunin social, de ritual de higiene y como elementos arquitectnicos.

Bar: Un bar (del ingls bar, barra), es un establecimiento comercial donde se sirven bebidas alcohlicas, no alcohlicas y aperitivos, generalmente para ser consumidos de inmediato en el mismo establecimiento en un servicio de barra.

Botones: Antigua denominacin del que ahora es auxiliar de recepcin y conserjera. l botones es el encargado de ayudar con el equipaje.

Cajilla de Seguridad: Es un compartimento de seguridad que ha sido inventado para que su apertura sea muy difcil para personas no autorizadas y as poder guardar elementos de valor. Por lo general son fabricadas en un metal extremadamente duro, por lo que son muy pesadas y constan de un sistema de cierre que solo se puede abrir mediante claves secretas, y las cuales pueden cambiarse para preservar ms an la seguridad.

Centro de Negocios o Bussines Center: Sala de servicios de comunicaciones, impresin para los pasajeros que suelen contar con computadores, con conexin a internet, fax, fotocopias, etc.

Check In: Concepto que se refiere a los procesos de inscripcin en un hotel o medio de transporte.

Check Out: Proceso de salida de un establecimiento hotelero con la correspondiente liquidacin de la cuenta de gastos.

Cumplimentary: Indica un servicio que se presta gratuitamente.

Conserje: El conserje es el que tiene por profesin la custodia, limpieza y llaves de un edificio.

Cuentas por Cobro: En este mdulo se controla la cartera de clientes del Hotel de manera automtica, ya que est enlazada al 100% con el sistema de contabilidad tomando de esta fuente la informacin correspondiente a las cuentas por cobrar, logrando eliminar una doble captura y la posibilidad de errores en la misma. Comprende este sistema las operaciones provenientes de huspedes y compaas a quienes se otorga crdito, as como de renta de salones, celebraciones y eventos diversos. Permite el sistema obtener reportes en el momento en que desee de manera actualizada.

Datafono: Equipo que conectado a la red telefnica convencional, permite el cobro mediante tarjetas de crdito o dbito, con intercambio de informacin en tiempo real con el centro gestor de la tarjeta, incluyendo una peticin de autorizacin y en su caso, el cargo en cuenta.

Efectivo: El efectivo est integrado por aquellas cosas que comnmente se aceptan como medios de cambio. Para que sea considerada como efectivo, una cosa tiene que ser convertible inmediatamente a dinero en su valor nominal. El efectivo disponible incluye: Billetes - Monedas.

Estada: Periodo durante el cual se ocupa la habitacin de un hotel. Tambin esta la Estada prolongada (overstay) que es permanecer en el hotel despus de la fecha de salida.

Estndar: Modelo que se sigue para realizar un proceso o una gua que sirve para no desviarnos de una meta a la que se desea llegar.

Folio Husped: Cuenta del husped. Registro de pagos y deudas.

Formato Reservas: Documento donde se consigna toda la informacin personal de las personas que llaman hacer reservas al hotel, tales como Nombre del Solicitante: No. Identificacin: Celular: Direccin: Telefax: Email: Descripcin del Servicio a Reservar: etc.

Front Desk: Lugar del lobby donde est ubicada la Recepcin, tambin denominado Front Hall.

Hostal: Tipo de alojamiento turstico desaparecido en la mayora de las Comunidades Autnomas, que designa a una Pensin sin estrellas.

Hotel: Un hotel es un edificio planificado y acondicionado para albergar a las personas temporalmente, y que permite a los viajeros, alojarse durante sus desplazamientos. Los hoteles proveen a los huspedes de servicios adicionales como restaurantes, piscinas y guarderas.

Algunos hoteles tienen servicios de conferencias y animan a grupos a organizar convenciones y reuniones en su establecimiento. Husped: Desde el punto de vista jurdico, se le puede definir como la persona que se aloja en un establecimiento hotelero mediante contrato de hospedaje da a da. Tambin tenemos Husped long stay, que es aquella persona alojada en un establecimiento hotelero cuya estada supera los 14 das.

Husped con Reserva: Husped que tiene su reserva separada.

Husped Walk-in: Husped que llega al hotel sin reservaciones previas.

In: Utilizado para especificar registros de una base de datos.

Junior Suite: Denominacin habitual de las habitaciones dobles con saln

Late Check Out: Cuando un husped desea salir despus de la hora normal del check-out, quedando a criterio de la Gerencia el cobrar o no la estada extra.

Lobby: rea de entrada al hotel para el pblico.

No Show: Trmino empleado para definir la no presentacin de un cliente a un servicio previamente contratado y que generalmente implica la prdida del mismo. Tambin puede aplicarse a aquellos que no utilizan el servicio por no estar en posesin de los documentos requeridos.

Out: Salida de los huspedes.

Plan Americano: Servicio que incluye, alojamiento, desayunos y servicios del hotel.

Plan americano modificado: Servicio que incluye alojamiento, desayuno, almuerzo o cena y servicios del hotel.

Plan Europeo: nicamente incluye alojamiento por noche o por persona en el hotel.

Posadas Tursticas: Las posadas tursticas tienen potencial para promover el turismo extranjero, pues disponen de atractivos tursticos diversos y cuentan con la infraestructura bsica para consolidar procesos de desarrollo de la actividad.

Pre-arribo: Es anunciar la llegada de un husped con anticipacin.

Recepcionista: Recepcionista es la persona que atiende a los usuarios de un edificio o lugar destinado a ese fin, proporcionando todo tipo de informacin y asistencia; por lo general ha sido entrenada o conoce alguna de las ciencias secretariales.

Recintos de Campamento: Espacios de terreno debidamente delimitados, dotados y acondicionados, destinados a facilitar a las personas, de modo habitual y mediante un precio un lugar para hacer vida al aire libre durante un tiempo limitado con fines vacacionales o tursticos y utilizando como residencia albergues mviles, tiendas de campaa, caravanas, u otros elementos similares fcilmente transportables.

Registro hotelero: Es el sistema mediante el cual el hotel registra todas las habitaciones y mobiliarios de estos.

Reporte Ama de Llaves: Es el mas importante eslabn en la cadena de servicios en todas las categoras de establecimientos; mantiene actualizada la disponibilidad de las habitaciones, verificando las posibles discrepancias que existan entre este departamento y la recepcin.

Reserva Garantizada: Un mutuo contrato entre el husped y el hotel, donde uno se comprometer a proveer los servicios requeridos y el otro pagar por ellos.

Restaurante: Un restaurante es un comercio en el mayor de los casos pblico donde se paga por la comida y bebida, para ser consumidas en el mismo local. Hoy en da existe una gran variedad de modalidades de servicio y tipos de cocina.

Room Rack: Panel o casillero en las que estn representadas todas las habitaciones del hotel y que sirve para controlar permanentemente las mismas.

Room Service: Llamado servicio a las habitaciones, son aquellos en los cuales se sirve en el cuarto de A&B.

Room Status: Indicador del estado de disponibilidad de una habitacin con respecto a las reservas.

Salones para Eventos: Esta dotado con toda clase de menaje, lencera, decoracin y hay varios salones como el de las reuniones sociales, corporativas etc.

Stay Over: El husped que atrasa su salida por una noche o ms.

Suite: Conjunto de dos o ms habitaciones con sus respectivos cuartos de bao, y al menos un saln comn. Tambin existe la Suite de Hospitalidad, esta es una suite o habitacin grande que se utiliza para el entrenamiento de los huspedes que asisten a una conferencia o para los delegados a la misma.

Tarjeta de Crdito: Es una tarjeta de plstico con una banda magntica, a veces un microchip, y un nmero en relieve que sirve para hacer compras y pagar prstamos en fechas posteriores. Entre las ms conocidas del mercado estn: Visa, American Express, MasterCard y Diners Club, JCB, Discover, entre otras.

Tollfree: Llamada gratis; llamada libre de cargos que se utiliza para las llamadas telefnicas a distancia.

Up Grade: Significa cambiar a un alojamiento de mayor categora; puede involucrar un pago adicional. Trmino empleado cuando se produce una mejora en la categora de un producto. Accin de dar a un cliente un producto o servicio de mayor categora que el contratado.

Valet Parkin: Empleado de Guest Service Department, cuyas funciones son recibir los vehculos de los huspedes/clientes y entregarlos a su requerimiento.

Voucher: Bono de Agencia, empleado como documento acreditativo de la reserva de un cliente por parte de una agencia de viajes y que es entregado como forma de pago al proveedor del servicio.

Zona Hmeda: Las zonas hmedas son ecosistemas de transicin entre los acuticos y los terrestres. Pueden estar cubiertos por aguas someras o tener el nivel fretico a ras de suelo o a pocos centmetros de profundidad. Ocupan superficies considerables alrededor de las aguas estancadas o de curso lento.

Ruche: Tipo de mantel que se coloca en la parte posterior de la mesa en dobles cubriendo todo el borde de esta.

Video Beam: Se utiliza para proyectar la imagen de video del computador en una pantalla o una pared blanca.

Cash: Se refiere a dinero efectivo o a activos muy lquidos, tambin se utiliza para describir al mercado spot (que se puede convertir rpidamente en efectivo).

Canap: Los canaps son aperitivos elaborados de pequeo tamao y generalmente decorados que se cogen con los dedos y a menudo se comen de un bocado. Son delicias tradicionales de fiestas y celebraciones en donde se sirven de pie antes de la comida principal.

Enologa: La enologa es la ciencia, tcnica y arte de producir vino. El enlogo es el asesor tcnico responsable de dirigir el proceso de elaboracin del vino. Es el experto que supervisa en la bodega

tanto la elaboracin, el almacenaje, anlisis, conservacin, embotellado y comercializacin del vino.

Tapas mantel: Son manteles que tambin tienen el nombre de sobre mantel que se colocan en forma diagonal sobre la mesa.

Tablones: Tabla grande y gruesa que sirve para formar mesas.

6. METODOLOGAS DE INVESTIGACIN

6.1. V DE GOWIN

Figura 13 V DE GOWIN

6.2. FLUJOGRAMA ORGANIZACIN DE EVENTOS

TRABAJO EN EQUIPO

LIDERAZGO

ADMINISTRACION DE PROYECTOS

EQUIPOS DE TRABAJO

ORATORIA

PROGRAMACION, CONTROL Y PLANIFICACION DE EVENTOS

ORGANIZACION DE EVENTOS ESTRATEGIAS DE COMUNICACIN

HERRAMIENTAS DE COMUNICACION

ESTRATEGIAS

CREATIVIDAD

ESTRATEGIAS DE NEGOCIACION ATENCION AL PBLICO

CALIDAD DE SERVICIO VENTA PROFESIONAL

7. DISEO METODOLOGICO

7.1. PROTOCOLOS SOCIALES

7.1.1. Protocolo matrimonio

Tan pronto una pareja formaliza una relacin debe informar, la feliz noticia, a sus respectivos padres y preparar una reunin para presentar al futuro miembro poltico de la familia.

Pedida de mano: El novio, en compaa de sus padres hace una visita oficial a los padres de la joven y piden su mano; sin embargo, este acto de cortesa ya no es habitual. En esta oportunidad se hace la entrega del anillo del compromiso. La novia por su parte ofrece un obsequio al novio, consistente en un libro, reloj, mancuerdas entre otros.

Agenda para la boda:

De ocho a seis meses antes de la boda:

* Elaborar el presupuesto. * Elegir las personas que integraran el cortejo. * Reservar la iglesia para la ceremonia eclesistica. * Reservar los salones para la recepcin. * Decidir y apartar el viaje de luna de miel. * Reservar las flores para la iglesia y la recepcin. De seis a tres meses antes de la boda:

* Elegir y encargar los trajes para la novia, el novio, y padrinos. * Elegir las invitaciones. * Elaborar lista de invitados. * Verificar la documentacin requerida para la boda civil y religiosa. * Escoger la msica y la decoracin. * Reservar los servicios de fotografa y video. * Seleccionar anillos De tres a dos meses antes de la boda:

* Enviar las invitaciones. * Reservar alojamiento para los invitados que vivan lejos de la ciudad. * Escoger men y confirmar el evento. * Encargar las flores. * Comprometer la fecha de ensayo de boda. De dos a tres semanas:

* Adquirir las bebidas. * Verificar el nmero de invitados. * Confirmar flores. * Prueba final del traje de novia y novio. * Degustar el men. Una semana antes:

* Comprobar los preparativos. * Revisar lista de invitados. * Organizar la despedida de soltero. * Ensayo de boda.

Despedida de soltera (kitchen shower): La organiza la mejor amiga de la novia; puede ser discreta y formal como divertida en algn club de la ciudad.

Obligaciones monetarias: El novio adquiere el anillo de matrimonio y el de bodas, los licores de recepcin y la luna de miel; los padres de la novia pagan las invitaciones, las flores, el vestido de novia, la comida y la torta. (Esto es un protocolo opcional).

Invitaciones: El material debe ser de la mejor calidad, preferiblemente blanco o marfil, letra manuscrita y tinta negra; aunque en ocasiones se utiliza el color de decoracin de la boda. Cuando el matrimonio es muy formal, se utilizan dos sobres: en el primero se escribe los nombres y apellidos con la direccin del destinatario. En el segundo va la tarjeta de invitacin. En la tarjeta va los nombres de los padres de la novia, seguido de los del novio; bajo estos el nombre de los novios empezando por el del novio. Cuando uno de los contrayentes vienen de parejas divorciadas y la madre se ha vuelto a casar, se imprime su nombre y un apellido de soltera.

Vehculo nupcial: Si la boda es fuera de la ciudad es apropiado carruajes tirados por caballos; si es en la cuidad una limousine o automvil de lujo es el indicado.

El orden de llegada de los novios, padres y miembros importantes se sugiere que sea de la siguiente manera:

* Vehculo nmero uno: Este llega primero a la iglesia y lleva al novio, madre del novio o madrina y chofer. * Vehculo nmero dos: Es el segundo en llegar y lleva a la madre de la novia, damas de honor y chofer. * Vehculo nmero tres: Es el tercero en llegar y lleva al padre del novio, miembros de la corte y chofer. * Vehculo nmero cuatro: Es el ultimo en llegar y lleva a la novia, padre de la novia, chofer o cochero Corte nupcial:

* La dama de honor es la hermana de la novia o la mejor amiga de la novia. * Las damas de la corte son en nmero par y son elegidas por los familiares y los novios, opcionalmente pueden estar acompandolas unos caballeros. * Las floristas son dos nias que van esparciendo ptalos de flores delante de la novia. * El pajecillo es el encargado de llevar las sortijas en un cojn de satn. * El padrino de la novia es su padre o un familiar allegado. * La madrina del novio es su madre o un familiar allegado.

Cortejo de entrada a la iglesia: Los primeros asientos son para la familia de los novios; a la derecha estarn ubicados la familia y amigos del novio, y a la izquierda la familia y amigos de la novia. La ubicacin de los novios y de padrinos entre otros puede ser de la siguiente manera:

Figura 14 Cortejo de ingreso a la iglesia.

Recepcin: En lnea de recibimiento se sitan los novios y padres de los novios como ilustra la siguiente figura:

Figura 15 Lnea de recibo en recepcin.

Los invitados en forma ordenada felicitan a los novios y padres de los novios.

Luego los invitados pasan al saln, se ubican en la mesa que les corresponden y sirven champagne. Finalizados los saludos los padres y los novios se ubican en una mesa especial para ellos.

Brindis: Al inicio del banquete el padre o padrino ofrece unas palabras por la felicidad de los novios; luego el novio da algunos elogios a la novia y agradece a los padres de esta.

Torta de boda: Despus de la comida los novios cortan la torta; la novia toma una paleta y el novio coloca la mano sobre la de ella y le ayuda a cortar; la primera porcin es para los novios. Para lo invitados parte algn familiar o empleado.

7.1.2. Protocolo cumpleaos

Las fiestas infantiles: Las invitaciones para los cumpleaos se encuentran en cualquier local comercial y listas para organizar los datos personales y direccin de los invitados. El sobre de las invitaciones debe llevar el nombre de los nios y debe ser enviada con 15 das de anticipacin.

Teniendo en cuenta los espacios se recurre frecuentemente a salones, restaurantes o clubs para realizar las celebraciones.

El cumpleaero saluda en la entrada a los invitados, recibe y agradece los regalos; un adulto se hace cargo de las chaquetas de los nios para luego integrarlo a las actividades que se estn desarrollando.

Se decora el lugar con motivos infantiles, se coloca una cantidad suficiente de globos, serpentinas, entre otros; se aconseja contratar payasos, adquirir piatas para la distraccin de los nios.

Es tradicin obsequiar a los asistentes gorros, pitos, bonetes, de manera que al pasar a la mesa, para cantar el cumpleaos feliz, lo lleven puesto; el agasajado tiene uno especialmente decorado.

En la mesa arreglada para la ocasin y de preferencia con mantel y utensilios desechables se disponen: la torta, los helados, las galletas, los dulces, entre otros; tambin se puede brindar un platillo saldo, consistente en sndwich, perros calientes, pequeas porciones de pizza; se recomienda no incluir goma de mascar.

Se canta el feliz cumpleaos antes de que se apaguen las luces; luego el nio corta la torta y se reparte entre los invitados.

Es recomendable que por cada diez nios halla un adulto responsable pendiente de ellos y de esta manera evitar los accidentes.

En este tipo de fiestas se da un recordatorio que puede consistir en unas golosinas decoradas llamativamente.

Al finalizar la fiesta el nio invitado da las gracias al festejado y sus padres por las atenciones. Figura 16 Fiesta de cumpleaos.

Las fiestas para adultos ya son de otra ndole y estilo como lo son cenas formales, fiestas en clubs y actividades de esparcimiento.

7.1.3. Protocolo primera comunin y confirmacin

Debido a que un gran porcentaje de la poblacin del Oriente Antioqueo es catlica consideramos pertinente tener en cuenta los protocolos para el desarrollo y celebracin de este tipo de actividades.

Primera comunin: Este acto se prepara con meces de anticipacin debido a que el nio debe recibir unas instrucciones religiosas especificas, en ocasiones esto tambin va para los padres y padrinos.

Vestuario: Las nias pueden usar traje blanco largo, manga de acuerdo con el clima, guantes blancos, velo corto, cirio decorado con flores, el libro y el rosario. Los nios usan trajes en color azul o blanco, pantaln oscuro y chaqueta beige; a este conjunto se aade el brazal de cinta blanca en la manga derecha, que termina con un lazo. El cirio, el libro, el rosario y los guantes blancos complementan el traje.

Recepcin: Generalmente se acostumbra a celebrar en las maanas. Luego de la ceremonia se ofrece un brunch (desayuno-almuerzo) si es mas formal se brinda un almuerzo. Los padres y el homenajeado reciben a los invitados los cuales le dan al agasajado las felicitaciones. Cualquiera que sea el tipo de agasajo, nunca debe de faltar la tradicional torta. Los padres pueden dar recordatorios y estampas conmemorativas.

La confirmacin: Se realiza despus de un tiempo de preparacin y consiste en una formacin religiosa tanto para el confirmado como para el padrino.

Vestuario: El traje para esta ocasin es libre no hay ningn parmetro que rija la vestimenta para esta ocasin, lo nico que se pide por respeto a lo que se va a celebrar y al clero es que sea un traje sin mucho escote e indicado para lo que se va a celebrar.

7.1.4. Protocolo de fiesta de quince aos

La fiesta rosada: Las invitaciones para la celebracin se envan con un mes de antelacin; para las invitaciones se utiliza papel de le mejor calidad preferiblemente rosado o beige; en ella se imprime el nombre de los padres como anfitriones o en ocasiones el de la quinceaera. En la tarjeta estn los detalles de la recepcin, la solicitud de confirmacin al margen derecho, con las siglas S.R.C (srvase contestar por favor).

La quinceaera usa un traje rosado o beige; aunque hoy en da los colores han variado utilizando azul, fucsia, verde, o violeta. A ninguna invitada le es permitido usar un traje de color similar al de la cumpleaera.

Figura 15 Fiesta de quince aos.

En la recepcin, en la lnea de recibimiento se ubican los padres y la quinceaera en el siguiente orden padre, quinceaera, y madre.

Despus de la lnea de recibimiento ya en el saln la corte integrada por los caballeros y las damas, entra al saln a los acordes de un vals, las damas llevan una vela encendida o una rosa y forman una calle de honor agasajando a la cumpleaera. Las seoritas de la corte y sus caballeros forman una media circunferencia, para que la quinceaera y su padre dancen a los acordes de un vals; durante el baile ella va apagando las velas.

Se recomienda ofrecer un buffet. Al finalizar el servicio se llama discretamente a los invitados para cantar el cumpleaos feliz.

Despus de terminado el acto se dan los agradecimientos tanto por parte de los anfitriones como por parte de los invitados.

7.1.5. Protocolo de obtencin del titulo de bachiller

En la tarjeta de invitacin debe estar el nombre del plantel educativo y dems datos de la recepcin.

Los graduados ingresan al acto de acuerdo al orden alfabtico de sus apellidos; en esta ceremonia se entrega el titulo de bachiller y el anillo de grado.

Luego de esta ceremonia continua la recepcin, donde los graduados usan traje de etiqueta y complementan este atuendo con un arreglo de flores sujetas con una liga, en la mueca derecha.

Antes del brindis que estar a cargo de un representante de los padres de familia, se har circular entre los invitados el licor; despus vendr un vals en el cual los graduados bailaran con su padre o madre segn como sea el caso; terminado esto se contina con msica bailable.

Se disponen mesas especiales para las autoridades del plantel y para los graduados, y otras para los familiares e invitados, para seis u ocho personas. Se ofrece una cena y la torta de rigor.

7.1.6. Protocolo de graduacin de un profesional

Cuando el graduado se encuentra en la defensa de la tesis y tiene determinado el da y la hora de este, invita algunos familiares y amigos para que presencien la exposicin. Finalizado la exposicin se brinda al jurado y al pblico una copa de champagne acompaada de algunos pasabocas.

Otra opcin es la organizacin de un acto social en conjunto. En este caso, es necesario elaborar un programa que tendr entre otros puntos la entrega de un presente, para todos los graduados y autoridades; las palabras de una autoridad del centro educativo y para finalizar un corto discurso y brindis a cargo de un representante de los graduados.

Si algn graduado realiza una celebracin individual, deber enviar las invitaciones con un mes de anticipacin o por telfono con una semana de anterioridad; en las tarjetas pueden estar los

nombres de los padres del graduado o solo del graduado cualquiera de las dos alternativas son validas.

Los invitados como muestra de complacencia ante el logro alcanzado se presentan con un obsequio como libros, flores, etc.

7.1.7. Protocolo de aniversario de bodas

Los aniversarios de bodas: plata, oro y similares constituyen un evento social. Requiere de algunos meses o semanas de preparacin.

Las bodas de plata u oro consisten en una celebracin social y a veces religiosa para recordar el matrimonio; se celebran las de plata a los 25 aos de casados y de oro a los 50 aos de matrimonio. El significado que se le da a esta celebracin es la demostracin de amor entre los esposos y tiene como objetivo fortalecer y exaltar la unin del matrimonio y el valor del amor como sustento de la familia.

Usualmente la pareja compra nuevos aros, la vestimenta va de acuerdo con la formalidad y la hora de la reunin, el cortejo entra a la iglesia a los acordes de la marcha nupcial precedido por el pajecillo quien porta los aros.

En la recepcin la lnea de recibimiento esta integrada por la pareja que conmemora su aniversario, el brindis esta a cargo del mayor de los descendientes, la pareja que celebra su aniversario puede encontrar con esta la oportunidad de un buen motivo para salir de viaje.

Celebraciones matrimoniales

1 Ao | Bodas de Papel 2 Aos |

| |

Bodas de Algodn

3 Aos | Bodas de Piel |

4 Aos | Bodas de Seda 5 Aos | Bodas de Madera 6 Aos | Bodas de Hierro |

| |

7 Aos | Bodas de Cobre o Lana 8 Aos | Bodas de Bronce 9 Aos | Bodas de Cermica 10 Aos 11 Aos 12 Aos 13 Aos 14 Aos 20 Aos 25 Aos 30 Aos 35 Aos 40 Aos 45 Aos 50 Aos 55 Aos 60 Aos | Bodas de Aluminio | Bodas de Acero | Bodas de Lino | Bodas de encaje | Bodas de Cristal | Bodas de Porcelana | Bodas de Plata | Bodas de Perla | Bodas de Coral | Bodas de Rub | Bodas de Zafiro | Bodas de Bodas de Oro | Bodas de Esmeralda | Bodas de Diamante | | |

| |

| | | | | | | | | | |

7.1.8. Protocolo en un restaurante

Reservacin: La eleccin de local y reservacin se hace por lo menos con dos semanas de anterioridad; se escoge un men similar para todos los invitados, donde se tomaran en consideracin sus gustos y costumbres.

Llegada de los invitados: A los anfitriones les corresponde llegar momentos antes de la hora indicada; pero si sufren un retraso y sus invitados llegan antes, estos pueden ordenar un aperitivo y aguardar en el bar.

Las copas de los aperitivos que se encuentran llenas al pasar a la mesa, se dejan en el bar; son los empleados, del restaurante, quienes las acercaran a la mesa.

Si algn invitado se retrasa, y el anfitrin y sus invitados se encuentran ya en el comedor, esta persona se hace conducir a la mesa por el matre. A su llegada el anfitrin se pone de pie para saludar y hace las presentaciones; su esposa y el resto de los invitados permanecen sentados; excepto, cuando ella reciba en calidad de anfitriona, entonces se pone de pie para saludar.

En la mesa: Si desea tener en las mesa lugares especficos (place cards) con los nombres de los invitados, da a conocer este particular al matre uno o dos das antes. Tambin los anfitriones pueden sugerir en ese momento los puestos a los invitados alternando damas y caballeros. Se tiene presente que los esposos no se sientan juntos, y los novios no son separados

. Figura 17 Montaje de mesas en un restaurante.

Vino: Cuando se ha elegido un men similar para todos los comensales, la eleccin del vino no es un problema; pero si la seleccin de la alimentacin recae en cada invitado, se tiene una combinacin de carnes blancas y rojas, en ese caso se ordena una botella de vino blanco y otra de tinto.

Si se prefiere unificar el tipo de bebida, se puede solicitar champagne (formal) o vino rosado (informal).

Un empleado trae la botella y presenta el corcho al anfitrin, para que lo perciba y confirme que ha estado almacenado en posicin horizontal; luego le ensea la marca y le sirve un poco, el

anfitrin bebe y da a conocer su agrado con una leve seal. El mesero inmediatamente llena las copas de los invitados y regresa para terminar con la del anfitrin.

El anfitrin puede rechazar el vino, si estuviera agrio o su aroma disminuido, en cuyo caso, el empleado se lleva la botella y trae otra de igual marca y color.

La cuenta: Para el pago de la cuenta se puede optar por las siguientes opciones:

* El anfitrin puede solicitar al gerente del restaurante que la cuenta sea enviada a su casa o su oficina. * Momentos antes de que finalice la comida el anfitrin se levanta discretamente de la mesa para cancelar la cuenta, e inmediatamente reincorporarse al grupo. * Cuando se trata de un grupo pequeo, el anfitrin sencillamente solicita la cuenta y cancela de preferencia con cheque o tarjeta de crdito. El uso de dinero en efectivo se considera no elegante.

7.1.9. Protocolo de servicio de mesas

Aperitivos: En el momento que llegan los invitados se debe servir los aperitivos. Dentro de estos podemos nombrar: Whisky, Jerez, Vino, Coctel.

Los empleados o personal de apoyo deben ofrecer a los asistentes para el efecto, arreglan una bandeja cubierta por un mantel y sitan las bebidas en vasos cortos, aquellos que se sirven con hielo o puros y en vasos largos, los que contengan cualquier tipo de mezcla.

Men: El men para una comida depende de la hora, el lugar y la formalidad de la reunin. Para planearlo se tiene en cuenta los gustos y las costumbres de los comensales.

El men adems de equilibrado debe ser variado. Se evita disponer de un men tpico a invitados extranjeros, a menos que lo soliciten.

1. Cuando se trata de mesas rectangulares u ovaladas, se distribuye a los comensales partiendo de los centros (francs) o de las cabeceras (anglosajn). La primera opcin tiene la ventaja de que los anfitriones se encuentran mas cerca del mayor numero de invitados.

Partiendo de los centros o de las cabeceras, los anfitriones se sientan uno frente del otro, los invitados de honor a su derecha, los que siguen en importancia a su izquierda. De esta manera, el anfitrin se sita entre dos damas y la seora entre dos caballeros. Luego se alterna, en orden jerrquico, una dama y un caballero.

2. En caso de que fuera el anfitrin solo, solicita compartir la presidencia de la mesa con el invitado de honor, o con la persona mas distinguida de la reunin.

3. Para mesas redondas se sugiere que los invitados se sienten alternando una dama y un caballero. El uso de las tarjetas de mesa (place card), que establecen el lugar de los convidados, queda a discrecin de la anfitriona.

4. Para mesas rectangulares que formen un cuadrado entre si. Se establece en cada lado el sitio de honor y a partir de este, se ubican los convidados. Las personas que queden en los filos sern las de menor jerarqua en el orden estrictamente protocolar. Los anfitriones y sus invitados de honor se sitan en la mesa rectangular ubicada frente a la puerta de ingreso.

Las fuentes, con la comida, se ofrecen por el lado izquierdo de los comensales. Los platos se retiran, una vez que todos hayan terminado de comer, por la derecha: de dos en dos, sujetando un plato en cada mano o sobre una bandeja.

Figura 18 Montaje de servicio de mesa

Cuando haya que cambiar un plato usado, por otro limpio; simultneamente se retira el primero, por la derecha del comensal y se repone el otro, por la izquierda.

Se sirve en primer lugar a la invitada de honor, sentada a la derecha del anfitrin; a la seora ubicada a su izquierda, al resto de damas y finalmente a la anfitriona. Se sirve inmediatamente al caballero en cuyo honor se realiza la cena, sentado a la derecha de la anfitriona, al seor a la izquierda de esta, al resto de caballeros y finalmente el anfitrin.

En lugares que no sean restaurantes, se observan el siguiente procedimiento: el vino se sirve por la derecha del invitado inmediatamente despus de cada plato, se llenan los dos tercios de la capacidad de la copa. Se ofrece un vino blanco antes de un aejo; nunca a la inversa.

Para servir el vino, se presenta la botella envuelta por una servilleta (dejando ver la etiqueta) se la toma, con la mano derecha, por el centro de su parte mas ancha.

Brindis: En una cena se procede de la siguiente manera: el brindis lo ofrece el anfitrin, al inicio de la comida, con el primer vino; si adicionalmente al vino, se ha previsto brindar champagne, el ofrecimiento se hace con esta bebida antes de postre.

7.2. DISEO DE PROGRAMAS

7.2.1. Esquema protocolo y logstica

Protocolo y logstica en las Empresas |

Por su naturaleza eficacia personal

| * Estructural * De gestin * De atencin a personalidades * De la |

Por su propsito, rea de accin destinatario. | * Oficial * Religioso * Civil * Oficial del estado * Diplomtico * Social | Objetivos del protocolo | * Evitar improvisacin * Orden perfecto * Facilitar el cumplimiento del acto, a travs del trabajo bien hecho. | Esfera publica | * Oficial: Acto organizado por las instituciones del estado y ramas de la administracin. * No oficial: Organizan el acto personas que no pertenecen al mbito oficial, para amplios sectores de la sociedad |

Esfera privada | Formal: Se mantiene cierto ceremonial o formalidadesInformal: No requieren ceremonial pero si cierto decoro. | Protocolo al servicio de la imagen institucional | - En los actos corporativos la organizacin cobra vida en las personas que lo representan.- Las nuevas tecnologas de comunicacin: las audiovisuales. Se necesita apoyo de imgenes ySentimientos.- Empresas e instituciones: Presencia de los medios de comunicacin. Actos sociales | Clasificacin de actos institucionales y presidencias | - Actos corporativos externos: relacin con otras empresas.- Actos internos: Implican a toda la organizacin, sin relacin con otras entidades aunque haya invitados ajenos a la entidad. | Actos propios de la Empresa | La propia empresa ser la que marque las pautas para la organizacin de sus actos; por supuesto las voces que se dejaran or la de la Directiva y la del Consejo de Administracin, a cuya cabeza figura el presidente, realmente ser la propia estructura de la empresa, y su naturaleza la que establezca la prelacin interna de sus mandos, | Reuniones de Trabajo | Las reuniones son muy tiles siempre y cuando se tenga claro el objetivo que se quiere alcanzar.Una reunin interna se convierte en uno de los principales vehculos de comunicacin en laEmpresa; los empleados intercambian informacin entre s, se plantean, posibles cambios o problemas que han ido surgiendo, etc. Es fundamental su planificacin, y siempre ser el convocador quin marque las pautas, teniendo en cuenta la categora de los asistentes.En las reuniones externas, aunque el protocolo empresarial se rija por la jerarqua, siempre la empresa se convierte en anfitrin, por lo que cede ese protagonismo. En este caso, el anfitrin-organizador es el emisor del mensaje en ese sistema de comunicacin que constituye cualquier acto corporativo. Es el responsable porque es quien convoca, organiza, coordina, asume los gastos y debe en consecuencia rentabilizar el acto. | Fases de un Acto | Las fases que a lo largo de la preparacin y ejecucin de un acto que pueden producirse responden a los siguientes escalones:- Fase de tanteo.- Fase de informacin.Fase de recopilacin.- Fase de anteproyecto.- Fase de discusin tcnica.- Fase de proyecto y programacin.- Fase de organizacin.- Fase de Taquilla.- Fase de comunicacin Interna y Externa.Fase de ensayos.- Fase de ejecucin.- Fase de ValoracinHay que advertir que la proliferacin de fases depender de la complejidad del acto, el nmero de factores intervinientes y su posible trascendencia. |

7.2.2. Esquema para la organizacin de programas pedaggicos

7.2.3. Esquema para la organizacin de conciertos y eventos al aire libre

7.2.4. Esquema para la organizacin de programas recreativos

7.2.5. Esquema para la organizacin de programas de capacitacin

7.2.6. Esquema de trminos para seleccin y contratacin de los servicios de alojamiento

8. POBLACIN Y MUESTRA

L poblacin y muestra esta representado por aprendices e instructores del Centro de la Innovacin la Agroindustria y el Turismo SENA. De acuerdo a las caractersticas de poblacin objeto de estudio, se hizo un recorrido por las empresas prestadoras de servicios del oriente Antioqueo que nos permiti reconocer y anotar las dificultades que se prestan en las empresas en cuanto a etiqueta y protocolo.

Las tcnicas utilizadas para la recoleccin de la informacin fueron:

* La observacin directa. * Encuestas aplicadas a empresarios. Para la aplicacin en torno a la observacin directa, se utiliz el dialogo para tener un contacto mas objetivo con la realidad, el cual constituye una base verificable de la informacin, especialmente para las empresas prestadoras de servicio.

9. HIPTESIS

Segn la investigacin realizada las debilidades que presentan las empresas del Oriente Antioqueo respecto a protocolo y logstica son resultado de la falta de conocimiento sobre el tema y la escasa bibliografa que se encuentra sobre esta rea. Por eso se busca que mediante la implementacin de este compendio y a travs de la informacin que poseen los Tcnicos en

Organizacin de Eventos Tursticos y Recreativos se superen estas debilidades y se mejore la competitividad.

9.1. VARIABLES

Variables independientes:

* La mayora de las empresas Recreativas y Tursticas no tienen un protocolo establecido para garantizar la calidad en los programas y servicios tursticos y recreativos.

* Carencia de estrategias metodolgicas que promuevan el desempeo productivo, y que revelen unos resultados de acuerdo a los objetivos establecidos y a las metas que se quiera alcanzar.

* Deficiencia en la realizacin de las propuestas para la organizacin y ejecucin de un evento.

* Ausencia de protocolo y logstica en las empresas Recreativas y Tursticas del oriente Antioqueo.

* Empirismo en la prestacin del servicio al cliente tanto en conocimientos como en acciones.

* Falta de manejo de una segunda lengua como el ingles, esencial para la competitividad y el posicionamiento de las empresas.

Variables dependientes:

* Esto produce menos competitividad en el mercado, dificultando su posicionamiento.

* Falla en la articulacin de ideas que presentan las empresas frente a su productividad y eficiencia.

* Poca motivacin por parte del cliente, provocando la disminucin en la prestacin de los servicios de la empresa al consumidor.

* La monotona y carencia de innovacin en las actividades a realizar en todo tipo de eventos.

* Ausencia de bases slidas que permitan el fortalecimiento de las empresas, debido a que no poseen las herramientas necesarias para ejecutar las acciones.

* No esta apto para cumplir los estndares requeridos para competir con otras empresas, dificultando la globalizacin de esta.

10. INSTRUMENTOS

10.1. ENCUESTA PARA EL PBLICO

Nombre: ____________________________________________________ Cargo: ____________________________________________________

1. En general, la empresas del Oriente Antioqueo: a. Sobrepasa sus expectativas. b. Satisface sus expectativas. c. No satisface sus expectativas.

2. Que nos recomendara usted para mejorar la calidad de los servicios de las empresas del Oriente Antioqueo en cuanto a logstica y protocolo? a. Una mejor articulacin de los servicios. b. Capacitaciones sobre logstica y protocolo c. Contratacin o vinculacin de personal capacitado en el rea.

3. Considera usted importante la logstica y protocolo en la vida diaria? a. Muy importante b. Normal c. No es necesaria

4. Considera usted que es necesario la implementacin de logstica y el protocolo en las empresas del Oriente Antioqueo? a. Si b. No c. Un poco

10.2 TABULACION DE LAS ENCUESTAS

PREGUNTAS 1 2 3 4

| OPCIN A

| OPCIN B

| OPCIN C

| 8.3% | 83.3% | 8.3% | | 25% | 50% | 25% | | 50% | 33.3% | 16.6% | | 50% | 25% | 25% |

* Segn el resultado de las encuestas un gran porcentaje de la poblacin se encuentra satisfecho con las empresas del Oriente Antioqueo.

* Las encuestas demuestran que para la poblacin es muy importante el desarrollo de la logstica y el protocolo debido a que por medio de estos la regin se fortalece y mejora sus productos.

* Un gran porcentaje de la poblacin maneja en su vida diaria el protocolo y la logstica.

* Segn las encuestas es necesario implementar la logstica y el protocolo en las empresas del Oriente Antioqueo.

11. PROPUESTA

Crear una empresa prestadora de servicios en logstica y operacin de eventos, enfocada en la capacitacin de empresas y en la implementacin de manuales internos acerca de protocolo y la logstica en las empresas del Oriente Antioqueo, por ende fortalecer el desempeo de estas y tener una fuente de ingreso propia a travs del desarrollo de actividades como organizadores de eventos.

12. CONCLUSIONES

* Con la aplicacin de los conocimientos aprendidos podemos reconocer las debilidades que tienen las empresas a nivel de etiqueta y protocolo y as poder proporcionar un plan que sirva para mejorar y prestar un buen servicio que genere una mayor aceptacin en la regin.

* Todo lo relacionando con nuestro campo de estudio nos permite aportar conocimientos que refuercen la importancia del protocolo y la logstica en las empresas del Oriente Antioqueo.

* A travs del desarrollo de este proyecto se fortalecieron conocimientos mediante el espritu investigativo que exiga la realizacin de este compendio bibliogrfico con informacin importante y de gran aporte para la implementacin en las empresas.

BIBLIOGRAFIA

* www.carm.es * Etiqueta para profesionales, Margot Mccloskey Coln, Norma * Los valores en la convivencia humana, edicin Mmviii, Cultural, S.A. * www.fuzzionproducciones.blogspot.com * www.co.globedia.com/celebracion-anos-datos-import * www.bodas.net/emp/fotos

ANEXOS

Check list del evento de la celebracin del da del turismo.

FORMATO CHECK LIST EVENTOS | EVENTO: |

Celebracin del da Internacional del Turismo. "El turismo toma vida" | |

FECHA: 30 de Septiembre de 2009 | |

ACTIVIDADES | REQUIERE | SI EQUIPOS | NO | | |

| CANT | DESCRIPCIN | FECHAS | | | SI | NO |

| LISTO | |

Video beam | x el transcurso del da. Pantalla Lona | x el transcurso del da.

| |3 | 30 de sep. | |3 | 30 de sep. |

| Proyeccin de videos referentes al turismo durante todo | | | Aula # 3 | | Proyeccin de videos referentes al turismo durante todo | | | Aula # 3 | | | | | | | | |

Proyector de diapositivas

Computador porttil | X | durante todo el transcurso del da. Computadores | |

|3 | Proyeccin de videos referentes al turismo | 30 de sep. | | | Aula # 3 | | | | | | | |

Conexin a Internet | X | | | Conexin para los porttiles que van a proyectar los videos, como medida adicional en caso de algn inconveniente. | | | | Aula # 3 | Puntos de red | X | Reproductor de DVD Cmara de video Cmara fotogrfica | | | En el aula #3 | 30 de sep. | | | Aula # 3

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Sonido | X | |4 la presentacin del evento Grabacin de audio Proyector de cine VHS | | | | | |

| Sonido para la proyeccin de los videos. Sonido de 2700 wts para | 30 de sep. | | | Media torta y Aula # 3 | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |

Sealador Lser

Operador equipos |X sonido en la media torta AMOBLAMIENTO Mesa registro | | |

| |4 | 30 de sep. | | |x | | | | | | |2 |

| 3 personas con los video beam y uno con el | | | Media torta y Aula # 3 |

| |1 |

Mesa principal para tarima inauguracin | | Sillas de la tarima | | Atril |X | |X | |1 |X |

| Para los directivos que estarn en la

| Para los directivos que estarn en la inauguracin

| Para la inauguracin | | | | 62

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Sillas en General | |

| Para los invitados como los de la Sinfnica

Mesa para tarima | | Mesas adicionales | Toldos | X | de las regiones | Porta pendones Carpas | PAPELERA |X |

|X | |X

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|1 | |3

| Para los directivos que estarn en la inauguracin

| Para los videos

|7 | | | |

| Dos toldos para las muestras astronmicas y cuatro para la feria | | | |X | | | | | | | | | | | | |

Planillas de inscripcin | Guin del evento |

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| | | |X

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Hoja de vida personajes

Presentaciones en Power Point u otro programa Turismo | | | | | Manual de funciones | X de ellas | | | Resma de papel | | Papelgrafo Lpices| X | | | | |x | | | | 25 | |1

| Videos del

| Gua de actividades y responsables de cada una

| Para el taller de caricatura

|X |2

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| Dos cajas( x 12 )para el taller de caricatura

PIEZAS PUBLICITARIAS | Invitaciones Afiches | X Pendn | | |X | | | |X

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| Aun no se sabe | |

| Aun no se sabe |

Logo en diapositiva | Video institucional Souvenir |

| Aun no se sabe

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Volantes Plegables PERSONAL Presentador

|X |X | |

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| Aun no se sabe | Aun no se sabe

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| |X | |X

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Maestro de ceremonias | | | Coordinador equipos en sala | | | Encargado sala | |

| La comunicadora Ana Mara Zuluaga |

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| En los videos y en el sonido

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| | |2

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Acomodacin de invitados

Entrega de material o registro | X Guianza del pblico | | Conferencistas | |X | | |

| Dos en el Museo y uno en el SENA

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Personaje del evento | Traductor | |

Tcnico en computadores COCTEL Meseros Charoles | |X |X | | | |X |X

| | | | |X | | | |

| Sin confirmar | | Sin confirmar | | | |

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Copas vino tinto Copas vino blanco

| Sin confirmar | | Sin confirmar | | Sin confirmar | | |

Vasos agua saborizada | Vino tinto Vino blanco |X |X | | | |

| Sin confirmar | | Sin confirmar | |

Agua saborizada Pasantes |X

| Sin confirmar | |

| Sin confirmar |

Jarra y vasos para personajes del evento | | | | | | | |

|x

| Sin confirmar |

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Alojamiento, transporte y Alimentacin Tiquetes areos Alojamiento | | | |X | | | | | | | | | | | |3 |

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Transporte terrestre refrigerio | Refrigerios | Almuerzo |X | |

| Para los instrumentos, para los Toldos y el | | Para todos los invitados que van a participar |

| 300 X 2 | | | | |

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Atencin a invitados