Manual uso calendario Sala de Reuniones

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Viernes, 01 de abril del 2011

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1.-

Control de Documentos.

Registro de Cambios
Fecha 01/04/2011 Autor Ruth Caro Versin 1.0 Referencia de Cambios Generacin del Manual.

Revisiones
Nombre Posicin

Distribucin
Copia No. 1 2 3 4 5 Nombre Eduardo Zorrilla C. Alejandro Benavides Ubicacin Subgerencia Informtica Subgerencia de Operaciones

Aprobaciones
Nombre Eduardo Zorrilla C. Cargo Subgerente Informtica OK. Firma

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Tabla de Contenidos.

1.2.3.4.5.6.-

Control de Documentos. .......................................................................... 2 Tabla de Contenidos. ............................................................................... 3 Objetivo Principal. ................................................................................... 4 Acceso al Sistema. ................................................................................... 4 Correo Electronico por OWA .................................................................... 6 Opciones de Configuracion en el Correo Electronico .............................. 10 6.1) Organizar Correo Electrnico .......................................................... 10 6.1.1) Reglas de Bandeja de Entrada .................................................. 10 6.1.2) Estoy Ausente ........................................................................... 12 6.1.3) Informes de Entrega.................................................................. 13 6.2) Grupos Pblicos ............................................................................. 13 6.3) Configuracin ................................................................................. 14 6.3.1) Correo Electrnico .................................................................... 14 6.3.1.1 Configuracin Firma Correo Electrnico ........................... 14 6.3.1.2 Confirmacin de Lectura .................................................. 15 6.3.1.3 Configuracin Panel de Lectura ........................................ 15 6.3.2) Ortografa ................................................................................. 15 6.3.3) Calendario ................................................................................ 15 6.3.4) General ..................................................................................... 16 6.3.5) Regional .................................................................................... 16 6.3.6) Cambiar Contrasea ................................................................. 16 6.3.7) Seguridad del correo electrnico ............................................... 16 6.4) Telfono: ......................................................................................... 16 6.5) Bloquear o Permitir......................................................................... 17

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3.-

Objetivo Principal.

Este tutorial tiene como objetivo primordial orientar sobre el uso, manejo y utilizacin de las distintas opciones que pueden configurarse en el calendario para agendar horas en las distintas salas de reuniones que tenemos en la institucin.

4.-

Acceso al Sistema.

Para poder acceder al correo electrnico debemos hacer doble clic sobre el icono de Microsoft Outlook , el cual nos despliega la siguiente ventana:

Una vez que ingresamos a Microsoft Outlook debemos buscar la opcin CALENDARIO en la cual podremos agendar citas o reuniones. Para esto presionamos la opcin NUEVA REUNION.

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Una vez que presionamos nueva reunin aparece la siguiente pantalla, si observamos con atencin aparece una pestaa llamada SALAS inmediatamente ingresamos a esta pestaa para seleccionar a que sala o auditorio vamos a agendar nuestra reunin.

La Fundacin cuenta con 6 salas de reuniones y 1 auditorio que al presionar la pestaa SALAS pueden visualizar, debemos seleccionar en aquel que vamos a agendar nuestra reunin.

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Una vez que seleccionamos la sala automticamente los campos PARA Y UBICACIN se completan.

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Correo Electronico por OWA

Al acceder al correo electrnico podemos visualizar las carpetas estndar que maneja el mail, estas se encuentran en listadas a la izquierda de nuestra pantalla. 1. Bandeja de Entrada o Inbox: Es la carpeta donde se almacenan los e-mails que se han recibido en su cuenta de correo electrnico.

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2. Borradores: La utilizacin de esta carpeta puede ser muy til en casos en lo que nos es imposible completar en este momento la redaccin o envi del correo, pero queremos mantenerlo guardado para luego enviar ya listo. 3. Elementos Enviados o Sent: Esta carpeta nos sirve para realizar un seguimiento de los mensajes que enva y de los destinatarios de los mensajes. De forma predeterminada, Outlook conserva una copia de los mensajes que enva en la carpeta Elementos enviados. 4. Correo no deseado: En esta carpeta Outlook colocar los mensajes que su filtro interprete como correo no deseado, para ayudarnos a prevenir el spam. Puede que Outlook califique como no deseados correos y en realidad no lo sean, por no provenir de nuestros contactos. 5. Elementos eliminados: Esta carpeta contiene todo aquello que haya sido eliminado dentro de Outlook, ya sean mensajes, contactos, tareas, notas, etc. En esta carpeta disponemos de una opcin muy interesante que nos sirve para eliminar completamente el contenido de la carpeta sin necesidad de seleccionar los mensajes. Haciendo clic con el botn derecho del ratn sobre esta carpeta, nos aparece un men emergente con la opcin Vaciar carpeta Elementos Eliminados, que borra el contenido de esta carpeta. Al pulsar sobre esta opcin deberemos de confirmar de vaciado, pulsamos sobre S, y la carpeta queda totalmente vaciada. Funciona como la Papelera de reciclaje. 6. Fuentes RSS: Outlook nos permite recibir informacin sobre fuentes RSS, las cuales descargar a esta carpeta. 7. Carpetas de bsqueda: Las carpetas de bsqueda no son carpetas como las anteriormente definidas, aunque las usemos como tales. Realmente, al desplegar esta opcin, Outlook buscar los elementos que cumplan las condiciones de cada bsqueda, como por ejemplo los Correos no ledos y slo listara esos, dando el efecto de que estn contenidos en una misma carpeta. Al seleccionar una de las carpetas, inmediatamente muestra la vista de los correos que contiene en el centro de pantalla, donde al elegir uno de estos su contenido es desplegado a la izquierda de la pantalla. Como podemos ver en la siguiente imagen.

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Como se puede apreciar el correo electrnico tiene una serie de nuevas opciones para su uso, las que sern detalladas a continuacin.

Favoritos: Despliega Las carpetas de mayor uso en el correo, Bandeja de Entrada/Correos sin Leer/Elementos Enviados.

Lista de las Electrnico.

carpetas

del

Correo

Despliega Lista de Carpetas del Correo Electrnico. Despliega Calendario del Correo Falp. Despliega los Contactos Almacenados. Despliega las Tareas que se van Almacenando.

Despliega las Carpetas Publicas que Almacena el Servidor.

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Muestra la carpeta que se ha seleccionado, la cantidad de correos que posee, adems de la cantidad de correos no ledos que almacena Actualiza o comprueba si hay correos nuevos sin descargar en el buzn.

Permite realizar bsqueda de un correo en una, varias carpetas o en todo el buzn. Permite activar o desactivar el panel de lectura del correo.

Permite filtrar los correos a mostrar bajo una serie de opciones como enviados solamente a mi, No Ledos, Categora. Mueve el correo electrnico seleccionado a una carpeta a eleccin. Elimina el correo electrnico seleccionado. Permite organizar el correo por fecha, remitente, asunto, tipo, entre otros. Despliega una nueva ventana para redactar un correo nuevo.

Cierra Sesion del Correo Electrnico. Opciones de Configuracin del Correo Electrnico. Configura si desea el correo mas reciento o ms antiguo arriba. Permite extender o contraer la conversacin de un Correo Electrnico. Cuerpo del Correo electrnico seleccionado.

Permite reenviar el correo electrnico.

Permite responder a todos el correo electrnico.

Permite responder a todos el correo electrnico.

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Opciones de Configuracion en el Correo Electronico

Para poder realizar algunas configuraciones en el correo electrnico y as obtener un mejor provecho de este recurso, debemos acceder a travs de opciones ubicado en el costado superior derecho de su pantalla.

Donde se desplegarn una serie de opciones de configuracin del correo electrnico, desde la informacin de la cuenta de mail, asistente fuera de oficina, cambio de contrasea, entre otros.

Asistente Fuera de Oficina Acceso Directo Configuracin Reglas de correo Electrnico Cambio Contrasea acceso Correo Electrnico Edicin Informacin Cuenta. Informacin de la Cuenta de Correo.

6.1) Organizar Correo Electrnico

En este mdulo encontraremos las siguientes opciones de configuracin:

6.1.1)

Reglas de Bandeja de Entrada

Esta opcin es muy til cuando manejamos carpetas adicionales en nuestro correo electrnico de usuarios especficos, es decir, si recibimos un correo de X persona, este lo almacenamos en su carpeta correspondiente. Esta opcin nos permite crear reglas de tal manera que al recibir el correo de un

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contacto se mueve en forma automtica a la carpeta que nosotros destinemos. Para realizar la creacin de estas reglas solo debemos seleccionar la opcin nuevo, segn despliega la siguiente pantalla:

Para nuestro ejemplo crearemos una regla que mueva los correos de Alejandro Benavides a una carpeta previamente creada en nuestro correo electrnico. Para crear esta regla debemos configurar una serie de parmetros, como el remitente de nuestro mail y el nombre de la carpeta donde sern movidos, como muestra la siguiente pantalla:

Nos permite crear excepciones en la regla, junto con cambiar el nombre de la regla creada.

De no conocer de la direccin de correo electrnico a la que asociaremos nuestra regla, esta es obtenida desde el listn corporativo de correos o los contactos que tengamos creados en el correo. Si la carpeta a la que moveremos nuestros correos no ha sido creada, al momento de seleccionar la ubicacin nos permite realizar la creacin marcando nueva carpeta. Una vez definido los parmetros de nuestra regla, basta con hacer click sobre Guardar, luego de algunos segundos se desplegara la regla creada y activada, con un pequeo detalle de esta.

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6.1.2)

Estoy Ausente

Esta opcin nos permite habilitar un mensaje para cuando nos encontramos fuera de la oficina, sea por feriado legal o durante un par de horas en el da. Adems nos permite definir si este mensaje se enviara a todos quienes nos enven un mail, solo a las personas que pertenecen a la Falp o solo a quienes estn incluidos entre mis contactos. Para realizar la configuracin de esta opcin, se debe realizar de la siguiente manera: Primero debemos definir el periodo que tendremos habilitado esta opcion, en el caso de no querer definirlo basta con desmarcar la opcion Enviar respuestas solo durante este periodo de tiempo, Y el mensaje que enviaremos, como lo muestra la siguiente pantalla.

Una vez definido esto, podemos configurar si este mensaje sera enviado a todos los destinatarios de la Fundacion o si para los correos externos queremos definir otro tipo de mensaje. Para nuestro ejemplo, mantendremos el mismo mensaje y configuraremos que sea enviado para todos los correos recibidos sin discriminar sea Falp o Externo.

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Una vez todos los datos ingresados hacemos click sobre la opcin Guardar y nuestro mensaje se encuentra configurado y listo para ser enviado a los correos recibidos en el periodo indicado.

6.1.3)

Informes de Entrega

Esta opcin nos permite validar si hemos enviado o recibido el correo de algn destinatario, de una manera ms rpida y utilizando filtros de palabras que pueda contener el asunto. En nuestro ejemplo buscaremos correos enviados a Alejandro Benavides con palabras en el asunto como impresora, donde desplego la informacin de la siguiente manera:

6.2) Grupos Pblicos

Este modulo nos permite visualizar en que grupos se encuentra incorporada nuestra cuenta, y los detalles de dicho grupo. Si bien existen dos opciones Unirse y Dejar, estos no estn habilitados, ya que, por seguridad estos permisos estn desactivados, adems se requiere la validacin de las

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jefaturas y administrador de servidores para llevar a cabo la incorporacin o eliminacin de algn funcionario de los grupos creados en la Falp.

6.3) Configuracin
Este mdulo nos permite realizar distintas configuraciones en el correo electrnico, como lo detallaremos a continuacin:

6.3.1)

Correo Electrnico

En este mdulo podemos configurar la firma corporativa de dicho mail, adems de la configuracin de la confirmacin de lectura y del panel de lectura.

6.3.1.1 Configuracin Firma Correo Electrnico

Para realizar la configuracin de la firma basta con escribir el tipo de firma que deseamos establecer, definiendo color y tipo de letra que utilizaremos. Es importante mencionar que no es posible incorporar imgenes a dicha firma.

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6.3.1.2 Confirmacin de Lectura

La confirmacin de lectura es el correo que enviamos una vez que hemos ledo el correo recepcionado, este se puede configurar para enviar siempre la confirmacin de lectura, no enviar nunca o consultar si deseamos enviar una confirmacin.

6.3.1.3 Configuracin Panel de Lectura

Esta opcin nos permite definir si nuestro correo quedara en estado ledo, en forma automtica al visualizarlo, al pasar de este correo a otro o si deberemos marcar la opcin marcar como correo ledo.

6.3.2)

Ortografa

Esta opcin nos permite definir el idioma para el corrector ortogrfico, junto con algunas excepciones como Palabras en Maysculas y Nmeros, junto con definir si se deber realizar revisin de ortografa siempre antes de enviar el correo electrnico.

6.3.3)

Calendario

El calendario establecido en el correo electrnico, nos permite definir las siguientes opciones: 1. Definir los das Laborales que desplegara el calendario. 2. Definir cul es el primer da que dejaremos en nuestro calendario. 3. Definir el periodo de tiempo de las reuniones, es decir, cada 15 o 30 minutos. 4. Notificacin de mensajera por texto. (An sin habilitar) 5. Avisos de Reunin mediante mensaje o aviso emergente y con cuanto tiempo de anticipacin se avisara. 6. Controlar cmo se controlan las convocatorias de reunin, las respuestas y las notificaciones.

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6.3.4)

General

Esta opcin permite definir que al validar un correo electrnico lo realice primero en el listn corporativo o en los contactos. Adems permite optimizar la visualizacin del correo electrnico dependiendo si se trabaja con algn tipo de configuracin de monitor distinta al tratarse de personas con problemas de visin.

6.3.5)

Regional

Esta opcin permite definir el idioma de correo electrnico, el formato de fecha y hora y la zona horaria en la que nos encontramos.

6.3.6)

Cambiar Contrasea

Esta opcin permite realizar el cambio de contrasea para la cuenta de correo electrnico, esta puede ser letras, nmeros o una combinacin de estos. Para realizar este cambio es necesario ingresar la contrasea actual, luego la contrasea nueva y confirmar esta nueva contrasea, despus hacemos click en guardar y se desplegara la siguiente pantalla confirmando el cambio en forma exitosa.

6.3.7)

Seguridad del correo electrnico

Esta opcin permite cifrar y firmar digitalmente los mensajes de correo electrnico que enva, ver contenido cifrado en los mensajes que recibe y comprobar las firmas digitales de los remitentes.

6.4) Telfono:
Esta nueva plataforma de Exchange permite una serie de opciones para trabajar y revisar el correo electrnico desde equipos mviles. Estas opciones por el momento no se encuentran habilitadas.

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6.5) Bloquear o Permitir

Esta opcin permite configurar el correo electrnico no deseado de tal manera que agreguemos a nuestras listas de correos de destinatarios seguros, a mails que estn lleguen a la bandeja de elementos no deseados o de lo contrario bloquear destinatarios para que al llegar se enven a la bandeja de elementos no deseados.

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