CAPITULO I EL PROBLEMA Contextualizacin del Problema

Son tantos y tan radicales los cambios de los ltimos tiempos a nivel global, que las empresas se ven enfrentadas constantemente a nuevos desafos de competitividad como lo es el prestar servicios de calidad, reducir costos, aumentar la produc tividad o realizar cambios tecnolgicos que de una u otra manera, obligan a las em presas, a estar cada da mejorando sus procesos de trabajo o mtodos de produccin, lo cual ha tenido como resultado la realizacin de cambios drsticos dentro de este pr oceso; cambios tan radicales, que han dejado de realizar un trabajo de cierta ma nera, reideandolo e intentando desde un principio como si nunca hubiese habido algo. Cada organizacin disea tcnicas para el logro de sus objetivos y metas planteadas, d ado que las mismas, son las que permiten obtener una ventaja competitiva y alcan zar aspiraciones como lder, disminuir las compras. El conocimiento y la informacin , son las armas competitivas de estos tiempos. Es difcil asumir que no se puede h acer algo porque nadie lo est haciendo no implica que no se pueda hacer. Es por esto que las transformaciones de las organizaciones recorren el mundo apl icando la reingeniera, es decir, la aplicacin de un rediseo radical de procesos pa ra alcanzar mejoras espectaculares en medidas crticas y contemporneas de rendimien to, tales como costos, calidad, servicio y rapidez, en el que ocurre un desarrol lo paralelo y hoy en da cada vez ms identificado como la solucin ideal para resolve r problemas a las empresas creando procesos de trabajo cada vez ms complejos de presupuestar, planificar y controlar. Sin embargo toda la dificultad por las que atraviesan las organizaciones, en el mundo y con mas puntualidad a nivel nacional, se encuentran en un entorno cambia nte de los negocios de hoy da, nadie se puede dar el lujo de operar de igual form a a lo largo la vida til de su empresa. Sera errneo hacerlo, ya que los dems negocio s pertenecientes a su competencia podran tomar ventaja de esta gran oportunidad. En este mundo comercial hay que cambiar constantemente para as atraer a la mayor cantidad de clientes posibles y maximizar el beneficio. Despus de todo la reingeniera en Venezuela, las compaas que buscaban ms que una mejor a pequea y lo lograban, se planteaban un interrogante distinto del de otras organ izaciones. No se preguntaban: Cmo podran hacer an ms rpido lo que hacen? , Cmo pueden jorarlo? O Cmo se puede hacer a menor costo? Realmente lo que se preguntaban era: P or qu se est haciendo esto? Se analizaba y buscaba una solucin implementando nuevas estrategias para mejorar la produccin del servicio prestado. La siguiente investigacin est dada en el Estado Monagas ubicndose en la ciudad de M aturn especficamente en el sector la Cruz de la Paloma encontrndose Inversiones Ver acer, C.A., una empresa especializada en el rea de prestacin de servicios integral es tales como: transporte de equipos y maquinarias, acarreo de fluidos, lodos y desechos, y construccin civil, tanto para la industria petrolera venezolana como entidades del Estado, compuesta por una serie de departamentos administrativos c omo Facturacin, Nomina, Recursos Humanos, contabilidad y Compras. El departamento de compras es el encargado de tramitar todas las solicitudes ya sean de materiales de oficina, equipos de proteccin personal, repuestos para los vehculos de transporte (Chutos y Tanques) y cualquier otra herramienta que sea ne cesaria para realizar las actividades de la empresa, recibir facturas emitidas p or los proveedores que les ofrecen crdito, relacionar dichas facturas en digital a las cuentas por pagar y de acuerdo a la compra cargar al equipo que contrajo l

a solicitud el cual llevan una relacin en archivo Excel de cada unidad para el co ntrol de gastos y por ultimo luego de una autorizacin de pago preparar la documen tacin del mismo para tramitarlo como su actualizacin de estado de cuenta, retencin de impuesto al valor agregado (IVA) o la retencin de impuesto sobre la renta (ISL R) dependiendo del tipo de proveedor. Por encima de esto, el departamento presenta algunos inconvenientes en la reali zacin de sus actividades, como el atraso en la solicitud, adquisicin de materiales o suministros de los trabajadores y la entrega a tarda de las facturas para su p roceso de carga manual en cuentas por pagar, esto debido a la demora o hasta prdi da del documento en el transcurso en el que es enviado al departamento y por la cantidad de personas por las que pasa una solicitud o factura, es decir, no exis te una entrega directa del solicitante al departamento de compras, provocando un acumulo y retardo en la labor del empleado si es el caso de una requisicin de re puestos o materiales de trabajo y si es una factura aplazando la carga del mismo a cuentas por pagar, prorrogando su cancelacin al proveedor. Otro caso que implica mayor consecuencia, son las ocasiones en el que el provee dor solicita informacin con respecto a su estado de cuenta, algn pago por efectuar o quiz algn error en facturas o documentos emitidos anteriormente, el cual lo co munica por va telefnica o visitando las instalaciones y por parte de la empresa se muestra la insuficiencia de las solicitudes del proveedor, debido a la imperfec cin en el sistema de gestin en los pagos y operaciones realizadas con el mismo, pr ovocando paulatinamente la inconformidad del proveedor y el posible cierre de crdito comercial. Por otra parte el departamento de compras presenta un proceso de trabajo poco e ficaz, el cual afecta la productividad del mismo ya que no establecen fechas lmit e de entrega de facturas o solicitudes, lo que hace notorio la falta de control en los niveles razonables de gastos, el cual es generado por la ausencia de una planificacin en paralelo con el departamento de ventas para mantener un equilibri o en los gastos tomando en cuenta los ingresos, evitando el aumento desmedido en las cuentas por pagar y por consiguiente que la empresa pueda ir a la quiebra. En lo que respecta a las funciones del departamento, cada una de ellas tiene una relacin en la cual repercuten en el tiempo del empleado en aplicarlas, por lo qu e cada funcin depende de un documento (factura), el cual genera un retrabajo, oca sionado por la carga de informacin constante y repetitiva para diferentes archivo s como: Cuentas por pagar, libro de compras, retenciones de pagos efectuados e i nventario de vehculos, teniendo inconsistencia en la informacin fiscal y descontro l en las cuentas por pagar. No obstante los focos problemticos de mayor importancia y que constituyen un fact or crtico de xito de Inversiones Veracer, C.A, los representan los deficientes mtod os de trabajo en el que el rea de compras, que sumada al desconocimiento y poca d esignacin de responsabilidades en el proceso, impactan negativamente en su gestin, por lo que se recomienda desarrollar una Reingeniera de Procesos de nuevas est rategias de trabajo para dar un buen funcionamiento al mismo, debido a que el de partamento es de gran importancia dentro de la organizacin.

Objetivos de la Investigacin Objetivo General Desarrollar una reingeniera de procesos aplicado al departamento de compras de In versiones Veracer, C.A, para optimizar el rendimiento en sus funciones. Objetivos Especficos

1. Analizar la situacin de trabajo actual para definir las causas reales que afectan el proceso de trabajo dentro del departamento. 2. Realizar un mapa de procesos mostrando el flujo de las actividades para abordar la que tenga mayor inters. 3. Evaluar soluciones factibles para mejorar los procedimientos existentes aprovechando las nuevas tecnologas. 4. Crear una visin de los nuevos procesos mejorados con el fin de establecer ventajas de calidad del servicio. 5. Proponer el proceso de reingeniera en el departamento de compras, con el propsito de refinar las funciones del mismo. Justificacin de la Investigacin Los procesos dentro de toda organizacin son el pilar fundamental que garantiza la estabilidad, eficacia, productividad y buen funcionamiento de la misma, por ell o se debe brindar especial atencin a stos, ya que a medida que se evoluciona en la s actividades econmicas se dan cambios importantes en todos sus extractos y las o rganizaciones con metas futuristas deben considerar todos los avances tecnolgicos e informativos que los mantengan a la par con los sistemas competitivos de glob alizacin. La reingeniera participa de manera positiva la organizacin, brindando una solucin a la deficiencia de los procesos por los que puede pasar cualquier empresa que re quiera una productividad efectiva, es por tal motivo que se quiere evaluar y red efinir las tcticas aplicadas en Inversiones Veracer, C.A., especficamente en su de partamento de compras y para esto es preciso la evaluacin de las limitaciones que van a permitir corregir las desviaciones que se encuentran en los procedimiento s dentro del departamento aplicados a las cuentas por pagar y otras operaciones con de los proveedores y empleados de la empresa., por otra parte, la evaluacin de las fortalezas y debilidades va a permitir verificar cuales son las activida des que se realizan con un alto grado de eficiencia o a las que no se elaboran d e manera correcta. Es necesario que la organizacin tome conciencia de la necesidad de un cambio estr atgico, reaccionando de la ineficiencia presentada en sus procesos internos en el departamento de compras, potenciando el concepto del proceso, con un foco comn y trabajando con una visin de objetivo en el cliente. Definitivamente, las diversa s situaciones que este presenta en la actualidad, representan factores que frena n su desarrollo. Ellas son una muestra de que no se cumplen con las condiciones mnimas de operacin, que se requieren para la aplicacin de la reingeniera y garantiz ar de alguna manera su xito. Esta realidad, requiere de transformacin total en los procesos asociados a las compras, para de esta manera lograr cambios significat ivos en la forma de operar. La aplicacin de Reingeniera ayudara a mejorar la calidad del servicio prestado por la empresa Inversiones Veracer, C.A, en cuanto al cumplimiento y responsabilida d expuesta por cada trabajador que la conforma y por los que dependa la elaborac in de las funciones del departamento, en el caso de la recepcin de facturas y cual quier otro documento que se tramite en dicho departamento, as como la carga puntu al de cada factura para su conformidad de pago y la entrega satisfactoria de las solicitudes del trabajador para que este pueda cumplir con su labor sin ningn in conveniente. La reingeniera implica la mejora del sistema de gestin de los pagos y cualquier op eracin que tenga relacin con los proveedores, tanto que, positivamente permitir man tenerlos con informacin actualizada con respecto a su estado de cuenta, documento s legales emitidos, pedidos incompletos y pagos pendientes, logrando garantizar el servicio por parte del proveedor de manera satisfactoria y en el momento es que la empresa lo requiera. Por otra parte, reinventar procesos de trabajo mejorara la actividad entre depar tamentos involucrndose directamente con el empleado, no negativamente, sino como

una forma de trabajar en conjunto permitiendo que los empleados mantengan contro l en las solicitudes de materiales que no se les dar el uso o que no tienen mayor importancia para la elaboracin de sus actividades, el cual permitir mantener los gastos equilibrados pudiendo demostrar que el buen desempeo de los dems trabajador es ajenos a el departamento de compras le resulta un beneficio, y de esta manera mejorar el aumento excesivo en las cuentas por pagar. Es importante mencionar que para perfeccionar, luego del rediseo de proceso, se r ealizar un estudio de mercado, analizando diferentes herramientas tecnolgicas que disminuirn el retrabajo, previo a las necesidades del departamento, organizando la informacin suministrada, manteniendo un histrico de todos los procedimientos y garantizando la veracidad y seguridad de la informacin fiscal de cada proveedor. Esta investigacin estar dirigida de acuerdo a la metodologa aplicada por Hammer y C hampy el cual permite aumentar la eficacia y la calidad del servicio en el func ionamiento de la Organizacin, garantiza adems los niveles ptimos de integridad de l a informacin, simplifica los cauces para la transmisin de documentos, permite un a nlisis de las cargas de trabajo y otros beneficios que direccionan a la organizac in para el logro de sus objetivos. Esta metodologa de diseo de organizaciones no as pira a lograr aumentos marginales de productividad; su planteamiento bsico es ms r adical. En ms de una dcada de aplicacin muestra deslumbrantes xitos. Se entender por reingeniera de la metodologa la revisin fundamental y el rediseo radi cal de los mtodos para alcanzar mejoras eficaces en medidas crticas y actualizadas de rendimiento (tales como costes, calidad, servicio y rapidez), ha llegado el momento de eliminar esa falsa contradiccin entre creatividad y mtodo. Se propone e ntender por metodologa (entendiendo mtodo del latn methodos, camino) como el estudi o de la pluralidad de los procedimientos adecuados para alcanzar un resultado, d eseado y sealado previamente. Lo importante es: 1. Pluralidad: Los mtodos o procesos no deben "reducirse" invocando la pretensin d e cientificidad. La pluralidad es la salvaguarda de la invencin e innovacin creati va. 2. Adecuacin: Adecuacin de los procesos a los inputs dados y encaminados a la obte ncin del resultado. 3. Resultado: El resultado no ha de venir definido por principios, sino por los objetivos propuestos. Se vincula as a lo que queremos obtener.