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En julio de 2012 inicia tarea de presentar declaraciones virtualmente para los nuevos obligados
Por: actualicese.com Publicado: 2 de julio de 2012

Entre los nuevos obligados que se sealaron a travs de la Resolucin 12761 de diciembre 9 de 2011 figuran las personas jurdicas de todo tipo, pues todas son como mnimo agentes de retencin a ttulo de renta. Igualmente, todos aquellos que hayan tenido que entregar informacin exgena y tambin los Representantes Legales, Contadores y Revisores que firman virtualmente en las empresas; si es que deben presentar declaraciones personales.
De acuerdo con lo dispuesto en el Artculo 2 de la Resolucin 12761 de diciembre 9 de 2011, luego de ser modificada con la Resolucin 019 de febrero de 2012, las personas naturales y jurdicas que desde diciembre 9 de 2011 se convertan en nuevos

declarantes virtuales tendrn que empezar a presentar sus declaraciones en forma virtual comenzando con aquellas que tengan vencimiento a partir de julio 1 de 2012. Ese artculo 2 de la Resolucin 12761 de 2011 dispone: Artculo 2. Inicio de la obligacin. <Modificado por el Art 1 de la Resolucin 000019 de 28-02-2012> Los nuevos obligados sealados en el artculo 1 de la presente Resolucin, debern presentar sus declaraciones a travs de los Servicios informticos electrnicos de la Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales, haciendo uso del mecanismo de firma respaldado con certificado digital, cuyos vencimientos tengan lugar en julio de 2012. Sin perjuicio de la fecha sealada en el inciso anterior, los contribuyentes, responsables o usuarios que vayan activando el mecanismo digital, podrn empezar a cumplir con sus obligaciones a travs de los Servicios informticos electrnicos de la Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales haciendo uso de dicho mecanismo. Quienes a la fecha de entrada en vigencia de la presente Resolucin se encuentren obligados a presentar sus declaraciones de manera virtual, deben continuar hacindolo de esta forma.

Quines son los nuevos obligados a declarar virtualmente desde julio de 2012?
Con la Resolucin 12761 de diciembre 9 de 2011, que reemplaz a la 1336 de febrero de 2010, se volvieron a redefinir los criterios (14 en total) con los cuales una persona natural o jurdica se convierte en declarante virtual. Por lo tanto, los que a diciembre 9 de 2011 ya venan declarando virtualmente porque los obligaba la Resolucin 1336 de 2010 (o alguna otra resolucin anterior), ellos han seguido declarando en forma virtual todos estos meses (sin importar que de pronto ya no les aplique ninguno de los criterios de la nueva Resolucin 12761, pues una vez se cae en la lista de obligados a declarar virtualmente para siempre se conservar esa obligacin sin importar lo que pase con las resoluciones posteriores; ver el ultimo inciso del art. 2 de la Resolucin 12761 antes citado). Pero aquellos que solamente con la nueva Resolucin 12761 de diciembre 9 de 2011 se convertan por primera vez en obligados a declarar

virtualmente, son los que la DIAN estableci que empezaran a hacerlo iniciando con las declaraciones que tengan vencimientos a partir de julio 1 de 2012, pues aunque inicialmente se haba dicho que empezaran a hacerlo desde marzo 1, la DIAN tuvo que usar los meses de marzo, abril y mayo para expedirles a todos los interesados sus respectivos mecanismos de firma digital y dichos interesados tenan luego que entrar al portal de la DIAN y activarlos (ver Art.4 de la Resolucin 122761 de 2011). Si se comparan entonces las Resoluciones 1336 de 2010 y la nueva Resolucin 12761 de 2011, los que entraron por primera vez al universo de obligados a declarar virtualmente son bsicamente las siguientes personas jurdicas y naturales: 1) Los usuarios aduaneros clasificados con alguna de las siguientes calidades, a excepcin de las personas naturales inscritas en el Registro nico Tributario como importadoras: a) Aeropuerto de servicio pblico o privado; b) Almacn General de Depsit; c) Exportador; d) Importador, d) Usuarios de programas especiales de exportacin PEX 2) Los obligados a suministrar informacin exgena de acuerdo con las resoluciones proferidas por la Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales. 3) Las personas jurdicas obligadas a presentar la declaracin de retencin en la fuente. Aqu se entiende que seran todas las personas jurdicas, sin importar patrimonios ni ningn otro criterio especial, pues todas las personas jurdicas estn obligadas a presentar declaraciones de retencin ya que en su su RUT les hacan figurar por lo menos la responsabilidad 07 (agente de retencin de renta), y otras incluso tienen adicionalmente las responsabilidades 08 (agente de retencin de timbre) y 09 (agente de retencin de IVA). 4) Los obligados a presentar declaraciones informativas, individual y consolidada de precios de transferencia. 5) Los representantes, revisores fiscales y contadores de los obligados a presentar las declaraciones de manera virtual sealados en los numerales anteriores. Esto implica que esos Representantes, Contadores o Revisores Fiscales, si ellos mismos tienen que presentar declaraciones tributarias personales (como las de IVA o las de renta), entonces las tendrn que empezar a presentar virtualmente.

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En julio de 2012 inicia tarea de presentar declaraciones virtualmente para los nuevos obligados
Por: actualicese.com Publicado: 2 de julio de 2012

Qu pasa si solo despus de julio de 2012 a alguien le empieza aplicar por primera vez alguno de los criterios de la Resolucin 12761?
El Artculo 3 de la Resolucin 12761 indica que si despus de julio de 2012 a alguien le empieza a aplicar por primera vez algunos de los 14 criterios que en total se alistan en el artculo 1 de la Resolucin 12761, en ese caso se debe tener presente que su

obligacin de declarar virtualmente comenzara con las declaraciones que tengan vencimiento a partir del mes siguiente. As por ejemplo, si nace una nueva persona jurdica durante agosto de 2012, al inscribirse en el RUT durante agosto de 2012 la convertirn en agente de retencin por lo menos a ttulo de renta. Y en tal caso el numeral 11 del Artculo 3 de la Resolucin dice que empezar a declarar virtualmente a partir del mes siguiente en que practique su primera retencin. Eso significara que si practica su primera retencin en el mismo mes de agosto, entonces en septiembre de 2012 cuando est presentando la declaracin de retenciones de agosto, dicha declaracin la deber presentar virtualmente. Es por eso que se puede entender que la DIAN, cada vez que nazca una nueva persona jurdica, de una vez le emitir su mecanismo de firma digital a su Representante Legal y su Contador o Revisor fiscal.

Qu normas bsicas deben tener presentes los nuevos obligados a declarar virtualmente?
Los que empiecen por primera vez a presentar declaraciones en forma virtual, si ya traen mecanismos de firma digital activados porque de pronto tuvieron la obligacin por ejemplo de entregar informacin exgena entre abril y junio de 2012, deben tener presente que sus declaraciones tributarias (tanto las de la empresa como las personales si le corresponde) se firman justamente con ese mismo mecanismo de firma digital que ya tienen y no tienen que solicitar uno nuevo. Los que no lo hayan solicitado, y aquellos que lleguen a necesitar unos nuevos mecanismos de firma digital (porque de pronto cambiaron a su Representante Legal, o al Contador o Revisor fiscal), deben conseguirlos y activarlos con por lo menos tres das hbiles antes de empezar a utilizarlos. Adems, todas las declaraciones que antes hayan presentado en papel, o las que debieron haber presentado en papel y que no lo hayan hecho, tales declaraciones las tendrn que corregir y/o presentar extemporneamente en papel pues as lo dispone el artculo 7 del Decreto 1791 de mayo de 2007.

De igual manera, y de acuerdo al Artculo 579-2 del Estatuto, si una declaracin se debe presentar en forma virtual pero se hace en papel, tal declaracin se dar como no presentada aunque la DIAN tendra que detectar la irregularidad dentro de los dos aos siguientes a la presentacin de la declaracin y pronunciarse (ver cCncepto DIAN 62921 de agosto de 2009). Si nunca antes han presentado ni siquiera reportes a la DIAN en forma virtual, tendrn que empezar a verificar si cuentan con los equipos e Internet ptimos para poder cumplir con ese proceso. Para ello se puede visitar el siguiente enlace del portal de la DIAN: Requerimientos tecnolgicos. Adems, tendrn que tomar en cuenta que a veces la plataforma de internet de la DIAN tiene problemas si el proceso de firma virtual se hace desde computadores muy modernos (vase nuestro anterior editorial de noviembre de 2011: Hasta donde nos llevar el Muisca? y tambin la cartilla instructiva de la DIAN para Diligenciamiento virtual de documentos).

Caso especial de las declaraciones mensuales de Retencin en la Fuente

Tngase presente que para el caso especfico de la presentacin de las declaraciones mensuales de retenciones en la fuente, el Artculo 606 del Estatuto (luego de ser modificado con la Ley 1430 de diciembre de 2010), indica que la declaracin mensual de retenciones solo se presenta en los meses en que s haya valores para declarar (ya no se presenta en ceros) y que adicionalmente se debe presentar con pago total para poderse dar por presentada en forma vlida (ver artculo 580-1 del Estatuto). Sin embargo, y gracias a las modificaciones que el Decreto-Ley Antitrmites le hizo al Artculo 580-1 del Estatuto, es posible por ejemplo que las declaraciones virtuales de retencin se presenten unos das antes del vencimiento sin el pago, pero dicho pago se podr hacer como mximo en la fecha del vencimiento fijado en el decreto anual de plazos y la declaracin se podr dar como presentada.

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