Adriana Amado Suarez Prensa y Comunicacin Captulo 3 3.1. Cmo enviar informacin a los medios.

Los medios reciben mucho material que no pueden utilizar porque est presentado en un formato inadecuado. Una vez que se decide el contenido de lo que se va a enviar, decidir cmo se va a enviar. Esto depende del tipo de medio al que se deba enviar. -Prensa grfica; cualquier tipo de material grfico; impresos, archivos de texto, fotos, etc. - Radio: los comunicados impresos son tiles porque pueden elaborar sus reportes a partir de estos informes. La radio usa recursos sonoros: declaraciones y testimonios grabados, etc. Saber qu personas pueden salir al aire a la hora de cada programa. - TV: necesita imgenes, pero no cualquier filmacin. Si son videos caseros, que tengan un testimonio nico. Sino, se requieren videos de muy buena calidad. Deben ser breves, de ritmo narrativo gil, que transmita ideas en pocos segundos. Contar con un vocero que se desempee con desenvoltura delante de las cmaras. -Internet: todo debe formarse con el formato de la red: archivos de textos y grficos con formatos adecuados para esta tecnologa. En todo caso, debe verificarse que se material que puede ser reproducido sin restriccin. La difusin no es slo para material periodstico de tipo noticioso, un acadmico puede presentar investigaciones, un artista puede difundir su obra,etc. En estos casos, adems del contenido y el formato, hay que evaluar el tipo de programas a los que se puede enviar la info. Los magazines suelen ser muy receptivos a propuestas novedosas. 3.2. Recursos tcnicos. Canales a travs de los cuales se puede hacer llegar la info. 3.2.1. Telfono y fax. Por ms chica que sea la infraestructura del rea de prensa, es imprescindible contar con una lnea telefnica. La persona de contacto debera tener celular para poder ser ubicado en cualquier momento. Los programas de mayor audiencia en radio suelen estar a primera hora de la maana o a ltima hora de la noche en la TV. El telfono permite una comunicacin inmediata. Es muy utilizado para entrevistas tanto para radio como para TV. El fax permite enviar info con cierto detalle y dejar que el periodista evale si es necesario contactar al informante o no. En las oficinas de redaccin, toman la hoja facsmil y la derivan a la persona que puede estar interesada en el tema. 3.2.2. Correo electrnico Es de utilidad cuando se necesita enviar info que deba ser reproducida textualmente. El email tambin es eficiente cuando sabemos que el redactor tiene acceso permanente al correo. El abuso en el envo de los msj por este canal puede derivar en desatencin por parte del receptor de todo aquello que provenga de la fuente.

3.3. Recursos de prensa. Hay formas especficas de hacer llegar la info a los medios que responden ms que nada a convenciones de uso y costumbre. 3.3.1. Presentacin a la prensa. El primer paso es presentarse formalmente. Cuando se tiene los datos de los periodistas y los medios, lo mejor es llamar para a visar que se va a enviar info que ayude al periodista. El envo debera contener alguno de los siguientes elementos: - Folleto institucional o informativo de las act. que desempea la org o la persona. - Antecedentes: si es una persona, adjuntar el currculum. Si es un artista, puede enviar un resumen de actividades, premios y referencias profesionales. - Datos de la organizacin: responsables, mbito de accin, antecedentes, objetivos, planes, etc. - Estudios e informes: toda actividad produce material especfico que puede resultar de inters para un medio. Una ONG puede aportar datos y estadsticas relacionadas con su rea de accin, etc. -Fotografas 3.3.2. Gacetillas y comunicados de prensa. Es el recurso ms comn y sencillo, pero tambin el peor utilizado. Cuando un reportero recibe comunicados, toma la decisin de separar aquellos que pueden tener algn inters, aquellos que pueden quedar para otro momento y los que sern descartados (son la mayora). Muchos se eliminan porque no se entiende qu es lo que quieren transmitir. Gacetilla y comunicado de prensa es lo mismo. Es un breve mensaje escrito que comunica con criterio periodstico una novedad. Tiene una redaccin objetiva que reporta hechos comprobables. La brevedad y condicin son requisitos inexcusables 3.3.2.1. Contenido 1. Encabezado: - Datos del emisor - Indicacin Comunicado de prensa o Gacetilla.Olvidar ttulos pretenciosos - Fecha y hora. - Destinatario - Embargo: indicacin de la fecha en que la info puede ser dada a conocer, si es que hay alguna restriccin. Indicar si hay: Publicar a partir de, Para su difusin desde las... horas. Si no indica nada, se asume q es de difusin inmediata. 2. Cuerpo principal: - Titular: frase que condense el contenido. - Encabezado: copete o lead; breve resumen de 3 lneas de la noticia. - Desarrollo: info total. No debe ocupar ms de dos prrafos. - Cierre: prrafo final con detalle de fuentes, conclusiones, y datos de los informantes. Para identificar una organizacin es necesario mencionar el nombre completo, la actividad a la que se dedica, su antigedad y su origen. 3. Pie de pgina: - Datos de contacto - Cantidad de pginas

3.3.2.2. Formato El comunicado es casi siempre escrito, pero puede hacerse grabado, en cinta de audio o video, para la difusin en radios y TV. Esto slo se justifica para casos especiales. Condiciones para enviar comunicado escrito: Utilizar papel blanco preferentemente A4 Preferir una sola pgina, y una sola carilla. Si el material es extenso, anticiparlo con un comunicado de una pag y enviar el informe completo a quien est interesado. Tipografa legible con doble interlineado y mrgenes amplios. Evitar expresiones subjetivas o valoraciones. Si son opiniones, van entre comillas. No usar maysculas, ni negritas ni subrayadas para llamar la atencin sobre un concepto. Debera resaltarse con la redaccin y el estilo. Concentrarse en datos objetivos como cifras, estadsticas, etc. Si se habla de una localidad, especificar su ubicacin geogrfica y cantidad de habitantes. La correccin de la redaccin es fundamental. Los errores ortogrficos o de expresin desmerecen el comunicado.

3.3.2.3. Forma de envo Las gacetillas son enviadas, por lo gral, por fax, o por correo (convencional o electrnico) Este proceso debe realizarse en simultneo con todos los medios, sin preferencias. Debe hacerse un seguimiento de la recepcin, y siempre quedar a disposicin de los requerimientos que puedan derivarse de esa info. La gacetilla es un toque de atencin que se hace al medio sobre un tema. El responsable que aparece al pie del comunicado debe estar dispuesto a hacer aclaraciones, enviar material complementario y coordinar encuentros, declaraciones y entrevistas. 3.3.3. Vocero de prensa: Quin debe responder? El vocero es quien oficia de interlocutor con la prensa, representando a una persona u organizacin. Es el encargado de hacer llegar a los medios las declaraciones de stos. Debera ser percibido como un vnculo valioso con quien quiere comunicar algo. Slo en casos excepcionales el vocero podra hacer declaraciones de manera prudente. En una organizacin, cualquier persona puede oficiar de vocero circunstancial. A fin de mostrar un discurso unificado, lo habitual es redactar un argumentario. Es un simple listado de preguntas y respuestas que sirven de referencia para hacer declaraciones a los periodistas. 3.3.4. Entrevistas La entrevista es una conversacin que mantiene el periodista con una personalidad, mediante el sistema de preguntas y respuestas. La notoriedad de una persona o su relacin con un acontecimiento pueden despertar el inters por conocer su opinin. Sin embargo, lo ms usual es que la entrevista responda a una cuestin de actualidad que requiere declaraciones inmediatas, como en entrevistas de radio. En estos casos de entrevistas en directo, lo que diga la persona adquiere valor de declaracin pblica, por lo que la moderacin y la certeza sobre lo que se est hablando son condiciones fundamentales para evitar malentendidos.

3.3.4.4. Entrevistas o debates Las entrevistas no necesariamente son individuales, sino que la persona puede participar en ruedas de entrevistados convocados para hablar sobre un tema, o en debates, pensados para impulsar un intercambio dinmico de opiniones. Los periodistas pueden ser complacientes con el entrevistado o mostrar desacuerdo. La actitud del entrevistado debe ser la misma siempre: autenticidad, claridad y seguridad. En todas las situaciones, debe pensarse en el espectador o lector, que suele estar ms identificado con el periodista. 3.3.4.2. Cmo responder a las entrevistas Es imposible mantener la atencin del periodista y su audiencia si las elocuciones son largas y tediosas. La regla bsica es la concisin. Otras consideraciones: Empezar por la conclusin y despus desarrollar. Elegir pocas ideas concretas y repetirlas Modular la voz: resaltar frases, exclamaciones, etc. Evitar las muletillas y los clichs Ante preguntas hostiles, responder firme pero cordial Evitar el lenguaje demasiado tcnico.

3.3.4.3. Presencia ante las cmaras En las entrevistas televisivas deben tomarse recaudos adicionales, dado que el entrevistado ser percibido tanto por lo que dice como por sus gestos y actitudes. Ser autntico Atencin con los gestos: los camargrafos estn pendientes de los entrevistados en todo momento, no slo cuando habla. Es muy comn que muestren la manos que se mueven, o sonrisitas nerviosas, etc. El cuidado de la apariencia: la imagen fsica es lo que concentra la atencin del televidente. La apariencia puede aprovecharse para transmitir seguridad, o para evitar distracciones.

3.4. Reportajes y notas El reportaje es un relato de un hecho noticiable, que se construye por medio de testimonios seleccionados y datos. Es eminentemente de carcter informativo, a diferencia de las notas, que pueden tener matices interpretativos o de opinin. En ambos casos, se puede contribuir con las redacciones para la confeccin de artculos y notas editoriales, enviando info oportuna y en formato que se pueda aprovechar. 3.4.1. Artculo prerredactado Es el caso de los artculos sobre un tema determinado, que suelen solicitarse a personas consideradas expertas. Generalmente llevan la firma de su autor, y se utilizan para dar visiones alternativas sobre un tema. 3.4.1.1. Notas de opinin Los diarios suelen tener un espacio para publicar las contribuciones eventuales de personalidades y especialistas. Suele llamarse tribuna o foro de opinin, y est vinculado a las secciones editoriales, que reflejan la lnea ideolgica del peridico.

Las notas de opinin pueden discrepar con la posicin del medio o apoyarla, pero en todo caso, deben ocuparse los temas de actualidad. El procedimiento habitual es contactar al responsable de la seccin, comentarle el tema y qu enfoque se propone. Una precaucin a tomar es enviar una versin especialmente redactada para cada medio. 3.4.2. Carpetas de prensa Cuando la informacin que se quiere transmitir tiene un cierto nivel de complejidad, lo ideal es elaborar una carpeta con todos los documentos que ayuden a esclarecer el tema: informes, estadsticas, opiniones, fotos, etc. Se le llama tambin dossier de prensa. Es importante que este informe tenga fuentes identificables y datos certificados. Debe tener una presentacin organizada, con un enfoque objetivo del tema que se plantea, aclarando tecnicismos y explicando los aspectos ms complejos de la cuestin. Carpetas de este tipo se entregan en conferencias de prensa, donde los responsables hacen declaraciones y responden a las inquietudes del periodismo sobre un asunto en particular. As, el periodista se puede concentrar en las declaraciones, sabiendo que luego contar con la info de base para armar la nota. 3.4.3. Encuestas de opinin Los sondeos de opinin y las investigaciones de mercado han ganado un espacio creciente en los medios. Ofrecen un retrato de algunos aspectos de la sociedad en un determinado momento. Las redacciones usan los estudios de las encuestadoras para ilustrar notas con datos accesorios, o justificar posturas. Aunque la encuesta no ofrezca demasiadas precisiones tcnicas, la prensa se interesa por los pronsticos arriesgados o las conclusiones sorpresivas. Los datos ms importantes estn en la ficha tcnica: Tamao de la muestra Margen de error Lugar donde se llev a cabo Fecha de realizacin Preguntas principales y mtodo de entrevista Responsables de la investigacin

3.4.4. Informes financieros Los datos financieros son la fuente principal de informacin de las publicaciones de economa. No slo en medios locales, sino tambin en internacionales. Cualquier organizacin comercial tiene datos de ese tipo, y en muchos casos existe la imposicin legal de darlos a conocer. La reticencia a revelar datos puede interpretarse como encubrimiento. Las sociedades annimas que cotizan en bolsa tienen la obligacin legal de dar a conocer pblicamente su estado de resultados en forma trimestral. En estos casos, los datos tcnicos se suelen acompaar con una gacetilla con declaraciones de los mximos responsables de la empresa. 3.5. Imgenes Son parte importante del contenido periodstico, dado que ilustran al lectos, permiten identificar personas y sirven de testimonio de la informacin. Puede darse el caso de que una noticia se genere a partir de una fotografa original, llamativa, tomada con criterio periodstico

La foto puede ser documental o resultado de una produccin fotogrfica. Actualmente se recurre al retoque por computadora. Si se manipula una imagen, debe aclararse. 3.5.1 Enviar fotografas Deben enviarse en formato grande apara que el diseador grfico pueda procesarla y obtener una imagen de buena calidad. Toda foto debe llevar adherida a ella untexto, sea al pie o pegado atrs, con indicaciones pertinentes y datos de quien la enva y de quienes estn en ella. Conviene elegir tomas que tengan accin, impacto visual o despierten inters emocional y evitar en todo momento fotos estticas. Las fotos en blanco y negro ya no se utilizan porque todos los medios cuentan con impresin a color. 3.5.2. Infografas e ilustraciones Los grficos combinan fotos, ilustraciones y textos breves en un nico material con el objetivo de permitir brindar informacin de manera clara. Las infografas son grficos, mapas y cuadros que son tiles cuando se trata de simplificar un tema complejo, mostrar cifras de manera concreta o ilustrar situaciones en un mapa. Hay distintos tipos: Grficos Cuadros Mapas y planos Dibujos

3.5.3. Fotografa publicitaria Los criterios de la fotografa periodstica son distintos de los de la publicitaria. Los diarios cuentan con el ingreso publicitario para subvencionarse, y es el medio quien tiene la ltima palabra en la publicacin de una foto. Lo aconsejable es ser precavido y evitar desacuerdos. 3.5.4. Filmaciones y vdeos Un video informacin presenta la informacin a travs de un reportaje con imgenes varias. Pueden filmarse tambin discursos, conciertos, entre otros acontecimientos, y enviarlos no editados para que el medio haga una seleccin de imgenes y genere su propio reportaje. La difusin de un vdeo depende del tema, de los personajes que aparecen y de la oportunidad. La filmacin debe presentar una noticia: imgenes de tipo publicitario son descartadas en todos los casos. 3.6. Otros recursos para generar informacin 3.6.1. Conferencia de prensa La conferencia es una reunin que se organiza para invitar a varios medios y ofrecer una informacin en forma simultnea. Este recurso permite que los periodistas hagan preguntas y puedan profundizar los aspectos que consideran ms relevantes. Slo se justifica para ocasiones de gran trascendencia. Debe distinguirse la conferencia que se convoca para hacer alguna aclaracin de ltimo momento, en la que prcticamente no hay tiempo de organizar nada, de aquella que se

programa con anticipacin. En este caso, se puede elegir el lugar y tomar recaudos para ofrecer comodidad. Aspectos bsicos: debe convocarse a la mayor cantidad de medios lo ideal es organizar la conferencia en un lugar con especio suficiente para que los periodistas se instalen con comodidad. Prever lugar para cmaras y fotgrafos. Es necesario que alguien registre el ingreso de los periodistas al lugar. La lista de medios presentes ayudar a coordinar quines formularn las preguntas. Se pueden coordinar encuentros personales con el orador, posteriores a la conferencia general. Es til contar con un comunicado o carpeta con la informacin de base para entregar a los asistentes La persona de prensa debe prever que puede haber requerimientos de info adicional por parte de los periodistas Tomar la precaucin de grabar la conferencia para enviar a los medios que no asistieron. Para las conferencias programadas con anticipacin, es preferible elegir un horario temprano en la tarde. As, el periodista podr volver a la redaccin

3.6.2. Boletn informativo Un boletn es una publicacin peridica, de produccin sencilla, que sirve para mantener informado a un grupo de personas de determinadas novedades o puntos de su especial inters. Pueden ser impresos o tener formato electrnico. En cualquier caso debe verificarse que estn llegando a la persona adecuada, porque se sabe que est interesada en la informacin, o porque el boletn se ocupa de temas que entran dentro de su rea de trabajo. El valor del boletn estar en los datos que encuentren en l los periodistas, y las ilustraciones y grficos que all se incluyan debern estar al servicio de la informacin de base. 3.6.3. Espacios de publicidad (publinota) La publinota es un artculo redactado que aparece en espacios pagos. Si bien el estilo y el diseo emulan a una nota periodstica, el medio suele hacer una clara identificacin de que se trata de un espacio de publicidad. No debe confundirse con una nota periodstica, ni con el trabajo de prensa: es un recurso publicitario con costo elevado, y el pblico lo recibe como tal. Los advertorials y las solicitadas son espacios publicitarios tambin, que se contratan en los medios para hacer declaraciones sobre un tema en particular o sobre una cuestin en controversia. 3.6.4. Visitas de prensa Cuando la organizacin tiene lugares que pueden ser de inters para la prensa, puede organizar visitar de periodistas. Debera coordinarse con encuentros con especialistas o tcnicos, o con demostraciones especiales, de modo que se le garantice al periodista un material informativo original.

3.6.5. Encuentros informales con periodistas Un desayuno o un almuerzo con un grupo reducido de periodistas y algunos referentes de una organizacin permite una charla franca, lo que ayuda a consolidar el conocimiento mutuo de la empresa con los reporteros.Tampoco es bueno abusar de este recurso, y evitar que la relacin de prensa se confunda en un vnculo personal o genere cercana inconveniente 3.7. Recursos electrnicos Internet ha cambiado gran parte de las rutinas productivas del periodismo. La Red es una de las fuentes de informacin que utilizan los periodistas, lo que ha acelerado los tiempos de difusin de las noticias 3.7.1. Usos del correo electrnico Los comunicados de prensa pueden enviarse por correo electrnico, siempre y cuando se tomen ciertos recaudos y se adapte la gacetilla a las caractersticas de este canal de comunicacin. No reemplaza al correo y al fax: en cada caso debe evaluarse cul es conveniente. Es preferible reservar el envo de informacin de prensa por correo electrnico para ocasiones especiales o cuando el periodista as lo ha solicitado. Cuidados a la hora de distribuir gacetillas va email: la info debe estar escrita en el cuerpo del mensaje, sin formatos especiales el ttulo debe ser significativo y explicativo del contenido del mensaje: no utilizar ttulos engaosos. Debe evitarse el envo de archivos adjuntos

3.7.1.1. Lista de direcciones Primer paso para planificar un envo por Internet: consolitar una lista actualizada de direcciones de correo electrnico de periodistas. No enviar a una direccin que no haya sido autorizada. Lo mejor es solicitar personalmente la direccin y consultar la conveniencia o no de realizar envos Peor error: envo de info a una lista indiscriminada de direcciones. Cada envo de prensa debe ser personalizado, y en ningun caso debera incluir las direcciones de otros periodistas o medios. 3.7.2. Pgina para la prensa Una organizacin que cuente con sustillo en Internet puede dedicar una pagina especial para el periodismo, en la que se brinde informacin exclusiva para se utilizada por los medios tradicionales. Algunos de los elementos que deberan estar presentes en la pgina dedicada al periodismo: ltimas noticias Lista de contactos Opinin de la institucin sobre temas clave Calendario de actividades Comunicados de prensa Material de prensa adicional Fuentes de informacin alternativas

Esta pag dedicada al periodismo puede ser de ingreso abierto o de acceso restringido, mediante una clave que se asignar al periodista que la registre. 3.8. Gneros periodsticos y herramientas informativas En la prensa predominan tresgneros que se definen en funcin de la presencia del informador en el texto: informacin, interpretacin u opinin. Estos gneros pueden convivir en una misma nota, o aparecer en secciones especficas. Gnero informativo: todo texto periodstico que se centra en datos y hechos concretos, sin opiniones ni juicios de valor. En el reportaje interpretativo, el periodista suele analizar los hechos relacionndolos con otros sucesos anteriores Los textos de opinin son los que reflejan la postura ideolgica del diario, dado que permiten entender la visin que el medio tiene de la realidad y de los sucesos sociales de los que dan cuenta.