IT Governance SymposiuM

11 Mai 2004

Transparence des cots informatiques et indicateurs de performance

Jean-Louis Leignel
11 Mai 2004 Jean-louis Leignel / IT Governance SymposiuM 2004

Transparence des cots informatiques et indicateurs de performance Pour tablir la relation devant exister entre indicateurs de performance et cots informatiques afin que ceux-ci deviennent une brique de lIT Governance, lAFAI a : demand un groupe de travail anim par Jean-Louis Leignel, Deloitte. et compos de :
Catherine Leloup, consultant indpendant Jean-Paul Leydier, Orgaconsultants Serge Yablonsky, SYC

dlaborer un Modle de calcul des cots informatiques bas sur les indicateurs de performance.

choisi le progiciel Mage/+3 de la socit MAGE (Modles dAide la Gestion dEntreprises) pour illustrer par lexemple lensemble des relations du Modle ainsi que les rsultats obtenus.

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Transparence des cots informatiques et indicateurs de performance Sommaire :

IT Governance : limportance de matriser les cots informatiques

Le cadre mthodologique de la matrise des cots informatiques

Modlisation croise Processus x Ressources

Phase dlaboration du Budget Phase de suivi du Rel Les cots informatiques : Une brique essentielle de lIT Governance

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IT Governance : limportance de matriser les cots informatiques Les Questions, que se pose lEntreprise sur son Informatique, et auxquelles lIT Governance cherche apporter une rponse :
Direction Gnrale Quelle est la valeur produite par les SI ? Les SI favorisent-ils ou freinent-ils la croissance ? Les SI encouragent-ils linnovation et la gestion des comptences ? La Direction Informatique est-elle bien gre ? Directions Oprationnelles Clientes Nos investissements en SI sont-ils rentables ? Comment les SI peuvent-ils favoriser la prise en compte des besoins des clients ? Comment les SI peuvent-ils nous aider tre plus ractifs ?

Direction Direction Informatique Oprationnelle Clientes

Direction Informatique Ne fait-on rellement que des choses utiles pour lEntreprise ? Comment se comparent nos cots par rapport aux prestations externes? O pouvons nous baisser nos cots ? Satisfaisons-nous toutes les attentes de notre environnement ? Comment mieux communiquer notre performance en interne ? Sommes-nous suffisamment attractifs pour attirer les comptences dont nous avons besoin ?
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Entreprise
Audit Les biens et les oprations de lEntreprise sont-ils correctement protgs ? Les principaux risques pour le Business sont-ils matriss ? Les processus de contrle et les pistes daudit sont-ils en place et efficaces ?

Audit Direction Gnrale

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IT Governance : limportance de matriser les cots informatiques Objectifs de lIT Governance :

Permettre la DG et la DSI de construire ensemble un positionnement quilibr de la fonction informatique visant garantir sa contribution au Business, la prise en compte des attentes de ses clients,la matrise des cots et des processus, sans oublier la prparation du futur.
Rentabilit FINANCIERE

Orientation UTILISATEURS

Contribution au BUSINESS

Performance OPERATIONNELLE

Prise en compte du FUTUR

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IT Governance : limportance de matriser les cots informatiques Conditions indispensables l atteinte des objectifs d IT Governance :
Latteinte de ces objectifs passe par un communication base sur la transparence entre la DG, la DSI et les Directions Oprationnelles clientes

DG

Communication Transparence DSI

DO

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Transparence des cots informatiques et indicateurs de performance Sommaire :

IT Governance : limportance de matriser les cots informatiques

Le cadre mthodologique de la matrise des cots informatiques

Modlisation croise Processus x Ressources

Phase dlaboration du Budget Phase de suivi du Rel Les cots informatiques : Une brique essentielle de lIT Governance

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Le cadre mthodologique de la matrise des cots informatiques Une Modlisation croise Processus x Ressources
distinguant les Projets du Fonctionnement rcurrent :

Management
RESSOURCES

Exploitation

Etudes

Mise disposition de PRODUITS/SERVICES

FONCTIONNEMENT

PROCESSUS
Dveloppement d'APPLICATIONS NOUVELLES

CLIENTS internes PROJETS

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Le cadre mthodologique de la matrise des cots informatiques

Une Modlisation base sur les concepts ABC/ABB/ABM ..permettant daller bien au-del de la seule dmarche ABC
La partie ABB permet de garantir la cohrence entre le volume des prestations demandes, les activits mettre en uvre pour les raliser, les budgets de Ressources correspondants et . les cots unitaires des prestations.

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Le cadre mthodologique de la matrise des cots informatiques

Une Modlisation base sur les concepts ABC/ABB/ABM ..couvrant lensemble des fonctionnalits dun contrle de gestion informatique
La partie ABM permet daffecter chaque Responsable les carts sur les Indicateurs de performance quil matrise, dexpliquer les causes de drives ventuelles constates dans les cots et didentifier les plans daction ncessaires leur correction.

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Transparence des cots informatiques et indicateurs de performance Sommaire :

IT Governance : limportance de matriser les cots informatiques

Le cadre mthodologique de la matrise des cots informatiques

Modlisation croise Processus x Ressources

Phase dlaboration du Budget Phase de suivi du Rel Les cots informatiques : Une brique essentielle de lIT Governance

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Modlisation croise Axe Processus : schma densemble

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Modlisation croise Processus de mise disposition des postes PC :

Produits Poste standard Poste commercial Poste C.A.O. Poste manager itinrant Inducteurs de cot Nombre de postes Idem Idem idem

Phases danalyse de la valeur ajoute Approvisionnements

Activits Approvisionnements Amortissements des postes Mastrisation Communication

Inducteurs dactivit Nombre d'approvisionneurs / poste Montant des amortissements par poste Nombre de masters / poste /an Nombre de mgabits/seconde/poste

Consommation rseau

Support local

Support technique Formation aux postes Hot Line PC

Nombre de techniciens / poste Nombre de jours de formation / poste Nombre dappels / poste

Hot Line PC

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Modlisation croise Processus de mise disposition des applications Gestion :

Produits (applications)
Compta clients Gestion Fournisseurs Gestion des Clients Gestion des Commandes Gestion de Production Paie

Inducteurs de cot (*)

Nombre de comptes clients Nombre de fournisseurs Nombre de clients Nombre de commandes Nombre dutilisateurs Nombre de salaris

Phases danalyse de la valeur ajoute Production Mainframe

Activits Stockage des donnes Editions Exploitation des serveurs Communication

Inducteurs dactivit Nombre de Giga-octets /application Nombre de pages dites/ application Nombre dheures CPU/application Nombre de transactions/ application Nombre de mgabits/seconde/application Nombre dappels/application Nombre de corrections/application

Consommation rseau

Hot Line gestion

Support tlphonique Maintenance corrective

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Modlisation croise Processus de mise disposition des applications CAO :

Produits (applications) CAO Gestion des donnes techniques

Inducteurs de cot (*) Nombre dutilisateurs Nombre de rfrences produits

Phases danalyse de la valeur ajoute

Production serveur CAO

Activits
Stockage des donnes Exploitation des serveurs Comunication

Inducteurs dactivit
Nombre de giga-octets/ application Nombre dheures CPU Nombre de transactions/ application Nombre de mgabits/seconde/application Nombre dappels / application Nombre de corrections / application

Consommation rseau CAO Hot Line CAO

Support tlphonique Maintenance corrective

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Modlisation croise Processus de Maintenance volutive :

Produits (applications) Toutes les applications maintenues CAO GDT Compta clients Gestion Fournisseurs Gestion des Clients Gestion des Commandes Gestion de Production Paie Phases danalyse de la valeur ajoute Maintenance volutive Activits Inducteurs de cot Les mmes que ceux de lapplication Nombre dutilisateurs Nombre de rfrences produits Nombre de comptes clients Nombre de fournisseurs Nombre de clients Nombre de commandes Nombre dutilisateurs Nombre de salaris Inducteurs dactivit

Maintenance volutive

Nombre de jours de dveloppement/ application Nombre de mgabits/seconde/application Nombre dheures CPU/ application Nombre de transactions / application

Communication

Exploitation des serveurs

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Modlisation croise Processus Projets :

Produits (projets)

Inducteurs de cot les mmes que ceux de lApplication en cours de dveloppement

Poste de travail commercial Projet ERP Projet GDT ....

Nombre dutilisateurs Nombre dutilisateurs Nombre de rfrences produits

Phases danalyse de la valeur ajoute Dveloppement projets

Activits

Inducteurs dactivit

Dveloppement Applications

Nombre de jours de dveloppement/ application

Communication

Nombre de mgabits/seconde/application

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Modlisation croise Axe Ressources : schma densemble

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Modlisation croise Axe Ressources : Centres de Ressources et Centres dActivit

Centres de Ressources Centres dActivit Dveloppement Maintenance volutive Maintenance corrective Exploitation serveurs Disques Editions Back up Rseau Accs aux Applications Mastrisation Support Utilisateurs Mastrisation PC Hot Line Support local Formation Achats PC Approvisionnements PC Achats Mainframe Amortissements Appli Immobilisations Projets Units des Activits Nb de jours de dveloppement Nb de jours de dveloppement Nb de corrections Heures CPU Nb de Giga-octets Nb de milliers de pages dites Heures CPU Mgabits / seconde Nb de Transactions Nb de masters / an Nb appels Nb de techniciens Nb de jours de formation Montant en K Euros Nb dapprovisionneurs Montant en K Euros Montant en K Euros Montant en K Euros

Etudes

Exploitation

Telcom/Rseaux

Appros/Achats

Amor/Immos

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Modlisation croise Axe Ressources : Natures de Frais

Familles
Frais de Personnel

Groupes
Personnel Interne

Natures de dpenses
Personnel Exploitation Personnel Projets Personnel Management Personnel sous trait Facility management Divers Conseil Amortissements matriels Locations/Leasing matriels Maintenance matriel Divers matriel Amortissements Tlcom Locations/Leasing Tlcom Abonnements lignes Supervision rseau Amortissements Logiciels Redevances Logiciels Maintenance logiciels Amortissements Surfaces Locations/Leasing Surfaces Maintenance Surfaces Divers Surfaces

Personnel sous trait Achats de services Achats de Services Conseil Matriels Informatiques Amortissements/ Leasing Maintenance Tlcommunications Amortissements/ Leasing Exploitation Logiciels et Progiciel Amortissements /Redevances Maintenance Surfaces Amortissements/ Leasing Maintenance

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Transparence des cots informatiques et indicateurs de performance Sommaire :

IT Governance : limportance de matriser les cots informatiques

Le cadre mthodologique de la matrise des cots informatiques

Modlisation croise Processus x Ressources

Phase dlaboration du Budget Phase de suivi du Rel Les cots informatiques : Une brique essentielle de lIT Governance

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Phase dlaboration du Budget Objectifs associs aux indicateurs du Modle :

Objectifs de Volume :
Nombre de postes de travail PC ; Nombre de salaris pour lapplication paie ; Nombre de fournisseurs pour lapplication gestion des fournisseurs ; Nombre de rfrences produits pour lapplication gestion des donnes techniques ; Nombre de users pour les applications CAO et gestion de production ; ..

Objectifs de performance dans la production des Produits/services :

Par exemple pour le processus de mise disposition des Applications CAO :
Heures CPU / application Nombre de Giga-Octets / application Nombre de corrections / application Nombre dappels la Hot Line Nombre dannes damortissement / poste Nombre de postes approvisionns /an / approvisionneur Nombre de masters / an / poste Nombre de postes supports / technicien Nombre dappels la Hot Line/ poste ..

et le processus mise disposition des PC :

Objectifs de performance dans les Acquisitions de Ressources :

Prix Unitaire dachat / poste Cot journalier du personnel interne / externe

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Phase dlaboration du Budget Rsultats : Budget de Frais par Centres dActivit

dcoulant des objectifs de volume de prestations fournir et du calcul des Activits partir des objectifs de performance

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Phase dlaboration du Budget Rsultats : Calcul des cots unitaires prvisionnel

cohrents avec les objectifs de volume de prestations fournir, les objectifs de performance et les Ressources mettre en uvre.

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Phase dlaboration du Budget Rsultats : Calcul des cots unitaires prvisionnel

dcomposs par grands types de Frais

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Phase dlaboration du Budget Rsultats : dtermination de la Facturation / client

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Transparence des cots informatiques et indicateurs de performance Sommaire :

IT Governance : limportance de matriser les cots informatiques

Le cadre mthodologique de la matrise des cots informatiques

Modlisation croise Processus x Ressources

Phase dlaboration du Budget Phase de suivi du Rel Les cots informatiques : Une brique essentielle de lIT Governance

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Phase de suivi du Rel Saisie des donnes relles provenant de lensemble des systmes oprationnels et comptables
Pilotage :
Niveau 1: Tableau de bord (IT scorecard)
Vision synthtique globale
Prvisionnel Suivi

Pilotage global:
conomique performances oprationnelles satisfaction des clients volumtrie benchmarking

Niveau 2: Pilotage conomique (budgets, cots,)

Simulations

- Indicateurs de performance non financiers

Simulations

- Gestion de Parc

- Demandes d'engagement

Systmes oprationnels

- Gestion de Rseaux - Help-Desk - Gestion de Projets

de dpenses - Comptabilit analytique - Comptabilit

- FONCTIONNEMENT
- PROJETS

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Phase de suivi du Rel Saisie des donnes relles provenant de lensemble des systmes oprationnels et comptables
Volume de prestations rellement fourni:
Nombre rel de postes de travail PC par Direction Nombre rel de Fournisseurs traits par lapplication de gestion des Fournisseurs Nombre rel de Commandes traites par lapplication de gestion des Commandes Nombre rel de Comptes Clients traits par lapplication de Comptabilit Clients Nombre rel de Rfrences produits traites par lapplication de gestion des donne techniques Nombre rel de users utilisant lapplication de gestion de production Etc .

Activits relles
Nombre rel dappels la Hot Line, dont le relev est aussi ncessaire la gestion du service ; Nombre rel de PCs supports par technicien ; Nombre rel dheures CPU par Application et par Projet ; Nombre de Giga-octets rellement utiliss par Application ; Nombre rel de corrections par Application ; Nombre rel de jours de dveloppement consomms par Projet, Etc .

Ressources rellement consommes

gestion des RH (par exemple : nombre de personnes internes par Centre de Ressources) Achats (par exemple : nombre de personnes externes en sous-traitance par Centre, nombre de jours de conseil,.). Comptabilit : Natures de dpenses du plan comptable informatique imputes par Centre dActivit ( Hot Line, Support local et Formation)

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Phase de suivi du Rel Intgration des donnes relles provenant de lensemble des systmes oprationnels et comptables par un INTERFACAGE contrl

INTM3 ACCESS DATA BASE EXTERNAL REFERENC E TABLES SP_ISOVx Initialization function TRANSAC table Table Translation table table

INTERFA C reports

SAP extracted Expenses & Flow data

SP_ISOVx Formating function

SOURCE table Agregated data table table

INTERFAC translator

SP SAP DB report s MAGE table Import table Mage/+ 3 DB

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Phase de suivi du Rel ECARTS par indicateur de performance affectable chaque responsable

Mise en vidence de la PRODUCTIVITE dune Direction Informatique Mise en vidence de la PRODUCTIVITE dune Direction Informatique

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Lcart total entre Budget et Rel sexplique par :

Quantits Produites Quantits Produites
nb postes de travail PC nb postes de travail PC nb users servis nb users servis nb jours dveloppement nb jours dveloppement

par par application application et par entit et par entit cliente cliente par par Type dachats Type dachats

Prix d Achats Prix d Achats

PC PC Main-Frame Main-Frame Rseaux . Rseaux .

Productivit sur Valeur Ajoute Productivit sur Valeur Ajoute

Main doeuvre Main doeuvre sous-traitance sous-traitance consommation dinducteurs de cots . consommation dinducteurs de cots . nb appels / poste nb appels / poste CPU / user CPU / user
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par par service et par service et par responsable responsable

Phase de suivi du Rel ECARTS : Synthse par type dcarts

Synthse des ECARTS de Performance par rapport au Budget
( fin de 1re priode) Montant (K Euros) Montant (K Euros)

Analyse de l'Ecart TOTAL BUDGET (1re priode) REEL ECART TOTAL

Ecart de Volume des

Analyse de l'ECART de PRODUCTIVITE par rapport au Budget

( fin de 1re priode) Montant (K Euros) Montant (K Euros)

7.237,1 7.310,0 72,9 Mali

ECART de PRODUCTIVITE = 1) Ecart sur les inducteurs d'Activit =

431,6 Mali
532,7 Mali 261,8 55,3 149,3 101,1 -34,8

1) Prestations fournies :
- Applications et Projets - Postes de travail PC Sous-total = -244,3 -49,8 -294,1 366,9 -26,4 -38,3

2) Ecart de Cot global :

- Absorption de Frais Fixes - Cot d'acquisition des Ressources

- Dveloppement - Maintenance - Support local - CPU Mainframe - Autres

- PRODUCTIVITE

431,6 Mali

2) Ecart sur les inducteurs de Ressources =

- Maintenance volutive - Exploitation serveurs (CPU) - Formation - Call Center - Support local - Autres

-101,1 Boni -23,1 -58,1 24,3 43,8 -67,2 -20,8

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Phase de suivi du Rel ECARTS de Volume de prestations fournies

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Phase de suivi du Rel ECARTS sur les indicateurs de performance affectables chaque responsable

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Phase de suivi du Rel ECARTS sur les consommations de Ressources par responsable

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Phase de suivi du Rel ECARTS sur les Cots dacquisition des Ressources

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Phase de suivi du Rel COUTS REELS aprs incorporation des Ecarts :

Les Volumes et Cots rels des prestations TCO rel des PC

PC Manager itinrant PC Commercial PC C.A.O . PC standard

TCO Rel 1.340 Euros 2.363 Euros 2.896 Euros 1.888 Euros

TCO Budget 2.361 Euros 2.924 Euros 1.975 Euros 2.162 Euros

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Phase de suivi du Rel COUTS REELS : suivi de leur volution dans le temps et par rapport au Budget
Suivi des Cots Rels des prestations informatiques Suivi des Cots Rels des prestations informatiques
Rel A-1

100 80 60 40 20

Budget A

Rel A Priode 1

Rel A Priode 2

Cot Rel A-1 Standard A Cot Rel A-1 Standard A Achats Achats V.A exploitation V.A exploitation

Priode 1 Priode 1

Priode 2 Priode 2

V.A projets appli + techniques V.A projets appli + techniques V.A structure affecte V.A structure affecte

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Phase de suivi du Rel Volet conomique de lIT scorecard aliment par le modle ABM

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Transparence des cots informatiques et indicateurs de performance Sommaire :

IT Governance : limportance de matriser les cots informatiques

Le cadre mthodologique de la matrise des cots informatiques

Modlisation croise Processus x Ressources

Phase dlaboration du Budget Phase de suivi du Rel Les cots informatiques : Une brique essentielle de lIT Governance

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Les cots informatiques : Une brique essentielle de lIT Governance

Au cur du triangle (DG,DSI,DO), le Budget informatique est un angle dattaque privilgi de lIT Governance
Il comprend 2 parties distinctes obissant des logiques trs diffrentes : Produits & Projets Design
Run Build

Entre 70% et 80% du budget consacrs aux Produits: -Mise disposition des PC -Mise disposition dapplications -Support utilisateurs -.

Entre 20% et 30% du budget consacrs aux Projets

Vecteur Produits / services rcurrents Logique de production

Vecteur Projets Logique dinvestissement

Objectif :

Objectif :

Amlioration de la productivit Baisse des cots

Augmentation de la rentabilit Cration de valeur

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Les cots informatiques : Une brique essentielle de lIT Governance Rduire les cots unitaires des Produits pour dgager des possibilits de financement de Projets ayant dmontr leur contribution la cration de valeur

Vecteur Produits / Services Le budget IT dpend de : Volume de la demande

Vecteur Projets

Responsabilits :

Le budget IT dpend de:

Directions Directions Processus de slection Oprationnelles Oprationnelles de Projets mis en place Clientes Clientes Direction Gnrale

Cot unitaire

DSI

Respect Cot / Dlais /Qualit

Rduire les cots unitaires

Augmenter la cration de valeur

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Les cots informatiques : Une brique essentielle de lIT Governance

Rduire les cots unitaires

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Les cots informatiques : Une brique essentielle de lIT Governance

Augmenter la cration de valeur

Processus de slection des Projets

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Les cots informatiques : Une brique essentielle de lIT Governance

Lapproche de lIT Governance par le Budget informatique doit tre complte par laxe Matrise des RISQUES IT
Utilisation de COBIT comme rfrentiel dAudit dune bonne Gouvernance IT

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Les cots informatiques : Une brique essentielle de lIT Governance Au-del des approches ( cration de valeur, cots unitaires IT et matrise des risques,), lIT scorecard permet de piloter linformatique par rapport lensemble des critres dIT Governance :

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