Excel

Formare 2.012

Introduo

O Excel um programa de planilha eletrnica desenvolvido pela Microsoft para Windows, que pode ser utilizado para calcular, armazenar e trabalhar com lista de dados, fazer relatrios e grficos, sendo recomendado para planejamentos, previses, anlises estatsticas e financeiras, simulaes e manipulao numrica em geral. Por ser um programa escrito para Windows, tem acesso a todas as funes que o ambiente proporciona, como por exemplo, a troca de dados entre aplicativos (Word, PowerPoint, etc). A planilha eletrnica um conjunto de colunas e linhas, cuja interseco chamamos de clulas. Cada clula possui um endereo nico ou referncia. Por exemplo, a referncia da clula da coluna A com a linha 1 A1. O Excel possui 256 colunas identificadas por letras de A at IV e 65.536 linhas.
Prof. Msc. Zagretti - Faculdades Anhanguera de Dourados (MS)

Introduo

O Excel pode ser utilizado em diversas reas, citaremos algumas: rea Administrativa:
Folha de Pagamento, Salrios, Contabilidade, Controle de Compras, Tabelas de Preos, Saldos etc.

rea Financeira:
Anlise de Investimentos, Custos, Projeo de Lucros, Fluxo de Caixa, Controle de Captao de Recursos, Controle de Contas a Pagar e a Receber, Simulao de Custos etc.

Produo:
Controle de Produo, Controle de Produtividade, Controle de Estoque etc.

rea Comercial:
Plano de Vendas, Controle de Visitas, Anlise de Mercado, Controle de Notas Fiscais, Emisso de Listagem de Preos.

Prof. Msc. Zagretti - Faculdades Anhanguera de Dourados (MS)

Iniciando o Excel
Clique no boto Iniciar. Localizar a opo Microsoft Office e ento o Microsoft Office Excel.

Observao: Aguarde at o Microsoft Excel ser iniciado.

Prof. Msc. Zagretti - Faculdades Anhanguera de Dourados (MS)

Interface do Excel

Prof. Msc. Zagretti - Faculdades Anhanguera de Dourados (MS)

Movimentando-se na Planilha

Para que uma clula possa receber algum tipo de dado ou formatao, necessrio que ela seja selecionada previamente, ou seja, que se torne clula ativa; para isso, voc deve mover o retngulo de seleo da clula, utilizando um dos muitos mtodos disponveis. As teclas de seta servem pra mover o retngulo para a clula na direo indicada por ela;

Mover uma clula para a direita: Mover uma clula para a esquerda: Mover uma clula para cima: Mover uma clula para a baixo:

As teclas de seta em combinaes com outras teclas servem para acelerar a movimentao;
ltima coluna da linha atual: CTRL + Primeira coluna da linha atual: CTRL + ltima linha com dados da coluna atual: CTRL + Primeira linda com dados da coluna atual: CTRL +

Observaes: Use o mouse para selecionar uma clula especfica.

Prof. Msc. Zagretti - Faculdades Anhanguera de Dourados (MS)

Barra de Menus

Exibe os menus atravs dos quais podemos efetuar diversas operaes.

Algumas delas so:

Menu Arquivo - Abrir pastas, fechar pastas, configurar pgina, visualizar impresso, imprimir, enviar planilha etc. Menu Editar - Copiar, recortar, colar informaes etc. Menu Exibir - Exibir barra de status, ocultar barra de status, ferramentas, personalizar modos de exibio etc. Menu Inserir - Inserir clulas, linhas, colunas etc. Menu Formatar - Formatar clulas: alterar fontes, alinhamentos, bordas; formatar linha: altura, auto-ajuste etc. Menu Ferramentas - Verificar ortografia, compartilhar pastas de trabalho, proteger planilha etc. Menu Dados - Operaes com banco de dados em geral. Menu Janela - Alterar disposio das janelas etc. Menu Ajuda - Obter ajuda do Microsoft Excel.
Prof. Msc. Zagretti - Faculdades Anhanguera de Dourados (MS) 7

Barra de Ferramentas

Possui botes que facilitam a execuo das tarefas mais freqentes do aplicativo, bastando apenas acion-los.

Prof. Msc. Zagretti - Faculdades Anhanguera de Dourados (MS)

Barra de Ferramentas

Prof. Msc. Zagretti - Faculdades Anhanguera de Dourados (MS)

Barra de Formatao

Possui botes que alteram a visualizao dos dados na planilha, bastando clicar sobre qualquer um deles.

Prof. Msc. Zagretti - Faculdades Anhanguera de Dourados (MS)

10

Barra de Formatao

Prof. Msc. Zagretti - Faculdades Anhanguera de Dourados (MS)

11

Barra de Frmulas

Utilizamos a Barra de Frmulas para editar as entradas de dados na planilha.

Caixa de Nome - rea de Referncia ou Caixa de nome que identifica a clula atual. Para acessar rapidamente uma clula, clique dentro da Caixa do Nome, digite o endereo da clula desejada e pressione Enter.
Prof. Msc. Zagretti - Faculdades Anhanguera de Dourados (MS) 12

Saindo do Microsoft Excel

Para finalizar o Excel, clique no menu Arquivo/Sair ou pelo atalho pressionando as teclas ALT + F4. Se desejar fechar apenas a planilha em uso, clique no Menu Arquivo/Fechar ou pelo atalho Ctrl + F4.
Observaes: ALT + F4 Microsoft Excel. Finaliza o

Ctrl + F4 - Fecha apenas o arquivo em uso.

Prof. Msc. Zagretti - Faculdades Anhanguera de Dourados (MS) 13

Pastas de Trabalho

Cada pasta pode conter 255 planilhas, que podem diferir uma das outras, ou seja, em uma pasta de trabalho, podem existir vrias planilhas com dados diferentes. Toda vez que voc abrir, salvar ou fechar um arquivo estar executando estas operaes em uma pasta de trabalho. Para avanar de uma planilha para outra (exemplo: de Plan1 para Plan2) use as teclas de atalho: Ctrl PageDow, para retornar a planilha anterior (exemplo de Plan3 para Plan2) use as teclas de atalho: Ctrl PgUp.
Prof. Msc. Zagretti - Faculdades Anhanguera de Dourados (MS) 14

Como os Dados so Interpretados

Digitados

Podemos digitar dois tipos de dados nas planilhas:

Valor constante: digitado diretamente na clula e pode ser um texto ou um nmero com vrios formatos (data, hora, moeda, porcentagem, frao ou notao cientfica). Frmula: uma seqncia de valores, referncias de clulas, nomes, funes ou operadores que produzam um novo valor a partir dos valores existentes.
As frmulas sempre comeam com um sinal de igual. Os valores resultantes das frmulas so atualizados quando os valores originais so alterados.
Prof. Msc. Zagretti - Faculdades Anhanguera de Dourados (MS) 15

Tipos de Entrada de Dados

O Excel aceita quatro tipos de dados: Textos, Nmeros, Frmulas e Funes.

Textos: interpretado como texto toda a informao que se inicia com uma letra ficando alinhados esquerda.
Utilizamos o texto em ttulos e definies.

Nmeros: interpretado como nmero todo dado precedido pelos seguintes caracteres: 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 + menos, abre e fecha parnteses, / $ %.
Utilizamos os nmeros para clculos. Os valores numricos sempre so alinhados direita e podem assumir vrios formatos como: nmero fixo de casas decimais, percentual entre outros.

Frmulas: so compostas por nmeros, operadores matemticos, referncias de clulas etc. Funes: so as frmulas criadas pelo Excel.
Existem funes estatsticas, matemticas, financeiras etc.

Prof. Msc. Zagretti - Faculdades Anhanguera de Dourados (MS)

16

Operadores Matemticos

Prof. Msc. Zagretti - Faculdades Anhanguera de Dourados (MS)

17

Entrando com Dados

Para entrar com as informaes na planilha, basta posicionar o cursor na clula desejada, digitar o contedo e, em seguida, pressionar a tecla Enter.

Prof. Msc. Zagretti - Faculdades Anhanguera de Dourados (MS)

18

Selecionando uma Clula

Use as teclas de movimentao para mover o cursor da planilha at a clula desejada.

Prof. Msc. Zagretti - Faculdades Anhanguera de Dourados (MS)

19

Entrando com Textos

Digitar o texto na clula selecionada, confirmando com a tecla Enter. Se o texto for maior que a largura da clula, se expandir para as clulas laterais at encontrar uma clula preenchida. Essa expanso ocorre em nvel de tela, apresentado em cima da clula vazia. Podemos colocar at 32.000 caracteres em uma clula.
Prof. Msc. Zagretti - Faculdades Anhanguera de Dourados (MS) 20

Dicas (Movimentao na Planilha)

Quando a movimentao entre clulas realizada pelo Tab, o cursor desloca-se uma clula direita e pelo Shift+Tab uma clula esquerda. Pressionando-se a tecla Enter, movemos o cursor para a prxima linha e Shift+Enter para mover o cursor acima. As teclas de seta posicionam o cursor de acordo com a direo.
Prof. Msc. Zagretti - Faculdades Anhanguera de Dourados (MS) 21

Entrando com Nmeros

Digitar o nmero na clula selecionada e pressionar a tecla Enter. Nas clulas que tiverem o formato de nmero padro, Geral, o Excel exibir os nmeros como inteiros (789), fraes decimais (7,89) ou em notao cientfica (7.89E+08) caso o nmero for maior que a largura da clula. Se o nmero estiver formatado, a clula ser preenchida com cerquilhas (###) indicando que a largura insuficiente.
Prof. Msc. Zagretti - Faculdades Anhanguera de Dourados (MS) 22

Corrigindo Erros Entrada de Dados

de

Durante a digitao dos dados podemos usar as teclas de edio como: Backspace, Delete, Insert, entre outras, que permitem corrigir ou digitar novos dados. H tambm a tecla Esc que possibilita cancelar uma entrada de dados antes que ela seja confirmada com a tecla Enter. Para corrigir uma entrada j digitada devemos proceder da seguinte forma:
Posicionar o cursor na clula a ser corrigida; Pressionar a tecla de funo F2 que habilitar a alterao dos dados contidos na clula (o cursor estar posicionado aps o ltimo caractere). Aps realizar as devidas correes, tecle Enter para confirmar.

Prof. Msc. Zagretti - Faculdades Anhanguera de Dourados (MS)

23

Correo Ortogrfica

Para corrigir a planilha, clique no boto Ortografia e Gramtica ou pressione a tecla F7.

Prof. Msc. Zagretti - Faculdades Anhanguera de Dourados (MS)

24

Desfazer Operao

Para desfazer automaticamente a ltima operao realizada:

Clique no boto Desfazer . Escolher a opo Desfazer de acordo com o nmero de aes que deseja desfazer. Atalho: Ctrl + Z.

Prof. Msc. Zagretti - Faculdades Anhanguera de Dourados (MS)

25

Refazer a Operao
Para repetir automaticamente a ltima operao realizada. Procedimentos:

Clique no boto Refazer Atalho: F4

Prof. Msc. Zagretti - Faculdades Anhanguera de Dourados (MS)

26

Editando a Planilha

SELECIONANDO UM GRUPO DE CLULAS

Para a realizao da maioria das tarefas necessrio selecionar as clulas. Esta seleo pode ser realizada da seguinte maneira:
Posicionar na primeira clula desejada; Pressionar a tecla SHIFT e atravs das setas de direo, marcar at a ltima clula do grupo desejado.
Prof. Msc. Zagretti - Faculdades Anhanguera de Dourados (MS) 27

Atalhos para Seleo

Para selecionar toda a planilha: posicionar o cursor na primeira clula da planilha e pressionar Control Shift End. Para selecionar toda planilha estando o cursor posicionado em qualquer uma das clulas da respectiva planilha pressione Control Shift *. Para selecionar toda a coluna: basta posicionar o cursor na coluna desejada e teclar Control Barra de Espaos. Para selecionar toda linha: basta posicionar o cursor na linha desejada e teclar Shift Barra de Espaos. Para selecionar uma coluna da planilha: CTRL Shift Seta para baixo. Para selecionar uma linha da planilha: CTRL Shift Seta para direita .
Prof. Msc. Zagretti - Faculdades Anhanguera de Dourados (MS)

28

Sobrescrevendo uma Clula

Procedimentos:
Posicionar na clula desejada; Digitar os novos dados (automaticamente os dados antigos sero sobrescritos).

Prof. Msc. Zagretti - Faculdades Anhanguera de Dourados (MS)

29

Apagando de uma Clula

Dados

Procedimentos:
Posicionar na clula desejada; Pressionar a tecla Delete para apagar o contedo e manter a formatao. Atravs do Menu Editar opo Limpar, podemos apagar a formatao da clula, as notas, o contedo ou todos os detalhes, selecionando a opo desejada.

Prof. Msc. Zagretti - Faculdades Anhanguera de Dourados (MS)

30

Inserindo Clula em Branco

uma

Para inserirmos uma clula em branco entre um conjunto de clulas devemos proceder da seguinte forma:
Posicionar na clula que ser deslocada; Clique no Menu Inserir/Clulas, ou atravs do atalho Shift+F10 na opo Inserir; Escolha o tipo de deslocamento desejado (clulas para direita, clulas para baixo, linha inteira ou coluna inteira); Finalize com o boto OK.
Prof. Msc. Zagretti - Faculdades Anhanguera de Dourados (MS) 31

Alterando Largura das Colunas

Em uma planilha, todas as colunas so definidas com uma largura padro que poder ser alterada. As linhas ajustam-se automaticamente para acomodar um texto com retorno automtico ou a maior fonte inserida na linha. Procedimentos:
Posicionar na coluna a ser alterada; Acessar o Menu Formatar/Coluna/Largura; Digite a largura desejada para a coluna e confirme com OK.

Observaes: Caso queira ajustar a largura mnima necessria, para exibir o contedo das clulas selecionadas, acione o Menu Formatar, Coluna opo, Auto-Ajuste da Seleo; para retornar a coluna ao tamanho original, acessar a opo Largura Padro.
Prof. Msc. Zagretti - Faculdades Anhanguera de Dourados (MS)

32

Alterando Altura das Linhas

De acordo com a fonte utilizada, o Excel ajusta automaticamente a altura da linha. Entretanto, podemos aument-la para destacar itens importantes da planilha como por exemplo totais, subtotais etc. Procedimentos:
Posicionar na linha desejada. Acessar o Menu Formatar e escolher a opo Linha, na seqncia pressione a seta para a direita para abrir um sub-menu. Localize a opo Altura e especifique a altura da linha, confirmando com a tecla Enter. Observaes: Caso queira ajustar automaticamente clique no Menu Formatar/Linha/ Auto-Ajuste ou clique duas vezes entre as colunas desejadas:
Prof. Msc. Zagretti - Faculdades Anhanguera de Dourados (MS) 33

Inserindo Excluindo Linhas

ou

Inserindo linhas
Posicionar o cursor na clula onde ser inserida a linha ou linhas. Acionar o Menu Inserir/Linhas, ou atravs do atalho Shift F10 na opo Inserir.

Observaes: A linha ser inserida acima do local selecionado. Se desejar inserir mais de uma linha, repita o procedimento.
Prof. Msc. Zagretti - Faculdades Anhanguera de Dourados (MS) 34

Excluindo Linhas
Posicionar o cursor na clula da linha a ser excluda; Acionar o Menu Editar/Excluir, ou atravs do atalho Shift F10 na opo Excluir; Escolha a opo linha inteira. Finalize com OK.

Prof. Msc. Zagretti - Faculdades Anhanguera de Dourados (MS)

35

Inserindo Excluindo Colunas

ou

Inserindo colunas
Posicionar o cursor no local onde ser inserida a coluna ou colunas. Acionar o Menu Inserir/Colunas, ou atravs do atalho Shift F10 na opo Inserir.

Observao: A coluna ser inserida esquerda do local marcado. Excluindo colunas

Posicionar o cursor na coluna a ser excluda; Acionar o Menu Editar/Excluir, ou atravs do atalho Shift F10 na opo Excluir. Escolha a opo coluna inteira. Finalize com OK.
Prof. Msc. Zagretti - Faculdades Anhanguera de Dourados (MS) 36

Copiando Clulas

Podemos copiar o contedo de uma clula ou faixa de clulas de um local para o outro. No caso de frmulas, a clula que est sendo copiada ser automaticamente refeita, de forma que os endereos fiquem de acordo com a clula posicionada. A cpia poder ser: Relativa: quando houver frmula na clula copiada, esta varia relativamente ao sentido para o qual est sendo efetuada a cpia. BORDAS O Excel oferece uma ampla variedade de bordas (inferior, esquerda, direita, superior e inferior dupla, externas, todas as bordas, etc) que so utilizadas para deixar as planilhas com uma esttica apresentvel. Selecione a rea desejada, clique sobre a seta ao lado do boto Bordas e escolha a borda.
Prof. Msc. Zagretti - Faculdades Anhanguera de Dourados (MS)

37

Utilizando o Recurso Autopreenchimento

de

Em uma planilha normalmente precisamos preencher uma determinada faixa de clulas com textos ou valores iguais ou seqenciais.

Podemos realizar essas operaes utilizando o recurso de autopreenchimento.

Prof. Msc. Zagretti - Faculdades Anhanguera de Dourados (MS) 38

Utilizando o Recurso Autopreenchimento

de

Na parte inferior, direita da clula ativa h um ponto negro que se chama Ala de preenchimento. Quando voc posiciona o mouse sobre a Ala de preenchimento aparece uma cruz . Clique sobre esta ala e arraste abaixo para preencher com os dados abaixo ou direita para preencher com os dados direita da clula ativa.
Prof. Msc. Zagretti - Faculdades Anhanguera de Dourados (MS) 39

Utilizando o Recurso Autopreenchimento

de

Prof. Msc. Zagretti - Faculdades Anhanguera de Dourados (MS)

40

Calculando com Excel

O Excel possibilita a criao de clculos simples, com apenas um clique do mouse. Para executar qualquer operao matemtica voc deve seguir alguns passos:
Qualquer clula do Excel poder executar um clculo, portanto, posicione a clula ativa no local onde deseja o resultado. Voc pode fazer isso clicando com o mouse ou utilizando as setas de direo do teclado; Ao comear uma frmula (conta, no Excel) sempre a termine primeiro para depois executar outra tarefa; Sempre comece uma frmula com o sinal de = (igual); Ao terminar a frmula, pressione unicamente Prof. Msc. Zagretti - Faculdades Enter ou Tab. Anhanguera de Dourados (MS) 41

Calculando com Excel

Existem duas maneiras de voc criar uma frmula:

Voc pode digitar a frmula inteira, utilizando os endereos das clulas. Exemplo: =a2+b2

Esta frmula somaria o contedo da clula A2 com o contedo da clula B2. Outros exemplos: =c4-c5 (Subtrao) =f8*g15 (Multiplicao) =a7/b32 (Diviso)
Prof. Msc. Zagretti - Faculdades Anhanguera de Dourados (MS) 42

Calculando com Excel

Outra maneira utilizar o mouse. Veja o exemplo abaixo:

Digite o sinal de = (igual); Clique sobre a clula A1; Digite o sinal de + (soma); Clique sobre a clula B1; Finalize com Enter.
Prof. Msc. Zagretti - Faculdades Anhanguera de Dourados (MS) 43

Calculando com Excel

Podemos utilizar os operadores matemticos para criao de frmulas que executem clculos simples ou complexos. A prioridade para cada operador segue as regras matemticas:
Exponenciao (^), Multiplicao (*), Diviso (/), Adio (+) e Subtrao (-). Para alterar esta ordem, devemos utilizar parnteses. Por exemplo: se desejarmos efetuar primeiro a adio e subtrao basta coloc-los entre parnteses:
Caso no sejam colocados os parnteses, o resultado ser outro: No devemos usar parnteses para indicar nmeros negativos em uma frmula e sim um sinal de subtrao antes dele.
Ex.: =5*-10

Prof. Msc. Zagretti - Faculdades Anhanguera de Dourados (MS)

44

Somando Clulas

Procedimentos:
Posicionar o cursor na clula que armazenar o resultado da soma; Digitar o sinal de igual =, para indicar que ser inserida uma frmula na clula; Digitar o endereo da clula que contm o primeiro dado a ser somado; Digitar o sinal de +, para indicar que ser realizada uma adio; Digitar o endereo da clula que contm o prximo resultado a ser somado e assim sucessivamente; Pressionar a tecla Enter.

Observao: O Excel apresenta uma mensagem quando a frmula estiver incorreta.

Prof. Msc. Zagretti - Faculdades Anhanguera de Dourados (MS) 45

Subtraindo Clulas

Procedimentos:
Selecionar a clula que armazenar o resultado da operao; Digitar o sinal de igual =, para indicar que ser inserida uma frmula na clula; Digitar o endereo da clula que contm o primeiro dado a ser a ser subtrado de um valor; Digitar o sinal de -, para indicar que ser realizada uma subtrao; Digitar o endereo da clula que contm o valor a ser subtrado; Pressionar a tecla Enter para concluir a operao. Prof. Msc. Zagretti - Faculdades
Anhanguera de Dourados (MS) 46

Multiplicando Clulas

Procedimentos:
Selecionar a clula que armazenar o resultado da operao; Digitar o sinal de igual =, para indicar que ser inserida uma frmula na clula; Digitar o endereo da clula que contm o primeiro dado a ser multiplicado; Digitar *, para indicar que ser efetuada uma multiplicao; Digitar o endereo da clula que contm o valor a ser multiplicado; Pressionar a tecla Enter para concluir a operao.
Prof. Msc. Zagretti - Faculdades Anhanguera de Dourados (MS) 47

Dividindo Clulas

Procedimentos:
Selecionar a clula que armazenar o resultado da operao; Digitar o sinal de igual =, para indicar que ser inserida uma frmula na clula; Digitar o endereo da clula que contm o primeiro dado a ser a ser dividido; Digitar /, para indicar que ser efetuada uma diviso; Digitar o endereo da clula que contm o valor a ser dividido; Pressionar a tecla Enter para concluir a operao.
Prof. Msc. Zagretti - Faculdades Anhanguera de Dourados (MS) 48