Unidad II Proceso Metodolgico de la Auditoria de Proyectos o Auditoria de Obras Pblicas

1. Proceso de la auditora de proyectos de inversin o proyectos de obras pblicas El trabajo encomendado se realizar dando cumplimiento a las siguientes Etapas:

a) Planificacin b) Realizacin del examen

c) Comunicacin de resultados

Planificacin de la Auditora
La planificacin de la auditora, suponindose una auditora cuyo alcance incluye a todo el proyecto, se realiza a travs de las siguientes Fases:
Actividades Previas al Examen

De acuerdo a la programacin establecida y con el propsito de obtener un conocimiento cabal de los criterios que guan el proceso administrativo del proyecto - planificacin, organizacin, direccin y control - y de su aplicacin prctica, identificando los componentes principales y posibles reas de riesgo El estudio de la informacin abarcar, segn el alcance de cada auditora, los siguientes aspectos fundamentales:

1. Sistema de control interno relativo al (planificacin, supervisin, fiscalizacin, etc.). 2. Idea. 3. Perfil 4. Factibilidad

proyecto

5. Diseo 6. Financiamiento
7. Modalidad de ejecucin (Proceso de adjudicacin y contratacin o administracin directa) 8. Contratos 9. Construccin 10. Operacin y mantenimiento

Conocimiento general del proyecto y de la entidad ejecutora 1) Argumentos que justifican el inicio del proyecto 2) Coherencia con polticas sectoriales y regionales, de acuerdo con las normas aplicables 3) Evidencia de que el proyecto consta en la Programacin Operativa de la entidad y de que se hayan establecido metas cualitativas o cuantitativas a lograr en un perodo determinado, las limitaciones externas que las afecten, los medios de verificacin de los resultados obtenidos, los recursos necesarios para alcanzarlos y la asignacin de funciones y responsabilidades pertinentes

Organizacin, direccin y control del proyecto:

Organizacin y estructura del sistema de control interno relativo al proyecto. Delegacin de autoridad a los distintos niveles que participan en las diferentes etapas del proyecto, especificando: el objetivo, la relacin de funciones y responsabilidades asignadas, relacin de dependencia para informar sobre sus actividades y el perfil de conocimientos y experiencia requeridos para los principales funcionarios asignados al proyecto.

Organizacin adoptada para la oportuna y adecuada supervisin sobre los diferentes niveles, gerenciales u operativos, para garantizar la calidad de las operaciones desde su inicio hasta el final.
Procedimientos adoptados para la autorizacin, control y registro de las operaciones inherentes al proyecto, de tal forma que todos los funcionarios que hayan participado puedan dar cuenta de las responsabilidades propias de su cargo. Organizacin para conseguir que todas y cada una de las operaciones cuenten con la documentacin necesaria y suficiente que las respalde y se demuestre que dicha documentacin sea archivada de manera que permita su utilizacin fcil y oportuna.

Evidencia de la solicitud de adquisicin de bienes o contratacin de los servicios requeridos para el proyecto, debidamente fundamentada por el responsable del rea o unidad respectiva y su aprobacin correspondiente en base de la existencia de la partida presupuestaria con fondos suficientes para la inversin programada, o de las condiciones de financiamiento pactadas incluyendo los efectos de los trminos de pago. Procedimientos administrativos para la adquisicin o contratacin que cumplan las disposiciones legales vigentes a la fecha de la compra o contrato y que permitan la identificacin de los responsables de la decisin con relacin a la calidad, oportunidad y competitividad del precio. Constancia de la recepcin de los bienes y servicios, expresando su conformidad y exactitud en cuanto a su cantidad y calidad. Procedimientos para la autorizacin y registro de las inversiones en base de la correspondiente documentacin de respaldo. Existencia de reglamentos o normas especficas relativas a los aspectos arriba sealados.

Documentacin especfica de la obra. Dependiendo del tipo de proyecto, deber constatarse la existencia de la siguiente documentacin (Ref.: NTCI Requisitos previos a la Iniciacin, Fases del Proyecto; Ley de Contrataciones Administrativas del Estado, Entes Descentralizados o Autnomos y Municipalidades, y su Reglamento).

Autorizacin de la Mxima Autoridad para inicio del proyecto.

Estudios de pre-inversin. Diseo: memorias descriptivas, clculos, estudios de soporte (hidrolgicos, geolgicos, geotcnicos, edafolgicos, de flujo vehicular, impacto ambiental, etc.), planos y especificaciones tcnicas. Origen del financiamiento: certificado de existencia de fondos suficientes, partida presupuestaria correspondiente; contratos de financiamiento.

Proceso pre-contractual: especificaciones administrativas, presupuesto referencial, anlisis de precios unitarios, metodologa constructiva, plazo de ejecucin recomendado y pliegos de concurso.

Adjudicacin: sistema de concurso adoptado, convocatoria, cuadros comparativos de ofertas y calificacin de las mismas, informe para adjudicacin, acta de adjudicacin, comunicacin de resultados del proceso, autorizacin para contratar emitida por autoridad competente y oferta adjudicada.
Construccin: contratos, presupuesto, anlisis de precios unitarios, cronogramas vigentes, garantas presentadas, rdenes de cambio, rdenes de trabajo, planillas de avance de obra y anexos demostrativos, certificado del flujo econmico emitido por el rea administrativa pertinente, resultados de control de calidad, actas de recepcin provisional y definitiva, libro de obra, planos as built y correspondencia relativa al proyecto. Control Interno: reglamentos manuales, normas e instructivos y procedimientos aplicables al control, nmina del personal de fiscalizacin, recursos asignados, informes de fiscalizacin, documentacin relativa a la aprobacin y pago de planillas de avance de obra y de supervisin, y correspondencia.

Organizacin de la supervisin, decisin de contratar o efectuarla por administracin directa, seleccin de ofertas, cuadros demostrativos de la seleccin, informe para adjudicacin, actas de adjudicacin, negociacin, autorizacin para contratar, oferta adjudicada. Contrato de supervisin con todos los documentos que lo conforman, garantas, planillas de pago de los servicios con los respectivos anexos justificativos, certificacin del flujo econmico del contrato de supervisin emitido por el rea administrativa correspondiente, informes de supervisin, aprobacin de planillas de avance de obra, recomendaciones tcnicas, aprobacin de rdenes de cambio, certificacin de finalizacin de obras, recomendacin para las recepciones y correspondencia. Mantenimiento: planificacin del mantenimiento rutinario, asignacin de recursos, resultados de trabajos efectuados.

Comprensin del sistema de control interno. El art. 38 de la Ley Orgnica (Decreto N 625), establece que el control interno de una Entidad u Organismo comprende el plan de organizacin y el conjunto de medios adoptados para salvaguardar sus recursos, verificar la exactitud y veracidad de su informacin financiera, tcnica y administrativa, promover la eficacia en las operaciones, estimular la observancia de las polticas prescritas y lograr el cumplimiento de las metas y objetivos programados. El art. 40 determina que el control interno comprender: Un plan de organizacin que prevea una separacin apropiada de funciones. Mtodos y procedimientos de autorizacin y registro que hagan posible el control financiero y administrativo sobre los recursos, obligaciones, ingresos, gastos y patrimonio, as como sobre los proyectos de obras pblicas. Prcticas sanas para el cumplimiento de los deberes y funciones de cada unidad y funcionario.

Asignacin de personal idneo para el cumplimiento de sus atribuciones y deberes; y Una unidad de auditora interna. El art. 41 establece la necesidad de la Integracin de las operaciones explicando que los mtodos y procedimientos de control interno sern implantados e integrados dentro de los procedimientos de operacin administrativa de la Entidad y Organismo respectivo y sern incorporados en las normas y manuales correspondientes relativos a la organizacin, funciones y procedimientos. El control interno previo y concurrente ser efectuado por los funcionarios responsables del trmite ordinario de las operaciones, sin que deban crearse unidades especiales para ese fin.- La unidad de auditora interna ser responsable, en forma privativa, del control posterior interno, ante la mxima autoridad de la Entidad u organismo.

Memorando de planificacin y programas de auditora.

En base a los resultados obtenidos, el Encargado de la Comisin de Auditora y el Supervisor procedern a la evaluacin del riesgo de auditora a travs de la determinacin de los riesgos: inherente, de control y de deteccin. A fin de optimizar los recursos, este anlisis se efectuar nicamente a las operaciones de las reas crticas del proyecto auditado. Como consecuencia de la evaluacin efectuada se confirmarn o ampliarn los procedimientos y la oportunidad de su aplicacin en la siguiente etapa de la auditora. Efectuada esta tarea, el Encargado de la Comisin presentar un informe al Director de Auditora con los resultados obtenidos en esta etapa y la programacin para la realizacin del examen.

Tomando en cuenta los objetivos especficos que se persiguen, la programacin deber incluir los componentes de las reas crticas detectadas que sern sujetos de examen profundo, los procedimientos necesarios, las pruebas que sern ejecutadas, los recursos humanos y materiales requeridos y las fechas en que se llevarn a cabo las actividades. Al respecto es conveniente transcribir la norma B-2 Programas de Auditora de las NAGUN: Para cada auditora especfica deben prepararse los programas detallados que incluyan los procedimientos a aplicarse, su alcance, el momento de su aplicacin y deber definirse de acuerdo con la estructura de la organizacin o prctica, el personal responsable de ejecutarlo.

En los programas de auditora se har constar en forma lgica y ordenada los procedimientos que debern ejecutarse, su alcance, el personal que los aplicar y el momento en que debern ser aplicados. Los programas de auditora sern elaborados en la Contralora General de la Repblica o unidad de auditora interna o en las oficinas de la Firma Privada Contratada, sobre la base de la informacin previamente obtenida en el proceso de planeacin, actualizando los programas de auditora utilizados en revisiones anteriores si fuese el caso. El programa y sus modificaciones importantes debern ponerse en prctica, previa aprobacin de las instancias correspondientes y formar parte de los papeles de trabajo. La falta de aplicacin de algn procedimiento de auditora deber consignarse en papeles de trabajo, indicando las causas que impidieron su ejecucin y referencindolo con el programa.

Los programas de auditora deben ser suficientemente flexibles para permitir en el curso del examen modificaciones, mejoras y ajustes, a juicio del encargado y del supervisor y con la debida aprobacin respectiva.

Los programas de auditora deben ser cuidadosamente elaborados, pero a veces se hace necesario efectuar reformas de acuerdo con el desarrollo del examen. Los cambios que se hagan a los programas de auditora deben ser ampliamente discutidos y justificados entre el encargado y el supervisor de auditora.

Proceso de Ejecucin de la Auditoria

En esta etapa el especialista en funciones de auditora, deber efectuar todas las labores de observacin, inspeccin, revisin, anlisis, indagacin, confirmacin y clculo, a fin de obtener evidencias para determinar el grado de cumplimiento de los objetivos previstos para la ejecucin y el control del proyecto examinado. (Ref. NAGUN N B-6)

Se sugiere verificar al menos, los siguientes componentes principales

Cumplimiento del diseo y especificaciones tcnicas. Conveniencia y resultado de las modificaciones al proyecto. Justificacin del costo de la inversin.

Cumplimiento de objetivos del proyecto

Las actividades a ejecutar a travs de los procedimientos diseados deben incluir el trabajo de campo y el trabajo de gabinete, segn las siguientes acepciones: Trabajo de Campo Consiste en la inspeccin fsica de las reas crticas establecidas en la etapa de planificacin de la auditora, de acuerdo a los procedimientos diseados y aprobados, con los siguientes propsitos: 1. Mediante la seleccin de muestras representativas comprobar, por medio de mediciones de obra ejecutada, el cumplimiento de los diseos, de los volmenes y de los montos certificados y pagados

2. Revisar la confiabilidad de los resultados de los ensayos de laboratorio realizados durante la ejecucin del proyecto, mediante pruebas en lo posible no destructivas, en reas o tems representativos y considerados como crticos 3. Evidenciar trabajos incompletos o defectuosos, constatar el estado de las obras ejecutadas 4. Documentar actividades o rubros de cualquier orden, ejecutados o no, que hubiesen sido pagados sin tener el respaldo contractual.

En la medida de lo posible y de acuerdo al alcance y oportunidad del examen, en la realizacin del trabajo de campo se efectuar adems: a) Comprobacin del personal y equipo de la supervisin y fiscalizacin destinada al proyecto, a nivel ejecutivo, profesional, de apoyo tcnico, etc.

b) Verificacin del personal y equipo empleado en la construccin, de acuerdo a los requisitos contractuales. c) Consideracin de las condiciones de la ubicacin del proyecto: aspectos climatolgicos, geogrficos, ubicacin de yacimientos de material, distancia a los sitios de provisin de otros materiales, condicin de los caminos de acceso, etc.
d) Evaluacin de la organizacin del trabajo en comparacin con la propuesta en relacin a la metodologa constructiva

Trabajo de Gabinete:
Consiste en la recopilacin, ordenamiento, clculo y evaluacin de los datos y resultados obtenidos durante las labores de inspeccin de la obra. De acuerdo a las responsabilidades asignadas, los miembros del equipo prepararn las referencias escritas y formularios, cuadros comparativos, etc. que constituyen los papeles de trabajo de los siguientes asuntos: 1. Cumplimiento de especificaciones tcnicas de las reas consideradas crticas en base a la interpretacin de los resultados de los ensayos de laboratorio efectuados como comprobacin.

2. Clculo de volmenes, reas, etc. como producto de la verificacin de obra de los distintos tems seleccionados en su condicin de crticos, en relacin con los diseos y con la documentacin de soporte de los certificados de pago. 3. Elaboracin de croquis, diagramas, cuadros estadsticos, porcentajes, curvas estadsticas, que resulten de los clculos y que posibiliten la comparacin con lo contratado 4. Redaccin de los hallazgos en base a las evidencias conseguidas en la realizacin del examen
Si a consecuencia de las actividades especficas realizadas por los miembros del equipo, se descubren irregularidades que den indicios de responsabilidad penal, se comunicar del particular en forma inmediata al Encargado de la Comisin de Auditora; ste a su vez, bajo su responsabilidad trasladar el asunto a conocimiento del Director de Auditora o a la Autoridad de la Contralora que sea pertinente en la jurisdiccin del proyecto, a fin de que se tomen las decisiones que correspondan

Trabajo de Laboratorio Consiste en la recopilacin de muestras de suelos, mezclas y materiales que deben ser obtenidos durante las labores de inspeccin de la obra Es importante que esta actividad se la realice antes de retornar a la sede y en forma concurrente a las labores de inspeccin

De acuerdo a las responsabilidades asignadas, los miembros del equipo prepararn las muestras para llevarlas al laboratorio a fin de que este determine si las mismas cumplen con las normas mnimas exigidas para la Construccin en el Pas Los resultados de cumplimiento sirven como avales del laboratorio de que se estn utilizando materiales de calidad en la obra, por tanto copia de los mismos pasarn a formas parte de los papeles de trabajo de auditora, as como evidencia del especialista de que cumpli con este requisito

Elaboracin de informe de parte del especialista en donde indique los resultados Vs. Lo que especifican las normas tcnicas mnimas de la construccin en el pas con sus conclusiones respectivas que servirn de apoyo para el auditor en su informe de auditora
Si a consecuencia de las actividades especficas realizadas por los miembros del equipo, se descubren irregularidades que den indicios de responsabilidad penal, se comunicar del particular en forma inmediata al Encargado de la Comisin de Auditora; ste a su vez, bajo su responsabilidad trasladar el asunto a conocimiento del Director de Auditora o a la Autoridad de la Contralora que sea pertinente en la jurisdiccin del proyecto, a fin de que se tomen las decisiones que correspondan

Evaluacin del Control Interno Es importante que la primera labor de auditora se refiera a la evaluacin del control interno. Una entidad con un sistema control interno deficiente o con algunas debilidades, difcilmente puede lograr los objetivos propuestos en los trminos de eficiencia, eficacia, economa y transparencia requeridos. Un proyecto de obra pblica es el resultado del proceso administrativo de la entidad, por tanto, tampoco puede asegurarse que cumplir con lo planificado Esta primera actividad de control, deber efectuarse en armona con lo dispuesto en las Normas Tcnicas de Control Interno para el Sector Pblico, vigentes en Nicaragua

Las mencionadas normas establecen adems, los criterios para establecer y evaluar el control interno, por lo que es importante que se tomen en cuenta los siguientes temas: estructura del control gubernamental (objetivos de la estructura de control), medios para establecer el control, normas generales (garanta razonable, respaldo o actitud hacia el control interno, informacin gerencial, determinacin de polticas, gerencia por objetivos, integridad y competencia, objetivos del control, tcnicas de control interno, supervisin de los controles)

AMBIENTE

DE

CONTROL

El ambiente de control establece el tono de una organizacin, para influenciar la conciencia de control de su gente. Es el fundamento de todos los dems componentes del control interno, proporcionando disciplina y estructura. Los factores del ambiente de control incluyen la integridad, los valores ticos y la competencia de la gente de la entidad; la filosofa de los administradores y el estilo de operacin; la manera como la administracin asigna autoridad y responsabilidad, y cmo organiza y desarrolla a su gente y la atencin y direccin que le presta el consejo de directores.

Integridad y Valores Eticos

Los objetivos de una entidad y la manera como se logren, estn basados en preferencias, juicios y estilos administrativos. Tales preferencias y juicios de valor trasladados a estndares de conducta, reflejan la integridad de los administradores y su compromiso con los valores ticos

La efectividad de los controles internos no puede elevarse por encima de la integridad y de los valores ticos de la gente que los crea, administra y monitorea. La integridad y los valores ticos son elementos esenciales del ambiente de control, y afectan el diseo, la administracin y el monitoreo de los otros componentes del control interno.

Compromisos para la competencia

La competencia debe reflejar el conocimiento y las habilidades necesarios para realizar las tareas que definen los trabajos individuales. Qu tan bien se requiere que se cumplan esas tareas es generalmente una decisin de la administracin, quien considerar los objetivos de la entidad, las estrategias y planes para la consecucin de los objetivos. A menudo existe un intercambio entre la competencia y los costos, no es necesario, por ejemplo, pagar un ingeniero elctrico para cambiar una bombilla.

Consejo de Directores o Comit de Auditora.

Un Consejo de Directores, Comit de Auditora, Consejo de Fideicomisarios u otro cuerpo similar, activo e involucrado que tenga un grado apropiado de experiencia administrativa, tcnica y otra, acoplado con el nivel y pensamiento a fin de que pueda desempear adecuadamente el gobierno, la orientacin y advertencia necesarios es fundamental para un control interno efectivo.

Filosofa y Estilo de Operacin de la Administracin.

La filosofa y el estilo de operacin de los administradores incluyen actitudes frente a la informacin financiera, seleccin conservadora o agresiva frente a los principios contables alternativos, conciencia y conservadurismo con los estimados contables que se estn desarrollando, y actitudes frente al procesamiento de datos y funciones de contabilidad y de personal.

Estructura Organizacional

La estructura organizacional de una entidad proporciona la estructura conceptual mediante la cual se planean, ejecutan, controlan y monitorean sus actividades para la consecucin de los objetivos globales.

Asignacin de Autoridad y Responsabilidad

Esto incluye la asignacin de autoridad y responsabilidad para actividades de operacin, y el establecimiento de relaciones de informacin y de protocolos de autorizacin, Involucra el grado en el cual los individuos y los equipos son animados a usar su iniciativa en la orientacin y en la solucin de problemas, as como los lmites de su autoridad. Tambin se refiere a las polticas que describen las prcticas apropiadas para el tipo de negocio, el conocimiento y la experiencia del personal clave y los recursos previstos para cumplir con sus deberes.

Poltica y prctica sobre recursos humanos

Las prcticas sobre recursos humanos usan el envo de mensajes a los empleados para percibir los niveles esperados de integridad comportamiento tico y competencia. Tales prcticas se relacionan con empleo, orientacin, entrenamiento, evaluacin, consejera, promocin, compensacin y acciones remediales.

Polticas y procedimientos.- Las actividades de control generalmente se apoyan en dos elementos: las polticas que determinan lo que debera hacerse (constituyen la base del segundo elemento) y los procedimientos necesarios para llevar a cabo las polticas.

Las actividades de control forman una parte esencial del proceso mediante el cual una empresa intenta lograr sus objetivos de explotacin.

Las actividades de control no son un fin en s mismas, ni tampoco deben existir simplemente porque parece que es lo que hay que hacer.

EVALUACION DEL RIESGO

La evaluacin del riesgo consiste en la identificacin y anlisis de los factores que podran afectar la consecucin de los objetivos y, basndose en dicho anlisis, determinar la forma en que los riesgos deben ser gestionados.

Todas las empresas, independientemente de su tamao, estructura, naturaleza o sector al que pertenecen, se encuentran con riesgos en todos los niveles de su organizacin. Los riesgos afectan la habilidad de cada entidad para sobrevivir, competir con xito dentro de su sector, mantener una posicin financiera fuerte y una imagen pblica positiva as como la calidad global de sus productos, servicios y empleados.

No existe ninguna forma prctica de reducir el riesgo a cero. De hecho, el riesgo es inherente a los negocios. La direccin debe determinar cul es el nivel de riesgo que se considera aceptable y esforzarse para mantenerlo dentro de los lmites marcados.

Objetivos Institucionales
Los objetivos pueden estar claramente identificados o estar implcitos (por ejemplo, la entidad puede intentar mantener al menos el nivel de rentabilidad conseguido en el pasado).

Los objetivos generales de una entidad vienen representados normalmente por la misin y los valores que la entidad considera prioritarios.

Los objetivos, junto con la evaluacin de los puntos fuertes y dbiles de la entidad y de las oportunidades y amenazas del entorno, llevan a definir una estrategia global.

Generalmente, el plan estratgico se establece en trminos amplios, y trata de la asignacin de recursos entre las distintas unidades del negocio y de las prioridades a nivel global.

1/2

Objetivos Especficos
Los objetivos especficos se derivan de la estrategia global de la entidad.

Los objetivos globales de la empresa estn relacionados e integrados en objetivos ms especficos establecidos para las diversas actividades (tales como ventas, produccin e ingeniera), asegurndose de que son coherentes entre s.

Las Diferentes Categoras de Objetivos

Objetivos relacionados con las operaciones.- Se refieren a la eficacia y eficiencia de las operaciones de la entidad, incluyendo los objetivos de rendimiento y rentabilidad y la salvaguarda de los recursos contra posibles prdidas. Estos objetivos varan en funcin de la eleccin de la direccin respecto a estructuras y rendimiento.

2/2 Objetivos relacionados con la informacin financiera.- Se refieren a la preparacin de estados financieros fiables y a la prevencin de la falsificacin de la informacin financiera publicada. A menudo, estos objetivos estn condicionados por requerimientos externos.

Objetivos de cumplimiento.- Estos objetivos se refieren al cumplimiento de las leyes y normas a las que est sujeta la entidad. Dependen de factores externos (tales como la reglamentacin en materia de medio ambiente), y tienden a ser parecidos en todas las entidades, en algunos casos, o en todo un sector, en otros.

Anlisis del Riesgo

La identificacin y el anlisis de los riesgos es un proceso interactivo continuo y constituye un componente fundamental de un sistema de control interno eficaz. La direccin debe examinar detalladamente los riesgos existentes a todos los niveles de la empresa y tomar las medidas oportunas y gestionarlos.

La identificacin de los riesgos es un proceso iteractivo y suele estar integrada con el proceso de planificacin. Tambin es til considerar los riesgos desde cero, en lugar simplemente de analizar su evolucin a partir de un anlisis anterior.

A nivel de empresa.- Los riesgos pueden ser la consecuencia tanto de factores externos como internos. A continuacin se exponen algunos ejemplos:

Factores Externos
Los avances tecnolgicos pueden influir en la naturaleza y la evolucin de los trabajos de investigacin y desarrollo, o provocar cambios respecto a los suministros. Las necesidades o expectativas cambiantes de los clientes pueden influir en el desarrollo de productos, el proceso de produccin, el servicio al cliente, la fijacin de precios y las garantas. La competencia puede provocar cambios de actividades de marketing o de servicios Las nuevas normas y reglamentos a veces obligan a que se modifiquen las polticas y las estrategias.

Los desastres naturales pueden causar alteraciones en los sistemas de operaciones o de informacin, adems de subrayar la necesidad de desarrollar planes de emergencia.
Los cambios econmicos pueden repercutir en las decisiones sobre financiacin, inversiones y desarrollo.

Factores Internos
Las averas en los sistemas informticos pueden perjudicar las operaciones de la entidad.

La calidad de los empleados y los mtodos de formacin y motivacin pueden influir en el nivel de concienciacin sobre el control dentro de la entidad.

Los cambios de responsabilidad de los directivos pueden afectar la forma de realizar determinados controles.
La naturaleza de las actividades de la entidad, as como el nivel de acceso del personal a los activos, pueden ser causas de apropiacin indebida de los recursos.

Un consejo de administracin o un comit de auditora dbil o ineficaz pueden dar lugar a que se produzcan indiscreciones.

A Nivel de Actividad.- Adems de identificar los riesgos a nivel de empresa, stos deben ser identificados para cada actividad de la empresa. El tratar los riesgos a nivel de actividad ayuda a enfocar la evolucin de los riesgos en las unidades o funciones ms importantes del negocio, como venta, produccin, marketing, desarrollo tecnolgico, e investigacin y desarrollo.

La correcta evaluacin de los riesgos a nivel de actividad contribuye tambin a que se mantenga un nivel aceptable de riesgo para el conjunto de la entidad.
Para evitar que se omita alguno de los riesgos relevantes, es mejor que se efecte dicha identificacin independientemente de la evaluacin de la posibilidad de que el riesgo se materialice. Sin embargo, existen limitaciones prcticas sobre el proceso de identificacin y a veces resulta difcil determinar dnde deben establecerse los lmites Tiene poco sentido considerar el riesgo de que un meteorito caiga sobre una fbrica, mientras que puede ser razonable analizar el riesgo de que se produzca la colisin de un avin en el caso de disponer de instalaciones prximas a un aeropuerto.

Anlisis de los Riesgos

Despus de que se hayan identificado los riesgos a nivel de la entidad y de actividades, ha de llevarse a cabo un anlisis de riesgos. Las metodologas de anlisis de riesgos pueden variar, principalmente porque muchos riesgos son difciles de cuantificar. Sin embargo, el proceso, que puede ser ms o menos formal, normalmente incluir: Existen numerosos mtodos para estimar el coste de una prdida provocada por un riesgo identificado. La direccin debe tener conocimiento de tales mtodos y aplicarlos cuando sea preciso. Sin embargo, la envergadura de muchos riesgos no es fcil de precisar: en el mejor de los casos, pueden clasificarse como altos, moderados o bajos. El anlisis de los riesgos no es un ejercicio terico; por el contrario, a veces resulta esencial para que una empresa tenga xito. Es ms eficaz cuando incluye la identificacin de todo los procesos claves del negocio que conlleven un riesgo importante. El anlisis de proceso eficaz se centra especialmente en las relaciones de dependencia entre las distintas reas de la entidad, estudiando, por ejemplo, el origen de los datos, dnde se archivan, cmo se convierten en informacin til y quin utiliza esa informacin.

Gestin o Manejo del Cambio

Los cambios producidos en la economa, el sector de actividad, la reglamentacin y las actividades de las empresas hacen que un sistema de control interno que se considera eficaz en un contexto determinado quizs no lo ser en otro.

En el contexto del anlisis de riesgos, resulta fundamental que exista un proceso para identificar las condiciones que hayan cambiado y tomar las acciones necesarias ante las mismas.
Todas las entidades necesitan tener un proceso, ya sea formal o informal, que sirva para identificar las circunstancias que puedan afectar de forma significativa su capacidad de conseguir sus objetivos.

Aunque la gestin de los cambios es similar al proceso de evaluacin de riesgos habitual e incluso puede formar parte del mismo, ha de analizarse independientemente, dada su gran importancia para un control interno eficaz y porque puede pasar inadvertida fcilmente en el transcurso de la gestin diaria.

ACTIVIDADES DE CONTROL
Las actividades de control consisten en las polticas y los procedimientos que tienden a asegurar que se cumplen las directrices de la direccin. Tambin tienden a asegurar que se toman las medidas necesarias para afrontar los riesgos que ponen en peligro la consecucin de los objetivos de la entidad. Las actividades de control se llevan a cabo en cualquier parte de la organizacin, en todo sus niveles y en todas sus funciones y comprenden una serie de actividades tan diferentes como pueden ser aprobaciones y autorizaciones, verificaciones, conciliaciones, el anlisis de los resultados de las operaciones, la salvaguarda de activos y la segregacin de funciones.

Tipo de Actividades de Control

Existen muchas descripciones de tipo de actividades de control, que incluyen desde controles preventivos a controles detectivos, controles manuales, controles informticos y controles de direccin.

Anlisis Efectuados por la Direccin.- Los resultados obtenidos se analizan comparndoles con los presupuestos, las previsiones, los resultados de ejercicios anteriores y de los competidores. Gestin Directa de Funciones por Actividades.- Los responsables de las diversas funciones o actividades revisan los informes sobre resultados alcanzados. Proceso de Informacin.- Se realiza un serie de controles para comprobar la exactitud, totalidad y autorizacin de las transacciones. Los datos introducidos en el ordenador se comprueban a travs del punteo manual de las ediciones o por comparacin automtica con los ficheros de control aprobados. Controles Fsicos.- Los equipos de fabricacin, las inversiones financieras, la tesorera y otros activos son objeto de proteccin y peridicamente se someten a recuentos fsicos cuyos resultados se comparan con las cifras que figuran en los registros de control. Indicadores de Rendimiento.- El anlisis combinado de diferente conjuntos de datos (operativos o financieros) junto con la puesta en marcha de acciones correctivas, constituyen actividades de control. Segregacin de Funciones.- Con el fin de reducir el riesgo de que se cometan errores o irregularidades, las tareas se reparten entre los empleados.

Polticas y procedimientos.- Las actividades de control generalmente se apoyan en dos elementos: las polticas que determinan lo que debera hacerse (constituyen la base del segundo elemento) y los procedimientos necesarios para llevar a cabo las polticas.

Las actividades de control forman una parte esencial del proceso mediante el cual una empresa intenta lograr sus objetivos de explotacin.

Las actividades de control no son un fin en s mismas, ni tampoco deben existir simplemente porque parece que es lo que hay que hacer.

INFORMACION Y COMUNICACION

Es necesario identificar, recoger y comunicar la informacin relevante de un modo y en un plazo tal que permitan a cada uno asumir sus responsabilidades.

Los sistemas de informacin gerencial, que recogen informacin operacional, financiera y la correspondiente al cumplimiento, que posibilitan la direccin y el control del negocio.

Todas las empresas han de obtener informacin relevante, tanto financiera como de otro tipo, relacionada con las actividades y acontecimientos internos y externos. La informacin a recoger debe ser de la naturaleza que la direccin haya estimado relevante para la gestin del negocio y debe llegar a las personas que la necesiten en la forma y el plazo que permitan la realizacin de sus responsabilidades de control y de sus otras funciones.

Apoyo de los Sistemas a las Iniciativas Estratgicas. La utilizacin de los sistemas de informacin con fines estratgicos ha supuesto el xito de muchas empresas. De entre los primeros ejemplos de dicha utilizacin, podemos citar el sistema de reservas creado por una lnea area, por el que se permita, por primera vez, que las agencias de viajes tuvieran el acceso inmediato a la informacin de vuelos y efectuar reservas directamente. Integracin con las operaciones. La utilizacin estratgica de los sistemas demuestra la evolucin desde sistemas exclusivamente financieros a sistemas integrados con la explotacin de la actividad. Dichos sistemas ayudan a controlar los procesos del negocio, siguiendo y registrando las transacciones en tiempo real, generalmente englobando una serie de las actividades de la entidad en un complejo entorno de sistemas integrados. Coexistencias de tecnologa.- A pesar de la necesidad de mantener al da en los avances en la tecnologa de los sistemas de informacin, sera una equivocacin suponer que los nuevos sistemas incorporan mejores mecanismos de control por el mero hecho de ser nuevos. De hecho, puede ser todo lo contrario. En muchas ocasiones, los sistemas ms antiguos han demostrado su validez en el da a da, satisfaciendo las necesidades de la entidad.

Calidad de la Informacin
La calidad de la informacin generada por el sistema, afecta a la capacidad de la direccin de tomar decisiones adecuadas al gestionar y controlar las actividades de la entidad. Generalmente, los sistemas modernos incorporan una opcin de consulta en lnea, para que se pueda obtener informacin actualizada en todo momento. La calidad de la informacin se refiere a los siguientes aspectos: Contenido. Contiene toda la informacin necesaria? Oportunidad. Se facilita en el tiempo adecuado? Actualidad. Es la ms reciente disponible? Accesibilidad. Puede ser obtenida fcilmente por las personas adecuadas?

La Comunicacin
La comunicacin e inherente a los sistemas de informacin. Los sistemas de informacin deben proporcionar informacin a las personas adecuadas, de forma que stas puedan cumplir con sus responsabilidades operacionales, de informacin financiera o de cumplimiento. Comunicacin Interna: Adems de recibir la informacin necesaria para llevar a cabo sus actividades, todo el personal, especialmente los empleados con responsabilidades importantes en la gestin de la explotacin y de las finanzas, debe recibir el mensaje claro desde la alta direccin en el sentido de que debe tomar en serio sus funciones afectas al control interno. Tanto la claridad del mensaje como la eficacia de su comunicacin son importantes. Comunicacin Externa: Adems de una buena comunicacin interna, ha de existir una eficaz comunicacin externa. Al disponer de lneas abiertas de comunicacin, los clientes y proveedores podrn aportar informacin de gran valor sobre el diseo y la calidad de los productos y servicios de la empresa, permitiendo que la entidad responda a los cambios en las exigencias y preferencias de los clientes. Por otra parte, toda persona que entre en contacto con la entidad debe entender que no se tolerarn actos indebidos, tales como sobornos y otros pagos ilegtimos. Por ejemplo, la entidad puede informar directamente a los suministradores del comportamiento esperado en sus relaciones con la entidad.

Medios de comunicacin: La comunicacin se materializa en manuales de polticas, memorias, avisos en el tabln de anuncios o mensajes en vdeo. Cuando los mensajes se transmiten verbalmente (a grupos grandes, reuniones o a una sola persona) la entonacin y el lenguaje corporal sirven para dar nfasis al mensaje verbal.

Otro potente medio de comunicacin lo constituye la actuacin de la direccin al tratar con sus subordinados. Los directivos deberan recordar siempre que una accin vale ms que mil palabras. La actuacin de la direccin, a su vez, est influida por la historia y la cultura de la entidad, basndose en el tratamiento seguido en situaciones similares por parte de sus propios predecesores.

La entidad que tiene una larga historia de actuar con integridad y cuya cultura es bien comprendida por las personas que componen la organizacin no tendr dificultades para comunicar su mensaje. Las entidades que no cuentan con una tradicin similar probablemente tendrn que dedicar ms esfuerzos a la comunicacin adecuada de mensajes.

El auditor debe procurar obtener evidencias que le permitan opinar sobre la eficacia del control interno destinado al proyecto considerando entre otros, el siguiente objetivo: Verificar la vigencia de un Sistema de Control Interno adecuado a las necesidades del proyecto que permita el flujo oportuno y eficiente de informacin tcnica, legal y financiera suficiente y confiable para la adopcin de decisiones conducentes al logro de las metas y objetivos propuestos
Las causas identificadas en los hallazgos confirmados y la revisin, cuando sea posible, de los procedimientos de control interno permitirn a los miembros de la Comisin de Auditora establecer la idoneidad y eficacia del sistema de control interno circunscrito al proyecto, as como el posible efecto de su accin en las operaciones inherentes a la preparacin, ejecucin y operacin del proyecto auditado

Los resultados obtenidos de esta indagacin, especialmente deben servir para proporcionar evidencias de posibles reas crticas que sern motivo de un estudio especfico y por tanto pueden ayudar a limitar el alcance de la auditora optimizando los recursos destinados al examen

V. El informe de auditoria de proyectos El borrador de informe ser elaborado antes de retornar a las oficinas de la Contralora General y de entregar las instalaciones cedidas por la entidad ejecutora del proyecto

Estructura del Informe de auditoria RESUMEN EJECUTIVO: I.1.- Motivo del examen I.2.- Objetivo y alcance de la auditora I.3.- Perodo de examen I.4.- Breve descripcin del proyecto.

I.5.I.5.1.I.5.2.I.5.3.I.6.I.6.1.I.6.2.-

Referencias legales del proyecto: Construccin Supervisin Recepciones provisional y definitiva Resultados de la auditora: Conclusiones Recomendaciones

II.-INFORMACION INTRODUCTORIA: II.1.II.2.II.3.II.4.II.5.II.5.1.II.5.2.II.5.3.II.5.4.Motivo del examen Objetivo y alcance de la auditora Perodo examinado Descripcin del proyecto Antecedentes del proyecto: Estudio de factibilidad Diseo Financiamiento Proceso de contratacin II.5.4.1.- Construccin II.5.4.2.- Supervisin II.6.- Estructura del control interno aplicable al proyecto: II.6.1.- Organizacin II.6.2.- Supervisin II.6.3.- Fiscalizacin

III.- RESULTADOS DE LA AUDITORIA: III.1.- Proceso constructivo: III.1.1.- Diseo III.1.2.- Modificaciones al contrato: contratos ampliatorios, modificatorios, Ordenes de Cambio y Ordenes de Trabajo. III.1.3.- Plazo de ejecucin III.1.4.- Cumplimiento de especificaciones III.1.5.- Recepcin de las obras

III.2.- Inversiones en el proyecto: III.2.1.- Costo final de la obra III.2.2.- Costo de la supervisin III.2.3.- Otras inversiones III.2.4.- Costo de la inversin III.2.5.- Garantas III.3.- Evaluacin del sistema de control interno aplicable al Proyecto. III.4.- Cumplimiento de objetivos: III.4.1.- Resultados obtenidos III.4.2.- Estado actual de las obras IV.- CONCLUSIONES V.- RECOMENDACIONES