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OUTILS DE GESTION DE PROJETS : Outils basiques dorganisation

Mise jour du 11 septembre 2012

Rmi Bachelet
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Objectifs
Au terme de cette micro-formation, vous devez maitriser les bases des outils de projet permettant :
1. De fixer des objectifs :
Mettre en uvre le PDCA Ngocier les objectifs grce au triangle qualit/cots/dlais Ordre du jour, compte-rendu Check-list dvaluation de lefficacit dune runion

2.

De bien organiser les runions en mettant en uvre :


-

3.

De dmarrer un projet en grant une Todo list

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Chapitre 1/4

Fixer et ngocier les objectifs dun projet


1. Acteurs du projet
- Client, Consultants, quipe : qui fait quoi

2. Cycle daction
- Le PDCA - Le triangle qualit-cots-dlais - et la ngociation des objectifs

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Qui ngocie les objectifs : les acteurs dun projet


Ceux qui.. Sont les

Demandent, payent, utilisent Client, maitre douvrage, ou dcident darrter le projet commanditaire, bailleur ..

Pilotent le projet Ralisent le projet


Sans en faire formellement partie, soutiennent (ou sopposent) au projet

Chef de projet, maitre duvre, , directeur de projet, coordonnateur de projet

Equipe-projet (acteurs projet plein


temps, mais aussi acteurs mtiers fonctionnels , prestataires externes, Consultants ) Parrains, personnes et organisations impactes =

Parties prenantes (stakeholders)


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Cycle daction : le PDCA

Version franaise : Prparer

Drouler Contrler Ancrer


Le PDCA peut aussi tre un tableau qui donne en ligne les rsultats attendus en colonne les actions engager , la preuve qu'elles ont t faites et que les actions ont bien produit l'effet souhait. Voir le chapitre sur la todo list
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Le triangle Qualit Cot - Dlai


Budget = synthse de toutes les ressources utilises : salaires, achats, machines, prototypage, prestations externes

Temps = un projet est limit dans le temps : pnalits de retard, date de fin impose

Qualit = spcifications techniques : plus de fonctions, de fiabilit, dergonomie


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En pratique
ou si on veut tre plus exigeant sur le livrable L'amlioration dune composante Par exemple finir plus vite alors il faudra accepter dattendre et de payer plus cher.

est possible, mais avec une dtrioration des deux autres.


Ici pour gagner du temps on dgrade les cots et la qualit
0%

Un projet peut se reprsenter comme un point dans ce repre

100%

Les axes sont gradus de 0 100%


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Chapitre 2/4

Organiser des runions efficaces


1. Organiser des runions efficaces
- Participants - Rles tenir

2. Les objectifs
Comment les dfinir ? Quatre types de runions

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Des runions utiles ?


Une runion cote cher cot = salaire horaires X nombre de participants + .. En France, on a souvent la runionite

1.
2.

La runion va t-elle se drouler ?


Fixer une date ni trop tt ni trop tard. Idalement proposer 4 crneaux trois semaines
avant la date prvue. p.e avec Doodle

.avec les bons participants ?


Les personnes prsentes sont-elles les bonnes ? Ex assommer un hirarchique en
transformant une runion davancement en runion technique, faire une runion sans savoir prcisment ce que lon attend des participants, vouloir entriner une dcision sans le dcideur.

3.

Pourquoi investit-on du temps ?


Prparer la runion : 1h de runion = jusqu 4h de prparation (tous les participants
la runion ont une tche de prparation et on doit leur avoir rappel laquelle). Avant de commencer : balayer les objectifs de la runion : ordre du jour + tour de table des sujets + rappel de la prparation effectue

4. 5.

Deux rles tenir


Lanimateur est le garant de lefficacit / temps et de lordre du jour Le secrtaire rdige et envoie le compte-rendu

Quest-ce qui a t dcid ? Concrtement ?


Un compte-rendu doit dboucher sur des objectifs daction prcis
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Quest-ce quun bon objectif ?


CAMERA
Cadr (spcifique, prcis, dfini) Approuv, consensuel Pas diminuer labsentisme Mesurable, critre de validation donn mais rduire labsentisme de chance prcise dans le temps, dat 15% . Ne demandez pas Raliste, faisable.. dtre moins ferm mais proposez prendre la .. mais Ambitieux responsabilit de tel travail collectif ou danimer
tel type de runion Trop facile, un objectif nest pas stimulant. Trop difficile, risque de se dcourager. On nimpose pas un objectif quelquun, on le discute (ou idalement cest la personne ou le groupe qui propose lobjectif quelle souhaite atteindre).

En anglais SMART

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Stretching, Measurable, Agreed-upon, Realistic, Time-Framed

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4 types de runions (1/2)


1. Runion technique
Participants : membre(s) de lquipe concerns, spcialistes du domaine, client But : approfondir des points prcis Squences : ordre du jour, traitement point par point, objectifs Dure : peut prendre du temps !

2. Runion de chantier
Participants : Avec les encadrants, le comit de pilotage But : prsenter l'avancement Squences : ordre du jour, prsentation, questions, (dlibration), bilan Dure : jamais plus dune heure

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4 types de runions (2/2)


3.
2 objectifs Contrle : Le travail tant rparti au sein de diffrents ples, chacun prsente ses avances au groupe et valide ses Runion interne objectifs de la semaine. Participants : toute lquipe-projet cas de blocage, la runion permet d'exprimer le Entraide : En problme et l'ensemble du groupe cherche rsoudre la But : suivre lavancement situation.

Squences : ordre du jour, traitement point par point, objectifs

4. Stand-up meeting

Participants : But : faire un point rapide Squences : tour de table, traitement point par point, objectifs Dure : trs courte !

2 fois par semaine - le lundi et le jeudi, les 7 membres du groupe projet se rencontrent la pause de 10h pour discuter membresde leur avancement et de leurs blocages disponibles

Toutes les runions sont suivies d'un compte-rendu pour formaliser ce quil y a faire
plus ou moins dvelopp (stand-up meeting = CR light )
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Chapitre 3/4

Le compte rendu
1. Contenu
Informations, dcisions, actions

2. Conseils
Modles de comptes rendus

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Le compterendu

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Modles de compte-rendu
Disponible dans les Fiches pratiques de gestion de projet En mind map au format Freemind, en flash, sur Mindmeister

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Le compte-rendu : Les plus


La cohrence : Le modle de CR est standard Les objectifs sont dtaills (Todo list chap. suivant) :
Responsable / Livrable concret et prcis / Date de fin / charge de travail

Le suivi : Commencer par balayer la todo list en cours La simplicit : Si les CR sont courts, plutt que de multiplier les fichiers
morcels, les enchainer sur le mme document partag (facilite aussi le suivi).

La rapidit daction : Le compte-rendu est envoy aux participants et aux


absents sous 48h. Lapprobation est demande.. par dfaut (si ncessaire, merci de bien vouloir
amender avant le XX/XX)

Enfin, pour amliorer vos propres runions, vous pouvez utiliser :


Check-list : efficacit d'une runion-projet

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Chapitre 4/4

Grer la phase de dmarrage


1. La todo list
Quand et pourquoi lutiliser Son contenu

2. Exemple de liste prte lemploi

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La phase de dmarrage dun projet


Pas encore dorganisation en place
Besoin : en plus du compte rendu, il faut dfinir le travail faire entre les runions

La todo list
liste des choses faire un moyen simple et efficace de
rpartir le travail entre les personnes de lquipe dfinir en quoi il consiste (charge, livrable) suivre la ralisation

la base, cest simplement des objectifs CAMERA

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Comment grer une todo list


Pour :
une personne seule : gestionnaire de tches de Gmail, Google agenda une quipe, voir le modle page suivante

Ce tableau dobjectifs dun projet prcise :


1. 2. 3.
4. 5.

La tche (ventuellement sous-tche / tche principale) Sa priorit / son importance Un responsable (ce nest pas forcment lui qui ralise la tche tout seul, mais il coordonne
et assume en cas de retard)

Sa date de fin / la charge de travail et les moyens prvoir Le critre de validation de chaque tche (=le livrable)

+ Dautres informations, par exemple


Retard ou non, % davancement, Date dactualisation du suivi de la tche Quelle est la personne qui valide le livrable (diffrente du resp. de laction)

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Todo List prte lemploi

(Fiches pratiques de gestion de projet)

Lutilisation de google docs par exemple, permet :


De demander la mise jour par chacun outils/envoyer un email aux
collaborateurs

De suivre les mises jour outils/rgles de notification


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Questions ?
Passez le test "Qu'avez-vous retenu du cours Outils de gestion de projet ?
Sur ce cours et galement la formation suivante Outils avancs dorganisation Voir http://gestiondeprojet.pm

Disponibles : Fiches pratiques de gestion de projet



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Modle de compte-rendu de runion Exemple de Todo List Check-list : efficacit d'une runion Tableau de Gestion des risques d'un projet Plan de valorisation de projet Cahier des charges et diagramme danalyse fonctionnelle
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Rmi BACHELET

Enseignant-chercheur, Ecole Centrale de Lille


Mon CV est disponible http://rb.ec-lille.fr

Mes principaux cours Centrale Gestion de projet, sociologie des organisations, recueil, analyse et traitement de donnes, prvention du plagiat, module de marchs financiers, cours de qualit et mthodes de rsolution de problmes, tablir des cartes conceptuelles, utiliser Wikipdia et CentraleWiki, formation au coaching pdagogique et l'encadrement Rmi BACHELET
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Mes autres cours :


en vido /diapositives animes / pdf :
Comment animer un Brainstorming, analyse stratgique des projets, les bases dorganisation de projet, planification de projet, Fondamentaux de la gestion de projet, Evaluation de projet et tude dimpact, gestion des risques, mind mapping et cartes conceptuelles, valuer la valeur actuelle nette dun investissement ou dun projet.

18 cours de gestion de projet


..depuis les bases de lanimation dquipe comme le brainstorming jusquaux outils de planification et aux mthodes dvaluation et de gestion des risques.

http://gestiondeprojet.pm

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