PRESENTACIONES EFECTIVAS

UNIVERSIDAD TECNOLGICA DE PANAM

Bolvar Bernal Mojica

Por qu un taller de presentaciones?

Herramienta clave para vender ideas La preparacin es una experiencia frustrante e intimidante para muchos Es difcil serlo, pero todos pueden distinguir un buen presentador del resto

El taller les entregar las herramientas para sistematizar este proceso

Objetivos del Taller

1.

Aprender los principios bsicos y tcnicas para elaborar presentaciones claras y convincentes Poner en prctica las tcnicas aprendidas a travs de ejercicios prcticos durante el taller Conocer aspectos fundamentales de presentacin oral y tomar conciencia sobre las fortalezas y debilidades de cada uno

2.

3.

CONTENIDO
Introduccin y Objetivos del Taller Principios fundamentales Estructuracin de la presentacin Desarrollo del contenido Presentacin oral y consejos prcticos

Cules son los atributos de un gran presentador?

Claro Lgico Ameno Inspira entusiasmo Creble Otros?

Un buen presentador nace o se hace?

El objetivo de toda presentacin debe ser convencer a la audiencia

El tiempo es un bien cada vez ms escaso
Por lo tanto, existe una competencia por un ancho de banda limitado Una presentacin efectiva es una poderosa herramienta para causar un impacto mucho ms all de otros medios de comunicacin Debemos tener un claro objetivo para nuestra presentacin Qu queremos que nuestra audiencia piense, diga o haga?

Modelo de las 4S de una presentacin efectiva

Sntesis: Mensajes clave claramente resumidos y enunciados
Secuencia: Orden lgico de las ideas que permitan a la audiencia entender y retener los mensajes fcilmente Simpleza: Slo informacin relevante, comunicada de forma simple y fcil de entender So-what: Cierre con conclusiones claras que no dejen espacio a la ambigedad

Los derechos de la audiencia

1. Derecho a conocer los objetivos de la presentacin y por qu es importante su presencia
Derecho a participar en la medida que sea importante Derecho a saber el tiempo de duracin y que ste se respete Derecho a conocer los temas que se van a tratar y saber en todo momento en qu parte de la presentacin estamos

2. 3. 4.

Los derechos de la audiencia

5. Derecho a poder ver todas las palabras y cifras claramente y entender los grficos que se presentan
Derecho a escuchar un presentador que module adecuadamente y no aburra a su audiencia Derecho a tener, al final de la presentacin, una idea clara de los mensajes principales y prximos pasos a seguir

6.

7.

CONTENIDO
Introduccin y Objetivos del Taller Principios fundamentales Estructuracin de la presentacin Desarrollo del contenido Presentacin oral y consejos prcticos

Toda presentacin debe tener un mensaje central

Antes de comenzar a elaborar la presentacin debe definirse el mensaje central: El propsito de nuestra presentacin es Ejemplos: La fusin de las divisiones Hogar e Industrial crea valor para la empresa Nuestros mrgenes van a disminuir considerablemente el prximo ao La nueva estrategia nos permitir tomar el liderazgo en participacin de mercado El mensaje central es el eje articulador de la presentacin

En una presentacin, las ideas se pueden agrupar de manera deductiva o inductiva

Lgica Inductiva
Mensaje Central

Lgica Deductiva

Mensaje Central

En la lgica inductiva, se comienza por la conclusin y luego se explica el por qu

Recomendamos Ingresar al Mercado X

Cmo?

A3

B3

C3

Por qu?

A2

A1

B2

B1

B2

C1

La lgica inductiva o piramidal tiene mayor claridad e impacto en presentaciones

Mensaje Principal
1. Conclusin o recomendacin

Punto 1

Punto 2

Punto 3

2.

Puntos Clave de apoyo

3.

Detalles o evidencia sobre los puntos clave

Resumen

4.

Resumen y prximos pasos

Reglas para construir una buena estructura

1. Comenzar con el mensaje central

2.
3.

Definir los mensajes que apoyan el mensaje central

Establecer qu evidencia vamos a proporcionar para hacer convincente cada uno de los mensajes de apoyo Ordenar la evidencia en una secuencia lgica Escribir un cierre con conclusiones que apoyen el mensaje central

4. 5.

Ejemplo de una estructura

Nuestros mrgenes en el mercado Nacional van a disminuir en 3 puntos el prximo ao

Incrementos en costos de produccin

1. El costo de resina se espera aumenten en x% 2. El cambio de gas natural a electricidad implica un aumento de $Y/ton 3. La negociacin colectiva aumentar la mano de obra en $Z/ton

Erosin de precios

Ahorro en gastos insuficiente

1. Servicios compartidos 2. Racionalizacin de fuerza de ventas 3. Total de ahorros estimados equivale a x puntos porcentuales

1. Competidor x aumentar capacidad en xxMtons 2. No se anticipa un incremento equivalente en demanda 3. La situacin es similar a la del ao 1999

Es imprescindible adelantar las inversiones del Plan 2008 2009

CONTENIDO
Introduccin y Objetivos del Taller Principios fundamentales Estructuracin de la presentacin Desarrollo del contenido Presentacin oral y consejos prcticos

Algunas reglas bsicas de una buena lmina

Cada lmina debe tener un solo punto, expresado claramente en el ttulo El cuerpo de la lmina tiene que apoyar y proveer evidencia sobre el punto principal Los grficos deben ser lo ms fcil de entender posible Las lminas tienen que ser legibles para la totalidad de la audiencia Las lminas de texto no deben contener ms de 5 puntos y no ms de 60 palabras Simples y con mensajes claros y relevantes

Disminucin de Matricula de Maestra por aumento de Oferta Nacional

USACH: 2 aos

Competencia: 1 a 1.5 aos

Mayor Costo del Programa

USACH: 8.000 USD

Competencia: 4.000 USD

Diferentes tipos de lminas y sus usos

Lminas de texto se usan para explicar Una lgica especfica Recomendaciones Tablas se usan cuando se quiere dar a conocer Nmeros especficos Metodologa para calcular nmeros Grficos se usan cuando se quiere que la audiencia Se enfoque en tendencias o posiciones relativas Entiendan una secuencia temporal

Las formas grficas deben considerarse primero. Si un grfico no es ptimo, se consideran texto o tablas

Cinco tipos de relaciones se muestran en grficos cuantitativos

Composicin Distribucin Series Temporales Tamaos o posiciones relativas Correlacin

Los grficos tambin se pueden usar para mostrar marcos conceptuales

Modelo de Rentabilidad
Nmero de clientes Ingresos Utilidades Retorno sobre patrimonio

Ingresos por clientes

Costos de adquisicin Costos Patrimonio medio Costos Operacionales Otros Costos

CONTENIDO
Introduccin y Objetivos del Taller Principios fundamentales Estructuracin de la presentacin Desarrollo del contenido Presentacin oral y consejos prcticos

El lenguaje personal es clave para transmitir confianza y conocimiento del tema

Vista y apariencia Contacto visual al hablar Vestimenta apropiada para el ambiente (ante la duda, preferiblemente vestir formal)

Manos Gestos naturales no exagerados Manos a la altura de la cintura Tranquilo, que no se note el nerviosismo

Pies y cuerpo Peso equilibrado en los dos pies. Evite los movimientos innecesarios Buena postura Lo ms directo a la audiencia, sin bloquear la pantalla

La voz: usar variacin en tono y energa

Bajo Alto

VOLUMEN
Enfatizar puntos clave con mayor volumen Bajo Alto

TONO
Evitar la monotona Ninguna Muchas / largas

PAUSAS
Pausar entre puntos principales y datos clave Pausar entre frases y oraciones Dar a la audiencia el tiempo necesario para digerir los mensajes y hacer preguntas

Tcnicas para controlar los nervios

Conocer el material a fondo Sentirse experto en la materia Practicar previamente frente a un espejo o con algn amigo Mirar a la audiencia y buscar caras amigables Hablar ms pausado de lo normal, no tratar de apurarse Establecer vnculos con la audiencia a travs de preguntas o humor

Prepara una buena presentacin requiere mucho trabajo

Definir la idea central parece ms fcil de lo que es Muchas veces cuesta decidir qu informacin es verdaderamente necesaria y cul excluirse Sintetizar conclusiones complejas en frases simples requiere tiempo

No es fcil ponerse en el lugar de la audiencia para evaluar si el modelo 4S se cumple

Conocer el material a fondo es un requisito para estar tranquilo y relajado al momento de presentar