UNIVERSIDAD NACIONAL JOS FAUSTINO SNCHEZ CARRIN Oficina Central de Autoevaluacin, Acreditacin y Certificacin Universitaria

Seminario Software Para la Mejora Continua

Sistema Integrado de Gestin Acadmica

Oficina de Servicios Informticos

DIAGNOSTICO DE LOS SISTEMAS ACTUALES

La Oficina de Registros y Asuntos Acadmicos posee un software de escritorio con base de datos en Microsoft Access, con Visual Basic 6.0.

El Vicerrectorado Acadmico posee un software para encuesta docente con base de datos en MySQL, con PHP.
La Facultad de Ingeniera posee un software para carga lectiva con base de datos en MySQL, con Java.

La Oficina de Servicios Informticos posee un software para la Intranet Acadmica con base de datos en SQL Server y C#.

SOFTWARES ACADEMICOS AISLADOS

SISTEMA DE CARGA LECTIVA

Facultad de Ingeniera

ENCUESTA DOCENTE

Vicerrectorado Acadmico
MEDICINA INGENIERIA

ADMINISTRA CION

Notas Finales
SOCIALES

INTRANET ACADEMICA
EDUCACION

AGRARIAS

Oficina de Registros y Asuntos Acadmicos

Matriculas va Internet

Oficina de Servicios Informticos

SITUACION ACTUAL
Largas colas de los alumnos para realizar su matrcula en la Oficina de Registros.
La encuesta docente, solo puede aplicarse para aquellos docentes que tienen a su cargo el llenado de actas, y no participan todos los alumnos. No se ha logrado superar el 50% de alumnos matriculados va internet. Sobrecarga de trabajo para actualizar la informacin de notas finales para la descarga de record acadmicos y matricula va internet. No tienen en cuenta necesidades de los docentes.

OBJETIVO DEL PROYECTO

Desarrollar un sistema integrado denominado ERP ACADEMICO que permita gestionar los diferentes procesos acadmicos en tiempo real, a travs de la plataforma web.

CRONOGRAMA DEL PROYECTO

El Proyecto se realizara en tres etapas:

SOFTWARE DE ACTAS VA INTERNET

SISTEMA ACTUAL Registro de notas finales Hasta el semestre 2012-I SISTEMA PROPUESTO Registrar notas de los exmenes orales y los exmenes escritos. Registro de asistencias de los alumnos. A partir del semestre 2012-II Dirigirse a cualquier dispositivo con conexin a internet. En tiempo real, de acuerdo al cronograma.

Alcance

Empleo oficial

A donde dirigirme Dirigirse para obtener personalmente a la informacin que posea Oficina de Registros el sistema? En que momento los alumnos tomaran conocimiento de sus notas? En la matricula del siguiente semestre

SOFTWARE DE ACTAS VA INTERNET

RESPONSABILIDADES DEL DOCENTE Subir slabos. Programar sesiones. Registrar asistencias. Registrar el sistema de evaluacin. Registrar notas evaluaciones orales y escritas. Registrar notas del examen sustitutorio.
LOS DOCENTES YA NO TENDRAN QUE:
PRESENTAR RELACION DE HABILITADOS PARA CADA PARCIAL REPORTE DE LAS NOTAS OBTENIDAS EN CADA PARCIAL FIRMAR EL CUADERNO DE AVANCE EN CADA FACULTAD. PRESENTAR EL INFORME ESTADISTICO DE RENDIMIENTO ACADEMICO

SOFTWARE DE ACTAS VA INTERNET

POR QUE NO SE PUEDE EMPLEAR EN EL SEMESTRE 2012-I? Los docentes an no han sido capacitados para emplear el nuevo sistema.

SOFTWARE DE ACTAS VA INTERNET

CUNDO INICIARN LAS CAPACITACIONES?
Primera etapa de capacitacin La segunda semana de agosto del 2012. Dirigida a docentes que luego replicarn la capacitacin a sus colegas en su facultad a cargo de la Oficina de Servicios Informticos y la Oficina de Registros Acadmicos. Segunda etapa de la capacitacin A partir de la tercera semana de agosto del 2012. Dirigida a todos los dems docentes y estar a cargo de los docentes capacitados en la primera etapa.

PROYECTO ADMISIN ONLINE V2.0

SISTEMA ACTUAL Alcance
Concordancia con los procesos actuales Informacin que emite para otras dependencias Preinscripcin e Inscripcin de postulantes va internet

SISTEMA PROPUESTO
Preinscripcin e Inscripcin de postulantes va internet

No

Si
Estandarizado de acuerdo a cdigos empleados por la ANR.

No esta estandarizado

Proyecto Gestin de Informacin de Pagos en Banco de la Nacin.

SISTEMA ACTUAL Pagos realizados en el Banco de la Nacin proporcionando Mximo numero de tributos o conceptos permitidos Tributo SISTEMA PROPUESTO Concepto Cdigo Universitario o DNI Hasta 9999

Aprox. 10

Porcentaje de pagos que es posible identificacin de que facultad o escuela genera la recaudacin

30%

100%

CRONOGRAMA DE LA PRIMERA ETAPA

Software de Carga Lectiva y No Lectiva

SISTEMA ACTUAL
Alcance Nivel de detalle Ingreso de la carga lectiva al sistema Tipo de almacenamiento Asignacin de carga lectiva. Horarios Grupos

SISTEMA PROPUESTO
Carga lectiva Carga no lectiva Horarios Secciones y grupos

Doble registro de la carga lectiva (En Jefatura nico registro (Jefe de de Departamento y en la Departamento ) Oficina de Registros) En diferentes bases de datos segn la facultad En una sola base de datos En tiempo real.

Informacin de carga Tiempo considerable de lectiva consolidada preparacin. de cada docente

Software de Encuesta Estudiantil v2.0

SISTEMA ACTUAL
Alcance Porcentaje de docentes evaluados por los alumnos. Docentes que llenan actas Semestre 2011-II 94% (685 de 730) Semestre 2011-II (51%) Dos semanas

SISTEMA PROPUESTO
Todos los docentes. 100%

Porcentaje de la poblacin estudiantil encuestada Tiempo para procesar los resultados

En que momento el docente tiene conocimiento de los resultados?

100% 02 das En tiempo real informacin del resultado para cada pregunta includa en la encuesta.

Una nota vigesimal mucho tiempo despus

EVOLUCIN DE MATRICULADOS VA INTERNET

Matricula Va Internet
ANCHO DE BANDA INTERNET CLARO 8Mbps Costo mensual S/. 12,500 ANCHO DE BANDA INTERNET TELEFONICA 1Mbps Costo mensual S/. 3,500

SEMESTRE ACADMICO

Software de Matrcula Va Internet v2.0

SISTEMA ACTUAL SISTEMA PROPUESTO

Qu tipo de alumnos no pueden hacer uso de la matricula va internet?

Porcentaje mximo histrico de alumnos matriculados va internet . Tiempo para apertura de la matricula va internet

Primeros Puestos (600) Bienestar (50) Pertenecientes a planes en extincin. Otros

36%

NINGUNO

100%

Tres semanas

Una semana

CRONOGRAMA DE LA SEGUNDA ETAPA

TERCERA ETAPA
Proyecto Otras Matrculas.- Permitir que los alumnos realicen los procesos de reactualizacin de matrculas, reservas de matrcula, convalidaciones, inclusin y exclusin de manera virtual a travs de la intranet va internet. Migracin de datos del Sistema Actual.- Aqu los datos existentes en las bases de datos de la Oficina de Registros y Asuntos Acadmicos, estarn tambin disponibles en el nuevo sistema ERP ACADEMICO.

CRONOGRAMA DE LA TERCERA ETAPA

QU LOGRAREMOS AL FINAL?
Con esto se reemplazar el sistema actual de la Oficina de Registros y Asuntos Acadmicos de manera definitiva.

Gestionar los diferentes procesos acadmicos en tiempo real, a travs de la plataforma web.
Contribuir al proceso de acreditacin.

COLABORADORES DEL PROYECTO

Ing. Mario Alberto Osorio Osorio Ing. Carlos Orlando Claros Vsquez

Ing. Eddy Ivan Quispe Soto

Ing. Javier Alberto Manrrique Quionez

MUCHAS GRACIAS POR SU ATENCIN