Dos Caras de una Misma Moneda

Rodolfo Zuluaga Aristizbal Profesional en Ciencia de la Informacin y la Documentacin

Definiciones
Gestin Documental - GD: Conjunto de actividades

administrativas y tcnicas, tendientes a la planificacin, manejo y organizacin de la documentacin producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilizacin y conservacin [1] Gestin de la Calidad - GC: Es aquel aspecto de funcin general de la gestin de una organizacin que define y aplica la poltica de calidad. La gestin de la calidad incluye la planificacin, las asignaciones de recursos y otras actividades sistemticas, tales como los planes de calidad [2]

Caractersticas
Gestin Documental
Debe inscribirse como programa

Gestin de la Calidad
Debera ser una decisin

estratgico [3] Enfoque basado en funciones Apoyo a la Gestin de Calidad Administra documentos de archivo

estratgica de organizacin [4] Enfoque basado en procesos Apoyo a la Gestin Documental Administra documentos

Base de la discusin
Documento: Informacin registrada, cualquiera que sea

su forma o el medio utilizado [1] Documento de archivo: Registro de informacin producida o recibida por una entidad pblica o privada en razn de sus actividades o funciones [1] Documento. Informacin y su medio de soporte. [6]
NOTA 1 El medio de soporte puede ser papel, magntico, ptico o electrnico, fotografa o muestra patrn o una combinacin de stos. NOTA 2 Con frecuencia, un conjunto de documentos, por ejemplo especificaciones y registros, se denominan "documentacin". NOTA 3 Algunos requisitos (por ejemplo, el requisito de ser legible) estn relacionados con todos los tipos de documentos, aunque puede haber requisitos diferentes para las especificaciones (por ejemplo, el requisito de estar controlado por revisiones) y los registros (por ejemplo, el requisito de ser recuperable).

Gestin Documental
Documentacin de Gestin Documental Manual de funciones Tablas de retencin documental Tablas de valoracin documental Cuadros de clasificacin Reglamento de archivo de la entidad Documentos de archivo

Gestin de la Calidad
Documentacin del Sistema de Calidad declaraciones documentadas de una poltica de la calidad y de objetivos de la calidad, un manual de la calidad, los procedimientos documentados y los registros requeridos por esta norma internacional, y los documentos, incluidos los registros que la organizacin determina que son necesarios para asegurarse de la eficaz planificacin, operacin y control de sus procesos. Control de documentos Control de registros

Gestin de la Calidad
4.2.3 Control de los documentos Los documentos requeridos por el sistema de gestin de la calidad

deben controlarse. Los registros son un tipo especial de documento y deben controlarse de acuerdo con los requisitos citados en el apartado 4.2.4. 4.2.4 Control de los registros Los registros establecidos para proporcionar evidencia de la conformidad con los requisitos as como de la operacin eficaz del sistema de gestin de la calidad deben controlarse.

La organizacin debe establecer un procedimiento documentado para definir los controles necesarios para la identificacin, el almacenamiento, la proteccin, la recuperacin, la retencin y la disposicin de los registros. Los registros deben permanecer legibles, fcilmente identificables y recuperables.

Gestin Documental Gestin de Calidad

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
Qu? Quin? Dnde? Cundo? Para qu? Cmo? Disposicin final?

ISO 9001
NTCGP : 1000
CONTROL DE REGISTROS

Gestin Documental con enfoque en Procesos?

El desarrollo de un modelo de gestin [documental] por

procesos implica un cambio profundo en la forma de entender el sistema de informacin en la organizacin, ya que conduce a una visin global que se distingue para articular las actividades propias de la organizacin en torno a procesos orientados a obtener los resultados previstos y a satisfacer necesidades y expectativas de los clientes y otras partes interesadas. [7]

Funcin de la Subdireccin del Talento Humano

Desarrollar y ejecutar el proceso de elaboracin, liquidacin y pago de la nmina de los/as servidores/as de la entidad.

Series o Subseries del Proceso Administracin de Nmina

Administracin de Nmina

Realizar la Liquidacin y Autoliquidacin de Nmina

NOVEDADES DE NMINA NMINA COMPROBANTES DE PAGO DE NMINA

Liquidacin Definitivas

de

Cesantas

Parciales

LIQUIDACINES Y PAGOS DE OBLIGACIONES DE PERSONAL LIQUIDACIONES A FONDOS DE CESANTAS

LiquidaLiquidacin de Cesantas Anuales

A manera de Conclusin
La gestin documental y la gestin de la calidad son

dos metodologas recprocamente complementarias El punto de encuentro entre la GD y GC son las funciones

Un Pensamiento Final
Ante los cambios que se avecinan caben dos posturas, la de los apocalpticos que prefieren lo bueno conocido a lo malo por descubrir; y la de los integrados que prefieren aventurarse en lo desconocido, porque a lo mejor descubren un mundo mejor, o a lo mejor se equivocan. Pero si no se aventuran, siempre tendrn miedo a lo desconocido, con lo cual nunca evolucionarn porque no aceptarn los cambios por miedo. Toda evolucin se produce cuando surge un cambio con respecto a una situacin anterior [5] pg. 51
[Parfrasis sobre Eco, Umberto. Apocalpticos e integrados. Barcelona: Lumen, 1999]

Bibliografa
[1] Colombia. Archivo General de la Nacin. Acuerdo 027

de 2006 (31 octubre). [2] Mareski, Yoram, Rozzoto, Alejandro. Manual gestin de calidad total a la medida. [3] Colombia. Archivo General de la Nacin. Gua para la implementacin de un Programa de Gestin Documental. 2005. [4] Icontec. NTC-ISO 9001 : Sistemas de gestin de calidad. Requisitos. 2. Actualizacin. 2000. [5] Gmez-Guillamn Werner, Flix. La gestin documental y la norma ISO 15489:2001 Record Management. En: Boletn de la Sociedad Andaluza de Bibliotecarios No. 78. 2005.

Bibliografa
[6] Icontec. Norma NTCGP 1000: 2009.
[7] Alonso, Jorge Alberto, Lloveras, M. Rosa.

Aproximacin a la gestin de documentos desde el enfoque basado en procesos. En: 10 Jornadas Espaolas de Documentacin. 2007. [8] Fonseca, Sandra Patricia. Notas de trabajo. 2010