Software para gerenciamento de processos de negcio

Estudo de caso: Processo para locao de equipamentos

Sobre o cliente
Empresa de engenharia que atua na construo de data centers e projetos de cabeamento de rede Possui clientes em diversas cidades do pas Principais clientes: Petrobras, Usiminas, Vale, Fiat, Votorantim e Iveco.

Cenrio inicial
Supervisores de obras precisavam solicitar mquinas e equipamentos A mquina ou equipamento poderia ser locada No existia controle para devoluo de equipamentos aps uso resultando em locao desnecessria. Existia o histrico de um container que permaneceu locado por 1 ano aps fim do projeto. Todas as solicitaes eram feitas por email e o solicitante no possua visibilidade do andamento do processo Existiam diversas falhas de comunicao

Soluo proposta
Todas as solicitaes seriam feitas por um sistema com interface web disponibilizado na intranet da empresa e tambm na internet (para acesso nas obras) Somente pessoas com o cargo supervisor poderiam realizar solicitaes de equipamentos O sistema deveria controlar a data de devoluo do equipamento e acionar a rea de suprimentos para providenciar a devoluo para o caso de ativo alugado

A solicitao
Para solicitar um equipamento o supervisor de obra ou um dos gerentes utiliza um site disponvel na intranet e tambm na internet No site existe um formulrio com todos os campos para solicitao, incluindo o equipamento necessrio e a data prevista de devoluo.

A solicitao
Para solicitar um equipamento o supervisor de obra ou um dos gerentes utiliza um site disponvel na intranet e tambm na internet No site existe um formulrio com todos os campos para solicitao, incluindo o equipamento necessrio e a data prevista de devoluo.

A autorizao
Assim que o supervisor conclui a solicitao enviado um email para o gerente imediato solicitando aprovao. Ao clicar no email exibida uma pgina de aprovao. Neste momento o gestor do solicitante visualiza os dados e decide se aprova ou reprova.

Locao por Suprimentos

Aps aprovao a solicitao segue para a rea de logstica que verifica a necessidade de locao. Se for necessrio alugar o equipamento ento a solicitao encaminhada para suprimentos realizar a compra.

Locao por Suprimentos

Aps aprovao a solicitao segue para a rea de logstica que verifica a necessidade de locao. Se for necessrio alugar o equipamento ento a solicitao encaminhada para suprimentos realizar a compra.

Controle de devoluo
Aps entrega do equipamento a solicitao permanece aberta aguardando a data prevista de devoluo. 3 dias antes da data da devoluo enviado um email para o gerente administrativo e a solicitao retorna para a fila de suprimentos realizar a devoluo do ativo.

Se suprimentos no for gil o suficiente para realizar a devoluo na data prevista ento o gerente administrativo recebe um email 1 dia antes do prazo.

Resultados
Garantia de devoluo do equipamento na data prevista evitando desperdcio com locao desnecessria. Os supervisores passaram a ter visibilidade do processo sendo possvel identificar a etapa corrente e seu respectivo responsvel. Padronizao da comunicao. Controle da demanda mediante aprovao do responsvel pela obra. Controle de prazos para atendimento da solicitao.

Contato para mais informaes: 11 5087 8899 contato@venki.com.br

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