COMUNICACIN

comunicacin Es la transmisin de informacin entre dos o ms seres. Para comunicarse el ser humano utiliza diversos sistemas de signos: auditivos, visuales, tctiles, olfativos y lingsticos.

La comunicacin es un proceso dinmico e irreversible, intencional y complejo, mediante el cual intercambiamos e interpretamos mensajes significativos en un contexto determinado.

La Comunicacin Organizacional.Es el proceso especfico a travs del cual se intercambia las informaciones entre las personas de una organizacin. Algunas comunicaciones fluyen e la estructura formal e informal, otras ascienden y descienden a travs de la jerarqua mientras otras se desplazan en direccin lateral u horizontal

OBJETIVOS
Convocar a los servidores pblicos entorno a una gestin tica eficiente, eficaz y responsable hacia los grupos de inters internos y externos.

Mantener la coordinacin entre las distintas unidades y niveles administrativos, de tal forma que facilite el compromiso y efectividad en la gestin individual y colectiva de la entidad.
Permitir que los servidores pblicos se expresen, sean escuchados, valorados, logrando su motivacin y su fidelizacin hacia la entidad.

IMPORTANCIA DE LA COMUNICACIN EN LA ORGANIZACIN. Establecer una comunicacin coherente y as coordinar las decisiones sobre las actividades a realizar.

Las funciones de direccin, planificacin, organizacin, direccin y control, se cumplen a travs de la comunicacin. La comunicacin debe aportar un contenido.
Debe cumplirse el principio de direccionalidad. (O sea el paso de sentimientos de una persona a otra y viceversa).

PROBLEMAS PRINCIPALES DE TRANSFORMACIN DE LA COMUNICACIN.

OMISIN.- Ocurre cuando el receptor no tiene capacidad suficiente para captar el contenido completo de del mensaje y solo recibe y filtra lo que puede captar. DISTORSIN: modificacin del sentido del mensaje al pasar por los diversos agentes del sistema, puede ser causada por la percepcin selectiva de las personas SOBRECARGA.-ocurre cuando los canales de comunicacin conducen un volumen de informacin mayor que su capacidad de procesarla. provoca la omisin y contribuye enormemente a la distorsin.

COMUNICACIONES EN LA ORGANIZACIN.

Administrador. Planeacin. Organizacin. Direccin .

Trabajo de las

Comunicacin

personas

Productividad y excelencia

Control.
La actividad administrativa pasa a travs del cuello de botella de la comunicacin

La comunicacin es la clave de una buena coordinacin. La coordinacin depende de la adquisicin, transmisin y procesamiento de informacin (mensajes). es til pensar en la coordinacin como una actividad esencialmente consistente en el procesamiento de informacin.

FLUJOS DE LA COMUNICACIN ORGANIZACIONAL. CANALES FORMALES DE LA COMUNICACIN.- son aquellos que fluyen dentro de la cadena de mando o responsabilidades de la tarea definida por la organizacin. Tipos de canales formales de la comunicacin: COMUNICACIN DESCENDENTE: se refieren a los mensajes y las informaciones enviadas desde la cima a lo subordinados. Transmite Implementacin de objetivos, estrategias y metas. Prcticas y procedimientos, instrucciones en el trabajo, retroalimentacin en el trabajo. COMUNICACIN ASCENDENTE: se refieren a los mensajes que fluyen de los niveles inferiores hacia los niveles ms elevados de la jerarqua organizacional. I ncluye los siguientes aspectos: Problemas y excepciones, sugerencias de mejoramiento, informes de desempeo, huelgas y reclamos, informacin contable y financiera.( Quejas, Sugerencias, Reportes de desempeo, Investigacin de actitudes. )

COMUNICACIN HORIZONTAL: Es el intercambio lateral o diagonal de mensajes entre pares o colegas. Su propsito solicitar actividades de soporte y coordinacin se incluye en tres categoras: solucin de problemas interdepartamentales, coordinacin interdepartamentales, asesora de Staff a los departamentos de linea. se manejan Memoranda interdepartamental, Conferencias de Lnea y Asesora, (Interaccin de empleados con sus supervisores, Relacin Sindicato -Empresa. ) CANALES INFORMALES DE COMUNICACION.funcionan fuera de los canales formalmente autorizados y no siempre siguen la jerarqua de autoridad. Existen dos clases de canales informales:

Paseo por la organizacin.- tcnica utilizada por los dirigentes que hablen con sus empleados mientras andan o pasean por la organizacin.

Cadena de rumor.

(Uno
Cadena de los racimos (algunos cuentan a otros seleccionados)

cuenta a muchos)

Racimos de uva: red de comunicacin informal.- persona a persona que no es avalada por la organizacin, interrelaciona alas empleados en todas las direcciones y niveles. Tiende a ser ms activa en poca de crisis, de cambio ansiedad, etc.

PROCESO DE COMUNICACIN.:

Seis elementos del proceso de comunicacin:

FUENTE: persona grupo u organizacin que quiera trasmitir alguna idea o informacin a travs de un mensaje, codifica sus ideas a travs de la palabra, gestos, seales, etc. TRANSMISOR: medio o aparato utilizado para codificar, idea o significado a travs de un mensaje. CANAL: medio a travs del cual el mensaje fluye entre la fuente y el destino RECEPTOR: medio o aparato que codifica o interpreta el mensaje y dar el significado percibido. DESTINO: persona grupo u organizacin que debe recibir el mensaje y compartir su significado. Para confirmar la comunicacin deben proporcionar la retroalimentacin. RUIDO: cualquier perturbacin indeseable en el proceso de comunicacin y que afecta el mensaje enviado por la fuente al destino. RETROALIMENTACIN: proceso mediante el cual recibe y asimila la comunicacin y retorna lo que percibe respecto al mensaje deseado

Ambiente

Enva el mensaje
Codifica el significado deseado

Recibe el mensaje percibido

Decodifica el significado percibido

deseado

Fuente

Transmisor

Canal
Ruido

Receptor

Destino

Retroalimentacin

LAS BARRERAS EN LA COMUNICACIN

Las barreras provocan perdidas en la comunicaciones entre las personas e impiden el transito abierto de los mensajes. Las barreras y los ruidos es el punto de partida para conseguir un ambiente de comunicacin abierta y franca entre las personas. Todos formamos parte de una estructura. Esta estructura, grande y compleja, la mayora de las veces, por su configuracin puede causar distorsin de mensajes.

Los factores que originan barrera administrativa: La estructura organizacional. Los circuitos, redes y patrones de comunicacin. Defectos en la red formada de la comunicacin. Ambigedades en los status y roles.

Estos factores generan barreras relacionadas con: Las personas. Las ideas. La ejecucin o rendimiento. La organizacin.

BARRERAS EN EL PROCESO DE COMUNICACIN.

Barrera a la comunicacin (fuentes de ruido)

Entrada

Mensaje tal como se enva

- Ideas preconcebidas. Interpretaciones personales. -Perjuicios personales - inhabilidad de comunicacin. Dificultad con el idioma. - Prisa o urgencia. Desatencin o negligencia. Desinters. Emocin o conflicto. - Motivacin. - Otro interese prioritarios

Salida

Mensaje tal como se recibe

LA NEGOCIACIN La negociacin es una situacin donde dos o ms personas reconocen sus divergencias en los intereses y deciden llegar a un acuerdo La esencia del convenio (acuerdo), es que estn dispuestos a ceder algo a cambio de algo. La negociacin se basa en la comunicacin de las partes afectadas, por lo que el mensaje que manda el emisor debe estar bien codificado siendo un mensaje claro, preciso, conciso. El medio empleado es el lenguaje oral, jugando un papel muy importante el metalenguaje, y el feedback, nos permite saber si se ha transmitido lo que se pretenda.

Fases de la negociacin: Preparacin de la negociacin.: La habilidad del negociador va a ser llevar todo el proceso bien preparado y previsto de principio a fin. Teniendo en cuenta lo siguiente: Divisin de las tareas Elaboracin de la zona de negociacin Establecimiento de objetivos Previsin del desarrollo

Gestin de la negociacin: Es el momento en que las partes se encuentran cara a cara e intentar limar asperezas para llegar a una acuerdo beneficiosos. Evitar ataques personales, lo que se critican son los argumentos, y todas estas actuaciones deben ir dirigidas a acercar intereses.

Cierre de la negociacin: Se consigue cuando se ha solucionado el conflicto, y termina definitivamente cuando se redacta y se firma el acuerdo

LOS CONFLICTOS Y LA NEGOCIACIN.

El conflicto es la tensin que un individuo mantiene al estar sometido a dos o ms fuerzas que se excluyen mutuamente. El conflicto puede actuar como una fuerza positiva o negativa, de modo que la direccin no debe esforzarse en que desaparezca, sino eliminar a los que afecten negativamente a los esfuerzos que la organizacin dedica a alcanzar sus objetivos.

Los conflictos se pueden definir en funcin de los efectos que produce en una organizacin.
Los conflictos pueden ser funcionales y disfuncionales.

Conflicto Funcional
Es una confrontacin entre grupos que resulta positiva para el rendimiento de la organizacin. Por ejemplo, puede desatarse entre dos departamentos de un mismo hospital con respecto al sistema ms eficaz para prestar atencin sanitaria a las familias de renta baja del medio rural.

Conflicto Disfuncional Es cualquier confrontacin o interaccin entre grupos que perjudica a la organizacin o impide que esta alcance sus objetivos. La direccin debe tratar de eliminar los conflictos de este tipo.

Factores que contribuyen a la formacin de conflictos : Interdependencia laboral: Esta se produce cuando dos o ms grupos de una organizacin dependen unos de otros para realizar su trabajo.

- Diferentes objetivos: Los conflictos se pueden producir por las diferencias de objetivos entre los departamentos de una organizacin.
-

Diferencias de Percepcin: Cualquier desacuerdo sobre lo que constituye la realidad puede concluir en un conflicto. - Creciente demanda de especialistas: Los conflictos entre especialistas y generalistas son, los ms frecuentes entre grupos. Los especialistas y generalistas ven sus papeles respectivos desde perspectivas diferentes. Al aumentar la necesidad de capacitacin tcnica en todas las reas de la organizacin, se incrementan el nmero de especialistas y este tipo de conflictos continua en aumento.