Redaccin y estilo administrativo

Ms. Liliana Alicia Paz Ramos

TRUJILLO- PER

1. DOCUMENTO ADMINISTRATIVO:

Los documentos administrativos establecen comunicacin entre entidades pblicas y privadas. Los documentos administrativos se convierten en instrumentos pblicos; es decir que pueden ser de conocimiento general.
Administracin Pblica

Comunicacin escrita
Administracin Privada

-Congreso de la Repblica. -Ministerios. -Municipalidades. -Centros Educativos Estatales. -Instituciones financieras. -Culturales. -Sociales. -Centros Educativos Particulares.

2. PRINCIPIOS DE LA REDACCIN DE DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS:

2.1.FORMALIDAD Consiste en que los documentos administrativos sean redactados con exactitud, es decir cumpliendo determinadas normas con el fin de facilitar su atencin.

2.2.SIMPLICIDAD El documento administrativo debe ser elaborado lo ms breve posible, con lenguaje sencillo, preciso, claro y directo.

2.3.RACIONALIDAD Debemos procurar redactar documentos breves, directos, concretos, claros, precisos, sencillos para ahorrar: tiempo, energa, materiales, etc.

2.4.FLEXIBILIDAD Lo que debe existir en la redaccin de documentos es amplitud de criterio, sentido comn, espritu democrtico, variedad de estilos; ya que lo ms importante en cualquier comunicacin viene a ser la informacin que se transmite.

2.5.EFICACIA Son importantes las dinmicas utilizadas en las elaboraciones de documentos administrativos, ya que estas influyen en la capacidad de cada documento para lograr du objetivo.

3. LAS PARTES DE LOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS

2) nombre del ao 1) membrete 3) lugar y fecha 4) cdigo 5) destinatario 6) asunto 7) Referencia

ENCABEZAMIENTO

TEXTO

1) antefirma 2) firma

TRMINO
5) Anexo 6)con copia 7) Pie de pgina

4) sello 3) posfirma

4. ESTUDIO DE LAS PARTES DEL ENCABEZAMIENTO:

4.1. MEMBRETE: Inscripcin que identifica a quien remite el documento, y comprende: 4.1.1. En los ministerios:
SELLO DEL ESTADO

NOMBRE DEL MINISTERIO

MINISTERIO DE JUSTICIA

4.1.2. En las entidades privadas:

NOMBRE DE ENTIDAD

Observaciones:
a) El membrete adems de los elementos mnimos ya sealados puede contener emblemas, figuras, direcciones, nmeros telefnicos entre otras referencias.

b) El membrete se imprime en la parte superior izquierda de los papeles y sobres correspondientes:

PAPEL A4 MEMBRETADO 1.5 cm 1.5 cm

PAPEL A5 MEMBRETADO 1 cm 1 cm

4.2. NOMBRE DEL AO:

Ubicado en la parte cntrica superior de la hoja, escrita con letras maysculas y entre comillas.
Ao del Centenario de Machu Picchu para el Mundo

4.3 LUGAR Y FECHA:

Indica donde y cuando se elabora el documento. Trujillo, 18 de julio de 2011.

Observaciones:
a) El lugar y fecha puede ser escrito de dos maneras:
1) Trujillo, 18 de julio del 2011. 2) Trujillo, julio 11 de 2011.

b) La denominacin del lugar puede suprimirse en:

1) Cuando el documento se difunde en el interior de una institucin. 2)Cuando el nombre del lugar aparece en el membrete.

c) Algunos documentos son redactados dejando el espacio de la fecha por diferentes motivos, y luego se aade la fecha utilizando un sello. Trujillo, 18 JUL 11

d En documentos de circulacin interna, se puede abreviar la fecha:

-18JUL11 -18/07/11 -18-07-11 -18-VII-11 -18-07-11

e. Los documentos que se redactan en un periodo comprendido entre el uno y el nueve de cada mes llevan escrita la fecha con un cero a la izquierda, con el fin de prevenir alguna adicin numrica en el futuro.
Trujillo, 18 de julio del 2011.

f. El lugar y fecha no tiene ubicacin fija en los documentos, en la mayora se ubica en el encabezamiento; en otros, como en las solicitudes, constancias y los certificados, se ubica reemplazando la antefirma

4.4 CDIGO: Individualiza el documento e identifica al remitente, siendo

codificado por medidas de control y seguridad.

MEMORANDO N 025 -11- UNT - DLL

NOMBRE DEL DOCUMENTO

NOMBRE CORRELATIVO

AO

SIGLAS

Observaciones:
a) Todo cdigo debe ir subrayado y sin ningn signo de puntuacin al final. b) La cantidad de cifras o dgitos que se emplea en la numeracin de los documentos varia considerando la frecuencia con la que se usan en un ao. c) Cada documento debe tener su correspondiente numeracin correlativa anual.

d) En la utilizacin de las siglas:

1)En los documentos de circulacin interna, se usan las siglas de dependencia que enva el MEMORANDO N 117-11-UP documento. 2)En los documentos de circulacin externa y en las de interna se requiere la firma de la mxima autoridad de la institucin.

OFICIO N 065-11-RG-DP

e)Las siglas de muchas instituciones y dependencias son reemplazadas por nmeros o series computarizadas. f) En algunas instituciones el nmero correspondiente a un documento se escribe a mano. g)Hay documentos que no llevan numeracin ni siglas, porque son elaborados pocas veces. -Actas y certificados. -Memorandos. -Solicitudes, cartas a poder ,etc.

4.5. DESTINATARIO: Parte que identifica a quien remite el documento. 4.6. ASUNTO: Sntesis del contenido de un documento. 4.6.1. La palabra Asunto seguida de dos puntos. 4.6.2. Una frase que sintetiza el contenido en forma breve y precisa. Asunto : Presentacin de informes anuales de investigacin.

Observaciones:
a) Un documento debe desarrollar solo un asunto. b) El asunto no debe ser una frase rutinaria, ya que es como un titulo que sintetiza su contenido. c) La frase que resume el contenido puede escribirse de dos maneras: 1) Asunto : Presentacin de informes de investigacin.. 2) Asunto : Presentacin de Informes de Investigacin. 4.7 REFERENCIA: Hace mencin a los antecedentes del documento, no es necesaria en todos los casos.

4.7.1El trmino referencia seguido de dos puntos; y

4.7.2 El cdigo y la fecha que sirve de antecedente.
Ref. : Ofic. N 675-11-ETD de 11 de JUL. De 2011.

Observaciones:
a) La referencia menciona su antecedente el que puede ser el documento al cual se da respuesta. b) Cuando se desea indicar dos o ms antecedentes estos son mencionados en orden cronolgico. c) A veces la referencia reemplaza al asunto. d) Las escrituras de asunto y referencia debe uniformizarse con la del tratamiento del destinatario. SEOR : ASUNTO: REF. : e) Si el documento que sirve de antecedente no tiene cdigo, en la referencia del que redacta se seala solamente el nombre y la fecha simplificados del citado documento.

5. ESTUDIO DE LAS FRMULAS DEL TEXTO:

TEXTO

Parte principal que comprende el desarrollo ordenado de las peticiones, reclamos u observaciones a fundamentar

MENSAJE

5.1. CARACTERSTICAS DEL TEXTO:

Se busca un documento claro para la fcil comprensin.

CLARIDAD

INTEGRIDAD

El documento debe contener y desarrollar todas las ideas referidas al tema.

BREVEDAD

Exactitud. Mensaje lacnico y directo. Evitar el lenguaje retrico y ampuloso.

CORTESIA:

El documento debe presentar un tono de redaccin cordial capaz de persuadir el inters del lector.

CORRECCION

El documento no debe tener ningn tipo de error ya que esto enfoca en la preparacin acadmica y el nivel cultural del remitente.

5.2. ETAPAS DE ELABORACIN DEL TEXTO:

CONCEPCIN: Realizada En forma mental formndonos una idea.

RECOLECCIN DE DATOS: Reunin de todo el material e informacin necesaria.

BOSQUEJO SINTTICO DE IDEAS: Agrupacin de ideas, es decir relacionamos una con otra.

ELABORACIN DEL BORRADOR: Se realiza el desarrollo de las ideas, teniendo en cuenta que estas debern desarrollarse en oraciones cortas, cada prrafo contenga solo el desarrollo de una idea y que estos no excedan de 8 lneas.

EVALUACION DEL BORRADOR: Este borrador es sometido a varias preguntas documento es sometido a una lectura atenta en voz alta y de corrido, para comprobar si el texto se entiende.

PASADO EN LIMPIO DEL BORRADOR : El borrador, una vez evaluado con seriedad, es pasado en limpio, o sea, transferido a otra hoja.

5.3. IDENTIFICACIN DE LAS DIVISIONES DEL TEXTO:

Las ideas necesitan ser divididas o agrupadas unas con otras teniendo en cuenta el grado de relacin lgica que existe entre la ellas. Este hecho de unir o diferenciar ideas facilita la organizacin del pensamiento y la redaccin y comprensin de las mismas.
5.3.1 IDENTIFICACIN DE DIVISIONES SIMPLES:
5.3.2 IDENTIFICACIN DE DIVISIONES COMPLEJAS: a) NUMRICO: 1. 1.1 1.1.1 1.1.2 1.2 1.2.1 1.2.2

a) NUMRICO: 1. 2. b) LITERAL: a) b) a. b.

2.
2.1 2.1.1 2.1.2 2.2 2.2.1 2.2.2

6. ESTUDIO DE LAS PARTES DEL TRMINO

6.1. ANTEFIRMA Es la palabra o frase de cortesa que se emplea cuando se ha concluido la redaccin del texto de un documento administrativo. Formula: Atentamente. 6.2 FIRMA : Comprende el nombre, el apellido o los apellidos y a la rbrica estilizados de la persona que se responsabiliza del documento. 6.3 POSFIRMA: Es la parte que identifica al responsable de la comunicacin. Por Ejemplo :

6.4. SELLO Es el instrumento que autentico o legaliza el documento que se enva: refrenda la firma del responsable de la comunicacin. 6.5 .ANEXO Se emplea nicamente cuando al documento que remitimos hay necesidad de acompaar objetos u otros documentos, como recibos, facturas , certificados ,etc. Forma de un Anexo:

ANEXO: Copia de la R.R. N 176-97-UMA, de 15-05-97

----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

6.6. CON COPIA: Es la parte que identifica o hace mencin a las autoridades, dependencia y/o servicios a quienes se envan copias del documento que se redacta. Por ejemplo:
C.C.: Direccin Subdireccin Archivo.

6.7. PIE DE PGINA: Es la parte que identifica a los responsables de la elaboracin del documento. Se coloca las iniciales del responsable, por ejemplo:
RTP/nop.

REQUISITOS Y REGLAS PRCTICAS DE REDACCION ADMINISTRATIVA

1. MARGEN:
Los mrgenes son los espacios en blanco que se dejan alrededor de los escritos. Los papeles que ms se utilizan para la elaboracin de documentos administrativos son de dos tamaos: A4 y el A5

1.1 MRGENES DEL PAPEL A4: El papel A4 recibe el denominado nombre papel oficio" y mide 29.7 de largo por 21 cm de ancho.

1.2. MRGENES DEL PAPEL A5:

Es la mitad del papel A4, mide 21cm. de largo por 14.8 cm. de ancho.

2.ESPACIO
Las partes de un documento deben distribuirse en el papel con esttica, armnicamente, de manera que las visin del todo genere en el destinatario una apreciacin positiva.

2.2 ESPACIO EN PAPEL A4:

MISTERIO DE TRABAJO Trujillo, 11 de enero de 1997

OFICINA N 014-97- JRT

Seor:

Dr. JOSE UNITIVEROS BONILLA

Asunto:

Solicito copias

Es grato dirigirme a Ud. para solicitarte tenga a bien disponer la remisin a esta jefatura de las copias certificadas de las ...

Aprovecho la oportunidad para reiterarte mi consideracin ms distinguida. Atentamente, Abog. FELIPE MORENO ELAS Jefe Regional de trabajo c.c.: Asesora legal ---- Archivo.

FME/tfd

2.2 ESPACIOS EN PAPEL A5:

MEMORANDOS EN FORMATOS AY B

AREQUIPA, 31 de Enero de 1997

MEMORANDO N 071-97DRT

Seor:

CP. PERCY LA ROSA CARMONA Contador General

Otorgamiento de viticos

Asunto:

_________________________________________________________________________________________ Agradecer a Ud. a bien proporcionar cuatro das de viticos al Sr. Luis Toledo Gallardo, chofer de esta Direccin Este gasto deber afectar al proyecto carretera Majes- Cailloma. Atentamente, Ing. PABLO ARVALO RUIZ Director Regional de transporte c.c.: Jefe de Proyecto ---- Archivo.

PAR/ihn

MEMORANDOS EN FORMATOS C Y D

MEMORANDO N 187-97 UA

A De Asunto Fecha

: : : :

Jefe de Personal Jefe Unidad Artesana Apoyo de Personal 24 de marzo de 1997

_________________________________________________________________________________________ En vista que el stand de nuestra institucin an no ha sido instalado en el campo ferial Los libertadores y considerando que

Atentamente, JULIO SOTO TUPPIA Jefe Unidad Artesana

c.c. Archivo.

JST/luh.

3. UBICACIN ESTNDAR DE LAS PARTES DE UN DOCUMENTO: La ubicacin ms conocida de las partes de un documento, tanto en papel A4 como A5 es la siguiente:
2) --------------------

1)

----------

3) ------------

4) 5) 6) 7)

------------------------------------------------------------------------------------__________________________________________ __________________________________________ __________________________________________ __________________________________________ 9)----------10) -------

8)

11) --------12) --------13) -/-

4. NUMERACIN DE LA SEGUNDA PGINA Y DE LAS SIGUIENTES

Utilizar papel membretado solamente para la primera pgina. Numerar las pginas a partir de la segunda. Identificar las pginas correspondiente con cualquiera de las siguientes numeraciones:

Simple: Es decir, con nmeros arbigos entre guiones Minuciosa: o sea, con los cdigos y abreviatura de la Compuesta: Que corresponde a los nmeros que
corresponden a la pgina respectiva y a la ltima.
pgina.

5. ESTILOS FORMALES DE REDACCIN

BLOQUE
.... ..*.. .. ... . , O .. ../..
..*.. . . .. .. ................ ............................... ... ................ ... . , O .. ../..

SEMIBLOQUE
....

BLOQUE EXTREMO
.... ..*..

.....

....

...
. . .. .. .. ........ ..... ................ .. , O ../..

6. PUNTUACIN DE LAS PARTES DE UN DOCUMENTO.

ABIERTA
No se emplea signos de puntuacin despus de: a) la fecha: Ica, mayo 17 de 1997 b) Las lneas del destinatario: Seor: Isacc Rofrguez Lujn Jefe de impresin c) Del asunto: Asunto: Permiso d) La referencia: Ref.: Of. N 176-97-DP de 19-11-97 La antefirma: Atentamente La identificacin del firmante ni luego de su cargo: Lic. LUIS DIAZ VEGA Las lneas de anexos: ANEXO: 01 C. Trabajo a)

CERRADA
Punto, despus de la fecha: Ica, mayo 17 de 1997. b) Coma, al concluir las lneas del destinatario, a excepcin de la ltima que lleva punto: Seor: Isacc Rofrguez Lujn, JEFE DE IMPRESIN . c) Punto, al terminar el asunto: Asunto: Permiso.

MIXTA
La puntuacin mixta utiliza puntuacin abierta para las partes del encabezamiento y emplea puntuacin cerrada para las partes del trmino, con la excepcin que para la pos firma usa puntuacin abierta.

d) Punto, al finalizar la referencia: Ref.: Of. N 176-97-DP de 19-11-97. e) f) Coma, al finalizar la antefirma: Atentamente, Coma, despus de la identificacin del firmante y punto al final del cargo: Lic. LUIS DIAZ VEGA. punto, al concluir la mencin del ltimo punto, al terminar anexado: ANEXO: 01 C. Trabajo . Punto al terminar la nmina respectiva: C.C.: Subdireccin. punto, al finalizar el pie de p{agina. OVR/pgg.

e) f)

g)

g)

h)

Las lneas de con copia o distribucin: C.C.: Subdireccin Del pie de pgina OVR/pgg

h)

i)

i)

 Referencia Bibliogrfica:
Valladares, Otto. (1999). Manual de Redaccin Administrativa. Lima.