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COMUNICACIN ORGANIZACIONAL

RECURSOS HUMANOS

Agosto 2004

Ing. Susana Prado Iratchet

Lo sepamos o no, nos guste o no permanentemente nos estamos comunicando= RELACIN


Nos comunicamos con palabras, con nuestra presencia y con nuestra ausencia, con gestos o con silencios, aunque no sea nuestra intencin hacerlo, porque somos seres sociales y vivimos en RELACIN con todo y con todos, con el TODO (UNO) somos la unidad mltiple del TODO. Todo lo que hacemos influye en el cosmo y el cosmo influye en nosotros.

La comunicacin es compleja y amplia

Comunicacin??????
La comunicacin es el proceso que permite (facilita) que las personas se organicen y coordinen sus actividades para lograr objetivos comunes, es lo que permite que las estructuras se desarrollen y se alcancen las metas.

Buscar un espacio comn (de unin) y el mensaje se transmite

La comunicacin engloba todos los procesos mediante los cuales se transmite y se recibe la informacin. AUNQUE TODA COMUNICACIN CONTIENE INFORMACIN, NO TODA LA INFORMACIN POSEE VALOR COMUNICATIVO.
Comunicacin: transferencia y entendimiento del significado

Una idea grandiosa sirve cuando es trasmitida y entendida por los dems.
La comunicacin ser perfecta cuando un pensamiento o una idea se trasmita de tal forma que la fotografa mental que perciba el receptor sea exactamente la misma que la imaginada por el emisor.

La comunicacin no slo es el soporte que sustenta las distintas actividades de la organizacin; tambin es un recurso: un activo que hay que gestionar.

Se parecen pero no son iguales


Informar.- Es transmitir ideas en un slo sentido, es decir, de manera unilateral. El emisor transmite un mensaje al receptor, sin esperar reaccin o respuesta.
Comunicar.- Es un proceso mediante el cual dos personas se ponen en contacto, intercambiando ideas, de una manera bilateral.

El proceso de la comunicacin

Mensaje

Mensaje

Mensaje

Mensaje

Fuente

Codificacin

Canal

Decodificacin

Receptor

Retroalimentacin

Componentes del proceso


1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Emisor fuente o transmisor Mensaje o desarrollo de la idea Medio o Canal Cdigo Receptor o destinatario Recepcin Decodificacin Aceptacin Uso Retroalimentacin

Desarrollo de una idea.- primero se debe reflexionar y desarrollar la idea que se desea transmitir con determinada intencin. 2. Codificacin.- poner el mensaje en un cdigo comn para emisor y receptor: palabras (de un idioma comn), grficas u otros smbolos conocidos por ambos. 3. Transmisin.- se transmite en el lenguaje, formato y cdigo seleccionado, envindolo a travs de un Canal o vehculo de transmisin, que no tenga barreras y previniendo o controlando las interferencias. 4. Recepcin.- otra persona recibe el mensaje a travs de un Canal de recepcin; los canales naturales de recepcin son los rganos de los sentidos: vista, odo, olfato, tacto y gusto. Entre ms rganos sensoriales intervengan en la recepcin, mejor se recibir el mensaje, pero el receptor debe estar dispuesto a recibir el mensaje. Si el receptor no funciona bien, o pone una barrera mental, el mensaje se pierde.
1.

5. Descifrado o Decodificacin.- el receptor descifra el

mensaje, lo decodifica e interpreta, logrando reconstruir una idea del mensaje. Si esa idea es equivalente a lo que transmiti el emisor se puede lograr la comprensin del mismo. 6. Aceptacin.- La aceptacin es una decisin personal que admite grados y depende de la forma en que fue percibido el mensaje, la apreciacin que se hace de su exactitud, la opinin previa o prejuicio que se tenga sobre el mismo, la autoridad del emisor y las propias creencias y valores del receptor y sus implicaciones. Si el mensaje es aceptado, entonces se logra el efecto deseado y el verdadero establecimiento de la comunicacin. 7. Uso.- Este es el paso decisivo de accin, la reaccin que se logra en el receptor y el uso que l le da a la informacin contenida en el mensaje recibido. 8. Retroalimentacin.- La comunicacin es una interaccin bilateral: la Comunicacin en Dos Direcciones. Si la retroalimentacin no se diera, entonces la comunicacin no se estableci plenamente y slo se qued a nivel unilateral como informacin..

Ejemplo de Comunicacin Organizacional

emisor
Mensaje

Tipos de comunicacin
Formal o Informal: segn responda a una normativa, institucionalizacin; o bien se realice por placer o amistad. Presencial o a Distancia: segn la ubicacin de los interlocutores. Individual o Colectiva: segn se realice de persona a persona, de persona a grupo, o de grupo a grupo. Objetiva o emotiva: segn el tratamiento (racional o emocional). Verbal o No Verbal: segn los signos utilizados. Unidireccional, Bidireccional o Multidireccional: segn los contextos relacionales especficos.

Comunicacin verbal
El impacto de cada tipo de comunicacin: - 7% por la comunicacin verbal. - 38% por el modo de hablar y caractersticas de la voz. - 55% por la expresin facial.

La forma de decir las cosas (modo de hablar, caractersticas de la voz) tiene mayor influencia que el contenido. Por ello, para lograr una mayor eficacia en la comunicacin, tanto EL CONTENIDO de sta como su FORMA, han de tener unas caractersticas determinadas.

Contenido y forma de la comunicacin verbal


Contenido
Claridad. Concisin Coherencia Sencillez Precisin Claridad Intensidad Flexibilidad nfasis

Forma

Forma de la comunicacin escrita


Claridad Buena puntuacin Correccin sintctica Propiedad semntica Buena distribucin sobre el papel

Comunicacin no verbal
La Mmica acompaa al habla y sirve para complementar la comunicacin, aclararla y enfatizarla. La Quinsica, es el estudio de la comunicacin a travs de movimientos corporales y expresiones faciales (gesticulacin). Estos movimientos son una forma de transmitir intenciones a los dems y pueden ser tan importantes como el habla misma El Lenguaje Grfico, a travs de ilustraciones como el lenguaje matemtico que se realiza a travs de signos o smbolos universalmente conocidos

Comunicacin no verbal
Lenguaje Fontico cuando se utilizan timbres o campanas para indicar tiempos de entrada, de descanso o de salida; cuando se utilizan determinados sonidos para sealar alerta en estados de emergencia, o bien para dar informacin cuando una mquina requiere de materia prima o bien de mantenimiento
La Proxmica, las personas emplean el espacio fsico para expresar zonas territoriales.Los seres humanos somos animales territoriales que reivindican y delimitan determinados espacios y los defienden de los intrusos. Para acercarnos a una persona sin invadir su espacio, necesitamos que ella nos lo permita y determine los lmites hasta donde podemos actuar

Funciones de la comunicacin en una organizacin


Control Motivacin Expresin emocional Informacin

Direccin de la comunicacin dentro de la organizacin


La Comunicacin Descendente. Emisin de directrices de un superior a sus subordinados, para clarificar polticas, metas, etc. Se realiza a travs de memorandums, informes, instructivos, reglamentos, manuales de organizacin, peridicos y revistas internos, folletos, diagramas, videos. Esta informacin le dar sentido de direccin al trabajo, orienta a los empleados, suministra datos importantes y ayuda a resolver sus dudas. Es el enlace entre los distintos niveles jerrquicos de la estructura formal.

Direccin de la comunicacin dentro de la organizacin


La Comunicacin Ascendente.- Suministra retroalimentacin de los subordinados. Establece un camino de oportunidad para recibir sugerencias, quejas, opiniones, etc. Por medio de ella se puede conocer el clima organizacional y es muy valiosa para integrar a los trabajadores con la alta direccin. Se realiza a travs de Programas de Sugerencias, Encuestas, Procedimientos de Quejas, una Poltica de Puertas Abiertas, Dilogo y Entrevistas y Reuniones de Grupo.

Direccin de la comunicacin dentro de la organizacin


La Comunicacin Horizontal.- Es la que se desarrolla entre dos personas del mismo nivel jerrquico. Es una comunicacin muy til para la integracin de los grupos de trabajo, para la sociabilizacin necesaria entre las personas y para hacer eficiente el trabajo de los grupos y equipos laborales. La mayora de los mensajes que transitan formalmente en forma horizontal tienen por objetivo la integracin y coordinacin. La Comunicacin Externa La Comunicacin Interna

Ventajas de la comunicacin
La comunicacin interna permite la introduccin, difusin, aceptacin e interiorizacin de los nuevos valores y pautas de gestin que acompaan el desarrollo organizacional. Los trabajadores necesitan estar informados para sentirse parte activa de la organizacin y que la participacin reciba el adecuado reconocimiento. De este modo, la comunicacin al incrementar las posibilidad de participacin, favorecer las iniciativas y movilizar la creatividad, se convierte en un factor de integracin, motivacin y desarrollo personal. Los procesos de comunicacin, desde una perspectiva sistmica, permiten a la organizacin mantener la coordinacin entre sus distintas partes y alcanzar as su caracterstica esencial: la de ser un sistema.

Las Redes Formales de comunicacin


Son verticales, siguen la cadena de mando, y estn relacionadas con la tarea.

Redes de Comunicacin Informal dentro de las organizaciones CHISME=RUMOR


Excitacin e inseguridad en el ambiente. Falta de informacin a travs de los canales formales. Informacin nueva que se ha dado recientemente y desean diseminar rpidamente. Como procedimiento para entrar en contacto con nuevos compaeros. Cuando las personas sienten desagrado por otras y tratan de ponerlas en mal con otros compaeros. Cuando el trabajo permite o favorece que unos conversen con otros.

El esquema de Parra
La informacin transita en forma de racimo por la organizacin, de una persona a otra y esta a su vez a otras ms en forma selectiva. Es un sistema de comunicacin natural que coexiste con los sistemas de comunicacin de la organizacin formal, que no se puede evitar, y que no se debe ignorar

Favorece la moral Satisface las necesidades sociales Catarsis de los problemas con superiores Retroalimentacin La alta direccin se entera del accionar de los mandos medios y de produccin

Pero RUMOR
Los procesos de distorsin a que estn expuestos por la influencia de los valores, creencias y necesidades psicolgicas de las personas en el procesamiento de la informacin, el mejor rumor es peor que la ms cruda de las realidades porque distorsionan y exageran la realidad. La extrema rapidez con que circulan y el gran tamao de la audiencia a la que llega (pudiendo transcender los lmites de la organizacin) por el beneficio que obtienen las personas que divulgan al mejorar su autoimagen al demostrarse conocedores de informacin secreta. 3.- Su capacidad de convencimiento y credibilidad debido a que raras veces tratan de verificarse porque generalmente son transmitidos por amigos de confianza a los que no se suele cuestionar o porque ayudan a racionalizar o justificar las preocupaciones e inquietudes ms bsicas de las personas y cuando intentan confirmarse resulta dificultad identificar su procedencia. TIENE UN 75% DE VERACIDAD

Formas modernas de comunicacin dentro de la organizacin


Departamento de Comunicacin o Gestin de Informacin o de una Direccin de Comunicacin o de un Gabinete de Imagen, de Relaciones Pblicas o de Prensa

Imaginario social
Trminos empleado para describir fenmenos en el campo de la comunicacin
El imaginario social es compuesto por un conjunto de relaciones imagnicas que actan como memoria afectivo-social de una cultura, un substrato ideolgico mantenido por la comunidad. Se trata de una produccin colectiva, ya que es el depositario de la memoria que la familia y los grupos recogen de sus contactos con el cotidiano. En esa dimensin, identificamos las diferentes percepciones de los actores en relacin a s mismos y de unos en relacin a los otros, o sea, como ellos se visualizan como partes de una colectividad.

Imaginario social
Por medio del imaginario es que se pueden alcanzar las aspiraciones, los miedos y las esperanzas de un pueblo. En l, las sociedades esbozan sus identidades y objetivos, detectan sus enemigos y, an, organizan su pasado, presente y futuro. Se trata de un lugar estratgico en que expresan conflictos sociales y mecanismos de control de la vida colectiva. El imaginario social se expresa por ideologas y utopas y tambin por smbolos, alegoras, rituales y mitos. Estos elementos plasman visiones de mundo, modelan conductas y estilos de vida, en movimientos continuos o discontinuos de preservacin de la orden vigente o de introduccin de cambios.

Tcticas para favorecer la comunicacin


Actitud de escuchar

Valorando Interpretando Explorando Consolando Emptica = habilidad para ponerse en lugar del otro.

Tcticas para gerentes


Las distorsiones, ambigedades, incongruencias incrementan la incertidumbre y disminuyen la satisfaccin laboral. Una comunicacin eficaz incluye la CONFIANZA, la precisin percibida, la interaccin, la receptividad de la alta gerencia. Comunicar como proceso contnuo: transmitiendo los fundamentos de las decisiones, en el momento oportuno, sin dictar la forma que la gente debe sentirse acerca de

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