Gestin de Proyectos Informticos

Objetivos, Plan de proyecto y equipo de trabajo

Ing. Victor Jaime Polo Romero

A. Introduccin Gestin Proyectos

A.1. Objetivo de la gestin - Cul? (1/2)
COSTE
COSTE OBJETIVO

TIEMPO REQUISITOS OBJETIVO

COSTE OBJETIVO

TIEMPO

REQUISITOS

TIEMPO
REQUISITOS
Ing. Victor Jaime Polo Romero

A. Introduccin Gestin Proyectos

A.1. Objetivo de la gestin - Cul? (2/2)

OBJETIVO: garantizar la satisfaccin del cliente y darle una solucin.

No slo es necesario aportarle una solucin sino que sta solucin debe implantarse en un tiempo y con unos costes acordados. Para asegurar estos plazos y costes se realizan una serie de actividades relacionadas con la gestin del proyecto.

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A. Introduccin Gestin Proyectos

A.2. reas a gestionar - Cmo?

Procesos

Personas
Ing. Victor Jaime Polo Romero

Tecnologa
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A. Introduccin Gestin Proyectos

A.2. rea a gestionar - Procesos
Evitar siempre la reinvencin de la rueda, tanto en mtodos como en herramientas (no es recomendable la improvisacin). Analizadas las caractersticas del proyecto, los principales procesos a considerar son casi siempre: Como validamos el cumplimiento de expectativas de nuestro cliente Como vamos a gestionar los riesgos del proyecto Como vamos a planificar (definicin y seguimiento semanal)

Asociado a la Ingeniera del Software, que ciclo de vida debe ser aplicado, centrndose en dos aspectos fundamentales: La obtencin de requerimientos, y la posterior validacin en todo el ciclo de vida de que el software cumple con estos requerimientos.
Como se van a gestionar los costes, no slo directos, sino tambin los indirectos (puesto de trabajo, recursos administrativos, proveedor, garantas, formacin).

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A. Introduccin Gestin Proyectos

A.2. rea a gestionar - Personas
Una de las principales causas de proyectos fracasados es la mala definicin de roles y responsabilidades, tanto a nivel interno como del cliente/usuario, que afloran de manera indirecta (mala valoracin, pruebas defectuosas,..)

Una buena gestin del proyecto ha de permitir definir, y mantener:

Responsabilidades a nivel de cliente/usuario final:

Van a haber resistencias al cambio, Quien define los requisitos es quien va a usar la aplicacin? Existen recursos humanos de parte del cliente/organizacin para abordar el proyecto?

Responsabilidades y funciones del equipo de trabajo:

Saber determinar el nivel de compromiso con el proyecto con relacin a la criticidad del rol de cada persona. Fijar diferencial capacidades (tcnicas y de gestin) con relacin a las necesidades del proyecto.
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A. Introduccin Gestin Proyectos

A.2. rea a gestionar - Tecnologa
Tal vez los aspectos tecnolgicos sean los ms directamente gestionables por parte del Gestor de Proyectos. De todas maneras, no perder de vista el impacto en:

Procesos: Riesgos tecnolgicos, impacto en ciclo de vida del software, costes/ahorros,

Personas: Formacin usuarios finales / no disponibilidad de tcnicos capacitados. La tecnologa no slo debe contemplarse como un elemento a aplicar en el producto objeto del proyecto, sino sobre todo, en la mejora de la productividad del propio proyecto, tanto a corto como a medio plazo: Gestin documental Herramientas CASE

Planificadores/Simuladores
Herramientas gestin configuracin E-Learning Teleworking
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B. Creacin del Plan de Proyecto

Gestin Planificacin

Documento que registra todo el conjunto de actividades que guiaran el desarrollo del proyecto. El Plan de Trabajo es el que requiere la mayor atencin del Jefe de Proyecto, Dependiendo de la magnitud del proyecto, o del nivel de experiencia del Jefe de Proyecto en el manejo de planificaciones, esta tarea podra recaer en el grupo de Planificacin y Control.

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B. Creacin del Plan de Proyecto

B.1. Componentes - Gestin Equipo Trabajo (1/6)
Este captulo del Plan de Trabajo se encontrar condicionado por la poltica de RR.HH. que impere en la empresa. No obstante, en mayor o menor medida, ser indispensable detallar los siguientes aspectos del proyecto:

Roles y Responsabilidades

Definicin de Roles y Responsabilidades Organizational Breakdown Structure

Plan de Recursos (Personas)

Requerimientos de Plantilla

Relacin de Conocimientos Plan de Desarrollo del Equipo

Plan de Reconocimiento

Infraestructura

Plan de Reasignacin/ Adquisicin de Recursos 9

Ing. Victor Jaime Polo Romero

B. Creacin del Plan de Proyecto

B.1. Componentes - Gestin Equipo Trabajo (2/6)
Definicin Roles: Es fundamental que en un proyecto cada miembro del equipo de trabajo tenga claras sus responsabilidades. En el cuadro siguiente se define las responsabilidades de algunos de los miembros de un equipo :
Funcin Especialista en la gestin de requerimientos (RM) Responsabilidades Definidas por la versin vigente de GSCM y los estndares vigentes en el SC para la funcin del miembro del equipo. Adems: -Interlocutor vlido para los compromisos con el cliente -Responsable para las peticiones de desarrollo pequeas y medianas Definidas por la versin vigente de GSCM y los estndares vigentes en el SC para la funcin del miembro del equipo. Adems: -Participa en las revisiones del proceso y auditoras de QA -Participa y puede liderar las revisiones de productos Definidas por la versin vigente de GSCM y los estndares vigentes en el SC para la funcin del miembro del equipo. Adems: -Da soporte al resto del equipo en las actividades del control de cambios y versiones -Realiza las revisiones segn lo planificado Persona(s) Jefe Proyecto

Especialista en el aseguramiento de calidad (QA)

Jefe Proyecto Analista B

Especialista en la gestin de configuracin (CM)

Analista A Analista B

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B. Creacin del Plan de Proyecto

B.1. Componentes - Gestin Equipo Trabajo (3/6)
En el cuadro siguiente se muestra un ejemplo de una distribucin roles/responsabilidades de un proyecto: Participantes en el Proyecto Tareas Gestin
Establecer Equipo del Proyecto Crear el Libro del Proyecto Elaborar el Plan del Proyecto Establecer Relaciones Cliente Definir el Alcance del Proyecto Establecer el entorno de Direccin de Proyecto Establecer el Proceso de Gestin de la Configuracin Definir Procedim. Financieros Identificar Riesgo del Proyecto Anunciar Proyecto Revisar el Plan del Proyecto

Gerente Cuenta
R A R R R R A R R R

Jefe Proy.
S R R S S S R R S

APs

Experto Tecnol.

Direcc. Financ.
A

Superv. Cliente
S S S S S S A C S S SS SR S S S S A S S S S

S S S S S S

S S S S S C S S A A S C S C

I A

S
R A S I C = = = = =

Clave

Responsable del Proceso Aprueba/Acepta los entregables del Proceso Soporte en la creacin de los entregables Necesita Informacin del status y contenido de los entregables Proporciona consultora o informacin a los entregables

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B. Creacin del Plan de Proyecto

B.1. Componentes - Gestin Equipo Trabajo (4/6)
Requerimientos Plantilla: A partir de la planificacin del proyecto, se debe analizar la necesidad de recursos por perfiles profesionales, as como cual ha de ser la evolucin de la pirmide durante la vida del proyecto.

Es importante el saber calcular, a partir del nmero equivalente de recursos obtenidos de la planificacin del proyecto, los recursos que realmente son necesarios en funcin del % de utilizacin de los mismos.
%Utilizacin = (Horas Disponibles - Formacin - Bajas - Vacaciones) / Horas Disponibles

Por ejemplo, en el cuadro siguiente, cada mes ser necesario prever un recurso ms por mes.

JefeProyecto Analistas A/P Programadores TOTAL EQUIVALENTE %Utilizacin TOTAL PERSONAS

Enero Febrero Marzo Abril Mayo 1 1 1 1 1 2 2 2 2 1 1 2 3 3 2 1 3 5 5 2 5 8 11 11 6 85% 90% 90% 90% 90% 5,88 8,89 12,22 12,22 6,67

Ing. Victor Jaime Polo Romero

B. Creacin del Plan de Proyecto

B.1. Componentes - Gestin Equipo Trabajo (5/6)
En el momento de la asignacin de personas a las diferentes funciones derivadas de la planificacin del proyecto, dado que el encaje ideal casi nunca se da, ser necesario planificar una serie de acciones para conseguir dicho encaje, pasando por la formacin, la recompensa de sobreesfuerzos no productivos...
Recursos Disponibles JefeProyecto Pedro, Maribel Analistas Isabel, Jordi, Alberto A/P Antonio Prog.Seniors Elena,Maria Prog.Junior Felipe, Luis, Rosa, Eva
Enero Febrero Marzo Abril Mayo 1 1 1 1 1 2 2 2 2 1 1 2 3 3 2 1 3 5 5 2 5 8 11 11 6 85% 90% 90% 90% 90% 5,88 8,89 12,22 12,22 6,67

JefeProyecto Analistas A/P Programadores TOTAL EQUIVALENTE %Utilizacin TOTAL PERSONAS

Formacin

Desarrollo de Carrera

Reconocimiento al Empleado

Ing. Victor Jaime Polo Romero

B. Creacin del Plan de Proyecto

B.1. Componentes - Gestin Equipo Trabajo (6/6)
Infraestructura: Finalmente, para que los niveles de productividad estn dentro de los previstos en la planificacin del proyecto, los medios al alcance del equipo de trabajo han de ser los adecuados, y su nivel de disponibilidad tan elevado como el que suele exigirnos el cliente.

Dentro de estos recursos hay que contemplar: Hardware y software base, tanto de servidores como de redes

Hardware y software particular para el desarrollo del proyecto

Servicios de soporte de calidad suficiente para resolucin de incidencias, alta usuarios, tareas administrativas Puestos de trabajo: mesa, telfono,

En consecuencia, si las particularidades del proyecto difieren de los estndares imperantes para el resto de proyectos, ser necesario planificar las acciones particulares a implantar

Ing. Victor Jaime Polo Romero

B. Creacin del Plan de Proyecto

B.2. Componentes - Gestin Comunicaciones (1/2)
Los elementos a considerar para crear un plan eficaz de comunicaciones son:

Determinar qu debe ser comunicado

Describir el contenido de cada elemento de comunicacin

Documentar el propsito Documentar a qu audiencia va dirigido Documentar la frecuencia y el lugar Documentar el medio elegido Documentar el responsable de cada item de comunicacin Documentar el responsable de la distribucin Documentar la cantidad estimada y el coste
Como principales outputs del plan de comunicaciones hay que considerar:
El informe peridico de avance del proyecto a compartir con el cliente. La sesin mensual con el equipo de trabajo 15
Ing. Victor Jaime Polo Romero

B. Creacin del Plan de Proyecto

B.2. Componentes - Gestin Comunicaciones (2/2)

Por lo tanto, en este captulo del Plan del Proyecto, se debern definir:

Estructuras y frecuencia de los principales informes, tanto internos como hacia el cliente
Responsables de la elaboracin de los contenidos Circuitos de aprobacin de dichos informes, o de los contenidos de las presentaciones
Finalmente, no basta con describir los elementos del plan de comunicaciones, sino que en este captulo del Plan del Proyecto deben de almacenarse, o indicar donde pueden ser localizados, lo elementos de comunicacin elaborados en el transcurso del proyecto, destacando la relacin de actas/compromisos derivados de las mltiples sesiones de trabajo.

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Actividad03
Desarrolle un mapa conceptual a cerca del capitulo 1 del texto La Quinta Disciplina. Autor: Peter Senge.

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