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Todo esto se puede hacer con una caja de zapatos, lpiz y papel;
pero a medida que la cantidad de datos aumenta, han de cambiar las herramientas. Se pueden usar carpetas, archivadores, etc. pero en un momento dado es conveniente acudir a los ordenadores, aunque las operaciones siguen siendo las mismas.
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necesario volver a introducir sus datos personales. Basta con introducir su cdigo para que el Gestor de base de datos sepa de que paciente se trata. 16/12/12 www.urjc.es 6 Para que se pueda establecer esta relacin es necesario que las dos
De esta manera se consigue que no haya datos repetidos. Con esta estructura cada vez que venga un paciente, no es
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Asumiendo que cada mdico tiene slo una especialidad, y que cada
base de datos sera sta:
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estn pensados para este uso y no se emplean para bases de datos personales. FileMaker y Access, originariamente pensados para uso personal, tienen capacidades de red que hacen de ellos programas muy aptos para su empleo en bases de datos de pequeas empresas, que no 16/12/12 www.urjc.es 13 necesitan un nmero de accesos simultneos muy alto.
Gestores de este tipo son: Oracle, PL4, DB2 o SQL Server, que
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ellos haciendo clic con el ratn. Dentro de estos mens se encuentran disponibles todos los comandos necesarios para realizar cualquier trabajo. Estos mens se adaptarn a la operacin que se est realizando, no mostrndose siempre los mismos. Tambin son dinmicos y solo muestran las ltimas operaciones realizadas. Si al abrir un men nos encontramos que al final hay unas flechas indica que el men contiene ms elementos que se mostrarn si pulsamos esta flecha.
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16/12/12 www.urjc.es 26 Desde esta ventana se trabajan las bases de datos de Access.
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En este men se encuentran todos los elementos que componen Access. Para crear uno de ellos, basta con situar el ratn por encima de l y hacer
clic.
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Tablas
Para empezar a trabajar con una base de datos
primero es necesario crear las tablas. Dentro de cada una hay que definir los campos que contendrn la informacin. Igual que cualquier otro objeto de la base de datos, hay varias formas de crear una tabla nueva:
desde el men. desde la barra de herramientas. desde la ventana de la base de datos.
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Cualquiera de estas opciones es vlida para crear una tabla. Pero las
opciones a travs de las cuales se crea personalmente una tabla son vista hoja de datos y vista diseo. Con la opcin vista diseo se crea la estructura para luego rellenar los datos en vista hoja de datos. Pero tambin se puede empezar directamente en vista hoja de datos introduciendo informacin y Access crea la estructura automticamente. Independientemente del mtodo utilizado para crear una tabla, se puede emplear la vista diseo en cualquier momento para personalizar ms la tabla, por ejemplo para agregarle campos nuevos.
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Aparece una ventana donde se puede o bien definir un diseo para www.urjc.es 44
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Para obtener una vista de todos los campos que tengamos indexados pulsar el men Ver / ndices o el botn "ndices" de la Barra de herramientas. Todo esto parece ser demasiada informacin pero en la prctica normalmente no necesitamos configurar cada una de estas propiedades, muchas veces es suficiente dejar los valores por defecto.
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Tamao
Hasta 255 caracteres o la longitud que indique la propiedad Tamao del campo.
Memo
Estos campos son particularmente adecuados para dotar a cadaHasta 65.535 caracteres. registro de la tabla de un lugar para escribir todo tipo de comentarios. No es necesario definir su longitud, ya que la misma se maneja de manera automtica, extendindose a medida que se le agrega informacin. El texto all colocado no dispone de ninguna posibilidad de formato, ni de carcter ni de prrafo. Datos numricos utilizados en clculos matemticos. 1, 2, 4 u 8 bytes (16 bytes si el valor de la propiedad Tamao del campo es Id. de rplica). 8 bytes.
Numrico
Fecha/Hora Moneda
Valores de moneda y datos numricos utilizados en clculos8 bytes. matemticos en los que estn implicados datos que contengan entre uno y cuatro decimales. La precisin es de hasta 15 dgitos a la izquierda del separador decimal y hasta 4 dgitos a la derecha del mismo.
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Objeto OLE
Objeto (como por ejemplo una hoja de clculo deHasta 1 gigabyte (limitado por el Excel, un documento de Word, grficos, sonidos uespacio disponible en disco) otros datos binarios) vinculado o incrustado en una tabla de Access. Almacena una ruta UNC o una URL. Hasta 64000 caracteres.
Hipervnculo Autonumrico
Nmero secuencial (incrementado de uno a uno)4 bytes (16 bytes si el valor de la nico, o nmero aleatorio que Microsoft Accesspropiedad Tamao del campo es Id. asigna cada vez que se agrega un nuevo registro aLa rplica). una tabla. Los campos Autonumrico no se pueden actualizar. Crea un campo que permite elegir un valor de otra Tamao igual al del campo clave tabla o de una lista de valores mediante un cuadro principal utilizado para realizar la de lista o un cuadro combinado. bsqueda.
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y seleccionamos la foto. Pinchamos en el botn Despus hacemos Edicin/Copiar. Nos vamos a la otra pantalla de Paint que se nos abri. 72 16/12/12 www.urjc.es
Hacemos Edicin/Pegar.
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Pinchamos Archivo/Abrir
El inconveniente de este tipo de formato es que slo se puede escuchar el archivo de sonido desde la tabla. Si quisiramos escucharlo desde un formulario, por ejemplo, no podramos.
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escuchar los archivos de sonido, independientemente del formato elegido, hay que hacer 16/12/12 www.urjc.es 81
Para
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Pulsamos Archivo/Importar:
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Modificar el tipo de letra: Hay que tener en cuenta que la modificacin del tipo de letra afecta a la fuente con que se visualiza toda la tabla. Los pasos a seguir son: 1. Seleccionar la opcin Fuente del men Formato. 2. El cuadro de dilogo que aparece es el que muestra la figura siguiente.
3. 4.
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Establecer las opciones que se quieren modificar. Hacer clic sobre el botn Aceptar para aplicar el tipo de letra seleccionado en la tabla.
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1.
2. 3.
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Activar las opciones que se precisen. Hacer clic sobre el botn Aceptar, para aplicar el formato seleccionado a la tabla.
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Modificar el ancho de las columnas: En muchas ocasiones es necesario modificar el ancho de las columnas de una tabla, con el fin de visualizar mejor los datos contenidos en las mismas, bien por no verse el dato completo (ensanchamos) o porque la columna es demasiado ancha en proporcin al dato que contiene (estrechamos). Se puede modificar el ancho de la columna utilizando la opcin Ancho de columna del men Formato, aparecer un cuadro de dilogo en el que se puede establecer el tamao requerido. La opcin Ajuste perfecto permite calcular el ancho exacto para que quepa el dato. El ancho afecta a la columna actual o a las seleccionadas previamente.
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Otra posibilidad es la de realizar la modificacin directamente sobre la tabla mediante el ratn, los pasos a seguir en este caso son: 1. Situar el puntero del ratn en la primera fila de ttulos, sobre el borde derecho de la columna cuyo ancho se quiere modificar. 2. Cuando el puntero del ratn tome forma de doble flecha negra, pulsar el botn izquierdo del ratn y, sin soltarlo, arrastrar el ratn hacia la derecha o la izquierda en funcin de si se quiere ampliar o reducir, respectivamente, el ancho de la columna (igual que en Excel). 3. Una vez establecido el ancho adecuado soltar el botn del ratn.
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Desplazar columnas:
Es posible modificar la colocacin de los campos en la tabla, independientemente de la situacin de los mismos en la estructura de la tabla. De este modo la visualizacin de los campos en la hoja de datos se puede adaptar a lo que en un momento dado se requiera. Los pasos a seguir para desplazar campos en una hoja de datos son:
seleccionndose as toda la columna. Situar el puntero del ratn de nuevo sobre el nombre del campo y pulsar el botn izquierdo. Arrastrar el ratn, sin soltar el botn del mismo, a derecha o izquierda hasta colocar la columna en el lugar indicado.
Una lnea negra gruesa ir indicando la posicin que tomar la columna que se est desplazando, tal y como muestra la figura.
Ocultar y visualizar columnas: Es posible ocultar columnas de la hoja de datos con el fin de que no se visualicen los datos incluidos en ella, siendo el paso siguiente el de visualizar las mismas. Ocultar columnas: Los pasos a seguir para ocultar columnas son: 1. Situarse en cualquier celda correspondiente a la columna que se quiera ocultar o bien seleccionar el campo por su columna. 2. Seleccionar la opcin Ocultar columnas del men Formato. La columna indicada queda oculta de manera inmediata. 3. Si se desean ocultar varias columnas a la vez, seleccionarlas y realizar el paso 2.
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Mostrar columnas: Para volver a visualizar las columnas que se hayan ocultado los pasos a seguir son: Seleccionar la opcin Mostrar columnas del men Formato. Aparece el cuadro de dilogo en el cual se muestran todos los campos de la tabla, teniendo los campos que permanecen ocultos desactivada la casilla de verificacin. Activar la casilla de verificacin de aquellas columnas que se quieren visualizar. Finalmente hacer clic en el botn Cerrar para visualizar las columnas.
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Para establecer este campo como clave principal se hace clic sobre l y en
la barra de Herramientas se pulsa el botn Establecer Clave Principal. Tambin se puede realizar esta operacin desde el Men Edicin/Establecer Clave Principal.
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En el caso de la tabla de detalles de pedidos la clave est formada por dos campos, y se establece de la siguiente forma:
1. Abrimos la tabla en modo diseo:
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Mientras mantenemos pulsada la tecla CTRL seleccionamos los dos campos que formarn la clave principal (Id_Producto e Id_Pedido) pulsando en los botones de la izquierda.
Pulsamos sobre el botn para establecer la clave quedando marcada la clave en ambos campos.
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Tablas: Ejercicios 2 y 3:
Hospital:
Pacientes: Clave principal: Cdigo del paciente. Mdicos: Clave principal: Cdigo del mdico. Visitas: Clave principal: N de visita. Discos: Clave principal: Id_Disco. Tipo Productos: Clave principal: Id_Tipo_Producto.
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Msica:
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Tablas
Guardar la tabla: Una vez haya definido la estructura de la tabla se pulsa el botn de Guardar
o se elige Archivo/Guardar. El nombre que se le va a asignar a esta tabla es "Pacientes". Conviene guardar la tabla siempre que se realiza algn cambio. Abrir y trabajar una tabla: Para abrir una tabla de una base de datos ya existente, primero se tendr que estar en esa base de datos. Para abrir una base de datos, se selecciona Archivo/Abrir, o se pulsa el botn . Aparecer una ventana de dilogo con las diferentes bases de datos, se selecciona la que interese y se pulsa Aceptar. Una vez abierta la base de datos, siempre aparece la ventana de la base de datos, con mltiples pestaas. Se elige la pestaa y se hace clic sobre la tabla que se desea abrir. Se pulsa el botn Abrir, si se desea introducir datos, o Diseo si se desea aadir un campo o variar las propiedades de los campos. Una vez se encuentra dentro de una de estas dos opciones siempre se tiene la oportunidad de cambiar pulsando el botn cambiar de vistas:
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Tablas: Relaciones
Diferencia de una base de datos relacional: La diferencia de las bases de datos relacionales con
respecto a una base de datos plana consiste en que los datos slo se introducen una sola vez en una tabla, pero gracias a las relaciones pueden aparecer en las tablas que se quiera. Cualquier modificacin slo hay que realizarla una sola vez y automticamente se realizar en todas las dems tablas. De este modo se ahorra mucho tiempo, espacio y exactitud en los datos que siempre estarn actualizados independientemente de la tabla en la que estemos.
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Tablas: Relaciones
Tipos de relaciones: Existen tres tipos de relaciones, que se explican a continuacin. Ms adelante se ver cmo quedan guardadas relaciones de este tipo en Access. Relacin uno a uno:
Cada registro de la tabla A se relaciona slo con un registro de una tabla B y cada registro de la tabla B se relaciona slo con un registro de la tabla A.
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Relaciones de este tipo se almacenan guardando en la tabla el identificador de la otra tabla con la que mantiene la relacin. En la base de datos del hospital, un registro de la tabla de pacientes www.urjc.es 110 slo se relaciona con un registro de la tabla mdicos.
Tablas: Relaciones
Relacin uno a varios:
Cada registro de la tabla A est relacionado con varios registros de la tabla B y cada registro de la tabla B est relacionado con un slo un registro de la tabla A.
Aplicando esto a nuestro ejemplo, una relacin de este tipo se dara entre la tabla pacientes y la tabla mdicos, ya que el mismo mdico se har cargo de varios pacientes. Un solo registro de la tabla de mdicos se relaciona con varios registros de la tabla de pacientes.
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Tablas: Relaciones
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En la base de datos del hospital tenemos dos tablas: mdicos y pacientes, con una relacin directa entre ellos, un mdico podra atender a muchos pacientes y un mismo paciente podra ser atendido por varios mdicos. Varios registros de la tabla de mdicos se relacionara con varios registros de la tabla de pacientes. Relaciones de este tipo se almacenan creando una tabla especial donde se colocan los identificadores de cada tabla y otros campos que puedan ser de utilidad, por ejemplo la fecha, la hora, comentarios acerca de la visita mdica, etc. En la tabla Visitas, donde aparecen tanto el cdigo del mdico como el del paciente.
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Tablas: Relaciones
Ejemplo de relacin varios a varios:
T enemos la tabla Pedidos" que contiene campos "Producto" y "Cliente" y mantiene la relacin de uno a varios con las tablas "Productos" y "Clientes" que a su vez mantienen la relacin de varios a varios entre s.
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Tablas: Relaciones
Crear relaciones ente dos tablas: Para crear una relacin entre las tablas de una base de datos primero es necesario cerrar todas las tablas. Con las tablas abiertas no se puede crear o modificar una relacin. Para poder utilizar la integridad referencial ser necesario que las tablas no tengan ningn registro. Desde la ventana Base de datos, se pulsa el botn o se selecciona el men Herramientas/Relaciones. Automticamente se abrir la ventana Relaciones totalmente vaca.
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Tablas: Relaciones
Para aadir las tablas que van a estar relacionadas se
pulsa el botn Mostrar tabla Relaciones/Mostrar Tabla. o se selecciona el men
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Tablas: Relaciones
Se seleccionan aquellas tablas que van a formar
parte de una relacin y se pulsa Agregar. Despus de pulsar Agregar en la ventana Relaciones aparecer la tabla en un recuadro con todos los campos. Cuando ya no se quieran agregar mas tablas se pulsa el botn Cerrar. Quedar abierta nicamente la ventana Relaciones.
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Tablas: Relaciones
En este caso se van a incluir las tres tablas de nuestro ejemplo: Mdicos, Pacientes y Visitas.
Para crear las relaciones entre estas tres tablas se relacionar primero mdicos con visitas y luego pacientes con visitas. 16/12/12 www.urjc.es 117
Tablas: Relaciones
Para relacionar mdicos con visitas el campo en comn es el cdigo del doctor. Este dato est almacenado en la tabla mdicos, por tanto, el campo se arrastrar desde mdicos hasta Visitas. Para arrastrar el campo primero se selecciona, se hace clic, y sin soltar el botn del ratn se arrastra hasta situar el cursor sobre el campo Cdigo del doctor de la tabla Visitas. Al arrastrar el campo el cursor se convertir en un rectngulo pequeo. Tras arrastrar el campo se abrir esta ventana:
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Tablas: Relaciones
Dentro de la ventana hay dos columnas en las dos debe estar un campo con un contenido similar. No importa la coincidencia del nombre sino del contenido. Mdicos es la tabla primaria en esta relacin (es la que contiene los datos) y Visitas es la tabla secundaria (tomar los datos de mdicos a travs del campo comn). Si se pulsa el botn Tipo de combinacin, se abrir una ventana explicando los tres tipos de combinaciones. Automticamente aparece seleccionada la primera combinacin. En este ejemplo se puede dejar as.
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Tablas: Relaciones
Integridad referencial: La integridad referencial es un conjunto
de reglas de Access que garantizan que las relaciones entre los registros de tablas relacionadas son vlidas y que no se eliminan ni modifican accidentalmente datos relacionados que satisfacen dicha relacin. Sirve para aumentar la seguridad en el tratamiento de los datos que coexisten entre dos tablas relacionadas.
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Tablas: Relaciones
1. 2.
La integridad referencial son unas normas que mantienen la coherencia de datos entre dos tablas relacionadas. Estas normas son:
1. 2.
Para poder exigir integridad referencial en una relacin de uno a varios es necesario que :
El campo relacionado de la tabla principal sea la clave principal. Los campos contengan el mismo tipo de datos a excepcin de que la relacin se establezca entre un campo de tipo Autonumrico y un campo de tipo Numrico, siempre y cuando este ltimo sea un Entero largo (por lo tanto los dos campos con la misma longitud: entero largo).
No puede haber registros en la tabla secundaria que no estn en la primaria. No se puede borrar un registro de la tabla principal si hay registros en la secundaria.
3. 4.
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No se pueden relacionar un campo de texto con uno de fecha, o uno numrico con uno de texto. Ambas tablas deben pertenecer a la misma base de datos.
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Tablas: Relaciones
Cuando se establece la integridad referencial (marcando la casilla pertinente en el panel de modificar relaciones) se van a cumplir obligatoriamente, las siguientes reglas: No podemos introducir un valor para ese campo en la tabla relacionada si antes no ha sido introducido en la tabla principal. Ejemplos:
No podemos tener en la tabla de pedidos un pedido realizado por un cdigo de cliente que no exista. No podemos tener o anotar en la tabla de participantes un participante con un nmero de socio que no exista en la tabla relacionada de socios (habra que dar de alta al participante previamente en la tabla socios. Una buena opcin sera colocar en el formulario de inscripciones un botn de comando que nos lleve y abra el formulario de socios para poderle dar de alta. Al cerrar el formulario de socios una vez dado de alta, regresaramos al formulario de inscripciones y como ese nuevo socio ya existe en la tabla de socios, nos permitira su entrada). No podremos introducir tampoco a un empleado un cdigo de entidad bancaria si no se ha introducido esa entidad previamente en la tabla entidades. No se puede asignar a un trabajador un cdigo de categora si esa categora no est dada de alta en la tabla categoras. No se puede aadir un pedido en una tabla de pedidos de un artculo si el artculo no existe previamente en la tabla de artculos.
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Tablas: Relaciones
No se puede eliminar un registro de una tabla principal si existen registros coincidentes en la tabla relacionada. Ejemplos:
No podemos eliminar un cliente que est en la tabla de pedidos, es decir est realizando un pedido. No podemos eliminar un socio que est en la tabla de participaciones. No podremos eliminar una entidad bancaria mientras existe un empleado que domicilie su nmina por ella, no podremos eliminar una categora profesional de la empresa mientras algn empleado la tenga asignada. No se podra borrar un artculo mientras existen pedidos de ese artculo en la tabla de pedidos. No se podra dar de baja un vehculo (de una base de datos de un ayuntamiento) mientras en la tabla relacionada multas existan multas sobre ese vehculo.
No se puede cambiar un valor de clave principal en la tabla principal si el registro tiene registros relacionados. Ejemplos:
No podramos cambiar el nmero de cliente en la tabla de clientes si este cliente en este momento esta realizando un pedido, es decir est en la tabla pedidos. No podramos cambiar el nmero de socio en la tabla de socios si este socio en este momento esta participando en un torneo, es decir est en la tabla participaciones.
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Tablas: Relaciones
Si se quiere exigir el cumplimiento de estas reglas, hay que seleccionar la casilla de verificacin Exigir integridad referencial al crear la relacin.
Muy Importante: Esta opcin es muy arriesgada ya que en Access una vez que se elimina un registro ya no se puede volver a recuperar. 16/12/12 www.urjc.es 124
Tablas: Relaciones
Access verificar que los campos cumplen todas las condiciones para que haya integridad referencial. Si no se cumplen todas las condiciones no permitir que esa relacin tenga integridad referencial. Quedan activadas las dos acciones siguientes:
Actualizar en cascada los campos relacionados: se est indicando que si se modifica el valor de un campo desde un lado de la relacin automticamente se actualicen en todos los registros relacionados. Eliminar en cascada los registros relacionados: si se borra un registro de un lado de la relacin se borrarn automticamente todos los registros que estaban relacionados con l.
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Tablas: Relaciones
Al establecer la integridad referencial en la figura siguiente se observa que la relacin es uno (1) a varios (), un cliente (cuyos datos se encuentran en la tabla Clientes) puede haber realizado varios pedidos (los datos de stos se encuentran en la tabla Pedidos).
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Tablas: Relaciones
Cuando ya se han especificado las caractersticas de la relacin se pulsa el botn Crear. Entre las dos tablas relacionadas aparecer una lnea. Esta lnea simboliza la relacin entre las dos tablas. Si la relacin cumple la integridad referencial la lnea ser ms gruesa. En nuestro ejemplo del hospital:
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Tablas: Relaciones
A continuacin se crear la relacin entre Pacientes y Visitas. Y se exigir integridad referencial en las dos relaciones. Para exigir la integridad referencial se hace doble clic sobre la lnea de relacin, se volver abrir la ventana de la relacin.
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Tablas: Relaciones
Una vez se ha terminado de crear las relaciones entre las tablas se guardan. Para guardar se selecciona el botn guardar o el men Archivo/Guardar. Despus de guardar ya se puede cerrar la ventana de relaciones. Si se cierra antes de guardar, se abrir un mensaje de aviso. Access permite guardar las relaciones en la Base de Datos. Esto ser muy importante para que siempre que se lleven a cabo modificaciones en los datos se tenga en cuenta que las relaciones estn presentes entre los mismos y no se puedan infringir las reglas de consistencia vigentes.
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Tablas: Relaciones
Modificar y eliminar relaciones: Ambas operaciones se realizan desde la Ventana de relaciones, como ya se ha comentado anteriormente. Para modificar una relacin los pasos a seguir son:
Hacer clic sobre la lnea de la relacin que se quiere modificar, sta se visualizar con un trazo ms grueso, indicando que est seleccionada. Seleccionar la opcin Modificar relacin del men Relaciones. Se muestra el mismo cuadro de dilogo que apareca al crear la relacin. Realizar las modificaciones necesarias. Hacer clic sobre el botn Aceptar.
Para eliminar una relacin, basta con seleccionar la relacin que se quiere eliminar y pulsar a continuacin la tecla Supr (o seleccionar la opcin Eliminar del men Edicin).
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Tablas: Ejemplos
Ejemplo 1:
Supongamos que en la federacin de golf (ejemplo de la base de datos Socios del Club) se ha asignado un responsable tutor por cada uno de los niveles de juego de forma que a cada jugador le pasa a corresponder un responsable deportivo en virtud de si su nivel de juego es principiante, medio o senior. Dicho tutor, tiene unos datos que lo identifican, tales como son su nombre, apellidos, telfono de contacto, fax, direccin de e-mail, direccin de oficina. Sera preciso que en el registro de cada socio se dispusiera de toda la informacin de su tutor o responsable deportivo. Tras un anlisis de la nueva situacin, se deduce que si en la tabla socios agregamos tantos campos como para albergar la informacin de dichos tutores, a todos los socios con el mismo nivel de juego, les va a corresponder el mismo tutor, con lo que todos los datos del tutor estaran repetidos de forma masiva y redundante en la tabla socios (ocupando mucho espacio y lentificando el proceso bsicamente). Quizs la mejor solucin sea, en este caso, definir otra tabla llamada Tutores, en la que deber existir un registro para cada nivel de juego y por lo tanto para cada tutor.
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Tablas: Ejemplos
Pero, De que manera podramos enlazar o relacionar esta nueva tabla de tutores con la gran tabla de socios?
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Tablas: Ejemplos
Ser necesario relacionar el nivel de juego de cada socio de la tabla de socios con en cdigo de nivel de la tabla de tutores. Pero como son de distinto tipo (texto en socios frente a numrico en tutores) no se podr. La solucin es sustituir en la tabla de socios el campo nivel por el campo codnivel (por ejemplo) de tipo numrico y luego colocar a cada socio un cdigo (el que corresponde a su nivel de juego) en este campo de acuerdo a los niveles y tutores introducidos en la tabla de tutores (1, 2 o 3). Se deber crear en la tabla de socios el campo codnivel. Mediante tres consultas de actualizacin, a aquellos que tengan nivel de juego principiante, actualizaremos ese nuevo campo codnivel (de la tabla de socios) a 1.
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1. 2.
De igual manera, los socios con nivel senior actualizaremos a 2 su campo codnivel. Y a 3 el campo codnivel de los socios con nivel senior.
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Tablas: Ejemplos
4.
este ejemplo no lo borremos) eliminar el campo nivel de la tabla socios ya que, a partir de ahora, se conocer el nivel de juego gracias a un cdigo en la tabla de socios, que se corresponder con uno de los niveles y tutores de la tabla tutores. Ahora tendremos que establecer la relacin (en la pantalla de relaciones) de acuerdo a la siguiente pantalla:
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Tablas: Ejemplos
A partir de este momento, podramos crear consultas, formularios e informes en donde aparecen ambas tablas implicadas, eso si, previamente relacionadas.
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Tablas: Ejemplos
Ejemplo 2: Supongamos un ejemplo superficial de gestin de sanciones de trfico en una localidad. Existen diferentes tipos de sancin (tipos de multa), diferentes guardias o agentes, los vehculos, los cuales pertenecen a un ciudadano o propietario, y por supuesto sanciones. Las sanciones las "pone" un agente a un vehculo, un determinado da, a una hora, en un lugar, y esa infraccin es de un determinado tipo de entre las que se pueden sancionar. Un ciudadano puede tener mas de un vehculo. La informacin habr que disgregarla en diferentes tablas, (la de vehculos se supone que la facilita trfico con todos los vehculos), que debern estar relacionadas.
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Tablas: Ejemplos
La siguiente imagen muestra un posible
planteamiento:
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Tabla Asignatura:
Campos: Cdigo Asignatura, Nombre, Crditos, DNI, Curso, Departamento. Clave Principal: Cdigo Asignatura.
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Tabla Departamentos:
Campos: Cdigo Departamento, Nombre Departamento. Clave Principal: Cdigo Departamento.
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Las propiedades se agrupan en dos fichas, la ficha General donde indicamos las caractersticas generales del campo y la ficha Bsqueda en la que podemos definir una lista de valores vlidos para el campo. Las propiedades de la ficha General pueden cambiar para un tipo de dato u otro mientras que las propiedades de la ficha Bsqueda cambian segn el tipo de control asociado al campo. Hay que tener en cuenta que si se modifican las propiedades de un campo despus de haber introducido datos en l se pueden perder estos datos introducidos. A continuacin se explican las propiedades de que disponemos segn los diferentes tipos de datos.
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Para los campos Numrico, las opciones son: Byte: (equivalente a un carcter) para almacenar valores enteros entre 0 y 255. Entero: para valores enteros comprendidos entre -32.768 y 32.767. Entero largo: para valores enteros comprendidos entre -2.147.483.648 y 2.147.483.647. Simple: para la introduccin de valores comprendidos entre -3,402823E38 y -1,401298E-45 para valores negativos, y entre 1,401298E-45 y 3,402823E38 para valores positivos. Doble: para valores comprendidos entre -1,79769313486231E308 y -4,94065645841247E-324 para valores negativos, y entre 1,79769313486231E308 y 4,94065645841247E-324 para valores positivos. Id. de rplica: se utiliza para claves autonumricas en bases rplicas. Decimal: para almacenar nmeros entre -10^28-1 y 10^28-1.
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Formato Fecha/Hora:
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Los campos Texto y Memo no disponen de formatos predefinidos, para los campos Texto se tendran que crear formatos 16/12/12 www.urjc.es 154 personalizados.
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Tablas: Ttulo
Se utiliza esta propiedad para indicar cmo
queremos que se visualice la cabecera del campo. Por ejemplo, si un campo se llama Fnac e indicamos Fecha de nacimiento como valor en la propiedad Ttulo, en la cabecera del campo Fnac veremos Fecha de nacimiento.
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Segunda
Tercera
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Aparece el siguiente men, que nos permite hacer pruebas, y elegir el carcter marcador.
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Por 16/12/12
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El resultado es el siguiente:
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Ahora,
vamos a abrir la tabla Empleados en modo diseo. Vamos a hacer que no se puedan introducir nmeros de telfono incorrectos. Los nicos nmeros que aceptar nuestra tabla sern los que empiecen por 91, y que en total no tengan ms de 9 dgitos.
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El resultado es el siguiente:
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Esta propiedad nos permite controlar la entrada de datos segn el criterio que se especifique. Hay que escribir el criterio que debe cumplir el valor introducido en el campo para que sea introducido correctamente. Por ejemplo si queremos que un valor introducido est comprendido entre 100 y 2000, se puede especificar en esta propiedad >=100 Y <=2000. Para formar la condicin puedes utilizar el generador de expresiones como te explicamos en la secuencia animada. Se puede utilizar esta propiedad para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE, y el Autonumrico.
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completa.
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Tablas: Indexado
Se utiliza esta propiedad para establecer un ndice de un solo campo. Los ndices hacen que las consultas basadas en los campos indexados sean ms rpidas, y tambin aceleran las operaciones de ordenacin y agrupacin. Por ejemplo, si buscas empleados basndose en un campo llamado Apellidos, puedes crear un ndice sobre este campo para hacer ms rpida la bsqueda. Esta propiedad dispone de tres valores: No: Sin ndice. S (con duplicados): Cuando se asigna un ndice al campo y adems admite valores duplicados (dos filas con el mismo valor en el campo). S (sin duplicados): Cuando se asigna un ndice pero sin admitir valores duplicados. Si aplicamos la propiedad Sin duplicados, Access no nos permitir introducir un valor en este campo si este valor ya existe para otro registro. Para que un campo pueda ser la clave principal de una tabla, es requisito que el mismo sea un ndice sin duplicados.
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Tablas: Indexado
Ejemplo: Abrimos la base de datos Hospital. Abrimos la tabla Mdicos. Nos puede interesar crear un ndice para poder buscar los mdicos de nuestro hospital segn la especialidad (departamento en nuestro caso). Elegimos la opcin de S con duplicados, ya que puede haber varios mdicos con la misma especialidad.
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Tablas:
2.
1. Volver a dejar el cdigo original. 2. Comprobar todas las dems propiedades que hemos incluido.
Nombre del campo NIF_Cliente Nombre_Cliente Calle Localidad Propiedades No se puede introducir clientes cuyo cdigo no est comprendido entre los valores 1 y 99999999. Tamao:45 Tamao: 30 Tamao: 15 Por defecto el valor ser: Madrid ya que la mayora de nuestros clientes estn en esta provincia. Slo admite nmeros de 5 cifras e inferiores a 95000. Con mscara de telfono www.urjc.es 195
Tablas:
Para resolver el apartado del NIF del cliente tenemos que situarnos con el ratn en la propiedad de regla de validacin y escribir: <1 Y <99999999. Para mejorar la regla de validacin hacemos clic sobre la propiedad Texto de validacin para especificar el mensaje que deber aparecer en pantalla si introducimos un valor que no cumple la condicin anterior. Escribimos: Introducir Cdigos comprendidos entre 1 y 3000.
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Tablas:
Para resolver el apartado del nombre del cliente y de la calle, nos situamos con el ratn en la propiedad tamao.
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Tablas:
Para resolver el apartado de la localidad nos con el ratn en la propiedad valor predeterminado, y escribimos Madrid.
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Tablas:
El apartado del nmero de telfono ya lo hemos resuelto antes. Para el cdigo postal, tenemos que introducir una mscara de entrada: 00000. Ya hemos visto que el 0 representa un dgito numrico obligatorio para que no puedan introducir letras y que si se introduce un valor, este deber contener obligatoriamente cinco cifras. Queremos, tambin que sea menor de 95000, de modo, que tenemos que introducir una regla de validacin: <95000. Adems, queremos introducir un texto de validacin: El cdigo postal debe ser inferior a 53000.
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Formularios
La introduccin de los datos directamente sobre las tablas es
bastante incmoda. No slo no se pueden ver todos los campos sin desplazarse con la barra de herramientas, sino que adems los registros estn uno encima de otro. Si se pierde la referencia del registro se pueden introducir datos que no correspondan a ese registro. Los formularios permiten la introduccin de datos en las tablas de una forma ms sencilla y ms limpia. En vez de introducir los datos directamente sobre la tabla, los datos se introducen en la tabla a travs de los formularios. En una base de datos se puede crear ms de un formulario basado en una misma tabla. Un formulario puede tomar varios campos de una tabla o todos, incluso puede tomar campos de diferentes tablas. Las tablas almacenan la informacin, los formularios se encargan de recogerla. Para que las tablas puedan incluir los datos de los formularios deben estar cerradas. Al cerrar o guardar los formularios, las tablas se actualizan.
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formulario. Crear el formulario manualmente en Vista diseo, con asistentes o con los autoformularios. 16/12/12 www.urjc.es 201
Seleccionando esta opcin se puede crear un formulario totalmente personalizado. Access crea automticamente un formulario con los campos que el usuario seleccione. Con este asistente se pueden crear formularios de formatos muy distintos. Access crea un formulario en columnas con todos los campos de la tabla. Cada registro aparece de forma independiente con los campos ordenados en una columna. Crea automticamente un formulario con todos los campos en formato tabular. Los registros aparecen en filas y columnas. En este tipo de formulario se presentan todos los registros que se hayan introducido. Esta opcin crea automticamente un formulario con el formato de hoja de datos. Este es el mismo formato que el que tienen las tablas para introducir datos. Crea un formulario con un grfico, muestra los datos en formato grfico. Crea un formulario de Microsoft Access con una tabla dinmica de Microsoft Excel. Una tabla dinmica es una tabla interactiva que puede resumir grandes cantidades de datos utilizando el formato y los mtodos de clculo que se elijan.
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sobre la flecha de la derecha, se despliegan las diferentes tablas que existen en la base de datos. Para seleccionar una se hace clic sobre ella. Si se quisiera extraer datos de varias tablas se tendra que seleccionar Vista Diseo Asistente para formularios, o bien crear una consulta de varias tablas y hacer un formulario con ella.
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herramientas. Y el botn autoformulario para crear un autoformulario cuando se desee. El resto de los elementos que componen la barra ya se han visto. La siguiente barra de herramientas se refiere al formato del formulario, es muy parecido a la barra de herramientas de un editor de textos.
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de 16/12/12 los
El formulario creado automticamente no es muy claro. Las etiquetas de algunos campos no se ven completas, y los datos
diferentes campos se www.urjc.esen distintas posiciones. alinean
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Para mejorar la presentacin se pulsa el botn Vista de la barra de herramientas, y se cambia a Vista Diseo, el aspecto del formulario ser este:
16/12/12 www.urjc.es 212 Para modificar la posicin, el tamao y el aspecto en general de cada elemento primero es necesario saber qu es
Formularios: Controles
Estos son los diferentes tipos de controles:
Cuadro de texto Etiqueta Grupo de opciones Botn de opcin Casilla de verificacin Botn de alternar Cuadro combinado Cuadro de lista
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Sirven para mostrar o introducir datos Crea una etiqueta Formado por un grupo de casillas de verificacin o botones de opcin. Slo permite que se active una opcin. Para valores Si/No. Se puede utilizar dentro de un grupo de opciones. Para valores Si/No. Se puede utilizar dentro de un grupo de opciones. Para valores Si/No. No puede utilizarse dentro de un grupo de opciones. Permite seleccionar un elemento de una lista o escribir el dato directamente. Permite seleccionar un elemento de una lista.
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Formularios: Controles
Botn de comando Imagen Marco de objeto dependiente Marco de objeto independiente Subformulario/subinfor me Salto de pgina Lnea Rectngulo
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Inserta un botn que al ser pulsado ejecuta instrucciones. Inserta un marco para incluir una imagen. No es un objeto OLE. No se edita. Inserta un marco para incluir un objeto OLE que depende del valor de un campo. Inserta un marco para incluir un objeto OLE que no depende del contenido de un campo. Permite introducir un formulario dentro de otro. Cuando el formulario tiene mas de una pgina, as se indica dnde empieza cada una. Inserta una lnea en el formulario. Inserta un rectngulo.
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Formularios: Controles
En el cuadro de herramientas hay otros botones
que no son controles: Pulsando este botn se podr seleccionar cada uno de los objetos. Para utilizar el asistente de controles. Para ver ms controles.
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Formularios: Controles
Manejo de controles: Hay controles que muestran informacin que slo est en el
formulario (controles independientes) estos son las etiquetas, las lneas y los rectngulos. Los cuadros de texto, los marcos de objeto muestran informacin contenida en la tabla o consulta adyacente. Para realizar cualquier modificacin en un control se hace clic sobre l. Para modificar el tamao de la etiquetas y desplazar los campos se selecciona la etiqueta:
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Formularios: Controles
Manejo de controles:
Seleccionar:
y sin soltarla hacer clic sobre todos los elementos que se desee seleccionar. Si por equivocacin se seleccionara uno que no se quisiera, sin soltar la tecla Maysculas se debe volver a hacer clic para deseleccionar. Tambin se puede seleccionar uno o varios elementos haciendo un cuadrado con el ratn. Para realizar esta operacin se hace clic sobre una de las esquinas de lo que va a ser el cuadrado, se arrastra el ratn en diagonal sin soltar el botn, cuando ese cuadrado abarque todo lo que se quiere seleccionar se suelta el botn del ratn.
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Formularios: Controles
Manejo de controles:
Modificar el tamao:
modifica el tamao del objeto seleccionado. El ratn se convertir en una flecha que apunta en dos direcciones y al estirar hacia una de ellas variar el tamao.
Modificar la posicin:
independiente. Sin embargo si pasa el ratn sobre cualquiera de los bordes del campo o de la etiqueta el cursor ser una mano abierta. Si se hace clic y se mueve se mover tanto el campo como la etiqueta.
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Formularios: Controles
Manejo de controles:
Alinear:
Modificando el formulario con respecto a la creacin automtica del programa, el aspecto del formulario ser ms claro:
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Formularios
Una vez creado este formulario, se puede
introducir todos los datos que se quiera. Para moverse entre los diferentes registros se utilizan los botones que hay debajo del formulario:
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En este caso se selecciona Asistente para formularios. Despus se selecciona la tabla de la que se van a
extraer los campos y se pulsa Aceptar. Aparecer esta ventana:
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formulario. Aunque en la ventana anterior se ha seleccionado la tabla de la cual se quieren extraer los campos para el formulario, an se puede cambiar de tabla pulsando sobre la flecha que se encuentra bajo Tablas/Consultas. Una vez seleccionada la tabla se escogen los campos que se quiere que aparezcan en el formulario. Se pueden seleccionar todos los campos o slo algunos. Incluso se pueden seleccionar campos de diferentes tablas para un mismo formulario. Para seleccionar los campos del formulario se utilizan los botones que hay entre Campos disponibles y Campos seleccionados:
Pasar un campo Pasar todos los campos Eliminar un campo Eliminar todos los campos ya seleccionados
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seleccionados: primero se selecciona el campo con el ratn y despus se pulsa el botn . El campo aparecer en la zona de la derecha: Campos seleccionados. A su vez el campo desaparecer de la lista de Campos disponibles.
aparezcan en el formulario se pulsa el botn Siguiente para continuar con la creacin del formulario. 16/12/12 www.urjc.es 224
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para volver y modificar alguna de las elecciones hechas. Si se pulsa el botn Cancelar se cancela la creacin de un formulario sin guardar lo que se ha hecho. Si se pulsa el botn Terminar el formulario quedar guardado hasta el paso en el que se est en ese momento. Tras pulsar Siguiente aparece esta pantalla, en la que se debe seleccionar el tipo de distribucin de los campos.
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En columnas: cada columnaTabular: cada fila un registro. tiene un campo y unaEn la primera fila las etiqueta. etiquetas.
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Hoja de datos: es el mismoJustificado: los campos estn formato que el de las tablas. juntos respetando la longitud de cada uno.
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En esta ventana se le da nombre al formulario. Este es el ltimo paso de creacin del formulario, a partir de este
momento se pueden introducir datos a travs del formulario. Tambin cabe la opcin de seguir modificando el diseo del formulario desde la Vista diseo.
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modificaciones personales tendr un aspecto distinto, pero la finalidad es la misma: introducir datos de una forma ms cmoda. Este podra ser el aspecto de un formulario retocado desde la Vista diseo:
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Utilidad: Poder observar los datos de dos tablas que tienen algo en
comn. Ejemplo: Cada paciente tiene asignado un mdico de cabecera. De esta forma cada mdico tiene una lista de los pacientes que le corresponden. Con el subformulario ser posible ver dentro del formulario de los mdicos la lista de los pacientes que le corresponde a cada mdico. De forma que tras crear el formulario mdicos, con todos los datos del mdico, se va a crear dentro del formulario, el subformulario. Para generar un subformulario de manera manual dentro de un formulario primero se debe abrir el formulario principal en Vista diseo. Dentro del cuadro de herramientas se encuentra el botn Subformulario/Subinforme .
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Formularios: Ejercicios:
Ejercicio
1: Crear los formularios, con autoformulario en columnas, para las tablas Mdicos, Pacientes, y Visitas, de la base de datos Hospital. Ejercicio 2: Crear los formularios, con autoformulario en columnas, para las tablas Clientes, Pedidos, Detalles de Pedido, Compaa de Envos, Empleados y Productos, de la base de datos Empresa. Ejercicio 3: Crear los formularios, con autoformulario en columnas, para las tablas Discos, Clientes, Empleados Pedidos y Desglose de pedidos, de la base de datos Msica.
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Formularios: Ejercicios:
Solucin del ejercicio 1: Para crear un autoformulario en columnas,
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Formularios: Ejercicios:
El resultado es el siguiente:
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Formularios: Ejercicios:
Ejercicio 4: Abrir la base de datos Hospital.
Crear un subformulario Visitas, dentro del de Mdicos. El campo en comn de estas dos tablas es Cdigo del Mdico. Ejercicio 5: Crear un subformulario Pacientes, dentro del de Visitas. El campo en comn de estas dos tablas es Cdigo del Paciente. Ejercicio 6: Abrir la base de datos Empresa. Crear un subformulario Pedidos, dentro del de Clientes. El campo en comn de estas dos tablas es Id_Cliente. Ejercicio 7: Crear un subformulario Productos, dentro del de Detalles de Pedido. El campo en comn de estas dos tablas es Id_Producto.
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Formularios: Ejercicios:
Ejercicio 8: Crear un subformulario Pedidos, dentro del
de Empleados. El campo en comn de estas dos tablas es Id_Empleado. Ejercicio 9: Abrir la base de datos Msica. Crear un subformulario Pedidos, dentro del de Clientes. El campo en comn de estas dos tablas es NIF_Cliente. Ejercicio 10: Crear un subformulario Pedidos, dentro del de Empleados. El campo en comn de estas dos tablas es NIF_Empleado. Ejercicio 11: Crear un subformulario Discos, dentro del de Desglose de Pedido. El campo en comn de estas dos tablas es Id_Disco. Ejercicio 12: Crear un subformulario Desglose Pedidos, dentro del de Pedidos. El campo en comn de estas dos tablas es Id_Pedido.
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Formularios: Ejercicios:
Solucin del ejercicio 4: Para crear un subformulario Visitas,
dentro del de Mdicos, hay que abrir este ltimo en vista diseo, y hacer clic en el comando:
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Formularios: Ejercicios:
Aparece el asistente de subformularios. Se puede hacer de dos formas. La primera consiste en hacer los subformularios desde una tabla o consulta existente.
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Formularios: Ejercicios:
En la siguiente ventana, se elige la tabla Visitas, y se
insertan todos los campos de esta tabla.
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Formularios: Ejercicios:
En la siguiente ventana, elegimos la segunda opcin
Definir la ma propia, y seleccionamos el campo que tienen en comn las dos tablas, en este caso Cdigo del Mdico.
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Formularios: Ejercicios:
En la ltima ventana, escribimos el nombre del
subformulario que se va a crear Subformulario Visitas.
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Formularios: Ejercicios:
El resultado es el siguiente:
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Formularios: Ejercicios:
Como podemos observar, al hacer el subformulario
usando la tabla Visitas, aparece un Subformulario Visitas en la ventana de la base de datos.
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Formularios: Ejercicios:
Esto no sucede al utilizar la segunda forma, que consiste en crear
un subformulario utilizando un formulario existente. Hacemos clic en el mismo comando que antes, y aparece el asistente. En esta ocasin, sealamos la segunda opcin, y elegimos el formulario Visitas.
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Formularios: Ejercicios:
En la siguiente ventana, sealamos la opcin Definir la ma propia,
al igual que en el caso anterior, y de nuevo elegimos el campo que tienen en comn, Cdigo del Mdico.
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Formularios: Ejercicios:
Aparece la siguiente ventana, en la que se elige el nombre del
subformulario: Visitas.
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Formularios: Ejercicios:
Como se puede observar, el resultado es diferente al obtenido en el
caso anterior.
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que os aparecen en la ventana (de columnas) y 16/12/12 www.urjc.es 262 hacis clic en Siguiente.
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Nos pide el ttulo que queremos darle a grfico. Escribimos: Salario de los mdicos. 16/12/12 www.urjc.es 264 Hacemos clic en Siguiente.
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botn que nos d la bienvenida a nuestra base de 16/12/12 datos del hospital. www.urjc.es 267
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botones que nos abran los formularios de Mdicos, Pacientes y Visitas. Para ello, volvemos a poner el formulario en Vista Diseo.
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Hacemos clic en generador de macros. Nos pide un nombre para guardar la macro. Nosotros escribimos:
Abrir tabla Mdicos.
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este caso Abrir tabla, y en nombre de la tabla elegimos Mdicos. Finalmente, le cambiamos el nombre al comando. Hacemos lo mismo con las otras dos tablas: Pacientes, y Visitas. 16/12/12 www.urjc.es
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alfabticamente, lo primero es situarse en la columna de Apellidos. El orden alfabtico puede ser ascendente o descendente. Si no se ordenan los datos de los pacientes aparecen en el orden en el que se introdujeron. Para ordenar los pacientes segn el apellido de forma ascendente se pueden seguir tres procedimientos: 1. Pulsar sobre el botn . Si se prefiere el orden descendente
3.
Utilizar el men que aparece al pulsar el botn derecho del ratn situndose sobre la columna que se desea ordenar:
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contigua, se seleccionan los campos. Para seleccionarlos los tres con todos sus datos, se utiliza slo la primera fila, donde estn los nombres de los campos. Se hace clic sobre la primera cabecera y sin soltar el botn, se arrastra el ratn hasta la ltima. Al seleccionar la cabecera se selecciona toda la columna, de forma que slo hay 16/12/12 que seleccionar la cabecera para seleccionar todos los registros que www.urjc.es 288 contiene.
Una vez los campos apellidos, edad y provincia estn situados de forma
botn de orden ascendente. Los datos se ordenarn segn la primera columna empezando de izquierda a 16/12/12 www.urjc.es 289 derecha.
orden entre esos registros ser la segunda columna. Si volvieran a coincidir en la segunda entonces se ordenarn segn
www.urjc.es el tercer campo, y as sucesivamente. 290
16/12/12 el tercer
Buscar datos
En las tablas se puede buscar un dato determinado. Esta forma de bsqueda localiza un registro conociendo uno
de sus datos. La diferencia de esta bsqueda con respecto a los filtros es que slo localiza los registros con ese dato de uno en uno. Los filtros localizan todos los registros que tienen un dato en comn de una sola vez. En la tabla pacientes vamos a localizar a un paciente procedente de Madrid. Para realizar esta operacin primero es muy importante abrir la tabla de pacientes y situar el cursor sobre el campo Provincia. Se selecciona el men Edicin/Buscar o se pulsa el botn .
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Buscar datos
A continuacin se abrir esta ventana:
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Buscar datos
Arriba: si se selecciona y el cursor est en mitad de la tabla, buscar slo en la mitad superior de la tabla. Cuando llegue a la parte superior de la tabla no seguir buscando. Abajo: si se selecciona pasar lo mismo pero hacia el final de la tabla. Todos: si se selecciona, el programa seguir buscando hasta que haya encontrado todos los registros que contengan ese dato independientemente de la zona de la tabla en la que estn.
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Buscar datos
Hacer coincidir todo el campo: los datos deben ser exactamente esos en el registro completo. Cualquier parte del campo: si slo debe encontrarse ese texto en alguna parte del registro. Comienzo del campo: el dato debe empezar por ese texto. De esta forma se puede buscar un dato sin recordar la palabra entera, por ejemplo el apellido de una persona si no se recuerda cmo se escriba:"Jimnez"; "Gimnez", se puede poner slo la parte de la que uno est seguro: "imenez". O buscar todos los apellidos que terminen en "ez". Todos los nombres que empiecen por:
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Buscar datos
Maysculas y minsculas: si en el campo Buscar se escribe alguna mayscula y se selecciona Maysculas y minsculas, el registro que se busca deber tener las mismas maysculas y minsculas, aunque el texto sea el mismo. Buscar los campos con formato: buscar slo aquellos campos que coincidan exactamente con el formato utilizado en Buscar. Buscar slo el campo activo: buscar los datos slo en la columna en la que estuviera el cursor antes de seleccionar Buscar. Si se deselecciona esta opcin buscar en todos los campos, pero dependiendo de la extensin de la base de datos esto puede resultar mucho ms lento.
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Buscar datos
Una vez especificadas las caractersticas de la bsqueda
se procede a realizarla pulsando:
Este botn slo buscar el primer registro que cumpla las condiciones de bsqueda de forma que slo se podr utilizar una vez. Busca de uno en uno todos los registros, se podr pulsar hasta que no haya ms registros que coincidan con la peticin de bsqueda. Cuando se de la bsqueda por finalizada porque ya no haya ms registros con las condiciones, o simplemente se quiera finalizar la bsqueda de forma voluntaria, se pulsa en este botn.
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Reemplazar datos
Esta opcin es muy similar, slo que no slo busca los
datos de registro en registro sino que adems los sustituye por otro dato, o el mismo dato con modificaciones. El funcionamiento de esta funcin es muy similar al de Buscar. Para reemplazar es necesario tener la tabla abierta y situarse sobre la columna donde se va a buscar el dato a sustituir. Se selecciona el men Edicin/Reemplazar, a continuacin se abrir esta ventana:
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Reemplazar datos
En esta ventana primero se realiza la bsqueda y una
vez encontrado el dato se sustituye. Casi todas las funciones de la ventana son las mismas, las nicas distintas son los botones de la derecha: Reemplaza un registro encontrado por lo que se haya indicado en Reemplazar por. Reemplaza de uno en uno. Reemplaza todos los registros que coincidan con las caractersticas de la bsqueda por lo indicado en Reemplazar por. Cuando Access no encuentra ms elementos que coincidan con el de bsqueda muestra un mensaje de aviso. Para terminar se pulsa el botn .
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Filtros
Un filtro es un seleccin de algunos elementos de una
tabla o de un formulario. Aplicando un filtro es posible ver dentro de una tabla slo aquellos registros que cumplen unas condiciones. El resto de los registros no desaparecen, slo estn ocultos. Access tiene tres tipos de filtros:
Filtro por seleccin Filtro por formulario Filtro u orden avanzado
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Filtros
Para aplicar un filtro se selecciona el men
Registros/Filtro:
herramientas: Para aplicar o desactivar un filtro se puede utilizar el botn . Aplicar el ltimo filtro utilizado y desactivar el filtro que en ese momento est activado.
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Para 16/12/12
volver a ver todos los registros de la tabla bastar con pulsar sobre301 el www.urjc.es
flecha en la zona derecha de la celda. Pulsando sobre esta flecha se despliega la lista de todos los valores archivados en ese www.urjc.es campo. 16/12/12 302
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Consultas
La consulta es una solicitud de informacin a la base de datos. Los datos mostrados pueden proceder de una sola tabla o de un
conjunto de tablas. El resultado de la consulta es la "Hoja de respuestas dinmica"; en esta hoja se encuentra la informacin extrada de las tablas. Pero la informacin no se guarda en la hoja de respuestas, sino que sigue estando almacenada en las tablas. En determinados tipos de consulta se puede modificar la informacin de las tablas, pero la consulta sigue siendo una forma de acceder a la tabla, no un objeto que almacene informacin. La consulta muestra lo que la tabla almacena segn los criterios solicitados. La consulta es un filtro avanzado, y funciona prcticamente de la misma forma. Lo nico que los diferencia es que los filtros slo se pueden activar desde una tabla o desde un formulario.
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Consultas: Usos
Elegir tablas:
Las consultas se pueden realizar sobre una sola tabla o sobre todas las tablas creadas en esa base de datos. De esta forma las combinaciones posibles para obtener informacin son muchas. Modificar los datos de las tablas: Aunque las consultas no son tablas, dan acceso a ellas, y permite modificar, eliminar o aadir registros nuevos. Tambin se puede utilizar una consulta para crear una nueva tabla que contenga registros de otra tabla o de varias tablas. Elegir uno o varios campos: Al crear una consulta es posible especificar qu campo se desea ver. Seleccionar registros: Una consulta se puede concretar hasta el punto de ver slo un registro. Realizar clculos: Se pueden realizar clculos con los campos mostrados en la consulta. Por ejemplo contar el nmero de registros seleccionados o acumular totales. Se crearn campos nuevos: campos calculados que contendrn el resultado del clculo. Para crear nuevos formularios, informes o consultas: Partiendo de los datos obtenidos en una consulta se pueden crear nuevos elementos.
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Consultas: Tipos
Consulta de seleccin:
Es la ms sencilla, se indican unos criterios para ver slo lo que interesa de una tabla. Los datos aparecen en la Hoja de respuestas dinmicas, esta parece una tabla pero no lo es, slo muestra los datos de una tabla o de varias tablas segn los criterios de la consulta. Aunque la hoja de respuestas dinmica no es una tabla se pueden introducir datos en las tablas a travs de ella. Presenta los datos con ttulos en las filas y en las columnas; la apariencia es la de una hoja de clculo. De esta forma se resume en muy poco espacio mucha informacin de una forma muy clara.
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Consultas: Tipos
Consulta de acciones
Es una forma de modificar registros de una o varias tablas a travs de una sola operacin. A travs de este tipo de consulta tambin se puede crear una nueva tabla, eliminar o aadir registros, modificarlos, etc. Combina campos que coinciden en ms de una tabla. Enva instrucciones a una base de datos SQL. Se puede modificar una base de datos de Access utilizando instrucciones de SQL.
Consulta de unin:
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Se ha establecido el criterio Madrid en el campo Provincia. A continuacin en lugar de detallar cada campo en una columna se han seleccionado todos los campos en una sola celda con el asterisco. Se ha ocultado el criterio, pero se muestran todos los campos de la Tabla Pacientes. 16/12/12 www.urjc.es 324
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El criterio Y se puede utilizar en un mismo campo: >80 Y <100 En un mismo campo: criterio O: cuando se pone un criterio en la casilla "Criterio", otro en la casilla o, y si se quiere ms criterios en las filas de debajo. El programa buscar un registro que cumpla al menos uno de los criterios.
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Consultas:
Fecha actual: Se pueden seleccionar los registros que tengan la fecha
actual. Por ejemplo en una empresa para seleccionar los pedidos que haya que entregar ese da. En criterios se escribe Fecha(). Condicin variable: Para hacer una condicin variable; que realice una pregunta cada vez que se abra o ejecute la consulta, se coloca la pregunta entre corchetes [ ] debajo del campo que se desea variar (consultas con parmetros).
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Consultas:
Criterios con clculo: Dentro de un criterio se puede realizar un clculo haciendo
referencia a otro campo. Por ejemplo en la base de datos de una empresa de venta de material de construccin se va a consultar:
a la cantidad por 10. Se ha creado el campo importe que no exista, que es un campo calculado. 16/12/12 332 entre corchetes. Los campos van siempre www.urjc.es
Consultas:
Dentro del criterio se ha realizado una operacin y en
funcin del resultado se han seleccionado o no los registros.
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"Importe: [Cantidad] *[Precio Unidad] Si slo se va a operar con un campo, se puede seleccionar el campo de la lista de campos y al aadir un smbolo de operacin: /*-+ el programa aadir el corchete al campo y pondr un nombre al nuevo campo. El nombre ser Expr, Expr1, etc.
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sobre la que se desea obtener la lista de mdicos que trabajan all. Despus se pulsa Aceptar. 16/12/12 www.urjc.es 341
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Consulta de actualizacin:
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Informes
Un informe es un objeto de Access. Los informes no guardan informacin, slo son una presentacin grfica de los datos contenidos en tablas o los hallados en consultas. Esta presentacin grfica est orientada a la impresin de los datos. El diseo puede ser en columnas o en etiquetas, dependiendo de la utilidad que se le vaya a dar al impreso. Diferentes formas de crear un informe: Dentro de la ventana de la base de datos se selecciona la pestaa de Informes . Para crear un informe nuevo se hace clic sobre el botn Nuevo. Para modificar el diseo de un informe ya creado se selecciona Diseo. Para ver cmo se imprimir el informe se selecciona Vista Previa.
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Informes
Tras seleccionar Nuevo aparecer la ventana
dnde se indican los diferentes modos de creacin de un informe:
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Informes
1. Vista
Diseo: permite crear manualmente un informe sin ayuda de los asistentes. 2. Asistente para informes: el asistente gua al usuario para la creacin de varios modelos de informes.
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Informes
3. Autoinforme columnas: es una forma automtica de crear un informe en columnas. Slo hay que seleccionar la tabla o la consulta de la cual van a extraerse los datos. Los nombres de los campos aparecen en la columna izquierda y a la derecha el dato. En cada registro vuelven a aparecer los nombres de los campos.
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Informes
4. Autoinforme tabular: esta opcin crea de forma automticamente
un informe. 1. El diseo es en filas y columnas, como en una hoja de clculo. 2. En la primera fila aparecen los nombres de los campos y en el resto de las filas los datos.
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Informes
5. Asistente para grficos: es un asistente que crea informes grficos.
El asistente ayuda a elegir los campos a incluir en el grfico y el tipo de grfico que se quiere.
Con este asistente se seleccionarn campos que se desea que pasen a formar parte de un grfico donde, por ejemplo, se pueden hacer comparaciones entre datos visualmente.
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Informes
6. Asistente para etiquetas: ayuda a la creacin
de informes tipo etiquetas.
Con este formato se pueden confeccionar etiquetas postales. El asistente ayuda a la eleccin de los campos a incluir en la etiqueta y al diseo de la misma.
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seleccionan los campos que En esta ventana sewww.urjc.es 16/12/12 402 se quiere que aparezcan en el informe.
Seleccionar un campo Seleccionar todos los campos Deseleccionar un campo Deseleccionar todos los campos seleccionados
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Informes: Ejercicios:
Ejercicio 1:
Realizar un informe para los pacientes. Con nivel de agrupamiento: Ninguno Ordenamos por apellidos y ponemos un orden ascendente.
Ejercicio 2:
Realizar un informe para las visitas. Ordenamos por fecha de visita, orden descendente. Con nivel de agrupamiento: Nmero de visita.
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En este caso se ha decidido ordenar las etiquetas de los pacientes por el apellido.
En esta ventana se indica el nombre del informe y el paso que se dar a continuacin, bien www.urjc.es ver la vista previa de las etiquetas,422 o 16/12/12 bien modificar el diseo de las etiquetas en Vista Diseo.
Informes: Ejercicios:
Ejercicio 1: Abrir la base de datos Hospital. Hacer los informes con la opcin autoinforme en columnas, de Pacientes, Mdicos, y Visitas. Ejercicio 2: Abrir la base de datos Empresa. Hacer los informes con la opcin autoinforme en columnas, de Clientes, Empleados, Pedidos, Detalles de Pedido, Compaa de envos y Productos. Ejercicio 3: Abrir la base de datos Msica. Hacer los informes con la opcin autoinforme en columnas, de Clientes, Empleados, Discos, Pedidos, Desglose Pedidos y Tipo Productos.
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Informes: Ejercicios:
Solucin del ejercicio 1: Abrimos la base de datos Hospital. Vamos a hacer el informe para Mdicos. Para ello, hacemos clic en Nuevo/Autoinforme en columnas, y seleccionamos la tabla Mdicos.
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El resultado es el siguiente:
Informes: Ejercicios:
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Informes: Ejercicios:
Ejercicio 4: Abrir la base de datos Hospital.
Hacer un informe con un grfico sobre los salarios de los mdicos. Ejercicio 5: Abrir la base de datos Empresa. Hacer un informe con un grfico sobre el sueldo de los empleados. Ejercicio 6: Abrir la base de datos Msica. Hacer un informe con un grfico sobre el salario de los empleados.
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Informes: Ejercicios:
Solucin del ejercicio 4: Abrimos la base de datos Hospital. Para hacer un informe con un grfico sobre los
salarios de los mdicos, hacemos clic en Nuevo/Asistente para grficos, y seleccionamos la tabla mdicos.
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Informes: Ejercicios:
Aparece la siguiente ventana en la que
elegimos los campos Cdigo del mdico, y Salario.
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Informes: Ejercicios:
En la siguiente ventana se elige el tipo de
grfico que se desea realizar. Nosotros elegimos cualquiera de los dos primeros (de barras).
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Informes: Ejercicios:
Aparece la siguiente ventana:
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Informes: Ejercicios:
En esta ventana se elige el ttulo del grfico: Grfico Salarios Mdicos. Hacemos clic en Finalizar. 16/12/12 www.urjc.es 431
Informes: Ejercicios:
El resultado es el siguiente:
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Informes: Ejercicios:
Ejercicio 7: Abrir la base de datos Hospital.
Hacer etiquetas para los mdicos. Ejercicio 8: Abrir la base de datos Hospital. Hacer etiquetas para los pacientes. Ejercicio 9: Abrir la base de datos Empresa. Hacer etiquetas para los clientes, los empleados y los productos. Ejercicio 10: Abrir la base de datos Msica. Hacer etiquetas para los clientes y los empleados.
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Informes: Ejercicios:
Solucin del ejercicio 7: Abrimos la base de datos Hospital. Para hacer etiquetas para los mdicos, hacemos clic en Nuevo/Asistente para etiquetas, y seleccionamos la tabla Mdicos.
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Informes: Ejercicios:
Aparece la siguiente ventana en la que
elegimos unidad de medida mtrica, y la primera opcin posible.
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Informes: Ejercicios:
Aparece la siguiente ventana en la que se
puede cambiar el tipo de letra, el tamao, el color, etc.
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Informes: Ejercicios:
En la siguiente ventana se eligen los campos.
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Informes: Ejercicios:
En la siguiente ventana se puede elegir el
campo o campos que se deseen para ordenar las etiquetas. Nosotros las ordenamos por Cdigo del Mdico.
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Informes: Ejercicios:
Aparece la siguiente ventana en al que
escribimos el nombre del informe: Etiquetas Mdicos.
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El resultado es el siguiente:
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Ejercicio 11: Abrir la base de datos Hospital.
Hacer un subinforme de la tabla Pacientes dentro del informe de Visitas, previamente realizado, utilizando el campo que tienen e comn (Cdigo del Paciente). Ejercicio 12: Abrir la base de datos Hospital. Hacer un subinforme de Visitas dentro del informe de Mdicos, previamente realizado, utilizando el campo que tienen e comn (Cdigo del Paciente).
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Solucin del ejercicio 11: Abrimos la base de datos Hospital. Para hacer un subinforme de la tabla Pacientes dentro del informe de Visitas, tenemos que abrir el informe Visitas en vista diseo. Una vez hemos abierto el informe, hacemos clic en el botn
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Informes: Ejercicios:
Aparece la siguiente ventana en la que
elegimos la primera opcin Usar tablas y consultas existentes.
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Aparece la siguiente ventana en la que
elegimos la tabla Pacientes y todos los campos de esta tabla.
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Aparece la siguiente ventana en la que
elegimos Definir la ma propia y el campo que tienen las dos tablas en comn, en este caso, Cdigo del Paciente.
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Por ltimo, aparece la siguiente ventana, en la
que se elige el nombre del subinforme: Subinforme Pacientes.
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Informes: Ejercicios:
El resultado es el siguiente:
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Las macros
Una macro es un objeto ms de la base de datos. Este objeto ejecuta unas instrucciones concretas de forma automtica, en el orden determinado por el usuario. Una macro puede ser: enviar a imprimir un informe de forma automtica, abrir automticamente un formulario, o una hoja de datos de una tabla, o ejecutar automticamente una consulta. Las macros se ejecutan a travs de botones de comando, estos botones se pueden incluir en un informe o un formulario.
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Las macros
Las macros se crean exactamente igual que los dems objetos de Access. Se selecciona la pestaa Macros y se pulsa Nuevo. Se abrir la ventana para definir las macros.
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Las macros
Para comenzar la macro se debe hacer clic sobre la flecha que aparece en la celda de Accin:
En la columna Accin se indican en cada fila las diferentes acciones a ejecutar en secuencia. En la columna Comentario se puede escribir una explicacin de lo 16/12/12 www.urjc.es 450 que realiza esa accin.
Las macros
En la parte inferior de esta pantalla, una vez se ha seleccionado una accin, aparecen los Argumentos de Accin. Dependiendo de la accin seleccionada tendr ms o menos argumentos. Cada accin tiene un nmero de argumentos con valores distintos. Un argumento con el mismo nombre puede actuar de forma distinta dependiendo del objeto sobre el que acte.
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Formulario
Informe
Tabla
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Nombre del filtro: Con el filtro se utilizan criterios de seleccin, de esa forma slo se obtendrn determinados datos por sus caractersticas. Se puede utilizar un filtro o una consulta existente, con la condicin de que coincida en nmero de campos con el objeto que se desee abrir. Condicin WHERE: Es una clusula del lenguaje SQL, que permite seleccionar determinados registros de una tabla o consulta. Si se seleccionan nombre de filtro y la condicin WHERE entonces se ejecutar sobre el resultado de aplicar el filtro. Un ejemplo de la condicin WHERE:
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Para redactar la condicin se hace clic sobre los puntos suspensivos, se abrir el generador de expresiones:
Para seleccionar un campo de una tabla o de un formulario se abre la carpeta que corresponda. 16/12/12 www.urjc.es 454 Luego se selecciona el campo y despus la condicin que debe
Agregar:
Modificar:
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Si no se pulsara el botn guardar y se cerrara la ventana de la macro Access preguntar si se desea almacenar la macro o no:
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Aparecer cada accin en una ventana con sus argumentos y la posibilidad de ver en cada paso lo que se ha puesto en la Macro, para depurarla en el caso de que tenga algn error.
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Continuar: contina ejecutando la macro pero sin mostrar la ventana de Paso a paso antes de realizar cada accin. Para modificar una macro: se selecciona la carpeta macros en la ventana de la base de datos.
Se selecciona la macro a modificar y se hace clic en el botn Diseo. Entonces se quita o modifica lo que se crea conveniente.
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Mdulos
Los mdulos permiten ampliar las posibilidades
de Access. Con ellos se pueden hacer procedimientos y funciones que no estn ya creados en Access para efectuar distintas operaciones en la base de datos. Los procedimientos y funciones se programan en lenguaje Visual Basic, que escapa al alcance de este manual, por lo que se puede consultar la Ayuda o bien los manuales completos en el caso de querer crear mdulos.
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Dada la importancia de los datos que se tienen en las tablas, sobre todo en las tablas denominadas maestras (las que contienen la informacin principal a lo largo de todo un proceso de gestin) es interesante adquirir el hbito de realizar asiduamente copias de seguridad de las tablas con una periodicidad prefijada de antemano en el puesto de trabajo. Por ejemplo, todos los mircoles y viernes, se realizar una copia de seguridad de la tabla socios (o clientes, o pedidos, o aquellas para las que requiramos un nivel de seguridad mayor). Si se perdiera la tabla original por la causa que fuera, siempre podramos retomar el proceso a partir de la tabla de seguridad renombrndola de nuevo como la original.
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En Access XP, en el centro de control de la base de datos, en el panel izquierdo donde tenemos las solapas de Tablas, Consultas, Formularios, etc. disponemos en la parte inferior de la posibilidad de crear grupos, a modo de carpetas. Nos podramos crear un grupo llamado Seguridad y en l albergar accesos directos a las tablas de seguridad as como accesos directos a ciertas consultas (se vern en otros captulos posteriores) o cualquier objeto que deseemos tener a parte pero organizado.
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al men de contexto estando con el puntero sealando dentro del apartado Grupos (debajo de un grupo que inicialmente viene llamado Favoritos). Se elige del men de contexto la opcin Nuevo Grupo. Tambin mediante el men de contexto sobre un grupo creado podramos cambiarlo de nombre, eliminarlo, etc.
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Seguridad
Otra opcin muy til de Access es que permite evitar que entren en el diseo de los formularios e informes, creando un MDE desde el men Herramientas/Utilidades de la base de datos/Crear MDE. En el MDE se trabaja igual que en el MDB pero sin tener acceso a diseo. En el MDB t puedes seguir diseando.
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Seguridad
Los archivos *.mde te permiten
crear nuevas tablas y consultas, pero no te dejan modificar los formularios, ni los informes. Slo te deja visualizarlos. Por tanto, no te permiten acceder a la vista diseo de los formularios ni de los informes.
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Aparece el siguiente men, en el que escribimos la contrasea que deseemos, en este caso Hospital.
Hacemos clic en Aceptar. Cerramos la base de datos, y la volvemos a abrir, para comprobar que funciona.
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De esa forma la base de datos a anulado la contrasea, y de hecho si la volvemos a abrir, comprobamos que efectivamente, no nos pide ninguna contrasea. Si lo que queremos es cambiar la contrasea de la base de datos, debemos anular (como acabamos de hacer) la contrasea anterior, y siguiendo el proceso que hemos visto al principio de este apartado crear una nueva contrasea.
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Aparece el siguiente men, en el que sealamos la pestaa Cambiar contrasea de inicio de sesin.
En este caso el usuario para el que introducimos una clave es Administrador, si quisiramos introducir una clave para otro 16/12/12 www.urjc.es 478 usuario, en el primer men cambiaramos el usuario.
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De nuevo aparece el siguiente men, en el que hacemos clic en Borrar contrasea, y posteriormente, en aceptar.
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Si cerramos Access completamente, y volvemos a abrir cualquier www.urjc.es 480 base de datos, vemos como, efectivamente, ya no nos pide
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Segunda forma:
Adems, en versiones 2000 o superior, tenis la posibilidad de compactar siempre al cerrar la base de datos automticamente. Ir al men: Herramientas/Opciones/Pestaa General/Compactar al cerrar.
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Tambin hay una utilidad externa que te permite compactar y reparar una base de datos. Para ello, ir al link: http://support.microsoft.com/default.aspx/kb/273956 Una vez ah, hacis clic en Download the JETCOMP.exe package now, para descargar la utilidad. Ejecutis el programa, y os pide que introduzcis el directorio donde queris que se extraigan los archivos del programa. Dentro de los archivos extrados, el archivo ejecutable es el llamado: jetComp.exe
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Una operacin muy interesante para quienes antes de trabajar con Access tienen la informacin introducida y organizada en forma de tabla pero en otros entornos de trabajo como Excel, Word, Dbase, etc. es la de poder importar convirtiendo de formato a formato Access dicha informacin. Microsoft Access permite importar o vincular una tabla de datos contenida en otra base de datos de Access (de la versin que se est empleando o de versiones anteriores), e incluso datos de otros programas y formatos de archivo, como pueden ser los de Microsoft Excel, dBASE, Microsoft FoxPro o Paradox.
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5.
Tras seleccionar la hoja y pulsar el botn Siguiente, en el cuadro de dilogo que se muestra indicar si la primera fila de la tabla corresponde a los ttulos de la misma o no (generalmente la primera fila de una tabla de datos suele contener los rtulos o nombres de campos, no siendo por lo tanto datos).
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6. Tras pulsar el botn Siguiente seleccionar la opcin En una nueva tabla para que los datos importados se localicen o ubiquen en una tabla nueva (tabla que crea el propio proceso de importacin).
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7.
8.
Seguir las indicaciones del Asistente, el cual permite establecer ciertas caractersticas para cada uno de los campos de la tabla que se va a crear (el nombre que va a tener cada campo, si van a ser indexados o no. Pensar que una vez importada, la tabla va a poder ver modificado su diseo de estructura entrando a la pantalla de Vista Diseo como para cualquier tabla existente en la base de datos actual). En el ltimo cuadro de dilogo indicar el nombre de la tabla que se va a crear y para finalizar, hacer clic sobre el botn Terminar.
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Si, en cambio, seleccionamos la opcin Imprimir del men Archivo, se mostrar el cuadro de dilogo de control de la impresin de la figura siguiente.
Pulsando aqu el botn aceptar imprimiremos todos los registros de la tabla del mismo modo que si utilizramos el botn que mostramos anteriormente. Para realizar una impresin ms acabada utilizaremos el Informe que, junto con el Formulario, constituyen los dos medios ms apropiados para 16/12/12 www.urjc.es brindar informacin de las bases Access a personas no especializadas 504 en
Imprimir relaciones
Para imprimir las relaciones de una base de datos, abrimos la base de datos Neptuno. Hacemos clic en herramientas/relaciones. Hacemos clic en archivos/imprimir relaciones.
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