ADMINISTRACION DE LA TESORERIA

CONCEPTO
Es la parte de la administracin financiera del capital de trabajo que tiene por objeto coordinar los elementos de una empresa para maximizar su patrimonio y reducir el riesgo de una crisis de liquidez, mediante el manejo optimo de efectivo en caja, bancos y valores negociables en bolsa para el pago normal de pasivos y desembolsos imprevistos.

Objetivos de la Tesorera.
Maximizar el patrimonio de la empresa, Reducir el riesgo de una crisis de liquidez, Manejo eficiente del efectivo, Pago normal de pasivos, y Pago de desembolsos imprevistos.

Principales tareas:
La funcin principal de tesorera consiste en planear y controlar eficientemente los flujos de entrada y salida de efectivo y establecer estrategias para contribuir a lograr la optima productividad en el manejo de los recursos financieros de la organizacin.

Programacin y control de Ingresos.

La programacin de los ingresos por actividad propia del negocio, (cobranza a clientes).- Son las entradas presupuestadas en flujo de fondos conforme a la poltica de crdito otorgada a los clientes con quienes realizamos las operaciones de comercializacin, as como por las ventas de contado que se consideran realizar en un periodo determinado (mes, bimestre, ao).

Programacin y control de Egresos.

Son los pagos presupuestados por gastos de la operacin propia del negocio que tiene realizar la empresa como: pago a proveedores, acreedores, nomina, gastos de viaje, comisiones a vendedores, impuestos, participacin en las utilidades de los trabajadores, dividendos, etc.

Influencia de Crdito y Cobranza

Las ventas a crdito son uno de los factores que tienen influencia en la demanda de los productos o servicios; cuando la empresa decide vender a crdito, es comn la creacin de un departamento de crdito y cobranza, cuya funcin consistir en establecer las polticas de crdito y cobranza y llevarlas a cabo.

Las polticas del nivel de Efectivo y Activos Financieros.

Las polticas del efectivo y los activos financieros deben tener como objetivo mantener recursos suficientes para la operacin de la empresa, con capacidad de maniobra elevando al mximo el rendimiento de la inversin. La administracin de la tesorera de la empresa tiene que fijar las polticas, siendo las principales: 1. Mantener el efectivo suficiente para las necesidades de operacin de la empresa. 2. Tener un nivel de recursos suficientes para que la empresa cuente con capacidad de maniobra. 3. Vigilar la exposicin de la empresa ante la inflacin y devaluacin de la moneda.

Administracin de efectivo

Concepto:
La administracin del Efectivo ha tomado gran importancia creciente, en tanto que el nivel relativamente alto de las tasas de interese sobre las inversiones a corto plazo han aumentado el costo de oportunidad de mantener saldos de efectivos. De anterior, se desprende que una funcin importante del administrador financiero es lograr una combinacin adecuada entre disponibilidad monetaria en su cuenta de operacin corriente y las cuentas de inversin, recursos que tambin se clasifican de alta liquidez y que son redituables.

Efectivo:
El rengln de efectivo debe estar constituido por moneda de curso legal o sus equivalentes, propiedad de una entidad y disponibles para la operacin, tales como: caja, billetes y monedas, depsitos bancarios en cuenta de cheques, giros bancarios, telegrficos o postales, remesas en trnsito, monedas extranjeras y metales preciosos amonedados.

Presupuesto de efectivo:
El presupuesto de Efectivo se podra definir como un pronstico de las entradas y salidas de efectivo que diagnostica los faltantes o sobrantes futuros y, en consecuencia, obliga a planear la inversin de los sobrantes y la recuperacin-obtencin de los faltantes. Para una empresa es vital tener informacin oportuna acerca del comportamiento de sus flujos de efectivo, ya que le permite una administracin ptima de su liquidez y evitar problemas serios por falta de ella. La insolvencia podra ocasionar la quiebra y la intervencin de los acreedores, sobre todo en una poca en la que el recurso ms escaso y caro es el efectivo.

 OBJETIVOS DEL PRESUPUESTO DE EFECTIVO Los objetivos del presupuesto de efectivo son: Diagnosticar cul ser el comportamiento del flujo de efectivo a travs del periodo o periodos de que se trate. Detectar en qu periodos habr faltantes y sobrantes de efectivo y a cunto ascendern. Determinar si las polticas de cobro y de pago son las ptimas. Determinar si es ptimo el monto de recursos invertidos en efectivo a fin de detectar si existe sobre o subinversin. Fijar polticas de dividendos en la empresa. Determinar si los proyectos de inversin son rentables.

 1.Por qu tener Efectivo?

Varios autores coinciden en que los principales motivos que obligan a mantener efectivo son: Transacciones: Generalmente no coinciden las entradas con las salidas, por lo que se requiere mantener cierta cantidad de efectivo. Imprevistos En algunas ocasiones se presentan situaciones imprevistas, lo que obliga a realizar determinados desembolsos. Especulacin: Siempre habr ciertas circunstancias que ofrezcan a la empresa buenas oportunidades de invertir sus utilidades, como la compra de cierta materia prima cuya escasez es previsible, o la oportunidad de acceder a ofertas o promociones temporales que ofrecen los proveedores.

 2. Saldo que debe mantenerse Uno de los problemas que enfrenta el ejecutivo financiero es el del monto que debe invertir en cada uno de los activos de la empresa; el efectivo no est fuera de esta regla y por ello se han desarrollado varios modelos para calcular cunto efectivo debe mantenerse:

Mtodo para elaborar el presupuesto de efectivo En la actualidad, muchas empresas pueden llegar a mostrar utilidades y sin embargo no tener efectivo para hacer frente a sus compromisos de operacin y financieros. La circunstancia descrita sucede debido a que contablemente los ingresos se registran cuando se ganan y los gastos cuando se incurre en ellos. A este procedimiento -el ms comn en las empresas- se le conoce como contabilidad de base acumulativa. Por otro lado, existe la base de efectivo, que consiste en reconocer los ingresos y gastos en la fecha que generan entradas o salidas de efectivo. Ambas son muy interesantes, pero el objetivo de cada una es muy diferente. El de la base acumulativa es determinar la utilidad correcta y el de la base de efectivo es conocer el comportamiento del flujo de efectivo. Al elaborar el presupuesto de efectivo es necesario aplicar este ltimo. A continuacin se analizar uno de los mtodos ms utilizados para preparar el presupuesto de efectivo.

 Mtodo de Entradas y Salidas de Efectivo Consiste en realizar una investigacin cuidadosa de las diferentes transacciones que provocarn entradas y salidas de efectivo, y tratar de distinguir las que son normales de las que no lo son. Esta divisin entre normales y excepcionales detecta si el incremento o desarrollo de la liquidez de la empresa es financiado con recursos normales o extraordinarios. Por ejemplo, una empresa encuentra que 60% de sus entradas de efectivo son excepcionales y 90% de sus salidas son normales, las que son cubiertas, en parte, con las entradas excepcionales; en este caso se podra afirmar a priori que ese crecimiento no es sano.

 Por transacciones normales se entiende los flujos de entradas o salidas de efectivo, generados por las actividades propias de la empresa de acuerdo con el giro en el cual est trabajando y que son repetitivas. Es necesario efectuar un anlisis de todos los clientes de la empresa y agruparlos de acuerdo con las condiciones de crdito que hayan elegido para determinar cundo se llevarn a cabo los cobros en funcin de las polticas de crdito. Es de gran importancia que dicho estudio se efecte con la mayor precisin para evitar un pronstico de cobranza que provoque errores.

 Las ventas al contado y el cobro a clientes constituyen bsicamente las entradas de efectivo normales. Las entradas excepcionales estn integradas por intereses cobrados en las inversiones, venta de activos fijos, obtencin de prstamos o nuevas aportaciones de los accionistas, etctera.

 Las entradas normales ms las excepcionales constituyen el total de entradas. Las salidas normales estn integradas bsicamente por pago a proveedores, pagos de nmina y prestaciones, pago de impuestos y cualquier otro pago especfico que tenga relacin con las operaciones de la empresa. Los proveedores debern ser analizados con la misma metodologa de cobro que los clientes, de manera que efectuando un anlisis de las polticas de los proveedores elegidas por la administracin para su pago se determinen los desembolsos de efectivo por realizar.

 Las salidas excepcionales de efectivo estn integradas por partidas, como pago de dividendos, adquisicin de activos no circulantes, pago de pasivos a corto y largo plazos, etctera. Una vez que se determina el total de salidas, se compara con el total de entradas, lo cual arroja los saldos en caja.

 La clasificacin de las entradas y salidas en normales y excepcionales reside fundamentalmente en la caracterstica de la repetitividad de dicha operacin. Apoyada en este principio, cada empresa deber adoptar la clasificacin que considere adecuada para elaborar su presupuesto de efectivo. El siguiente esquema muestra la mecnica del mtodo para la elaboracin del presupuesto de efectivo:

CASO PRACTICO
La empresa CONTADURIA, S.A., proporciona la siguiente informacin para elaborar el presupuesto de efectivo del ejercicio 2011: 1. Las ventas presupuestadas para 2011 son:

80% de las ventas son a crdito, y 20% restante, al contado. De las ventas a crdito, 70% se cobra en el mes que corresponda y el saldo durante el siguiente; lo mismo sucede para los trimestres. Las cuentas por cobrar correspondientes a diciembre de 2010 ascienden a $ 18,000.

 2. Las compras presupuestadas para 2011 son:

Las compras de diciembre de 2010 ascendieron a 820,000. Se paga a los proveedores durante el siguiente mes de la compra. Lo mismo se aplica para los trimestres, puesto que se pagarn en el siguiente trimestre.

 En febrero se compr maquinaria por $ 8,100,000, que se liquidar en el mes correspondiente. En el segundo trimestre se adquiri otra con valor de 8200000. Otros ingresos y otros gastos en efectivo son:

 5. La nmina que se liquidar en 2011 ser:

 Se pidi un prstamo hipotecario de $ 850,000. que ser otorgado en marzo. El impuesto sobre la renta del ejercicio anterior ser de $ 815,000. a pagar en marzo. Se planean nuevas aportaciones de los accionistas por $ 820,000. en el tercer trimestre. El saldo mnimo en efectivo por mantener ser de $ 85,000.; al inicio haba $ 85,000. en efectivo disponible.

 Con los datos anteriores, elabore los siguientes documentos: Cdula de cobranzas de las ventas a crdito. Cdula de entradas de efectivo. Cdula de salidas de efectivo. Presupuesto de efectivo. Fije polticas de financiamiento e inversiones de excedentes.

Solucin: Cdula de cobranza

I
70% de las ventas a crdito 30% de las ventas a crdito del periodo anterior

Enero I FebreroI
$56000 $67200

Marzo I
$44800

IItrim.I
$179200

IIItrim.I IVtrim.
$268800 $224000

18000

24000

28800

19200

76800

115 200

$74000

$91200

$73600

$198400

$345600

$339200

Cdula de Entradas de Efectivo

Enero Febrero Marzo IItrim. 111 trim. IVtrim.

Entradas normales: Ventas de contado Cobro a clientes

Total

$20000 74000 94000

$24000 $16000 91200 73600 115200 89600

$64000 198400 262400

$96000 345400 441600

$80000 339100 419200

Entradas excepcionales: Otros ingresos Prstamo Aportaciones nuevas

Total Total de entradas

1000

800

3000 50000

1500 20000

3000

1000

1000

800 $116000

$95000

53000 1500 23000 1000 $142600 $263900 $464600 $420200

Cdula de Salidas de Efectivo

I Salidas normales: Pago de nmina Pago de proveedores Impuesto sobre la renta Total Salidas exepepcionales: Otros gastos Compra de maquinaria Total Total de salidas $30500 $152300 500 100300 500 300 100000 1000 1000 1000 200000 201000 $254000 2000 $337000 1000 2000 1000 30000 52000 $10000 20000 $12000 40000 $12000 30000 15000 57000 90000 252000 336000 $30000 60000 $32000 220000 $36000 300000 EneroI FebreroI MarzoI IItrim. I IIItrim.I IVtrim.

$58000 $291000

Presupuesto de Efectivo
I Saldo inicial Entradas EneroI $5000 95000 Disponible Salidas 100000 30500 121 000 152300 Febrero I $5000 116000 Marzo I $5000 142600 147600 58000 268900 291000 IItrim.I $5000 263900 IIItrim. I $5000 464600 469600 254000 IVtrim. $5000 420200 425200 337000

Saldo antes del mnimo deseado Mnimo deseado

69500

(31300)

89600

(22100)

215600

88200

5000
-

5000

5000
-

5000

5000
-

5000
$83200

Sobrante (o faltante)

$64500

($36300)

$84600

($27100)

$210600

 Planeacin financiera:
El sobrante de $ 64,500. de enero servir para cubrir el faltante de febrero y la diferencia, que es de $ 28,200., deber invertirse en Cetes o en ttulos o instrumento de inversin que generen rendimientos atractivos, ya que se prev un equilibrio en la liquidez de la empresa durante el ao. Lo mismo debe hacerse con el sobrante de marzo, que asciende a $ 84,600. El faltante del segundo trimestre $ 27,100. debe financiarse con el sobrante del primer trimestre; los sobrantes del III y IV trimestres debern ser invertidos en una actividad rentable cuyo plazo depender de la liquidez del prximo ao.