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OUTILS DE GESTION DE PROJETS :

Outils d’organisation
Mise à jour du 25 septembre 2009

Rémi Ba che let

La dernière version de ce
cours de gestion de projet
est disponible ici.

Cours distribué sous licence Creative Commons,


selon les conditions suivantes :

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École Centrale de Lille


Cité Scientifique - BP 48 F-59651 Villeneuve d’Ascq Cedex Image : Source
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Rémi Bachelet – Ecole Centrale de Lille 25 sept. 2009 Utilisation ou copie interdites sans citation 2
Objectifs
À l’issue de ce cours, vous devez être capable d’avoir des bases
des outils de projet permettant :
2. D’animer un projet
– Le compte-rendu, l’ordre du jour
– Mettre en œuvre le PDCA
3. Représenter et planifier un projet en mettant en œuvre
– Le diagramme fonctionnel
– Le diagramme des travaux (WBS)
– Le PERT
– Le GANTT
4. Piloter un projet en utilisant :
– Le budget, la gestion de risques, les indicateurs…etc..
– Une matrice de décision

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Chapitre 1/3

Animer un projet

1. Le compte-rendu, l’ordre du jour


2. Mettre en œuvre le PDCA

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Les outils de base permettant
d’organiser un projet

• Animer les réunions, les rendre efficaces, fixer des objectifs


• Établir les priorités, planifier
• Définir et gérer les moyens
• Contrôler les risques
• Suivre l’avancement et piloter

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Animer les réunions, les rendre efficaces

Une réunion coûte cher  salaires horaires X nombre de participants


En France, on a souvent la réunionite…

• La réunion va t-elle se dérouler ?


– Fixer une date ni trop tôt ni trop tard. Idéalement proposer par mél 4 créneaux trois
semaines avant la date prévue.
• ….avec les bons participants ?
– Les personnes présentes sont-elles les bonnes ? Ex « assommer » le pilote en
transformant une réunion d’avancement en réunion technique, faire une réunion sans
savoir précisément ce que l’on attend des participants, vouloir entériner une décision …
sans le décideur.
• Pourquoi investit-on du temps ?
– fixer les objectifs de la réunion : ordre du jour + tour de table des sujets avant de
commencer
– L’animateur est le garant de l’efficacité / temps et de l’ordre du jour
• Qu’est-ce qui a été décidé ?
– Un compte-rendu doit déboucher sur des objectifs d’action précis

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Qu’est-ce qu’un bon objectif ?
On n’impose pas un objectif à quelqu’un,
on le discute (ou idéalement c’est la
CAMERA personne ou le groupe qui propose
– Cadré (spécifique, précis, défini) l’objectif qu’elle souhaite atteindre).
– Approuvé, consensuel
Pas « diminuer l’absentéisme »
– Mesurable, critère de validation donné
mais « réduire l’absentéisme de
– Échéance précise dans le temps, daté 15% ».
– Ne demandez pas
Réaliste, faisable..
« d’être moins fermé » mais proposez « prendre la
– .. mais Ambitieux responsabilité de tel travail collectif ou d’animer
tel type de réunion »

Trop facile, un objectif n’est pas stimulant.


(En anglais SMART
Trop difficile, risque de se décourager.
– Stretching,
– Measurable,
– Agreed-upon,
– Realistic,
– Time-Framed)

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Cycle d’action : le PDCA

Le système de
management de la
Qualité
= cale du PDCA
qui permet de pérenniser Version française
les améliorations possible :

Préparer
Dérouler
Contrôler ( efficacité
Le PDCA peut aussi être un tableau qui donne en ligne des actions)
les résultats attendus en colonne les actions à engager , la
preuve qu'elles ont été faites et que les actions ont bien produit Ancrer
l'effet souhaité.
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Le compte-rendu

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Le compte-rendu : Les « plus »

• La cohérence : Le modèle de CR est standard


• Le suivi : Commencer le compte-rendu par la validation des
objectifs du CR précédent. Ne jamais « laisser filer » un objectif non
atteint.
• Le détail des objectifs : le tableau d’objectifs précise en plus.
– Le moyen de validation de chaque objectif
– Quelles est la personne qui valide (différente du responsable de l’action)
• La rapidité d’action : Le compte-rendu est envoyé aux
participants et aux absents avant 48h.
– L’approbation est demandée.. par défaut (si nécessaire, merci de bien
vouloir amender avant XX)

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Modèles de compte-rendu

• En texte .doc et Google Docs.


• En carte heuristique au format Freemind, en flash, sur Mindmeister

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Chapitre 2/3

Représenter et planifier
un projet
En mettant en œuvre…
2. L’analyse fonctionnelle
3. Le diagramme des travaux (WBS)
4. Le PERT
5. Le GANTT

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Représenter et planifier un projet c’est …

1. Définir l’objectif à atteindre (un produit à fabriquer)


2. Le décomposer en sous-parties
– Le diagramme fonctionnel
3. Définir les étapes pour le réaliser
– Le diagramme des travaux (WBS)
– Le PERT
– Le GANTT
4. Préciser les moyens
– Le budget
5. Inventorier et gérer les risques

À toutes ces étapes on peut utiliser les outils des méthodes de résolutions
de problèmes, notamment le brainstorming

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Définir l’objectif à atteindre
C’est l’objet des méthodes de conception

• On représente d’abord l’objet en termes fonctionnels ..


– Diagramme fonctionnel = Analyse fonctionnelle externe
« en termes fonctionnels » signifie en évitant de parler de
solutions techniques.
L’analyse fonctionnelle étudie le besoin, elle permet d’obtenir le Cahier des
charges fonctionnel (CdCF) qui doit être validé par le client.

• .. Puis, une fois le besoin validé


– Analyse fonctionnelle interne
– AMDEC
– Analyse de la valeur
– Plans, CAO …

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Objet technique : diagramme fonctionnel

http://www.snc.edu/socsci/chair/333/pictures/Wbs.gif
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Objet technique : diagramme fonctionnel

Diagramme FAST du système de séparation des étages du nano-lanceur :


Commander la
Séparer les étages
séparation

Effectuer la séparation Gérer le choc


Ecarter les deux morceaux
après la séparation

Gérer Protéger contre la température


l'environnement
Protéger contre la pression
extérieur

Récupérer les débris


Gérer les débris
Eviter un trop grand nombre de débris

Contrôler l'effectuation
temps de la tâche

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sans citation 16
Objet technique : outils de conception

Pour en savoir plus :


• Cours sur le processus de conception (pas forcément disponible ici)
• Guide « Comment réaliser une analyse fonctionnelle »
Guide de base : http://rb.ec-lille.fr/Analyse_fonctionnelle/RemiBacheletGuideDe_l_AF.PDF
Guide avec un exemple d’application + autres documents http://rb.ec-lille.fr

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Décomposer les tâches : diagramme des
travaux (WBS – Work Breakdown Structure)

http://distlearn.man.ac.uk/distance/proj_man/sld011.htm

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Diagramme de travaux /WBS

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http://www.isi.edu/~iko/se/lca/lca_sdp_fig5_1.gif
Organiser les tâches, déterminer le
chemin critique.. PERT
Sa particularité est la
suivante…

Max !

Dates au plus tôt 


Dates au plus tard

Le chemin critique est


le chemin où …
date au plus tôt = date au
Min !
plus tard. …
http://www004.upp.so-net.ne.jp/s_honma/schedule
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Organiser les tâches, déterminer le
chemin critique.. PERT
Sa particularité est la
suivante…
.. un retard sur le
chemin critique retarde
la livraison finale du
projet

Dates au plus tôt 


Dates au plus tard

Le chemin critique est


le chemin où …
date au plus tôt = date au
plus tard. …
http://www004.upp.so-net.ne.jp/s_honma/schedule
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http://www.transdata.fr/bois/Cours/PERT/le_pert.gif
Établir les priorités, planifier.. PERT
PERT =
Program
Evaluation and
Review
Technique

Quelle est l’étape la


plus importante du
projet ?
Quelles sont les
périodes les plus
critiques ?

Pour en savoir plus : http://www.mckinnonsc.vic.edu.au/la/it/ipmnotes/ganttpert

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http://www.cs.unc.edu/~stotts/COMP145/OLD99/homes/afms/pic/pert.gif
Utilisation ou copie interdites sans citation
Planifier le calendrier d’un projet : GANTT

– Mode conception vs. Mode suivi


– Utilité des jalons
– Réalisme …. (heures réellement disponibles ?)

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Les outils de conception/planification de projet
s’enchainent rigoureusement

1. Poser les bases de ce qui est demandé :


⇒ Analyse fonctionnelle, diagramme fonctionnel

• Analyse fonctionnelle + opérations nécessaires à la réalisation


⇒ WBS, diagramme des travaux

• Diagramme des travaux + durée et ordre de succession des tâches


⇒ PERT

• PERT + ressources disponibles (heures-hommes, compétences, dates de vacances…)


⇒ Gantt

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Chapitre 3/3

Piloter un projet

En utilisant :
2. Le budget, la gestion de risques, les indicateurs…etc..
3. Une matrice de décision

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Définir et gérer les moyens

• Le budget

• 3 natures de ressources
Argent liquide (300€)
Encadrement : 96h
Utilisation de matériel

• Sert à
Évaluer la faisabilité
Demander des financements
.. Rendre des comptes

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Le budget est aussi un instrument de suivi et de
pilotage

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Définir / prioriser / suivre les risques

Cf. cours de gestion des risques


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Suivre l’avancement et piloter

• Vérifier que les objectifs sont


atteints

• Mettre à jour les outils de pilotage


– Planning
– Budget
– Risques
– ….

• Indicateurs collectifs, entretiens de


suivi individuel

Tenir les documents à jour dans le


classeur de projet amené à toutes
les réunions.

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Aide à la décision : Matrice de scoring

Critères possibles pour le choix d'un projet :

3. Equilibre entre chance d'atteindre l'objectif / challenge


4. Cohésion de l'équipe proposée
5. « Cote d'amour » de l’équipe pour l’idée de projet
6. Affinités pour les compétences à acquérir
7. Existence d'un client impliqué et prêt à payer..
– Attention aux projets sans client !
– Attention aux projets non financés !

Ils existe des projets « orphelins »financés, qui vont être utiles car
ils ont un client – pourquoi choisir un projet sans client et sans
moyens ?
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Matrice de décision

Source http://www.rosyth.moe.edu.sg/social/presentations/Wits/decision.gif

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Arbre de décision

Un arbre est structuré comme


une suite de questions
simples dont les réponses
tracent un chemin
descendant l'arbre. Le
point final détermine la
classe ou l'estimation faite
par le modèle..

Source XXX

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Exemple d’arbre de décision

www.eskimo.com

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Questions ?

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• Vous pouvez donner votre avis sur ce site et les
cours/documents mis à disposition,
• Il est aussi possible de vous inscrire pour être prévenu lors de
la mise en ligne de nouveaux cours et modèles.

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Pour en savoir plus

Mes autres cours de management de


projet :
• en vidéo (diapos + son des commentaires) :
– Fondamentaux de la gestion de projet et Animation d’équipe-projet et motivation
• en diapositives animées :
– Fondamentaux de la gestion de projet
– Les bases des outils d'organisation projet
– Groupware et outils informatiques de gestion de projets
– Introduction à l'analyse stratégique en management de projet
– Comment animer un Brainstorming et 4 topos de Méthodes de Résolution de Problèmes
– Cours d'analyse fonctionnelle
– Introduction à la gestion des risques
– Démarche de gestion des risques et plan de prévention
• Enfin, voici des cartes conceptuelles résumant certains des cours

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Rémi BACHELET

Enseignant-chercheur,
Ecole Centrale de Lille

Mon CV est disponible ici.

Mes principaux cours à Centrale


Gestion de projet, sociologie des organisations, recueil, analyse et traitement de données,
prévention du plagiat, module de marchés financiers, cours de qualité et méthodes de résolution
de problèmes, établir des cartes conceptuelles, utiliser Wikipédia et CentraleWiki, formation au
coaching pédagogique et à l'encadrement, référencement et SEO

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