ORGANIZACIN Y DIRECCION DE EMPRESAS

Ing. Mirko Villalta Gonzales

mvillaltag@sedapal.com.pe

UNIDAD V
La Gestin de Compras y el Aprovisionamiento

TEMA 1. LA GESTIN DE COMPRSA Y APROVISIONAMIENTO

1.1 La funcin de compras y aprovisionamiento
1.2 Objetivos de la funcin de compras 1.3 Importancia econmica de las compras 1.4 El ciclo de compras 1.5 Estudio de mercado de proveedores 1.6 Valoracin y evaluacin de proveedores 1.7 Negociacin de la compra con los proveedores

1.LA FUNCIN DE COMPRAS Y APROVISIONAMIENTO

El proceso de compras y aprovisionamiento nace con la necesidad de contar con bienes y servicios, necesarios para la cadena de suministros o cadena productiva que requerimos, normalmente llamamos a este proceso Gestin del Aprovisionamiento.

Las compras (aprovisionamiento) representan una funcin primordial, puesto que una buena administracin de stas mejora la posicin competitiva de las empresas, al buscar el mejor provecho para el uso de los fondos de la organizacin. Por tal motivo se ha hecho necesaria la evaluacin de la funcin de compras, pues la funcin de compra tiene la misin de controlar la parte que compra: de tal manera que obtenga el mximo beneficio con el ms bajo costo por ello ante una necesidad deber decidir si le conviene fabricarlo por si mismo o comprarlo, siendo la tendencia actual a no fabricar los productos que puede encontrar en el mercado en condiciones mucho ms ventajosas en precio, calidad, etc, esto por el fenmeno de la tercerizacin y globalizacin.

1.LA FUNCIN DE COMPRAS Y APROVISIONAMIENTO

Plano tcnico, el comprador debe: Saber descubrir los buenos proveedores, tanto nacionales como internacionales teniendo en cuenta la mundializacin de las fuentes de suministro. En el plano comercial, debe: Dar a conocer: su propio poder de compra en el exterior de su empresa para estimular la competencia entre los distintos proveedores. Negociar y luego cerrar con sus proveedores contratos claros, completos y equilibrados. En el plano industrial el comprador debe: Conocer la gestin de produccin practicada en su empresa, es decir definir claramente qu producimos y como se produce, para as conocer perfectamente los insumos necesarios.

1.LA FUNCIN DE COMPRAS Y APROVISIONAMIENTO

Para tener xito en esta va es necesario que el comprador acte en cuatro planos: tcnico, comercial, industrial y administrativo.

En el plano administrativo, debe:

Establecer una gestin de las ordenes de pedidos, de entregas, de facturaciones, etc. Compatible con el sistema de gestin de produccin de su empresa, no solo para los proveedores sino tambin para los departamentos internos. Establecer hojas de control que permitan el seguimiento de la consecucin de los objetivos que se han fijado. Dar a los proveedores un plan de seguro de calidad para un producto determinado, a fin de verificar que ninguna etapa de su proceso de fabricacin se haya omitido o se haya desarrollado de manera anormal.

1.2 OBJETIVOS DE LA GESTION DE COMPRAS

Un comprador, adems de comprar productos, puede necesitar negociar actividades o servicios. Este conjunto (productos, actividades y servicios) se denomina PAS.
Cuando se emprende una compra de PAS para nuestra empresa, es necesario marcarse unos objetivos con el fin de llegar a una negociacin exitosa. Se pueden distinguir dos casos distintos de compra: Caso de la compra de un producto existente. Caso de la compra de un producto nuevo.

1.2 OBJETIVOS DE LA GESTION DE COMPRAS

1. CASO DE UN PRODUCTO YA EXISTENTE Cuando necesitamos negociar la compra de un producto ya existente, los objetivos son: el precio, la calidad, transporte de este producto, el servicio del proveedor Para el anlisis de las principales caractersticas tcnicas y los costos del producto, se debe recurrir a una investigacin histrica, de las compras precedentes donde se indiquen los precios y cantidades ya suministradas, as como de los stocks del producto existente. Asimismo en cuanto al servicio del proveedor lo encontraremos analizando cuatro parmetros: el precio y calidad del producto, respeto de plazos y el servicio global del proveedor. Para estudiar los parmetros anteriores, el comprador deber indagar: El porcentaje de desechos o de anulaciones de entregas precedentes del producto, durante un plazo aproximado de un ao, por ejemplo. Determinar la frecuencia de las intervenciones posventa del proveedor, as como el respeto de sus obligaciones contractuales.

1.2 OBJETIVOS DE LA GESTION DE COMPRAS

Conocer si el proveedor ha respetado los plazos de entrega que se haban fijado en el ao precedente. Para el parmetro precio, el comprador comparar los datos de su proveedor con el de los competidores. 2. CASO DE LA COMPRA DE UN PRODUCTO NUEVO, son indispensables: Las caractersticas tcnicas del producto y Las condiciones de compra. Caractersticas Tcnicas del producto Consiste en redactar las caractersticas tcnicas del producto a comprar y es redactado por los diferentes representantes de los departamentos tcnicos de la empresa, tales como: Director de proyecto, el ingeniero del departamento de produccin, el responsable del departamento de mantenimiento, el responsable del servicio posventa.

1.2 OBJETIVOS DE LA GESTION DE COMPRAS

Que un producto quede definido de forma precisa, permite simplificar el proceso de fabricacin y abaratar su costo. Para ello, es necesario una buena comunicacin entre los representantes de cada departamento implicado en la elaboracin de las caractersticas tcnicas y los proveedores potenciales. Al final de este proceso, el producto estar completamente definido en el pliego de condiciones. Entonces aparece su utilidad: es su aptitud para el uso que de l dar la empresa, unida con las condiciones de precio y de seguridad de suministro ptimas. Las condiciones de compra Son las caractersticas comerciales relativas a la compra de este producto, por ejemplo: el presupuesto, los plazos de realizacin del producto, todo lo relacionado a la entrega y el transporte y mantenimiento.

1.2 OBJETIVOS DE LA GESTION DE COMPRAS

LA FUNCIN DEL ARCHIVO DE LA EMPRESA Los beneficios de una buena gestin de un archivo de empresa constituyen una de las claves del xito y optimizacin del trabajo. En el pasado, esta labor se haca totalmente a mano, lo que resultaba muy engorroso, pero en la actualidad contamos con infraestructuras tecnolgicas, software para el manejo de datos y redes que facilitan la comunicacin entre directivos y empleados. Entre los principales beneficios que pueden esperarse tenemos los siguientes: Colocar a disposicin de todos los miembros de la empresa recursos de informacin generados dentro de la propia empresa, necesarios para las tareas cotidianas disponiendo de esta informacin en el momento que se requiera. POR EJEMPLO EL CONTAR CON UN REGISTRO ACTUALIZADO DE PROVEEDORES nos permitir conocer la distintas opciones de compra. Mejorar la respuesta a los clientes, suministradores, distribuidores y a quienes financian la empresa.

Generar productos ms innvadores y menos costosos, a partir del aprovechamiento de las experiencias y de la informacin, optimizndose y reducindose as el esfuerzo

1.4 IMPORTANCIA ECONOMICA DE LAS COMPRAS

Para un responsable de compras existen cuatro tipos de retos principales: - El beneficio: es el reto ms inmediato y fcil de evaluar. Depende en gran manera de la aptitud del comprador para poner en competencia real las fuentes de suministro. La calidad del producto a comprar, definida en las caractersticas tcnicas del producto a comprar. El servicio que el proveedor proporciona a la empresa. La imagen de la empresa, que el vendedor percibe a travs de sus contactos profesionales con el comprador. Es el reto ms difcil de evaluar en el momento, pero el ms importante a largo plazo.

1.4 IMPORTANCIA ECONOMICA DE LAS COMPRAS

Calidad Resulta un aspecto clave de las compras el llevar a cabo un control de calidad de los materiales comprados a terceros, y tambin un control de los proveedores analizando adems de los precios, el servicio que prestan, la experiencia en el sector y su reputacin, adems de la calidad de los productos que nos ofrecen. Es posible que existan diferencias notables entre distintos proveedores, no slo en la calidad de los materiales, sino tambin en el nmero de productos defectuosos por pedido, y es aqu donde el control de calidad puede aportarnos conclusiones interesantes, ya que tendr consecuencias directas en el precio final del producto que elaboraremos. La presencia de material defectuoso en los pedidos de aprovisionamiento retrasar y entorpecer la produccin, y en definitiva, generar retrasos que no podemos aceptar ya que el tiempo es dinero (NO SIEMPRE LO MAS BARATO ES LO MEJOR).

1.4 IMPORTANCIA ECONOMICA DE LAS COMPRAS

Calidad Conviene conocer a fondo informacin sobre los distintos proveedores, por ello es importante registrarlos en un inventario junto con datos relativos a los factores mencionados anteriormente. Calidad, nmero de piezas defectuosas, y dems. Con esta informacin dispuesta, y en funcin de las exigencias de calidad que necesita la empresa, la problemtica tarea de seleccionar proveedores se limitar a los resultados obtenidos del proceso de seleccin, ya que tenemos referencias fiables sobre la calidad de su servicio, donde normalmente ser seleccionado aquel proveedor que nos ofrezca el precio ms competitivo. Una buena calidad en materiales y una buena seleccin del proveedor nos permitir:

Un valioso ahorro de tiempo pues los materiales llegaran a tiempo, al escoger un proveedor cumplidor con los plazos.

1.4 IMPORTANCIA ECONOMICA DE LAS COMPRAS

Calidad Se eliminar la posible necesidad de una devolucin del pedido, o de realizar correcciones en el mismo, ello se lograr cuando al revisar el material, se cumple con la simple inexistencia o presencia de una cantidad razonable de deficiencias, pues de no cumplirse significara una carga de trabajo adicional que no tendra otro resultado que la reduccin del beneficio y normalmente, el encarecimiento del producto. El hecho de contar con un cuidadoso control de calidad contribuir a crear una conciencia de marca, una buena imagen de cara al cliente que sea sinnimo de calidad. Es por ello que las empresas contratan los servicios de empresa de certificacin de calidad que corrobore que efectivamente la empresa cuenta con dichos controles y se ajusta a los estndares normativos que procedan.

1.4 IMPORTANCIA ECONOMICA DE LAS COMPRAS

Servicio El servicio que nos prestarn nuestros proveedores ser decisivo para conseguir el mximo rendimiento de nuestra compra. En primer lugar debemos tener en cuenta la calidad y rapidez en la entrega del producto que hemos solicitado. Ya sea en el cumplimiento de los plazos acordados o en entrega correcta en cuanto a cantidades y modos de transporte, embalaje, etc. Y no slo refirindonos a las materias primas, sino tambin a la maquinaria, si esta requiere de una instalacin, repuestos o un servicio tcnico. Anteriormente, la eleccin del proveedor con la oferta ms econmica podra no ser la opcin ms recomendable, ya que podra darse el caso de que la calidad de sus productos no fuese suficiente, o que los servicios prestados no fuesen todo lo solventes que deberan. Como consecuencia, las prdidas originadas por retrasos de todo tipo, y dificultades con la materia prima podran superar al ahorro que supuso el haber comprado ms barato.

1.4 IMPORTANCIA ECONOMICA DE LAS COMPRAS

Imagen Una empresa con mala imagen siempre vender menos que una homloga con buena imagen adems de generar desconfianza en proveedores y pblico en general.

Estrechamente relacionado con la imagen est la relacin con los proveedores. Factores como empata, movilidad, o el presentar facilidades a la hora de realizar alguna accin que afecte a nuestro proveedor ayudar seguro a conseguir un mejor resultado de su servicio. Llegamos entonces a la importancia del desarrollo de una tica profesional slida, basada en la relacin ganador-ganador. Es importante que las personas implicadas en un trato comercial no se sientan agraviados(en trminos econmicos) y el acuerdo sea beneficioso a partes iguales.

1.4 CICLO DE COMPRAS.

Podramos resumir el ciclo de compras en cinco tapas principales:
-Anlisis de la solicitud de compras. -Investigacin y seleccin de proveedores. -Negociacin con el proveedor. -Acompaamiento o seguimiento del pedido (Follow-Up). -Control de la recepcin del material comprado. 1.- Anlisis de la solicitud de compras. El departamento de gestin de compras recibe la solicitud de un producto (material o servicio) solicitado desde un punto de la empresa. Se efecta el anlisis del pedido: Especificaciones, Cantidades, Etc. Se comprueba el stock y si es necesario comprarlas, La poca adecuada para la recepcin.

1.4 CICLO DE COMPRAS.

2.- Investigacin y seleccin de proveedores. Como hemos dicho antes, el departamento de gestin de compras debe de tener un histrico de proveedores. Podramos clasificar a los proveedores como: -Proveedor Real, que es aquel al que ya se le ha efectuado compras de materiales. -Proveedor Potencial, aquel que puede ser candidato para futuros abastecimientos. EVALUACIN DEL PROVEEDOR: -Precio. -Tiempo de entrega. -Financiamiento. -Calidad del producto (especificaciones tcnicas). Una vez tengamos una referencia de comportamiento histrico del proveedor, podremos incluirlo o no en la lista de proveedores aprobados.

3.- Negociacin con el proveedor. Factores negociables:

1.4 CICLO DE COMPRAS.

-Precio o valor asignado a un bien material o servicio. Este valor puede variar en funcin de la oferta y la demanda del momento. -Bonificaciones descuentos por pronto pago o por volumen de compra. -Garanta y servicio conjunto de requisitos que debe reunir lo comprado para satisfacer las necesidades de la empresa. -Tiempo de entrega es un elemento esencial de la negociacin. Una orden de compra debe de incluir el derecho por parte del comprador a cancelar o penalizar econmicamente una entrega fuera del plazo acordado. -Condiciones de pago es muy comn acordar plazos para efectuar el pago al proveedor a partir de la recepcin de la mercanca. Es una forma indirecta de financiar la operacin que beneficia al comprador(TRATE DE QUE LAS FECHAS DE PAGOS SEAN POSTERIORES A LAS FECHAS DE COBRANZA para trabajar con el dinero de mi proveedor).

1.4 CICLO DE COMPRAS.

3.- Negociacin con el proveedor.

Es importante que el proveedor contemple que esta en competencia constante con otros y que puede perder la relacin comercial con la empresa.
La Orden de Compra es un contrato formal entre empresa y proveedor y por lo tanto en ella se detallan todas las condiciones de la negociacin. Su aceptacin implica cumplir con todas las condiciones estipuladas. 4.- Acompaamiento o seguimiento del pedido. El departamento de compras no abandona al proveedor despus de haber emitido la orden de compra. Necesita asegurarse de que se cumplen los plazos establecidos, calidad y cantidad negociada, por lo tanto debe de haber un seguimiento a travs de constantes contactos personales o telefnicos con el proveedor para seguir los resultados.

1.4 CICLO DE COMPRAS.

4.- Acompaamiento o seguimiento del pedido. Cuando el volumen de la compra es grande las empresas hacen un seguimiento en fechas y plazos preestablecidos. De aqu el nombre ingls Follow-Up que significa seguir, acompaar, fechar. El Follow-Up permite localizar anticipadamente problemas, de tal manera que el departamento de compras pueda apurar el pedido, exigir la entrega en el plazo convenido o incluso complementar el atraso con otros proveedores. 5.- Control de la recepcin del material comprado. En la recepcin del material, el departamento de compras verifica si las cantidades son correctas y junto con el departamento de control de calidad si las especificaciones son las convenidas en el contrato (Inspecin de calidad en la recepcin del material). Una vez dado el visto bueno, se autoriza su almacenamiento y el pago de la factura al proveedor dentro de las condiciones de precio y plazo estipulado.

1.5 ESTUDIO DEL MERCADO DE PROVEEDORES

Los proveedores que suministran a una empresa determinarn en gran medida el xito de esta. El contar con buenos proveedores no solo significa contar con insumos de calidad y, por tanto, poder ofrecer buenos productos, sino tambin la posibilidad de tener bajos costos, o la seguridad de contar siempre con los mismos productos cada vez que se requieran. PODER DE NEGOCIACION DE LOS PROVEEDORES Los proveedores definen en parte el posicionamiento de una empresa en el mercado de acuerdo a su poder de negociacin con quienes les suministran los insumos para la produccin de sus bienes. Las condiciones de mercado en el sector de los proveedores y la importancia que ellos tienen para el producto del sector que se est estudiando determinaran la intensidad de esta fuerza. El poder negociador de los proveedores depender de: Las condiciones del mercado. Del resto de los proveedores. La importancia del producto que proporcionan.

1.5 ESTUDIO DEL MERCADO DE PROVEEDORES

La fuerza de los proveedores se ver disminuda si el producto que ofrecen es estndar y puede obtenerse en el mercado con facilidad, es decir, existe un gran nmero de proveedores. En este caso el comprador estar en una buena posicin para elegir la mejor oferta. Por el contrario el proveedor estar en posicin ventajosa si el producto que ofrece escasea y los compradores necesitan adquirirlo para sus procesos.

CRITERIOS DE SELECCIN DE PROVEEDORES

Lo primero que se fija una empresa al momento de evaluar un proveedor es el precio y la calidad de sus productos o servicios; sin embargo, existen otros criterios o factores adems del precio y la calidad, que se deben tomar en cuenta al momento de decidirse por un determinado proveedor. Veamos cuales: Precio Siempre debemos procurar proveedores con precios razonables, que sean acordes a la calidad del producto o servicio que ofrecen, y a los precios promedio del mercado.

1.5 ESTUDIO DEL MERCADO DE PROVEEDORES

Precio Al evaluar el precio del producto debemos tener en cuenta: Los gastos que podran adicionarse a este, tales como los gastos de transporte, seguros, embalaje Tambin se tendrn en cuenta los posibles descuentos que el proveedor nos pueda otorgar, tales como: 1. Descuentos por volumen de compra, 2. Descuentos por pronto pago, etc. Calidad

Debemos procurar proveedores que ofrezcan insumos, productos o servicios de muy buena calidad o, en todo caso, que la calidad de estos sea acorde con los precios que tienen.
Al evaluar la calidad del producto, debemos tomar en cuenta sus componentes, caractersticas, atributos, durabilidad, etc. Pago

1.5 ESTUDIO DEL MERCADO DE PROVEEDORES

Calidad En el criterio del pago evaluamos las formas de pago que ofrece el proveedor, por ejemplo si ofrece la posibilidad de hacer pagos va transferencia bancaria, o va Internet. Tambin evaluaremos las condiciones o el plazo del pago, por ejemplo, si nos piden pagar al contado, o nos dan la posibilidad de pagar a 30 das, pagar un 50% a 60 das, etc. Siempre debemos buscar las mejores condiciones de pago, es decir, que el financiamiento o plazo del crdito otorgado sea el mayor posible, sin que ello implique recargo alguno. Mientras mejores condiciones de pago mayor liquidez para nosotros. Entrega Lo primero que debemos evaluar en cuanto a la entrega de los pedidos es:

Si el proveedor requiere de un pedido mnimo para poder trabajar con nosotros.

1.5 ESTUDIO DEL MERCADO DE PROVEEDORES

Entrega Si son capaces de asegurarnos que cumplirn siempre con nuestros pedidos, que nos los entregaran oportunamente cada vez que lo requiramos, Que siempre contaran con el mismo producto, Que nos podrn abastecer durante todo el ao, etc. Tambin evaluaremos la rapidez o los plazos de entrega, que es el tiempo que transcurre desde que hacemos el pedido hasta que nos entregan el producto. Servicio de post venta En el servicio de post venta evaluamos principalmente las garantas que el proveedor nos pueda brindar, que garantas nos otorga y cul es el periodo de estas. Es tambin importante la capacitacin que nos pueda brindar en el uso de sus productos, La asistencia tcnica, el servicio de mantenimiento, Su poltica de devoluciones, La posibilidad de canjear productos de baja rotacin, etc.

1.5 ESTUDIO DEL MERCADO DE PROVEEDORES

Adems de los criterios citados anteriormente, tambin existen otros que siempre es bueno considerar tales como: Experiencia de la empresa proveedora. Reputacin, (testimonios de otros clientes). Organizacin del proveedor: si tiene un buen sistema de distribucin, personal calificado Localizacin: cuanto ms cerca est ubicado el proveedor mejor. Servicio al cliente: miraremos si son capaces de brindarnos rpidamente toda la informacin que requiramos.

Convenios publicitarios: si, por ejemplo nos brindan la posibilidad de otorgarnos productos gratis a cambio de publicidad.

1.5 ESTUDIO DEL MERCADO DE PROVEEDORES

Adems de los criterios citados anteriormente, tambin existen otros que siempre es bueno considerar tales como:
Situacin econmica de la empresa proveedora: una situacin econmica estable podra significar productos de calidad y un abastecimiento seguro. Tamao: Un proveedor pequeo probablemente sea ms directo en su atencin y tenga mayor flexibilidad para adaptarse a nuestras necesidades. Un proveedor grande, probablemente tenga mayor eficiencia y seguridad de abastecimiento, pero un menor poder de negociacin para nosotros.

Fabricante o mayorista: La principal ventaja de los fabricantes con respecto a mayoristas son sus bajos precios, pero su principal desventaja es que probablemente no puedan ofrecer la variedad de productos que si podra ofrecernos un mayorista, sobre todo, al hacer pedidos pequeos.

1.6 VALORACION Y EVALUACION DE PROVEEDORES

1.6.1 Valoracin de proveedores Para valorar los proveedores de una empresa debemos seleccionar varios de ellos para examinar sus condiciones y establecer ofertas para la compra considerada, a esto se le denomina como una convocatoria de ofertas. Esta convocatoria se basa en pedirles por escrito a los proveedores cules van a ser las condiciones tcnicas y comerciales que pueden satisfacer. En esta carta deben ir documentos como las condiciones de compra, de recepcin que permitan a los proveedores establecer su oferta. Se puede redactar esta convocatoria de dos maneras diferentes. Pidiendo a cada proveedor que desglose los precios de todas sus prestaciones (precio del producto, del transporte, del embalaje, gastos adicionales, mantenimiento, etc.). Esta manera de proceder se utiliza sobre todo en el marco de los contratos pblicos Licitaciones Publicas. Interrogando al proveedor nicamente acerca de sus mejores condiciones comerciales. La respuesta que en este caso recibir no tiene por qu ser detallada.

1.6 VALORACION Y EVALUACION DE PROVEEDORES

1.6.1 Valoracin de proveedores Antes de examinar las respuestas, deberemos establecer la lista de los parmetros ms importantes referentes a la compra a negociar. Para hacerlo, se debe enumerar los parmetros objetivamente importantes (LISTA DE CHEQUEO) y, luego, dar a cada uno de ellos un coeficiente de ponderacin a fin de tener en cuenta el grado de importancia relativa que le concedamos. Para determinar este coeficiente de ponderacin ser necesario consultar a representantes de los otros departamentos de la empresa que estn interesados en esta compra: calidad, servicio posventa, comercial, mtodos, estudios, etc. O bien trabajar conjuntamente con ellos. Gracias a este trabajo en comn se evitar que esta lista presente un aspecto parcial debido a su propio conocimiento de los proveedores consultados.

Finalmente, para valorar a los proveedores deberemos examinar los parmetros as ponderados y dar al mejor proveedor en el parmetro la nota mxima, que ser igual al propio coeficiente de ponderacin.

1.6 VALORACION Y EVALUACION DE PROVEEDORES 1.6.2 Evaluacin de proveedores. Aunque la empresa haya valorado y aceptado al proveedor, este debe ser evaluado segn su comportamiento cada vez que se emita y reciba algn pedido. Para esta evaluacin se pueden utilizar los siguientes indicadores:

Calidad: es decir, si el producto cumple con los requisitos de calidad acordados durante la negociacin.
Cumplimiento de los plazos de entrega.

Disponibilidad del producto: es decir, si el proveedor puede disponer de producto solicitado siempre que resulte necesario de cara a convertirlo en un proveedor principal de la empresa.
Informacin sobre el estado del pedido. Atencin a reclamaciones.

1.6 VALORACION Y EVALUACION DE PROVEEDORES

1.6.2 Evaluacin de proveedores. Para medir el estado de cada elemento se puede tomar como ejemplo el servicio prestado por la compaa COMPAQ. En una escala numrica del 1 al 10, donde 1 es la situacin ms desfavorable y 10 el mejor resultado, se valor el servicio recibido segn el criterio del cliente. Antes de realizar las mediciones correspondientes se estableci el peso ponderado de cada elemento; es decir, establecer la importancia de cada uno de los criterios de valoracin con respecto de los dems. Para ello, una opcin es encuestar a un grupo de expertos para establecer estos valores. A continuacin se determinan las calificaciones de cada elemento y se ponderan dando lugar a los siguientes resultados. (En este caso, la ponderacin se estableci multiplicando el peso de cada elemento por la calificacin obtenida) Criterio Calidad Cumplimiento de plazos de entrega Disponibilidad del producto Informacin Del estado del pedido Atencin a reclamaciones TOTAL Peso 0,4 0,2 0,1 0,1 0,2 Calificaciones Ponderacin 6 2,4 8 1,6 7 0,7 5 0,5 8 1,6 6,8

1.7 NEGOCIACION DE LA COMPRA CON LOS PROVEEDORES

En el proceso de negociacin de la compra con los proveedores podemos distinguir cuatro etapas: 1. Determinacin de las necesidades 2. Seleccin de fuentes de suministro 3. Emisin y seguimiento de pedidos 4. Recepcin e inspeccin del pedido 1. DETERMINACIN DE NECESIDADES

Una empresa normalmente se subdivide en departamentos, cada uno de ellos tiene designado un jefe, este ser el encargado de hacer peridicos recuentos del material necesario para la funcin de su labor, esto se hace en inventarios en los que se revisa el stock del almacn y se anota lo que es necesario pedir. De esta manera siempre sabremos las necesidades de cada departamento a tiempo real y podremos realizar los pedidos en el momento necesario.

1.7 NEGOCIACION DE LA COMPRA CON LOS PROVEEDORES

1. DETERMINACIN DE NECESIDADES

Una vez nos hayan pasado el listado con las necesidades de los departamentos pasaremos a ponerlos en una lista en orden de prioridades, los mas necesarios para el correcto funcionamiento de la empresa van primero y los menos necesarios despues, por ejemplo, si la empresa es una fabrica, y se estropea una de las maquinas necesitando una pieza nueva para seguir funcionando y los baldes que se utiliza en el departamento de limpieza esta vieja, se prioriza el arreglo de la maquina porque es esencial para la empresa y los baldes puede usarse un poco de tiempo mas. A pesar de esto todos los productos son importantes e intentaremos poder suministrarlos todos en la mayor brevedad posible, por eso son tan importantes los inventarios.
2. SELECCIN DE FUENTES DE SUMINISTRO Esta parte se podra dividir a su vez en dos subsecciones: La seleccin propiamente dicha y La negociacin con el suministrador.

1.7 NEGOCIACION DE LA COMPRA CON LOS PROVEEDORES

2. SELECCIN DE FUENTES DE SUMINISTRO La seleccin: Este apartado es el encargado de ver las ofertas que tenemos de distintas empresas de suministros y ves cual nos ofrece las mejores condiciones, facilidad, pago, de precio, calidad de sus productos, etc.Es muy importante saber datos de muchos sitios a la hora de negociar para poder pedirle al promotor con el que estemos hablando unas garantas, precios u ofertas que en otros lados si nos ofrecen. Esto es aplicable no solo a una gran empresa sino tambin a la vida cotidiana, por ejemplo si tu vas a hacer la compra y necesitas comprar galletas para el desayuno de tu casa y quieres que sean de la marca X, puedes mirar en las distintas grandes superficies la diferencia de precios hasta encontrar las ms baratas, pero eso no es lo nico que te preocupa, porque si te ahorras unos cntimos pero a la hora de la verdad las ms baratas estn todas rotas el ahorro no merece la pena, pues eso es aplicable a una gran empresa exactamente igual.

La negociacin con el proveedor: Una vez elegido el proveedor que nos va a suministrar llega el momento de negociar con l, en la vida real esto no es muy aplicable, porque aprovechando el ejemplo de antes si tu vas a comprar al por menor unas galletas no tienes el poder de negociar, el precio a pagar es el impuesto por la gran superficie donde lo compres, pero al comprar al por mayor 10,000 cajas de galletas, el precio es negociable.

1.7 NEGOCIACION DE LA COMPRA CON LOS PROVEEDORES

2. SELECCIN DE FUENTES DE SUMINISTRO
La negociacin con el proveedor: En nuestra empresa compraremos al por mayor as que negociaremos con el proveedor para conseguir las mejores condiciones posibles, esta parte puede ser la ms complicada y habr que seguir unas normas no escritas para conseguir la mejor oferta sin fastidiar la transaccin puesto que si una de las dos partes est en desacuerdo puede no llevarse a cavo: 1. Una primera recomendacin es ser educado y simptico, pero todo en su justa medida porque si eres demasiado gracioso puede creer que te ests riendo del o que no eres serio y cancelar la transaccin, pero en su justa medida crea complicidad y da seguridad en uno mismo. 2. En un principio es recomendable dejarlo hablar y escuchar sus propuestas para despus ir introduciendo poco a poco tus intereses propios introduciendo datos de su competencia de forma indirecta para coaccionarlo un poco sin decirlo directamente dado que podra ofenderse y cerrar la negociacin, pero lo suficiente para que vea que barajamos otras opciones y nos haga una oferta ms suculenta. Hay que dejarlo hablar y que nos explique sus propuestas, interrumpindolo cuando sea necesario para preguntar dudas.

1.7 NEGOCIACION DE LA COMPRA CON LOS PROVEEDORES

3 Tambin es til andarse con rodeos, para que intente captar nuestra atencin con nuevas ofertas. Las promesas son de utilidad tambin, si hablas de futuras compras o pronto pago el promotor vera la seriedad del negocio y le costara menos bajar los precios de los productos o dar regalos de promocin. Al final de la negociacin tendremos un acuerdo satisfactorio para las dos partes, un consejo til en nunca quedarse con lo primero que nos llega sino buscar lo mejor para nuestro negocio, si crees que al final de la negociacin puedes encontrar algo mejor en otro sitio no la cierres y consulta otros promotores

1.7 NEGOCIACION DE LA COMPRA CON LOS PROVEEDORES

.3. EMISIN Y SEGUIMIENTO DE PEDIDOS Para hacer un pedido son necesarias dos cosas: La primera es saber cundo hacerlo: no esperar a que sea tarde y tener que parar la produccin ni hacerlo demasiado pronto y encontrarnos sin sitio donde almacenarlo y; La segunda es cuanto: hay que pedir la cantidad necesaria del producto, la suficiente para aguantar hasta el prximo pedido sin quedarse sin stock. Es preciso conocer por tanto las existencias fsicamente disponibles, ya que no se conoce, en principio, lo que se consumir durante un perodo. Para ello se hacen los antes nombrados inventarios en los que se mira en el almacn la cantidad de cada producto que tenemos y la frecuencia de consumo y entonces se anota la periodicidad con la que lo hay que pedir. Tambin es necesario conocer los pedidos pendientes de recepcin para saber cundo hay que realizar dicha formulacin, hay un departamento encargado de eso en las empresas. El seguimiento del pedido es importantsimo en la empresa porque hay que tener controlados a los proveedores, es decir, no dejarlos que nos entreguen las mercancas fuera de fecha, puede que en alguna ocasin no nos moleste recibir el pedido tarde pero no podemos acostumbrar a los proveedores a entregar la mercanca fuera de fecha porque eso no da seriedad a la empresa y puede entorpecer su labor en determinados momentos

1.7 NEGOCIACION DE LA COMPRA CON LOS PROVEEDORES

. 4. RECEPCIN E INSPECCIN DEL PEDIDO La recepcin del pedido es una parte importante de la negociacin y se debe incluir en la planificacin misma, no vale de nada tener un buen precio y un material excelente si cuando lo necesitamos no lo tenemos a tiempo no solo es ese aspecto el importante de la recepcin sino tambin el estado del mismo, tiene que venir en perfectas condiciones para su posterior uso. Para recibir el pedido hay que estar listo con un tiempo prudente, teniendo el sitio necesario para su almacenaje, adems del personal y la maquinaria para poder transportarlo desde el lugar donde se hace la entrega hasta el sitio preparado para su almacenaje. Una vez que lo tenemos todo listo y vamos a proceder a su descarga, antes incluso de eso hay que inspeccionarlo bien, su estado y su fecha de entrega, en caso de que el pedido no est en las condiciones optimas se proceder a la devolucin inmediata del mismo y a la pertinente queja ante el proveedor causando esto una valoracin acerca de un posible cambio del mismo.

1.7 NEGOCIACION DE LA COMPRA CON LOS PROVEEDORES

. 4. RECEPCIN E INSPECCIN DEL PEDIDO El segundo caso sera que el pedido llegase en perfecto estado pero fuera de fecha, ello conllevara una decisin, la de quedarse o no el pedido, es decir, a lo mejor es necesario en ese momento el pedido y no podemos prescindir del, en ese caso nos quedaremos con el producto y le daremos un toque de intencin a nuestro proveedor para que eso no se repita, si esto pasa continuamente es el momento de devolverle la mercanca y cambiar de empresa que nos surta de materias porque la que actualmente tenemos se ve que no es muy seria con su trabajo. Si todo est correctamente, solamente queda verificar toda la documentacin del pedido y archivarla en el sistema de la empresa para posibles consultas.