CUENTAS DE COBRO

CAROLINA TAMAYO
Enfermera- Especialista en Administracin de la salud Docente UNITECNICA Programa Tcnico Adm.en Salud

CONCEPTO
La cuenta de cobro a pesar de no constituir un documento, contable ni fiscal, se utiliza como formato para cobrar una deuda o como constancia de la existencia de dicha deuda, por la prestacin de un servicio o venta de bienes cuando no se esta obligado a facturar. Aunque para la contabilidad de quien hace el pago debe hacerse un documento que le de validez contable como recibo de pago, una nota de contabilidad, comprobante de egresos o recibo de caja, etc

Debe incluir datos como:

Fecha y ciudad Nombre de quien debe con identificacin Informacin del beneficiario Concepto de la deuda Valor en letras y cifras Forma de pago Documentos que se anexan Firma de quien hace el cobro
Hay que tener en cuenta que quien exige cuentas de cobro para pagar un servicio puede requerir de determinada informacin o requisitos que debe tener la cuenta de cobro, lo cual deber informar para el momento de su elaboracin.

 No necesariamente se requiere de un formato, esta informacin puede ser consignada en forma de prosa, debe ser lo mas completa posible ya que esta informacin es la base para elaborar el respectivo soporte contable o para que se pueda tomar como modelo de documento equivalente a factura (segun Art. 3 Decreto 522 de Marzo de 2003)

 Otra de las caractersticas importantes de este documento es que este debe hacerse por el valor bruto de la operacin ya que el pagador es el que realiza la retencin respectiva en caso de corresponder.

 Cuando para el proveedor existe la obligacin de expedir factura, la cuenta de cobro o el documento equivalente no proceden como soporte fiscal para costos y deducciones. Por excelencia la factura es el soporte ideal para procedencia de costos y deducciones, tal como se interpreta de la lectura del artculo 771-2 del estatuto tributario, y se entiende que cuando el proveedor est obligado a expedir factura conforme al artculo 615 del estatuto tributario, la factura se convierte en el soporte elemental.

 Es importante sealar lo que dice el inciso 3 del artculo 771-2 del estatuto tributario: Cuando no exista la obligacin de expedir factura o documento equivalente, el documento que pruebe la respectiva transaccin que da lugar a costos, deducciones o impuestos descontables, deber cumplir los requisitos mnimos que el Gobierno Nacional establezca.

 La norma es clara y contundente al sealar que slo ante la ausencia de la obligacin de expedir factura, el soporte de los costos y deducciones ser har por medio de otros documentos, que podra ser el documento equivalente que elabore el mismo contribuyente, o la cuenta de cobro en algunos casos.

Requisitos para que la cuenta de cobro constituya soporte fiscal

 La cuenta de cobro que expide un prestador de servicios, por ejemplo, en principio no es un soporte fiscal vlido, no obstante, si contiene la totalidad de los requisitos considerados por la norma para los documentos equivalentes a la factura, s constituye soporte fiscal.
Por regla general cuando se adquiere un bien o servicio a una persona natural que no est obligada a facturar, quien hace el pago debe elaborar un documento equivalente a la factura, y a la vez el proveedor le emite una cuenta de cobro.

 Si la cuenta de cobro elaborada por el proveedor de los bienes o servicios contiene la totalidad de los requisitos propios del documento equivalente, esa cuenta de cobro se convertir en s misma en un documento equivalente, por lo que es vlida como soporte fiscal en los casos en que ello procede.

 La falla principal que impide que una cuenta de cobro no sea vlida como documento equivalente y en consecuencia tampoco sea vlida como soporte fiscal, es la numeracin consecutiva, toda vez que un requisito elemental de la cuenta de cobro es tener numeracin consecutiva.

Qu es un Documento equivalente a la Factura?

 El documento equivalente a la factura ms comn o ms utilizado, es el que debe expedirse cuando se le compra a una persona que no est obligada a expedir factura, y principalmente, cuando el rgimen comn adquiere bienes y servicios a responsables del rgimen simplificado. Vemos entonces cules son los requisitos que debe cumplir este documento equivalente a la factura.

 Recordemos ahora cules son los requisitos de un documento equivalente segn el artculo 3 del decreto 522 de 2003:

a) Apellidos, nombre o razn social y NIT del adquirente de los bienes o servicios b) Apellidos, nombre y NIT de la persona natural beneficiaria del pago o abono c) Nmero que corresponda a un sistema de numeracin consecutiva d) Fecha de la operacin e) Concepto f) Valor de la operacin g) Discriminacin del impuesto asumido por el adquirente en la operacin

 Estos son los requisitos que debe cumplir el documento equivalente cuando es expedido por el comprador y no por el proveedor o vendedor.

Si el documento equivalente a la factura es expedido por el vendedor o proveedor, no es obligatorio que incluya el nombre del adquiriente. As lo dispone el artculo 4 del decreto 522 de 2003:

El documento equivalente en ningn momento puede reemplazar la factura si existe la obligacin legal de expedirla.

 Documentos equivalentes a la factura

1. Los tiquetes de mquina registradora. 2. Las boletas de ingreso a espectculos pblicos. 3. Los tiquetes de transporte. 4. Los recibos de pago de matriculas y pensiones expedidos por establecimientos de educacin reconocidos por el Gobierno. 5. Plizas de seguros, ttulos de capitalizacin y los respectivos comprobantes de pago.

 Estos documentos debern contener como mnimo los siguientes requisitos:

1. Nombre o razn social de quien prestan el servicio y su Nit. 2. Numeracin consecutiva. 3. Fecha de expedicin. 4. Descripcin especfica o genrica del servicio. 5. Valor de la operacin.

 Siempre que el documento equivalente cumpla con los requisitos mnimos para su validez, y sea expedido por una persona que no este obligada a facturar, el documento equivalente constituye prueba suficiente para soportar los correspondientes costos y deducciones.