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CONTENIDO
PRIMERA ETAPA
Elaboracin del Plan de Objetivos y Metas Documentacin e implementacin del Sistema de Gestin.
Revisin y certificacin del Sistema de Gestin.
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SEGUNDA ETAPA
TERCERA ETAPA
PRIMERA ETAPA
Elaboracin de la Estrategia de la Organizacin Elaboracin del Organigrama y Manual de Funciones de la organizacin Elaboracin del Mapa de Procesos
ESTRATEGIA DE LA ORGANIZACIN
Visin. Misin. Valores. Poltica de Gestin (Calidad). Objetivos estratgicos.
VISIN DE LA ORGANIZACIN
deseado. El alcance geogrfico. En que momento. Ventaja a aprovechar para lograr dicha visin.
VISIN DE LA ORGANIZACIN
Se trata de la imagen de lo que deseamos que sea nuestra organizacin en el futuro, de forma realista y atractiva: pensar el futuro en presente, de modo que sepamos hacia dnde queremos llevar nuestra organizacin, cmo queremos que nos vean nuestros clientes y la sociedad en general.
MISIN DE LA ORGANIZACIN
con los clientes. Alta calidad de productos y servicios. Mejoramiento continuo. Ventajas y diferencias con los competidores que permitan atraer y mantener clientes.
MISIN DE LA ORGANIZACIN
Consiste en cmo conseguiremos llegar a dar esa imagen que deseamos para el futuro. Es decir, qu camino se debe realizar para llegar a la visin que se plantea de la organizacin.
VALORES DE LA ORGANIZACIN
Son el conjunto de caractersticas y cualidades que buscamos en la personas que trabajan con nosotros, y que nos facilitarn llegar a la visin y seguir la misin que hayamos definido.
el negocio. Compromiso de cumplir requisitos y mejorar continuamente los procesos. Da el marco de referencia para los objetivos estratgicos.
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ORGANIGRAMA DE LA ORGANIZACIN
Debe reflejar la manera actual de trabajar. Debe incluir al Representante de la Direccin. Debe estar en funcin de la organizacin y no de personas. Debe ser aprobado por la Gerencia General
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ORGANIGRAMA DE LA ORGANIZACIN
GERENCIA GENERAL
GESTIN DE CALIDAD
CONTROL DE CALIDAD
LOGISTICA
PRODUCCION
VENTAS
ADMINISTRACION
COMPRAS
ACONDICIONADO
PUBLICIDAD
RECURSOS HUMANOS
ALMACENES
PULIDO
MARKETING
CONTABILIDAD
TRANSPORTES
ACABADOS
COBRANZAS
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MANUAL DE FUNCIONES.
Explica de manera resumida las funciones de cada una de las posiciones del organigrama. Incluye objetivos, responsabilidades y atribuciones de las posiciones. Debe ser aprobado por la Gerencia General.
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MAPA DE PROCESOS
Refleja todos los Procesos que se realizan dentro de la organizacin y la interrelacin entre ellos. En una primera etapa es un documento preliminar. Debe incluir los aspectos estratgicos, mejora continua y gestin de recursos (humanos e infraestructura)
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MAPA DE PROCESOS
No intentar diagramarlo en una sola hoja. En nivel de detalle depender del alcance del Sistema de Gestin. Debe ser aprobado por la Gerencia General.
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MAPA DE PROCESOS
GESTIN DE LA ESTRATEGIA DEL NEGOCIO
RECURSOS NECESARIOS
NECESIDADES Y EXPECTATIVAS
GESTIN DE RECURSOS
CLIENTES
PEDIDOS
GESTIN DE PRODUCTOS
PRODUCTOS SOLICITADOS
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CLIE NTES
MAPA DE PROCESOS
CLIENTES
NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE CLIENTES Y PARTES INTERESADAS ESTABLECIMIENTO DE LA VISION Y MISION DEL NEGOCIO
GESTIN ESTRATEGICA
ACUERDOS DE LA REVISION
MAPA DE PROCESOS
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MAPA DE PROCESOS
GESTION DE LOS PRODUCTOS
REQUERIMIENTOS ESPECIFICACIONES
CLIENTES
BASES O PEDIDOS
COMERCIALIZACION
REQUERIMIENTOS DE LOS CLIENTES
DISEO
PLANIFICACION
ORDEN DE PRODUCCION
ESPECIFICACIONES NECESIDADES
NECESIDADES
ORDEN DE PRODUCCION
IMPORTACIONES
INSUMOS ADQUIRIDOS
COMPRAS LOCALES
ORDEN DE PRODUCCION
ORDEN DE PRODUCCION
INSUMOS ADQUIRIDOS
PRODUCCION
PRODUCTOS TERMINADOS
PRODUCTOS SOLICITADOS
DESPACHO
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PROCESOS CLAVE
Son aquellos Procesos que inciden en mayor grado en la consecucin de los objetivos. Se determinan por consenso de los participantes de cada proceso. Es muy importante la participacin de la Gerencia General
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RESPONSABLES DE PROCESOS
Consiste en asignar un responsable a cada Proceso determinado. La asignacin es a la posicin del Organigrama y no a la Persona. Debe ser difundido a todo el personal de la organizacin.
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OBJETIVOS ESPECFICOS.
En coordinacin con cada responsable de Proceso se establecen los objetivos especficos para dicho Proceso. Se realiza entre el Gerente General y el Responsable del Proceso. Debe ser difundido entre el personal del Proceso.
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OBJETIVOS ESPECFICOS.
Se debe asignar el respectivo objetivo al rea correspondiente. Se pueden establecer mas objetivos dentro de cada rea, llegando inclusive a los objetivos personales.
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Estratgicos de la organizacin Procesos Claves Objetivos Especficos Indicador utilizado Metas que se desean alcanzar y Responsables.
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PROCESO
OBJETIVO ESPECIFICO
INDICADOR
META
Aumentar 50% Reducir a 0
RESPONSABLE
Gerente de Marketing y Ventas Gerente de Produccin
Proceso de comercializacin y Lograr ganar la mayor cantidad % de licitaciones ganadas planificacin. de licitaciones Proceso de produccin. Cumplimiento de planes de Das de retrazo en la produccin culminacin del plan de produccin Proceso de despacho. Realizar todas las entregas a Das de retrazo en la entrega tiempo de pedidos Planeamiento estratgico. Cumplimiento de metas Cantidad de metas 2. INCREMENTAR DE trazadas alcanzadas por periodo MANERA SOSTENIDA EL Proceso de comercializacin y Aumentar la cartera de clientes Cantidad de clientes nuevos VOLUMEN DE VENTAS planificacin. y posibles clientes. por ao Proceso de despacho. Realizar todas las entregas a Das de retrazo en la entrega tiempo de pedidos Procesos de adquisicin y Mantener la capacidad de Cumplimiento de Plan de 3. DISMINUIR LA mantenimiento de produccin al mximo Mantenimiento INCIDENCIA DE infraestructura. PRODUCTOS NO Proceso de almacenamiento. Mantener el stock de Control de stocks fsico CONFORMES EN LA productos actualizados ORGANIZACIN Proceso de produccin. Fabricacin sin reproceso % de reproceso (5%)
Reducir a 0
100% de metas cumplidas por Gerencia General ao Aumentar 20% Gerente de Marketing y Ventas Reducir a 0 Retrazo injustificado mximo 15 das Mnimo 6 controles de veces al ao Reducir al 2% Gerente de Marketing y Ventas Gerente de Produccin
Establecimiento y Impulsar una cultura de mejora Nmero de auditorias internas Mnimo 2 4. PROMOVER LA realizadas por ao continua dentro de la FORMACION INTEGRAL comunicacin de responsabilidades y objetivos. organizacin EN EL PERSONAL DE LA ORGANIZACIN Cantidad de no conformidades encontradas por auditoria interna Cantidad de charlas de mejora continua realizadas por ao
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RESUMEN IMPLEMENTACIN.
Determinar VISON, MISION, OBJETIVOS ESTRATEGICOS, POLITICA DE CALIDAD Disear el MAPA DE PROCESOS
VISION de la Empresa MISION de la Empresa POLTICA DE CALIDAD Objetivos 1. Objetivo A 2. Objetivo B 3. Objetivo C 4. Objetivo D
Gerente General Secretaria Comercio Exterior
Importaciones Exportaciones Marketing Gestin de la Calidad
MANUAL DE CALIDAD
MOF Y PERFILES
OBJETIVO ESTRATGICO
PROCESO
OBJETIVO ESPECIFICO
INDICADOR
META
Aumentar 50% Reducir a 0
RESPONSABLE
Gerente de Marketing y Ventas Gerente de Produccin
1. AUMENTAR EL NIVEL Proceso de comercializacin y Lograr ganar la mayor cantidad % de licitaciones ganadas de licitaciones DE SATISFACCION DE planificacin. Proceso de produccin. Cumplimiento de planes de Das de retrazo en la LOS CLIENTES produccin culminacin del plan de Proceso de despacho. 2. INCREMENTAR DE Planeamiento estratgico. Realizar todas las entregas a tiempo Cumplimiento de metas
produccin Das de retrazo en la entrega Reducir a 0 Gerente de Marketing y Ventas de pedidos Cantidad de metas 100% de metas cumplidas por Gerencia General Gerente de Marketing y Ventas
trazadas alcanzadas por periodo ao MANERA SOSTENIDA EL Proceso de comercializacin y Aumentar la cartera de clientes Cantidad de clientes nuevos Aumentar 20% VOLUMEN DE VENTAS planificacin. y posibles clientes. por ao Proceso de despacho. 3. DISMINUIR LA Procesos de adquisicin y mantenimiento de infraestructura. Proceso de almacenamiento. Proceso de produccin. Realizar todas las entregas a tiempo Mantener la capacidad de produccin al mximo Mantener el stock de productos actualizados Fabricacin sin reproceso
Das de retrazo en la entrega Reducir a 0 Gerente de Marketing y Ventas de pedidos Cumplimiento de Plan de Retrazo injustificado mximo Gerente de Produccin Mantenimiento 15 das Control de stocks fsico % de reproceso (5%) Mnimo 6 controles de veces Gerente de Logstica al ao Reducir al 2% Gerente de Produccin Gerencia General Representante de la Direccin
Establecimiento y Impulsar una cultura de mejora Nmero de auditorias internas Mnimo 2 realizadas por ao comunicacin de continua dentro de la responsabilidades y objetivos. organizacin Cantidad de no conformidades encontradas por auditoria interna Cantidad de charlas de mejora continua realizadas por ao
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SEGUNDA ETAPA
Documentacin del Sistema de Gestin. Implementacin de la documentacin. Revisin de la documentacin.
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DOCUMENTACIN.
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MANUAL DE CALIDAD
Requisito: Mapa de Procesos. Consiste en el desarrollo del Mapa de Procesos guardando relacin con la Norma ISO 9001. Debe ser aprobado por el Gerente General.
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PROCEDIMIENTO
Documento que contiene la descripcin de la ejecucin de algn Proceso. Incluye a los responsables de las actividades. Quin hace qu.
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PROCEDIMIENTO
Identificacin:
Nombre
PROCEDIMIENTO
Contiene:
Objetivo:
El resultado esperado del Proceso que se esta documentado Alcance: En qu rea o proceso se aplica. Definiciones: De trminos que sean usados dentro del Procedimiento. Referencias: Algn documento adicional necesario para su entendimiento
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PROCEDIMIENTO
Desarrollo: Descripcin del Proceso. Puede hacerse en prosa o usando diagramas de flujo. Registros: Los registros generados durante el Procedimiento.
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PROCEDIMIENTOS OBLIGATORIOS
Control de Documentos. Control de Registros. Manejo de Productos No Conformes. Auditorias Internas. Manejo de las Acciones Correctivas. Manejo de las Acciones Preventivas.
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PROCEDIMIENTOS ADICIONALES.
La documentacin del sistema de gestin de la calidad debe incluir: d) los documentos requeridos por la organizacin para la planificacin, operacin y control eficaz de sus procesos...
Incluir todo Procedimiento que sea necesario o cuya ausencia podra ocasionar un error.
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INSTRUCCIONES
Documentos cuyos contenidos estn dirigidos a la descripcin de tareas especificas mencionadas en los Procedimientos. Deben ser realizados por las personas involucradas en las tareas.
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INSTRUCCIONES
Identificacin:
Nombre
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REGISTROS (FORMATOS)
Documentos destinados a conservar la evidencia del cumplimiento de los Procedimientos. Deben estar orientados a la recoleccin de datos de los Procesos. Cuanto menos sean mejor.
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DOCUMENTACIN
ACTIVIDAD 1
ACTIVIDAD 7
ENTRADAS
SALIDAS
PROCESO
SALIDAS
ENTRADAS
ACTIVIDAD 2
ACTIVIDAD 3
ACTIVIDAD 5
ACTIVIDAD 4
ACTIVIDAD 6
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IMPLEMENTACIN
La documentacin debe ser difundida entre las personas involucradas en ella. El cumplimiento de lo documentado es obligatorio. Se realizan las correcciones necesarias durante esta etapa. La documentacin es acorde al Plan de Objetivos y Metas.
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TERCERA ETAPA
Revisin y Certificacin del Sistema de Gestin Implementado. Etapas:
Seleccin
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AUDITORIA INTERNA
Realizada despus del Curso respectivo. Realizada por personal de la organizacin. Primera evaluacin formal del Sistema.
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PRE-AUDITORIA DE CERTIFICACIN.
Auditoria llevada a cabo por el Certificador a fin de hacer una evaluacin preliminar del Sistema de Gestin establecido. Permite enfrentar al personal con el Auditor Externo. Es opcional pero recomendable.
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AUDITORIA DE CERTIFICACIN.
Acontecimiento final de la Implementacin. Toma 2 das aproximadamente. Es comn que sea realizada por mas de un auditor.
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