Cuestiones informticas en los archivos

Csar Salazar Vera

Abogado Fedatario Juramentado con Especializacin en informtica

Lima, 29 de Noviembre de 2007

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1) Ubicacin del tema

1.1) Informtica y archivos. 1.2) Relacin Informtica Archivstica:

Informtica como herramienta: Uso de la tecnologa informtica como herramienta de gestin del archivo. Informtica como objeto de tratamiento archivstico: Archivamiento de documentos electrnicos. Incluye el tema de las Microformas.

1.3) Adecuada ponderacin del tema del valor jurdico. 1.4) Interrelacin entre Informtica, Archivstica y Derecho. 1.5) Acercamiento objetivo.
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2) Concepto legal de Documento Electrnico

2.1) Concepto de documento
Definicin legal: Art. 234 CPC modificado por L 26612: Son documentos los escritos pblicos o privados, los impresos, fotocopias, facsmil o fax, planos, cuadros, dibujos, fotografas, radiografas, cintas cinematogrficas, microformas tanto en la modalidad de microfilm como en la modalidad de soportes informticos, y otras reproducciones de audio o video, la telemtica en general y dems objetos que recojan, contengan o representen algn hecho, o una actividad humana o su resultado.

2.2) Concepto de documento electrnico

Objeto para acreditar hechos que usa medios tecnolgicos basados en bits y cuya presentacin puede ser visual, auditiva, y transmisible telemticamente. Definicin del Art. 4 del DS 019-2002-JUS (Reglamento antiguo derogado de la Ley de Firmas y Certificados Digitales): Conjunto de datos basados en bits o impulsos electromagnticos, elaborados, generados, transmitidos, comunicados y archivados a travs de medios electrnicos, pticos o cualquier otro anlogo.

3) Clases de contenido

Imgenes: De documentos originales en papel. De documentos originalmente digitales. Sonido. Datos: COLD, de firma digital (ej:digest), etc. Software.

4) Caractersticas del documento electrnico

Complejidad (documentos compuestos, distribuidos, dinmicos) Fcilmente alterable. Fcilmente reproducible. Transmisible telemticamente. Duracin relativamente limitada. Susceptible de obsolescencia.

5) Documento electrnico de archivo

5.1) Documento de archivo:

Es el documento producido o recibido por una entidad en el ejercicio de las funciones propias de su fin. Caractersticas de los documentos de archivo:

Se producen uno a uno, natural y espontneamente. Con el tiempo constituyen series documentales.

Serie: Conjunto de documentos que tienen el mismo tipo documental o el mismo asunto y que por ello son tratados como una unidad. Ej: Planillas.

Son nicos e irreemplazables, o sea fuentes de informacin primaria.

5.2) Documento electrnico de archivo

Es el documento de archivo de naturaleza electrnica. Casos comunes en que hay que determinar si el documento electrnico es de archivo: e mail, documentos de procesadores de textos, bases de datos, pginas Web.
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6) Ventajas del documento electrnico

Ayuda a preservar los originales en papel (y cuando los sustituyen ahorran espacio). Brinda modelos directamente modificables (incluso se puede trabajar sobre una copia instantnea - ocr). Facilidad de acceso, reproduccin y distribucin (ilimitada e instantnea). Capacidad de informatizar los vnculos de los documentos entre s segn el caso (incluso por cada palabra). Capacidad de explotar al mximo la bsqueda de informacin
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7) Problemas del documento electrnico

Identificacin, localizacin, control. Compatibilidad de estndares. Complejidad del documento electrnico. Control de fiabilidad y autenticidad. Fiabilidad se basa en el contexto. Caso de las microformas p-d. (no hay fidelidad absoluta). Conservacin Del soporte: Duracin. Del contenido: Obsolescencia del HW y SW.
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8) Influencia del documento electrnico en los principios y prcticas archivsticas

Los principios archivsticos siguen vigentes.

Procedencia. Orden original.

La planificacin de la creacin de los documentos es crucial.

Posibilidad de identificar al documento original. Determinacin de metadatos para todo el ciclo de vida.
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Influencia en los procesos archivsticos.

Organizacin. Descripcin. Conservacin. Seleccin.

Servicio.

Centralizacin de los documentos. Valorizacin del documento. Identificacin de nuevas comunidades de usuarios.

Cuestiones generales:

Necesidad de estndares tecnolgicos. Anticiparse al hardware y al software. Rol del archivero.

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9) Valor legal del documento electrnico

9.1) Del documento electrnico en general.
- Tiene el valor probatorio que derive de su naturaleza.

9.2) De la microforma.
- Significado preciso. - Fe pblica sobre la igualdad con el original.
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10) Sistema de microformas

10.1) Objeto de regulacin.

10.2) Clases de microformas:

- Microfilm (desde papel o desde archivo digital) - Digital (desde papel o desde archivo digital)

10.3) Finalidad.
10.4) Valor legal fe pblica.

10.5) Requisitos: - Tcnicos

- Formales (autorizaciones, notario autorizado o fedatario juramentado)

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10.6) Principal legislacin:

- D.Leg. 681(p. 14-10-91) Dictan normas que regulan el uso de tecnologas avanzadas en materia de archivos de documentos e informacin tanto respecto a la elaborada en forma convencional cuanto la producida por procedimientos informticos en computadoras.

- DS 009-92-JUS (p. 27-06-92) Reglamento del D.Leg. 681. - Ley 26612 (p. 21-05-96) Modifica el D.Leg. 681 - D.Leg. 827 (p.05-06-96) Ampla los alcances del D.Leg. 681 a
las entidades pblicas a fin de modernizar el sistema de archivos oficiales.

- DS 001-2000-JUS (p. 26-03-00) Modifica y complementa el DS 00992-JUS.

- Ley 27323 (p. 23-07-00) Modifica las leyes orgnicas de CONASEV,

INEI, la ley del mercado de valores y el D.Leg. 681.
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Ley 28186 (p. 05-03-04) Precisa alcances del D. Leg. 681 respecto al plazo de conservacin de documentos originales relacionados con hechos que determinen tributacin.

Resolucin 0074-2005/CRT-INDECOPI (p. 22-09-05) Aprueba la 2da. versin de la Norma Tcnica Peruana NTP 392.0302:2005 sobre microformas en medios de archivo electrnico.

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11) Descripcin del proceso de micrograbacin

11.1) Papel a digital:
recepcin preparacin Acta Apertura- digitalizacin (incluyendo imgenes tcnicas) indizacin (puede complementarse con base de datos) Acta de Cierre grabacin / control de calidad en cada etapa. Acta de Conformidad.
Almacenamiento (en un ambiente seguro).

11.2) Digital a digital.

recepcin escaneo de imgenes tcnicas Acta de Apertura - (procesamiento del documento electrnico) escaneo de imgenes tcnicas Acta de Cierre firma digital grabacin / control de calidad en cada etapa. Acta de Conformidad. Almacenamiento (en un ambiente seguro).
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