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Direccin de Personas en la Organizacin

MANEJO Y GESTIN EL TIEMPO


Apropsito del caso JAVIER FERNNDEZ

Noviembre 2009

43 aos, Ingeniero mecnico, especialista en aire acondicionado, fundador y Director General de Climas Acondicionados

Cada vez me alcanza menos el tiempo, vivo apresurad o, siempre estoy

CASO JAVIER HERNNDEZ 0. Somos Gabriel Meja. 1. Qu compaa es F. C. E.? 2. Quin es Javier Hernndez? 3. Cules son los problemas de JF? 4. Por qu se presentan estos problemas en las personas? 5. Qu hacemos? 6. Cierre.

HECHOS CASO JAVIER HERNNDEZ Climas Acondicionados: Fundada EN 1975. Comercializadora de A. A. Clientes: hospitales, hoteles, edificios, personas naturales. 31 empleados Organigrama: D. Gral Jefe Adtivo / Jefe Ventas / Jefe Proyectos MENA Subcontratacin en grandes proyectos

Quin es JF
-Ing. Mecnico -43 aos -Fundador y Director Gral -Reconocimiento y prestigio en el medio

Qu sucede en la oficina de Javier Fernndez?

Qu sucede en la oficina de Javier Fernndez? -La secretaria no sabe de la cita del Dr. Javier Fernndez con el analista Eduardo Escudero -Javier Fernndez llega (con prisas) 1 hora tarde a la cita con el analista -Javier Fernndez no avisa de su desayuno: no lleva un orden de las citas: cit al analista a la hora que tena un desayuno con el jefe de proyectos (ingeniero Mena) -Javier retrasa la atencin de la secretaria (recados urgentes) por atender al analista.

Qu sucede en la oficina de JF? (II) -3 telfonos en su oficina -Contesta repetitivamente el telfono -En su directo entran llamadas rutinarias -Contradiccin en su prioridades -1 semana aplazando estudio de proyecto -Todo para l es urgente y no importante -Desperdicia el tiempo de los dems -No maneja agenda

Qu sucede en la oficina de JF? (III)


-Suena el telfono y Javier Fernndez responde: No es posible hoy, ser maana, pero yo le confirmar No delega -Suena el telfono y Javier Fernndez responde: Ahora no puedo Guadarrama, checa ms tarde esto conmigo, por favor Idem -Otra vez suena el telfono directo y Javier NO RESPONDE: Lo dejaremos sonar a ver si se cansan. -Javier autoriza a que el analista se quede observando todos sus movimientos desde el silln.

Qu sucede en la oficina de JF? (IV)


-JF llama a la secretaria: Cristi, que venga Guadarrama -JF retrasa de nuevo los recados urgente que la secretaria le ofrece: Los veremos ms tarde. -Cristi advierte a JF que hay dos proveedores que lo estn esperando desde las 9 am: Que esperen un rato ms. -Cristi ofrece caf a JF y este acepta: No muy cargada que ya tom dos en el desayuno. -JF pide a su secretaria las llamadas pendientes y que conteste el telfono.

Qu sucede en la oficina de JF? (V) -JF pide improvisada y verbalmente a la secretaria convocar una junta de ventas con Guadarrama y su gente -JF confunde el apellido del analista, y lo llama Espinosa en vez de Escudero -JF reconoce que terminando el da no ha logrado sacar adelante lo ms importante, un proyecto que necesita primero estudiar: Pero lo har hoy en la noche en mi casa. Pero como tiene que ir a un compromiso familiar, lo har maana: He venido diciendo esto desde hace una semana.

Cmo es Javier Fernndez? -desordenado -impuntual -no sabe el nombre de la persona con la que tiene la cita -interrumpe las conversaciones por atender el telfono -y qu ms?

Qu problema tiene JF? Cules son sus debilidades? Qu opinan de su oficina? Cmo ven su manejo del tiempo? Y el telfono? Y su manejo de la correspondencia? Tiene JF claros sus objetivos? Para qu est la secretaria? Cmo maneja sus reuniones? Cules son las prioridades de JF? Cmo maneja JF a sus visitantes?

1. Mal manejo del tiempo

Ladrones Externos
Excesivo flujo de papeles. Discos duros desordenados Carpetas de Outlook sin estructura Llamadas por Telfono. Visitantes inesperados. Reuniones. Fallas de comunicacin. Polticas y procedimientos que nos impiden actuar. Falta o Exceso de Informacin.

Soluciones a los ladrones externos


Al programar tu agenda
Concreta citas. Gerencia por proyectos. Ten una lista de tus actividades pendientes por realizar. Marca las actividades en (A) Importantes y Urgentes, (B) Importantes No Urgentes o (C) Urgentes No Importantes.

Al usar el telfono
Antes de llamar, planifica la conversacin. Filtra y agrupa las llamadas por hacer, trata de apartar un tiempo especfico para llamadas. Trata de acortar la parte social de la conversacin, ve directo al grano y permanece en l. Si la conversacin se extiende innecesariamente, busca excusas para cortarla. Establece periodos de tiempo donde no recibirs llamadas sino slo en casos de emergencia.

Soluciones a los ladrones externas


Con respecto a la correspondencia
Escribe menos, usa ms el telfono. Escribe respuestas a cartas y memos, anotando las respuestas al margen y envindolas de vuelta. Elimina palabras, frases y prrafos innecesarios. Piensa antes de escribir, planea lo que quieres expresar. Usa el estilo claro, conciso y orientado a hechos. Al escribir usa palabras sencillas. No revises una y otra vez en nombre de la perfeccin, cuando los beneficios son pocos o inexistentes.

Para manejar interrupciones y visitantes inesperados

Soluciones a los ladrones externos

Prev un tiempo diario para visitantes inesperados e interrupciones. No permitas que ciertos visitantes inesperados tomen asiento. Recibe a los visitantes fuera de tu oficina. No contribuyas a conversaciones innecesarias. Promueve citas en vez de permitir visitas inesperadas. Aprende a decir no, especialmente cuando te preguntan Tienes un minuto?

Frente al manejo de Reuniones


Desalienta las reuniones improductivas. Pregntate si la reunin es realmente necesaria. Una conversacin telefnica tendra el mismo efecto? Es necesaria mi presencia?. Fjate un lmite de tiempo y ajstate a l. Preprate para la reunin, resiste las interrupciones,

Ladrones Internos
Objetivos poco claros. Falta de planes concretos. Falta de prioridades. Dejar las cosas para despus. Intentar hacer muchas cosas a la misma vez. Falta de autodisciplina. No saber decir NO. Exceso de confianza. Falta de habilidad y conocimientos

Soluciones a los ladrones internos


Reflexin: Busca hacer examen de tus propios comportamientos Decisin: Una vez identifiques tus dificultades emprende cuanto antes la accin Disciplina: Mantente firme en tus decisiones sin perder de vista los beneficios que obtendrs mediante el cambio de tus comportamientos. Perseverancia: No te rindas hasta haber desarrollado nuevos hbitos de manejo del tiempo.

Planeacin de Objetivos y Asignacin de Prioridades


Tener los objetivos correctamente planteados y puestos por escrito y revisarlos peridicamente. Para planear de manera eficaz debemos:
Revisar las metas y establecer tareas diarias especficas. Determinar el tiempo que tomar realizar cada tarea. Anticipar los obstculos a los que nos enfrentaremos. Establecer un orden de prioridades para cada una de nuestras tareas. Organizar las tareas por orden de prioridad.

Cada hora empleada en planear ahorra en promedio tres o cuatro de la ejecucin

Planeacin de Objetivos y Asignacin de Prioridades


Es importante adquirir el hbito de iniciar cada jornada con un plan de tareas a realizar Cuidar ms la efectividad que la eficiencia Tener presente el principio del 80/20 Definir el problema antes que buscar soluciones Tener clara la diferencia entre lo Urgente y lo Importante. Emplear el tiempo efectivamente debe ser siempre el ideal pero nunca convertirse en una obsesin.

Qu entendemos por tiempo? Qu imagen podemos asociar con el tiempo?

Un cronmetro o un reloj?

Cada semana

168 horas
Depende de cada quien aprovecharlas de manera eficiente en el trabajo, en el hogar, en la vida cotidiana. Depende de cada uno controlar un uso equilibrado del tiempo entre las mltiples actividades: logro de los objetivos sin caer en el estrs.

Amas la vida? Entonces no malgastes el tiempo, porque ese es el material del que est hecha la vida. El tiempo es vida y la vida es tiempo. (Benjamin Franklin, 1706-1790)
AYER es un cheque cancelado. MAANA es un pagar. HOY es efectivo disponible.

Ms informacin: Family Business www.pepealamo.com

Muchas gracias!
Pablo lamo Hernndez pabloalamo@gmail.com

EDIME
Autopista Norte, Km. 21, Costado Occidental Bogot - Colombia Telfonos: (571) 861 4444 Fax: (571) 861 5628 Cel: 3124576171 www.inalde.edu.co