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Internet/Factura electrnica
Obligaciones legales
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FACTURA ELECTRNICA Informacin sin coste

1. VENTAJAS DE LA FACTURACIN ELECTRNICA 2. CONCEPTOS Y CLASES DE FIRMA ELECTRNICA 3. REQUISITOS LEGALES MNIMOS DE LA FACTURA ELECTRNICA 4. ELECCIN DEL CERTIFICADO ADECUADO 5. DIGITALIZACIN CERTIFICADA DE FACTURAS RECIBIDAS Y DOCUMENTOS SUSTITUTIVOS 6. OBLIGACIONES DEL DESTINATARIO EN LA CONSERVACIN DE LAS FACTURAS Y DOCUMENTOS SUSTITUTIVOS 7. OBLIGACIONES DEL EXPEDIDOR EN LA CONSERVACIN DE FACTURAS Y DOCUMENTOS SUSTITUTIVOS 8. OBLIGACIONES DE LOS ENCARGADOS DE LA FACTURACIN POR TERCEROS: OBLIBACIONES DE CONSERVACIN 9. EXPEDICIN Y CONSERVACIN DE FACTURAS Y DOCUMENTOS SUSTITUTIVOS FUERA DEL TERRITORIO ESPAOL 10. FACTURAS ELECTRNICAS RECIBIDAS DE TERCEROS PASES
DOCUMENTOS PARA LA GESTION DE MARCAS Y DOMINIOS Informacin de pago

11. RECOMENDACIONES PARA EMPRESAS PARA UNA IMPLEMENTACIN O AUDITORA DE LOS PROCESOS DE FACTURACIN ELECTRNICA
FACTURACIN ELECTRNICA
Informacin sin coste
1. VENTAJAS DE LA FACTURACIN ELECTRNICA
1. Deteccin rpida de la persona receptora 2. Acceso rpido a la informacin para la realizacin de los libros de IVA 3. Control de acciones errneas y comunicacin rpida de errores 4. Uso eficaz de los recursos financieros 5. Se ayuda a controlar y delimitar responsabilidades: Empleado, representante y apoderado 6. Posibilidad de evitar pagos no autorizados 7. Posibilidad de evitar errores de solicitud de compra 8. Practicidad de la hora de facturar a clientes internacionales
2. CONCEPTOS Y CLASES DE FIRMA ELECTRNICA
1. Justificante digital de la entrega de un bien o prestacin de servicio que afecta al emisor y al receptor: (Vendedor y comprador) 2. Al incorporar la firma digital, se garantiza integridad (no manipulable) y nivel de trazabilidad (seguimiento y automatizacin) 3. Judicialmente considerado documento vinculante y vlido medio de prueba de las operaciones firmadas digitalmente4 4. Se almacena en fichero de datos 5. Se firma con certificado digital que cifra el contenido y aado el sello digital Clases: *Firma electrnica avanzada: La firma electrnica avanzada es la firma electrnica que permite identificar al firmante y detectar cualquier cambio ulterior de los datos firmados, que est vinculada al firmante de manera nica y a los datos a que se refiere y que ha sido creada por medios que el firmante puede mantener bajo su exclusivo control *Firma electrnica reconocida o tambin denominada cualificada: Se considera firma electrnica reconocida la firma electrnica avanzada basada en un certificado reconocido y generada mediante un dispositivo seguro de creacin de firma
3. REQUISITOS LEGALES MNIMOS DE LA FACTURA ELECTRNICA
- Nmero de la factura y, en su caso, serie. Las series implican identificar la facturacin prestada por terceros - Fecha de expedicin - Nombre, apellido y razn social - Nmero de Identificacin Fiscal: (Directiva 2001/115/CE) Letras ES antes del CIF - Domicilio fsico de los obligados tributarios - Descripcin de las operaciones y sealando de forma destacada: Fecha de entrega o prestacin del servicio - Aportando y conservando el albarn si es el caso: (Mismas obligaciones que en factura) - Tipo o tipos impositivos aplicables a las operaciones - La cuota repercutida
4. ELECCIN DEL CERTIFICADO ADECUADO (1/4)
PARA QU? - Por si existen personas AUTORIZADAS A PAGAR, que puedan realizar PAGOS NO AUTORIZADOS (Responsables de compras, personal administrativo, gestores, apoderados, socio administrador etc) - Por si es necesario demostrar quin efectu un pago no autorizado sin haberse transferido las claves de uso - Para determinar el momento exacto en que se pag una factura electrnicamente
- Para DELIMITAR RESPONSABILIDADES tanto a nivel OPERATIVO, FUNCIONAL Y/O LEGALES

- Para certificar la seguridad de un servidor
TIPOLOGAS: 1. Certificado de Pertenencia a empresa - El titular se deber identificar como trabajador perteneciente a una empresa. - Utilizado generalmente para los procesos de autenticacin y acceso a los sistemas de informacin de la empresa. - Este tipo de certificad puede disponer de atribuciones para uso interno en la empresa 2. Certificado de Representante - Su titular acta en nombre de la empresa (Administradores o apoderados generales o con atribuciones especiales) - Utilizado generalmente por los de tipo de representacin voluntario (Servicios de facturacin para terceros
3. Certificado de Apoderado
- El titular se identificar como representante voluntario, apoderado general o con atribuciones especiales, aportando o el Certificado del Registro Mercantil o la Escritura de constitucin de la entidad y nombramiento.
TIPOLOGAS: 3- Certificado de Persona jurdica - Emitido a favor de una entidad jurdica para las relaciones que mantenga la persona jurdica con las Administraciones pblicas o en la contratacin de bienes o servicios, que sean propios o concernientes a su actividad. - Lo solicita: Los administradores de la entidad o por representacin voluntaria ( los apoderados generales o especiales) - Como prevencin se recomienda no utilizarse para los procesos de facturacin
4- Certificados de Facturacin electrnica

- Su titular tendr la atribucin exclusiva de facturacin electrnica 5- Certificado de servidor seguro - Utilizado para identificar una sede electrnica, perteneciente a una entidad (previene la suplantacin de identidad y garantiza la confidencialidad de las comunicaciones entre el cliente y el servidor). - No previene las posibles intercepciones por parte del cliente.
TIPOLOGAS: 6- Certificado de firma de cdigo -Garantiza la identidad del autor y la integridad de contenido de una aplicacin informtica, utilizado generalmente para firmar cdigo ejecutable. 7- Certificado de sello de empresa - Para realizar firmas desatendidas de forma automtica, dotando de garanta de autenticidad e integridad a los documentos ante terceros sobre los que se aplica dentro de una empresa. (Servicios de certificacin digitalizada, recibos electrnicos, evidencias electrnicas del sistema) 8- Certificado de sello de tiempo - Realizado, por Autoridades de Sellado de Tiempo en los que se requiera constancia del momento exacto en el tiempo en el cual tuvo lugar un acto. - Permite reducir la posibilidad de fraude
5. DIGITALIZACIN CERTIFICADA DE FACTURAS RECIBIDAS
- Se admite la certificacin digitalizada de las facturas utilizando un software de digitalizacin certificado - Debe garantizar la obtencin de una imagen fiel e ntegra de cada documento digitalizado y firmada electrnicamente en base a un certificado electrnico instalado en el sistema de digitalizacin e invocado por el software de digitalizacin
certificada
- El certificado corresponder: - Al obligado tributario cuando la digitalizacin certificada la realice l mismo o - Al prestador de servicios de digitalizacin. garantizando la fidelidad del proceso de digitalizacin certificada.
- El software de certificacin debe ser homologado por el Departamento de Informtica Tributaria de la AEAT.
6. OBLIGACIONES DEL DESTINATATARIO EN LA CONSERVACIN DE LAS FACTURAS

- Plazo de conservacin: 5 aos Segn la ley General Tributaria, los documentos que se refiere el artculo 19.1 del Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturacin. - Verificar la firma reconocida y la validez de los certificados para advertir si estn caducados, revocados o suspendidos en el momento de la expedicin - Como se realiza la conservacin?: En el formato y soporte original en las que fueron remitidas.
- Formatos admitidos:
Mismo formato de remisin junto con los medios que garanticen su autenticidad de origen e integridad del contenido. De forma impresa en papel, despus de verificada la firma, podrn realizar dicha conversin de soporte mediante la correspondiente opcin de software que permita la impresin a papel, junto a los contenidos del documento, de dos conjuntos de cdigos PDF-417 - Garantizar su legibilidad y disponibilidad para las actuaciones de control fiscal.
7. OBLIGACIONES DEL EXPEDIDOR EN LA CONSERVACIN DE LAS FACTURAS

- Plazo de conservacin: 5 aos Segn la ley General Tributaria, los documentos que se refiere el artculo 19.1 del Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturacin. - Persona que realiza la conservacin: El propio obligado tributario o un tercero, actuando este ltimo en nombre y por cuenta del primero, con quien deber tener el correspondiente acuerdo de prestacin de servicios. - Qu se entiende por copia: Un fichero idntico al original. Cuando el original haya sido firmado electrnicamente, la copia se refiere al fichero firmado y deber indicarse copia preferible junto a un cdigo de verificacin de copia. - Es necesario guardar la matriz de una factura? Si - Accesibilidad y custodia: Con acceso completo de consulta durante el plazo de prescripcin segn la Ley General Tributaria y disponible para las actuaciones de control fiscal.
8. OBLIGACIONES DE LOS ENCARGADOS EN LA FACTURACIN POR TERCEROS : CONSERVACIN

- Disponibilidad: Debern estar disponibles y custodiados, con acceso completo de consulta y disponible para las actuaciones de control fiscal. - Cumplimiento de: Las obligaciones de conservacin anteriormente mencionadas - Disponer de: Aplicaciones informticas que gestionen un repositorio de facturas y documentos sustitutivos emitidos o recibidos, junto con la firma electrnica generada o verificada proporcionando un cdigo de autenticacin de mensajes asociado a cada documento. Este cdigo permitir el acceso al documento asociado existente en el repositorio y garantizar, al que accede, que cumple con los requisitos contemplados en esta Orden. - Validez del documento impreso a papel con cdigo de autenticacin de mensajes: Siempre que se mantenga el mencionado repositorio en que se encuentra el documento y su firma electrnica, exista un mecanismo de verificacin de la firma en el mismo y se pueda acceder de forma completa al documento mediante dicho cdigo electrnico de autenticacin.
9. EXPEDICIN Y CONSERVACIN DE FACTURAS FUERA DEL TERRITORIO ESPAOL

- Cmo se realiza? Mediante el uso de medios electrnicos que garanticen el acceso completo al sistema informtico de almacenamiento remoto y sin demora injustificada. - Se pueden almacenar facturas fuera del territorio espaol? No, cuando los documentos estn en soporte papel. - Cabe la conversin en terceros pases no perteneciente a la UE? Cuando la conservacin sea realizada de forma directa por el propio obligado tributario previa comunicacin a la Agencia Estatal de Administracin Tributaria, pudiendo requerir la Administracin tributaria compromiso escrito de la Administracin fiscal donde reside el sistema de datos remoto de colaboracin. OBLIGACION FORMAL Las aplicaciones informticas utilizadas por el contribuyente en la generacin de los datos debern disponer de la adecuada funcionalidad de exportacin de datos que garantice, en su caso, su importacin por otros sistemas y aplicaciones informticas distintas a las utilizadas por el contribuyente en el momento de su generacin y que sean accesibles en el mercado en el momento en que la Administracin tributaria necesite comprobar los datos del contribuyente.
10. FACTURAS ELECTRNICAS RECIBIDAS DE TERCEROS PASES

Debe cumplirse entre otros que sea expedido por una autoridad de servicios de certificacin sea residente en algn de los pases de la Unin Europea: -Que el certificado indique en su propio contenido que se trata de un certificado cualificado o reconocido segn Directiva 1999/93/CE, del Parlamento Europeo y del Consejo, de 13 de Diciembre de 1999 -Que la entidad de certificacin expedidora sea residente en algn pas de la Unin Europea -Que se halle inscrita en algn registro pblico controlado por la autoridad competente del Estado miembro en materia de firma electrnica o por una autoridad competente en materia de control fiscal de dicho pas, en materia de IVA (VAT) o Impuestos directos. Los certificados expedidos por una autoridad de servicios de certificacin no residentes en alguno de los pases de la Unin europea, deber cumplir: 1 Los requisitos establecidos en la Directiva 1999/93/CE, del Parlamento Europeo y del Consejo, de 13 de Diciembre de 1999 2 Que un proveedor de servicios de certificacin establecido y reconocido en la Unin Europea, avale el certificado. 3 Que el certificado o el proveedor de servicios de certificacin estn reconocidos en virtud de un acuerdo bilateral o multilateral entre la Unin Europea y terceros Pases u organizaciones internacionales. 4 El destinatario de la factura electrnica deber disponer del software de verificacin de firma y del procedimiento que le permita comprobar la validez de los certificados extranjeros
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Recomendaciones para empresas, para una implementacin o auditora de los procesos de facturacin electrnica
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2. CONCEPTOS Y CLASES DE FIRMA ELECTRNICA

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4. ELECCIN DEL CERTIFICADO ADECUADO (1/4)

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4. ELECCIN DEL CERTIFICADO ADECUADO (2/4)

4. ELECCIN DEL CERTIFICADO ADECUADO (3/4)

4- Certificados de Facturacin electrnica

4. ELECCIN DEL CERTIFICADO ADECUADO (4/4)

5. DIGITALIZACIN CERTIFICADA DE FACTURAS RECIBIDAS

6. OBLIGACIONES DEL DESTINATATARIO EN LA CONSERVACIN DE LAS FACTURAS

7. OBLIGACIONES DEL EXPEDIDOR EN LA CONSERVACIN DE LAS FACTURAS

8. OBLIGACIONES DE LOS ENCARGADOS EN LA FACTURACIN POR TERCEROS : CONSERVACIN

9. EXPEDICIN Y CONSERVACIN DE FACTURAS FUERA DEL TERRITORIO ESPAOL

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