AGENDA

I. Gerencia de la Comunicacin organizacional aplicada a la organizacin de Eventos Corporativos: Comunicacin Organizacional. Identidad Corporativa. Imagen Corporativa. Planificacin Estratgica aplicada.

II. Pblicos-meta de los Eventos Corporativos: Pblicos Internos y Externos de la empresa.

III. Los eventos como Estrategias Empresariales. IV. Etapas para la organizacin de un evento Corporativo: Planificacin del evento. Marketing de eventos. Produccin del evento. Post-produccin del evento.

V. Clasificacin de los Eventos segn su naturaleza:

Eventos Corporativos. Eventos Comerciales. Eventos Acadmicos y Capacitacin. VI. Gestin del ceremonial y el protocolo en la organizacin de los eventos: Ceremonial y Protocolo Empresarial.

La Comunicacin (esquema tradicional)

B/R
M

Tx

Md

Rx

COMUNICACIN (nuevo esquema)

No somos simples transmisores, ni simples receptores de datos

Lo que se capta es mucho ms que el simple mensaje Adems del contenido interviene la forma particular en que la audiencia lee el mensaje (valores y creencias) El contexto influye de manera determinante

Un proceso de comunicacin en esencia es interrelacin, intercambio mediado

Toda conducta es comunicacin

Es imposible no comportarse

Si toda conducta es interaccin, la conducta es mensaje. La conducta es comunicacin.

La comunicacin no slo tiene lugar cuando es intencional

Una comunicacin transmite informacin e impone conductas

COMUNICACIN ORGANIZACIONAL

clientes

Accionistas Junta Directiva Empleados

Comunidad

ONG

Gobierno

Medios de comunicacin

Publicidad Institucional

Comunicacin Externa

COMUNICACIN ORGANIZACIONAL

Comunicacin Interna Relaciones Pblicas

Publicidad

Conjunto de smbolos

Valores Compartidos

IDENTIDAD CORPORATIVA

Elementos que la identifican

Rasgos que la diferencian

Visin Identidad Visual

Proyecto Empresarial

Misin

Factores de la Identidad Corporativa

Comportamiento Corporativo Cultura Corporativa Comunicaciones Corporativas

IDENTIDAD VISUAL MONACA

 Estado de opinin que resume la percepcin Empresa sin maquillaje y con soporte estructural

de los pblicos de la organizacin. La idea global sobre sus productos, sus actividades , sus conductas.

IMAGEN CORPORATIVA

Estructura mental que se forman los publicos sobre la organizacin. Imagen de Marca: Significado que los pblicos asocian con un determinado producto, servicio.

Coherencia entre lo que se dice y lo que se hace

Es un nombre comercial, por el cual una empresa comercializa, personaliza o ampara sus productos o servicios.

(Buena Imagen Slida BIS)

POSICIONAMIENTO REPUTACIN CREDIBILIDAD AUTO-ESTIMA MAYORES OPORTUNIDADES.

Que se va ha hacer ?

En cuanto tiempo?

Para que?

Donde?

PLAN ESTRATEGICO

Cmo ?

Cundo? Con que medios?

Quienes?

Proceso sistemtico gerencial. Alinea las metas y recursos de la organizacin con sus oportunidades de mercadeo.

Anlisis de los factores externos. Confrontacin con las capacidades propias de la organizacin.

Desarrollo e implementacin de planes para alcanzar objetivos.

PLANIFICACIN ESTRATGICA APLICADA

Lograr que los pblicos tengan una Imagen Corporativa favorable hacia la empresa. Entender la Imagen Corporativa como medio para el logro de los objetivos empresariales. Desarrollo de un Plan Estratgico de Imagen Corporativa

Empezar por la propia casa.

Qu es? Cmo lo hace? Qu hace?

LOS PUBLICOS-META Stakeholder

Clientes potenciales
Grupos Religiosos

Accionistas Junta Directiva Clientes Empleados

Comunidad

Proveedores

ONG

Gobierno
Distribuidores

Medios de comunicacin

Cmo determinar los pblicos de una organizacin?

Datos socio-demogrficos

Hbitos de Informacin

Acceso y actitud hacia los medios Del BTL Estilo de Vida Creencias y Actitudes Intereses personales

Apego hacia la empresa

Grupos de referencia

Claridad de los objetivos.

ESTRATEGIA Son acciones organizadas, en forma de plan maestro que define el camino donde centrar los esfuerzos para el logro de los objetivos. Incluye planificacin, direccin, ejecucin, seguimiento y evaluacin.

Destaca por su creatividad.

Es adaptable, comprensible y de fcil implementacin.

Es organizada.

Debe poseer contundencia.

Debe ser medible.

Son acontecimientos que buscan conseguir un objetivo a la vista de clientes, colaboradores y empleados.

Es un acto que sirve a la empresa para presentar o potenciar un determinado producto, servicio o una determinada marca, o para poder dar a sus clientes la oportunidad de un acercamiento directo a su empresa.

Las decisiones deben ser tomadas SIEMPRE, desde el punto de vista del invitado

Expone a la empresa porque el publico la ve, la escucha y esta presente

En un evento TODO COMUNICA

Es una HERRAMIENTA ESTRATEGICA de proyeccin de la Imagen Corporativa de la Empresa

PLANIFICACIN DEL EVENTO

Determinar del concepto del Evento: Tipo del evento. Presupuesto asignado para el evento. Pblico al que va dirigido. Objetivos que se persiguen. Imagen del evento. Definicin de las estrategias de promocin y mercadeo del evento. Conformar el Comit de Eventos Definir el nivel de responsabilidades de cada participante. Definir la fecha del evento: El da, la hora y la duracin adecuada. Anlisis de los factores externos: Disponibilidad del lugar, de acuerdo a las necesidades del evento. Disponibilidad de agenda de los ponentes o talento. Coincidencia d al fecha con otros eventos importantes.

Definicin del lugar: Presupuesto asignado al evento. Definicin de la conveniencia de las instalaciones segn las necesidades del evento. El numero de asistentes (mejor apretaditos que vacos). Determinacin del tipo de sala de acuerdo al tipo de presentacin a utilizar. Servicios de catering disponibles. Disponibilidad de medios tcnicos y audiovisuales a utilizar. Acceso de transporte y estacionamiento al sitio. La Agenda del evento: Representa un guin maestro del evento. Debe ser concebida como un plan logstico. Debe plasmar los tiempos, ponentes y contenidos. Debe contener los datos de los participantes y los detalles logsticos de inscripcin, salida, direccin, entre otros.

Definir los materiales: Documentos de apoyo: Copias de presentaciones. Copias de las ponencias. Materiales de marketing. Regalos publicitarios. Hojas promocionales. Materiales de papelera, libretas, bolgrafos, lpices. Todo el material debe estar en concordancia con la imagen del evento

El marketing de los Eventos

Los retos de asistencia son tres: Lograr que el pblico objetivo se entere y se interese. Conseguir que se inscriban y lo anoten en sus agendas. Lograr que efectivamente asistan. Los Mecanismos para garantizar la Convocatoria son: Invitacin o carta que contenga mensaje clave y/o slogan del evento. E-mail de invitacin.

Llamadas telefnicas.
La pagina Web.

PRODUCCION O LOGISTICA DEL EVENTO

Cada DETALLE representa el xito de los eventos. La recepcin y la entrega de material: Tener una lista con los nombres y cargos de los invitados. Instalar una mesa de recepcin u hospitalidad, para dar informacin y controlar la asistencia. Personal de protocolo y/o Bienvenida, que salude a los invitados y se encargue de entregarle los materiales.

Preveer la utilizacin de tarjetas de identificacin de cada participante (eventos pequeos).

Colocar una urna para colocar las tarjetas de presentacin. Tener una persona del equipo o de protocolo designada para atender a los invitados VIP.

El maestro de Ceremonia: Es el responsable de la presentacin de los ponentes, el discurso de bienvenida y despedida y la difusin de cualquier detalle tcnico del evento.

La persona designada debe tener cualidades especiales, debe tener un tono de voz ameno.
Se recomienda que este papel no lo ejerza directamente el organizador del evento. Montaje del Evento:

Supervisin del montaje de servicios:

Catering Decoracin. Talento.

Materiales audiovisuales y tcnicos.

Supervisin constante del desarrollo del evento. Reuniones de evaluacin del equipo. (para eventos de varios das)

Clausura del Evento: El maestro de ceremonia debe agradecer la asistencia de los invitados. Se debe tener preparado algn mecanismo para evaluar la opinin de los invitados. Debe ser absolutamente OPCIONAL la completacin de este instrumento. Es necesario realizar una reunin final con el equipo, para agradece a cada uno y si fuese posible de forma personalizada su trabajo en el evento.

POST-PRODUCCION DEL EVENTO

El da despus del evento Seguimiento oportuno: Comprobar la lista de asistentes, los invitados que finalmente asistieron. Agradecer la asistencia con un e-mail. Ofrecer un link para descargas presentaciones o incluso fotos del evento. Contactar a los no show, enviando un e-mail ofrecindoles a travs de un link de la pagina Web de la empresa un resumen del evento. Elaborar una relacin de los costos asociados al evento, para medir el retorno de la inversin. Seguimientos de las nuevas oportunidades generadas por el evento: Nuevos negocios. Aumento de ventas. Nuevos patrocinantes. Mejoras del clima organizacional Seguimiento de las reseas en los medios de comunicacin.

TIPO DE EVENTOS

OBJETIVOS
Persiguen el cumplimiento de

objetivos corporativos.
Motivar al personal.

Eventos Corporativos

Formar equipos con sentido de pertenencia. Hacer anuncios y reconocimientos Conmemorar aniversarios. Dar a conocer nuevos productos.

TIPO DE EVENTOS

PBLICOS
Empleados. Clientes. Proveedores. Fuerza de venta. Todos los stakeholder de la empresa en general.

Eventos Corporativos

TIPO DE EVENTOS

CLASIFICACIN
Almuerzos de trabajo. Aniversarios. Cenas de Gala. Charlas. Conferencias. Congresos. Desayunos de trabajo. Entrega de premios. Seminarios.

Eventos Corporativos

TIPO DE EVENTOS

OBJETIVOS
Busca que los asistentes vuelvan a sus casas con conocimientos que no tenan.

PBLICOS

CLASIFICACIN

Eventos Acadmicos y Capacitacin

Profundizar conocimientos previos sobre un tema en especifico.

Estudiantes.
Empleados. Personal Gerencial. Personal Docente. Especialistas.

Charlas. Conferencia. Disertacin. Curso. Cursillo. Taller. Seminario. Coloquio. Mesa redonda. Panel. Foro. Encuentro. Simposio. Congreso. Ciclo. Jornada.

TIPO DE EVENTOS

OBJETIVOS

PBLICOS

CLASIFICACIN

Eventos Comerciales

Son acontecimientos cuyos objetivos van desde la presentacin de un producto o servicio, hasta la premiacin e incentivo a los fuerzas de ventas y comercializacin de una empresa.

TIPO DE EVENTOS

OBJETIVOS

PBLICOS Fuerza de ventas.

CLASIFICACIN

Eventos Comerciales

Clientes y potenciales clientes. Accionistas.

TIPO DE EVENTOS

OBJETIVOS

PBLICOS

CLASIFICACIN Convecciones.

Eventos Comerciales

Presentacin comercial. Lanzamientos de nuevos productos. Incentivos viajes. Exposiciones ferias. y

Congreso - Gran Reunin de interesados en un

rea temtica

P L E N A R I A S

EVENTOS DE APOYO

CONFERENCIAS

EXPOSICIN

Tours y Eventos Sociales

Simposio

EXPERTOS
Moderador

Auditorio

Mesa Redonda
-Ideas en conflictoM

ESPECIALISTAS

Participantes

Curso Profundizar conocimientosInstructor

Taller Habilidades y destrezasInstructor

Panel Anlisis de Problemas1 2 3 4 5

ESPECIALISTAS
M

Participantes

Asamblea

Los que pertenecen a una organizacin se renen, previa convocatoria.

Festival

Presentaciones Shows

Espectculos
Concursos Promociones

Feria
Mercadeo de bienes y servicios, en ambiente promocional.

Exhibiciones

Eleccin Reina

Fiestas Tradicionales

Mercadeo

Gastronoma

Espectculos

Seminario
PLENARIA

Presidium
Moderador
Participante s

Jornada
-Anlisis de temas laborales y profesionales1 2 3 4 5

PONENTES
Moderador

Participantes

Foro -Participacin interactivaE C = Coordinador E = Experto S = Secretario A = Asesor O = Observador C S

A O

Ceremonial y Protocolo

Cdigo que regula la interaccin entre las personas

Orden y el respeto a la jerarqua

La base fundamental es la educacin

El Protocolo es un arte que debe entenderse como virtud, debido a que tiene que ver con la manera de comportarse las personas. Es el arte de hacer las cosas que hay que hacer de una manera perfecta y natural.

La etiqueta Social se basa en el concepto de las damas primero.

La Etiqueta Social y la Etiqueta Empresarial

La etiqueta empresarial se basa en la jerarqua y el poder.