ALMACENAMIENTO CONTROL Y GESTION DE INVENTARIOS

PROGRAMA DE FORMACION COMPLEMENTARIA FUNDACION MANOS PROVIDENTES SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA 2012-1

ALMACENAMIENTO DE MERCANCIAS
UBICACIN DE LOS OBJETOS EN LOS DIFRENTES ESPACIOS ASIGNADOS POR EL SISTEMA Y TECNICA DE ALMACENAMIENTO.

1. LA LOGISTICA Y LA CADENA DE ABASTECIMIENTO

1.1. La

logstica y el almacenamiento

La logstica se ha convertido en una herramienta estratgica de competitividad y productividad de las organizaciones. Para muchos negocios es una disciplina nueva, si se compara con otros campos como el mercadeo, la produccin y las finanzas. A pesar de que el concepto de logstica es nuevo para algunas empresas, muchas de las actividades logsticas se han desarrollado hace varias dcadas, entre ellas compras, almacenamiento, inventarios, transporte y distribucin.

La logstica inicia desde el proceso de la cadena de abastecimiento que planea, lleva a cabo y controla el flujo y almacenamiento eficiente y efectivo de bienes y servicios, as como la informacin relacionada desde el punto de origen hasta el punto de consumo.
La cadena de abastecimiento, se define como la integracin y coordinacin de todas las actividades, mediante el mejoramiento de las relaciones de suministro para alcanzar una ventaja competitiva sustentable La cadena de abastecimiento integra las funciones del proveedor, fabricante, cliente, distribuidor y el detallista para llevar a cabo un proceso productivo mediante la informacin, y el movimiento y flujo de recursos y/o bienes como se presenta en el grafico que veremos a continuacin.

QUIENES PARTICIPAN EN LA CADENA DE SUMIMNISTRO?

Los principales actores en una cadena de abastecimiento son los siguientes:

Proveedores

Fabricantes
Distribuidores

Detallistas
Consumidores

Enfoque de la Logstica
En un entorno globalizado y frente a la necesidad de colocar, en tiempos menores en reabastecimiento y distribucin y en forma efectiva, los productos y servicios en manos de los clientes y los consumidores, la logstica hace parte de la estrategia de la gestin de las organizaciones y es considerada como una variable esencial en el proceso de generacin de valor y en la estrategia de penetracin y captacin de nuevos mercados y canales de distribucin. La logstica ha dejado ser percibida como un concepto restringido dentro de las organizaciones, para pasar a ser un rea estratgica para la generacin de valor agregado al consumidor y al accionista. La jerarqua de la logstica dentro de las organizaciones, en los noventa ha cambiado, debido a los esfuerzos de racionalizacin en reas tradicionales como produccin, mercade, calidad, han tenido muchos cambios en las organizaciones en los ultimas dcadas.

La logstica es la integracin y sincronizacin de los procesos y flujo de materiales de informacin desde el proveedor hasta el consumidor final . Cuando se tiene un enfoque logstico es importante definir un sistema logstico en las organizaciones y una planeacin estratgica que integre todas las funciones del orden interno y externo de la cadena de abastecimiento. A travs del proceso logstico intervienen varias actividades de logstica, esto ha influido en el crecimiento del comercio mundial, ha expandido el tamao y la complejidad de las operaciones logsticas. La logstica aade valor al proceso de la cadena de abastecimiento. Las empresas que tienen capacidad logstica logran obtener menores costes, respuestas oportunas, menores tiempos un servicio optimo, generacin de valor, confiabilidad en el servicio.

El ALMACENAMIENTO
Es una de las actividades de la logstica realizado por diferentes empresas, desde que adquieren las materias primas y pasan por los procesos de transformacin y distribucin para finalmente llegar al consumidor final. Lo que busca es optimizar espacios, tiempos, costos, integrar, flexibilizar los procesos y garantizar la calidad de los productos. El almacenamiento incluye diversas funciones logsticas como configuracin de almacenes, diseo de sistemas de almacenamiento, la ubicacin de los productos, conservacin de los productos y el manejo de los inventarios, determinacin de espacios y distribucin de las existencias. Es importante diferenciar almacenamiento, almacn y almacenar.

ALMACENAMIENTO: es parte de un sistema logstico de toda la empresa, donde se almacenan mercancas entre el punto de origen y el punto de consumo, a su ves el lugar donde se provee informacin del estado, condicin, y disposicin de los tems almacenados.
ALMACEN: es el lugar o espacio fsico para mantener o guardar las materias primas, el producto semiterminados o el producto terminado a la espera de su despacho. Donde se manejan polticas de inventarios, informacin, con el fin de dar respuestas a las diferentes unidades de negocio o procesos y clientes. ALMACENAR: es el conjunto de actividades que se realizan para guardar y conservar artculos en condiciones optimas para su utilizacin hasta que son requeridos por el usuario o cliente final.

1.2. TIPOS DE ALMACENES

La gran variedad de tipos de productos dificulta normalmente el sistema de almacenamiento de materias primas, por lo que es conveniente idear este tipo de almacenes con una gran flexibilidad de colocacin y con instalaciones variables que permitan adaptarse a los cambios constantes y la dinmica del mercado en la cadena de abastecimiento y las tecnologas de la informacin.
Se exige hoy en da dar respuestas rpidas en los tiempos establecidos, los almacenes o centros de distribucin (CEDIS), operadores logsticos, deben tener estrategias, tcnicas y mtodos adecuados de gestin para dar respuesta a las siguientes funciones: Realizar mas transacciones y mas pequeas Manipular y almacenar mas artculos Manejar altas rotaciones de inventarios

 Proveer mas productos y servicios a la medida Ofrecer mas servicios de valor agregado Dar respuesta en menor tiempo para procesar pedidos Entregar despachos certificados Informar sobre la entrada y control de existencia de los inventarios Controlar las materias primas sobre las entradas y salidas y el stock de las materias primas Manejar sistemas de informacin on-line Reducir costos Garantizar la calidad de los productos Mantener los niveles de inventarios previstos de materiales y mercancas al mnimo costo Lograr que el movimiento de productos a lo largo de todo el proceso sea eficiente Controlar perfectamente los inventarios, la facturacin y los pedidos Manejar tiempos de entrega mas corto.

Los tipos de almacenes se definen de acuerdo con las estrategias de logstica, de produccin y de mercadeo y el proceso del producto; entre ellos tenemos:

1. Los almacenes que guardan accesorios y materias primas cerca de su punto de ingreso al proceso de produccin o transformacin.
2. Los almacenes de trabajo en proceso que guardan productos y ensambles parcialmente terminados, en diversos puntos, a lo largo de una lnea de produccin o ensamble. 3. Los almacenes de productos terminados que guardan existencias con el fin de amortiguar desfases entre los ritmos de la produccin y la demanda. 4. Los CEDIS, que acumulan y consolidan los productos provenientes de varios puntos de manufactura para luego, hacer un solo envi a clientes comunes.

5. Los almacenes locales que estn distribuidos en el territorio nacional con el fin de acortar las distancias de transporte, y as permitir dar respuesta rpida a la demanda de los clientes. Con frecuencia, alistan un solo articulo, y puede ser enviado al cliente todos los das.
1.3. CLASIFICACION DE LOS ALMACENES ALMACEN CENTRAL

Se encuentra en la proximidades de las propias fabricas de las empresas o en zonas de concentracin geogrfica. Permiten una gran capacidad de reaccin a las necesidades del mercado, reduccin de tiempos en los plazos de entregas, una mejora en la calidad del servicio as como un control diario de los stocks.

 ALMACEN REGULADOR

Se encuentra en las proximidades de las propias fabricas de las empresas o en zonas de concentracin geogrfica. Permiten una gran capacidad de reaccin a las necesidades del mercado, reduccin de tiempos en el plazo de entregas, una mejora en la calidad de servicio as como un control diario de stock.
ALMACEN TRANSIT POINT

Son almacenes situados en zonas de importancia estratgica, con un mnimo de stock de seguridad para poder complementar y servir los pedidos de urgencia. Como inconvenientes presentan las posibilidad de roturas de stock de seguridad.

ALMACENES CROSS-DOCKING

Son almacenes situados estratgicamente, que trabajan sin stocks, donde se realiza recepcin, verificacin y distribucin fsica inmediata de los pedidos. Presentan el inconveniente de no poder servir los pedidos urgentes, por no tener stock.
OPERADORES LOGISTICOS

Realizan la funcin de prestar servicios de almacenamiento, distribucin y transporte a travs de medios tcnicos, tecnolgicos y sistemas que integran los flujos de productos y de informacin en todas sus fases. Lo que quiere decir que esta especializado en la gestin de aprovisionamiento, almacenamiento, transporte y distribucin final al cliente.

1.4. ZONAS DE UN ALMACEN

La recepcin: es un conjunto de las siguientes actividades:

1. Recibir los pedidos de acuerdo con las solicitudes y la programacin de recibos. 2. Verificar e inspeccionar la cantidad y la calidad de dichos materiales o productos. 3. Clasificar y distribuir las mercancas para su almacenamiento dentro del mismo almacn, o para otras dependencias de la compaa que los pudiera necesitar. El acomodo: es el acto de poner la mercanca en el sitio o zona asignada de almacenamiento. Incluye el manejo de materiales, la verificacin del sitio y las actividades de ubicacin del producto.

 Almacenaje: es guardar fsicamente la mercanca y conservar los artculos en condiciones optimas; en espera para la demanda requerida por el usuario o proceso. El mtodo de almacenamiento depende del tamao y de la cantidad de artculos en inventario y de las caractersticas de manejo del producto o su empaque. La preparacin de los pedidos: es el proceso de remover los artculos del almacenamiento para satisfacer una demanda especifica. Este es el servicio bsico que presta un almacn a sus clientes es la funcin que determina la mayora de los diseos de los almacenes.

La clasificacin: se realiza en el almacn cuando se reciben productos a granel de un proveedor que luego se empacan individualmente, en cantidades comercializables o en combinacin con otras piezas, para formar una serie de empaques o kits, como por ejemplo los cereales con lcteos, champ con jabn.

 El empaque y/o marcacin de precios: al igual que en la funcin de pre-empaque, se pueden hacer empaques de artculos individuales o de combinaciones de artculos, segn la conveniencia para su uso. La marcacin de precios en el momento de la fabricacin o del recibo en el almacn inevitablemente implicara tener que remarcar conforme cambien los precios mientras el producto permanece en inventario. El embalaje y despacho: son la agrupacin de unidades de carga, con las siguientes tareas:
1. Verificar que estn completos los pedidos 2. Empacar la mercanca en un recipiente apropiado para su despacho 3. Preparar los documentos de despacho, incluyendo la lista de empaque, la etiqueta con direccin y el conocimiento de embarque 4. Pesar los envos para determinar el costo del embarque 5. Acumular pedidos por transportista saliente 6. Cargar los camiones ( en muchos casos es responsabilidad del transportista)

 Zonas de cargue y descargue: son aquellas a las que tienen acceso los camiones o vehculos de transporte y reparto de mercancas. Lo ideal, si se dispones del espacio suficiente es colocar ambas zonas en lugares completamente opuestos, para hacer el transito prcticamente recto. Zonas especiales: este tipo de zonas son aquellas que se adecuan en casos especiales, en el almacn para que se dispongan ciertos espacios temporales. Por ejemplo, cmaras frigorficas; devoluciones, paletas vacas, envases vacios. El almacenamiento de productos que requieren de mantenimiento de bajas temperaturas se realizan en cmaras frigorficas. El tamao y capacidad de las cmaras deber decidirse bajo los mismos criterios y consideraciones utilizadas para el tipo de mercancas que estn dentro del almacn, del mismo modo se debe tener en cuenta temperaturas y humedades; esto dos factores son de vital importancia para lograr el adecuado almacenamiento de los diversos productos y conservar las caractersticas propias de cada uno.

PROCESO E ENTRADAS Y SALIDAS DE MERCANCIAS DE UN ALMACEN 2. NATURALEZA, EMBALAJES Y MARCA DE LA CARGA 2.1. TIPOS Y NATURALEZA DE LA CARGA La carga, desde el punto de vista de la logstica, es un conjunto de bienes o mercancas protegidas por un embalaje apropiado que facilita su movilizacin y manipulacin. La carga general: comprende una serie de productos que se almacenan en cantidades que pueden ser : unitarizada y no unitarizada. La carga unitarizada: esta compuesta de artculos individuales, tales como cajas, paquetes, otros agrupados en unidades como pre-eslingas, paletas y contenedores, los cuales estn listos para ser transportados.

La carga no unitarizada: Este tipo de carga consiste en bienes sueltos o individuales, manipulados y transportados como unidades separadas, fardos, paquetes, sacos, tambores, piezas atadas, etc. Es la carga suelta, que no esta en una unidad de almacenamiento y distribucin. La carga a granel: Los grneles slidos o secos y lquidos se almacenan, por los general, en tanques o silos y se almacenan por bandas transportadoras o ductos, respectivamente. Ambos tipos de productos se movilizan por bombeo o succin, cucharones de almeja y otros elementos mecnicos. Ninguno de estos productos necesita embalaje o unitarizacion.

2.1.3. CLASIFICACION DE LA CARGA

Perecedera, carga frgil, carga Peligrosa y pesos especiales y dimensionales.

La Carga perecedera:

Dentro de los productos perecederos se encuentran las frutas, las verduras, la carne y sus derivados, los pescados, y los mariscos, los productos lcteos, las flores frescas, y los follajes, adems de los peces tropicales.
Estos productos sufren una degradacin normal en sus caractersticas fsicas, qumicas y microbiolgicas, como resultado del paso del tiempo y las condiciones del medio ambiente. Requieren ciertos medios de preservacin, como el control de la temperatura, para mantener sus caractersticas originales de sabor, gusto, olor, color, etc. de manera que se conserven en buenas condiciones durante la movilizacin entre el productor y el consumidor, y durante su almacenamiento. Todos estos productos perecederos requieren temperaturas y condiciones climticas acordes con sus caractersticas y con la duracin del viaje hasta su destino final (transporte y almacenamiento).

Carga frgil

La manipulacin, el transporte y almacenamiento de productos frgiles requiere de un manejo especial, dado sus caractersticas.
Por frgil que sea un producto, siempre es posible darle una proteccin adecuada si se rodea con una cantidad suficiente del material de amortiguacin apropiado. Toda operacin debe realizarse con extremo cuidado, incluyendo el embalaje, el manipuleo (cargue, descargue) y el traslado. La naturaleza y la intensidad de los riesgos a que estn sometidos estos productos durante el trayecto desde su lugar de origen hasta su destino final. Tienen distintos niveles de incidencia e influyen decisivamente en la forma desembalarlos

El tamao, la forma y el espesor del embalaje externo pueden aumentar el factor de riesgo. Por frgil que sea un producto, siempre es posible darle una proteccin adecuada si se rodea con una cantidad suficiente del material de amortiguacin apropiado, los materiales para este propsito son los derivados del plstico o la espuma de poliuretano. El mayor riesgo que se corre con ese tipo de carga consiste en el impacto que sufre el producto al caer o ser lanzado sobre otro, o estrellarse contra el suelo.

Carga peligrosa

Se llama as a aquella carga compuesta de productos peligrosos es decir, los que por sus caractersticas explosivas, combustibles, oxidantes, venenosas, radioactivas o corrosivas pueden causar accidentes o daos a otros productos, al vehculo en que se movilizan, a las personas o al medio ambiente.
Se han establecido normas internacionales para su manipuleo, y transporte, principalmente en lo que se refiere al embalaje, marcado y documentacin. Los productores de estas cargas deben suministrar una descripcin adecuada y completa del producto peligroso, proteger la carga con un embalaje apropiado y debidamente marcado, no exceder las cantidades autorizadas para transportarlas

Definicin y clasificacin de productos peligrosos El objetivo principal de la definicin y clasificacin de productos peligrosos es agruparlos de acuerdo con el tipo y riesgo que representan, para dotar a usuarios y transportadores de un conjunto de pautas para el manipuleo adecuado de ellos. La ONU ha formulado la siguiente lista que asigna un nmero a la clase de riesgo que presenta cada grupo de bienes, el cual no tiene relacin con el grado de riesgo que implican. Ver a continuacin tabla de clasificacin de los productos peligrosos.

CLASE

DESCRIPCION

Explosivos.

2
3 4 5 6 7 8 9

Gases comprimidos, lquidos,, disueltos a presin o refrigerados.

Lquidos inflamables Slidos inflamables Sustancias oxidantes Sustancias venenosas Material radiactivo Material corrosivo Sustancias peligrosas

Carga de dimensiones y pesos especiales Con frecuencia las cargas muy voluminosas, pesadas y extradimensionadas requieren un manejo especial. Ejemplo tubos, maquinas pesadas, etc. Riesgos que puede sufrir una carga Vibracin Comn a todas las formas de movimiento, puede ocasionar el aflojamiento de las ataduras y el desajuste de los bultos y cajas. Incendio Se debe principalmente a la ignicin causada por friccin o combustin espontanea. Esta ltima es frecuente cuando se transporta carbn, coco, semillas y nueces, paja, azcar, etc. los productos altamente inflamables como acetileno, gasolina, algodn, fosfuro, etc., requieren un manipuleo cuidadoso y precauciones especiales.

2.2. Embalajes

El embalaje: se entiende al material o recipiente destinado a contener productos temporalmente, el embalaje de emplea para formar unidades de carga mas amplias que resultan mas fciles de manipular y trabajar.
Es importante proporcionar seguridad a la carga o mercancas, ya que para el recibo o despacho, almacenamiento, transporte y distribucin, el conocimiento de la naturaleza y las caractersticas del producto es esencial para la seleccin del embalaje. Una unidad de carga es aquella que resulta de agrupar partes o productos individuales. Cada carga unificada se convierte en una unidad bsica de manipulacin a lo largo de la cadena de abastecimiento.

El peso, la forma y fragilidad de la carga unificada determina los requerimientos de manipulacin, almacenaje y transporte. Lo que se busca es proteger el producto y disminuir el numero de unidades que se tengan que mover y establecer criterios de compatibilidad entre referencias. 2.2.1 TIPOS DE MATERIAL DE EMBALAJES

Existen diferentes tipos de embalaje segn su material:

Cartn: es una clase de material, que se utilizan en embalajes para el transporte y almacenaje. Existen cartones de diversos tipos, cartn fibra, cartn corrugado es el embalaje mas comn en el transporte de productos manufacturados que se comercian internacionalmente. Se emplean para mercancas de poco peso. Tienen costo bajo y es un embalaje reutilizable. Otra ventaja del cartn es su flexibilidad, resistencia y facilidad para combinarlos con el plstico.

Sin embargo, los cartones presentan algunas desventajas en los sitios de humedad. Estn expuestos a ser aplastados y rotos, tambin son fciles de abrirlos. Se sugiere que los embalajes de cartn se adecuen a las caractersticas de los productos, para garantizar la calidad y conservacin de los mismos.
Metlicos: Son embalajes de alta resistencia. Se utilizan para fabricar latas, tanques, tambores y barriles. Una de las desventajas a travs de junturas de un recipiente de metal pueden producirse escapes, los metales sufren oxidacin con el agua. Plsticos: Son utilizados para las bolsas. El uso mas reciente que se le ha dado es como recubrimiento de plataformas en forma de pelcula elstica, facilitando notablemente algunas operaciones de la cadena de distribucin, como (tiempo) y el almacenamiento (espacio). Otra funcin importante es de los plsticos en el embalaje es que sirve como amortiguacin.

2.3. UNITARIZACION Y PALETIZACION UNITARIZACION: es la unidad de carga que resulta del agrupamiento de uno o mas elementos de carga general, que se movilizan como unidad indivisible de carga. La paletizacin y la contenedorizacion constituyen las modalidades mas comunes de unitarizacion de la carga. Esto con el fin de ser manejadas en una sola unidad, reduciendo superficies y aprovechando volmenes de deposito. Cuando se colocan varios productos en una caja de cartn y se ponen en una paleta se constituye una unidad de carga.

PALETIZACION: consiste en colocar o anclar u cargamento sobre una plataforma construida con diferentes materiales. Este mtodo facilita la movilizacin y manipulacin de la carga. Existen varios tipos y clases de paletas.

 PALETA O PALETS (ESTIBA): de acuerdo con las recomendaciones ISI 445:1965 (EFR), sobre terminologa relacionada con las paletas, paleta, es una plataforma de carga que consiste bsicamente de dos bases separadas entre si por soportes, o una base unica apoyada sobre patas de una altura suficiente para permitir su manipuleo por medio de montacargas. Las ventajas de las paletas Uso mltiple Baja inversin Mejor calidad de transporte Agilizacin en el manipuleo Eficiencia operativa y produccin sencilla

Clases de materiales de las paletas Metlicas en acero y aluminio Plsticas Icopor y espumas Maderas y combinadas Clases de paletas Doble entrada Cuatro entradas Base unica Doble base Alada Plana Reversible Caja Con pilares Paletas de cara simple o doble, reversible o no

SEGN EL MATERIAL

Paletas de madera Paletas de plstico Paletas metlicas

Las medidas mas comunes de las paletas son: 800 x 1000 mm 1200 x 1000 mm 1200 x 1200 mm 1200 x 1600 mm 1200 x 1800 mm

2.4. TIPOS DE MARCAS Y SIMBOLOS PARA EL MANEJO DE LA CARGA La CEPE (Comisin Econmica de para Europa) adopto en 1979 la simplificacin del marcado para embarques, con el fin de facilitar la identificacin y el manipuleo adecuado de la carga, para los siguientes tipos de carga: ESTANDAR: Informacin referente al comprador, numero de referencia, destino y numero del bulto que debe figurar en los bultos y constar en los documentos. INFORMATIVAS: Informacin adicional como peso bruto, pas de origen o numero de la licencia de importacin que se requiere sobre cada bulto. MANIPULEO: Instrucciones de manipuleo y advertencia de peligro mediante uso de smbolos internacionalmente aceptados.

Existen algunas recomendaciones bsicas para el marcado

Legibilidad: las marcas y los smbolos que se emplean como marcas, deben ser claramente expresados, permanecer legibles durante toda la operacin de recepcin, almacenamiento y distribucin.
Indeleble: la pintura empleada tiene que ser resistente al agua cuando la carga viaje en cubierta y como precaucin a la humedad. Localizacin: se deben poder identificar con facilidad; para evitar confusiones y ubicarlos en los sitios sealados. Los smbolos deben ser pintados o reproducirlos en color negro sobre fondo claro (preferiblemente blanco), si el color externo del embalaje es oscuro. El tamao total del de las marcas debe ser de 100 mm, 150 mm, o 200 mm, a menos que las piezas por marca sean mas pequeas. De igual forma el numero, la localizacin y la posicin de los smbolos deben guardar relacin con su forma y tamao.

SMBOLOS PICTOGRFICOS SEGN LA ISO

SIMBOLOS PICTOGRAFICOS SEGN LA ISO

OTROS TIPOS DE SIMBOLOS

Los smbolos deben ser pintados o reproducidos en color negro sobre fondo claro (preferiblemente blanco), si el color externo del embale es oscuro. El tamao total de las marcas debe ser de 100 mm, 150mm o 200 mm, a menos que las piezas por marcas sean mas pequeas. De igual forma el numero, la localizacin y la posicin de los smbolos deben guardar relacin con su forma y tamao.

3. SISTEMAS Y METODOS DE ALMACENAMIENTO

Es importante definir un sistema de almacenamiento; debido a que no siempre se conoce con exactitud la demanda y tampoco los productos suministrados inmediatamente para satisfacer a los clientes; tericamente no seria necesario el almacenamiento, pero trabajamos con modelos de demanda con incertidumbre; muchas veces la demanda no se puede pronosticar con exactitud.
Paro no tener almacenamiento de productos, la produccin y el transporte tendran que ser sincrnico para la entrega de los productos, con un tiempo de retraso cero; sin embargo los sistemas de almacenamiento han evolucionado con el correr de los tiempos de manual hasta sistemas integrados, inteligentes. El sistema de almacenamiento lo podemos definir como un sistema de distribucin micro. La identificacin especifica de actividades del sistema principal promueve la compresin del sistema como un todo.

Para seleccionar la configuracin apropiada de almacenamiento esta en asignar a cada SKU (Stock-Keeping unit, o numero de referencia) un sistema de almacenamiento, cuyas caractersticas de almacenamiento y productividad se adapten a los objetivos y estrategias del rea logstica, a los inventarios, la actividad SKU, manipulacin y movimientos. De aqu, la importancia del control y gestin de inventarios ubicados segn los sistemas de almacenamiento. El almacenar cierto inventarios en una empresa con frecuencia puede reducir los costos de produccin mediante tamaos de lotes. En los sistemas de almacenamiento la mayora se basan en estanteras. Existen diversas clases, de acuerdo con los pesos y caractersticas de los productos.

Sin embargo, existen factores que generan cambios en la gestin de las empresas y afectan el almacenamiento como: Cambios en el comportamiento de los clientes Cambios de tarifas de los proveedores de transporte y distribucin Modalidades de transporte Rotacin de los productos Cambios en el perfil de los pedidos Cambios en los precios Cambios en el comportamiento de la oferta y la demanda Contingencias en los diferentes procesos de la cadena de abastecimiento Para esto es necesario evaluar un sistema de almacenamiento con relacin a las medidas de rendimiento de los espacios, estrategias para decidir los lugares apropiados, equipamiento y mtodos; anlisis cuantitativo de los sistemas de almacenamiento automatizados.

Otros aspectos que se deben analizar con respecto a la carga o mercanca para definir un sistema de almacenamiento son: Los materiales: la fragilidad, el valor, la seguridad, la inflamabilidad Disponibilidad de los embalajes: Paletas, cajas, tambores, etc. Control del numero del lote Requerimientos de vencimiento Necesidad de rotacin de stock Tipo o categora de material Apilabilidad del material para cada categora Disposiciones de embalaje para cada categora Inflamabilidad para cada categora Requerimientos de control de lotes para cada categora Requerimientos de rotacin de cada categora

3.1. PRINCIPIOS DE ALMACENAMIENTO

Mnima manipulacin de carga Aprovechamiento del espacio Control de inventarios Facilidad de acceso al stock Flexibilidad de colocacin Mnimos recorridos a integrar Rotacin de stock

Unidades de manipulacin y almacenamiento Pesos, volmenes, superficie Rotacin, naturaleza de los productos Modulacin de ubicaciones Espacios organizados y asignados Zonificacin A,B,C localizacin Mtodos fifo, lifo, promedio ponderado Segn familias Segn rotaciones Segn alturas Medios de transporte

Agrupaciones de almacenamiento

3.1.1 FUNCIONES DEL SISTEMA DE ALMACENAMIENTO

La posesin (Almacenamiento): tiene que ver con la ubicacin , conservacin y proteccin de los productos en un sitio o zona asignada ordenadamente. El almacenamiento es la acumulacin de inventarios en el tiempo. Se eligen diversas ubicaciones y diferentes periodos, dependiendo del tipo de almacn. Manejo o manipulacin de materiales o mercancas: se refiere a las diferentes actividades de cargue y descargue, el traslado hasta la zona de almacenamiento y la recoleccin de pedidos. Cuando hablamos de cargue y descargue al almacn; se requiere un medio de transporte interno, a veces como llega se ubica en la zona, pero otras veces requieren de operaciones separadas y diferentes tipos de equipos; lo mismo se hace para el cargue de la mercncia al modo de transporte. Es importante tener en cuenta las unidades de manipulacin en el almacenamiento.

UNIDADES DE MANIPULACION Las unidades de consumo: son las unidades de compra por parte del consumidor.

Las unidades de distribucin: son la agrupacin de unidades de consumo, para reducir el numero de manipulaciones, para facilitar el cargue y el transporte.
Las unidades de almacenamiento: cajas, sacos, embalajes, contenedores, bolsas

3.2. SISTEMAS DE ALMACENAMIENTO

ARRUMES EN TARIMA Consiste en cargas unitarias estibadas, una sobre la otra, y almacenadas sobre el piso en bloques de almacenamiento de dos a diez cargas de profundidad. Hay que tener en cuenta el peso y la estabilidad de la carga, la altura de la torres de estibas pueden oscilar entre dos cargas y una altura que debe tener en cuenta los siguientes factores: Peso de la carga Capacidad del equipo para mover y elevar la mercanca Comprensin de la carga Condiciones de seguridad (Humedad, restricciones para cargar en el piso)

ALMACENAMIENTO EN BLOQUE

Consiste en apilar las mercancas unas encima de otras, formando bloques compactos. Es un sistema que se emplea tanto para paletas como para mercancas sin paletizar. Este sistema se emplea para almacenamientos transitorios de mercancas.

Ventajas:
No necesita gran infraestructura y se pueden manipular de forma

manual o con maquinas sencillas como apiladoras o carretillas contrapesadas.

Desventajas: El riesgo de rotura es grande si el embalaje es deficiente. La mercanca se puede deteriorar fcilmente si el embalaje no es consistente . Obliga a emplear un sistema LIFO, con lo que la mercanca no se renueva. El apilamiento no debe ser de mucha altura, las mercancas tienen una resistencia determinada. No se utiliza al mximo del espacio del almacn con este sistema.

ESTANTERIAS SELECTIVAS Permiten seleccionar cualquier pallet de un almacn, para aquellas operaciones en las que hay relativamente muchos tems diferentes y es necesario acceder de inmediato a todos. Esta tcnica no obliga a emplear equipo especial si el ltimo plano de carga de altura se mantienen hasta 6 metros, a donde se tiene acceso con elevadores convencionales.

ESTANTERIAS CONVENSIONALES FIJAS Es el sistema mas comn para productos paletizados y no paletizados. Se basa en estanteras que permiten el acceso directo a los productos almacenados en ellas a travs de distintos pasillos, cuyo ancho estar determinado por el medio de manipulacin empleado. VENTAJAS: Se puede emplear en almacenes con mercanca heterognea (muchas referencias y pocas unidades por referencia). Fcil colocacin de productos. Permite almacenar mucha variedad de tipos de unidad de carga. Se puede ampliar fcilmente. Permite emplear sistemas FIFI (primero en entrar, primero en Salir), LIFO ( ultimo en entrar, primero en Salir) o cualquier otro, pues se puede acceder a todas la unidades almacenadas.

DESVENTAJAS No se aprovecha suficientemente el espacio, pues requiere muchos pasillos. SISTEMA DRIVE-IN Se trata de un sistema de almacenaje sin pasillos, en el cual se eliminan los travesaos de las estanteras, pudiendo introducir las carretillas en el interior de los mismas. Al no existir travesaos, los pallets se apoyan sobre carriles dispuestos a lo largo de las estanteras.

VENTAJAS
Solo se requiere un pasillo para acceder a las mercancas, con lo que el ahorro de espacio es considerable. Es un sistema que requiere menos inversin que sus alternativas. Permite almacenar a buenas alturas. DESVENTAJAS

El funcionamiento es lento y poco selectivo. Solo se puede acceder a determinados pallets, que son los que quedan al frente de la estantera. Solo permite emplear en sistema LIFO (ltimo en entra, primero en salir) Requiere el empleo de pallets con unas mininas dimensiones y con una buena resistencia, puesto que estos pallets se apoyan solo por los extremos de los mismos.

 Requiere que la mercanca sea muy homognea (muchos pallets

por referencia) ya que en todas las alturas de cada nivel de profundidad tienen que colocarse pallets de una misma referencia. Tambin reduce los huecos para picking. Es una alternativa al sistema de almacenaje en bloque que permite almacenar a mas altura que este. SISTEMA DINAMICO Permite aprovechar al mximo el rea de almacenamiento ya que la estantera se encuentra junta conformando un solo bloque, en este sistemas no son necesarios los pasillo dado que la mercanca se deposita por el extremo superior y se retira por el extremo inferior; las mercancas se mueven por gravedad, deslizndose sobre rodillos. Permite manejar diferentes lneas de productos bajo el concepto FIFO (primero en entrar, primero en Salir). Con este sistema se manejan ubicaciones fijas para la carga, se recomienda para la industria, debido a que controla adecuadamente la rotacin de cada una de las lneas de productos.

VENTAJAS
Es un sistema rpido. Aprovechamiento mximo del rea de almacenamiento

Se utiliza control de inventarios FIFO, primeras en entrar, primeras en salir. Permite que la mercanca se renueve.

DESVENTAJAS
Los costos de los sistemas y equipos son altos. Se requiere que la mercanca paletizada sea homognea, pues los pallets dentro de cada tnel debern ser idnticos. La instalacin requiere de una inversin elevada. Los huecos de picking tambin quedan disminuidos.

ESTANTERIAS MOVILES
Es un sistema compuesto por estanteras convencionales colocadas unas junto a otras, dejando solo un pasillo para acceder a ellas. Esta estanteras estn montadas sobre rieles que permiten se desplazamiento to lateral de forma manual o motorizada, dejando un pasillo libre para acceder a todas ellas. Ventajas Buena utilizacin de volumen del almacn al eliminarse los pasillos. Cuando se tiene que almacenar mercancas heterogneas es la nica alternativa posible a las estanteras fijas para ahorrar espacio, pues la nica que permite acceder directamente a todas las mercancas.

Desventajas Requiere de una inversin elevada Su funcionamiento es lento, pues para acceder a la mercanca normalmente habr que desplazar las estanteras. Estos sistemas se suelen emplear para mercancas con poca rotacin, sobre todo para archivar documentos. SISTEMAS AUTOMATIZADOS Son sistemas opera aprovechar al mximo la capacidad del almacn, as como optimizar su operacin. En estos almacenes se automatizan los movimientos a travs de transelevadores, caminos de rodillos, que operan bajo las ordenes de un ordenador. Ventajas La operacin automtica reduce errores de manipulacin y accidentes en las zonas del almacenamiento y el almacn.

 Se reduce el tiempo de manipulacin.

La utilizacin de los medios de transporte como los transelevadores permite almacenar a grandes alturas, con anchos de pasillos mnimos, con lo cual se reduce el espacio necesario. Reduce el costo de la operacin. Se manejan grandes volmenes de carga

DESVENTAJAS
Los pallets deben estar estandarizados Requieren de mayor inversin, as como los costos de mantener los equipos

3.3. TIPOS Y EQUIPOS PARA EL ALMACENAMIENTO 3.3.1 Tipos de medios

Existen diferentes de medios de transporte intramurales, para el movimiento de la carga, teniendo en cuenta los sistemas de almacenamiento. El objetivo es optimizar la productividad del almacn mediante el mayor aprovechamiento del espacio disponible, mas facilidad y rapidez en las maniobras de estiba y reduccin de la mano de obra.
Carretillas industriales: motorizadas son las diseadas para su control por un operador montado en las mimas.

Carretilla retrctil: son vehculos cuyo chasis se prolongan horizontalmente los dos brazos portante, en cuyos extremos se hallan ruedas delanteras. La capacidad de carga oscila entre 1000 y los 3000 Kg, y las alturas oscilan entre 3 m y los 12 m.

GRUAS DE PORTICO

Las gras de prtico son semejantes a las otras mviles, pero se desplazan a nivel del suelo en ves de sobre vas de rodadura elevadas. A veces llevan un cantilver (voladizo) en ambos extremos, ordinariamente , se llega a la cabina por medio de una escala de mano, protegida por una jaula, y situada en uno de los pilares de la gra.
Capacidad 1200 toneladas.

SISTEMAS DE TRANSPORTE POR RODILLOS Se puede definir como caminos preestablecidos constituidos por una serie de bastidores construidos bases de perfiles de aseo que soporta en su parte superior a una serie de rodillos que por su tipo de carga que han de soportar y del trabajo realizado, puede ser de acero o de plstico. Las cargas se pueden deslizar sobre estos caminos mediante la gravedad (colocados con cierto grado de inclinacin) o mediante motores elctricos que acciones los rodillos. Los transportadores de rodillos son medios muy utilizados y utilizables en casi todo tipo de almacenamiento sobre todo para transportar cargas pesadas que deben ser trasladadas rpidamente por el almacn. Tambin se utilizan para alimentar otras fundamentalmente en almacenes automatizados. maquina,

TRANSPALLETS Tambin denominado transpaletas, son un medio muy polivalente con el que se puede realizar multitud de tareas, tales como cargar y descargar, trasladadas a otras unidades de carga a cortas distancias, o ayudar en las operaciones picking. Existen muchos tipos. El traspaleta manual consta esencialmente de una horquilla de dos brazos paralelos y horizontales unidos a un cabezal provisto de ruedas. La horquilla puede elevarse unos centmetros mediante el accionamiento manual, con el timn, con una bomba hidrulica, soportando as la carga de la paleta hasta que esta pierda el contacto con el suelo, permitiendo con ello trasladar la mercanca. Cuando las distancias a recorrer las cargas a la frecuencia sobrepasa los limites aconsejados para el traspaleta manual, se emplean las motorizadas.

En cualquier caso se aconseja la utilizacin de traspaleta motorizado cuando el parque de las manuales es superior a 5 unidades. Su concepto es muy similar a la manual, pero en todo caso el movimiento de traslacin es autopropulsado mediante un motor elctrico. El accionamiento del sistema de elevacin puede ser o no manual. Sobre la posicin del conductor existen transpaletas de conductor a bordo y de conductor acompaante

TRANSELEVADOR Son mquinas creadas para el almacenaje automtico de paletas. Se desplazan a lo largo de los pasillos y realizan las funciones de entrada, ubicacin y salida de mercancas. Los transelevadores van guiados por un software de gestin que coordina todos los movimientos. La gama de transelevadores se adapta fcilmente a las necesidades de cada almacn en cuanto a capacidad de carga, dimensiones, altura de construccin y tiempos de ciclo, por lo que se cubre un vasto abanico de aplicaciones.

Ventajas
Automatizacin de las operaciones de entrada y salida de los productos. Permiten la gestin de inventarios controlados y actualizados en todo momento.

Eliminan los errores derivados de la gestin manual. Posibilidad de adecuarse a condiciones de trabajo especiales como temperatura de congelacin (-30 C), humedad extrema o prestaciones especficas como la de incrementar las velocidades de trabajo estndar.

4. UBICACIN DE LOS OBJETOS EN LAS ZONAS DE ALMACENAMIENTO Almacenamiento ordenado y/o especializado: Supone que cada referencia tiene una ubicacin fija. Otorga un nico lugar para cada producto. Facilita el control de productos almacenados y los huecos se pueden adaptar a las caractersticas fsicas del producto. Tiene el inconveniente de que se tienen que prever a capacidad mxima de productos, que en muchos casos se desperdician estos huecos. Almacenamiento desordenado o catico: Supone que a cada referencia le ser asignada una ubicacin variable en cada caso, en funcin de los espacios disponibles en cada momento. De esta forma el almacn puede ser diseado a capacidad media y se aprovecha mejor el espacio ajustado a la realidad. Tiene el inconveniente de que el control de los productos es ms complejo por lo que se requiere de un sistema informtico.

Almacenamiento a granel: es la ubicacin en las zonas asignada de productos sueltos, es decir, de aquellos que no estn estructurados en forma de unidades de carga, adems de otros productos tales como lquidos, grneles.

Ubicacin de SKU en las zonas asignadas: la ubicacin de las existencias, requiere de un proceso estratgico que debe definir el personal del rea logstica; representa el problema de decidir la disposicin fsica de la mercanca, dentro de un almacn para minimizar los gastos de manejo de materiales, para lograr una mxima utilizacin del espacio del almacn y para cumplir cierta restriccin, garantizar la seguridad, compatibilidad del producto y necesidades de recoleccin de pedidos. El objetivo de la ubicacin en cada uno de estos problemas es minimizar los costos totales de manejo. Esto con frecuencia se traduce en la minimizacin de la distancia total de recorrido a travs del almacn.

Adems, la recoleccin de pedidos por lo regular es de mayor inters que el almacenamiento de artculos, ya que el gasto de mano de obra para recoger la mercanca desde un almacn es mucho mayor que el requerido para almacenarlo. Esto se debe a que los menores de carga promedio se desplazan desde una ubicacin de almacenamiento que hacia atrs. Por ello, nuestra principal preocupacin es la minimizacin de los costos de manejo de materiales en la actividad de recoleccin de pedidos de un almacn. 4.1. ESTRATEGIA DE UBICACIN EN LOS ALMACENES Y ZONAS DE ALMACENAMIENTO Existen varias estrategias de almacenamiento asignados, que no necesariamente realizan estudios matemticos en profundidad, sino que a travs de la lgica y experiencia proporcionan algunas directrices tiles para la disposicin y ubicacin de las mercancas, las cuales se basan en varios criterios para la disposicin como:

a) La complementariedad: se refiere a la idea de que los artculos solicitados, con frecuencia juntos, debern ubicarse cercanos entre si, por ejemplo los sacos de azcar cerca de los sacos de caf, el uno puede ser complementario del otro. b) La compatibilidad: es importante analizar si los artculos pueden colocarse en forma practica uno junto a otro. Los txicos no son compatibles con los alimentos, y los explosivos no son compatibles con los metales. Por esto, ellos no deben colocarse juntos. Los productos se consideran compatibles si no existe restriccin en su proximidad de ubicacin, por ejemplo: leche, queso, yogurt, son compatibles. c) La disposicin por popularidad y tamao: los productos tienen distintos ndices de rotacin dentro de un almacn, y que el costo de manejo de materiales se relaciona con la distancia recorrida dentro del almacn para localizar y recoger el inventario. Colocar los artculos mas pequeos cerca del punto de salida dentro del almacn, el manejo de materiales puede

ser menor que en la disposicin por popularidad, ya que podr colocarse una mayor densidad de artculos cerca de la plataforma de embarque. d) Principio de actividades de la Ley de Pareto: 20% del inventario corresponde al 80% de la ventas; por lo tanto, los artculos de rpido movimiento deben ubicarse cerca del lugar de despacho. El inventario se puede dividir en artculos de movimiento rpido, medio y lento. Cuando el inventario de mas rpido movimiento se alberga cerca del lugar de despacho y los artculos de movimiento mas lento se almacenan lejos del lugar de despacho, las distancias promedio de viajes se reducen. Los grupos de familias de mercancas, sin importar la rotacin casi garantizan las distancias de viaje mximas. Si se tiene que agrupar por familias, una mejor solucin es por lo menos eliminar los artculos de rpido movimiento de todas las familias y cambiarlos a un lugar mas cerca del sitio de despacho.

Para la ubicacin es importante tener claro las siguientes informaciones de los productos. El cdigo del articulo La descripcin del articulo La naturaleza y descripcin del tipo de material El ambiente de almacenamiento: congelado, refrigerado y medio ambiente. Rotacin del producto (permanencia en los estantes) Dimensiones (Largo, ancho y alto) Volmenes Pesos de la mercanca o carga El numero de unidades por caja, numero de pallet Para cada pedido del cliente necesitaremos:

La identificacin del cliente Los artculos solicitados en el pedido con cantidad de cada articulo, la fecha y hora del pedido.

CONCEPTO BASICO DE INVENTARIOS

El curso de control y gestin de inventarios pretende que el aprendiz aprenda a gestionar el flujo de bienes y materiales a travs de la cadena de suministro. Para empezar debemos identificar el gran impacto que tiene esta gestin en el nivel de servicio que se presta a los consumidores y en los costos del proveedor. Un buen control y gestin de inventarios busca equilibrar estos dos aspectos.

Por lo tanto un administrador de inventarios debe lograr alcanzar estos objetivos. No es una tarea fcil ya que si se tiene mucho stock, los costos de inversin se vern incrementados, si por el contrario, tiene bajo stock, el servicio se podr ver deteriorado, lo cual podra implicar una disminucin en el nivel de ventas y por lo tanto una perdida de capital para la organizacin. Lo anterior nos lleva a ver el control y gestin de inventarios como una mezcla de arte y ciencia la cual aprenderemos a gestionar durante el desarrollo de los temas a tratar.

1. DEFINICIONES BASICA DE INVENTARIOS

El inventario es uno de los componentes principales de cualquier sistema logstico. Recordemos que el sistema logstico controla el movimiento y almacenamiento de mercancas y materiales a travs de toda la cadena de suministro.
Dentro de la cadena de suministro el inventario se presenta en mltiples formas. El buen comportamiento de toda la cadena de suministro depender de una buena administracin de los niveles de inventario, y esta ser un punto clave al permitir que toda la cadena alcance sus objetivos de desempeo. Por lo tanto es vital que los inventarios sean bien planeados, administrados y controlados.

1.1. QUE ES INVENTARIO?

Si tuviramos que optar por una definicin de inventarios bajo la perspectiva logstica diramos que le inventario es: La cantidad de materiales de diferentes tipos, almacenados a lo largo de la cadena de suministros, que se utilizan para facilitar la produccin y/o satisfacer las demandas del consumidor. De esta forma todos los inventarios estn constituidos por: Materias primas Productos en proceso Productos terminados

Segn la Norma Internacional Contable, los inventarios son los bienes tangibles que se tienen para la venta o para ser utilizados en el proceso de produccin. En la relacin con los costos, es el activo de la empresa. Define cuanto vale la empresa. Los inventarios sirven como amortiguadores entre la oferta y la demanda, de manera que se pueda mantener la disponibilidad del producto demandado por el cliente, a la vez que permita flexibilidad de produccin y distribucin. Teniendo clara la definicin de inventario desde un punto de vista logstico y contable, detengmonos un poco en la administracin y gestin de estos inventarios: La gestin de los inventarios se puede considerar como una de las funciones mas importantes de la cadena de suministro; esta afecta notablemente el capital de giro de las empresas, as como el nivel de servicios de sus clientes; todas la reas de la organizacin se ven afectadas.

Mas adelante veremos como como los inventarios tienen fuerte relacin sistmica con tres de las reas mas impactantes dentro de la organizacin: Mercadotecnia, Administracin, Finanzas y Operaciones.

1.2. TIPOS DE INVENTARIOS

1.2.1. Cclicos: son aquellos que resultan de la necesidad de reponer los productos vendidos o utilizados en produccin. Este tipo de inventario es el que llevan las empresas para satisfacer la demanda cuando existen condiciones de certeza. 1.2.2. En transito: Son los inventarios que se encuentran en transito de una ubicacin a otra. Por ejemplo el gas natural en las tuberas de distribucin, la leche de los camiones cisternas, el petrleo de los buques petroleros. Estos inventarios deben ser considerados como parte del stock aunque no estn disponibles para la venta en forma inmediata.

Los stocks en transito pueden llegar a ser muy importantes dependiendo del producto; por ejemplo, los quesos, el whisky, que requieren de maduracin. 1.2.3. Especulativos: son inventarios mantenidos por razones distintas a satisfacer la demanda. Por ejemplo, los productos comprados en grandes cantidades pueden llevar consigo un descuento por volumen que baje considerablemente el precio unitario. Tambin puede existir por especulacin financiera, desabastecimiento, huelgas, etc.

1.2.4. Estacionales: es una forma de stock especulativo que requiere la acumulacin de inventarios antes que comience la zafra; por ejemplo: helados, mata mosquitos (para pases con estaciones); Una forma de ser mas eficiente en estos casos es utilizar el postponement: retrasar lo mximo posible la transformacin del producto a su forma final. Ejemplo: la moda, la fabricacin de pinturas.

1.2.5. Stocks muertos: son los stocks compuestos por artculos que no tienen demanda durante un largo periodo de tiempo. En general se trata de productos obsoletos, vencidos, pedidos especiales de clientes que han sido cancelados, etc. Las posibilidades para reducirlos son: reprocesarlos, lo cual no siempre es posible o destruirlos, que por lo general se demora en tomar la decisin por el impacto contable/financiero que ocasiona. 2. PROPOSITO DE LA ADMINISTRACION DE LOS INVENTARIOS 2.1. POR QU EXISTEN LOS INVENTARIOS? La principal funcin de los inventarios es desacoplar/separar las distintas reas de la organizacin. Dependiendo de los tipos de inventarios que administremos el desacople/separacin varia: Inventarios de materias primas: desconecta a produccin de compras.

 Inventario de productos en proceso: desconecta a produccin en

distintas etapas. Inventario de producto terminado: desconecta a la empresa de sus clientes. 2.2. Los inventarios tiene tres propsitos principales: 2.2.1. La desconexin entre la oferta y la demanda: se puede minimizar la desconexin entre la oferta y la demanda mediante el mantenimiento de stock de seguridad que acta como colchn. Segn esto la gestin del inventario trata esencialmente de equilibrar la oferta y la demanda. En economa, se define la oferta como aquella cantidad de bienes o servicios que los productores estn dispuestos a vender a los distintos precios de mercado.

La curva de la oferta de la empresa muestra la cantidad que un productor est dispuesto a vender de un bien, a un precio dado, manteniendo constantes los dems factores que pueden afectar a la cantidad ofrecida. La relacin existente entre el precio y la cantidad ofrecida es directa, ya que a mayor precio, mayor beneficio, por lo que los oferentes estn interesados en vender ms cantidad de dicho bien.

La demanda se define como la cantidad y calidad de bienes y servicios que pueden ser adquiridos en los diferentes precios del mercado por un consumidor (demanda individual) o por el conjunto de consumidores (demanda total o de mercado), en un momento determinado.
La curva de la demanda es la representacin grfica de la relacin matemtica entre la mxima cantidad de un determinado bien o servicios que un consumidor estara dispuesto a pagar a cada precio de ese bien. La curva de demanda, junto con la curva de oferta, es una de las herramientas de anlisis terico empleadas en economa neoclsica para predecir la determinacin de precios. El punto de interseccin entre ambas curvas se conoce con el nombre de equilibrio entre la oferta y la demanda.

Existen situaciones ideales que en la realidad no suelen ocurrir sino solo para determinado tipos de productos, que nos haran mas sencilla la gestin de los inventarios. Suponga por ejemplo: Situacin ideal: Los clientes nos dicen exactamente cuanto necesitan. Los clientes nos dicen el tiempo para hacer el pedido a los proveedores o el tiempo para fabricar el producto. Los proveedores entregan todo lo que se necesita en el momento adecuado. Los invito a reflexionar: Han pasado por algunos de estos casos en sus empresas?.... Quizs muchas de las respuestas son NO, por supuesto, esta situacin ideal no se presenta en la mayora de los entornos empresariales.

Por ejemplo, tenemos productos estacionales, como los arboles de navidad las bicicletas ( que son regalos a los nios el 24 de diciembre). En este caso la oferta es estacional, mientras la demanda asociada es constante.
En otros casos la oferta es constante pero la demanda es irregular, como por ejemplo, la produccin de fajas para las mujeres despus de lasa cirugas plsticas, y los tiempos de pedido menores al tiempo de fabricacin o aprovisionamiento de los productos. En este caso es necesario tener un colcho de inventario para poder satisfacer las necesidades delos clientes.

2.2.2. La creacin del stock de anticipacin: ayuda a satisfacer la demanda planificada o esperada. Esta situacin la podemos ejemplificar con el lanzamiento to de productos nuevos. En estos casos las organizaciones hacen una inversin importante y normalmente planifican simultneamente las creacin de un stock de anticipacin suficiente para satisfacer la demanda inicial esperada.

Un ejemplo, el lanzamiento de los Black Berry 8520 hace varios aos.

Una demanda insatisfecha por falta de stock, en el momento de lanzamiento de un producto, puede frustrar las expectativas del cliente y crearle una mala imagen, no solo del producto, si no de la empresa o marca en general.

2.2.3. Estabilizacin de la produccin: La estabilizacin de la produccin, del nivel de mano de obra, y del nivel de productividad se consigue creando stock. En los ltimos aos se han hecho considerables avances en tecnologa de fabricacin que han reducido la necesidad de mantener stock. Sin embargo, hoy en da todava se pueden encontrar casos en los que es necesario mantener stock para estabilizar la produccin.

Regresemos al ejemplo de las bicicletas, sabemos que es un producto estacional y sus ventas se incrementas sustancialmente a fin de ao, pero para poder satisfacer esta demanda se deben fabricar durante todo el ao y se almacenan.
Esto nos permite estabilizar la produccin.

2.3. Objetivo de la gestin de inventarios: es minimizar los costes hasta alcanzar un nivel aceptable de inversin, proporcionando a su vez, el nivel de servicio deseado al cliente. BALANCE SERVICIO VS COSTE

Servicio

Coste

Si analizramos con mas detalle este objetivo vemos que entran en conflicto, ya que proporcionar un nivel superior de servicio al cliente requiere el mantenimiento de mas stock para protegernos de la incertidumbre de la demanda; lo que a su vez; eleva el nivel de inversin necesaria.

Cuando hablamos de nivel de inversin debemos acudir al coste, este objetivo financiero depender de la situacin econmica de la empresa y de la coyuntura econmica del entorno. Por ejemplo, si las ventas en las empresas no han sido significativas, y por lo tanto el producto no se ha movido considerablemente es probable que el administrador de inventarios imponga mayores restricciones a este nivel de inversin. En el otro lado del equilibrio esta el nivel deseado de servicio. Cuando pensamos en el cliente, pensamos en satisfacer todas sus necesidades, y para ello requerimos saber que quiere. Aqu requiere que nos apoyemos en el rea comercial y podamos tener muy bien identificadas sus expectativas con una buena proyeccin de la demanda para saber hasta donde podemos hacer inversiones y si hay necesidad de contar con inventarios de determinado producto.

3. RELACION SISTEMICA DE LA ADMINISTRACION DE INVENTARIOS EN LA COMPAA. La gestin de inventarios no puede desarrollarse en forma aislada dentro del sistema logstico, ya que esta gestin puede afectar en forma significativa, a muchas otras actividades de la empresa. Por ejemplo, la decisin de cuanto stock mantener y donde mantenerlo influir en: Diseo de las redes de distribucin El diseo operativo de los almacenes Las necesidades transporte interno y externo. De acuerdo al rea de la empresa en la que nos encontremos los inventarios son vistos de distintas formas debido a los objetivos que persiguen las distintas reas de la organizacin: Finanzas: mantener el inventario al mnimo posible para retener el capital.

 Marketing: prefieren altos niveles de inventarios para no perder

las ventas. Produccin: mantener stocks justos para mantener su eficiencia en la produccin. Tradicionalmente, la gestin de inventarios ha sido considerada una tarea del da a da centrada en lograr objetivos a corto plazo. Sin embargo, esta tiene un papel principal en la consecucin de objetivos a corto, mediano y largo plazo de la organizacin y por lo tanto debera integrar el ciclo de planificacin de un negocio y hacer parte de su estrategia organizacional. Veamos de que se trata el ciclo de planificacin de la empresa, cuales son sus etapas y cual es el impacto de los inventarios dentro de este:

CICLO DE PLANIFICACION DE LA EMPRESA

ESTRATEGIA

CONTROL

PLANIFICACION

OPERACIONAL

3.1. Requisitos estratgicos: Para realizar una buena gestin de inventarios es necesario conocer el desarrollo esperado del negocio en trminos de produccin futura, proveedores, clientes y volmenes para ver que la gestin de inventarios mida el impacto y planifique las acciones necesarias para satisfacer estos requisitos a largo plazo. Las decisiones sobre lneas de productos a mantener en stock, donde mantenerlas y la forma de la red de distribucin que permita lograr la optimizacin de los costes de inversin y del nivel de servicio. 3.2. Requisitos de planificacin: la mayora de los ciclos de planificacin del inventario siguen el ciclo de planificacin del negocio basado en un intervalo de tiempo de un ao. Los cambios esperados en factores como: estacionalidad, volmenes, plazos de entrega del proveedor, niveles de servicios requeridos, costes del producto y de las operaciones pueden tener un gran impacto en los requisitos del inventario.

La gestin de inventarios necesita tener esta informacin a medio plazo con tiempo suficiente (como mnimo el tiempo de suministro) para poder establecer e implementar los cambios necesarios en los procesos y/o o en el control de sistemas de inventarios. 3.3. Requisitos operacionales: Estos requisitos se refieren especficamente a aquellos elementos que crean, en el corto plazo, restricciones y oportunidades dentro del proceso de inventario. Normalmente se establecen en relacin con las acciones realizadas, o a las que se tienen que llevar a cabo para poder afrontar cambios en las actividades no identificadas en el ciclo de planificacin a medio plazo.

3.4. Requisitos de control: En la mayora de los sistemas de inventarios, los parmetros y controles que determinan las acciones alarma, no siempre pueden ser capaces de responder con suficiente rapidez para variaciones y desviaciones inesperadas a corto plazo. En esta etapa, la intervencin del administrador de inventarios es clave.

Es bsico que la gestin de inventarios tenga a su disposicin la informacin y los datos necesarios para aplicar los procesos alternativos en la toma de decisiones. Estos deben permitir mantener la efectividad del sistema de inventario. Como podemos apreciar segn estos requisitos, la gestin de inventarios esta implcita en todo el ciclo de planificacin de la empresa, es importante que el administrador de inventarios se haga participe de este ciclo y en cada una de sus etapas y que la relacin sistmica con las reas este planificada de tal manera que haya un buen flujo de informacin.

SISTEMAS Y MODELOS DE INVENTARIOS

Vimos como la gestin de inventarios tiene como objetivo principal equilibrar el coste vs servicios. Para lograr equilibrarlos hay que tomar dos decisiones bsicas que lo afectan directamente: Ellas son: Cuando hacer el pedido y Cuanto pedir Presentare la tcnicas relacionadas con esas decisiones tanto para cantidades fijas, como para cantidades variables. Para entender de que se trata estas dos decisiones veamos un ejemplo sencillo: Cuando va usted en su carro y el indicador de combustible registra lleno, prestamos poca atencin al nivel del stock y no nos preocupa quedarnos varados. A medida que el nivel de stock (gasolina) baja, el indicador del nivel de combustible desciende gradualmente hasta un determinado nivel en que el testigo se enciende.

Este es el momento (PUNTO) de hacer n nuevo pedido (aqu tomamos la decisin de CUANTO PEDIR) y, esencialmente, es una advertencia de que si no hacemos un nuevo pedido, nos quedamos varados en mitad de carretera. Para determinar este momento (PUNTO), tenemos que pensar en dos cosas:

En la oferta: obviamente, si la localizacin de la estacin de servicio es conocida y tambin sabemos que esta abierta, hay menos incertidumbre y puede que nos arriesguemos a mantener bastante bajo el nivel de stock de combustible. Si, por el contrario, no conocemos el rea, puede que nos veamos obligados a parar en la primera estacin de servicio que nos encontremos, haciendo efectivamente nuestro pedido para protegernos de la incertidumbre. En la demanda: si conducimos deprisa, gastamos mas gasolina. Estamos, en efecto, pronosticando cuanto combustible gastaremos antes de que lleguemos a la estacin de servicio. Teniendo en cuenta ambas condiciones de la oferta y la demanda, haremos un plan. Si las cosas van de acuerdo al plan, entonces llegaremos a la estacin de servicio y no tendremos ningn contra tiempo. Al llegar a la estacin de servicio (y ya saber cuando vamos a pedir) debemos tomas la segunda decisin CUANTO PEDIR.

Depende de la persona y su actividad, se usara diferentes estrategias para realizar el pedido. Algunas trabajan todo el da en el carro haciendo carreras (taxi), estas ya tendrn la cantidad fija cada vez, ya sea fijando la cantidad de dinero a gastar o el volumen a consumir. Cuando es una cantidad fija cada vez tenemos un sistema de pedido. Otras personas recorren distancias mas largas porque viajan a otras ciudades unos das y otros no, esta es una cantidad variable y esta relacionada con un sistema de pedido variable. Podemos tener otro escenario, habr personas que prefieran disminuir su incertidumbre y no quedarse sin gasolina, entonces llevan un galn de combustible como stock de seguridad. Con case en este ejemplo podemos concluir que la decisin de cuando hacer un pedido depende bsicamente del tipo de revisin que se aplique a los artculos. Si la revisin es peridica el pedido se hace cada cierto tiempo.

En cambio si la revisin es continua, la decisin de cuando hacer un pedido, se deduce de la comparacin entre el nivel de stock disponible y la cantidad calculada por el mtodo del punto de pedido. Segn lo anterior debemos dar respuesta a dos preguntas: 1. Qu cantidad de artculos deben pedirse? 2. Cundo deben pedirse? La respuesta a la primera pregunta se expresa en trminos de lo que llamaremos Cantidad Optima de Pedido (EOQ)

EOQ (Economic Order Quantity/Cantidad Optima de Pedido), representa la cantidad optima a ordenar cada vez que se realice un pedido y puede variar con el tiempo, dependiendo de la situacin que se considere. La respuesta a la segunda pregunta depender del tipo de sistema de inventarios: Veamos cada uno de estos sistemas de revisin y su aplicacin:

SISTEMA DE REVISION CONTINUA

Cuando un articulo se revisa en forma continua significa que los niveles de inventario son revisados inmediatamente despus de que tienen lugar las transacciones. El sistema de revisin continua tiene las siguientes caractersticas:

Cuando el nivel de existencias cae por debajo de cierto punto predeterminado (llamado punto de reorden) se debe colocar un pedido por una nueva cantidad de producto que es fija (constante cada vez).
Como esta cantidad es fija el tiempo entre pedido ser en funcin de la demanda que ahora es aleatoria. El nivel de inventario al cual debe colocarse un nuevo pedido, suele ser especificado como punto para un nuevo pedido. Tambin se conoce como sistema de cantidad fija de reorden.

Ejemplo:

Supongamos que tenemos una existencia de 20000 tornillos , y que nuestro punto de orden es 5000, tenemos una cantidad fija de 15000; cuando las existencias llegan al punto de orden, se procede a hacer una orden de pedido de 15000 tornillos.

SISTEMA DE REVISION PERIODICO

En este sistema los ciclos de abastecimiento estn controlados por periodos preestablecidos. La periodicidad puede ser semanal, quincenal, mensual o de acuerdo con cualquier otro ciclo, segn la poltica que se debe establecer. Sin embargo, el tamao de la orden vara en cada ciclo para absorber las fluctuaciones del consumo entre un periodo, y la cantidad de materiales calculada para el periodo de abastecimiento se aumenta con una cantidad razonablemente calculada de reserva (inventario de seguridad). Por ejemplo en el caso del comercio que recibe la visita de un vendedor (levanta pedidos) del distribuidor de bebidas 1 vez por semana y no tiene posibilidad de solicitar entregas fuera de ruta. El producto llegara en un tiempo de entrega (L) despus de que el vendedor levanto el pedido. En este sistema de inventarios se revisa cada intervalos fijos de tiempo (P) y el objetivo es llegar a un nivel de inventario (T) que

cubra la demanda hasta el siguiente punto de revisin. Este sistema permite establecer polticas de reabastecimiento automtico en periodos cclicos uniformes, para lo cual cuenta con la siguiente grafica:

En este ejemplo, el periodo de revisin es de cada 3 unidades de tiempo. El tiempo de entrega es de 1 unidad de tiempo. Adems se puede apreciar claramente que los lotes a pedir son diferentes en cantidad cada vez.

Con base en estos dos sistemas se puede expresar la solucin del problema general del inventario como: Caso de revisin continua: cuando el nivel del inventario llegue al punto para un nuevo pedido (Punto de reorden R), se coloca el pedido, de tamao igual a EOQ= Q optima. Caso de revisin peridica: recepcin de nuevo pedido de la cantidad especificada por EOQ, en intervalos de tiempo.

MODELOS DE INVENTARIOS
El modelo general de inventarios parece ser sencillo, pero en realidad existen variedad de modelos que van desde el empleo del simple calculo de refinadas aplicaciones de programacin dinmica y matemtica, la razn de estos es por la demanda: Si la demanda del articulo es deterministica o probabilstica. a. Demandas deterministicas: demanda de un articulo que se conoce con certeza. a.1. Esttica: cuando la tasa de consumo permanece constante durante el transcurso del tiempo. a.2. Dinmica: la demanda se conoce con certeza, pero varia el periodo siguiente.

b. Demanda Probabilstica: demanda de un articulo que esta sujeta a una cantidad significativa de incertidumbre y variabilidad. Ejemplo:

En un hospital usted no sabe cuanto y que tipo de paciente tendr las semana entrante, lo que coacciona una demanda incierta de los suministros medico.
A pesar de que el tipo de demanda es el factor principal en el diseo del modelo de inventarios, existen otros factores que tambin pueden influir en la manera como se formule el modelo a seguir, entre ellos estn:

1. Demoras en la entrega: al colocar el pedido, puede entregarse inmediatamente o requerir de cierto tiempo. 2. Reabastecimiento del almacn: el abastecimiento del almacn puede ser instantneo o uniforme (producto producido al interior de la Fabrica) 3. Horizontes de tiempo: que pueden ser (finitos o infinitos)

3.1. Modelos Deterministicos

Es difcil idear un modelo general de inventarios que tome en cuenta todas la variaciones de los sistemas reales, incluso, aun si se puede ser formulados un modelo lo suficientemente general tal vez no sea posible su resolucin analtica, por consiguiente, estos modelos tratan de ser ilustrativos de algunos sistemas de inventarios.
Para explicar el modelo, recordemos que EOQ (Economic Order Quantity) representa la cantidad optima a ordenar cada vez que se realice un pedido y puede variar con el tiempo, dependiendo de la situacin que se considere. La utilizacin de este modelo EOQ, desarrollado en 1915 por F:W: Harris & Wilson, se aplica para manejo de inventarios con demanda independiente y se basa en los siguientes supuestos:

La tasa de demanda es constante Los costos no cambian La capacidades de produccin y de inventarios son ilimitadas
A pesar de estas suposiciones aparente mente restrictivas, el modelo de EOQ suministra lineamientos tiles para tomar decisiones de orden, aun en situaciones de operacin que divergen sustancialmente de estas suposiciones.

La ecuacin del costo anual total para la cantidad econmica del pedido ordenada es:
A es la demanda anual del articulo Q es la cantidad ordenada Cp es el costo de preparacin de la orden Inventario promedio se supones como la mitad de la cantidad ordenada (Q)

CH es el costo de mantenimiento del inventarios por unidad por ao; esto es, (v) El costo del articulo multiplicado por (Cr) la tasa anual de costo de mantenimiento de inventario Los costos combinados de ordenar y mantener el inventario se expresan como una funcin de la cantidad ordenada (Q), permitiendo evaluar el costo total de cualquier cantidad ordenada dada. 2 x Cp x A Donde EOQ = CH Donde EOQ es el valor optimo de Q

Veamos un ejemplo practico: Se esta administrando un almacn de alfombras y se desea determinar cuantos metros comprar de un cierto tipo de alfombra. Se sabe que: A = 360 metros por ao Cp = $10 por pedido Cr = 25% al ao V = $8 por metro

Se debe determinar cual es la cantidad optima de pedido a ordenar:

2 x 10 x 360 EOQ = = 60 0.25 x 8 Se debe comprar cada vez 60 metros de alfombra.

HAGALO USTED MISMO Una maquina fabrica un producto a una velocidad de 2000 unds por da a una tasa de contante durante los 250 das hbiles del ao. Los costos de mantener el inventario son de 30% anual y el costo variable de produccin por unidad es de US$25. El costo de preparacin es de US$500. Cul es la cantidad econmica de produccin? R/

R/.

Lo primero que debemos hallar es la demanda anual del articulo.

A = 2000 unds da X 250 das ao A = 500.000 unds ao Cr = 30 % al ao V = US$25. Cp = US$500 Reemplazando en la formula: 2 X 500 X 500.000 EOQ = 0.30 X 25 La cantidad econmica de produccin es 8.164 unds

Con el modelo EOQ podemos determinar cuanto pedir, para dar respuesta a la segunda decisin de la gestin de inventarios CUANDO PEDIR, debemos centrarnos nuevamente en el tipo de revisin: 3.2. Modelo de Gestin de Inventarios con base al Sistema de Revisin Continua En la practica, la mayora de las veces, se tiene un mayor tiempo de fabricacin o de retraso, desde el instante en que se coloca una orden hasta que ella es realmente entregada, en consecuencia, en el modelo la poltica de pedidos debe especificar con claridad el punto de reordenamiento o reposicin, este debe ocurrir cuando queden L unidades de tiempo previo a la entrega. En general, esta informacin se puede traducir convenientemente para su implantacin practica especificando solo el nivel de inventario en que se debe volver a pedir. Esto es equivalente a observar continuamente el nivel del inventario hasta que se alcance el punto de reorden.

El calculo del punto de reorden = punto de pedido se hara de la siguiente manera: PUNTO DE REORDEN = PUNTO DE PEDIDO: R = m + ss Donde m = demanda promedio total durante el tiempo L. ss = inventario de seguridad

3.3. Modelo de Gestin de Inventarios con base al Sistema de Revisin Peridico Cuando un articulo se revisa peridicamente, significa que la revisin solo se hace en determinados momentos de tiempo; por ejemplo: semanal o mensual. Entre dos momentos de revisin, el producto no se examina. En el momento de revisin ser necesario determinar cuanto stock se va a utilizar durante el tiempo que transcurrir hasta que llegue el siguiente momento de revisin. En este momento se har un nuevo pedido y por lo tanto, tambin se tendr que tener en cuenta el stock necesario para cubrir el tiempo de suministro. Esta cantidad de stock se denomina NIVEL MAXIMO DE STOCK (T) El sistema de revisin peridica precisa de un stock mximo que cubra el periodo de revisin y el tiempo de suministro; adems de cubrir la incertidumbre en el suministro y la demanda.

El calculo del stock mximo se hara de la siguiente manera: STOCK MAXIMO: T = m + ss Donde m = demanda promedio total durante el tiempo L. ss = inventario de seguridad Cuando decidimos entre la aplicacin de uno o de otro? No hay reglas especificas aunque el sistema peridico se puede preferir en las siguientes condiciones: Cuando se deban entregar pedidos cada determinados periodos de tiempo. Ejemplo: Entrega semanal e bebidas a un restaurante

 Cuando se ordenan

multiplex productos a un mismo proveedor dado que este preferira hacer una sola entrega y no distintas cada vez que lleguemos al punto de reorden para cada articulo si aplicramos el sistema de revisin continua.

ASPECTOS ECONOMICOS DEL INVENTARIO

El objetivo de un negocio es ganar dinero, por lo tanto todas las decisiones que se tomen en logstica o cualquier rea de impacto en la organizacin debern planificarse enfocadas en el impacto financiero. Una gestin exitosa de la logstica es imposible sin un constante flujo de informacin. Recordemos que vimos la relacin sistmica que tiene la logstica con las diferentes reas de la empresa; por lo tanto el rea financiera, que en este caso es la que nos compete, deber tener una comunicacin directa y efectiva con la administracin de inventarios, e identificar las diferentes funciones logsticas estudiando los costes de la logstica con las otras actividades. Veamos como el impacto de los costos de inventarios dentro de esta gestin financiera podr contribuir con la rentabilidad de la empresa.

1. COSTOS DE INVENTARIO
Para entender el comportamiento de los costos de inventario primero es necesario recordar unos conceptos importantes: Costos fijos: son aquellos que no cambian como resultado del nivel de actividad. Costos variables: cambian como resultado del nivel de actividad. Coste Coste Costo Variable Costo fijo Coste Costo Semi-varible

Produccin Produccin Produccin Grafico que nos ilustra este tipo de costos y su comportamiento

En logstica se cuenta con tres categoras principales de costos: 1. Transporte 2. Almacenamiento 3. Inventarios Nos centraremos en la tercera categora: Inventarios La inversin en el inventario no es el nico costo asociado con la administracin de inventarios, aun cuando puede ser el mas visible. Nos centraremos en tres elementos de costo:

1. El costo de preparar una orden para mas inventario 2. El costo de mantener ese inventario a la mano hasta que lo solicite el cliente. 3. El costo implcito cuando hay una escasez de inventario.

1.1. COSTO DE PREPARACION DE ORDENES: Se incurre

en costos de preparacin de ordenes cada vez que se coloca una orden de reabastecimiento. Se incluyen variables de personal asociado a la emisin del papeleo, mas otros costos ocasionales involucrados en , por ejemplo: transportar mercancas entre plantas y centros de distribucin. A veces puede haber un costo fijo para llenar una forma y un costo variable para cada articulo ordenado. Las compaas cargan con grandes costos de mantener archivos, controlar la calidad, entre otros.

1.2. COSTO DE MANTENER EL INVENTARIO: El inventario

compromete a la administracin con algunos costos que estn relacionados con la cantidad del inventario, el valor de los artculos y el periodo que se lleva al inventario. Al asignar capital al inventario, la compaa deja de utilizar esos fondos para otros propsitos. Por lo tanto se incurre en costo de capital, expresado como una tasa anual de inters, debido a la inversin en inventario.

El costo de capital puede ser basado en el costo de obtener prestamos bancarios para financiar la inversin en inventario.
Otros son los costos variables de impuestos y seguros sobre inventarios, los costos de obsolescencia del inventario o de limitaciones sobre la vida de los productos y los costos de operacin relacionados con almacenar el inventario. Por ejemplo; la renta de espacio publico de almacenamiento, o el costo de mantener y operar instalaciones de almacn (como el costo de calefaccin, cuarto frio, electricidad, mano de obra). Un ejemplo de la obsolescencia del producto es el de las flores frescas, que deben reemplazarse cada semana.

1.3. COSTOSA POR FALTANTES Y DE SERVCIO AL CLIENTE: Estos costos ocurren cuando la demanda excede el
inventario disponible de un articulo. Este costo es mas difcil de medir que los otros dos costos anteriores.
En algunos casos, los costos por faltantes pueden igualar el margen de contribucin del producto cuando el cliente compra el articulo con empresas de competencia. Entre otros casos puede involucrar el papeleo requerido para rastrear una orden atrasada hasta que el producto este disponible. Sin embargo, este costo puede ser muy sustancial en casos en los que se pierde crdito comercial significado por parte de los clientes. Por ejemplo: Hyundai lanzo un carro nuevo i35, para la ciudad de Cali este carro supero la proyeccin de la demanda, por lo tanto los clientes se encontraron insatisfechos con la gestin de Hyundai decidiendo comprar carros de otras marcas con otras compaas que si los tuviera disponible en color y tiempo en el que el cliente lo requiere.

Actividad de reflexin
1. Cul de los costos de inventarios es mas difcil de medir? 2. Cmo determinara si requiere de mas precisin en su estimacin del costo?

2. ANALISIS Y COSTEO ABC

El anlisis ABC es una herramienta muy sencilla que se usa para clasificar y gestionar tanto inventarios de produccin como de distribucin, tanto de materias primas como de productos terminados. El anlisis ABC se basa en la ley de Pareto. Intuitivamente, la ley de Pareto establece que cada empresa puede identificar un reducido numero de artculos que representan la mayor parte de las ventas, demanda o inversin. Con los aos esta ley se ha llegado a conocer como la regla 20/80 porque, en general el 20% de los productos representan el 80% de la ventas. A estos productos se les conoce como productos tipo A. Siguiendo esta clasificacin, el siguiente 30% de los artculos representan el 10% de las ventas y se clasifican en artculos tipo B. Finalmente, el 50% restante de artculos, serian los artculos tipo C, y solo representaran el ultimo 10% de las ventas.

2.1. APLICACIN DE LA CLASIFICACION ABC

La clasificacin ABC es una herramienta que tiene aplicacin en toda la cadena de suministro: 2.1.1. GESTION DE MATERIAS PRIMAS: Para cdigos de alto valor clasificados A trataremos de minimizar los inventarios debido a que tienen mayor impacto en los inventarios. Los sistemas de recuento sern mas precisos y la condiciones de almacenamiento mas seguras. Los cdigos B o C sern gestionados menos estrictamente usando simplemente puntos de pedido al proveedor. No tendra sentido parar las lneas de produccin por falta de un componente de pequeo valor.

2.1.2. ESTRATEGIA DE PRODUCCION: Para definir una estrategia de produccin intervienen otros criterios adems del valor unitario del producto. Pero simplificando, el uso de un anlisis ABC seria el siguiente. Los productos A de alto valor y especficos se fabrican contra pedido para no incurrir en los altos costos de almacenamiento, mientras que los productos B y C, de menor valor se pueden asumir mas fcilmente el costo de almacenar subconjuntos y montarlos contra pedido, o fabricarlos directamente contra stock. 2.1.3. ESTRATEGIA DE DISTRIBUCION: Para productos o clientes A de alta rentabilidad se dar prioridad en la distribucin y mayores niveles de servicio que productos o cliente B y C despus de analizar los costos y el espacio relativo que ocupan frente a la rentabilidad por cada articulo, sern candidatos a ser subcontratados a otros proveedores y distribuidores. Mientras que desde el punto de vista comercial se animaran a los cliente tipo C a unirse con consorcios de compra o utilizar distribuidores intermediarios.

2.2. TIPO DE ANALISIS

El proceso de identificacin de los grupos de productos, se puede hacer de en funcin de: El volumen de demanda o del valor de la demanda. 2.2.1. Volumen de demanda: este anlisis utiliza el volumen de demanda como base del calculo. El anlisis se realiza para un periodo de tiempo determinado. Por ejemplo, un ao o una estacin. 2.2.1. Valor de demanda: este anlisis utiliza el valor de demanda como base del calculo. El valor de la demanda se obtiene multiplicando el volumen de la demanda por el coste unitario del articulo.

Con base a esto se propone la siguiente metodologa para el anlisis ABC: 1. Ordene los artculos en orden descendente en funcin del volumen o valor de la demanda (columna 3 y 4). 2. Calcule la demanda acumulada, articulo por articulo. La demanda acumulada del ultimo articulo ser la demanda total.(columna 5) 3. Calcular el porcentaje acumulado de demanda respecto al total. (columna 6). 4. Finalmente, identifique los grupos de artculos (columna 7).

No. de %acumulado Codigo Demanda % Demanda Clasificacion articulos del No. de del Demanda acomulada acomulada ABC acumulados artculos articulo 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% A5 A7 A2 A3 A8 A1 A3 A4 A6 A10 170 150 25 20 15 7 4 4 3 2

6 7 % No. de %acumulado Demanda Codigo del Demanda Clasificacion artculos del No. de Demanda acomulad articulo acomulad ABC acumulados artculos a a 1 10% A5 170 170 2 20% A7 150 320

3 4 5 6 7 8 9
10

30% 40% 50% 60% 70% 80% 90%

100%

A2 A3 A8 A1 A3 A4 A6
A10

25 20 15 7 4 4 3
2

345 365 380 387 391 395 398

400

No. de %acumulado Cdigo % Demanda Clasificacion articulos del No. de del Demanda Demanda acomulada ABC acumulados artculos articulo acomulada 1 2 3 4 5 6 7 8 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% A5 A7 A2 A3 A8 A1 A3 A4 170 150 25 20 15 7 4 4 170 320 345 365 380 387 391 395 42,50% 80,00% 86,25% 91,25% 95,00% 96,75% 97,75% 98,75%

9
10

90%
100%

A6
A10

3
2

398
400

99.50%
100,00%

1 2 3 4 5 6 7 No. de %acumulado Codigo Demanda % Demanda Clasificacion artculos del No. de del Demanda acomulada acomulada ABC acumulados artculos articulo

1
2 3 4 5 6 7 8 9 10

10%
20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%

A5
A7 A2 A3 A8 A1 A3 A4 A6 A10

170
150 25 20 15 7 4 4 3 2

170
320 345 365 380 387 391 395 398 400

42,50%
80,00% 86,25% 91,25% 95,00% 96,75% 97,75% 98,75% 99.50% 100,00%

A
A B B B C C C C C

La seleccin de los grupos de productos no siempre coincide con lo que establece la norma 20/80. En realidad, la seleccin de los valores limites es una decisin subjetiva basada en las siguientes intuiciones: Hay una clara diferencia en el valor o volumen de demanda entre un articulo y el siguiente. Aparecen puntos convenientes en trminos de valor o volumen de demanda. En el ejemplo trabajo, los artculos con una demanda de 170 y 150 sern artculos A y los artculos con demandas de 25, 20 y 15 serian artculos B. El resto de los artculos serian artculos C. La teora del anlisis ABC exige la creacin de tres categoras, pero en la practica podemos tener hasta cinco o seis. Muchas veces, el anlisis ABC se representa grficamente. El eje horizontal representa el % acumulado de numero de artculos (columna 2) y el eje vertical representa el % de la demanda acumulada (columna 6).

5. Elabore el grafico del anlisis ABC del ejemplo anterior % Demanda acumulada

% Acumulado de No. de artculos

Hgalo usted mismo

Concepto Motor a explosin Chasis Volante Cubiertas Cuchillas Costo unitario US$ 6000 2400 300 800 1000 Consumo anual 1 1 2 8 3 Valor en US$ A B C

Llave de encendido
Tornillos Remaches Tuercas Juntas Arandelas Correas Bomba hidrulica

100
40 30 60 25 10 120 750

2
120 50 25 18 80 6 1

Hgalo usted mismo

Con los datos aportados anteriormente, Qu clasificacin A, B, C, conforme al criterio de Pareto, le asignara usted a los siguiente componentes de una maquina cortadora de pasto? De una valoracin de los datos obtenidos.

JUSTIFIQUE SU DECISION

R/:
Concepto Motor a explosion Chasis Volante Cubiertas Cuchillas Llave de encendido Tornillos Remaches Tuercas Juntas Arandelas Correas Bomba hidraulica
Costo Consumo Valor en unitario anual US$ US$ 6000 1 6000 2400 1 2400 300 2 600 800 8 6400 1000 3 3000 100 2 200 40 120 4800 30 50 1500 60 25 1500 25 18 450 10 80 800 120 6 720 750 1 750

Concepto Cubiertas Motor a explosion Tornillos Cuchillas Chasis Remaches Tuercas Arandelas Bomba hidraulica Correas Volante Juntas Llave de encendido

Costo Consumo Valor en unitario anual US$ US$ 800 6000 40 1000 2400 30 60 10 750 120 300 25 100 8 1 120 3 1 50 25 80 1 6 2 18 2 6400 6000 4800 3000 2400 1500 1500 800 750 720 600 450 200

Concepto Cubiertas Motor a explosion Tornillos Cuchillas Chasis Remaches Tuercas Arandelas Bomba hidraulica Correas Volante Juntas Llave de encendido

Costo Consumo Valor en Demanda unitario anual US$ acumulada US$ 800 8 6400 6400

6000 40 1000 2400 30 60 10

750 120 300 25 100

1 120 3 1 50 25 80
1 6 2 18 2

6000 4800 3000 2400 1500 1500 800

750 720 600 450 200

12400 17200 20200 22600 24100 25600 26400

27150 27870 28470 28920 29120

Concepto
Cubiertas Motor a explosion Tornillos Cuchillas Chasis Remaches Tuercas Arandelas Bomba hidraulica Correas Volante Juntas Llave de encendido

Costo Consumo Valor en Demanda unitario anual US$ acomulada US$ 800 8 6400 6400

A
X

6000 40 1000 2400 30 60 10

750

1 120 3 1 50 25 80
1

6000 4800 3000 2400 1500 1500 800

750

12400 17200 20200 22600 24100 25600 26400

27150

X X X X
X X X X

120 300 25
100

6 2 18
2

720 600 450

200

27870 28470 28920

29120

X X X
X

Costo Demanda Consumo Valor en % de costo Concepto unitario acumulada anual US$ acumulado US$ US$ Cubiertas 800 8 6400 6400 21,98 Motor a 6000 1 6000 12400 42,58 explosion Tornillos 40 120 4800 17200 59,07 Cuchillas 1000 3 3000 20200 69,37 Chasis 2400 1 2400 22600 77,61 Remaches 30 50 1500 24100 82,76 Tuercas 60 25 1500 25600 87,91 Arandelas 10 80 800 26400 90,66 Bomba 750 1 750 27150 93,23 hidraulica Correas 120 6 720 27870 95,71 Volante 300 2 600 28470 97,77 Juntas 25 18 450 28920 99,31 Llave de 100 2 200 29120 100,00 encendido

A X X

X X X
X X X X X X X X

Demanda Costo unitario Consumo Valor en % de costo Concepto acomulada A B US$ anual US$ acomulado US$ Cubiertas 800 8 6400 6400 21,98 X Motor a explosion 6000 1 6000 12400 42,58 X Tornillos 40 120 4800 17200 59,07 X Cuchillas 1000 3 3000 20200 69,37 X Chasis 2400 1 2400 22600 77,61 X Suma parcial 133 22600 Remaches 30 50 1500 24100 82,76 X Tuercas 60 25 1500 25600 87,91 X Suma parcial 75 3000 Arandelas 10 80 800 26400 90,66 Bomba hidraulica 750 1 750 27150 93,23 Correas 120 6 720 27870 95,71 Volante 300 2 600 28470 97,77 Juntas 25 18 450 28920 99,31 Llave de encendido 100 2 200 29120 100,00 3520 Suma parcial 109 317 Cantidad Total 29120 Porcentajes 41,96 77,61 Porcentajes 58,04 22,39 Justificacin: 5 componentes (el 41,96% de los artculos), representan el 77,61% de los costos. Y el 58,04% restante de los componentes representan solo el 22,39% de los costos.

X X X X X X

3. CONTROL DE PERDIDAS POR INVENTARIO

La perdida es un gran problema en la industria y una de las mayores dificultades es encontrarla. Uno de los principales problemas es la incapacidad de la distribucin para identificar las reas perdidas. La perdida desconocida, como se le denomina a nivel empresarial ocasiona a las empresas, perdidas cifradas en millones de dlares anualmente.
Segn los estudios las reas principales de perdidas son:

Desperdicio Error Robo

Nos centraremos en el impacto de los inventarios en cada una de ellas:

3.1. Existencias: El desperdicio del stock puede ocurrir debido a:

3.1.1. Dao: La escasa descarga, manipulacin o almacenamiento, causaran perdida de stock. El dbil empaquetado y las roturas puede que haya ocurrido antes del reparto, pero si no se comprueban ni se registran se convertirn en perdidas.
3.1.2. Almacenamiento: La escasa rotacin del stock dar como resultado un stock obsoleto o sin valor. Las malas condiciones puede que provoquen un deterioro hasta el punto de que los artculos no se puedan vender. 3.1.3. Administracin: El escaso ordenamiento y control del stock, dar como resultado un stock anticuado que causara descenso de precios y cancelaciones. 3.1.4. Error: Los errores ocurren, lo importante es controlar en que grado y el mecanismo para tratarlos.

3.2. Prevencin de las perdidas por desperdicios La prevencin del desperdicio recae en el hecho de que los administradores de inventario se aseguren de que existen sistemas correctos para: Prevenir el dao del stock Asegurarse de que se utilizan mtodos de almacenamiento correctos apropiados para el producto. Tener buenos procedimientos de administracin del stock Asegurarse que el transporte de mercanca se haga de manera correcta.

3.3. Prevencin de la perdida por error

Para prevenir este tipo de errores se requiere que la alta direccin brinde una buena formacin a su personal y cuente con sistemas efectivos para asegurarse que las operaciones se desarrollan de una manara correcta la primera vez (CALIDAD TOTAL)

POLITICAS Y OBJETIVOS DE GESTION DE TOMA FISICA DE INVENTARIOS Esta parte responde a las exigencias de las organizaciones para que los estudiosos adquieran los conocimientos pertinentes para realizar la toma fsica de inventarios, donde les permiten obtener las herramientas bsicas, para su aprendizaje autnomo y al mismo tiempo, ubicarse en el contexto de las actividades del almacenamiento, con el fin de construir un referente para su desempeo en el campo de la logstica. Ofrece al aprendiz la oportunidad de evaluar y mejorar las habilidades y estrategias para aplicar metodologas, mtodos y diferenciar los tipos de inventarios y sistemas para realizar la toma fsica, siguiendo los objetivos y polticas de la organizacin. Propsito: 1. Identificar las polticas y objetivos de los controles de inventarios 2. Preparar los recursos para la toma fsica de inventarios.

3. Realizar los conteos fsicos segn la naturaleza de los objetos o unidades de empaque. 4. Realizar registros segn los formatos establecido. POLITICAS El propsito de contar con un control fsico de inventarios, es el de asegurar que la informacin disponible en los diferentes sistemas coincida con las existencias reales en forma confiable. Estos controles le permiten a los diferentes almacenes en su gestin lo siguiente: Una adecuada planeacin para la reposicin de stocks. Manejo adecuado de espacio y costos. La transparencia de los rubros de Existencias y costo de venta en los estados financieros. Respuesta efectiva a los clientes.

POLITICAS
El propsito de contar con un control fsico de inventarios, es el de asegurar que la informacin disponible en los diferentes sistemas coincida con las existencias reales en forma confiable. Esto controles le permiten a los diferentes almacenes en su gestin lo siguiente: Una adecuada Planeacin para la reposicin de stocks. Manejo adecuado del espacio y costos. La transparencia de los rubros de Existencias y Costo de Ventas en los estados financieros. Repuestas efectiva a los clientes.

El Control Fsico de Inventarios, se inicia a partir de un inventario fsico, que segn las condiciones de las existencias y de los almacenes n donde se encuentran, debe realizarse como accin integral y programada.

La direccin debe planear las actividades previas antes de realizar un conteo fsico. Es importante tener claro las siguientes polticas para el proceso: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Establecer las fechas de cortes de los inventarios Tener claro cual es el sistema de inventario que maneja. Las polticas contables y financieras. Disponer de los recursos tanto equipos, espacios como el talento humano. Disponer de los registros sistemas de informacin. Analizar los riesgos y planes de emergencia. Divulgacin del procedimiento de toma fsica de inventarios, previa iniciacin del inventario. Cronograma de apertura.

OBJETIVOS DE LA TOMA FISICA DE INVENTARIOS

Cuantificar en valores y unidades los productos de acuerdo a su

proceso PT (producto terminado), PP (producto proceso), MP (materia prima). Realizar los ajustes respectivos de acuerdo con la informacin recolectada en la toma de inventarios. Contar con cifras reales, de acuerdo con los principios de contabilidad aceptados. Tomar medidas de seguridad y control, de acuerdo con las anomalas de los inventarios encontradas. Ajustar los inventarios, de acuerdo con la rotacin de los productos. Reasignar zonas de ubicacin segn el comportamiento de los inventarios. Verificar los cdigos para los ingresos y salidas de los productos y subproductos.

 Revisar facturas: este trabajo consiste en evaluar las cantidades y

el costo de ingreso de los artculos recibidos, a travs de la permanente revisin de facturas de compras y razonabilidad de la descarga realizada por el personal del departamento de costos. Planificar la estrategia operativa a seguir antes de realizar la toma fsica de los inventarios. Realizar la toma fsica: consiste en el conteo definitivo de los artculos existentes en el almacn, bodega o centros de distribucin. Ajustar el inventario: la unificacin de listas de conteo, dar como resultado un cuadro comparativo que evidencie las cantidades realmente existentes en cada uno de los artculos y saldo, segn el sistema para este mismo producto; las diferencias resultantes en la referida comparacin permitir establecer los ajustes necesarios. Alistar las paletas, andamios, y equipos. Preparar las bodegas o instalaciones para la toma fsica de los inventarios.

SISTEMAS DE GESTION DE STOCK

Las clases de sistemas son dos: los sistemas de revisin continua y de revisin peridica.
El sistema de revisin continua: Consiste en actualizar el stock registrado de forma inmediata, despus de cada transaccin. Se maneja la informacin de entradas y salidas. Estos sistemas llegan incluso a lanzar pedidos a los proveedores de forma automtica cuando el nivel de stock de un determinado articulo llega a un tipo establecido. A este nivel de stock es a lo se denomina punto de pedido. El sistema de revisin peridica: En este caso, las entradas y salidas de mercancas, no se registran. Para conocer el nivel de stock de cada momento y realizar pedidos se procede a realizar recuentos de cada producto cada cierto tiempo. Independientemente de estos recuentos peridicos, las empresas estn obligadas a hacer un recuentos de la totalidad de las existencias anuales.

CLASES DE STOCKS
Dependiendo de las necesidades de cada compaa existen distintas clases de stock que en cada caso mantienen con suficiencia el producto necesario y previenen el desabastecimiento de producto en un momento determinado. A continuacin se describe cada una de estas clases:
Stock normal o de ciclo: Es el stock necesario para atender la demanda normal de la empresa desde que recibimos un pedido hasta que recibimos el siguiente. (tiempo de reaprovisionamiento). Stock de seguridad o proteccin: Es el volumen de existencias que tenemos almacenadas por encima del necesario (Stock de ciclo), para atender la demanda habitual de los clientes. Este stock tiene como finalidad evitar las rupturas de stock en caso de que se produzcan: es aquel que se dispone para cubrir los incrementos no regulares de la demanda no regular y los retrasos de los suministros de los proveedores.

 Retrasos de los proveedores: Los proveedores tienen un plazo

de entrega (desde que hacemos el pedido hasta que lo recibimos en el almacn) determinado. Si este plazo es sobrepasado, nos quedamos sin existencias para atender la demanda. Fluctuaciones de la demanda: La demanda de los clientes no suele ser constante, sino que sufre oscilaciones imprevistas. Si la demanda es mas alta de lo previsto, no tendremos suficientes existencias para atender la demanda. Stock de especulacin y anticipacin: En ocasiones las empresas compran y almacenan lo habitual para aprovechar los precios bajos, cuando se piensa que estos precios no se mantendrn en el futuro. Tambin seria el caso del stock que contribuye para atender la demanda de productos de venta estacional (productos de temporada), tales como los arboles de navidad o los disfraces de Halloween.

Stock mximo: Es stock mximo de un articulo suele alcanzarse

en el momento en que un nuevo pedido llega al almacn. En este momento, el stock ser lo que queda en el almacn (normalmente el stock de seguridad), mas el lote de pedido que acaba de llegar.

COMPORTAMIENTO DEL STOCK

Cuando llega un pedido al almacn, el nivel de stock llega a su nivel mximo. Este ser igual al stock de seguridad mas el lote de pedidos y lo vamos despachando. El descenso en la mayora de los casos es irregular y en forma de escalones, los clientes no siempre solicitan las mismas cantidades ni tampoco piden en la misma frecuencia. En otras palabras, el stock medio se refiere a aquel nivel de existencia que exige la formulacin de un nuevo pedido. Este pedido no llega automticamente, sino que tarda un tiempo que es el plazo de entrega. En el momento de llegar al almacn, solo quedara en el almacn el stock que se deja para cubrir las contingencias es lo que se llama stock de seguridad, cuando llega el pedido tendremos el stock mximo.

TIPOS DE INVENTARIOS
Inventarios de mercancas en existencias: Valor de los productos adquiridos a cualquier titulo para la venta y que no sern sometidos a ningn proceso de transformacin.
Inventarios de materias primas y suministros: Representan el valor de los materiales y suministros adquiridos para su transformacin, explotacin, construccin, o produccin. Inventarios de productos en proceso: Representan el valor de los productos semielaborados, que requieren procesos de transformacin, explotacin, construccin o adiccin, para que se conviertan en bienes o mercancas terminadas y disponibles para la venta. Inventarios de mercancas en existencia: Valor de los bienes adquiridos a cualquier titulo para la venta y que no sern sometidos a ningn proceso de transformacin.

Inventario inicial: Son las existencias que tiene una empresa en el momento de comenzar su ejercicio econmico. Este va ubicado en el costo de ventas en el estado de ganancias y perdidas.
Inventario Final: Es el inventario fsico que se toma al final del ejercicio econmico (al costo), entrar a formar parte del activo en el balance general y tambin ira disminuyendo al costo de venta en el estado de ganancias y perdidas.

METODOLOGIA PARA REALIZAR EL INVENTARIO FISICO

Las metodologas pueden ser variadas pero siempre una buena metodologa de inventario fsico esta dividida en varias etapas y tiene diferentes fichas de control que cada empresa define. FORMATO MODELO INICIO: FECHA: UNIDAD DE MEDIDA: CAJAS NATURALEZA DEL PRODUCTO: FRAGIL LISTA NUMERO DE SKU: 500 Cdigo: Parte numero: Descripcion INFORMACION SOLICITADA: Unidad de medida: Cantidad: Condicin del producto: A B. ZONA:

De acuerdo con la distribucin de listados se proceder a:

Reconocer la zona A, B.
Identificar la ubicacin de los productos frgiles. Realizar el conteo fsico de los materiales y registrar en la columna respectiva las cantidades fsicas evidenciadas. Validar la informacin registrada en las planillas (descripcin, parte numero, cdigo, condicin, unidad de medida). Registrar la cantidad de los elementos inventariados, definiendo su condicin conjuntamente con el encargado de bodega. Marcar el elemento inventariado para esto se utilizaran adhesivos de color para identificar que dicho material ya fue inventariado.

 Se inspeccionaran los materiales que no estn registrados en los listados, se inspeccionaran fsicamente y se registraran en planillas independientes.
Se debern registrar las observaciones, las consideraciones que se consideran validas para mejorar o aclarar el proceso. Actualizar la ubicacin de los materiales y reportar.

Firmar la planilla de inventario y entregar a la mesa de control

MODELO DE PROCESO DE INVENTARIOS

PARTE 1: PRELIMINARES
Ordenamiento previo del stock . Verificar que este codificado stock por ubicacin . Verificacion fisica de la ubicacin del stock, de acuerdo a su codificacion . Emisin y colocacin de Tarjetas de Conteo Fsico . Verificacin de colocacin de las tarjetas de inventario . Corte Documentario Ordenamiento de stock de difcil conteo

PARTE 3: VERIFICACION . Comparacin de la . Primer conteo fisico "al primera y segunda barrer" tarjeta de inventario Comparacin con el Sistema de registro Se llenan una primera Tarjetas de Conteo Fsico Tarjeta de Inventario VS Sistema de registro . Segundo conteo fsico "al Actualizacin del Sistema barrer", por personal de registro al conteo diferente al primer conteo fsico Se llenan una segunda Tarjeta de Inventario

PARTE 2: CONTEO

CONTEO CICLICO Y EXACTITUD DE INVENTARIOS Para tratar de minimizar los errores en los registros, existe una tcnica denominada conteo cclico de inventario. Esta tcnica no es mas que la realizacin de inventarios fsicos parciales, de manera tal que sea posible detectar inconsistencias entre los registros y la existencia real y as intentar determinar los errores que las causaron, para tratar de que no se repitan.

De igual manera, a travs del conteo cclico se determina un ndice, denominado exactitud de inventarios, que mide el grado de concordancia entre los valores presentados por el sistema de informacin (registros) y los valores reales de existencia. El objetivo es presentar la tcnica de conteo cclico y la exactitud de los inventarios, de manera tal que el participante conozca esta herramientas para aplicarlas en una organizacin determinada.

El conteo cclico: Es el proceso en el cual una organizacin

procede al conteo, por observacin directa, de las cantidades en existencia de todos y cada uno de los productos en un almacn determinado. Este proceso suele efectuarse una vez al ao, para todos los almacenes de una empresa. El conteo cclico, es muy parecido al inventario fsico, con la diferencia que solo se procede al conteo de un grupo determinado de renglones. Adicionalmente, el conteo se realiza de forma peridica, generalmente, cada da.

Se cuenta un da un grupo de tems, al da siguiente otro grupo y as sucesivamente, hasta que se cuenten todos los productos que, previamente, se determinaron como parte del conteo cclico. Con el conteo cclico se busca encontrar si existen diferencias entre lo que el sistema de informacin registra como existencia y la cantidad real en el almacn, para determinar la naturaleza del error cometido y buscar correctivos para que estas situaciones no se repitan. As, se busca determinar el porque se producen estos errores, de forma tal que nos permita afinar normas, procedimientos y mtodos para evitar su nueva ocurrencia.

EXACTITUD DE INVENTARIOS: Cuando aludimos nos

referimos a la exactitud de los inventarios, en realidad a un ndice que mide la exactitud de los registros de inventarios. Como ya conocemos, en algunos casos, es distinta la cantidad en existencia que sealan los registros y la existencia que en realidad fsicamente se encuentra en el almacn, esto derivado por errores humanos cometidos tanto en el registro de las transacciones, como en el manejo fsico de los productos, entre otras causas. Para determinar que tan bien reflejan nuestros registros la situacin real de existencias, se ha creado un ndice denominado exactitud de inventarios. Este ndice no es mas que dividir el numero de renglones que definimos como reglones exactos durante el proceso de conteo cclico, entre la cantidad de renglones que se revisaron durante ese conteo, multiplicado por 100. As, la formula es la siguiente: EI= No de renglones exactos / No de renglones contados X 100

Procedimiento de calculo de la exactitud de inventarios

Determinar la exactitud de inventarios, no es mas que dividir el numero de renglones que definimos como renglones exactos durante el proceso de conteo cclico entre la cantidad de renglones que se revisaron durante ese conteo, multiplicado por cien como puede observarse, existe un concepto que se denomina rengln exacto, y este es un concepto arbitrario, ya que un rengln que denominamos exacto durante el conteo cclico, no es solo un rengln en el que existe total concordancia entre el valor del conteo y el registro de inventario, sino tambin es aquel que se encuentra en un rango determinado que denominaremos tolerancia.
En otras palabras, los renglones exactos son aquellos en los cuales su valor en existencia real se encuentra dentro del rango dado de valores de registro. Este rango es determinado por el grado o porcentaje de la tolerancia asignado a cada rengln. La tolerancia es un valor que se determina normalmente entre 0% y el 6%.

Ejercicio del registro del sistema de informacin

A continuacin presentamos un ejemplo de registro del sistema de informacin donde seala que hay en existencia 600 unidades de un producto, suponga tambin que la tolerancia para este tem es del 6% y que durante un conteo cclico hay en existencia 590 unidades del producto.

Veamos si este rengln se considera exacto.

R/.
Lo primero que debemos hacer es determinar el rango en el cual se considera que este rengln es exacto. Esto se realiza aplicando el valor de la tolerancia al valor que sealan los registros, as: Para este caso debemos hallar el 6% de 600 unds (valor en registro). Este valor es 36 unds. Entonces el rango se conforma, sumando 36 unds al valor en registro para obtener el limite superior del rango: (600 + 36= 636) Y restando 36 unds al valor en registro para obtener el limite inferior del rango: (600 36= 564).

LIMITE INFERIOR 564

EXISTENCIA DISPONIBLE 590

VALOR REGISTRADO 600

LIMITE SUPERIOR 636

Para el rengln en cuestin debemos entonces catalogarlo como un rengln exacto, ya que el valor de 590 se encuentra dentro del rango determinado.

HAGALO USTED MISMO

Se realizo un conteo cclico, donde se obtuvieron los valores que se presentan en la tabla de abajo. Determinar: La tolerancia Limite superior Limite inferior Rengln exacto La exactitud de los inventarios.

FORMATO PARA LA EXACTITUD DE LOS INVENTARIOS SKU M30 M33 H40 Valor en Existencia Tolerancia Limite Limite Rengln Tolerancia registros (Conteo) (%) Superior Inferior Exacto? 600 1100 500 590 1095 500 6 2 5

H42 I78
I79 B30 B43

300 2500
2200 100 85200

300 2450
2200 99 85100

6 1
1 0 2

R/.
FORMATO PARA LA EXACTITUD DE LOS INVENTARIOS SKU M30 M33 H40 H42

Valor en Existencia Tolerancia Limite Limite Rengln Tolerancia registros (Conteo) (%) Superior Inferior Exacto?
600 1100 500 300 590 1095 500 300 6 2 5 6 36 22 25 18 636 1122 525 318 564 1078 475 282 E E E E

I78
I79 B30 B43

2500
2200 100 85200

2450
2200 99 85100

1
1 0 2

25
22 0 1704

2525
2222 100 86904

2475
2178 100 83496

I
E I E

Numero de SKU contados: 8

Numero de SKU exactos: 6

Esto es equivalente al 75% EI = 6 / 8 X 100 = 75% de exactitud. Delos inventarios: este valor le sirve a la empresa para que tome decisiones y mejoras para el control de inventarios, normalmente hay perdidas, robos, averas, por eso tambin se establecen mrgenes de tolerancia.

METODOS PARA REALIZAR EL INVENTARIO

Por normatividad del cdigo de comercio, las empresas deben presentar los bienes que pose. No existe un procedimiento establecido oficialmente sobre como tiene que realizarse el conteo, cada almacn, centro de distribucin y operadores logsticos realizan el proceso segn su polticas logsticas. Cualquiera que sea el procedimiento a seguir, generalmente la mercanca se revisa siguiendo el orden de su ubicacin, zonas, estante, cajones. Los procedimientos para realizar tomas fsicas mas utilizadas son: CONTROL POR SECTORES: Es utilizado cuando la mercanca tiene una ubicacin fija, segn la zona y pasillo. Existen formatos diferentes. En una parte se diligencian las cantidades que hay en recuento y en otra las variaciones (entradas o salidas) despus de realizar la revisin fsica antes de valorar los artculos.

CONTROL POR CUPONES: Es utilizado cuando se desea

controlar no solamente cuantos hay, sino controlar la composicin fsica del articulo.

Control en rayados sinpticos: Se utiliza para artculos que

presentan mltiples variantes (tallas, colores, tamaos, modelos, texturas), pero esta valorado bajo un mismo precio. Existen otras tcnicas por muestreo aleatorio: Cuando no todos los productos se pueden contar, la cantidad, o tamao, se determinan muestras, como variables de control. Recordemos que es importante tener en cuenta la unidad de conteo, por ejemplo si es por peso, cantidad, kilos, etc.

VALORACION DE INVENTARIOS
El plan general de contabilidad de las normas de valoracin establece que los bienes comprendidos en las existencias deben valorarse al precio de adquisicin o costo de produccin. El precio de adquisicin comprender el consignado en la factura o precio de compra. Precio de compra: Comprende el precio en factura del proveedor mas los gastos adicionales hasta que la mercanca esta en el almacn. Costos de produccin: Cuando la empresa fabrica sus propias existencias, estas debern ser valoradas al costo que a la empresa le ha costado fabricar estos productos. Entre los costos estn los directos y los indirectos.

 Costos

directos: Son aquellos atribuibles directamente a un

producto, familia, o seccin, tales como los salarios de la mano de obra fabrica, las materias primas, la amortizacin de la maquinaria. Costos indirectos: Son aquellos que no corresponden directamente con el producto, familia o seccin y por lo tanto son difciles de asignar.

Al precio de mercado: Si el precio de mercado es menor a los

dos anteriores, se deber valorar las existencias a este valor.

BASE DE DATOS
Con el fin de controlar el inventario del almacn se utiliza el registro manual o automtico conformando una base de datos.
Conciliacin Una vez digitada la informacin en la base de datos, determinar las diferencias de inventario. Efectuar reconteos cuando se presenten diferencias en cantidades, de ser necesario. Analizar las diferencias con el responsable del almacn o bodega, para su correspondiente justificacin. Identificar lasa diferencias reales de inventario.

INFORMES
Finalmente se debe elabora informe por zona y almacn con al siguiente informacin:
Resumen de diferencias por cada tems, por cantidades, por licencia y el motivo que origino cada una de las diferencias. Valor del inventario al iniciar con el corte de los documentos y con las justificaciones de almacn o bodega, valor de las diferencias presentadas y calor del inventario final. El informe debe incluir cometarios y sugerencias de mejoramiento.

HAY QUE EDUCAR PARA LA VIDA, Y NO PARA EL MOMENTO.

ES MAS FACIL ENSEAR QUE CORREGIR MUCHAS GRACIAS