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PARTE A

PLANIFICACIN

Marco Terico

INTRODUCCION
La planificacin cumple dos propsitos principales en las organizaciones: el protector y el afirmativo. El propsito protector consiste en minimizar el riesgo reduciendo la incertidumbre que rodea al mundo de los negocios y definiendo las consecuencias de una accin administrativa determinada. El propsito afirmativo de la planificacin consiste en elevar el nivel de xito organizacional. Un propsito adicional de la planificacin consiste en coordinar los esfuerzos y los recursos dentro de las organizaciones. Se ha dicho que la planificacin es como una locomotora que arrastra el tren de las actividades de la organizacin, la direccin y el control. Por otro lado, se puede considerar a la planificacin como el tronco fundamental de un rbol imponente, del que crecen las ramas de la organizacin, la direccin y el control. Sin embargo, el propsito fundamental es facilitar el logro de los objetivos de la empresa. Implica tomar en cuenta la naturaleza del mbito futuro en el cual debern ejecutarse las acciones planificadas. La planificacin es un proceso continuo que refleja los cambios del ambiente en torno a cada organizacin y busca adaptarse a ellos. Uno de los resultados ms significativos del proceso de planificacin es una estrategia para la organizacin.

QUE ES PLANIFICACION
el proceso administrativo de escoger y realizar los mejores mtodos para atisfacer las determinaciones polticas y lograr los objetivos. (Winborg Jimnez Castro, 1995) un mtodo bajo la forma de proceso, para la toma de decisiones entorno al mantenimiento de una realidad dada o a su transformacin en otra ms deseable, mediante la distribucin de recursos entre fines mltiples, cumpliendo los siguientes requisitos: la minimizacin de costos, la maximacin de beneficios y el mantenimiento de equilibrios dinmicos entre las fuerzas sociales que poseen los recursos, desean poseerlos o se ven afectados por el uso que de ellos se haga. (Castellano, 1998) metodologa para la toma de decisiones. (Jorge Ahumada) Disciplina para la seleccin y logro de objetivos. (Max Constasti) Instrumento para coordinar todos los esfuerzos a fin de alcanzar objetivos en el campo del desarrollo econmico y social de un pas. (Hurtado Hctor) Proceso de reflexin y accin humana. (George T. Chadwick) Aproximacin al futuro desde el presente para configurar escenarios. (Tulio Corredor) El poder de predecir el futuro y llevar a cabo las acciones correspondientes. (Henry Fayol). Para nosotros la planificacion es entonces una disciplina metodolgica como un proceso de reflexin y acciones que permite determinar lo que se ha de hacer en el presente o en el futuro para lograr los objetivos proyectados.

QUE ES MODELO
Un modelo es una representacin simplificada de un sistema de la vida real, de una situacin o de una realidad. Un modelo captura caractersticas selectas de un sistema, proceso o realidad, y luego las combina en una representacin abstracta del original.

PRINCIPALES REPRESENTANTES DE LA PLANIFICACION


Henri Fayol (1841 1925): Fue un Ingeniero Civil que dedic su vida al trabajo en la Sociedad Annima Commentutry Fourchambault et Decazeville donde lleg a ser director general en 1888, cargo que desempeo hasta que se jubil en 1918. Tras los aportes de Taylor, Fayol utilizando una filosofa positivista, y utilizando un mtodo cartesiano consistente en observar y clasificar los hechos, interpretarlos, realizar experiencias si corresponde y extraer reglas, desarrolla una teora administrativa y un modelo administrativo, muy acogido en su poca. Uno de sus grandes aportes fue la Teora Clsica de la Administracin Surgi en 1916 en Francia, haciendo una comparacin con la Administracin cientfica que se caracterizaba por el nfasis de las tareas que realizaba el obrero, la teora clsica se caracteriza tambin por el nfasis de la estructura que toda organizacin debe tener para el logro de la eficiencia. Sostuvo que la Administracin es una unidad abstracta dirigida por reglas y autoridad que justifica su existencia a travs del logro de objetivos. Si la Administracin quiere lograr sus objetivos debe prever, organizar, dirigir, coordinar y controlar. a. Previsin. Es el acto de examinar el futuro, fija objetivos, toma decisiones y establece planes. b. Organizacin. Formula una estructura dual (material y humana). c. Direccin. Esta etapa es la que hace funcionar los planes y la organizacin d. Coordinacin. Consiste en reunir toda la informacin en busca de unificacin y cohesin. e. Control. Se verifica el resultado con el plan original

PRINCIPALES REPRESENTANTES DE LA PLANIFICACION


Frederick Winslow TaylorHenri Fayol (1841 1925): Fue un Ingeniero Civil que dedic su vida al trabajo en la Sociedad Annima Commentutry Fourchambault et Decazeville donde lleg a ser director general en 1888, cargo que desempeo hasta que se jubil en 1918. Tras los aportes de Taylor, Fayol utilizando una filosofa positivista, y utilizando un mtodo cartesiano consistente en observar y clasificar los hechos, interpretarlos, realizar experiencias si corresponde y extraer reglas, desarrolla una teora administrativa y un modelo administrativo, muy acogido en su poca. Uno de sus grandes aportes fue la Teora Clsica de la Administracin Surgi en 1916 en Francia, haciendo una comparacin con la Administracin cientfica que se caracterizaba por el nfasis de las tareas que realizaba el obrero, la teora clsica se caracteriza tambin por el nfasis de la estructura que toda organizacin debe tener para el logro de la eficiencia. Sostuvo que la Administracin es una unidad abstracta dirigida por reglas y autoridad que justifica su existencia a travs del logro de objetivos. Si la Administracin quiere lograr sus objetivos debe prever, organizar, dirigir, coordinar y controlar. a. Previsin. Es el acto de examinar el futuro, fija objetivos, toma decisiones y establece planes. b. Organizacin. Formula una estructura dual (material y humana). c. Direccin. Esta etapa es la que hace funcionar los planes y la organizacin d. Coordinacin. Consiste en reunir toda la informacin en busca de unificacin y cohesin. e. Control. Se verifica el resultado con el plan original

PRINCIPALES REPRESENTANTES DE LA PLANIFICACION


Aleman, estudi economa, sus principales obras: Las grandes organizaciones y Administracin, teora y prctica. Reconocido mundialmente por sus asesoras en liderazgo y organizacin, presidente de la Academia Americana de administracin, en donde aplic todos sus conocimientos. Su principal lema: Y esto funciona?, recibi muchos premios en economa y administracin por sus aportaciones empresariales, pero sobre todo por tener sus propias tcnicas de investigacin. Su principal xito fue el que logr que la gente diera su mayor esfuerzo cuando se encontrara en situaciones adversas. Se considera a Ernest Dale como el padre de la escuela empiriolgica; Dale seala que el principal medio para transferir la experiencia a los alumnos es el mtodo del uso de casos reales. La importancia que da Ernest Dale al proceso organizacional le otorga trascendencia como autor en la ciencia administrativa; en sus estudios describe la organizacin como un proceso de varios pasos: 1.- Detallar todo el trabajo a realizar para alcanzar las metas de la organizacin. Toda entidad es creada para cumplir fines especficos, un hospital se crea para cuidar y sanar enfermos as como una empresa para producir bienes y servicios. Pero para cubrir los objetivos o propsitos, deben precisar sus tareas. 2.- Dividir la carga total de trabajo en actividades que puedan ser desarrolladas lgica y confortablemente por una persona o grupo. En esta parte del proceso, debe cuidarse que no se le asignen al trabajador actividades fuera de sus habilidades o capacidades. 3.- Combinar el trabajo de los miembros de la empresa de manera lgica y eficiente. Aqu, se definen como estarn integradas las reas ms importantes como son ventas, produccin o finanzas. En cualquier departamento hay trabajadores con distintas destrezas y niveles de experiencia, cuyas interacciones estn definidas por procedimientos establecidos. Esta combinacin de trabajo suele llamarse departamentalizacin. 4.- Crear un mecanismo para coordinar el trabajo de todos los miembros en un todo unificado y armnico. 5.- Controlar la efectividad de la organizacin y hacer los ajustes necesarios para mantener o aumentar su efectividad. Tambin menciona que en la prctica debe usarse la investigacin ms inmediata, con lo anterior, pretende que las soluciones a los problemas prcticos se busquen y analicen en forma ms efectiva, investigando en cada caso lo que en otras empresas se est haciendo para tomar de esa experiencia lo provechoso.

PRINCIPALES REPRESENTANTES DE LA PLANIFICACION


Peter F. Drucker y Ernest Dale ambos prestan especial importancia a los procesos de planificacin y control dentro del proceso administrativo. Es decir, lo fundamental dentro de este enfoque es el hecho de planificar objetivos, dirigirlos y posteriormente controlarlos. Se basa tambin en la experiencia que tenga el administrador, ya que uno de los requerimientos importantes para poder llevar a cabo esta escuela es la experiencia que se haya adquirido en situaciones muchas veces adversas dentro de una organizacin o empresa. Esto permite que exista una menor supervisin de parte de los directivos, ya que se asume que el administrador Sabe lo que hace. Pero a la vez es un sistema algo riesgoso de dirigir una empresa, ya que al asumir ciertas capacidades del administrador, muchas veces, este es incapaz de responder a lo que se espera de l, poniendo en juego el xito de una organizacin.

PRINCIPALES REPRESENTANTES DE LA PLANIFICACION


Agustin Reyes Ponce: licenciado fundador de carreras en la universidad iberoamericana, UAP, profesor EN LA FCA UNAM y en el IPN. Los trabajos realizados producto de la investigacin del autor definen a la administracin como el conjunto sistemtico de reglas para lograr la mxima eficiencia en las formas de estructurar y manejar un organismo social, aadiendo, la administracin es la tcnica de la coordinacin, resultados de mxima eficiencia en la coordinacin de las cosas y personas que integran una empresa. Teniendo como ideologa autores como Petterson, Terry Fayol, entre otros el describir las caractersticas de la administracin. Divide el proceso administrativo en dos partes: la etapa mecnica que comprende la Previsin, la Planeacin y la organizacin y la etapa dinmica que incluye la integracin de recursos, bsicamente los humanos, la Direccin y el Control. La Previsin es, dice Reyes Ponce: El elemento de la administracin en el que, con base en las condiciones futuras en que una empresa habr de encontrarse, reveladas por una investigacin tcnica, se determinan los principales cursos de actuacin que nos permitirn realizar los objetivos de la misma. Segn Reyes Ponce, la previsin responde a la pregunta: qu puedo hacer? La previsin tiene tres momentos: -La definicin del propsito -La investigacin -El desarrollo de alternativas

FASES DE LA PLANIFICACION
Descripcin de lo planificado tal y como es en la realidad. Diagnostico. Descripcin de lo planificado tal y como es en la realidad. Explicacin de porque lo planificado es como es y no como debera ser. Prognosis: descripcin de cmo evoluciona lo planificado de sus condiciones actuales continan actuando igual que hasta el presente. Prospectiva: Cuadro general del futuro deseable y posible, que aglutina los objetivos perseguidos Seleccin de instrumentos para transformar lo existente en lo deseable y posible. Seleccin preliminar Evaluacin. Seleccin final de conjuntos de instrumentos factibles, compatibles y complementarios. Definicin de mecanismos para implementar y revisar los planes. La previsin presupuestal garantiza la ejecucin de planes, programas y presupuesto, cuyo objetivo es el cumplimiento de acciones y responsabilidades asignadas a diferentes agentes o instituciones. Requiere de un anlisis de la realidad o diagnostico

PRINCIPIOS DE LA PLANIFICACION
La planificacin tienes los siguientes principios: Racionalidad: se requiere el establecimiento de objetivos claros y precisos encuadrados en el contexto de la realidad. Es la utilizacin de recursos para alcanzar no slo una buena efectividad, sino una mxima eficiencia . Previsin: En los planes debe presentarse los lapsos definidos en que se ejecutarn las diferentes actividades. As mismo, se debern prever y jerarquizar los recursos necesarios para su realizacin. Utilidad: Los planes deben formar una integracin orgnica, armnica y coherente a objeto de obviar la duplicidad de esfuerzos y el mal gasto de los recursos.

Flexibilidad: Los planes deben confeccionarse de manera tal que permitan su adaptabilidad a cualquier cambio que se suscite en el transcurso de su ejecucin y ms an tratndose de planes relacionados con el hecho educativo, el cual se caracteriza por su intenso dinamismo . Continuidad: Las metas jams deben ser abandonadas, cumplidas unas, se perseguirn otras, de lo contrario iramos en contra de los principios de racionalidad, eficiencia y planificacin misma.
Inherencia: La planificacin es inherente al hecho educativo. Se hace necesaria para alcanzar los fines, objetivos y metas de la educacin. Una buena planificacin nos permitir el incremento de la calidad y la eficiencia de la educacin desvindola definitivamente del camino del empirismo y de la improvisacin.

INTERROGANTE Es la planificacin un proceso tcnico o poltico Por qu?


Para nosotros la planificacin es un proceso tcnico ya que mediante diversas tcnicas, se realiza paso a paso las acciones y tareas a realizar para cumplir los objetivos

INDICE

PARTE B
PLANIFICACIN

Aplicacin a una realidad concreta (IFE)

GERENCIA OPERATIVA REGION CENTRAL EL INSTITUTO DE FERROCARRILES DEL ESTADO


MISION
Somos el rgano ejecutor y regulador del Sistema de Transporte Ferroviario Nacional, dedicados a su estudio, construccin, ampliacin, operacin, mantenimiento y explotacin integral, en armona con el medio ambiente con vocacin de servicio pblico y de mejoramiento continuo; garantizando que el servicio de transporte de pasajeros y de carga se realice conforme con los estndares internacionales de eficiencia, calidad y seguridad.

DEFICIENTE GESTION ADMINISTRATIVA DEL PROCESO DE RECAUDACION


SOLUCIONES
Implementacin de un sistema administrativo Implementar manuales de procedimientos Integracin gerencial en las actividades del rea
Positivo Opmiza el control administrativo Negativo: Costo asociado al desarrollo del software Positivo Definicin de funciones y alcance Negativo Tiempo en la elaboracin Positivo: Motivacin al personal Negativo: Desatencin de sus propias funciones

HECHOS
APATIA AUSENTISMO

FALTA DE GERENCIA

DIRECTIVOS Sanciones administraciones

PRODUCTIVIDAD Ausencia de reportes e indicadores CONSECUENCIAS

CLIENTE Informacin inoportuna y poco confiable

PERSONAL Desmotivacin

CAUSA PRINCIPAL

Deficiente de Control Administrativo

Trabajo manual

Falta de supervisin No hay definicion de funciones Poca planeacin de trabajo Deficiente control administrativo

Falta de liderazgo gerencial

No hay definicin de objetivos

Falta de procedimientos Ausencias de normativas internas

Falta de organizacion

GERENCIA OPERATIVA REGION CENTRAL EL INSTITUTO DE FERROCARRILES DEL ESTADO


MISION
Somos el rgano ejecutor y regulador del Sistema de Transporte Ferroviario Nacional, dedicados a su estudio, construccin, ampliacin, operacin, mantenimiento y explotacin integral, en armona con el medio ambiente con vocacin de servicio pblico y de mejoramiento continuo; garantizando que el servicio de transporte de pasajeros y de carga se realice conforme con los estndares internacionales de eficiencia, calidad y seguridad.

DEFICIENTE GESTION ADMINISTRATIVA DEL PROCESO DE RECAUDACION

PROGNOSIS

META
DESARROLLAR UN SISTEMA ADMINISTRATIVO ENTRE EL 01 DE ENERO AL 25 DE NOVIEMBRE 2010

FORTALEZA
EL PERSONAL ADMINISTRATIVO VINCULADO AL PROCESO TIENE GRAN EXPERIENCIA

ad
Implementar normas obligatorias que optimicen los procedimientos de control administrativos.

DEBILIDADES
TAREAS DE PLANIFICACION Y CONTROL DEFICIENTES

do SOLUCION
Implementacin de un sistema administrativo
GENERAR CONVENIOS CON EL MINISTERIO DE PLANIFICACION PARA QUE DEN CURSOS Y MEJORAR LA EFICIENCIA EN LA PLANIFICAION Y CONTROL

OPORTUNIDADES
IMPULSO DEL GOBIERNO CENTRAL

of
BUSQUEDAD DE CONVENIOS CON OTROS ENTES DEL GOBIERNO PARA CAPACITAR AL PERSONAL ADMINISTRATIVO EN LA IMPLEMENTACION DEL SISTEMA ADMINISTRATIVO

AMANEZAS
IMPOSICION DE LEYES Y NORMAS GUBERNAMENTALES

fa
CREAR MESAS DE TRABAJO ENTRE LA DIRECTIVA Y EL PERSONAL PARA ADECUAR LAS NORMATIVAS

MATRIZ DE DECISION

CONCLUSION