Mdulo Gestin de Datos y Archivos.

Especialidad Secretariado. Profesor: Jorge Isaac Rojas Pino.

PRESENTACIN GENERAL

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Aprendizajes Esperados:

1) Sealar las condiciones bsicas de implementacin de una oficina (equipamiento, insumos y sistemas de comunicacin). 2) Describir la organizacin y funcionamiento de un archivo. 3) Conocer los sistemas modernos de almacenamiento de informacin. 4) Identificar las acciones para el control, confidencialidad y seguridad de la documentacin.
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Programa del Mdulo.

Unidades de Aprendizaje:

UNIDAD I: Implementacin de Oficina 1 Sem. UNIDAD II: Manejo de Archivos.

UNIDAD III: Archivos Computacionales 2 Sem

UNIDAD IV: Control de Documentacin

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Calendario de Evaluaciones
NOTA N 1 CONTENIDOS UNIDAD/TEMA UNIDAD 1 UTILES E IMPLEMENTACION DE OFICINA UNIDAD 1 UTILES E IMPLEMENTACION DE OFICINA INSTRUMENTO DE EVALUACIN FICHAS CONCEPTUALES E INTERROGACIN ORAL PRUEBA N 1 FECHA

01 ABRIL

06 MAYO

UNIDAD 2 LA OFICINA; TIPOS Y CONDICIONES

INVESTIGACION EN TERRENO (INFORME Y DISERTACIN)

PRUEBA N 2

27 MAYO

PAUTA DE EVALUACIN

17 JUNIO

Qu voy a necesitar?
1.- Una Carpeta plastificada con acoclip para archivar documentos, color VERDE.

sta ser tu Carpeta de Aprendizajes y deber contener separadamente: 1) Guas y Apuntes. 2) Cuestionarios Temticos de cada Unidad 3) Talleres de Aprendizaje 4) Autoevaluaciones 5) Pruebas y Correcciones.

Gestin de Datos y Archivos.

PROFESOR: JORGE ROJAS PINO.

UNIDAD I: Implementacin de Oficina.

tiles y Materiales de Escritorio.

Tema 1:

TALLER N 1:

Elabore el siguiente Vocabulario Tcnico, en el contexto del mdulo, utilizando buscadores de Internet. (Debes ordenarlos alfabticamente). Archivo informacin dato gestin Procesamiento campo registro carcter Cdigo directorio ergonoma fichero tem Protocolo base de datos documento access Formulario expurgo solapa pestaa Lomo visor microfilm confidencial Expediente folder legajo deporama Clasificar Archivonoma gaveta rtulo Dossier Guillotina Tner bastidor Krdex
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TALLER N 1:
Para

la prxima clase de Datos y Archivos Debers traer 15 Fichas Bibliogrficas.

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Mdulo Gestin de Datos y Archivos.

Especialidad Secretariado. Profesor: Jorge Isaac Rojas Pino.

TEMA 2

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TEMA N 2

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Tema 2 - La Oficina

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En cual de stas oficinas te gustara trabajar?

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Aqu . . . ?

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O . . . Ac ???

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Adaptarse armnicamente al espacio de trabajo, sentirse bien en l, tener las cosas al alcance, gozar de una cierta posibilidad de comodidad, no slo son necesidades del trabajador, sino tambin de la empresa, porque trabajar en un ambiente grato, personalizado y adaptado a las tareas que deben efectuarse en l y que atienda a la vez a las necesidades del trabajador, repercute favorablemente en la productividad.
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Condiciones de Trabajo
Sentado ante su mesa y mirando a su alrededor, debe pensar reposadamente en su propia comodidad, respondiendo a preguntas como stas: . Est realmente cmoda? . Le duele con frecuencia la espalda? . Tiene a menudo dolor de cabeza? . Se sienta correctamente? . Puede cambiar de posicin sin dificultades mientras est sentada? . Conoce algn tipo de ejercicios que la ayude a relajarse?
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Condiciones de Trabajo
Tambin es importante fijarse en el tamao de la mesa, en las caractersticas de la silla, en la ubicacin de las ventanas, y en todos los elementos que necesita para desarrollar su actividad: El mobiliario, es adecuado? . Dispone de suficiente luz para desempear su trabajo? . El nivel sonoro es el adecuado para no causarle molestias o interferir en su actividad? . Se ventila con regularidad la oficina? . Tiene situada a la altura correcta la mquina de escribir o el teclado de la computadora? . Tiene facilidades para comunicarse con los diferentes grupos de trabajo? 18

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CONDICIONES FUNCIONALES DE TRABAJO

Buena distribucin del espacio interior. Iluminacin y color apropiados. Ventilacin y temperaturas adecuadas. Bajo nivel de ruido ambiental. Mobiliario adecuado.

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TIPOS DE OFICINA
En el modelo cerrado, cada puesto de trabajo, o cada grupo reducido de puestos de trabajo, ocupa un espacio independiente,separado de los restantes espacios por paredes de tabique, con puertas de comunicacin. Es un tipo de oficina que se podra denominar clsico o
tradicional.
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OFICINA ABIERTA
Tambin llamada oficinapaisaje, que se puso de moda a principios del siglo XX en Estados Unidos y Japn, todo el mbito de trabajo es un gran espacio nico_ compartido por numerosas personas. En este caso desaparecen los tabiques, las puertas y las separaciones. Los espacios no tienen lmites definidos, al contrario de lo que sucede en la oficina cerrada. Los nicos lmites son el suelo, el techo y el 09/04/2013 mobiliario.

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LA OFICINA INTEGRADA
Como su propio nombre indica, se trata de un sistema que integra las ventajas que ofrece la oficina abierta y las propias de la oficina cerrada. Se mantienen las tres grandes ventajas que presentan las oficinas abiertas, es decir, la flexibilidad, la comunicacin visual y la posibilidad del trabajo en equipo, pero se recupera la intimidad y el control ambiental acstico propio de las oficinas cerradas.

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Las zonas pblicas

Incluyen principal mente vestbulos, salas de espera y zonas de recepcin y/o atencin de visitantes. En ellas es prioritaria la imagen de la empresa u organizacin, a la vez que en el aspecto luminotcnico, importa mucho la facilidad de adaptacin visual del visitante a las condiciones interiores.

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Las salas comunitarias

Son locales donde se efecta la reunin espordica de grupos ms o menos numerosos de personas, e incluyen desde las pequeas salas de reuniones hasta salas de conferencia de grandes dimensiones. Incluso las cafeteras y las salas de recreo puede considerarse que forman parte de stas. En estos espacios deben darse unas condiciones tales que permitan una fcil comunicacin entre los usuarios, a la vez que el ambiente 25 deber favorecer el relajamiento de los mismos.

LA ILUMINACIN
Una iluminacin deficiente provoca dolores de cabeza y perjudica los ojos. As mismo, si al principio el aumento de luz incrementa el rendimiento del trabajador, llega un momento en que ya no repercute favorablemente en la eficacia de la persona, sino tan slo en un excesivo consumo de energa. El objetivo, pues, debe ser conseguir una Iluminacin adecuada, con el mnimo consumo de energa".

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Luz natural o luz artificial?

La luz solar es la idnea. Con ella no slo se conseguirn ambientes ms habitables y distribuciones lumnicas ms agradables, sino tambin una mayor economa. Por ello, si la oficina dispone de luz natural, y las ventanas estn a la altura de los ojos (1 m.), hay que aprovecharla al mximo, distribuyendo el mayor nmero de zonas de trabajo posible junto a la ventana. Hay que acercar a ella las mesas de escritorio, y alejar los obstculos que impidan la entrada de luz, como estanteras o archivos de ms de 1 m de altura.
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El color y su influencia en el trabajo

La teora ergonmica, que se ocupa del diseo de objetos y espacios adaptados a las necesidades fsicas y psquicas de los usuarios, le concede prioridad absoluta para hacer ms agradables las condiciones laborales y mejorar el ambiente de una oficina. La utilizacin de los colores se basa en el hecho de que los sentidos tienen una gran influencia sobre la mente. As, de modo parecido al de las plantas, que transforman la luz solar en energa por medio de la fotosntesis, el ser humano, al percibir el color o la luz coloreada, asimila sus diversas vibraciones sutiles, se siente mejor y de esta forma, trabaja ms a gusto y rinde ms.
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 los colores claros y sin contrastes exagerados, combinados con una iluminacin adecuada, tienden a producir un efecto placentero muy apropiado para las oficinas.
Los azules. Toda la gama de azules claros y turquesas, la gama fra del azul, es excelente en oficinas, ya que induce al orden y la serenidad y favorece las actividades intelectuales.
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Los verdes.
El verde, pero en su gama fra, verde esmeralda, tambin es muy adecuado para oficinas, ya que facilita la concentracin, combate el cansancio y estimula la productividad. Adems, por su gran poder relajante, acta como un agente tranquilizador.
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Los blancos.
El blanco puro es un color cada da menos utilizado en la decoracin de oficinas. Cierto que da sensacin de orden y limpieza y que proporciona gran luminosidad, pero al propio tiempo es un color demasiado fro y montono.

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Consejos de Ergonoma para Trabajo de Escritorio.

Ergonoma:
Estudio de la interaccin entre la persona y el ambiente de su trabajo Adecuacin del trabajo y el equipo al entorno de la persona.

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Horrores en la Oficina

Cuello girado para ver monitor

Altura monitor diferente a la de la cabeza

Cactus que crece en ambientes secos

Lmpara en posicin incorrecta Angulo del teclado genera ngulo inapropiado en muecas

Espalda sin soporte del respaldo

Posicin demasiado lejos del mouse crea tensin en el hombro Pies sin apoyo firme en el piso Asiento con exceso de presin en parte baja de piernas

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Oficina Ideal
Cabeza en alto Hombros relajados Espalda recta y con apoyo
Manos alineadas con el antebrazo Ojos mirando al frente la mayor parte del tiempo. Monitor aproximadamente a la altura de la vista y a un brazo

de distancia.

Material de referencia en posicin de fcil consulta

Presin moderada en el frente del asiento

Pies firmemente apoyados

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Consejos Adicionales.

Elimine cualquier reflejo del monitor.

Coloque equipos adicionales en lugares accesibles.

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Ejercios para la Oficina

El factor de mayor riesgo de lesin es la postura esttica. Procure dedicar 5 minutos cada hora lejos de la computadora. Recuerde no slo relajar puntos de tensin. Incorpore ejercicios en sus rutinas diarias. Las siguientes ilustraciones muestran ejercicios sencillos le ayudarn a minimizar los riesgos de lesiones.

Ejercicios de Manos

Apriete y suelte las manos haciendo puos. Agite y estire los dedos. Repita los ejercicios tres veces.

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Ejercicios de Espalda y Hombros

Pngase de pie, coloque su mano derecha sobre el hombro izquierdo y recline su cabeza hacia atrs. Realice el mismo ejercicio con el hombro derecho.

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Ejercicios de Cabeza y Cuello

Mueva la cabeza hacia los lados con cadencia lenta. Evite movimientos bruscos. Tambin muvala hacia adelante y hacia atrs

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Ejercicios de Escritorio

Permanecer sentados frente a la computadora por perodos prolongados causa fatiga y tensin en hombros, cuello y espalda. Realice los siguientes ejercicios cada hora o cuando sienta molestias. Tambin procure caminar un poco. Le har sentir mejor.

10 a 20 segundos 2 veces 10 a 15 segundos 10 segundos cada lado 10 a 20 segundos 09/04/2013

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 Ejercicios de Escritorio

3 a 5 segundos 3 veces

10 a 12 segundos Cada brazo

10 segundos

10 segundos

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 Ejercicios de Escritorio

8 a 10 segundos 8 a 10 segundos cada lado cada lado

10 a 15 segundos
2 veces

Sacuda las manos 8 a 10 segundos

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Ahora te invito a desarrollar el siguiente Taller junto tu compaero(a)!!

Gestin de Datos y Archivos.

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TALLER N 3:

1) Elabore una definicin propia para el concepto oficina. 2) Mencione 3 ideas para disminuir el ruido en una oficina. 3) Mencione las ventajas de la oficina tipo paisaje. 4) Indique diferencias entre salas comunitarias y zonas pblicas. 5) Cules son las ventajas de la luz natural? 6) Qu influencia tiene el color en el rendimiento laboral? 7) Indique las fuentes de ruido en una oficina. 8) Es recomendable la msica en la oficina? Por qu? 9) Caractersticas de la oficina tradicional. 10) Investigue las caractersticas ideales que debiera tener una silla de oficina.
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Tema 2 - La Oficina

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GESTION DE DATOS Y ARCHIVOS.

Tema 1

El Poder De la Informacin

QU ES LA GESTION DE DATOS ?

El proceso de recopilacin est enfocado a los datos que luego de ser procesados, ordenados y tabulados, nos darn como resultado la informacin que se pondr a disposicin de los ejecutivos o Jefes de la empresa u oficina Es decir:

DATOS

PROCESAMIENTO

INFORMACION

El Valor de la Informacin

TALLER N 1:

12) Seleccione 12 conceptos del listado anterior y confeccione una sopa de letras utilizando 6 de ellos en vertical o diagonal y 6 en horizontal.

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Ahora vamos a trabajar al Laboratorio de Computacin!!!

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Tema 2 - La Oficina

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Gestin de Datos y Archivos.

PROFESOR: JORGE ROJAS PINO.

UNIDAD 3:

El Archivo.

QU ES LA GESTION DE DATOS ?

El proceso de recopilacin est enfocado a los datos que luego de ser procesados, ordenados y tabulados, nos darn como resultado la informacin que se pondr a disposicin de los ejecutivos o Jefes de la empresa u oficina Es decir:

DATOS

PROCESAMIENTO

INFORMACION

NECESIDAD DE CONSERVACIN DE LA DOCUMENTACIN

La documentacin debe guardarse y conservarse por: Inters de la organizacin Exigencia legal

CONCEPTO DE ARCHIVO
ARCHIVO: Conjunto de documentos o documentacin de una empresa ARCHIVO: Lugar donde se almacenan los documentos La finalidad es asegurar y garantizar su custodia y localizar cualquier documento rpidamente.

CONCEPTO DE ARCHIVO
Archivo: Es un sistema de informacin relacionado con la historia o actividad de una empresa, cuyo fin es organizar, clasificar y conservar toda la documentacin en un espacio adecuado de forma tal que pueda ser consultada de manera fcil y rpida.

IMPORTANCIA:
Es importante contar con un buen sistema de administracin de documentos para poder almacenar y recuperar la informacin. Los documentos son un recurso y activo organizacional. Como recurso, proveen informacin y como activo, proveen documentacin.

IMPORTANCIA:
El archivo es de vital importancia para la empresa moderna por cuanto ella realiza innumerables operaciones, las cuales deben estar respaldadas por alguna constancia escrita que describa los acuerdos. Estas constancias recuerdan las operaciones realizadas en el pasado y contienen informacin valiosa y til que servir para tomar decisiones y acuerdos presentes y futuros.

LA ORGANIZACIN DE LOS ARCHIVOS DE LA ENTIDAD ES IMPORTANTE POR CUANTO:

1) 2) 3) 4) 5) 6) Facilita el acceso a los documentos y a la informacin Favorece el control por parte del encargado del archivo Ahorra trabajos a las personas que los necesitan Agiliza la Gestin de la Entidad Beneficia al usuario Refleja una Buena organizacin

ALMACEN DE PAPEL

ARCHIVO DE DOCUMENTOS

1. 1. 2. 3. Papeles apilados, diarios, boletines, fotocopias Pocas personas saben lo que hay Los documentos llegan como pueden Cada persona conserva o elimina o le que le parece oportuno Es difcil encontrar y consultar un documento Todo el mundo puede acceder No hay normas de archivo ni de clasificacin

2.

3. 4. 5.

4.

5.

6. 7.

6. 7.

Documentos importantes que hay que conservar, clasificar y ordenar Inventario de los documentos con la descripcin correspondiente Traslado organizado al archivo central Criterios nicos de conservacin y eliminacin Consulta y prstamo de la documentacin en forma gil y oportuna Acceso para el personal autorizado Manual de gestin de documentos

CONCEPTOS BASICOS:
Que es archivar? Es el procedimiento de clasificar, organizar y guardar los registros de una empresa en forma sistemtica para que puedan ser ubicados con facilidad.

ARCHIVO DE DOCUMENTOS: CAPTACIN, ELABORACIN DE DATOS Y CUSTODIA.

Los datos se plasman en documentos que habr que conservar.

Estos datos llegan a la empresa y pasan una fase de elaboracin hasta llegar al archivo. (Ejemplo factura)

DOCUMENTO DE ARCHIVO
Se entiende por documento administrativo, toda informacin textual, sonora o en imgenes, fijada en cualquier soporte material, generada o producida por las diferentes dependencias y personas adscritas a la Entidad en desarrollo de sus funciones y como testimonio de sus diferentes actividades.

Datos: Bsicamente se refieren a los testimonios individuales relacionados con hechos, ya sean caractersticas de ciertos objetos de estudio o condiciones particulares de situaciones dadas. Los elementos individuales de los archivos. Por ejemplo un cheque de un banco tiene los siguientes campos: Cuenta cte., Nmero de cheque, Fecha, Persona a la que se le paga, Monto numrico, Monto en letras, Identificacin del banco, Nmero de cuenta y Firma. Cada campo es definido por un tipo de dato. Registro: Es el conjunto completo de datos relacionados pertenecientes a una entrada. Ejemplo: Un almacn puede retener los datos de sus productos en registros de acuerdo al siguiente formato:

N CTA CTE 046585857

N CHEQUE 65744646

FECHA

CANTIDAD

BANCO CHILE

19-04-2011 $ 258.000

NOMBRE DE CAMPO
DATOS
N CTA CTE 046585857 N CHEQUE 65744646 FECHA CANTIDAD BANCO CHILE

19-04-2011 $ 258.000

REGISTRO

CONCEPTOS BASICOS:

Condiciones que se deben tomar en cuenta al archivar:

Qu se va a guardar. Durante cuanto tiempo. Quienes tendrn acceso a ello. Grado de confidencialidad. Quien o quienes son las personas responsable de su mantenimiento. Periodicidad de consulta.

CUALIDADES DEL ARCHIVO EFICAZ

ORDEN: Hay que disponer metdicamente los elementos y documentos con que se trabaja, para ejercer sobre ellos un control que permita saber, en cualquier momento en que parte se hayan. ORGANIZACIN: La organizacin permite a la persona un mayor rendimiento y le ofrece la satisfaccin de ver sus planes realizados. PREVISION: Dedicar a las tareas de archivo el tiempo que sea necesario para mantenerlo al da PRONTITUD: Los documentos que son solicitados al archivo deben encontrarse en forma inmediata CORDIALIDAD: El manejo del archivo impone relaciones con otras personas de la empresa. La persona encargada del archivo debe estar siempre dispuesta y demostrar complacencia al dar informacin que le soliciten o al buscar los documentos que le pidan. SIGILO PROFESIONAL: Tanto el archivista como el secretario u oficinista en general, deben ser personas altamente reservadas. CONCENTRACION: Debe ejecutar con toda atencin las labores del archivo

CLASES DE ARCHIVO
PBLICOS

ARCHIVOS
PRIVADOS (E)

ORGANIZACIN DEL ARCHIVO

El archivo se puede organizar en base a: 1. Grado de utilizacin 2. Grado de autonoma

1.- GRADO DE UTILIZACIN

ACTIVO: Documentos de utilizacin frecuente y consulta peridica.
SEMI-ACTIVO: Docs. que reflejan operaciones recientes pero se consultan de forma espordica. INACTIVO O PASIVO: Docs. consultados en raras ocasiones. Es definitivo, contiene los Docs. que han plazo de 6 aos que fija el C C y archivo histrico. Que sern el archivo cumplido el pasa a ser

CLASIFICACION DE LOS DOCUMENTOS Y SU CICLO DE VIDA

ARCHIVO DE GESTION O ACTIVO

ARCHIVO SEMI-ACTIVO

ARCHIVO HISTORICO O PASIVO

VALORES PRIMARIOS oAdministrativos oLegales oFiscales oContables oFuncionales

DISPOSICION FINAL

VALORES SECUNDARIOS oHistricos oCientficos oCulturales oMisionales

ELIMINACION

CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

ARCHIVO DE GESTIN Documentacin Activa ARCHIVO CENTRAL Documentacin Semi-activa ARCHIVO HISTRICO Documentacin Inactiva Valores secundarios

Valores Primarios

Administrativo Legal Fiscal Contable Tcnico

Investigacin Cientfico

Histrico Cultural

2.- GRADO DE AUTONOMIA

a) CENTRALIZADO: Todo un archivo para todos los documentos de la empresa. Ventajas: -Puede ser atendido por un especialista, -Puede establecerse un criterio nico de clasificacin. -Permite el ahorro de espacio (instalaciones). -Ahorro de tiempo para localizar documentos. -Mejor control. Desventaja: -Burocracia. Hay que solicitar Docs. por escrito

2.- GRADO DE AUTONOMIA

b) DESCENTRALIZADO: Un archivo independiente para cada departamento. Ventajas: -Mayor proximidad y accesibilidad. -Evita trmites de peticin de Docs. Desventajas: -Repeticin de archivos. -Mayor necesidad de espacio, materiales, personal, etc.

2.- GRADO DE AUTONOMIA

c) DESCENTRALIZADO CON CONTROL CENTRAL: Es una combinacin de los sistemas anteriores. Los documentos se archivan en el departamento o unidad de procedencia y una copia de ellos se enva al archivo central. Ventaja: La documentacin est respaldada. Desventajas: Su alto costo, al tener que duplicar cada documento, contratar personal adicional y habilitar un recinto con toda la implementacin necesaria.

SISTEMAS DE ARCHIVOS
El sistema de archivo busca organizar los documentos de forma que sea rpida su localizacin.
Existen los archivos: o CONVENCIONALES o MICROFILME o INFORMTICOS

CONVENCIONALES
CARPETAS (Simple, clasificadora, colgantes...)
CARPETA ARCHIVADOR (Tipo A-Z, con anillos)

MOBILIARIO (estanteras, estanteras modulares, armarios con carpetas suspendidas, armario sobre rales, de seguridad)

Microfilm:
Es un sistema que consiste en la microfilmacin (grabacin) Estas microfotografas se archivan y se visualizan con un visor.

INFORMTICOS
Se utiliza en grandes empresas por la cantidad de espacio que ocupan los archivos convencionales. Los sistemas que se utilizan hoy en da para archivar electrnicamente todos los documentos (pedidos, facturas, albaranes, estudios, presupuestos, correspondencia, faxes...) son las bases de datos y los scanners.

CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIN Y LA DOCUMENTACIN

Es conveniente saber que persona o empleado necesita informacin, que tipo de informacin y quien es el responsable de dar la informacin. La Direccin de la empresa ser la que decida que empleados tienen acceso a que tipo de documentacin, y establecer los controles o filtros reglamentarios.

FUNCIONAMIENTO HABITUAL Y NORMAS DE UTILIZACIN DEL ARCHIVO

A) FUNCIONAMIENTO HABITUAL DEL ARCHIVO

Una vez la documentacin haya acabo su recorrido por la oficina lo guardaremos segn su futura movilidad.
Bandeja de oficina Carpeta simple o colgante Archivo semi-activo (cuando deje de ser til Archivo definitivo (cuando ya no se vaya a consultar)

Los pases entre un archivo y otro siguen un criterio racional pero cada empresa marca sus directrices segn sus necesidades y preferencias.

B) NORMAS PRCTICAS PARA LA UTILIZACIN

No existe una normativa para el archivo. Segn empresa, adopta un sistema en funcin de sus necesidades. Es recomendable:
No retrasar el archivo de documentos Detallar o tener concretado el tiempo de permanencia de cada documento en cada archivo Si se extrae un documentos es interesante dejar en su hueco una referencia de quin se llev el documento (departamento y persona)

CONTROL DEL ARCHIVO

El control del archivo va relacionado con el movimiento de los documentos.
En el archivo activos no deberan permanecer ms que el tiempo imprescindible. En el semi-activo deberan permanecer un ao (segn empresa) y luego pasar al archivo definitivo.

Las cajas de archivo definitivo deben estar correctamente etiquetadas y/o sealizadas con la documentacin que contienen.

LOS FICHEROS
Los ficheros son los muebles donde se guardan las fichas. Estos muebles que contiene fichas (ya sea de clientes, de proveedores..) pueden ser simples (cajones-ficheros) o rotativos (se desplazan verticalmente.
Actualmente las fichas se suelen llevar informticamente.

PURGA Y DESTRUCCIN DE LA DOCUMENTACIN

La destruccin o purga de documentos vienen marcadas por la direccin de la empresa.
Una vez los documentos han de ser destruidos hemos de utilizar medios que los destruyan (destructora de documentos). Hay empresas especializadas que se encargan de la recogida y la destruccin.

PURGA Y DESTRUCCIN DE LA DOCUMENTACIN

Se debe tener especial cuidado con la destruccin de documentos confidenciales, asegurndonos que no se puedan reconstituir o llegar a manos de personas que no deben tener acceso a la informacin contenida en ellos. Esto puede hacerse por medio de su incineracin o utilizando mquinas trituradoras que los reducen a virutas.

Procedimiento Bsico para Archivar:

Procedimiento Bsico para Archivar:

Es muy importante que en toda oficina se establezca algn tipo de rutina mediante la cual se puedan recopilar, regularmente y en forma segura, todos los documentos que se vayan a archivar.
Para archivar adecuadamente ser necesario respetar la siguiente secuencia:

Procedimiento Bsico para Archivar:

1.- Inspeccionar:
Consiste en revisar el documento y asegurarse de que tenga alguna marca que ya se ha trabajado con l y que est en condiciones de ser archivado. Si no es as, deber devolverse a quien trabaj con l y preguntar si lo ocupar nuevamente o si ya lo podemos archivar.

Procedimiento Bsico para Archivar:

2.- Clasificar: Consiste en seleccionar el nombre o ttulo bajo el cual se guardar el documento. Algunas alternativas podran ser, por ejemplo: -Por el nombre del remitente. -Por la Referencia. -Por la ciudad de origen de la Carta. -Por la Fecha de emisin del documento. -Por el rea o departamento al cual va dirigido. Al seleccionar el criterio de archivo, se debe tener la seguridad de que se es el nombre que tiene ms posibilidades de ser usado al tener que localizar el documento.

Procedimiento Bsico para Archivar:

3.- Marcar: Una vez que se ha seleccionado el nombre o ttulo, se indica de alguna de las siguientes formas: A) Se subraya o se encierra en un crculo con destacador o lpiz de color, el ttulo seleccionado.
B) Cuando el ttulo no se encuentra escrito, se lo escribir con lpiz de color en la esquina superior derecha.

Procedimiento Bsico para Archivar: 4.- Distribuir: Consiste en la separacin preliminar de los documentos, antes de llevarlos al archivo, con el objeto de ahorrar tiempo. As, abriremos los cajones solo una vez en cada oportunidad y evitaremos que se traspapele algn documento.

Procedimiento Bsico para Archivar: 5.- Archivar: Consiste en guardar los documentos en las carpetas respectivas, asegurndose de que estn perfectamente estirados, membretes a la izquierda, perforaciones al centro y sin ningn dao.

LA FUNCIONALIDAD DE UN ARCHIVO
Un sistema de archivo debe cumplir tres funciones bsicas: 1. Reunir de manera ordenada, toda la documentacin que genera la empresa. 2. Guardar el material de forma segura, es decir, protegido contra el fuego, la humedad, el polvo, la mala utilizacin, el desgaste, etc. 3. Cuando sea necesario, permitir que el material pueda presentarse rpidamente.

QU CONDICIONES DEBE REUNIR EL LOCAL DEL ARCHIVO?

Buena resistencia del piso. Luz natural, en lo posible No debe tener humedad Buena ventilacin Temperatura ambiente de 18-20 grados C Instalacin elctrica protegida Mobiliario adecuado Espacio suficiente para el desplazamiento del usuario.

SISTEMAS DE ARCHIVO
Los documentos se almacenan en sentido

1.- ARCHIVO HORIZONTAL

horizontal, es decir, uno encima del otro, en carpetas, cajas archivadores o cajones.

VENTAJAS: - Bajo costo, debido a su simplicidad. - Al estar apoyado sobre su superficie mayor, el documento sufre menos. - DESVENTAJAS: - Resulta difcil localizar los documentos. - Entorpece su uso, porque para sacar un documento hay que sujetar el resto. Para volver a colocarlo, hay que sacar todos los de encima primero o correr el riesgo que se estropeen.

2.- Archivo Lateral

Los documentos se archivan sobre uno de los lados , uno junto al otro, como los libros en una biblioteca. Este sistema se adapta a todo tipo de documentos, siempre que estn en carpetas o archivadores. Para clasificarlo, el ttulo del archivo se coloca en el lomo de la carpeta o archivador. VENTAJAS: - Las carpetas o archivadores pueden sacarse y volver a colocarlas en su sitio sin necesidad de mover las dems. - Pueden acceder al archivo dos o ms personas a la vez, sin molestarse una a otra en la bsqueda de documentos. DESVENTAJAS - Los documentos sueltos al interior de los archivadores se pueden caer y perderse. - Resulta difcil acceder a los lugares ms altos. - Los documentos quedan ms expuestos al polvo, calor y humedad.

 3.- Archivo vertical

En este sistema, el documento se apoya sobre uno de los lados ms largos. Los expedientes se almacenan en carpetas separadas, archivadas juntas una al lado de la otra y suspendidas (colgantes). Las carpetas tienen unos ganchos que se resbalan a lo largo de una gua. VENTAJAS: - Es muy sencillo de utilizar. - Los documentos se insertan y extraen rpida y fcilmente. DESVENTAJAS Puede resultar complicado abrir los cajones en determinados espacios. Slo puede ser utilizado por una persona a la vez.

SISTEMAS DE ARCHIVO (Resumen)

ARCHIVO TIPO DOCUMENTO
- Documentos

VENTAJAS
-El costo de mobiliario no es elevado -El documento corre menor riesgo de estropearse. -Economiza espacio -Fcil extraer y reponer documentos. -Pueden consultarlo ms de un usuario. -Rpida visibilidad. -Fcil extraccin y reposicin de documentos.

DESVENTAJAS
-Difcil localizacin de documentos. -Difcil extraccin y reposicin de documentos. -Los doctos. Sueltos pueden extraviarse. -Poca proteccin. -Consulta dificultosa en niveles altos. - Slo puede utilizarlo una persona a la vez.

Horizontal

grficos de gran tamao.

Lateral

-Discos, documentos en archivadores. -Libros.

Vertical

Documentacin corriente: facturas, correspondencia, etc.

Ahora te invito a desarrollar el Taller N 2 para ver cunto has aprendido!!

Gestion de Datos y Archivos

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TALLER N 2:

1) Qu entendemos por archivar? 2) Qu cualidades debe poseer un archivo eficaz? Explique brevemente cada una de ellas. 3) Qu caractersticas posee el archivo descentralizado? 4) Qu tipo de documentos se guardan en el archivo activo? 5) Qu tipo de documentos se deben conservar permanentemente? 6) Cules son las etapas del procedimiento para archivar? 7) En qu consiste clasificar la documentacin? 8) Cul es la diferencia entre microfilm y microficha? 9) Mencione cinco diferentes tipos de carpetas. 10) Mencione ventajas y desventajas del archivo centralizado.
09/04/2013 Tema 3: El Archivo 106

11) Qu ventaja presenta el archivo descentralizado con control central? 12) Identifique tres tipos de documentos que no deben formar parte de un sistema de archivo. 13) Qu tipo de documentos tienen valor primario? 14) Cmo podemos realizar el expurgo de documentos confidenciales? 15) Dnde se guardan los documentos que no tienen consulta permanente pero que an prestan utilidad? 16) Cules son los denominados documentos vitales y donde deben archivarse? 17) Cul es la diferencia entre un documento til y otro importante? 18) Qu criterios determinan el valor de un documento? 19)
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TALLER N 2:

09/04/2013

21) Elabore el siguiente Vocabulario Tcnico, en el contexto de la asignatura, utilizando buscadores de Internet. (Debe ordenarlos alfabticamente). Archivo informacin dato gestin Procesamiento campo registro carcter Cdigo directorio ergonoma fichero tem Protocolo base de datos documento Access Formulario expurgo solapa pestaa Lomo visor microfilm confidencial Expediente folder legajo deporama Clasificar Archivonoma gaveta rtulo Dossier Guillotina Tner bastidor Krdex

PREGUNTAS TIPO EXAMEN

Trabajas en una empresa de mensajera urgente y estas en el departamento de facturacin. Te encargas de chequear que los clientes hayan pagado sus facturas, una vez la has verificado que est cobrada en que archivo la pondras? Pasaras las facturas a otro archivo ms tarde? Cuanto ms tarde?
Trabajas en un taller mecnico pequeo (son 6 empleados, 4 mecnicos, 1 recepcionista y 1 administrativa , t), Cmo organizaras el archivo segn el grado de autonoma y porqu? Segn el grado de utilizacin del archivo cita un par y pon un ejemplo que documento pondras en cada uno de estos archivos.

PREGUNTAS TIPO EXAMEN

Cita las tres maneras en las que puede archivar la documentacin una empresa, cul crees que es el que ms se utiliza hoy en da y por qu? Tu jefe te ha dado instrucciones de que ha llegado el momento de destruir parte del archivo definitivo ya que hay documentos que son muy antiguos y ya no se utilizaran ni sern exigibles por la ley. Es la primera vez que se hace destruccin del archivo en la empresa y no hay instrucciones sobre que hacer... Pero eres t la persona responsable, Qu haras considerando que es una empresa grande? Y en una pequea.?

Gestin de Datos y Archivos.

Profesor: Jorge Isaac Rojas Pino

Actualizacin SEC-2013.

Gestin de Datos y Archivos.

Tema 4:

Sistemas de Clasificacin De Archivos

Profesor: Jorge Rojas Pino

A) Clasificacin Alfabtica:
Normas de Clasificacin 1.- Nombres de Personas: Para clasificar nombres de personas, se seguirn las siguientes reglas: a) Primero se registra el Apellido paterno como palabra ordenatriz, luego el materno y por ltimo el nombre(s), antecedido de una coma. Por Ej.
NOMBRE
Luis lvarez Cortz Leticia Garrido Ruiz Carmen Martnez Daz

ORDEN DE CLASIFICACION

A) Clasificacin Alfabtica:
b) Los de igual apellido se ordenan por el segundo, y si ste tambin coincidiera, por el nombre propio o inicial: Ejemplo:
NOMBRE ORDEN DE CLASIFICACION

Jos Luis Carmona Gonzlez Jorge Carmona Valds Patricia Daz Gutirrez Elvira Daz Flores

Carmona Gonzlez, Jos Luis Carmona Valds, Jorge Daz Flores, Elvira Daz Gutirrez, Patricia

A) Clasificacin Alfabtica:
c) Si la persona posee un ttulo o grado (acadmico, eclesistico, militar, etc.), se escribe la abreviatura de ste despus del nombre y entre parntesis: Ejemplo:
NOMBRE Dra. Marta Rivas Gaytn Arq. Lourdes Barrera Torres Lic. Mario Robledo Martnez Gral. Ernesto Chvez Surez ORDEN DE CLASIFICACION Barrera Torres, Lourdes (Arq.) Chvez Surez, Ernesto (Gral.) Rivas Gaytn, Marta (Dra.) Robledo Martnez, Mario (Lic.)

A) Clasificacin Alfabtica:
d) En algunos pases de Amrica latina, entre ellos Chile, los apellidos que contienen partculas o preposiciones no se separan, considerndose parte del primer o segundo apellido segn corresponda: Ejemplo:
NOMBRE Rosalba Larios de la Mora Rafael de los Ros Velsquez Lic. Luis de los Reyes Cuadra Roco de los Ros de Fuentes ORDEN DE CLASIFICACION De los Reyes Cuadra, Luis (Lic.) De los Ros de Fuentes, Roco De los Ros Velsquez, Rafael Larios de la Mora, Rosalba.

A) Clasificacin Alfabtica:
e) En el caso de apellidos compuestos, se archivar como si el segundo estuviera separado, es decir, como si la persona tuviera tres apellidos. Ejemplo:
NOMBRE
Valentn Lpez-Ziga Juan Garca-Hernndez Madrid Mariano Snchez-Casas Vall

ORDEN DE CLASIFICACION
Garca-Hernndez Madrid, Juan Lpez-Ziga, Valentn Snchez-Casas Vall, Mariano

A) Clasificacin Alfabtica:
f) Si se trata de la frmula en el nombre de una mujer casada, se debe archivar por su nombre de soltera, omitiendo la frmula obsoleta. Ejemplo:
NOMBRE ORDEN DE CLASIFICACION

Pilar Salas de Rojas Alicia Arce de Mndez Ana Contreras de Daz

Arce, Alicia Contreras, Ana Salas, Pilar

A) Clasificacin Alfabtica:
g) Para los nombres extranjeros, se archivar bajo el primer apellido, teniendo en cuenta que los prefijos du, von, etc. se consideran como parte del apellido. Ejemplo:
NOMBRE ORDEN DE CLASIFICACION

Karl Von Braum Charles L. Williams Gastn Du Chatelle

Du Chatelle, Gastn Von Braum, Karl Williams, Charles

A) Clasificacin Alfabtica:
2) Nombres de Empresas a) Se considerar como palabra ordenatriz el primer sustantivo significativo que contenga, seguido de las palabras que restan y, separadas por una coma. Si el ttulo de la empresa contiene un nombre propio, geogrfico o de persona, se archivar el documento por dicho nombre. No se considerarn para la clasificacin ni las palabras genricas sobrinos, herederos, hijos, Sociedad, Compaa, etc., ni los artculos, ni las partculas de, y.

A) Clasificacin Alfabtica:
2) Nombres de Empresas
Ejemplo:
NOMBRE Juan y Jos Rodrguez S. A. Vincola El Aromo Alberto Ros e hijos Ltda. Gonzlez y Ca. ORDEN DE CLASIFICACION

A) Clasificacin Alfabtica:
2) Nombres de Empresas b) Los nombres de empresas o instituciones que no contengan apellidos dentro de su denominacin, se archivarn tal como aparecen escritos Ejemplo:
NOMBRE Ministerio de Educacin Banco de Chile CESFAM La Florida Hogar San Vicente ORDEN DE CLASIFICACION

A) Clasificacin Alfabtica:
2) Nombres de Empresas c) Si el nombre de la empresa o institucin comienza con un artculo o preposicin, ste se deber escribir despus del nombre y entre parntesis. Ejemplo:
NOMBRE Cafetera La Alondra Librera La Plaza El Prncipe S. A. Banco de Chile ORDEN DE CLASIFICACION Alondra (La), Cafetera Banco de Chile Plaza (La), Librera Prncipe (El), S. A.

Ahora les invito a desarrollar el siguienteTaller para aplicar lo que hemos aprendido!!

Organizacin de Registros y Archivos.

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