ADMINISTRATIVOS

LA PROFESIN ADMINISTRATIVA
CONSIDERACIONES GENERALES:

Un buen administrativo/a puede definirse como un colaborador eficaz, discreto y de plena confianza. Poseedor de las cualidades y capacidades necesarias que contribuye con su dedicacin personal a la buena organizacin y positivo funcionamiento de su departamento y de la Empresa y que mantiene positivas relaciones interpersonales en su entorno profesional. La cultura corporativa, la estructura organizativa, los estilos de mando, entorno empresarial, son algunas cuestiones que condicionan considerablemente el trabajo de la administracin en la empresa. Se estima que la labor administrativa libera a sus jefes del orden del 30 por 100 del trabajo que stos tendran que realizar personalmente si no contaran con la eficaz colaboracin de su "brazo derecho", de los que "oyen crecer la hierba" en su entorno profesional. El trabajo administrativo implica una funcin delicada que exige de quien la desempea diversas cualidades; en especial, de carcter intelectual y humano. Un excelente administrativo responder a la mayor parte de los siguientes requisitos: -Slida formacin administrativa y comercial, una cierta cultural general, conocimiento extenso del servicio y de la empresa. -Facultad de adaptarse a ritmos de trabajo variados, buena resistencia fsica y nerviosa. -Dotes de observacin y asimilacin, rapidez de comprensin y buen sentido, apreciacin justa de la importancia y urgencia de los asuntos, movilidad y presencia de nimo, aptitud para captar el encadenamiento de los problemas y pensar en funcin del porvenir, y precisin en el modo de proceder. -Receptividad y disponibilidad, inters y celo en el trabajo, espritu de disciplina unido a la capacidad de obrar de manera independiente, iniciativa y decisin (ni en exceso, ni en defecto), integridad y sentido de la responsabilidad, puntualidad, discrecin a toda prueba, abnegacin y carcter servicial sin servilismo, comprensin, paciencia y flexibilidad sin debilidad, tacto y diplomacia, mundologa y correccin, todo ello unido a un punto de autoridad natural sin renunciar a un sano optimismo y a un humor relativamente estable y jovial.

Funciones y responsabilidades ms significativas

-Distribuye el correo de entrada en su departamento. -Mecanografa/procesa textos dictados o repetitivos. -Rene informacin sencilla sobre uno o ms asuntos encomendados. Realiza trabajos administrativos diversos y sencillos (facturacin, ofertas, contratos,). -Archiva documentacin segn instrucciones recibidas. -Acoge a las visitas. -Transmite las informaciones encomendadas. -Puede llegar a tener conocimiento de informacin reservada. Formacin.-A nivel de BUP o Formacin Profesional Administrativa. -Cursos de secretariado (deseable) -Mecanografa, a partir de 200 pulsaciones por minuto -Taquigrafa (deseable), a partir de 80 palabras por minuto y traduccin de lo escrito a nivel normal de lectura. -Conocimiento prctico, como usuaria, de procesador de textos, hojas de clculo y aplicaciones informticas. Experiencia profesional.-Dos aos. Deseable que al menos durante 6 meses haya realizado tareas similares a las anteriormente descritas. Perfil.-Orden y pulcritud en el trabajo. -Facilidad para las relaciones interpersonales. -Discrecin y cuidada atencin en el trato personal y telefnico. -Positiva disposicin para trabajar en equipo. -Espritu de superacin. Dependencia.-

ORGANIZACIN Y REALIZACION DEL PROPIO TRABAJO

La procedente atencin y la eficaz respuesta de la administrativa ante las mltiples y variadas tareas encomendadas, requiere: -Esforzarse siempre en distinguir lo esencial de lo accesorio y atender realmente a lo primero. -Determinar cul ser para ella el mejor mtodo de trabajo. Realizar sus tareas burocrtica-Tener orden y mtodo, pero slo en tanto en cuanto la eficacia personal y su rendimiento se vean aumentados. A veces, un cierto "desorden efectivo" es preferible a un "orden inoperante". -Conservar el espritu vivo y abierto, al objeto de poder adaptarse a las circunstancias cambiantes de la vida, de la actividad de su propio trabajo y de la empresa. -Mantener su forma fsica y su equilibrio psquico. Aprovechar razonablemente sus fuerzas. -Combatir en si misma la posible rutina, la pereza y la ceguera intelectual. -Evitar la agitacin y la sobreexcitacin que turban el espritu, trastornan la salud, alternan la moral y perjudican el rendimiento. El lugar de trabajo.- En la actualidad, la secretaria est ubicada generalmente en un lugar de trabajo dotado de adecuadas condiciones ambientales y provista de medios materiales que le permiten, le facilitan y le simplifican la procedente ejecucin de su tarea profesional: -Espacio fsico debidamente alumbrado, ventilado, protegido del fro y del calor. -Mobiliario funcional. -Medios tcnicos que le permiten racionalizar y simplificar las operaciones bsicas y auxiliares de su competencia (mquinas de escribir y calcular, ordenador personal, impresora, fax, telfonos, etc.). -Otros medios materiales necesarios. En todo caso, le ser til y conveniente tambin a la secretaria poner orden en su espacio de trabajo. Un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar: -Sacar el mejor partido posible del espacio de que disponga.

-Colocar los instrumentos de trabajo, tiles diversos, archivo y documentos de forma tal que se puedan encontrar y utilizar sin prdida de tiempo y con el mnimo esfuerzo; precisa ordenar las cosas, no "enterrarlas". -Volver a colocar las cosas en su lugar una vez utilizadas. Desprenderse de todo lo que haga referencia a un trabajo ya terminado. -Tener siempre al da su documentacin y agenda de trabajo. Caso contrario stas no tienen valor alguno. -No dejar que los papeles se acumulen y "duerman". -No conservar ms que los objetos y documentos tiles. Desembarazarse peridicamente de lo que ha "envejecido" o perdido todo inters. -Mantener las mquinas tiles e instrumentos de trabajo en buen estado (a punto de ser empleados). -Apartar los objetos que distraigan intilmente del trabajo que se realice. s de forma ms rpida, gil y flexible.

POTENCIACION DE LA MISION DEL DEPARTAMENTO Y LA EMPRESA

La aportacin personal de la administrativa en cuanto a potenciacin de la misin del propio departamento y de la imagen de la empresa ha de basarse, en todo caso, en la eficaz realizacin de las tareas que tenga encomendadas y en el mantenimiento de unas adecuadas relacin y respecto a sus "relaciones interpersonales. Por otro lado, la eficaz realizacin de las numerosas y variadas tareas generalmente asumidas por la administracin, le permitirn a sta ofrecer una importante y significativa aportacin al propio departamento y a la empresa, y, consecuentemente, potenciar su imagen personal y profesional. Entre tales tareas, merece relacionarse las siguientes: -Correos: recepcin, registro, distribucin, transmisin para la firma, expedicin. -Trabajos corriente de escritura y reproduccin: textos diversos -cartas, telegramas, notas, extractos, resmenes, avisos, circulares, informes, memorias, actas, pedidos, etc.- que transcribir, traducir o redactar de manera ms o menos independiente, planteamiento de estadsticas, cuadros o grficos. Trabajos de copia y reproduccin mediante mquina de escribir, ordenador personal e impresora. -Documentacin, clasificacin y archivo. -Preparar: disponer los tiles de trabajo del jefe. Formar y tener a punto los expedientes. reunir documentacin y ciertos elementos de decisin; llevar a cabo investigaciones o estudios preliminares.

-Comunicar: transmitir directrices, instrucciones e informaciones. Explicar, interna y externamente, el porqu de ciertas medidas y decisiones. Informar a los dems, caso de impedimento o ausencia del jefe; indicar, caso de urgencia, dnde puede hallrsele. Tener al corriente al jefe de todo lo que pueda interesarle (cuando se halle presente, antes de que se ausente y a su vuelta). -Organizar: preparar entrevistas, reuniones y manifestaciones diversas. - Organizar los viajes. - Agrupar las citas y visitas, reduciendo las interrupciones al mnimo. - Garantizar la tranquilidad del jefe durante ciertas horas de la jornada; protegerle de los intrusos, sin por ello "secuestrarlo". - Facilitar la tramitacin de documentos. -Seguir y controlar: vigilar los asuntos en curso, continuar las gestiones que se hallen en espera o suspenso, llevar a cabo las sustituciones necesarias. - Recordar a tiempo los plazos y citas que deben respetarse. -Servir de agente de enlace: recibir, introducir y despedir a los visitantes. - Pedir, realizar, recibir, filtrar y pasar la comunicacin telefnica. - Atenuar -escuchando, comentando y exponiendo las cosas- el efecto de manifestaciones descomedidas (amortiguar los choques, conciliar).

RELACION Y COLABORACION CON OTROS DEPARTAMENTOS

Veamos cmo podemos establecer una buena relacin entre departamentos. 1.Identificacin de "clientes internos": a)Establece cul es tu red de servicio / relacin. De qu departamentos recibes trabajos y a quin das? b)Formas en las que podra mejorar mis relaciones con otros departamentos: 2.Identificacin de acciones fundamentales: a)Designacin de los tres servicios fundamentales que presto a mis "clientes internos". b)Tres casos que podra realizar para mejorar el nivel de calidad de mi servicio -Proporcionar / proponer procedimientos y sistemas tiles. c)Anotar tres instrucciones, procedimientos, fases de proceso, etc. que considera conveniente suprimir. d)Anotar alguna de las quejas de los "clientes internos" recibidas recientemente

3.Cmo podra haberlas evitado? a)Mejorar los canales de comunicacin. b)Indicar cmo podra mejorar los canales de comunicacin, -Con mi jefe: -Con mis compaeros de departamento: -Con personas de otros departamentos de la Empresa: c)Ofrecer ayuda personal -Anotar tres maneras que pueden mejorar el apoyo que doy a las personas de mi departamento. -Anotar tres maneras que pueden mejorar el apoyo que doy a personas de otros departamentos de la Empresa.