Repblica de Colombia Ministerio de Defensa Nacional

MDN

BIENVENIDOS

Grupo Archivo General

Repblica de Colombia Ministerio de Defensa Nacional

MDN

APLICACIN DE TABLAS
DE RETENCIN DOCUMENTAL

Grupo Archivo General

AGENDA

MDN

Generalidades del Plan de Capacitacin

Marco Legal aplicable a las Tablas de Retencin Documental Programa de Gestin Documental Aplicacin de las T. R. D. Conclusiones

VISIN

MDN

Racionalizar produccin un sistema

normalizar

la

documental integral que

centralizando la informacin en

salvaguarde

la

memoria

institucional del Ministerio de

Defensa Nacional.

MISIN

MDN

Promover la cultura archivstica y

asesorar a las dependencias en el desarrollo integral de sus archivos garantizando as la conservacin del patrimonio documental del Ministerio de Defensa Nacional.

MARCO LEGAL

MDN

Ley 594 de 2000, Art. 24 Obligatoriedad TRD Decreto 1382 de 1995 Obligatoriedad presentacin TRD. Acuerdo 009/2002 del AGN TRD Mindefensa Acuerdo 047/2002 del AGN TRD Comando Fuerza Area Acuerdo 006/2003 del AGN TRD Comando General Acuerdo 007/2003 del AGN TRD Comando Ejrcito Acuerdo 011/2003 del AGN TRD Fondelibertad Acuerdo 013/2004 del AGN TRD Comando Armada Acuerdo 016/2005 del AGN TRD Polica Nacional Acuerdo 038/2002 del AGN Elaboracin y Aplicacin TRD Resolucin 0437/2004 MDN Por la cual se adoptan las Tablas de Retencin Documental para el MDN, como parte del PGD.

PROGRAMA DE GESTIN DOCUMENTAL

MDN

Para efectos de la conceptualizacin de PGD, se determinan los siguientes procesos que estarn interrelacionados entre s y se desarrollarn en las unidades de correspondencia y durante las etapas del ciclo vital del documento (Archivo de Gestin, Archivo Central y Archivo Histrico): 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Produccin de documentos Recepcin de documentos Distribucin de documentos Trmite de documentos Organizacin de documentos Consulta de documentos Conservacin de documentos Disposicin final de documentos.

PROGRAMA DE GESTIN DOCUMENTAL

MDN

Objetivos de un PGD

Contar con archivos organizados tcnicamente.

Racionalizar y normalizar el recibo, radicacin y distribucin de la correspondencia.

Ser base confiable en la toma de decisiones y para quienes deseen acudir a fuentes primarias a fin de verificar, comprobar o adelantar estudios e investigaciones.

PROGRAMA DE GESTIN DOCUMENTAL

MDN

Mobiliario y Elementos
Clips plsticos

PROGRAMA DE GESTIN DOCUMENTAL

MDN

Mobiliario y Elementos
Ganchos legajadores plsticos

PROGRAMA DE GESTIN DOCUMENTAL

MDN

Mobiliario y Elementos
Carpetas desacidificadas (material estable con ph neutro).

Carpeta de aletas

Carpeta colgante

Carpeta celuguia

PROGRAMA DE GESTIN DOCUMENTAL Mobiliario y Elementos

Unidades de conservacin
ARCHIVO CENTRAL

MDN

Cajas de archivo Elaboradas en cartn corrugado, recubierto en su cara interna por una pelcula a base de parafina y ceras vegetales. Adicionalmente, cada caja tendr en su interior dos fuelles elaborados en el mismo cartn.

ARCHIVO HISTRICO

PROGRAMA DE GESTIN DOCUMENTAL

Mobiliario y Elementos

MDN

PROGRAMA DE GESTIN DOCUMENTAL Recomendaciones Generales

MDN

Registre nombre, fecha y hora de quien recibe, en el vrtice superior derecho del documento, utilizando tinta negra, esto solo para documentos internos. Los documentos externos ya tienen impreso el registro de recibido, cuya radicacin se efecta en la Oficina de Correspondencia.

PROGRAMA DE GESTIN DOCUMENTAL Recomendaciones Generales

MDN

Verifique que el documento llegado a su oficina o dependencia, corresponda a las funciones que all se desarrollan, o si se trata de un asunto que requiera tramitarse a travs de ella. Si el documento no tiene relacin directa con su dependencia, remtalo de inmediato a la oficina competente, segn sea el caso.

APLICACIN DE T. R. D.

MDN

Adopcin y aplicacin de TRD

Apoya la autorregulacin y racionalizacin de los recursos de informacin de las entidades. Impulsa la creacin de adecuados mecanismos de recuperacin y consulta de los documentos.

APLICACIN DE T. R. D.

MDN

Qu son las Tablas de Retencin Documental? Son un listado de Series y/o subseries con sus correspondientes tipos documentales a los cuales

se les asigna un tiempo de retencin (permanencia)

en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

APLICACIN DE T. R. D.
REPBLICA DE COLOMB IA
MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL GESTIN GENERAL MINDEFENSA

MDN

TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL

HOJA 1 DE XX .

OFICINA PRODUCTORA : GRUPO ATENCIN Y ORIENTACIN CIUDADANA.

SIGLA : MDSGAOC.
CDIGO

SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

ACTAS Actas de entrega de dependencias Actas de reuniones de trabajo Actas subcomit local de Coord. Contr. Interno CIRCULARES QUEJAS Y RECLAMOS * Queja y/o reclamo * Concepto * Respuesta

RETENCIN (EN AOS)

DISPOSICIN FINAL
CT M S E

PROCEDIMIENTO

A/G A/C 1 5

2
2.21

X X

2.25
2.26 13 44

2 5

10 0

X X

Se deja una muestra representativa de un 2%, de acuerdo a la importancia.

CONVENCIONES :
A/G = Archivo de Gestin CT = Conservacin Total A/C = Archivo Central E = Eliminar

* = Tipo Documental M = Microfilmar S = Seleccionar

FIRMA RESPONSABLE : __________________________

APLICACIN DE T. R. D.
REPBLICA DE COLOMB IA

MDN

MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL FONDO NACIONAL PARA LA DEFENSA DE LA LIBERTAD PERSONAL FONDELIBERTAD

TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL

OFICINA PRODUCTORA : DIRECCIN - 1.

CDIGO
1-1

HOJA 1 DE XX .
DISPOSICIN FINAL
CT M S E

SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

Circulares
Circular

RETENCIN (EN AOS)

PROCEDIMIENTO
Se selecciona un 60% anual, brindan informacin especfica de acuerdo al tema

A/G A/C

1-4 1 4.1

Informes

Informes de Avance del Plan de Accin

Informes, Solicitudes, Carta de envo y Respuestas

En un 40% anual se selecciona como soporte y procedimientos

1-5

Actas Consejo Asesor de Gobierno Acta, Propuestas, Cuadros Estadsticos Informes

CONVENCIONES :
A/G = Archivo de Gestin CT = Conservacin Total A/C = Archivo Central E = Eliminar

* = Tipo Documental M = Microfilmar S = Seleccionar

FIRMA RESPONSABLE : __________________________

APLICACIN DE T. R. D.
DESCRIPCIN DE CAMPOS
Sigla Cdigo Serie Documental
Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogneos Tipo Documental Unidad mnima que rene todas las caractersticas necesarias para ser considerada documento

MDN

Subserie Documental

Retencin (en aos)

Orden Jerrquico dentro de la Estructura Orgnica

1er Nivel: Serie 2do Nivel: Subserie 3er Nivel: * Tipo

Documentos de contenido temtico de un asunto especfico

Tiempo de conservacin en cada etapa del ciclo vital del documento

D i s p o s i c i n Final

P r o c e d i m i e n t o

ARCHIVO DE GESTIN

ARCHIVO HISTRICO ARCHIVO CENTRAL

APLICACIN DE T. R. D.

MDN

Apertura de Series y Subseries

La documentacin producida y recibida por las oficinas se clasifica y ordena, identificando la Serie y/o Subserie que le corresponda en las TRD; se ubica de izquierda a derecha en la carpeta respectiva en forma ascendente atendiendo al orden natural en que fueron elaborados o recibidos los documentos.

APLICACIN DE T. R. D. Separadores o guas

MDN

SERIE : Escribir en letra imprenta utilizando maysculas fijas el cdigo y el nombre de la respectiva serie (centrado en el borde superior). Subserie : Utilizar nicamente mayscula inicial escribiendo en el ngulo superior derecho, el cdigo y nombre de la respectiva Subserie.

APLICACIN DE T. R. D.
Colocar lminas (separadores o guas de 34 X 27 cm.), que identifiquen tanto las Series como las Subseries, al inicio de los Expedientes
MDSGAOC - 2 ACTAS
MDSGAOC - 2.21 Actas de entrega de dependencias

MDN

APLICACIN DE T. R. D.

MDN

A continuacin de la gua de Serie o Subserie, colocar tantas carpetas colgantes, como expedientes sea necesario abrir y dentro de cada una de estas, ir la carpeta celugua que contendr los tipos documentales que conformarn el expediente.
MDGAOC - 2.21 Actas de entrega de dependencias

MDSGAOC - 2 ACTAS

APLICACIN DE T. R. D.

MDN

Marcar las carpetas celuguia con todos los datos:

Carpeta N ___ de ___ Caja N _____

GRUPO DE ATENCIN Y ORIENTACIN CIUDADANA MDSGAOC 2 ACTAS 2.21 Actas de entrega de dependencias Fechas Extremas 2000-01-03 a 2002-12-30 Cantidad de Folios : 164

APLICACIN DE T. R. D.
Gua de Serie o Subserie

MDN

MDSGAOC - 2.25 Actas de reuniones de trabajo

MDSGAOC - 2.21 Actas de entrega de dependencias

MDSGAOC - 2 ACTAS

Carpeta colgante Carpeta Celugua

Tipos Documentales

APLICACIN DE T. R. D.

MDN

Ubique en el interior de cada carpeta, solo los documentos cuyo asunto atae exclusivamente al respectivo expediente (copia de los enviados u original de los recibidos) y ordnelos en forma ascendente atendiendo al orden natural en que fueron elaborados. El de fecha reciente a continuacin del anterior (de izquierda a derecha).
Octubre 24 de 1997 4 Junio 24 de 1997 Marzo 17 de 1997 Enero 3 de 1997
MDSGAOC - 2.21 Actas de entrega de dependencias MDSGAOC - 2 ACTAS

3 2 1

APLICACIN DE T. R. D. Organizacin interna de gavetas

MDSGAOC - 2 ACTAS MDSGAOC - 2.21 Actas de entrega de dependencias MDSGAOC - 2.25 Actas de reuniones de trabajo MDSGAOC 13 CIRCULARES MDSGAOC 44 QUEJAS Y RECLAMOS

MDN

MDSGAOC - 13 CIRCULARES

MDSGAOC - 2.25 Actas de Reuniones de Trabajo MDSGAOC - 2.21 Actas de entrega de dependencias

MDSGAOC 2 ACTAS

MDSGAOC - 2 ACTAS MDSGAOC - 2.21 Actas de entrega de dependencias MDSGAOC - 2.25 Actas de reuniones de trabajo MDSGAOC 13 CIRCULARES MDSGAOC - 44 QUEJAS Y RECLAMOS

APLICACIN DE T. R. D.
Distribucin secuencial de las gavetas del archivador (o bandeja de estantera), numerando desde 1 hasta ....n.

MDN

1 2 3 4

Identificacin de la gaveta, en el ngulo superior derecho describiendo las Series y Subseries que all se encuentran.
MDSGAOC - 2 ACTAS MDSGAOC - 2.21 Actas de entrega de dependencias MDSGAOC - 2.25 Actas de reuniones de trabajo MDSGAOC 13 CIRCULARES MDSGAOC 44 QUEJAS Y RECLAMOS

APLICACIN DE T. R. D.

MDN

No es correcto organizar la correspondencia por Entrada o Salida

Este criterio rompe la unidad de los escritos e impide saber lo que se contest en cada caso. Por el contrario, cada respuesta debe ir unida al documento que la origin, y sucesivamente se deben ir agregando todos en una sola carpeta. Es necesario distinguir claramente los distintos grupos de documentos que nada tienen que ver entre s, pero que, a veces, se confunden por error.

APLICACIN DE T. R. D. No toda la documentacin que llega a una oficina, forma parte de su archivo

MDN

Suele encontrarse en las oficinas toda aquella documentacin necesaria para el correcto desarrollo de su gestin administrativa (textos

legales, publicaciones, informes, circulares, etc.),

que tiene una funcin de apoyo informativo, pero no se debe considerar como parte de un expediente.

APLICACIN DE T. R. D.
Para evitar labores adicionales al momento de efectuar las transferencias, se requiere numerar cada folio en el momento que se genere; para los fines pertinentes se debe utilizar lpiz de mina negra y escribir el nmero de cada folio en el vrtice superior derecho. Solamente se debe anotar un nmero por folio.

MDN

El foliar los documentos diariamente evitar que existan faltantes inexplicables en la numeracin como sucede cuando se efecta la foliacin al momento de la transferencia.

APLICACIN DE T. R. D. Foliacin en el ngulo superior derecho,

MDN

APLICACIN DE T. R. D.
Foliar de manera enmendaduras, documentos con de grafito y fuera debe foliar as: 57 R 58 R/V legible y sin todos los lpiz blando del texto. Se

MDN

El documento nicamente contiene informacin por una cara El documento contiene informacin por ambas caras

Archivsticamente:

R = Recto V = Vuelto

APLICACIN DE T. R. D.
Las nminas de pago, debern estar debidamente firmadas tanto por el ordenador del gasto como por el personal que en ellas figure o en su defecto el sello de consignado.

MDN

APLICACIN DE T. R. D. La foliacin debe hacerse mes a mes: Enero a Junio, Prima Semestral, Julio a Diciembre y Prima de Navidad. En caso de existir adicionales, stos irn luego del mes respectivo y foliados por aparte.
La Paginacin no siempre es confiable Foliacin

MDN

APLICACIN DE T. R. D.

MDN

Amarre

Este procedimiento se realiza mediante el empleo de una cinta de faya de 2,5 cm. de ancho que abrace la unidad en sentido vertical y horizontal, a modo de paquete anudado en la cara superior central.

APLICACIN DE T. R. D. Transferencias Documentales

MDN

Remisin de documentos de los Archivos de Gestin al Archivo Central y de ste al Histrico. Teniendo en cuenta el Ciclo Vital del documento el Archivo General del Ministerio de Defensa establece el Programa de Transferencias. Toda transferencia debe ir acompaada de un inventario, en el que se relacionan datos de importancia para la Gestin Documental.

TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
REPBLICA DE COLOMBIA MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL
GRUPO ARCHIVO GENERAL
FORMATO DE INVENTARIO UNIDAD ADMINISTRATIVA ______________________________ OFICINA PRODUCTORA ________________________________
N de Orden Cdigo Nombre de Serie o Subserie Fechas Extremas Unidad de Conservacin

MDN

HOJA ____ DE____ REGISTRO DE ENTRADA

N de Folios Signatura AGMDN Observaciones

TOTAL ENTREGADO POR : ___________________________ FIRMA : ______________________________________ RECIBIDO POR : ____________________________ FIRMA : ___________________________________ FECHA DE RECIBO : ________________________ Informacin de uso exclusivo del Archivo General Mindefensa

APLICACIN DE T. R. D.

MDN

Reparaciones Menores
(Primeros Auxilios)

Eliminacin de material metlico Eliminacin de cintas adhesivas

Unin de rasgaduras
Eliminacin de dobleces

APLICACIN DE T. R. D.

MDN

Normas generales
No empastar ninguna clase de documentos. Realizar depuracin primaria (eliminacin de documentos repetidos como copias, fotocopias, facsmile, etc., dejando nicamente el original o en su defecto, el duplicado ms legible. Revisar que toda la documentacin cumpla con el Tiempo de Retencin establecido para cada serie. Retirar grapas, clips, ganchos legajadores, gomas, tornillos, y cualquier otro cuerpo extrao que pueda degradar el papel.

APLICACIN DE T. R. D.

MDN

Normas Especiales
NO DOBLAR NO USAR MATERIAL METALICO NO USAR CINTA PEGANTE COMERCIAL

NO AMARRAR CON PITA, CABUYA, ETC.

NO PERFORAR NI RESALTAR SOBRE EL
DOCUMENTO

APLICACIN DE T. R. D. Conclusiones Dar aplicacin a las T. R. D. en el Ministerio de Defensa Nacional, a toda la documentacin generada y recibida desde el 1 de enero de 2005.

MDN

El seguimiento y evaluacin a la aplicacin de las T. R. D. es responsabilidad del Archivo General Mindefensa y se iniciar a partir de la segunda quincena del mes de agosto de 2006.

MDN

Muchas Gracias por su atencin y asistencia.