INFORMES DE AUDITORA GUBERNAMENTAL

Expositor: Nelson Guevara Altamirano

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Qu es un Informe de Auditora?
Cul es la obligacin de hacerlo?

RESPONDABILIDAD
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Informe, es el producto final del trabajo del Auditor Gubernamental, basado en las normas, procedimientos y tcnicas de auditora aplicables.
El Auditor Gubernamental pone en conocimiento de la entidad examinada, otros organismos pblicos, los resultados de su trabajo.
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Informe de Auditora
Financiera Gestin

Examen especial

Auditora Financiera
Sector

PBLICO

PRIVADO
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Sector Pblico
SNC
PARTE I

CGR
OCI SOA

Dictamen de Auditora (I. Corto) Dictamen sobre IFC para CGR

Informe sobre Estructura de Control interno

PARTE II
Informe con estructura de NAGU 4.40 (Informe Largo)
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Sector Privado

(Informes Corto Largo)

Auditora de Gestin
Sector Pblico
SNC CGR OCI SOA

Informe

Auditora de Gestin
Sector Privado

Informe

Exmenes Especiales
Examen Especial a la informacin Presupuestaria
Examen Especial al PVL
Dictamen
Informe de Examen Especial Informe Especial (de ser el caso)
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Exmenes Especiales

Informe de Examen Especial Informe Especial (de ser el caso)

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NORMAS RELATIVAS AL INFORME DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL

NAGU 4.10 FORMA ESCRITA
El informe es el documento escrito mediante el cual la Comisin de Auditoria expone el resultado final de su trabajo, a travs de juicios fundamentados en las evidencias obtenidas durante la fase de ejecucin. Tiene como finalidad, brindar suficiente informacin a los funcionarios de la entidad auditada y estamentos pertinentes, sobre las deficiencias o desviaciones ms significativas, e incluir las recomendaciones que permitan promover mejoras en la conduccin de las actividades u operaciones del rea o reas examinadas.
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NORMAS RELATIVAS AL INFORME DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL

NAGU 4.10 FORMA ESCRITA
Las deficiencias referidas a aspectos de control interno, se revelaran en el Memorndum de Control Interno. El informe se elabora con la finalidad de: Comunicar los resultados de la auditoria a las autoridades y funcionarios de los niveles competentes de las entidades del sector pblico. Reducir el riesgo de una errnea interpretacin de los resultados. Facilitar el seguimiento de la implementacin de las recomendaciones.
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NORMAS RELATIVAS AL INFORME DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL

NAGU 4.20 OPORTUNIDAD DEL INFORME
Se requiere: Cumplimiento se programacin de fechas Oportuna y efectiva supervisin Agilidad de los procesos de revisin y aprobacin La emisin de informes en el plazo previsto permite: Oportuna y adecuada toma de decisiones Inicio de acciones administrativas y/o legales Evitar prescripcin de acciones
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NORMAS RELATIVAS AL INFORME DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL

NAGU 4.30 CARACTERISTICAS DEL INFORME
Aspectos a tener en cuenta en su elaboracin:

Utilizar lenguaje sencillo y fcilmente entendible

Tratar los asuntos en forma concreta y concisa Los hechos deben revelarse de manera exacta, objetiva y ponderada Incluir todos los asuntos importantes Observancia permanente del(os) objetivo(s) del informe Tener cuidado de no excederse en detalles
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NORMAS RELATIVAS AL INFORME DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL

NAGU 4.30 PRESENTACIN DEL INFORME
Aspectos a tener en cuenta en su elaboracin: Precisin en la revelacin de los hechos (exactitud) Sustentar las observaciones en evidencias plenamente vlidas Presentar informacin confiable a fin de evitar errores que afecten la credibilidad y cuestionen su validez

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NORMAS RELATIVAS AL INFORME DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL

NAGU 4.40 CONTENIDO DEL INFORME
Regula el contenido del informe resultante de la accin de control (auditora financiera, auditora de gestin o examen especial), con el objeto de asegurar que su denominacin, estructura y desarrollo de sus resultados guarden uniformidad, ordenamiento, consistencia y calidad, a fin de brindar mxima utilidad para sus usuarios.

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CONTENIDO DEL INFORME

Introduccin

Conclusiones

Observaciones

Recomendaciones

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NAGU 4.40 CONTENIDO DEL INFORME

Sntesis Gerencial
Adicionalmente al Informe de la accin de control, se emitir una Sntesis Gerencial del Informe, de contenido necesariamente breve y preciso. La Alta Direccin de la Contralora General de la Repblica y el Titular del rgano de Control Institucional, segn el caso y dentro de su mbito de competencia, podrn eximir a la Comisin Auditora de la emisin de dicha Sntesis. Contenido: N y ttulo del informe Origen de la accin de control Alcance Objetivos Observaciones ms significativas (Informe administrativo). En caso de informe especial consignar todas las observaciones.
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NAGU 4.40 CONTENIDO DEL INFORME

Denominacin Estructura: I. INTRODUCCIN 1. Origen del examen 2. Naturaleza y objetivos del examen 3. Alcance 4. Antecedentes y base legal de la entidad 5. Comunicacin de hallazgos 6. Memorndum de Control Interno: (Introduccin, comentarios, recomendaciones) 7. Otros aspectos de importancia

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NAGU 4.40 CONTENIDO DEL INFORME

II. OBSERVACIONES Sumilla Elementos: - Condicin - Criterio - Causa - Efecto Comentarios y/ o aclaraciones del personal comprendido en las observaciones Evaluacin de los comentarios y/o aclaraciones presentados. Identificacin de responsabilidades III. CONCLUSIONES IV. RECOMENDACIONES V. FIRMA VI. ANEXOS
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NAGU 4.40 CONTENIDO DEL INFORME

Excepciones del alcance a) En la formulacin de los Informes de Auditoria Financiera (Informe corto o Dictamen), se tendrn en cuenta las Normas de Auditoria Generalmente Aceptadas (NAGA), las Normas Internacionales de Auditoria (NIA) y las disposiciones emitidas por los organismos oficiales competentes sobre la materia.

b) Para la formulacin de los informes de auditoria de los prstamos y donaciones de Organismos Internacionales (BID, BIRF, AID, USAID, Banco Mundial, etc.) o similares, sern aplicables las normas y requisitos legales pertinentes para el efecto.
R.C. N 259-2000-CG del 07.DIC.2000
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CLARIDAD Y SIMPLICIDAD
Orden lgico de Ideas

Detalle necesario para ubicar al lector

Comunicacin permanente entre el equipo de auditora y sus superiores
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IMPORTANCIA DEL CONTENIDO

EVALUACIN INTEGRAL DEL DOCUMENTO ANLISIS EXHAUSTIVO DE LOS ASUNTOS Cuanta Perodo Consecuencias legales Antecedentes Niveles jerrquicos Funcionarios involucrados
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RESPALDO ADECUADO

Documentar adecuadamente las observaciones y las conclusiones

El Auditor no debe fundamentar sus hallazgos en suposiciones
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U T I L I D A D

Analizar cuidadosamente la aplicabilidad de las medidas correctivas

Las recomendaciones deben contribuir a la buena administracin Claridad y detalle suficiente de las medidas correctivas

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OBJETIVIDAD
Recurrir al Asesoramiento en los campos que no son competencia del auditor

Mente abierta para el anlisis

Valorar pros y contras, agravantes y atenuantes

Profundidad en el anlisis
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6.

TONO CONSTRUCTIVO Utilizar lenguaje apropiado y positivo

7.

PRECISIN Revisin exhaustiva del contenido del documento

8.

CONCISIN La redaccin debe ser simple, directa y concreta

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Informe de Auditoria Gubernamental

PROBLEMTICA ALTERNATIVAS DE SOLUCIN

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Causas de la oportunidad y calidad de los Informes

El desarrollo del trabajo viene pasando por una serie de situaciones, circunstancias o coyunturas que conforman la causalidad para la normal produccin tcnica

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Depender de terceros (proveedores, contratistas, etc.) para obtener informacin y evidencias por parte de autoridades y funcionarios gubernamentales, afecta al cumplimiento de los plazos.

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Insuficiente sustentacin de los hallazgos

La ausencia de una adecuada supervisin desde la primera fase del proceso y la falta de un proceso de control de calidad temprano, ha conllevado a que las comisiones auditoras no estn agotando la bsqueda de evidencias para sustentar cabalmente los hallazgos.
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Ausencia de una mayor y efectiva supervisin de campo por todos los niveles involucrados

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Carencia de anlisis profundo de los hechos

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Ausencia de un control de calidad cruzado participativo y no soberbio

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En la etapa de revisin gerencial, los informes son devueltos y se originan reprocesos constantes, que elevan los costos de la accin de control.
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Paradigma en el modelo y proceso de redaccin de Informes

La capacitacin y entrenamiento de los auditores, forjada desde la ENC y el trabajo mismo, ha creado paradigmas en el modelo y metodologa para la preparacin del Informe de Auditora, destacando en este proceso la dilatada etapa de evaluacin de descargos, as como la preocupacin casi obsesiva por evidenciar y revelar responsabilidades penales o civiles.
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Las NAGU establecen ciertos condicionamientos operativos, como por ejemplo, que no se pueda adelantar la emisin del Informe con responsabilidades administrativas, si antes no se emite el Informe Especial con presuntas responsabilidades penales y civiles.
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Porqu no adelantar con el Informe Administrativo para tomar acciones correctivas en tiempo real?

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El tiempo que dura el control de calidad del Informe Especial, cuando no ha sido un proceso continuo es un tiempo muerto en cuanto a los resultados administrativos y de control interno, restando efectividad a la adopcin de acciones correctivas oportunas.
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Otras causas atribuibles a la falta de calidad y oportunidad de los Informes Limitaciones en el equipo informtico
La capacidad en cuanto a equipos informticos es insuficiente y demasiado lenta.
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Exclusividad de objetivos en verificar denuncias

El pasivo de denuncias por atender procedentes de ciudadanos y congresistas, ha obligado a restarle exclusividad a los objetivos de los Exmenes Especiales.
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Falta de un banco de datos en cuanto a la atencin de consultas, pronunciamientos, normativa, casustica, etc.
No existe un banco de datos que contribuya al planeamiento, diseo de estrategias, enfoque, formulacin de programas de auditora, sustanciacin de hallazgos, tipificacin de responsabilidades, planeamiento de los informes, aligerando el proceso operativo de las auditoras.
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Debilidades que presentan los Informes

Informacin incompleta
Errores materiales: de suma, ortografa, concordancia, tiempo de los verbos, fechas, nombres, entre otros. Dificultad para comprender los prrafos cargados y confusos
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Debilidades que presentan los Informes

Falta de claridad de la informacin consignada Elementos de incompletos la Observacin

Incumplimiento y dilacin de plazo para culminar el trabajo de campo y, consecuentemente, el Informe

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Debilidades que presentan los Informes

Falta de concisin

Imprecisiones redactados Contradicciones relacionados

en en

los los

prrafos textos

Prrafos incompletos y sin la idea fuerza

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Debilidades que presentan los Informes

Prrafos que no estn interrelacionados hasta completar el concepto central o la idea fuerza principal.
Condicin que se confunde con la causa. Causa que no se relaciona con la condicin.
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Debilidades que presentan los Informes

Causa que no es la razn de la Condicin o el origen del problema. Efecto que no tiene vinculacin con la causa.
Causa que no tiene vinculacin con el efecto.
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Debilidades que presentan los Informes

Criterio que se cuestionamiento. consigna como

Parmetros sin base suficiente Conclusin que no est vinculada con el hallazgo Conclusin a manera de resumen, criterio o la transcripcin de una parte del hallazgo, pero que no constituye juicio de valor
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Debilidades que presentan los Informes

Deficiente individualizacin de las responsabilidades atribuidas Recomendacin que no se vincula con la causa Recomendacin inviable, prctica y antieconmica no

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EJEMPLOS: OBRAS
Se considera la aplicacin incorrecta del uso de recursos destinados para obras, cuando no se ha analizado el avance financiero de cada obra y determinado su fuente de financiamiento
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OBRAS
No se considera que la malversacin de fondos se materializa al trmino del ejercicio presupuestal y no dentro del mismo.

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OBRAS
Se afirma que existen deficiencias en el expediente tcnico cuando en el propio texto de la observacin se manifiesta que la obra se realiz sin contar con dicho documento tcnico.
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OBRAS
Se observa que se han producido irregularidades que denotan la intencionalidad de sesgar la buena pro para la ejecucin de obras a empresas que no estaban constituidas legalmente en la fecha del proceso de evaluacin.
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PROGRAMA DEL VASO DE LECHE

Se usa un parmetro que carece de la debida sustentacin tcnica.

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PROGRAMA DEL VASO DE LECHE

Se considera como Precio de Mercado el precio que una Municipalidad del lugar pag por un insumo similar.
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PROGRAMA DEL VASO DE LECHE

Se observa que no se han adquirido insumos - para el programa del vaso de leche - que se producen en el lugar.
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Se obvia establecer que insumos de la zona constituyen la alternativa omitida por la municipalidad, ello revela la ausencia de evidencias.

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GASTOS DE PUBLICIDAD Ejemplo:

Se observa que la municipalidad ha efectuado gastos excesivos de publicidad por dos aos presupuestales consecutivos, sin embargo los Criterios utilizados, ni prohben ni fijan lmite para efectuar gastos de publicidad.
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GASTOS DE PUBLICIDAD

Ejemplo: Se establece como perjuicio la totalidad de los gastos en que ha incurrido la Municipalidad por dichos perodos.
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ANTICIPOS PENDIENTES DE RENDICIN

Ejemplo: Se observa la falta de accin de la gestin municipal para exigir la rendicin de cuentas por anticipos que datan de hace varios aos.
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ANTICIOPOS PENDIENTES DE RENDICIN Ejemplo:

Se obvia individualizar la responsabilidad por una conducta activa que comporta otro tipo de responsabilidades, como el hecho de que a Regidores se les entreg importantes sumas para que paguen el avance de obras cuando ello es una actividad de gestin y los recursos que recibieron jams fueron devueltos o rendidos, a pesar de que reiteradas veces se les exigi su rendicin.

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OTROS ERRORES NOTORIOS

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Percepcin incorrecta de la Condicin

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Sobre la Condicin
Lo que se consigna como CONDICION, carece de evidencia suficiente
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Se inserta afirmaciones como si fueran del Auditor y que corresponden a manifestaciones del auditado y sobre las cuales no se ha efectuado las validaciones correspondientes

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El texto de la Condicin no coincide con lo que se ha consignado en la sumilla.

Se insertan textos contradictorios
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De los propios papeles de trabajo fluyen otros aspectos que se han omitido observar

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Deficiente identificacin y aplicacin de Criterios y Causas

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Sobre el Criterio Se consigna normativa que en el texto de la Condicin no se demuestra su incumplimiento

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Se invocan Criterios que no son pertinentes a los hechos materia de observacin

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En la Condicin se observan hechos que no tienen Criterio

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Sobre la Causa

No hay relacin lgica entre lo sealado como Causa y el hecho observado

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En la Causa se consignan hechos que debieron formar parte de la Condicin, incluso se les menciona sin tener evidencia plena
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Se consigna como Causa a la misma Condicin

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Falta de criterios tcnicos para establecer y sustentar el Efecto

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Sobre el Efecto Se afirman sobrevaluaciones o mayores pagos, an cuando el parmetro adoptado carece de consistencia tcnica
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No se indica con claridad el Efecto

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SUGERENCIAS PARA MEJORAR LA CALIDAD Y OPORTUNIDAD DE LOS INFORMES

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Sugerencias para mejorar la calidad y oportunidad de los Informes

Utilizar voz activa

Oraciones no necesariamente largas, pero completas Separar oraciones usando adecuadamente los signos de puntuacin
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Sugerencias para mejorar la calidad y oportunidad de los Informes

Redacte en lenguaje corriente evitando el uso de terminologa muy especializada.
Evite los prrafos complicados. largos y

Incluya la informacin suficiente.

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Sugerencias para mejorar la calidad y oportunidad de los Informes

Revise su contenido detenidamente, antes de que se emita.
Conserve la preestablecida. estructura

Concluya su redaccin en la fecha prevista.

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Sugerencias para mejorar la calidad y oportunidad de los Informes

Redacte en forma concisa y clara. sencilla,

Incluya slo aspectos significativos

Asegure una fcil comprensin al lector.

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Sugerencias para mejorar la calidad y oportunidad de los Informes

Mantenga constructivo. un tono

Asegure su revisin, aprobacin y entrega oportuna. Incluya toda la informacin necesaria para lograr una comprensin completa.
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Sugerencias para mejorar la calidad y oportunidad de los Informes

Confirme la exactitud de la informacin. Asegure un convincente. contenido

Redacte de manera objetiva.

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Sugerencias para mejorar la calidad y oportunidad de los Informes

Verifique que exista evidencia suficiente, competente y relevante, adecuadamente detallada en los papeles de trabajo. Identifique asuntos que requieran accin correctiva y presente las recomendaciones correspondientes.
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Sugerencias para mejorar la calidad y oportunidad de los Informes

Incluya la mencin de logros sobresalientes (opcional) Considere en el contenido los atributos del hallazgo(observacin).
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Sugerencias para mejorar la calidad y oportunidad de los Informes

Explique las razones del desacuerdo del auditor (evidenciadas) despus de la evaluacin de los descargos

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Sugerencias para mejorar la calidad y oportunidad de los Informes

Finalmente, la frmula es:
Evidencia vs. Evidencia
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SECUENCIA BSICA QUE INFLUYE EN LA REDACCIN DE INFORMES

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Planificacin Uso del Plan y del Programa

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TRABAJO DE CAMPO

Integracin

Conocimiento cabal
Supervisin aportante

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Redaccin Sustento
Estilo

En qu fallamos? Determinacin de Responsabilidades

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HALLAZGO

Elementos
Identificacin

Evidencia
Distincin Causa: Elemento clave
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Los hallazgos no slo se formulan para dar la oportunidad de descargo, sino tambin para ultimar las posibilidades de conseguir evidencia an no obtenida; en muchos casos inclusive en el hallazgo se consignan cifras, datos, circunstancias, etc. que el auditado finalmente las aclara y muchas veces las corrige, sobre todo con documentos, que es lo esencial.
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Hallazgo = Juicio Crtico Conclusin = Juicio de Valor

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FACTORES CLAVES

Calidad Oportunidad
Sustento
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Determinacin de Responsabilidades

para su inclusin en
el Informe
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RESPONSABILIDAD ADMINISTRATIVA FUNCIONAL

Es aquella en la que incurren los servidores y funcionarios por haber contravenido el ordenamiento jurdico administrativo y las normas internas de la entidad a la que pertenecen, se encuentre vigente o extinguido el vnculo laboral o contractual al momento de su identificacin durante el desarrollo de la accin de control. Incurren tambin en responsabilidad administrativa funcional los servidores y funcionarios pblicos que en el ejercicio de sus funciones, desarrollaron una gestin deficiente, para cuya configuracin se requiere la existencia, previa a la asuncin de la funcin pblica que corresponda o durante el desempeo de la misma, de mecanismos objetivos o indicadores de medicin de eficiencia.
Ley SNC y CGR

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RESPONSABILIDAD ADMINISTRATIVA FUNCIONAL

Es aquella en la que incurren los servidores y funcionarios pblicos que, en el ejercicio de sus funciones, desarrollaron una gestin deficiente o negligente. La calificacin de gestin deficiente o negligente se adopta teniendo en cuenta lo siguiente: a) Que no se hayan logrado resultados razonables en trminos de eficiencia, eficacia o economa teniendo en cuenta los planes y programas aprobados y su vinculacin con las polticas del sector a que pertenecen. b) Que no realicen una gestin transparente y no hayan vigilado que los sistemas operativos, administrativos y de control estn funcionando adecuadamente. c) Que no respeten la independencia de la auditora interna. d) Que no agoten todas las acciones posibles para preservar los bienes y recursos de la entidad a que pertenecen. Asimismo incurren en esta responsabilidad los que han contravenido el ordenamiento jurdico-administrativo y las normas internas de la entidad a que pertenecen.
Ley SNC 100

Problemtica de la
Determinacin de Responsabilidades

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Seguimiento de

Medidas Correctivas

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NAGU 4.60 SEGUIMIENTO DE RECOMENDACIONES DE AUDITORIAS ANTERIORES

1. Titular de la entidad es responsable de adoptar acciones necesarias para implementacin de recomendaciones formuladas en el informe, y de mantener un proceso permanente para efectuar el seguimiento que pueda contribuir al mejoramiento de la gestin. 2. Corresponde al OCI, realizar el seguimiento y registro de la implementacin de las recomendaciones como actividad permanente.

3. El seguimiento a la implementacin de las recomendaciones que realizan los rganos del Sistema Nacional de Control debe incluir la evaluacin de los resultados de las acciones adoptadas por la entidad que fuere examinada con anterioridad a efecto de establecer si fueron implementadas las recomendaciones y superadas las observaciones reveladas en el informe de auditoria.
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NAGU 4.60 SEGUIMIENTO DE RECOMENDACIONES DE AUDITORIAS ANTERIORES

4. 4.1. 4.2. 4.3. Estados de implementacin: Pendiente En Proceso Superada

R.C. N 141-99-CG del 25.NOV.99

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Problemtica del
Seguimiento de Medidas Correctivas

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MUCHAS GRACIAS
nguevara@contralora.gob.pe
Telfono: 825033 - 821194
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