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CURSO MBIT - UNIANCHIETA - 2013 TCNICAS DE GESTO DE PROJETOS BY PROF. ANDRIEZA MAGNA VIEIRA
REAS DO CONHECIMENTO
Gerenciamento de Aquisio
Definio de Aquisio
Ato, processo ou efeito de adquirir, de tomar posse de alguma coisa.
Voc j participou de alguma aquisio? O gerenciamento das aquisies em um projeto inclui os processos necessrios obteno de bens (produtos) e servios externos organizao executora. Ser observado do ponto de vista do comprador em uma relao comprador fornecedor.
Gerenciamento de Aquisio
Pensamento
O Gartner Group estima que 80 % das organizaes gastam 30 % a mais em suas atividades de aquisio do que o necessrio
Gerenciamento de Aquisio
Fornecedor
Dependendo do tipo do projeto ou etapas em que se d a relao comprador-fornecedor, o fornecedor poder tambm ser chamado de: Proponente Contratado Vendedor
Alerta Embora os processos sejam apresentados como elementos discretos e tendo interfaces bem definidas, na prtica eles podem se sobrepor e interagir de outras maneiras.
(compartilhamento de risco)
Tipos de Contratos
Risco/ Recompensa
Fornecedor Fechado
Tipo de Servio
PADRO
Aberto
Fixed Fee
SOLTO
FECHADO
Caracterstica do Contrato
RFI/RFP
Consultores
Associaes de Profissionais e Tcnicas Grupos Industriais Centros de Pesquisa Universidades
SUBJETIVO
O Gerente de Projetos deve comprovar atravs de documentao, possuir experincia prvia com projetos similares.
Se o produto puder ser considerado uma commodity, o nico critrio de seleo a ser utilizado deveria ser o preo de aquisio, uma vez que ele pode ser obtido de inmeros fornecedores.
Seleo de Fornecedores
Proposta
Comercial Aspectos comerciais da relao a ser estabelecida e preos. Tcnica Aspectos tcnicos dos produtos a serem fornecidos e do processo de fornecimento
Contratos
Um contrato um compromisso mtuo que obriga o fornercedor a entregar o produto especificado e o comprador a pagar por ele.
Administrao de Contratos
Visa assegurar o desempenho do fornecedor , se est condizente com o especificado nos termos contratuais.
Encerramento de Contratos
Assegurar que o produto contratado foi entregue e executar os procedimentos de encerramento do contrato.
O que Outsourcing?
em definies de servios a serem prestados sob controle de indicadores de desempenho, visando o atendimento de determinados nveis de servio. Uso de um parceiro externo para realizar uma atividade que tradicionalmente poderia ser realizada dentro da organizao. Diferena em relao subcontratao? A diferena que o outsourcing envolve a reestruturao de uma atividade particular do negcio, incluindo freqentemente a
Necessidade
CUSTOS
Alinhamento Estratgico
A iniciativa de outsoursing est alinhada com o negcio?
Consequncia Do Desalinhamento
Estratgia
Objetivos
Melhorar a percepo de qualidade dos servios
TTICO
ENFOQUE
ESTRATGICO
TRANSFORMAO
rea Financeira rea Cliente 1 Gesto da Carteira Emisso de Faturas Contas a Receber Relatrios e Anlises Fluxo de Caixa Contas a Pagar Posio de Fornecedores
rea Cliente 2
rea Cliente N
Faturamento
Contas a Pagar
Tesouraria
Auditoria
Etapas do Projeto
1. Estratgia
Estratgia
2. Seleo
Estratgia Seleo
Elaborao da RFP Divulgao no Mercado Levantamento dos Fornecedores Seleo dos Fornecedores
3. Negociao
Estratgia Seleo Negociao
3. Implementao
Estratgia Implementao Seleo Negociao
5. Encerramento
Estratgia Implementao Seleo Gerenciamento Negociao Encerramento
Encerramento do Contrato
Caractersticas Especficas
Linhas de Servio: Faturamento Contas Pagar Tesouraria Acordo de Nvel de Servio (SLA) Possibilidade de Gesto de mais de uma sub-rea Contrato por sub-rea Incio Simultneo (Big Bang) Durao do Contrato de 5 anos com possibilidade de renovao por mais 2 anos
Diretoria de Financeira Diretoria de Recursos Humanos Diretoria de Compras Diretoria de Organizao Diretoria Jurdica Diretoria de Sistemas
2
3 4 5 6
Mapeamento do Conhecimento
Distribuio do Esforo * Anlise da Carteira Plano Estratgico Business Case
Solidez do Parceiro
Detalhamento Tcnico Valor Adicionado
Estrutura da RFP
Critrios de Participao
Mnimo de Capital Social Nacional Duas faixas de Capital Social Nacional / Faturamento Mundial Percentual de Pessoal Prprio submetido a Capacitao Tcnica na rea Financeira ndice de Solvncia Termo de Confidencialidade Quantidade de Pessoal Prprio Comprovada (INSS/FGTS) Percentual de Pessoal Tcnico Percentual de Pessoal Administrativo Nmero de Estados em que Atua Nmero de Pases em que Atua
Processo
1 2 3
Processo de Compra Millennium Envio de um resumo da RFP Atendimento aos Critrios de Participao
4
5 6
Termo de Confidencialidade
Entrega da RFP Recebimento das Propostas
Critrios de Seleo
Experincia na Prestao de Servios na forma de Outsourcing a Nvel Nacional e Internacional Possuir Metodologia de Gesto Comprovada Experincia nos Processos Experincia em Processos Similares Responsabilidade pelos Resultados (SLA) Metodologia para a Transio Plano de Transio Reversa Programa de Garantia da Qualidade Poltica de Recursos Humanos Pessoal Prprio e Capacitado Apresentao de Certificaes Aceitao Integral da RFP
Critrios de Anlise
1
2 Itens Desclassificatrios Itens Pontuveis
Critrios de Anlise
Diviso de cada item em trs faixas de anlise
Tcnica de Desempate
Nota Mnima na Parte Comercial Nota Mnima na Parte Tcnica Faixa de Capital Social Nacional Melhor Nota Geral Nota Mxima na Parte Tcnica Conceito Qualidade/Servio Nota Mxima na Parte Comercial Workshop da Proposta Custo Externo Custo Interno Flexibilidade na Negociao
Viso do Negcio.
Grupos de Indicadores
Econmicos Financeiros Gerenciamento do Outsourcing
SLA
Gerenciamento Financeiro
Objetivos
Desenvolver e manter uma boa e equilibrada relao com o
negcio Satisfazer as necessidades da rea financeira do negcio
Sistema de Gesto
ACOMPANHAMENTO
ESTRATGIA
DESEMPENHO
INDICADORES CHAVE
FATORES CRTICOS PARA O SUCESSO OBJETIVOS DE GESTO
Derivao
Corporate Performance
Nvel Organizao
Financial Performance
Nvel Vice-Presidncia
Contrato
SLA
Construo do framework
Quais os processos e produtos que necessitam ser conhecidos, e quais os j conhecidos?
Estabelecimento de metas
Quais os nveis aceitveis de desempenho?
Monitoramento
O que est acontecendo agora?
Utilizao da informao
As metas esto sendo alcanadas? O que deve ser feito para melhorar o desempenho?
Reviso
Encontrou-se o que necessitava ser conhecido?
Dimenses de Anlise
Economicidade
(Relao custo/benefcio) Minimizao dos custos dos recursos utilizados na consecuo de uma atividade, sem comprometimento dos padres de qualidade
Efetividade
(Capacidade em atingir o objetivo)
Relao entre os resultados alcanados e os objetivos que motivaram a atuao, ou seja, relao entre o impacto previsto e o impacto real de uma atividade.
Eficcia
(Capacidade de produzir determinado efeito)
ndice de alcance das metas programadas, em um determinado perodo de tempo, independentemente dos custos implicados.
Eficincia
(Relao entre rendimento e esforo)
Relao entre os produtos/servios gerados por uma atividade e os custos dos insumos empregados para tal em um determinado perodo de tempo
Escolha de Estratgia
Inovao
Objetivos de Desempenho
Realizar a eficiente gesto dos servios
Preparao para o Futuro Alinhamento como Regulatrio +Suporte +Aderncia ao Processo Realizar eficiente gesto dos servios
MAPA ESTRATGICO
PARA A ORGANIZAO
(ECONOMICIDADE)
ORIENTAO AO CLIENTE
(EFETIVIDADE)
QUALIDADE OPERACIONAL
(EFICCIA)
Pontualidade
ndice de solicitaes atendidas no prazo
ndice de desvio do prazo mdio de atendimento
Disponibilidade
Flexibilidade
Produtividade
ndice de reduo do custo mdio das solicitaes atendidas
Confiabilidade
Linhas de Servio
Faturamento
Emisso de faturas e dados para cobrana Controle de contas a receber e posio dos clientes Relatrios e anlises gerenciais
Definies
MEDIDA
MTRICA
INDICADOR
Exemplos de Indicador
SOLICITAO RETRABALHADA
SOLICITAO
ERD
SR S
x 100
Escolha de Indicadores
Inventrio de Indicadores
Anlise Detalhada
Modelo Final
Classes de Equivalncia Indicadores Selecionados
Contribuio para a Organizao Aumentar a eficincia econmica %do oramento alocado %de execuo real do oramento
Orientao para o Cliente Aumentar a satisfao dos usurios ndice de satisfao do usurio
Qualidade Operacional Aumentar qualidade dos servios e produtos Desvio mdio na resoluo das solicitaes ndice de consultas resolvidas no prazo
Preparao para o Futuro Alinhamento como Regulatrio Realizar +Suporte eficiente gesto dos servios +Aderncia ao Processo +Tempo mdio de resoluo +ndice de consultas resolvidas +Produtividade por atendente
Executive Dashboard
Ordens de Servio
Medidas
Sistema de Workflow
Relatrios
Anlise do Indicador
VALOR ATUAL
MNIMO MXIMO
Monitorar
Diagnosticar
Resolver
Principais Barreiras
Executive Dashboard
Executive Dashboard
Verificar Indicadores
Isolar o Problema
Diagnosticar a Causa
Tomar as Providncias
$$$$$$
$$$$$
$$$$ $$$ $$ $ 0 Horas Dias Semanas Meses
Impactos na Relao
Fornecedor
Cliente
Deve ser um time que tenha princpios de qualidade que se assemelhem aos do cliente, buscando exceder suas expectativas.
Deve expressar com clareza seus princpios de qualidade ao fornecedor, para que este tenha uma tima percepo do referencial sob o qual dever trabalhar.
Impactos na Relao
Linguagem comum Gerenciamento bilateral Acompanhamento on-line Diagnstico de tendncias de violao dos nveis de
servio
Acompanhamento do impacto no negcio Minimizao das justificativas
Fornecedor
Cliente
Executive Dashboard
SAS