Comunicacin Estratgica Una concepcin estratgica

Roberto Coloma Vera

Quines son aquellos que tienen xito en las organizaciones? Qu los diferencia de las que no tienen xito?

Roberto Coloma Vera

Caractersticas de las Personas Exitosas en las Organizaciones.

Se caracterizan por un excelente manejo de las relaciones interpersonales en cualquiera de los mbitos en que estas se desarrollan (profesional, social y personal).
Aquellos que pueden transmitir los objetivos y que logran los mismos a travs de un manejo inteligente y efectivo de las relaciones con sus jefes y subordinados, con los clientes y sus proveedores. Las empresas estn buscando personas que manejen gente de la mejor manera, que interrelacionen efectivamente y que gestionen en base a influencia, ms all de las competencias tcnicas con las que puedo contar.
Roberto Coloma Vera

La Comunicacin en la Organizacin.

Todo comunica, no existe posibilidad de no comunicar. Siempre que interacta, se est comunicando.
Cualquiera sea la conducta, esa conducta significa algo para el otro que est interactuando conmigo y, por lo tanto, es portadora de un mensaje determinado

Todo cuanto hace una empresa, voluntaria o involuntariamente,

es comunicacin. Es decir que para una empresa, la comunicacin no es una actividad opcional. La empresa comunica s o s, lo sepa o no, lo quiera o no, consciente o inconscientemente....
Daniel Scheisohn
Roberto Coloma Vera

La Comunicacin, Competencia en Potencia, una Competencia Fundamental para el xito.

La habilidad de comunicarnos, nuestra habilidad de poder relacionarnos eficientemente, transmitiendo y convenciendo a nuestro interlocutor que lo que transmitimos, requerimos y necesitamos que se haga; le conviene al interlocutor buscando una respuesta y reaccin positiva hacia lo que queremos (como influye) y que define nuestro xito personal y comn. Mis habilidades comunicacionales me van resolviendo todo o me van complicando todo, a veces de manera inconciente. Construir relaciones constructivas o preventivas de manera natural.

Roberto Coloma Vera

Cmo eliminar las barreras de Comunicacin Inconciente?

Establecer que cosa es lo que quiero. Plantear objetivos factibles. Mirarse en el espejo. Compararse con los modelos vivos de mi organizacin. Qu cosa es lo que me falta hacer a m para hacerme entender? Tener conviccin de mejorar. (Yo soy as). Preguntar. Escuchar. Desarrollar la capacidad de control. (Descargo). Mejorar el manejo que yo tengo de todas mis capacidades comunicacionales y de interelacin? Otras ms.
Roberto Coloma Vera

Mejoras Obtenidas a travs de la Comunicacin Estratgica y el Manejo de las Relaciones Interpersonales Optimas

Integrarnos mejor. Trabajar con mayor eficiencia. Incrementar nuestras posibilidades de xito en nuestras actividades. Mejorar nuestras relaciones y ayudar a otros. Influir positivamente.

Roberto Coloma Vera

Definicin Bsica del Proceso de Comunicacin

Trato, correspondencia entre dos o ms personas. Transmisin de seales mediante un cdigo comn al emisor y al receptor. Proceso de transmitir ideas, informacin, emociones, sentimientos y actitudes con el fin de provocar alguna reaccin en quien recibe el mensaje. Elementos del Proceso:
Emisor, Comunicador, Transmisor. Contexto. Destinatario, Receptor. Mensaje. Lenguaje. Medio de Comunicacin. Retroalimentacin. Error o ruido de la comunicacin.
Roberto Coloma Vera

Niveles de Comunicacin en las Relaciones Interpersonales

Se entiende la comunicacin como el acto que permite la transmisin e intercambio de ideas, pensamientos y sentimientos entre las personas. Se considera una relacin interactiva y dinmica y se define como el proceso mediante el cual dos o ms personas intercambian ideas, conocimientos, informaciones y opiniones por diferentes medios, con la finalidad de lograr comprensin, dando origen a un intercambio permanente de significados entre ellas.

Hay tres niveles de comunicacin:

- Nivel cultural: La comunicacin se establece entre distintas instituciones de una sociedad. Los cdigos utilizados son la lengua, el dialecto o incluso el acento. - Nivel organizacional: El mbito de la comunicacin en este nivel es el de las organizaciones de produccin. Se utilizan cdigos especficos como los trminos tcnicos o la jerga propia de la profesin. - Nivel interpersonal: La comunicacin se establece entre las personas dentro de los grupos. A travs de este sistema el individuo presenta su propia imagen a los dems.
Roberto Coloma Vera

La Comunicacin Organizacional

Es un proceso dinmico, vital e imprescindible para que las relaciones internas y externas de la empresa se mantengan vivas, unificando las distintas actividades que se dan dentro de la organizacin favoreciendo la identificacin de los colaboradores con sus tareas, la empresa, su cultura, sus objetivos y su visin. Es el medio del que se valen los administradores para transferir y recibir informacin. La comunicacin gerencial tiene dos finalidades. Por una parte traduce los planes y objetivos a un lenguaje que conlleve a la accin de los empleados y por otra, proporciona la necesaria ligacin para conducir a la empresa en una direccin comn.
Roberto Coloma Vera

Elementos del Proceso de Comunicacin en la Empresa

El comunicador exitoso deber conjugar los objetivos propios y de la organizacin con las competencias expresivas que maneja para convencer que estos son una necesidad del receptor.
Objetivos

Buen manejo de la Expresin

Recepcin

Gestos. Palabras. Tonos. Volumen de la Voz. Vestimenta. Movimientos Corporales. Expresin Facial. Miradas. Contacto Tctil.

Necesidad

Buena llegada.

Respuesta Retroalim.

El comunicador para tener xito debe adaptar sus capacidades de comunicacin a diferentes receptores o a diferentes pblicos, con diferentes intereses pero integrantes de un mismo equipo. Objetivo: El emisor tiene claro y definido su objetivo. Conocer a su interlocutor (quien es y como ve el mundo). Expresin: Elementos iniciales de comunicacin, primer paso para comunicar mi objetivo contienen elementos perceptibles por la otra persona, perceptible por alguno de los 5 sentidos (visuales, auditivos, tctiles, olfativos, gustativos). Llegada: Capacidad de convertir los objetivos en una necesidad del receptor e influir para cumplirla adaptndome a el. Retroalimentacin con Transparencia. Recepcin : Objetivo sea entendido, aceptado y cumplido. Roberto Coloma Vera

Proceso de Comunicacin Efectiva de la Empresa

Definir objetivos

Escuchar con atencin las intervenciones.

Identificar a quien se debe comunicar

Prepararse

Elegir un medio de comunicacin.

Ser claro, preciso, conciso, transparente.

Roberto Coloma Vera

Niveles de Comunicacin en las Organizaciones

Comunicacin Interna: Accionistas - Personal de la Organizacin Empresas relacionadas.

Comunicacin Externa: Clientes Proveedores Instituciones Medios de Comunicacin - Lderes de Opinin - Autoridades de Gobierno.

Roberto Coloma Vera

Comunicacin Interna

La Comunicacin Interna debe ser parte de la estrategia de comunicacin integral de la Organizacin

La Comunicacin interna tiene como propsitos: A- Integrar al proyecto corporativo en el seno de la Empresa, B- Coordinar las acciones y la gestin, C- fomentar la cultura y favorecer los objetivos organizacionales.

Roberto Coloma Vera

Lineamientos de la Comunicacin Interna

Responder a los siguientes conceptos:

Coherencia

Transparencia

Honestidad

Fluidez

Simplicidad

Retroalimentacin
Roberto Coloma Vera

Ventajas de una gestin estratgica de C.I.

Mantiene al Personal informado sobre la realidad de la empresa. Logra mayores niveles de participacin y motivacin y por lo tanto de productividad. Reduce el nivel de conflictividad laboral. Disminuye la existencia de rumores y la utilizacin de canales informales. Reduce costos improductivos. Integra al personal, lo identifica con la empresa y su cultura. Crea el sentimiento de pertenencia y genera mejor respuesta en situaciones de crisis.
Roberto Coloma Vera

Vas de Comunicacin Interna

El rea de Comunicacin Interna, se instrumenta a travs de dos Vas:

1) Vas formales de comunicacin: Se definen a partir de la estructura organizacional establecida (niveles, divisiones, departamentos, responsabilidad, descripcin de tareas, etc.) y se transmiten a travs de los canales oficiales.

2) Vas informales de comunicacin: Emergen de la interaccin natural que existe entre los miembros de la organizacin, no estn planificadas y no siguen la estructura organizacional formal.

Roberto Coloma Vera

Vas Formales de Comunicacin

Las vas formales de comunicacin se presentan en cuatro trayectorias: Descendente Ascendente Horizontal Diagonal

Construir la identidad. Fortalecer los roles jerrquicos. Lograr credibilidad y confianza

Dar fluidez, participacin, feedback, etc. Obtener el mximo nivel de ideas, favoreciendo la innovacin y la creatividad.

Fomentar la Promover coordinacin, la procesos de integracin y la cambio. cohesin. Acentuar el Optimizar el espritu de trabajo proceso en equipo. organizacional.

Publicaciones peridicas, folletos, carteles, objetos promocionales, videos, reuniones, cursos, etc.

Las reuniones de trabajo, las encuestas, los buzones de sugerencias

Reuniones, encuentros, sesiones informativas de retroalimentacin, convenciones y dems eventos.

Equipos de proyectos o de gestin, auditorias internas, crculos de calidad.

Roberto Coloma Vera

Medios de Comunicacin Formal

Diferencian: costo y caractersticas (medios y canales utilizados, alcance, frecuencia, acceso, posibilidad de segmentacin, etc.), y por el tipo de llegada al lector (nivel de impacto, pertenencia, recordacin, tipo de lenguaje, etc).
Revista Institucional (peridica). Noticieros y Videos Institucionales. E- Mail. Manuales. Intranet. Peridicos Murales. Reuniones, charlas, sesiones de capacitacin. Otros.

Roberto Coloma Vera

No olvidemos el concepto de Comunicacin Estratgica en la Organizacin..

Proceso de transmitir ideas, informacin, emociones, sentimientos y actitudes (expresiones) con el fin de provocar alguna reaccin en quien recibe el mensaje. Objetivo Principal: Crear la necesidad en el receptor respecto al objetivo que transmito buscando y consiguiendo consiguiendo compromiso, colaboracin, transparencia y lealtad. La comunicacin es un proceso transaccional. (empresa e individual). Manejo ptimo de las relaciones personales y el saber comunicar son las dos competencias necesarias para logra el xito individual y de la empresa.

Roberto Coloma Vera

La comunicacin estratgica en la empresa a travs del manejo efectivo de las expresiones

Conversacin: Proceso de comunicacin interpersonal a travs del mensaje verbal (palabras) y a travs del mensaje no verbal (gestos o expresiones, lenguaje corporal, miradas, tonos y volumen de la voz, etc).
7% 38%

lenguaje Verbal tono de voz Lenguaje corporal Sin Palabras

93%

55%

Roberto Coloma Vera

Componente de la Comunicacin
Voz 38% Lenguaje no verbal

55%
PROCESO (medio) 93% CONTENIDO (mensaje) 7%

Saber Escuchar Credibilidad Coherencia Honestidad Integridad

ETHOS (carcter) PATHOS (emocin) LOGOS (lgica)

Respeto Comprensin

Argumento

COMUNICACIN
Roberto Coloma Vera

Comunicacin No Verbal: Caractersticas

Mantienen una relacin estrecha y paralela con la comunicacin verbal ya que para ser efectivas no pueden emplearse por separado. En muchas ocasiones acta como reguladora del proceso de comunicacin, contribuyendo a ampliar o reducir el significado del mensaje. Los sistemas de comunicacin verbal varan segn las culturas del pas. Cumple mayor numero de funciones que la comunicacin verbal pues lo acompaa, completa, modifica o los sustituye en algunas ocasiones.
Roberto Coloma Vera

Comunicacin No Verbal: Elementos Claves para el xito

Establecer Estrat. Efect.

Saber Escuchar

Saber leer las expresiones

Dejar canales abiertos Redisear la estratgia

Saber Hablar

Lograr empata emocional

Captar Retroalimentacin

Nuestro sub consiente a travs de estos elementos interpreta el lenguaje corporal de las personas y nos da percepciones respecto a confiabilidad, apertura, honestidad y transparencia de nuestro interlocutor. La primera impresin es lo que cuenta y es muy difcil de cambiar la misma.
Roberto Coloma Vera

Lectura de las Expresiones No Verbales en la Comunicacin Organizacional: El Apretn de Manos.

El apretn de manos con la palma de manos hacia arriba: Establece una condicin de sumisin o el ceder el control de la reunin o hacerle pensar que el tiene dicho control.

El apretn de manos con la palma de manos hacia abajo: Establece una condicin de poder o autoridad. Se dice que la gente con xito la suele dar as. El apretn de manos vertical: Cuando dos dominantes se dan la mano y la posicin de ambos queda en forma vertical se entiende que hay igualdad de posiciones. Dar la mano como un hombre.

El apretn de manos del poltico: El iniciador trata de dar la impresin de ser una persona digna de confianza y honesta, pero cuando usa esa tcnica con alguien que se acaba de conocer, el efecto es opuesto.

Roberto Coloma Vera

Lectura de las Expresiones No Verbales en la Comunicacin Organizacional: Los Ojos.

Segn la PNL (Programacin Neurolingustica), la posicin de los ojos nos indica el tipo de pensamiento que estamos teniendo. Se diferencian 7 clases de posiciones respecto a la posicin de los ojos.

Crear

Recordar

Pensar en una imagen construida es visualizar algo que no hemos llegado a ver, por ejemplo cuando imaginamos como quedar decorado nuestro futuro saln. Por el contrario pensar en una imagen recordada es visualizar algo ya visto, por ejemplo imaginar nuestro lugar de trabajo.

Roberto Coloma Vera

Lectura de las Expresiones No Verbales en la Comunicacin Organizacional: Posicin de las Palmas de las Manos.
Las personas sinceras ensean las de las manos, mientras las personas pocos Sinceras tienen las palmas hacia abajo. Al pedir que alguien haga algo (mover una caja) hay tres formas distintas relacionadas con la posicin de las manos: 1. Palma hacia arriba: Tener la palma hacia arriba, denota sumisin y no provoca tensin. Har lo que le pido con gusto. 2. Palma Hacia abajo: Denota autoridad. Si mi persona est a mi nivel se negar. 3. Puo cerrado y apuntando con el dedo: Es como si hostigase a la persona con un palo. No es bueno pedir las cosas as, especialmente si se usa a menudo.
Roberto Coloma Vera

Lectura de las Expresiones No Verbales en la Comunicacin Organizacional: Posicin de las Manos, Cruce de Piernas.
Las ojivas son posturas de aplomo y asertividad. Confieren autoridad a lo que se dice. Adoptamos inconscientemente esta postura cuando sabemos de lo que estamos hablando, y cuando prestamos atencin a lo que estamos escuchando. Tambin indica imparcialidad. El cruce de brazos es un gesto muy frecuente. Es una forma de protegerse y pone una barrera frente a los otros. Tambin puede indicar superioridad, acentundose cuando la persona cruza los brazos manteniendo los pulgares hacia arriba. Tambin hay gestos de disimulo que sugieren un cruce parcial de brazos, como son tocarse el reloj de pulsera o el puo de la camisa del otro brazo. El cruce de piernas tiene el mismo significado de defensa y proteccin que el cruce de brazos. Una variante del cruce de piernas estndar, el cruce americano, que consiste en apoyar en una pierna el tobillo de la otra. Este cruce tambin impone distancias al interlocutor y refleja una actitud de competencia o discusin.
Roberto Coloma Vera

Lectura de las Expresiones No Verbales en la Comunicacin Organizacional: Posicin Diversas.

GESTO SIGNIFICADO GESTO SIGNIFICADO

Los dedos entrecruzados indican hostilidad. Cuanto ms se aprietan los dedos, mayor puede ser el grado de defensa, incluso hasta notar que los nudillos estn blancos de tanta presin Las manos en la boca es el reflejo de llevar el pecho materno - Indica inseguridad

Al subir las manos, se protege la zona del corazn. No es una relacin causa - efecto, pero se entiende que cuanto ms arriba las manos, mayor hostilidad Otro ejemplo de manos en la boca - Inseguridad

Los pulgares indican dominancia. Si el pulgar est fuera del bolsillo delantero, inconscientemente se quiere mostrar esa dominancia. Si est dentro del bolsillo o sobresale del bolsillo trasero, como en la foto, la dominancia se oculta. El cruce de brazos generalmente significa que la persona est cerrada. Protege la zona del corazn. Existen varios tipos de cruces. El de esta foto es el "menos cerrado".

Los hombres tienden a sealar las zonas genitales, marcando una dominancia masculina y sexual

Adems de tener los brazos cruzados, esta persona se sujeta cada brazo con sus manos, como en una actitud desafiante de "no estoy dispuesto a abrirme". Es el cruce ms significativo.

Roberto Coloma Vera

Lectura de las Expresiones No Verbales en la Comunicacin Organizacional: Posicin Diversas.

En este caso, el cruce de brazos va acompaado con el puo cerrado. Podra interpretarse que la persona adems de estar cerrado, tiene cierta hostilidad, ya que eso es lo que indica el puo cerrado durante el cruce. Este gesto parece ser un cruce de brazos reforzado de una persona cerrada. Sin embargo, se interpreta como la bsqueda de autocontrolarse. Un brazo se cruza y se sostiene al otro.

Adems del cruce de brazos, esta persona tiene sus pulgares hacia arriba. Como se menciono, los pulgares, al igual que en la quiromancia, denotan dominancia. Definitivamente es un cruce que dice "Ac mando yo"

Inconscientemente alguna persona disimulan el cruce de brazo. Las mujeres sostiene la cartera con ambos brazos en forma de cruz, los hombre se sujetan el reloj mientras cruzan sus muecas. Este es un ejemplo de un cruce disimulado.

Cuando estamos nerviosos, debemos sujetarnos a algo. Sostener una mano con la otra, disipa las tensiones y finge una postura de relax, pero en el fondo, es una forma de mantener autocontrol. Es una tpica postura del orador o conferencista

Los brazos agarrados por detrs, tambin indican autocontrol. Y cuanto ms arriba se agarre, mayor es el autocontrol que se busca.

Roberto Coloma Vera

El Escuchar: Ventajas y Desventajas entre saber escuchar y no saber escuchar.

NO SABER ESCUCHAR
Problemas no resueltos Decisiones no efectuadas Errores en los costos Proyectos no atendidos Sugerencias ignoradas Reuniones dilatadas Ideas mal interpretadas Baja moral

SABER ESCUCHAR
Disposicin para expresar ideas Inters en compartir informacin

Gran conviccin y credibilidad

Mayor entendimiento y confianza Reconocimiento por el esfuerzo. Clientes insatisfechos.

Clientes insatisfechos.

Roberto Coloma Vera

Interferencias en la Comunicacin.

Ocultar informacin
Evitar el contacto con los ojos Hablar cosas desagradables

Utilizar indirectas para expresarse

Dar rodeos para decir algo

Ser incoherente en el mensaje

Presentar el mensaje dando rdenes

Roberto Coloma Vera

Habilidades para Comunicarse Mejor.

Sea asertivo. Mantenga los canales de comunicacin abiertos.

Comience con un comentario favorable.

Pregunte slo cuando quiera respuestas. Sepa lo que quiere decir. Use trminos sencillos.

Sea usted mismo.

Sea transparente. Sea humano. Sonra, sea modesto, interese en los dems.

Evite disputas.

Roberto Coloma Vera