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Document Output

Management
pour SAP SD
Notre métier

La solution de Document Output


Management de SEAL Systems permet
d’optimiser les diffusions de documents
liés aux processus métiers SAP.
 SEAL Systems Pty Ltd 2006
 SEAL Systems Pty Ltd 2006

Exemples de diffusions
Mécanismes de diffusion sans SEAL

SAP offre la possibilité de lier des documents à


des processus métiers (module SAP DMS) mais il
n’existe pas de solution standard de diffusion de
ces documents dans SAP.

Sans la solution DOM de SEAL Systems, vos


commandes clients SAP sont imprimées sans y
associer les documents SAP DMS rattachés.
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Mécanismes de diffusion sans SEAL

Sans la solution SEAL Systems, le processus de diffusion est manuel :


 Recherche manuelle de documents

 Ouverture et impression des documents un à un

 Tri & assemblage manuel des documents

C’est une tâche non sécurisée & le risque d’erreur est élevé :
 Oubli de documents critiques

 Impression de la mauvaise version d’un document

 Assemblage des documents dans le mauvais ordre


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Pourquoi utiliser SEAL ?

Vos processus DOIVENT être conformes aux :

 Règles d’hygiène et de sécurité

 Respecter des règles d’entreprise

 Autres exigences
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 SEAL Systems Pty Ltd 2006

Notre solution
Certification SAP

 SEAL Systems est le seul partenaire certifié SAP


proposant ce type de solutions

 Nos développeurs travaillent en collaboration avec


les développeurs SAP

Intégration totale dans l’environnement SAP

 les mises à jour des solutions SEAL Systems


suivent celles de SAP
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SEAL Systems – La société

 Entreprise allemande

 Expérience de plus de 20 ans

 Leader dans le Document Output Management

 Couverture mondiale - bureaux en Allemagne, aux


Etats-Unis, en France et en Australie; agents dans
les autres régions du monde

 Expérience étendue avec 1,000 installations dans


35 pays
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Quelques références
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Irish Rail
Gamme de produits

SEAL Systems dispose de solutions pour

 L‘impression et la diffusion de documents


d‘entreprise

 La conversion

 La publication

 La gestion des entrées / sorties en


environnement SAP
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Solution DOM de SEAL Systems

Notre solution permet de créer des dossiers de vente en


récupérant les formulaires de commande client et tous les
documents liés…

 Dans la bonne séquence


 Vers n’importe quelle imprimante
 Assemblés dans une seule requête de sortie

Et ce, peu importe …

 Le format du document
 Et où celui-ci est archivé
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Solution DOM de SEAL Systems

Modes de diffusion
 Impression / Diffusion par E-mail / par Fax / Publication
web

Fonctions dans SAP


 Impression unitaire ou en masse de documents SAP
DMS, via la fonction
‘Imprimer l’original’ ou ‘Processus’
 Impression à partir de la structure produit
 Impressions liées aux processus métiers : dossiers de
vente, dossiers de maintenance, dossiers d’achat,
dossiers de fabrication, etc.
 Impression dans l’ordre : Assemblage de formulaires
SAPScript / Smartform / Adobe forms et documents
gérés dans SAP DMS
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Solution DOM de SEAL Systems– Autres fonctions

Support des codes barres

Ajout d’estampillages
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Solution DOM de SEAL Systems– Autres fonctions

 Support de tout type d’imprimantes

 Bordereau d’envoi pour délimiter les lots

 Requête de sortie enregistrée dans SAP pour une

manipulation ultérieure
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Solution DOM de SEAL Systems – Commandes clients

Transactions va0x

Contrôle de
messages

Créer une requête


de sortie avec les
documents liés à la
commande client
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Solution DOM de SEAL Systems

Transactions SAP pour :


Rechercher les documents
Créer une requête de sortie
Soumettre la requête

Une requête de sortie SEAL Systems est


composée de trois objets SAP :
Liste de documents
Paramètre de sortie
Liste de destinataires

Filtres sur les documents :


Types
Statut
version
Suppression des doublons

Contrôles d’impression
Sélection des paramètre
d’impression
Impression immédiate
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Solution DOM de SEAL Systems

Le module DMS Repro Server permet de soumettre les requêtes de


sortie de SAP vers le serveur d’impression SEAL Systems (PLOSSYS)

PM / PP / PS / MM DMS Repro GUI ® for SAP


SAP
SAP DMS

Accès aux fichiers

ContentServer Impression

Accès aux fichiers

DMS Repro Server®

PLOSSYS®

WEB
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Impression sur n’importe quelle imprimante ou via un moyens de diffusion


électronique
SAP Document Management System – SAP DMS

SAP Document Management System est un module inter-


applications SAP permettant de :

Lier des documents à des objets techniques SAP


 Documents liés à une commande client
 Documents liés à une facture client

Une Fiche Info document (FID) est un objet SAP contenant


 Des métadonnées :
 De base (nom du document, type, version, partition)
 Cycle de validation (réseau de statuts)
 Lien vers les fichiers originaux stockés dans le contentserver SAP

SAP Document Management System dispose de toutes les


fonctions nécessaires à une gestion documentaire
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Etapes d’implémentation

 Installer DVS Repro dans SAP (ordres de transport)


 Installer le serveur d’impression PLOSSYS
 Adapter les programmes d’impression SAP pour appeler les BAPIs
SEAL
 Configurer DVS Repro GUI
 Estampillages, propriétés d’imprimantes
 Configurer l’interface avec SAP SD
 Définir les filtres de recherche de documents SAP DMS liés aux
commandes clients
 Définir les types de documents à récupérer

Mise en production généralement réalisée en un mois


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Solution DOM de SEAL Systems - Résultat

 Dossiers clients triés dans le


bon ordre …

En UN seul clic!
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Autres applications de la solution DOM

La solution peut être étendue à


d’autres processus métiers :

 Ordres de fabrication
 Projets (OTP)
 Nomenclatures articles
 Commandes d’achat
 Ordres de maintenance
 Ou plus généralement
partout où vous pouvez
lier des documents aux
processus métiers SAP!
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Bénéfices

Réduction des risques et erreurs

 Processus sécurisés par filtrage automatique de


documents (dernière version du document validé)
 Diffusion de documents directement dans
l’environnement du processus métier SAP
 Ajout d’estampillages sur les sorties papier (statut
du document, numéro de commande client,
utilisateur, date et heure)
 L’effort de collecte et d’impression de documents
est considérablement réduit puisque automatique
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Bénéfices

Réduction de temps

 Impression automatique
 Recherche automatique des documents
 Tri et assemblage automatique
 Impression en mode batch
 Diffusion intégrée dans l’environnement SAP
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Benefits

Optimisation des processus

Archiver les documents qu’une seule fois –


plus besoin de gérer différents formats de
documents
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Pour résumer

L’impression n’est plus une tâche “manuelle”

Diffusion de documents au bon moment


À la bonne personne!
 SEAL Systems Pty Ltd 2006
SEAL Systems

Pour toute information, démonstration :


info@sealsystems.fr - 0143976966
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