Metodologa de los estudios de Organizacin y

Sistemas es el procedimiento sistemtico y ordenado a seguir para desarrollar estudios de mejoramiento administrativo. Las etapas que componen el proceso son las siguientes: 1. Preparacin del estudio. 2. Relevamiento de informacin. 3. Diagnstico de la situacin actual. 4. Diseo de soluciones. 5. Informe final. 6. Implantacin.

ETAPA 1 PREPARACIN DEL ESTUDIO.

Esta etapa consta de tres pasos: 1.- Definicin de objetivos Cul es el problema y de dnde proviene? En qu se basa el deseo de la empresa de fomentar un cambio? Cules son las motivaciones reales o potenciales de la empresa en pro o en contra del cambio? Cul es la meta u objetivo que la empresa persigue con el estudio? Las respuestas a estas preguntas permiten conocer el origen del estudio definir metas u objetivos primarios, provisorios, tentativos, que se irn ratificando con los pasos sucesivos de la metodologa a seguir.

2.- Examen preliminar o pre diagnstico. La dimensin del examen preliminar estar condicionado por las caractersticas del estudio, debe contener informacin de la empresa en forma genrica. El examen preliminar se efecta a travs de entrevistas con los responsables del rea del objeto de estudio, lo que permitir definir el marco de trabajo para la ejecucin del estudio. 3.- Planificacin del Trabajo. Implica determinar las actividades a realizar, su secuencia y el tiempo que demandar cada una, los productos a obtener en cada etapa del trabajo, los mtodos a utilizar, as como los recursos humanos, materiales, tecnolgicos, y financieros necesarios.

ETAPA 2 RELEVAMIENTO DE INFORMACIN.

Importancia y necesidad del relevamiento La razn que determina la necesidad de obtener informacin es que con ella se recogen los elementos que permitirn deducir si es correcto el diagnstico de la situacin que se arribe y si son acertadas las recomendaciones o sugerencias de solucin que se propongan. La obtencin de informacin no es un fin en si mismo, sino un medio para la formulacin de conclusiones y recomendaciones. Para lograr informacin en la cantidad y calidad requeridas, debe evitarse aceptar declaraciones de tipo general que pueden llevar a falsas interpretaciones y tener en cuenta la importancia de obtener la informacin de fuentes originales y autorizadas. Errores comunes al relevar Las causas ms comunes son la aceptacin de expresiones indefinidas, la falta de cotejo y verificacin de la validez de los datos que se obtienen, la falta de sistematizacin de la informacin obtenida y la falta de equilibrio en la cantidad de informacin relevada.

ETAPA 2 RELEVAMIENTO DE INFORMACIN.

Relacionamiento con el personal.
En la realizacin de entrevistas personales debe tenerse especial cuidado en las formas de relacionamiento con el personal. El no atender este aspecto puede determinar su no-colaboracin, su indiferencia o, inclusive, que proporcione informacin no ajustada a la realidad. Mtodos para el relevamiento de informacin. La eleccin del mtodo a utilizar deber ser producto del anlisis de cada situacin en particular y de la consideracin de las siguientes variables:

Tiempo y oportunidad. Costos. Requisitos. Caractersticas y tamao de la empresa. Objeto de la investigacin.

ETAPA 2 RELEVAMIENTO DE INFORMACIN.

Las respuestas a estas preguntas servirn para determinar el o los mtodos a utilizar para el relevamiento de informacin. Dichos mtodos pueden ser: La entrevista personal: intercambio directo de informacin entre el Analista y un integrante de la organizacin. Caractersticas: flexibilidad a la bsqueda de datos y brinda la oportunidad de entrar en contacto directo con el personal. La encuesta escrita: Se desarrolla mediante el diseo de cuestionarios especficos que se dirigen a los empleados de la empresa vinculados con la investigacin. Caractersticas: Rapidez en la obtencin de informacin, posibilidad de aplicarlo simultneamente a un nmero elevado de personas. La encuesta grupal: Brinda mayor uniformidad en las respuestas de los entrevistados ya que el analista brinda orientacin. La observacin personal: Se obtiene informacin, por simple visualizacin. Como ventaja se puede decir que la informacin es directa pues es el analista el que observa. El estudio de documentacin: Involucra la bsqueda y anlisis de documentos existentes vinculados al estudio.

ETAPA 2 RELEVAMIENTO DE INFORMACIN.

Informacin a relevar.

Organizacin estructural. Distribucin del trabajo en un rgano. Procedimientos de trabajo. Sistema de informacin.

Validacin y sistematizacin de la informacin relevada.

Para poder iniciar el anlisis de la situacin actual, es necesario asegurarse que se cuenta con informacin completa - exacta y suficiente para evitar que las conclusiones que se obtengan no respondan a la realidad. La sistematizacin de la informacin relevada implica, tambin, la utilizacin

de los instrumentos aplicables a las distintas tcnicas involucradas en los estudios de mejoramiento administrativo. (Organigrama, Manual de Organizacin, Cuadro de distribucin de tareas, Planos de distribucin espacial, etc.).

ETAPA 3 - DIAGNSTICO DE LA SITUACIN ACTUAL.

En esta etapa el investigador detecta errores, problemas, deficiencias, retrasos, despilfarros, y buscar las respuestas a sus interrogantes conjuntamente con todas las pruebas que pueda obtener para fortalecer su diagnstico. Esta etapa culmina con la elaboracin del diagnstico de la situacin actual en el cual se exponen en forma clara y precisa las fallas detectadas durante el anlisis.

Informe de Avance.
Esta accin resulta de suma importancia por diferentes razones:
Permite acordar sobre una misma visin de la realidad y encarar soluciones sobre situaciones en las que existe consenso. De no hacerlo podran estarse diseando soluciones a problemas que no son percibidos como tales por los integrantes de la organizacin. Al atender sugerencias y observaciones inteligentes que puedan realizarse sobre el diagnstico, se podr mejorar el proyecto y se podr contar con mayor apoyo.

ETAPA 4 - DISEO DE SOLUCIONES.

El diseo implica adoptar decisiones entre posibles alternativas de cambio que permitan resolver las situaciones planteadas. Una de las tcnicas ms utilizadas para la evaluacin de las ventajas y desventajas que presentan las distintas alternativas es el anlisis costo - beneficio. Algunas de las alternativas son: Considerar los elementos afectados por la decisin y slo ellos. Considerar slo lo esperado y nunca lo histrico. Considerar los costos y beneficios directos e indirectos. Considerar el concepto de costo de oportunidad. Identificar los costos involucrados en la decisin. Identificar los beneficios asociados.

ETAPA 4 - DISEO DE SOLUCIONES.

Diseo General.

El diseo general contiene los lineamientos bsicos de

solucin a las fallas detectadas. Dicho diseo incluye las recomendaciones de modificaciones agregados o eliminaciones que se sugieren para cambiar la realidad actual.
Diseo Detallado.

Aprobado el modelo general presentado se procede a

disear las soluciones en forma detallada. Dicho diseo involucra la confeccin de grficos y la redaccin de manuales, de acuerdo con el objeto de estudio y las recomendaciones planteadas.

ETAPA 5 INFORME FINAL

Al terminar la formulacin del diseo, se redacta un informe que sintetice el estudio en su totalidad El informe final debe contener los problemas detectados y las soluciones sugeridas presentadas en forma orgnica e inteligente, distinguiendo lo principal de lo secundario. Un contenido estndar de informe puede ser el siguiente: Introduccin. Diagnstico de la situacin actual. Diseo detallado de las soluciones. Programacin de la implantacin. Conclusiones. Anexos.

ETAPA 6 - IMPLEMENTACION
La puesta en marcha puede hacerse de tres formas.

a) Global. b) En fases. c) En paralelo.

La etapa de implantacin comprende cuatro fases: Programacin de la implantacin, se dirige a identificar las actividades que deben ejecutarse durante la implantacin, a determinar el tiempo que requerir cada una de ellas y a establecer la necesaria interrelacin que deben mantener las diversas tareas preparatorias. Preparacin de la implantacin, implica el cumplimiento de las tareas preparatorias necesarias que son asignadas, generalmente, a personas que tienen responsabilidades de lnea. Puesta en prctica, es el momento en el cual se inicia efectivamente la implantacin. La misma puede ser total o parcial, as como por sustitucin completa o iniciada en paralelo. Evaluacin de resultados, implica la retroalimentacin de la aplicacin de los cambios para confirmar lo diseado o realizar los ajustes que fueran necesarios.